AUDITORIA DE MANTENIMIENTO 1. INTRODUCCION En el marco actual de globalización , se percibe una situación en la cual los clientes buscan calidad, precio y servicio; los inversionistas buscan mayor rendimiento y seguridad para su inversión; el personal solicita mejores condiciones de trabajo; asimismo la sociedad exige el respeto de las empresas hacia su entorno ; el estado cada vez más se concentra en la actividad fiscalizadora y recaudadora; por otro lado la competencia ya nos es solo interna sino también externa, por lo que la competencia dejo de ser local ,para en la actualidad ser de carácter global. Ahora bien, ¿Cómo satisfacer a cada uno de los actores indicados líneas arriba y como en este contexto se ubica la función del mantenimiento? Analizaremos entonces desde el punto de vista de la función de mantenimiento como aportar para satisfacer dichas expectativas, para lo cual deberemos cambiar el concepto antiguo de mantenimiento y ubicarlo en el contexto de los distintos procesos de la empresa actual. Dentro de una empresa, se ven distintas funciones, cada una de las mismas aporta algo al resultado sino no existirían en el caso de empresas industriales, comerciales y de servicios ese resultado son las utilidades en el negocio donde se desarrolle, por lo tanto la orientación de los mismos debe ser hacia los negocios. En este marco , debemos tener el objetivo a cumplir, que es la competitividad .Para ser más competitivos existen algunos factores claves que no se discuten hoy en día como son la Calidad, debemos de brindar a nuestros clientes productos y/o servicios que satisfagan sus necesidades, pero también debemos entre estas necesidades satisfacer el precio que los clientes están dispuestos a pagar por el producto y/o servicio que les brindamos, es decir debemos tener una buena Productividad en nuestro proceso. Estos factores debemos cumplirlos sin descuidar las exigencias legales y normativas en cuanto a temas de Seguridad y medio ambiente que en la actualidad son conceptos claves para la competitividad tanto como los mencionados líneas arriba. Pero la Calidad la Productividad, el respeto del Medio Ambiente, el cumplimiento de temas en Seguridad no son cosas que sean suficientes hacerlas un día o dos, ni durante un mes o un año , esto tiene que darse de forma continua y para ello necesitamos el aporte de otro factor clave : la Confiabilidad, que es lo que nos va a permitir asegurar los anteriores factores clave a lo largo del tiempo y por tanto asegurar la Competitividad de nuestros productos y/o servicios. Ahora bien, para la obtener Confiabilidad de nuestros procesos solo es posible con el correcto Mantenimiento, es aquí donde se ubica en la actualidad la función de mantenimiento y su importancia dentro de la empresa se hace evidente tal que se puede decir que el paradigma del mantenimiento “mal necesario” ha cambiado por el de “Factor Clave dentro del proceso productivo”. Es más para asegurarnos de que el mantenimiento sea llevado de la forma correcta se hace necesario gestionar este proceso y una medida de esta gestión nos la dan las auditorías que realicemos a este proceso.
2. ¿QUE ES UNA AUDTORIA DE MANTENIMIENTO?
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En términos generales, toda auditoría constituye una forma de control que, ajustándose a una serie de principios y criterios, se puede y se debe efectuar sobre cualquier sistema instalado en una estructura organizada. Los cambios de mantenimiento están haciendo cambiar también actitudes y habilidades en todos los tipos de industria. El personal de mantenimiento está tendiendo que adoptar nuevas formas de pensar y actuar, como ingenieros y gerentes. A la vez, las limitaciones de los sistemas de mantenimiento cada vez son más notorias, sin importar qué tan automatizadas o computarizadas estén. Cada vez más fallas tienen serias consecuencias en seguridad industrial o medio ambiente, mientras que los estándares en estas áreas están incrementándose rápidamente. En algunas partes del mundo, la atención se centra en empresas que manejan la seguridad de la sociedad y las expectativas del medio ambiente, o en empresas que dejan de operar. Esto agrega un orden de magnitud a nuestra dependencia de los activos de la empresa, porque éstos se convierten en un simple asunto de supervivencia organizacional, yendo más allá de los costos. Al mismo tiempo que nuestra dependencia de los activos físicos está incrementándose, el costo de operarlos y de poseerlos también se incrementa. Para asegurar el máximo retorno de la inversión que los activos representan, éstos deben permanecer trabajando eficientemente tanto tiempo como sea posible. Finalmente, el costo de mantenimiento está también incrementándose, en términos absolutos y como una proporción del total de gastos. En algunas industrias, el mantenimiento representa el segundo elemento más alto o incluso el más alto de los costos operativos. Como resultado, en sólo 35 años el mantenimiento ha llegado a ocupar en la actualidad el más alto nivel de prioridad en control de costos. Por todas estas razones y cambios, la gestión de Mantenimiento es cada vez más importante para la empresa y recibe mayor atención y control. La auditoría a la gestión de mantenimiento es un mecanismo de control necesario si se quiere lograr una gestión eficiente. 3. ¿PARA QUE SIRVE UNA AUDITORI ADE MANTENIMIENTO? Una auditoria de mantenimiento permite: Verificar el estado de la gestión del proceso; Verificar el estado de mantenimiento de los equipos e instalaciones ; Mejorar significativamente en costos de mantenimiento y efectividad operacional; Establecer un plan de acciones para corregir las deficiencias , asesorando en las fases de mejora; evidenciar el grado de madurez del proceso de mantenimiento; Nos permite tener una visión de la estructura, relaciones, procedimientos y personal relativo a una buena práctica de mantenimiento. • • • •
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4. ¿COMO SE REALIZA LA AUDITORIA DE MANTENIMIENTO? Existen distintas metodologías al respecto, para este caso emplearemos la siguiente: 4.1. COMITE DE AUDITORIA: Formación de una comisión/comité multidisciplinario con la suficiente autoridad para presentar propuesta y tomar decisiones que afecten al proceso a auditar; cabe 2
mencionar que este comité podrá estar asesorado por una consultoría especializa a en el área a se evaluada. 4.2. DEFINICION DE POLITICAS EST NDARES PARA AUDITORIA DE MANTENIMIENT : Los estándares de mantenimiento son los niveles que se desea alcanzar con los indicadore de gestión .Por ejemplo, se podría indicar no tener menos del 80% de mantenimiento pr ogramado ; una disponibilidad de planta no men r a 95% , para esto se hace necesario tener una comparación con alguna empresa del mismo rubro o con similares procesos. 4.3. RADAR DE MANTENIMIENTO : n función al rubro de la empresa se realiza un listado con temas relacionados a la gestiónd mante imiento para separar los temas y hacer una po deración de cada punto ,
Para nuestro caso se tomaron como referencia los siguientes :
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1 Politicas de Mantenimiento y de la Empresa 2 Seguridad Industrial 3 Organización y Desarrrollo del personal 4 Manejo de Trabajos Correctivos 5 Planeamiento 6 Registro del Trabajo 7 Analisis de Fallas 8 Manejo de Paradas de Planta 9 Manejo de Contratistas 10 Gestión de materiales 11 Presupuesto y Control de Costos 12 Indicadores de Gestión 13 Mantenimiento Preventivo 14 Mantenimiento Predictivo/ TPM / RCM 15 Talleres , Herramientas y Equipos Auxiliares 16 Proyectos de mantenimiento 17 Documentación Técnica y Planos 18 Procesamiento de Datos / Sofware 19 Medio Ambiente 20 Logistica 21 Organización del Proceso 22 Sectorización de la Planta 23 Criticidad de Equipos 24 Procedimientos de mantenimiento 25 Integración del proceso de producción 26 Capacitación/Motivación del Personal 27 Control de Dispositivos de Medición y Control 28 Mantenimiento de Instalaciones De este último listado se elegirá los puntos a evaluar en la auditoría de mantenimiento.
4.4. CUESTIONARIO DE AUDITORIA : Se procede a seleccionar un conjunto de preguntas sugeridas por el consultor y se agregan otras que se considere n pertinentes según el comité; 4.5. DEFINICION DE L METODO DE EVALUACIÓN : Se elaborará una escala de calificación , muchas veces incluye ponderar cada uno de los puntos a tratar en función a su importancia ,para facilidad de evaluador se hace preferible una escala referencial ( en nuestro caso tenemos 0 a 5) , 4.6. REGISTRO DE RESULTADOS: Los resultados deberán ser registrados para poder monitorear el avance de la gestión de mantenimiento en el tiempo. Asimismo se hace necesario llevar también un registro de los planes de mejora ejecutados.
5. MODELO DE AUDITORIA 5.1. PLANTA AUDITADA: TECNOGAS S.A. 5.2. RUBRO: Producción de Gases Industriales y medicinales, como el gas carbónico, oxígeno, nitrógeno, aire comprimido.
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5.3. DESCRIPCION : TECNOGAS S.A. s una empresa dedicada a la producción de gas s industriales , posee en la actualidad tres plantas de producción de gas carbónico con una capac idad instalada de 40 TPD , cuenta además con dos Plantas de Producción Oxígeno ; entre sus principales clientes cuenta con : Coca Cola Company , AJEPER . Backus, Lindley, entre otros. Actualmente la empresa cuenta c n ISO9000 para todo el proceso de producción e gas carbónico, cuenta con homologaciones de B ckus y Coca Cola Company, cumpliendo además las BPM. 5.4. RED DE PROCESO GAS CARBÓNI O
PROCESO DE PRODUCCION CO2
5.5. PROCESO DE MANTENIMIENTO 5.5.1. ORGANIGRAMA DE LA EM RESA
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DIRECTORIO
SECRETARIA GERENCIA GERENTE GENERAL
CONSEJERÍA EXTERNA
CONTROL INTERNO RECEPCIONISTA COORDINADOR DE CALIDAD Y AUDITORIA INTERNA
GERENTE DE OPERACIONES O2
GERENTE DE OPERACIONES CO2
GERENTE COMERCIAL
DIRECTOR TECNICO
JEFE DE CONTROL DE CALIDAD
JEFE DE PRODUCCIÓN Y MANTENIMIENTO Pta 1
JEFE DE PRODUCCIÓN
JEFE DE PRODUCCIÓN Y MANTENIMIENTO Pta 2
ANALISTA QUIMICO
JEFE DE CONTROL DE CALIDAD CO2 PTA. 1 Y 2
SUPERVISOR MANT. Y PRODUCCIÓN Pta 2
SUPERVISOR MANT. Y PRODUCCIÓN Pta 1
OPERADOR DE LLENADOR DE OPERADOR OPERADOR O2 ELECTRICISTA MECANICO CO2 Pta 1 PRUEBAS CILINDROS
OPERADOR CORTADOR PRENSA HIELO HIELO
APOYO Pta 2
OPERADOR CO2Pta 2
JEFE DE LOGISTICA
EJECUTIVOS DE VENTAS
JEFE DE DESPACHO
JEFE DE DISTRIBUCIÓN
ASISTENTE
ASISTENTE
JEFE DE POST VENTA
ASISTENTE
ALMACENERO
MECANICO ELECTRICISTA Pta2
KARDISTA
MECANICO TRASEGADOR
CHOFER
AYUDANTE
JEFE DE MANTENIMIENTO SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO TECNICOS MECANICOS/ELECTRICISTAS/SOLDADOR PERSONAL DE APOYO / LIMPIEZA
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CONTROL DE ALMACEN CILINDROS
MECANICOS TRASEGADORES
5.6. DOCUMENTACION DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO
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5.7. MODELO DE AUDITORIA 5.7.1. HOJA SELECCIÓN TEMAS DE EVALUACIÓN
MODELO DE AUDITORIA DE MANTENIMIENTO EMPRESA AUDITADA RUBRO (DESCRIPC. GRAL) DIRECCION( ES) AUDITOR
I
FECHA
TEMAS DE EVALUACION PARA AUDITORIA DE MANTENIMIENTO
DESCRIPCION 1 Politicas de Mantenimiento y de la Empresa 2 Seguridad Industrial 3 Organización y Desarrrollo del personal 4 Manejo de Trabajos Correctivos 5 Planeamiento 6 Registro del Trabajo 7 Analisis de Fallas 8 Manejo de Paradas de Planta 9 Manejo de Contratistas 10 Gestión de materiales 11 Presupuesto y Control de Costos 12 Indicadores de Gestión 13 Mantenimiento Preventivo 14 Mantenimiento Predictivo/ TPM / RCM 15 Talleres , Herramientas y Equipos Auxiliares 16 Proyectos de mantenimiento 17 Documentación Técnica y Planos 18 Procesamiento de Datos / Sofware 19 Medio Ambiente 20 Logistica 21 Organización del Proceso 22 Sectorización de la Planta 23 Criticidad de Equipos 24 Procedimientos de mantenimiento 25 Integración del proceso de producción 26 Capacitación/Motivación del Personal 27 Control de Dispositivos de Medición y Control 28 Mantenimiento de Instalaciones
Tema Seleccionado
PUNTAJE MAXIMO
Requisitos Norma ISO 9001:2000: 5.3 Politica de Calidad, 6.3 Infraestructura, 6.4 Ambiente de trabajo, 7.1 Planificacion de la realizacion del producto, 7.5.5 Preservacion del producto, 8.2.3 seguimiento y medicion de los Procesos, 8.4 Analisis de datos, 8.5 Mejora : con aplicación genérica: 4.1,4.2,g 5.5.1. Requisitos del SGC de Tecnogas S.A, incluyendo las Buenas Prácticas de Manufactura y seguridad
TOTAL II
ESCALA DE CALIFICACION POR PREGUNTA Calificación Mínima Calificación Máxima
0 5
8
5.8. MODELO HOJA CUESTIONARIO POR TEMA
MODELO DE AUDITORIA DE MANTENIMIENTO CUESTIONARIO POR TEMA
TEMA A EVALUAR
n o i c a c i f i l a C
. x a e o d M j a i n e t j e n a u t t n P b O u P
o d i n e t b O %
13,17 13,18
Total
0
0 ###
9
5.9. SEGURIDAD INDUSTRIAL Este proceso está en fase de implementación se está realizando los planos de seguridad de cada zona de la Planta así como una evaluación de peligros y riesgos, el departamento de Seguridad cuenta actualmente con un responsable encargado de la implementación e implantación de todos los estándares de seguridad a seguir , ya que se está en proceso de obtención de ISO14000 y próximos a solicitar certificación en OSHAS , por lo que se hace necesario este tipo de auditorías que que ponen en evidencia las debilidades dentro de nuestro proceso lo cual nos permite poder actuar para mejorar los mismos. Para seguridad industrial se está elaborando un manual con los requisitos mínimos que se necesitan por proceso en cuanto a EPP, se está estandarizando los procedimientos de mantenimiento que incluyan el tema de seguridad en la realización de estos trabajos. Se adjunta la caracterización propuesta para este proceso así como objetivos, indicadores y requisitos propuestos •
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HOJAS MSDS 13
Hoja de Datos de Seguridad de Materiales MSDS
¿Qué es una Hoja de Datos de Seguridad de Materiales (MSDS)?
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Es un documento que contiene información sobre los compuestos químicos, el uso, el almacenaje, el manejo, los procedimientos de emergencia y los efectos potenciales a la salud relacionados con un material peligroso. Las MSDS contienen mucha mas información sobre el material de la que aparece en la etiqueta del envase. El fabricante del material prepara y redacta las MSDS correspondientes.
¿Qué propósito tienen las MSDS?
El propósito de las MSDS es informarle al usuario:
1. La composición química del material. 2. Las propiedades físicas del material o los efectos rápidos sobre la salud que lo hacen peligroso de manejar. 3. El nivel de equipos de protección que se deben usar para trabajar de forma segura con el material. 4. El tratamiento de primeros auxilios que se debe suministrar si alguien queda expuesto al material. 5. La planificación por adelantado necesaria para manejar con seguridad los derrames, incendios y operaciones cotidianas. 6. Como responder en caso de un accidente.
¿Qué información contienen las MSDS?
Existen 9 categorías de información que deben estar presentes.
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Identificación química. Información sobre el fabricante. Ingredientes peligrosos. Propiedades físicas y químicas. Información sobre peligros de incendio y explosión. Información sobre su reactividad. Información sobre peligros a la salud. Precauciones para uso y manejo seguros. Control de exposición y protección personal. 14
¿Quién debe usar las MSDS?
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Usted siempre debe saber los peligros que presentan los materiales antes de comenzar a usarlos. Para la mayoría de las personas que trabajan con un material, hay secciones de la MSDS que le resultan más importantes que otras. Usted siempre debe leer el nombre del material, conocer los riesgos, entender los requerimientos de manejo y almacenaje seguros, y saber que se debe hacer en caso de ocurrir una emergencia. Usted siempre debe: Leer el nombre del material. Conocer los riesgos. Entender los requerimientos de manejo y almacenaje seguros. Saber que se debe hacer en caso de ocurrir una emergencia.
Producto Químico e Identificación de la Compañía
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Nombre del producto Asegúrese que el nombre en el MSDS sea el mismo que en la etiqueta del envase. Información del Manufacturero Nombre, dirección, numero telefónico y numero telefónico para casos de emergencia. Fecha de Producción Otra información como: Familia Química. CAS number and/or EPA registration number Numero de identificación del producto asignado por el manufacturero. Uso del producto.
Composición Química e Ingredientes Peligrosos •
Ingredientes Químicos
Ingredientes peligrosos Agentes cancerígenos •
Limites de exposición
OSHA PEL(Permissible Exposure Limit) NIOSH REL (Recommended Exposure Limit) ACGIH TLV (Threshold Limit Value) 15
Propiedades Físicas y Químicas – Apariencia y Olor
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Apariencia bajo condiciones normales (color, espesor o consistencia). Olor bajo condiciones normales. Densidad de vapor – subirá o bajara los vapores en el aire(indica si en más pesado o menos pesado que el aire). Presión de vapor – cuan rápido se evaporara. Gravedad especifica – se hundirá o flotara en el agua. Punto de congelación, ebullición y derretido. Otras propiedades.
Información para combatir fuegos y medidas de prevención
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Propiedades químicas relacionadas con peligro de fuego y/o explosión. Punto de ignición. Upper and lower explosive limits. Hazardous decomposition under fire conditions. Procedimientos para apagar fuegos. Equipo de protección personal. Procedimientos especiales. Unusual fire and explosion hazards.
Estabilidad y Reactividad •
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Estabilidad ¿Podrá convertirse este químico en una sustancia aun más peligrosa? Incompatibilidad ¿Este químico reacciona con otros materiales? Condiciones a evitar ¿Qué puede causar que este químico pueda ser más peligroso? Polimerización peligrosa. Productos peligrosos de la descomposición.
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Peligros para la salud - ruta de entrada
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Inhalación Absorción (por los ojos, por la piel). Ingestión
Peligros para la salud: síntomas y efectos
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Síntomas por exposición. Efectos o consecuencias Corto plazo (agudos). Largo plazo (crónico) Condiciones de salud agravadas por exposición.
Peligros para la salud: Toxicología
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Cuanto es mortal. LD50 LC50 Otros efectos a la salud Cancerígeno Toxicidad reproductiva
Medidas de Primeros Auxilios
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Provee instrucciones de primeros auxilios. Se debe saber como administrarlos antes de usar el material. Saber la ubicación y uso de equipo de primeros auxilios. Proveer el MSDS al personal médico.
Manejo y Almacenamiento
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Precauciones de almacenamiento. Temperaturas máximas y mínimas de almacenamiento. Materiales que no debe almacenar con este material. Otras condiciones de almacenaje. Precauciones de manejo.
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Derrames y Accidentes
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Procedimientos de desalojo y seguridad. Medidas de control de derrames o escapes. Métodos de limpieza y disposición. Requisitos de informes ambientales y regulatorios.
Control a exposición y equipo de protección personal
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Controles de Ingeniería Ventilación (local y general) Process enclosure Equipos de protección personal Ropa protectora Protección de los ojos Respiratory protection
Información Adicional
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Información ecológica. Información y procedimientos de desecho. Información para transportación. Información regulatoria. Otra información.
Que se espera respecto a los MSDS
Se espera que los laboratorios
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Tengan los MSDS de cada material que se tiene en el laboratorio. Que estén al día (de 3 años o menos). Que estén accesibles en caso de emergencia. Que el personal haya leído y entendido los MSDS de los materiales que se manejan.
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