Analisa Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor Pada Samsat Kota Cimahi

ANALISA SISTEM PENGOLAHAN DATA PEMBAYARAN PAJAK  KENDARAAN BERMOTOR PADA SAMSAT KOTA TASIKMALAYA

LAPORAN KERJA PRAKTEK 

Diajukan untuk Memenuhi Salah satu Syarat Dalam Menempuh Mata Kuliah Kerja Praktek  Jenjang Studi Diploma III Program Studi Manajemen Informatika

Oleh : 1. Siti Astuti Artiyani 2. Endang Hermaya 3. Angga Angga Prayog Prayogaa Putra Putra

NIM : 18093171 NIM : 18093184 NIM : 180932 18093200 00

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER  BINA SARANA INFORMATIKA TASIKMALAYA

8

2011

KATA PENGANTAR 

Syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan YME, yang telah melimpahkan rahmat, rahmat, karunia karunia dan hidayah-Nya hidayah-Nya sehingga sehingga penulis penulis dapat menyelesaikan menyelesaikan laporan laporan Sistem m Pengol Pengolaha ahan n Data Data Pemba Pembayar yaran an kerja erja prak prakte tek k ini ini deng engan jud judul “Siste Kendaraan bermotor pada SAMSAT cabang kota Cimahi”

Penu Penuli liss meny menyad adar arii bahw bahwaa lapo lapora ran n kerj kerjaa prak prakte tek k ini ini masi masih h jauh jauh dari dari kesempurnaan, dengan segala keterbatasan dari penulis, maka segala saran dan kritik yang sifatnya membangun untuk perbaikan serta penambahan pengetahuan akan sangat bermanfaat bagi penulis. Selama Selama penyu penyusun sunan an lapora laporan n ini, ini, penuli penuli banyak banyak meneri menerima ma bimbin bimbingan gan,, arah arahan an,, bant bantua uan n dan dan doro dorong ngan an yang yang bera berart rti, i, Sehu Sehubu bung ngan an itu itu maka maka pada pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih pada semua pihak  atas bantuan dan kerja samanya, diantaranya kepada: •

Ir. Eddy Suryanto Soegoto,MS Soegoto,MSc. c. Selaku rektor Universita UniversitasKomp sKomputer  uter  Indoneia.

•

Prof Prof.. Dr. Dr. Umi. Umi. Nari Narima mawa wati ti,, Dra. Dra.,, SE., SE., M.Si M.Si Sela Selaku ku Deka Dekan n Faku Fakult ltas as Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

•

Sri Sri

Dewi Dewi Angg Anggad adin ini, i, SE., SE.,M. M.Si Si.. ..,S ,Sel elak aku u

Ketu Ketuaa

Juru Jurusa san n

Akun Akunta tans nsii

Universitas Komputer Indonesia. •

Dian Dwinita K.,SE.,M,Si., Selaku dosen wali dan dosen pembimbing yang telah membimbing membimbing penulis dalam penyelesaia penyelesaian n laporan laporan kuliah kuliah kerja  praktek ini.

i

•

Seluruh dosen-dosen Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia yang telah membekali ilmu pengetahuan.

•

Dan tak lupa yang paling terpenting dan terutama mengucapkan terima kasih pada Tuhan Yang Maha Esa. Karena tanpa kehendak-Nya, penulis tidak akan bisa bisa menyelesaik menyelesaikan an laporan kerja praktek praktek ini dengan sebaiksebaik baiknya.

•

Kepada orang tua yang telah memberikan bekal, segala kemampuan, doa restu serta dorongan baik moril maupun materil.

•

Untuk semua teman-teman teman-teman terdekatku Askar, Andri, Andri, Andika, Andika, Ganjar, Ganjar, Rahmat dan khusus untuk Wahyu. Kalian pembawa semangatku.

•

Adikku tersayang Lewi Martha Fury yang memberi dukungan, perhatian, dan menunggu kelulusanku, semoga Tuhan selalu memberikan berkat-Nya  pada mu.

•

Teman-teman seperjuangan AK-6 angkatan 2007, yang tidak bisa di sebut satu persatu, terima kasih atas bantuannya semoga kalian semua sukses.

•

Semua Semua pihak pihak yang yang telah telah memban membantu tu dalam dalam penyu penyusun sunan an lapora laporan n kerja kerja  praktek ini yang penulis tidak bisa sebutkan satu persatu, terima kasih dan semoga bantuan uang telah diberikan mendapat imbalan yang berlipat ganda dari Tuhan Yang Maha Esa Akhir kata penulis panjatkan doa dan rasa syukur kepada Tuhan Yang

Maha Esa semoga laporan kerja praktek ini dapat memberikan manfaat bagi

ii

khalayak pada umumnya. Dan semoga rahmat, karunia serta hidayah Tuhan Yang Maha Esa menyelimuti hidup kita amin

Bandung, Desember 2009 Penulis,

Lewi Frans Setiawan

 NIM.21307066

iii

DAFTAR ISI LEMBAR PENGASAHAN KATA PENGANTAR ……………………………….................…………..i DAFTAR ISI……………………………………………............…………iv DAFTAR LAMPIRAN……………….................……………..…………vi BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang Kerja Praktek.................................................................1 1.2 Maksud dan Tujuan.................................................................................3 1.2.1 Maksud Kerja Praktek...............................................................3 1.2.2 1.3

Tujuan Kerja Praktek.................................................................3 Kegunaan Kerja

Praktek.........................................................................4 1.4

Metode Kerja

Praktek.............................................................................4 1.5

Lokasi dan Waktu Kerja

Praktek............................................................6 BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan...................................................................7 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan............................................................13 2.3 Uraian Tugas dan Jabatan.....................................................................16 2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan.................................................................20 BAB III PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KULIAH KERJA PRAKTEK 

3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek.........................................................21

iv

v

3.1.1 Sistem…………………………………………………………..21

3.1.2 Pengolahan……………………………………………………..24 3.1.3 Pajak……………………………………………………………24 3.1.4 Pajak Kendaraan Bermotor.................………………………….25 3.1.5 Objek Pajak…………………………………………………….27 3.1.6 Subjek Pajak……………………………………………………28 3.1.7

Wajib Pajak..................................................................................28

3.2 Teknis Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek...........................................28 3.3. Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek………....…….38 3.3.1 Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak Kendaraan.............38 3.3.2 Pihak yang Terkait Dalam Proses Sistem Pengolahan Data Pembayaran Kendaraan Bermotor.............................................40 BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan............................................................................................41 4.2

Saran......................................................................................................42

DAFTAR PUSTAKA..................................................................................43 DAFTAR RIWAYAT HIDUP....................................................................44 LAMPIRAN-LAMPIRAN........................................................................45

v

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Keterangan Kuliah Praktek......................................................46 Lampiran 2 Surat Permohonan Kuliah Praktek....................................................47 Lampiran 3 Surat Keterangan Hasil Kuliah Praktek  (dari dosen Pembimbing)..................................................................48 Lampiran 4 Surat Keterangan Hasil Kuliah Praktek  (dari Perusahaan/instansi).................................................................49 Lampiran 5 Daftar Kehadiran Mahasiswa/i UNIKOM selama Kerja Praktek........................................................................50 Lampiran 6 Struktur Oragnisasi UPPD Provini Wilayah XXXI Cimahi.............51 Lampiran 7 SPPKB Pengesahan..........................................................................52 Lampiran 8 Surat Tanda Kendaraan.....................................................................53 Lampiran 9 Hasil Cek Fisik Kendaraan Bermotor...............................................54 Lampiran 10 Surat Ketetapan Pajak Daerah PKB/BBN-KB.................................55 Lampiran 11 Surat Ketetapan Pajak Daerah PKB/BBN-KB.................................56 Lampiran 12 Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermotor .......................................57 Lampiran 13 Surat Pendaftaran dan Pendataan Kendaraan Bermotor (SPPKB)...58 Lampiran 14 Surat Tanda Periksa Kendaraan........................................................59 Lampiran 15 Pendapatan UPPD Provinsi Wilayah XXXI Cimahi........................60

vi

BAB I PENDAHULUAN

4.2 Latar Belakang Kerja Praktek 

Perkembangan teknologi informasi yang sangat terasa dalam kehidupan sangat bermanfaat membantu permasalahan dalam proses suatu kegiatan. Kegiatan yang pada umumnya menggunakan peranan teknologi informasi yaitu adalah sistem informasi pengolahan data keuangan, sistem pengolahan data jual   beli, sistem pengolahan data kepegawaian, sistem pengolahan data persediaan   barang dan lain-lain. Perkembangan teknologi

informasi pada saat ini

menunjukkan bahwa kecepatan, keamanan dan kemudahan menjadi pertimbangan utama pengembangan sebuah sistem. Diharapkan sebuah sistem informasi bisa semakin mengefektifkan dan mengefisiensikan rangkaian proses aliran data dan informasi demi peningkatan produktivitas dan kepuasan pelanggan a tau kosumen. Instansi seperti SAMSAT cabang kota Tasikmalaya, merupakan salah satu contoh yang menerapkan prinsip diatas. Pembayaran pajak kendaraan pada sekarang ini semakin dituntut untuk memberikan kemudahan bagi para wajib  pajak kendaraan. Hal ini juga terlihat dari pihak SAMSAT sendiri memberikan  berbagai fitur dan kemudahan baru dalam setiap pembayaran pajak kendaraan. Bila kita lihat beberapa tahun terakhir ini kebutuhan masyarakat khususnya di Jawa Barat akan kendaraan sebagai sarana tranportasi sangatlah meningkat. Bila kita lihat secara fakta hampir setiap warga atau penduduk memiliki kendaraan   pribadi dan jumlah volume kendaraan yang melintas di jalan terlihat sangat

1

2

  banyak. Berdasarkan hal tersebut pihak kantor bersama SAMSAT harus mengembangkan sistem pengolahan data pembayaran demi kinerja yang lebih  baik. Sistem informasi akan bekerja secara sinergis untuk membangun keseluruhan sistem yang merupakan kesatuan terpadu, terdiri dari berbagai elemen yang saling berinteraksi. Dimana sebuah instansi keuangan akan memiliki tingkat keamanan yang tinggi, dan jaringan yang luas pada berbagai kota atau tempat. Khususnya dalam pengolahan data pembayaran kendaraan, sistem informasi sangatlah bermanfaat dalam hal ketepatan dan kecepatan prosesnya. Di SAMSAT cabang kota Tasikmalaya proses pengolahan data pembayaran kendaraan

tersebut

masih

menggunakan

proses

manual  yaitu

tanpa

terkomputerisasi meskipun ada sebagian yang terkomputerisasi sehingga menimbulkan beberapa masalah, diantaranya ketidaktepatan dalam pengarsipan,   pencarian data yang masih menggunakan proses manual , pencatatan

laporan

masih relatif lama karena masih menggunakan proses manual  yaitu dengan mesin ketik. Melihat permasalahan tersebut, maka penulis sangatlah tertarik untuk  membahas mengenai “Analisa Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak  Kendaraan pada SAMSAT Cabang Kota Tasikmalaya”.

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek  1.2.1 Maksud Kerja Praktek 

Adapun maksud dilaksanakan kerja praktek ini antara lain : 1. Untuk memenuhi beban satuan kredit semester (SKS) yang harus ditempuh sebagai persyaratan akademis di Akademi Bina Sarana Informatika Jurusan Manajemen Informatika.

3

2. Agar dapat menerapkan ilmu-ilmu khususnya dibidang sistem informasi manajemen yang telah diperoleh dikuliah sehingga dapat meningkatkan  pemahaman ilmu-ilmu tersebut. 3. Guna menumbuhkan kesiapan mental mahasiswa untuk memasuki dunia kerja yang sebenarnya. 1.2.2 Tujuan Kerja Praktek 

1. Untuk mengetahui Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak  kendaraan bermotor pada SAMSAT cabang kota Tasikmalaya khususnya dalam perpanjangan STNK. 2. Untuk

mengetahui

bagian-bagian

yang

terlibat

dalam

sistem

 pengolahan data pembayaran kendaraan bermotor. 1.3 Kegunaan Kerja Praktek 

Kegunaan dari pelaksanaan Kerja Praktek yang berjudul Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor adalah : 1. Bagi Penulis: a.

Untuk analisis kinerja pengelolaan data pembayaran pajak kendaraan yang ada pada SAMSAT cabang kota Tasikmalaya.

 b.

Analisis masalah-masalah serta kekurangan-kekurangan yang timbul dari Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor   pada kantor bersama SAMSAT cabang kota Tasikmalaya.

c.

Agar dapat dijadikan referensi bagi penulis yang berminat pada tema yang serupa.

4

Bagi Perusahaan: a. Agar dapat menjadi masukan bagi SAMSAT dalam mengolah sistem data pembayaran kendaraan bermotor 

  b. Agar dapat menjadi keputusan yang diambil oleh pihak SAMSAT untuk

menangani kekurangan-kekurangan atau masalah-masalah

yang timbul

dari sistem pengolahan data pembayaran pajak 

kendaraan bermotor.

1.4 Metode Kerja Praktek 

Dalam menyusun laopran kerja praktek ini, penulis menggunakan beberapa metode yang digunakan dalam pengumpulan data yaitu : •

Penelitian secara langsung ( Field  Reseach )

5.

Mengobservasi

untuk

mengumpulkan

data-data

yang

diperlukan

dilapangan dengan mengamati secara langsung ke Kantor Bersama SAMSAT cabang kota Tasikmalaya melalui kegiatan Kuliah Kerja Praktek. 6.

Wawancara yaitu mengumpulkan data-data melalui tanya jawab dengan  pihak-pihak yang bersangkutan baik pihak SAMSAT sebagai pihak yang mengolah data pembayaran pajak kendaraan ataupun pihak DISPENDA sebagai pihak yang menerima pemasukan pajak kendaraan mengenai sistem pengolahan data keuangan tersebut.

7.

Ikut terlibat langsung dalam kegiatan, seperti ikut dalam pengarsipan notice STNK.

5

8.

Dokumentasi yaitu mencatat data-data yang diperlukan seperti sejarah singkat perusahaan, aktivitas perusahaan, serta data-data lainnya yang  berhubungan dengan kegiatan kerja praktek.

•

Studi Pustaka (Library Reseach ) Yaitu teknik pengumpulan data-data yang dilakukan dengan cara memilih dan membaca berbagai bahan pustaka, buku, artikel maupun sumbersumber lainnya yang relevan dan sekiranya mampu memberikan informasi dan data yang dibutuhkan secara lengkap pada Kantor SAMSAT cabang Tasikmalaya.

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek 

Dalam penulisan kerja praktek ini, penulis melakukan penelitian kerja  praktek di Kantor Bersama SAMSAT cabang kota Tasikmalaya yang berlokasi di  jalan Ir. H. Juanda (By Pass) No.331A Tasikmalaya yang berketepatan 1 lokasi dengan kantor DISPENDA Wilayah XXVII (Tasikmalaya). Adapun waktu penelitian yang dimulai dari tgl 11 Juli – 11 Agustus , kegiatan kerja praktek dimulai pukul 07.30-15.00 WIB pada hari senin s.d jumat.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Sistem Administrasi Manunggal di bawah Satu Atap, atau disingkat dengan SAMSAT adalah suatu sistem kerjasama secara terpadu antara Polri, Dinas Pendapatan Provinsi, dan PT Jasa Raharja (Persero) dalam pelayanan untuk  menerbitkan STNK dan Tanda Nomor Kendaraan Bermotor yang dikaitkan dengan pemasukan uang ke Kas Negara baik melalui Pajak Kendaraan Bermotor  (PKB), Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor, dan Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan (SWDKLJJ), dan dilaksanakan pada satu kantor  yang dinamakan Kantor Bersama Samsat. Dalam hal ini, Polri memiliki fungsi penerbitan STNK, Dinas Pendapatan Provinsi menetapkan besarnya Pajak Kendaraan Bermotor (PKB) dan Bea Balik   Nama Kendaraan Bermotor (BBN-KB), sedangkan PT Jasa Raharja mengelola Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan(SWDKLLJ). Sejarah Kantor Bersama SAMSAT sendiri tak lepas dari berdirinya Dinas Pendapatan provinsi Jawa Barat yang secara historis dimulai dengan unit kerja yang bertugas melakukan pengurusan Perpajakan dan Pendapatan Daerah. Hal ini dikarenakan DISPENDA atau Dinas Pendapatan Daerah sebagai kantor pusat yang

menaungi

segala

penerimaan

pendapatan

daerah.

Berdasarkan

 perkembangan kota Cimahi mulai dikenal sejak tahun 1811, pada saat Gurbenur  Jendral Wiliem Deanles membuat jalan Anyer-Panarukan, dengan dibuatnya pos   penjagaan (Loji) di alun-alun Cimahi sekarang. Perkembangan ini kemudian

7

8

  berlanjut pada tahun 1874-1893 ketika dilaksanakan pembuatan kereta api Bandung-Cianjur sekaligus pembuatan stasiun kereta api Cimahi dan pada tahun 1886 dimulai pembangunan Pusat Pendidikan Militer dan Fasilitas lainnya. Pada tahun 1935 Cimahi menjadi kecamatan. Sejak kemerdekaan kota Cimahi  berkembang terus, pada tahun 1962dibentuk setingkat kedewanan yang meliputi 4 kecamatan yaitu : Cimahi,

Padalarang, Batujajar

dan Cipatat. Dengan

 perkembangan kota Cimahi pada tahun 1975 ditingkatkan statusnya menjadi kota Administratif melalui peraturan Pemerintah no. 29 tahun 1975, yang diresmikan   pada tanggal 29 januari 1976. Kota Cimahi merupakan kotip pertama di jawa  barat dan ketiga di Indonesia. Sesuai dengan kondisi kota Cimahi yang semakin  berkembang, kota Cimahi ditingkatkan statusnya menjadi otonom seiring dengan ditetapkannya UU No. 9 tahun 2001 tanggal 21 juni 2001 tentang pembentukan kota Cimahi dan diresmikan pada tanggal 21 juni 2001. Berdasarkan

SK

Gubenur

Provinsi

Jawa

Barat

Nomor 

210/PO/V/OM/SK71 tanggal 25 September 1971 dibentuk sebuah Jawatan Perpajakan dan Pendapatan Provinsi Jawa Barat. Jawatan ini secara efektif  dimulai tahun anggaran 1972/1973, dengan dikeluarkannya Surat Keputusan Gurbernur

tersebut,

untuk

pertama

kalinya

pengurusan Perpajakan dan

Pendapatan Daerah ditandatangani secara terpisah dari lingkungan Keuangan. Dengan dikeluarkan Undang-undang Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pokok pokok Pemerintahan di daerah, Nomenklatur Jawatan Perpajakan dan Pendapatan Provinsi Daerah

Tingkat I Jawa Barat, diganti menjadi Dinas Perpajakan dan

Pendapatam Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat

9

Sejak dibentuknya Dinas Pendapatan Daerah Tingkat I Jawa Barat,  berdasarkan Peraturan Daerah Nomor : 7/DP040/1978 Tanggal 30 agustus 1978 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Pendapatan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat, mendapat pengesahan Menteri Dalam Negeri dengan Surat Keputusan No. :Pem.10/69/40.655 tanggal 16 oktober 1979, nomenklatur Dinas Perpajakan dan Pendapatan Provinsi daerah Tingkat I Jawa Barat tidak digunakan lagi. Pembentukan

Dinas

Pendapatan

Daerah

berpedoman

pada

Surat

Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 363 Tahun 1977 tanggal 4 November  1977 tentang Pedoman Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah serta Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri No. KUPD 7/7/39126 Tanggal 31 Maret 1978 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Pendapatan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat didasarkan pada Peraturan Daerah Nomor 7/PD-010/1978 tanggal 30 agustus yang kemudian diubah untuk   pertama kali dengan Peraturan Daerah Nomor I Tahun 1990 tanggal 24 Januari Lokasi Kantor bersama SAMSAT umumnya berada di lingkungan Kantor  Polri setempat, atau di lingkungan Satlantas/Ditlanta Polda setempat. SAMSAT ada di masing-masing provinsi, serta memiliki unit pelayanan di setiap kabupaten/kota. Untuk SAMSAT cabang kota Cimahi terletak di jalan Raya Cibabat No.331A Cimahi. Kantor bersama SAMSAT adalah kantor atau instansi  pemerintahan yang bergerak dalam bidang pembayaran pajak kendaraan bermotor  yang berdomisili di kota Cimahi. Dengan perkembangan pemerintah Kotip Cimahi menjadi Kota Cimahi dan sektor pajak merupakan salah satu Pendapatan Asli Daerah dalam

10

 pelaksanaan pembangunan maka dengan Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2002, tanggal 12 april 2002 maka terbentuklah Kantor Bersama SAMSAT cabang Kota Cimahi. Adapun Visi dan Misi berserta tugas pokok dan fungsi dari Kantor  Bersama Samsat cabang Kota Cimahi yang diantaranya : a. Visi

Terdepan dalam pengelolaan pendapatan daerah dan dibanggakan dalam  pelayanan publik  b. Misi •

Bidang Pendapatan Daerah: Mengembangkan kebijakan pendapatan daerah yang dapat diterima masyarakat, partisipatif, bertanggungjawab dan berkelanjutan.

•

BidangPelayanan Publik: Mewujudkan pelayanan publik yang baik ( excellent service ), terpercaya dan transparan.

•

Bidang Kelembagaan: Mewujudkan Sumber Daya Manusia Aparatur yang potensial, integritas tinggi dan profesional serta membangun sistem kelembagaan yang  berbasis kompentensi.

c. Tugas

Melaksanakan sebagian fungsi Dinas di bidang pembayaran pajak  kendaraan d. Fungsi

Pelaksanaan administrasi di bidang pendapatan daerah

11

 penyelenggaraan pelayanan umum di bidang Pendapatan Daerah

e. Dasar Hukum Kelembagaan

Berikut merupakan dasar hukum dari SAMSAT : 1.

Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 15 Tahun 2000 tanggal 12 Desember 2003 tentang Dinas Daerah Provinsi Jawa Barat jo. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 5 tahun 2002 tanggal 12 april 2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 15 tahun 2000 tentang Dinas Daerah Provinsi Jawa Barat.

2. Keputusan Gubernur Jawa Barat Nomor 53 Tahun 2002 tanggal 2 Desember 2002 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Rincian Tugas Unit Dinas Pendapatan Provinsi Jawa Barat. 3. Keputusan Gubernur Jawa Barat Nomor 65 Tahun 2002 tanggal 2 Desember 2002 tentang Tugas Pokok, Fugsi dan Rincian Tugas pada Unit Pelaksana Teknis Dinas di lingkungan Dinas Pendapatan Provinsi Jawa Barat.

f. Dasar Hukum Pemungutan

Adapun dasar-dasar hukum pemungutan pajak kendaraan bermotor antara lain: 1. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 7 Tahun 2001 tanggal 18 Juli 2001 tentang Pajak Kendaraan Bermotor.

12

2. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 8 Tahun 2001 tanggal 18 Juli 2001 tentang Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor. 5

Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 9 Tahun 2001 tanggal 18 Juli 2001 tentang Pajak Bahan Bakar Kendaraan Bermotor.

6

Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 5 Tahun 2004 tanggal 4 Maret 2004 tentang Retribusi Pemakaian Kekayaan Daerah(RPKD).

7

Keputusan Gurbenur Jawa Barat Nomor 11 Tahun 2002 tanggal 13 Mei 2002 tentang Petunjuk Pelaksana Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 6 tahun 2001

8

Keputusan Gurbenur Jawa Barat Nomor 12 Tahun 2002 tanggal 13 Mei 2002 tentang Petunjuk Pelaksana Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 7 tahun 2001

9

Keputusan Gurbenur Jawa Barat Nomor 13 Tahun 2002 tanggal 13 Mei 2002 tentang Petunjuk Pelaksana Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 8 tahun 2001

10 Keputusan Gurbenur Jawa Barat Nomor 14 Tahun 2002 tanggal 13 Mei 2002 tentang Petunjuk Pelaksana Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 9 tahun 2001 11 Keputusan Gurbenur Jawa Barat Nomor 20 Tahun 2002 tanggal 2 Juli 2002 tentang Petunjuk Pelaksana Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 6 tahun 2001

2.2 Struktur Organisasi

13

Struktur organisasi merupakan bagian dari suatu manajemen perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi, menggambarkan hubungan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap jenjang yang berada pada suatu perusahaan. Suatu instansi pemerintah untuk mencapai tujuannya diperlukan struktur  oragnisasi agar terjadi keterpaduan atau kerjasama yang dapat dilaksanakan dengan baik dan memberikan kejelasan dalam memberikan tugas yang telah ditetapkan dengan baik. Secara umum struktur organisasi Kantor Bersama SAMSAT adalah terdiri dari : 1. Kepala DINAS, membawahi seluruh divisi antara lainadalah sebagai

 berikut: Sub Bag Tata Usaha, Sub Dinas Bina Program, Seksi Pajak Non PKB/BBNKB, Seksi Non Pajak, Kelompok Jabatan Fungsional dan instalasi

2. Sub Bag Tata Usaha, membawahi :

Sub bagian kepegawaian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan  pengelolaan administrasi kepegawaian, kelembagan dan ketatalaksanaan. Sub bagian keuangan yang mempunyai tugas pokok melaksanakan  pengelolaan administrasi keuangan. 12 Sub Dinas Bina Program, membawahi: 13 Seksi data dan informasi yang bertugas melaksanakan pengumpulan dan  pengelolaan data serta penyajian informasi bidang pendapatan. 14 Seksi penyusunan program yang bertugas melaksanakan penyusunan progran kerja dinas

14

15 Seksi evaluasi dan pelaporan mempunyai tugas pokok melaksanakan  penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program kerja dinas

4. Sub Dinas Pajak 

Mempunyai

tugas

pokok

menyelenggarakan

penyusunan

rumusan

kebijakan teknis, koordinasi dan pentatausahaan di bidang pajak daerah. Tugas lain dari sub dinas pajak adalah: Menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan pungutan dan teknis operasional pungutan di bidang pajak daerah Menyelenggarakan perumusan bahan pedoman dasar perhitungan pajak  dan pentatausahaan tunggakan pajak  Menyelenggarakan pengendalian pentatausahaan pembukuan pajak  Menyelenggarakan perumusan pengelolaan administrasi keberatan pajak  Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait

Sub Dinas Non Pajak 

Sub Dinas Non Pajak mempunyai tugas pokok menyelenggarakan  perumusan kebijakan operasional pendapatan daerah bidang non pajak  Tugas lain dari sub dinas non pajak adalah: Menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan operasional non pajak 

15

Menyelenggarakan perumusan bahan petunjuk teknis pengelolaan tata usaha pendapatan daerah di bidang non pajak  Menyelenggarakan perumusan bahan fasilitas pendapatan daerah di bidang non pajak  Menyelenggarakan perumusan koordinasi dengan unit kerja terkait

Sub Dinas Pengendalian dan Pembinaan

Sub Dinas Pengendalian dan Pembinaan mempunyai tugas pokok  menyeleggarakan perumusan bahan kebijakan operasional bidang pengendalian dan pembinaan pendapatan daerah. Sub Dinas Pengendalian dan Pembinaan membawahi: Seksi pengendalian operasional, mempunyai tugas pokok melaksanakan   penyusunan bahan

kebijakan operasional pengendalian keuangan,

kepegawaian dan ketatalaksanaan Seksi pengendalian pendapatan, bertugas melaksanakan penyusunan bahan kebijakan operasional bidang pengendalian pelaksanaan sistem dan tatacara pemungutan pajak, retibusi dan lain-lain pendapatan daerah yang sah Seksi evaluasi mempunyai tugas pokok melaksanakan perumusan bahan kebijakan operasional dan pendapatan

Instalasi

Tugasnya ialah melaksanakan sebagian kegiatan operasional di bidang  pelayanan pendapatan daerah di wilayah kerja atau wilayah pelayanan tertentu.

16

Untuk menyelengarakan tugas pokoknya, adapun fungsi instalasi adalah: Pelaksanaan penyusunan rencana kerja instalasi Pelaksanaan

administrasi

pendaftaran

dan

pendataan,

penelitian

  perhitungan dan penetapan, pengalihan, pembayaran dan penyetoran di  bidang pungutan Pajak PKB/BBNKB, Pajak Non PKB/BBNKB dan Non Pajak. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan instalasi

2.3 Uraian Tugas dan Jabatan 1. Kepala Dinas

Tugasnya

adalah

memimpin,

mengkoordinasikan,

dan

mengendalikan

 pelaksanaan kegiatan dinas, sedangkan tugas lainnya adalah: Menyusun dan menetapkan rencana kerja strategis dan program kerja dinas sesuai dengan kebijakan pemerintah dan pemerintah daerah Merumuskan dan menetapkan kebijakan operasiaonal dibidang pendapatan  pendapatan daerah yang berkaitan dengan program dinas, pajak, dan non  pajak, pengendalian dan pembinaan pendapatan daerah Menyelenggarakan fasilitas yang berkaitan dengan pelaksanaan program   pajak dan non pajak, ketatausahan serta pengendalian dan pembinaan  pendapatan daerah Menyelenggarakan pelayanan perizinan bidang pendapatan daerah sesuai dengan keuangan provinsi Menyelenggarakan pelayanan umum bidang pendapatan daerah ,eliputi  pajak dan non pajak 

17

Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Gubernur 

2. SubBag Tata Usaha

Tugasnya adalah Melaksanakan penyusunan rencana kerja,

pengelolaan

administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, umum dan pelaporan. Dalam melaksanakan tugas pokoknya Subbagian Tata Usaha mempunyai fungsi: Pelaksanaan Penyusunan rencana kerja UPP Pelaksanaan

pengelolaan

administrasi

kepegawaian,

keuangan

 perlengkapan dan umum. Rincian tugas subbagian Tata Usaha antara lain : Melaksanakan kegiatan dalam bidang ketatausahaan Menyiapkan dan menyusun rencana anggaran Melaksanakan

pengelolaan

dibidang

kepegawaian,

keuangan,

 perlengkapan dan umum di lingkungan UPP Memberikan saran ayau pertimbangan pada kepala UPP mengenai hal-hal  berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas kedinasan Mengumpulkan dan mengolah bahan/laporan di bidang administrasi serta mengajukan pemecahan masalah dan pertimbangannya kepada Kepala UPP untuk dijadikan pertimbangan lebih lanjut Melaksanakan pengurusan rumah tangga UPP Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait

3. Seksi PKB/BBNKB

Tugasnya adalah melaksanakan pelayanan di bidang pungutan PKB/BBNKB

18

Dalam

menyelenggarakan

tugas

pokoknya,

seksi

PKB/BBNKB

mempunyai fungsi: Pelaksanan pelayanan di bidang pungutan PKB/BBNKB melalui proses   pemungutan yang didaarkan pada ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku Pelaksanaan koordinasi tugas pelayanan di bidang pungutan PKB/BBNKB Adapun rincian tugas seksi PKB/BBNKB antara lain: Melaksanakan

administrasi

pendaftaran dan

pendataan,

penelitian,

  perhitungan dan penetapan, penagihan, pembayaran, dan penyetoran di  bidang pungutan PKB/BBNKB Menyusun rumusan guna penyelesaian lebih lanjut terhadap tunggakan PKB?BBNKB dan atas keberatan yang diajukan oleh para wajib bayar  sebagaimana dimaksud di atas Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait

4. Seksi Pajak Non PKB/BBNKB

Tugasnya adalah melaksanakan pelayanan pajak non PKB/BBNKB. Untuk  melaksanakan tugasnya seksi pajak non PKB/BBNKB mempunyai fungsi: Pelaksanan pelayanan dibidang pajak non PKB/BBNKB melalui proses   pemungutan yang didasarkan kepada ketentuan peraturan perundanganundangan yang berlaku Pengkoordinasian pelaksanaan tugas pelayanan di bidang pajak non PKB/BBNKB Pengendalian tugas pelayanan di bidang pajak non PKB/BBNKB

19

5. Seksi Non Pajak 

Tugasnya adalah melaksanakan pelayanan di bidang pungutan non pajak. Untuk  melaksanakan tugas pokoknya, seksi non pajak mempunyai fungsi: Pelaksanaan administrasi pelayanan di bidang pungutan daerah melalui  proses pemungutan yang didasarkan pada peraturan perundang undangan yang berlaku Pelaksanaan monitoring dalam bidang penerimaan pendapatan lain-lain yang di kelola oleh dinas/Instansi penghasilan di lingkungan Provinsi maupun hasil penerimaan dari Pemerintah pusat Pengendalian pelayanan di bidang pungutan retribusi daerah dan pungutan non pajak 

2.5 Aspek Kegiatan Perusahaan

Kantor bersama SAMSAT cabang Kota Cimahi yang bergerak dalam   bidang pemungutan pajak maupun non pajak memiliki banyak aktivitas yang diantaranya: Bagian Administrasi a. Surat Pendataan dan Pendaftaran Kendaraan Bermotor(SPPKB)  b. Surat Ketetapan Pajak Daerah(SKPD) c. Surat Tanda Kendaraan Bermotor(STNK) d. Surat Tanda Coba Kendaraan Bermotor(STCKB) e. Buku Pemilik Kendaraan Bermotor(BPKB)

20

f. Tanda Nomor Kendaraan Bermotor(TNKB) g. Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan(SWDKLLD) h. Peneng Pajak  i. Surat Keterangan Pindah Pengganti STNK dan surat Keterangan fisikal antar  Daerah  j. Jenis pungutan di Kantor Bersama SAMSAT Bagian Persyaratan Pendaftaran Kendaraan Bermotor  a. Pendaftaran Pertama Kendaraan Bermotor   b. Pengesahan STNK setiap tahun c. Perpanjang STNK setelah 5 tahun d. Pendaftaran kendaraan Mutasi e. Pendaftaran kendaraan bermotor dengan persyaratan khusus f. Pendaftaran STNK khusus atau rahasia

BAB III PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KULIAH KERJA PRAKTEK 

3.1 Bidang Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek 

Bidang pelaksanaan kuliah kerja praktek ini penulis ditempatkan pada  bagian divisi administrasi yaitu bagian pengarsipan, dalam pelaksanaan tersebut   penulis diberikan pengarahan dan bimbingan mengenai kegiatan perusahaan khususnya dibagian administrasi yang salah satu tugasnya mengarsip  Notice STNK sehingga penulis dapat mengetahui prosedur perngarsipan notice STNK  dan prosedur melakukan perpanjangan STNK  3.1.1 Pengertian Sistem

Sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk  mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Jerry FithGerald yang diterjemahkan oleh Mulyadi : “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. (2001;89)

Sujana Ismaya mengatakan bahwa:

“Sistem merupakan suatu susunan secara teratur dari kegiatankegiatan yang saling bergantung pada prosedur-prosedur yang berhubungan yang melengkapi dan memudahkan pelakanaan pekerjaan dari suatu kegiatan organisasi yang penting”. (2005;521)

21

22

Jadi berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem memiliki karakteristik yaitu: Memiliki komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,  bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponenkomponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat

dari

sistem untuk

menjalankan

suatu fungsi

tertentu

dan

mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai

suatu

sistem,

maka

sistem

akuntansi

adalah

subsistemnya. Batas sistem (boundary) ;

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup ( scope) dari sistem tersebut.

23

Lingkungan luar sistem (environment ) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Penghubung sistem (interface) ;

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Masukan Sistem (input )

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat  berupa masukan perawatan ( maintenance input ) dan masukan sinyal (  signal input ). Maintenance input  adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input  adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer,  program adalah maintanance input  yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. Keluaran sistem (Output ) ;

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem. Pengolah sistem ( Process) ;

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan. Sasaran sistem ;

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya 3.1.2 Pengolahan

Menurut Sujana Pengolahan dapat diartikan sebagai:

24

“Sesuatu yang menunjukan langkah-langkah apapun yang dilakukan dengan cara-cara apapun yang mungkin, untuk membuat data dapat dipergunakan bagi suatu maksud tertentu”. (2005:504) 3.1.3 Pajak 

Pajak merupakan iuran kepada Negara (yang dapat dipaksakan) yang terutang oleh yang wajib membayarnya menurut peraturan-peraturan, dengan tidak mendapatkan prestasi kembali, yang langsung dapat ditunjuk, dan gunanya adalah untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran umum berhubung dengan tugas  Negara yang menyelenggarakan pemerintahan. Menurut Rachmad. Soemitro menyatakan “Pajak adalah iuran pajak  kepada kas Negara berdasarkan UU (yang dapat dipaksakan) dengan tidak  mendapatkan jasa timbal (kontraprestasi). Yang dapat langsung di tujukan dan yang digunakan untuk membayar pengeluaran umum”. (1990:5)

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa ciri-ciri yang melekat  pada pengertian pajak adalah : 16 Pajak dipungut berdasarkan UU serta aturan pelaksanaannya yang sifatnya dapat dipaksakan. 17 Dalam pembayaran pajak tidak dapat ditunjukan adanya kontra prestasi individual oleh pemerintah. 18 Pajak dipungut oleh Negara baik Pemerintah pusat maupun pemerintah daerah. 19 Pajak diperuntukkan bagi pengeluaran-pengeluaran pemerintah, yang bila dari  pemasukannya masih terdapat surplus, dipergunakan untuk membiayai  public

investment . Pajak dapat pula mempunyai tujuan selain budgeter , yaitu mengatur 

25

3.1.4 Pajak Kendaraan Bermotor (PKB)

Pajak Kendaraan Bermotor (PKB) merupakan salah satu Pajak Propinsi yang sejak tahun 1976 telah dipungut dengan menggunakan sistem administrasi manunggal di bawah satu atap yang menggabungkan pelayanan administrasi kendaraan bermotor dan pembayaran pajak. Penerimaan PKB tergantung pada   perkembangan jumlah dan peningkatan nilai jual kendaraan bermotor tersebut. Pada wilayah Kota Cimahi, terdapat peningkatan jumlah dan nilai jual kendaraan  bermotor secara terus-menerus, hal ini harusnya menjadikan PKB menjadi pajak  yang potensial, akan tetapi sepertinya potensi pajak ini belum tergali dengan baik, hal ini terlihat dari kurangnya dana untuk membiayai berbagai sarana dan   prasarana umum yang diperlukan berkaitan dengan pertambahan jumlah kendaraan sehingga terjadi kemacetan yang sangat mengganggu kenyamanan   berkendaraan. Berdasarkan fenomena ini maka ingin diketahui efektifitas  pelaksanaan administrasi pemungutan PKB pada wilayah Kota Cimahi dengan kurun waktu penelitian tahun 2003 sampai 2005. Efesiensi administrasi   pemungutan PKB Membandingkan biaya yang dikeluarkan untuk memungut   pajak tersebut dengan hasil yang diperoleh, akan tetapi tidak dapat digunakan   pada administrasi pemungutan PKB karena tidak terdapat jumlah biaya  pemungutan pajak yang khusus untuk pemungutan PKB. Dari segi jumlah wajib  pajak memberikan gambaran tentang kemampuan menjaring wajib pajak, akan tetapi tidak digunakan pada administrasi pemungutan PKB. dari segi objek pajak  memberikan gambaran rasio dari objek pajak yang telah dijaring oleh instansi   pajak dan diukur dengan membandingkan realisasi penerimaan pajak dengan rencana penerimaan pajak. Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan diketahui

26

telah semakin efektifnya pelaksanaan administrasi pemungutan PKB di Samsat Wilayah Kota Cimahi. Akan tetapi masih terdapat beberapa kendala yaitu ketiadaan pengarsipan SPPKB oleh Dispenda dan ketidak teraturan administrasi PKB yang mengakibatkan pendataan objek pajak kendaraan bermotor belum dapat dilaksanakan secara optimal, dan ketiadaan informasi yang berkaitan dengan pengeluaran formulir SPPKB sehingga kinerja fungsi pendataan objek    pajak tidak dapat dinilai secara tepat. Bagi Samsat Kota Cimahi, perlu dipertimbangkan perluasan/penyebaran tempat pembayaran pajak dan pengiriman SPPT/SKPD kepada setiap wajib pajak serta pengesahan STNK tidak perlu dilakukan setiap tahun sehingga biaya yang ditanggung oleh.wajib pajak dalam memenuhi kewajiban perpajakannya dapat dikurangi. Selain itu juga diperlukan adanya suatu sistem yang sederhana, cepat dan memanfaatkan tehnologi informasi sehingga dapat memberikan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi wajib  pajak dalam membayar PKB. Faktor-faktor yang secara langsung maupun tidak  langsung mempengaruhi pertumbuhan basis pajak juga harus dihitung dalam   penentuan rencana penerimaan PKB sehingga rencana penerimaan akan lebih realitis.

3.1.5 Obyek Pajak  1. Setiap penyerahan kendaraan bermotor di daerah akibat perjanjian dua  pihak atau lebih atau perbuatan sepihak yang berakibat pemindahan hak milik atau penguasaan yang dilakukan melalui jual beli, warisan, hibah, lelang, dan sebagainya.

27

2. Penguasaan kendaraan bermotor yang dikuasai untuk jangka waktu lebih dari 12 (dua belas) bulan oleh pribadi atau badan yang bukan   pemiliknya dihitung sejak saat penguasaan itu adalah akibat dari  perjanjian dan sewa menyewa termasuk leasing. 3. Pemasukan kedaraan bermotor yang dimasukkan oleh kontraktor asing ke wilayah Provinsi Jawa Barat yang tidak di Re-eksport setelah  proyek selesai. 4. Penyerahan kendaraan bermotor dari penasukan luar negeri untuk  dipakai secara tetap di Indonesia, kecuali : a. Untuk dipakai sendiri oleh orang yang bersangkutan sepanjang di negara asalnya telah didaftarkan atas nama sendiri dengan menunjukkan bukti-bukti sah;  b. Untuk dikeluarkan kembali dari wilayah pabean Indonesia; c. Untuk diperdagangkan dengan tujuan pameran, penelitian dan kegiatan olahraga bertaraf internasional. 5. Perubahan

bentuk

kendaraan

bermotor

yang

mengakibatkan

 bertambahnya nilai jual kendaraan bermotor yang bersangkutan seperti   penggantian mesin kendaraan bermotor, baik mesin baru maupun mesin lama.

3.1.6 Subyek Pajak  1. Subyek pajak adalah : a. Orang pribadi atau badan yang menerima penyerahan kendaraan  bermotor.

28

  b. Untuk merubah bentuk dang anti mesin subyek pajaknya adalah yang memiliki kendaraan bermotor. 2. Yang bertanggung jawab atas pembayaran pajak yang dimaksud adalah : a. Untuk orang pribadi adalah orang yang bersangkutan, kuasanya atau ahli warisnya dan orang yamg menerima hibah.  b. Untuk badan adalah pengurus atau kuasanya.

3.1.7 Wajib Pajak  Wajib Pajak Kendaraan Bermotor adalah setiap orang pribadi atau  badan yang menerima penyerahan kendaraan bermotor atau pada saat pembelian kendaraan bermotor.

3.2 Teknis Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek  Penulis melaksanakan kuliah kerja praktek pada Kantor Bersama SAMSAT Wilayah XXXI cabang kota Cimahi. Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek  dilaksanakan selama 30 (Tiga Puluh) hari mulai Tanggal 6 Juli 2009 s/d 10 Agustus 2009 dan penulis ditempatkan pada bagian pengarsipan. Dalam teknis  pelaksanaan kerja praktek, aktivitas atau kegiatan yang dilakukan penulis yaitu mengarsipkan data-data secara manual.

1. Pengarsipan

29

Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas ar sipyang terkait. Secara umum ada 5 macam sistem pengarsipan  Notice STNKyaitu: A. Sistem Abjad (  Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode   penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar   penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si   pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan  petunjuk atau tanda pengenal (caption ) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan. Adapun berupa : •

 Nama orang

•

 Nama perusahaan / organisasi

•

 Nama tempat / daerah

•

 Nama benda / barang

•

Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)

Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari

notice STNK yang akan disusun menurut abjad. Indeks

adalah

sarana

untuk

menemukan

kembali

dengan

cara

mengidentifikasi notice STNK tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal

30

yang dapat membedakan notice STNK satu dengan notice STNK yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat. Unit adalah bagian yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul/ caption . Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit. Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan  pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip. Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan. Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai. Ada dua macam petunjuk silang. a. Petunjuk silang langsung

Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah. b. Petunjuk silang tak langsung

Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu. Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan notice STNK adalah : - Membaca notice STNK dengan teliti dan seksama

31

- Periksa apakah notice STNK sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan. - Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan - Membuat petunjuk silang - Memberi kode notice STNK  - Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip. - Menyusun menurut susunan abjad. - Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan. c. Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah

-  Filling cabinet  adalah lemari arsip untuk menempatkan  folder  dan  guide . Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai   beberapa laci. -  Folder  adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip,  berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup. - Guide (petunjuk) merupakan petunjuk dan pemisah antar f older . Bentuk dari

 guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan  folder . Terbuat dari karton tebal.

B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali notice STNK   berpedoman pada perihal notice STNK. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.

32

1. Daftar  

 Indeks;

adalah

daftar

yang

memuat

seluruh

kegiatan/masalah/hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu. 2. Perlengkapan menyimpan surat: •

 Filling Cabinet 

•

Guide

•

 Folder 

•

Kartu kendali

4.

Pemberian kode surat

5.

Penyimpanan surat, dengan cara •

Membaca surat untuk mengetahui isi surat

•

Memberi kode surat

•

Mencatat surat dalam kartu kendali

5. Menyimpan kartu kendali C. Sistem Nomor

Di dalam sistem nomor ini ada 4 macam yaitu: 1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi )

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. Yang diperlukan dalam sistem ini adalah

33

a. Perlengkapan yang diperlukan adalah

 Filling cabinet  Guide  Folder   b. Daftar klasifikasi nomor  c. Kartu kendali Funsi daftar klasifikasi adalah Sebagai pedoman pemberian kode notice STNK  Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat  penyimpanan surat Uraian guide, folder , dan surat dalam filling cabinet  Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder  Surat yang terbaru dalam setiap  folder  ditempatkan paling depan Cara penyimpanan notice STNK  Memberi kode notice STNK  Mencatat notice STNK kedalam kartu kendali Mencatat notice STNK pada kartu indeks Menyimpan notice STNK  Penyusunan notice STNK dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan Menyimpan kartu kendali

34

2. Sistem nomor menurut Terminal Digit 

Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit , yaitu sistem penyimpanan  berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah - Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas;  filling cabinet 

10 laci, guide (setiap laci 10 guide ), dan folder  (setiap guide 10 folder ) - Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor  kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat. - Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor  guide  b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor  folder  c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder  3. Sistem Nomor Middle Digit 

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor  Decimal Dewey dan Sistem Nomor  Terminal Digit . Yang dijadikan kode laci dan  guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode

35

kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai   berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor 

Terminal Digit. 4. Sistem nomor Soundex (  phonetic system)

Sistem Soundex adalah sistem pengarsipan berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini namanama diganti dengan kode ( notasi ) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

D. Sistem Geografis / Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip   berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat   penyimpanan berdasarkan geografi/wilayah/kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan

dalam  folder  yang

sama,

tidak

dipisah-pisahkan.

Dalam

  penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; f illing 

cabinet, guide, folder, dan kartu kendali. Penyimpanan surat melalui prosedur. a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.

36

 b. Membaca surat. c. Memberi kode surat. d. Mencatat surat pada kartu kendali. e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing. f. Menyimpan surat. g. Menyimpan kartu kendali. Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistemsistem lainnya.

E. Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar) Yang diperlukan untuk sistem ini adalah - Perlengkapan yang diperlukan; f illing cabinet , didepan laci dicantumkan judul “tahun”,  guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan,  folder , dan kartu kendali. - Pembagian sistem tanggal a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)  b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul  guide) c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder ) - Susunan guide dan folder  dalam filling cabinet 

37

a. Laci menggambarkan tahun  b. Guide menggambarkan bulan c. Folder menggambarkan tanggal Jadi dalam hal ini Kantor bersama SAMSAT cabang Kota Cimahi menerapkan mengambil data atau Dokumen dari bagian Arsip yang belum di Arsip dan data-data atau Dokumen disusun berdasarkan Tanggal, Bulan, Tahun, dan Lokasi (Kode Plat Nomor bagian terakhir) seperti XY, UH, X, FQ dan data tersebut

dilakukan pengecekan

dengan dimasukan kedalam formulir Surat

Pendaftaran dan Pendataan Kendaraan Bermotor (SPPKB) sesuai dengan nama   pemilik. Setelah data-data tersebut disusun, penulis mengarsipkan berdasarkan   jenisnya diantaranya Kendaraan baru

dan Mutasi kendaraan. Setelah Data

tersebut sudah diselesaikan dan dicocokkan Data tersebut dimasukan kedalam map warna merah untuk motor dan map kuning untuk mobil lalu dikembalikan kedalam bagian Arsip.

3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek  3.3.1 Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak Kendaraan pada SAMSAT Cabang Cimahi Khususnya Dalam Perpanjang STNK 

Perkembangan teknologi komputer yang pesat saat ini sangat berpengaruh terhadap perkembangan informasi, terutama dalam penyebaran informasi yang semakin cepat ke berbagai pihak. Hal ini didorong karena kebutuhan akan informasi sejalan dengan kemajuan dari teknologi. Pemerintah kota Cimahi memiliki sebuah instansi yang bernama SAMSAT, dimana instansi ini bertugas untuk melakukan penarikan pajak kendaraan bermotor. Karena semakin

38

  banyaknya pemilik kendaraan bermotor yang hendak melakukan pembayaran  pajak menyebabkan antrian yang sangat panjang dan menambah beban kerja bagi staff SAMSAT. Maka diperlukan pembuatan sistem informasi yang dapat membantu pekerjaan staff SAMSAT untuk pengolahan data dan pelaporan, sehingga meningkatkan efisiensi dan ketelitian kerja serta memperkecil resiko kesalahan. Berikut

merupakan

siklus

sistem

informasi

dalam

melakukan

  perpanjangan STNK prosedur dimulai dari wajib pajak harus ke bagian Pendaftaran terlebaih dahulu untuk meminta formulir. Wajib pajak harus mengisi formulir yang sudah diterima dengan identitas lengkap yang kemudian diserahkan kembali kepada bagian Pendaftaran. Pemeriksaan identitas akan dilakukan oleh   bagian Pendaftaran, jika terjadi kesalahan maka formulir akan dikembalikan kembali ke wajib pajak, apabila tidak terjadi kesalahan maka bagian Pendaftaran akan mengrimkan formulir tersebut ke bagian Pengesahan. Di bag. Pengesahan menginput identitas lengkap secara computerizer  dan di bag. Pengesahan akan di lakukan pencetakan notice dengan empat rangkap yaitu : ▪

untuk wajib pajak 

▪

untuk Dispenda

▪

untuk jasa Raharja

▪

untuk BPK (Badan Keuangan Provisi).

Kemudian keseluruhan notice di serahkan ke korektor untuk melakukan  pemeriksaaan sekaligus dengan penandatanganan dan akan diberikan ke bag. Kasir untuk di sahkan. Di bag. Kasir  notice yang sudah di sahkan akan di kembalikan ke wajib pajak untuk pembayaran. Jika sudah dibayar wajib pajak 

39

harus memberikan notice ke bag. Kasir  notice dan kemudian notice diberikan ke  bag. Pokja V sekalian akan di bagikan notice di antaranya: 19.1.1 untuk wajib pajak  19.1.2 untuk Dispenda 19.1.3 jasa Jaharja 19.1.4 untuk BPK (Badan Keuangan Provinsi), Prosedur selesai

3.3.2 Bagian-Bagian yang Terlibat Dalam Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor.

Adapun Bagian-bagian yang terlibat dalam Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor : 1. Kepala Kantor Pelayanan Pajak  2. Kepala Seksi Pengawasan dan Konsultasi 3. Kepala Seksi Pelayanan 4. Petugas Tempat Pelayanan Terpadu 5. Pelaksana Seksi Pelayanan 6. Wajib Pajak 

40

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah penulis susun sebelumnya dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Perkembangan teknologi komputer yang pesat saat ini sangat   berpengaruh

terhadap

perkembangan

informasi,

terutama

dalam

  penyebaran informasi yang semakin cepat ke berbagai pihak. Hal ini didorong karena kebutuhan akan informasi sejalan dengan kemajuan dari teknologi. Pemerintah kota Cimahi

memiliki sebuah instansi yang

  bernama SAMSAT, dimana instansi ini bertugas untuk melakukan  penarikan pajak kendaraan bermotor. Karena semakin banyaknya pemilik  kendaraan

bermotor

yang

hendak

melakukan

pembayaran

pajak 

menyebabkan antrian yang sangat panjang dan menambah beban kerja  bagi staff SAMSAT. Maka diperlukan pembuatan sistem informasi yang dapat membantu pekerjaan staff SAMSAT untuk pengolahan data dan   pelaporan, sehingga meningkatkan efisiensi dan ketelitian kerja serta memperkecil resiko kesalahan. 2. Dalam hal ini Bagian-Bagian yang Terlibat Dalam Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor telah berjalan sesuai dengan  jabatan/tugasnya masing-masing yaitu diantaranya: a. Kepala Kantor Pelayanan Pajak   b. Kepala Seksi Pengawasan dan Konsultasi

41

42

c. Kepala Seksi Pelayanan d. Petugas Tempat Pelayanan Terpadu e. Pelaksana Seksi Pelayanan f. Wajib Pajak 

4.2 Saran

1.

Membenahi fasilitas sehingga agar tidak memperlambat proses

kinerja para staf kantor bersama SAMSAT cabang wilayah Cimahi. 2.

Pengawasan dan disiplin harus dijalankan dengan sebaik mungkin

yang

sangat mendukung perkembangan kinerja para staf 

3.

Diadakan pembelajaran khusus tentang program tersebut sehingga

user  lebih mudah memahami dan tanggap dalam mengoperasikan program  barutersebut. 4.

User  harus lebih teliti dalam memperhatikan data-data yang mau di

input. 5.

Membuat program baru untuk memasukan nonor seri kendaraan

yang belum tercantum dapa program komputer sebelumnya