PENCATATAN DAN PELAPORAN
SOP
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Terbit Halaman
: : : :
445/
/Admen/II/2017
PUSKESMAS PAGAR GUNUNG 1. Pengertian
M. HADORI, SKM, M.Epid NIP. 197407131999012002 Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk tulisan diatas kertas, file komputer dan lain -lain disertai tulisan, grafik, gambar, dan suara. Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan kegiatan pengumpulan data dan informasi di tingkat puskemas, baik faktor utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas untuk dikirim ke pusat.
2. Tujuan
Mendapatkan data dan informasi secara akurat, tepat waktu dan mutakir secara periodik dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi.
3. Kebijakan
SK Kepala Puskesmas Pagar Gunung Nomor : 445/
/KES/2017/ tentang /KES/2017/ tentang Penyimpanan
Rekam Medis 4. Referensi
a. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan ; b. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan ; c. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 Puskesmas Kesehatan Masyarakat; d. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Minimal;
5. Prosedur
A. Pelaksanaan Pencatatan dan Pelaporan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut : a. Rekam kesehatan keluarga (RKK) Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan dipuskesmas. Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang. b. Kartu Rawat Jalan Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas. p uskesmas. c. Kartu Indeks Penyakit Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta. d. KMS Ibu Hamil Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil.
e. Register Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan di dalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya. B. Bentuk Pencatatan
Bentuk pencatatan berdasarkan pada sasaran, yaitu : a. Catatan Individu (Catatan Ibu, Bayi, dan Balita) b. Catatan Keluarga (Kesehatan Keluarga Tertentu) c. Catatan masyarakat (biasanya pada kegiatan survei komunitas apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan pada ibu dan abak balita). Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, yaitu : a. Catatan Pelayanan Kesehatan Anak b. Catatan Pelayanan Kesehatan KB c. Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu d. Catatan Imunisasi e. Catatan Kunjungan Rumah f. Catatan Persalinan g. Catatan Kelainan h. Catatan Kematian Ibu dan Bayi i. Catatan Rujukan Sementara Bentuk Catatan berdasarkan Proses Pelayanan, yaitu : a. Catatan Awal/Masuk b. Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan / Perkembangan Pelayanan. c. Catatan Pindah dan Catatan Keluar C. Mekanisme Pencatatan
Pencatatan kegiatan harian program pukesmas dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung. a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas adalah semua data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan harian program yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium, KB, dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks penyakit, buku register dan sensus harian. b. Pencatatan yang dibuat di luar gedung puskesmas Pencatatan yang dibuat di luar gedung puskesmas adalah data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan di luar gedung Puskesmas seperti kegiatan posyandu, kesehatan lingkungan, UKS dan lain-lain. Pencatatan harian masing-masing program puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disebut dengan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP). SP2TP ini dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten atau Kota setiap awal bulan, kemudian ke Dinas Kesehatan Kabupaten atau Kota mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan kembali secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan program. c. Pelaporan Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan Masyarakat No.
590/BM/DJ/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas. D. Mekanisme Pelapor
A. Tingkat Puskesmas a.Laporan dari puskesmas pembantudan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas. b.Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang dicatat baik di dalam maupun di luar gedung serta laporan yang di terima dari puskesmas pembantu dan bidan di desa. c. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak 2 rangkap, untuk di sampaikan kepada coordinator SP2TP. d.Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan. B. Tingkat Dati II a.Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh Depkes. b.Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data. c. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja program. d.Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangkap 3 (dalam soft file) untuk dikirim ke Dinas Kesehatan 6.
Unit terkait
Semua komponen kegiatan upaya kesehatan wajib dan pengembangan.
7. Rekaman histori perubahan No
Yang dirubah
Isi perubahan
Tanggal Diberlakukan
CATATAN DAN PELAPORAN
DT
Unit Nama Petugas Tempat Pelaksanaan
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Terbit Halaman
: : : :
445/
/Admen /II/2017
: : :
No
Langkah Kerja
1
Apakah dilakukan pelaksanaan Pencatatan dan Pelaporan ?
2
Apakah ada Bentuk Pencatatan ?
3
Apakah ada Mekanisme Pencatatan
4
Apaka ada Mekanisme Pelapor ?
Ya
Total Ya/tidak
Compliance rate (CR) :
%
Pagar Gunung, 2017 Pelaksana / auditor
Tidak
