Admon Del Tiempo

Administración Estrategica del Tiempo para la Eficacia y el Éxito Personal

CONTENIDO I.- EL RECURSO DEL TIEMPO. 1. 2. 3. 4.

QUE ES EL TIEMPO PARADOJAS DEL TIEMPO IMPORTANCIA DE LA PLANEACION DE SU TIEMPO RAZONES PARA DISTRIBUIR EL TIEMPO

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II.- PRIMERO LO PRIMERO. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

LA VOLUNTAD INDEPENDIENTE CUATRO GENERACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO INGRESANDO AL CUADRANTE II CUANDO DECIR QUE NO HERRAMIENTA PARA EL CUADRANTE II PRINCIPIOS PARA LA AUTODETERMINACIÓN DEL CUADRANTE II PRODUCTIVIDAD Y CAPACIDAD PRODUCTIVA

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III.- TÉCNICAS PARA EL USO EFECTIVO DEL TIEMPO. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

HÁGALO AHORA. ORGANICESE EN EL MOMENTO. CREANDO EL HABITO DE ORGANIZAR SU TIEMPO CICLO PERSONAL DE ENERGIA. PLANEE SU TIEMPO LOS OBJETIVOS RELACION ENTRE OBJETIVOS Y TIEMPO.

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IV. PERDIDAS DE TIEMPO. 1. 2. 3.

FALTA DE PLANIFICACIÓN. FALTA DE AUTODIRECCION. FALTA DE CONTROL SOBRE SU MEDIO LABORAL.

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V.- LA CALIDAD EN RELACIÓN CON EL TIEMPO. 1. 2. 3. 4. 5.

LAS CUATRO “S” PARA EL AHORRO DEL TIEMPO. ESCUCHANDO PARA AHORRAR TIEMPO BENCHMARKING CAMBIO CONTINUO REINGENIERÍA Y EL AHORRO DEL TIEMPO

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VI.- NUEVA FORMA DE DIRIGIR PARA AHORRAR TIEMPO Y SER MÁS EFICIENTE. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

EN QUE CONSISTE PORQUE FUNCIONA EL SISTEMA DE DIRECCIÓN AMBULATORIA DELEGACIÓN DE FUNCIONES NO ESTE ATADO A SU ESCRITORIO ORGANIZANDO EQUIPOS HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS PARA EL SISTEMA DD

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VII.MANTENIMIENTO PREVENTIVO UTILIZACIÓN DEL TIEMPO. 1. 2. 3.

PARA

MEJOR

ES NECESARIO MANTENER TODO. MANTENIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS Y CICLO DE TRABAJO. HAGA DEL MANTENIMIENTO UN HABITO.

BIBLIOGRAFÍA ANEXOS

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I.-EL RECURSO DEL TIEMPO

1.- QUE ES EL TIEMPO? Fue Aristóteles el que dijo: Hablamos sobre el tiempo como si lo comprendiésemos, pero cuando se nos pide que lo definamos, no podemos hacerlo. En este caso lo definiremos como la Dimensión dentro de la cual cambian las Cosas. La Vida cambia con el paso de cada hora que transcurre y lo que hizo con la misma habrá determinado si su vida ha cambiado a mejor o a peor. Aprender los principios de la Administración Estratégica del Tiempo, le permitirá elegir lo que vaya a ocurrir durante dicha hora y a controlar el cambio. La pregunta importante que debemos hacernos es: Cual es el mejor uso de mi tiempo ahora mismo?, la respuesta a esta pregunta estriba en la elección que haga de sus Objetivos. En el tiempo se dan todo pensamiento y toda acción necesaria para cumplir los Objetivos. Cada acción y cada pensamiento utilizan una cantidad determinada de tiempo, por lo cual ninguno de sus objetivos personales o profesionales podrá cumplirse una vez que se le haya agotado el tiempo; una vez agotado este, se acabo. Las características del tiempo que se pueden identificar son: Universal. El tiempo esta distribuido en forma igualitaria. Todos disponemos de la misma cantidad limitada de tiempo. Invariable. El tiempo transcurre a un ritmo constante. Libre. El tiempo no se puede retener, ni almacenar, y debe consumirse de un modo u otro. Si no se planifica adecuadamente se desperdicia. Irrecuperable. Su uso no se puede posponer. Y una vez pasado, no volverá. Indivisible. El tiempo y la vida son inseparables. Cada pensamiento, cada sentimiento y cada acción requiere de tiempo.

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2.- PARADOJAS DEL TIEMPO. Nuestras experiencias personales con respecto al tiempo nos fuerzan a establecer unos conjuntos de conclusiones que parecen contradecirse entre sí. Crean una paradoja en el cual es difícil ver como ambas conclusiones pueden ser ciertas a un tiempo. Sin embargo si examinamos la cuestión mas de cerca, veremos que a menudo lo son, por ejemplo, nadie tiene suficiente tiempo; Sin embargo, todo mundo dispone de todo el tiempo que existe. Con frecuencia una de las afirmaciones de una paradoja se basa en la sabiduría convencional, mientras que la otra desafía dicha sabiduría señalando a una verdad mas profunda. Nadie tiene suficiente tiempo, es observación convencional, mientras que todo el mundo dispone de todo el tiempo que existe, señala la verdad mas profunda. Comprender estas paradojas es un primer paso importante en el desafio de aprender a hacer un buen uso de nuestro tiempo y de nosotros mismos. Preguntas de Reflexion: Analisis bajo Conciencia Critica….. Considere las siguientes paradojas del tiempo y explique el efecto que cada una tiene en su vida. “El tiempo no se puede utilizar. Solo podemos hacer uso de nosotros mismos”. El problema, ¿Somos nosostros?, ¿ o acaso es el tiempo? “Aquellos que no emplean suficiente tiempo para hacer bien las cosas deben emplear tiempo para hacerlas de nuevo”. ¿Deberíamos hacer las cosas correctamente la primera vez que lo intentamos? “Hacer bien un trabajo es eficiencia. Hacer bien un trabajo adecuado es eficacia”. Si un trabajo no es el adecuado, no importa si se hace bien o mal, si es el trabajo adecuado entonces importa mucho. “Cuantas mas horas trabaja la gente, mas tiempo piensa esta que debe de consumir”. Cuantas mas horas trabaja la gente, mas se fatiga, y reduce su ritmo de trabajo. Trabajar en exceso de horas alarga mas la propia realización del trabajo.

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La Buena y la Mala Noticia. La Mala Noticia, es que ninguno tenemos tiempo suficiente para hacer todo lo que nos gustaría hacer. Pero esto no quiere decir que la distribución y el uso adecuado de nuestro tiempo y de nuestras capacidades sean una meta inalcanzable. Significa que hemos de decidir, debemos de aprender a sacar el mayor provecho posible de este precioso recurso. Distribuir nuestro tiempo nunca es un lujo que esta solo al alcance de aquellos con tiempo para planificar, es imperativo para todos los que quieran tener tiempo para alcanzar el éxito y vivir bien. La Buena Noticia, es que todo el mundo dispone de todo el tiempo que hay – tanto las personas que han recibido formación para distribuir su tiempo y aquellas otras que nunca han recibido formación para distribuir su tiempo y aquellas otras que nunca han oído hablar de tal cosa. De modo que aquellos que aprenden a hacer un uso adecuado de si mismos con respecto a su tiempo son más eficaces. No solo requerimos ser los mas ocupados, ni los más eficientes en la realización de nuestras obligaciones, sino que tambien seamos los más eficaces para lograr los objetivos elegidos. Cuando se comprometa a elegir lo que desea hacer con su tiempo en el plano personal y profesional, tomara el control de su vida en sus manos, Si no lo hace, otros lo harán por usted. Es su elección.

3.- IMPORTANCIA DE LA PLANEACION DE SU TIEMPO. La importancia de distribuir el tiempo estriba en el hecho de que el tiempo en si es su vida, y ésta será aquello que usted elija hacer cada minuto. Al final de cada minuto, de cada día y de cada hora, su vida ya no será igual que antes. El tiempo que dé a su tiempo determinara si su vida ha cambiado a mej or o a peor. De modo que la pregunta es: ¿Es importante su Vida? Y ¿Es importante su carrera? Si una y otra son importantes, querrá elegir como invertir su tiempo. Por lo tanto, no puede permitirse el lujo de ignorar la distribución del tiempo.

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Así mismo el tiempo es uno de los recursos más importantes de los que disponemos. Los otros son la información, las personas, el dinero y los recursos físicos. Si usted hace un uso inteligente y adecuado de todos sus recursos salvo el del tiempo, no lograra sacar el máximo provecho de ninguno de ellos. Cuando consiga controlar su tiempo adecuadamente, estará aprovechando su tiempo al máximo y podrá así mismo sacar el mayor partido posible a sus recursos. Esto hace del tiempo el recurso más valioso.

4.- RAZONES PARA DISTRIBUIR EL TIEMPO. Existen tres razones adicionales importantes para distribuir el tiempo. Consideremos cada una de ellas: o Perder el Tiempo causa estrés. o Distribuir el tiempo mejora la productividad. o Distribuir el tiempo mejora su calidad de vida.

Perder tiempo causa estrés. La perdida de tiempo induce al estrés. Existen siete signos de peligro que indican que la incapacidad para distribuir el tiempo causa estrés: 1. La creencia de que usted es indispensable. Nadie puede hacer su trabajo. 2. Falta tiempo para realizar el trabajo que quiere y ha de hacer. Las crisis diarias consumen su tiempo, y el trabajo, que es su máxima prioridad, debe quedar a la espera... 3. Intentar hacer demasiado no diciendo nunca no. Asumir que se puede hacer todo. 4. Estar sometido a presión constante. Sentir que siempre se esta desbordando de trabajo y sin esperanzas de que llegue el momento de tener todo acabado. 5. Trabajar en forma habitual(no solo ocasional)muchas horas, Salir de la oficina a la hora de dormir, Trabajar entre diez y doce horas es la norma, no la excepción. 6. Sentirse culpable por salir del trabajo a la hora de salida normal. 7. Llevarse los problemas y las preocupaciones a casa. Se ha marchado de la oficina físicamente, pero continua con su mente allí. Las preocupaciones del día adquieren mas importancia que el hogar, la familia y la propia vida. Si esta presente cualquiera de estos signos en su vida, sufrirá de estrés debido a la mala distribución y el uso de su tiempo, viéndose así minimizado su rendimiento en el trabajo.

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Análisis bajo Conciencia Critica… Cite cualquiera de los siete signos de peligro que juegue un papel importante en su vida y anótelo. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Defina cual de ellos tiene mayor impacto sobre su vida, y anote el paso que tomara para reducir dicho impacto. ___________________________________________________________________

Distribuir el tiempo mejora la productividad. Trabajar en exceso de horas no garantiza una alta productividad. Pasado un cierto punto, la eficacia de cualquier esfuerzo comienza a disminuir rápidamente conforme pasan las horas. Eliminando las tres causas más importantes de perdida de tiempo(las cuales definirá en el capitulo IV) podrá librarse de dos horas de trabajo diarias como mínimo. Cuando esas dos horas las invierta en su prioridad más importante, aumentara altamente su productividad y se preguntara: ¿Por qué diablos he esperado tanto tiempo? Distribuir el tiempo mejora su calidad de vida. Aprovechar el tiempo al máximo significa que ha de planificar su tiempo de tal forma que en dicha planificación tenga cabida el tiempo dedicado a sus asuntos personales y al ocioel tiempo llamado de calidad que nunca disfrutará si lo deja al azar. También significa que de sacar el mayor provecho posible de esas horas distribuyendo sus horas de forma eficaz para que su mente pueda descansar.

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II .- PRIMERO LO PRIMERO

1.-LA VOLUNTAD INDEPENDIENTE. Además de la autoconciencia, la imaginación y la conciencia moral, es el cuarto privilegio humano la Voluntad Independiente, y es esta la que hace posible la autodeterminación efectiva. Se trata de la capacidad para tomar decisiones y elegir, y después actuar en consecuencia. Significa actuar en lugar de ser actuado, adoptando una actitud proactiva. El grado en que hemos desarrollado nuestra voluntad independiente en la vida cotidiana se mide por nuestra integridad personal. Fundamentalmente la integridad es el valor que nos asignamos a nosotros mismos. Es nuestra capacidad para comprometernos a mantener los compromisos con nosotros mismos, de hacer lo que decimos. La administración efectiva consiste en empezar por lo primero, mientras que el Liderazgo decide que es –lo primero-, la administración le va asignando el primer lugar día tras día, momento a momento. La administración es disciplina puesta en practica. -Disciplina- deriva de : Discípulo de una filosofía, de un conjunto de valores, de un propósito supremo, de una meta superior o de la persona que lo representa. En otras palabras, si uno es un administrador efectivo de sí mismo, la disciplina proviene del interior, es una función de la voluntad independiente. Uno es discípulo, un seguidor de los propios valores profundos y sus fuentes. Y tiene voluntad, la integridad, de subordinar a esos valores todos los sentimientos, impulsos y estados de animo. Un ensayo del autor E.M. GRAY en su obra escrita The Common Denominator of Success, este autor paso su vida buscando el denominador que comparten todas las personas de éxito. Encontrando que ese denominador común no era el trabajo duro, la buena suerte ni la habilidad para relacionarse, aunque todos esos factores tenían importancia, el factor que parecía trascender a todos los otros materializa la esencia del habito de: Empesar por lo Primero.

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-La Persona de Éxito tiene el habito de hacer las cosas que quienes fracasan no les gusta hacer-. Observo –No necesariamente le gusta hacerlas- Pero su disgusto esta subordinado a la fuerza mayor de sus propósitos. Esa subordinación requiere de un propósito, una misión, un claro sentido de dirección y valor establecido por el habito de tener un fin en la mente, lo cual hace posible decir no a las cosas, que no van dirigidas a nuestro fin supremo. Además se requiere Voluntad Independiente, para poder hacer algo cuando uno no quiere hacerlo, dependiendo de valores y no de impulsos o deseos del momento.

2.-CUATRO GENERACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO. La esencia del pensamiento del área de administración del tiempo se puede captar en una única frase : Organizar y ejecutar según prioridades, esta frase representa la evolución de tres generaciones de la teoría de la administración del tiempo, y el mejor modo de proceder en consonancia con ella constituye el centro de una amplia variedad de enfoques y materiales. En el área de la Administración del tiempo, cada generación toma como base la anterior, y nos acerca a un mayor control de nuestra vida. La Primera ola o Generación podría caracterizarse por las notas y listas de tareas que tendían a dar cierto reconocimiento a los múltiples requerimientos planteados a nuestros tiempos y esfuerzo. La Segunda Generación se caracteriza por la aparicion de las agendas, y refleja el intento de mirar hacia delante, programar los acontecimientos y actividades del futuro. La Tercera Generación refleja el campo actual de la administración del tiempo. Suma a las generaciones precedentes la idea esencial de priorizar, de clarificar y de comparar la importancia relativa de las actividades. Además se centra en el establecimiento de metas y actividades a las que atribuye mayor valía. Si bien la tercera generación a realizado una contribución notable, ahora se ha empezado a comprender que la programación y el control del tiempo a menudo resultan contraproducentes. Centrarse en la eficiencia crea expectativas que no concuerdan con las oportunidades de desarrollar relaciones ricas, satisfacer necesidades humanas y disfrutar de momentos espontáneos día tras día. Muchas personas acostumbradas a manejar su tiempo en base a la segunda generación, se sienten asfixiadas por los programas y los planificadores (herramientas) que las conducen

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a una situación excesivamente estipulada y restringida, y <> volviendo a las técnicas de la primera o la segunda generación. Ahora con el nacimiento de la Cuarta Generación, donde se reconoce que <> es en realidad una denominación poco acertada; ya que el desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a Nosotros Mismos. La satisfacción depende tanto de la expectativa como de la realización. Y la expectativa y la satisfacción residen en nuestro circulo de influencia. En lugar de centrarse en las cosas y el tiempo, las expectativas de la cuarta generación se centran en preservar y realzar las relaciones y en alcanzar resultados: en síntesis en mantener el equilibrio P/CP Progresos de la Cuarta Generacion. La cuarta generación de la administración del tiempo es mas avanzada que la tercera generación en cinco aspectos importantes: Primero.- Se centra en principios-Mas que adherirse al cuadrante II de una manera superficial, crea el paradigma central que nos permite considerar el tiempo en el contexto de lo que es realmente importante y efectivo. Segundo.- Esta dirigida por la conciencia moral-Proporciona la oportunidad de organizar la vida utilizando la máxima capacidad en armonía con los valores y principios, y da la libertad de subordinar los horarios a los valores superiores. Tercer.-Define nuestra misión singular, incluyendo valores y metas a largo plazo-Da dirección y propósito al modo en que transcurre cada día. Cuarto.-Ayuda a equilibrar la vida identificando roles, y establece las metas y programa actividades de cada rol clave en todas las semanas. Quinto.- Proporciona un contexto más amplio por medio de la organización semanal(con adaptación diaria cuando se necesita), elevándose por encima de la perspectiva limitada de un solo día.

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3.- INGRESANDO AL CUADRANTE II El foco esencial de la cuarta generación de la administración puede captarse en la matriz de administración del tiempo esquematizada a continuación. Básicamente, dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques de actividades siguientes:

Matriz de administración del tiempo

Urgente I M P O R T A N T E

N O I M P O R T A N T E

No urgente

I Actividades: Crisis Problemas apremiantes. Proyectos cuyas fechas vencen. Planificación. Recreación.

II Actividades: Prevención, actividades de CP. Construir Relaciones. Reconocer nuevas oportunidades.

III Actividades: Interrupciones y algunas llamadas. Correo, algunos informes. Algunas reuniones. Cuestiones inmediatas, acusaciones. Actividades Populares.

IV Actividades: Trivialidades, ajetreo inútil. Algunas cartas. Algunas llamadas telefónicas Perdidas de tiempo. Actividades agradables.

Como puede verse, los dos factores que definen una actividad es, urgente e importante. Urgente significa que se necesita una atención inmediata <>. Las cosas urgentes actúan sobre nosotros. El timbre del teléfono es urgente, y la mayoría de las personas no soportan ni siquiera el pensamiento de dejar que suene. Uno puede pasar horas preparando materiales, vestirse y trasladarse a la oficina de alguien para examinar una cuestión determinada, pero si mientras estamos allí suena el teléfono, tendrá preferencia sobre nuestra visita personal, el contestar el teléfono. Cuando es uno el que llama por lo general cuando no nos contestan, pensamos <> mas sin embargo son esas mismas personas que

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nos pueden dejar esperando durante un tiempo en una reunión, en lo que terminan de atender a otras personas por teléfono. Las materias urgentes son por lo general muy visibles, nos presionan, reclaman acción y a menudo complacen a otros, y en ocasiones son tareas fáciles y agradables, pero frecuentemente carecen de importancia. La importancia, por otra parte tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores a nuestras metas de alta prioridad. Ante las materias urgentes reaccionamos, pero las cuestiones importantes que no son urgentes requieren mas iniciativa y pro actividad. Si se carece de un fin o una misión personal o empresarial, no podremos saber lo que es importante, ni identificaremos los resultados que requerimos alcanzar y por consiguiente nos veremos desviados hacia la respuesta ante lo urgente. Analicemos cada uno de los cuadrantes: Cuadrante I. El cuadrante I es urgente e importante. Tiene que ver con resultados significativos que reclaman atención inmediata, pero se realizan en medio de la crisis o problemas, y es común que todos en alguna ocasión de nuestras vidas, hallamos experimentado actividades de este cuadrante. El problema es que las actividades y ritmo de este cuadrante agota y consume muchas personas. Normalmente las personas orientadas hacia los problemas, son los administradores de crisis, y gustan por trabajar al borde de los plazos. Mientras que la persona se centra en este cuadrante, éste crece cada mes más, hasta que lo domina y rebasa; es como el oleaje, llega un gran problema nos golpea y nos deja tendidos y confusos, se levanta uno, para seguir luchando y lo único que logramos es ponernos en pie frente a otro problema. El resultado de todo esto, es que la persona se refugiara en el cuadrante IV donde las cosas y los asuntos no son urgentes ni importantes. Los resultados que se obtienen de trabajar en el Cuadrante I son los siguientes: o o o o

Estrés. Agotamiento. Administración de crisis. Siempre apagando incendios.

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Cuadrante II. Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV, porque, urgentes o no, no son importantes. También reducen el cuadrante I, pasando mas tiempo en el cuadrante II. Este cuadrante es el corazón de la administración personal efectiva. Trata de las cosas que no son urgentes, pero si muy importantes: Por ejemplo, construir relaciones, redactar un enunciado de la misión, planificación de largo alcance, la ejercitación, el mantenimiento preventivo, la preparación, y todas esas cosas que sabemos que tenemos que hacer pero que eludimos porque no son urgentes. Peter Drucker dice... <> Piensan preventivamente. Tienen autenticas crisis y emergencias del cuadrante I que requieren su atención inmediata, pero su numero es comparativamente pequeño y mantiene P Y CP en equilibrio, al centrarse en las actividades importantes, pero no urgentes, del cuadrante II, que tienen alto poder para generar capacidad. Ahora que usted comprende los cuatro cuadrantes de la administración efectiva del tiempo, analice en cual de ellos usted se esta ubicando. Analice la siguiente pregunta: ¿qué puede hacer usted en su vida personal y profesional que, de hacerlo regularmente, representaría una tremenda diferencia positiva en su vida?. Esta misma pregunta efectuada a un grupo de gerentes de un Centro Comercial. <> La respuesta unánime fue la de establecer relaciones personales útiles con los arrendatarios del Centro Comercial, lo cual representa una actividad del cuadrante II. Posteriormente se hizo un análisis del tiempo que estaban destinando a esa actividad llegando a la conclusión de que solo se invertía un 5 por ciento, y las razones era porque tenían que elaborar informes, reportes, asistir a reuniones, hacer llamadas telefónicas, interrupciones constantes, etc., lo cual significa que el cuadrante I los consumía. En realidad solo visitaban a sus clientes para cumplir con los requisitos del contrato, cobrar la renta, discutir la publicidad, la limpieza del centro comercial, pero nunca se preocupaban de las necesidades y problemas de los arrendatarios, que en su mayoría carecían de conocimientos gerenciales, y estaban luchando por sobrevivir en sus negocios.

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Lo que menos querían los arrendatarios era hablar con los gerentes del Centro Comercial porque solo representaban un problema mas para a ellos. De modo que los propietarios del centro determinaron ser preactivos, determinando sus propósitos, sus valores, sus prioridades, y en base a esto decidieron dedicar una tercera parte de su tiempo a la atención de los comerciantes. Con esto se convirtieron en los confidentes de los arrendatarios, logrando un intercambio lleno de energía positiva y sinergia. El efecto fue espectacular y profundo. Al centrarse en las relaciones y resultados, mas que el tiempo y los métodos, las cifras crecieron, los arrendatarios se quedaron sobrecogidos por los resultados de las nuevas ideas y habilidades, logrando así que los gerentes del centro fueran más efectivos y satisficieron y aumentaron sus listas de arrendatarios potenciales. Dejaron de ser policías o de rondar como supervisores, resol vían problemas y ayudaban.

Cuadrante III. Hay otras personas que dedican su tiempo al cuadrante III,<>, pensando que están en el cuadrante I. Continuamente reaccionan ante las cosas urgentes, suponiendo que también son importantes, pero la realidad es que la urgencia de esas cuestiones se basa a menudo en las prioridades y expectativas de los otros. Los resultados que se obtienen son: o o o o o o

Concentración en los plazos cortos. Administración de Crisis. Carácter de camaleón, atento a la reputación. Considera que las metas y planes no valen la pena. Se siente impotente, excluido del control. Relaciones muy frágiles o rotas.

Cuadrante IV. Las personas que desarrollan sus tareas en este cuadrante, son las que no garantizan la realización de ningún trabajo, se respaldan siempre en justificaciones, eluden sus responsabilidades, y se refugian en actividades que no tienen importancia, y generalmente son los que distraen a los demás empleados.

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Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III y IV, son los tipos de personas que llevan sus vidas irresponsablemente y los resultados que obtienen son: o Total Irresponsabilidad o Despido de los Empleos o Dependiendo de otros o gobernado por apremios básicos.

4.- CUANDO DECIR QUE NO. Para trabajar en el cuadrante II hay que ser proactivo, porque los cuadrantes I y III trabajan sobre uno. Para decirles <> a las prioridades importantes del cuadrante II, hay que aprender a decirles <> a otras actividades, algunas de ellas en apariencia urgentes. La eficiencia y el profesionalismo no estriba en decir <> a todo, sino en reconocer las limitaciones de nuestra productividad, evitando comprometerla con una carga excesiva de trabajo, lo cual puede ocasionar incumplimiento de fechas de entrega, y que se entre de nuevo al cuadrante I. Esto no significa que no pueda o deba de participar en proyectos significativos de servicio, sino es preciso decidir cuales son las prioridades más altas, y en su caso replantear las fechas de entrega de otros proyectos o reforzar nuestra productividad con mayor personal o apoyo externo de asesores, y en su caso tener el valor de decir –no- a lo que realmente no podamos atender. De lo anterior podemos decir que es pertinente citar el dicho popular que dice.. <>. Pongamos un ejemplo: En una ocasión un director de relaciones universitarias de una universidad, contrato a un escritor inteligente, proactivo y creador, y cierta vez el director se le acerco para solicitarle un trabajo urgente. El escritor pidió al director lo acompañara a una sala donde este tenia un tablero de proyectos donde se plasmaban una docena de proyectos en los cuales estaba trabajando, y que recientemente había discutido las fechas tope y criterios de ejecución. El escritor era una persona muy disciplinada y esa era la razón principal por lo cual había recurrido a ella.

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El escritor continuo diciéndole << para hacer las tareas que me pides necesitare varios días, dime ¿Cuál de estos proyectos prefieres que demore o cancele para satisfacer tu demanda?>> El director no quiso meter el palo en la rueda de una de las personas más productivas del equipo, solo porque en ese momento el director se encontraba tratando un problema de crisis, eran urgentes pero no importantes, de modo que este decidió, contratar a otro administrador exclusivamente para ese trabajo. Cotidianamente decimos <> o <> a ciertas cosas. Un centro de principios correctos y un objetivo en nuestra misión personal o profesional nos otorgan sabiduría para emitir juicios con efectividad en esos casos. Ahora se podrán preguntar de que manera se establecen las prioridades, bueno primeramente debemos de partir de un centro de Principios y enunciados de Misión personal y profesional, ya que sin estos se estará trabajando sobre las hojas, sobre las actitudes y las conductas de la disciplina sin siquiera pensar en las raíces, los paradigmas básicos de los que fluyen sus actitudes y conductas naturales. Sin lo anterior será casi imposible decir <> a la popularidad del cuadrante III, o al placer de huir al cuadrante IV cuando no se tiene un <> más grande ardiendo dentro. Solo cuando nuestra autoconciencia nos permita examinar nuestro programa- y tengamos imaginación y conciencia moral para crear un programa nuevo y singular centrado en principios a los que le puede decir que <> solo entonces tendremos una fuerza de Voluntad Independiente que nos permitirá decirle <> con una sonrisa autentica, a lo que carece de importancia.

5.- HERRAMIENTA PARA EL CUADRANTE II. El objetivo de la administración del tiempo consiste mas que administrar el tiempo en administrar nuestras vidas con efectividad, partiendo de un centro de principios sólidos, desde el conocimiento de nuestra misión personal y profesional, concentrándonos en lo importante y no en lo urgente, conservando un equilibrio entre nuestra capacidad productiva y el incremento de nuestra producción. Este es un proyecto ambicioso para personas atrapadas en los cuadrantes III y IV, pero luchando se podrá alcanzar un efecto extraordinario sobre la efectividad personal. Bueno y para ser específicos es necesario que un organizador del cuadrante II, satisfaga seis criterios importantes: a) Coherencia. La coherencia sugiere que haya armonía, unidad e integridad entre visión y misión, roles y metas, prioridades y planes, deseos y disciplina.

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b) Equilibrio: Su herramienta tiene que ayudarle a mantenerse en equilibrio con la vida, e identificar sus diversos roles y mantenerlos ante sus ojos, de modo que no pueda descuidar áreas importantes como la salud, la familia, la preparación profesional o el desarrollo personal. c) Centrarse en el Cuadrante II: Su herramienta le debe de proporcionar el tiempo necesario para dedicárselo al cuadrante II. Y la mejor forma de hacerlo es organizar su vida en base semanal, esta proporciona mayor equilibrio y contexto en comparación con la planificación daría. La planificación diaria proviene de la administración de la tercera generación, si bien puede ayudarnos a dar prioridades a las actividades, en lo esencial solo nos ayudan a organizar la crisis y el trabajo urgente.

d) Una dimensión Humana: Se requiere una herramienta que no solo distribuya el tiempo, sino que también considera a las personas, debiendo de pensar mas en la efectividad que en la eficiencia, en relación con el trato a las personas. De lo contrario se podrán despertar sentimientos de culpa cuando no se cumple con un horario establecido de tareas. e) Flexibilidad: Su herramienta de planificación tiene que ser su sierva y nunca su ama. Puesto que debe trabajar para usted, hay que cortarla a la medida de su estilo, sus necesidades, sus métodos etc. f) Ser Portátil: Su herramienta tiene que ser portátil, de modo que usted pueda llevarla consigo en todo momento. Tal vez quiera revisar su enunciado de la misión personal durante un viaje en autobús o deducir el valor de una nueva oportunidad en comparación con algo ya planificado.

6.- PRINCIPIOS PARA LA AUTOADMINSTRACION DEL CUADRANTE II. La organización del cuadrante II, implica cuatro actividades clave: a) Identificación de Roles.

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La primera tarea consiste en poner por escrito sus roles clave. Si usted ha pensado seriamente en los roles de su vida puede escribir lo que valla pasando por su mente. Defina su rol como individuo, tal vez quiera enumerar uno o más roles como miembro de familia: Esposo o esposa, madre o padre, hijo o hija, miembro de familia extensa de abuelos, tíos, tías y primos. Puede además que quiera enumerar varios roles laborales, que indiquen las diferentes áreas en las que quiera invertir el tiempo y energía de modo regular. Es posible que tenga roles en la Iglesia o en Asuntos Comunitarios dentro de algún Club Privado. No es necesario que defina los roles para el resto de su vida, limítese a considerar la semana y ponga por escrito las áreas en las que usted se ve dedicando tiempo durante los próximos siete días, basándose en su misión y visión. A continuación se presenta un ejemplo en que la gente puede verse en diversos roles: o o o o o o o

Individuo. Esposo /Padre. Gerente de nuevos productos. Gerente de investigación. Gerente de desarrollo de colaboradores. Gerente de Administración. Presidente de Organización de beneficencia.

b) Selección de las Metas: El paso siguiente consiste en pensar dos o tres resultados importantes que uno cree que tiene que lograr en cada rol durante los siete días siguientes, que serán registrados como metas. Por lo menos algunas de esas metas deben reflejar actividades del cuadrante II, y lo ideal es de que estas metas a corto plazo estén relacionadas con sus metas a largo plazo que usted a identificado con su enunciado de la misión personal. c) Programación Temporal: Ahora puede el participante considerar la semana que tiene ante si, con las metas en mente y programar el tiempo para alcanzarlas. Por ejemplo si su meta es redactar el primer borrador del enunciado de la misión personal, tal vez disponga de un lapso de dos horas el Domingo para dedicarlas a esa tarea. El Domingo suele ser ideal para planificar las actividades más valiosas para la promoción personal, entre las cuales se cuenta la organización semanal.

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Si uno establece la meta de mejorar su estado físico mediante ejercicios, puede reservarles una hora, tres o cuatro por semana, o todos los días de la semana. Habrá algunas metas que solo se pueden alcanzar durante los horarios de trabajo, y otras por las que hay que luchar el sábado, cuando los hijos están en casa. Después de haber identificado los roles y establecido las metas se puede trasladar cada meta a un día especifico de la semana, con la asignación horaria requerida. También se puede consultar la agenda anual o mensual y ver las previsiones y citas anteriores, evaluando su importancia en el contexto de metas; se transfiere entonces a programa semanal la que se decide mantener y las otras sé reprograman o cancelan. Se debe de dejar espacios libres de tiempo para los imprevistos o acontecimientos no planeados, para que su agenda tenga flexibilidad.

d) Adaptación Diaria: Con la organización semanal del cuadrante II, la planificación diaria se convierte en una función de adaptación diaria, de dar prioridades a actividades y de responder a acontecimientos, relaciones y experiencias imprevistas de un modo significativo. Si al inicio de la semana nos tomamos unos minutos para revisar la agenda nos ponemos en contacto con las decisiones basadas en principios y valores que consideramos al organizar la semana. Ahora recuerde que para poder priorizar nuestras actividades, primero necesitamos priorizar nuestros roles, los cuales deberán estar basados en nuestro enunciado de misión personal, el hacer lo contrario tal vez se estarían estableciendo prioridades y realizando cosas que uno no quiere o no necesita hacer en absoluto. En esto estriba la tremenda diferencia de efectividad de centrarse en el Cuadrante II.

7.- PRODUCTIVIDAD Y CAPACIDAD PRODUCTIVA. Es de suma importancia conocer la relación que existe entre la productividad y la capacidad productiva, así como el equilibrio que se debe mantener, para poder llegar a ser una persona que alcanza las metas y sus objetivos de manera eficaz. Puede decirse que la productividad es la capacidad de respuesta de un individuo o una organización, mientras que la capacidad productiva son los recursos con los que cuenta la persona o la organización para hacer frente a la demanda de un tercero. Cuando la gente no respeta el equilibrio P/CP en el uso de los bienes físicos en una organización, reduce la efectividad organizacional y suele a otros dejar una gallina

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moribunda, y es de aquí que se desprende la importancia de los que significa la palabra “Mantenimiento”.

Por Ejemplo: “Una persona a cargo de una maquina, puede estar ansiosa por causar una buena impresión en sus superiores. Tal vez la empresa este pasando por un periodo de rápido crecimiento y lleguen pronto las promociones, por lo tanto este hombre esta produciendo en niveles óptimos: ningun tiempo muerto, nada de mantenimiento. La maquina trabajo día y noche, la producción es extraordinaria, los costos bajan, las posibilidades son infinitas, al cabo de poco tiempo, el hombre obtiene su ascenso. ¡Huevos de Oro!; pero suponga que es usted su sucesor en el puesto, heredando así una gallina muy enferma, en una maquina que ya esta muy deteriorada y empieza a fallar, tiene que realizar una inversión considerable en mantenimiento, los costos se disparan, y las utilidades caen en picado. ¿Y a quien se culpara por la perdida de los huevos de oro? A usted obviamente. Su predecesor destruyo el bien, pero el sistema contable solo informa de unidades producidas y de utilidades o perdidas, por ello nadie se dio cuenta”. El equilibrio P/CP resulta particularmente importante cuando se aplica a los bienes humanos de la organización: Clientes y Empleados. Por ejemplo: “En un acreditado restaurante que servia una exquisita sopa de almejas, y habitualmente estaba lleno de clientes. Después lo vendieron, y al nuevo propietario le interesaron mas los huevos de oro: decidió abaratar la sopa. Durante mas o menos un mes con costos más bajos e ingresos constantes, las ganancias crecieron rápidamente, pero poco a poco los clientes empezaron a desaparecer. Desapareció la confianza y el negocio declino casi hasta extinguirse. El nuevo propietario trato desesperadamente de revitalizarlo , pero había descuidado a los clientes, defraudando su confianza y perdió el bien de su lealtad. Ya no había gallina alguna que pusiera huevos de oro”. Por otro lado existen muchas organizaciones que hablan mucho sobre clientes y descuidan a los empleados. El principio CP dice que siempre hay que tratar a los empleados exactamente como queremos que ellos traten a nuestros mejores clientes. Se puede comprar el trabajo de una persona, pero no se puede comprar su corazón. En el corazón esta la lealtad y su entusiasmo. Tampoco se puede comprar su cerebro. Allí están su creatividad, su ingenio, sus recursos intelectuales.

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Para actuar sobre CP hay que tratar a los empleados como voluntarios como clientes, porque eso es lo que son. Aportan voluntariamente sus mejores dotes: el corazón y la mente. El interés puestos en los Huevos de Oro(esa actitud, ese paradigma) es totalmente inadecuado para extraer las poderosas energías de la mente y el corazón de otra persona. Un limite a corto plazo es importante, pero no es lo fundamental. La Efectividad reside en el equilibrio. Centrarse excesivamente en P da por resultado una salud deteriorada, maquinas desgastadas, cuentas bancarias en rojo y relaciones rotas. Centrarse demasiado en CP es como correr tres o cuatro horas diarias, alardeando de los diez años mas de vida que se obtendrán, sin darse cuenta de que los están perdiendo en la propia carrera. Mantener el equilibrio P/CP, el equilibrio entre los huevos de oro(la producción) y la salud y el bienestar de la gallina(capacidad de producción), suele exigir un juicio delicado. Pero es la esencia de la efectividad, equilibra el corto plazo con el largo plazo.

La Delegación: Aumentando el P y el CP. Logramos todo lo que hacemos por medio de la delegación en el tiempo o en otras personas. Si delegamos en el tiempo pensamos en términos de Eficiencia; si delegamos en otras personas pensamos en terminos de Efectividad. Son muchos los que se niegan a delegar en otras personas porque les parece que ello consume demasiado tiempo y esfuerzo, y que ello mismo consume demasiado tiempo y esfuerzo, y que ellos mismos pueden realizar mejor la tarea. Delegar en otros con efectividad es tal vez la actividad que por sí sola potencia más nuestra fuerza. Transferir la responsabilidad a personas aptas y adiestradas nos permite dedicar nuestras energías a otras actividades importantes. Bajo este contexto es importante definir bajo que papel queremos desempeñarnos, si bajo el papel de productor o bajo el papel de administrador. Un productor hace lo necesario para lograr los resultados deseados, para conseguir los huevos de oro. Una madre que lava los platos, un arquitecto que dibuja planos o una secretaria que mecanografía correspondencia es un productor. Pero una persona que trabaja con personas y sistemas, para que a través de ellos se obtengan los huevos de oro, esa persona pasa a ser un administrador. La madre que

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delega en un hijo la limpieza de los platos, es una administradora, Una secretaria que supervisa a otras y a personal de oficina es una administradora.

Un productor invierte una hora de esfuerzo y produce una unidad de resultados, supongamos que sin perdida de eficiencia. Mientras que por otro lado un administrador, puede invertir una hora de esfuerzo y producir diez, quince o cien unidades por medio de la delegación efectiva. Estas afirmaciones se pueden ejemplificar en los siguientes cuadros: Entrada

Salida

PRODUCTOR

Entrada

Salida

ADMINISTRADOR

El administrador basa su productividad esencialmente en cambiar el punto de apoyo de la palanca y la clave de la administración efectiva es la delegación. La delegación se puede realizar en Recaderos o en Encargados. La alegación en recaderos se realiza en personas con un perfil donde no se hace necesaria la iniciativa, la reflexión, el análisis ni la creatividad, ya que solo se limita a delegar funciones sin importancia, y tal como su nombre lo dice, realizan funciones de recaderos, toman mensajes, entregan correspondencia y otras actividades sin mucha importancia o de las que no requieren mucha preparación y capacidad.

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La mayor parte de las personas que se encuentran en el esquema de Productores, tienen el paradigma de delegación en Recaderos. Aunque se les coloque en posiciones de supervisión, estos no saben como llevar a cabo su función, se centran en los métodos, y ellos mismos se hacen responsables de los resultados. Este tipo de personas creen que la supervisión consiste en verificar cada una de las actividades de sus subordinados, y que si estas no se realizan conforme a su forma de pensar o de actuar, ellos las asumen y desplazan a sus recaderos. La Delegación en Encargados se basa en el paradigma de apreciación de la autoconciencia, la imaginación, la conciencia moral y la voluntad libre de los demás, y se centra en los resultados y no en los métodos. Permite a las personas a elegir sus métodos y las hace responsables de los resultados. Al principio lleva tiempo, pero se trata de tiempo bien invertido. Uno puede trasladar el punto de apoyo y aumentar su potencia, mediante la delegación en encargados. La delegación en encargados supone la comprensión clara y el compromiso mutuo, desde el principio acerca de las expectativas. La practica de la delegación es una técnica poderosa para Ahorrar Tiempo de ejecución, es decir para liberar tiempo creativo o incrementar asi la productividad del directivo. Esta técnica demanda el desarrollo de un Liderazgo adecuado, donde se contemple la formación, motivación del equipo. Ahora como ya se ha venido diciendo, que la misión del líder es obtener resultados a través de otros, será preciso delegar, pero esto no siempre es fácil, ya que es condición humana el de mantener una resistencia natural a ceder tareas y, mucho menos, funciones, debido a la sensación de perdida del poder, inmadurez o en otros casos por vicio al trabajo.

Formar

Motivar

Delegar

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Los extremos de estos comportamientos podrían ser la Absorción y la Abdicación, y en ambos casos los resultados estarían muy alejados de la excelencia, por la falta de productividad y la escasa productividad, lo cual se puede observar en el siguiente cuadro:

R E S Altos U L T A D Mediocres O S

Delegación

Asignación

Absorción

Abdicacion

COMPORTAMIENTOS

Cuando se delega se asigna una responsabilidad y una cierta autoridad, la necesaria para poder realizar la tarea delegada, y se estará delegando por lo tanto Autoridad y Responsabilidad, pero nunca la obligación de Rendir Cuentas. Ahora por lo anterior esta bien entendido de que sobre los resultados el directivo que delego es el responsable, no el subordinado, por lo cual al delegar hace falta tomar ese riesgo y responsabilidad, por lo cual muchos se refugian en lo siguiente: o o o o o o

Yo lo hago más rápido. Al final la responsabilidad es mía. No saben hacerlo. Los clientes siempre quieren tratar conmigo. No se puede confiar en nadie. Estoy rodeado de inútiles.

El asumir riesgos es, en todo caso, una obligación inherente al cargo de un Directivo, y es una cualidad que normalmente suele valorarse en toda la organización empresarial expuesta a la intemperie de la libre empresa. Solo en las organizaciones protegidas o privilegiadas sobreviven los directivos que nunca se equivocan porque nunca se arriesgan.

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Los pasos de la Delegación. Como es bien sabido por los directivos toda tarea debe ser realizada de la manera adecuada, en el momento adecuado y por la persona adecuada, y para poder delegarlas debe contestarse las cinco preguntas siguientes: 1. 2. 3. 4. 5.

Que delegar Cuando delegar En quien delegar Como delegar Como Evaluar

1. Que delegar. Primeramente cabe aclarar que el delegar no es asignar tareas, eso lo han hecho siempre todos los jefes, sino que se refiere a dar a un colaborador la oportunidad de realizar una tarea, que siendo de competencia de quien la delega, se confía en que el colaborador la puede realizar, para liberar tiempo valioso para otras acciones. Son delegables toda aquellas tareas que pueda realizar, con similar destreza, un colaborador de menor jerarquía de la empresa, así como aquellas tareas adecuadas al nivel de especialización de cada colaborador. También se deberán delegar todas aquellas tareas que puedan servir para incrementar el nivel de experiencia, confianza y motivación de la persona elegida, siempre que se tenga un alto grado de seguridad en una exitosa ejecución de lo encome ndado. Por ultimo serán delegables todas aquellas tareas que, no siendo importantes para el directivo, pueden tener un cierto nivel de urgencia. 2. Cuando delegar. La decisión de delegar no debe tomarse por impulsos del cansancio y cuando ya no quede otra alternativa. Aquí también la Toma de Decisiones debe hacerse mediante la evaluación de alternativas y no forzadas por el exceso de trabajo o de presión. Un primer paso es buscar que nuestro equipo humano alcance la excelencia para que estos se preparen para la delegación de tareas, e incluso de funciones, por lo cual con ello debemos de determinar nuestro objetivo especifico; de esta forma evitaresmos perdidas de tiempo en correcciones y repeticiones. 3. En quien delegar. En principio, hay que hacerlo siempre en la persona mas capaz, pero buscando no encargar la mayoría de las tareas a la misma persona, evitando convertir a un buen empleado en un escudero, lo cual provocara envidia entre los demás colaboradores.

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Hay que delegar en aquellos empleados que reúnan la necesaria capacitación y un mínimo de entusiasmo para realizar la tarea requerida. En este proceso incluso podemos determinar nuestro programa de desarrollo de personal, en caso de que descubramos que la mayor parte de nuestro equipo de colaboradores aun no están preparados para tareas de mayor importancia. 4. Como delegar. Una vez decidido el responsable de asumir la tarea a delegar, es preciso comunicarle por escrito en un documento la siguiente información: o o o o

Descripción de la Tarea. Fechas de entrega, de seguimiento, de control y de finalización. Definición del destinatario final del trabajo. Confirmar que entiende la tarea, de que es capaz y de que se compromete en la fecha de finalización.

5. Como Evaluar. Tras las revisiones periódicas acordadas, se podrá llegar al día de finalización del trabajo en tiempo, de ser así, felicitar en publico, de lo contrario, criticar en privado y volver a empezar(formando, motivando). Siguiendo estos pasos, y técnicas seguramente en poco tiempo obtendrá excelentes resultados, pero seria conveniente que antes de empezar se pregunte cuál es su predisposición actual para delegar contestando el test siguiente:

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INSTRUCCIONES: Redondee con un circulo la puntuación que merezca cada pregunta y sume todas las respuestas. EVALUACIÓN: A partir de 35 puntos el resultado es positivo.

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III.- TÉCNICAS PARA EL USO EFECTIVO DEL TIEMPO.

1.- ¡HÁGALO AHORA! La planeación, el establecer objetivos y las prioridades tienen su lugar en el trabajo de oficina, pero con frecuencia, al determinar las prioridades parece que nunca llegamos a considerar todo lo que tenemos en nuestras listas. Las actividades “menos importantes” se tiran en algún cajón empujadas por las “más importantes” se pudren en un cajón, armario o archivero, pero cuando estos asuntos empiezan a oler mal, quien cree que tendrá que limpiar el cajón, pues usted, y desde luego lo tiene que hacer ¡ahora!. Empiece por su escritorio o su área de trabajo. Para iniciar con la administración estratégica del tiempo, lo primero que debe de hacer es ordenando su escritorio, coloque todos los papeles pendientes en una charola ex profeso para tal propósito, de inmediato conteste toda la correspondencia pero ¡ahora!, No los vuelva a apilar. Se trata este hecho de que usted desarrolle el habito de Hágalo Ahora. Esta es una filosofía de actuación en el momento, de pro actividad, de dejar eliminar la charola de pendientes, y hacerlo ahora, en el momento, y no posponer las cosas, si se pueden hacer el mismo día. La Charola de Pendientes debe contener solo documentos con tareas imposibles de realizar por el momento, como por ejemplo, una circular donde se pide información por alguna persona, que estará de vacaciones durante toda una semana, y será imposible hacerle llegar la documentación, pudiendo dejar pendiente esa tarea hasta su llegada o uno días antes de su regreso. Si comprende correctamente el significado de “Hágalo Ahora” y “Pendiente”, podrá cambiar drásticamente la forma de hacer su trabajo y su vida. Conseguirá hacer mas trabajo que nunca, con menos esfuerzo. Que hacer para evitar posponer el Trabajo. La mayoría de las personas son inteligentes y aun ingeniosas para encontrar excusas que les permitan demorar las cosas. “No tengo tiempo” es una de las excusas más comunes. “Me parece que dijeron que no estarían en su oficina hoy, por eso no los llame”, “Esto puede tomar todo el tiempo del mundo, así es que mejor me espero hasta que tenga un día libre para empezar”. “No es tan importante” y así la lista de razones para no terminar un trabajo, es interminable.

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La premisa o el antídoto para evitar posponer el trabajo es: “Utilice para hacer el trabajo el mismo ingenio que utilizo para posponerlo” Esto parece sencillo pero es una medicina amarga para muchas personas, por ejemplo con el caso de la circular en la charola de pendientes, si la persona que solicita la información estará de vacaciones, y requerimos una información de esta para entregarle la documentación, puede usted preguntarse ¿quién mas puede darle la información? ¿Su asistente? ¿En que otra parte puedo conseguirla?, Etc., el meollo del asunto es como me las puedo arreglar para sacar esa carta de mí charola de pendientes. A menudo la razón ultima o la causa principal de posponer el trabajo es porque no la hace ahora. Los siguientes siete puntos están enfocados a eliminar la tendencia a dejar pendientes las cosas: 1.Hágalo una sola vez. Examinar los papeles de su escritorio y crear pilas de Asuntos para atender ahora y Asuntos para atender después es una practica común. Si usted es un fabricante de pilas de papel. Debido a esta practica normal, antes de que un documento sea atendido, la persona lee por lo menos dos veces la misma carta, duplicando así el tiempo de lectura y todavía no se atiende el oficio. Lo que debe hacer es contestar inmediatamente las cartas la primera vez que las lee, Hágalo Ahora y ahorre tiempo, aumente la satisfacción de sus clientes y realice una labor que de otra forma le evita hace cosas más importantes. 2.Aclare su mente. Constantemente nos sucede de que cuando vamos de vuelta a casa vamos pensando en todas las cosas que no realizamos, al pasar por la estación de gasolina, recuerda uno que debía de haber arreglado la llanta extra la semana pasada, al pasar por la farmacia, en ocasiones se recuerda que se tenia pendiente el comprar las vitaminas C para el invierno y la gripa, al ver un supermercado, recordamos que la esposa nos encargo comprar pan, pero no tenemos ganas de parar, y llegamos a casa así día con día acumulamos en nuestra mente una pila de pendientes, y nos cansamos con la sola idea de pensar en ellos y de posponerlos. Así como este caso considere usted cuentos pendientes no tendrá en su oficina, ¿Cien?, ¿Doscientos?. Ahora piense cuantos serán los pendientes que usted tiene en cada uno de sus roles, como lo es en lo familiar, cívicos, religiosos, pasatiempos, amigos, grupos sociales, con su esposa, con sus hijos, y descubrirá probablemente que todos estos pendientes le ocupan un gran espacio en su mente, a tal grado que le aturden y perturban. Ahora por otro lado sabemos que nuestra memoria normalmente tiene un limite, entonces usted comenzara a olvidarlos, ocasionando el incumplimiento de estos. , ¿Cómo podrá esto afectar en su trabajo?, ¿En su familia?, ¿En sus relaciones?

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El establecer prioridades significa que las tareas menos importantes se posponen o que pueden ser atendidas por otras personas, pero esto no debe de dar pie a no hacer lo que tiene que hacer. La consecuencia de no hacer las cosas a tiempo es que no puede enfocar su atención en el trabajo actual debido a esas voces interiores en su mente que le recuerdan sus asuntos pendientes. El hecho de que existan tareas o actividades secundarias, no significa el no hacerlas, estas tienen su importancia y la mejor manera de ir eliminando estas pequeñas cosas que le agobian y le restan atención, es ponerlas en una lista, encuentre un tiempo tranquilo y realícelas una por una, y organícelas de tal forma que no le resten tiempo a las actividades prioritarias. 3.Resolver los problemas cuando aun son pequeños. Al incrementar su experiencia en el trabajo, aprende a detectar esas banderitas rojas que le advierten que algo esta mal y que empeorara si no hace algo al respecto. La cuestión es ¿Cuándo y como debo de actuar para resolver estas pequeñas señales de peligro? Evite dejar en la pila de pendientes a todo aquel asunto que signifique un problema menor, para evitar que este se convierta en un problema de mayores magnitudes y le consuma mayor tiempo y costo para su resolución. 4.Reduzca Interrupciones. Una queja común es por las interrupciones, la mayoría de las personas admiten que les es difícil evitar o prevenir las interrupciones, y las consideran como algo fuera de control y la causa de la mayoría de nuestros problemas. Con mucha frecuencia una gran parte de las interrupciones provienen de tareas que no fueron terminadas en tiempo, y como resultado no solo tienen que realizar el trabajo, sino invertir tiempo en pedir disculpas y solicitar una nueva fecha de cumplimiento. Terminar el trabajo en tiempo le disminuirá las interrupciones, ahora si las interrupciones provienen de clientes prospectos o de personalidades que desean hacer alguna aportación de recursos a algún programa, pues bienvenidas estas interrupciones, su tiempo estará bien invertido. Con mas detalle se tratara la forma de evitar las interrupciones creadas por los ociosos, en capítulos posteriores. 5.Eliminación de trabajo atrasado. Si tiene que mantenerse al día con una carga pesada de trabajo y al mismo tiempo tiene trabajo atrasado acumulado, es necesario atender lo atrasado si quiere mantener su flujo de trabajo bajo control, sobre todo de aquellos considerados como prioritarios.

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Hay cinco pasos esenciales para eliminar el trabajo atrasado: 1. 2. 3. 4. 5.

Identifique el trabajo atrasado. Establezca prioridades. Programa un tiempo, todos los días, para atender un asunto atrasado. Identificar causa del atraso. Tomar las providencias necesarias para remediar la causa de los atrasos, y evitar así que se vuelvan a ocurrir, rompiendo así, el circulo vicioso.

6.Empiece a operar con miras al futuro y no al pasado. Cuando existen trabajos atrasados su mente se nuble ya que su atención es desviada al pasado. De hecho el vivir con su mente en el pasado le puede acarrear problemas de salud mental, recomendando los psicólogos que su mente debe concentrarse en el presente y en el futuro. El vivir en el pasado se considera característico de personalidades psicópatas, y vivir en el presente y en el futuro se considera “Cuerdos”. Cuando una persona funciona en el pasado, tiende a considerar lo que pudo haber sido y las oportunidades perdidas. Suponga que esta participando en una carrera hacia el futuro, pero usted bajo su paradigma inicia desde el pasado, en lugar del presente, pues tendrá mucha camino inútil que recorrer antes de pasar por el punto de partida. 7. Deje de preocuparse. No posponga ya el trabajo, esto solo le traerá preocupación, estrés y se convertirá en un apaga fuegos, prepárese para atender primero todas aquellas tareas desagradables o difícil primero. El atenderlos eliminara su preocupación y le consumirá menos tiempo. De nada sirve rumiar los problemas, atiéndalos, incluso probablemente algunos le consuman menor tiempo y esfuerzo de lo que usted cree. <>

No todo puede o debe hacerse ahora. Después de repetir hasta el cansancio de que hay que hacerlo ahora, en ocasiones no es posible o deseable hacerlo todo ahora. Si trata de llamar a Maria que no regresa hasta el lunes, pues no la encontrara, si se le interrumpe por una llamada de un cliente que estaba esperando y tiene que acudir con este para cerrar una venta, o un servicio, pues deberá de tener su agenda y sus prioridades la flexibilidad necesaria para no hacer lo que estaba en ese momento realizando y pasar a efectuar la otra. Aquí entra lo prioritario y el sentido común, y no significa que caerá usted en la inacción, sino que solo cambio una actividad por otra.

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Incorpore la decisión a sus hábitos de Trabajo. En muchas ocasiones el trabajo se ve atrasado por la falta de “toma de decisión”, es importante que incorpore a sus hábitos el tomar decisiones. Las personas de éxito en general tardan poco en tomar una decisión pero tardan mucho en cambiar su decisión una vez que la han tomado. Así mismo existe mucha gente que tiene temor a tomar decisiones, después de todo si no tomas una decisión tienes que vivir con las consecuencias. Si la falta de decisión es su punto débil existe una manera fácil de resolver el problema, y es de que simplemente imagine cuales serian las peores consecuencias de cualquier decisión que tome y pregúntese si puede hacer frente a cualquiera de ellas, si la respuesta es si ya decidió. El General Patton, quien fuera famoso en la Segunda Guerra Mundial, aplicaba la siguiente formula para el éxito: “Si tiene un plan del que este seguro en un 80%, debe ponerlo en practica violentamente” También existe la técnica desarrollada por Benjamín Franklin, el famoso inventor, político y filosofo del siglo dieciocho, tenia un método para ayudarlo a tomar decisiones. Tomaba un pedazo de papel lo doblaba por la mitad, en un lado anotaba las razones positivas para tomar la decisión y en el otro listaba todas las razones en contra de la decisión, al comparar ambas columnas, este tenia una visión clara de lo que debía hacer. <> Disciplina. Cuando se esta comentando sobre le tema de cambiar nuestra actitud y comportamiento, una palabra común que se escucha es la Disciplina. “Es cuestión de disciplina” se dice, y “Si tuvieras mas disciplina harías ejercicio... dejaría de fumar...haría dieta” Aunque la disciplina es un factor a considerar, pero en ocasiones se exagera, ya que si tiene disciplina para establecer una rutina, puede crear nuevos hábitos, y el habito mismo le ayuda a mantener la disciplina. Entonces el habito reducirá la necesidad de disciplina. William James, estudioso del comportamiento humano, asegura que si establece una rutina durante treinta días, esto se convertirá en un habito. Inténtelo con “Hágalo Ahora.”

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2.- ORGANICESE EN EL MOMENTO. Es necesario estar bien organizado para establecer rutinas que le permitan desarrollar el habito, Hágalo Ahora, y se sorprenderá del tiempo que ahorra con solo organizar su área de trabajo para obtener eficiencia máxima. Evite el amontonamiento. El amontonamiento es el desorden al que se enfrenta en su oficina cada mañana, y se integra por la media docena de reportes asentados en una esquina del archivero, debajo de una taza de café y galletas, todo su escritorio esta lleno de montañas de correo de entrada y salida, las cartas que inicio el día de ayer y no termino, los cassetes que se iba llevar a casa pero los olvido, pero ahora están enterrados debajo del presupuesto trimestral. Si continuara regañando a sus hijos por el desorden en su habitación, empiece por ordenarse usted primero, pero Ahora. Que es lo que origina el desorden? El primer culpable es el papel, la idea aquella de las oficinas sin papel, debido a la utilización de tecnología, se convirtió solo en una nueva avalancha de papeles y documentos, lo cual hace necesario el ser muy estrictos en especificar que tipo de documentación vamos a recibir y a almacenar. El correo electrónico, en algunos casos puede ser el peor acumulador de pápel, a pesar de ser una maravilla electrónica, este produce papel y amontonamiento electrónico en su computador. En algunos casos algunas personas reciben hasta 200 correos diarios, ¿se imagina lo que esto significa? O quizá lo este viviendo en carne propia. Porque sigue existiendo el desorden y el amontonamiento. En algunas personas existe la costumbre de llevar así el trabajo y la vida, y este hecho causa cierta imagen que nos dice que probablemente su mente este igualmente desordenada. Mucha gente justifica el desorden comentando que este les alienta y les motiva la creatividad, y otros creen que los artistas con desordenados y que así nacieron. Otros consideran que un escritorio que no este atestado de papeles significa que este tiene poco trabajo, y le pudieran despedir.

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Todas estas ideas y hábitos son inadecuados, ya que ningún estudio a comprobado tales teorías, mas sin embargo se conoce que la mayor parte de las disciplinas trasmiten el orden y la limpieza, incluyendo al medio artístico, ya que un pintor si no tuviera en orden todas sus pinturas, al momento de quererlas usar, el cuadro seria un caos. ¿Fuera de mi vista? Existe gente que algo que esta fuera de su vista significa, literalmente que este no existe. Son del tipo de persona que tienen tapizada su oficina con papelitos recordatorios Post-It. Creen que con tener todo a la vista es la solución para cumplir con su trabajo en tiempo. De cierta forma cuando las cosas están fuera de la vista con frecuencia significan fuera de la mente, pero si estamos tratando de recordar todo lo que no se puede hacer ahora, solo estamos reforzando el mal habito de ¡Hacerlo Después¡. Es necesario ordenar todo, atender lo que se puede hacer en el momento, y poner cada cosa en su lugar. Empiece por lo básico. Si quiere organizarse para mejorar su productividad, debe considerar algunas de las ideas muy básicas que la mayoría de las personas nunca llegan a dominar. Pregúntese si ¿Funcionan bien sus herramientas? ¿Es fácil de producir su producto?, Al contestarlas se dará cuenta de la necesidad de mejoramiento en la organización de su trabajo. Por ejemplo en una línea de montaje, si un obrero tiene que inclinarse para levantar una herramienta pesada cada vez que monta una rueda en un coche, el proceso tiene que rediseñarse, para que se instale un dispositivo que sostenga la herramienta a un nivel que el obrero solo estire la mano para alcanzarla, y de esta forma ahorra tiempo y esfuerzo. Del mismo modo debe usted de pensar en las actividades que se desarrollan en su oficina, analícelo y lleve a cabo un rediseño. A continuación haremos un breve análisis de las herramientas necesarias para organizarse en el trabajo: Tres Charolas: En el tope deberá estar la de entradas, otra para pendientes y una tercera para salidas, con lo cual usted llevara el flujo de los documentos día con día, mas no para guardarlos (Ver figura A-1). Artículos estándar de Oficina: En estos estarán los equipos que utiliza de manera cotidiana como lo son: engrapadora, bolígrafos, lápices, marcadores, cinta adhesiva, tarjetas de presentación, sacapuntas, clips, calculadora, etc.

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Todos estos artículos de oficina deben de funcionar perfectamente, ya que de nada servirá que usted guarde en su escritorio una engrapadora inservible, ya que lo que esto ocasionara es de que usted se levante a buscar una engrapadora prestada, y en el camino realizara platicas no planeadas o improductivas, que le consumirán tiempo.

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FIGURA A-1 . SISTEMA DE CHAROLAS

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Tómese el tiempo para verificar todos estos artículos, para que los que tenga funcionen correctamente, y los que le aran falta consígalos, en el momento, no espere. Estos artículos los deberá de guardar en el cajón de en medio de su escritorio, pero nunca encima de su escritorio. Es muy importante que usted haga un inventario de lo que tiene en su escritorio, para evitar guardar cosas que nunca utilice, recuerde que No se usa lo que no sabe que tiene. Fotocopiadoras. Esta herramienta es necesaria en su trabajo, y si tiene una propia cerciórese ce conocer como se maneja, y aunque suene banal en muchas ocasiones son pocos empleados que conocen como utilizar una copiadora, sobre todo aquellas muy computarizadas y con compaginadores, que parecen simuladores de vuelo. Puede que usted ocupe unas copias cuando todo el personal se haya retirado, y si no sabe utilizarla podría perder tiempo y efectividad. Maquinas Fax. Se recomienda que todo el personal sepa manejar el fax, y debe estar en perfecto estado, con suficiente papel y toner. Las instrucciones de uso deben de estar adjunto a la maquina y deberá usted de tomarse el tiempo para familiarizarse con la maquina. Computadora. En ocasiones la computadora es utilizada como pisa papel o adorno sobre el escritorio, si tiene una debe utilizarla, y preocuparse por sacarle el mejor provecho posible. Hoy en día existen sistemas que hacen maravillas y ahorran tiempo, inclusive existen planificadores de tiempo para computadoras, y el no utilizarlos estaría usted desperdiciando esa herramienta.

Sistemas de archivo y control de documentos. Su escritorio y su oficina son su área de trabajo, y debe de estar organizada y limpia, recuerde que su oficina refleja en parte su forma de trabajar, y si aquello parece una zona de desastre imagine usted la imagen que refleja. Tome todos los papeles y documentos que encuentre encima de este y organícelos con su sistema de tres charolas de entrada, pendientes y salida, depositara en estas los documentos que requieren ser atendidos en solo unos días, y enseguida en su cajón derecho o izquierdo de su escritorio tendrá dos tipos diferentes de archivo(Referirse a la Figura A-2): a) Expedientes de Trabajo. b) Expedientes de Referencia.

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FIGURA A-2. PUNTOS DE CONTROL DE DOCUMENTOS

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a) En Expedientes de Trabajo. Son los de proyectos vigentes y funciones de rutina. Normalmente 80% de su trabajo se ocupa 20% de sus expedientes, y es por ello que deben de estar al alcance de su mano. Estos expedientes se clasificaran en cinco tipos de información: 1. Información de Uso Frecuente. Listados de teléfonos, direcciones, claves de computadoras, políticas de la empresa y toda aquella información que se utiliza a menudo y que se desea tener muy a la mano cuando se le necesita. 2. Asuntos “para discusión”. Tenga un expediente de asuntos tratados en las juntas de rutina y un expediente para cada uno de las personas con las que trata. 3. Funciones de Rutina. Estos expedientes contienen información que necesita para tareas de rutina, y que se llevaran a cabo diariamente, semanalmente o mensualmente. 4. Proyectos Actuales. Son aquellos en que se encuentra trabajando en este momento. Cree un expediente para cada proyecto e incluya en el todo lo necesario para su trabajo actual. 5. Archivo de Seguimiento. Este archivo usualmente se divide en dos partes: una numerada de 1 al 12 para los meses del año y la otra de 1 al 31 para los días del mes y se usaran para los documentos que requieren dárseles seguimiento en determinada fecha. (Ver figura A-3) b) Expedientes de Referencia Se guardara la mayor parte de los expedientes de oficina. Son de uso frecuente pero no requieren de estar a la mano. Para crear estos archivos asegúrese de que estos contengan lo siguiente: o o o o o o o

Investigación para proyectos futuros Proyectos anteriores a los que tiene que referirse. Fuentes de información. Información sobre el personal. Datos Administrativos. Información para presupuestos. Registros de clientes.

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FIGURA A-3. EXPEDIENTES DE TRABAJO

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Además deberá de considerar dos cosas al establecer su expediente: 1. ¿Que información necesita conservar? 2. ¿Cómo puede organizar mejor sus archivos de referencia para encontrar fácilmente lo que busca?. Ahora con respecto a todos aquellos papeles que ya fueron procesados y rara vez los utilizaremos, pero que por cuestiones legales exista la obligación de conservarlos o por posibles aclaraciones futuras, se deberá de crear el Archivo Muerto. Este archivo de preferencia no deberá de encontrarse en su oficina o privado, sino fuera de esta o en oficina independiente, donde no robe espacio, y cause imagen de desorganización.

Sugerencias para mejorar su sistema de archivo. El personal de las empresas y organizaciones por lo general se resisten a utilizar sistemas de archivo, porque sienten que no pueden confiar en el, pero el problema reside en que tipo de sistema estamos utilizando, que para mayor claridad se exponen las siguientes preguntas que le ayudaran a identificar el grado de eficiencia de su sistema: o o o o o o o o

¿Tiene archivos departamentales y archivos generales de la empresa? ¿Cuál es la política para la conservación de documentos? ¿Quién es el responsable de la actualización y mantenimiento de archivos? ¿Existe algún sistema de índices? ¿Cuales son los procedimientos para sacar documentos de los archivos? ¿Puede confiar en recobrar los documentos extraídos cuando se necesiten? ¿Ha probado el sistema últimamente? ¿Se necesita poner en practica nuevos archivos? Si es así ¿quién debe hacerlos?

Ahora también es aconsejable las siguientes sugerencias para mejorar su sistema de archivo: a. Utilice archiveros colgantes que sostienen mejor los expedientes y facilita cambiarlos de orden. b. Etiquete los expedientes y los archiveros con letras grandes y claras. Alinee adecuadamente las etiquetas de los expedientes según sean categorías o subcategorías, colocando las categorías al lado izquierdo y las subcategorías al lado derecho, así mismo puede utilizar colores para diferenciar categorías de subcategorías.

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c. Elabore un índice para los archivos de referencia que sean muy grandes, esto le facilitara a cualquier persona la localización de los expedientes, y reduce la posibilidad de duplicar archivos.

Manejo y Organización del Correo Electrónico. Su computadora al igual que sus archivos de documentales debera de estar bien organizada por categorías y directorios, que permitan una facil localización de los documentos que se requiera utilizar. Algunas personas reciben cientos de mensajes y documentos por correo electrónica, lo cual puede ser agobiante si no implementamos un sistema de manejo y organización del correo. Al igual que el sistema básico podemos tener un directorio para documentos de entrada, pendientes y salidas, pero para evitar que esto se vuelva solo un archivo debemos establecer rutinas y hábitos que evite que la información se nos acumule, atienda los correos, borre los que ya no utilizara, y archive los que atenderá posteriormente. Actué y responda los mensajes la primera vez que los lea, y no deje que su archivo de correo se congestione de archivos que ya leyó. Muchas de las aplicaciones de correo le permiten crear carpetas para archivarlos en caso necesario, donde para mejor apreciación nos referiremos a la figura A-4. Organización de otros medios. Existen otros medios que al igual que sus archivos deben de estar organizados, siendo estos los anaqueles, el portafolio, los directorios rolodex, las agendas electrónicas, y todo aquel instrumento que utilice para conservar información de utilidad y de utilización diaria o temporal.(Para mejor apreciación nos referiremos a la figura A -5)

3.- CREANDO EL HABITO DE ORGANIZAR SU TIEMPO. Tal como se comento anteriormente se requiere que hagamos hábitos, los cuales los lograremos tener si con Disciplina nos imponemos rutinas, y estas rutinas al poco tiempo formaran hábitos en nosotros que nos facilitaran el trabajo y la organización de nuestro tiempo. Uno de esos hábitos es el de Mantener un Registro del Tiempo, que al respecto Peter Drucker dice: “No podemos esperar controlar nuestro tiempo hasta que sepamos que es lo que hacemos con el”.

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Solamente llevando un registro diario por escrito de lo que hacemos tendremos la oportunidad precisa de conocer en que invertimos nuestro tiempo día con día, en que empleamos el tiempo, conociendo así quien nos esta cargando la mano, que funciones no se están atendiendo, y como puede estar perdiendo o desperdiciando su tiempo.

FIGURA A-4. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE CORREO ELECTRONICO

Tenga a la mano en su escritorio una libreta y escríbalo, que hace con su tiempo, y conforme atienda los asuntos de su trabajo anótelos, no lo deje para después, puede olvidar algunos, o el tiempo que utilizó en cada uno de estos.

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Después de un par de semanas podrá realizar un resumen y tener una idea clara de que hace con su tiempo y si este tiempo esta siendo utilizado para lo cual usted lo planeo.(Ver formato anexo para registro del tiempo, Figura A -6)

FIGURA A-5. ORGANIZACIÓN DE OTROS MEDIOS

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Solucionando la sobrecarga de Información. Otra rutina aconsejable es la de solucionar la sobre carga de información, ya que normalmente en puestos de supervisión se experimentan avalanchas de información que pueden llegar a abrumarnos e impedir que nos enfoquemos a lo prioritario e importante. La primer acción que tenemos que realizar es el de parar en seco la información de poco valor para que no entre en nuestro sistema. Existen tres métodos para filtrar la información: Primero. Filtrar la información después de que llegue a su oficina es la menos recomendable. Segundo. Un método mejor es el de filtrar la información antes de que llegue hasta usted, si es posible por el personal bajo su mando. Tercero. Analizar cuidadosamente las fuentes de información y eliminar aquellas que no son esenciales pidiendo que lo quiten de su lista de distribución, cancelando la suscripción, o lo que sea necesario hacer, además de que su información sea previamente filtrada.

Programe y Evite tener que Decidir. Otra rutina importante que debe de considerar es la de planear todo el tiempo, programe la utilización de su tiempo, en base a sus prioridades y dentro de su programación deje espacios de tiempo para ejecutar ciertos trabajos de menor importancia como por ejemplo leer su correspondencia, y cuando el tiempo programado para este llegue, hágalo al instante. Si planea su tiempo con anticipación evitara el estar tomando decisiones a cada momento, acerca de que es lo que tiene que hacer. Esto le difi culta la vida mas de lo necesario. Disciplina recuerde, si ya planeo y distribuyó su tiempo respételo y trate de apegarse a el, inicie los trabajos y termínelos no los posponga por una decisión de momento, recuerde evite decidir, básese mas en la planeación de su tiempo. Por ejemplo, ¿Se cepilla los dientes cada mañana? “Si” seguramente contestara. ¿Piensa cada mañana que se va a lavar los dientes, y establece una prioridad sobre esto?, Se pregunta ¿Me lavo los dientes o tomo el café primero? Seguro que no, usted se lava los dientes en base a su rutina, y ni siquiera lo piensa, porque ya es parte de sus hábitos.

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ACTIVIDADES

PERSONA

ASUNTOS

07:00 :15 :30 :45 08:00 :15 :30 :45 09:00 :15 :30 :45 10:00 :15 :30 :45 11:00 :15 :30 :45 12:00 :15 :30 :45 01:00 :15 :30 :45 02:00 :15 :30 :45 03:00 :15 :30 :45 04:00 :15 :30 :45 05:00 :15 :30 :45 06:00 :15 :30 :45 FIGURA A-6. MUESTRA DE UNA FORMA DE REGISTRO DE TIEMPO

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Bloques de tiempo. Trabajar en bloques de tiempo es más eficiente que hacerlo en lapsos aislados no planeados. Es más productivo aplicar noventa minutos a un solo trabajo de manera ininterrumpida, en comparación de cuando se hace con el doble del tiempo y con un gran numero de interrupciones. Si consigue librarse primero de muchas de las tareas pequeñas podrá concentrarse mejor durante bloques de tiempo libres de interrupciones. El permitir que su mente cuente con el tiempo para concentrarse en el meollo de cada asunto es más productivo que ser distraído constantemente de su trabajo actual por otras actividades que le restan tiempo al demandar su atención. Es posible que usted no tenga puesta en su oficina o sea de las personas que trabajan con la puerta abierta, pues tendrán que ser muy creativos si quieren tener bloques de tiempo sin interrupciones. Para lograrlo tendrán que poner en practica métodos y acciones especificas para evitar la perdida de tiempo y las distracciones. Algunas de las acciones que puede llevar a cabo son: o Instalar en casa una oficina y trabajar en ella un día por semana. o Colocar su escritorio de tal forma que al pasar la gente por su puerta no puedan ver su rostro. o Instalar un pequeño privado en su oficina para cuando usted requiera trabajar sin interrupciones.

Agrupando llamadas Telefónicas. Tome la decisión de no aceptar llamadas telefónicas sin ton y son, durante todo el día de trabajo, y en lugar de esto establezca un sistema para retornar las llamadas. Según la naturaleza de su trabajo, podría usted decidir aceptar llamadas solo de las 11:00 a las 12:00 horas por la mañana y de 16:00 a 17:00 horas por la tarde, dando instrucciones precisas a su secretaria o asistente de que no le pase llamadas a otra hora, dejando en claro cuales llamadas si podrán ser transferidas independientemente del horario. Además de instrucciones claras a sus subordinados para que cuando le tomen los recados de llamadas se cercioren de preguntar el asunto a tratar, la hora y el día en que puede usted regresar la llamada, la empresa de donde le llama, el teléfono y numero de fax, así como la fecha y la hora en que la persona le llamo.

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Por otro lado si usted carece de secretaria, posiblemente tiene un sistema de buzón de voz, bueno pues programa su mensaje en la contestadora para que se diga algo mas o menos como lo siguiente: “Hola soy Francisco. No puedo tomar su llamada en este momento. Por favor deje un mensaje completo después del tono para que pueda prepararme para el asunto a tratar y le devolveré la llamada tan pronto como se pueda. Normalmente las llamadas las efectuó entre las 11:00 y 12:00. Por favor indique si estas horas son convenientes para usted.” Cualquier procedimiento que establezca, apéguese a el, hágalo rutina, y podrá notar los beneficios de este.

Juntas Semanales Individuales Otra actividad que se puede considerar rutina es la junta semanal entre su jefe y cada una de las personas que reportan directamente a el. Las Juntas Individuales son un contacto eficiente entre los colegas que tienen que mantener relaciones de trabajo estrechas. Si la única forma de que sus subalternos es meterse en su oficina de manera abrupta, lo harán, porque será la única manera de que ellos puedan resolver sus problemas, ocasionando que le interrumpan constantemente, y en ocasiones lo tomaran por sorpresa y no llegara usted a ninguna conclusión y pospondrá sus decisiones. Recuerde que un gerente debe ser hábil en la forma de comunicar, y las juntas son una forma de establecer una comunicación con su personal, pero estas deben de estar bien planeadas para que sean productivas, o de otra forma le consumirán tiempo improductivo. Se recomienda elaborar un expediente por cada subalterno, donde se anoten los temas tratados y los acuerdos y conclusiones que se hallan tomado. Trate de programar estas juntas cada semana y en el mismo día y hora, para provocar que se convierta en un habito positivo.

Las Reuniones. Las costumbres occidentales es invertir una gran cantidad de tiempo en reuniones, lo cual se ha expandido incluso en países socialistas, y el nuestro no escapa de esta epidemia. En algunas ocasiones algunas empresas y organizaciones gastan un 40% de su tiempo en reuniones. Defecto es la no existencia de reuniones, sino el abuso de las mismas. Suprimir las reuniones seria tan estúpido como pretender acabar con la comunicación.

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Lo que hay que suprimir de raíz es la eventualidad de que se utilice el medio como un objetivo en sí mismo. Siempre que se habla de distractores (cronofagos), se cita a las reuniones, aunque también hay quien las considera un agradable y merecido intervalo entre otras tareas. Cuantas veces no nos ocurre de que cuando buscamos a alguien nos han contestado: <> En algunos casos algunos ejecutivos llaman reuniones a atender a una visita, y alargan la conversación, consiguiendo malgastar su tiempo y el del interlocutor. Para el presente análisis entenderemos como reunión, de manera técnica al encuentro de tres o más personas, durante mas de 15 minutos. Es importante considerar que las reuniones tienen un costo el cual se puede clasificar de la siguiente forma: Directos Salarios Viajes Instalaciones Comidas Materiales

Indirectos Tareas Aplazadas Desmotivación Tiempo de Preparación

Ahora si le diéramos valor cada uno de estos conceptos de gasto y lo multiplicáramos por el numero de reuniones al año, considerando todos los asistentes, probablemente obtendremos una cifra espantosa. Es por ello que será de suma importancia buscar que estas sean lo más productivo posible, y también sabemos que esta productividad no se dará por si sola sino que requerimos de un Plan de Reuniones (PR).

El Plan de Reuniones. Las reuniones son necesarias para llevar a cabo trabajos en equipo, toma de decisiones, coordinar proyectos, formar equipos, exponer resultados, entre otras; y será por esto que tendremos que buscar el diseño de la organización adecuada de las reuniones, y este será nuestro Plan de Reuniones que comprende tres aspectos: o La Preparación o La Realización o El Seguimiento y la Evaluación.

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La preparación. Con la preparación se buscara satisfacer los siguientes objetivos: o o o o o o

Definir el tema central, objetivo y producto. Ver si existe una forma más sencilla o económica de lograr los mismos objetivos. Nombrar a las personas que deben asistir. Relacionar la información que hay que preparar. Comunicar a todos la hora y el lugar de la reunión. Informar a todos de la Agenda de la reunión.

La realización. Para llevar a cabo la realización de la reunión, se deberá de considerar los siguientes pasos: o o o o o o

Empezar y acabar en el tiempo previsto. Confirmar la presencia de los invitados. Confirmar que todos los asistentes conocen el objetivo y la agenda de la Reunión. Hacer que el grupo se esfuerce por conseguir el consenso. Permitir que todos los participantes aporten ideas. Hacer que todas las decisiones sean resumidas y anotadas(Acta) con sus correspondientes referencias, prioridades, responsables y fechas limite de ejecución.

El seguimiento y la evaluación. Toda reunión deberá de llevarse un seguimiento y una evaluación, bajo los siguientes pasos: o o o o o o

Evaluar la Reunión realizada Fijar fecha y hora de la próxima reunión. Entregar a todos los asistentes copia del Acta. Acometer las Acciones acordadas. Controlar la ejecución de los temas. Terminar antes de la fecha limite.

Estos doce pasos o puntos los podrá encontrar relacionados en el formato que para tal efecto se le entregara. Siguiendo los pasos y ejemplos explicados en esta sección del curso, el participante conocerá las acciones y etapas para dirigir una reunión eficaz, convocarla, presidirla y evaluarla. En pocas palabras para hacer de algo costoso un instrumento productivo. Ahora cuando nosotros nos convertimos en un invitado, para evitar perder el tiempo sera aconsejable pedir lo siguiente: o Solicitar que nos envien la convocatoria y la agenda con la necesaria antelación.

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o Sugerir no participar o hacerlo parcialmente, siempre que nuestra asistencia no sea impredecible o nuestra aportación pueda hacerse por otros medios. o Preparar toda la documentación que pueda ser necesaria para el tratamiento de los temas. o Respetar los horarios, centrarse en los temas. o Ser conciso. o No divagar. Ser positivo y proactivo, que todas las intervenciones esten encaminadas al objetivo. o Anotar en el sistema personal (acciones) los compromisos asumidos y en el calendario la fecha de la proxima reunion. o Terminar las tareas asumidas antes de la fecha limite.

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P la n d e R e u n io n e s (P re p a ra c io n ) T e m a C e n tra l/O b je tivo s : P rio rid a d A B

1 M a n te n e r S i/N o

A s u n to s a T ra ta r e n la R e u n io n

2 3

P a ra c a d a a s u n to s e n e c e s ita ra : O rden de Importancia

Asistente

4

D ocumentacion

R ef.

T iempo necesario

5 6

S a lo n /E q u ip o s /M e d io s

R e s p o n s a b le

C o s to E s tim a d o Real

8

7

9

C o s to S a lo n y M e d io s O tro s G a s to s C o s to T o ta l

A continuación se muestra lo que en cada uno de los puntos que se muestran en este formato de planeación de reunión, deberá de manejarse:

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1. Definición del Tema Central y Objetivo: Este es el elemento basico y elemental de la preparación, ya que a fala de un objetivo claro, provocara que perdamos tiempo si llevamos a cabo la reunion, por lo cual es preciso definir claramente que se pretende con la reunion, y una vez definido, todo debe estar en la reunion al servicio de este objetivo. Procede entonces que el Objetivo Central se descomponga en Subobjetivos/Asuntos, en el cual se podra utiliz
2. Establecer la Prioridad: Será de importancia el establecer la prioridad de cada punto, con el objeto de conocer a cual se le deberá de prestar mayor atención. 3.

Conservar o Eliminar Temas:

Una vez elaborada la lista de los temas y objetivos a tratar, en la reunión, así como su priorizacion respectiva, el organizador de la reunión podrá analizar cada uno de los temas para verificar si estos se conservan o se eliminan por la poca importancia, o podrá suceder que solo un tema no lleve una gran cantidad de horas, por lo cual será conveniente el plantearlo en una reunión por separado.

4,5. Personas que deben de Asistir: En esta parte del formato anotaremos a las personas que citaremos para que participen en la reunión, y anotaremos en importancia una (N) para aquellas personas que deberán de permanecer en toda la reunión y que su participación es imprescindible, y una (O) para aquellos asistentes que pueden estar solo en parte de la reunión, o que si no se presentan la reunión puede llevarse a cabo.

6.

La Información a Preparar:

Colocaremos en este espacio el tipo de información que será necesario preparar, y referirlo con el departamento o persona donde se debe de localizar(Archivo, Contabilidad, etc)

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7.

Salón o Equipos.

En este punto anotaremos si se ocupara un salón especial, con la capacidad que necesitemos, y los equipos que requeriremos para llevar a cabo la reunión, nada debe de olvidarse, para que la reunión pueda llevarse exitosamente.

8,9. Costos Estimados y Reales: Es una realidad que toda reunión tiene un costo, tanto de los materiales, el salón, el equipo que utilizaremos, y las horas que del personal le aplicara a este, por lo cual es muy importante el conocer el valor de recursos económicos, humanos o materiales que la reunión requerirá, y podrá servir incluso para decidir si se lleva esta de una forma diferente, en caso de que los costos sean muy altos, ya que en ocasiones los participantes requieran de boletos de avión y gastos de traslado, etc.

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A continuación se muestra por cada uno de los puntos contenidos en el formato, la información que deberá de ser recabada:

Plan de Reuniones(Realizacion) Tema Central/Objetivo: Fecha: Lugar: No. Orden

1 Hora Inicio

2

Hora Finalizacion

Hora

Agenda

Acciones/Decisiones

Ref.

A/B

Resp.

Fecha Limite

3 4

Puntos Fuertes

Evaluacion

Puntos Debiles

5

Proxima Reunion Fecha: Lugar:

Firma: Hora Inicio: Hora Finalizacion:

6

A continuación se muestra lo que deberá de incluirse en cada uno de los puntos del formato:

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1. Tema Central y Objetivo: Aquí en este espacio se anotara el Tema y el Objetivo de la reunión, al igual de cómo lo hicimos con el formato anterior, relativo a la planeación de la reunión. 2. Fecha, Hora y Lugar: En este espacio se anotaran los datos de la hora y fecha de la reunión, conforme se tenia programado, así como la hora real de inicio y de finalización. 3. La Secuencia, Hora y Agenda: En esta sección se anotara por secuencia todos los temas que se trataran en la reunión, la cual debe de ser dada a conocer a todos los invitados de manera anticipada.

4. Acciones y Decisiones: En cada uno de los temas se deberá de anotar las Acciones o Decisiones tomadas, llenando además las cuatro columnas siguientes, donde en Ref. se anotara el lugar o documento donde se puede encontrar la información, dentro de la columna A/B se asignara la prioridad a cada uno de los temas, en Resp. Anotaremos las iniciales del Responsable y en la columna de Fecha Limite, anotaremos la fecha en que el acuerdo o decisión deberá de cumplirse.

5. Evaluación: En este espacio anotaremos nuestra evaluación haciendo diferencia de los puntos débiles y de los fuertes, resultado de nuestra reunión, para que en las reuniones de seguimiento se tenga una mejor preparación de la reunión. 6. Próxima Reunión: También será importante llenar este espacio para que el seguimiento de las acciones acordadas se de dentro de una reunión que por consenso se acuerde.

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4.- CICLO PERSONAL DE ENERGIA. La mayor parte de nosotros se siente lleno de del día. En otros sin embargo, somos menos horas para realizar aquellas tareas que son requieren mas atención, nuestra productividad mas y los resultados son mejores.

energía y más fresco en ciertos momentos eficientes. Si utilizamos nuestras mejores más importantes, más complejas y que aumentara de manera ostensible. Hacemos

Pero si derrochamos nuestras mejores horas posponiendo aquello que tenemos que hacer o no planificando nuestro trabajo, dejaremos las tareas más importantes para el momento en que nuestra energía y nuestra atención se hallen al mínimo. Esto quiere decir que todo llevara mas tiempo y no se hará con el mismo grado de eficacia, se cometerán errores, incluso se necesitara mas tiempo para terminar cualquier cosa que empecemos. Así mismo por otro lado se puede decir que probablemente usted haya escuchado desde pequeño que el desayuno es la comida mas importante del día, ¿Será Real?, Por completo. Piénselo. Si salta el desayuno, es probable que su ultimo alimento haya sido hace 12 horas. ¿Cómo puede esperar que su mente y su cuerpo funcionen sin nada? Y asegúrese de tomar un desayuno saludable. La energía que se obtiene del azúcar se quema pronto y las grasas solo lo harán mas lento. Su mama como siempre tenia razón. Algunos expertos recomiendan que las reuniones de trabajo sean por la mañana, que es cuando tenemos mayor lucidez mental y energía, mas sin embargo hay quienes opinan que la mejor hora es por las tardes, cuando las interrupciones son menores. Ahora con el propósito de identificar mejor su cicl o personal de energía, conteste las siguientes preguntas: ¿Le cuesta empezar o hace mejor su trabajo a primera hora de la mañana? _______________________________________________________________________ Si no es a primer hora de la mañana, cuando hace mej or su trabajo? ________________________________________________________________________ Disminuye su energía después del la comida? ________________________________________________________________________ ¿A media tarde?____________________Si no, ¿cuándo?___________________________ ¿Aumenta su energía de nuevo durante su ultima hora de trabajo? ________________________________________________________________________

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¿Hace ejercicio regularmente? ________________________________________________________________________ ¿Que efectos a corto y largo plazo tiene el ejercicio sobre su ciclo de energía? Es decir, si hace ejercicio por la mañana temprano, le da ¿energía? ¿O le deja cansado y con la sensación de necesitar una hora mas de sueño? ________________________________________________________________________ Mencione en que horas puede centrar mejor su atención y se siente mas lleno de energía. ________________________________________________________________________ ¿Que hace normalmente durante las horas en las cuales tiene mas energía? ________________________________________________________________________ ¿Que va hacer desde hoy durante dichas horas? ________________________________________________________________________ ¿En que momento del día se siente con menos energía y le cuesta mas concentrarse? ________________________________________________________________________ Ahora una vez contestado el cuestionario anterior, proceda a dar un nivel de energía durante una de las siguientes horas del día, siendo el 5 el valor máximo y el 1 el valor mínimo: 5:00 6:00 7:00 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00 22:00

____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ 58


23:00

____________

Con el resultado de este cuadro, podrá elaborar de una mejor manera su jornada y distribución del tiempo, para sacar el mejor provecho de sus energías, y por consiguiente ser más eficiente, en el uso de su tiempo. 5.- PLANEE SU TIEMPO. Uno de los propósitos de la planeación es tener una idea clara del alcance de su trabajo, saber lo que tiene que hacer día con día, al igual que a largo plazo, mas sin embargo en muchos de los casos es una costumbre el no planear. Algunos consideran como planeación la actividad mental que tienen o realizan durante el camino al trabajo o en la regadera, pero aunque este pensando en su trabajo, no se le puede llamar a esto planeación, sino una forma ineficiente de pensar que proporciona poca o nula claridad. Otros piensan que cualquier forma de planeación es una perdida del tiempo. Sostienen que el tiempo invertido en la planeación no produce tantos beneficios. Ahora si realiza mal su planeación entonces esto su puede ser cierto. Si usted considera que esta bajo tensión en el trabajo, que tiene demasiado que hacer y poco tiempo para hacerlo, que sus actividades están fuera de control o que simplemente no esta logrando lo que es mas importante para usted, es posible que la causa es una mala planeación o la falta absoluta de esta. Comúnmente la gente no relaciona planeación con sus actividades personales, y muy a menudo se considera planeación solamente a grandes proyectos en el cual están incluidos todos los ejecutivos de la empresa, pero cuando se trata del trabajo diario de cada persona, no le dan importancia a la planeación.

Cual es el propósito de la Planeación: El propósito de la planeación es el de tener una idea clara, una imagen mental clara, de lo que hay que hacer. Así mismo en el libro “La administración del tiempo”(Prentice Hall, Inc.),1959), James T. McCay dice: Las imágenes mentales son las que controlan sus acciones. Si no tiene ninguna imagen, si no se da cuenta de lo que sucede, no actúa. Si sus ideas son brumosas y confusas, actuara en forma dudosa. Si sus ideas son claras y precisas, actuara con decisión y eficacia.

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Proceso de Planeación. Se contemplan dentro del proceso de planeación seis categorías generales: 1.Plan Diario. 2.Plan Semanal. 3.Plan para poner en practica proyectos. 4.Plan Estratégico. 5.Establecimiento de Objetivos. 6.Escala de valores. La Planeación Diaria. Es de suma importancia el dedicarle un tiempo diariamente a planear sus actividades. Algunos prefieren hacerlo al final del día, otros prefieren la mañana, antes de empezar su trabajo. Para lograr que la planeación diaria sea un proceso eficiente y rápido, es preferente el realizar primero el plan semanal y luego el plan diario. Con el plan semanal frente a usted, puede dividir el trabajo de la semana en partes accesibles que puedan ser terminadas cada día, sabiendo que todos los días estará trabajando hacia un objetivo amplio.

Planeación Semanal. Una vez a la semana debe de examinar todas sus fuentes de trabajo(ver figura ), entendiendo como fuente de trabajo todos sus archivos de trabajo incluyendo proyectos, sus fechas limite, actividades, programadas, recordatorios, su archivo de seguimiento para los asuntos de la semana próxima, sus asuntos pendientes(de la charola de pendientes y de los archivos de pendientes), su agenda o registro de las actividades por realizar. Al consultar todas las fuentes de información, priorice en base al Cuadrante II, anteriormente analizado, y de esta forma planee su semana. Es recomendable analizar los días pasados en su agenda, para determinar todos los asuntos que se le hallan presentado de manera inesperada y no planeada, toda vez si estos provienen de su jefe directo, seria recomendable el destinar cierto tiempo libre para imprevistos, o en su caso llevar a cabo una reunión con su jefe para que se entere de la planeación del tiempo que usted esta realizando y de manera anticipada le asigne su jefe las tareas que pretenda asignarle a futuro. De esta forma podrá definir con mayor claridad su semana, y estará planeando lo no planeado.

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Al identificar y determinar las prioridades de sus actividades de la próxima semana, simplifica su planeación diaria, facilitando a la vez el establecimiento de las prioridades. Durante su planeación semanal solo tendrá que decidir una vez a cerca de sus prioridades, y la ventaja de esta planeación es que aprecia las cosas en un concepto amplio, de tal manera que pueda ser un juicio mas realista del tiempo que tendrá disponible para los diversos proyectos. De esta forma una vez que transfiere su información a la agenda diaria, todo lo que tiene que hacer es consultar su calendario y las notas de recordatorio, lo cual le evitara invertir tiempo en pensar y decidir día con día de lo que debe de hacer.

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CALENDARIO DEL PLAN SEMANAL LUNES

MARTES

9:00 Junta 10:00 Revision surtido de Pedidos. 12:00 2:00 Revision del desempeño R. Cruz 3:00 Revision del desempeño A. Alvarez

9:00 Asesoria a Proveedor 12:00

MIERCOLES

JUEVES

9:00-2:00 Plan de cambio de Herramienta de Produccion.

8:00 Visita a la planta con cliente 10:00 Grupo de trabajo de control de calidad. 2:00 Revision del desempeño, Morales 3:00 Revision del desempeño, Martinez

2:00 Plan de Operaciones

VIERNES 9:00-11:00 Junta de Presupuesto 1:00 Convocar a conferencia 3:00 Planeacion semanal

SABADO/DOMINGO

Estimado de tiempo del Plan Semanal 1. Preparacion Junta Presupuesto 2 hrs. 2. Plan de Operaciones 2hrs. 3.Preparacion asesoria a proveedor 3 hrs. 4. Preparacion grupo de trabajo de calidad 1 hora. 5.Revision de desempeño 4hrs. 6.Inpeccion de procesos 2hrs. 7.Plan de cambio de herramientas 4 hrs. 8.Calendario de vacaciones 5 hrs. 9.Estrategia de cliente 5hrs. 10.Revision de plan de diseño 1hra. 11.Resultados del trimestre 1hra. 12.Revision de la rotacion de puestos 1 hra.

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Al escoger el calendario o la agenda, cerciórese de que contenga un espacio para planeación semanal, y si todas las actividades caben en el espacio para planeación mucho mejor, así habrá menos probabilidades de que un asunto importante se olvide. El Objeto de este proceso de planeación semanal, es la de obtener un panorama general de su trabajo, basado en las prioridades establecidas por los objetivos establecidos. Una forma mas amplia de analizar su trabajo que la semanal, y es en la planeación mensual y que puede darle una visión general, que le proporcionara mayor eficacia al elaborar su plan semanal.

Para mayor claridad se muestra a continuación un Formato de Calendario Mensual:

CALENDARIO MENSUAL D

L

Boda de Roberto

M Viaje Inspecciones Regionales

M

1

2

Viaje a Disney

J V S Fecha Limite Entregar el para el Proy. Reporte Fiesta de A Mensual Juanito 3

4

5

Juna de Gerentes 7

8

Fecha limite revision de desempeno 14 15

9

Reunion del Club

6 Viaje a Disney

10

11

12

13

Viaje a Congreso Nacional de Empresa

16

17

18

19

20

26

27

Curso de Capacitacion en Calidad

21

22

Bautiso de Miguelito 28

23

24

25

Revision de Proyecto D 29

30

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Planeación para poner en practica un Proyecto. La clave del éxito en la ejecución de un proyecto es en descomponerlo en tareas detalladas y manejables, tal como se hace en la planeación estrategia. Podriamos decir que la Planeación de Proyectos es semejante al proceso cinematográfico de hacer dibujos de las escenas de una película. Todos de cierta forma estamos familiarizados con la planeación de proyectos, y un ejemplo seria la elaboración anual del presupuesto de la empresa y los objetivos que hay que fijar para apegarse al presupuesto. La fase de producción de una película puede equipararse a la elaboración del plan del proyecto, ya que consiste en la conjunción de muchos planes individuales, el cual podría definirse de la siguiente forma: La serie de puntos de acción conectados, que cuando todos y cada uno se terminan, hacen realidad el objetivo o resultado especifico visualizado. Los planeas de trabajo detallados se deben colocar en los expedientes de trabajo correspondientes, anotando las fechas limites de cada etapa junto con los nombres de las personas responsables, de esta forma el plan del proyecto le ayuda a realizar lo necesario para lograr sus metas, porque de antemano las ha visualizado claramente. Ahora con esta información cuando elabore su plan semanal, colocara las actividades y acciones contempladas en su Plan de Proyecto, generando así el canal de conexión necesario para que el plan global se concretice a través de las tareas diarias de nuestro trabajo, logrando así el mejor uso de nuestro tiempo, y que sin duda le dará mayor certeza en el alcance de sus objetivos y metas. De esta forma estaremos convirtiendo nuestra planeación semanal en un proceso eficiente y rápido para lograr lo que se propuso. En el siguiente cuadro(Figura A-7) podrá apreciar un ejemplo de un plan de proyecto:

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PLANEACION DE PUESTA EN PRACTICA DE UN PROYECTO Titulo del Proyecto: Manual de procedimientos de Oficina Objetivo: Desarrollar procedimientos de oficina acordados por la gerencia y el personal en la primera mitad del año. ACCIONES Horas Fecha Fecha de Estimadas Participantes Limite Terminacion 1.Reunior los procedimientos actuales 2 Asistente Ene-15 2.Establecer equipos de trabajo para revisar los procedimientos actuales y hacer los cambios necesarios 4 Yo mismo Ene-20 3.Los equipos de trabajo revisan los procedi Equipo de mientos y entregan sus recomendaciones. Trabajo 02-May 4.Leer y sintetizar las recomendacions 3 Yo mismo Feb-15 5.Revision de los Abogados. Counsel Feb-20 6.Circular borrador a los gerentes para comentarios Readers 03-Ene 7.Edicion Final 3 Yo mismo Mar-15 8.Supervisar la produccion . Asistente Mar-20 9.Escribir un plan para una campaña de relaciones publicas internas para promover su uso. 1 Yo mismo Abr-20 10.Distribuir el manual 2 Asistente Abr-25 FECHA LIMITE: 1RO. DE MAYO DE 2000. * Cada una de las personas a las que se les asignan responsabilidades deben hacer su propio plan de ejecucion de proyecto para detallar su trabajo.

FIGURA A-7. MUESTRA DEL PLAN DE PUESTA EN PRACTICA DE PROYECTOS A continuación se describen algunos criterios que pueden servir para determinar si el trabajo a realizar esta dentro de la categoría de planeación de proyectos: o o o o o o

Es complejo Parece difícil Involucra a varias personas Es una actividad nueva Hay fechas limite criticas Se tiene que enfrentar a cambios.

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Planeación Estratégica: Con una planeación diaria, semanal, mensual y de proyectos hemos identificado los pasos tácticos que necesitamos para hacer las cosas, pero aun falta el contestarse las siguientes preguntas: 1. 2. 3. 4.

¿Esta haciendo lo que se tiene que hacer? ¿Ha escogido los proyectos adecuados para ejecutar? ¿Tiene en cuenta los proyectos a largo plazo? ¿Los esfuerzos que realiza son los que lo llevaran a donde quiere ir de la manera mas efectiva y eficiente? 5. ¿Tiene suficientes recuros para llevar a cabo esos grandes planes o esos recuros pueden ser empleados con mas inteligencia? Para poder contestar las preguntas anteriores se deberá de llevar a cabo una planeación estratégica, cuyo tema es tan amplio que amerita un análisis especial. Es importante mencionar que el desarrollar estrategias a seguir y darlas a conocer, permite que todo el personal encamine sus propias actividades hacia los objetivos importantes de la empresa. Un elemento importante dentro de la planeación estratégica es la determinación de Objetivos y Valores, los cuales serán analizados en un capitulo posterior. Donde una vez definidos, se puede decir que todos los objetivos o metas deben tener una estrategia para su realización, y debe existir una estrategia general para que esta sea usada para guiar a las personas en el desarrollo de sus propias estrategias.

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6.- LOS OBJETIVOS. Hasta este momento se han estado analizando las herramientas para el control de las actividades y acciones, pero para que estas tengan sentido existe la necesidad de establecer los Objetivos que deben derivar de nuestra razón de ser como profesionistas, como empresarios, como empresa o como persona. En este momento podemos decir que ya somos buenos alumnos de náutica, pero aun no somos pilotos. De bien poco nos servirán los instrumentos de navegación si no sabemos a donde vamos. Es por ello que dentro del capitulo de organización del tiempo, analizamos lo referente a la Planeación Estratégica, ya que mediante el uso de esta técnica de organización se podrán fijar fácilmente los objetivos que se requieren para llegar al lugar deseado. Nadie discute que toda empresa, incluso pequeñas y medianas, deben contar con un Plan Estratégico, con un plan de empresa. El estudio del entorno, de sus amenazas y oportunidades, el conocimiento en profundidad de los puntos fuertes y débiles de la empresa, la formulación de las estrategias mas adecuadas, a diferentes plazos y la vigilancia y control de las acciones necesarias para alcanzar los objetivos previstos, son acciones y pautas a seguir, de obligado cumplimiento. La dirección por objetivos esta empezando a trascender del ámbito empresarial al personal. Ahora para que se establezcan los objetivos es muy importante que primero empecemos por dejar bien claro un concepto, que pudiera enturbiar nuestra planificación: Los objetivos y los deseos son dos cosas distintas. Si bien la formulación expresa de un deseo puede transformarse formalmente en un objetivo. Aclaremos esto: Los deseos son necesidades en muchas ocasiones no satisfechas, que en mucha de las ocasiones no son definidas a través de una reflexión, es por ello que si usted al azar le pregunta a cualquiera de sus empleados sobre sus objetivos profesionales y privados, ¿cuántos le contestarían coherentemente?, pero si pregunta a sus empleados acerca de sus deseos, la mayoría le contestara algo relacionado con el dinero, el amor o la salud. En resumen todos tenemos deseos, pero pocos son los que conocen sus objetivos.

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Características de los Objetivos Eficaces. Los Objetivos tienen que reunir cinco cualidades necesarias para ser considerados como objetivos auténticos y son: o o o o o o o

Con fecha de cumplimiento Relevantes Específicos Medibles Alcanzables. Por escrito. Flexibles.

Clases de Objetivos. A la mayoría de las personas les gustaría alcanzar el éxito en menos de tres áreas importantes: o En sus vidas personales. o Dentro de la organización para las cuales trabajan. o En sus aspiraciones profesionales a largo plazo. Pero al menos que establezcan unos objetivos eficaces en cada una de dichas áreas, tendrán pocas posibilidades de disfrutar de su pleno potencial. Les faltara el compromiso, el tiempo, la dirección y la motivación para conseguir lo que deseen. Pero si invierte tiempo en aprender a escribir unos objetivos eficaces en cada una de estas categorías, encontrara que los beneficios que obtiene compensan el esfuerzo realizado por usted. Ello le permitirá pensar en sus objetivos así como examinar los mismos en todas las áreas de su vida, de forma que estén sincronizados entre si y su propósito sea armónico. Una forma practica para definir sus objetivos es definiendo el escenario de éxito en cada una de las áreas, así como las condiciones que desea crear. A continuación desarrolle los objetivos para llegar hasta ellas. a) Objetivos personales. Los objetivos expresan sus valores. Los valores personales que se adaptan a usted se basan en su propia definición de éxito. Y el éxito es el logro progresivo de los objetivos a través de un esfuerzo.

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Tómese un momento para realizar el siguiente ejercicio: En el espacio que a continuación se proporciona defina lo que para usted constituye el éxito personal. Para obtener éxito en mi vida personal quiero: 1.__________________________________________________________________ 2.__________________________________________________________________ 3.__________________________________________________________________ 4.__________________________________________________________________ 5.__________________________________________________________________

b) Objetivos Profesionales/dentro de su organización. Los objetivos prefesionales que le van bien a usted y a su organización se basan en su propia definición del éxito profesional asi como en aquella que haga su organización del éxito. Cuando se desarrollan unos objetivos que se ajustan a ambas definiciones, los resultados posibles son:  

Solidez en la relación existente entre usted y su organización. Mayores consecuciones a largo plazo tanto por parte de usted como de su organización.

A continuación se incluye un ejercicio donde se requiere tome un tiempo para su reflexión y determinación: Utilice el espacio que se provee seguidamente para definir lo que constituye en su opinión el éxito profesional. Para obtener éxito en mi vida profesional quiero: 1.__________________________________________________________________ 2.__________________________________________________________________ 3.__________________________________________________________________

Utilice el especio que se proporciona mas abajo para definir el éxito de su organización: 1.__________________________________________________________________ 2.__________________________________________________________________ 3.__________________________________________________________________ 4.__________________________________________________________________ ___

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Ahora defina su éxito profesional relacionándolo con el éxito de su organización. Primero mire los tres ejemplos siguientes: 1. Incrementar mis ventas en un 25 % durante los próximos tres meses acercara mi organización un 10% mas a sus objetivos cuatrimestrales y me hará acreedor de un bono especial. 2. Mejorar mi habilidad para hacer un mejor uso de mi tiempo me permitirá conseguir en seis hora los mismos resultados que ahora obtengo en siete y me dará una hora al día o cinco horas a la semana para invertirlas en dominar los procesos de calidad que mi compañía esta adoptando en la actualidad. El éxito en la mejor utilización de mi tiempo y el dominio de los nuevos procesos de calidad me proporcionara habilidades adicionales para la consecución de mis objetivos profesionales a largo plazo. 3. Realizar un seminario con objeto de mejorar mis habilidades para escuchar me ayudara a trabajar mas eficazmente con mis colegas y también a comprender mejor a mi familia. Ahora le toca a usted. Describa un ejemplo actual que relacione su éxito profesional con el éxito de su organización: ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

Utilizando su definición de éxito personal, desarrolle sus tres objetivos personales a largo plazo más importantes para los próximos cinco años, recordando las características que estos deben de tener; para lo cual se asigna el cuadro siguiente: 1.__________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 2.__________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 3.__________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

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Ahora, utilizando su definición de éxito profesional anteriormente descrito, desarrolle sus tres objetivos profesionales a largo plazo más importantes para los próximos cinco años y que apuntan tanto hacia su éxito profesional como hacia el de su organización, para lo cual se le asigna el cuadro siguiente: 1.___________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 2.___________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 3.___________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

c) Objetivos a Largo / mediano plazo. Una vez que ha establecido sus objetivos personales y profesionales es importante se fije usted sus objetivos a largo y mediano plazo para lo cual será importante diferenciarlos: o Objetivos a Largo Plazo: Lo que desea lograr los próximos cinco años. o Objetivos a mediano plazo: Lo que desea lograr en los próximos dos años. o Objetivos a Corto Plazo: Lo que desea lograr durante el próximo año. o Objetivos mensuales: Lo que desea conseguir en un mes. o Trabajos diarios: lo que desea lograr cada día. En base a esta clasificación revise sus objetivos actuales, y clasifíquelos en base a estas categorías, donde además establezca los limites de tiempo para cada uno de ellos. A continuación, complete los datos del siguiente cuadro; debiendo elaborar uno por cada Objetivo a Largo Plazo que usted haya definido: Traduzca sus objetivos personales por otros a medio plazo. Objetivos a largo plazo. Objetivos a Dos Años. __________________________________________________________________ Objetivos a Un Año. Objetivos a seis meses. Esta semana.

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7.- RELACION ENTRE OBJETIVOS Y TIEMPO. Todo objetivo requiere de cierta cantidad de tiempo, por pequeña que esta sea, para su consecución. Ya que el tiempo de que dispone a lo largo de su existencia es limitado, no puede lograr un numero infinito de objetivos. Algunos de los buenos objetivos que le gustaría cumplir jamás se convertirán en realidad, y la pregunta es: ¿Quién decide que objetivos conseguirá cumplir? Con el sistema de elección y control es usted quien decide cual de sus objetivos va a conseguir y también quien controla lo que ocurre con su tiempo. Si no controla su tiempo y hace un buen uso del mismo, nunca conseguirá sus objetivos. Pero si no tiene objetivos, no necesita tiempo porque no se dirige a ningún lugar. Las personas que logran cumplir todos sus objetivos son aquellos que controlan su tiempo adecuadamente. ....Lloyd Loffet

Caso de Estudio Piense en Robert Owen. Es una persona con un enorme encanto y una excelente posición social. Dirige varias empresas con éxito en Australia. Cuando se le pregunto acerca del secreto del éxito, contesto con sencillez: Los Objetivos. Examino estas áreas cuando estaba estableciendo sus objetivos profesionales y personales e hizo varias preguntas clave. Vida privada contra vida profesional: ¿qué cantidad de tiempo debería dedicar a cada una de ellas? Salud: ¿Qué grado de salud deseo mantener? Relaciones personales: ¿Cómo puedo mejorarlas? ¿Formación: ¿Qué nuevos campos debería explorar? Cambio de trabajo o carrera: ¿Bajo que circunstancias seria aconsejable un cambio? Incluso si no esta de acuerdo con todas sus prioridades, podrá apreciar que Robert Owen es un hombre que ha pensado en su vida y ha decidido que es importante para el.

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IV.- PERDIDAS DE TIEMPO. En el manejo y administración del tiempo existe un elemento importante que es enemigo de la buena organización al cual le llamaremos “Delincuente del tiempo” o Cronofago, el cual será importante identificar para poder contrarrestarlo y tomar las medidas necesarias para su eliminación o disminución. Ya en los capítulos anteriores se ha hablado algo acerca de estos delincuentes del tiempo, como lo es el Teléfono, el cual se puede convertir en nuestro peor enemigo, si no lo controlamos, mas sin embargo convendrá hacer una buena aclaración de lo que se entiende como delincuente del tiempo o perdida del tiempo.

¿Que es la Perdida del Tiempo? Una perdida de tiempo es aquello que disminuye su productividad y su grado de eficacia. Normalmente, una perdida de tiempo distrae su atención de su p rioridad numero uno. Muchas perdidas de tiempo son una forma de interrupción. Como dice el Dr.Kennet: Nada supera el poder de las interrupciones para matar el tiempo. Existen tres causas principales de la perdida del tiempo: 1. Falta de Planificación. 2. Falta de Autodireccion. 3. Falta de control sobre el medio laboral.

1.- Falta de Planificación. La primera categoría de perdidas de tiempo es Falta de Planificación. Aquellos que crean que están demasiado ocupados para planificar sus actividades siempre perderán mas tiempo resolviendo la crisis. Aun en los días tranquilos sus energías estarán disgregadas, y si consiguen realizar su prioridad numero uno será por accidente. Una hora dedicada a la planificación normalmente ahorra tres en el momento de la ejecución de aquello que se ha planificado y se obtienen mejores resultados. Ahora si suma el numero de horas, utilizando como base una semana de 40 horas, el total de tiempo adicional que se consigue por este medio es de cuatro meses al año. La gente que no planifica su tiempo, lo pierde; la gente que planifica su tiempo, lo invierte.

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Dentro de esta categoría hay aspectos específicos que han demostrado ser causa de perdida de tiempo, siendo estos los siguientes: o o o o o o

Falta de Objetivos. Falta de Prioridades diarias. La urgencia. Cambio de Prioridades. Crisis de Control del Tiempo. Estimaciones Poco Realistas.

2.- Falta de Auto dirección. La falta de auto dirección es otra amplia categoría de perdidas de tiempo, dentro de las cuales se encuentran las siguientes: Falta de Disciplina. Cuando se alcanza el habito de realizar y seguir la planificación, se logra una disciplina, que difícilmente se abandona, tal y como se explico en capítulos anteriores. Desorganización personal. El que no se organiza en su oficina, en su forma de hacer las cosas, difícilmente lograra la auto dirección, inclusive puede llegar a tener problemas en la dirección de sus subordinados, a causa de esta deficiencia. Mesa llena de papeles y sistema de archivo inadecuado. Muchas veces nos justificamos diciendo que por el hecho de estar liderando varios proyectos importantes, tenemos hecho un muladar nuestro escritorio y oficina. El esconderse bajo una montaña de papeles y de informes inconclusos, no estamos cumpliendo con los objetivos, y no esta haciendo un buen uso de su tiempo o de sí mismo. La primer cura como ya se ha tratado en capítulos anteriores, es organizarse y adoptar el habito de archivar el material inmediatamente. Trabajo Administrativo. Este elemento puede llegar a consumir demasiado tiempo de su agenda, y lo primero que hay que hacer es el de simplificar la información que ha de revisar o firmar, y en segundo delegar lo suficiente. Posponer las Cosas. El miedo al fracaso es una de las causas de perdida de tiempo. Si el trabajo es complejo o difícil, si las expectativas son demasiado altas, o no esta seguro de poseer todos los conocimientos, puede resultarle difícil comenzar el trabajo, y esto lo distrae, y le resta concentración. Enfréntelo, arriésguese y recuerde la paradoja, de ¿cómo se comería un elefante?...pues en partes.

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Falta de Delegación. Aunque usted no lo crea, no es usted la única persona que puede hacer bien un trabajo, debe de confiar en sus subordinados, para tareas importantes, o habrá muchas tareas inconclusas, retrasos e interrupciones. Charlar informalmente. Dedicar tiempo a charlar cuando debería de estar trabajando consume una gran cantidad de valioso tiempo, dentro del cual deberá de considerar los siguiente: 1. Mejore su capacidad de distinguir entre mantener las líneas de comunicación abiertas y la mera e innecesaria charla informal. 2. Reconozca la necesidad de ser sociable. 3. No se sienta halagado por una conversación innecesaria. 4. Sea honesto y finalice las reuniones en el tiempo estimado. 5. Mantenga su puerta cerrada cuando es necesario.

3.- Falta de Control sobre su Medio Laboral Existen varios elementos en su trabajo que pueden llegar a ser verdaderas perdidas de tiempo. A continuación se dan algunas ideas sobre como proceder ante algunas de las principales perdidas de tiempo. Teléfono. El teléfono es una de las herramientas más eficaces para ahorrar tiempo, puede ser un desastre para hacer un buen uso del mismo. Cuando asumimos que una llamada telefónica es una demanda legitima sobre nuestra atención e interrumpimos nuestro propio trabajo para contestar, actuamos sobre la Asunción de que la persona que nos esta llamando es más importante que aquello que estamos haciendo. Pero esto no siempre es cierto. Sea consciente de las siguientes trampas telefónicas: 1. El deseo de saber lo que esta ocurriendo. 2. Una excusa a mano para dejar de hacer un trabajo difícil o aburrido. 3. La necesidad de ser sociable antes y después de la parte de la llamada relativa al trabajo. 4. La creencia de la propia importancia porque los demás le llaman. 5. Miedo a ofender. Su teléfono no tiene vida propia, es una herramienta, y debe de servirle a usted no a otros, por lo cual se hacen las siguientes sugerencias, independientemente de las ya analizadas en capítulos anteriores:

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Si es posible, filtre las llamadas mediante el uso de un ayudante o de un contestador automático. Devuelva las llamadas durante una hora que le resulte conveniente. Cuando realice una llamada, prepárese de antemano para la misma apuntando los temas que desea tratar. Vaya al grano y póngase de acuerdo sobre que acciones se van a llevar a cabo y cuando. Tan pronto como finalice su conversación, de las gracias a la otra persona y despídase con cortesía.

Visitas Inesperadas. Es común escuchar la siguiente petición ¿tienes un minuto?, Pero todos sabemos que el significado de esta pregunta nunca quiere decir un minuto. Lo cual lo podríamos traducir en ¿Puedo interrumpir tu prioridad numero uno?, Mas sin embargo la mayoría de nosotros permitimos que nos interrumpan. Para empezar, como primer paso es necesario reconocer y aceptar que las visitas inesperadas suponen un derroche de preciosos minutos que deberían invertirse en la consecución de la prioridad numero uno. Debe estar preparado para actuar cundo reciba visitas inesperadas, y utilice las siguientes técnicas: 1. Salude a la visita, explique que esta trabajando con el objeto de terminar un proyecto dentro de un limite de tiempo determinado y fije una cita para una ocasión más conveniente. 2. Establezca un limite de tiempo desde el principio. Por ejemplo; Tengo que marcharme dentro de quince minutos. ¿Podemos terminar en ese tiempo?. 3. Póngase de pie cuando entre la visita y permanezca así durante la conversación. Camine hacia la puerta con al visita conforme resume lo hablado. 4. Valla al despacho de la otra persona, lugar en el cual tendrá el control de cuando desea dar la conversación por terminada: Necesito diez minutos para acabar este articulo. ¿Porque no me paso por tu despacho cuando acabe? 5. Cierre la Puerta. Y evite así las visitas inesperadas, y que su ayudante le filtre o detenga las visitas no planeadas.

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Reuniones. Un directivo de segundo nivel pasa diez horas promedio a la semana en reuniones, y el 90% de los mismos cree perder la mitad de ese tiempo. Eso quiere decir cinco horas a la semana. 250 horas al año o seis semanas por cada persona que asiste a una reunión. Si su organización mantiene reuniones con mucha frecuencia y las mismas son de poca calidad, estas se convierten en un derroche de tiempo indiscriminado. Para contrarrestar este delincuente del tiempo, ponga en practica las recomendaciones hechas en capítulos anteriores.

Tiempo de viajes y Esperas. Debe el ejecutivo o empleado de establecer un plan de viajes, que por cuestión de trabajo sean necesarios realizar, pero bajo una planificación previa, que le garantice el mejor uso de su tiempo, evitando al máximo perder horas útiles en aeropuertos y salas de espera. De ser posible lleve consigo trabajos que pueda realizar durante el vuelo, o en la sala de espera de un aeropuerto, puerto, etc.

Comunicación poco Clara. Una comunicación clara es vital para hacer un uso eficaz de su tiempo. Antes de comunicar nada, fije su objetivo. Descríbalo claramente a la persona con la cual se esta comunicando, pida su parecer y llegue a un acuerdo sobre los pasos específicos para cumplir dicho objetivo. Así mismo haga un seguimiento para verificar el rendimiento conseguido y aclare aquellos puntos que sea necesario. Al momento de delegar tareas y responsabilidades, la comunicación y sus técnicas son indispensables.

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V.- LA CALIDAD EN RELACIÓN CON EL TIEMPO. El hacer bien las cosas desde el primer momento, le ahorrara tiempo como no se imagina, ya que un trabajo con defectos, le obligara a regresarse en ocasiones hasta el principio del mismo, y consumirá tal vez el doble de tiempo que el originalmente utilizado. Ahora para que la calidad se dé desde el principio de un trabajo se requiere dominar ciertas técnicas, y la que aquí citaremos es la de las cuatro “S” que a continuación se analiza:

1.- Las Cuatro “S”, para el ahorro de tiempo. Los japoneses tienen un punto de vista en relación con la calidad, la cual le llaman 4S, que se compone de: SEI-LI SEI-TON SEI-KEZ SEI-SOU

Organización Orden Esmero Limpieza

Tal como lo describe Ingrid Abramovitch en su articulo titulado “Mas allá del kaizen”, en la revista Success Magazine(Enero/Febrero, 1994), el 4S va mas allá del Kaizen que es el concepto mas conocido para el mejoramiento continuo de la calidad. El Kaizen se concentra en los procesos de manufactura, mientras que el 4S “establece, de raíz, un sistema que ayuda a cada individuo a lograr la más alta eficacia personal”. En las empresas que se ha adoptado las 4S, han visto incrementada su productividad como la empresa Walexx o Miyoshi electronic por mencionar algun as. Los empleados de Miyoshi estructuran su trabajo siguiendo los preceptos de 4S: “Organice sus materiales de trabajo, lleve a cabo el trabajo en forma ordenada, limpie y ordene todo al terminar”. Según lo describe un empleado de Walex, <<(4S) es mucho más básico para los empleados que el control de calidad. La Administración total de la Calidad, viene de de arriba hacia abajo; 4S procede de abajo hacia arriba, para poner en practica uno de estos, se necesita el otro.>> La manera como actualmente realiza su trabajo, tiene que ser analizada y mejorada, y si va hacer lo correcto, lo lograra con las 4S, ordenado, organizado, limpiando su área de trabajo y trabajo con esmero.

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2.- Escuchado para ahorrar tiempo. Es importante que se concientice de la forma de cómo escuchando puede usted ahorrarse tiempo útil, ya que si efectuamos servicios o productos que no son los requeridos por nuestros clientes o colegas de trabajo, tendremos que utilizar tiempo en adecuarlos o se producirán servicios que nadie utilizara. Independientemente del conocimiento del uso de las herramientas de distribución del tiempo, se requiere adquirir hábitos y técnicas de calidad en el servicio, sustentadas en la técnica japonesa de Cliente-Proveedor. Generalmente cuando se habla de Clientes o de Proveedores, pensamos en gente externa, pero ignoramos que dentro de nuestra organización existe una extensa cadena de Clientes y Proveedores Internos, a la cual nosotros mismos no escapamos. Por ello es importante que nuestras acciones consideren las necesidades de nuestros colegas y clientes, para que de esta forma nuestro trabajo sea no solo productivo, sino eficiente y eficaz. No solo debemos producir lo que uno piense que es importante producir para su persona, sino que hay que aprender a percibir y atender los asuntos que son importantes para nuestros colegas y para nuestros clientes.

3.- Benchmarking. La comparación de lo que usted hace en comparación con lo que logran los mejores en su ramo, es una prueba critica para mejorar la calidad de su trabajo. Una vez que usted haya adoptado todas las técnicas de organización y administración en el uso del tiempo, aplique el benchmarking para que analice las área susceptible de mejora. En ocasiones existen técnicas de trabajo eficaces desarrolladas por alguno de nuestros propios empleados, que pueden ser utilizados por el resto de ellos, analicemos. Comparemos y saquemos el mejor provecho en el uso del tiempo y la calidad de nuestros trabajos. Así mismo a estas personas que destacan en su trabajo, pueden ser consideradas como normas de excelencia en el desempeño de su trabajo, para que estas sean adoptadas por el resto del personal y por nosotros mismos.

4.- Cambio Continuo. La gente por lo común tiene problemas para adaptarse a los cambios, mas sin embargo el mejoramiento solo se puede dar con cambios continuos. Estos cambios deben llevarse a cabo mas no imponerse, y estará en la habilidad de liderazgo para que estos se adopten por convencimiento mas que por imposición. 79


El cambio continuo debe de llevarse a cabo cuando se tiene un sistema adecuado, y este sistema debe de proveer lo necesario como para establecer claramente las metas personales y los resultados esperados para cada uno de los miembros de una organización, para que estos a su vez puedan ser revisados con regularidad. Para que el cambio continuo se dé se pueden seguir los siguientes pasos: 1. Asigne un responsable por área. 2. Identifique que cosas tienen que ser mejoradas, mediante la utilización de encuestas, entrevistas, benchmarking, etc. 3. Planee las acciones para lograrlo. 4. Siga los planes conforme a lo planeado. 5. De seguimiento a los avances.

5.- Reingeniería y el Ahorro del Tiempo. Existen beneficios altamente drásticos, que se pueden obtener de gente que ha decidido no simplemente mejorar las cosas, sino cambiar sus métodos de trabajo por completo. En una ocasión en una dinámica de planeación estrategia otorgada a una empresa, pude darme cuenta como los paradigmas tienen gran influencia y relación con la Reingeniería, basta con entenderlos y encontraremos un sin fin de áreas de oportunidad, en ese entonces una participante en el curso comento: <> Es así como los paradigmas pueden segarnos y decirnos que no existe ninguna otra forma de hacer las cosas que actualmente realizamos, y rechazamos cualquier adelanto científico o método moderno de administración. Una necesidad por ejemplo en la Administración publica es el de disminuir las demoras al tratar de terminar las actividades que se realizan en la forma de trabajo en un grupo organizado. En el libro Reeingeneering the Corporation(Harper Collins Publishing

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Inc.,1993) Michael Hammer y James Champy expresan que la manera de eliminar la burocracia y agilizar las organizaciones es aplicando la reingeniería a los procesos de tal manera que estos ya no esten fragmentados. Generalmente los procesos horizontales o paralelos involucran a mucha gente que esta trabajando en muchas partes de un proceso de magnitud considerable, provocando a menudo que la cadena se interrumpa cuando uno de estos tiene problemas para sacar su trabajo y es cuando el siguiente paso que lo realiza un compañero de otra sección quede esperando e imposibilitado para continuar. Al igual que en los procesos de producción donde se aplican sistemas de control del proceso, que es el elemento que monitorea de forma continua el proceso de producción y encuentra los problemas, se debe de hacer un análisis similar para los procesos administrativos, ya que para una empresa de servicios estos serán su principal fuente de ingresos, e imagine usted lo que le ocurrirá si los servicios no se otorgan en tiempo, calidad y forma.

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VI.-NUEVA FORMA DE DIRIGIR PARA AHORRAR TIEMPO Y SER MAS EFICIENTE.

1.- En que consiste. En adoptar la técnica de Gerencia Deambulatoria, similar a la que aplican los Gerentes de Hoteles, y estriba en que en lugar de esperar a que los empleados acudan a nuestra oficina a presentarnos sus problemas, quejas o requerimiento de asesoria, el Gerente se levanta de su escritorio y realiza parte de su trabajo en las Áreas de la Organización, y se mueve entre la gente, los empleados y los supervisores o Gerentes. En otras palabras se puede decir que el Sistema ambulatorio, significa estar ahí con su personal, haciendo preguntas, haciendo observaciones y comentarios que le permitan comprender, escuchar y aprender.

2.- Porque Funciona el sistema de dirección deambulatoria. o El salir de la oficina y recorrer los puestos de trabajo de los subordinados permite ver escuchar cosas que de otra forma no vería ni escucharía. o Mejora la comunicación. o El salir a trabajar en las áreas puede usted encontrar información valiosa. o Da seguimiento, análisis y resolución a problemas. o Puede fomentar la colaboración entre áreas, al momento que usted se percate de un rompimiento en la coordinación interdepartamental. o Le ayudara a definir los asuntos verdaderamente importantes. o La gente percibe la atención que durante mucho tiempo ha estado esperando. o La productividad de su personal por lo general se incrementa, porque la gente se siente escuchada, se les atiende sus asuntos y sus necesidades. Resulta conveniente citar la experiencia vivida por SamWalton, hombre de negocios que implementó el sistema DD, Walton hombre de mente brillante que creo la empresa Wal-Mart, cadena de tiendas al menudeo más grande del mundo, empleaba aproximadamente 80% de su tiempo recorriendo todas sus tiendas. Se dice que viajaba cuatro días a la semana visitando las tiendas y solo pasaba un día en su oficina.

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Con ingresos mayores a los setentamil millones de dólares al año, puede estar seguro de que Sam podía haberse mantenido ocupado toda la semana en su oficina, pero prefirió invertir su tiempo recorriendo sus tiendas. De esta forma resolvió muchos problemas de alta dirección, redujo el papeleo, mejoro otras actividades que consumen tiempo, la comunicación es directa, creo nuevas políticas y estrategias, disminuyo el tiempo en la elaboración de los presupuestos y en el contacto con sus clientes. La cuestión es pues, no cuanto tiempo tiene disponible, sino como debe de emplearlo.

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3.- La Delegación de Funciones. Es común que los gerentes o supervisores no deleguen ciertas funciones debido a la falsa idea de que no quieren sobrecargar a sus empleados, ya que normalmente sus escritorios están llenos de papeles y documentos, o de manera cotidiana salen tarde de sus trabajos; pero la forma más efectiva de conocer a ciencia cierta la cantidad de trabajo que tiene el personal, es a traves del Sistema Deambulatorio y de esta forma podra distribuir de mejor fmanera los trabajos asignados a cada uno de sus empleados. Así mismo podrá usted delegar mayor cantidad de trabajos y proyectos lo cual incrementara considerablemente su productividad.

4.- No este Atado a su Escritorio. El gerente deambulatorio no debe de atarse al escritorio, no se trata de salir a las áreas solo una semana, debe ser consistente y constante, es una forma de hacer gerencia, donde se adoptan hábitos de actuación inmediata, proporcionando recursos, motivación, asesoria y capacitación que su personal tanto necesita.

5.- Organizando Equipos. Cuando se trabaja mediante el Sistema Deambulatorio de Gerencia es posible coordinarse con los Equipos de Trabajo, para mejorar el seguimiento de sus actividades, así mismo al estar cerca de la gente, le proporciona la oportunidad de conocer las barreras que se hallan creado entre los grupos de trabajo, y que estén mermando la efectividad del equipo. Ahora la Gerencia Deambulatoria facilitara la comunicación con los lideres de cada equipo de trabajo que haya puesto usted en operación, y dará mayor seguridad de éxito debido al apropiado seguimiento que se le dará en el alcance de sus metas.

6.- Herramientas electrónicas para el sistema DD. Como gerente es posible que tenga varios niveles gerenciales o de supervisión entre usted y los empleados. El salvar los conductos puede crearle problemas; una solución es acercar electrónicamente a todos sus empleados, de esta forma mantendrá un canal abierto y no necesariamente todo el tiempo se moverá entre su personal. El correo electrónica de su sistema de computo puede ser usado por su personal, para que le comunique sus problemas, y de esta forma podría empezar a abrir la comunicación.

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Para empresas pequeñas pueden invertir poco dinero adquiriendo un sistema de redes, y utilizar el Lotus Notes, el cual puede funcionar similar al sistema de correo electrónica, inclusive se puede enviar esta información a través de un MODEM para comunicar una computadora que se encuentre en otra ciudad.

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VII.- MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA MEJOR UTILIZACIÓN DEL TIEMPO.

1.- Es necesario mantener todo. Como ejemplo de lo que se quiere trasmitir existe el ejemplo de un empleado de IBM, encargado de mantenimiento de los servidores de la empresa, y se caracterizaba por utilizar un overol con un gran numero de bolsas, por lo cual sus compañeros le hacían burla. En las bolsas del overol llevaba consigo toda clase de herramientas, para dar los servicios, y esta persona cuando se encontraba alguna cosa que reparar lo hacia al instante, sacaba de sus bolsillos una forma de orden de trabajo y lo realizaba, si encontraba manchas de aceite o grasa en el piso lo limpiaba, si al estar dando los servicios se descomponía alguna herramienta, de inmediato la ordenaba. Este hombre a comparación de sus compañeros que eran mas jóvenes, realizaba en mucho menor tiempo sus reparaciones, debido a que siempre traía consigo lo necesario, y creía firmemente en el mantenimiento preventivo. Imagine usted que para la realización de su trabajo requiere de una computadora, la impresora de colores, una copiadora, el scanner, la engargoladora, una enmicadora, y una guillotina, pero si alguno o algunos de estos equipos por falta de mantenimiento no funciona, el problema que le va a crear para terminar su trabajo. Indiscutiblemente todo proceso técnico o administrativo debe incluir dentro de su programa el proceso de mantenimiento, para garantizar una calidad en el servicio y un ahorro en su tiempo.

2.- Mantenimiento de los Procedimientos y Ciclo de Trabajo. Al igual que los equipos y sistemas, los procedimientos de trabajo deben de ser mantenidos, para que estos no caigan en la obsolescencia o en la ineficacia, por ello será conveniente considerar dentro de nuestros planes de trabajo el incluir la etapa de mantenimiento. No por el solo hecho de haber reinventado un proceso, significa que este debe de conservarse de esa forma por la eternidad, sino que en la etapa de mantenimiento se tendrá que analizar que partes del proceso requieren un cambio, una modificación o una actualización, tal y como lo hacemos con nuestros sistemas de computo.

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El ciclo de trabajo de cualquier proyecto o programa debe incluir la Preparación, Organización y la Planeación para realizarlo, y en la parte central la fase de Desarrollo del Trabajo y finalmente, junto con la conclusión o terminación se deben de establecer las actividades de Mantenimiento.

3.- Haga del mantenimiento un habito. Si usted es de las personas que esta de acuerdo con adoptar el habito de hacer las cosas Ahora, seguramente estará de acuerdo en reforzar el mantenimiento, porque el mantenimiento como no es algo urgente o importante, normalmente se deja para después y siempre habrá razones para posponerlo, pero si las palabras Hágalo Ahora le vienen a la mente por su habito, se dará cuenta que tendrá forzosamente que recurrir al mantenimiento de forma instantánea. Si algún equipo de su oficina esta fallando lo enviara a reparación Ahora, si falta algún equipo de trabajo lo ordenara Ahora, y se le arraigara el habito del mantenimiento, con lo cual podrá lograr mayor productividad y mejor utilización del tiempo cuando las cosas importantes y prioritarias tengan que realizarse.

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BIBLIOGRAFÍA. 201 Maneras de Administrar Mejor su Tiempo. Alan Axelrod y Jim Holtje Mc. Graw Hill. Programa de Eficiencia Personal. Kerry Gleeson Mc. Graw Hill. Mejore su Rendimiento Jesus Mondria. Gestion 2000. Como aprovechar su Tiempo al Máximo. Melody Mackenzie Publishing. El Dificil Arte de Administrar su Tiempo. Instituto Mexicano de Contadores Publicos, A.C. Los Siete Habitos de las Familias Efectivas. Stephen R. Covey. Editorial Pidos. Los Siete Habitos de la Gente Altamente Efectiva. Stephen R. Covey. Editorial Pidos. Justo a Tiempo Edward J. Hay Editorial Norma. Planeacion Estrategica, lo que todo Director debe saber. George A. Steiner. Editorial CECSA.

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ANEXOS. EJERCICIO AUTOEVALUACION PERSONAL DEL TIEMPO NUNCA 1. ¿Lleva una lista de sus actividades diarias? 2. ¿Las ordena por prioridades y se ocupa de las mas importatnes? 3. ¿Adjudica tiempo a cada actividad y vigila su cumplimiento? 4. ¿Trabaja en un escritorio despejado de objetos y papeles? 5. ¿Controla las interrupciones y las visitas inesperadas? 6. ¿Es capaz de decir NO en el momento oportuno? 7. Evita las reuniones innecesarias? 8. Cuando participa en una reunion o dirige una, se preocupa de que la misma sea productiva? 9. ¿Evita ser esclavo del télefono cuando esta ejecutando una actividad importante? 10. ¿Analiza periodicamente el uso y los resultados de su tiempo útil? 11. ¿Pone por escrito sus objetivos? Tiene bajo control un Plan Estrategico Personal? 12. ¿Es capaz de aprovechar los tiempos muertos como viajes, desplasamientos, salas de espera, etc.? 13. Utiliza algún metodo o sistema que le ayude a controlar la ansiedad y el estrés? 14. ¿Consigue no abarcar demasiado? 15. ¿Consigue derrotar la natural inclinación a dejar las cosas para otro dia? 16. ¿Se ocupa de lo mas importante antes de lo comodo, lo facil y lo divertido? 17. ¿Evita hacer perder el tiempo a los demas? 18. ¿Delega las tareas adecuadas en las personas idoneas y con el metodo mas eficaz? 19. ¿Evita que sus subordinados deleguen de nuevo en usted? 20. ¿Evita hacer tareas que otros, con menos cualificación pueden desempeñar perfectamente? 21. ¿Tiene bajo control sus citas, reuniones y compromisos, sin sorpresas y sin "trafico mental"? 22. ¿Se ha sorprendido con el telefono en la mano sin saber con quien quiere hablar o para que? 23. ¿Cuando se ocupa de una tarea, tiene dificultades para encontrar el soporte de informació+A20n relativa a la misma? 24. ¿Dedica a su familia y a si mismo el tiempo que se merecen?

0 0 0

A VECES HABITUAL- SIEMPRE MENTE 1 2 4 1 2 4 1 2 3

0 0 0 0

1 1 1 1

2 2 2 3

3 3 3 4

0

0

1

3

0

1

2

3

0

1

2

3

0

2

3

4

0

1

3

4

0 0

2 0

3 2

4 3

0

1

2

3

0 0

1 1

3 2

4 3

0

1

2

3

0

1

2

3

0

1

2

3

0

1

2

3

3

1

0

0

3

2

0

0

0

1

2

3

Instrucciones: Circule la puntuación que merezca cada pregunta y sume las respuestas; el maximo son 84. Evalúese con la siguiente Tabla: De 0-25. ¡Cuidado! Le acechan tres grandes enemigos: El Caos, ineficiencia y el estrés. Modifique inmediatamente algunos de sus hábitos y salte al tabulador siguiente. De 26-51. Su caso es curable. Tiene buenas y malas costumbres. Como todo el mundo. Empiece a trabajar en las malas costumbres. De 52-80. ¡Bravo! Bienvenido al club de los que saben hacia donde van. De 81-84. Haga una pequeña cura de la humildad y vuelva a empezar el Test, pero si lo lleno de nuevo y logro la misma puntuación, ¡Excelente¡ tiene buenos hábitos del tiempo, todo será mas fácil.

89


E J E R C IC IO EL ESTRÉS 1 NUNCA

2 A VECES

3 A MENUDO

4 TODOS L O S D IA S

1 . ¿ S u fre u s te d d e D ig e s tio n e s p e s a d a s y p ro b . d e e s to m a g o ? 2 . ¿ P a d e c e d e in s o m n io , d u e rm e m a l o in in te rru m p id a m e n te ? 3 . ¿ S u fre d e a c c e s o s d e ira ? 4. ¿Fum a T abaco? 5 . ¿ T o m a b e b id a s a lc o h o lic a s ? 6 . ¿ C o n s u m e a lg u n tip o d e e s tim u la n te ? 7 . ¿ T o m a p a s tilla s p a ra d o rm ir? 8 . ¿ R e a c c io n a d e m a n e ra d e fe n s iv a y a g re s iv a a n te e l c o m p o rta m ie n to in c o rre c to d e o tro s c o n d u c to re s ? 9 . ¿ T ra ta d e im p o n e r s u o p in io n a lo s d e m a s ? 1 0 . ¿ T ie n e e l h a b ito d e re c h in a r lo s d ie n te s ? 1 1 . ¿ S e v e o b lig a d o a re p re n d e r a s u s e m p le a d o s o c o la b o ra d o re s ? 1 2 . ¿ S e v e o b lig a d o a re p re n d e r a s u s h ijo s ? 1 3 . ¿ D is c u te c o n s u je fe ? 1 4 . ¿ D is c u te c o n s u M u je r o M a rid o ? 1 5 . ¿ S u fre a h o g o s o ta q u ic a rd ia s ? 1 6 . ¿ P ra c tic a ju e g o s d e a z a r c o m o lo te ria , ru le ta , b in g o , e tc . 1 7 . ¿ S e s ie n te fa tig a d o s in c a u s a a p a re n te ? 1 8 . ¿ S u fre fo b ia s o te m o re s s in fu n d a m e n to ? 1 9 . ¿ L e irrita n a h o ra c o s a s q u e a n te s n o le a lte ra b a n ? 2 0 . ¿ P ie n s a q u e n o c o n tro la o n o e s c a p a z d e re s o lv e r to d o s lo s a s u n to s q u e tie n e e n c o m e n d a d o s ? 2 1 . ¿ H a c re c id o e l n iv e l d e o le s te ro l re c ie n te m e n te m á s a llá d e l lim ite a c e p ta b le ? 2 2 . ¿ H a a u m e n ta d o d e p e s o re c ie n te m e n te ? 2 3 . ¿ H a s u frid o re c ie n te m e n te tra s to rn o s e m o c io n a le s ? 2 4 . ¿ C re e e s ta r a fe c ta d o p o r a lg u n a im p o rta n te p re o c u p a c ió n d e l fu tu ro ? 2 5 .¿ E s ta e n p e lig ro s u e s ta b ilid a d e c o n o m ic a ? 2 6 ¿ H a s u frid o d e te n s io n a rte ria l o s e h a d e s e q u ilib ra d o ? 2 7 . ¿ S ie n te q u e s u c a rg a d e tra b a jo h a c re c id o e n e l ú ltim o año? NUMERO DE RESPUESTAS

La valoración de las respuestas dadas a este cuestionario son simplemente cualitativas, ya que dependen muchas veces las personalidades de los entrevistados, lo cual distorsionaria el resultado, mas sin embargo deberá de extraer las conclusiones propias a partir del análisis de las columnas con mayor número de respuestas, sobre todo en las columnas 3 y 4. “Puede afirmarse que es deseable que las columnas 1 -2 superen las 3-4 en un 60% de respuestas, al menos” Analice a conciencia todas las respuestas de la columna cuatro y busque e identifique causa -efecto.

90


TEST

Tratamiento de los Cronofagos o de los Interruptores 1 ¿Es capaz de decir NO cuando alguien se cuela solicitándole un minuto?

No Nunca 0

A veces Si Parcialmente siempre 2 3

2 ¿Tiene alguna técnica para acortar visitas inoportunas?

0

1

3

3 ¿Pide a empleados y colegas que acumulen los temas para tratarlos juntos y evitar el ir y venir?

0

1

3

4 ¿Tiene alguna técnica para filtrar y/o tratar llamadas inoportunas?

0

1

3

5 ¿Agrupa las llamadas a realizar?

0

2

3

6 ¿Utiliza algún soporte para preparar el guión de los temas a tratar en las llamadas?

0

2

3

7 ¿Busca soluciones alternativas para evitar las reuniones?

0

1

3

8 ¿Cuando convoca una reunión establece objetivos, documentación necesaria, lista de asistentes, orden del día, fecha y hora?

0

1

3

9 ¿Fija un limite de Tiempo a los temas a tratar y a la reunión?

0

1

3

10 ¿Tiene la sensación de que trabaja sobre imprevistos?

3

1

0

11 ¿Al terminar el día, tiene la sensación de que ha trabajado mucho pero en nada realmente productivo?

3

2

0

12 ¿Surgen durante un día de trabajo asuntos repentinos y urgentes?

3

2

0

13 ¿Cuándo surgen este tipo de asuntos, los atiende personalmente?

3

2

0

14 ¿Es la puntualidad un valor fundamental a respetar y hacer cumplir?

0

1

3

15 ¿Cree tener tendencia a dejar las cosas para mas adelante?

0

1

3

16 ¿Prefiere viajar ud., a que lo haga su interlocutor?

3

1

0

17 ¿Planifica sus viajes de trabajo(Objetivos, interlocutores, documentación, hoteles, horarios, etc.?

0

1

3

18 ¿En los aeropuertos, salas de espera, antesalas, aviones, taxis, hoteles. 'Tiene un sistema, método y soporte para poder aprovechar los tiempos muertos trabajando?

0

2

3

19 ¿Tiene un método para convertir su entorno laboral, su despacho, en lugar permanente, libre de papeles y objetos innecesarios?

0

1

3

20 ¿Posee un sistema que le permite prever, planificar y programar sus acciones en el tiempo?

0

1

3

INSTRUCCIONES: Circule el numero de la columna que responda mas a su contestacion en cada una de las preguntas, y al finalizar, sume las respuestas para obtener el total. EVALUACION: A partir de 40 puntos el resultado empieza a ser positivo. Mas de 50 puntos seria muy positivo.

91


EJERCICIO

TEST DE REUNIONES NO A VECES SI NUNCA PARCIALMENTE SIEMPRE 1 ¿Cuando participa en una reunión, ¿Tiene claros los objetivos de la misma?

0

1

2

2 ¿Queda claro quien debe asistir y que hay que llevar para cada objetivo?

0

1

2

3 ¿Conocen todos la Agenda de la Reunión?

0

1

2

4 ¿Conocen todos la fécha, la hora y el lugar?

0

1

2

5 ¿Se plantea si hay formas alternativas, mejores, que convocar una Reunión?

0

1

2

6 ¿Asisten todos puntualmente?

0

1

2

7 ¿Se comienza a la hora prevista?

0

1

2

8 ¿Es adecuada la agenda con los objetivos?

0

1

2

9 ¿Se respeta la agenda de la Reunión?

0

1

2

10 ¿Se permiten llamadas telefónicas, interrupciones y salidas?

2

1

0

11 ¿Se dialoga o se charla sobre temas ajenos a la Agenda de la Reunión?

2

1

0

12 ¿Vuelven a su trabajo los participantes cuya asistencia ya no es necesaria?

0

1

2

13 ¿Se resumen y anotan todas las decisiones?

0

1

2

14 ¿Se levanta acta de lo acordado?

0

1

2

15 ¿Reciben todos los asistentes acta de lo acordado?

0

1

2

16 ¿Se fijan responsabilidades para ejecutar lo acordado?

0

1

2

17 ¿Se establece como controlar: quien, como y cuando se realiza lo acordado?

0

1

2

18 ¿Se evalúa la reunión realizada; lo que salió bien o mal o el costo?

0

1

2

19 ¿Se comunica la fécha y la hora de la próxima reunión?

0

1

2

20 ¿Existe un modelo de documento o Plan de Reuniones para cumplir con

0

1

2

0

1

2

todos los puntos anteriores? SUMATORIA TOTAL

INSTRUCCIONES: Redondee con un circulo la puntuacion que merezca cada pregunta y sume todas las respuestas. EVALUACION: Seria malo obtener menos de 30 puntos.

92


EJERCICIO

TEST DE DESMEMORIZADOS

A A PINTUAMENUDO VECES NUNCA CION.

1. ¿No recuerda donde ha estacionado su coche?. 2. ¿Se olvida de citas o compromisos?. 3. ¿No recuerda cumpleaños, aniversarios o féchas importantes?. 4. ¿Al volver del Supermercado, nota que no ha comprado lo más importante?. 5. ¿Pierde cosas?. 6. ¿Inicia una frase y no recuerda algo que quería decir.? 7. ¿Olvida el nombre de una persona muy conocida?. 8. ¿Repite acciones que ya había hecho?. 9. ¿A la mitad de la sesión se da cuenta de que esa película ya la había visto?. 10. ¿Le contestan al teléfono y no recuerda con quien quería hablar.? 11. ¿Llama a alguien por teléfono y tiene que decir, ¿para qué te he llamado? 12. ¿Al colgar el teléfono, recuerda que ha olvidado tocar un punto importante?. 13. ¿Realiza una actividad mientras su mente esta en otra?. 14.¿Cierra la puerta del auto, con las llaves adentro?. 15. ¿Entra a casa con la llave y deja las llaves en la puerta por fuera?. 16. ¿Tiene que regresar a casa o a la oficina, para recoger algo imprescindible?. 17. ¿Teme no encontrar en su momento, poderes, registros, contratos, etc?. 18. ¿Le habían caducado el pasaporte o algún carnet, al ir a utilizarlos?. 19. ¿Compra la misma revista dos veces?. 20. ¿Deja las luces encendidas de casa o el auto?.

INSTRUCCIONES: Palomee la respuesta en la columna que corresponda, y posteriormente evalue. EVALUACION: Atribuyase: 2 puntos por cada <> 1 punto por cada - A veces0 puntos en los - Nunca1.- Si su puntuación es menos de 10 tiene una memoria y una capacidad de concentración excelentes. 2.- Si ha obtenido de 10 a 19 puntos, no tiene una mala memoria, pero podria mejorar claramente su rendimiento con algunas técnicas especificas. 3.- Si ha sacado mas de 20 puntos ¡Cuidado¡ Su facilidad para la dispersión puede ser grave. Impongase disciplinadamente una cura de urgencia. Siga todos los consejos del mejor Sistema de Administración del Tiempo.

93


Hoja de Trabajo Semanal para Organización del Tiempo Semana del_______ al _________ del mes de _________ Domingo

Lunes

Martes

Miercoles

Jueves

Viernes

Sabado

Prioridades

Roles

Metas/Prioritarias

Prioridades Diarias

de la Semana 17

Borrador del Enunciado IndividuoDesarrollo de Personal

Informe

2

Salarial

de la Mision

1

Inscribirse en el Semin.

2

Visitar a Raul en el

3

Hospital.

4

Clase Karla

5

Presentar

14

Inscripcion

Ken y

16

Peter

Visita a Samuel

Proyecto Cientifico de Esposo-Padre

Raulito.

6

Cine Esposa

7

Bicicleta de Sara.

8

Metas/Tareas/Actividades Comprobar parametros de gestion. GerenteSeguimiento

Privado

Informe

9 Enunciado

8

8

8 Problema

8

8 Escuela

9 Resultado

9

de

Carla

9 Salarial

9

9 Comprobar 9 Conexión

10 Mision

10

10

10

10

10

10

11

11 Entrevistas

11

11

11

11

11

12

12

12

12 Visitas Rel.

de la

1 0

Estudiar encuesta a consumidores.

8 Elaborar

9

Entrevistar candidatos a asistentes.

8 Tiempo

Parametros

del Test

1 1

puesto Estudiar resultado de Gerente-Investigacion

ultimo Test.

12

12 asistente

Trabajar en problema de

1 Parque

Conexión.

1 3

Red con Ken y Peter

1 4

1

1 Estudiar

Familia

1

1

1

1

2

2

Resultados

2

2

2

2

2

3

3

3

3

3 Reseña

3 Informe Fin 3

Rendimiento GerenteDesarrollo de Colaboradores

Revision del rendimiento

4

con Jaime

1 5

Visita a Samuel

1 6

12

Publicas

1 2

4 Visita a

4 Presentar

Raul Hosp. 5

5

4

de Mes

4 Ken y Peter 4

4

Inscripcion 5

5 Red con Ken 5

5

5

y Peter 6

6

6 Proyecto

6

Raulito 7 Gerente-Adminis tracion.

Informe de Fin de mes

1 7

Informe Salarial

1 8

7 Bicicleta

6 Argenda

6 Visita a

Organización

6

Samuel

7

7

7 de Benefici. 7

7

8

8

8 Plan

8

Sara 8

8

8

Prox. Año. Noche

Noche 9 Reunion Comité de

Presidente organización de Beneficiencia.

Preparar Agenda

1 9

Visita Relaciones Pub.

2 0

Iniciar Plan Anual

2 1

Noche

Noche

Noche

Noche

Noche

9 Cine Esposa 10 Teatro

Benef.

94


EJEMPLO GRAFICO DEL USO DEL TIEMPO Nombre: Antonio Martinez

Fecha:

16-Sep

Objetivos Diarios: (1) Terminar Revision Dir. (2) Preparar resumen de Ventas (3) Desarrollar Inf. Serv.

HORA

ACTIVIDAD

(4) Preparar Reunion Semanal

TIEMPO ESTIMADO PRIORIDAD

COMENTARIO

01:55 Llamo Raul Lopez(pers) 02:00 Revision Reunion Jefe-Ventas

5 min 45 min

4 2

Podria haber esperado Si se hubiera entregado antes podria haberla rev.

02:30 Se presento E.Perez por retrazo de Informe

8 min

4

Si me hubiera devuelto Sin preguntas-30 min. Perdidos

03:07 Vino Raul Montaño y pregunto por nuevo sistema

15 min.

4

Remitirse a Jose

03:15 Cafecito

15 min

4

No era necesario

03:30 Reunion Distribucion

60 min

4

Asisti por costumbre

04:30 Trabajo de Revision

3 min

1

Prioridad pospuesta po interrupciones

04:33 Interrupcion Martinez Dir. de Personal

7 min.

4

Se pudo haber evitado

04:40 vuelta a revisar areas

15 min.

1

No hice mucho

04:55 Llamada personal a Alfonso

5 min.

4

No la pospuse

05:10 A Casa

En que se me fue el dia?

95


PLANEACION DE PUESTA EN PRACTICA DE UN PROYECTO Titulo del Proyecto: Manual de procedimientos de Oficina Objetivo: Desarrollar procedimientos de oficina acordados por la gerencia y el personal en la primera mitad del año. ACCIONES Horas Fecha Fecha de Estimadas Participantes Limite Tratamiento 1.Reunior los procedimientos actuales 2 Asistente Ene-15 2.Establecer equipos de trabajo para revisar los procedimientos actuales y hacer los cambios necesarios 4 Yo mismo Ene-20 3.Los equipos de trabajo revisan los procedi Equipo de mientos y entregan sus recomendaciones. Trabajo 02-May 4.Leer y sintetizar las recomendacions 3 Yo mismo Feb-15 5.Revision de los Abogados. Counsel Feb-20 6.Circular borrador a los gerentes para comentarios Readers 03-Ene 7.Edicion Final 3 Yo mismo Mar-15 8.Supervisar la produccion . Asistente Mar-20 9.Escribir un plan para una campaña de relaciones publicas internas para promover su uso. 1 Yo mismo Abr-20 10.Distribuir el manual 2 Asistente Abr-25 FECHA LIMITE: 1RO. DE MAYO DE 2000. * Cada una de las personas a las que se les asignan responsabilidades deben hacer su propio plan de ejecucion de proyecto para detallar su trabajo.

96


MUESTRA DE MATRIZ DE PRIORIDADES TRABAJO O ACTIVIDAD

IMPORTANCIA A LARGO PLAZO

URGENCIA A CORTO PLAZO

TOTAL

Plan de Mercadotecnia

1

1

2

1

Presupuesto Departamento

2

1

3

2

Conferencia Agenda

3

2

5

5

Informe de ventas

2

3

5

4

Acta de Juntas

1

2

3

2

PRIORIDAD

MATRIZ DE PRIORIDADES TRABAJO O ACTIVIDAD

IMPORTANCIA A LARGO PLAZO

URGENCIA A CORTO PLAZO

TOTAL PRIORIDAD

97


ARCHIVO DE SEGUIMIENTO Usualmente este archivo se divide en dos partes, una numerada del 1 al 12 por los meses del año y otra del 1 al 31 por los días del mes. El objetivo de este archivo es de darle seguimiento a los documentos que requieren ser atendidos en cierta fecha, pendiente a largo plazo o de asuntos prolongados que halla que seguirlos hasta su culminación. El crear un Archivo de Seguimiento y consultarlo diariamente, le da un sistema a prueba de fallas, evitando así olvidar los asuntos pendientes o incumplir con fechas de entrega. Ejemplo 1.- Por ejemplo suponga usted que recibió una llamada de un colega importante y quedo de reunirse con el día 15 de diciembre, pues en su archivo de seguimiento dentro del fólder del día 13 deberá haber una nota recordándole que deberá de llamar para confirmar la cita y asegurarse de que todo esta listo. Si existen otros compromisos para el día trece, también debe de anotarlos, para recordarlos. Si la reunión en una ciudad alejada, que requiera el tomar un vuelo, deberá anotar en el mismo día trece una nota de verificar vuelos, y confirmar el mismo. Así mismo si tuviera usted la necesidad de asistir a una junta para el día 15 de Diciembre, en la carpeta del día 13 deberá de existir una nota que le recuerde la necesidad de instruir a su asistente, para que los represente en la reunión. Por otro lado este tipo de archivo le servirá para evitar amontonamiento de papeles, en su charola de pendientes.

Ejemplo 2.- Suponga que tiene que redactar un convenio y sabe que va a tomarle varias horas, pero ha adelantado varias ideas y tiene un borrador que deberá de revisar en determinada fecha, y no ha hecho esta revisión porque sabe que le llevara por lo menos dos horas revisarlo y no tiene tiempo en este momento, sino hasta el día jueves, por lo cual deberá usted separar en su Agenda dos horas en el día jueves para dedicarlo a dicha revisión, y colocara el borrador del convenio en el fólder del día Jueves 11. Entonces cuando llegue le día 11, como usted ya tiene el habito de revisar el archivo de seguimiento, tomara el borrador del convenio, verificara su agenda y según el horario que halla apartado para esta tarea, la atenderá, que una vez realizado el trabajo lo colocara en su charola de salida, para pasarlo al siguiente funcionario involucrado. Este sistema también podrá ser utilizado con su sistema electrónico de organización, evitando así tener documentos archivados, pero lo importante es que el sistema que utilice funcione. “PROGRAMA DE EFICIENCIA PERSONAL” KERRY GLEESON

98


SUGERENCIAS AL MOMENTO DE CREAR SU ARCHIVO DE REFERENCIA. Es probable que usted se resista a tirar cosas y documentos, por la idea que se le ha formado de que tal vez algún día los necesite, pero para ayudarlo a definir que tanta información debe de conservar, considere lo siguiente: ¿Tiene la tendencia de conservar documentos por si acaso? ¿Tienen demasiados papeles sus expedientes de referencia? Cuándo tenga que decidir sobre que documentos conservar, Hágase la pregunta ¿Si llegara a necesitar esto otra vez? ¿Dónde puedo conseguirlo? ¿Puede alguien mas en la organización proporcionar esta información? Si es así no duplique el archivo al menos de que lo ocupe a diario. ¿Necesito coordinarme con alguien mas para definir que documentación debo de conservar? Las siguientes ideas lo ayudaran a conformar su expediente de referencia: Haga una lista de los componentes esenciales de su trabajo ( por ejemplo: Contratos, Ferias y exhibiciones, desarrollo de productos, presupuestos, personal ), estos deben ser las categorías de sus expedientes de referencia. 1. 2. 3. 4. 5.

Marque las carpetas del archivo en base a las categorías que identifico. Examine cada uno de los expedientes existentes y tire lo que no sirve. Organice los cajones con una o más categorías, utilizando de preferencia archivadores colgantes. Dentro de cada categoría y subcategoría ordene los expedientes alfabéticamente. Marque los cajones del archivero o expedientes con letras grandes y claras, para poder sacar y regresar expedientes con mayor facilidad.

“PROGRAMA DE EFICIENCIA PERSONAL” KERRY GLEESON

99


MANTENGA SU SISTEMA DE ORGANIZACIÓN PARA TENER UNA PLANEACION EFECTIVA INTERVALO

REVISION

ACCION

Continuo

Escritorio

Mueva Todos los papeles de la superficie del escritorio al lugar correcto del sistema de organizacion

Continuo

Expedientes Individuales

Siempre que trabaje con un expediente saque los papeles inutiles antes de volverlos a guardar.

Diariamente

Charolas

Atienda la charola de entrada. Revise y atienda pendientes. Vacie la Charola.

Diariamente

Agendas

Revise sus compromisos y atiendalos. Revise sus correos de voz y anote en su agenda. Revise si existen cambios que realizar en su agenda. Revise y de seguimiento a los trabajos programados.

Semanalmente

Archivo de Trabajo

Agregue expedientes nuevos. Escriba los planes de proyectos. Elimine los expedientes terminados.

Mensual o Trimestral

Archivos de Referencia

Traslade los expedientes inactivos al archivo de trabajo. Depure los archivos gruesos y los cajones llenos.

Semestralmente

Todo el Sistema

Envie los expedientes inactivos al archivo muerto. Revise el sistema. Programe un dia para dar mantenimiento total a su sistema, si se requiere.

100


Material Exclusivo de Grupo Asesora. Prohibida su reproducción sin aprobación de su autor.

Contacto: C.P. FCO. JAVIER MENDIETA VALLE GRUPO ASESORA. Tel: 686-5669104 y 686-2515113 Domicilio: Jose G. Valenzuela No. 342-1

101

Admon Del Tiempo

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