PROGRAMA INSTITUCIONAL: ORDEN Y LIMPIEZA Soportada con Metodología Metodología 5’S
Material didáctico
Unidad de Evaluación de Delegaciones.
Objetivo general Unidad de Evaluación de Delegaciones
Lograr la aplicación efectiva de la metodología 5’S,
en las operaciones, que permita con la participación activa y sistémica del personal, mejoras duraderas en el ambiente de trabajo generando orden,
limpieza e imagen institucional.
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Objetivo general Unidad de Evaluación de Delegaciones
Lograr la aplicación efectiva de la metodología 5’S,
en las operaciones, que permita con la participación activa y sistémica del personal, mejoras duraderas en el ambiente de trabajo generando orden,
limpieza e imagen institucional.
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Contenido: Unidad de Evaluación de Delegaciones
•
Características de un ambiente de no Calidad
•
Características de un ambiente de Calidad
•
Metodología Metodologí a de las 5’S
•
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•
Objetivo General
•
Qué son y en qué consisten las 5’S
•
Beneficios
Acciones generales de implantación
Unidad de Evaluación de Delegaciones
Un ambiente de no calidad
Existen numerosos ejemplos de ambientes de trabajo improductivos: o
o
Lentitud de respuesta y deficiente calidad en el servicio Objetos y/o documentos innecesarios acumulados en el proceso y en el servicio.
o
Condiciones físicas adversas y suciedad
o
Crisis recurrentes y urgencias en el trabajo.
o
Desorden en el lugar de trabajo ocasionando accidentes y daños.
o
Malas relaciones interpersonales, con baja participación del personal.
o
Obsolescencia frecuente de materiales.
o
Capacidad limitada para detectar anomalías.
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Unidad de Evaluación de Delegaciones
Un ambiente de calidad
•
Brinda seguridad, confianza y bienestar
•
Es despejado, ordenado, limpio y productivo
•
Material y equipo ordenado, en donde se previenen situaciones indeseables
•
Flujos ágiles de procesos y servicios
•
Personal participativo y facultado para tomar decisiones
•
Es intimo y amigable
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Metodología 5’S Unidad de Evaluación de Delegaciones
Metodología de las 5’s “Para la creación de espacios Limpios, Ordenados y Seguros”
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Qué son las 5 s ´
Unidad de Evaluación de Delegaciones
•
Es una filosofía de trabajo para lograr ambientes o sitios donde se “respire” la calidad
•
Es una metodología que tiene su origen en prácticas gerenciales japonesas
•
Su aplicación es sencilla y fácil de entender, pero requiere compromiso, disciplina y constancia
•
Son principios universales que debemos fomentar para lograr ser mejores personas y tener calidad de vida
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Metodología de las 5 s ´
Unidad de Evaluación de Delegaciones
Nombre
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Traducción
Descripción
Seiri
Seleccionar
Separar todas las cosas, eliminarlas o enviarlas a donde se usen.
Seiton
Organizar
Ordenar los artículos esenciales de manera que sea fácil y rápido el tomarlos y regresarlos.
Seiso
Limpieza
Mantener el equipo, materiales y el área de trabajo ordenada y limpia
Seiketsu
Estandarizar
Hacer del orden y la limpieza una práctica de rutina; mantener un ambiente agradable de trabajo.
Shitsuke
Disciplina
Estandarizar los cuatro pasos anteriores y mejorarlos constantemente.
Unidad de Evaluación de Delegaciones
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Porque implementar las 5’S
Unidad de Evaluación de Delegaciones
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Beneficios de aplicar las 5’s
1 SEIRI “Seleccionar”
Unidad de Evaluación de Delegaciones
SEIRI “Seleccionar”
Es separar las cosas útiles de las innecesarias, las suficientes de las excesivas y dejar en nuestro sitio de trabajo sólo lo indispensable para realizar eficientemente nuestras labores.
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Unidad de Evaluación de Delegaciones
SELECCIONAR (MANTENER SOLO LO NECESARIO) SELECCIONE SU MATERIAL O EQUIPO DE TRABAJO DE ACUERDO A LA FRECUENCIA DE USO:
a)
A CADA MOMENTO TODOS LOS DÍAS TODAS LAS SEMANAS
UBÍQUELO EN LA OFICINA Y/O CONSULTORIO, SOBRE LA MESA DE TRABAJO O CERCA DE ELLA.
b)
UNA VEZ AL MES. CADA TRES MESES.
UBÍQUELO CERCA AL SITIO DE TRABAJO.
c)
ESPORÁDICAMENTE
UBÍQUELO EN EL ALMACÉN O DEPÓSITO.
UNA VEZ AL AÑO
d) 13
LO QUE NO ES NECESARIO.
DESCÁRTELO. SUPRÍMALO. DESÉCHELO.
EN UN
Unidad de Evaluación de Delegaciones
Diagrama apoyo implantación 5’s Organizarlos
Objetos necesarios
Objetos dañados
Si
¿Son útiles?
Repararlos
No Objetos obsoletos
Objetos de más
Separarlos
¿Son útiles para alguien más ?
Descartarlos
No Donar
Si
Transferir Vender
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Unidad de Evaluación de Delegaciones
SELECCIONAR (MANTENER SOLO L O NECESAR IO)
SIMULTÁNEAMENTE, EN TODAS LAS ÁREAS DE SERVICIO, CADA TRABAJADOR LLEVA A CABO LA CLASIFICACION. EN UN DÍA SEÑALADO CON ANTICIPACIÓN, EN PASILLOS, OFICINAS, ESPACIOS COMUNES, ARMARIOS, GAVETAS, ESTANTES, ESCRITORIOS ASI COMO EN CONSULTORIOS, LIBREROS Y MUEBLES DE USO. LA SELECCION PUEDE SER:
SOBRANTE
¿ ES UTIL ?
FUNCIONAL
DESCOMPUESTO REPARABLE
SE DESECHA
SE CLASIFICA SE CLASIFICA
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NO REPARABLE
CUANTO MÁS SE AMPLIE EL ESPACIO, HABRÁ MÁS COMODIDAD, FACILIDAD PARA LIMPIAR Y ORDENAR EL ÁREA Y ELLO REDUNDARÁ POSITIVAMENTE EN NUESTRO BIENESTAR.
DESECHAR
RECUERDE SIEMPRE NO OLVIDE QUE ESTE ESPACIO ES NUESTRO LUGAR DE RES IDENCIA .
Unidad de Evaluación de Delegaciones
SIN SEIRI
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Metodología 5 S ´
CON SEIRI
Unidad de Evaluación de Delegaciones
Metodología 5 S ´
Beneficios de SEIRI:
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•
Mayor seguridad al liberar espacio útil en hospital y oficinas
•
Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo.
•
Mejorar el control visual de niveles de inventario de repuestos y elementos para el servicio, carpetas con información, guías, etc.
2 SEITON
“Organizar”
Unidad de Evaluación de Delegaciones
SEITON
“Organizar”
Una vez que con SEIRI nos hemos desecho de los objetos que no tenían uso, ahora con SEITON vamos a organizar “todo”, para que tengan, con algún principio lógico un lugar asignado dentro del área de trabajo y sean fáciles de localizar, tomar y regresar a su sitio.
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Unidad de Evaluación de Delegaciones
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL (MANTENGA “TODO” EN ORDEN)
ORDENAR POR CARACTERÍSTICAS DE TAMAÑO, COLOR, FUNCIONAMIENTO COMO SERÍA EL CASO DE ARTÍCULOS DE PAPELERÍA DEJANDO EN EL ESCRITORIO LOS DE USO DIARIO
ORDENAR MEDIANTE CLAVES ALFA NUMÉRICAS O NUMÉRICAS Y DETERMINAR LOS LUGARES DE ALMACENAMIENTO POR PERÍODOS DE UTILIZACIÓN: A LA MANO LO QUE SE UTILICE DIARIAMENTE, LUEGO LO DE USO SEMANAL, MENSUAL, ANUAL . . .
DECIDA CÓMO VA A GUARDAR, TENIENDO EN CUENTA LO SIGUIENTE:
QUE SEA:
Recuerde siempre 20
FÁCIL
DE IDENTIFICAR PARA CUALQUIER PERSONA
FÁCIL
DE GUARDAR
FÁCIL
DE SACAR
FÁCIL
DE VOLVER A SU UBICACIÓN ORIGINAL
LO
QUE ESTÁ PRIMERO ES LO QUE MAS SE USA
AL TERMINAR LA TAREA CADA USUARIO DEBERÁ COLOCAR EN SU JUSTO LUGAR EL ARTÍCULO QUE UTILIZÓ.
Unidad de Evaluación de Delegaciones E T O B
ARCHIVERO
SILLA
VASO
A R P D A R O F R E P
RATON
A R O D A P A R G N E
TECLADO TELEFONO
TAPETE
V I T R I N A
MONITOR
LAPICERO
S A N I C O B
ESCRITORIO
CALENDARIO
A R E T E F A C
BANCO A S E M
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R O D A L
Unidad de Evaluación de Delegaciones
Metodología 5 S ´
Beneficios de SEITON: • * Orden en las cosas, con un acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo • * Facilita el regresar a su lugar los objetos que hemos utilizado • * Ayuda a identificar cuando falta algo • * Se mejora la información en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial • * El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad • * Da una mejor apariencia e imagen 22
3 SEISO
“Limpiar”
Unidad de Evaluación de Delegaciones
o
o
o
o
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SEISO
“Limpiar”
Hay que limpiar el polvo, grasa o suciedad que se ha ido acumulando con el tiempo en: Pasillos, baños, consultorios, oficinas, escritorios, estantes, ventanas, puertas y demás elementos del sitio de trabajo, manteniendo permanentemente las condiciones adecuadas de aseo. Debemos identificar las fuentes de suciedad como: fugas, averías, partes faltantes, etc. y corregirlas para evitar daños mayores y eliminar esa fuente de contaminación, con lo que el área de trabajo será más fácil de mantener. El objetivo es crear un ambiente de trabajo limpio donde la gente pueda trabajar a gusto y por ende se levante la eficiencia. Trabajar en un sitio sucio y desordenado, además de ser desagradable, puede ser peligroso y atenta contra la salud física y mental del personal e incide en la calidad de los servicios.
Unidad de Evaluación de Delegaciones
LIMPIEZA ( MANTENGA TODO LIMPIO )
ALTO LIMPIE LOS INSTRUMENTOS O APARATOS, ANTES Y DESPUÉS DE SU USO, VERIFIQUE SU FUNCIONALIDAD.
SI DURANTE EL PROCESO DE LIMPIEZA ENCUENTRA CONDICIONES INDESEABLES, IDENTIFIQUE LAS CAUSAS PRINCIPALES Y ESTABLEZCA ACCIONES PREVENTIVAS.
ANTES DE SALIR, DEJAR TODO ORDENADO Y LIMPIO COMO SE QUIERE ENCONTRAR AL DÍA SIGUIENTE: RETIRAR LO INNECESARIO DEL PUESTO DE TRABAJO PARA FACILITAR LA LIMPIEZA GENERAL; COLOCAR CADA COSA EN SU SITIO ..
LIMPIEZA ES NO ENSUCIAR
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CADA UNO DE NOSOTROS MERECEMOS UN SITIO LIMPIO PARA TRABAJAR.
Unidad de Evaluación de Delegaciones
SEISO
“Limpiar”
La limpieza debe hacerse a detalle y en un corto periodo de tiempo.
•
La limpieza debe incorporarse al trabajo lo más posible.
•
La limpieza debe compartirse equitativamente entre todos.
•
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Unidad de Evaluación de Delegaciones
Metodología 5 S ´
Beneficios de SEISO: • * Salud e imagen, reduciendo el riesgo potencial de contraer enfermedades y de que se produzcan accidentes. o o
o
o
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* Mejora el bienestar físico y mental del personal. * Se incrementa la vida útil del equipo e instalaciones al evitar su deterioro por contaminación y suciedad. * Las averías se pueden identificar más fácilmente cuando el equipo se encuentra en estado optimo de limpieza * Recordemos que un ambiente limpio no es el que más se asea. Es el que menos se ensucia.
4 SEIKETSU “Estandarizar”
Unidad de Evaluación de Delegaciones
o
o
o
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o
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SEIKETSU “Estandarizar”
Estandarizar se refiere a crear condiciones de uniformidad dentro de la unidad, tanto de espacios físicos, mobiliario, colores y señalización, así como en los hábitos para el manejo del equipo y documentos a fin de mantener el ambiente de trabajo organizado, ordenado y limpio. Unificar los acuerdos tomados de la evaluación 5’S, con formatos y reglamentos practicando continuamente las 3 primeras ´S . Debemos trabajar en el estado físico y mental del personal, que les permita desempeñar su trabajo de manera segura, cómoda y eficaz. Para lograr que los esfuerzos sean perdurables, es necesario que la acción sea simultánea, que se sincronicen los esfuerzos de todos y que todos actúen de acuerdo a su responsabilidad. El reglamento que se establezca, puede contener mecanismos para lograr la participación del personal en la prevención y mejora del ambiente de trabajo.
Unidad de Evaluación de Delegaciones
SEIKETSU “Estandarizar”
La ambientación, pintura, decoración, y el mobiliario, son fuertes aliados de la estandarización.
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Unidad de Evaluación de Delegaciones
Metodología 5 S ´
Beneficios de SEIKETSU:
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•
* Generalizar las mejores prácticas para la identificación, orden y limpieza de equipos, materiales e instrumentos de trabajo.
•
* Lograr que no solo se dé el cambio, sino que además se mantenga y se realicen mejoras.
•
* Se desarrolle mejor el trabajo en un ambiente de corresponsabilidad.
•
* Facilita las relaciones de trabajo y personales con los demas.
•
* El personal se siente y se ve mejor.
5 SHITSUKE “Disciplina”
Unidad de Evaluación de Delegaciones
SHITSUKE “Disciplina”
Disciplina es actuar en apego a un conjunto de normas y/o reglamentos que rigen a una comunidad, a la organización o a nuestra propia vida, significa convertir en hábitos el empleo y la utilización de los métodos establecidos y estandarizados. Podemos obtener los beneficios alcanzados con las primeras “S” por largo tiempo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y estándares establecidos.
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Unidad de Evaluación de Delegaciones
SHITSUKE “Disciplina”
Disciplina es hacer algo de forma natural, como un hábito
El arte de “hacer cosas correctas naturalmente.”
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Unidad de Evaluación de Delegaciones
Metodología 5 S ´
Beneficios de SHITSUKE: •
* Crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado
de los recursos de la institución.
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•
* Se siguen los estándares establecidos, existe una mayor sensibilización y respeto entre las personas.
•
* Mejora nuestra eficacia y auto imagen.
•
* Evita reprimendas y sanciones.
•
* La moral en el trabajo se incrementa
Metodología 5’S Unidad de Evaluación de Delegaciones
Acciones Generales de Implantación
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Unidad de Evaluación de Delegaciones
Acciones generales de implantación
El cuerpo de gobierno y equipo involucrado: 1. Identificarán los aspectos básicos de la metodología 5’S y establecerán acciones para su difusión, capacitación y práctica entre todo el personal buscando su involucramiento y participación cotidiana. 2. Promoverán la participación de la representación sindical. 3. Determinarán unidades objetivo y áreas prioritarias, considerando evaluaciones locales y normativas (Coordinación de Conservación y Servicios Generales, Unidad de Evaluación de Delegaciones, Comisión Mixta de Seguridad e Higiene, etc.). 4. Conformarán equipos de trabajo de las 5’S por área, servicio o departamento y establecerán acta de integración (aprovechar comisiones existentes). 5. Documentarán el estado actual como punto de partida, tomarán fotografías de detalles importantes, siguiendo el flujo del trabajo, donde exista un apoyo visual que refleje una perspectiva de las mejoras o desviaciones. 6. Analizarán los hallazgos e intercambiarán impresiones entre los participantes del proceso, utilizando herramientas administrativas de calidad para establecer planes de mejora. 7. Generarán un plan de trabajo que permita dar seguimiento (controlar y evaluar periódicamente) el grado de implantación de cada una de las etapas d e la metodología 5’S. 8. Programarán reparaciones rápidas de conservación, a detalles que ocasionan que la limpieza no se dé totalmente, por ejemplo: fugas de agua, lámparas descompuestas, puertas descarapeladas, pasamanos desgastados, etc. 37
Unidad de Evaluación de Delegaciones
Acciones generales de implantación
9. Identificarán el equipo, material y dispositivos obsoletos, fuera de funcionamiento o no utilizados (Colocar una tarjeta roja de rechazo). 10. Identificarán el equipo, material y dispositivos que requieran ser reparados o mejorados (Colocar una tarjeta amarilla). 11. Habilitarán a nivel delegacional un área que sirva como bodega para que durante la clasificación, todas las unidades lleven lo que ya no utilicen y el departamento administrativo se encargue de dar trámite para la baja o traspaso del material, dando oportunidad de adquirirlos a quien los requiera. •
Nota: Se recuerda que para dar de baja bienes muebles, materiales y archivos, se debe considerar lo previsto en la normativa respectiva.
12. Darán seguimiento al menos de manera mensual, tanto a la implantación de la metodología como a los resultados de mejora y las registrarán en los formatos establecidos. 13. Apoyarán a las unidades para que cuenten con los recursos necesarios en el mejoramiento de la imagen, el orden y la limpieza. 14. Cruzarán las mediciones de avance de los servicios con los resultados de Satisfacción del usuario. 15. Comunicarán a todo el personal los avances, mejores prácticas y logros obtenidos (antes, durante y después). 38
Nosotros cumplimos la Unidad de Evaluación de Delegaciones
disciplina en las 5’S cuando:
Poner las cosas en orden Seleccionar -Retirar lo que no se necesita -Guardar lo necesario
Arreglo apropiado Colocar las cosas de forma que se puedan obtener fácilmente cuando se necesitan, y por quién lo requiera
Compromiso Inspirar orgullo y confianza por el lugar de trabajo y adhesión a los estándares desarrollados, para los cuatro componentes
Mantenimiento Mantener la limpieza después de limpiar 39
Limpieza Mantener las cosas limpias sin desperdicios o suciedad, en ninguna parte del lugar de trabajo.
Unidad de Evaluación de Delegaciones
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ORGANIZACIÓN
LIMPIEZA
SEITON
SEISO
Enfoque Integral Programa 5’S
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MANTENER Y ESTANDARIZAR SEIKETSU
5 DISCIPLINA SHITSUKE
1 CLASIFICACIÓN SEIRI
ENTORNO EN EL TRABAJO
PERSONA CAMBIO EN EL ENTORNO LABORAL
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