Menggunakan prinsip “5M+2″
Dalam tulisan terdahulu, sudah dijelaskan mengenai menggunakan prinsip 5W (5 Whys) dalam menganalisa dan menemukan akar masalah dari suatu masalah. Setelah akar masalah ditemukan, bukan berarti harus di’diamkan’ atau dipetieskan, namun langkah selanjutnya yang tidak kalah penting adalah mengkategorikan akar masalah tersebut termasuk di bagian apa. Ini diperlukan karena kategori yang berbeda, memerlukan pendekatan penyelesaian ( approach ) yang berbeda bula. Pengkategorian atau pengklasifikasian akar masalah tersebut dapat menggunakan model Diagram Tulang ikan (fishbone (fishbone diagram ) atau biasa disebut Ishikawa. Ini sebenarnya merupakan diagram sebabakibat, yakni karena sebab ”x” maka mengakibatkan ”y”. Pada awalnya, sebagai a lat quality management tools , hanya mengenal 5 (lima) kategori yakni : Manpower, Machine, Method, Material, Media . Tetapi Motivation (soft competency ) dan dengan perkembangan manajemen lebih lanjut, ditambahkan kategori Motivation ( Money (Uang). Di beberapa pakar manajemen, kadang memasukkan motivation ini tetap di dalam kategori Manpower , dan Money ke Money ke dalam kategori Media. Bagaimana mengkategorikan akar masalah ke dalam prinsip 5M+2? pertama-tama kita harus mengenal dulu apa kategori dari setiap ”M” yang berjumlah tujuh tersebut.
1. Manpower (Tenaga Kerja). Adalah segala hal permasalahan yang terkait dengan aspek 2.
3.
4.
5.
6. 7.
tenagakerja dilihat dari aspek : lemahnya pengetahuan, kurang ketrampilan, pengalaman, kelelahan, kekuatan fisik, lambatnya kecepatan kerja, banyak tekanan kerja, stress dll. stress dll. Machine (Mesin, peralatan, Infrastruktur). Adalah segala masalah yang terkait dengan aspek peralatan, mesin maupun physical tools lainnya. Misalnya : perawatan mesin-mesin, fasilitas pendukung mesin, ketidaklengkapan mesin/peralatan, pengkalibrasian mesin/tools yang tidak standar, daya tahan mesin yang lemah, kesulitan dalam penggunaan mesin, mesin tidak user- operability , dst. Methods (Metode dan prosedur kerja). Adalah segala hal masalah terkait dengan metode dan prosedur kerja. Misalnya prosedur kerja tidak ada, prosedur kerja tidak jelas, metode sulit dipahami, metode tidak standar, metode tidak cocok, metode yang bertentangan dengan metode lainnya dll. Materials (material bahan baku utama, bahan baku penolong).Berkaitan dengan ketersediaan bahan baku utama atau bahan baku penolong yang terkait dengan akar masalah, dengan melihat aspek: kualitas bahan baku tidak sesuai standar, bahan baku tidak lengkap, kuantitas bahan baku tidak seragam, ukuran dan spesifikasi tidak standar dst. Media (media, lingkungan kerja, waktu kerja). Yakni melihat aspek tempat kerja, waktu, lingkungan yang tidak mendukung. Biasanya yang termasuk kategori ini adalah : tempat yang kurang bersih, keselamatan dan kesehatan kerja, lingkungan kurang terang, ventilasi dan peredaran udara buruk, faktor kebisingan suara, faktor lantai yang licin/bergelombang/tidak rata dst. Motivation (motivasi, soft competency ). ). Ini terkait dengan sikap kerja, perilaku kerja, budaya kerja yang tidak benar ataupun tidak kondusif. Bisa digolongkan seperti : tidak kreatif, tidak proaktif, tidak mau bekerjasama dst. Money (uang dan finansial). Terkait dengan aspek keuangan dan finansial yang belum mendukung dan mantap. Misalnya : ketidaktersediaan anggaran.
Setelah mengkategorikan masalah tersebut, maka penyelesaian masalah bisa lebih fokus dan solusi yang diberikan akan lebih tepat.
SUDAH LAYAKKAH KOTA PEKANBARU MEMILIKI RSUD SENDIRI?
(SHOULD PEKANBARU CITY HAVE A PUBLIC HOSPITAL ITSELFS?)
OLEH:
MISHBAHUDDIN, AMPrs, SKM, MAHM. (DOSEN MANAJEMEN RUMAH SAKIT STIKES HTP) (KONSULTAN MANAJEMEN RUMAH SAKIT)
Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Arifin Ahmad merupakan salah satu RSUD dan satusatunya RSUD rujukan milik Provinsi Riau yang terletak di salah satu kabupaten/kota Provinsi Riau, yang tepatnya di Ibukota Kota Pekanbaru. Hampir seluruh Kabupaten/Kota di Provinsi Riau memiliki RSUD, bahkan ada yang lebih dari 1 (satu) RSUD dalam satu Kabupaten. Namun pada kenyataannya, Ibukota Provinsi Riau sendiri tidak mempunyai RSUD yang dimiliki oleh Kota Pekanbaru. Maka pertanyaannya, Apakah Kota Pekanbaru juga harus memiliki RSUD sendiri seperti Kota/Kabupaten lainnya yang ada di Provinsi Riau? Dengan melihat kota yang besar menuju Kota Metropolis dan jumlah penduduk meningkat setiap tahunnya yang berdasarkan website Pekanbaru.go.id, jumlah penduduk Kota Pekanbaru adalah 586.223.
Seperti yang diberitakan oleh 2 Media (Riau Pos tanggal 4 November 2008 dan Riau Mandiri tanggal 25 Juni 2008), 2 orang Bapak anggota DPRD Kota Pekanbaru menyatakan bahwa Pekanbaru perlu memiliki RSUD sendiri sehingga masyarakat tidak kesulitan mendapatkan pelayanan maksimal khususnya masyarakat yang kurang mampu karena tidak sedikit juga masyarakat miskin yang berada di Kota Pekanbaru Bertuah ini. Alternatif lain juga disebutkan bahwa dengan jumlah Puskesmas Rawat Inap (Ranap) di Kota Pekanbaru berjumlah 6 (enam)
Puskesmas Ranap yang kemungkinan salah satu Pukesmas tersebut akan dapat dikembangkan menjadi sebuah RSUD Kota Pekanbaru. Pendapat para wakil rakyat ini juga telah disampaikan oleh Gubernur Riau kita pada saat meresmikan pelaksanaan pembangunan gedung Rumah Sakit Umum Muhammadiyah yang lalu mengatakan bahwa meminta Walikota dan Bupati untuk membangun rumah sakit di setiap kecamatan.
Ada sebagian pendapat menyatakan bahwa RSUD belum layak dan tidak sanggup untuk didirikan di Kota Pekanbaru (Riau Pos tanggal 1 Juli 2008), dengan alasan adanya RSUD Arifin Ahmad milik Provinsi Riau dapat dioptimalkan, serta memerlukan biaya yang sangat besar. Maka pertanyaannya kembali, Apakah cukup sebuah RSUD milik Provinsi Riau tersebut sudah dapat mewakili RSUD di Kota Pekanbaru tanpa harus mendirikan RSUD yang baru?. Berapakah layaknya RSUD dapat berdiri di suatu Kota/Kabupaten?
Menurut Sulastomo, jumlah Tempat Tidur (TT) rumah sakit di Indonesia relatif masih kurang bila dibandingkan dengan Negara lain termasuk kawasan Asia dengan perbandingan jumlah penduduk, yaitu 0.6 TT per 1.000 penduduk. Sementara Negara tetangga kita, seperti Malaysia 2.1 TT per 1.000 penduduk, Singapura 3.5 TT per 1.000 penduduk, dan Negeri Belanda 11 TT per 1.000 penduduk. Menurut hitungan salah satu website bahwa rasio angka standar antara antara tempat tidur dan jumlah penduduk adalah sekitar 1 banding 800 orang. Tapi, apakah hanya dihitung jumlah tempat tidur milik RSUD saja yang dihitung. Ternyata tidak juga, kita juga harus melihat rumah sakit lain selain milik pemerintah ( Red -RSUD), -RSUD), apakah RS TNI, Polri, Swasta, maupun RS dibawah Dinas Kesehatan Provinsi Riau sendiri (RS Petala Bumi). Sudah optimalkah pendirian RS-RS tersebut khususnya RS milik Pemerintah (RSUD)?
Setelah kita lihat jumlah tempat tidur tersebut, ternyata Pemerintah sebagai Stakeholder seharusnya mempertimbangkan terlebih dahulu sebelum membangun dan mendirikan sebuah RSUD. Dalam ilmu manajemen, kita dapat menerapkannnya dalam pelaksanaan pendirian sebuah RS. Ada dikenal 5 unsur manajemen yang umum diterapkan dalam ilmu manajemen, yaitu dengan nama ‘5
M’ sebelum
mempertimbangkan pembangunan RS itu sendiri. Dalam
kenyataannya, banyak RS yang hanya menyerahkan bahkan sampai 100% percaya kepada sebuah badan/lembaga dalam proses disain bangunan RS yang kadang-kadang menghasilkan
bangunan yang tidak sesuai dengan yang diharapkan ( red-standart ) dalam sebuah RS. Hal ini akan sadar bagi pemakai ( user ) setelah mereka akan bekerja dibangunan RS tersebut ketika banguan tersebut telah berdiri. Maka hal ini yang harus benar-benar diperhatikan para Stakeholder dalam penyerahan disain bangunan RS sampai RS tersebut berdiri dengan megahnya.
Baru-baru ini (awal bulan November 2008) yang lalu, para pemerhati RS, khususnya Manajemen RS telah bersama-sama duduk dalam satu seminar Persiapan Konsultan Manajemen RS yang dilaksanakan di salah satu RS di Jakarta Pusat oleh satu Badan yang dikenal dengan Badan Keahlian Konsultan Manajemen Kesehatan (BKKMK), merencanakan bahwa bagi konsultankonsultan RS harus memiliki Sertifikasi sebelum mereka melaksanakan konsultasi di suatu RS. Dengan
adanya
sertifikasi
konsultan
manajemen
rumah
sakit
tersebut
diharapkan
meminimalisasi kejadian-kejadian yang tidak diharapakan oleh user RS.
Adapun ‘5M’ yang disebutkan di atas perlu dipertimbangkan sebagai berikut, dengan M Pertama adalah Man (Manusia/SDM). Sudah cukupkah tenaga/SDM kita untuk bekerja di RS yang megah tersebut, seperti dokter spesialis minimal 4 spesialis (Penyakit Dalam, Bedah, Kandungan, dan Anak, serta tenaga penunjang medis lainnya). Sudah sesuai kualifikasikah karyawan yang bekerja di RS tersebut, serta hitung berapakah yang harus dibayar untuk operasional SDM tersebut perbulan dan pertahun. Kedua, Material (Bahan-bahan) yang tidak sedikit diperlukan dalam sebuah RS. Ketiga, Machine (Mesin) yang mempunyai teknologi tinggi dalam sebuah RS. Salah seorang ahli Teknologi ( Red -IT) -IT) mengatakan bahwa teknologi setiap hari bisa berubah sesuai perkembangan zaman dan kebutuhan. Begitu juga dalam RS yang senantiasa harus mengikuti perkembangan teknologi kedokteran/kesehatan dimana satu alat tersebut bisa seharga ratusan juta rupiah. Method (Metode) merupakan M yang keempat. Metode apa yang cocok dalam suatu proses pengembangan RS, atau siapkah menjadi rumah sakit BLU. Terakhir dan juga merupakan hal yang tidak bisa dilupakan adalah Money (UUD= Ujung-Ujung Duit). Berapakah biaya itu semua?. Harga mesin saja (alat-alat kedokteran/kesehatan) tersebut bisa mencapai 2 (dua) atau 3 (tiga) kali lipat dalam pembangunan RS. Tapi itu tergantung pada alat-alat tersebut, apakah kita menggunakan alat-alat second hand , baru dengan kualitas pertama, atau baru dengan kualitas kedua dan seterusnya, itu semua tergantung biaya RS yang dimiliki.
Sudahkah kita mempertimbangkan hal-hal tersebut sebelum mendirikan sebuah RS? Sudahkah kita menghitung berapa biaya yang akan dikeluarkan dan berapa biaya yang kita dapatkan (sumber dana), apakah dari Pemerintah atau lainnya dengan menghitung alur kas ( CashFlow) sebelum membangun sebuah rumah sakit?.
Kita sama-sama pertimbangkan, jangan sampai telah dibangun sebuah RSUD yang sangat megah akan tetapi user sebagai pengguna dalam RS belum siap menjalankan / mengoperasionalkan RS tersebut dikarenakan tidak sesuainya disain dan anggaran yang diharapkan. Jangan sampai juga rumah sakit yang sudah kita dirikan tapi pasien masih ‘ lari’ ke rumah sakit luar negeri, bahkan suatu perkumpulan/organisasi membuat MOU dengan rumah sakit luar. Kenapa kita tidak melakukan MOU dengan rumah sakit kita sendiri. Apakah masalahnya dari segi social marketing kita? Mari kita pikirkan bersama untuk perkembangan RS di Riau ini, khususnya Kota Pekanbaru.
Apa Unsur-Unsur Manajemen? Posted on 2 November 2011 by Rachmad Revanz
UNSUR-UNSUR MANAJEMEN Unsur-unsur manajemen yaitu : 1. Man (SDM SDM)) Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja.
2. Money (uang) Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi. 3. Materials (bahan) Materi terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki. 4. Machines (mesin) Dalam kegiatan perusahaan, mesin sangat diperlukan. Penggunaan mesin akan membawa kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja. 5. Methods (metode) Dalam pelaksanaan kerja diperlukan metode-metode kerja. Suatu tata cara kerja yang baik akan memperlancar jalannya pekerjaan. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri. 6. Market (pasar) Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen. Unsur- unsur manajemen menjadi hal mutlak dalam manajemen karena sebagai penentu arah perusahaan dalam melakukan kegiatan perusahaan.
