PROGRAMA DE D E RETENCIÓ RETENCI ÓN EN LA FUENTE Auditor: Fecha:
PLAN DE DIAGN DIA GNÓSTIC ÓSTICO O TRIBUTARIO TRIBUT ARIO PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA 1. ¿Se indico el mes y el año al que corresponde corresp onde la declaración? 2. ¿Los datos generales como: NIT, nombre o razón social, administración de impues imp uestos tos coin coincide ciden n con la info informac rmación ión del RUT? 3. ¿Los valores reportados por los diferentes conceptos de retención cruzan con la cuenta de retención en la fuente, según libros de contabilidad? En ca caso so de ex exis istir tir di dife fere renc ncias ias se de debe berá rá prep pr epara ararr un unaa con concil ciliac iación ión par paraa de deter termin minar ar que qu e no exis iste ten n val alo ore res s no de decl clar arad ados os o declarados en exceso de periodos anteriores. 4. ¿L ¿Las as rete retenc ncio ione ness prese presenta ntada das s por los los diferentes conceptos corresponden con la base de retención, según aplicación pagos a terceros? 5. ¿La declaración se presentó oportunamente? 6. ¿Si la decla larración de rete ten nción fue prese pre senta ntada da ex extem tempo porán ráneam eamen ente te se es está tá liquidando la sanción correctamente? 7. ¿L ¿Los os inte intere rese sess de mora mora calc calcul ulad ados os se determinaron correctamente? 8. ¿L ¿Laa decla declarac ración ión fue pr pres esen entad tadaa por por el el medio correcto litográfico, virtual? 9. ¿S ¿See pag pago o la la tot total alid idad ad de la las s retenciones en la fuente? 10. ¿El pago pago de las las declarac declaracione iones s es oportuno? 11. ¿Los valores reportados en la decl de clar arac ació ión n ar arit itmé métic ticam amen ente te su suma man n o restan correctamente, según el caso? 12.. ¿L 12 ¿Laa decl clar arac ació ión n fu fue e fi firm rmad adaa por el rep re pre ressenta tan nte le leg gal o revis iso or fis isca call debi de bida dame ment ntee in insc scri rito toss en la cá cáma mara ra de comercio?.. Art 606 ET comercio? -¿Si -¿ Si ha hayy ot otro ro fu func ncio iona nari rio o au auto tori riza zado do,, se informó por escrito ante las autoridades de
OBSERVACIONES
SI
NO
impuestos?
13. Determinar si la empresa es autorretenedora, en caso de no serlo evalué si le conviene efectuar la solicitud ante la DIAN 14. Hacer cruces entre los valores de retención en la fuente declarados y los valores de la compras. 15. Verificar que el cálculo de impuesto a las ventas y la base para el cálculo de retención en la fuente sea correcta. 16. Hacer un análisis de las variaciones de los conceptos sujetos a retención en la fuente de los últimos meses. 17. Si hay retención en la fuente por arrendamiento, verifique el comportamiento del año. 18. Consultar que procedimiento utiliza la compañía para efectuar la retención por salarios. 19. Verificar que el procedimiento señalado se esté aplicando correctamente. 20. ¿Los libros de contabilidad se encuentran registrados? Art. 654 21. ¿Los libros de contabilidad se encuentran actualizados? Art. 654 22. ¿La declaración fue presentada? 23. Verifique conforme al RUT si es: -Agente retenedor en Renta -Agente retenedor en IVA -Agente retenedor en Timbre 24. Verifique si es autorretenedor 25. ¿Las retenciones en la fuente se practican en el momento de causación del costo o del gasto? 26. ¿En la contabilidad se tienen subcuentas y auxiliares para cada unos de los conceptos y tarifas de retención en la fuente? 27. ¿Las retenciones están debidamente contabilizadas?
FIRMEZA DE LA DECLARACIÓN DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
Antes de definir la firmeza verifique los siguientes hechos: - Fecha de presentación de de la declaración de renta - ¿Tiene la declaración beneficio de auditoría? SI - ¿Se solicitó la devolución o compensación en renta? SI
NO NO
Defina en tiempo en cuanto queda la Declaración De Retención En La Fuente en firme de acuerdo a los siguientes hechos:
PARA ESTABLECER EL TIEMPO QUE TIENE LA DIAN PARA REVISAR SU DECLARACIÓN DE RETENCIÓN, TENGA EN CUENTA LOS SIGUIENTE: 1. Si la declaración de renta se presentó oportunamente, no tiene beneficio de auditoría y no se ha radicado solicitud de devolución en renta, cuente dos años a partir del vencimiento del plazo para declarar renta (fecha de firmeza) y luego cuente los meses que faltan para llegar a esa fecha. 2. Si la declaración de renta se presentó oportunamente, pero registra pérdida fiscal y no se ha radicado solicitud de devolución en renta, cuente cinco años a partir del vencimiento del plazo para declarar renta (fecha de firmeza) y luego cuente los meses que faltan para llegar a esa fecha. 3. Si la declaración de renta se presentó extemporáneamente y no se ha radicado solicitud de devolución en renta, cuente dos años a partir de su presentación (fecha de firmeza) y luego cuente los meses que faltan para llegar a esa fecha. 4. Si la declaración de renta se presentó con beneficio de auditoría, cuente dos desde el vencimiento del plazo para declarar en retención o desde la fecha de presentación en caso que se haya presentado extemporánea y luego cuente los meses que faltan para llegar a esa fecha. 5. Si el agente de retención no está obligado a presentar declaración de renta, cuente dos desde el vencimiento del plazo para declarar retención o desde la fecha de presentación en caso que se haya presentado extemporánea y luego cuente los meses que faltan para llegar a esa fecha. 6. Recuerde que cualquier modificación a la firmeza, a la declaración de renta afectará la firmeza de las declaraciones de retención presentadas oportunamente.
TIEMPO EN MESES
HOJA DE TRABAJO GENERAL Para desarrollar la auditoría es necesario desarrollar una hoja de trabajo que permita: • • •
Acumular el total de retenciones practicadas durante el año. Establecer diferencias entre las retenciones contabilizadas y las declaradas. Determinar las participación de cada concepto de retención en el total de retenciones con el fin de enfocar la auditoría. CONCEPTO
CÓDIGO CONTABLE
ENERO FEBRERO Declarado Contabilizado Diferencia Declarado Contabilizado Diferencia Declarado
SIGUIENTES… Contabilizado Diferencia
Retenciones practicadas a título de renta y complementarlos Salarios y demás 236505 pagos laborales Dividendos y 236510 participaciones Honorarios 236515 Total de retenciones en renta y complementarios
Retenciones practicadas a título de ventas (IVA) A responsables del 2367xx régimen común Por compras y/o 2367xx servicios a responsables del régimen simplificado Practicadas por 2367xx servicios a no residentes o no domiciliados Total de retenciones de IVA
Retenciones practicadas a título de timbre nacional A la tarifa general 236565xx A otras tarifas 236565xx Total de retenciones timbre nacional Total de retenciones
PROCESOS DE VERIFICACIÓN EN LAS RETENCIONES EN LA FUENTE 1. ¿Son razonables los pagos con las retenciones declaradas y pagadas? 2. ¿Las bases de retención en la fuente cruzan con los valores contabilizados en gastos o compras? (En conceptos como honorarios donde la base es el 100%, no se deben presentar diferencias). 3. Tomar valores de cuantías representativas, listar el auxiliar y verificar:
El soporte (factura, comprobante de egreso) debe coincidir con el número de documento, el nombre del beneficiario del pago, la fecha, el concepto y valor.
La relación entre el concepto del costo o gasto con el porcentaje de retención (honorarios retención del 10 % o del 11%).
En el caso de los autorretenedores, confrontar la autorretención con las ventas. En el caso del IVA teórico, constatar que el bien o servicio sea gravado.
Confrontar la información reportada en medios magnéticos con la hoja de trabajo sobre certificados de retención en la fuente así:
NIT
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL
CONCEPTO
BASE
TARIFA
RETENCIÓN
PROCESOS DE VERIFICACIÓN EN LAS RETENCIONES EN LA FUENTE 1. ¿Son razonables los pagos con las retenciones declaradas y pagadas? 2. ¿Las bases de retención en la fuente cruzan con los valores contabilizados en gastos o compras? (En conceptos como honorarios donde la base es el 100%, no se deben presentar diferencias). 3. Tomar valores de cuantías representativas, listar el auxiliar y verificar:
El soporte (factura, comprobante de egreso) debe coincidir con el número de documento, el nombre del beneficiario del pago, la fecha, el concepto y valor.
La relación entre el concepto del costo o gasto con el porcentaje de retención (honorarios retención del 10 % o del 11%).
En el caso de los autorretenedores, confrontar la autorretención con las ventas. En el caso del IVA teórico, constatar que el bien o servicio sea gravado.
Confrontar la información reportada en medios magnéticos con la hoja de trabajo sobre certificados de retención en la fuente así:
NIT
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL
CONCEPTO
BASE
TARIFA
RETENCIÓN
DECLARACIONES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE 1. Declaraciones que se tienen por no presentadas:
Deben ser presentadas con pago. Se deben considerar las excepciones del Art. 15 Ley 1430/10. Cuando se presenta antes del vencimiento del término para declarar y este se realice oportunamente. Si se presentan sin pago no producen efecto legal alguno. No requiere acto administrativo declarativo.
Si el agente retenedor tiene un saldo a favor igual o superior a 82.000UVT susceptible de ser compensado, y este saldo se generó antes de la presentación de la declaración de la retención, y además cumplió que el valor es igual o superior al reportado en la declaración
Art. 579 – declaración que se presenta en medios litográficos, debiendo ser electrónica (requiere Auto declarativo). Si una declaración se presenta oportunamente en forma litográfica y había obligación de hacerlo en forma virtual, se puede subsanar voluntariamente el medio de presentación en forma electrónica, sin liquidar sanción de extemporaneidad siempre y cuando no se haya expedido auto declarativo. En el caso de ser extemporánea se subsana el error incluyendo la sanción de extemporaneidad. Las inconsistencias en las declaraciones presentadas deben ser notificadas por el funcionario para que se subsane el error antes del acto declarativo.
DEVOLUCIÓN DE LOS VALORES RETENIDOS EN EXCESO Art. 6 D.R. 1189/88 y Art. 11 D.R. 380/96
Los valores retenidos en exceso en periodos anteriores se pueden compensar en las declaraciones de retención en la fuente, si la compensación no alcanza en un mes podrá trasladarla hasta agotar los valores, en este caso se declarará en cero y será obligatorio presentar la declaración. Se debe elaborar una matriz de trabajo que permita visualizar los valores retenidos por cada concepto en el mes y los valores compensados. Cuando hay excesos de retención en IVA solo pueden compensarse con las retenciones mensuales por este mismo impuesto en los DOS periodos inmediatamente siguientes.
NO OBLIGADOS A PRESENTAR DECLARACIÓN DE RTENCIÓN EN LA FUENTE Art. 20 Ley 1430/10
La presentación de la declaración de que trata este artículo no será obligatoria en los periodos en los cuales se hayan realizado operaciones sujetas a retención en la fuente.
COMPENSACIONES DE SALDOS A FAVOR CON LOS SALDOS A PAGAR DE LAS DECLARACIONES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Los saldos a favor generados por autorretenciones en renta y por el IVA asumido en las comparas de bienes y de servicios al régimen simplificado y a extranjeros no residentes ni domiciliados en Colombia, deberán cancelarse con la presentación de la declaración de retención en la fuente o con saldos a favor generados en declaraciones anteriores al mes en que se origina la declaración de retención. Ejemplo: Los saldos a favor en IVA del bimestre N° 1, que provengan de estos conceptos, no se pueden compensar con las retenciones en la fuente de enero, si no han sido pagados previamente.
OBLIGACIONES DE LOS AGENTES RETENEDORES OPORTUNIDAD 1. Practicar la retención en la fuente. 2. Presentar la declaración de la retención en la fuente. 3. Consignar los valores retenidos. 4. Elaborar y expedir los valores a los beneficiarios. 5. Devolver retenciones practicadas en exceso o indebidas. Art. 6 D.R 1189/88 y Art. 11 D.R 380/96 Normas: Arts. 375 al 382 ET
En el momento de pago o abones en cuenta. Mensualmente dentro de los plazos señalados. Dentro de los plazos señalados. Hasta el plazo fijado por el gobierno.
SANCIONES Y RESPONSABILIDAD SOLIDARIA Responsabilidad solidaria entre:
El agente retenedor y el contribuyente. El agente retenedor y los funcionarios encargados dentro de la empresa. Arts. 370 al 372 ET.
Sanción de carácter penal:
Sanción por no cancelar los valores retenidos. Art. 402. Ley 599/00. Delito de falsedad. Art. 666 ET
Sanción para notarios y funcionarios públicos:
Las aplicables a todas las declaraciones tributarias.
CUANTÍAS MÍNIMAS SOBRE LAS CUALES NO SE PUEDE RETENER La retención en la fuente se realiza sobre operaciones individuales superiores de $ 101.000 (4 UVT) sobre servicios y de $ 679.000 (27 UVT) sobre compras
Se prohíbe realizar retenciones sobre cuantías inferiores a las anteriormente descritas, aún en el evento en que un mismo comprador realice varias compras a un mismo vendedor en una misma fecha. Art. 1° DR 782/96 y Art. 1° DR 2224/04.
REQUISITOS PARA LA ACEPTACIÓN DE COSTOS Y GASTOS EN LA DECLARACIÓN DE RENTA ART. 177-2 ET En las declaraciones de renta no son aceptados los siguientes pagos por operaciones gravadas con el IVA, si no se cumple con los requisitos relacionados a continuación:
OPERACIONES ECONÓMICAS 1. Pagos por contratos individuales > 3.300 UVT, $ 82.936.000 año 2011 2. Pagos por contratos inferiores a la cifra del numeral anterior al cumplimiento del tope de 3.300 UVT, $ 82.936.000 3. Pagos realizados a personas no inscritas al régimen común. Se exceptúan las operaciones gravadas realizadas con agricultores, ganaderos y arrendadores pertenecientes al régimen simplificado, cuando el comprador expide el documento equivalente a la factura del literal F) del Art. 437 ET
REQUISITOS A CUMPLIR Constancia de la inscripción en el régimen común del beneficiario del pago. Constancia de la inscripción en régimen común del beneficiario del pago. Constancia de la inscripción del vendedor p prestador del servicio en el régimen simplificado.
