UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración AUDITORÍA ADMINISTRATIVA APLICADA A UNA EMPRESA PURIFICADORA Y EMBOTELLADORA DE AGUA
TESINA Para obtener el Título de:
Licenciado en Administración Presenta:
Esperanza Barradas Falfan Asesor:
Dr. José Manuel Mávil Aguilera Cuerpo Académico:
Análisis del cambio en las pequeñas y medianas organizaciones Xalapa-Enríquez, Veracruz
Diciembre de 2011
UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración AUDITORIA ADMINISTRATIVA APLICADA A UNA EMPRESA PURIFICADORA Y EMBOTELLADORA DE AGUA
TESINA Para obtener el Título de:
Licenciado en Administración Presenta:
Esperanza Barradas Falfán Asesor:
Dr. José Manuel Mávil Aguilera Cuerpo Académico:
Análisis del cambio en las pequeñas y medianas organizaciones Xalapa-Enríquez, Veracruz
Diciembre de 2011
Dedicatorias Dedico la presente tesina con todo mi amor y cariño: A Díos, primero que nada por haberme dado la vida y esta maravillosa familia, porque me ha ayudado en todo momento y por su amor infinito que me ha permitido llegar hasta aquí. A ti Papá, porque eres un ejemplo a seguir, por demostrarme que con esfuerzo y voluntad es como se cumplen los sueños, gracias por enseñarme que para alcanzar una meta hay que trabajar dia y noche siempre más duro que todos los demás. Pero sobre todo por tu apoyo y amor incondicional. Te amo papi. A ti Mamá, porque tu apoyo y comprencion me dieron fuerzas en los momentos dificiles, gracias por enseñarme a ser responsable y que con amor se puede lograr todo en la vida, por ayudarme, comprenderme y soportarme diariamente. Gracias por darme la vida y enseñarme que no hay nada más importante que el amor y la familia. Te amo. A mi Hermano, por tu apoyo, tu amor y tus palabras de aliento por haber traido a la vida de todos nosotros ese rayito de luz y amor que es Valery. A ti Alejandro por tu amor, por ayudarme, comprenderme y hasta soportarme. Porque estuviste conmigo en cada momento dificil durante casi toda la carrera y porque siempre me alentaste y me diste la confianza para seguir adelante. Gracias por tu paciencia, te amo mi amor. Gracias a todos y cada unos de ustedes por el amor que me han dado y todos los sacrificios que han hecho para que yo cumpliera esta meta. “No hay secretos para el éxito. Éste se alcanza preparándose, trabajando arduamente y aprendiendo del fracaso.” Colin Powell (1937-?) Militar y político estadounidense.
ÍNDICE RESUMEN…………….…………………………………………………………................
1
INTRODUCCION……..……………………………………………………………………
3
CAPITULO I MARCO TEÓRICO........…………………………………………………………..............
7
1.1 Concepto de administración……...……………………………………...
7
1.2 Proceso administrativo…………..……………………………………….. 9 1.2.1 Planeación……..……………………………………………………..
10
1.2.2 Organización………………………………………………………….
12
1.2.3 Dirección………………………………………………………………
14
1.2.4 Control………………………………………………………………… 15 1.3 Control y auditoria…………………………………………...……………… 17 1.4 Auditoria……………………………………………………………………...
18
1.4.1 Importancia y objetivos de la auditoria…………………………….. 19 1.4.2 Auditoria administrativa……………………………………………...
20
1.4.3 Auditoría interna……………………………………………………… 21 CAPITULO II AUDITORIA ADMINISTRATIVA…………………………………………………..
25
2.1 La auditoria administrativa…………………………………………………. 25 2.1.1
Antecedentes de la auditoria administrativa………….………………....
27
2.1.2
Objetivos de la auditoria administrativa……………………….. …………
30
2.1.3
Principios de la auditoria administrativa…………..……………………..
32
2.1.4
Alcance de la auditoria administrativa………………..……………………
33
2.1.5
Necesidades de la auditoria administrativa…………..…….....................
34
2.1.6
Campo de aplicación de la auditoria administrativa……………………...
35
2.1.7
El papel del auditor………….…………….……………….………….….. 36
2.2 Metodología de la auditoria administrativa…………………………..................... 39 2.2.1 Planeación……………………………………..……………………………………. 2.2.2
39
Instrumentación…………………….………….……………………………
41
2.2.2.1 Medición……………………………..………………………………
44
2.2.3 Examen………………………………………………………………………..
45
2.2.4 Informe………………………………………………………………………..
47 III
CAPITULO III AUDITORIAR ADMINISTRATIVA APLICADA A UNA EMPRESA PURIFICADORA Y
EMBOTELLADORA
DE
AGUA……………………………………………………...…………………………………
52
3.1 Características de la empresa………………………………………...………….
53
3.2 Etapa de planeación……………………………………………………………….
54
3.2.1 Diagnostico administrativo…………………………………………………..
56
3.2.2 Cronograma de actividades…………………………………………………
58
3.3 Etapa de instrumentación…………………………………………………………
59
3.3.1 Técnicas de recolección……………………………………………………...
59
3.3.2 Medición……………………………………………………………………….
65
3.3.2.1 Indicadores…………………………………………………….
65
3.4 Etapa de examen………………………………………………………………….
65
3.4.1 Etapa de evaluación………………………………………………………….
65
3.4.2 Interpretación…………………………………………………………………
70
3.5 Etapa de informe……………………………………………………………………..
71
CONCLUSIONES………………………………………………………..………………….
73
FUENTES DE INFORMACION…………………………………….…………………….
77
ANEXOS……………………………………………………………………………………..
78
ÍNDICE DE FIGURAS………………………………………………………………………
89
INDICE DE TABLAS………………………………………………………………………..
90
IV
RESUMEN El presente trabajo contiene la información que se obtuvo al aplicar una auditoria administrativa dentro de una empresa purificadora y embotelladora de agua, así como el sustento teórico de los procedimientos bajo los cuales se llevó a cabo dicha auditoria.
Se llevó a cabo una revisión sistemática y evaluatoria de la empresa con la finalidad de determinar su nivel de desempeño, así mismo, la realización de dicha auditoria permitió localizar deficiencias dentro de la organización que de cierta forma entorpecían el buen funcionamiento de la misma.
La auditoría administrativa abarca el análisis de toda la organización, con la única finalidad de localizar oportunidades de mejora que aumenten la eficiencia y eficacia de su administración, logrando así, brindar las herramientas necesarias para alcanzar una mayor competitividad en el mercado.
1
INTRODUCCIÓN
El mundo actual está en constante cambio, existen avances técnicos, económicos, tecnológicos y financieros los cuales originan en las organizaciones o empresas la necesidad de adaptarse a dichos cambios, los cuales le permiten volverse una empresa más competitiva.
Para que dichos cambios se den dentro de una empresa es necesario hacer uso de ciencias como la administración la cual tiene la finalidad de ayudar a la empresa a coordinar de la mejor manera sus planes programas, recursos, así como regular eficientemente los grupos sociales.
La administración es actualmente una ciencia de gran importancia en el mundo ya que se encuentra presente en todas partes y en todos los ámbitos, la administración está compuesta por una serie de funciones básicas: la planeación, organización, dirección y por último el control. Estas funciones son conocidas con el nombre de Proceso administrativo.
Todas y cada una de las etapas del proceso administrativo son vitales para el buen funcionamiento de una empresa, sin embargo la etapa de control podemos aplicar una herramienta para revisar y evaluar una entidad o parte de ella con la finalidad de evaluar la eficiencia de sus resultados; esta herramienta es mejor conocida como auditoria administrativa.
La auditoría administrativa provee una evaluación imparcial y competente de las actividades administrativas y es un medio para reorientar continuamente los esfuerzos de la empresa hacia planes y objetivos en constante cambio. Así mismo es una importante herramienta que nos ayuda a descubrir deficiencias o irregularidades en las distintas áreas de la empresa, propiciando de esta forma, que la dirección logre llevar a cabo una dirección más eficaz y eficiente. 3
La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes, programas de la empresa, así como, su estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y ahorro en los costos.
Dicha auditoria puede realizarse por el licenciado en administración de empresas y otros profesionales capacitados.
La auditoría administrativa proporciona un resultado el cual brinda una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella.
La auditoría administrativa es de vital importancia ya que brinda a los directivos de la organización un panorama sobre la forma como está siendo administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos revelados exigen una mayor atención.
El objeto del presente trabajo es evaluar el desempeño, la eficacia y la eficiencia con la que se realizan las actividades y operaciones dentro de la empresa purificadora y embotelladora de agua. Esta auditoría administrativa se realizó en todas las áreas de la empresa, buscando identificar y analizar las causas de las deficiencias o problemáticas que se presentan dentro de la empresa.
En los capítulos I y II se encuentra la base teórica para la realización de este trabajo, así como la metodología bajo la cual se llevó a cabo la auditoria administrativa dentro de la empresa.
En el primer capítulo se abordan los conceptos básicos de administración, las etapas que integran el proceso administrativo: la planeación, la organización, la dirección y por último el control, la importancia de cada etapa y sus principios. Es 4
en la etapa de control en la que se ubica la auditoria administrativa como una herramienta importante que apoya el proceso de mejora continua de las organizaciones.
Con lo que respecta al capítulo dos en él se habla de manera específica sobre la auditoria administrativa: su definición más clara, objetivos, papel del auditor, metodología, entre otros aspectos; se mencionan las etapas que conforman la auditoria, todo esto como un marco teórico que le auditor utiliza para sustentar sus acciones y que debe ser tomado en cuenta como información referencial.
Y por último en el capítulo tres se encuentra la información que se obtuvo durante la realización de la auditoria a dicha empresa, su análisis, los hallazgos, conclusiones, recomendaciones y mejoras que se pueden llevar a cabo dentro de la empresa purificadora, así como el informe final de la auditoria.
En los anexos se encuentran los formatos de los cuestionarios que fueron aplicados a los empleados de la empresa para la obtención de la información.
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CAPITULO I: MARCO TEÓRICO
1.1
Concepto de administración
Desde los comienzos de la humanidad el hombre ha trabajado arduamente para sobrevivir y desde entonces se trataban de hacer las actividades con la mayor efectividad. Fue ahí donde se comenzó a utilizar la administración.
La administración existe desde tiempos primitivos y en la actualidad la ocupamos en cada una de nuestras actividades cotidianas. De acuerdo con José Antonio Fernández Arena “la administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura formal y a través del esfuerzo humano” (Fernández 1991, p. 111).
La palabra Administración viene del latín "Administratione" que significa acción de administrar y el término de administrar está compuesto por dos vocablos: ad y ministrare, que significa conjuntamente "servir", llevando en forma implícita en su sentido que es una actividad cooperativa que tiene el propósito de servir.
De acuerdo con Munch y García (2006) la administración posee las siguientes 7 características: a) Universalidad: la administración se da dondequiera que existe un organismo social, ya que en ellas siempre tiene que existir coordinación sistemática. b) Valor instrumental: La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos. c) Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento
7
de la vidade una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. d) Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc. e) Especificidad: Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción
y
un
pésimo
administrador.
La
administración
tiene
características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica f)
Interdisciplinariedad: La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo
g) Flexibilidad: Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.
La administración busca la satisfacción de los siguientes objetivos: a) Objetivo económico: la protección de los intereses económicos de la empresa, acreedores y accionistas b) Objetivos de servicios: la plena satisfacción de las necesidades de los consumidores brindándoles productos o servicios de alta calidad. c) Y por último objetivo social: que es la protección de los intereses económicos y personales de os miembros de la empresa, institución de gobierno y comunidad logrando la satisfacción a través de las relaciones humanas y públicas.
Con relación a este esfuerzo humano es necesario realizar un programa adecuado en beneficio de la empresa o institución que permita realizar mejoras o cambios así como hacer partícipe al personal de las actividades que se están realizando conociendo sus ideas, opiniones y por ultimo capacidades de cada individuo.
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1.2
Proceso administrativo
Como toda actividad para que la administración pueda funcionar de manera eficiente es necesario que se lleve a cabo mediante un proceso, dicho proceso es conocido como proceso administrativo.
Henry Fayol (considerado por muchos como el verdadero padre de la moderna administración) dice que “Administrar es prever, organizar, mandar y controlar” (Reyes, 2005, p. 3) “El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, misma que se interrelacionan y forman un proceso integral” (Münch y García, 2004, p. 31)
El proceso administrativo está integrado por las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar al máximo todos los recursos con los que cuenta la empresa como son: los recursos humanos, técnicos, materiales, financieros, entre otros. Este proceso permite la corrección y el ajuste dentro de las empresas y de acuerdo con la mayoría de los autores se encuentra integrado por cuatro etapas:
1. Planeación 2. Organización 3. Dirección 4. Control
Ahora se explicaran brevemente cada una de las etapas del proceso administrativo.
9
1.2.1 Planeación Goetz ha dicho que planear es “hacer que ocurran cosas que, de otro modo, no habrían ocurrido” (Reyes, 2005, p. 244)
El planear implica hacer una elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar, esto es, establecer claramente
los objetivos, las
políticas, las reglas, los procedimientos, programas, presupuestos y las estrategias más adecuadas para la organización. El grado de eficiencia de la ejecución depende en gran parte de las decisiones que se tomen durante la etapa de planeación. Agustín Reyes Ponce señala que “la planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo
y la determinación de
tiempo y números necesarios para su realización” (Münch y García, 2006, p. 63).
La importancia de la planeación radica en que permite conocer hacia donde se dirige la acción, de la misma forma propicia el desarrollo de la organización al establecer métodos de utilización de recursos, la prepara para atender contingencias y permite aprovechar oportunidades y minimizar riesgos.
Dicho de otra manera planear es tan importante como hacer, porque:
a) La eficiencia, obra de orden, no puede venir del acaso, de la improvisación. b) Así como en la parte dinámica lo central es dirigir, en la mecánica el centro es planear: si administrar es “hacer a traces de otros”, se necesita primero hacer planes sobre la forma como esa acción habrá de coordinarse. c) El objetivo será infecundo si los planes no lo detallaran, para que pueda ser realizado integra y eficazmente; lo que en la previsión se describió como posible y conveniente, se afina y corrige en la planeación. 10
d) Todo plan tiende a ser económico; desafortunadamente, no siempre lo parece, porque todo plan consume tiempo que, por lo distante de su realización, puede parecer innecesario e infecundo. e) Todo control es imposible si no se compara con el plan previo. Sin planes se trabaja a ciegas. f) La planeación permite enfrentarse a las contingencias que se presenten con las mayores posibilidades de éxito, eliminando la improvisación.
Así como la planeación tiene su importancia bien definida también tiene una seria de principios que permiten que esta etapa del proceso administrativo sea eficiente.
Para hacer una planeación eficiente es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:
Factibilidad: lo que se planee debe ser realizable, esto es, contar con disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados.
Objetividad y cuantificación: Se deben expresar datos exactos, reales, precisos y no opiniones subjetivas o especulaciones. La planeación es más confiable cuando es cuantificada y se expresada en tiempo, cantidad, porcentaje, etc.
Flexibilidad: Durante la elaboración de la planeación es importante hacerla dando un margen para poder enfrentar imprevistos o cambios que surjan en este.
Unidad: esto es que todos los planes específicos de la organización deben integrarse en un plan general lo que permite dirigirse hacia el logro de los mismos propósitos y objetivos.
Del cambio de estrategias: al extenderse en tiempo o costos algún plan se debe modificar para considerar el cambio de acciones o de estrategias.
11
Como toda etapa o proceso la planeación tiene sus técnicas, dichas técnicas suelen ser las más abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administración. La razón es obvia, hay casi tantas técnicas como formas diversas de planes, sin embargo, quizá las más usadas son las siguientes.
a. Manuales de objetivos y políticas, departamentales, etc. b. Diagramas de proceso y de flujo que sirven para representar, analizar y explicar un procedimiento. c. Graficas de Gantt, que tiene por objeto controlar la ejecución simultanea de varias actividades que se realizan de manera coordinada. d. Programas de muy diversas formas, pero especialmente los que se presentan bajo la característica ya explicada de presupuestos no financieros, presupuestos financieros y pronósticos.
1.2.2 Organización
Después de determinar qué es lo que se hará, llega la etapa de organización en la que se determina como se harán las cosas, de qué manera se organizaran los recursos y personas para poder lograr los propósitos y objetivos que se plantearon anteriormente. De acuerdo con Eugenio Sisto Velasco “organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir” (Münch y García, 2006, p. 112).
La organización así como la planeación también tiene bien definida su importancia y para su mejor entendimiento se divide en tres puntos relevantes que son:
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1. la organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa. 2. Tan grande es la importancia de la organización que en algunas ocasiones ha hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a esta última, como si la primera representara lo teórico y científico y la segunda lo práctico y empírico. 3. Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos que Urwick llama de mecánica administrativa y los aspectos prácticos que el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre “lo que debe ser” y “lo que es”.
Enseguida se presentan los principios para establecer una organización racional:
Del objetivo: todas las actividades deben relacionarse con los objetivos que se desean alcanzar.
Especialización: en la cual debe subdividirse el trabajo o las actividades en tareas específicas, claramente relacionadas y delimitadas.
Jerarquía: es necesario que existan centros de autoridad que den información y responsabilidades en una línea clara e ininterrumpida.
Paridad de autoridad y responsabilidad: a cada grado de responsabilidad le corresponde la autoridad necesaria.
Unidad de mando: determinar un centro de autoridad, los subordinados solo se reportan con un superior.
Difusión: poner por escrito y a disposición de todas las tareas, responsabilidades y autoridad que tiene cada persona dentro de la organización.
Amplitud o tramo de control: existe un límite de subordinados por cada gerente o ejecutivo, algunos autores mencionan que no deben ser más de cinco o seis. 13
De la coordinación: las unidades de una organización deben mantenerse en comunicación y equilibrio.
La organización cuenta con diversos sistemas los cuales son las diversas combinaciones estables de la división de funciones y la autoridad, a través de las cuales se realizan la organización. Se expresan en las cartas o graficas de organización y se complementan con los análisis de puestos. Existen tres sistemas fundamentales, los cuales se mencionan a continuación:
Organización lineal o militar
Organización funcional
Organización lineal y staff
1.2.3 Dirección Según Münch y García “la dirección se refiere a la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión”.
La etapa de dirección pone en marcha todo lo plasmado durante las etapas de planeación y organización, es a través de ella como se ponen en práctica los métodos de organización y se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
La importancia de la dirección en relación con los demás elementos radica en que esta es la parte central de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos, en efecto si se planea, organiza y controla es solo para bien realizar. De nada sirven técnicas complicadas en cualquiera de los otros elementos si no se logra una buena ejecución, lo cual depende de manera inmediata con una buena dirección, en tanto serán todas las demás técnicas útiles e interesantes en cuanto permitan dirigir y realizar mejor. 14
Para dirigir de manera eficiente es necesario basarse en los siguientes principios de la etapa de dirección que son:
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses: la dirección debe encaminarse hacia el logro de los objetivos de la organización.
Impersonalidad de mando: la autoridad y su ejercicio surge como una necesidad, impersonalizar órdenes evita conflictos.
De la supervisión directa: apoyo, comunicación, que debe brindar el dirigente a los subordinados.
De la vía jerárquica: respeto por los canales de comunicación establecidos en la organización formal. Las órdenes serán transmitidas a través de los niveles jerárquicos.
De la resolución del conflicto: resolver los problemas en el momento en que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto: análisis de los conflictos y establecimiento de opciones para que no puedan existir.
La dirección en una empresa supone: Que se delegue autoridad, que se ejerza esa autoridad, que se establezcan canales de comunicación y por último que se supervise el ejercicio de la autoridad en forma simultánea a la ejecución de las órdenes. Por todo esto, este estudio se divide en cuatro partes: delegación, autoridad, comunicación y supervisión.
1.2.4 Control
El control es una etapa de gran importancia dentro del proceso administrativo, pues aun cuando se contaran con buenos planes, organización y una dirección eficiente, es necesario que los encargados de la organización verifiquen cuál es su situación real y que se cerciore de que los hechos van de acuerdo con los objetivos.
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De acuerdo con Henry Fayol el control “consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones entendidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente” (Münch y García, 2006, p. 184).
Como todas las etapas anteriores la importancia de la dirección es:
a) Cierra el ciclo de la administración. De hecho, los controles son a la vez medios de previsión. b) Se da en todas las demás funciones administrativas: hay control en la planeación, en la organización así como también en la dirección. Es por ello un medio para manejarlas o administrarlas.
La aplicación racional del control se fundamenta en los siguientes principios:
Equilibrio: a cada delegación conferida debe darse el grado de control correspondiente.
De los estándares: ningún control es válido si no se fundamenta en un estándar a seguir.
De la oportunidad: el control debe ser oportuno para logar ser eficaz.
De las desviaciones: las desviaciones o variaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas
para poder conocer las
causas que las generaron y así, evitarlas en un futuro.
Contabilidad: un control solo deberá implantarse si su costo justifica los resultados que se esperan de él.
De excepción: determinar que funcionen requiere de control y aplicarlo preferentemente solo a esas actividades.
De la función controlada: la persona que realiza el control no debe estar involucrada con las actividades o controlar.
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Como toda etapa el control también debe seguir una pequeña serie de pasos y estos se dividen en cuatro:
1. Establecimiento de los medios de control. 2. Operaciones de recolección y concentración de datos. 3. Interpretación y valoración de los resultados. 4. Utilización de los mismos resultados.
1.3
Control y auditoria
Los controles brindan referencias sencillas pero efectivas, para evaluar y medir el funcionamiento de áreas importantes en un organismo social. Dichos controles son principalmente útiles en la administración de una empresa y suministran comprobaciones para detectar rápidamente áreas peligros o bien confirmar que se esté logrando todo lo planeado.
La auditoría es la técnica que tiene por objeto la comprobación, verificación y evaluación de las actividades mediante la investigación y observación de hechos y registros. La auditoría es un instrumento de control que permite realizar mejoras en el proceso administrativo.
La gran importancia del control recae en la necesidad de verificar los objetivos, metas y planes que se especificaron desde el inicio del proceso administrativo, lo que permite analizar las ventajas y desventajas para poder realizar mejoras aumentando la eficiencia y proporcionando un mejor control.
Establecer controles en la auditoria implica incertidumbre en cuanto a los resultados finales, debido a lo cual la administración concluye que es conveniente realizar revisiones periódicas de los diversos controles, para poder identificar aquellos que funcionen correctamente o que por el contrario, necesiten cambios totales o parciales. 17
La auditoría se lleva a cabo cuando el organismo considera oportuno o necesario hacer una revisión en algún área, de esta manera estamos empleando una herramienta de control fundamental en el progreso y mantenimiento de una empresa, la cual nos proporciona información de factores internos y externos que en algunas ocasiones no se habían descubierto, tales como: bajo desempeño, rotación constante de personal, disminución de la productividad, competencia del mercado y procedimientos inconclusos entre otros.
Es posible aplicar las técnicas de auditoría como un medio para ponderar la efectividad de la actuación de la administración, es un subsistema dentro del sistema general de control, que es la empresa como totalidad.
1.4
Auditoria
La auditoría es un proceso sistemático que obtiene y evalúa objetivamente la información de una organización, la finalidad de este procedimiento es determinar el valor del contenido de dicha información. Constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización. De acuerdo con Enrique Benjamín Franklin la auditoria “es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora” (Franklin, 2001, p.12).
Para los dueños, acreedores y terceras personas interesadas en una empresa resultan de vital importancia el contar con información útil y confiable para que la toma de decisiones sea adecuada; en virtud de que los estados financieros constituyen un instrumento usado por la administración de la empresa para dar información de carácter económico sobre la misma, es necesaria la intervención 18
de un profesional independiente que revise su contenido q través de la auditoria, para determinar el grado de confiabilidad de la entidad.
La realización de una auditoria está vinculada con el logro de los objetivos que cada organización se propone; a través del tiempo y debido a los cambios tecnológicos, económicos y sociales se ha hecho necesario el contar con información (no solo contable) para mejorar la eficiencia dentro de las organizaciones, dicha información se examina al llevar a cabo la auditoria y permite la visualización de logros y obstáculos a superar.
1.4.1 Importancia y objetivos de la auditoria
Una tarea de suma importancia para el administrador es la toma de decisiones, la cual se debe basar en la experiencia, los recursos disponibles, la capacidad instala, el mercado y los estados financieros, entre otros; todo ayuda a conocer las condiciones en las que se encuentra la organización y nos permite tomar decisiones adecuadas.
El objeto de una auditoria es analizar la situación de la organización, sus procedimientos, políticas, planes, funciones, etc. La auditoría consiste en una revisión de la organización para encontrar fallas, irregularidades, perdidas, problemas en el ámbito de control, etc. Una auditoria brinda orientación sobre cómo organizar los resultados de la información obtenida y permite analizar los procedimientos que se consideren adecuados para cada trabajo en particular, con la finalidad de tomar decisiones apropiadas.
Otro de los objetivos de la auditoria es que el auditor actué como asesor de los propietarios y demás involucrados en la gerencia; así como que la información recaudada sirva como guía para la toma de futuras decisiones.
Las auditorias pueden clasificarse según la persona que la realiza en: 19
1. Auditoría Externa 2. Auditoría Interna 1.4.2 Auditoría Externa.
La auditoría externa se utiliza cuando la empresa no cuenta con los recursos suficientes para sostener un programa interno y cuando se requiere de una opinión de carácter independiente.
Es el examen crítico, sistemático y detallado de una unidad económica, realizado por un profesional sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera, el control interno de la misma y formular sugerencias para su mejoramiento.
La realización de este tipo de auditoría posee algunas ventajas, tales como:
Brindar una visión más amplia y actualizada.
Permitir que el compromiso con el personal de la organización sea mínimo lo cual repercute en el grado de influencia que exista.
Brindar información con mayor grado de confiabilidad y veracidad.
Permite la aportación de ideas nuevas
De igual forma también cuenta con desventajas, como son:
Puede existir falta de familiaridad con el funcionamiento de la empresa.
La presentación de la información puede ser poco adecuada a las necesidades de la organización.
Puede llevarse a cabo por personas poco profesionales, con escasa experiencia y/o ética.
20
1.4.3 Auditoría Interna
Se le llama así a una función evaluadora que se da dentro de la organización y que es realizada por el personal que labora en ella, eso se realiza con la finalidad de examinar y evaluar las actividades y funcionamiento de dicha organización.
Al igual que la auditoría externa, la auditoría interna posee algunas ventajas y desventajas en cuanto a su realización.
Ventajas de la auditoría interna:
Existe un conocimiento amplio del funcionamiento de la organización por parte del auditor.
Hay mayor facilidad para determinar las deficiencias de la organización, como miembro de la misma.
Se comprenden las políticas, planes y objetivos de la organización.
Hay familiaridad con el ambiente y los integrantes de la organización.
Desventajas de la auditoria administrativa
Existe un grado de influencia mayor sobre el auditor.
Puede haber falta de capacidad y/o experiencia en el auditor.
En la mayoría de los casos no se poseen ideas innovadoras.
Existen diversas clases de auditoría interna dependiendo de los objetivos que persiguen la organización:
1. Auditoría financiera. 2. Auditoria administrativa. 3. Auditoria operacional. 4. Auditoría integral. 21
5. Auditoria gubernamental.
A continuación se dará una breve explicación de cada uno de estos tipos de auditoría:
Auditoría financiera:
Es un examen sistemático que revisa y evalúa todas las operaciones de carácter financiero tomando en cuenta el balance y los saldos que se reflejan en los estados financieros.
La finalidad de esta auditoría es determinar el cumplimiento o desviación en el cálculo y pago de impuestos y obligaciones, así como el apego a
las leyes
fiscales, al final se emite un dictamen u opinión profesional en relación a dichos estados financieros en una fecha determinada y sobre el resultado de las operaciones, esta opinión será expresada por un Contador Público debidamente autorizado para tal fin.
Auditoría administrativa:
La finalidad de este tipo de auditoría es la de
realizar un examen objetivo,
metódico y completo que brinde información sobre el funcionamiento de una empresa u organización, con la finalidad de realizar mejoras a partir de las fallas o problemáticas detectadas.
Auditoria operacional:
Es una revisión sistemática de las actividades de la organización la cual se realiza mediante el flujo de transacciones, realizando el análisis de una o más operaciones desde su inicio hasta su terminación. Su finalidad es la promoción de la eficiencia en las operaciones. 22
Auditoría integral:
En esta auditoría se combinan las dos clases de auditoría, lo que es la auditoria administrativa y la auditoria operacional, con la finalidad de lograr una revisión completa del funcionamiento de la organización.
Auditoria gubernamental:
Esta auditoría tiene como función principal la revisión de los aspectos financieros, operacionales, administrativos, de resultados de programas y disposiciones legales que forman parte de las actividades en las entidades públicas.
El surgimiento de esta auditoría nace con la necesidad de realizar una vigilancia de los recursos federales, estales y municipales.
23
Capítulo II Auditoria administrativa
2.1 La auditoría administrativa La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas así como de su estructura orgánica, niveles jerárquicos y calidad de los recursos humanos y materiales; programas de capacitación y adiestramiento; división de actividades y supervisión; existencia y aplicación de manuales de organización; desconcentración y simplificación administrativa; mecanismos de autoevaluación; funciones, sistemas, procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en función de eficiencia de operación y el ahorro de los costos.
En otras palabras la auditoria administrativa permite realizar una evaluación objetiva, imparcial y competente de las actividades que se llevan a cabo dentro de una organización, es un medio para reorientar continuamente los esfuerzos de la misma hacia planes y objetivos en constante cambio.
De la misma forma la realización de esta auditoría nos permite descubrir deficiencias o irregularidades en las distintas áreas de la organización, de esta manera a la dirección se le facilita lograr una administración más eficaz
y
eficiente. (Franklin, 2007).
El resultado de la auditoria administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la entidad o parte de ella.
Algunos auditores define a la auditoria como: Enrique Benjamín Franklin: “Es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar 25
oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable” (Franklin, 2007, p. 11) William P. Leonardo: “La auditoría administrativa es el examen comprensivo y constructivo de una empresa, de una institución, de una sección del gobierno o de cualquier parte de un organismo, como una división o departamento, respecto a sus planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y el uso de recursos físicos y humanos” (Martínez, 2002, p. 45). José Fernández Arena: “La revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de la institución” (Rodríguez, 1997, p. 69).
La importancia de la auditoria administrativa radica en la necesidad de evaluar la eficiencia de la empresa en relación a su proceso administrativo; su objetivo principal es señalar las fallas y los problemas; presentar sugerencias y soluciones, y apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.
La necesidad de la aplicación de una auditoria administrativa radica en la importancia de mantenernos atentos a los cambios, fallas y logros que se presentan dentro de una organización, para poder identificar estos aspectos es necesaria una evaluación de las distintas áreas de la misma, así como un análisis cuidadoso de la información obtenida, que nos permita realizar mejoras y tomar decisiones correctas en beneficio de la organización.
Actualmente las organizaciones están inmersas en un ambiente de constantes cambios por lo cual deben estar inmersas en un ambiente de constantes cambios por lo cual debe estar capacitadas para adaptarse a ellos, porque de lo contrario serian organismos obsoletos e incompetentes. La auditoría administrativa es 26
dinámica y debe ser aplicada formalmente a toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivo; aun en empresas pequeñas en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser precisa, integral y cuidadosa para lograr eficiencia.
2.1.1 Antecedentes de la auditoria administrativa
El marco histórico para el estudio de la auditoria administrativa es tan extenso como la administración misma. Las iniciativas y tendencias que propiciaron el surgimiento de una es la razón de la existencia de la otra. Es por eso que la base de información que las sustenta es común en muchas de sus vertientes y sirve de plataforma para darle contexto a la auditoria administrativa. En el recuento de los hechos significativos que inciden en su campo de estudio existen numerosas contribuciones entre las que destacan: o En 1800, James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operación. o Charles Babbage en 1832, Daniel C. McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en 1886, realizaron valiosas aportaciones a la eficiencia operativa, al uso de organigramas y al estudio de la administración respectivamente. o En 1933, Lyndal F. Urwick sostiene la importancia de los controles para estimular la productividad de la empresa. o En 1935, James O. McKinsey propone la evaluación de todos los aspectos de una empresa, a la luz de su presente y futuro probable. o En 1945, El Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la revisión de una empresa puede realizarse analizando sus funciones. o En 1949, Billy E. Goetz declara que la auditoría administrativa es la encargada de descubrir y corregir errores de administración. o En 1952, William S. Spriegel y Ernest Coulter contemplan una aplicación basada en conjuntos de preguntas para captar información en una empresa. 27
o En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar a una organización a través de una auditoría, utilizando cuatro procedimientos: Apreciación de Conjuntos, Informal, por Comparación e Ideal. o En 1955, Harold Koontz y Ciryl O'Donnell proponen la auto-auditoría. o En 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la auditoría administrativa. o En 1963, Stephen R. Michael aborda el tema de la medición del desempeño y evaluación de la eficiencia en una organización productiva. o En 1964, Dimitris N. Chorafas contempla la necesidad de que las empresas tomen en cuenta que sus elementos tienden al desarrollo como consecuencia de su evolución y transformación, lo que las obliga a tener un adecuado control de sus acciones. o En 1965, David Anderson y Leo Schmitdt relacionan la conformación idónea de una unidad de auditoría, específicamente en cuanto a sus funciones, personal y estructura. o En 1966, José Antonio Fernández desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditoría administrativa. o En 1968, C. A. Clark visualiza la auditoría como un elemento de peso en la evaluación de la función y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton destaca los aspectos fundamentales de la auditoría administrativa. Fernando Vilchis Plata explica cómo está integrado el informe de auditoría, cómo debe prepararse y que beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia. o En 1971, Agustín Reyes Ponce ofrece una visión general de la auditoría administrativa. o En 1972, el Centro Natural de Productividad elabora las Bases de Auto diagnóstico, obra que brinda una alternativa para que las empresas puedan determinar y jerarquizar los elementos que inciden en su operación a efectos de toma de decisiones.
28
o En 1974, César González Alcántara retoma la importancia de la función del control como etapa final del proceso además de definir el contenido estructural, funcional y humano de una contraloría. o En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa. o En 1977, Patricia Diez de Bonilla y Jorge Álvarez Anguiano proponen aplicaciones viables de llevar a la práctica y un marco metodológico que permite entender la esencia de la auditoría de manera más accesible, respectivamente. o En 1978, Ladislao Solares Vera difunde el trabajo cuya síntesis reúne normas de auditoría, las características del servicio de un auditor interno e independiente el alcance de una empresa con base en la consideración de sus funciones y su aplicación en la empresa privada y sector público. o En 1983, Spencer Hyden analiza los procedimientos de trabajo de una empresa y propone una forma para evaluarlos. o En 1987, Gabriel Sánchez Curiel aborda el concepto de auditoría operacional, la metodología para utilizarla, la evaluación de sistemas, el informe y la implantación y seguimiento de sugerencias. o En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia analiza los aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra clase de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo. o 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un enfoque profundo; muestra las fases y metodología para su aplicación, la forma de diseñar y emplear cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para ejemplificar una aplicación específica. o 1997, la contraloría general de la república de Perú preparo el manual de auditoría gubernamental, documento que desarrolla los criterios básicos y la visión general del proceso para aplicar auditorias de estados financiero y de gestión. 29
o 1999, la secretaria de la contraloría y desarrollo administrativo en coordinación con el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, publican auditoria al desempeño, en el cual definen la mención y evaluación del desempeño gubernamental para el empleo eficaz de los recursos públicos en funciones sustantivas y proyectos específicos. o 2001, Eduardo José Mancilla Pérez publica la auditoria administrativa: un enfoque científico, obra con la cual afronta el reto de abordar de manera seria esta disciplina con un enfoque científico sustentado en los componentes del proceso administrativo. o 2004, se publican cuatro interesantes trabajos. El primero de Francisco Arturo Montaño Sánchez, Auditoria administrativa herramienta estratégica de planeación y control. El segundo de Juan Ramón Santillana, auditoría interna. El tercero de Walker Paiva Auditoria, enfoque metodológico y práctico. Y por último el cuarto de la secretaria de función pública.
Los trabajos de auditoría en sus diferentes acepciones son tantos y tan variados que en este solo se han citado los más significativos para establecer un punto de partida.
Es innegable la importancia de la materia y la preocupación por abordarla con diferentes enfoques por lo cual es posible esperar que la generación de obras en torno a la auditoria se acreciente día con día.
2.1.2 objetivos de la auditoria administrativa
Los objetivos de la auditoria administrativa se dividen en principales y secundarios, mismos que se explican de manera general a continuación:
30
Objetivos principales:
Describir deficiencias e irregularidades en algún área de la organización, analizando la información obtenida y proponiendo posibles modificaciones.
Ayudar a la dirección de la organización a lograr una administración más eficaz, revisando las distintas áreas a partir de una perspectiva administrativa.
Objetivos secundarios:
Determinar las áreas que requieren mejoras y calcular su repercusión en el funcionamiento total de la organización.
Auxiliar en la determinación de la amplitud, variedad y localización de los métodos de control.
Apoyar en la determinación de métodos eficientes precisando perdidas deficiencias y posibles oportunidades.
Verificar la habilidad administrativa de la dirección y su impacto.
Detectar irregularidades que limiten el desarrollo de la empresa
Detectar logros de la empresa y apoyar el fortalecimiento de los controles existentes.
Al respecto de los objetivos Enrique Benjamín Franklin menciona los siguientes objetivos para llevar a cabo una adecuada auditoria administrativa.
a) De control: Orientan los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos. b) De productividad: Dirigen las acciones para optimizar el beneficio de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa establecida por la organización.
31
c) De organización: Determinan que su curso apoye la definición de la competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo. d) De servicio: Representan la manera en que se puede comprobar que la organización posee un proceso que la enlaza cualitativamente y cuantitativa con las expectativas y satisfacción de sus clientes. e) De calidad: Orientan a elevar los niveles de desempeño de la organización en todos sus contenidos y ámbitos con el fin de producir bienes y servicios altamente competitivos. f) De cambio: Transforma en un instrumento que hace más transparente y receptiva a la organización (Flexibilidad). g) De aprendizaje: Permite que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional con el fin de que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. h) De toma de decisiones: traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoria en un solo instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización. i) De interacción: Posibilita el manejo inteligente de la auditoria en función de la estrategia para relacionar a la organización con los competidores reales y potenciales, así como con los proveedores y clientes. j) De vinculación: Facilitan que la auditoria se constituya en un vínculo entre la organización y un contexto globalizado.
2.1.3 Principios de la auditoria administrativa
Es conveniente mencionar los principios en los cuales se debe basar toda auditoria administrativa:
32
1) Sentido de la evaluación
La auditoría administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados y otro especialista, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que aseguren; que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.
2) Importancia del proceso de verificación
Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qué es lo que se está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la práctica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que el responsable del área o supervisor piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoría
administrativa
respaldan
técnicamente
la
comprobación
en
la
observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.
3) Habilidad para pensar en términos administrativos
El autor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace o debería hacerlo. Esto se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.
33
2.1.4 Alcance de la auditoria administrativa
Por lo que se refiera su área de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones, y formas de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como: o Naturaleza jurídica o Criterios de funcionamiento o Estilo de administración o Enfoque estratégico o Proceso administrativo o Sector de actividades o Ámbito de operación o Tamaño de la empresa o Número de empleados o Relaciones de coordinación o Desarrollo tecnológico o Sistemas de comunicación e información o Nivel de desempeño o Trato a clientes (internos y externos) o Entorno o Productos y/o servicios o Sistemas de calidad
2.1.5 Necesidades de la auditoria administrativa
En los años 70´s y 80´s hubo enormes progresos en la tecnología de la información, en la actualidad podemos apreciar la gran demanda de información respecto al desempeño de los organismos sociales. La auditoría financiera se ha preocupado históricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio se sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades 34
industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confianza en los informes financieros.
Con el desarrollo de las tecnologías de sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluación de: o La calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes. o La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo.
Los directores de cualquier tipo de empresa saben que constantemente analizar detalladamente los problemas y las causas que están dificultando el desarrollo operativo de la empresa. Posiblemente habrá necesidad de redefinir objetivos y planes, políticas y presupuestos, y los sistemas y procedimientos administrativos, ya que la organización debe ser analizada y evaluada en todos sus aspectos,
Si consideramos a los organismos sociales como entes dinámicos, con sus problemas de crecimiento y adaptación al medio ambiente, comprenderemos entonces por qué a ese examen y evaluación se le denomina auditoria administrativa.
Lo que realmente interesa destacar, es que existe una necesidad de examinar y evaluar los factores internos y externos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.
2.1.6 campo de aplicación de la auditoria administrativa
En cuanto a su campo de aplicación, la auditoria administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organización ya sea pública, privada o social. 35
Sector publico
En el sector público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Sector privado
En el sector privado se aplica tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, esto sobre la bases de las siguientes características: tamaño de la empresa, sector de actividad, naturaleza de sus operaciones y enfoque estratégico.
Sector social
En este sector, la auditoria administrativa se aplica para evaluar aspectos tales como la promoción del derecho a la educación, la vivienda, el trabajo, la salud, el desarrollo económico, la protección social y el bienestar de los sectores más desprotegidos.
En el sector social se aplica considerando dos factores: o tipo de organización o naturaleza de sus función
2.1.7 El papel del auditor
El auditor es la persona responsable de conceptualizar, ejecutar y lograr los resultados necesarios para mejorar el desempeño de la organización que ha optado por este recurso.
36
El papel del auditor en la aplicación de la auditoria administrativa es vital, porque en el recae el peso de inducirla, practicarla y obtener los resultados esperados. Su perfil, en cuanto a conocimientos, habilidades y destrezas, experiencias, responsabilidad profesional y social, y en especial, su estructura de pensamiento y ética, son los pilares sobre las cuales se apoya la auditoria administrativa. Para cumplir con su labor los auditores cuentan con estructuras y funciones definidas, las que sirven como guía de sus acciones y que en su momento, toman forma de acuerdo con los criterios que se siguen para el manejo de la auditoria.
El auditor apara realizar un óptimo trabajo debe poseer las siguientes características:
Actitud positiva
Capacidad de análisis
Capacidad de observación
Comportamiento ético
Creatividad
Discreción
Imaginación
Objetividad
Respeto a las ideas de los demás
Algo importante que hay que tomar en cuenta es que del grado de experiencia del auditor depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que emplea para determinar la profundidad de sus observaciones.
El auditor debe contar con ciertas características profesionales tales como: o Objetividad o Responsabilidad o Integridad 37
o Confidencialidad o Compromiso o Honestidad o Imparcialidad o Institucionalidad Como en todo trabajo, quien lo realiza debe apegarse a una serie de normas de ética profesional que le permitan realizar su labor de manera apropiada y justa, a continuación se hace mención de algunas normas de ética profesional que debe contemplar un auditor:
a. Capacidad: Se debe estar consciente de que se cuenta con la capacidad de realizar el trabajo de manera eficaz. Así como lograr detectar las capacidades de otros. b. Independencia: Actuar sin influencia de tipo material o personal, realizando su trabajo con imparcialidad. c. Equidad: Presentar consejos y/o recomendaciones protegiendo los intereses morales y materiales de la empresa en su totalidad. d. Secreto de clientes: Rechazar propuestas de trabajo que se encuentren fuera de sus lineamientos morales y profesionales. e. Secreto profesional: La información que surja de la organización será secreta y no será usada para beneficio propio ni de otros f. Honorarios:
Estimados
en
relación
directa
con
la
importancia,
responsabilidad, calidad y justa valoración de su trabajo. g. Difusión de servicios: Llevar a cabo un trabajo de calidad y eficiente será el mejor medio de difusión para todo auditor.
El papel del auditor en la implementación de una auditoria administrativa es primordial, ya que el nivel de conocimientos, experiencias, habilidades, destrezas,
responsabilidad
profesional, ética,
responsabilidad
social
y
estructura de pensamiento en que sustenta su trabajo son fundamentales para lograr los resultados esperados. 38
2.2Metodología de la auditoria administrativa La metodología de la auditoria administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática; para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
Para utilizar de manera lógica y accesible se ha dividido por etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.
Franklin (2007) dice que existen cinco etapas que integran la metodología de la auditoria administrativa:
Planeación
Instrumentación
Examen
Informe
2.2.1 Planeación
La etapa de planeación de la auditoria administrativa contempla los lineamientos de carácter general que norman la aplicación de la auditoria, con el fin de garantizar que las tareas planificadas para realizarlas sean pertinentes y relevantes.
El objetivo de esta etapa es conocer el punto de vista de todo el personal de la organización sobre el funcionamiento de la misma, así como tener un panorama general sobre sus errores y aciertos, de tal forma que, durante las etapas posteriores se logre analizar esta información con profundidad y actuar al respecto. 39
En la planeación el auditor debe considerar, entre otros, los siguientes puntos:
I.
características generales de la empresa, con la finalidad de que la planeación de los trabajadores se ajuste a ella y se pueda así, obtener resultados satisfactorios.
II.
Finalidad de los trabajadores; en virtud de que esta constituye el mundo básico para desarrollar adecuadamente un plan y determinar, de acuerdo a las circunstancias existentes, los elementos necesarios para su desarrollo.
III.
Secuencia de su desarrollo; tomando en cuenta que los trabajadores para ejecutar sus tareas deberán seguir un ordenamiento que permita sus desarrollo normal dentro de los limitas de tiempo fijados.
IV.
Estimación de tiempos; hay que delimitar los tiempos que se necesitaran para realizar cada una de las actividades, precisando la fecha de iniciación y terminación de los mismos.
V.
Determinación del personal que intervenga; se refiere a la selección de personal apto para intervenir en los trabajos a desarrollar, ya que es de vital importancia para la realización del trabajo de auditoría.
VI.
Determinación de las técnicas que se utilizaran; las cuales deberán apegarse a las características particulares del objetivo, a la capacidad y experiencia del personal que al auxiliar en el desarrollo de los trabajos y al límite de tiempo disponible para conocer resultados.
VII.
Determinación de los medios materiales; se refiere a los medios que han de necesitar a lo largo del desarrollo de las actividades, tales como: papelería, mobiliario, equipo, etc.
VIII.
Determinación del apoyo que el organismo social proporcionara; este punto se establece de común acuerdo con la empresa, en función a la colaboración que se obtendrá de parte de ella y al personal que colocara en la coordinación de actividades.
40
La planeación consta de cinco etapas que son:
a) Platica con el encargado: esta etapa de la planeación se subdivide en: Datos generales, objetivos y propósitos, tiempo estimado de duración, y condiciones de trabajo. b) Entrevista previa: en esta fase se pretende recopilar información sobre la perspectiva de los empleados, clientes y demás personas involucradas. c) Investigación preliminar: Se realiza mediante la obtención directa y aplicación de entrevistas y se divide en entrevista documental he investigación de campo. d) Determinación del área a estudiar: se registra la amplitud que tendrá la auditoria en mutuo acuerdo con el encargado de la organización. e) Determinación de los detalles a estudiar: para la realización de esta fase se debe tomar en cuenta:
-
Analizar la información recaudada e identificar y registrar los aspectos que requieran mayor estudio.
-
Evitar el uso de adjetivos calificativos a la hora de registrar la información.
-
Incluir estos registros en la auditoria, pues son la base para la realización de la siguiente etapa.
2.2.2 Instrumentación
Esta etapa consiste en conocer con la función de áreas o departamentos sujetos a revisión, lo que permite hacer una recolección de datos, es decir, se hace una revisión del proceso administrativo en relación a las diversas funciones que se desarrollan en una empresa.
41
La auditoría administrativa solo se interesa en conocer la proporción y adecuación de sus recursos en el momento actual, sino también la proyección al futuro por lo que es necesario que el auditor obtenga tanta información como necesite.
La empresa debe brindar información escrita de utilidad para el auditor, como son: el acta constitutiva, objetivos de la empresa, manuales de organización y procedimientos, políticas, instructivos, boletines de información, entre otros. En ocasiones cuando no se cuenta con la información por escrito el auditor tendrá que solicitar que su cliente la realice, pero al carecer de esa información se puede proveer que hay un síntoma de deficiencia en la empresa.
El método de la recolección de información escrita es un medio para comparar si la administración de la empresa se lleva a cabo como se establece en sus normas.
Para que el auditor pueda formase un juicio acerca de los problemas o situaciones referentes al caso que atiende, aplica técnicas adecuadas, a fin de conocer la problemática de fondo. Algunas técnicas más utilizadas son: la encuesta y la observación.
-
La encuesta: Esta técnica se aplica mediante los instrumentos previamente diseñados: Cuestionarios y entrevista.
a) Cuestionario: Utilizando el cuestionario se obtiene información mediante una serie de preguntas escritas. El uso de cuestionarios permite al auditor realizar de manera eficaz la investigación, puesto que pueden ser contestados viarios simultáneamente. Por la clase de respuestas pueden ser:
Con respuestas abiertas
Con respuestas cerradas
Con respuestas colectivas 42
Es importante considerar que la información que se obtiene por medio de los cuestionarios será confiable en la medida en que se verifique.
b) Entrevista: Aquí se obtiene información por medio de conversaciones con aquellas personas que están relacionadas con el caso que se investiga o que tengan relación directa con el aspecto que se desea estudiar con mayor detalle. Para que esta brinde los resultados deseados, el auditor debe planear cuidosamente su entrevista a través de la formulación de una guía escrita de los temas que interesan y en los cuales se necesite una explicación más detallada. La entrevista se puede aplicar en dos formas:
1. En forma particular 2. En forma general o simultanea
-
Observación: para esto es necesario que el auditor tenga acceso a la información escrita, mencionada anteriormente.
a. Verificación: Tiene por objeto comprobar físicamente si se cumplen los objetivos, políticas y procedimientos previamente establecidos, así mismo se utiliza para comprobar la efectividad de datos y cifras en documentos que se hayan analizado. b. Observación: consiste en analizar detalladamente los aspectos a estudiar a fin de conocer las causas de las problemáticas que presente la organización con el propósito hacer las apreciaciones pertinentes.
La observación es sumamente amplia, prácticamente infinita, puede abarcar desde la forma de contestar una llamada telefónica a un cliente o proveedor, la manera de resolver una duda a un empleado o la forma en que se ejecuta una operación en la fábrica, etc. 43
-
La investigación documental: las muestras de documentos varían de acuerdo con la organización documentos. Se pueden
y los objetivos del estudio de estos
requerir: reglamentos internos, informes,
estados financieros, presupuestos, controles, manuales, cartera de clientes, entre otros.
2.2.2.1
Medición
La medición se puede visualizar desde dos perspectivas que son de forma y de fondo. Para la primera se utilizan las escalas de medición; para la segunda, los componentes del proceso administrativo, elementos específicos e indicadores. (Franklin, 2007)
Escalas de medición
Para lograr una mayor consistencia en la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una estrategia de acción, la cual a su vez se relaciona con la composición del proceso administrativo y los elementos específicos, visualizado el propósito estratégico y atributos fundamentales que los asocian, así como con los indicadores aplicables en cada caso.
Las escalas que se emplean con este fin deben cumplir con la función de garantizar la confiabilidad y la validez de la información que se registre en los papeles de trabajo, particularmente en los casos en que las preguntas sean abiertas o de código múltiple que puedan proporcionar una interpretación muy general o errónea.
La
elección y empleo de las escalas de medición están estrechamente
relacionados con las directrices acordadas en la planeación de la auditoria. Sin embargo, su variedad de uso y precisión dependen de las acciones que de 44
manera particular ejerce el auditor, por lo que es necesario que la integren de manera racional y congruente.
Componentes del proceso administrativo y elementos específicos
La selección de los componentes del proceso administrativo y elementos específicos debe hacerse considerando las variables fundamentales que influyen en el desempeño de una organización, tal como su naturaleza, campo de actuación, tamaño, giro, industrial, y enfoque estratégico. No obstante, el grado de profundidad con el que se analice cada variable o juego de variables, depende del proyecto de auditoría y de la estrategia para realizarlo.
Indicadores
Los indicadores son un elemento estratégico del proceso de evaluación de la forma de gestión organizacional, ya que permiten ordenar las acciones en relación con los resultados que se pretenden alcanzar, convirtiéndose en el marco de referencia para definir la jerarquía de los aspectos a auditar, establecer las prioridades de las acciones a analizar y precisar el valor de las cifras y comportamientos que se obtenga.
Su uso como sistema permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o prospectivamente la información para generar alternativas altamente significativas para los procesos de toma de decisiones.
2.2.3
Examen
Esta etapa tiene como finalidad conocer la eficiencia bajo la cual funciona la organización; los resultados obtenidos del análisis de la información recaudada durante la etapa de ejecución, servirán al auditor para poder hacer una
45
comparación entre la situación actual de la organización y el informe de la última auditoría realizada.
Terminada la investigación, el auditor procederá a formular conclusiones, atendiendo el siguiente orden: 1. Concentración de los datos obtenidos en la investigación 2. Clasificación de los datos 3. Evaluación de los resultados 4. Determinación de la solución
A continuación se explicaran brevemente cada uno d ellos
1. Concentración de los datos obtenidos en la investigación
El auditor procederá a analizar una recopilación de toda la información recabada tanto escrita como verbal que le fue proporcionada, así como los papeles de trabajo elaborados en la investigación realizada, con el propósito de analizarlos.
2. Clasificación de los datos obtenidos
Ya recopilada toda la información se procede a clasificar cada uno de los datos que se obtuvieron con el objetivo de facilitar sus análisis y comprensión de tal manera, que el auditor tenga una buena estructuración de la información para realizar de manera óptima, precisa y objetiva sus conclusiones.
3. Evaluación de resultados
Los datos contenidos en los informes, así como las apreciaciones personales, serán des determinantes para que el auditor haga una justa evaluación de las situaciones
y
problemas
investigados.
Requisitos
que
debe
llevar
46
satisfactoriamente, a fin de considerar los problemas importantes y que, consecuentemente, merecen mayor atención para una correcta solución.
4. Determinación de la solución
La solución es la conclusión a que ha llegado el auditor después de haber evaluado los resultados de las investigaciones que efectuó.
La capacidad y experiencia del auditor son factores para la determinación de una solución correcta. Es decir, la auditoria administrativa no puede prescindir de uno de sus elementos más valiosos que es el juicio personal del auditor aplicado a las circunstancias particulares de la entidad auditada.
La evaluación puede enfocarse a los elementos integrantes del proceso administrativo (planeación, organización, dirección y control), así como las funciones de producción, comercialización, finanzas, recursos humanos u otras funciones.
Gracias a la evaluación, el auditor administrativo puede detectar deficiencias u oportunidades en la organización, esto es parte importante del trabajo del auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones lleva consigo una gran responsabilidad social.
2.2.4
Informe
El objetivo del informe es brindar a los encargados de la organización auditada información precisa sobre los resultados obtenidos, para que ellos puedan tomar decisiones óptimas y realizar las mejores o adecuaciones necesarias.
47
Un informe brinda información relevante sobre las prácticas administrativas que se están llevando a cabo en la organización así como también la posición de esta en el futuro.
Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que de esta forma queda constancia de su labor, el informe escrito es prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo. Algunos aspectos que se deben considerar al realizar el informe son:
los datos debe ser precisos.
la redacción debe ser clara, con términos sencillos y comprensibles
se deben hacer recomendaciones constructivas.
la información presentada debe ser verídica, se debe estar seguro de lo que se está informando.
Los informes pueden clasificarse según las necesidades de cada cliente en:
Ordinarios: se formulan cuando el cliente lo conviene previamente con el auditor.
Circunstanciales: se presentan a la dirección de forma imprevista, se formulan a partir de un hecho ocasional surgido durante el proceso de la investigación que debe darse a conocer de forma inmediata.
Presentación y contenido
La presentación y contenido del informe pueden variar en cada organización, esto depende según el tipo de auditoría, su propósito, las fallas encontradas y medidas propuestas, sin embargo, los puntos principales que debe contener son:
48
-
Debe ser redactado en forma sencilla, clara y precisa.
-
Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes.
-
Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado.
-
El informe según el caso deberá acompañarse de todos aquellos documentos formulados como resultado de los trabajos, tales como: Graficas, instructivos, formas, etc.
-
Debe ser constructivo y debe estar sustentado en información real y concreta.
El informe deberá precisar que las conclusiones emitidas son el resultado de apreciaciones personales y que solamente tienen el carácter de opinión, quedando la ejecución de dichas opiniones bajo la responsabilidad de la dirección.
Un informe para cumplir con su objetivo debe contener los siguientes puntos principales:
a. Propósito de la auditoria: debe dar una explicación breve del trabajo desarrollado. b. Hechos relevantes a nivel organización: se deben mostrar los hechos relevantes negativos y que requieren medidas correctivas. c. Hechos relevantes de cada departamento o sección: se informa con mayor detalle los hechos, problemáticas y/o deficiencias encontradas en cada uno de los departamentos. d. Recomendaciones: Deben dar una idea general del porqué de los beneficios que se originaran una vez aceptados los cambios a implementar. e. Anexos: Sirven para ampliar y detallar la información contenida en el informe.
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Según la forma de presentación de los informes estos se pueden clasificar en tres grupos:
Narrativo.- Es aquel en forma detallada cita en orden cronológico el trabajo efectuado con precisión de datos y circunstancias. Importancias.- En este informe se detallaran, por orden de importancia, los trabajos efectuados, a fin de que la dirección quede en condiciones de interpretar fácilmente su contenido y en su caso prestar la atención requerida tomando en cuenta su grado de importancia. Extractivo.- Este informe se caracteriza por que se presenta, antes de desarrollar en detalle cada tema, una síntesis de su contenido. Este tiene por objetivo dar a primera vista, una idea genérica de lo tratado.
Informe final
El informe final de la auditoria es un documento donde se asientan todas las anomalías e irregularidades detectadas y pormenores, durante la práctica de la auditoria, así como las recomendaciones y sugerencias de solución en cuanto a su forma y diseño.
Para la correcta realización del informe se deben tomar en cuenta los siguientes pasos:
a. Alcance de la auditoria. Se deben tomar en cuenta los siguientes datos. Lugar donde se realizó. Periodo que abarco. Nombre de la empresa, dirección, teléfono. Giro de la empresa. Área que abarco la auditoria 50
Tipo de auditoría (total o parcial) b. Apreciación de aspectos fundamentales: la apreciación se realiza de cada uno de los factores que se investigaron describiéndolos uno por uno de manera puntual, analizando las causas de las deficiencias, para posteriormente escribir las soluciones propuestas. Si alguno de los factores no tiene deficiencias se hace constar por escrito. c. Evaluación de la empresa: se evalúa de manera global la empresa u organización, se realiza la determinación del grado de eficiencia y se hace un comentario general de cada área auditada, se dan a conocer las razones por lo que se asigna el grado de eficiencia. d. Anexos: son documentos de los que se vale el auditor para dar una mayor claridad a sus afirmaciones plasmadas en el informe, por ejemplo: las gráficas, diagramas de relación de personal, entre otras.
51
Capítulo III Auditoria administrativa aplicada a una empresa purificadora y embotelladora de agua
3.1 Características de la empresa La empresa purificadora y embotelladorafue fundada en el 2000, en el municipio de Banderilla Veracruz. Ha sido desde su fundación un negocio familiar que se dedica a la purificación, distribución y venta de agua, teniendo como clientes alrededor del 80% de la población del municipio de Banderilla. El agua purifica es extraída de manantiales naturales localizados en la zona montañosa “La Martinica” en banderilla, Ver. Obteniendo así un agua cristalina en excelente calidad, equilibrada en sales por naturaleza y con un fresco sabor a manantial. Su proceso de purificación, así como el esterilizado y envasado de los garrafones se realiza bajo las técnicas más modernas y estrictas a base de métodos naturales sin químicos, lo que garantiza su pureza natura. La empresa dentro de su estructura orgánica actualmente cuenta con solo 5 puestos que son gerente general, supervisor, área de producción que cuenta con un auxiliar y por último el área de ventas el cual está bajo el mando del supervisor y cuenta con un total de 6 vendedores. El horario de trabajo es de 8:00 am a 6 pm con hora y media para salir a comer. MISION Ofrecer productos de calidad y al mejor precio siempre cumpliendo con los estándares de calidad.
53
VISION La visión de la empresa es tener un crecimiento continuo y consolidarnos como una de las empresas líderes en el mercado.
VALORES CORPORATIVOS La empresa electrovida trabajo bajo los siguientes valores:
Ética
Responsabilidad
Transparencia
Calidad
Satisfacción
Estructura orgánica Gerente general
Supervisor
Área de
Área de
producción
distribución y ventas
Figura 3.1 Organigrama de la empresa Fuente: Proporcionada por los dueños
54
3.2 Etapa de planeación Dentro de esta etapa se determinaran los tiempos necesarios para la recolección de información, así como la disponibilidad y disposición de la empresa para nuestra atención a fin de no interrumpir el desarrollo de sus actividades.
Objetivo El objetivo general de este trabajo es detectar, que aspectos de la empresa purificadora y embotelladora de agua son deficientes, para así formular, a partir de la información y observaciones obtenidas, propuestas de mejora para la empresa.
Factores a revisar Proceso administrativo o Planeación o Organización o Dirección o Control
Funciones administrativas o Ventas o Administración o Producción
Fuentes de estudio o Internas El personal de la empresa
Investigación preliminar o Determinación de las necesidades especificas o Identificación de factores que requieren su atención
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Al analizar el proceso administrativo de la empresa se encontraron algunas deficiencias en el área de organización relacionadas con la comunicación. o
Jerarquía de prioridades -
Diagnóstico y evaluación de la empresa
-
Obtención e interpretación de los resultados
-
Proponer cursos de acción
-
Entrega de informe final
3.2.1 Diagnostico administrativo Descripción de ubicación, naturaleza y extensión de factores: la empresa, posteriormente analizada y evaluada, se encuentra ubicada en Palenque No. 30 colonia centro, CP 91300; dentro del municipio de Banderilla, Veracruz.
Especificaciones del perfil del auditor o
Conocimientos administrativos
o
Teoría de la organización
o
Metodología de la investigación
o
Análisis de diseños y estructuras
o
Estudios organizacionales
o
Planeación estratégica
o
Logística
o
Conocimientos sobre auditorias administrativas
Estimación de recursos necesarios o
Recursos materiales: Computadora, impresoras y material de papelería.
o
Recursos humanos: El recurso humano está formado por los integrantes del equipo y el apoyo del catedrático. 56
o
Recursos monetarios: En cuanto a recursos monetarios no se consideraran.
Proyecto de auditoria o Naturaleza: Auditoria administrativa o Alcance: después de realizar una pre-evaluación se detectó que el área de mayor oportunidad de mejora es la de planeación y organización principalmente de comunicación. o Objetivos: elaborar un diagnóstico de la situación actual de la empresa. o Poner en marcha planes de mejora a partir de las oportunidades encontradas en la empresa. Estrategia: La estrategia a utilizar para poder realizar esta auditoría se basa por medio de la observación y analizar de la información obtenida. Así se pretende crear un lazo de confianza con los empleados con el propósito de obtener de ellos su colaboración para poder cumplir con los objetivos establecidos. Justificación: Actualmente la empresa tiene une serie de problemas relacionados con: la deficiente comunicación, la toma de decisiones por parte de los empleados operativos y por último el poco conocimiento de la filosofía empresarial. Acciones o Apoyo del director General para llevar a cabo este estudio. o Manejo e interpretación adecuada de la información de una manera objetiva y clara. o Y por último la supervisión periódica por parte del profesor. Recursos: los recursos necesarios para la realización de este trabajo son equipo de cómputo y de papelería.
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Costos: considerando que es un trabajo con fines académicos con el propósito de llevar a la práctica lo visto en clases no se pretende cobrar por la realización de esta auditoría. Recursos esperados o Ampliar nuestros conocimientos y tener la oportunidad de aplicarlos en casos reales. o Y poderle brindar una opinión de mejora en el proceso administrativo de la empresa. 3.2.2 Cronograma de actividades
Inicio
18 de abril del 2011
20 de mayo
Terminación
Numero 1
Actividad Recopilación
y
análisis
Responsables de
la
Duración x
información
1.1
Gerencia
1.2
Supervisor
1.3
Área de producción
1.4
Área de distribución y ventas
x
2
Análisis de resultados
x
3
Presentación de informe final
elaboro:
x
Esperanza Barradas
x Esperanza Barradas,
x
x
x
Reviso:
Dr. José Manuel Mavil Aguilera
Tabla 3.1 Cronograma de actividades Fuente: Elaboración propia
58
3.3 Etapa de instrumentación A lo largo de esta etapa se seleccionaran y aplicaran las técnicas de recolección que se han estimado como más viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la selección de instrumentos de medición que se emplearon, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz.
3.3.1 Técnicas de recolección En el estudio administrativo se utilizaron algunas herramientas que auxiliaron a la obtención, análisis y evaluación de la recopilación de datos e información necesarios para la elaboración de la Auditoria administrativa. 1. Investigación documental: Mediante esta técnica se obtuvo información sobre los manuales de la empresa.
2. Entrevistas: Se realizaron entrevistas con el Gerente general y con el supervisor, de las cuales obtuvimos información general y se pudo conocer la historia de la empresa así como su filosofía.
3. Cuestionarios: Se aplicaron a los empleados para poder obtener información que nos permitiera efectuar un diagnóstico.
4. Observación: aunque en esta no se contó con mucho tiempo se pudo apreciar el funcionamiento de la empresa y la comunicación que existe entre las áreas
59
Fecha:
Cedula de análisis documental
Núm. hojas: Función:
Periodo Feb. -Jun. De
1
Administrar al personal
Documento
Manual de organización
Resultados del análisis
Propuesta
Después de estudiar el manual de Se sugiere analizar a fondo el manual y organización se pudo observar que actualizar los análisis de puestos y rediseñar desde la creación de la empresa sus políticas, sus procedimientos y procesos. desde hace 10 años no existen cambios significativos
Observaciones: Los manuales administrativos no están dentro de las instalaciones de la empresa. Tabla 3.2 Cedula de análisis documental Nº 1 Fuente: Elaboración propia
60
Fecha:
Cedula de análisis documental
Núm. hojas: Función:
Periodo Feb. -Jun. De
2
Administrar al personal
Documento
Resultados del análisis
Propuesta
Estructura Organizacional
La estructura actual de la empresa no tiene un diseño bien definido sobre su estructura organizacional dando como resultado que el supervisor también funja como encargado del área de ventas. Así mismo no se cuenta con una secretaria y dentro del área de producción es necesario el considerar contratar a una persona más ya que solo se cuenta con dos personas que se encarguen de producir todo para surtir a los 6 vendedores.
Se sugiere definir claramente la estructura orgánica de la empresa, también definir bien cada puesto agregando el puesto de encargado del área de ventas permitiéndole al supervisor dedicarse de lleno a su puesto, así mismo contemplar la idea de contratar una secretaria. Además todo esto les permitirá a todos los empleados conocer los niveles de autoridad y el cómo se encuentra estructurada la empresa.
Observaciones: Los manuales administrativos no están dentro de las instalaciones de la empresa. Tabla 3.3 Cedula de análisis documental Nº 2 Fuente: Elaboración propia
61
Fecha:
del 16 al 19 de mayo
Cedula para la detección y registro de hallazgos y evidencias Núm. Hoja:
Núm.
Hallazgo
Evidencias
Aspectos sólidos
3
Aspectos para mejorar
La mayoría de los empleados saben de la existencia de la Falta de conocimiento y Cuestionarios
1
filosofía
Se considera el dar a conocer a los
empresarial,
sin empleados la filosofía de la empresa, confusión con respecto a aplicados a los embargo al preguntarles cual mediante la publicación de esta en las la filosofía empresarial empleados. es no supieron responder. diversas áreas de trabajo.
62
Entrevista con 2
La ausencia de manuales
Complementar
el
manual
de
Gerente Se encontró que existe la organización y elaborar los manuales de carencia de documentos políticas y los de procedimientos. General. administrativos y reglamentos. el
A lo largo de las pequeñas entrevistas con los empleados 3
Falta de motivación
Entrevistas con comentaron que no existe un los empleados.
programa de motivación, ni por
productividad,
ni
por
Crear un programa de motivación que tenga como objetivo el motivar a los empleados.
ventas. Crear el puesto de jefe del área de El supervisor es el encargado ventas lo que le permitirá al supervisor
4
Falta personal
Entrevista
con
los empleados
de
realizar
las
actividades poder realizar su trabajo sin tener que
como supervisor y al mismo preocuparse por todo lo relacionado tiempo como jefe del área de con el área de ventas. Así como también ventas.
contratar una secretaria y una persona más para el área de producción.
63
Establecer
5
un
programa
de
No se le da mucha importancia entrenamiento y capacitación para el Falta de programas de Entrevista con al desempeño del personal, no personal de la empresa que permita capacitación los empleados hay actualización de técnicas y mejorar los procedimientos y desarrollar al máximo las habilidades del personal. conocimientos.
Tabla 3.4Cedula para la detección y registro de hallazgos y evidencias Fuente: Elaboración propia
64
3.3.2 Medición Después de analizar toda la información se detectó que el proceso administrativo aplicado en esta empresa presenta ciertas oportunidades de crecimiento, en específico en la etapa de organización, por lo cual esta auditoría se enfocó con más ímpetu en dicha área. 3.3.2.1 Indicadores Enseguida se enlistan los indicadores de mayor importancia para la empresa Electrovida:
Grado percibido de planeación
Grado percibido de logro de metas y objetivos
Grado percibido de responsabilidad de los equipos
Grado percibido de coordinación entre puestos de trabajo
Grado percibido de participación y toma de decisiones
Grado percibido de satisfacción de los empleados
Grado percibido de formalización
3.4
Etapa de examen
3.4.1 Etapa de evaluación Las etapas de evaluación de le eficiencia son: 1. Ponderación de funciones 2. Determinación de factores o categorías por evaluar 3. Determinación de grados 4. Asignación de puntos a los factores o categorías por evaluar 5. Calificación
65
Elementos Planeación
Factores Filosofía empresarial Objetivos Políticas
Organización
Manuales de organización Estructura orgánica y funcional Toma de decisiones
Dirección
Supervisión Comunicación Delegación
Control
Proceso administrativo Manual de operación
Tabla 3.5 etapas de evaluación de la eficiencia Fuente: elaboración propia
66
Para los elementos antes mencionados: Grado
Puntuación
Evaluación
I
0
Carencia
II
De 5 a 15
Deficiente
III
De 16 a 30
Mínimo
IV
De 31 a 45
Adecuado
V
De 46 a 60
excelente
Tabla 3.6Evaluación y puntuación de los elementos I, II, III y V Fuente: Elaboración propia
Para el elemento IV: Grado
Puntuación
Evaluación
I
0
Carencia
II
De 1 a 10
Deficiente
III
De 11 a 20
Mínimo
IV
De 21 a 30
Adecuado
V
De 31 a 40
excelente
Tabla 3.7Evaluación y puntuación del elemento IV Fuente: Elaboración propia
67
Tabla de puntuación V
IV
III
II
I
Indicadores y sub indicadores
Planeación 20
15
10
5
0
Filosofía empresarial
20
15
10
5
0
Objetivos
20
15
10
5
0
Políticas
60
45
30
15
0
Totales
Total: 30 Grado III
Organización 20
15
10
5
0
Manuales de organización
20
15
10
5
0
Estructura
organizacional
y
funcional 20
15
10
5
0
60
45
30
15
0
Toma de decisiones Total
Total: 15 Grado II
Dirección 68
20
15
10
5
0
Supervisión
20
15
10
5
0
Comunicación
20
15
10
5
0
Delegación
60
45
30
15
0
Total
Total: 30 Grado III
Control 20
15
10
5
0
Proceso administrativo
20
15
10
5
0
Manual de operación
40
30
20
10
0
Total
Total: 15 Grado 3 Tabla 3.8 Determinación de puntos. Fuente: elaboración propia
69
3.4.2 Interpretación
La
empresa purificadora y embotelladora de agua cuenta con su filosofía
empresarial, objetivos y políticas sin embargo algunos empleados comentan que saben de la existencia de planes de trabajo y de objetivos pero jamás los han visto por escrito, mientras que otros trabajadores dicen que nunca le han dicho nada relacionado con la filosofía de empresa. Por lo que respecta a las políticas en su momento se las han dicho pero no existen por escrito.
Con lo que respecta a la organización no se cuenta con un organigrama bien estructurado ya que el supervisor se encarga también del manejo del área de distribución y venta, la toma de decisiones se concentra en el gerente general, el cual solo le comunica las decisiones tomadas al supervisor que a su vez se las dice a sus subordinados. Y por último los manuales con los que cuenta la empresa no están actualizados y no se encuentran dentro de las instalaciones de la empresa por lo que es casi imposible que los empleados puedan conocerlos.
Dentro de la etapa de dirección encontramos que la supervisión dentro de la empresa es parcial ya que el supervisor al ser también el encargado del área de distribución y venta no cuenta con una supervisión clara como el caso del área de producción, con lo que respecta a la comunicación en ocasiones no es muy clara ya que no hay una comunicación formal entre los departamentos de ventas y el compras y por último la delegación de responsabilidad se da solo en un área.
70
3.5
Etapa de informe
El presente trabajo consistió en la realización de una Auditoria Administrativa a la empresa purificadora y embotelladora de agua con la única finalidad de detectar algunos aspectos de la empresa que presentan deficiencias y apartar de las observaciones realizadas formular propuestas de mejora para la empresa .
El tiempo invertido para la preparación de este trabajo fue de aproximadamente de un mes hábiles periodo comprendido del 18 de abril al 20 de mayo del año 2011.
Durante ese período se analizó la información recopilada mediante varios métodos como son la imprevista, encuesta, asa como cédulas de hallazgos, cédulas de documentación, hoja de análisis, indicadores y ponderaciones, dicha información se procesó.
Antes de dar a conocer el problema que presenta la empresa a continuación se presenta una breve descripción de la empresa, fue fundada en el 2000, en el municipio de Banderilla Veracruz.
La empresa ha sido desde su fundación un negocio familiar que se dedica a la purificación, distribución y venta de agua teniendo como clientes alrededor del 80% de la población del municipio de Banderilla; la empresa se encuentra ubicada en la calle Palenque, colonia centro, CP 91300.
El diagnóstico inicial demostró que la empresa cuenta con problemas en su etapa de planeación ya que sus empleados no conocen sus manuales administrativos y por ende no conocen su filosofía administrativa, así como también presentan problemas en la etapa de organización ya que la estructura de la empresa no está 71
completamente definida. Analizando los cuestionarios que se les aplicó a los empleados, se detectó lo siguiente:
La mayoría de los empleados saben de la existencia de algunos de los manuales de la empresa pero debido a que no se encuentran dentro de las instalaciones de la empresa no conocen el contenido de dichos manuales, es por ello que se recomienda hacer una restructuración de los manuales y así poder actualizarlos para difundir su contenido entre todo el personal. También se sugiere darles a conocer la filosofía de la empresa lo que permitirá que sepan con claridad cuál es la visión, misión, objetivos y valores que representan a la empresa.
Uno de los principales problemas es la falta de motivación hacia los empleados ya que no cuentan con ningún programa de incentivos, así como también la falta de personal, ya que no se cuenta con secretaria y dentro del área de producción también es necesaria la contratación de una persona más.
Y por último la empresa no cuenta con ningún programa de capacitación cuando entra una persona a trabajar solo se le menciona lo que tiene q hacer sin ningún tipo de capacitación ya que la mayoría de las personas que laboran en esta empresa han trabajo con anterioridad en otras empresas de agua purificada como son Ciel y Agua estrella.
Después de analizar todos los problemas con que presentan en la empresa purificadora y embotelladora de agua ya se dieron las sugerencias necesarias para el mejoramiento de la empresa.
72
CONCLUSIONES
La administración es una serie de pasos que tiene por objeto la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de una empresa para poder lograr sus objetivos con la máxima productividad.
El proceso administrativo se compone de cuatro fases: Planeación, organización, dirección y control. De esta última fase de control se deriva la auditoria administrativa, esta es una herramienta muy poderosa que ayuda a una organización a detectar sus puntos débiles y proponer alternativas de solución.
Uno de los principales objetivos de toda empresa es tener una buena administración, tanto de sus recursos humanos, técnicos, materias
y los
financieros y para lograr un manejo eficiente de estos recursos requiere de una administración que se apoye de manera importante en su fase de control, siento está en la que surge la necesidad de definir las deficiencias e inconsistencias de problemas, así como también hacer propuestas para posibles soluciones. Es en esta fase donde se lleva a cabo la auditoria administrativa como una herramienta que usa la empresa u organización para realizar mejoras en su administración.
La auditoría administrativa debe implementarse en todo tipo de organización sin importar sus fines, tamaño o giro, pues nos permite anticipar e identificar fallas y omisiones; de la misma manera, se proponen alternativas de solución que aplicadas de manera correcta, nos pueden ayudar a solucionar problemáticas o fallas dentro del proceso administrativo.
La aplicación de una auditoria administrativa ayuda identificar cuáles son las áreas o departamentos que requieren mayor atención, lo que nos permitirá proponer alternativas adecuadas de solución para mejorar dichos problemas.
74
La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica y sus funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos.
El auditor es la persona responsable conceptualizar, ejecutar y logar los resultados necesarios para mejorar el desempeño de la organización que ha optado por este recurso
con
el propósito de descubrir oportunidades para
mejorar su
administración.
La aplicación de una auditoria permite tener una visión integral de la empresa, minimizando el riesgo de fracaso al tener un panorama claro y objetivo del desempeño de la organización auditada.
El realizar una auditoria periódica como parte de la cultura organizacional, introduce a la organización en un proceso continuo de mejora y búsqueda de calidad; así mismo, permite reaccionar a los cambios que sucedan en el ambiente en que se desenvuelve dicha organización y aquellos que sucedan en su estructura o dinámica.
Como se mencionó anteriormente la auditoria administrativa es una herramienta que sirve de apoyo a la fase de control de las organizaciones, por lo que dicha auditoria se debe adaptar a las necesidades y magnitud de la empresa a auditar; cabe destacar la existencia de metodología propuesta por diversos autores, sin embargo, cada auditor debe adaptar dicha información a las características y necesidades de la organización.
Para que una auditoria sea integral y llegue a conclusiones confiables es necesario que la empresa colabore proporcionando la información en tiempo y
75
forma y permita realizar las observaciones necesarias para poder cumplir con los objetivos de la auditoria.
Tomando en consideración la investigación realizada, se puede concluir que la auditoria
administrativa
debe
aplicarse
a
todas
las
organizaciones
independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas en donde se llega a considerar de poca importancia su aplicación, su aplicación debe ser constante para poder lograr la mayor eficiencia.
Al haber tenido la oportunidad de realizar la auditoria administrativa en la empresa purificadora y embotelladora de agua el diagnóstico inicial demostró que la empresa cuenta con problemas en su etapa de planeación ya que sus empleados no conocen sus manuales administrativos y por ende no conocen su filosofía administrativa, así como también presentan problemas en la etapa de organización ya que la estructura de la empresa no está completamente definida.
Así como también la falta de programas de capacitación para los empleados y la falta de programas de motivación.
Por último se puede concluir que la auditoria administrativa es una herramienta que nos permite conocer los puntos donde existe algún problema dentro de la empresa ya que su rango de acción alcanza a toda la organización repercutiendo directamente en la eficacia y eficiencia alcanzada por dicha empresa.
76
FUENTES DE INFORMACION Fernández Arena, José Francisco (1991). El proceso administrativo. Segunda edición. Editorial Diana.
Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín (2007). Auditoria administrativa: Gestión estratégica del cambio. México: Pearson/Educación.
Martínez Villegas, Fabián (2002). El contador público y la auditoria administrativa. México: Editorial PAC S.A de C.V
Much Galindo & García Martínez (2002). Fundamentos de Administración. México Editorial Trillas.
Pérez Peláez, Ana Isabel (2006). Auditoria administrativa aplicada a una empresa papelera. Tesis de licenciatura, facultad de contaduría y administración. Xalapa Ver, México.
Reyes Ponce, Agustín (2005). Administración moderna. México: editorial Limusa
Rodríguez Valencia, Joaquín (1997). Sinopsis de auditoría administrativa. México: Editorial Trillas.
Rubio Ragazzani, Víctor M. & Hernández Fuentes, Jorge (1986). Guía práctica de Auditoria Administrativa. Tercera edición. México: Ed. PAC S.A de C.V.
77
Anexos
Cuestionario general Nombre: ______________________________________________ Departamento: _________________________________________ Tiempo en el puesto: ____________________________________ Nombre del jefe inmediato: _______________________________ 1. ¿Año de creación de la empresa? __________________________________________________________________ PLANEACIÓN 2. ¿Cuál es la misión de la empresa? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. ¿Cuál es la visión de la empresa? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. ¿Conoce los valores de la empresa? Mencione algunos. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. Mencione cuales son los objetivos generales de su departamento u oficina: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 6. ¿Estos objetivos se alcanzan de manera eficiente? SI: ___ NO: ___ ¿Por qué?____________________________________________________ __________________________________________________________________ 7. Indique en qué medida se han alzado los objetivos hasta este momento:____________________________________________________ __________________________________________________________________
79
8. ¿Existe algún medio de control para el alcance de estos objetivos? SI:___NO:___¿Cuál?_____________________________________
¿Por
qué?
__________________________________________________________________ 9. ¿Cuáles
son
las
principales
limitaciones
que
tiene
para
cumplir
satisfactoriamente con su objetivo? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 10. ¿se encuentran claramente definidas, y por escrito las políticas del departamento? SI: ____NO: ____ ¿Por qué?: _________________________________________ _________________________________________________________________ 11. ¿Me
podría
decir cuáles
son
las
políticas
del
departamento,
y
específicamente de su oficina? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 12. ¿Quién las elabora? __________________________________________________________________ 13. ¿Considera usted que las políticas señaladas son adecuadas? SI: ___ NO: ___ ¿Por qué?:___________________________________________ __________________________________________________________________ 14. ¿Se siguen realmente los lineamientos de estas políticas? SI:___NO:___¿Porqué?______________________________________________ __________________________________________________________________ 15. ¿Existen planes y programas generales y particulares para el desarrollo de las actividades encomendadas a este departamento u oficina? SI: ___NO:___ (En caso negativo) ¿Por qué?: ____________________________ __________________________________________________________________ 16. ¿Quién los elabora y que periodo comprende? __________________________________________________________________ 17. ¿Quién los autoriza? __________________________________________________________________ 80
18. ¿Quién y cómo los evalúa? __________________________________________________________________ 19. ¿Considera de utilidad los planes y programas fijados para el logro de sus actividades? SI: ___ NO: ___ ¿Por qué?___________________________ __________________________________________________________________ 20. Mencione cuales son las leyes, reglamentos, instructivos, circulares, etcétera, en que se basa para desarrollar sus actividades: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 21. ¿Considera que sean adecuados? SI: ___ 22. ¿Están actualizados? SI: ___
NO: ___
NO: ___
ORGANIZACIÓN 23. ¿Se cuenta con un manual de organización, que contenga la descripción de las funciones, desde la jefatura, del departamento hasta el nivel de sección? SI: ___ NO: ___ (En caso negativo) ¿Por qué?: __________________________________________________________________ 24. ¿Se considera que el manual de organización este actualizado? SI:___NO:___¿Porqué?______________________________________________ 25. ¿Se adapta a las necesidades de funcionamiento? SI:___NO:___¿Porqué?______________________________________________ 26. ¿Es conocido por el personal? SI: ___ NO: ___ (En caso de ser negativo)¿Por
qué?:
_________________________________________________ ________________________________________________________________ 27. ¿El manual de organización define claramente la jerarquía, responsabilidad, relaciones y deberes específicos de cada puesto? SI:
___
NO:
___
(En
caso
de
ser
negativo)
¿Por
qué?:
__________________________________________________________________ 28. ¿Considera que existen funciones que originen una duplicidad de labores en la oficina o departamento a la que pertenece?
81
SI:
___
NO:
___
(En
caso
positivo)
Indique
la
causa:
__________________________________________________________________ 29. ¿Cree usted que sobran o faltan puestos para cubrir sus necesidades? SI:___NO:___¿Porqué?:______________________________________________ 30. ¿Considera usted que el personal con el que cuenta es el requerido para su carga y volúmenes de trabajo? SI:___NO:___¿Porqué?______________________________________________ 31. ¿Cuentan con planes de capacitación? SI:___NO:___¿Porqué?______________________________________________ 32. ¿cuentan con planes de calificación de méritos? Si____
No__
¿Porqué?__________________________________________________________ 33. ¿Existen planes de incentivos para el personal? Si___ No____ ¿Por qué?___________________________________________________ 34. ¿Cuentan con planes de promoción? Si__ No___ ¿Por qué?____________________________________________________ 35. -¿El personal de la oficina o departamento es de base? SI:___NO:___¿Porqué?______________________________________________ 36. ¿Evalúan la forma de compensar el esfuerzo del personal? Si___No___ ¿Porqué?__________________________________________________________ 37. ¿Las actividades de suministro se encuentran programadas? SI:___NO:___¿Porqué?______________________________________________ 38. ¿Considera que las condiciones de trabajo son adecuada? SI:___NO:___¿Porqué?______________________________________________ 39. Indique cuáles son las limitaciones más importantes para el desarrollo eficaz de su trabajo: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 40. ¿Considera usted que su oficina o departamento tenga todo el material, equipo y demás medios requeridos para su trabajo? SI:___NO:___¿Porqué?______________________________________________ 41. ¿Su oficina o departamento cuenta con presupuesto? 82
SI:___NO:___¿Porqué?______________________________________________ 42. ¿Considera usted que los recursos económicos de que dispone serán adecuados?Si____No____¿Porqué?____________________________ ____________________________________________________________ DIRECCIÓN 43. ¿Existen niveles de autoridad y responsabilidad definidos para todos los integrantes del departamento? Si____ No____ ¿Por qué?____________________________________________________ 44. ¿Considera usted que los niveles de autoridad y responsabilidad estén definidos adecuadamente? Si___ No____ ¿Por qué?____________________________________________________ 45. ¿Cuenta usted con la autoridad debidamente delegada para el desarrollo de sus actividades? Si____ No____ ¿Por qué?____________________________________________________ 46. ¿Considera usted que existe una adecuada supervisión de las principales actividades u operaciones del departamento y oficinas que la integran? Si____ No____ ¿Por qué?___________________________________________________ 47. ¿En qué oficina del departamento considera que haya abuso de autoridad?____________________________________________________ Indique las causas_____________________________________________ 48. ¿Considera adecuada la información, tanto interna como externa, que se reciben en su departamento u oficina? Si____ No____ ¿Por qué?____________________________________________________ 49. ¿La comunicación que tiene usted con sus superiores y compañeros es adecuada? Si____ No____ ¿Por qué?____________________________________________________ 50. ¿Qué medios de comunicación utiliza para hacer llegar órdenes e instrucciones a su personal?_____________________________________ ____________________________________________________________
83
51. ¿Considera a estos medios de comunicación como los más apropiados? Si____ No____ ¿Por qué?___________________________________________________ 52. ¿Utilizan medios de comunicación (reportes e informes) que usted haga llegar a sus superiores? Si____ No____ ¿Por qué?___________________________________________________ 53. ¿Considera usted a estos medios de comunicación adecuados? Si____ No____¿Por qué?_______________________________________ ____________________________________________________________ 54. ¿Existe malestar, falta de armonía, fricciones, problemas, etc., entre el personal? Si____ No____ ¿Por qué?______________________________ ____________________________________________________________ CONTROL 55. ¿Existen registros de control de asistencia en su departamento u oficina? Si____ No____ ¿Por qué?_______________________________________ ____________________________________________________________ 56. ¿Existe un control de trámites, oficios, órdenes, etc.,? SI:___NO:___¿Porqué?______________________________________________ 57. ¿Utilizan un control para los programas de desarrollo? SI:___NO:___¿Porqué?______________________________________________ 58. ¿Considera usted que los sistemas y procedimientos que se utilizan ayudanal logro de sus planes y objetivos? Si____ No____ ¿Por qué?____________________________________________________ 59. ¿Quisiera usted agregar alguna opinión, comentario o sugerencia adicional a este cuestionario?____________________________________________
Muchas gracias por su colaboración
Firma del entrevistado
Nombre y firma del auditor
Fecha :______________________________ 84
Cuestionarios específicos Capacitación y control del personal El presente cuestionario tiene como propósito obtener información acerca de la situación laboral de los empleados. Su colaboración es valiosa y será de gran apoyo para la mejora de la empresa. Gracias
1.¿Recibió capacitación al ingresar a la empresa? Si________
No________
2.Considera que la capacitación que recibió fue: Excelente_______
Buena_______
Regular_______
Mala_______
3.¿La capacitación recibida apoya la realización de sus actividades dentro de la empresa? Si________
No________
4.¿Considera necesaria una mayor capacitación para realizar sus actividades? Si________
No________
5. ¿En qué aspectos le gustara recibir mayor capacitación? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________ 6. ¿Con que frecuencia le gustaría recibir capacitación? Una vez al año_______
Dos veces al año_______
Otros_______
7. ¿Realizo una prueba o examen para ingresar a la empresa? Si________
No________
Si su respuesta es Si explique en qué consistió: __________________________________________________________________ ____________________________________________________________
85
Cuestionario específico Área funcional:
Área de ventas
Jefe de la unidad:
.
Fecha:
Auditor:
1.- ¿Se cuenta con políticas de ventas por escrito? Si ____
No____ ¿Por qué?__________________________________________
2.- ¿Reflejan los objetivos de la dirección superior? Si____
No____
3.- ¿Conoce las políticas el personal del departamento? Si____
No____ ¿Por qué?__________________________________________
4.- maque las condiciones que describen estas políticas. ( ) Características del vendedor ( ) Selección del vendedor ( ) Obligaciones del vendedor ( ) Forma de realizar las ventas ( ) Adiestramiento 5.- ¿Se diseñan y controlan las formas y registros utilizados? Si____
No____ ¿Cómo?____________________________________________
6.- ¿Existe un método adecuado para el manejo de documentos? Si____
No____ ¿Cuál?_____________________________________________
7.- ¿Qué registros se preparan para información sobre ventas? 8.- ¿Existe algún medio para medir la redituabilidad por vendedor por territorio de ventas? Si____
No____ ¿Cuál?_____________________________________________
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Cuestionario sobre planeación
1.- ¿Cómo están estructurados los objetivos? Detállelos. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2.- ¿A qué tiempo fueron programados los objetivos actuales? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3.- ¿Cómo están estructuradas las políticas? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4.- ¿Están estipuladas claramente las políticas y se han dado a conocer a todo el personal? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5.- ¿Existe un manual de procedimientos por escrito y se ha dado a conocer al personal de todos los niveles? Si ______ No______ ¿Por qué? ______________________________________ 6.- ¿Qué grado de utilidad le da usted a los procedimientos? Explique. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 7.- ¿Considera usted que los procedimientos son los adecuados a las necesidades de la empresa? Explique. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 8.- ¿Se cuenta con programas tanto generales como particulares? ¿Cuáles? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________
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Cuestionario sobre planeación
1.- ¿Cómo se realiza la separación y delimitación de las actividades? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2.- ¿Las actividades de cada puesto están claramente especificadas y relacionadas? __________________________________________________________________ 3.- ¿Se forma la organización de acuerdo con los objetivos? __________________________________________________________________ 4.- ¿Se cuenta con el personal necesario en cara área para desarrollar todas las actividades? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5.- ¿Existe una línea definida de autoridad y responsabilidad desde la dirección hasta el último de los subordinados? ¿Cómo? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 6.- ¿Responde y obedece cada subordinado ante un solo superior? Si ______ No______ ¿Por qué? ______________________________________ 7.- ¿Se han explicado claramente las relaciones entre departamentos o áreas? Si ______ No______ ¿Por qué? ______________________________________ 8.- ¿Hay reuniones interdepartamentales de personal ejecutivo? ¿Cada cuánto? _________________________________________________________________ 9.- ¿Son efectivas las formas actuales de comunicación interdepartamental? Si ______ No______ ¿Por qué? ______________________________________ 10.- ¿Son esenciales todos los departamentos o áreas? ¿Considera que falta personal? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________
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ÍNDICE DE FIGURAS Figura 3.1 Organigrama de la empresa…………………………………………….57
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ÍNDICE DE TABLAS Tabla 3.1 Cronograma de actividades………………………………………….....
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Tabla 3.2 Cedula de análisis documental Nº1……………………………………. 60 Tabla 3.3 Cedula de análisis documental Nº2…………………………………....
61
Tabla 3.4 Cedula para la determinación y registro de hallazgos y evidencias..
62
Tabla 3.5 Etapas de evaluación de la eficiencia………………………………...
66
Tabla 3.6 Evaluación y puntuación de los elementos I, II, III, V………………..
67
Tabla 3.7 Evaluación y puntuación del elemento IV……………………………..
67
Tabla 3.8 Determinación de puntos………………………………………………..
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