Action Control Agung Praptapa

ACTION CONTROL Oleh: Agung Praptapa Universitas Jenderal Soedirman

Action Action control control merupakan merupakan strategi pengendalia pengendalian n yang menekankan menekankan pada aspek aksi aksi (acti (action on), ), yait yaitu u sega segala la kegia egiata tan n yang yang dila dilaku kuka kan n oleh oleh kary karyaw awan an untu untuk k menc mencapa apaii tuju tujuan an yang yang tela telah h dite diteta tapk pkan an.. Acti Ac tion on contr control ol digu diguna naka kan n untu untuk k mend mendap apat atka kan n keyak eyakin inan an bahw bahwa a kary karyaw awan an menj menjal alan anka kan n pek pekerja erjaan an yang yang berakibat berakibat baik bagi organisasi organisasi dan tidak menjalankan menjalankan pekerjaan pekerjaan yang berakibat berakibat tidak tidak baik bagi bagi organ organisa isasi. si. Dengan Dengan demikian demikian,, action action control control lebih bersifat bersifat preventif, yaitu jangan sampai hal-hal yang tidak diinginkan di inginkan terjadi. Actio ction n cont contrrol akan akan efek efekti tiff dig digunak unakan an hany hanya a apab apabil ila a man manager ager yang ang mengendalikan mengetahui dengan baik bagaimana suatu pekerjaan seharusnya dilakukan dilakukan.. Pada Pada jenis pekerjaan yang yang sederhana dan rutin manager manager akan lebih mudah mengendalikan mengendalikan karyawanny karyawannya a melalui melalui action control. Pekerjaan Pekerjaan bagian bagian produksi disuatu pabrik misalnya, akan lebih tepat menggunakan action control karena bagaimana karyawan harus mengerjakan tugasnya memiliki suatu pola dan rutinitas tertentu sehingga apabila karyawan salah dalam mengerjakan akan muda mudah h dik diketah etahui ui.. Karya aryawa wan n di pabr pabrik ik kayu kayu lapi lapis s yang yang sala salah h dala dalam m cara cara memotong kayu misalnya, akan mudah terlihat dan harus langsung diberitahu cara memotong memotong kayu kayu yang yang benar, benar, agar agar hasiln hasilnya ya nanti nanti sesuai sesuai dengan dengan yang yang diharapkan. diharapkan. Jadi begitu begitu ada yang salah, harus langsung diberitahu, diberitahu, tanpa harus menunggu apakah hasilnya sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Pada Pada pekerj pekerjaan aan yang yang rumit rumit dan memerlu memerlukan kan ketram ketrampil pilan an dan penget pengetahu ahuan an tingk tingkat at tinggi tinggi akan akan lebih lebih sul sulit it bagi bagi manage managerr untuk untuk melak melakuka ukan n action action contr control ol apabil apabila a manage managerr terseb tersebut ut tidak tidak mengeta mengetahui hui bagaim bagaimana ana pekerj pekerjaan aan terseb tersebut ut seharusnya seharusnya dilakukan. dilakukan. Kesulit Kesulitan an manager manager untuk untuk menggunaka menggunakan n action control control juga terjadi pada jenis-jenis pekerjaan pekerjaan yang dilakukan dilakukan pada lingkungan lingkungan yang sering sering beruba berubah, h, seperti seperti pekerja pekerjaan an lobyin lobying g tingka tingkatt tinggi tinggi misaln misalnya. ya. Peke Pekerja rjaan an laborat laboratori orium um untuk untuk menemu menemukan kan suatu suatu formul formula a baru baru akan akan suatu suatu produk produk juga juga tida tidak k muda mudah h untu untuk k dilak dilakuk ukan an peng pengen enda dalia lian n mela melalu luii actio action n cont contro roll kare karena na mungkin pelaksana pekerjaan tersebut lebih mengetahui bagaimana pekerjaan tersebut harus dilakukan dibanding dengan apa yang diketahui oleh manager yang mengendaliakan. Dalam keadaan seperti ini, mungkin action control kurang tepat digunakan, namun result control atau people control akan lebih tepat.

Empat Bentuk Action Control Action Acti on cont contro roll dapa dapatt dila dilaku kuka kan n mela melalu luii empa empatt cara, cara, yait yaitu u deng dengan an mela melalu luii pembatasan pembatasan perilaku perilaku (behaviora (behaviorall constraints constraints), ), penelaahan penelaahan sebelum sebelum pekerjaan pekerjaan dilak dil akuka ukan n (preac (preactio tion n revie review), w), pertan pertanggu ggunja njawaba waban n pekals pekalsana anaan an kerja kerja (actio (action n accountability), dan pencadangan (redundancy).

Titles you can't find anywhere else

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime.



a. Pembat Pembatasa asan n Peril Perilak aku u Bent Bentuk uk peng pengen enda dali lian an yang yang pert pertam ama a dari dari acti action on cont contrrol adal adalah ah deng dengan an membat membatasi asi perila perilaku ku bagi bagi karyaw karyawan an yang yang dikend dikendali alikan kan.. Jadi Jadi dengan dengan cara ini diharapkan karyawan tidak melakukan hal-hal yang tidak diinginkan. Karyawan diperla diperlaku kukan kan sedemi sedemikian kian rupa rupa sehing sehingga ga mereka mereka tidak tidak mungkin mungkin melak melakuka ukan n sesu sesuat atu u yang yang tida tidak k diin diingi gink nkan an,, atau atau seti setida dakk-ti tida dakn knya ya akan akan lebih lebih su suli litt bagi bagi mereka untuk mengerjakan sesuatu yang tidak diinginkan. Bentuk pengendalian sepe sepert rtii ini ini seri sering ng dise disebu butt seba sebaga gaii bent bentuk uk nega negati tiff dari dari peng pengen enda dali lian an aksi aksi (negative form of action control). Pembatasan perilaku ini sendiri dapat dilakukan melalui pembatasan fisik dan pemb pembat atas asan an admi admini nist strat ratif if.. Pemba embatas tasan an fisi fisik k (phy (physi sical cal cons constr trai aint nt)) yait yaitu u pembat pembatasa asan n bagi bagi karyaw karyawan an untuk untuk mendap mendapatk atkan an akses akses secara secara fis fisik, ik, misaln misalnya ya melalui penggunaan password untuk memasuki ruang tertentu atau masuk ke file file atau atau progra program m tertent tertentu u di kompu komputer ter,, dengan dengan cara mengun mengunci ci pintu pintu untuk untuk memasu memasuki ki ruang ruang atau atau alat alat tertent tertentu, u, dan melalu melaluii pembat pembatasa asan n lainny lainnya a untuk untuk memasuki memasuki atau menggunakan menggunakan alat tertentu. tertentu. Pembatasa Pembatasan n untuk mendapatkan mendapatkan akses saat ini telah berkembang tidak sekedar menggunakan password melalui kombinasi huruf dan angka, tetapi bisa juga password dengan menggunakan bar code, sidik jari, maupun retina mata. Kecuali ecuali melalu melaluii pembat pembatasa asan n fis fisik, ik, pembat pembatasa asan n perila perilaku ku dapat dapat pula pula dil dilak akuka ukan n melalu melaluii pembat pembatasa asan n admini administr strati atiff (admin (administ istrat rative ive constr constrain aint) t) yaitu yaitu melalu melaluii pembat pembatasa asan n wewena wewenang ng dan pemisa pemisahan han tugas. tugas. Pemba Pembatas tasan an administ administrat ratif if dilakukan melalui suatu sistem dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan, dan pada instansi pemerintah biasanya dilakukan melalui Surat Keputusan (SK), Petunjuk Petunjuk Teknis (Juknis), (Juknis), Petunjuk Petunjuk Pelaksana Pelaksanaan an (Juklak), (Juklak), atau bahkan bahkan melalui melalui peraturan pemerintah. Yang ditekankan dalam pembatasan administratif adalah agar seseorang tidak memiliki kewenangan yang tidak terbatas dan agar terjadi saling saling kontr kontrol ol dianta diantara ra pihakpihak-pih pihak ak yang yang terlib terlibat at didalam didalam melak melakuka ukan n suatu suatu pekerjaan.

b. Preact Preaction ion Review Review Supaya apa yang dilakukan oleh karyawan atau pihak lain yang dikendalikan tida tidak k meny menyim impa pang ng dari dari yang yang seha seharu rusn snya ya,, dan dan agar agar sesu sesuai ai deng dengan an yang yang diharapkan, maka pihak yang dikendalikan dapat melakukan konsultasi ataupun minta persetujua persetujuan n dari atasannya atasannya atau dari pihak yang mengendalikan mengendalikan.. Untuk itulah maka bentuk action control ini disebut preaction review, yaitu pijak yang mengen mengendal dalika ikan n merevi mereview ew dan menye menyetuj tujui ui hal-ha hal-hall yang yang akan akan dil dilaku akukan kan oleh oleh karyawan atau pihak yang dikontrol sebelum pekerjaan tersebut dilaksanakan. Bent Bentuk uk prea preact ctio ion n revi review ew bisa bisa form formal al maup maupun un tida tidak k form formal al.. Bent Bentuk uk form formal al biasanya dilakukan melalui proposal ataupun rencana kerja yang harus disetujui



berbag berbagai ai cara, cara, baik baik surat surat atau atau memo memo yang yang sif sifatn atnya ya inform informal, al, melalu melaluii sms, sms, internet, dan cara-cara komunikasi lainnya.

c. Action Action Accoun Accountab tabil ility ity Perta ertang nggu gung ngja jawa waba ban n aksi aksi (act (actio ion n acco accoun unta tabi bili lity ty)) adal adalah ah su suat atu u bent bentuk uk pengen pengendal dalian ian aksi aksi yang yang dil dilaku akukan kan dengan dengan cara cara membua membuatt kesep kesepaka akatan tan atau atau aturan dalam organisasi bahwa seseorang harus bertanggungjawab atas segala sesuat sesuatu u yang yang dikerj dikerjaka akanny nnya. a. Sehing Sehingga ga dalam dalam pengenda pengendalian lian cara ini akan akan terdapat suatu dokumen yang berisi ketentuan perusahaan akan kegiatan yang diingi dii nginka nkan n oleh oleh perusah perusahaan aan yang yang seharu seharusny snya a dil dilak akuka ukan n oleh oleh karyaw karyawan an dan konse onsekw kwen ensi si yang yang haru harus s dita ditang nggu gung ng oleh oleh kary karyaw awan an apab apabil ila a tida tidak k dapa dapatt meng mengerj erjak akan an jeni jenis s pek pekerjaa erjaan n yang yang dima dimaks ksud ud seka sekali ligu gus s rewa reward rd yang yang akan akan diterima bila berhasil mengerjakan suatu tugas dengan baik. Untuk itu maka dalam action accountability harus dimulai dengan suatu definisi yang yang jelas jelas tentan tentang g macam macam pekerja pekerjaan an apa yang yang dapat dapat diterim diterima a perusah perusahaan aan (acceptable) dan juga apa yang tidak dapat diterima (unacceptable). Bolehkah karyawan karyawan bekerja bekerja sambil sambil merokok? merokok? Bolehkah karyawan karyawan beristirahat beristirahat membaca koran koran apabil apabila a yang yang bersan bersangku gkutan tan sudah sudah menyel menyelesa esaika ikan n tugasn tugasnya? ya? Bolehk Bolehkah ah kary karyaw awan an mene meneri rima ma tele telepo pon n saat saat seda sedang ng berh berhad adap apan an lang langsu sung ng deng dengan an kustomer? Bolehkah karyawan pulang setelah jam kantor walaupun tidak ada lemb lembur ur pada pada hari hari itu itu? Cont Contoh oh pert pertan any yaan aan-per -perttanya anyaan an ters terseb ebu ut untu untuk k menunjukkan apa yang dapat diterima dan apa yang tidak dapat diterima oleh peru perusa saha haan an,, dan dan ini ini tida tidak k haru harus s sama sama anta antara ra satu satu peru perusa saha haan an deng dengan an perusahaan lainnya. Di suatu department store sering terdapat peraturan bahwa penjaga toko tidak boleh duduk saat bekerja, dan pada department store lainnya mungkin saja hal tersebut diperkenankan. Mendefinisikan apa yang dapat diterima dan apa yang tidak dapat diterima oleh perusahaan dapat dikembangkan menjadi ‘apa yang harus dikerjakan karyawan apab apabil ila a meng menger erja jaka kan n su suat atu u pek pekerja erjaan an tert terten entu tu?’ ?’.. Ad Ada a peru perusa saha haan an yang yang mewajibkan karyawannya untuk memberikan ‘senyum’ terlebih dahulu sebelum ‘men ‘menya yapa pa’. ’. Ada pula pula peru perusa saha haan an yang yang waji wajib b meny menyeb ebut utka kan n ‘nam ‘nama’ a’ dari dari pelanggan yang sedang dihadapi. Dalam hal ini maka karyawan yang menyapa tanpa senyum terlebih dahulu dianggap salah dalam bekerja, dan karyawan yang tidak tidak menyeb menyebutk utkan an nama nama pelang pelanggan gan saat saat berbica berbicara ra dengan dengan pelang pelanggan gan juga juga dianggap tidak melakukan pekerjaan dengan baik. Setela Setelah h mendef mendefini inisik sikan an apa yang yang dapat dapat diterim diterima a dan apa yang yang tidak tidak dapat dapat diterima, diterima, langkah langkah berikutny berikutnya a adalah mengkomun mengkomunikasi ikasikan kan hal tersebut tersebut kepada kepada seluruh elemen perusahaan. Semua karyawan harus diberitahu tentang hal ini dan karyawanpun diharuskan mencari tahu tentang apa yang dapa t diterima dan apa yang tidak dapat diterima. Untuk itulah dalam suatu organisasi organisasi dierlukan adanya aturan kerja, sistem dan prosedur, standard operating procedure (SOP),



Langkah Langkah berikutnya berikutnya adalah melakukan melakukan observasi observasi atau pelacakan tentang apa yang sebenarnya terjadi tentang cara-cara orang melakukan pekerjaan tertentu. Untu Untuk k meng menget etah ahui ui apa apa yang yang sebe sebena narn rnya ya terj terjad adii dapa dapatt dila dilaku kuka kan n mela melalu luii obse observ rvas asii lang langsu sung ng (dir (direc ectt obse observ rvat atio ion) n) maup maupun un deng dengan an tekn teknik ik-t -tek ekni nik k pengawasan pengawasan lainnya lainnya seperti seperti menggunaka menggunakan n laporan laporan kegiatan kegiatan (activity (activity report) seba sebaga gaii bukt buktii bahw bahwa a kary karyaw awan an tela telajj mela melaku kuka kan n peke pekerja rjaan an sesu sesuai ai deng dengan an prosedur yang semestinya. Laporan pekerjaan biasanya berupa checklist tentang pekrjaan-pek pekrjaan-pekerjaan erjaan yang seharusnya seharusnya dilakukan. dilakukan. Teknik pengawasan pengawasan lainnya adalah dengan mengadakan inspeksi mendadak (sidak) sehingga karyawan akan selalu selalu menger mengerjak jakan an pekerj pekerjaan aannya nya sesuai sesuai dengan dengan yang yang seharu seharusny snya. a. Saat Saat ini teknik teknik observa observasi si maupun maupun pelacak pelacakan an telah telah banyak banyak dibant dibantu u dengan dengan teknol teknologi ogi dengan dengan adanya adanya CCTV CCTV misaln misalnya, ya, sehing sehingga ga pekerja pekerjaan an karyaw karyawan an dapat dapat selalu selalu dilihat dari layar monitor. monitor. Setelah Setelah mendapatka mendapatkan n informasi informasi yang akurat akurat apakah apakah seorang seorang karyawan karyawan telah meng menger erja jaka kan n pek pekerja erjaan anny nya a deng dengan an baik baik dan dan bena benarr atau atau tida tidak, k, lang langka kah h beri beriku kutn tnya ya adal adalah ah memb member erik ikan an peng pengha harg rgaa aan n bagi bagi kary karyawa awan n yang yang bek bekerja erja dengan baik dan benar serta memberikan hukuman bagi karyawan yang tidak mengerjakan pekerjaannya dengan baik dan benar. Reward and punishment ini merupakan merupakan konsekwen konsekwensi si dari diterapkann diterapkannya ya pertanggung pertanggungjawaba jawaban n aksi (action (action accoun accountab tabilit ility), y), untuk untuk member memberika ikan n motiva motivasi si kepad kepada a karyaw karyawan an untuk untuk selalu selalu mengerjakan pekerjaannya pekerjaannya dengan baik dan benar. benar.

d. Penc Pencad adan anga gan n Pencadangan (redundancy) adalah suatu langkah untuk menyediakan petugas (dan juga peralatan) yang lebih dari yang seharusnya ada, agar apabila terjadi hal-hal hal-hal yang tidak diinginkan diinginkan seperti petugas sakit sehingga sehingga tidak dapat masuk kerja atau juga bila ada peralatan yang rusak, maka ada jaminan bahwa operasi perusahaan tidak terhambat karena ada penggantinya. Cara ini memang sering dianggap tidak praktis dan mahal karena pada saat semuanya bekerja dengan baik dan lancar maka petugas dan peralatan cadangan tersebut menganggur. Namun demikian harus diperhatikan aspek resiko bila tidak ada cadangan sama sekali. sekali. Disini dapat dilihat dilihat bahwa menyediakan menyediakan cadangan adalah suatu langkah untuk untuk member memberika ikan n kepas kepastia tian n bahwa bahwa pekerj pekerjaan aan akan akan dapat dapat berjal berjalan an sesuai sesuai dengan yang diinginkan. Terdapa Terdapatt beberapa beberapa strategi strategi agar pencadangan pencadangan tersebut tersebut tidak mengakibat mengakibatkan kan pemb pemben engk gkak akan an biay biaya a yang yang berl berleb ebih ihan an.. Cara Cara yang yang perta pertama ma adal adalah ah deng dengan an mewaj mewajib ibka kan n kary karyaw awan an untu untuk k meng menget etah ahui ui dan dan mema memaha hami mi peke pekerj rjaan aan reka rekan n kerja kerjanya nya.. Dengan Dengan cara ini, ini, apabil apabila a semuan semuanya ya berjala berjalan n lancar lancar,, maka maka setiap setiap karyawan karyawan mengerjakan mengerjakan tugasnya masing-mas masing-masing. ing. Namun apabila karena karena satu dan dan lain lain hal hal ada ada kary karyawa awan n yang yang tida tidak k dapa dapatt menj menjal alan anka kan n tuga tugasn snya, ya, maka maka karyawan lain yang sudah ada di perusahaan tersebut untuk sementara dapat menggantikan, dengan tetap menjaga supaya pekerjaan utamanya tetap dijaga



yang yang harus harus diperba diperbaiki, iki, mungki mungkin n dapat dapat menggu menggunak nakan an jasa jasa bengk bengkel el dari dari luar luar peru perusa saha haan an.. Cont Contoh oh lain lain,, pada pada saat saat sopi sopirr tida tidak k masu masuk k maka maka kita kita dapa dapatt menggunakan sopir dari pihak luar yang kita bayar saat kita gunakan saja.

Kelebihan dan Kekurangan Action Action contr control ol adalah adalah bentuk bentuk pengen pengendal dalian ian yang yang paling paling langsu langsung. ng. Kelebih elebihan an action action contr control ol terlet terletak ak pada pada aspek aspek preve preventi ntifny fnya. a. Begitu Begitu diketa diketahui hui terdap terdapat at kesal kesalaha ahan n langsu langsung ng ada aksi untuk memperb memperbaiki aiki.. Koreks oreksii dapat dapat dilakuka dilakukan n secepat secepat mungki mungkin. n. Dengan Dengan demiki demikian an akan akan lebih lebih mudah mudah bagi bagi para para pelaksa pelaksana na untuk memahami mana yang benar dan mana yang tidak benar, yang apabila semua semua elemen elemen organi organisas sasii memaham memahamii dan ada kesam kesamaan aan perseps persepsii tentan tentang g tindakan seperti apa yang benar dan yang tidak benar, maka akan terjadi apa yang yang dise disebu butt seba sebagai gai inga ingata tan n orga organi nisa sasi si (organizational memory ). ) . Inga Ingata tan n organi organisas sasii adalah adalah kumpu kumpulan lan penget pengetahu ahuan an didalam didalam suatu suatu organi organisas sasii tentan tentang g baga bagaim imana ana untu untuk k mela melaku kuka kan n sesu sesuat atu u deng dengan an cara cara yang yang terb terbai aik. k. Inga Ingata tan n organisasi organisasi bisa terdokum terdokumentasi entasi secara tertulis tertulis maupun maupun tidak tidak terdokum terdokumentasi entasi secara tertulis namun dipahami oleh orang-orang di dalam organisasi. Action control memungkinkan adanya komunikasi dua arah antara yang mengendalikan dengan yang dikendalikan sehingga ada improvement yang terbangun. Sangat memungkinkan bahwa adanya tindakan yang sediakala dianggap salah, tetapi ternyata ternyata setelah setelah terjadinya terjadinya komunika komunikasi si bahkan bahkan kemudian kemudian dinyatakan dinyatakan sebagai langkah inovatif. Disamping kelebihannya, terdapat pula beberapa kelemahan action a ction control. Yang Yang pertama, action control memerlukan suatu pengamatan langsung, sehingga dari aspe aspek k biay biaya a cend cender erun ung g lebi lebih h maha mahal, l, wala walaup upun un tida tidak k sela selalu lu lebi lebih h maha mahal, l, bergantung pada metoda metoda dan teknologi yang digunakan. Kedua, action control hanya tepat tepat digunakan digunakan pada pekerjaan pekerjaan yang sifat sifat rutinitasnya rutinitasnya tinggi. tinggi. Untuk pekerja pekerjaanan-pek pekerj erjaan aan yang yang sif sifat at inovas inovasii dan kreati kreatifit fitasn asnya ya tinggi tinggi tidak tidak tepat tepat dengan pendekatan action control karena jenis pekerjaan tersebut tidak dapat seragam seragam langkah-langk langkah-langkahnya ahnya,, dan sangat situasional. situasional. Karena Karena tindakan tindakan orang diamat diamati, i, maka maka mereka mereka cender cenderung ung untuk untuk menger mengerjak jakan an pekerj pekerjaan aannya nya secara secara benar, benar, dalam dalam arti arti yang yang pentin penting g benar, benar, dari dari pada pada ditegu ditegurr. Akibat Akibatnya nya,, dan ini sebagai kelemahan ke tiga, orang cenderung tidak melakukan kreativitas dan inovasi. Selanjutnya, karena orang-orang sudah merasa diawasi, maka mereka akan akan berang beranggap gapan an bahwa bahwa kalau kalau mereka mereka tidak tidak ditegu ditegur, r, berart berartii mereka mereka sudah sudah dianggap mengerjakan pekerjaannya dengan baik. Orang apabila mengerjakan sesuatu yang sebenarnya tidak sesuai dengan yang seharusnya tetapi lolos dari tegu tegura ran, n, mere mereka ka ada ada kecen ecende deru rung ngan an meny menyal alah ahka kan n yang yang meng mengen enda dali lika kan, n, “men “menga gapa pa saat saat saya saya mela melak kukan ukan kesal esalah ahan an tida tidak k dite ditegu gur? r?” ” Dan Dan seba sebaga gaii kelemahan kelemahan yang terakhir terakhir adalah adanya kemungkin kemungkinan an perilaku perilaku negatif, negatif, yaitu orang bekerja bukan untuk yang terbaik buat organisasi, tetapi yang penting baik baik dimata dimata pihak-p pihak-piha ihak k yang yang melak melakuka ukan n pengen pengendal dalian ian.. Disini Disini orang orang berfik berfikir ir



Diselesaikan pertama kali : 16 Maret 2009.

Action Control Agung Praptapa

Recommend Documents