Armazenagem de Produtos

Gestão de Mercadorias na Armazenagem: um método para localização de materiais em duas empresas comerciais Management of goods in storage: a method for location of materials in two commercial companies RECEBIDO EM: 13/10/2008 E ACEITO EM: 30/07/2009

Ricardo César Rocha da SILVA

Graduado em Administração pela FAFICA Diretor da TECICOL TECIDOS na cidade de Caruaru (PE) E-mail: [email protected]

Tássio Patrese de LIMA

Graduado em Administração pela FAFICA E-mail: [email protected] Inêz Manuele dos SANTOS

Mestre em Engenharia de Produção pelo PPGEP/UFPE Professora das Faculdades FBV, FAFICA e FAPE E-mail: [email protected] Resumo

Este artigo apresenta formas de localização e endereçamento de materiais em duas empresas comerciais, visando melhor aproveitar o espaço físico de armazenagem, agilizar o processo de estocagem e separação e reduzir suas perdas de materiais e operacionais. Para tanto, foi necessário um estudo sobre características de armazenagem e seus aspectos relevantes ao processo operacional de uma empresa, bem como de suas atividades e o processo inerente à atividade de estocagem e organização de materiais. O trabalho caracteriza-se como um estudo de caso, onde, a partir da identificação de fatores deficientes e significantes dos processos focos nessas duas empresas comerciais, buscou-se propor soluções eficazes ao processo de gestão dessas. O resultado foi a elaboração de um modelo para auxiliar de forma eficaz a seleção do ponto de estocagem e seu endereçamento. Palavras-chave: Logística. Armazenagem. Localização de materiais. Layout. Abstract This paper presents ways to address and location of materials in two commercial companies, seeking better use the space for storage, expedite the process of storage and separation and reduce the losses of these materials and operational. Therefore, it was necessary to a study on the storage characteristics and yours aspects relevant to the process of operating a business, as well as its activities and the process inherent in the activity of storage and organizing materials. The study characterizes itself as a case study, where the identification of factors

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Gestão de Mercadorias na Armazenagem: um método para localização de materiais em duas empresas comerciais __________________________________________________________________________________________ disabled and significant outbreaks of the processes in these two commercial enterprises, sought is proposing effective solutions for the process of managing such. The result was the development of a model to help effectively to the selection of the point of storage and your address. Key-words: Logistics, Storage, Location of materials, Layout. 1. Introdução

A maioria das empresas e instituições precisam manter estoques para que sejam supridas as necessidades não só dos clientes externos, como também dos clientes internos. Os estoques são constituídos por materiais e suprimentos que uma empresa ou instituição mantém, seja para vender ou para manter insumos ou suprimentos para o processo operacional e, como esses são armazenados em depósitos (almoxarifado), seu dimensionamento e administração física estão intimamente relacionados. Atualmente, há uma grande pressão sobre as empresas quanto à questão da manutenção dos estoques, que para as empresas comerciais são essenciais a sua operação, além de representar parte significativa do seu capital financeiro. Os clientes querem variedade, disponibilidade e rápido atendimento, e esses valores, em sua maioria, são supridos pelos estoques, sendo foco principal das empresas varejistas. Mas a maneira como essa questão é tratada pode elevar os custos e despesas operacionais que, consequentemente, são repassados ao preço final de venda, reduzindo o poder competitivo e a lucratividade da empresa. O principal enfoque passa a ser, então, identificar necessidades de bens, elaborar estimativas de previsão e dimensionar estoques, buscando também otimizar os custos de transporte. A falta de visão logística, que tem como principal função a movimentação e armazenagem de materiais, tem ocasionado uma miopia na gestão de materiais, em específico nas atividades de armazenagem. A logística oferece valor de tempo e lugar, e sua função tem o objetivo de determinar o material certo, na quantidade certa, no momento certo, na condição adequada a um custo adequado. Mas por que, então, a maioria das empresas ainda a relega? A resposta pode estar na falta de informação e competências para lidar com tal atividade. Das atividades logísticas, a armazenagem tem recebido pouca atenção da maioria das empresas comerciais e de serviços (que envolvam uma significante movimentação de materiais). Mas muitas melhoras operacionais podem ser advindas da gestão de armazenagem. A administração do sistema de armazenagem deve propiciar a integração do fluxo de materiais e informações em todas as suas atividades operacionais, incluindo, segundo Arbache et al (2007), atividades que, no geral, se agrupam em receber, estocar, separar e expedir. O ponto estocar é que trata das questões de endereçamento e localização dos materiais, e essa decisão possui uma influência vital sobre como o espaço efetivamente deve ser utilizado. Neste artigo são, então, apresentadas propostas de localização e endereçamento de materiais em duas empresas comerciais, bem como a redefinição do layout para ajustarem-se às propostas apresentadas, seguindo um modelo para auxiliar a análise das necessidades dos materiais relacionados a sua armazenagem. 2. A armazenagem e suas características no varejo

Segundo Alvarenga e Novaes (2000), ao longo do processo logístico, surgem fluxos de mercadorias entre pontos diversos da rede logística e, na interface desse processo há a necessidade de se manter produtos estocados por certo período de tempo, como o que ocorre nas organizações varejistas. É nesse momento que surge a necessidade da função armazenagem e isso significa formação de inventário e seus respectivos custos, pois uma parcela do capital de giro será necessária para a implantação e manutenção desse sistema. REGES - Revista Eletrônica de Gestão, Picos, v. 2, n. 2, p. 122-137, mai./ago. 2009 – www.ufpi.br/reges

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Apesar de parecerem referir-se ao mesmo fato, há distinção entre as denominações armazenagem e estocagem. Armazenagem, segundo Moura (1997, p. 4), “é a denominação genérica e ampla que inclui todas as atividades de um ponto destinado à guarda temporária e à distribuição de materiais (depósitos, almoxarifado, centros de distribuição, etc)”, enquanto que estocagem “é uma das atividades do fluxo de materiais no armazém e o ponto destinado à locação estática dos materiais”. Em um armazém pode haver vários pontos de estocagem. As funções do sistema de armazenagem, segundo Moura (2005), são: recebimento; identificação; conferência; endereçamento para o estoque; estocagem; remoção do estoque (separação de pedidos); acumulação de itens; embalagem; expedição; registro das operações. Para ser eficiente nessas funções básicas, as metodologias específicas empregadas para receber, estocar, retirar e expedir as mercadorias naturalmente dependem do ambiente em que o armazém está inserido. Contudo, a habilidade para lidar com os problemas oriundos da armazenagem seria bem mais direcionada para a solução dos problemas se forem levados em consideração os objetivos gerais do processo de armazenagem. Segundo Moura (2005), esses objetivos são: maximizar a utilização da mão de obra; maximizar a utilização do equipamento; maximizar a utilização do espaço; maximizar a utilização da energia; maximizar o giro dos estoques; maximizar o acesso a todas as mercadorias; maximizar a proteção a todos os itens; maximizar o controle das perdas; maximizar o serviço aos consumidores; maximizar a produtividade; e minimizar os custos. Segundo Levy e Weitz (2000), os varejistas possuem a função de fornecer variedade de produtos e serviços, dividir lotes grandes em pequenos, manter estoque e fornecer serviços, justamente por esses serem valores requisitados pelos clientes mais próximos à ponta da cadeia de suprimentos. Mas quando são observadas as decisões quanto ao gerenciamento de mercadorias (planejamento de sortimento de mercadorias, sistema de compra, mercadorias de compra, preços e composto de promoção de varejo) não há nenhuma incidindo quanto à importância do processo de armazenagem, tão essencial para garantir sua conservação, evitar avarias e perdas, agilizar seu encontro, evitar misturas de mercadorias, garantir sua existência pelo controle de entrada e saída, minimizar movimentos e custos logísticos, entre outros. Para as empresas comerciais que utilizam a metodologia de gestão Efficient Consumer Responte (ECR), resposta eficiente ao consumidor, as características de armazenagem são essenciais para responder aos processos de reposição contínua dos produtos. A metodologia do ECR prima, segundo Ching (2001), pela gestão colaborativa entre fornecedor e distribuidor, com o objetivo de determinar as categorias de produtos e seus níveis ótimos, de acordo com a análise da demanda e as características de época e modismo de consumo. Isso é feito com vista a reduzir o volume de itens estocados e evitar sua paralisação, em busca de aumentar o giro dos estoques e incrementar o volume de vendas pelas necessidades latentes dos clientes, utilizando os recursos operacionais disponibilizados da melhor forma e promovendo a redução dos custos e despesas operacionais. As estratégias do ECR, segundo Ching (2001), giram em torno de quatro decisões: introdução eficiente de produtos, sortimento eficiente da loja, promoção eficiente e reposição eficiente. Dentro dessa ótica de integração fornecedor/atacadista-varejista, Moreira e Ihy (2006) afirmam que o processo de compras é otimizado, permitindo redução do tempo de fornecimento de mercadorias, recebimento de produtos de melhor qualidade, redução de estoques, o que facilita a integração e um estabelecimento de relações mais duradouras entre cliente e fornecedor. Em sua maioria, as empresas varejistas utilizam seu espaço de instalação para a loja, e pouco é destinado à armazenagem, tão essencial à estocagem das mercadorias disponibilizadas no salão de vendas das lojas, principalmente para aquelas empresas que não possuem centro de distribuição. Uma falha na armazenagem pode causar alguns transtornos às vendas, como longa espera do cliente pelo encontro da mercadoria, gerando desconfiança nele REGES - Revista Eletrônica de Gestão, Picos, v. 2, n. 2, p. 122-137, mai./ago. 2009 – www.ufpi.br/reges


quanto ao controle do processo, além de perda de venda por aqueles que não toleram espera ou frustração porque o último item estava com defeito ou com avaria por causa da forma como foi acondicionado, entre outros. Dentre as atividades de armazenagem, destaca-se neste trabalho o processo de organização do espaço de armazenagem e localização e endereçamento dos materiais, devido aos impactos que estes têm trazido ao tempo de ciclo de atendimento e os diversos transtornos operacionais. 2.1 Sistema de estocagem interna

Até pouco tempo, o almoxarifado era visto apenas como um lugar para guarda de materiais, mas com o crescimento dos volumes de negócio e as necessidades de movimentação rápida e eficiente das mercadorias, passou-se a perceber sua funcionalidade com maior critério, buscando soluções que facilitassem a localização dos itens, a determinação dos níveis de estoque, a utilização do espaço físico, a minimização de avarias e deteriorizações e a aceleração da separação de pedidos, a fim de reduzir as despesas gerais. Os materiais podem ser estocados em locais reservados para tais, próximo às operações e/ou em pátio externo à operação das empresas, dependendo das características do material (sólido, líquido, material a granel, material de difícil manuseio) e de suas características físicas (tamanho, peso, forma, risco de danos, condições). Segundo Moura (1997), os métodos de estocagem são bastante variáveis. Há métodos que tratam como os produtos podem ser estocados e separados, por itens, em caixas ou em pallets, por exemplo; outros que tratam da posição no sistema de estocagem, posição fixa ou aleatória; outros que tratam onde os materiais serão guardado/acondicionados, em caixas, estantes, porta- pallets, silos; e outros que utilizam critérios de organização, como seleção em corredores ou frente de corredores. Há empresas que recorrem a esses sistemas de forma híbrida, mas os critérios para sua seleção devem levar em consideração as características dos materiais e o seu movimento e fluxo. Alguns dos problemas principais na estocagem estão na disponibilidade de espaço e na segurança dos materiais, equipamento e pessoas. Isso tem a ver com o conceito de horizontalização e verticalização da estocagem. Segundo Moura (1997), a horizontalização é indicada para empresas que possuem baixo movimento de materiais, utilizando-se de equipamentos de baixa estatura. Para outras, que possuem maior movimento de materiais e levando em conta o custo da área de armazenagem, o terreno e principalmente os problemas de layout e mão-de-obra, a alternativa mais indicada é a verticalização, ou seja, a elevação da estocagem, maximizando a utilização do espaço disponível e tendo-se, como conseqüência direta, a redução da área ocupada e do custo por metro ocupado. Portanto, a decisão por verticalizar o estoque exige a inclusão ou renovação de equipamentos de elevação e de estruturas elevatórias para acondicioná-los. Mas tudo isso depende do novo volume de trabalho, e em muitos casos há soluções baratas, mas menos ágeis, e que dependem da natureza física do material. Tem-se, então, que o propósito de qualquer sistema de estocagem é o mesmo: ter o estoque certo, na quantidade certa, no lugar certo, no momento certo e nas condições adequadas. Portanto, não há um sistema ótimo, o ideal é aquele em que se levam em conta as circunstâncias e exigências do processo. (MOURA, 1997). 2.2 Sistema de localização e endereçamento de estoque

O principal objetivo da utilização de um sistema, ou da combinação de sistemas de localização de materiais, é estabelecer os parâmetros para a perfeita identificação e facilidade de localização dos itens estocados. Como existem vários sistemas de localização de estoque, REGES - Revista Eletrônica de Gestão, Picos, v. 2, n. 2, p. 122-137, mai./ago. 2009 – www.ufpi.br/reges


para se estabelecer qual deles será mais adequado é necessário estar atento aos fatores indicadores desta questão, que são: o tipo dos produtos estocados, os tipos de instalações necessárias, os tipos de processamento e o tamanho dos pedidos. A estocagem pode ser centralizada (mantida um local específico para tal, como por exemplo, em um almoxarifado) ou descentralizada (mantida em mais de um ponto, como além do almoxarifado, junto às unidades de operação ou num pátio externo, como é o caso dos gases e tarugos de alumínio). Numa loja de confecções, por exemplo, pode haver uma mesma mercadoria com estoque na frente de loja e outro no almoxarifado. A diferença entre ambas as formas está no controle, na distância e na visibilidade e disposição do estoque. De acordo com Moura (1997), os estoques podem ser localizados: Em função das características dos materiais, onde a divisão pode ser feita por: - Agrupamento, onde os materiais serão estocados de acordo com a forma correspondente à lista de materiais ou outro tipo de agrupamento semelhantes e identificados pelas divisões das estantes, aplicável a baixo volume; - Tamanho, peso e espécie de materiais, que permite aproveitar bem o espaço; por freqüência, onde os materiais mais movimentados são posicionados mais próximos à saída; - Separação entre lote de reserva e lote diário, localizados em pontos distintos, sendo neste último mantida a quantidade de maior movimentação; - Local de uso, onde os materiais ficam exatamente postos no próprio local onde serão usados. Em função das características do espaço, que somado aos fatores do material, busca localizar o material levando em conta as características disponíveis do espaço, como seu tamanho, sua conveniência, a distância em relação a outras atividades associadas, a disponibilidade, as características da construção, a área exigida para funções e serviços auxiliares e necessidade de espaço para corredores, ruas etc. Comumente, usa-se uma combinação destes sistemas, buscando maximizar o espaço, utilizar de forma efetiva equipamentos e pessoal, ter acesso rápido e fácil ao material, movimentar eficiente e seguramente os materiais e ter qualidade na armazenagem. Existem dois sistemas básicos para atribuir locais específicos para itens individuais, ou seja, os materiais, dependendo do volume movimentado e da capacidade do espaço designado ao item, podem ou não ter uma posição fixa. Segundo Arnold (1999), esses sistemas chamamse de localização fixa, onde o item é atribuído a uma unidade de armazenagem, também chamados de localização permanente, e nenhum item é estocado ali, sendo aplicados nas circunstâncias de pequeno processamento e quando há pequeno número de itens a ser estocados; e de localização flutuante ou aleatório, onde o item é estocado onde haja espaço, podendo ser estocados em vários pontos ao mesmo tempo e em locais diferentes entre períodos, aplicados em situações que exijam mais espaço de acomodação para um item, sendo de melhor utilidade cúbica, mas que exigem maior controle de localização do item e de disponibilidade de espaços de armazenagem. Após projetar a área de estocagem dos itens, deve ser estabelecido um sistema que indique onde o material está estocado, um endereço que informe facilmente onde o encontrar. Segundo Moura (1997), o sistema de endereçamento pode se dar por zonas, por código do item, por coordenadas cartesianas ou por rua, número e nível (altura). Os dois primeiros são empregados em sistema de blocagem e os dois últimos em estocagem com estanterias e estruturas. Ainda segundo este autor, há três coordenadas utilizadas na constituição de um sistema de referência; são elas: ruas ou corredores de prateleiras ou estantes, números e altura. Com as devidas coordenadas qualquer funcionário do armazém pode identificar exatamente a posição correta onde buscar ou guardar os materiais. Assim, podem-se designar critérios para se endereçar os materiais e encontrá-los com facilidade. Por exemplo: uma empresa X possui em seu estoque dez corredores de estantes onde se encontram os materiais. Podem-se criar os •

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códigos 01, 02, 03, 04, 05 e assim sucessivamente para cada uma dessas estantes. Depois são estabelecidos os critérios das prateleiras, que geralmente ficam na parte horizontal das estantes. Pode-se classificá-las por A, B, C, D... seguindo-se por todas as prateleiras da estante. O último passo é estabelecer os critérios para as colunas, que são as partes verticais do endereçamento, que também podem ser classificadas por números, como: 01,02,03,04,05 até o término das colunas da estante. Assim, a codificação para a identificação da localização no estoque é, por exemplo, 01b01, que significa que o item deverá ser guardado na estante 01, localizada na prateleira b, coluna 01. Para melhor compreensão, a figura 1 ilustra o exemplo citado, de localização de um item. Estante 01 1

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A B C D E

Figura 1: Exemplo de endereçamento de materiais Fonte: Autoria própria, 2007.

Vale ressaltar que há outros sistemas de localização e que a eficiência deles depende da sistemática de controle adotado e da arrumação e remoção, levando em consideração o sistema PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai). 2.3 Planejamento de espaço e Layout

Para saber como organizar os materiais em um sistema de armazenagem é necessário, primeiramente, identificar os itens que serão mantidos estocados (com suas referidas quantidades máximas) e classificá-los, pois isto implica a seleção dos métodos de estocagem e a forma de planejar os espaços necessários à sua estocagem e ao layout do sistema. A escolha do que manter em estoque é, principalmente, um fator de volume de movimentação de um item e de demanda do mercado. Já o nível máximo de estoque pode ser obtido utilizando-se de técnicas de previsão da demanda (considerando os casos de estoque de segurança) mais julgamento pessoal, a partir da análise do comportamento de demanda e tendências do mercado. Segundo Julianeli (2006), uma análise estatística dos dados históricos das vendas é feita para identificar os componentes quantificáveis da série histórica, como nível de demanda e oscilações, e outros que não podem ser quantificados, como lançamento de produtos e ações da concorrência, devem ser interpretados para a correta alocação de recursos para o atendimento da demanda. Para o nível máximo, também se deve considerar o espaço disponível para estocagem. Essas informações geram, então, os insites para o planejamento adequado dos espaços necessários às operações de armazenagem e seus respectivos pontos operacionais. O planejamento do espaço, segundo Moura (1997), divide-se em duas partes: Planejar as áreas de recebimento e expedição, que inclui definir os materiais a serem recebidos e expedidos, determinar as áreas de plataformas (docas para recebimento de transportadores), as necessidades de espaço para a circulação dos veículos, os espaços para manobras no armazém, as necessidades de áreas intermediárias e as necessidades de espaço para as atividades relacionadas à plataforma; e Planejar o espaço para estocagem, que inclui definir os materiais que serão estocados e suas respectivas características físicas e químicas e de quantidades; determinar o tipo de localização (fixa, aleatória ou combinada) e outras soluções de métodos alternativos. •

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Já para projetar o layout de um armazém, ainda segundo Moura (1997), é preciso: Definir a localização de todos os obstáculos, como colunas de apoio, saídas de emergências, poços de escada e elevador e equipamentos contra incêndios; Localizar as áreas de recebimento e expedição, levando em consideração as melhores posições para recebimento dos transportadores; Localizar as áreas primárias, secundárias, de separação de pedidos e de estocagem, para que se tenha máximo espaço, movimentação de materiais e eficiência de mão-de-obra, para os materiais mais importantes a serem estocados; Definir o sistema de localização do estoque, onde cada item irá ficar; e Avaliar as alternativas de layout do estoque, quanto à intensidade de uso, semelhança de agrupamento por localização dos itens, à distribuição dos locais por tamanho e peso, às características físicas e químicas dos materiais e à utilização do espaço. A grande decisão do projeto de armazenagem está em apontar onde itens específicos de estoque devem ser localizados, como devem ser arranjados e que método usar para encontrar o estoque no armazém, de modo a minimizar as despesas de movimentação, obter máxima utilização do espaço de armazém e satisfazer a restrições de localização do produto, como segurança, seguro contra incêndio, compatibilidade e necessidades de separação de pedidos. O nível de atividade e de serviço desejado em um armazém determina o seu custo. Para tanto, deve-se buscar um equilíbrio entre três objetivos, que, segundo Moura (2005), são: bom fluxo de material, custos operacionais baixos para estocagem e coleta e eficiente utilização do espaço de estocagem e dos equipamentos. O fluxo de material diz respeito ao percurso dos itens desde o ponto de recebimento à expedição, sendo determinado pela disposição de recebimento, estocagem, embalagem e estruturas de estocagem. O melhor percurso é o mais curto para o fluxo do material, porque custa dinheiro mover material e para isso, dois princípios, segundo o autor, devem ser seguidos: minimizar o retrocesso, buscando direcionar o movimento dos itens para a expedição, conforme ilustra a figura 2; e localizar as atividades relacionadas próximas, visando minimizar as distâncias de movimentação entre duas operações, por exemplo. A coleta e a embalagem são atividades que devem ser paralelas, por haver quantidades menores de movimentação entre ambas. •

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Expedição Estocagem de expedição

m e gEstocagem a l a b m E

de peças

Estocagem de recebimento

Recebimento

Figura 2: Esquema de fluxo de material Fonte: Adaptado de Moura, 1997.

De acordo com Viana (2002), o objetivo básico da armazenagem é estocar mercadorias da maneira mais eficiente possível, usando o espaço nas três dimensões (comprimento, largura e altura) com o intuito de aperfeiçoar a armazenagem e proporcionar a REGES - Revista Eletrônica de Gestão, Picos, v. 2, n. 2, p. 122-137, mai./ago. 2009 – www.ufpi.br/reges


movimentação rápida e fácil dos suprimentos desde o recebimento até a expedição, para que assim possa-se munir a identificação positiva dos itens, poupando tempo, mão-de-obra e equipamento. Vale destacar que o espaço é um recurso básico, cuja manutenção representa um investimento considerável, devendo ser cuidadosamente planejado e utilizado. 3. Metodologia

O estudo caracteriza-se como uma pesquisa descritiva e exploratória, buscando relatar as circunstâncias do processo de armazenagem, conhecendo e entendendo casos específicos de necessidades e ajustes relacionados ao tema. Também se pode considerar como um estudo de caso, que, segundo Brenner e Jesus (2007, p. 19), consiste numa “investigação empírica sobre um fenômeno em seu contexto real, através de uma exploração intensiva de uma única unidade de estudo”, e que segundo Gil (1999) é utilizado em pesquisas com diversas finalidades, tais como de exploração de situações da vida real, onde os limites não são claramente definidos e de descrição de situações da realidade onde a pesquisa será realizada. As técnicas de pesquisa empregadas foram a bibliográfica, utilizando-se de fontes secundárias publicadas em livros, artigos e em meios eletrônicos como a internet, para compreender os assuntos relacionados ao tema e orientar a proposta do trabalho, e a observação direta intensiva, não estruturada e participante, utilizada para coletar e registrar os fatos da realidade e aperfeiçoá-lo segundo a proposta deste trabalho. As empresas foram selecionadas de forma intencional, numa amostra não probabilística, uma vez que os autores tinham a pretensão de desenvolver um trabalho acadêmico direcionado a elas. Os resultados propostos, de caráter qualitativo, foram desenvolvidos de forma sistemática, dentro da realidade operacional das empresas. Uma simples solução, mas de grande significância e revolucionadora de suas práticas de gestão, propondo-se a reduzir drasticamente os problemas oriundos da proposta, e de aplicabilidade em curto prazo, apesar de poder requerer um investimento significativo, mas compensador pelos benefícios que poderão advir. 4. Modelo para localização e endereçamento de materiais

A partir da revisão literária levantada, foi criado um modelo que especifica as etapas necessárias para poder definir, de forma eficaz, a localização de material, e seu respectivo endereço, bem como a estrutura mais adequada a sua guarda, que garanta sua integridade e facilite sua identificação e localização. Na figura 3 é apresentado o modelo proposto, contendo todas as fases para planejamento de localização e endereçamento de materiais. Para operacionalizar o modelo, inicialmente, faz-se necessário identificar todos os itens cadastrados em estoque e sua periodicidade de demanda, pois isto influencia no dimensionamento do espaço de estocagem e no sistema de localização devido ao movimento. Em seguida, faz-se a análise das características físicas dos materiais, classificando-os por características afins. Isso irá ajudar a definir a segregação de materiais, por características de peso, por exemplo, e localizá-los próximos a itens relacionados. Após analisadas as características de demanda e estocagem, passa-se a analisar os tipos de equipamentos de guarda e de movimentação de materiais que permitam a conservação e movimentação adequada dos materiais selecionados para estoque, bem como facilitem sua organização, identificação e localização e área de segregação. O passo seguinte é analisar o espaço necessário à armazenagem dos materiais, envolvendo todas as áreas de atividades, de estrutura de estocagem e pontos de entrada e saída do armazém, mesmo que esse já exista. Depois define-se o layout do sistema, ou seja, indicam-se as posições de todas as estações de trabalho e estrutura de equipamentos, REGES - Revista Eletrônica de Gestão, Picos, v. 2, n. 2, p. 122-137, mai./ago. 2009 – www.ufpi.br/reges


incluindo os de segurança, de forma a facilitar o fluxo de materiais, minimizando esforços de movimento e manuseio, e a segurança dos materiais e funcionários das áreas. Por fim, define-se onde cada produto será estocado, observando-se as segregações e o volume de movimentação (que indica o posicionamento de quais itens ficam mais próximos às áreas de saída, minimizando os movimentos, tempo e custo de manuseio), criando-se um código de endereço que digam, exatamente, onde estão ou serão estocados. Mesmo que os itens sofram influência de tendências de moda, com alterações em pequenas características estéticas, serão posicionados na mesma área de segregação de materiais, tendo seus locais de estocagem apenas substituídos por novas codificações e materiais correlacionados. Passo 1

Identificação dos itens mantidos como de estoque

Dimensionamento dos níveis de estoque mínimo e máximo

Variação da demanda por estação

Passo 2 Análise das características físicas dos materiais

Identificação da segregação dos itens

Classificação por características afins

Passo 3 Seleção do equipamento de acondicionamento

Seleção da estrutura necessária para guarda e manuseio

Seleção do equipamento de manuseio

Passo 4 Determinação do espaço neces. às atividades e a

Definição do sistema de localização e endereçamento

Definição do layout do sistema de armazenagem

Figura 3: Modelo de Planejamento para localização e endereçamento de materiais Fonte: Autoria própria, 2007.

O modelo proposto apresenta as fases analíticas e decisórias da localização de um item na armazenagem, colocando como último ponto o de decisão de localização e endereçamento de materiais, destacando sua necessidade para a eficácia da atividade. O benefício do modelo proposto é tido pelo direcionamento das estratégias de estocagem em função da movimentação de materiais por tipo e época de maior demanda, não REGES - Revista Eletrônica de Gestão, Picos, v. 2, n. 2, p. 122-137, mai./ago. 2009 – www.ufpi.br/reges


dispondo pontos fixos de estocagem para todos os itens, principalmente para itens “da moda”. Além disso, todo esforço está concentrado em facilitar o fluxo de materiais, reduzir tempo de guarda e de separação de materiais, reduzir movimentos, resguardar a integridade dos materiais e funcionários. Isso condicionará uma operação eficiente, com agilidade, precisão, flexibilidade, maior capacidade de armazenamento, variedade e, o melhor, a condição de operar a baixo custo. Como limitação na aplicação do modelo pode-se citar o tempo para definição do local de estocagem pelo processo, que, para ser eficaz, necessita de um conjunto de informações precisas do conjunto de elementos apresentados; exigem-se pessoas com maior capacitação; aumenta o custo de estrutura de acondicionamento e/ou movimentação, se próprio; e sistemas de informação, apoiado pela tecnologia da informação (para ser mais eficaz) para registro do sistema de armazenagem e de movimentação de materiais, o que pode ser feito com uma tecnologia simples. 5. Emprego do modelo proposto para melhoria da localização de materiais

As propostas definidas visam reduzir problemas relacionados à falta de uma localização específica de materiais no sistema de estocagem. Esse fator estava causando sérios problemas operacionais, como acumulação, mistura, avarias e perdas de materiais, bem como aqueles acusados por outros indicadores, como baixa produtividade, aumento de custo, aumento do ciclo de atendimento, insatisfação de funcionários e clientes, ambiente insalubre, entre outros. O modelo foi aplicado em duas empresas comerciais, uma do segmento de confecções gerais, referindo-se ao sistema de suprimento direto às vendas da loja, e outra, uma concessionária de carros novos, referindo-se ao sistema de suprimento de peças para atendimento aos serviços de manutenção ou de venda direta ao cliente. Para se ter uma idéia dos problemas de localização e armazenagem na empresa de varejo de confecções, esta não possui um sistema de localização e endereçamento de materiais nem de layout de armazenagem que divida as atividades por áreas específicas. Os materiais são amontoados em pequenas áreas e, geralmente, são armazenados onde houver espaço, sem contar que as alas, criadas para armazenar materiais, são insuficientes para acomodar os produtos. A maioria dos itens fica no chão, dentro das caixas sem nenhuma forma de identificação, dificultando sua localização. No almoxarifado, também se encontra um refeitório, situado numa área de grande movimentação, atrapalhando o fluxo de materiais. Também não há uma área específica para recebimento, separação de pedidos e de expedição, sendo os itens checados onde houver espaço disponível, gerando grande desorganização e confusão. As atividades de compras, apesar de haver software que armazene as informações de movimentações de materiais, não estão sendo realizadas de forma adequada, o que gera reposição de itens desnecessários, em quantidade e tempos falhos, prejudicando a utilização dos espaços e o sistema de localização. No setor de peças da concessionária de veículos, a situação de estocagem é bastante alarmante, sendo este setor bastante criticado pela ineficácia de sua gestão quanto aos materiais estocados. O grande problema reside no sistema de localização de estoque, onde há uma grande quantidade de itens sem localização, havendo uma enorme demora na localização e separação destes para entrega, por estarem perdidos junto a uma enorme aglomeração de peças sem separação alguma. Este fato vem causando a propagação de uma série de outras particularidades negativas que, também, atrapalham o bom desempenho do departamento; são elas: perda de tempo de trabalho, perda de peças e irritação dos clientes internos e externos pela demora para se localizar os itens, além da compra de peças por motivo de perdas no estoque ou por avarias e deterioração pelo mau acondicionamento de alguns produtos. REGES - Revista Eletrônica de Gestão, Picos, v. 2, n. 2, p. 122-137, mai./ago. 2009 – www.ufpi.br/reges


Esses resultados não são particularidades dessas organizações, mas sim de uma enorme quantidade de empresas que relegam a segundo plano atividades que não estão visivelmente relacionadas à atividade principal do negócio, não as reconhecendo como parte de um mesmo processo logístico de fluxo de materiais ou de pós-venda, como são as atividades de armazenagem. Também por desconhecer como se dá esse processo e como avaliar seus efeitos, acabam subutilizando seus recursos, perdendo em desempenho, produtividade e geração de receitas. A definição do processo de localização de materiais não é isolada, impactando e sendo impactada pela forma como outras atividades são definidas. Sendo assim, o emprego do modelo proposto fará uma série de atividades ligadas à armazenagem serem redefinidas, de forma a corrigir a ótica delineadora (empírica ou racional) do sistema de estocagem. A seguir, são apresentadas as propostas de localização de materiais às empresas estudadas, pelo modelo proposto na figura 3. 5.1 Proposta ao setor de armazenagem de um varejo de confecções

Figura 4: Layout anterior e layout proposto ao varejo de confecções estudado Fonte: Autoria própria, 2007.

A figura 4 apresenta a planta atual e o layout de armazenagem proposto, de forma a fazer um comparativo entre ambas as situações. Observando a figura 4, já se pode ter uma visão melhor dos pontos de acondicionamento dos materiais. Pela análise das mercadorias trabalhadas e as de época, e seus respectivos volumes de operação, não incluindo novas categorias de produtos, observouse uma primeira característica, a de que o estoque continuaria a ocupar os dois pavimentos da loja. A proposta inicial seria a de considerar apenas os cálculos de estoque máximo, para dimensionar o espaço de estocagem necessário para cada item em função do volume de operação e época de movimentação desses volumes. Em função das dimensões físicas dos materiais e da relação de categoria entre os produtos, definiu-se que materiais de pequenas dimensões iriam ser localizados no primeiro andar, enquanto que no segundo ficariam os produtos de grandes dimensões, e alguns por cargas unitizadas (conjunto de itens arranjados). Quanto aos equipamentos de guarda e manuseio, foi sugerido que um elevador fosse instalado no prédio, comum nesse segmento, que seria utilizado para transportar mercadorias dos estoques (1.º e 2.º andares) até a área de vendas, atualmente no térreo, que traria agilidade de transporte das mercadorias, principalmente em grande quantidade. Isso mudaria a forma REGES - Revista Eletrônica de Gestão, Picos, v. 2, n. 2, p. 122-137, mai./ago. 2009 – www.ufpi.br/reges


estrutural do local e o percurso que os materiais iriam seguir, uma vez que as escadas permaneceriam sendo usadas para movimento de mercadorias. Para transporte, as sugestões são de carrinhos de plataformas rodantes e de duas rodas para a estocagem. Para acondicionamento, é sugerida aquisição de estanterias com prateleiras, em torno de 10, para acomodação dos artigos em geral, normalmente dobrados em sacos plásticos, ou pequenas caixas por peças utilizadas no primeiro andar. Também de pallets de plástico, aproximadamente 10, posicionados no chão para acondicionamento de materiais estocados em grandes caixas e peças de maior tamanho. Esses equipamentos são adequados às características dos produtos comercializados e dentro dos investimentos possíveis. Para obter maior controle sobre os estoques, foi sugerida uma área para recebimento e conferência de entrada e saída de materiais, sendo fixada onde é o refeitório (que seria extinto), pelo ponto ser próximo aos pontos de entrada/saída. Colaboradores seriam designados para atuar na área de estoques, realizando as atividades de recebimento, conferência, estocagem e separação de pedidos, atividade que outrora fora exercida pelos vendedores. A relação vendas x estoque seria efetuada pela inclusão de uma impressora, que iria transmitir, via sistema (que deve ser adaptado para as novas necessidades de informações de pedidos), os pedidos processados pelos vendedores e as ordens de separação de pedidos. O método de localização proposto é o combinado (fixa e aleatória), pelo fato de a empresa operar com dois tipos de comportamento de itens, um que varia por estação e tendências da moda e os de demanda permanente e pouco variável, visando melhor aproveitar o espaço físico disponível para estoque. Diante disto, foi preciso definir os itens de localização fixa ou variável. Para endereçar os estoques, ou seja, onde os itens estão posicionados no sistema de estocagem, foi proposto um sistema de codificação, conforme apresentado a seguir. Os estoques localizados nos primeiro e segundo andares serão classificados, respectivamente, pela sigla D1 e D2. Nesses depósitos serão encontradas alas, cada uma com seu respectivo número de identificação, como ala 1, ala 2, ala 3 e assim por diante. Cada nível ou prateleira será representada por uma letra e cada coluna será representada por números seqüenciais, como pode ser melhor visualizado através do quadro 1. DI Indica o depósito de estoque da peça

Ala 2 Indica a ala em que o produto está estocado

Nível B Indica a pratileira onde o item está localizado

Colune 5 indica a coluna em que se encontra o produto

Quadro 1: Codificação para localização de produtos. Fonte: Autoria própria, 2007.

Todos os produtos serão localizados com base nas informações descritas no exemplo acima, exceto para os itens de grandes dimensões e acondicionados em pallets. O que diferencia o segundo andar do primeiro é que as alas do estoque representarão, cada uma, uma marca de produto, e cada ala será dividida em quatro blocos, onde cada um indicará as especificações de um produto. Isso pode ser melhor visualizado no exemplo do quadro 2. D2

Ala 2 Indica a ala, que representa Indica o depósito do produto a marca ou produto

Bloco A Indica o bloco, que agrupa os itens por especificação

Quadro 2: Codificação para localização de produtos 2. Fonte: autoria própria, 2007.


Gestão de Mercadorias na Armazenagem: um método para localização de materiais em duas empresas comerciais __________________________________________________________________________________________ 5.2 Proposta ao setor de peças mecânicas de uma concessionária de veículos Apesar de parecer, conforme se observa na figura 5, um layout bem definido

para a distribuição de materiais no sistema de armazenagem deste setor, a forma de agrupar e de estocar é que está gerando o acúmulo de materiais. Para tanto, algumas medidas foram sugeridas, baseadas no modelo proposto. Inicialmente foi analisado se haviam itens com demanda irregular ou com algum efeito de sazonalidade para melhor distribuir os espaços de estoques. Constatou-se que uma pequena parte altera sua demanda em épocas de maior incidência de chuva, devendo-se optar por um sistema aleatório, também reforçado pelo alto número de itens cadastrados. Constatou-se que havia uma enorme aglomeração de materiais nas áreas de 1 a 5, sendo estas os pontos críticos do sistema e foco da resolução de problemas. Um dos materiais de maior quantidade em estoque é o tapete veicular, com muita variedade, devido ao fato de cada veículo ter um padrão, e este variar por lançamento. Mas poderiam ser corrigidos os níveis para se trabalhar com estoque mínimo e os outros inativados, deixando para parceiros do segmento esse atendimento.

Figura 5: Layout anterior e layout proposto do setor de peças da concessionária de veículos Fonte: Autoria própria, 2007.

A proposta foi a realocação da área de tapetes para um local mais apropriado, com sua arrumação feita através de suportes de ferro que farão com que os tapetes fiquem suspensos, restritos às antigas áreas 2 e 3. Com isso, liberar-se-ia mais espaço para inclusão de estantes para acondicionar os materiais que, atualmente, estão amontoados no chão. Os itens da área 2 e 3 seriam transferidos para o primeiro andar. Também seria extinta uma área de acumulação de materiais que fica na saída da área de recebimento, atrapalhando o fluxo de materiais. Em função das características físicas dos materiais, foi sugerida uma nova redistribuição deles no armazém, pois há muitos materiais de grande cubagem e pesados, ficando esses, em sua maioria, no piso inferior por só se ter acesso ao piso superior, concentrador de peças de pequenos giros, por escada. Os equipamentos de guarda seriam os mesmos, com um aumento no seu número, devido à grande quantidade de materiais sem local apropriado de guarda. Essas seriam pequenas modificações, mas que trariam grandes benefícios, por melhorar a disposição dos materiais, desamontoando-os e tirando-os do chão, expostos a avarias, enganos de peças e a deteorização mais rápida; a segurança e bem-estar dos funcionários, por um ambiente mais organizado; a agilização dos processos; a melhora na



circulação das mercadorias e na segurança das informações registradas, além de menores despesas. Como método de localização dos estoques, o que atualmente não há, seria necessário identificar os diversos tipos de peças que deverão ser estocados, acompanhados de suas respectivas informações e características, como tipos, tamanhos, pesos, forma física etc. Para que a empresa pudesse coletar esses dados, sugeriu-se uma tabela de informações referente aos itens, para que, por meio dessa, obtenham-se as informações necessárias para determinar onde eles poderiam ser guardados efetivamente. A tabela 1 apresenta um modelo de registro para colher as informações necessárias para designar um local propício aos itens. Tabela 1: Tabela de coleta de informações das unidades de armazenamento Tipo

Tamanho

Peso

Forma física

Especificações

Estoque Ideal

Estoque mínimo

Estoque máximo

Fonte: Autoria própria, 2007.

A seguir será apresentado um exemplo de como se deve proceder ao preenchimento dos campos da tabela, para que haja sempre um padrão para as respectivas informações das peças. Tipo – na primeira coluna, será informado o nome de determinado item; Tamanho – nessa coluna, as informações coletadas devem indicar a classificação de PP, para as peças com tamanho de 1,0cm a 20cm; P para as peças que possuam tamanhos acima de 20cm e não ultrapassem 50cm; M para as peças com tamanho acima de 51cm e que não ultrapassem 1,0m; G, para as peças com mais de 1,0 m, porém não ultrapassando 1,80m; e finalmente, GG para as peças com tamanho maior que 1,80m. Peso - nessa coluna os itens devem ser classificados de acordo com seu peso em kg. Forma física – quanto a sua forma, os produtos devem ser classificados da seguinte forma: cilíndrica, quadrangular, oval, retangular, esférica. Especificações – nessa coluna os itens serão classificados como: frágeis, para as peças mais propícias à quebra, como vidros, por exemplo; inflamáveis, para aqueles produtos que eventualmente possam vir a entrar em combustão; e comuns, para aqueles itens que não possuem nenhuma necessidade especial para sua devida armazenagem. As últimas três colunas da tabela 1 serão preenchidas através de informações do histórico de vendas, contido no banco de dados do sistema de informação do departamento, que mostrará a demanda dos itens em questão, e com isso a quantidade ideal, mínima e máxima que o estoque deve manter em função da disponibilidade de espaço. Essa necessidade ocorre porque determinados itens, mesmo sendo classificados como PP, possuem uma demanda altíssima e, por isso, não poderiam ser comportados num espaço ideal para o seu tamanho, demandando um espaço maior devido a sua quantidade. A proposta do sistema de localização dos materiais dar-se-ia através de dois sistemas de localização: o fixo e o variável. Os principais motivos para o estabelecimento do uso destes dois sistemas de localização são: o melhor gerenciamento do espaço físico, ganho de produtividade, maximização do tempo de trabalho e maior controle de armazenamento. Os critérios para utilização do sistema fixo seriam: Demanda: peças que possuem maior representatividade nas vendas, de acordo com seu histórico, ou seja, peças que possuem um alto giro de estoque. Constância: peças que não sejam de caráter temporário, ou seja, os itens que apresentam necessidade constante. • •

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Periculosidade: os itens que apresentam, devido às suas características, necessidades especiais de armazenagem, como os itens que forem especificados como materiais inflamáveis, demandando, assim, áreas específicas de localização. Pelo fato de a maioria dos itens apresentarem rotatividade média e baixa, torna-se inviável estabelecer um local fixo para cada peça, principalmente pelo fato de o espaço físico do estoque não comportar um endereçamento fixo para todos os itens. Entretanto, o sistema de localização variável fornece uma metodologia para que o espaço seja melhor aproveitado. Os critérios para utilização do sistema variável seriam aplicados para os itens que não possuem parâmetros de ressuprimento: aqueles itens que possuem uma procura aleatória e, por isso, não devem ter quantidade mínima em estoque, sendo pedidos apenas por meio de encomendas para clientes externos; e para os itens que apresentam giros médio e baixo, pois, embora estes itens possuam necessidade de manter algum estoque, não podem ter endereço fixo, devendo ser armazenados onde houver espaço disponível e adequado para eles. O processo de endereçamento no novo layout se daria pela criação de um sistema que indique onde determinado material está estocado. No layout proposto o armazém estará dividido em três áreas classificadas em A, B (térreo) e C (1º andar). Em cada uma dessas áreas se encontrarão seus respectivos equipamentos de guarda de materiais, ou seja, estantes e prateleiras, seus pontos de arranjo. Cada estante será identificada por um número e cada espaço de armazenamento será identificado por letras e números, sendo que as letras indicarão a parte horizontal do endereço das estantes e os números indicarão a parte vertical do endereçamento. O código de localização ou endereço teria seis dígitos, o primeiro indica o depósito, os segundo e terceiro, o equipamento de guarda, o quarto, a localização na horizontal e os dois últimos, a posição na vertical. É importante salientar que em cada espaço de armazenamento haverá uma etiqueta informando a devida referência do produto locado nele e fitado para separação. Todos os itens do estoque, então, seriam endereçados seguindo os critérios destacados pelo modelo mencionado. •

6. Conclusões

Este trabalho apresentou um modelo e métodos para localização e endereçamento de materiais e layout , visando melhorar problemas operacionais de armazenagem que estavam trazendo sérios problemas de gestão de materiais em duas empresas comerciais. A proposta deu-se pela análise das características dos materiais, a organização dos itens, as características do espaço e foi focada no que mais se queria resolver, propondo métodos de sistema de estocagem propício a cada realidade, utilizando de métodos intuitivos e das pesquisas teóricas, que auxiliaram na assimilação dos casos e no julgamento das soluções possíveis. A importância desse trabalho deu-se pela temática ser pouco discutida e aplicada em empresas comerciais, apresentando fatos propostos a partir da exploração de realidades diversificadas, com suas próprias características de materiais e espaço, buscando soluções inimaginadas, mas que, através do conhecimento, podem ser apresentadas como inovações e revoluções no modo de gestão dessas empresas. Com as propostas apresentadas, espera-se que as empresas minimizem seus problemas de localização de materiais, através de um ambiente mais organizado e seguro, tanto para os materiais como para as pessoas que ali trabalham. Para essas últimas o ganho seria maior pela maior qualidade de vida no trabalho que teriam. Os principais benefícios identificados pela proposta seriam: maior facilidade e agilidade para localizar um item, minimização de itens perdidos no sistema de estocagem, redução de avarias por melhora na forma de acondicionar e de movimentar os itens, melhor circulação das mercadorias, melhor confiabilidade dos sistemas eletrônicos de informações de materiais, menor deteorização por mau REGES - Revista Eletrônica de Gestão, Picos, v. 2, n. 2, p. 122-137, mai./ago. 2009 – www.ufpi.br/reges


acondicionamento, ganho de produtividade, maximização do tempo de trabalho, maior controle de armazenamento, melhor utilização do espaço físico, melhor utilização dos equipamentos e pessoal, melhor segurança patrimonial, entre outros. Referências

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