Análisis del sistema actual, incluyendo un informe informe de investigación exploratoria. Diseño de sistemas. sistemas.
Selección del equipo.
1. Parte I: Análisis y diseño de sistema Introducción Con el fin de implantar un sistema de información información comercial, comercial, es necesario llevar a cabo un estudio de factibilidad factibilidad.. El primer paso del estudio es hacer un análisis del sistema actual (es decir un Análisis de sistemas sistemas). ). Este primer paso culmina en un informe de investigación exploratoria ue es revisado por la alta gerencia para determinar si es factible o no el llevar a cabo el pro!ecto de sistema. "ise#os de sistemas es el segundo paso ! el mas creativo en la reali$ación del estudio de factibilidad, factibilidad , comprende la determinación de los reuerimientos del nuevo sistema, esto inclu!e el traba%ar con las personas ! resolver los problemas problemas de de las áreas. El tercer ! ultimo paso del estudio de factibilidad es la selección del euipo una ves ue el euipo ha pasado a formar parte integral del nuevo sistema de información de información de la empresa, empresa, al a ue se le conoce como implantación de sistemas, se le debe revisar periódicamente con el ob%eto de hacer me%oras. El propósito de este traba%o traba%o es es estudiar los pasos ue se siguen en un estudio de factibilidad ! la implantación del pro!ecto de un sistema. En el estudio de factibilidad se siguen estos pasos principales& '. Anál Anális isis is del del sis siste tema ma,, inc inclu lu!e !end ndo o un info inform rme e de inve invest stig igac ació ión n expl explor orat ator oria ia.. .
"ise#o de sistemas.
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*elección del euipo.
El primer paso se enfoca en el análisis de sistemas ue es una revisión completa ! comprensiva del sistema actual+ este análisis le permite al comite de estudio de factibilidad hacer comparaciones validas entre el sistema actual ! las muchas alternativas de sistemas factibles, proporcionando con ello una base para la preparación del informe de investigación exploratoria dirigido a la alta gerencia. na ve$ ue se ha tomado la decisión de implantar un nuevo sistema de información para el negocio, se especifican los detalles del sistema. El segundo paso del estudio del factibilidad es el dise#o del sistema en esta fase son necesarias la imaginación ! la creatividad creatividad++ de otra manera algunas de las debilidades básicas ! de los problemas relacionados del sistema existente serán duplicados inconscientemente por el grupo de procesamiento de datos.. datos -ropósito "el Estudio "e actibilidad El propósito principal de un estudio de factibilidad, es determinar la factibilidad o no factibilidad de aplicar nuevos procedimientos de procesamiento de datos !/o euipo a áreas funcionales seleccionadas de una organi$ación organi$ación.. En general se comien$a el pro!ecto de un sistema como una respuesta a alg0n problema. Estos problemas pueden conducir a un estudio de sistemas ue a su ve$ lleva a la modificación del sistema actual o al desarrollo desarrollo de de uno nuevo. "espu1s de hacer un análisis completo de todos los hechos ue afectan al (los) problema (s), el grupo del estudio de factibilidad puede llegar a una de dos conclusiones+ una de ellas radica en ue el sistema de procesamiento de datos actual del negocio es superior a cualesuiera de los nuevos sistemas estudiados. 2a otra conclusión puede ser en ue uno o mas sistemas nuevos una ve$ hechas las debidas consideraciones al aspecto financiero, parecer ser superiores al sistema actual. 3unca sale sobrando insistir en la importancia de hacer un traba%o completo+ es en extremo esencial para el bienestar futuro de una organi$ación ue este proceso proceso ue ue lleva tiempo tiempo sea sea reali$ado de la manera mas
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metódica ! precisa. n intento a medias con frecuencia llevara a la organi$ación a una conclusión prematura acerca del nuevo sistema. *olo despu1s de la instalación se hacen evidentes los hechos reales, ue con frecuencia resultan en problemas grandes !/o costos mas altos de procesamiento de datos. Entonces la necesidad de reali$ar una b0sueda sistemática cuidadosa es una obligación si se desea instalar un sistema de información comercial eficiente. Establecimiento "el Comite "e Estudio "e actibilidad -ara iniciar el pro!ecto de estudio de sistemas la alta gerencia debe de formar un grupo ue haga el estudio de factibilidad. 3ormalmente, se forma un comit1 e%ecutivo ue da dirección a este grupo. 4uchas veces entre los miembros de un comit1 e%ecutivo se encuentran unos o mas de los siguientes& -residente del conse%o de administración.
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-residente e%ecutivo.
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5ice6presidentes, etc.
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Estos comit1s de alto nivel no solo supervisan lo ue hacen el comite de estudio de factibilidad, si no ue tambi1n acrecientan las oportunidades de 1xito debido a su rango ! estatus. na ve$ establecida la membres7a de estas personas, la tarea inicial de este comit1 e%ecutivo consiste en emitir una declaración escrita en la cual se estable$ca ue se ha formado un comit1 de estudio de factibilidad. Esta declaración debe establecer ue a%ustes en el personal ! en los traba%os pueden ser reueridos para hacer el cambio. na acción concurrente con la preparación del memorando escrito por parte del comite e%ecutivo es la selección del comit1 de estudio de factibilidad. Este ultimo comite tendrá la autoridad ! la responsabilidad para evaluar ! posiblemente implantar un nuevo sistema de información para el negocio, el comit1 a su ve$ deberá dar cuenta de sus acciones. 2a cantidad de los participantes dependerá de varios factores+ los siguientes son los mas importantes& El tama#o de la organi$ación.
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2a cantidad de divisiones ! departamentos.
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El grado de centrali$ación ! descentrali$ación.
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2a cantidad de funciones comerciales consideradas para las nuevas aplicaciones del procesamiento de datos.
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2as habilidades ! aptitudes del personal de organi$ación.
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2as restricciones del presupuesto.
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2as consideraciones de tiempo. *i un sistema de información abarca a la organi$ación completa se seleccionara a un miembro de cada una de las áreas funcionales+ de ah7 ue es necesario ue dentro del estudio de factibilidad ha!a personas con experiencia en computación ! programación, uienes por lo general desconocen los m1todos ! procedimientos de la organi$ación. *e recomienda ue al menos una persona le dediue todo su tiempo al estudio de factibilidad+ este individuo encabe$ara al grupo ! dirigirá el estudio de manera ue conserve su impulso inicial. "efinición "el Alcance "el Estudio "e actibilidad 2a determinación de uienes serán los ue integren los dos comit1s (el comite e%ecutivo ! el de estudio de factibilidad) conduce a la interrogante de& 8Cuales serán los asuntos ue se incluirán en el estudio de factibilidad9 Corresponde al comit1 e%ecutivo definir el alcance del estudio del procesamiento de datos.
na ve$ ue el comit1 e%ecutivo a fi%ado el alcance el comit1 de estudio de factibilidad lleva a cabo las siguientes etapas de la investigación exploratoria, estos pasos son los siguientes& '. *elección de los ob%etivos deseados.
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"efinición del problema.
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"eterminación de un programa de avance realista.
*elección de los ob%etivos deseados 2a formulación de los ob%etivos es el punto de unión de los esfuer$os del comite e%ecutivo ! del comit1 del estudio de factibilidad los ob%etivos no solo obligan a la alta gerencia a pensar con seriedad acerca del futuro de la organi$ación si no ue tambi1n real$an problemas peue#os ue se pudieron haber pasado por alto. 2a experiencia indica ue un estudio de factibilidad se lleva a cabo con mucha mas :suavidad: cuando se han definido con ma!or claridad los ob%etivos. 2os ob%etivos deseados por la gerencia pueden tomar muchas direcciones+ Estos se pueden centrar alrededor de un criterio de ahorro de costos+ en tales casos se debe de dar consideración a los beneficios tangibles e intangibles con el fin de ue la evaluación sea completa ! realista. ;tros ob%etivos pueden ser enfati$ados en la obtención de una información mas oportuna ! rápida para las decisiones administrativas+ en realidad este criterio esta dirigido a la reducción de costos as7 como a proporcionar un servicio mas rápido a los clientes en forma ideal, un sistema nuevos es auel ue puede cubrir tantos ob%etivos como sea posible ! al mismo tiempo, reducir los costos de la organi$ación. 2a alta gerencia pueden considerar otros ob%etivos tales como la eliminación de los servicios conflictivos ! superpuestos de la organi$ación. n ob%etivo mu! importante consiste en ue se pueden hacer verificaciones ! obtener saldos conforme a los datos se procesan con los ue se elimina la necesidad de la verificación manual, esto será parte del control interno del nuevo sistema. *in importar cuales sean los ob%etivos ue se inclu!an como marco de referencia un ob%etivo importante de cualuier estudio de factibilidad es lograr ue la compa#7a obtenga un ingreso neto ma!or despu1s de considerar todos los factores tangibles e intangibles e intangibles ue intervienen. Es preciso recordar ue los ob%etivos deseados pueden modificarse con posterioridad si se encuentran ue no son realistas. "efinición del problema na ve$ determinados los ob%etivos el comit1 de estudio de factibilidad, se define el problema con una ma!or precisión. Corresponde al euipo de estudio especificar las áreas ue serán determinadas en detalle+ al hacer esto el grupo debe de asegurarse de ue el alcance del estudio de factibilidad es compatible con los ob%etivos. "efinido el problema de la manera mas precisa posible dentro del alcance del estudio, el euipo de estudio tendrá pocas dudas acerca de las áreas ue serán cubiertas por la investigación. "eterminación de un programa de avance realista 2a siguiente etapa en la investigación exploratoria es la preparación de un programa de avance para el estudio completo de sistemas. n estudio tal se llevara a cabo durante un largo periodo de tiempo, ue puede comprender desde muchos meses hasta varios a#os. -ara ue un estudio tenga 1xito se debe de reali$ar con la suficiente profundidad ! estar planeado cuidadosamente. Esto significa ue el factor tiempo es de importancia secundaria. Cuando se desarrolla un programa de avance, el comite del estudio de factibilidad determina la cantidad de traba%o necesario para cada etapa del cambio de sistemas ! cuales son los recursos en t1rminos de personal ! habilidades ue se necesitaran. "e igual manera se debe de prestar consideración a las siguientes áreas& Entrenamiento.
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-rogramación.
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"epuración.
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-uesta a punto de programas.
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Entrega del euipo.
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"esarrollo de archivos.
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Entrega de nuevas formas ! suministros.
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Actividades de conversión. -artes principales del pro!ecto de sistemas El periodo de tiempo reuerido para la implantación del sistema comprende cerca de dos tercios del esfuer$o total reuerido para un cambio de sistema.
Áreas sujetas a análisis '.6 .6 Análisis de las salidas. ?.6
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trav1s de cada fase de proceso ! de comunicación hasta ser archivados ! finalmente se#ala como ! cuales son los archivos de salida deseados, muchos de ellos en forma de informes. El diagrama de flu%o de las operaciones actuales no solo organi$an los hechos, si no ue tambi1n a!uda a determinar las lagunas ! duplicaciones en los datos obtenidos. Esencialmente, el diagrama de flu%o permite reunir los daros actuali$ados en una relación significativa para los miembros del comit1 de estudio de factibilidad. Costos ! beneficios del sistema actual na de las ra$ones principales para revisar las operaciones actuales es determinar su costo. El costo se anali$a por departamentos !a ue esta es la base mas com0n para los informes ! proporciona un medio excelente de comparar los costos del nuevo sistema. *e deben de establecer los beneficios del sistema actual con el ob%eto de compararlos en una fecha posterior con cada una de las alternativas propuestas. 4uchos de estos beneficios se miden en forma precisa mientras ue otros son intangibles por su misma naturale$a ! reuieren de un evaluación final del sistema actual ! de las alternativas propuestas, primero se comparan los costos ! los beneficios tangibles. *i el sistema alternativo propuesto satisface la tasa de rendimiento sobre la inversión establecida por la organi$ación, no ha! problema. Estudios de costos ue abaruen cinco a#os 2a pro!ecciones de costos normales para el sistema propuesto en un estudio de factibilidad cubren un periodo de > a#os, comen$ando con la implantación del nuevos sistema. 2a ra$ón de esta& si se selecciona una computadora se debe de considerar ue a partir de la fecha de la selección del euipo (paso final en el estudio de factibilidad) ! por cerca de un a#o no estar procesando sobre una base diaria. As7 mismo el euipo debe de ser capa$ de mane%ar la carga de traba%o de la organi$ación de al menos tres a#os hasta cerca de cinco a#os. -or lo tanto una pro!ección de costos ue abarue cinco ! ue comience despu1s de la terminación del estudio de factibilidad es un criterio realista para la presentación ! propuesta de los sistemas. Alternativas Al *istema -ropuesto na ve$ ue se ha tenido anali$ado cuidadosamente cada una de las áreas funcionales importantes para el estudio del sistema actual, se desarrolla un con%unto de alternativas de procesamiento con el fin de seleccionar la me%or. Cada una de las alternativas no será desarrollada con la misma profundidad ue el estudio del sistema actual. "e otra manera un esfuer$o tal incrementar7a los reuisitos de mano de obra ! de tiempo del estudio mas allá de su alcance ! presupuesto. Antes de ue se pueda desarrollar las alternativas factibles del sistema se definen con claridad las especificaciones del sistema propuesto+ estas especificaciones se determinan a partir del planteamiento de los ob%etivos deseados. 2as siguientes son algunas de las especificaciones reueridas para el sistema, mismas ue se definen con claridad ! de conformidad con los ob%etivos del estudio& 2os datos de entrada de los documentos fuentes originales ue van a ser procesados por el sistema. 2os m1todos ! procedimientos ue muestren las relaciones de los datos de entrada con los archivos ! de los archivos con las salidas originadas por los datos procesados por el sistema. 2as salidas ue se van a producir, haciendo gran 1nfasis en los informes gerenciales ue utilicen el :principio de excepción:. 2os vol0menes de traba%o ! las consideraciones de tiempo para los per7odos presentes ! futuros, inclu!endo los per7odos pico. n punto de partida para compilar las especificaciones mencionadas con anterioridad es desarrollar primero las salidas+ despu1s ue se han determinado las salidas, es posible inferir cuales son las entradas ! los archivos reueridos ! cuales son los m1todos ! procedimientos a ser empleados. 2as cargas futuras del nuevos sistema se definen para las entradas, los archivos ! las salidas en t1rminos de cargas promedio ! pico, ciclos ! tendencias. 2a función del asesor en el desarrollo ! selección de una alternativa al sistema El punto de partida para desarrollar alternativas factibles al sistema es una comprensión clara de los reuisitos
del nuevo sistema. 2a experiencia del asesor externo resulta de gran valor para el grupo de estudio. El conocimiento del asesor puede a!udar en gran medida a r educir la cantidad de soluciones prometedoras. Asimismo el asesor puede hacer notar las desventa%as de un cierto enfoue ue pudiera haber sido impulsado fuertemente por algunas personas. 2a ob%etividad del asesor aumenta las posibilidades de la organi$ación de desarrollar alternativas variables del sistema ! de seleccionar la optima cuando se %u$gan los meritos ! desventa%as de un sistema nuevo. Costos ! beneficios tangibles de cada alternativa de sistema "espu1s de desarrollar las alternativas factibles al sistema el siguiente paso es determinar los ahorros anticipados ! los costos para cada una de las alternativas. 2os costos se dividen en dos categor7as, a saber& '. Costos en los ue se incurren una ve$. .
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Costos de operación habituales.
2os costos principales en los ue se incurren una ve$ son auellos relativos al estudio de factibilidad, entrenamiento de personal de programación ! de operación, diagramación detallada de todas las aplicaciones consideradas en el estudio de factibilidad, programación ! verificación de los programas para el sistema nuevo, operaciones en paralelo en las cuales el nuevo ! el antiguo sistema operan en forma concurrente, conversión de archivos, preparación del lugar, actividades de conversión del sistema actual al sistema nuevo, ! suministros ! euipos diversos. "e manera seme%ante los costos de operación habituales inclu!en la renta mensual o depreciación de la computadora ! el euipo relacionado con ella, el mantenimiento de euipo, la sala de procesamiento de datos, el mantenimiento de los programas, suministros ! formas de la computadora ! del euipo relacionado ! costos adicionales diversos. eneficios intangibles por cada alternativa al sistema -ueden uedar al descubierto ciertos n0meros de beneficios intangibles o factores cualitativos al estudiar las contribuciones potenciales del nuevo sistema a las actividades ! problemas de la organi$ación. n sistema nuevo afecta no solo en los externo sino ue tambi1n el lo interno en t1rminos de informes de resultados mas rápidos ! frecuentes además de la presión, la velocidad ! la flexibilidad del euipo automático de procesamiento de datos le permite a la administración tener mas tiempo para planear ! organi$ar las actividades ! a su dirigir ! controlar de acuerdo con el plan original. Comparaciones entre los sistemas alternativos ! el sistema actual El comit1 de estudio de factibilidad esta en posición de comparar las alternativas al sistema con el existente a trav1s del análisis hecho de los factores importantes. Da! dos criterios para evaluar las alternativas& Identificar ! enlistar los beneficios ! costos importantes (tangibles e intangibles) tili$ar t1cnicas de simulación de la investigación de operaciones para determinar los posibles resultados de los sistemas alternativos. Informe "e 2a Investigación Exploratoria -ara 2a Alta erencia A la conclusión de los estudios anteriores se ha acumulado una amplia información ue permite hacer recomendaciones finales a la alta gerencia. El informe de la investigación exploratoria, cu!os autores son el comit1 del estudio de factibilidad es un informe firmado para el comite e%ecutivo. El informe estará orientado a las finan$as !a ue estas comprenden grandes sumas de dinero. *e inclu!e la información importante ue tiene una relación directa o indirecta con finan$as. El contenido de este informe debe ser tan ob%etivo como sea posible de manera ue se seleccione el me%or sistema de información comercial. El euipo deberá de satisfacer las necesidades del sistema ue se ha desarrollado en lugar de ue el sistema sea alterado para satisfacer las necesidades de un cierto euipo. actibilidad (o no factibilidad) de aplicar el procesamiento de datos Cuando se dispone de numerosas alternativas es dif7cil determinar la factibilidad de implantar un sistema nuevo. 2a comparación de los muchos sistemas propuestos es una tarea de gran envergadura. Cuando se presta a consideración a los beneficios tangibles e intangibles se establece la factibilidad de implantar un nuevos euipo ! t1cnicas de procesamiento de datos, entonces la pregunta ue surge a
continuación se relaciona con cual de las proposiciones es la me%or cuando se eval0an todos los factores cr7ticos. -uesto ue el traba%o principal del comit1 consiste en seleccionar la me%or alternativa factible la ponderación de los factores cuantitativos ! cualitativos haciendo 1nfasis en el futuro de la organi$ación (patrones de crecimiento ! problemas relacionados) a!uda a resolver el dilema. Cuando se ha llegado a la concordancia en el grupo acerca de las alternativas particular al sistema, se prepara un informe completo ue estable$ca sus recomendaciones. El informe le da a la gerencia una oportunidad de examinar los datos ! de estimar su valide$ ! merito, tambi1n le proporciona una base sólida para reali$ar una critica constructiva del pro!ecto de sistema. n gasto considerable de tiempo, esfuer$o ! costo en la investigación exploratoria puede resultar en la no factibilidad de aplicar un nuevo euipo ! t1cnica de proceso de datos. *e puede llegar a esta conclusión si se limita inicialmente el alcance del estudio. En lugar de extender la definición del problema a muchas áreas de la organi$ación+ el estudio se restringe a áreas en donde el progreso en t1rminos de nuevas me%oras t1cnicas ha sido lento o no existente ! por lo tanto, el área no se presta para instalar un nuevos euipo de procesamiento de datos o por alguna otra ra$ón. Esta situación se puede evitar con la a!uda de los asesores externos o de personal de la compa#7a ue cono$ca el procesamiento de datos ! sea capa$ de sugerir áreas f1rtiles para el estudio de factibilidad. Comen$ar a ciegas la investigación exploratoria sin ninguna idea de los resultados solo da como resultado un desperdicio de esfuer$os ! pone en duda la capacidad de la alta gerencia. "ise#o de sistemas& determinación de los reuerimientos del nuevo sistema Aun cuando en el informe de la investigación exploratoria se ha establecido una alternativa al sistema, dentro del esuema de traba%o del dise#ador de sistemas ha! innumerables criterios disponibles. Estos criterios pueden ser adaptados a partir de la experiencia pasada as7 como de un conocimiento amplio de los enfoues ue han tenido 1xito en otras instalaciones. 2a diversidad casi infinita de los dise#os alternativos hace de la tarea un desafió, usualmente los participantes en el informe de la investigación exploratoria a la gerencia son los ue llevan a cabo el dise#o de la alternativa recomendada. si los dise#adores del sistema no forman parte del grupo, se les contrata o se les lleva a el. Fambi1n se necesita personal adicional ue represente los diversos departamentos afectados por los cambios en el sistema. Esto es mu! necesario debido a ue la participación ! la cooperación de todas las áreas funcionales, representadas por su personal departamental, es la clave para implantar un nuevo sistema exitosamente. .6 *alidas necesarias ?.6 Consideraciones del control interno Es preciso observar ue se debe dise#ar al nuevo sistema en t1rminos generales. El dise#ar un sistema considerando solo un proveedor de euipo es restrictivo, reduce el potencial del sistema ! con frecuencia tambi1n reduce el 1xito final del sistema pro!ectado. actores humanos 2os reuisitos anteriores del nuevo sistema no uedan completos hasta ue se consideren los factores humanos en la codificación ! la representación de los datos. 2os dise#adores de sistemas deben de considerar el elemento humano as7 como los procedimientos, datos !
mauinas antes de ue finalicen cualuier dise#o. Cuando resulta ser necesario hacer un trueue ,se le da preferencia al elemento humano sobre las mauinas. Es preciso identificar los errores sistemáticos, hasta el grado en ue se puedan detectar. Fodav7a mas tambi1n debe de dise#arse un sistema de manera ue sirva como interfa$ para cualuiera ue desee estar en contacto con sus resultados. Este reuisitos e aplica igualmente a las necesidades as7 como a las de los clientes. "ise#o "el 3uevo *istema 2a determinación de los reuerimientos anteriores se reali$a concurrentemente con el dise#o del nuevo sistema+ despu1s de todo un sistema no es nada mas ue el total de sus partes. El dise#o de un sistema implica tomar decisiones acerca de cada una de sus partes+ entradas planeadas, archivos a ser mantenidos, salidas deseadas ! m1todos ! procedimientos de procesamiento de datos ue eslabonen las entradas con las salidas. -asos del dise#o de sistemas '. "eterminar las entradas, los archivos ! las salidas de información. .
"ise#ar muchas posibilidades de dise#o de sistemas a trav1s de un criterio de bloues o modular.
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-reparar los diagramas de flu%o ue muestren las relaciones modulares.
=.
*eleccionar las alternativas mas adecuadas.
>.
Comparar los beneficios tangible e intangibles.
?.
*eleccionar el dise#o ue me%or satisfaga los reuisitos.
@.
-reparar los diagramas de flu%o ! las tablas de decisión.
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"ocumentar el dise#o final para el concurso de proveedores.
En las dos primeras etapas de ellas se determina ! se dise#a el nuevo sistema+ en las etapas restantes se presenta un m1todo de resolver el dise#o final de sistemas. ásicamente, se dibu%an diagramas de flu%o con el ob%eto de apreciar los meritos de las muchas alternativas al sistema modular %unto con el personal adecuado de la compa#7a. "espu1s de considerar tantos dise#os de sistemas como sea posible, se hace evidente ue algunos de ellos son mas atractivos ue otros. 4ientras mas prometedores a la alternativa, mas se les debe de investigar. Es preciso observar ue antes de seleccionar el sistema final se pueden evaluar los dise#os alternativos del sistema observados ue no están cubiertos en el informe de la investigación original. "iagramas de flu%o ! documentación del nuevo sistema n paso importante, es la preparación de los diagramas de flu%o del sistema final para el sistema nuevos recomendado. Estos diagramas de flu%o se dibu%an sin especificar el euipo ue se ordenara. 2a precisión, la sencille$ ! facilidad de comprensión son los componentes esenciales !a ue personal no t1cnico los revisara ! los evaluara. Concepto modular o construcción por bloues *e debe de enfocar el dise#o del nuevo sistema considerando el concepto de modular o construcción de bloues+ esto implica el identificar todos los reuisitos del sistema mencionados anteriormente cada una de estas funciones individuales aplicando el proceso de manera iterativa de arriba hacia aba%o. El análisis resultante se representa por un diagrama de árbol invertido en donde las funciones principales ue se encuentran en la parte superior se descomponen en forma sucesiva en funciones individuales de procesos de datos en las ramas mas ba%as del árbol.
2. Parte II: Selección del equipo e implantación del sistema Introducción Con la terminación de las dos primeras etapas del estudio de factibilidad, o sea el análisis de sistemas ! el
dise#o de sistemas, el comit1 del estudio de factibilidad esta listo para llevar a cabo la 0ltima etapa principal del estudio de factibilidad, la cual consiste en la selección del euipo de procesamiento de datos la selección final del euipo mas adecuado con toda probabilidad reuerirá ue se hagan algunas modificaciones a los sistemas. En efecto el informe de la investigación exploratoria dirigido a la alta gerencia puede tener ue ser modificado durante esta etapa. Es posible ue estas modificaciones sean importantes pero com0nmente no los son. Esta es la ra$ón para incluir la selección del euipo dentro del esuema de traba%o del estudio de factibilidad o no factibilidad de la aplicación de un nuevo euipo de procesamiento de datos no se establece completamente si no hasta ue se coloca las ordenes con los fabricantes respectivos. Además se examinan los factores significativos ue intervienen en la selección del euipo de procesamiento de datos as7 como datos importantes para la implantación del sistema la revisión periódica del nuevo sistema en busca de posibles me%oras. Criterios -ara *elección "el Euipo -ara una conclusión exitosa del estudio el criterio de selección del euipo ue adopte el comit1 de estudio de factibilidad es importante si bien se emplea dos m1todos básicos en las selección del euipo solo uno de ellos se recomienda. Criterio recomendado El criterio recomendado consiste en presentar a cada uno de los proveedores fabricantes diagramas de flu%o ! tablas de decisión en donde se delineen las especificaciones del nuevos sistema. Esta información inclu!e& Información general acerca de la compa#7a, sus planes futuros de procesamiento, ! una lista de las especificaciones del nuevos sistema. 2as particularidades ue se refieren a esta especificaciones serán cubiertas en las secciones subsecuentes. Criterio alterno El segundo criterio es ilógico desde sus fundamentos puesto ue pasa por alto, los datos compilados por el estudio de factibilidad a la fecha ! le solicita a los proveedores fabricantes del euipo ue hagan una investigación propia, en pocas palabras, los proveedores fabricantes llevan a la compa#7a su propio personal de sistemas para estudiar el sistema actual ! dise#an un nuevo sistema a%ustado o su propio euipo. *obre esta base se determina el tiempo de la operaciones ! los ahorros de costos. El problema del tiempo es otro factor importante !a ue cada proveedor fabricante debe de conducir una larga revisión de sistemas. -or e%emplo supóngase ue ha! cinco proveedores compitiendo ! ue cada uno se toma un mes revisando el sistema actual. Esto significa casi medio a#o de tiempo perdido mas las interrupciones continua en las operaciones corrientes. "ebido a la capacidad del proveedor de reunir todos los hechos pertinentes en el tiempo asignado sus recomendaciones son deficientes ! muchas veces se sugieren sistemas imprácticos por lo tanto, es obvio ue este segundo criterio debe de ser descartado en definitivo. *elección "el Euipo 2a selección del euipo la reali$a el grupo de estudio al terminar el dise#o de sistemas. *us etapas básicas inclu!en& '. "eterminar uienes serán los proveedores fabricantes del euipo. .
Convocar a concurso a los proveedores fabricantes del euipo.
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Evaluar las propuestas de los proveedores fabricantes.
=.
*eleccionar al proveedor fabricante del euipo.
"eterminación "e 2os -roveedores abricantes "el Euipo Antes de presentar los datos necesarios del euipo, se entra en contacto con su representantes ! se le invita a una reunión de orientación acerca del sistema propuesto+ durante el curso de la reunión se les instru!e acerca de las áreas a ser convertidas al del nuevo sistema+ acerca de los problemas generales ue encontraran de los vol0menes aproximados (presentes ! futuros) ! de otros datos importantes. Decho esto, cada fabricante indicará por escrito si desea o no recibir una invitación a concurso. 2a ra$ón para este enfoue es obvia. 3o ha! necesidades de preparar un pauete de especificaciones, diagramas de flu%o,
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tablas de decisión, ! material similar si el proveedor no tiene inter1s en concursar con respecto al nuevo sistema dise#ado. 2a ma!or7a de las organi$ación ue están llevando a cabo un pro!ecto de sistemas de procesamiento de datos, han considerado alg0n tipo de euipo basándose en el informe de la investigación exploratoria. Convocatoria A Concurso -ara 2os -roveedores abricantes Ga ue los proveedores, fabricantes del euipo han enviado carta manifestando su inter1s la compa#7a hace una convocatoria a concurso ! la dirige a los proveedores interesados. ran parte del material necesario para hacer la convocatoria a concurso se toma directamente de los datos contenidos en el informe de investigación exploratoria ! de los desarrollados durante el dise#os de sistemas. El contenido de la convocatoria inclu!e las siguientes áreas& Información general acerca de la compa#7a.
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-lanes futuros para el procesamiento de datos.
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Especificaciones del nuevo sistema.
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"iagramas de flu%o del nuevo sistema.
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"atos a ser adelantados por cada proveedor fabricante. Evaluación "e -ropuestas "e 2os abricantes -roveedores Es necesario darles a los proveedores fabricantes un tiempo ra$onable para ue preparen sus propuestas, en la ma!or7a de los casos lo adecuado seria ?H d7as aproximadamente aunue en los sistemas grandes ! avan$ados talve$ sean necesarios algunos meses mas. Es posible desarrollar muchos criterios para evaluar las propuestas de los fabricantes proveedores. Entre estos tenemos&
Criterio '.6 Extensión de la automati$ación propuesta .6 "esempe#o total .6 Fipo de euipo =.6 Entrega del euipo >.6
A cada proveedor fabricantes se le da una evaluación para cada factor de ponderación en la ma!or7a de los casos la calificación es menor ue el valor absoluto del factor de ponderación. irma del contrato para el euipo 2a firma del contrato de para el euipo por un e%ecutivo de alto nivel ue ha estado en contacto con los dos comit1s lleva el estudio de factibilidad a su termino formal, sin embargo antes de ue se firme oficialmente el contrato, el e%ecutivo har7a bien en presentar el contrato al abogado para ue lo interprete ! le a#ada los addendums necesarios para proteger al usuario. El análisis de sistemas, el dise#o de sistemas ! la selección del euipo ue son los pasos principales comprenden aproximadamente un tercio del tiempo total usado en el pro!ecto de sistemas. En el periodo ue sigue no solo se empleara mas tiempo ue en el estudio de factibilidad si no ue tambi1n habrá una ma!or ingerencia de los recursos de la organi$ación en t1rminos de sus operaciones ! personal. El problema de cómo controlar ! coordinar las actividades durante el 7nterin es un tanto dif7cil de resolver, aun para el gerente de procesamiento de datos mas experimentado. Cuadro "e Implantación "e *istemas
tapa '.6 Adiestramiento a usuarios .6 -rueba del sistema por usuarios .6 Aprobación de resultados de la prueba =.6 Conversión al sistema >.6 2iberación del sistema
Autor& D1ctor Ale%andro *ánche$
