Os Benefícios do Ciclo PDCA
Atualmente, pode-se dizer que o gerenciamento é um dos principais fatores competitivos entre as empresas do mundo inteiro, dos mais variados setores de produção. Com a adoção do gerenciamento, g erenciamento, as empresas buscam manter-se nos mercados onde atuam, visando também a capitalização e conquista de novos mercados. Um método gerencial que vem sendo cada vez mais utilizado é o chamado PDCA (Plan, Do, Check, Act), também conhecido como Método de Melhorias PDCA, Ciclo PDCA, Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming. O método PDCA fundamenta-se na Teoria da Administração Científica de Taylor (1903) e na Teoria Clássica da Administração de Fayol (1916). Enquanto Taylor privilegiava as tarefas de produção da empresa, Fayol priorizava a estrutura da organização, e ambas teorias buscavam alcançar o mesmo objetivo, que era a maior produtividade do trabalho e a eficiência nas organizações, que deveriam ser implementadas de forma sequencial. Taylor afirma que a administração envolve atribuições e responsabilidades baseadas em quatro princípios, sendo eles o Princípio do Planejamento, o Princípio do Preparo (preparo da mão-de-obra, das máquinas e equipamentos de produção), o Princípio do Controle (controle do trabalho, para que seja realizado de acordo com as normas) e o Princípio da Execução (execução (execução disciplinada do trabalho através da distribuição de tarefas). Para Fayol, administrar é “prever, organizar, comandar, coordenar e controlar”. Em termos gerais, pode -se dizer que todas as
definições dadas para o termo “administrar” dizem respeito a uma sequência de atividades a serem realizadas para que uma empresa atinja os seus objetivos, e é exatamente esta ideia de sequência de atividades que está contida no método de melhorias PDCA. O PDCA envolve conceitos básicos da administração, sendo apresentado na forma de um ciclo, uma estrutura clara, fácil de ser compreendida compreendida e gerenciada. O conceito deste método foi inicialmente introduzido na década de 1930, nos Estados Unidos, pelo estatístico Walter . Shewhart. Na década de 1950, o estatístico W. Edwards Deming popularizou o método, aprimorando-o e chamando-o de Shewhart PDCA Cycle em homenagem ao mentor do ciclo.
O ciclo PDCA consiste em uma sequência de passos utilizada para controlar qualquer processo definido. É uma ferramenta que auxilia na organização do processo de implementação de melhorias, dando uma diretriz para a condução de tais projetos / processo. É também utilizada para o planejamento de testes para obtenção de informações a respeito de um processo, antes da implementação de uma melhoria. A figura abaixo representa as etapas do ciclo de forma dinâmica:
A etapa PLAN – Planejar, refere-se ao planejamento do processo de melhoria. Determina quais são os objetivos, o que já se sabe, o que quer que seja aprendido e como sera feito. Esta etapa aborda quatro itens pricipais: -
Identificação do Problema: realizada todas as vezes em que a empresa deparase com com um resultado indesejado provindo de um processo ou conjunto de causas. A identificação adequada de um problema proporcionará um aumento na eficácia de solução deste.
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Estabelecer Meta: as metas devem ser sempre estabelecidas nos fins (no produto, na satisfação, na segurança das pessoas evolvidas) e nunca nos meios (no processo). Devem ser constituídas por objetivo geral, prazo e valor. O objetivo gerencial irá demonstrar a proposta da meta a ser colocada. O prazo é fundamental para que haja o cumprimento do objetivo definido e o valor está intrínseco em qualquer meta, podendo estar implícito no objetivo gerencial ou explícito na meta.
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Análise de Fenômeno: trata exclusivamente da análise detalhada do problema detectado através dos dados e fatos.
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Análise de Processos: consiste basicamente em descobrir as causas fundamentais relativas ao problema identificado e estudado.
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Plano de Ação: produto de todo o processo referente à etapa de Planejamento. Nele estão contidas, em detalhes, todas as ações que deverão ser tomadas para se atingir a meta proposta inicialmente. Coloca o gerenciamento em movimento, tornando operacional a implantação de metas no sistema de produção, de maneira que se tenha elevada probabilidade de sucesso.
Na etapa DO – Fazer, faz-se a condução do plano e anota-se as questões observadas. No caso de uma mudança de processo, muitas vezes não é possível que se verifique os resultados instantaneamente, mas no plano já deve ter sido previsto pontos de checagem para coleta de observações. Na etapa Check – Verificar, verifica-se o que foi aprendido durante a execução do plano. É aqui também que são comparados os resultados com as predições feitas durante o planejamento e que se verifica se os objetivos plano foram alcançados. A partir do aprendizado e das respostas obtidas na implementação do plano, outras perguntas poderão ser formuladas para o problema em questão. É importante que se faça um pequeno resumo dos pontos principais do conhecimento adquirido para que não se perca o foco e para que no futuro, ao consultar os registros passados, os pontos secundários não sejam confundidos com os principais. Na etapa ACT – Agir, é feita a análise crítica do ciclo e estabelece-se um plano de ação para implementação de ações que devam ser tomadas após as conclusões obtidas com o estudo
do ciclo. No caso de mudanças feitas na etapa FAZER, aqui o que seguem são ações para iniciar uma nova melhoria, ou para desfazer a mudança. As mudanças a serem implementadas podem ser classificadas como reversíveis, pois podem ser desfeitas de modo a retornar ao estágio inicial, ou irreversíveis, que, uma vez implementadas, não podem mais ser desfeitas. Neste caso, é possível que ocorra outra mudança, mas o estágio inicial não pode mais ser atingido. O ciclo PDCA é pensado para ser usado como um modelo dinâmico. A conclusão de uma volta no ciclo irá culminar no começo do próximo ciclo, e assim sucessivamente. Seguindo o princípio de melhoria contínua, o processo sempre pode ser reanalisado e uma nova mudança ou processo poderá ser iniciado. A utilização do ciclo PDCA envolve diversas possibilidades, podendo ser utilizado para o estabelecimento de metas provenientes das diretrizes da alta administração com o objetivo de coordenar esforços de melhoria contínua, enfatizando-se que cada programa deve começar com um planejamento cuidadoso (definição de uma meta) e resultar em ações efetivas de melhoria que garantam a sobrevivência da empresa. Outra aplicação do método é na resolução de problemas crônicos ou críticos que prejudiquem o desempenho de um projeto ou serviço qualquer. Neste caso, dá-se o nome de Gerenciamento da Rotina, onde visa-se eliminar não conformidades provenientes de variações nos processos no intuito de promover uma melhoria do processo produtivo geral. Utiliza-se a mesma metodologia de trabalho adotada no caso de um programa de melhoria, com definição de uma meta e ações a serem efetivadas, bem como atuação contínua sobre o problema detectado. Atualmente, as indústrias concentram seus esforços na implantação de sistemas de gestão de acordo com as normas atuais vigentes. Uma dessas normas, a ISO 9001:2000 cita o método PDCA como modelo a ser adotado pelas organizações. Ele apresenta na gestão estratégica das empresas seu maior potencial de aplicação, pois irá trabalhar os problemas do dia-a-dia e, através de todos os recursos inerentes ao método, os problemas que prejudicam a sobrevivência da empresa serão identificados, priorizados pelo seu grau de importância e pelo impacto negativo que causa ao negócio e tratados de forma eficaz, com ações que visem bloquear as causas levantadas.
Após definidas as metas de melhoria que serão tratadas através da metodologia PDCA, todas as áreas da empresa devem contribuir com o trabalho, envolvendo o maior número de profissionais possível. Para que o trabalho seja bem sucedido, é imprescindível que a empresa realize um treinamento para que seus funcionários conheçam e entendam a metodologia de gestão que será utilizada. Em um primeiro momento, iniciado o PDCA pela etapa de Planejamento, as empresas deverão estabelecer suas metas, visando suas necessidades, e, na sequência, deverão seguir os demais passos descritos no processo de melhoria, finalizando a etapa PLAN com os planos de ação dissolvidos em cada uma das áreas de funcionamento de cada empresa. Os passos para execução desses planos constarão nos módulos seguintes (Do, Check, Act) do Ciclo PDCA.
