7 Evaluation Controle Interne.pdf

GUIDE D'AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER

Evaluation du contrôle interne Secteur privé

Rapport Définitif – 4 Juillet 2009

L

évaluation du contrôle interne constitue une étape fondamentale dans la démarche d’audit. Elle permet d’évaluer l’organisation comptable et financière, d’en déterminer les forces et les faiblesses et d’orienter en conséquence le programme de contrôle.

Le programme de travail – Evaluation du contrôle interne proposé dans le guide d’audit est un outil pour assister l’auditeur dans sa démarche méthodologique. Il propose une méthodologie et un ensemble d’outils (questionnaire des séparations des fonctions, questionnaires par cycle, méthode d’évaluation des risques …).

METHODOLOGIE

Le guide d’audit propose une démarche méthodologique en trois étapes.

ETAPE 1 – PRISE DE CONNAISSANCE GÉNÉRALE DU CONTRÔLE INTERNE Les objectifs des travaux sont les suivants :



Comprendre l’organisation comptable et financière de l’entité auditée Il s’agira pour l’auditeur de collecter l’ensemble des informations documentaires sur le dispositif de contrôle interne :  Guide de procédures,  Cartographie des processus – activités – acteurs,  Cartographie des risques – méthode d’évaluation,  Plan d’actions,  Liste des acteurs du dispositif : référent contrôle interne, audit interne, comité

d’audit,  Tableau de bord du contrôle interne.



Procéder à des tests de conformité Pour s’assurer de sa compréhension des procédures, l’auditeur procèdera à des :  Tests de cheminement : retracer phase après phase une procédure,  Tests spécifiques : sélection sur certaines activités ou par rapport à certains acteurs,  Restitutions aux acteurs de l’entité de sa compréhension de la procédure.

EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE ‐ SECTEUR PRIVÉ RAPPORT DÉFINITIF – 4 JUILLET 2009

2

ETAPE 2 – EVALUATION DU DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE Les objectifs des travaux sont les suivants :



Identifier les forces et les faiblesses du dispositif de contrôle interne  Force du dispositif du contrôle interne : risque possible, résultat de procédures

insuffisantes pour réduire le risque potentiel à un niveau acceptable.  Force du dispositif du contrôle interne : correspond à une procédure existante qui,

par sa présence, couvre complètement ou partiellement un risque potentiel.



Evaluer la fonction informatique L’importance majeure des systèmes d’information comptables et financiers nécessite une évaluation par l’auditeur. Ces travaux vont consister notamment à :  Elaborer ou mettre à jour la cartographie du système d’information ;  Identifier les applications, interfaces manuelles automatiques, périodicité, acteurs

des contrôles, contrôles automatiques ;  Appréhender l’organisation de l’exploitation ;  Comprendre les incidents d’exploitation au cours de l’exercice ;  Maîtriser les règles de sécurité physique et logique ;  Identifier les plans de secours ;  Procéder à des tests spécifiques sur des applications ;  Procéder à des tests spécifiques sur des données.



Procéder à des tests de procédure sur les points forts Il s’agit de s’assurer par une série de tests de la véracité des points forts. Les tests de permanence ont pour objectif de valider l’existence des points forts et d’en mesurer l’impact réel sur la couverture des risques.


3

ETAPE 3 – ÉLABORATION DU PROGRAMME DE TRAVAIL A l’issue de ces travaux, l’auditeur détermine les forces et faiblesses du dispositif de contrôle interne. Au regard de ces conclusions et en cohérence avec les assertions d’audit, l’auditeur élabore une note d’orientation de laquelle découlera son programme de contrôle. Pour mémoire les assertions d’audit communément admises sont les suivantes :



Flux d’opérations et les évènements survenus au cours de la période :  Réalité : les opérations et les évènements qui ont été enregistrés se sont produits et

se rapportent à l’entité ;  Mesure : les montants et autres données relatives aux opérations et évènements ont

été correctement enregistrés ;  Exhaustivité : toutes les opérations et tous les évènements qui auraient dû être

enregistrés sont enregistrés ;  Séparation des exercices : les opérations et les évènements ont été enregistrés dans

la bonne période ;  Classification : les opérations et les évènements ont été enregistrés dans les comptes

adéquats.



Soldes des comptes en fin de période :  Existence : les actifs et les passifs existent ;  Droits et obligations : l’entité détient et contrôle les droits sur les actifs, et les dettes

correspondent aux obligations de l’entité ;  Exhaustivité : tous les actifs et passifs qui auraient dû être enregistrés l’ont bien été ;  Évaluation et imputation : les actifs et les passifs sont inscrits dans les comptes pour

des montants appropriés et tous les ajustements résultant de leur évaluation ou imputation sont correctement enregistrés;



Présentation des comptes et informations fournies en annexe :  Réalité et droits et obligations : les évènements, les transactions et les autres

éléments fournis se sont produits et se rapportent à l’entité ;  Exhaustivité : toutes les informations relatives à l’annexe des comptes ont été

fournies ;  Présentation et intelligibilité : les comptes et l’information financière sont présentés

de manière appropriée et les informations données dans l’annexe sont clairement présentées ;  Mesure et évaluation : les informations financières et les autres informations sont

traduites fidèlement et pour les bons montants.


4

OUTILS : Note 1 : Méthode d’évaluation des risques (type méthodologie AMDEC) Note 2 : Questionnaire séparation des fonctions Note 3 : Questionnaires d’évaluation du contrôle interne par cycle

NOTE 1

LA METHODE AMDEC Méthode fournie à titre d’illustration. La méthode COSO peut également être préconisée.

A.

PRESENTATION GENERALE DE LA METHODE AMDEC

Développée dans les années 40 aux Etats Unis, la méthode d’Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur Criticité (AMDEC) a été originellement conçue pour déterminer la fiabilité d’un système de production (à l’origine l’automobile, plus récemment le nucléaire et l’industrie chimique…). L’AMDEC s’est depuis développée au sein du secteur tertiaire, notamment dans le cadre de démarches qualité (ex : dans la maîtrise du risque d’insatisfaction du client).

La méthode AMDEC est particulièrement intéressante dans le cadre d’une mission d’audit dans la mesure où elle offre tout à la fois :

-

Une méthodologie d’identification des risques,

-

Les éléments de caractérisation de ces risques,

-

Une évaluation chiffrée de l’importance de ces risques.

La méthode AMDEC est une démarche consistant à définir et à recenser au niveau de chaque composant, les défaillances potentielles et d’en évaluer les incidences probables. En cas d’identification de risques majeurs, cette méthode débouche sur la nécessaire mise en œuvre d’une série de contrôles visant à réduire l’existence des facteurs de risques analysés ou à en limiter les effets.

La méthode AMDEC repose sur 2 hypothèses : -

La réalisation d’une défaillance entraîne nécessairement les effets ou impacts attendus,

-

Ces effets sont évalués « toutes choses égales par ailleurs », c'est‐à‐dire supposant que les procédures et les modes de fonctionnement de la structure ont été respectés.

EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE ‐ SECTEUR PRIVÉ RAPPORT DÉFINITIF– 4 JUILLET 2009

5

Le déploiement de la méthode AMDEC se décompose en deux grandes étapes : 

L’identification des risques o L’identification des risques potentiels o Le choix de l’échantillon (représentatif de la population mère ou des populations à risque)



La mesure du risque o L’échantillonnage o Le niveau de priorité du risque (la cotation)

B.

L’IDENTIFICATION DES RISQUES L’identification des risques se fonde sur une revue de processus. Cette démarche qui permet d’identifier des risques potentiels nécessite de posséder ou définir les processus à analyser. Dans le cadre d’un audit, les programmes de contrôle (par cycle) fournissent les éléments constitutifs des processus à analyser (le processus d’engagement de la dépense, le processus d’inventaire, le processus de réception des biens…). Les travaux réalisés dans le cadre de l’évaluation du contrôle interne de l’entité contrôlée permettront de fournir à l’auditeur une liste de risques potentiels qui devront faire l’objet d’une attention toute particulière de l’auditeur. L’étude de ces risques passe tout d’abord par leur caractérisation : quelle est l’origine du risque (ex : non mise à jour d’un listing) ? Comment se manifeste‐t‐il (ex : erreur de valorisation des biens) ? Quel est son mode de déclenchement (ex : non application de la procédure par l’agent responsable) ? Afin de valider l’existence d’un risque potentiel et d’en mesurer l’importance, il convient de procéder à un échantillonnage. La technique de base consiste en la sélection d’un échantillon représentatif de la population mère. Cela permet d’exploiter les données d’une partie de la population observée et de considérer les résultats comme représentatifs de ce qui aurait été obtenu par l’analyse de la population toute entière. Une seconde technique consiste en la sélection d’un échantillon dont les caractéristiques en font le foyer privilégié de la survenance probable du risque identifié. Il s’agit donc de classer la population mère selon les critères permettant de faire apparaître la ou les catégorie(s) de la population les plus exposés au risque que l’on souhaite observer. Cette technique ne permet plus de considérer les résultats de l’échantillonnage comme représentatifs de ce qui aurait été obtenu par l’analyse de toute la population mère, mais permet en identifiant les populations à risque de caractériser plus facilement ces risques et d’en identifier plus aisément les mesures de contrôles appropriées à leur réduction.


6

C.

LA MESURE DU RISQUE La criticité de la défaillance (NPR) : Niveau de Priorité de Risque qui s’obtient par la multiplication de 3 indices. NPR = OGE  L’occurrence de la défaillance (O), c'est‐à‐dire sa fréquence de réalisation ;  La gravité des effets attendus (G), c'est‐à‐dire l’importance de l’effet d’une défaillance potentielle appréciée selon une grille d’évaluation préétablie ;  La capacité d’endiguement de la défaillance (E), c'est‐à‐dire la mesure de la possibilité de limiter (voir d’empêcher) les effets de la défaillance alors même qu’elle est déjà survenue ; La cotation du risque, consiste en l’élaboration d’une grille de mesure pour chacun de ces indices. L’échantillonnage permet de renseigner ces grilles.

1.

L’échantillonnage Le choix d’un échantillon conditionne très souvent le succès d’un audit. En effet, les méthodes modernes d’analyse du fonctionnement et de la gestion des organisations, publiques et privées, se fondent en grande partie sur des enquêtes qui nécessitent la structuration rigoureuse d’échantillons représentatifs du phénomène ou de la « population » (au sens statistique du terme). Selon les cas, la population d’où sera issu l’échantillon peut constituer l’objet scientifique d’étude, ou servir de moyen d’information parmi d’autres, pour la compréhension ou l’analyse d’un objet exogène. La réalisation d’une enquête par échantillon correspond, en quelque sorte, à la mise en place d’un programme de maximisation des enseignements et de minimisation de l’incertitude, sous contraintes de fond (objectifs, problématique, utilisations) et de forme (coûts, délais, canaux d’enquêtes, traitements). Certains audits techniques ou de sécurité qui exigent une extrême capacité révélatrice des investigations, supposent l’établissement de niveau de confiance très élevé (99 %) et l’acceptation de marge d’erreur très étroite (< 1 %). Ces exigences suggèrent une politique de l’organisation orientée vers le « zéro‐défaut ». Fixer la taille d’un échantillon est évidemment insuffisant pour en apprécier la qualité. Au delà de la taille de l’échantillon, la qualité des résultats dépend beaucoup des choix méthodologiques de contrôle de l’échantillon et des capacités internes (temps, moyens humains, matériels et financiers) de l’organisation à les réaliser. Il convient de veiller à la représentativité de l’échantillon, et de ces éléments constitutifs, au regard du faisceau d’objectifs préétablis. En effet, la rigueur statistique ne saurait remplacer la recherche d’une adéquation optimale entre les objectifs, le phénomène testé, et la représentativité de l’échantillon. D’où la possibilité de sélectionner des « strates » de la population mère constituant ainsi des « sous‐populations mère » qui serviront de base aux échantillonnages en fonction du risque étudié. En outre, cette recherche d’adéquation peut aboutir à choisir comme méthode d’investigation : l’entretien, le questionnaire, l’observation, … En ce qui concerne les tests devant guider un programme de travail, compte tenu de la nature des phénomènes à observer (risques quantifiables à fort volume et à incidence élevée), le choix doit se porter sur une méthode probabiliste.


7

La taille de l’échantillon La probabilité est définie comme la limite statistique vers laquelle une proportion tend au fur et à mesure que le nombre d’observations augmente. Déterminer la taille d’un échantillon consiste à réduire au maximum l’incertitude pour approcher la « vraie réponse », « la vraie proportion ». Statistiquement, la taille de l’échantillon est fournie après avoir déterminé le niveau de confiance et la marge d’erreur considérés comme raisonnables par l’auditeur. 

Le niveau de confiance et le coefficient

La probabilité que le phénomène observé se trouve dans l’échantillon s'appelle le niveau de confiance. Il convient donc dans un premier temps de se fixer ce niveau de confiance. Les niveaux de confiance requis peuvent être élevés : 95 % voire 99 % (contrôle de production) ou plus faibles (90 % ou 67 % pour les enquêtes d’opinion). Le niveau de confiance se rapporte à l’échantillon : « Il y a 95 chances sur 100 pour que la population observée se situe entre … et … » ou encore « si l’on tirait 100 échantillons différents au sein de la population‐mère, 95 (ou 67) donnerait le même résultat ». A chaque niveau de confiance correspond un coefficient (abscisse de la courbe de Gauss) qui permettra de calculer la marge d’erreur sur la proportion observée. Ce coefficient correspond au nombre d’écarts types nécessaires pour estimer l’observation. NIVEAU DE CONFIANCE

COEFFICIENT

67 %

Environ 1 (0,99)

90 %

Environ 1,65

95 %

Environ 2 (1,96)

99,8 %

Environ 3 (3,09)

(autre lecture : 67 % d’une population Gaussienne est comprise entre + ou – un écart‐type de la moyenne, et 95 % entre + ou – 2 écarts‐type). 

La marge d’erreur

La marge d’erreur c’est à dire l’erreur acceptée lors de l’extrapolation à la population de base portant sur un résultat observé dépend : - de la proportion elle‐même - de la taille de l’échantillon - du niveau de confiance retenu La marge d’erreur correspond à l’écart moyen entre les résultats obtenus sur l’échantillon et ceux que l’on aurait obtenus sur la population mère en l’interrogeant en totalité. Ex : Si on obtient un taux d’erreur sur liquidation des frais de mission de 50 % avec une marge d’erreur de 2 %, la vraie valeur est comprise entre 48 et 52 %. Et si l’on se fixe un niveau de confiance de 95 %, cela veut dire qu’il y a 95 % de chance que le taux d’erreur sur liquidation des frais de mission soit compris entre 48 et 52 %.


8

La marge d’erreur « m » est égale à + ou ‐ ∆P (P = proportion observée). ∆P = coefficient de Gauss x  L’écart‐type :



P 100  P  x n

N n N 1

quand N est très largement supérieur à n :



N n  1 N 1

P 100  P  n avec

= écart‐type

P = proportion observée (à 100 %) n = taille de l’échantillon N = taille de la population‐mère Si le niveau de confiance est de 95 % : P  2

P (100  P )  2 n

Si le niveau de confiance est de 67 % : P  2

P (100  P)  n

Dans la pratique, on peut utiliser des tables statistiques ou des abaques pour estimer les marges d’erreur relatives aux proportions constatées. 2.

Le niveau de priorisation des risques (la cotation) La criticité de la défaillance (NPR) : Niveau de Priorité de Risque qui s’obtient par la multiplication de 3 indices. NPR = OGE 1. L’occurrence de la défaillance (O), c'est‐à‐dire sa fréquence de réalisation ; 2. La gravité des effets attendus (G), c'est‐à‐dire l’importance de l’effet d’une défaillance potentielle appréciée selon une grille d’évaluation préétablie ; 3. La capacité d’endiguement de la défaillance (E), c'est‐à‐dire la mesure de la possibilité de limiter (voir d’empêcher) les effets de la défaillance alors même qu’elle est déjà survenue ;

Le modèle de notation repose sur l’identification d’une échelle commune aux 3 critères : note sur 5, sur 4 sur 10…


9

Exemple Risque

INDICE

Désignation

O

G

E

NPR

Impayé

3

2

2

12

Erreur de valorisation des immobilisations

3

3

2

18

Erreur d’imputation

3

3

1

9

Certains modèles (AMDEC) intègrent un 4ème indice de criticité : la capacité de détection du risque. Au de là de l’identification et de l’évaluation des risques qui permettront de préciser le programme de contrôle de l’auditeur, la méthode AMDEC offre donc une intéressante source d’indicateurs de pilotage car elle « chiffre » les risques prioritaires d’une organisation permettant ainsi de produire régulièrement la mesure de leur évolution et d’en surveiller la maîtrise. Le tableau de bord, outil d’alerte avec lequel le décideur doit piloter son activité, est le support de la prise de décisions. Ce sont les plans d’actions correctrices, élaborés suite à l’analyse du tableau de bord, qui permettront de réduire les risques. L’efficacité de la mise en œuvre des actions décidées est mesurée par les indicateurs de pilotage évaluant les risques selon les principes de cotation de la méthode AMDEC. La cotation des indices mesurant la criticité : la fiche de cotation Une note de criticité doit être attribuée à chacun des risques identifiés. Il s’agit pour chacune des composantes (indices) de la criticité (fréquence, gravité et capacité d’endiguement) d’élaborer une grille de « notation ».

1 risque

3 indices

1 indice

1 grille de « notation » (échelle)

1 grille de « notation »

1 à n facteur(s)

Les grilles de notation, comme les « facteurs » à noter ne sont pas imposées par la méthode AMDEC. Elle prévoit au contraire que les grilles doivent être élaborées par les destinataires de l’information produite : les auditeurs. Ainsi, une fois les risques identifiés convient‐il de construire des grilles de notation pour chaque risque et d’identifier les « facteurs » qui feront l’objet de cette notation. Dans le cadre de missions similaires, il convient d’utiliser les mêmes grilles de notation pour noter les mêmes risques.


10

Les grilles de notation A chaque indice correspond une grille de « notation » qui peut aller de 1 à 3 (échelle de notation au choix de l’auditeur). Ex : - 1 : faible : fréquence ou gravité faible, capacité d’endiguement élevée - 2 : moyen : fréquence ou gravité ou capacité d’endiguement moyenne - 3 : élevé : fréquence ou gravité élevée, capacité d’endiguement faible En résumé : la note 1 est affectée à un problème mineur et la note 3 à un problème important. Les facteurs à noter Les notes portent sur 1 ou plusieurs « facteur(s) » composant l’indice. - fréquence : la notation porte sur la ou les principales manifestations du risque. - gravité : la notation porte sur la ou les principales conséquences du risque. - capacité d’endiguement : la notation porte sur la ou les principales causes du risque. La pondération des notes Cette méthode particulièrement minutieuse peut aboutir pour une même fiche à la notation d’un nombre de « facteurs » différents d’un indice à l’autre. Un choix doit donc être opéré afin de décider du poids à donner à la note de chaque indice dans le calcul de la criticité du risque concerné. Une fois encore, la méthode AMDEC laisse à l’auditeur le soin de pondérer les indices. Il est également possible de choisir de ne pas pondérer les indices en ramenant les notes de chacun des critères à une même échelle (par l’application de la règle de 3). Au delà de la vérification de l’existence des risques potentiels, l’échantillonnage permettent de fournir les éléments utiles au renseignement de certaines notes comme la fréquence ou la gravité (lorsque cette gravité ce mesure en montant par exemple). La comparaison des notes des différents risques étudiés La mise en perspective des notes de l’ensemble des risques identifiés permet de classer les risques. Ainsi des risques importants apparaissent aux cotés de risques mineurs. L’auditeur focalisera son programme de contrôle sur les risques majeurs détectés. La comparaison des notes des différents risques est possible dans la mesure où l’auditeur a préalablement vérifié que l’ensemble des risques ont été notés sur la même échelle globale de cotation des facteurs qui les composent. Une fois de plus, en cas de besoin, les notes de l’ensemble des risques devront être harmonisées par l’application de la règle de 3 afin qu’elles soient rendues comparables.


11

NOTE 2

QUESTIONNAIRE SEPARATION DES FONCTIONS

CLIENT

REFERENCES

SEPARATION DES FONCTIONS

CI‐SEP

VISAS DE REVUE

EXERCICE

DATE

REDACTEUR

XX/XX/XXXX

Cabinet d'expertise comptable…

Comptable M. ou Mme…

PAIE

CAISSE

BANQUE

Achats

Ouverture Enregistrement Lecteur Acceptation des commandes Bon d'expédition Facturation Contrôle facturation Avoirs Comptabilisation Endos des règlements Remises de chèques Enregistrement règlements Autorisation de commandes Bons de commandes Bons de réception Contrôle réception Contrôle facturation Bon à payer Établissement règlements Comptabilisation Comptabilisation Rapprochements Signature Brouillard Espèces Comptabilisation Autorisations Éléments de base Bulletins libre de paie Règlement de la paie comptabilisation

VENTE

                              

COURRIER

PDG M. ou Mme…

PERSONNES

FONCTIONS

DG M. ou Madame…

La séparation des fonctions vous paraît‐elle satisfaisante ?


12

QUESTIONNAIRE D'EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE PAR CYCLE

NOTE 3

Sommaire

Réf.

Questionnaire

Réalisé

Non réalisé

Observations

Charges immobilisées, immobilisations incorporelles et corporelles

CI‐AA

CI‐AQ

Immobilisations financières

CI‐BB

Stocks

CI‐BG

Clients‐ventes

CI‐BK

Autres créances

CI‐BT

Trésorerie (active et passive)

CI‐CP

Capitaux propres

CI‐DN

Risques provisionnés

CI‐DF

Dettes financières et ressources assimilées

CI‐DJ

Fournisseurs / Achats, transports et services extérieurs

CI‐DK

Dettes fiscales / Impôts et taxes

CI‐DL

Dettes sociales / Charges de personnel

CI‐DM

Autres dettes


13

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-AA PROG 1

CHARGES IMMOBILISEES, IMMOBILISATIONS INCORPORELLES, IMMOBILISATIONS CORPORELLES

PROCÉDURES CLÉS SUR LE CYCLE À OBTENIR OU À DÉFAUT À FORMALISER Procédure d’inventaire Immobilisation en cours Acquisition directe Rapprochement des inventaires physiques et comptables Procédure de suivi des immobilisations

Mise au rebut Cession Vol Rapprochement comptabilité auxiliaire et immobilisation

OUI

NON

NAi

 Existence de budget d’investissement pluri annuels







 Existence de budget de maintenance et de grosses réparations pluri annuels







 Phases obligatoires de la décision d’investissement







 Rôles des acteurs définis et diffusés sur la politique d’investissement (demandeur, formalisateur, valideur)







 Existence d’une procédure de suivi des projets d’immobilisation en cours







 Existence d’une immobilisations







 Existence d’une nomenclature des immobilisations et d’une procédure associée







 Existence d’une politique d’assurance des actifs







OBSERVATIONS

DÉTERMINATION ET RÉALISATION DES INVESTISSEMENTS

comptabilité

auxiliaire

des

ACQUISITIONS, PRODUCTION EN INTERNE, CESSIONS MISE AU REBUT

 Entrées en comptabilité : contrôles associés aux acquisitions directes







 Entrées en comptabilité : contrôles associés aux productions en interne







 Cessions : contrôles associés :







Mise au rebut : contrôles associés







Vol : contrôles associés








1

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

OUI

NON

NAi













 Elément de doctrine sur les règles de comptabilisation en immobilisation







 Existence d’un immobilisations







 Existence d’une procédure de détermination de la valeur d’acquisition / valeur initiale







 Rôles et responsabilité des acteurs dans le cadre des opérations d’inventaire







 Existence d’un inventaire physique tenu à jour (périodicité de la mise à jour) et valorisé (périodicité de la valorisation)







 Existence d’une procédure d’inventaire formalisé







 Existence d’une revue documentée et formalisée des durées d’utilisation des biens







 Existence d’une revue documentée et formalisée des indices de dépréciation







 Existence d’une revue documentée et formalisée des risques sur remise en état d’actif







 Périodicité des inventaires physiques et dernier inventaire par catégorie d’immobilisation







 Rapprochement périodique entre les inventaires physique et comptable







 Opérations d’inventaire physique : contrôles associés







 Opérations d’inventaire comptable : contrôles associés







CI-AA PROG 2

OBSERVATIONS

Casse : contrôles associés  Conservation des titres de propriété : acteurs et procédure, règles d’archivage COMPTABILISATION, OPÉRATIONS D’INVENTAIRE

i

seuil

de

comptabilisation

en

NA = Non Applicable


2

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-AQ PROG 1

IMMOBILISATIONS FINANCIERES

PROCÉDURES CLÉS SUR LE CYCLE À OBTENIR OU À DÉFAUT À FORMALISER Versement d’un cautionnement Prise de participation

OUI

NON

NAi

OBSERVATIONS

SÉPARATION DES FONCTIONS

 La séparation des fonctions est‐elle assurée ? (Cf. annexe A)







o

Fonction de contrôle







o

Fonction de comptabilisation et d'enregistrement







o

Fonction de détention de biens ou valeurs







o

Fonction de décision







 Désignation des acteurs responsables de la politique de participation







 Existence d’une financement)













 Règles d’autorisation des prêts







 Règles d’archivage des documents justificatifs







 Existence des échéanciers et d’une procédure de suivi







 Archivage des documents justificatifs







 Existence des échéanciers et d’une procédure de suivi







PRISE DE PARTICIPATION

étude

préalable

(valorisation,

 Existence de phases de validation et de contrôles associés PRÊT

DÉPÔTS ET CAUTIONNEMENT


1

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

OUI

NON

NAi

 Les achats et les ventes de titres sont‐ils soumis à autorisation du Conseil d’administration ou de responsables ayant obtenu délégation ?







 Existe‐t‐il un dossier pour chaque catégorie de titres permettant de connaître :







o les éléments justificatifs du prix payé (en particulier s’il est différent du cours de bourse) ?







o l’historique des mouvements de titres et des variations de valeur ?







o les informations nécessaires à l’évaluation de la valeur à la fin de chaque exercice (en particulier, comptes annuels certifiés, rapports d’experts…) ?







 La procédure en place permet‐elle de s’assurer que la comptabilité est informée de tous les mouvements qui affectent la valeur du portefeuille ?







COMPTABILISATION DES ENCAISSEMENTS DES PRODUITS DE TITRES

 Un registre des dates auxquelles les produits des titres sont à recevoir, ainsi que leur montant, est‐il tenu par une personne autre que celle qui reçoit les encaissements ?







 Vérifie‐t‐on que tous les produits des titres sont encaissés à leur échéance, et correctement enregistrés en comptabilité ?







 Cette vérification est‐elle effectuée par une personne indépendante de celles qui sont chargées :







o de la conservation des titres ?







o des encaissements ?







o de l’enregistrement comptable ?







 Les contrôles sur les produits des titres s’appliquent‐ils aussi aux :







o titres appartenant à des tiers qui les auraient remis à l’entreprise en tant que gages ?







o titres appartenant à l’entreprise qui auraient été déposés en garantie chez les tiers ?







CI-AQ PROG 2

OBSERVATIONS

COMPTABILISATION DES ACHATS ET VENTES DE TITRES


2

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

OUI

NON

NAi

 Un inventaire détaillé donnant une description de tous les titres avec les numéros de certificats est‐il tenu ?







 Les titres sont‐ils conservés dans un coffre ou déposés chez des tiers (banque, agent de change …), afin que leur accès soit réservé à des personnes autorisées ?







 Les titres sont‐ils tous au nom de la société ?







 L’inventaire prévu au paragraphe 1 est‐il régulièrement rapproché avec :







o l’existant physique ou des confirmations des tiers qui les ont en dépôt ?







o les comptes ? (préciser la fréquence).













CI-AQ PROG 3

OBSERVATIONS

PROTECTION ET BONNE UTILISATION DES TITRES

 La société vérifie‐t‐elle qu’elle reçoit tous les certificats relatifs aux actions de garantie s’il y a lieu ?


3

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-AQ PROG 4

ANNEXE A

GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS

« TITRES DE PARTICIPATION ET TITRES DE PLACEMENT » CYCLE: Dossier: N°

1. 2. 3. 4. 5 6. 7. 8.

FONCTIONS OU ACTIVITES

PERSONNEL CONCERNE

Détention des titres Tenue des fiches individuelles Comptage physique Rapprochement comptes individuels comptes collectifs Autorisation des mouvements Accès à la comptabilité générale Demande de confirmation à la banque Exploitation de la réponse de la banque

CONCLUSIONS:


4

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-AQ PROG 5

ANNEXE B MODELE DE MISE EN FORME QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE OBJECTIFS DES CONTROLES 10 – TITRES DE PARTICIPATION ET TITRES DE PLACEMENT OBJECTIFS RECHERCHES A

S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes

B

S’assurer que les achats et les ventes des titres sont dûment autorisés et correctement comptabilisés.

C

S’assurer que les produits des titres sont encaissés par l’entreprise et sont correctement comptabilisés.

D

S’assurer que les titres sont protégés et utilisés au mieux des intérêts de la société.

Etablissement et mise à jour :

Supervision :

Etabli par _____________________le _______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

i

NA = Non Applicable


5

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-BB PROG 1

STOCKS

PROCÉDURES CLÉS SUR LE CYCLE À OBTENIR OU À DÉFAUT À FORMALISER Suivi des approvisionnements Suivi des en cours de productions

Suivi des dépréciations de stocks Opérations d’inventaire

OUI

NON

NAi

THÈMES GÉNÉRAUX

 Existence d’une procédure d’identification précise et partagée des stocks devant être suivis comptablement par l’entité







 Existence de règles formalisées et partagées entre tous les acteurs pour la valorisation des stocks







 Existence d’une procédure d’inventaire des stocks périodique







 Existence d’une procédure d’identification des dépréciations







 Identification précise et à jour de l’ensemble des lieux de stockage







 Identification des acteurs : responsable des stocks, acteurs de comptage, superviseur







 Existence de documents formalisés pour les opérations d’inventaire : feuille de comptage, comptage protégé, feuilles paraphées







 Connaissance partagée par les acteurs des procédures de comptage, examen et relevé des inventaires







 Existence d’une procédure d’identification des stocks endommagés ou périmés







 Existence d’une procédure de rapprochement entre l’inventaire et la comptabilité







 Analyse documentée et formalisée des écarts par les responsables







OBSERVATIONS


1

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-BB PROG 2

OUI

NON

NAi

 Règles de séparation des fonctions respectées entre magasinier et comptable







 Existence de bons d’entrée en stocks







 Existence de bons d’entrée des produits finis en magasin







 Existence de bons de sorties des stocks







 Existence de bons de retour







 Existence d’assurance sur les stocks







 Existence d’une procédure de réception des factures (tampon arrivée)







 Formalisation des contrôles entre les factures clients et les sorties de stocks







 Existence de procédure de rapprochement de la comptabilité auxiliaire des stocks (informatique ou manuelle) avec la comptabilité







PRODUCTION

 Existence de procédures permettant de recenser systématiquement et périodiquement les besoins de l’entreprise au regard de la production







 Existence d’un plan d’assurance qualité







 Existence d’une comptabilité analytique fiable







SUIVI DES STOCKS

 Existence de procédures de limitation d’accès aux lieux de stockage







 Justification systématique mouvements en stocks







 Séparation physique des biens stockés pour le compte de tiers







 Existence de procédures de suivi et contrôle des stocks hors entreprise







 Existence de procédures de suivi des encours













OBSERVATIONS

 Existence de procédures dépréciation des stocks

de

de

l’ensemble

valorisation

des

et


2

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-BB PROG 3

OUI

NON

NAi

OBSERVATIONS

OPÉRATIONS DE VALORISATION ET DÉPRÉCIATIONS

 Audit périodique des applications informatiques de gestion des stocks







 Existence de calculs automatisés de valorisation des stocks







 Existence de calculs automatisés des dépréciations







i

NA = Non Applicable


3

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI – BG PROG 1

CLIENTS VENTES

PROCÉDURES CLÉS SUR LE CYCLE À OBTENIR OU À DÉFAUT À FORMALISER Traitement des commandes Réalisation de la prestation Facturation et suivi des créances clients (y compris politique de relance)

FAIT

NON FAIT

NAi







OBSERVATIONS


 La séparation des fonctions est‐elle assurée ? (Cf. annexe A) o

Fonction de contrôle







o

Fonction de comptabilisation et d'enregistrement







o

Fonction de détention de biens ou valeurs







o

Fonction de décision







 Existe‐t‐il un système de contrôle budgétaire des ventes ?







 Les budgets (ou prévisions) sont‐ils comparés avec les réalisations et les variations expliquées régulièrement ?







et







o le service commercial, en ce qui concerne les conditions et la disponibilité des marchandises ?







o le service crédit pour le recouvrement de la créance ?







 Les commandes téléphoniques doivent‐elle être confirmées par écrit par le client avant d’être exécutées ?







LE BUDGET

ACCEPTATION ET TRAITEMENT DES COMMANDES  Les commandes clients sont‐elles approuvées, avant acceptation, par :


revues

1

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

FAIT

NON FAIT

NAi

 Suivi du délai moyen de traitement des commandes







 Enregistrement systématique des commandes et suivi du traitement des commandes







 Vérification de la solvabilité des clients







 Vérification, validation des conditions financières accordées (acteurs, rôles et phase)







 Approbation des ouvertures de comptes clients (acteurs, rôles et phase)







 Existence des pouvoirs pour l’acceptation des commandes







 Contrôle de la mise en œuvre des pouvoirs (acteurs et responsabilité)



















 Existence d’un suivi des projets en cours et suivi du CA en cours







 Les expéditions sont‐elles faites au vu d’un bon de commande accepté ?







 La procédure permet‐elle de livrer les marchandises aux clients dans les délais fixés, ceci afin d’éviter les réclamations et les risques de litiges avec la clientèle qui peuvent en résulter ?







CI – BG PROG 2

OBSERVATIONS

SORTIES DE MARCHANDISES ET SUIVI DE LA RÉALISATION DES PRESTATIONS  Existence d’un document de sortie pré numéroté o cette séquence est‐elle contrôlée par le service facturation ?

FACTURATION

 Existence des bons de livraison, PV de réception







 Existence d’une grille tarifaire







 Existence d’une politique officielle de réduction







 Validation des réductions exceptionnelles (acteur, phase, rôles)







 Suivi du délai moyen de traitement de la commande







 Séparation des fonctions commerciales, facturation et comptabilisation







 Suivi du délai moyen de facturation







 Existence d’une piste d’audit de la commande au paiement et inversement







 Contrôles sur les différentes étapes (comptabilisation, remise de chèque, enregistrement des règlements ; autorisation des commandes, …)








2

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

FAIT

NON FAIT

NAi

 Les factures sont‐elles établies à partir des documents d’expédition ?







 Les factures sont‐elles pré numérotées ?







 La séquence numérique des factures est‐elle :







o contrôlée ?







o rapprochée régulièrement de la séquence numérique des documents d’expédition ?







 Les factures sont‐elles contrôlées, par une personne autre que celle qui les a établies, avec :







o les bons de commandes pour contrôle des conditions ?







o les bons d’expéditions pour contrôle des quantités ?







o les tarifs ou les approbations individuelles de prix pour l’exactitude des prix facturés ?







 Les calculs arithmétiques sont‐ils vérifiés ?







 Les factures sont‐elles expédiées directement au client par le service facturation ou par le courrier ?







 Un contrôle est‐il fait pour s’assurer que toutes les factures sont enregistrées et que tous les numéros de facture font l’objet d’un suivi comptable ?







 Les marchandises (y compris les emballages, palettes, etc.) expédiées en vertu d’un contrat de vente à condition ou en consignation, sont‐elles correctement suivies et comptabilisées ?







 Les totaux des journaux de vente sont‐ils régulièrement rapprochés avec :







o le total des factures et avoirs émis dans la période ?







o le montant passé en compte collectif ?













o les ventes aux sociétés du même groupe ?







o les exportations ?













CI – BG PROG 3

OBSERVATIONS

 Les comptes permettent‐ils de distinguer :

o les ventes par catégories de clientèle ? o les ventes par classes de produits ? EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE ‐ SECTEUR PRIVÉ RAPPORT DÉFINITIF – 4 JUILLET 2009

3

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

FAIT

NAi

NON FAIT

CI – BG PROG 4

OBSERVATIONS

LES RRR

 Les documents pré numérotés sont‐ils établis :







o en cas de retour de marchandises ?







o en cas de réclamations autres (demande de remise exceptionnelle par exemple) ?







 Ces documents font‐ils l’objet d’une autorisation formelle avant émission des avoirs ?







 Les avoirs sont‐ils :







o établis à partir des documents ci‐dessus ?







o pré numérotés ?







o rapprochés avec les factures d’origine ?







o autorisés avant envoi au client ?







 Un contrôle des liasses vierges d’avoirs est‐il réalisé?







 Les soldes créditeurs (y compris ceux dus au paiement d’acomptes) sont‐ils régulièrement examinés ?







 Les créances passées en pertes ont‐elles été approuvées auparavant par un responsable ?







SUIVI DES COMPTES CLIENTS

 Existence d’un fichier clients







 Suivi du délai de mise à jour







 Suivi du délai d’analyse des comptes clients







 Existence d’une politique de relance (délai, type de relance)







 Existence d’une politique de suivi des créances douteuses







 En fin de période, le rapprochement prévu au $ 9 est‐ il :



















 Mise à jour de la comptabilité auxiliaire

o revu pour identifier les bons d’expédition en instance de facturation ou les facturations d’avance ? o utilisé pour enregistrer les écritures de régularisation nécessaires ? LES CLIENTS À RISQUE

 Des limites de crédit sont‐elles fixées pour chaque client ?







 Ces limites sont‐elles revues régulièrement pour tenir compte des circonstances ?








4

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

FAIT

NON FAIT

NAi

 Ces limites de crédit sont‐elles indiquées sur les comptes clients ?







 Les commandes clients sont‐elles approuvées par le service « surveillance des crédits » avant d’être exécutées ?







 Le responsable du service (surveillance des crédits » est‐il promptement avisé des impayés ?







CI – BG PROG 5

OBSERVATIONS

N.B : UNE ATTENTION PARTICULIÈRE DEVRA ÊTRE APPORTÉE À CET OBJECTIF DANS LES SOCIÉTÉS QUI TRAITENT AVEC UN NOMBRE LIMITÉ DE CLIENTS : LA DÉFAILLANCE DE L’UN D’ENTRE EUX POURRAIT EN EFFET REMETTRE EN QUESTION LA CONTINUITÉ D’EXPLOITATION DE LA SOCIÉTÉ.

LE RECOUVREMENT

 Envoie‐t‐on des relevés mensuels à tous les clients ?







 Ces relevés sont‐ils tous envoyés directement aux clients (et non pas confiés aux représentants, etc …) ?







 Les paiements reçus sont‐ils rapprochés des factures (par exemple par lettrage régulier des comptes clients, etc …) ?







 La société prépare‐t‐elle une balance par ancienneté de créances :







o régulièrement ?







o en fonction des dates d’échéance (et non pas des dates de factures) ?







 Cette balance est‐elle régulièrement soumise à un responsable, en même temps que les informations concernant les impayés, et les dépassements de limites de crédit ?







 Cette balance sert‐elle de base à une procédure de relance systématique ?







 Cette procédure de relance est‐elle suivie d’une remise régulière au contentieux des créances douteuses ?







FIABILITÉ DU SYSTÈME DE COMPTABILISATION

 Tient‐on des comptes individuels clients ?







 Tient‐on un compte collectif clients, mouvementé indépendamment des comptes individuels ?







 Etablit‐on des balances clients mensuelles ?







 Le solde du compte collectif est‐il rapproché mensuellement avec :







o le total des comptes individuels ?







o le total de la balance par ancienneté de créances (voir E.3) ?








5

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

FAIT

NON FAIT

NAi

 Les balances sont‐elles vérifiées à intervalles réguliers par un responsable indépendant ?







 La politique d’établissement des provisions pour créances douteuses est‐elle :







o clairement définie ?







o suffisamment prudente (c’est‐à‐dire pas basée sur le seul critère de déductibilité fiscale ?













CI – BG PROG 6

OBSERVATIONS

 Les employés chargés des comptes clients doivent‐ils s’assurer que les pièces comptables sont approuvées avant de les comptabiliser ?


6

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI – BG PROG 7

ANNEXE A GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS VENTES-CLIENTS CYCLE: Dossier: N°

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.


PERSONNEL CONCERNE

Fonctions Traitement des commandes Examen de la solvabilité des clients Facturation Contrôle bon de livraison – Facture Contrôle commande – Facture Tenue du journal des ventes Vérification de la continuité des numéros de factures comptabilisées Liste des bons de sortie non facturés Tenue des comptes clients Etablissement de la balance clients Etablissement de la balance clients par ancienneté de solde Rapprochement de la balance clients – compte collectif Centralisation des ventes Détermination des conditions de paiement Relevé des chèques reçus au courrier Détention des effets à recevoir Tenue du journal des effets à recevoir Inventaire des effets à recevoir Accès à la comptabilité générale Tenue du journal de trésorerie Emission d’avoirs Approbation des avoirs Etablissement des relevés clients Envoi des relevés aux clients


7

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI – BG PROG 8

GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS VENTES-CLIENTS CYCLE: Dossier: N°


25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35.

Fonctions Comparaison des relevés avec les comptes Comparaison de la balance clients avec les comptes individuels Confirmation des comptes clients Relance des clients Prolongation des conditions de paiement Accord d’escomptes Autorisation de passer en pertes des créances ou effets à recevoir Détermination de la liste des clients passés en pertes Tenue des comptes de débiteurs divers Expédition des produits finis Surveillance des stocks

PERSONNEL CONCERNE

CONCLUSIONS:


8

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI – BG PROG 9

ANNEXE B MODELE DE MISE EN FORME QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE OBJECTIFS DES CONTROLES

6 – VENTES - CLIENTS

OBJECTIFS RECHERCHES A


B

S’assurer que toutes les marchandises fournies et les services rendus à la clientèle sont correctement facturés et comptabilisés.

C

S’assurer que les rabais, remises, ristournes accordés aux clients et les créances passées en pertes sont dûment autorisés et correctement comptabilisés.

D

S’assurer que les marchandises ne sont pas livrées aux clients qui ont atteint leur limite de crédit et qui représentent un risque pour la société.

E

S’assurer que les créances sont recouvrées avec célérité

F

s’assurer que le système de comptabilisation des comptes clients et des autres comptes affectés par les opérations de ventes est fiable.


Supervision :

Etabli par _____________________le _______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

i

NA = Non Applicable


9

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-BK CI-DM PROG 1

AUTRES CREANCES ET AUTRES DETTES

PROCÉDURES CLÉS SUR LE CYCLE À OBTENIR OU À DÉFAUT À FORMALISER Suivi des opérations en devises Suivi des opérations de cession d’actifs Suivi des comptes d’attente Opérations d’inventaire Suivi des comptes courants Associés

Les procédures de contrôle interne relatives aux autres créances et dettes sont étroitement liées aux procédures des autres cycles. Il conviendra de s’attacher aux règles de séparation des fonctions sur les opérations en devises et de procéder aux contrôles de régularité et analyse des variations des comptes courants d’associés.


1

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-BT PROG 1

TRESORERIE

PROCÉDURES CLÉS SUR LE CYCLE À OBTENIR OU À DÉFAUT À FORMALISER Obtention, utilisation et conservation des chéquiers, caisse et autres moyens de paiement Procédure d’encaissement des chèques Tenue de la caisse Rapprochement bancaire

Ouverture, autorisation sur un compte bancaire Autorisation sur les opérations financières (emprunts, VMP) Paiement par virement internet

OUI

NAi

NON

OBSERVATIONS










o Fonction de contrôle







o Fonction de comptabilisation et d'enregistrement







o Fonction de détention de biens ou valeurs







o Fonction de décision







La séparation des fonctions est‐elle assurée ? (Cf. annexe A)

THÈMES GÉNÉRAUX SUR LES OPÉRATIONS DE TRÉSORERIE



Existence d’une documentation officielle et à jour sur l’organisation des comptes financiers dans l’entité









Respect des règles de séparation des fonctions







o Ordonnateur – payeur







o Ouverture du courrier – saisie des opérations liées à la trésorerie









Etablissement des rapprochements bancaires – acteurs et rôles, supervision des travaux









Etablissement des rapprochements de caisse – acteurs et rôles, supervision des travaux









Respect des règles de séparation des fonctions









Délai d’établissement des rapprochements bancaires









Délais d’établissement des rapprochements de caisse








1

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

OUI

NON

NAi

ENCAISSEMENTS

LA REMISE EN BANQUE

CI-BT PROG 2

OBSERVATIONS



Délai de remise des règlements reçus









Date de valeur et délai de mise à disposition des fonds









Le courrier est‐il ouvert par une personne autre que le caissier ou les responsables des comptes clients ?









La personne ouvrant le courrier, prépare‐t‐elle une liste des chèques, espèces et effets reçus ?









Les chèques et effets sans bénéficiaires sont‐ils immédiatement complétés au nom de l’entreprise ?









Le caissier remet‐il immédiatement et intégralement en banque, les chèques et espèces qui ont été reçus ?









Les bordereaux de remises en banque retournés par la banque et authentifiés par celle‐ci, sont‐ils reçus directement par un employé indépendant du caissier ?









Ces bordereaux, sont‐ils comparés par une personne indépendante, avec la liste des fonds reçus ($ 2 a) ?









L’enregistrement sur les comptes clients est‐il fait à partir d’avis de recettes plutôt qu’à partir des pièces elles‐mêmes (chèques en particulier) ?







Lorsqu’il y a des encaissements effectués par des agents représentants, livreurs, etc …, ces personnes sont‐elles tenues :







o d’établir des reçus prénumérotés ?







o de transmettre ces recettes immédiatement à la banque ou la société ?







Des vérifications sont‐elles faites périodiquement par une personne indépendante pour s’assurer que tous les fonds reçus ont été correctement remis en banque ?























ENCAISSEMENT ET SUIVI DES EFFETS



Les effets envoyés à l’acceptation sont‐ils enregistrés de façon à permettre le suivi de leur retour ? o Si oui, le registre est‐il revu périodiquement pour le suivi des effets non encore retournés acceptés par les clients ?



les effets reçus (acceptés ou non soumis à acceptation) sont‐ils conservés dans un coffre ?









Les effets en portefeuille sont‐ils régulièrement comparés avec le grand‐livre (ou un échéancier) ?









Les effets sont‐ils mis en recouvrement suffisamment tôt avant la date d’échéance ?









Un bordereau est‐il établi par la société pour accompagner les effets remis à l’encaissement ?








2

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

OUI

NON

NAi

CI-BT PROG 3

OBSERVATIONS



Lorsque les effets sont remis à l’escompte, une liste de ces effets est‐elle établie lorsqu’ils sortent du portefeuille ?









Les prorogations ou les renouvellements des effets doivent‐ ils faire l’objet d’une autorisation spécifique par un responsable ?









Les effets retournés impayés sont‐ils redébités aux comptes des clients ?









Y‐a‐t‐il un responsable chargé de suivre le recouvrement des effets impayés ?









Les services commerciaux sont‐ils informés des impayés, de manière à éviter de nouvelles livraisons au client ?







COMPTABILISATION



Délai de comptabilisation des opérations en comptabilité









Comptabilisation systématique des chèques reçus par une personne indépendante de celle chargée des remises en banque









Existence d’un rapprochement entre chèques reçus et chèques encaissés









Le total des recettes encaissées est‐il régulièrement rapproché du montant des crédits portés aux comptes clients (et/ou débiteurs divers) ?







La société utilise‐t‐elle les comptes : effets remis à l’encaissement et effets remis à l’escompte ?













- le compte effets à recevoir au bilan n’est‐il crédité que lorsqu’on reçoit l’avis de crédit de la banque ?







- a‐t‐on à la date du bilan un état comptable ou extra‐comptable des risques en cours ; c’est‐à‐dire des effets remis à l’encaissement ou escomptés avant la date du bilan et dont l’échéance se situe sur le nouvel exercice ?







o Si oui, ces comptes sont‐ils régulièrement analysés pour s’assurer qu’ils ne comprennent pas d’effets dont l’échéance est dépassée ?













PAIEMENTS

AUTORISATIONS ET JUSTIFICATIONS DE PAIEMENT



o Si non :



Les journaux auxiliaires correctement centralisés ?

d’encaissement

sont‐ils



Justifications des paiements par des opérations initiées par l’entité









Justification systématique des paiements par des pièces justificatives









Autorisations sur les différents modes de paiement








3

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

OUI

NON

NAi

CI-BT PROG 4

OBSERVATIONS



Définition des pouvoirs sur les chèques, virement et opérations de caisse









Conservation des chèques annulés à la souche









En dehors des opérations de petite caisse, toutes les dépenses sont‐elles faites sous forme de chèque, effets de commerce, ou virements bancaires ?









L’émission de chèques au porteur ou en blanc, est‐elle prohibée ?









Les chèques et les billets à ordre vierges sont‐ils :













o conservés dans un coffre ? o accessibles seulement aux personnes autorisées à remplir les chèques et billets à ordre ? 

Les billets à ordre sont‐ils prénumérotés ?









Les traites tirées sur la société sont‐elles soumises à son acceptation ?









Les factures et leurs justificatifs dûment contrôlés et approuvés sont‐ils présentés au signataire des titres de paiement ?







L’indication du paiement est‐elle portée sur les pièces justificatives au moment de la signature, afin d’éviter les doubles paiements ?









Les chèques et billets à ordre sont‐ils tous tirés à l’ordre de bénéficiaires nommément désignés ?









Les chèques et billets à ordre signés sont‐ils expédiés par le signataire lui‐même ou par une personne directement placée sous ses ordres ?







Les chèques erronés, sont‐ils annulés pour éviter leur réemploi et classés ? (par exemple en agrafant le chèque ou le numéro du chèque à la souche).









Y‐a‐t‐il une protection identique pour les billets à ordre ?









Contrôle‐t‐on les effets retournés après paiement ?









Quand une machine à signer les chèques ou les billets à ordre est utilisée, le composteur est‐il l’objet d’un contrôle adéquat ?











COMPTABILISATION DU PAIEMENT



Délai de comptabilisation des opérations en comptabilité









Existence systématique d’un estampillage « Bon à payer » sur les pièces justificatives de paiement









Existence systématique d’un estampillage « Payé » sur les pièces justificatives de paiement









Existence de comptes bancaires inactifs









Les chèques émis sont‐ils enregistrés par ordre numérique dans le journal des règlements ?








4

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

OUI

NON

NAi

CI-BT PROG 5

OBSERVATIONS



Les effets sont‐ils enregistrés par ordre numérique dans un journal des effets ?









Les séquences numériques sur les journaux sont‐elles contrôlées :







o pour les chèques ?







o pour les effets ?







Les comptes bancaires sont‐ils bien crédités :







o au jour de l’échéance pour les effets ?







o au jour de leur émission pour les chèques ?







Un rapprochement est‐il effectué régulièrement entre le montant des effets individuels figurant sur le journal des effets à payer et le compte général effets à payer en comptabilité ?







Tient‐on un registre des prélèvements bancaires ? (impôt, téléphone, électricité, loyer, etc…)







o Le registre est‐il revu et remis à jour régulièrement ?







o L’enregistrement comptable des prélèvements est‐il fait sans retard ?














5

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-BT PROG 6

ANNEXE A GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS TRESORERIE CYCLE: Dossier: N° FONCTIONS OU ACTIVITES 1. Tenue de la caisse 2. Détention de titres 3. Détention des chèques reçus des clients 4. Autorisation d’avance aux employés 5. Détention des carnets de chèques 6. Préparation des chèques 7. Approbation des pièces justificatives 8. Signature des chèques 9. Annulation des pièces justificatives 10. Envoi des chèques 11. Tenue du journal de trésorerie 12. Liste des chèques reçus au courrier 13. Dépôts en banque de chèques ou espèces 14. Tenue des comptes clients 15. Tenue des comptes fournisseurs 16. Emission d’avoirs 17. Approbation des avoirs 18. Réception des relevés bancaires 19. Préparation des relevés bancaires Comparaison de la liste des chèques reçus au courrier avec les 20. bordereaux de remise en banque et avec le journal de trésorerie 21. Accès à la comptabilité générale 22. Tenue du journal de ventes 23. Préparation des factures clients

PERSONNEL CONCERNE

CONCLUSIONS:


6

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-BT PROG 7


7 – TRESORERIE - DEPENSES


S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes.

B

S’assurer que les paiements sont justifiés et dûment autorisés

C

S’assurer que les paiements sont correctement comptabilisés.


Supervision :

Etabli par _____________________le _______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________


7

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-BT PROG 8

QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE OBJECTIFS DES CONTROLES

8 – TRESORERIE - RECETTES



B

S’assurer que les recettes sont intégralement et rapidement remises en banque.

C

S’assurer que l’encaissement des effets est régulièrement suivi.

D

S’assurer que toutes les recettes sont comptabilisées.


Supervision :

Etabli par _____________________le _______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

i

NA = Non Applicable


8

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-CP PROG 1

CAPITAUX PROPRES

PROCÉDURES CLÉS SUR LE CYCLE À OBTENIR OU À DÉFAUT À FORMALISER Augmentation des capitaux propres Diminution des capitaux propres


1

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-DN PROG 1

RISQUES PROVISIONNES

LES ÉLÉMENTS PROBANTS OBTENUS SUR CE CYCLE RELÈVENT ESSENTIELLEMENT DE LA RÉVISION COMPTABLE.


1

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-DF PROG 1

DETTES FINANCIERES

PROCÉDURES CLÉS SUR LE CYCLE À OBTENIR OU À DÉFAUT À FORMALISER Validation interne d’une demande d’emprunt Validation interne des garanties données Suivi des emprunts Suivi des risques de taux

OUI

NON

NAi

OBSERVATIONS

THÈMES GÉNÉRAUX SUR LE CYCLE

 Existence d’une procédure d’engagement







 Existence d’une procédure de suivi des emprunts







 Existence d’une procédure de suivi des risques de taux







i

NA = Non Applicable


1

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-DJ PROG 1

FOURNISSEURS Achats, transports et services extérieurs

PROCÉDURES CLÉS SUR LE CYCLE À OBTENIR OU À DÉFAUT À FORMALISER Expression du besoin Demande d’achat Commande

Réception Facturation Paiement

OUI

NON

NAi

OBSERVATIONS




















o Fonction de détention de biens ou valeurs







o Fonction de décision







 Existence de pouvoirs (acteurs et responsabilités)







 Identification des contrôles par acteur et par phase







 Existence d’une procédure formalisée permettant de recenser systématiquement et périodiquement les besoins de l’entreprise







 Existence de demandes d’achats







 Existence d’une piste d’audit de la demande d’achat à l’expression du besoin







 Existence d’une procédure de suivi des stocks et gestion de seuil d’alerte







 Existence de pouvoirs (acteurs et responsabilité)







 Les achats de biens ou service sont‐ils déclenchés sur la base de demandes d’achat établies par des personnes habilitées ?







 La séparation des fonctions est‐elle assurée ? (Cf. annexe A) o Fonction de contrôle o Fonction de d'enregistrement

comptabilisation

et

EXPRESSION DES BESOINS

DÉCLENCHEMENT DE LA COMMANDE


1

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-DJ PROG 2

OUI

NON

NAi

OBSERVATIONS








 Les achats sont‐ils effectués par appel à la concurrence ?







 Existence de procédure d’appels d’offres







 Existence d’une procédure de sélection des offres







 Existence d’un circuit de pouvoirs clair et formalisé







 Existence systématique de bons de commande (BDC) fournisseurs







o Si oui, sont‐ils pré numérotés ?







o Si oui, sont‐ils établis en quantité et en valeur ?







o Si oui, sont‐ils signés par un responsable, au vu de la demande d’achat ?







 Piste d’audit de la commande à l’expression des besoins







 Responsabilisation des acteurs sur les bons de commande







 Existence d’un circuit de validation des bons de commande







 Existence de fichier de fournisseurs référencés ?







 Comparaison périodique entre prix des fournisseurs référencés et prix du marché ?







 Les commandes en cours sont‐elles régulièrement évaluées pour déterminer les engagements pris par l’entreprise ?







 Existence de pouvoirs (acteurs et responsabilité)














 Existence systématique de bons de réception







o Si oui, sont‐ils pré numérotés ?







o Si oui, sont‐ils signés par le réceptionnaire ?







 Enregistrement systématique du bon de réception







 Identification physique de la réception







 Rapprochement systématique entre le bon de livraison et le bon de commande sur les quantités et la qualité







 Existence d’un système de contrôle qualité



















RÉCEPTION DES BIENS OU SERVICES

 Respect des séparations de commande/réception, Facture/Paiement

fonctions :

 Existence d’une politique de relance des fournisseurs, pour retard de livraison notamment EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE ‐ SECTEUR PRIVÉ RAPPORT DÉFINITIF– 4 JUILLET 2009

2

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-DJ PROG 3

OUI

NON

NAi

OBSERVATIONS







 Existence d’un bon de retour pour les marchandises retournées ?







 Les réclamations faites systématiquement ?







 Les bons de retour et les demandes d’avoir sont‐ils transmis aux personnes chargées d’obtenir les avoirs ?







 Si oui, ces personnes se servent‐elles de la pré numérotation pour vérifier qu’elles reçoivent tous les bons de retour et demandes d’avoir ?







 Est‐il procédé régulièrement à une revue des retours et des réclamations non recoupés avec des avoirs ?







 Existence d’un fichier fournisseurs







 Existence de pouvoirs (acteurs et responsabilités)














 Vérifications des mentions indiquées sur les factures ou note annexée







 Si des factures sont envoyées aux services utilisateurs pour approbation ?













o La comptabilité garde‐t‐elle une trace de ces envois ?







o Les services utilisateurs sont‐ils régulièrement relancés ?







 Existence d’un suivi des prestations réceptionnées et non facturées







 Transmission systématique et immédiate des factures et des avoirs au service comptabilité







o Existe‐t‐il un système de numérotation séquentielle des factures et avoirs à la réception par le service comptable ?







o La date de réception sur la facture (avoir) est‐elle apposée en même temps ?







o Les doubles de factures et avoirs sont‐ils identifiés à l’aide d’un tampon? «DUPLICATA» ou double détruit ?







 Existence d’un bon d’inspection ou autre système de contrôle approprié pour les services reçus ? RETOURS DE MARCHANDISES ET RÉCLAMATIONS

sont‐elles

enregistrées

ENREGISTREMENT DES ACHATS ET DES DETTES FOURNISSEURS

o Sont‐elles accompagnées justificatives ?


des

pièces

3

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-DJ PROG 4

OUI

NON

NAi

OBSERVATIONS

 Le responsable du service comptabilité approuve‐t‐il les factures (appuyées des bons de commande et bons de réception) avant d’ordonnancer le paiement et de procéder à l’imputation comptable ?







 Compétence des collaborateurs pour les travaux







 Existence d’un marquage des factures « Facture originale »







 Existence d’un marquage des factures par un « bon à payer »







 Les factures et avoir fournisseurs sont-ils vérifiés par le service comptable ?







o Rapprochement des quantités, qualités, prix et conditions de paiement avec les bons de commandes *







o Rapprochement des qualités et quantités avec les bons de réception ou de retour *







o Exactitude arithmétique ?







o Imputation comptable ?













 Estampillage des factures payées par la mention « Payé »







 Délai de mise à jour de la comptabilité fournisseurs







 Existence d’une procédure d’archivage







 Existence de pouvoirs







 Identification des contrôles par acteur par phase







 Le service comptable utilise‐t‐il les séquences numériques des documents suivants pour s’assurer qu’il reçoit toutes les informations nécessaires ?







o bons de commande







o bons de réception







o bons de retour et/ou demandes d’avoirs







o factures et avoirs reçus







 Le service comptable se sert‐il de la séquence numérique des factures et avoirs reçus pour vérifier qu’ils sont touts comptabilisés ?







 Rapprochement des factures aux bons de commande







o Contrôle des remises et bonifications dues ? * ou tout autre justificatif pour les services et frais annexes.

PAIEMENT DES FACTURES


4

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-DJ PROG 5

OUI

NON

NAi

OBSERVATIONS

o Qualité







o Quantité







o Prix







o Conditions financières







 Rôles des acteurs dans les contrôles







 Existence d’un suivi des avoirs pour les marchandises retournées







 Organisation définie et partagée de la comptabilité fournisseurs







 Lorsque des fournisseurs adressent des relevés de comptes à la société :







o Ces relevés sont‐ils comparés avec les soldes des comptes en comptabilité ?







o Les différences sont‐elles recherchées et apurées ?







o Ces ajustements sont‐ils approuvés par un responsable ?













o Les bons de réception non facturés et les factures en instance d’approbation pour évaluer les charges à payer ?







o Les bons de retour ou demandes d’avoirs non rapprochés d’avoirs pour évaluer les produits à recevoir ?







o Les bons de commande non honorés pour ? Pour évaluer les engagements reçus et rechercher les passifs non enregistrés pour services reçus.







 En fin de période, la comptabilité utilise‐t‐elle ?


5

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-DJ PROG 6

ANNEXE A GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS ACHATS-FOURNISSEURS CYCLE : Dossier : N° FONCTIONS OU ACTIVITES 1. Demandeurs d’achats 2. Etablissement des commandes 3. Autorisation des commandes 4. Réception 5. Comparaison commande-facture 6. Comparaison bon de réception-facture 7. Imputation comptable 8. Vérification de l’imputation comptable 9. Bon à payer 10. Tenue du journal des achats 11. Tenue des comptes fournisseurs Rapprochement des relevés fournisseurs avec les 12. comptes Rapprochement de la balance fournisseurs avec le 13. compte collectif 14. Centralisation des achats 15. Signatures des chèques 16. Envoi des chèques 17. Acceptation des traites 18. Tenue du journal des effets à payer 19. Tenue du journal de trésorerie 20. Annulation des pièces justificatives 21. Accès à la comptabilité générale 22. Suivi des avoirs

PERSONNEL CONCERNE

CONCLUSIONS:


6

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-DJ PROG 7


2 – ACHATS - FOURNISSEURS OBJECTIFS RECHERCHES A


B

S’assurer que toutes les commandes sont dîment autorisées et que leur suivi permet de connaître les engagements pris par l’entreprise.

C

S’assurer que les marchandises et services reçus sont conformes aux commandes quant à la quantité et à la qualité et qu’ils sont enregistrés sans délais.

D

S’assurer que les marchandises retournées ainsi que les réclamations concernant les quantités, les qualités et les délais de livraison sont suivis de façon à obtenir des avoirs pour ces éléments.

E

S’assurer que les factures et avoirs sont contrôlés avec les bons de réception ou de retour pour les quantités et la qualité et avec les bons de commande pour les prix et conditions de paiement. Que les factures et avoirs sont approuvés avant enregistrement.

F

S’assurer que les dettes et créances sont enregistrées même si les factures ou avoirs correspondants ne sont pas encore reçus ou approuvés. système de comptabilisation des comptes clients et des autres comptes affectés par les opérations de ventes est fiable.


Supervision :

Etabli par _____________________le _______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

i

NA = Non Applicable


7

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-DK PROG 1

DETTES FISCALES

PROCÉDURES CLÉS SUR LE CYCLE À OBTENIR OU À DÉFAUT À FORMALISER Détermination de l’impôt sur les sociétés Elaboration de la déclaration de TVA

Les procédures de contrôle interne relatives aux dettes fiscales sont étroitement liées aux procédures des autres cycles. Le programme de contrôle couvre essentiellement les assertions d’audit de ce cycle.


1

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-DL PROG 1

DETTES SOCIALES CHARGES DE PERSONNEL

PROCÉDURES CLÉS SUR LE CYCLE À OBTENIR OU À DÉFAUT À FORMALISER Embauche d’un salarié Elaboration des bulletins de paie et déclarations sociales mensuelles Départ d’un salarié Suivi des congés payés

OUI

NON

NAi

 Existence d’un service de paie







 Séparation des fonctions satisfaisantes (Cf. Annexe A)







OBSERVATIONS

THÈMES GÉNÉRAUX SUR LE CYCLE

o

Élaboration de la paie, déclaration sociale







o

Comptabilisation







o

Paiement



















 Mise à jour des registres obligatoires de paie GESTION ET SUIVI DES EFFECTIFS (ENTRÉES – SORTIES)  Existence de pouvoirs (acteurs et responsabilités) o

Procédure d’embauche







o

Procédure de licenciement







o

Procédure de départ







o

Procédure de modification de salaire













 Cohérence des embauches au regard des référentiels o

Budget prévisionnel







o

Compétences







o

grille de salaires













 Mise à jour du registre du personnel (existence, acteurs, responsabilités, périodicité) o

Procédure de prise en compte des entrées (date d’engagement de chaque personnel)







o

Détail des rémunérations et retenues à effectuer (par personne)








1

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

OUI

NON

NAi

CI-DL PROG 2

OBSERVATIONS

o

Exemplaire du contrat de travail de chacun







o

Procédure de prise en compte des départs







 Toutes ces modifications sont prises en compte par le service paie ?













ETABLISSEMENT DE LA PAIE ET DES DÉCLARATIONS SOCIALES  Existence d’un système de contrôle des variables de paie avant communication des données au service paie o

Heures travaillées







o

Primes







o

Congés payés







o

Absence







o

Affaires commissionables







 Contrôles formalisés de cohérence entre les bulletins de paie et les contrats de travail







 Contrôles formalisés des bulletins de paie avec la liste des présents







 Contrôles formalisés des chèques émis avec la liste des présents. Les signataires des chèques







o

s’assurent‐ils que la paie a été approuvée ?







o

apposent‐ils leurs initiales sur le journal de paie ?







 Contrôles formalisés du temps travaillé et des parties variables







 Contrôles formalisés du calcul des cotisations sociales







 Contrôles formalisés et rapprochements déclarations sociales avec les bases cumulés







 La paie est‐elle approuvée par un responsable avant paiement ?







 Les informations nécessaires pour le calcul des congés payés sont‐elles détenues par le service paie ?







 Surveille‐t‐on suffisamment les déductions autres que sociales, sur les appointements et les salaires (exemple : saisies – arrêtés, etc…) ?







 Les comptes d’avances et d’acomptes sont‐ils régulièrement confirmés avec les bénéficiaires ?







 Délai de paiement des salaires







 Délai de paiement des déclarations sociales













 Rapprochement périodiquement des états restitution du logiciel de paie et de la comptabilité


des

de

2

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

OUI

NON

NAi













CI-DL PROG 3

OBSERVATIONS

 Délai de mise à jour de la comptabilité PAIEMENT

 Si des salaires sont payés en espèces : o

Contrôle‐t‐on l’identité du bénéficiaire avant de le payer ?







o

La sécurité sur les espèces entre le moment où elles sont retirées de la banque jusqu’au moment où elles deviennent la propriété des employés est‐ elle suffisante ?













 Avant enregistrement de l’écriture de paie ; les montants, par compte, sont‐ils comparés avec le mois précédent ?







 Des explications sont‐elles demandées pour toute variation anormale ?













 Utilise‐t‐on un compte bancaire spécifique pour la paie ? COMPTABILISATION

OBLIGATIONS LÉGALES

 Les livres suivants sont‐ils tenus à jour : o

Livre de paie coté et paraphé ?







o

Livre d’entrée et sortie du personnel ?







o

Livre de la main‐d’œuvre étrangère ?













 Les charges sociales et autres déductions sur salaires sont‐elles acquittées régulièrement ?


3

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-DL PROG 4

ANNEXE A

GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS

GRILLE DE SEPARATION DE FONCIONS PAIE-PERSONNEL CYCLE: Dossier: N° 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

FONCTIONS OU ACTIVITES Approbation des entrées ou sorties de personnel Détermination des niveaux de rémunérations Autorisation des primes Approbation des heures travaillées Préparation de la paie Vérification des calculs Approbation finale de la paie après sa préparation Préparation des enveloppes de paie Distribution des enveloppes Signature des chèques de salaire Rapprochement de banque du compte bancaire réservé aux salaires Centralisation de la paie Détention des dossiers individuels du personnel Comparaison périodique du journal de paie avec les dossiers individuels Autorisation d’acomptes ou avances.

PERSONNEL CONCERNE

CONCLUSIONS:


4

Client : _________________________________________

Code client : ______________

Contrôlé par : _____________

Exercice : _______________

Le : ______________________

Le : _____________________

Fait par : ____________

CI-DL PROG 5

ANNEXE B MODELE DE MISE EN FORME QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE OBJECTIFS DES CONTROLES 3 – GESTION SOCIALE


S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes.

B

S’assurer que les personnes figurant sur le journal de paie ont bien droit à leur rémunération

C

S’assurer que : a) la paie est établie correctement b)

le paiement s’effectue avec la sécurité nécessaire

c)

l’enregistrement comptable est fiable

d)

les dispositions légales sont respectées.


Supervision :

Etabli par _____________________le _______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

Mis à jour par __________________le_______________

par ____________le___________

i

NA = Non Applicable


5

7 Evaluation Controle Interne.pdf

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