Ciclo PDCA
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Apostila
INTRODUÇÃO 1. Na vida existem existem coisas coisas que são fáceis fáceis e outras outras que são difíceis. difíceis. Uma Uma coisa é fácil para uns e difícil para outros. É fácil para quem tem um plano que dá certo; difícil para quem não tem plano ou tem um plano que não funciona. 2. No nosso nosso dia a dia, dia, é muit muito o raro raro que consi consiga gamo moss faze fazerr um plano plano que funcione, que seja perfeito, na primeira vez. Mas é muito fácil fazer um plano simples e ir melhorando sistematicamente, até que se alcance o resultado desejado. 3. Para Para o bom desenv desenvolv olvime imento nto de qualqu qualquer er trabalh trabalho, o, seja na nossa nossa vida particular ou na Empresa, devemos ter um direcionamento ou corremos o risco de não alcançar os objetivos, pois, ... “QUANDO NÃO SE SABE ONDE IR, QUALQUER LUGAR LEVA A LUGAR NENHUM”.
O CICLO PDCA 1. O Ciclo PDCA PDCA é um método método gerencial gerencial e sistemátic sistemático o de tomada tomada de decisão. decisão. É baseado baseado no princípio princípio de que é necessário necessário compreen compreender der um problema problema ou um processo, antes que se possa aperfeiçoá-lo ou resolvê-lo. 2. A utilização do Ciclo PDCA possibilita o aperfeiçoamento contínuo de processos e solução de problemas. Enfatiza a ação fundamentada em dados. 3. A pala palavr vra a MÉTO MÉTODO DO vem vem do greg grego, o, atr atrav avés és da da junçã junção o das palavr palavras as META+ META+HOD HODOS OS (quer (quer dizer dizer caminho ). Portanto, método quer dizer “caminhos para a meta”.
P
A
D
C
4. Como o PDCA é um méto étodo, logo, é um caminho para se atingir metas. 5. O Cicl Ciclo o PDCA PDCA é um Méto Método do de Trab Trabal alho ho que que poss possib ibil ilit ita a às pess pessoa oass planejarem e gerenciarem a Rotina Diária de um Processo ou eliminar problemas. 6. Essa ferramenta gerencial possibilita às pessoas assumirem responsabilidades; a pensar de forma diferente, a desejar o desconhecido (novas metas) e, portanto, ter vontade de adquirir novos conhecimentos.
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DETALHAMENTO DO CICLO PDCA 1. O Ciclo PDCA é dividido em 4 (quatro) etapas, cujos significados estão apresentados na tabela a seguir. A esta seqüência de etapas, chamamos de “Giro do PDCA”.
ETAPAS
INGLÊS
PORTUGUÊS
P
PLAN
PLANEJAR
D
DO
DESENVOLVER
C
A
CHECK
ACT
CONFERIR
AGIR
DESCRIÇÃO Nesta etapa planejamos o que fazer. Nesta etapa fazemos conforme o planejado. Nesta etapa comparamos o resultado obtido com o planejado e estudamos as diferenças. Nesta etapa , caso necessário, tomamos uma ação corretiva para “acertar” o que for preciso, ou seja, corrigimos o que não deu certo.
2. Qualquer atividade que se realize, deve passar pelas 4 (quatro) etapas, definidas no Ciclo PDCA, para que possa ser bem realizada e ser melhorada a cada vez que for executada.
UTILIZAÇÃO DO CICLO PDCA 1.
O Ciclo PDCA pode ser utilizado em qualquer situação e pode ser um balizador de como estamos . Nos exemplos a seguir, mostraremos exemplos que comprovarão a aplicabilidade do Ciclo PDCA.
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EXEMPLO 1: Fazendo Compras no Supermercado ETAPA
P
SIGNIFICADO Nesta etapa planejamos o que fazer
TAREFAS
Elaborar lista de compras incluindo marcas e
D
Nesta etapa fazemos conforme o planejado
C
Nesta etapa conferimos tudo o que foi realizado
A
Nesta etapa corrigimos o que não deu certo
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quantidade; Fazer pesquisa e preços para conseguir as melhores ofertas; Somar tudo para ver quanto vai gastar; Estabelecer uma meta. Comprar nos locais onde as ofertas são melhores; Comprar as quantidades e marcas que necessitar Conferir as compras para verificar se foram feitas dentro do orçamento; Ver quanto economizou ? A meta foi atingida? Melhorar lista, corrigindo preços, marcas e locais mais baratos; Registrar os preços do produtos para servir de base para a próxima compra.
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EXEMPLO 2: Fazendo Churrasco no Sítio
ETAPA
P
D
C
SIGNIFICADO
Nesta etapa planejamos o que fazer
Nesta etapa fazemos conforme o planejado Nesta etapa conferimos tudo o que foi realizado
A
Nesta etapa corrigimos o que não deu certo
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TAREFAS Marcar dia e local; Limpar a piscina; Confirmar quantidade de participantes; Elaborar lista de compras incluindo marcas e quantidade; Fazer pesquisa e preços para conseguir as melhores ofertas; Somar tudo para ver quanto vai gastar; Cobrar o dinheiro de cada participante; Distribuir tarefas de compras dos ingredientes. Preparar a carne e os acompanhantes; Colocar a cerveja e os refrigerantes para gelar; Atuar na sonorização ( CD’s / música ao vivo); Escalar os Times da pelada Pesquisar o grau de satisfação com relação ao evento; Preparar balancete (Receita x Despesa); Se sobrou, quardar para o próximo evento; se faltou, cobrar a diferença dos participantes. Atuar para elevar o grau de satisfação (colher sugestões ); Melhorar lista, corrigindo preços, marcas e locais mais baratos; Registrar os preços do produtos para servir de base para a próxima compra.
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EXEMPLO 3: Paciente Médico com Problema de Saúde ETAPA
SIGNIFICADO
TAREFAS
Paciente apresenta sintomas / efeitos P
Nesta etapa planejamos o que fazer
D
Nesta etapa fazemos conforme o planejado
C
Nesta etapa conferimos tudo o que foi realizado
A
Nesta etapa corrigimos o que não deu certo
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indesejáveis (DOENÇA) Médico examina os sintomas e levanta o histórico do paciente Médico levanta hipóteses das causas mais prováveis da doença Médico prioriza os exames específicos para ajudar na análise / confirmação das hipóteses levantadas. Paciente realiza todos os exames especificados pelo médico Medico analisa os exames realizados pelo paciente Médico estabelece um diagnóstico da doença Médico propõe medicação para o paciente Paciente toma a medicação para a doença Médico monitora o paciente para verificar a eficácia do remédio contra a doença
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CICLO PDCA PARA CONTROLE DE PROCESSOS 1. Em toda atividade humana, se quisermos obter bons resultados, temos de ter controle da situação. 2. A falta de controle de um processo, provoca uma variação muito grande nos produtos e / ou resultados dos serviços. 3. O Ciclo PDCA, quando utilizado no Controle de Processos, obedece às etapas estabelecidas na tabela apresentada a seguir :
ETAPA P (Planejar) D (Desenvolver) C (Conferir) A (Agir)
SIGNIFICADO
P
A
D
C
TAREFAS
Nesta etapa planejamos Estabeleça as metas; o que fazer Estabeleça os métodos para se atingir as metas; Nesta etapa fazemos Eduque e treine; conforme o planejado Execute o trabalho. Nesta etapa conferimos Verifique os resultados obtidos. tudo o que foi realizado Nesta etapa corrigimos Tome a ação apropriada em o que não deu certo relação aos resultados obtidos.
EXEMPLO 4 : Planejamento Gerencial do Processo de Planejamento
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do Sistema Elétrico ETAPA
SIGNIFICADO
TAREFAS
Elaborar a Planilha dos Colaboradores; Elaborar a Memória de Cálculo do Processo; Elaborar a Matriz de Desdobramento do
P
D
C
A
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Processo; Definir as metas a serem atingidas pelos Itens de Controle; Montar o Planejamento Gerencial do Processo; Nesta etapa planejamos Elaborar o Plano de Contas do Processo a o que fazer partir do Plano de Contas da UN; Elaborar Planilha de Apropriação das Contas do Processo; Elaborar Planilha de Coleta de Dados dos Itens de Verificação e dos Itens de Controle do Processo; Elaborar os Gráficos de Acompanhamento dos Itens de Controle do processo.. Treinar os colaboradores no preenchimento das planilhas; Preencher mensalmente as informações Nesta etapa fazemos das planilhas dos itens de verificação e dos conforme o planejado itens de controle; Elaborar os Gráficos de Acompanhamento dos Itens de Controle. Comparar os gráficos de acompanhamento Nesta etapa conferimos dos itens de controle com as metas tudo o que foi realizado definidas . Elaborar Relato de Anomalia, MASP ou Nesta etapa corrigimos o Relatório das Três Gerações para o que não que não deu certo e deu certo; padronizamos o que deu Elaborar / Atualizar os POP’s para as certo. atividades críticas que deram certo.
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CICLO PDCA PARA MELHORAMENTO CONTÍNUO DE PROCESSOS 1. Se um plano elaborado foi seguido e não funcionou, consertar significará... Fazer outro Plano...um plano melhor ! 2. Assim, terminado um ciclo de PDCA, começa outro , e outro, e outro... até que se chegue a um plano que dê certo, ou seja, um plano cujos resultados sejam garantidos! “ UM PLANO BOM É AQUELE QUE GARANTE RESULTADOS”
3. Neste momento, pode-se dizer que se parou de girar o PDCA da Melhoria - para chegar a um resultado que se queria – e se começa a girar o PDCA da garantia – para garantir que o resultado alcançado não se perca com o correr do tempo. 4. Os dois PDCA´s são iguais. A única diferença é que, no primeiro, ainda não se pode garantir o resultado. 5. Concluindo o que foi dito anteriormente, teremos:
O Ciclo PDCA pode ser utilizado para manter e/ou melhorar as “DIRETRIZES DE CONTROLE” de um processo.
O Ciclo PDCA para melhoria é utilizado quando no processo pretendemos atingir novas metas ou novos resultados. Esta melhoria é obtida através da modificação da “maneira de trabalhar”, ou seja, modificação dos POP’s. Este ciclo coloca o PDCA de Manutenção em outro patamar de desempenho.
O Ciclo PDCA para Manutenção do Nível de Controle é utilizado quando no processo desejamos manter o nível de controle estabelecido pelo Item de Controle. As metas são atingidas através da utilização dos PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÕES (POP’). A partir dos valores atuais dos Itens de Controle do processo, estabelece-se um Plano de Ação para mudar o nível de valores (MELHORAR).
Com as novas metas dos Itens de Controle e novos resultados obtidos, se estabelece um novo patamar de padrão do processo.
6. Para facilitar o entendimento do melhoramento contínuo de processos, através da conjugação Manutenção / Melhoria, veja a figura a seguir:
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P
Nível desejado
M
A
D
P
E L
A
H O
D
C
Melhoramento Contínuodo Processo
P
R
C
A
D C
Nível Atual
TEMPO
7. Em resumo, teremos:
CICLO PDCA MANUTENÇÃO META = Faixa aceitável de valores
MELHORIA META = Valor Definido
MÉTODO = POP’s (Cumprimento do MÉTODO = Procedimento Próprio POP) (Modificação do POP)
CICLO PDCA PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 1. Quando os problemas surgem, é aquele corre-corre, com todo mundo querendo fazer tudo ao mesmo tempo. A maioria não sabe nem por que está tendo determinada atitude. 2. De repente, o problema é resolvido e ninguém sabe como isto acontece. O problema foi resolvido ! Mas, se ocorrer novamente ? Será aquela correria de novo ? 3. O Ciclo PDCA também é utilizado para resolver problemas. Ele apresenta uma sistemática que, se aplicada de forma correta, possibilita que todas as etapas para uma solução de um problema, sejam obedecidas.
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4. Na tabela a seguir, apresentamos, de forma simplificada, as respectivas etapas do ciclo PDCA para solucionar problemas
ETAPA P ( Planejar)
D (Desenvolver) C (Conferir) A (Agir)
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SIGNIFICADO
MASP Identifique o problema; Observe o problema Nesta etapa escolhido; planejamos o que Analise os dados levantados fazer sobre o problema; Elabore um Plano de Ação. Nesta etapa fazemos Treine o pessoal envolvido; conforme o Execute o Plano de Ação planejado elaborado. Nesta etapa Verifique os resultados conferimos tudo o obtidos. que foi realizado Tome a ação apropriada em Nesta etapa relação aos resultados corrigimos o que não obtidos. deu certo Padronize o que deu certo.
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