CAPITULO 3 1.- Explique la naturaleza y el propósito de una declaración de objetivos generales en una empresa. La declaración de los objetivos generales debe expresar la misión, la visión y el carácter ético de la empresa. Su propósito es crear la identidad, la continuidad del objetivo y la definición de la empresa. En un estudio de investigación, los propósitos de esta declaración se enumeraron básicamente en los siguientes términos: 1) Definir el objetivo de la compañía (declarar exactamente por qué la compañía está en el negocio). 2) Aclarar el carácter filosófico de la compañía (manifestar los principios morales y éticos que rigen sus actos). 3) Crear un “clima” particular dentro del negocio (comunicar los propósitos y ética básicos de la compañía a todo su personal con el fin de que los empleados puedan, a su vez, comunicarlos a los clientes y a otras partes ajenas a la compañía a través de sus propios actos). 4) Establecer una guía para los gerentes con el objetivo de que las decisiones que toman reflejan los mejores intereses del negocio, con razonabilidad y justicia, a quienes se interesan en el mismo (proporcionar una guía general a quienes ocupan puestos de toma de decisiones con el fin de que puedan actuar de manera independiente, pero dentro del marco de las metas y los principios básicos de la compañía).
2.- Indique la diferencia entre las metas y las estrategias de la empresa. Metas: La “fase de las metas”, en el proceso de la PCU, tiene el propósito de definir con mayor precisión la declaración de objetivos generales y moverse de la esfera de la información general a la de información más específica de planificación. Suministra metas tanto narrativas como cuantitativas que son precisas y susceptibles de medición. Estrategias: Las estrategias de la compañía son los impulsos, las vías y las tácticas fundamentales que se usaran para cumplir los objetivos y las metas planificadas. Una estrategia dada puede ser de corto o largo plazo.
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3.- Explique el enfoque participativo para desarrollar planes de utilidades. Los planes, las estrategias y las políticas que se desarrollan a través de una participación considerable establecen la base de la comunicación efectiva. Los comentarios que anteceden destacan el hecho de que los objetivos y las metas deben ser realistas y realizables; es decir, den de presentar un verdadero reto a la empresa en su conjunto a cada área o centro de responsabilidad. Los planes se deben desarrollar con la convicción de la administración superior de que van a cumplirse, o incluso rebasarse, en todos los aspectos principales. Si se observan estos principios en el proceso de desarrollo, los distintos ejecutivos y supervisores comprenderán claramente sus responsabilidades así como el nivel de desempeño que se espera de ellos.
4.- Cual debe ser la política de la administración acerca de los sucesos relevantes que tengan lugar y que no fueron previstos en los planes de utilidades. Debe programarse una serie de pláticas sobre el plan de utilidades. Conforme a dicho plan, el funcionario ejecutivo de más alto nivel debe reunirse inicialmente con los demás ejecutivos de la administración superior para discutir la implantación y la acción a emprender de acuerdo con los objetivos y metas especificados en los planes de utilidades. Deben sostenerse pláticas similares hasta llagar a todos los centros de responsabilidad principales. Estas reuniones tienen como objetivo desarrollar la conciencia hacia la utilidad, la orientación del desempeño y la tenaz, aunque flexible, aplicación de los planes para alcanzar los objetivos. Asimismo se debe hacer hincapié en la necesidad de la acción persistente y de la flexibilidad al implantar los planes y el proceso de control. Debe ponerse particular énfasis en la forma en que los sucesos y problemas previstos serán manejados en los distintos niveles de la administración. Los planes de utilidades no pueden manipular al negocio y, por consiguiente, no deben limitar a la administración en el aprovechamiento de las oportunidades, incluso de aquellas que no se contemplan en los planes de utilidades.
5.- Explique el propósito esencial que persigue los informes de desempeño. Los informes de desempeño son preparados mensualmente departamento de contabilidad y sus propósitos esenciales son:
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por
el
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a) Comparar el desempeño real con el desempeño planificado b) Muestran cada diferencia como variación favorable o desfavorable de desempeño
6.- Qué diferencias hay entre el enfoque de los presupuestos periódicos y el enfoque del presupuesto continuo Presupuesto Periódico.- lo usan las empresas con criterio ya formado en cuanto al alcance de sus operaciones y suelen ser de un año. Se trata de una empresa con una trayectoria definida en el ámbito de los negocios. Presupuesto Continuo.- suele ser menor de un año lo utilizan aquellas empresas nuevas o cuyas gestiones ofrecen marcadas y notorias variaciones. Se presupuesta un trimestre, por ejemplo subdividiendo en meses, y al terminar el primer mes digamos enero se ajustan los otros meses hasta cubrir a abril, y así sucesivamente. Lo ideal es una combinación de ambos, para así presupuestar a corto mediano y largo plazo.
7.- Que significa congruencia de metas La congruencia es esa sensación que se genera cuando lo que estamos haciendo o pensando tiene un buen resultado dentro de la empresa que las metas que nos fijamos las estamos cumpliendo al igual que estas funcionan de acuerdo a lo que nosotros pensamos y queremos para la empresa.
8.-Explique que implicaciones encierra la siguiente aseveración: Al usar los informes de desempeño es importante que se distinga entre la causa y el efecto.
9.-Distinga entre elaborar pronósticos y planificación. Se puede afirmar, que los pronósticos son el primer paso dentro del proceso de planificación de la producción y estos sirven como punto de partida, no solo para la elaboración de los planes estratégicos, sino además, para el diseño de los planes a mediano y corto plazo, lo cual permite a las organizaciones, visualizar de manera aproximada los acontecimientos futuros y eliminar en gran parte la incertidumbre y reaccionar con rapidez a las condiciones CONTROL DE GESTION
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cambiantes con algún grado de precisión. De esta manera damos paso a la planificación la misma que consiste en el desarrollo de los objetivos empresariales lo cual es posible a través de la elección de un futuro curso de acción para lograrlos.
CASO 3-1 Se Pide: Analice la situación, identifique el problema o problemas fundamentales y presente las recomendaciones que considere procedentes, debidamente soportados.
CASO 3-2 Se Pide:
a. Esta siendo elaborado el plan anual de utilidades, el cual comprende una estimación de la producción planificada de el trabajo en el centro de costos 23 ¿Qué importe debe mostrarse de cada costo en el plan del centro de costos 23, a) para la producción estimada de enero de 20000 horas-maquina, b) para la producción anual estimada de 260000 horasmaquina directas? Muestre sus cálculos. b. Se aprobado el plan de utilidades y ha terminado ya el mes de enero del nuevo año}. El departamento de contabilidad informo los siguientes datos relativos al centro de costos 23 para ese mes. Horas- maquina reales: 24000. Gastos reales: sueldos de supervisión,$900; mano de obra indirecta $415; partes para mantenimiento $65; suministros utilizados ; Energía eléctrica consumida $50; gastos diversos, $70; y gastos de depreciación, $100. Empleando estos datos y los importes planificados que se desarrollan en el punto a, prepare un informe de desempeño comparando los gastos reales con las asignaciones presupuestarias. Abra cuatro columnas de valores, importes del plan original de utilidades; variaciones-importe; variaciones-porcentaje del presupuesto. c. Prepare un informe de desempeño comparando los resultados reales con las asignaciones del presupuesto flexible ajustadas al trabajo real ejecutado; 240000 horas-maquina directas. d. ¿Cuál de los informes de desempeño debe usarse para el centro de costos 23? ¿Por qué? CONTROL DE GESTION
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CASO 3-3 Se Pide:
a) ¿Cuantas unidades de Super y Super estimaciones presupuestos anteriores?
D se usaron para calcular las
b) Prepare el presupuesto anterior para mostrar los importes totales. c) Con base en los datos que se dan, ¿Qué alternativa debe elegir la administración? Apoye su decisión con cifras y comentarios apropiados, y un presupuesto modificado, como soporte de su análisis. Suponga que el volumen total de ventas en unidades sigue igual que antes.
CASO 3-4 Se Pide: Prepare una operación constructiva, aunque critica, del enfoque presupuestal que usa Nartheastern Airlines, Inc. Incluyo sus gerencias para el cambio.
CASO 3-5 Se Pide: a) Con base en las estimaciones, la alta administración pidió al contralor dos estados de resultados presupuestados como sigue: CASO A El monto de la utilidad que se obtendrá suponiendo que no se cambien los precios de venta. CASO B El monto de la utilidad que se obtendría suponiendo que los precios promedio de venta se aumenten de modo que se perciba un rendimiento de 20% sobre los activos totales estimados de $655000. Use el siguiente formato:
AÑO PASADO CONTROL DE GESTION
CASO A
CASO B
Sin cambios en el precio de ventas ESTIMACION CALCULO AÑO S ENTRANTE
Para percibir 20% sobre los activos totales ESTIMACION CALCULO AÑO S ENTRANTE Página 5
Ventas Costos y gastos: M. directos M.de o. directa Gts de fabr.-fijos Gts de fabr.variables Gts. De admón Gts. De venta Total Utilidades
$ 500.000 110000 80000 20000 40000 30000 120000 $ 400.000 $ 100.000
b) Evalúe los resultados tanto del caso A como del caso B (en cuanto a cualquiera de las limitaciones o beneficio práctico). c) ¿Qué análisis y enfoques adicionales sugeriría Ud. para la administración?
? Que fuera útiles
CAPITULO 4 1.- ¿Cuáles considera usted que hayan sido los pasos preliminares importantes que dio la Superior Manufacturing Company antes de emprender el programa de planificación y control de utilidades? Los pasos preliminares fueron: Se realizo un cuidadoso estudio de la estructura organizacional de la compañía y de las correspondientes responsabilidades de las diversas subunidades. Se preparo un manual detallado de organización responsabilidades de cada ejecutivo y gerente.
que
especifica
las
“el sistema de contabilidad debe readecuarse a la estructura organizacional a fin de que todos los ingresos y otros renglones de medición que se informan a
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través de sistema de contabilidad, se acumulen y se den a conocer, para los efectos internos, sobre una base de responsabilidad”.
2.- Indique la relación entre el “memorando del presidente sobre la planificación de utilidades” y la declaración de los objetivos generales, la evaluación de las variables pertinentes y la formulación de estrategias. El memorándum que el Presidente emitió tiene estrecha relación con: los objetivos, evaluaciones pertinentes y la formulación de estrategias puesto que por este medio de comunicación el presidente pudo dar conocer a todos los niveles de administración sobre los cambios efectuados, es primordial para que la empresa funcione tener un plan de utilidades ya que es una expresión narrativa y financiera de los resultados esperados de las decisiones de planificación(para que se llegue al plan de utilidades debemos pasar por varios pasos establecer objetivos, metas y estrategias)
3.- A Superior Manufacturing Company usa la planificación de proyectos y la planificación periódica. ¿Cómo se relacionan estas dos actividades de planificación, en los ejemplos que se dan en el capitulo? Planificación de proyecto.-eligen el mejor proyecto que en ese año fue el nuevo producto Z y se desarrollo para cubrir el periodo estimado de vida del esfuerzo alentado ideas para nuevos productos de todos los niveles de administración. Planificación periódica.-una vez elegido dicho proyecto pasaron desarrollar el plan estratégico (largo alcance) y plan táctico (corto plazo). •
a
Plan estratégico.- lo desarrollaron de acuerdo con los objetivos generales específicos y estrategias de largo plazo, parte del plan se lo desarrollo
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de manera informal dicho plan cubre todos las áreas claves de la actividad (ventas, gastos, investigación y desarrollo). •
Plan táctico.- se lo detalla por meses por áreas de responsabilidad lo esencial es tener una compresión general sobre el plan de utilidades.
4.- A lo largo de todo el capitulo, se ilustran diversos presupuestos y subpresupuestos para la Superior Manufacturing Company. ¿Cuáles son las tres segmentaciones primarias que se incluyen de manera explicita en cada uno de ellos? 1. Por responsabilidad organizacional. Hemos hecho hincapié en que la participación es valiosa en el proceso de planificación y que el control puede ejercerse eficazmente mediante responsabilidades asignadas. Por lo consiguiente, el programa de planificación y control de utilidades debe desarrollarse, primordialmente y ante todo, ajustándose específicamente a la estructura organizacional y a las responsabilidades correspondientes asignadas. Este marco de referencia es común en casi todas las cédulas que se incluyen en el plan de utilidades de corto plazo, así como en los informes periódicos que se formulan y se distribuyen, durante el año, a todos los niveles de la administración. 2. Por periodos intermedios (o subperiodos). La Superior Manufacturing Company segmenta el plan táctico de utilidades para el primer trimestre del periodo anual, sobre una base mensual; las estimaciones para los trimestres subsecuentes se desglosan, a su vez, por los periodos mensuales durante el año. Es particularmente importante la segmentación por periodos en virtud de que, para que sean pertinentes, muchas de las metas deben ser metas inmediatas. Por ejemplo, una cuota anual de ventas no motivara a los vendedores tanto como una serie de cuotas mensuales o incluso diarias. El plan estratégico de utilidades se divide por años. 3. Por clasificaciones del costo de los productos. El plan táctico de utilidades debe estructurarse en forma tal que satisfaga las necesidades de construcción de los costos de productos, costos de los proyectos y costos de otra naturaleza que no necesariamente se basan en las responsabilidades organizacionales o en periodos uniformes.
5.- El plan (presupuesto) de producción constituye la base para los otros subpresupuestos. Indique cada uno de ellos Presupuesto de los costos de la materia prima directa, de la mano de obra directa y de los gastos indirectos de fabricación CONTROL DE GESTION
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CAPITULO 5 1.- ¿Qué es un plan integral de ventas? ¿Cuáles son sus principales propósitos? El propósito de planificación de venta es una parte necesaria de la PCU porque: a) Toma en consideración las decisiones básicas de la administración con respecto a la comercialización y b) Con base en tales decisiones constituye un enfoque organizado para desarrollar un plan integral de ventas Los principales propósitos de un plan integral de ventas son: a) Reducir la incertidumbre acerca de los futuros ingresos. b) Incorporar los juicios y las decisiones de la administración al proceso de planificación. c) Suministrar la información necesaria para desarrollar otros elementos de un plan integral de utilidades. d) Facilitar el control administrativo de las actividades de ventas.
2.- ¿Qué diferencia hay entre un pronóstico de ventas y un plan de ventas? Un pronóstico no es un plan sino más bien una declaración y/o apreciación cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situación o materia en particular, basada en uno o más supuestos explícitos. Un plan de ventas incorpora las decisiones de la administración, las cuales se basan en el pronóstico, en otros insumos y en los juicios de la administración sobre conceptos relacionados como volumen de ventas, precios esfuerzo de ventas, producción y financiamiento. Por lo tanto un pronóstico de ventas se convierte en un plan de ventas cuando la administración ha tomado en consideración su propio juicio, las estrategias planificadas, los recursos comprometidos y el acuerdo de la administración de emprender acciones agresivas para alcanzar las metas de ventas.
3.- ¿Por qué es importante una clara y precisa distinción entre pronostico de ventas y un plan de ventas?
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Es importante hacer una distinción entre pronostico de ventas y un plan de venta , principalmente porque no debe esperarse, ni permitirse que el personal técnico interno tome las decisiones y exprese los juicios fundamentales de la administración , implícitos en todo plan de ventas. Aun mas, para los efectos de la pronosticación de las futuras ventas, es difícil cuantificar la influencia de los actos de la administración en los potenciales de ventas.
4.- Explique el plan táctico de ventas y describa como se relaciona con el programa global de planificación y control de utilidades. (Incompleta) Plan táctico de ventas: Es un enfoque común para periodos cortos que se emplean en una compañía consiste en planificar las ventas para los próximos doce meses, detallando inicialmente el plan por trimestres y por meses para el primer trimestre, al final de cada mes o trimestre del año que se cubre, se vuelve a estudiar el plan de ventas y se modifica añadiendo un periodo futuro, a la vez se quita el periodo que acaba de terminar.
5.- ¿Qué relación tiene el plan de ventas de largo plazo, con el plan de ventas que se incluye en el plan anual de utilidades?
6.- ¿con cuales de las siguientes afirmaciones esta Ud. de acuerdo? ¿Por qué? (incompleta) a) el objetivo en la planificación de ventas es suponer cuales serán las ventas reales y después compararlas con las ventas planificadas para determinar si el plan fue realista. b) el objetivo en la planificación de ventas es establecer metas de ventas, asumir un compromiso para alcanzarlas y después comparar las ventas reales con las ventas planificadas para determinar si el esfuerzo de ventas fue o no eficaz.
7.- Identifique la diferencia entre un plan estratégico y un plan táctico de ventas. PLAN ESTRATEGICO DE VENTAS PALN TACTICO DE VENTAS Es realizado para 5 y 10 años Es realizado para los doce meses siguientes Se emplana agrupaciones generales de los Se desarrolla con cifras anuales productos Implica análisis profundo de los futuros considerando por separados los productos, CONTROL DE GESTION
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potenciales del mercado servicios principales y nuevos Se expresa en términos mas generales Se expresa en términos detallados
8.- En seguida se enumera las partes de la planificación integral de ventas. Ponga una marca de verificación en los espacios a la derecha para especificar cada una de las partes ya sea como “Fundamento” o como “Plan de Ventas”, según le corresponda.
PARTES 1) Premisas de la planificación 2) Plan de comercialización 3) Plan de publicidad y promoción 4) Variables externas 5)Políticas de la Administración 6) Estrategias 7)Plan de gastos de distribución 8) Objetivos generales de la compañía
FUNDAME NTO
PLAN DE VENTAS
x x x x x x x x
9.- Los cinco pasos en el desarrollo de un plan integral de ventas enumerados al azar son: 1. Desarrollar las directrices de la administración 2. Preparar un pronóstico de ventas 3.- Copilar otros datos pertinentes 4. Desarrollar los planes de utilidades, táctico y estratégico 5. Asegurar el compromiso de la administración 10.- Compagine los métodos de desarrollo de un plan de ventas con las correspondientes descripciones, anotado en cada espacio en blanco e la letra apropiada.
A
BREVE DESCRIPCION 1. Uso de análisis técnico del equipo de ventas; CONTROL DE GESTION
METODO A. Compuesto ventas
del
equipo Página 11
de
D
C
B
Requiere gente técnicamente B. Compuesto del personal de capacitada. supervisión 2. Un jurado de juicios personales en las oficinas C. decisión ejecutiva Centrales de la administración superior. D. Netos estadísticos 3. Énfasis en la participación desde los niveles más bajos hasta los más altos; elevado nivel de participación. 4. Domina los juicios de los gerentes de ventas.
11. Datos para el plan táctico de utilidades 20x2 de la compañía WH. CONCEPTO
PRODUCTO T
PRODUCTO S
Precio de Venta $ 10
$ 20
Unidades
4000
3000
Costos variables
$ 24.000
$ 45.000
Costos fijos
(no asignados)
$ 20.000
SE PIDE (mostrando sus cálculos). 1. Prepara el estado se resultados planificado para 20x2 de la compañía WH. 2. ¿Qué producto debe impulsarse durante el año? ¿Por qué?
12. La compañía Hurd vende un producto en un mercado regional (cinco estados de Nueva Inglaterra). El estado de resultados planificado para 20x2 mostraba la siguiente información: Ventas planificadas
$900 000
Plan de utilidades
100 000
Costos fijos planificados
?
Costos CONTROL DE GESTION
variables $60 por unidad Página 12
planificados Número de unidades
10 000
Una compañía extranjera ha presentado una propuesta, al estricto contado, para 2000 unidades “al precio más bajo”. 1. Prepara el estado de resultados planificado para 20x2 (antes de la propuesta). 2. Explique las alternativas de fijación de precios que le vengan a la mente. ¿Qué precio recomendaría usted? Diga por qué
13. ¿Cuáles son los principales rasgos característicos del control, cuando se usa un plan integral de ventas? •
Número de vista por periodo, por vendedor.
•
Números de nuevos posibles clientes calificados.
•
Número de clientes.
•
Importes de los gastos de venta directos, por vendedor.
•
Gastos de venta como porcentaje del monto de las ventas.
•
Tamaño promedio de los pedidos.
•
Número de pedidos no materializados.
•
Número de pedidos por vista hecha.
•
Cuotas de ventas en términos de dólares, por vendedor por periodo.
14. ¿Cuál debe ser la relación entre el plan de ventas y las cuotas individuales para los vendedores?
15. véase el caso para demostración de superior Manufacturing Company, para contestar las siguientes preguntas acerca del producto X únicamente: CONTROL DE GESTION
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a. Cedula 21: ventas totales $_______; unidades ________. b. Cedula 1 (capitulo 4); Ventas totales, $_______; unidades _______. c. Recuadro 4-8: Ventas totales $_________; unidades _________. Explique las discrepancias u omisiones. 16. Existen dos aspectos primordiales en los presupuestos de las tiendas de departamentos que los distinguen de los que se desarrollan en situaciones de manufactura; explique brevemente estos dos rasgos distintivos. a.- El número de líneas de productos es grande. b.- Los precios marcadamente.
de
venta
en
todas
las
líneas
de
productos
varían
En tales casos no resulta muy práctico planificar las unidades y los precios individuales de todos los artículos (pensemos en una tienda de abarrotes). 17. Defina el término presupuesto de mercancías El término presupuesto de mercancías se emplea en compañías no fabricantes. Usualmente abarca la planificación de ventas, el inventario, las rebajas de precios, los descuentos a los empleados, los faltantes en las existencias, las utilidades y los márgenes brutos de utilidad. El plan de ventas es el primer presupuesto de mercancías en una empresa comercial.
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