BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang dan kegiatan pengedaan pada instansi pemerint pemerintah ah atau perusah perusahaan aan selain selain manufaac manufaactur ture e memegan memegang g perana peranan n yang yang sangat sangat penti penting, ng, kare karena na dari dari sinil sinilah ah pros proses es opera operasio siona nall perus perusah ahaan aan dimula dimulai. i. Kegia Kegiatan tan pembelian pembelian dapat terus berlangsung baik apabila prosedur pencatatan dan pembayaran hutang juga terselenggara dengan baik. Untuk itu perlu adanya pemeriksaan terhadap kegiatan pembelian agar dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan keekonomisan perusahaan. Berdas Berdasarka arkan n evalua evaluasi si yang yang dilakuk dilakukan an ditemuka ditemukan n beberap beberapa a kelemaha kelemahan n antara antara lain; lain; perusahaan tidak memiliki job description secara tertulis, fungsi permintaan pembelian dilakuka dilakukan n oleh bagian bagian pemasar pemasaran, an, transak transaksi si permint permintaan aan pembelia pembelian n dan pesanan pesanan pembelian dilakukan secara lisan tanpa dokumen tertulis, fungsi penerimaan barang dilakukan oleh bagian pembelian, tidak dibuatnya check register dan voucher register, bukti kas keluar tidak dicap “Lunas, tidak adanya pemisahan dokumen yang lunas dengan yang belum lunas.
1.2.
Rumusan Masalah
!idal !idalam am makala makalah h ini, ini, penu penulis lis akan akan memba membaha has s menge mengena naii fungs fungsii audit audit pembe pembelia lian, n, diantaranya; Bagaimanakah audit dalam fungsi "embelian # 1. $pa tujuan tujuan dari audit audit fungsi fungsi pembelian pembelian # 2. Bagaimanakah tahapan%tahapan pembelian dan pengendaliannya # 3. Bagaimakah "rogram "emeriksaan Kegiatan dalam $udit pembelian # 4.
1.3. 1. 2. 3.
Tujuan
$gar pembaca pembaca mengetahui mengetahui fungsi fungsi dari dari audit pembelian pembelian serta serta tujuannya tujuannya $gar pembaca pembaca memahami memahami tahapan tahapan tahapan tahapan pembelian pembelian dan dan pengendalianny pengendaliannya a &engetahui program pemeriksaan dalam audit pembelian
BAB II PEMBAHAAN 2.1.
!ungs" Pem#el"an
'ungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit%unit operasi yang ada di perusahaan. "ada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan a(al dari sebuah proses bisnis. !engan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang%barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produkproduk perusahaan. )ni adalah proses dalam mendapatkan barang%barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utana dn tanggung ja(ab departemen pembelian. !alam sebuah perusahaan dimana terdapat sistem pembelian yang efektif pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan. 2.1.1.
Tujuan Au$"t Pem#el"an
*ujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. "ada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing% masing departemen. +ebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan% bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok. +ebuah audit manajemen dilakukan karena terdapat tanda%tanda bahaya yang ditemukan di perusahaan. +ebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya peningkatan biaya dalam proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor mengalami pengurangan yang sama pada marjin laba. *anda%tanda bahaya tersebut mungkin mengindikasikan bah(a perusahaan mengalami “ketidakefisienan biaya dalam aktivitas pembeliannya sehari%hari "roses audit manajemen menggambarkan bah(a fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan yang benar%benar memiliki fungsi pembelian departemen pembelian-. $sumsinya, bah(a semua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya memiliki departemen pembelian atau seseorang- yang terpusat dan independen untuk mengontrol pengeluaran perusahaan.
2.1.2.
Hal%hal Utama Dalam Au$"t Pem#el"an
Kegiatan pembelian melibatkan berbagai masalah yang bila tidak ditangani secara terencana dapat menimbulkan berbagai persoalan yang serius. al / hal yang perlu diperhatikan secara khusus dalam mengelola kegiatan pembelian. 0.
1rganisasi
Kedudukan bagian pembelian dalam perusahaan akan tergantung kepada jenis usaha, besarnya perusahaan, dan kebijaksanaan pimpinan perusahaan. "ada perusahaan dagang dan perusahaan industry tertentu, dimana banyak dilakukan pembelian barang dagangan atau bahan baku dan suku cadang, maka bagian pembelian pada umumnya memperoleh kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi perusahaan. 2.
+entralisasi dan !esentralisasi Kegiatan "embelian
"erusahaan % perusahaan besar yang mempunyai bebrapa unit operasi sering kali mmempunyai kebijaksanaan pembelian terpusat sentraisasi-. anya ada satu bagian pembelian yang bertugas menangani semua pembelian untuk keperluan perusahaan. Keuntungan yang diperoleh dari kebijaksanaan pembelian yang disentralisasikan, adalah 3 &engurangi duplikasi kegiatan yang timbul pada desentralisasi. o 4iset dan tenga ahli dapat disediakan secara efisien. o "esanan dari berbagai unit organisasi dapat digabungkan sehingga dapat o memperoleh harga yang lebih murah karena membeli dalam jumlah yang besar. Lebih mudah mengikuti perkembangan pasar. o !iterapkan kebijaksanaan tunggal dalam bidang pembelian sehingga o pengndaliannya mudah. Kerugian dari system +entralisasi 3 "etugas pembelian sulit untuk menjadi ahli specialist-, mengenai semua barang o yang harus dibeli lebih / lebih barang tersebut banyak jenisnya. Bagian pembelian sering kurang memperhatikan kepentingan unit organisasi o yang dilayaninya. 5. Ke(enangan "embelian Ke(enangan bagian pembelian perlu ditetapkan secara (ajar khususnya ke(enangan yang menyangkut jenis pembelian apa yang harus diakukan pada bagian ini. *entunya permasalahan tidak hanya ditangani oleh bagian pembelian saja, tapi menurut dengan kebutuhannya masing / masing. 6. "embelian / pembelian !arurat "embelian darurat hanya dilakukan untuk kepentingan yang mendesak saja. *idak perlu mengada ada, &enyadari bah(a pembelian darurat sering kali tidak dapat dihindarkan, maka perlu dibuatkan ketentuan yang menetapkan siapa pejabat yang harus memberikan persatujuan pembeliannya untuk mengurangi timbulnya kerugian pada perusahaan. 7. "embelian untuk 'asilitas "ribadi dengan menggunakan fasilitas perusahaan &ungkin jika ada pega(ai satu atau dua orang pega(ai yang melakukan tindak kecurangan itu tidak akan merugikan perusahaan, namun jika dilakukan berulang kali
itu akan berakibat fatal untuk perusahaan. &aka dari itu perlu diadakan penjagaan ketat agar tidak menggunakan uang perusahaan untuk kepentingan sendiri. 8. Kemampuan $nalisis dalam "embelian Bagian pembelian harus menggunakan semua pengetahuannya agar dapat melaksanakan fungsinya dengan sebaik / baiknyadan memberikan keuntungan maksimal bagi kepentngan perusahaan. 9. :odaan 4ekanan :odaan ini bias berasal dari teman kerja atau teman disekitanya. Biasanya dalam bentuk rakaan misalnya bingkisan lebaran, bonus dan amplop pada karya(annya. al ini perlu juga diperhatikan dan mendapatkan pengamatan yang focus agar tidak terjadi kebangkrutan, atau segala rekanan yang dikeluarkan harus mendapat persetujuan dan pertimbangan oleh pihak perusahaan. 2.2.
Taha&an Pem#el"an $an Pengen$al"ann'a
Langkah / langkah kegiatan pembelian meliputi 3 0. "enentuan kebutuhan. $spek / aspek pengendalian ini pada dasranya diperlukan untuk menja(ab pertanyaan apakah penentuan kebutuhan dibuat atas dasar yang layak dan dikomuniksikan secara tepat kepada bagian pembelian. "enentuan itu dapat didasarkan pada 3 ad(al "roduksi o +istem "ersediaan minimum
2. 1torisasi "embelian !alam 1torisasi "embelian terlibat sejumlah pertimbangan yang bukan menjadi tanggung ja(ab dari pihak yang menentukan kebutuan, melainkan tanggung ja(ab dari bagian pembelian. "ertimbangan / pertimbangan yang dimaksud antara lain didasrakan factor / factor sebagai berikut 3 $pakah barang yang dibutuhkan tersebut tersedia di perusahaan# o $pakah barang / barang yang dimaksud lebih baik dibuat sendri atau harus o dibeli# $pakah pembelian bisa dilakukan# o $pakah anggaranya mengi=inkan# o $pakah konsekuensi / konskuensi keuangan# o
>ang terpenting adalah ada persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang ber(enang dan bagian pembelian telah menginformasikan semua persoalan yang terkait dalam peleksanaan pembelian kepada pejabat tersebut. 5. "elaksanaan "embelian &endapatkan rekanan dan membuat persetujuan akhir untuk pembeian yang akan dilaksanakan, merupakan inti dari aktivitas pembelian. !alam memilih ekanan harus mempertimbangkan 3 Luasnya Usaha pencarian rekanan o Luasnya kontak langganan dengan rekanan o Kendala masing / masing rekanan o "ena(aran yang diajukan rekanan o Kesesuaian dengan kebijaksanaan perusahaan atau pemerintah. o 6. *indak Lanjut "rosedur *indak lanjut yang diperlukan bervariasi sesuai dengan jenis pembeliannya dan panjangnya periode dari jad(al pengiriman atau penyerahannya. 7. "enyelesaian "engiriman "engiriman pengiriman rekanan harus dipantau untuk melihat kesesuaian dengan perjanjian, atau bila tidak, tuntutan ganti rugi apa yang harus diajukan. 8. "enyelesaian Keuangan "enyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang dagang, bekerja sama dengan begian keuangan. >ang perlu diperhatikan adalah kecepatan penyampaian dokumen / dokumen sehubungan dengan pembelian ini, sehingga pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan dengan pembelian ini, sehingga pelaksanaan pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan tepat (aktu untuk dapat memanfaatkan potongan / potongan pembelian.
2.3.
Pr(gram Pemer"ksaan )eg"atan Pem#el"an
$dapun program "emeriksaan Kegiatan "embelian terdiri dari ; 0. "emeriksaan "engelolaan 4esiko 2. "emeriksaan "engendalian !iantaranya ; ? "enentuan Kebutuhan ? 1torisasi "embelian ? "elaksanaan "embelian ? *indak Lanjut "roses "embelian ? "enerimaan Barang ? "enyelesaian "embayaran
2.3.1.
Penentuan )e#utuhan
0-
*ujuan "emeriksaan, meliputi 3 Untuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana kebutuhan barang< jasa. o Untuk memastikan apakah rencana kebutuhan sesuai dengan tujuan menunjang o kegiatan% kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Untuk mengetahui apakah rencana kebutuhan tersebut disahkan oleh pejabat o yang ber(enag. 2- Langkah / langkah kerja "eroleh pedoman mengenai penyusunan kebutuhan barang atau jasa. o &intakan rencana kebutuhan barang yang ingin dibeli. o &eneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan apa tidak. o &intakan rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang dari o perusahaan. "astikan bah(a timbulnya kebutuhan telah sesuai dengan metode dan prosedur o yang berlaku.
2.3.2.
0-
*ujuan "emeriksaan Untuk menilai kelayakan prosedur otorisaasi pembelian. &enguji tingkat ketaatan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.
o o
2-
Langkah / langkah kerja 4evie( prosedur otorisasi pembelian, dengan perhatian khusus pada 3 +iapa yang mengajukan permintaan pembelian. "ersetujuan. 'ormulir apa yang akan digunakan. "eriksa dan lakukan penilaian mengenai 3 *ingkat ketaatan terhadapprosedur yang telah ditetapkan. $pakah prosedur yang berlaku cukup memadai.
o o o o o
1. 2.
2.3.3.
0o
*t(r"sas" Pem#el"an
Pelaksanaan Pem#el"an
*ujuan "emeriksaan Untuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang dutetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya.
Untuk memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan. Untuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan eisiensi o kegiatan pembelian. 2Langakah / langkan kerja Lakukan secra sampel pengujian terhadap transaksi pembelian untuk o memastikan ketaatan terhada kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang telah ditetapkan, baik tentang pelelangan umum, pelelangan terbatas, penunjukan langsung, maupun pengadaan langsung. &eneliti kebenaran formal dan material dari surat "erintah Kerja atau +urat o perjanjian kontrak. &eneliti apakah telah dilakukan penggunaan !aftar rekanan mampu. o *eliti apakah ada kerjasama yang baik dalam kelompok pembelian. o "astiak bah(a formulir standart untuk permintaan pembelian telah diisi dengan o persyaratan dan kondisi yang layak sesuai dengan kebijakan yang beraku. o
2.3.+.
T"n$ak Lanjut Pr(ses Pem#el"an
0- *ujuan "emeriksaan Untuk mengetahui apakah tedapat langkah / langkah untuk memastikan agar produk / produk yang dipesan benar / benar dikerjakan sesuai dangan persetujuan pesanan pembelian. 2o
o
o
Langkah / langkah kerja &eminta dokumen / dokumen yang berhubungan dengan tanggal penerimaan serta spesifikasi barang / barang yang dipesan. &elakukan penilaian terhadap cara% cara petugas pembelian memantau pesanan pembelian. &eneliti apakah dilakukanlangkah / langkah untuk memastikan dipenuhinya pesanan seperti mengunjungi dan mengamati pengerjaan barang / barang yang dipesan serta mengadakan kontak regular dengan para penjual.
2.3.,.
0-
Pener"maan Barang
*ujuan "emeriksaan Untuk memastikan apakahpetugas atau bagian yang menerima barang secara o organisatoris bebas dari petugas atau bagian pembelian. Untuk memastikan apakah petugas yang bertanggung ja(ab telah o melaksanakan ke(ajibannya dengan memeriksa barang% barang yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan. 2- Langkah / langkah kerja &eneliti apakah terdapat pemisahan fungsi antara petugas atau bagian yang o menerima barang dengan petugas atau bagian yang melakukan pembelin.
o
o
o
&eneliti apakah administrasi dan prosedur bagian penerimaan barang mendukung terlaksananya pemeriksaan yang memedaiterhadap penerimaan barang &elakukan pengujian terhadap sebagian barang / barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif atau tidak. &emperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada telusuri bagaimana klaim itu ditetakan.
2.3.-.
Pen'elesa"an )euangan
0-
*ujuan "emeriksaan Untuk mengetahui apakh telah dilakukan langkah / langkah pengendalian yang o perlu sebelum pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan. Untuk mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara bagian pembelian o dangan keuangan. 2- Langkah / langkah kerja &eneliti apakah dilakukan pencocokan antara bukti pesanan pembelian yang asli o dengan data peneimaan barang. &eneliti mengenai potongan / potongan yang diberikan apakah telah memenuhi o prosedur yang ditetapkan dan jumlahnya sesuai apa tidak. &elakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga, pihak bagian keuangan o di ikut sertakan apa tidak. 2.+.
Pemer"ksaan u#stans"
"rogram ini merupakan lanjutan dari program pemeriksaan pembelian atas kegiatan pembelian dan kegiatan lainnya yang berkaitan, yang dilakukan dalam periode pemeriksaan dengan memperhatikan hasil identifikasi resiko dari pengujian pengendalian diatas. "emeriksaan intern bertujuan untuk mengevaluasi tentang efektivitas, efisiensi dan membantu manajemen mencapai tujuannya. &elalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung ja(ab fungsi pembelian dapat di(ujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. *anggung ja(ab itu setidaknya meliputi 2 hal sebagai berikut. "enanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. 1. Berbagai catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan dengan baik. 2. "roses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui penga(asan terhadap permintaan barang
BAB III )EIMPULAN
'ungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit%unit operasi yang ada di perusahaan. "ada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan a(al dari sebuah proses bisnis. !engan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang%barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produkproduk perusahaan. )ni adalah proses dalam mendapatkan barang%barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utana dn tanggung ja(ab departemen pembelian. *ujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. "ada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing% masing departemen. +ebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan% bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok
DA!TAR PUTA)A 1.
2.
3.
Bayangkara, )BK. &anajemen $udit "rosedur dan )mplementasi. +alemba @mpat. 2A0A amilton, $leander,"h.!.&anajemen $uditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit &odern Business Ce( >ork,0DE8. B.+a(yer, La(rence.$udit )nternal +a(yer, penerbit +alemba @mpat,2AA5.
