I.- ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Libros legales exigidos (de acuerdo al Código de Comercio) 1.1 Libro de Actas de Asambleas Generales de Accionistas: Revisado, contenido: 1) Acta de Asamblea Extraordinaria de Accionistas del domingo do mingo 08/03/2009. a) Elección del comité electoral 2009 b) Elección de Comisarios para elaborar informes pendientes del 2007 y 2008, así como 2009 y lo que se complete del 2010. c) Informe de daños del deslave. d) Designación de Comité de Alimentos y Bebidas. La Junta Directiva deja constancia que la ACMCC tiene 2792 no se obtuvo quórum ya que se presentaron menos de 827 socios que equivalen al 30%, que según lo establecido en el art. 25 de los Estatutos de la Asociación, es lo mínimo aceptable. Se difiere para el 22/03/2009. 2) Acta de Asamblea Extraordinaria de Accionistas del domingo do mingo 22/03/2009. a) Elección del comité electoral 2009 b) Elección de Comisarios para elaborar informes pendientes del 2007 y 2008, así como 2009 y lo que se complete del 2010. c) Informe de daños del deslave. d) Designación de Comité de Alimentos y Bebidas. La Junta Directiva deja constancia que la ACMCC tiene t iene 58 socios presentes y 2 cartas poder. El Presidente de la Junta Directiva, Ing. José Miguel Mendez, se comprometió a trabajar con los Tesoreros T esoreros postulados en las distintas planchas, para elaborar el Presupuesto. Quedó constituido el nuevo Comité electoral con el Ing. Alex Andrade como como Presidente. Se propuso el pago especial, especial, por cada socio, de Bs. 260, para solventar el deslave con base en la propuesta presentada por la Junta Directiva. NO se aprobó el mismo. Se pospuso para la siguiente Asamblea. Se pospuso la elección de d e los Comisarios. 3) Acta de Asamblea Extraordinaria de Accionistas del Domingo 12/04/2010. No hubo quórum. 4) Acta de Asamblea Extraordinaria de Accionistas del domingo 26/04/2010. a) Asignación de los cargos de Comisarios Principal y Suplentes. b) Aprobar la cuota extraordinaria de Bs. 260 para atender el caso del Deslave. La Junta Directiva deja constancia que la ACMCC tiene 88 socios presentes y 41 cartas poder. Se eligió como Comisario Principal al socio Luis Chávez, ratificando al socio Leonardo Croce en el mismo cargo. No se aprobó la cuota especial extraordinaria.
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1.2 Libro de Actas de Junta Directiva: El articulo N° 36 de los estatutos de la ACMCC establece que la Junta Directiva se debe reunir por lo menos una (1) vez al mes, lo que significa que la Junta Directiva cumplió, en el periodo 2009, con el compromiso. El artículo 66 de los estatutos de la ACMCC, establece que cada tres (3) meses la Junta Directiva formará un estado sumario de la situación activa-pasiva de la asociación y lo pondrá a disposición de los comisarios. A continuación un resumen de los puntos más relevantes, tratados t ratados en las Actas de Junta Directiva examinadas: 27/01/09 N° 161 Se acordó la convocatoria de la Asamblea de Accionistas del 08/03/2009 con los puntos a tratar. Se acordó llevar a cabo en el primer trimestre la subasta de acciones. Se estableció como tope el 31 de enero del 2009, para la instalación de las máquinas fiscales, lo que sería imposible de cumplir por el retardo del proveedor por motivos de la nacionalización de las mismas. 17/02/09 N° 162 Se aprobó la propuesta de compras de equipamiento para el Bowling. Se aprobó la venta, en Bs. 95.000,00 de la unidad de transporte para el personal. 03/03/09 N° 163 La subasta de acciones del 27/02/09 se declaró desierta, por lo que se ordenó publicar la segunda convocatoria a 1/3 de su valor. v alor. Se acordó la contratación de la empresa “Volúmenes Arquitectónicos”
para que elabore el proyecto de expansión de la terraza en la zona de la piscina. 31/03/09 N° 164 Nada Relevante
06/05/09 N° 165 Se acordó la subasta de todas las acciones de Tesorería (73) a Bs. 18.500,00 c/u. 19/05/09 N° 166 Nada Relevante 26/05/09 N° 167 Nada Relevante
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23/06/09 N° 168 Se acuerda ejecutar, como “Gestión Propia” de la Asociación los trabajos
de la terraza del Solárium, donde contratarán la mano de obra y la Asociación comprará los materiales de construcción, bajo la supervisión de los Ing. Alberto Candiales y José Miguel Mendez. El problema presentado, a nuestro parecer como Comisarios, fue que la obra se ejecutó sin ningún tipo de fianza que respaldara la garantía de la misma, según pudimos constatar en la revisión del contrato con el albañil. Por otra
parte, aún cuando consideramos “Loable” el que los Ing. Alberto Candiales y José Miguel Mendez, donaran sus “Honorarios “H onorarios Profesionales” a la Asociación,
al asumir una responsabilidad como profesionales para supervisar dicha obra, la misma, debería estar respaldada por un contrato donde apareciera el “Alcance” de dicha actividad, así como la responsabilidad asumida por su ejecución. En un caso hipotético de posibilidad mínima, pero cierta, en el que por problemas en los materiales o de ejecución de esta obra se presentara un resquebrajamiento en la estructura, que pudiese ocasionarle un daño físico a alguno de los socios, personal o invitados de la asociación, la responsabilidad caería sobre toda la asociación, sin ningún tipo de asunción de responsabilidad responsabilidad por parte de los ejecutores de la misma. 30/06/09 N° 169 Nada Relevante 23/07/09 N° 170 Se rechazaron 4 postulados para adquirir acciones de la Asociación. 04/08/09 N° 171 Nada Relevante 06/08/09 N° 172 Nombramiento de Luis de La Cruz como secretario de la Junta en sustitución de Domingo Plaz, quién por motivos de viaje, solicitó su reemplazo. Se acordó no darle derecho de palabra a Gabriel Reyes en virtud de quedar demostrado el uso ilegal del logo de la Asociación y la publicación de una página web: www.magnumcityclub.com. www.magnumcityclub.com. 15/09/09 N° 173 Trataron el tema de las demandas penales a introducir en contra de los Comisarios y la Junta Directiva anterior por las solvencias falsificadas del IVSS y la deuda acumulada, para presentar en la próxima Asamblea de Asociados para su aprobación. No se presentó en ninguna de las Asambleas realizadas a la fecha. 30/09/09 N° 174 Nada Relevante 10/11/09 N° 175 Ultima acta del año. 3
Se suspende al socio Gabriel Reyes a partir del 01 de diciembre del 2009. 1.3 Libro Diario Oficial: Actualizado hasta el 30/11/2009. 1.4 Libro de Inventario y Balance: Registrados el Balance General al 31/12/2008 y el Estado de Ingresos y Egresos ó de Resultado correspondiente al ejercicio económico finalizado el 31/12/2008. 1.5 Libro de Acciones: De 95 traspasos de acciones que se realizaron en el 2009, se pudo constatar lo siguiente: en 3 casos no aparecen ninguna de las firmas. En 31 casos no aparece la Firma del Presidente de la Junta Directiva. En 5 casos, no aparecen las firmas ni del Cesionario ni del Cedente. En 13 casos no parece la firma del secretario. Se pudo constatar, además, que siguen apareciendo un gran número de traspasos de los años 2000-2003 y 2003-2005, e incluso, titularizaciones iniciales, sin las firmas correspondientes. Se mantiene nuestra recomendación de que se contacte a todos los socios que presentan este tipo de irregularidad, para proceder a enmendar las mismas, por lo menos con las firmas de los poseedores actuales de las acciones correspondientes.
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2.- Estructura Organizativa: La estructura organizativa es la que corresponde al tipo de una organización social (Club), donde existe la figura de un Gerente General, al cual le reportan las distintas gerencias, tal y como fue la recomendación realizada en el informe de Comisarios del 2008. Las Normas y Procedimientos específicos para ejecutar las operaciones del Club, han sido elaboradas e implementadas durante los años 2008 y 2009 para todas las áreas. Durante el año 2009, se completaron oficialmente todos los manuales correspondientes a dichas normas. Se recomienda que adicionalmente, se contrate la figura de un “Contralor Interno”, que le reporte directamente a la Junta Directiva.
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II.- ASPECTOS FINANCIEROS-CONTABLES Los Estados Financieros que se adjuntan a este informe al 31/12/2009 y 31/12/2008 respectivamente, fueron preparados y suministrados por los auditores de la firma ControlConsult, C.A., en cifras HISTORICAS (primarias) y a su vez auditadas y preparadas en valores constante, re-expresados a moneda del 31/12/2009, igualmente a moneda del 31/12/2009 los estados financieros del año finalizado en fecha 31/12/2008 por los Auditores Externos, a fin de reflejar integralmente el efecto de la inflación en el poder adquisitivo de la moneda de acuerdo con la Declaración de Principios de Contabilidad DPC-10, emitida por la Federación de Colegios de Contadores públicos de Venezuela y escogidos como únicos por la ACMCC. Los comentarios acerca de las variaciones de los rubros de los estados financieros para la revisión y evaluación de las operaciones económicas, financieras y contables de los mismos, los efectuamos en base a la información Suplementaria que se presenta en cifras HISTORICAS, incluyendo la “Reclasificación” realizada por nosotros a efectos de mantener la
consistencia para el análisis comparativo. Los Estados financieros se acompañan en forma detallada en el ANEXO I “Balance General” y en ANEXO II “Estado de Ingresos y Egresos”. A continuación se presentan en forma resumida comparativa, los resultados al 31/12/2009 vs 31/12/2008, el Balance General y el Estado de Ingresos y Egresos, en cifras Históricas y los comentarios acerca de los análisis de las variaciones más importantes de aquellos rubros que consideramos explicar:
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SALDO AL 31/12/2009 ACTIVO Efectivo en Cajay Banco Cuentas por cobrar Socios Empleados Otras Cuentas por Cobrar Total cuentas por cobrar
Nota (3)
260.508 64.675 2.775
Inventario de alimentos y bebidas Gastos pagados por anticipado Retenciones de impuesto sobre la renta Otro Activos Circulantes Total circulante
SALDO AL 31/12/2008 177.936
67.450
995 577 (96.456) (94.885)
188.823 126.663 901.088 1.544.531
115.889 321.958 590.658 1.368.776
72.934 (195.295) 310.430 175.755,38 -
Nota (4)
3.431.036
3.431.036
Propiedades mobiliario y equipo Menos depreciación acumulada Propiedades, planta y equipos, netos
Nota (5)
13.723.844 (8.116.861) 5.606.983
12.784.181 (7.303.803) 5.480.378
Otros Activos Mejoras en Proceso Cargos Diferidos y Otros Activos ACTIVO
Nota (6) 23.359 10.605.910
11.509 10.291.699
Obligaciones Contractuales y Acumulaciones Retenciones por pagar Gastos acumulados por pagar Total pasivo circulante
82.572
63.680 2.198 96.456 162.335
Cuentas por Cobrar a Largo Plazo -Terceros
PASIVO Credito Bancario Cuentas por pagar Comerciales (Proveedores) Total cuentas por pagar
VARIACION
939.664 (813.059) 126.604,97
11.851 314.211 -
Nota (7)
Obligaciones Contractuales a largo Plazo Prestaciones sociales (Indemnizaciones Laborales) Provisiones en Litigio Reserva para Contingencia Nota (14) Creditos diferidos PASIVO PATRIMONIO Nota (8) Cuotas de participacion pagadas - Aporte de los socios-2800 Cuotas de participacion no pagadas Cuotas de participacion Suscritas Menos: Cuentas por cobrar a Socios por Cuotas de participacion Patrimonio Aporte Patrimonial Extraordinario Exceso acumulado de egresos sobre ingresos ( Acumulado) Exceso acumulado de egresos sobre ingresos del Periodo Total Exceso de Egresos sobre Ingresos PATRIMONIO PASIVO MAS PATRIMONIO
(2.417.097) (2.417.097)
(160.054) (160.054)
(2.257.043) (2.257.043)
(945.499) (566.671) (85.706) (4.014.973)
(1.014.287) (174.441) (1.348.782)
68.788 (392.230) (85.706) (2.666.191)
(831.108)
(647.949)
(183.158)
(763.427) (481.297) (6.090.804)
(944.075) (184.390) (3.125.196)
180.648 (296.907) (2.965.608)
(11.475.665) (2.738.960) (14.214.625)
(11.475.665) (2.738.960) (14.214.625)
-
(6.058.219)
(4.166.726)
(1.891.493)
11.214.849 4.542.889 15.757.738 (4.515.106) (10.605.910)
11.214.849 11.214.849 (7.166.503) (10.291.699)
4.542.889 4.542.889 2.651.396 (314.211)
2.1 ACTIVOS 1) Efectivo en Caja y Bancos.- Aún cuando se aprecia un incremento por el orden de Bs. 82.572 en este rubro, debemos señalar, que a la fecha del presente informe, no hemos obtenido de los auditores externos, la confirmación de saldo, aspecto con el cual podríamos tener una apreciación más exacta de la razonabilidad de las cifras. De igual forma, aun cuando las conciliaciones fueron efectuadas, se presenta la cuenta de Banesco, la cual a nivel contable esta sobre girada. Los auditores externos alegan que existen cheques en tránsito, pero en nuestra opinión, no se debe generar pagos por montos superiores a la disponibilidad, con la cual se cuenta. Con este aspecto, podemos afirmar que existen debilidades de control interno, las cuales deben ser mitigadas.
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2) Cuentas por Cobrar.- Presentan una disminución neta en cifras históricas al 31/12/2009 de Bs. 94.885. Básicamente esta variación está compuesta por una disminución de Bs. 96.456, que corresponde al saldo de Otras Cuentas por Cobrar al 2008, por los servicios de alimentos y bebidas, los cuales para el 2009, se reflejan de forma directa en la cuenta por cobrar a socios. Es importante señalar, que dicha cuentas por cobrar, es producto de operaciones de los socios relacionadas con alimentos y bebidas. En tal sentido, somos de la opinión, de que se deben generar mecanismos de control, más estrictos a fin de disminuir este diferencial y aplicar estos montos a los saldos de Bono consumo de ser necesarios. Las cuotas de mantenimiento por cobrar a los asociados según balance al 31/12/2009 alcanzan a Bs. 573.277, la cual presenta un diferencial con el libro auxiliar de Bs. 61.421, para un total de Bs. 634.698 y se han incrementado en un monto neto Bs. 217.991, con relación al saldo del 31/12/2008. Desconocemos el porqué de este diferencial, ya que el auxiliar de control de cuentas por cobrar está en constante comunicación con los registros contables y la aplicación de este por parte de los auditores. Del universo total de 430 socios con cuotas pendientes por pagar al 31/12/2009 tenemos lo siguiente: 1.- Existen 376 socios que deben hasta 9 cuotas, para un total por cobrar de Bs.255.750 2.- Existen 54 socios que deben más de 12 cuotas, para un total de Bs. 317.528, más unas cuotas, con saldos pendientes por validar en banco de Bs. 61.421. Debemos señalar por otra parte, que si bien la gestión de cobranzas, presenta una efectividad del 50.64%, sobre los totales al cierre del ejercicio, su gestión se ve impactada, significativamente por este número de socios con más de 12 cuotas pendientes por cancelar. La Junta Directiva de la ACMCC ha decidido proceder al remate judicial de dichas cuotas de participación. Cabe señalar que este monto de Bs. 634.698, de cuotas de mantenimiento por cobrar, no está registrado en la contabilidad, debido a la política conservadora adoptada por la Asociación, que busca evitar la carga impositiva del pago del IVA y no afectar los flujos de caja dentro de la asociación sobre fondos no cobrados, aún cuando en el dictamen de la Auditoría Externa sobre los estados financieros al 31/12/2009, está mencionado como una excepción. 3) Inventario de Alimentos y Bebidas.Es importante destacar que en este año se nombró una Comisión de Alimentos y Bebidas, compuesta por cuatro (4) socios, quienes se iban a encargar de realizar un estudio detallado de la situación operativa de todo lo que concierne a Alimentos y Bebidas, a los fines de recomendar o no la contratación de un 8
Concesionario que se encargara de dicha actividad, o parte de ella, en la Asociación. Hasta la fecha del presente informe no hemos recibido documentación alguna, aún cuando se solicitó en varias oportunidades a miembros de dicha comisión, correspondiente a la actividad encomendada, por lo que procedimos a realizar el siguiente análisis: Comparativamente, se aprecia un aumento, en cifras históricas, en Bs. 72.932, que corresponde a un 62,93% sobre el saldo del año 2008. Para el año 2008, el ingreso de Alimentos y Bebidas, se encontraba separado por unidad generadora de ingresos. Es decir, Ingresos del Tiky Bar, Fuente soda, etc. Esto permitía aplicar, en nuestro criterio, mejores controles. Fue unificado en un solo rubro de ingresos para el ejercicio 2009 y fue llevado por los auditores al rubro de otros ingresos, lo que rompe con la consistencia de los comparativos con los balances 2008. Una vez realizada nuestra “Reclasificación”, dio como resultado comparativo para este rubro especifico un monto de Bs. 1.320.396, lo que representa un crecimiento de un 30,30%. El incremento en los costos de las compras de algunos rubros de Alimentos y Bebidas fue: Carne bovino, porcino, aves, pescados y marisco, aumentaron en Bs. 515.517, equivalente a un 50.08%. En legumbres enlatados y víveres, se presenta un aumento de Bs. 631.872, equivalentes a un 74,41%. En el rubro de bebidas no alcohólicas, presenta un incremento de Bs. 152.227, equivalente a un 72,63%. El rubro de licores, presenta un aumento de Bs. 180.330,43, equivalente a 31,46%. El rubro de Lácteos derivados, Charcutería y embutidos presenta un aumento de Bs. 162.590, equivalente a un 46.46%. El rubro de Panes tortas y postres presenta un incremento de Bs. 228.813, equivalente a un 249,00%. Como se puede apreciar, ha habido unos incrementos, en la mayoría de estos rubros, que a nuestro parecer lucen exagerados y de difícil explicación por la vía del incremento inflacionario y/o de la población de socios recurrente en el club. Cabe destacar, que por criterios no explicados con notas a los estados financieros por parte de los Auditores, se procedió a realizar una reclasificación en los costos asociados al rubro de alimentos y bebidas, y llevado a los gastos de personal, el cual tiene una correlación directa, con el beneficio de comedor, otorgado a los empleados, con lo cual, se modifican los resultados. Al realizar los comparativos de los dos años, se presenta una variación material del un 203%, con relación al año 2008. A nuestro criterio, se debió una explicación y justificación con una nota en dichos estados financieros. De igual forma, los auditores externos, no estuvieron presente en la toma del inventario físico al 31/12/2009, pero dentro de su informe alegan que utilizaron 9
sistemas alternos, para garantizar la razonabilidad de las cifras presentadas. En tal sentido observamos un ajuste al inventario de mercancía por Bs. 72.934, el cual no posee, por parte de los auditores externos, una nota explicativa a los estados financieros. Según trabajo especial solicitado por parte de la junta, se realizo una toma física, con un auditor externo, en el cual se evidencio la falta de utilización del sistema de control de inventario, conocido con el nombre de TCR, el cual permite controlar hasta el numero de rebanadas utilizadas en la preparación de un sándwich y obtener las disminuciones de inventarios por caducidad de los productos. En tal sentido para el 2009, se manejo el concepto de inventario perpetuo, el cual es afectado al cierre, por la toma física, motivo por el cual se evidencia, la falta de supervisión y controles en los rubros de alimentos y bebidas y la constante violación de los procedimientos escritos utilizados por el club, motivado, en parte, a la alta rotación del personal y a las faltas de supervisión adecuadas a las directrices generadas por la gerencia. Esto evidencia la necesidad de que el Club cuente con una unidad de contraloría, que reporte las debilidades, en la diferentes áreas. Es de hacer notar, que el beneficio de comedor, cambia de nombre para el 2009, a “Programa de Alimento”, el cual se encontraba en el 2008 incluido como parte de integrante del cálculo total del resultado de Alimentos y Bebidas. Para el ejercicio 2009, este beneficio, se presenta como un solo costo, dentro de los gastos de personal, lo que podría incrementar, la relación de egresos sobre ingresos, en el rubro de alimento s y bebidas. Por lo antes expuesto, debemos señalar, que el efecto neto del incremento en el rubro de alimentos y bebidas fue de Bs. 1.223.084, equivalente a un 34,37%, y el incremento de la mano de obra directa, que se utiliza, para prestar este servicio, fue de Bs. 245.227, equivalente a un 20,62%, Una vez obtenidos los resultados totales y observando la relación de ingresos versus costos, debemos señalar que el servicio de Alimentos y Bebidas en cifras absolutas para el ejercicio 2009 vs 2008 presenta un exceso de egresos sobre ingresos de Bs. 1.188.357, equivalente a un 185% al incluir todos los conceptos para mantener la consistencia con el 2008. Por otra parte, es importante destacar el incremento sustancial que sufrió el rubro del “Programa de Alimento” por Bs. 866.134, que equivale a un aumento del 202%. De igual forma, nos llama la atención, el constante exceso de egresos sobre ingresos, que arroja el servicio de Alimento y Bebidas, por lo que hemos sugerido, en anteriores informe, revisar los costos asociados a las compras y realizar controles mas estrictos, sobre estos rubros y sobre las entradas y salidas del almacén, los cuales presentan muchas debilidades de control interno. También hemos sugerido, entregar al personal, los cesta ticket y evitar que los mismo, procedan a consumir este beneficio, de forma directa con recursos de la Asociación.: Debemos, comentar que de forma reiterada, observamos que el servicio de alimentos y bebidas ha generado muchos 10
problemas a la Asociación, tanto en el ámbito de control, como en la relación laboral con el personal, que opera dicha actividad, por lo cual reiteramos nuestra sugerencia y mantenemos nuestra opinión de evaluar la tercerización de este servicio, para evitar a la asociación incurrir en costos innecesarios. 4) Cuentas por Cobrar a largo Plazo.- Debemos señalar que no hubo variación de las cuentas por Cobrar a largo Plazo, en nuestro análisis comparativo una vez hecha la “Reclasificación”. Pero es importante destacar, que los Auditores eliminaron nuestra observación sobre el particular en su dictamen, según su criterio de interpretación, aún cuando les reiteramos cual era nuestro criterio que fue seguido por la Auditora en el 2008. Reafirmamos que dicha cuenta por cobrar a Depromagnum, está conformada por Bs.. 692.076,26 correspondientes a un diferencial originado a consecuencia de no haberse registrado oportunamente la totalidad de los aportes realizados por los 2800 socios iniciales, de acuerdo con el prospecto original, y el diferencial por Bs. 2.738.960,00 que corresponde a 292 cuotas de participación en poder del Banco Mercantil, producto de una solicitud de recursos adicionales por parte de Depromagnum, para completar las obras del Club y que fueron dadas en garantía. Cabe reseñar que si bien por el monto de Bs. 2.738.960,00 existe una acción legal en contra de Depromagnum, al igual que contra el Banco Mercantil, en función a todo un trabajo realizado por la actual Junta Directiva, en el ejercicio del 2007 al 2009, no se realizó ninguna acción conciliatoria de negociación que pudiera resolver la situación extrajudicialmente, en función a las diferentes acciones legales ejercidas por las partes involucradas (Banco Mercantil y ACMCC) a fin de salvaguardar los intereses patrimoniales de los socios. El motivo aludido por la Junta directiva fue que la Asociación no se encontraba en posición de buscar ninguna salida negociada pues se encontraba en proceso de acciones en tribunales y en posición desfavorables. Por otra parte, solicitamos que sobre el monto de Bs. 692.076,26 se realizaran unas provisiones por cuentas de cobro dudoso a fin de amortizar en varios periodos, este monto como una provisión de gastos no deducibles, evitando con esta acción, no solo aprovisionar las cuentas por cobrar y dar mayor razonabilidad a las cifras del balance, sino también evitar que dicha provisión sea considerada por el Seniat como un aumento en los egresos sobre los ingresos producto de cuentas de cobro dudoso, cuyo efecto a fines fiscales sería compensado. De igual forma, solicitamos realizar los ajustes en los siguientes ejercicios económicos de forma gradual y remitir este caso a la consultaría jurídica de la ACMCC, a fin de realizar la acciones legales pertinentes, para los cobros judiciales y extrajudiciales que correspondan, para que posteriormente, agotadas estas instancias, sea sometido a la Asamblea General de Socios, el castigar o llevar a perdidas estos montos dependiendo de los resultados obtenidos de la acción legal. El punto de negociación y/o conciliación con el Banco Mercantil, sobre este particular, fue sometido a consideración de la Asamblea de accionistas y negado, por motivos, a nuestro parecer, relacionados con la forma en que fue
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presentado. Somos de la opinión de presentar, nuevamente, este punto en la primera Asamblea de Accionistas a realizar. 5) Activos Fijos.- El incremento neto, en Bs. 939.664 en cifras históricas, de mobiliario, equipo, instalaciones y programas de computación, (incluye el saldo de Construcciones en Proceso), es el resultado del costo total de las adquisiciones del año 2009, por Bs. 325.826 y las disminuciones del saldo de construcciones en proceso en Bs. 532.680; mas el saldo restante de dicha cuenta por Bs. 81.158 Para el año 2008, el saldo de construcciones en proceso estuvo por el orden de Bs. 220.180, el cual se encontraba expresado dentro de los activos fijos, con su correspondiente nota explicativa. Para el año 2009, los auditores externos consideraron a su criterio, separar el rubro de “Construcciones en Proceso”
(para 2008) o Mejoras Oficina Administrativa (para 2009) y reclasificarlo a otros activos, a efectos de presentación.
Debemos señalar, que para la realización de estos comparativos, tuvimos que realizar reclasificación de los saldos de estas cuentas, solo a efectos de presentación de los estados financieros comparación y mantener la consistencia, con los balances 2008. En relación al control sobre los activos fijos y a fin de identificar los equipos, maquinaria, mobiliario y equipos de oficina y otros bienes, se recomienda realizar una toma de inventario físico de estos activos, lo antes posible, usando una codificación e identificación adecuada y sus posterior comparación, conciliación y cuadre con los registros y libros contables. .Este trabajo debería incluir conteo físico, plaqueo (colocación de etiquetas) conciliación de los bienes inventariados con los libros contables, normas y procedimientos y evaluación del sistema contable de registro y control a efectos de depurar y precisar los valores de los activos fijos, propiedad o no de la ACMCC, ya que hasta tanto no se efectúe este trabajo, no se tiene certeza ni precisión de los cálculos que originan la depreciación anual para cada activo y por ende el gasto, que se está registrando en los libros. 6) Otros Activos.- Presentan un incremento de Bs. 11.851, el cual es producto de las reclasificaciones y ajuste de una nueva cuenta de prepagados; adicionales a las ya existente de depósitos en garantía y cargos diferidos. En tal sentido sugerimos, el ajuste de dicha cuenta y unificar los criterios de cargos diferidos, manejados dentro del área contable.
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2.2 PASIVOS 1) Cuentas a Pagar a Proveedores.- Presentan un incremento de Bs.2.257.043. Este monto está conformado por un saldo de 2008 por el orden de Bs. 9.761 y el saldo de cuentas por pagar a Proveedores del 2009, por Bs. 2.407.336. En tal sentido, solicitamos a los auditores externos, la circularización de las cuentas por pagar, con la finalidad de obtener la razonabilidad de dicha cifra y nos informaron que no las habían recibido en su totalidad. El problema fundamental radica en que NO se parametrizó adecuadamente el nuevo sistema contable y no se supervisó su implementación, por lo que quedó en una sola cuenta “pote”, de difícil análisis, lo que antes estaba separado por auxiliar para cada proveedor. Se mantiene la observación planteada por los antiguos comisarios, proveniente del año 2005, relativo al reporte contable “Balance por Antigüedad de Saldos de Proveedores”, el cual no representa una herramienta confiable, porque
no refleja la verdadera situación de los vencimientos de las obligaciones a 30, 60, 90,120.y más días.
Aun cuando la auditoria no presenta la razonabilidad de las cifras aquí expresadas y el 99,59% de las cuentas se presenta con saldo 2009, desconocemos la antigüedad de estas y no existen notas explicativas a los estados financieros, siendo estas cifras, lo suficientemente material, para aclarar su composición dentro del informe auditado. Recomendamos se considere en el nuevo sistema, la implementación de un reporte adecuado de antigüedad de los saldos de las cuentas de proveedores, de manera de permitirles una apropiada planificación de los pagos y de igual forma la implementación de auxiliares, que permitan un mejor análisis de las cifras expresadas. 2) Prestaciones Sociales.- Presentan un disminución de Bs. 68.788. El saldo acreedor al 31/12/2008 de Bs. 1.014.286, es neto de anticipos. La disminución se origina de la antigüedad adicional durante el ejercicio 2009 y los incrementos en los pagos efectuados por el mismo concepto. En la revisión y cuadre realizado sobre el pasivo máximo teórico versus libros contables de la antigüedad al 31/12/2009, del personal de la ACMCC, observamos algunas diferencias entre los reportes elaborados por Recursos Humanos y los saldos contables, Según la apreciación de los auditores externos estas diferencias no son significativas y las misma son registradas en el momento en que se produce. 3) Retenciones por Pagar.- Presentan una incremento de Bs. 392.230
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Este incremento se produce en vista a las operaciones de la ACMCC a los diferentes entes, al igual que con el SSO y las retenciones del IVA e ISLR.. Debemos señalar que dichas cuentas, se procedió a su separación para un mejor entendimiento del lector de los estados financieros. De igual forma, solicitamos, se realizara la compensación de las cuentas de débitos y créditos fiscales del IVA, para efectos de presentación, en tal sentido y a la premura por la entrega del informe. Esta operación no se efectuó dentro de los balances, pero nosotros realizamos dentro de nuestro análisis dicha compensación a fin de presentar al lector un efecto neto de esta operación. 4) Indemnizaciones laborales.- Presentan un incremento de Bs. 183.158. Este incremento, es producto de que en la actualidad, aun se mantiene en vigencia una serie de litigios laborales, que afectan significativamente la ejecución presupuestaria de la Asociación. Este punto fue reflejado en la auditoria, de acuerdo a información y evaluación suministrada por los Asesores Legales de la Asociación 5) Reservas.- Disminución en Bs. 180.648. Esta disminución corresponde a la actualización para contingencias municipales e intereses creadas y actualizadas al 31/12/2009. Debemos señalar que según información suministrada por los asesores legales de la ACMCC, posterior al cierre del ejercicio económico del 2008 es que se iniciaría las acciones legales de carácter civil por el presunto delito cometido por la Junta Directiva de los periodos 2000-2003 y 2003-2005, sobre el caso del Seguro Social, por cuanto son solidariamente responsables del daño patrimonial ocasionado y en consecuencia todos sus miembros deberán ser considerados en esta eventual condenatoria civil de reparación por daños y perjuicios a la Asociación. 6) Créditos Diferidos.- Presenta un incremento de Bs. 296.907 Esta variación está compuesta fundamentalmente por el ajuste y actualización del saldo de la Cuenta “Bono de Consumo de los socios” y de los ajustes, de operaciones producto de eventos diversos realizados por el club.
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2.3 PATRIMONIO A continuación mostramos los comparativos de los componentes del patrimonio de los años 2009 versus 2008 en cifras constantes e históricas y nuestros comentarios al respecto: Cifras Constante. 2009 Patrimonio de los Accionistas
2008
Nota (8)
Cuotas de Participacion Pagadas Cuotas de Participacion en Litigio Total Cuotas de Participacion Aporte Extraordinario Exceso de Egresos sobre Ingresos Exces o de Egres os sobre Ingres os Acumulado Exceso de Egresos sobre Ingresos del Período Total Exceso de Egresos sobre Ingresos Total Patrimonio de los Accionistas Total Pas ivo y Patrimonio de Los Accionis tas
228.391.628 6.422.121 234.813.749
100.447.110 2.824.462 103.271.572
9.675.797
5.210.795
(195.196.199) (8.398.529) (203.594.729) -83,27% 40.894.817 47.125.482
(56.377.330) (4.879.776) (61.257.107) 47.225.260 51.133.545
Al 31 de diciembre de 2009, el Patrimonio neto en cifras Constante es de Bs. 40.894.817, presentando una disminución con relación al año 2008, producto del exceso de Egresos sobre Ingresos del año 2009. Debemos señalar, que el Exceso Acumulado de egresos sobre ingresos al 2009, es equivalentes al 83,27% de las cuotas de participación pagadas y aportes extraordinarios. En los informes de los comisarios anteriores sobre los resultados obtenidos en las auditorias del 2005-2006, se detalla específicamente todo el desglose de la situación con Depromagnum, tanto del diferencial por las separatas equivalente a Bs. 692.076,26 y las 292 acciones en poder de Banco Mercantil equivalentes a Bs. 2.738.960,00, observación reflejada por nosotros en el informe del 2007 y nuevamente incluida en el comentario numero 4 de Cuentas por cobrar a largo Plazo. Adicionalmente a esto consideramos la situación de impugnación de los balances 2004, de la ACMCC por parte de uno de sus socios y las futuras acciones a seguir sobre dicho caso, con respecto a los presuntos manejos irregulares de la anterior Junta Directiva, tal y como se señalo en los informes de ese año, por los comisarios anteriores. Por lo antes expuesto, solicitamos a la Junta Directiva de la Asociación, a que, en forma concertada con el Banco Mercantil, se plantee un acuerdo de revaloración y venta de dichas acciones que permita la recuperación de lo adeudado, tanto por parte del club como por parte del Banco Mercantil.
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Cifras Históricas: Al 31/12/2009 Bs.F.
CUENTAS Cuotas de Participación Patrimonial Pagadas
Al 31/12/2008 Bs.F.
11.475.665
11.475.665
Cuotas de Participación Patrimonial No Pagadas
2.738.960
2.738.960
Exceso de Egresos sobre Ingresos del año
-4.542.889
-1.489.335
Aporte extraordinario
6.058.219
4.166.726
-11.214.849
-9.725.513
4.515.106
7.166.503
Exceso de Egresos sobre Ingresos Acumulados Total Patrimonio Neto
En el mismo orden de ideas, al 31 de diciembre de 2009, el Patrimonio neto en cifras históricas es de Bs. 4.515.106, presentando una disminución con relación al año 2008, producto del exceso de Egresos sobre Ingresos del año 2009, mas el aporte extraordinario. Debemos señalar, que el exceso de Egresos sobre Ingresos Acumulados al 2009 es equivalentes al 63,96% de las Cuotas de Participación Pagadas mas el Aporte Extraordinario a la misma fecha, sin incluir las Cuotas de participación No Pagadas debido a la situación en la que este último se encuentra. Es importante destacar, que la Asociación Civil es un ente de carácter privado, sin fines de lucro, que se rige de constitución y registro por el Código Civil de Venezuela. Sin embargo, a los efectos de control y seguimiento de sus actividades por parte de los socios que realizan aportes mensuales para su mantenimiento y desarrollo, se opta por utilizar parámetros de control similares a los utilizados en las organizaciones mercantiles. Entre estos está la recomendación de prevenir a los asociados la situación de disminución del valor del patrimonio que deberían tener a la fecha si no se tuviera un exceso de egresos acumulados sobre los aportes acumulados en los últimos años, que ha producido una disminución mayor de un tercio del patrimonio esperado. Aún cuando no hay una obligación legal expresa de reponer patrimonio, los asociados deberían decidir en asamblea, que quisieran hacer sobre el particular. Asumiendo que la asociación continuará como organización en marcha, de carácter privado, sin fines de lucro y una vez resuelta las situaciones mencionadas sobre las cuotas de participación suscritas y no pagadas, el porcentaje mejoraría en 8,64% llevando este índice a 55,32%, en valores históricos.
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2.4 ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS.- Comparativos 2009 versus 2008 en cifras históricas Debemos señalar, que para la realización de estos comparativos, tuvimos que realizar reclasificaciones de los saldos de varias cuentas, solo a efectos de presentación de los estados financieros comparación y mantener la consistencia, con los balances 2008. SALDO AL 31/12/2009
Ingresos Cuotas de Mantenimiento Cuotas por traspaso Servicio al Socio Total Ingresos Egresos Gastos de Personal Alimentos y Bebidas Gastos de Operación Depreciacion y Amortizacion Gastos por servicios de alimentos y bebidas Gastos de Mantenimiento Total egresos Otros (Ingresos) y Egresos Otros (Ingresos) y Egresos Exceso de egresos sobre ingresos
%
54,28%
(7.681.231) (6.469.134) (14.150.365) 6.898.014 4.781.302 3.709.432 844.070 1.434.648 1.279.212 18.946.678
SALDO AL 31/12/2008 (7.046.953)
%
56,70%
-
45,72% 100,00%
(5.381.207) (12.428.160)
43,30% 100,00%
36,41% 25,24% 19,58% 4,45% 7,57% 6,75% 100,00%
13.611.723
39,93% 26,14% 17,95% 5,03% 8,74% 2,21% 100,00%
-5,58%
305.772
20,53%
(253.423) 4.542.889
5.434.738 3.558.217 2.443.013 685.293 1.189.421 301.041
1.489.335
VARIACIÖN
%
(634.278) 36,83% (1.087.927) 63,17% (1.722.205) 100,00% 1.463.276 1.223.085 1.266.419 158.777 245.227 978.171 5.334.955
27,43% 22,93% 23,74% 2,98% 4,60% 18,34% 100,00%
(559.195) -18,31% 3.053.554
1) Ingresos.- Los ingresos percibidos en el año 2009 fueron superiores a los obtenidos del 2008 en Bs.1.722.205 El presupuesto de Ingresos y Egresos para el año 2009 preparado por la Junta Directiva, reflejaba unos ingresos de Bs. 7.027.624, por cuotas de mantenimiento y adicionalmente otros ingresos por servicios a los socios por el orden de Bs. 569.560, mas una estimación producto de Subasta de acciones por Bs. 1.335.000, para un total de ingresos de Bs. 8.932.184, lo que arroja un diferencial favorable de Bs. 5.218.181, básicamente ubicado en los otros servicios que se prestan a los socios. Debemos aclarar que a los efectos de presentación varios de los ingresos fueron sumados a los otros servicios prestados a los socios a fin de mantener los comparativos tal es el caso de los ingresos por asociados familiar, cuota mantenimiento de novios. De igual forma solo a efectos de presentación los ingresos productos de clases de música, gastos de mora cuenta de mantenimiento y ventas de activos fijos, fueron sumados al rubro de otros ingresos y egresos, ya que los mismos, no forman parte de las operaciones normales del club. Por otra parte debemos destacar que los ingresos por venta de alimentos y bebidas se ubicaron en Bs. 5.678.292, siendo los gastos para la obtención de estos ingresos por Bs. 6.215.950 lo que generó un déficit de Bs. 537.658, que deben ser cubierto, con las operaciones restantes del club. Los gastos de operación y mantenimiento del club, están por el orden de Bs. 11.886.658 más el déficit de Alimentos y Bebidas, mas el neto otros ingresos y 17
egresos por Bs. 253.423 y la depreciación de los activos por Bs. 844.070, son lo que conllevan a un diferencial de egresos sobre ingresos de Bs. 4.542.889. Debemos señalar que la depreciación es utilizada a fines fiscales, al efecto de conciliación de la renta y es posible dicha deducción, ya que la misma no forma parte de la cuota de mantenimiento. 2) Egresos.- El total de egresos en cifras históricas del año 2009 es superior en Bs. 5.334.955, a los del año 2008 y exceden en Bs. 10.014.494 a las cifras presupuestadas. Esto basado en el incremento del servicio de Alimentos y Bebidas que representa el 62.06% de este diferencial, el cual no se encuentra estimado dentro del presupuesto de gastos, presentado por la junta y el monto de la depreciación que no se imputa a la cuota de mantenimiento. Por lo antes expuesto sugerimos, establecer políticas más claras, para la actualización e implementación del presupuesto, que permita la toma oportuna de decisiones.
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III.- ASPECTOS FISCALES 3.1. Impuestos Sobre la Renta (I.S.L.R) 1.- El impuesto del año 2009 fue calculado de acuerdo a la normativa prevista en la Ley de Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento vigente. La declaración fue presentada el 26/03/2010 dentro de la fecha requerida por dicha ley y reglamento. 2.- Recomendamos a la Junta Directiva de la ACMCC, revisar el cumplimiento por parte del Club, de lo dispuesto en la Ley de impuesto sobre Alcohol y Especies Alcohólicas y su Reglamento, en lo referente al establecimiento de expendio de Bebidas Alcohólicas adscrita a la Administración de Hacienda, estado en que se encuentra el permiso temporal que proviene de la fundación del Club, para expendio de bebidas alcohólicas, mantenimiento del libro de Registro de Control de Ingresos de Bebidas Alcohólicas (el cual a la fecha de auditoria no existía), este comentario se mantiene desde nuestro informe del 2007. 3.-También recomendamos se revisen los permisos de Bomberos, Exoneración SENIAT y Armas y Explosivos, los cuales deben encontrarse actualizados en la Asociación. En el caso del permiso de Bomberos, para el cierre del ejercicio fiscal, no se encontraba en la ACMCC. Este comentario se mantiene desde nuestro informe del 2007. Por otra parte debemos señalar que si bien la empresa que resultó adjudicada para la realizar los trabajos de detección de incendios, inicia el proceso de presentación de recaudos a partir del 01 de julio 2008 y el contrato es firmado el 31 de agosto de 2008. Se inician los trabajos y los mismos concluyen a medios de enero 2009 (el expediente reposas en los archivos de la ACMCC). Posterior a estos trabajos, se realiza la solicitud de inspección de bomberos la cual es lleva a cabo el 05 de mayo de 2009, forma de inspección No. 002423, en el cual se levantaron una serie de observaciones a ser corregidas, dándole a la asociación un plazo para corregirlas. La segunda inspección se ejecuta el 13 de mayo de 2009, forma de inspección No. 000344 y no es sino hasta el 11 de agosto de 2009, que se recibe el permiso No 2267 con fecha 14 de mayo de 2009. A finales de agosto la Asociación inicio la conformación de los expedientes para solicitar la conformidad de uso y permisos de habitabilidad y posterior permisos de expendio de licores.
En relación a los permisos de Armas y Explosivos, en fecha 08 de febrero de 2007, la asociación envía correspondencia al DARFA solicitando que se conceda entrevista al Presidente de la Asociación. Visto que no hubo respuesta la Junta Directiva decidió esperar el cumplimiento del plazo para solicitar la nueva inspección en el mes de julio de 2008. 19
El 10 de julio de 2008 se inician los trámites de renovación para periodo 20082010, se solicita inspección para la galería de tiro al Funcionario: Cnel. Aref Eduardo Richany. El 11 de julio de 2008, la asociación es notifica que el SM/2 Wilmer Jesus Camacho ha sido designado para realizar la inspección, la cual no se practico. En mayo 2009, es cuando se reciben comunicación del nuevo personal designado a efectuar la inspección de la galería de tiro. 3.2. Impuesto al valor Agregado (IVA). Durante el ejercicio 2009, se pudo observa a detalle, la metodología aplicada, para el cálculo del prorrateo de las operaciones de créditos fiscales utilizadas por la asociación, para el cálculo este tipo de impuesto. En tal sentido, debemos señalar, que si bien el cálculo, se encuentra basado en lo establecido en el artículo 34 de la ley de Impuesto al valor agregado, podemos determinar un posible atenuante, que podría mejorar a efectos tributarios, el cálculo aplicado, permitiendo con este, un mejor aprovechamiento de los mismo y a su vez mejorar el flujo de efectivo de la asociación. Por lo antes expuesto, nos permitimos mencionar, cuál sería la metodología aplicable, para estos casos: 1.-Determinar el monto exacto de aquellas actividades, que no tienen relación directa, con las actividades recurrentes del club y que no son compensable, con las ventas o cobros por los servicios, generadores de ingresos. 2.-Una vez determinado dicho monto, ver su relación o impacto porcentual, con las actividades, que si son generadoras de ingresos en el club. 3.-Determinado su %, con relación a las actividades y proceder al prorrateo de estas, que en las mayorías de los casos debe ser menor al 6,81% aplicado en la actualidad por la gerencia de la asociación. En el mes de abril del 2008, el Seniat realizo una fiscalización, ¨Exhortación al Pago¨ donde se determinaron los siguientes aspectos: no deben ser incluir como ventas exentas, las cuotas extraordinarias, los bonos de consumo, el 10% de los servicios de Mesoneros y las Ventas de Acciones, en tal sentido, solo forman parte de las ventas exentas, los traspaso y las ventas de algunos productos de alimentos y bebidas, motivo por el cual, la Asociación debe trasladar en forma de Prorrata los créditos fiscales. Por lo antes expuesto, en el departamento de Administración y Contabilidad se tomaron los correctivos para el mes de abril de 2008, sin embargo producto de la auditoria se detectaron variaciones en los créditos y débitos fiscales, del ejercicio 2008, por tal motivo deben realizarse declaraciones sustitutivas de algunos meses para regularizar dicha situación. En el informe de Control Interno de la auditora, para el año 2006, en su nota de “impuestos”, señala que en agosto 2007 al asociación recibió multas del
SENIAT por Bs. F. 56.071,68 por incumplimiento de deberes formales del IVA, de los periodos fiscales diciembre 2003 a julio 2005, las referentes al 2005 20
fueron señaladas por los comisarios anteriores en su informe de dicho año, pero dentro de la contabilidad 2006, no existían provisión para cubrir estas multas, por tanto se realizo la cancelación de la misma y se aplico como un gastos del periodo. Recomendamos revisar esta observación, ya si no fue provisionada y se realizo el pago del mismo, debió llevarse contra ajuste de años anteriores, pero entendemos, que el año 2007 fue auditado fiscalmente por el (SENIAT). Esta observación proviene del informe 2007 y la mencionamos nuevamente a fin de corregir en lo sucesivo, que estas acciones se sigan repitiendo.
3.3. Impuestos Municipales: A continuación la situación al 31/12/2009 de los casos pendientes que la Asociación mantienen con la Alcaldía de Baruta de los siguientes reparos, impuestos por la Superintendencia Municipal Tributaria del Servicio Autónomo de la Alcaldía del Municipio Baruta (SEMAT): Recursos Contenciosos Tributarios Recurso Contencioso Tributario ejercido contra La Resolución Nº 00013 emitida por el Servicio Autónomo Municipal de Administración Tributaria del Municipio Baruta del Estado Miranda mediante el cual se le impone a la Asociación Civil Magnum City Club una multa por la cantidad de Cuarenta Mil Trescientos Ochenta y Cinco Bolívares con Sesenta y Tres Céntimos (BsF. 40.385,63) (a) Naturaleza del asunto: Se trata de un recurso contencioso tributario interpuesto por la Asociación en fecha 23 de abril de 2002 contra Resolución Nº 00013 emitida por el Servicio Autónomo Municipal de Administración Tributaria del Municipio Baruta, mediante la cual se le impone un reparo a Magnum por la cantidad de Veinte Mil Ciento Noventa Y Dos Bolívares Fuertes Con Ochenta y Dos Céntimos (BsF. 20.192,82), por concepto de impuesto sobre Patente de Industria y Comercio, causado durante los años 1998, 1999 y 2000. Adicionalmente, la Resolución impuso una multa a la Asociación por la cantidad de Cuarenta Mil Trescientos Ochenta Y Cinco Bolívares Fuertes Con Sesenta Y Tres Céntimos (BsF. 40.385,63). (b) Estado del procedimiento: En fecha 16 de noviembre de 2009, el Tribunal Superior Cuarto de lo Contencioso Tributario declaró la “prescripción de la obligación tributaria y sus accesorios” en el expediente AP41-U-2002-0147 (antiguo 2002-1928) y, en consecuencia, la terminación del procedimiento contencioso tributario contra la Resolución Nº 00013 emitida por el Servicio Autónomo Municipal de 21
Administración Tributaria del Municipio Baruta del Estado Miranda (“SEMAT”).
Actualmente el proceso se encuentra en etapa de notificación de sentencia, a los fines de que el Fisco Municipal pueda ejercer su derecho de apelar del fallo por ante la Sala Político Administrativa del Tribunal Supremo de Justicia.
Recurso Contencioso Tributario ejercido contra reparo contenido en la Resolución Nº 387 emitida por el Servicio Autónomo Municipal de Administración Tributaria del Municipio Baruta del Estado Miranda por la cantidad de Sesenta y Ocho Mil Trescientos Sesenta y Cuatro Bolívares con Treinta y Tres Céntimos (BsF. 68.364,33) (a) Naturaleza del asunto: Se trata de un recurso de nulidad intentado contra la Resolución Nº 387 emitida por el Servicio Autónomo Municipal de Administración Tributaria del Municipio Baruta del Estado Miranda por la cantidad de Sesenta y Ocho Mil Trescientos Sesenta y Cuatro Bolívares con Treinta y Tres Céntimos (BsF. 68.364,33). El pasivo eventual es la cantidad de ciento treinta y cinco mil bolívares fuertes (135.000,00). (b) Estado del procedimiento: Este recurso se encuentra en estado de sentencia. (c) Probabilidades de éxito: . Medias. La jurisprudencia ha sido variable en cuanto a los extremos que debe cumplir un club para que se entienda que no ejerce actividades económicas con ánimo de lucro. Igualmente, el resultado del caso dependerá del valor que se otorgue a las pruebas promovidas y a la aseveración efectuada de que los cobros obtenidos por fuentes de soda, restaurantes, etc., son utilizados para cubrir los costos de mantenimiento del club y no con ánimo de lucro. Es bueno destacar que es criterio de la Junta Directiva en funciones, que la Asociación NO es sujeto de aplicación de impuesto de patente de industria, por tratarse de una institución sin fines de lucro.
3.4. Impuestos Retenidos a Terceros: Los impuestos retenidos a terceros por la Asociación durante el año 2009 de acuerdo al Decreto 1.808 del 23 de Abril de 1997 y sus actualizaciones de las Unidades Tributarias, fueron presentados y enterados dentro de las fechas requeridas en dicho Decreto.
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3.5. Caso Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I. V. S. S.) Hasta 18 agosto del año 2008, se cumplió con los compromisos del Convenio firmado con el (I. V. S. S.), fecha en la cual se cancelo la cuota 36 de 36 de dicho convenio. A la fecha permanece la denuncia ante al Fiscalía y el (C. I. C. P. C.)
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IV.- ASPECTOS LABORALES Y JURÍDICOS La auditoria laboral recomendaciones:
realizada
arrojo
los
siguientes
resultados
y
4.1.- Condiciones de trabajo y Características del proceso laboral: Se mantienen algunos fallos en los contratos y negociación de bonificaciones, en cuanto a duración, reglas no muy claras en la aplicación de Eficacia Atípica, clausulas incompletas o faltantes. Por ejemplo: Se mantiene el pago de 36 días de bonificación al personal entrante, teniendo empleados que disfrutan de 90 días de bonificación. Se realizaron dos aumentos salariales al personal, con una tasa promedio del 25%, durante los meses de mayo y septiembre. Los aumentos se movieron producto del incremento del salario mínimo. DESCRIPCION Nro. Personal PERSONAL FIJO AL TERMINO DEL AÑO 2008 147 PERSONAL CONTRATADO AL TERMINO DEL AÑO 2008 32 TOTAL……. 179 PERSONAL FIJO TERMINO DEL AÑO 2009 PERSONAL CONTRATADO TERMINO DEL AÑO 2009 TOTAL…….
177 14 191
Monto Bolivares Bs. 205.540.30
Bs. 442.217.77
Aún cuando el incremento del personal fue sólo de 12 personas en total (según este cuadro presentado por la Gerencia de RRHH), pero de 30 personas en el caso del personal fijo, lo que representaría un incremento de 20,4%, el incremento en el monto de la nómina al cierre fue 115,15%. Esto, según información de la Gerencia de Recursos humanos, debido al nuevo tren gerencial contratado y la porción del incremento salarial ocurrida durante el 2009. Consideramos que existen 13 personas más empleadas que no se incluyeron en el total que nos suministraron sobre el número del personal fijo y variable. Existe una “Alta Rotación del Personal”,
ya que, sólo tomando el comienzo y el cierre del año, tenemos que de 179 empleados con se comenzó el año 2009, se egresaron 121 personas, lo que representa el 67,6% del total, quedando al final del año con 204 personas, lo que significa que se emplearon 146 personas. Pero la realidad (según un informe presentado por la gerencia de Recursos humanos, que nos arroja una diferencia de 13 personas con respecto al cuadro de arriba entregado también por dicha gerencia) fue que durante el año 2009, se egresaron a 121 personas y se contrataron 146. Esto arroja un índice de Rotación del personal de: 70 %!
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Aspectos a mejorar: La implantación del nuevo sistema informático. Ya que inclusive las liquidaciones del personal saliente, desde el 07 de septiembre del 2009, se están realizando en hojas de Excel. Inventario del Almacén General y proceso de inducción y contratación de su personal. Se ha identificado que el personal contratado para trabajar en el Almacén General, no se le hace firmar ningún inventario de materiales y equipos de dicho almacén al comenzar sus actividades, lo que conlleva a una debilidad de control interno y falta de asignación de responsabilidades a la hora de la pérdida de algún material o equipo. Se recomienda: Determinar reglas claras para la aplicación de la eficacia atípica, incluir clausula con el convenio de aplicación. Estandarizar los contratos al personal ya que se mantienen las diferencias en paquetes salariales de cargos similares. Incluir el porcentaje de salario variable de los trabajadores en el cálculo de los beneficios. Establecer controles y seguimientos al personal responsable de implementar los procesos de control en las distintas áreas. Dado que la Asociación no tiene una convención colectiva laboral, sus contratos son individuales, privando negociaciones puntuales en función a beneficios claros para las partes. 4.2.- Obligaciones Patronales frente a Instituciones públicas: IVSS: Se consiguieron diferencias en las retenciones por este concepto y el Seguro de Paro Forzoso practicadas al personal en comparación con el sueldo devengado y la retención prevista en la nómina correspondiente, por lo que se recomienda tomar los correctivos necesarios para que esto no continúe a fin de evitar futuros inconvenientes con este organismo.. FAOVH: Se evidenciaron retrasos en los pagos obligatorios por este concepto, aludiendo a problemas con el acceso al sistema del Banavih. Recomendamos la adopción de controles de supervisión necesarios para minimizar estos retrasos.
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4.3.- Procesos Laborales: Se realizó auditoria de los procesos laborales y otras acciones jurídicas interpuestas en los tribunales, con la información suministrada por el Escritorio Jurídico “Grau García Hernandez y Mónaco”, en los que se encuentra inmersa la asociación, destacando razón, estatus y posibles resultados. Los mismos se numeran a continuación, en forma resumida y eliminando, en algunos casos, el nombre de la parte contraria a la Asociación para efectos de evitar afectaciones al proceso por el efecto de la publicación del presente informe: Demandas laborales Juicio por cobro de diferencias de prestaciones sociales incoado por XXXXXXXXX (a) Naturaleza del Litigio: Demanda intentada por XXXXXXXXX contra la Asociación Civil Magnum City Club, mediante el cual reclama el pago de la cantidad de cuarenta y seis mil doscientos veintiocho bolívares fuertes con cuarenta y cuatro céntimos (Bs. F. 46.228,44) por concepto de supuestas diferencias en las prestaciones sociales y otros beneficios laborales, derivadas de un pago erróneo del salario mínimo. (b) Estado del proceso: A la espera de la determinación del monto adeudado de acuerdo a lo que estime la experticia complementaria del fallo ordenada por el Tribunal. (c) Probabilidades de éxito: El actor considera que fue mal calculado el salario mínimo nacional que le fuere pagado, toda vez que a su juicio el mismo debe ser sufragado en su integridad por la Asociación Civil Magnum City Club y no, producto de la sumatoria de la porción fija pagada por la Asociación más lo correspondiente a la propina. El Tribunal consideró que efectivamente corresponde una diferencia en: (i) el pago de la diferencia en la prestación de antigüedad; (ii) vacaciones fraccionadas; (iii) bono vacacional fraccionado y (i) utilidades fraccionadas. Juicio por cobro de diferencias de prestaciones sociales incoado por XXXXXXXXX (c) Naturaleza del Litigio: Demanda intentada por XXXXXXXX contra la Asociación Civil Magnum City Club, mediante el cual reclama el pago de la cantidad de ciento treinta y tres mil cuatrocientos ochenta y cuatro bolívares con 12/100 (Bs. 133.484,12 por concepto de supuestas diferencias en las prestaciones sociales y otros beneficios laborales. 26
(d) Estado del proceso: En fecha 9 de febrero de 2010 se consignó Control de Legalidad en contra de la decisión dictada por el Juzgado Superior del Trabajo. (c) Probabilidades de éxito: El actor considera que fue mal calculado el salario mínimo nacional que le fuere pagado, toda vez que a su juicio el mismo debe ser sufragado en su integridad por la Asociación Civil Magnum City Club y no, producto de la sumatoria de la porción fija pagada por la Asociación más lo correspondiente a la propina. Por otra parte, sostiene que ese le adeuda el pago del bono nocturno y horas extraordinarias durante un período de la relación de trabajo, lo cual deberá demostrar por tratarse de hechos negativos absolutos. El Juzgado Superior del Trabajo declaró con lugar la demanda y en consecuencia, condenó a la Asociación al pago de los siguientes conceptos: (i) Bono Nocturno, desde el 01 de mayo de 1999 hasta el 5 de marzo de 2004 y desde el mes de abril de 2004 hasta el 27 de marzo de 2008; (ii) Horas Extras Nocturnas, desde el 08 de marzo de 1999 hasta el 27 de marzo de 2008; (iii) Prestación de Antigüedad y sus Intereses por el tiempo de servicio desde el 08 de marzo de 1999 hasta el 27 de marzo de 2008; (iv) Diferencia de Vacaciones, desde el año 2000 al 2006; (v) Diferencia del Bono Vacacional, desde el año 2000 al 2006; (vi) Vacaciones y Bono Vacacional del año 2007; (vii) Diferencia Salarial o Salarios Retenidos, por incumplimiento del decreto de aumentos de salario decretados por el Ejecutivo Nacional por los periodos 2001 al 2004; (viii) propinas desde el inicio de la relación de trabajo y su incidencia en el resto de beneficios laborales; (ix) Intereses de Mora, Corrección Monetaria y Condenatoria en Costas a la Asociación. En todo caso, quedamos a la espera de la determinación del monto adeudado de acuerdo a lo que estime la experticia complementaria del fallo ordenada por el Tribunal. Juicio por cobro de prestaciones sociales incoado por Varios Instructores deportivos (e) Naturaleza del Litigio: Demanda intentada por Varios Instructores de la Asociación, lo que totaliza la cantidad de Bs. 349.028,24. (f) Estado del proceso: En fecha 9 de febrero de 2009 el Juzgado Superior Segundo ratificó la decisión dictada por el Juzgada Sexto de Primera Instancia de Juicio en la cual se declaró con lugar la demanda intentada por los accionantes.
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(c) Probabilidades de éxito: Los actores consideran que la relación que los vinculó a la Asociación era de naturaleza laboral, lo cual es rechazado por ésta. El Juzgado Superior del Trabajo ratificó la decisión dictada por el Juzgado de Juicio mediante la cual declaró con lugar la demanda y en consecuencia, se condenó los siguientes conceptos para todos y cada uno de los demandantes: (i) Salarios Retenidos; (ii) Vacaciones vencidas y no disfrutadas; (iii) Bono vacacional vencido y fraccionado; (iv) utilidades; (v) indemnizaciones previstas en el artículo 125 de la LOT; (vi) Cesantía prevista en la Ley del Régimen Prestacional de Empleo. Asimismo, se condenó en costas a la Asociación. En todo caso, quedamos a la espera de la determinación del monto adeudado de acuerdo a lo que estime la experticia complementaria del fallo ordenada por el Tribunal.
II.- Procedimientos Administrativos ante la Inspectoría del Trabajo Procedimiento de Reenganche y pago de Salarios Caídos iniciado por cuatro (4) empleados. (a) Naturaleza del asunto: Procedimiento intentado mediante el cual reclama el Reenganche y Pago de Salarios Caídos como consecuencia del supuesto despido injustificado. (b) Estado del procedimiento: A la espera de la decisión. (c) Probabilidades de éxito: Tomando en cuenta el criterio de la Inspectoría del Trabajo a favor de los trabajadores, estimamos que existen altas probabilidades en que sea declarado con lugar el reenganche y pago de salarios caídos. Procedimiento de Desmejora iniciado por XXXXX. (a) Naturaleza del asunto: Procedimiento intentado por XXXXXX mediante el cual reclama supuestas Desmejoras en sus condiciones de trabajo. (b) Estado del procedimiento: A la espera de la notificación de la Asociación Civil Magnum City Club.
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(c) Probabilidades de éxito: Este procedimiento está suspendido, toda vez que el trabajador intentó una demanda laboral. Procedimiento de Calificación de falta iniciado por La asociación en contra de XXXXXXXX. (a) Naturaleza del asunto: Se trata de un procedimiento de calificación de falta iniciada por la Asociación Civil Magnum City Club contra Rafael Bocaney a fin de obtener la autorización para proceder al despido justificado. (b) Estado del procedimiento: Suspendido hasta tanto se resuelva el procedimiento de reenganche. (c) Probabilidades de éxito: Tomando en cuenta el criterio de la Inspectoría del Trabajo a favor de los trabajadores, estimamos que existen escasas probabilidades en que sea autorizado el despido del trabajador. III.- Demandas Civiles Incidencia Juicio Banco Mercantil contra Depromagnum (a) Naturaleza del asunto: Se trata de una incidencia surgida con ocasión del recurso de apelación ejercido por la Asociación Civil Magnum City Club contra el auto dictado por el Juzgado Décimo de Primera Instancia en lo Civil, Mercantil y del Tránsito de la Circunscripción Judicial del Área Metropolitana de Caracas, mediante el cual se homologó el convenimiento suscrito entre el Banco Mercantil y Depromagnum en el marco del juicio que por ejecución de prenda constituida sobre doscientas cincuenta cuotas de participación patrimonial fue iniciado por el referido Banco contra Depromagnum. En el marco de la referida incidencia el Juzgado Superior que conoce del caso se debe pronunciar sobre la validez o no del auto que homologó el convenimiento suscrito y, de ser el caso, reponer el juicio de ejecución de prenda al estado en el que la Asociación Civil Magnum City Club se pueda hacer parte para discutir la propiedad de las cuotas de participación patrimonial sobre las cuales fue constituida la prenda. (b) Estado del procedimiento: Actualmente se encuentra en estado de sentencia. 29
(c) Probabilidades de éxito: Por los argumentos que fueron esgrimidos por ante el Juzgado Superior Séptimo en lo Civil, Mercantil y del Tránsito de la Circunscripción Judicial del Área Metropolitana de Caracas tanto por el Banco Mercantil como en nombre de la Asociación Civil Magnum City Club, consideramos que las probabilidades de obtener una sentencia favorable son moderadas. Juicio que por cumplimiento de contrato y daños fue iniciado por XXXXXXX contra la Asociación Civil Magnum City Club (a) Naturaleza del asunto: Se trata de una acción o juicio civil que por cumplimiento de contrato de compra venta de una cuota de participación patrimonial fue iniciado por XXXXXXX contra la Asociación Civil Magnum City Club. También se reclaman los supuestos daños y perjuicios derivados de no haber realizado el traspaso de la cuota de participación patrimonial. El monto demandado fue ciento treinta y nueve mil quinientos bolívares fuertes (Bs. F. 139.000,00). (b) Estado del procedimiento: Actualmente se encuentra en estado de citación por carteles. (c) Probabilidades de éxito: Como quiera que nos encontramos en la fase de citación, y por ello se desconoce cuales son las pruebas que será promovidas por el demandante, es difícil, por no decir imposible, determinar las probabilidades de obtener una sentencia favorable a los intereses de la Asociación Civil Magnum City Club. Juicio que por daños y perjuicios fue iniciado por XXXXXXXX contra la Asociación Civil Magnum City Club (a) Naturaleza del asunto: Se trata de una acción o juicio civil que por supuestos daños y perjuicios fue iniciado por XXXXXXXXX contra la Asociación Civil Magnum City Club. Los daños y perjuicios demandados ascienden a la cantidad de trescientos veinticinco millones de bolívares (Bs. 325.000.000,00), actualmente trescientos veinticinco mil bolívares fuertes (Bs. F. 325.000,00). (b) Estado del procedimiento: Actualmente el juicio se encuentra en estado de sentencia.
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(c) Probabilidades de éxito: Como quiera que dicho juicio nos fuese encomendado cuando se encontraba en estado de sentencia es sumamente difícil determinar las probabilidades de obtener una sentencia favorable a los intereses de la Asociación Civil Magnum City Club. Juicio que por Nulidad de Asamblea de Socios fue iniciado por José Miguel Méndez contra la Asociación Civil Magnum City Club (a) Naturaleza del asunto: Se trata de una acción o juicio civil mediante el cual José Miguel Méndez en su condición de socio solicitó la nulidad de las decisiones adoptadas en una Asamblea de Socios. (b) Estado del procedimiento: Actualmente el juicio se encuentra en estado de sentencia. (c) Probabilidades de éxito: Como quiera que dicho juicio nos fuese encomendado cuando se encontraba en estado de sentencia es extremadamente complejo determinar las probabilidades de obtener una sentencia favorable a los intereses de la Asociación Civil Magnum City Club. Juicio que por Titularidad de Cuota de Participación Patrimonial fue iniciado por XXXXXXXX contra la Asociación Civil Magnum City Club (a) Naturaleza del asunto: Se trata de un juicio civil mediante el cual Miguel Ortegón demandó la propiedad de una cuota de participación patrimonial. El monto demandado fue sesenta millones de bolívares (Bs. 60.000.000,00), actualmente sesenta mil bolívares fuertes (Bs. F. 60.000,00). (b) Estado del procedimiento: Este juicio se encuentra sentenciado. La sentencia es favorable a los intereses la Asociación Civil Magnum City Club dado que declaró el decaimiento de la acción, y por ende culminado el procedimiento. (c) Probabilidades de éxito: Como quiera que dicho juicio nos fuese encomendado cuando se encontraba en estado de sentencia es extremadamente complejo determinar las probabilidades de obtener una sentencia favorable a los intereses de la Asociación Civil Magnum City Club. 31
Juicio iniciado por la Asociación Civil Magnum City Club contra un socio por infracción marcaria (a) Naturaleza del asunto: Se trata de un juicio civil mediante el cual la Asociación Civil Magnum City Club demandó al socio XXXXXXX por infracción marcaria, por cuanto éste se encontraba utilizando el logo de la Asociación, así como fotos de las instalaciones y el slogan del club para fines personales. El monto de la demanda es de Doscientos Mil Bolívares Fuertes (BsF. 200.000,00) (b) Estado del procedimiento: Este juicio se encuentra en etapa de citación personal. (c) Probabilidades de éxito: Estimamos posibilidades reales de obtener éxito, por cuanto creemos que existen las pruebas suficientes para demostrar la infracción marcaria.
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V.- OTROS ASPECTOS Los estados financieros correspondientes al ejercicio económico financiero al 31/12/2009 Y 2008, han sido auditados por la firma de auditores Controlconsul, C.A., en su condición de Contadores Públicos independientes, cuyo dictamen y notas a los mismos fueron entregados previamente e incluyen los comentarios de los rubros del Balance general y Estado de Ingresos y Egresos. En nuestro informe, solo revelamos, señalamos y destacamos a los socios aquellas situaciones y observaciones detectadas en nuestra revisión y que consideramos importante de acuerdo a lo exigido en el Código de Comercio, Leyes y Estatutos de la ACMCC, basados en los principios y normas de contabilidad de aceptación general, que requieren de atención inmediata, por parte de la Junta Directiva. 1.-Memorando de Control Interno: Sin bien este nos fue entregado, debemos resaltar varios puntos de interés que se reflejan dentro del mismo. I. Efectivo y Bancos: Observación: Debilidades de control interno, referente al manejo y cuadre de las operaciones involucradas, de igual forma el proceso de conciliaciones, se mantiene esta nota de nuestro informe 2008. Cabe mencionar que existen erogaciones por montos significativos, no justificado, lo que presume, solicitudes de anticipos para gastos, los cuales evidencian, falta de control, al momento de la solicitud y su posterior, rendición de cuentas. Recomendación: Mantener los procedimientos a seguir, a fin de mitigar los riesgos en el control oportuno y cuadres relacionados a dichos rubros. II Cuentas por Cobrar Observación: Debilidades de control interno, referente al manejo de La facturación y la cobranza a los socios, las mismas están unidas en el mismo departamento, lo cual no es recomendable, se mantiene esta nota de nuestro informe 2008. Recomendación: mitigar el riesgo, con la diversificación de responsabilidades, dentro de la unidad que realiza dicha actividad. De igual forma, se realizo el cambio de sistema, sin la aplicación de un paralelo, el cual permitiría obtener los resultados, de la posible migración y medir el impacto del cambio, en tal sentido, pudimos detectar debilidades, como son, la no utilización de auxiliares por cada socio.
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