(' De$inir en $orma %re#e " sencilla cada uno de los principales de la adminisraci!n de maeriales' R&TA' Los principios son: a C%/)%L.0 #l control de materiales es un preliminar esencial a toda actividad administrativa uy tiende a disminuir el intervalo entre el recibo de la materia prima y la obtención del producto i servicio terminado. b C#/)$L&$C&2.0 3n a-ioma es en la administración de materiales es que la función debiera estar ba+o una sola dirección, en todos aquellos casos que se pueda centrali"arse sin que tal cosa signifique un sacrificio sustancial de la eficiencia, debido a que se restrin+a la iniciativa de la dependencias. *on muy grandes las venta+as de una responsabilidad 4nica, entre las cuales e pueden mencionar el mantenimiento de una política consistente de abasto y al mayor poder adquisitivo posible, como medio de e+ercer influencia en estas actividades. Cuando los materiales están centrali"ados todas las actividades en relación con los mismos están en un solo lugar y ba+o una misma supervisión. c *&'!L&5&C$C&%.0 el +efe de una organi"ación central de materiales esta siempre tentado a basar la evaluación de su eficiencia en el volumen monetario de compras, almacenamiento y disposición del e-cedente, etc., que pasa por su oficina: cuanto mayor es la cantidad de dinero empleado en las operaciones más eficiente e importante considera su función. d 3&5%)'&6$6.0 #lemento esencial de un sistema de administración de materiales es un programa de 7estandari"ación8 o uniformidad de materiales. 6ic(o programa incluye traba+os de reducción de variedades, tama9os y tipos de los artículos usados aun n4mero mínimo, sin per+uicio de una operación eficiente, la adopción de tal mínimo como norma y la descripción de la misma mediante especificaciones escritas o por otros medios que permitan a la oficina de materiales asegurar la má-ima eficiencia posible. e !L$&5&C$C&%.0 La forma más efectiva de administrar los materiales es basar los procedimientos en planes que contengan previsiones de consumo por clases y cantidades de productos, tomando en cuenta toda actividad que requiera materiales y cualquier otro dato pertinente. #s conveniente establecer programas de precisión y suministro con la debida anticipación y modificarlos de tiempo en tiempo, de acuerdo con altas o ba+as en el consumo de los productos. #l principal ob+etivo debe ser simplificar el control de materiales para abastecer a las distintas dependencias de modo que puedan traba+ar y cumplir a tiempo con las tareas que tienen encomendadas y para acumular e-istencias de acuerdo con el traba+o de dic(as dependencias. Con una buena planificación las órdenes se cumplen más rápidamente y simplifican las operaciones sin serios peligros de escases de cualquier f
material y sin necesidad de ternera inventarios e-cesivamente elevados. #l +efe responsable de cualquier administración que proyecte establecer un sistema d administración de materiales, debiera (acerse esta pregunta inicial: 7;ué economías
pueden (acerse<8. La respuesta depende de la sinceridad y destre"a con que funciona el sistema de administración de materiales depende también de los principios fundamentales que están estudiando. *i se cuenta con un personal calificado y dispuesto a cooperar con las dependencias consumidoras, un grupo sencillo de procedimientos sin fraseología in4til ni burocracia innecesarias, independencias intromisión política y cooperación de las dependencias consumidoras, un sistema centrali"ados de administración debe reducir el costo de las funciones en un monto considerable, aun teniendo que, en muc(os casos, en la oficina tendrá que aceptar precios más altos por los materiales y equipos, si con ello aumenta la calidad. g #*!#C&$L&$C&%.0#l personal técnico para la administración de materiales debe elegirse a base de adiestramiento y e-periencia no favoritismo o filiación política. $quellas administraciones que no tiene un servicio civil o de 7Carrera8 para la elección y retención de empleados, debieran contar, sin embargo, con un sistema de 7'éritos8 en el aspecto de materiales. ( )#=&*/)%*.0 /odo sistema de administración de materiales debiera estar adaptado a las necesidades de las empresas, en particular, y los formularios que se dise9en y sus deberán se satisfactorios, en la medida que den los datos requeridos y conserven los registros necesarios de una manera simple, concisa, fácil de mane+ar, siempre listos para usarse, i
efectivos y a ba+o costo. &5%)'$C&%.0#l concepto moderno de administración de materiales demanda la e-istencia de medios para medir la eficiencia a satisfacción a nombre de la gerencia de la
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empresa. *&or qu+ es imporane la $unci!n de compra,
R&TA' #s importante porque: a #s una función primordial. o pueden llevarse a cabo operaciones eficientes a menos que los materiales que se utilicen para llevarlas a cabo sean comprados a un costo mínimo conmensurable con los niveles generales de precio. b Las operaciones eficientes de cualquier empresa dependen de una recuperación apropiada de la inversión. #l departamento de compras debe (acer sus compras de tal forma, que asegure el abasto de los materiales apropiados cuando se necesiten, en su suficientes cantidades para mantener el ritmo de traba+o y cumplimento delas obligaciones a tiempo, sin incrementar la inversión más allá de lo que requieren las necesidades corrientes y el manteamiento de un factor ra"onable de seguridad. c $treves de un contacto con el mercado en general, el departamento de compras está en posición de aconse+ar a su organi"ación respecto a lo siguiente: 1.0uevos materiales que se pueden usar con venta+a en sustitución de los materiales en uso> ?.0 nuevas líneas posibles de productos que se pueden agregar> @.0cambios en las tendencias, ya se de
precios u otros factores que pueden afectar los costos las compa9ías> A.0 fomento de buenas relaciones en el mundo de los negocios con los cuales se tiene contacto.
-' *.u+ es necesario para o%ener la calidad apropiada de un ar/culo, R&TA' #s necesario: a 6isponer una especificación adecuada que sirva de guía. b Bacer los pedidos a vendedores de confian"a. c Confrontar el material comprado con las especificaciones. 3na descripción bien definida reduce los costos. 0' Se1alar los aspecos $undamenales de coi2aci!n de precios R&TA' !ara solicitar coti"aciones de artículos que se compran con frecuencia, el departamento de compras debe contar siempre con una lista de postores. #sta lista debe incluir al os fabricantes distribuidores o vendedores que (an solicitado que sus nombres sean incluidos en la misma. La lista de postores debe limitarse en lo posible a licitadores responsables. #l departamento de compras debe estar autori"ado para e-igir prueba de responsabilidad cualquier posible postor que no ofre"can garantías. /al prueba abarcar informes sobre sus recursos financieros instalaciones de manufactura o distribución, técnica o e-periencia en el surtido de artículos en que se desea una propuesta y sus antecedentes en cuanto a cumplimientos de contratos con otros clientes oficiales o particulares. *iempre que se a posible, debe precisarse su responsabilidad por tales medios antes d a9adir su nombre en la lista para evitar el retraso en la ad+udicación de un contrato o pedido, si tal comprobación tiene que (acerse después de recibirse su postura. #l departamento de compras debe estar provisto de autoridad para suprimir la lista de postores y para privar del derec(o a (acer propuesta durante un periodo ra"onable de tiempo, a cualquier postor que no (aya cumplido un contrato o (aya intentado voluntariamente defraudar con entregas incompletas o de defectuosas o mediante otras prácticas ilegales o dudosas.
3' *.u+ cu%re la $unci!n de almacenamieno, R&TA' La función de almacenamiento cubre, entre otras, las actividades de recepción, para su salvaguardia y protección de todos los materiales, accesorios, materia semielaborada y equipo, y su distribución a todos los departamentos> mantenimiento del os registros necesarios de almacén y de control de los materiales que serán utili"ados en las distintas dependencias> retener en cantidades importantes aquellos materiales comprado a precios favorables para consumo futuro> (acerse cargo de materia prima en proceso que se almacena con el propósito de enve+ecimiento o maduración y conservar el almacén ordenado y limpio, teniendo un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
4' *C!mo se e$ec5a el planeamieno en un almac+n, R&TA. *on los siguientes:
a %b+etivos. los materiales guardados en el almacén deben estar inmediatamente disponibles cuando se les necesite, así como la disposición del almacén debe facilitar el control de los materiales. La planificación debiera ser lo más fle-ible posible, es decir, debiera establecerse en forma tal, que permita cambios y ampliaciones con un mínimo adicional de inversión y , por 4ltimo, la proporción de áreas ocupadas por pasillo con referencia a las áreas de almacenamiento debiera ser tan ba+a como las consideraciones arriba mencionadas lo permita b 6imensiones de las áreas y de la estantería.0 el tama9o y relaciones de las distintas áreas de un almacén afecta la proporción de las áreas para pasillo con referencia a las áreas para almacenamiento y la fle-ibilidad de su distribución. Como regla general las superficies de almacenamiento deberían ser m4ltiplos de las dimensiones de las unidades que se almacenan. c !asillo.0 #l pasillo principal debiera correr a lo largo del área, preferentemente del frente (acia la parte de atrás del almacén, el punto de recibo en un e-tremo y el de salida en el otro, a menos que la locali"ación de estos puntos indique otro arreglo más conveniente. #l pasillo debiera tener un anc(o adecuado con el ob+eto de evitar congestionamiento de tráfico. Los grandes almacenes requieren subpasillos, paralelos al pasillo principal, a intervalos regulares. d 'ostrador, 'e"as y arc(ivos de distribución.0 #l escritorio del +efe de almacén y sus arc(ivos deben estar situados cerca del mostrador de distribución o de la ventanilla de entrega y no en una oficina a parte del almacén. 3n factor importante en todo traba+o de almacenamiento es proteger los almacenes contra incendios, o-idación, corrosión, deterioro, evaporación, polvo, robo, intemperie, calor, frio y (umedad. Cada clase de material requiere un determinado tipo de cuidado. e 'ane+o de materiales.0 !ocas empresas se (an preocupado por estudiar la importancia de la cantidad de materiales que se mane+en diariamente para lograr que se lleve a cabo las operaciones. Los artículos deben ser transportados de y (acia cada planta y cada operación, o de departamento a departamento, durante el curso de las operaciones. Cuando se (ace un análisis de peso total involucrado en estas operaciones y del equipo que debe usarse para el transporte de materiales, se da uno cuenta de la importancia que reviste introducir me+oras en los procedimientos de mane+o de materiales.
6' Deerminar los de%eres de un deparameno de mane7o de maeriales o a%asecimieno' R&TA' #l mane+o de materiales y accesorios en el almacén presenta problemas que afectan la eficiencia y economía delas operaciones de almacenamiento y los servicios que prestan a los distintos departamento de la empresa. #ntre dic(o problema pueden mencionarse la clase del equipo para el mane+o de materiales utili"ados para mover, almacenar y desalmacenar los
materiales respectivos> grado en que se usen ascensores y ve(ículos para mover materiales dentro y fuera de los almacenes> aplicabilidad de sistemas mecani"ados> capacidad del equipo de mane+o> unidades por a(ora de las varias clases de artículo que pueden movili"arse a través de las rutas y ala s distancias necesarias> facilidades de carga y descarga> problemas de tráfico en relación con el movimiento de ve(ículos o camiones, etc.
8' &racica 9;anos conocer c!mo se e$ec5a la adminisraci!n de maeriales en la empresa o insiuci!n donde used presa ser#icios' R&TA' !rimero tenemos las órdenes de suministro, donde los ingenieros y el +efe de almacén (acen sus requerimientos, al Drea de Logística donde se (ace las revisiones de los pedidos, para luego pasar a buscar las coti"aciones para la compra las cuales se presenta al residente o gerente de la empresa donde dará su visto bueno y aprobara una coti"ación para (acer efectiva la compra. *e (ace efectiva la orden compra la cual se escanea o se entrega una copia si está cerca a la empresa que nos venderá los materiales en la cual especificamos el tiempo en que necesitamos los materiales, obviamente esto está en la coti"ación. !ueden ser a 1E días la entrega a una semana si es de suma urgencia, #l cual al llegar pasara al almacén en la cual el +efe de almacén revisara la orden de compra es decir que (aya llegado todo lo que está en la orden de compra. $(ora para (acer los pedidos a almacén de los materiales llegados se (acen mediante un vale de salida donde se especifica la cantidad que requieren a donde se llevara el material, donde el que (ace el pedido firmara, ya sea el capata" de la cuadrilla u otro, siempre los vales deberá estar firmado y sellado por su &ngeniero de campo.
