AA1-E4-Plan Compra de Software

AA1-E4-PLAN DE COMPRA DE SOFTWARE

Por: GUSTAVO ADOLFO OROZCO DUQUE

Profesor: JAVIER MAURICIO ALVAREZ VARGAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE GESTIÓN Y SEGURIDAD DE BASES DE DATOS CENTRO DE SERVICIOS FINANANCIEROS MEDELLIN-ANTIOQUIA 2019

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CONTENIDO pág. INTRODUCCION………………………………………………………………………2 ADQUISICIÓN DE SOFTWARE……………………………………………………... 4 COMPRAR SOFTWARE OBSOLETO ………………………………………………. 4 CONSIDERACIONES GENERALES ……………………………………………… ...5 EVALUACIÓN DE PROPUESTA …………………………………………………… ..6 FINANCIAMIENTO…………………………………………………………………… ..7 NEGOCIACIÓN DEL CONTRATO …………………………………………………… 7 REQUISICIÓN DE SOFTWARE ……………………………………………………… 8 JUSTIFICACIÓN………………………………………………………………………………9 OBJETIVOS……………………………………………………………………………………9. DETALLE DE LAS NECESIDADES………………………………………………………….9 ADQU ADQUIS ISIC ICIO IONE NES S PLAN PLANEA EADA DAS S……………………………………………………………12 RECOMENDACIONES………………………………………………………………………15

INDICE







INTRODUCCIÓN Una licencia de software se puede definir como un contrato donde se especifican los términos de uso de una aplicación, incluyendo los derechos del propietario del software y los derechos del usuario final. Es necesario destacar que todos los softwares deben estar legalmente soportados (órdenes de compra, recibos, facturas o cualquier documentación simila r aceptable) por el usuario final; ya que el fabricante o propietario pudiera exigirlos durante una auditoria, y cualquier infracción puede incurrir en faltas legales graves. Existen varios tipos de licencias, entre ellas se pueden destacar: Licencias tipo propietario, la cual garantiza el uso de una o más copias del software, pero el propietario se queda con dichas copias del software publicado, el usuario debe aceptar la licencia antes que se le permita utilizar el software. Licencias Públicas Generales (GNU) estas son acuerdos sobre los cuales el “software libre” se encuentra licenciado. En este tipo de licencias se le permite al usuario final manipular el código, pero cualquiera de estas debe estar soportada por una licencia GNU GLP. El software puede ser o no distribuido por una cuota/honorario opcional no obligatoria, es decir que la distribución de dichas d ichas modificaciones no tiene ningún costo. Licencia de Acuerdos del Usuario Final (EULA), este tipo de licencia le indica al usuario los términos de uso del software. Los acuerdos con las organizaciones o compañías usualmente toman la forma de contrato entre la organización y el fabricante del software, y especifica bajo que términos cada usuario de la empresa utilizará el software. Las licencias de estación de trabajo permiten la instalación de la aplicación sobre un (1) solo computador, donde no se está permitido instalarlas en otros equipos a menos que se adquieran licencias adicionales. La mayoría de los acuerdos de licencia le permiten al usuario realizar una copia de respaldo del software pero solo para ser utilizada sobre ese mismo equipo o en otro equipo mientras se elimine el software del equipo original. Licencias de Uso Simultaneo,







usualmente son utilizadas en conjunto con un software Gestor de Licencias, que previene que se utilicen más licencias de las adquiridas. Las Licencias en Sitio, permiten el uso del software en cualquier computador en un lugar específico. Licencias ilimitadas permiten la instalación del software en cualquier cantidad de computadores, siempre y cuando estos se encuentren ubicados dentro del mismo lugar específico. Alguna de estas licencias permiten la instalación en equipos de propiedad de alguna entidad (tal como universidades) sin importar la ubicación física de este. Algunos fabricantes restringen la cantidad de equipos en donde se puede instalar el software. Las Licencias de Uso perpetuo trabajan sin fecha de expiración , donde se le permite el uso del software indefinidamente, sin requerir pagos para continuar con el uso. La mayoría del software que las personas compran para uso doméstico son de este tipo. Por otr a parte existen Licencias de uso NO Perpetuo, las cuales “arriendan” el software para su uso por un periodo específico de tiempo, normalmente anual. Los usuarios deben eliminar el software de su computador si el tiempo de arriendo se vence. Finalmente, existen licencias con mantenimiento, en donde los acuerdos le permiten al usuario obtener mantenimiento o garantía a través del mismo pago original de la licencia; en la cual se le permite al usuario recibir nuevas versiones del software por uno o dos años hasta que el acuerdo de mantenimiento expire. Palabras clave: Términos de uso, derechos del propietario, Licencias tipo propietario, Licencias Públicas Generales (GNU), Licencia de Acuerdos del Usuario Final (EULA), Licencias de estación de trabajo, Licencias de Uso Simultaneo, Licencias en Sitio, Las Licencias de uso Perpetuo, Licencias de uso NO Perpetuo, Licencias con mantenimiento.







ADQUISICIÓN DE SOFTWARE

En un mundo cada vez más conectado, más global, más inmediato y más social, las empresas – grandes y pequeñas – reconocen la necesidad de tener una operación integrada, una visibilidad de sus procesos internos y una relación más clara y estrecha con sus clientes. Empleados y directivos entienden que la diferencia entre el ver los resultados d el mes pasado o poder estar “en línea” y en “tiempo real” puede convertirse en ventajas en ventajas estratégicas para crecer en ventas y en satisfacción del cliente a la vez que controla y disminuye sus costos de operación. Logrando en ocasiones su eficacia al comprar software. Sin embargo, evaluar y comprar software es una de las actividades más complejas que hay para par a cualquier empresa en la actualidad. Por la diversa variedad de soluciones y proveedores disponibles en el mercado, las empresas deben enfrentarse a un cúmulo de alternativas y opciones como la “compra vs. El arrendamiento”, el “licenciamiento perpetuo vs. el pago por uso”, “la instalación local vs. La remota”.

También la escogencia de múltiples opciones de modelos y métricas de licenciamiento, la homogeneización de conceptos técnicos y legales en el marco de unos requerimientos funcionales, el entendimiento de las prácticas comerciales y las políticas de licenciamiento de los diferentes fabricantes, el alcance de los contratos de soporte técnico, mantenimiento y actualización de software, etc., etc., que terminan convirtiendo cualquier proceso de evaluación, compra e implementación de software en un proyecto TITÁNICO. COMPRAR SOFTWARE OBSOLETO

Tal vez por eso, y por los elevados montos de dinero asociados a una inversión al comprar software, es que en el grueso de las Pymes encontramos una especie de “pausa en el tiempo” en el que el software que se usa ha sido

1. Desarrollado internamente por uno uno o varios de los ingenieros de la empresa. 2. Desarrollado hace muchos años, “parcheado” y “reparcheado” varias veces







Es cierto que nadie conoce más las ventajas de su empresa como sus mismos empleados pero querer “inventar la rueda” en materia tecnológica, desarrollando internamente las soluciones informáticas que se utilizan en el día a día para el manejo de la operación es como querer diseñar y fabricar su propia maquinaria y como construir sus propios vehículos, en vez de utilizar las herramientas ya disponibles para ahorrar tiempo y dinero. Al comprar software como el software el software POS Cloud, que Cloud, que consiste en reemplazar los sistemas tradicionales y facilita la toma de decisiones; o la adquisición de un software un software gratuito que ayuden al gerenciamiento empresarial. Todo consiste de la finalidad en los negocios, sus objetivos y el perfil al que vaya a ser implementado.

Para la adquisición del software intervienen 7 factores principales que son: · Asignar el personal · Preparar listas de requerimientos · Requisición de propuestas · Evaluar alternativas · Contactar usuarios para confirmar · Financiamiento para la adquisición · Negociación de contrato

CONSIDERACIONES GENERALES

Las consideraciones que debemos tomar en cuenta para la adquisición de software son:









· Solicitud de propuesta La solicitud de propuesta deberá realizarse mediante las requisiciones que deberán incluir: · Información general · Objetivo · Propósito · Fecha limite de entrega · Fecha limite de aclaraciones · Cobertura de requerimientos mínimos · Deseables · Solicitud de descripción detallada del producto o servicio · Solicitar especificaciones detallada de servicios de soporte de usuario. · Coordinar presentaciones

EVALUACIÓN DE PROPUESTA

Para llevar a cabo una buena evaluación de las propuestas presentadas deberán tomarse en cuenta los siguientes términos:







· Configuración · Ambiente de software · Documentación posteriormente se deberá verificar con terceros la información sobre los productos o servicios ofrecidos por el proveedor.

FINANCIAMIENTO

Son tres los puntos que debemos considerar para el financiamiento de la adquisición del software y son: · Renta · Arrendamiento · Compra

NEGOCIACIÓN DEL CONTRATO

La negociación del contrato deberá contemplar entre otros los siguientes puntos: · Obtener un contrato justo · Puntos de negociación: · Precios







· Ausencia de penalizaciones · Cláusulas integradoras ( dejar sin valides cualquier acuerdo previo)

REQUISICIÓN DE SOFTWARE

Una vez que conozcamos los requerimientos de los sistemas que vamos a desarrollar, debemos hacer una comparación entre todos los paquetes que cumplen con las condiciones que requerimos y así elegir el más apto. Preguntas que debo hacerme en cuanto a requerimientos de Software: · ¿Qué transacciones y qué tipos de datos vamos a manejar? · ¿Qué reportes o salidas debe producir el sistema? · ¿Qué archivos y bases de datos se manejan en el sistema? · ¿Cual es el volumen de datos a almacenar? · ¿Cual es el volumen de operaciones? · ¿Qué hardware y características de comunicaciones se requiere? · ¿Cuanto cuesta? Las características a considerar en la Adquisición de software son: Flexibilidad, capacidades, previsión de auditorias, confiabilidad, contratos de software y apoyos del proveedor. Las áreas donde la flexibilidad es deseable son: · En el almacenamiento de datos. · En la producción de informes. · En la entrada de datos. · En la definición de parámetros. Capacidad · El tamaño máximo de cada registro medido en bytes. · El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes.







Hay dos tipos de contratos: · Alquilar un paquete de Software y asignación de programación al cliente. · Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software JUSTIFICACIÓN

Debido a la necesidad de la entidad de abordar los requerimientos de software de manera oportuna se elabora un plan de compras, con el fin de identificar, registrar, programar y divulgar las necesidades que cuenta la entidad a la hora de adquirir licencias de software. En donde, se soportan el valor total de los recursos reque ridos, con el fin de evaluar el nivel de ejecución e jecución del presupuesto y pronosticar la demanda de bienes y servicios de la entidad para la fecha propuesta. OBJETIVOS 

Crear un plan de compra de software para la entidad, soportando el valor valor total de los recursos relacionados con licencias de software dando respuesta a necesidades específicas.



Seleccionar el software para una organización determinando determinando claramente la la relación costo beneficio.



Divulgar las políticas y alternativas de licenciamiento de un software. DETALLE DE LAS NECESIDADES







Una de las preocupaciones del Director es que se tenga en cuenta en el plan de compra de software, lo necesario para evitar ser víctima de cualquier presencia de malware o virus que atente contra la integridad de los datos o información que se pueda manejar en cada estación de trabajo. En la organización también se cuenta con cinco (5) ambientes de formación, donde reciben capacitación grupos conformados por treinta (30) aprendices para un total de ciento cincuenta (150) jóvenes activos. Por política política se debe disponer de un computador por estudiante, por lo que se debe contemplar en el plan de compra de software los paquetes funcionales para orientar clases en desarrollo de software en ochenta (80) computadoras y procesos contables y financieros en setenta (70) equipos. De igual forma se debe tener presente que cada uno de los equipos dedicados a la formación, debe contar con paquetes funcionales de software para la crea ción de documentos, presentaciones, hojas de cálculo y los respectivos resp ectivos accesos a la red local y a Internet, Interne t, sin olvidar la protección ante las diferentes formas de malware o virus. De igual forma se cuenta con una base de datos donde se gestionan las tareas académicas y administrativas. La base de datos está implementada en el SMBD Oracle 11 g, sin contar en estos momentos con el debido licenciamiento en el servidor que fue adquirido en la organización para el apoyo central de los procesos.

Tabla 1. Resumen cantidad de usuarios.









ADQUISICIONES PLANEADAS

Sistema Operativo:

Windows 10 Home

Precio:

$419.999 COP *

Tipo de licencia:

OEM

Cantidad de licencias:

165 Requisitos mínimos del Sistema

Procesador: RAM: Espacio en disco duro: Tarjeta gráfica: Pantalla: Soporte:

Procesador o SoC de 1 gigahercio (GHz) o más 1 gigabyte (GB) para 32 bits o 2 GB para 64 bits 16 GB para SO de 32 bits; 20 GB para SO de 64 bits DirectX 9 o posterior con controlador WDDM 1.0 800×600 Los usuarios de Windows 10 Home recibirán actualizaciones de Windows Update automáticamente cuando esté disponible. Los usuarios tendrán la posibilidad de posponer las







Pantalla: Sistema operativo:

Versión .NET: Soporte:

Resolución de pantalla de 1024 x 768 Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 Service Pack 1, Windows Server 2016, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012 o Windows Server 2008 R2 Se requiere .NET 3.5. Algunas características también requieren la instalación de .NET 4.0, 4.5 o 4.6 CLR. Los usuarios de Windows 10 Home recibirán actualizaciones de Windows Update automáticamente cuando esté disponible. Los usuarios tendrán la posibilidad de posponer las actualizaciones por una cantidad limitada de estas.

Desarrollo de Software:

Aptana Studio 3 / Eclipse

Precio:

$0.00 COP

Tipo de licencia:

GNU


80







SMBD:

Oracle 11g

Precio:

$10’126.739 COP

Tipo de licencia:

Metric: Processor, Term: 2 Years


1

Requisitos mínimos del Sistema Versión de Windows: Procesador: RAM: Espacio en disco duro: Adaptador de Vídeo: Memoria Virtual: Soporte:

Operating systems: Microsoft Windows® 10, 8, 7, Vista, XP, 2000 AMD64, o Intel Extended memory (EM64T) 1 GB de RAM 5.22 GB de espacio en disco disponible 256 colores El doble de la cantidad de RAM Existen varias opciones de soporte pago, Per Name User Plus y Per Processor, cada uno maneja un costo diferente por el primer año de soporte.







RECOMENDACIONES 

El costo asociado a la adquisición de la licencia de Windows 10 Home está relacionado a la versión Home como se especifica; dicho costo puede disminuir si la organización está reconocida como estudiantil frente a Microsoft. Por lo cual se recomienda verificar verifica r si se cuenta con este requisito.



El costo asociado a la adquisición de la licencia de Office Hogar y Estudiantes 2016 está relacionado a la versión Hogar y Estudiantes como se especifica; dicho costo puede disminuir si la organización está reconocida como estudiantil frente a Microsoft. Por lo cual se recomienda verificar si se cuenta con este requisito.



Las aplicaciones para desarrollo de software Aptana Studio 3 y Eclipse Eclipse cuentan con licencias Open Source, es decir que no es necesario realizar la compra de estos. Sin embargo, se deben analizar a nalizar las características mínimas en hardware para la instalación de estas.



ESET Endpoint Security ofrece licencias a dos (2) y un (1) año, por lo cual se







BIBLIOGRAFÍA 

University of North Carolina Carolina at Greensboro. (2017). Software Licensing. Recuperado de https://its.uncg.edu



Colombia Compra Eficiente. (2017). Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones. Recuperado de https://www.colombiacompra.gov.co

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ESET, spol. s r.o. (2017). ESET ENDPOINT SECURITY. Recuperado de https://www.eset.com

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Appcelerator,

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(2014).

Aptana

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http://www.aptana.com 

The Eclipse Foundation. (2017). Eclipse. Recuperado de https://www.eclipse.org

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Microsoft. (2017). Windows. Recuperado de https://www.microsoft.com

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