PEMERINTAH KABUPATEN ACEH JAYA DINAS KESEHATAN PUSKESMAS TEUNOM Jl.Banda Aceh – Aceh – Meuaboh, Meuaboh, Desa Tanoh Manyang, Km 189 Kec.Teunom Kab.Aceh Jaya Kode Pos 23653, Email:
[email protected]
PEDOMAN PENINGKATAN MUTU DAN KINERJA PUSKESMAS TEUNOM KABUPATEN ACEH JAYA
BAB I PENDAHULUAN 1.
LATARBELAKANG Sesuai dengan Permenkes nomor 75 Tahun 2014 disebutkan prinsip penyelenggaraan, tugas dan fungsi Puskesmas meliputi : paradigma sehat, pertanggung
jawaban
wilayah,
Kemandirian
masyarakat,
Pemerataan,
pemanfaatan teknologi tepat guna, keterpaduan dan kesinambungan program dengan tujuan tercapaianya kecamatan sehat di wila yah kerjanya. Dalam menyelenggarakan
melaksanakan Pelayanan
fungsinya, kesehatan
dasar
puskesmas secara
berwenang komprehensif,
berkesinambungan dan bermutu, Puskesmas mengutamakan upa ya Promotif dan Preventif, berorientasi pada keamanan dan keselamatan baik untuk pasien, petugas dan pengunjung. Menjalankan prinsip koordinasi dan kerjasama lintas program dan lintas sektoral, melakukan pencatatan baik rekam medik dan kegiatan, melaksanakan penapisan rujukan sesuai dengan indikasi medis dan sistem rujukan dan senantiasa meningkatkan kopetensi petugas.Puskesmas juga berfungsi sebagai wahana pendidikan tenaga kesehatan dan tenaga lain baik administrasi maupun fungsional terkait. Sehingga penerapan Sistem Manajemen 1
Mutu Puskesmas yang tertuang dalam manual mutu puskesmas menjadi rujukan untuk mewujudkan pelayanan puskesmas yang bermutu sesuai dengan hara pan. Manual Mutu ini menjelaskan garis besar sistem manajemen mutu Puskesmas Teunom. Semua ketentuan/persyaratan serta kebijakan yang tertuang dalam manual ini merupakan acuan untuk menjalankan kegiatan operasional Puskesmas. Sistem Manajemen Mutu ini mulai berlaku tanggal 03 Januari 2017. Penyusunan Manual Mutu ini digunakan sebagai panduan dalam proses pelaksanaan akreditasi di Puskesmas Teunom. Manual ini juga sebagai basis mutu semua kegiatan dan pelaksanaan program di Puskesmas Teunom.
2.
TUJUAN
Tujuannya adalah menjadi acuan bagi peningkatan mutu dan kinerja seluruh aktifitas pelayanan yang dilaksanakan di Puskesmas Teunom, sehingga pada akhirnya menghasilkan pelayanan yang bermutu dan terukur.
3.
RUANG LINGKUP
Ruang lingkupnya disusun berdasarkan persyaratan standar akreditasi Puskesmas (penilaian kinerja, kaji banding),dan SMM ISO 9001:2008 (audit mutu internal, audit eksternal, survei kepuasan pelanggan, tinjauan manajemen). Selain itu juga meliputi kegiatan peningkatan mutu dan kinerja yang ada di Puskesmas, antara lain: SPMKK (Sistem Peningkatan Manajemen Klinik Keperawatan), MTP (Monitoring, Training, Planning) untuk pengobatan trasional, dan penilaian kinerja Puskesmas Teunom
4.
BATASAN OPERASIONAL / PENGERTIAN
4.1.
Pelanggan Pelanggan/langganan merujuk pada individu/rumah individu/rumah tangga, tangga, masyarakat, perusahaan yang membeli barang membeli barang atau jasa. atau jasa.
4.2.
Kepuasan Pelanggan Kepuasan pelanggan merupakan hasil dari adanya perbedaan antara harapan pelanggan dengan kinerja yang dirasakan oleh pelanggan tersebut.Dari beragam definisi kepuasan konsumen yang telah diteliti dan 2
didefinisikan oleh para ahli pemasaran, dapat disimpulkan bahwa kepuasan pelanggan merupakan suatu tanggapan perilaku pelanggan yaitu evaluasi terhadap suatu barang atau jasa yang dirasakannya (kinerja produk) dibandingkan dibandingkan dengan harapan pelanggan. 4.3.
Pasien Pasien adalah individu yang menerima perawatan medis.
4.4.
Koreksi Koreksi merupakan pembetulan, perbaikan, dan pemeriksaan.
4.5.
Tindakan Korektif 4.5.1. Tindakan korektif (corrective ( corrective action) action) adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidak sesuaian agar tidak terulang lagi; 4.5.2. Ketidak sesuaian(non-conformance sesuaian(non-conformance)) adalah tidak terpenuhinya suatu persyaratan; 4.5.3. Persyaratan (requirement (requirement ) adalah harapan atau kebutuhan yang dapat berupa ketetapan, kebiasaan, atau kewajiban, baik yang dinyatakan ataupun tidak dinyatakan.
4.6.
Tindakan Preventif Tindakan
preventif
( preventiveaction) preventiveaction)
adalah
tindakan
untuk
menghilangkan penyebab potensi ketidak sesuaian agar tidak terjadi atau pengertian lainnya tindakan yang dilakukan sebelum sesuatu terjadi (mencegah sebelum terjadi). 4.7.
PedomanMutu Pedoman
mutu
adalah
panduan
sebuah
proses
terstruktur
untuk
memperbaiki keluaran yang dihasilkan atau untuk memastikan keluaran sesuai standar yang diharapkan. 4.8.
Dokumen Dokumen adalah acuan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan meliputi Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Prosedur Tetap (Protap), Rencana Mutu Pelayanan, dandokumen pendukung lainnya. Secara umum dokumen juga merupakan sebuah tulisan yang memuat informasi. Biasanya, dokumen ditulis di kertas dan informasinya
3
ditulis memakai tinta memakai tinta baik baik memakai tangan atau memakai media elektronik (sepertiprinter) (sepertiprinter).. 4.9.
Rekaman Adalah hasil dokumentasi dari kegiatan atau proses yang disimpan.
4.10.
Efektifitas Efektivitas adalah pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternative atau pilihan cara dan menentukan pilihan dari beberapa pilihan lainnya. Efektifitas bisa juga diartikan sebagai seba gai pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
4.11.
Efisiensi Efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya
sumber/biaya
untuk
mencapai
hasil
dari
kegiatan
yang
dijalankan.Pengertian efisiensi menurut Mulyamah (1987, hal. 3) yaitu: “
Efisiensi merupakan suatu ukuran dalam membandingkan
rencana
penggunaan
masukan
dengan
penggunaan
yang
direalisasikan atau perkataan lain penggunaan yang sebenarnya”. sebenarnya” . 4.12.
Proses Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil. Definisi lain dari proses adalah serangkaian kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi, yang mengubah input menjadi output . Kegiatan ini memerlukana lokasi sumberdaya seperti orang dan materi.
4.13.
Sasaran Mutu Sasaran mutu adalah target dari masing-masing bagian/departemen yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu, sasaran mutu harus mempunyai syarat sebagai berikut: 4.13.1. Scope Scope jelas untuk bagian atau departemen mana, misal HRD, operation, operation, marketing dan lain-lain; 4.13.2. Measurable Measurable artinya sasaran mutu tersebut harus bisa diukur (baikdalam bentuk/jumlah/presentase); 4
4.13.3. Achievableartinya Achievableartinya menentukan target/sasaran mutu itu harus dapat dicapai, bila target terlalu tinggi maka departemen/bagian tersebut cenderung malas untuk mengejarnya; 4.13.4. Realible Realible artinya sasaran mutu haruslah sesuatu yang nyata dan bukan sesuatu yang tidak nyata nyata akan sulit untuk dijadikan target; 4.13.5. Time Frame artinya harus jelas, jadi kapan seharunya sasaran itu dicapai sudah jelas di awal pembuatan sasaran mutu tersebut. 4.14 Perencanaan Mutu Perencanaan mutu adalah aktivitas pengembangan produk dan proses yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Pengendalian mutu merupakan proses yang terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut: 4.14.1. Mengevaluasi kinerja; 4.14.2. Membandingkan kinerja mutu dengan tujuan mutu; 4.14.3. Bertindak berdasarkan perbedaan.
4.15.
Kebijakan Mutu Kebijakan mutu adalah kebijakan resmi dan tertulis dari manajemen perusahaan tentang komitmen perusahaan dalam memperhatikan dan mempertimbangkan aspek-aspek mutu dalam aktifitas keseharian organisasi atau perusahaan.
4.16.
Sarana Sarana adalah segala sesuatu yang dapat di pakai sebagai alat dan bahan untuk mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses produksi.
4.17.
Prasarana Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya produksi.Misal lahan, jalan, parit, pabrik, tempatkerja, dan lain-lain.
5
BAB II GAMBARAN UMUM 1.
GEOGRAFI DAN DEMOGRAFI Puskesmas Teunom berlokasi di desa Tanoh Manyang kecamatan Teunom kabupaten Aceh Jaya. Berada pada Jalan Meulaboh - Banda Aceh Km.189 sehingga akses mudah dijangkau oleh masyarakat.Jarak Puskesmas dari pusat kecamatan ke puskesmas 3 km. Puskesmas Teunom dengan luas wilayah kerja 36,1 Km2 dengan batas wilayah : 1.1.
Batas Wilayah :
Sebelah Utara berbatas dengan Kecamatan Panga dan Kabupaten Pidie
Sebelah selatan berbatas dengan Samudra Hindia dan Kabupaten Aceh Barat
Sebelah Timur berbatas dengan Kecamatan Pasie Raya dan Kabupaten Aceh Barat
Sebelah Barat berbatas kecamatan panga.
Yang terdiri dari 22 Desa, 61 Dusun dan 2 mukim 1.2.
Memiliki 5 Pustu,8 Poskesdes,5 Polindes
dan
2 posyanduplus dan 26
Posyandu 1.3.
Jumlah penduduk penduduk 12,930 jiwa. Jumlah penduduk penduduk laki-laki 6,490 jiwa dan jumlah penduduk wanita wanita 6,440 jiwa;
1.4.
2.
Jumlah KK sebesar
DISTRIBUSI KETENAGAAN Pendidikan No
Jabatan SLTP SLTA
2.1.
D1
D2
D3
D4
S1
PNS
2.1.1 Kepala Puskesmas 2.1.2
1
Kepala Sub Bagian Tata
1
Usaha 6
S2
Pendidikan No
Jabatan SLTP SLTA
D1
D2
D3
D4
2.1.3 Dokter umum 1
2.1.5 Perawat
3
26 13
2.1.6 Perawat gigi
1
2.1.7 Asisten apoteker
2
2.1.8 Laboratorium
1
2.1.9 Sanitarian
1
2.1.10 Nutrisionis
1
2.1.11 Staf administrasi
1
1
3
Non PNS
2.2.1 Dokter umum
1
2.2.2 Dokter Gigi PTT
1
Bidan desa/ PTT
8
2.2.3 Perawat
3.
S2
2
2.1.4 Bidan
2.2.
S1
1
2.2.4 Sanitarian
1
2.2.5 Laboratorium
1
2.2.5 Staf administrasi
2
2.2.6 LP3I
1
2.2.7 Supir Ambulan
1
2.2.8 Cleaning Service
2
1
ORGANISASI 3.1.
Visi Terwujudnya pelayanan kesehatan dasar yang bermutu menuju Teunom sehat
3.2.
Misi 3.2.1.
Memberikan pelayanan kesehatan profesional kepada masyarakt
3.2.2.
Meningkatkan sumber daya untuk menunjang mutu pelayanan
7
3.2.3.
Menyiapkan sarana dan prasarana pelayanan kesehatan dasar yang optimal
3.3.
3.2.4.
Menggerakkan peran serta dan kemandirian masyarakat
3.2.5.
Meningkatkan kemitraan dan kerjasama lintas sektor dan swasta
3.2.6.
Meningkatkan sistem informasi kesehatan.
Tujuan Puskesmas Teunom 3.3.1.
Memastikan bahwa pelayanan kesehatan yang diberikan kepada masyarakat mutunya terjaga;
3.3.2.
Menciptakan masyarakat yang mandiri dalam bidang kesehatan;
3.3.3.
Pelayanan kesehatan yang diberikan terstandar baik tenaga maupun sarana prasarana;
3.3.4. 3.4.
Terciptanya suasana yang kondusif.
Motto Motto Puskesmas Teunom adalah “ IDAMAN”
3.5.
Tata Nilai 3.5.1.
Islami Bahwa didalam melaksanakan tugas dan/atau kewajiban dalam memberikan pelayanan harus dilandasi secara islami dengan mengutamakan 4S ( Salam, Senyum, Sapa dan Sentuh)
3.5.2.
Disiplin Bahwa dalam melaksanakan tugas dan/atau kewajiban harus dilandasi oleh sikap disiplin yang tinggi terhadap norma dan standar profesi serta aturan-aturan yang berlaku tanpa merasa diawasi, namun tumbuh dari rasa t anggungjawab pribadi.
3.5.3.
Adil Bahwa dalam melayani pasien diperlakukan secara adil tanpa ada perbedaan
3.5.4.
Melayani Bahwa dalam melayani pasien dengan sepenuh hati tanpa paksaan dari atasan
3.5.5.
Aman 8
Bahwa dalam melaksanakan tugas dan/atau kewajiban Kerj 3.5.6.
Nyaman Menciptakan suasana nyaman lingkungan
3.6.
Kebijakan Peningkatan Mutu dan Kinerja Puskesmas Teunom menerapkan kebijakan mutu dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat secara konsisten dan professional sesuai dengan kebutuhan masyarakat, serta selalu berusaha meningkatkan mutu dan kinerja pelayanan melalui kegiatan penilaian kinerja,. Puskesmas Teunom memastikan bahwa kebijakan mutu sesuai dengan visi ,dan misi. Termasuk komitmen untuk memenuhi persyaratan layanan dan peningkatan efektifitas system manajemen mutu secara terus-menerus. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu. Selalu dikomunikasikan dan dimengerti oleh semua pegawai di Puskesmas Teunom melalui rapat, apel, papan pengumuman dan pigura.
9
3.7. StrukturOrganisasi KepalaPuskes mas
Ka Sub Bag TU Tata Usaha
Perencanaan Dan SIK
Kepegawaian Dan Umum
UKM
UKP PelayananKlinis
Pelayanan KIA
KIA KB Kesehatan Reproduksi
Pelayanan KesehatanUmum
PoliUmum Puskeling GawatDarurat
Keuangan
Pelayanan KesehatanKhusus
PoliGilut PoliJiwa Poli Mata Poli THT PoliPHBS,Gizi, PoliPHBS,Gizi, Sanitasi PoliUsila Poli Psikologi
PelayananPenunjang Medik
Laboratorium Farmasi Fisioterapi
Promosidan UKBM
Pencegahann Dan Pemberantasan Penyakitdan PL
Penanganan Masyarakat RawanKesehatan
PKM UKS/UKGS Gizi Batra Kes. Or. JPKM
Imunisasi Surveillance PemberantasanPenyak it Kesling UKK
Perkesmas UKJM Usila
10
3.8. Proses Pelayanan (Proses Bisnis) Audit Mutu Internal Kebijakan Mutu Tinjauan Manajemen
Sasaran Mutu Baru
Pelatihan SDM
Penempatan dan Mutasi SDM
Pemeliharaan sarana prasarana
Pemeliharaan lingkungan kerja
Pengendalian alat ukur
RMM Baru
P E L A N G G A N
Poli Umum dan Ruang Tindakan
Penerimaan pasien
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Penanganan Keluhan Pelanggan Analis Data
Pengukuran Kepuasan Pelanggan
Ruang obat Laborat Penyerahan Obat/ Hasil Pemeriksaan/ konsultasi/rujukan
Pembayaran Poli Gigi Konsultasi Gizi KIA, KB & Imunisasi
Permintaan Masyarakat
Pengadaan Barang
Menyusun Perencanaan
Sanitasi
Melaksanakan Perencanaan
Monitoring & Evaluasi
Pelaporan
Pengendalian Pelayanan Tidak sesuai
Seleksi dan Evaluasi Supplier
Pemeriksaan dan Penerimaan Barang
Penyimpanan Barang
Pengendalian Dokumen dan catatan mutu
11
P E L A N G G A N
3.8. Proses Pelayanan (Proses Bisnis) Audit Mutu Internal Kebijakan Mutu Tinjauan Manajemen
Sasaran Mutu Baru
Pelatihan SDM
Penempatan dan Mutasi SDM
Pemeliharaan sarana prasarana
Pemeliharaan lingkungan kerja
Pengendalian alat ukur
RMM Baru
Poli Umum dan Ruang Tindakan
P E L A N G G A N
Penerimaan pasien
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Penanganan Keluhan Pelanggan Analis Data
Pengukuran Kepuasan Pelanggan
Ruang obat Laborat Penyerahan Obat/ Hasil Pemeriksaan/ konsultasi/rujukan
Pembayaran Poli Gigi Konsultasi Gizi KIA, KB & Imunisasi
Permintaan Masyarakat
Pengadaan Barang
Menyusun Perencanaan
Sanitasi
Melaksanakan Perencanaan
Monitoring & Evaluasi
Pelaporan
Pengendalian Pelayanan Tidak sesuai
Seleksi dan Evaluasi Supplier
Pemeriksaan dan Penerimaan Barang
Penyimpanan Barang
Pengendalian Dokumen dan catatan mutu
11
Puskesmas memiliki kegiatan utama yaitu : a. Pelayanan klinis atau UKP ( Upaya Kesehatan Perorangan) dalam gedung : 1) Pendaftaran 2) Poli Umum 3) Poli Gigi 4) Poli KIA/KB 5) Poli nak (MTBS) 6) Ruang Konseling ( Gizi, PTM, PKPR da Jiwa ) 7) Ruang Kesling / Promkes 8) Ruang Bersalin (PONED) 9) Laboratorium 10) Apotik 11) UGD 12) Rawat Inap b. Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
Upaya Kesehan Esensial : 1) Upaya Promkes 2) Upaya Kesehatan Lingkungan 3) Upaya Ksehatan Ibu dan Anak 4) Upaya Kesehatan Gizi 5) Upaya pemberantasan penyakit (P2P) Upaya Kesehatan non esensial / pengembangan :
P E L A N G G A N
Puskesmas memiliki kegiatan utama yaitu : a. Pelayanan klinis atau UKP ( Upaya Kesehatan Perorangan) dalam gedung : 1) Pendaftaran 2) Poli Umum 3) Poli Gigi 4) Poli KIA/KB 5) Poli nak (MTBS) 6) Ruang Konseling ( Gizi, PTM, PKPR da Jiwa ) 7) Ruang Kesling / Promkes 8) Ruang Bersalin (PONED) 9) Laboratorium 10) Apotik 11) UGD 12) Rawat Inap b. Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
Upaya Kesehan Esensial : 1) Upaya Promkes 2) Upaya Kesehatan Lingkungan 3) Upaya Ksehatan Ibu dan Anak 4) Upaya Kesehatan Gizi 5) Upaya pemberantasan penyakit (P2P) Upaya Kesehatan non esensial / pengembangan : 1) Pelayanan KesehatanRemaja ( PKPR ) 2) Pelayanan Kesehatan jiwa 3) Posyandu Lansia 4) Posyandu Balita 5) Posbindu PTM 6) Upaya Kesehatan Sekolah 7) Program Kesehatan Tradisional / Batra 8) Bias 9) Pusling
3.9. Landasan hukum yang digunakan dalam penyusunan pedoman mutu ini adalah: 3.9.1.
Undang-Undang No 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;
3.9.2.
Peraturan Menteri Kesehatan No. 75 75 Tahun Tahun 2014, tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;.
3.9.3.
Peraturan Bupati Aceh Jaya Nomor 3 Tahun 2015 tentang Susunan Organisasi Teknis Dinas Pusat Kesehatan Masyarakat pada Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Jaya
12
Acuan yang digunakan dalam penyusunan poman mutu ini adalah : 1. Tandar akreditasi puskesmas yang diterbitkan oleh direktur Bina Upaya kesehatan dasar Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Kementrian RI Tahun 2015 2. Pedoman penyusunsn dokumen akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama diterbitkan oleh Jenderal Bina Upaya Kesehatan Kementrian Keehatan RI Tahun 2015.
13
BAB III PELAKSANAAN PENINGKATAN MUTU DAN KINERJA 1.
PERYARATAN UMUM Puskesmas Teunom memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang
diperlukan untuk menjalankan sistem manajemen mutu, termasuk sumberdaya untuk mendukung pencapaian sasaran-sasaran mutu yang ingin dicapai dan juga senantiasa memantau, mengukur, menganalisa kinerja proses dan mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk dikembangkan dalam mencapai peningkatan mutu pelayanan yang berkesinambungan. Puskesmas menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan memperbaiki secara berkesinambungan Sistem Manajemen Mutu Puskesmas sesuai dengan permenkes Nomor 75 tahun 2014 : 1)
Mengidentifikasi proses yang diperlukan untuk Sistem Manajemen Mutu dan aplikasinya,
2) Menetapkan urutan dan interaksi antar proses tersebut didalam proses pelayanan 3) Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun pengendalian proses - proses berjalan efektif. 4) edianya Sumber Daya Daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung mendukung operasi dan pemantauan proses pelayanan dan hasilnya,. 5) Memantau, mengukur mengukur dan menganalisa proses - proses dan hasilnya. 6) Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil sesuai dengan yang yang direncanakan serta perbaikan berkesinambungan. 7) Menerapkan seluruh persyaratan sistim Manajemen Mutu Puskesmas, Dokumen Terkait. Seluruh dokumen yang berlaku sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi Akreditasi Puskesmas.
2.
PENGENDALIAN DOKUMEN 2.1.
Pedoman penendalian dokumen UPTD Puskesmas Teunom engan system pengelolaan dokumen/surat menyurat menyurat dan rekaman ipleentasi, yang meliputi sistim penomoran maupun penyimpanan dokmen Puskesmas, baik dokumn perkantoran maupun dokumen dokumen akreditasi Puskesmas
14
2.2.
Dokumen yang meliputi : 1)
Dokumen Eksternal yang merupakan regulasi – regulasi regulasi atau kebijakan – kebijakan – kebijakan yang terkait, maupun input atau masukan dari masyarakat yang berupa harapan – harapan – harapan harapan terhadap penyelenggaraan Puskesmas
2)
Dokumen Internal, berupa dokumen perencanaan, surat keputusan pimpinan, pedoman kerja, kerangka acuan, SPO, rekaman, rekaman hasil audit dan upaya perbaikan.
2.3.
Sistim Pengendalian Dokumen system manajemen mutu dipastikan terkendali : 2.3.1. Dokumen sistim manajemen mutu adalah dokumen – dokumen dokumen yang memuat informasi yang digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan system manajemen mutu 2.3.2. Pengendalian dokumen dimaksud agar dokumen system manajemen mutu yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat dan benar 2.3.3. Cara pengendalian dokumen diatur dalam prosedur dan dipahami oleh semua karyawan : a. Pengkodea dokumen kelompok pelayanan : 1). Administrasi Manajemen dengan kode kode : ADM.,
Bab I, (ADM/I),
Bab II, (ADM/II),
Ba III, (ADM/III),
2). Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat dengan Kode : UKM,
Bab IV, (UKM/IV),
BabV, (UKM/V),
Bab VI, (UKM/VI)
Apabila dari Upaya Puskesmas dengan ditambah upaya (contoh KIA=UKM/KI, Upaya Promkes = UKM/Promkes, dan lain- lain),
3). Pelayanan klinis / Upaya Upaya Kesehatan Perorangan dengan kode kode : UKP,
Bab VII, (UKP/VII),
Bab VIII, ( UKP/VIII),
Bab IX, (UKP/IX),
4). Standar Prosedur Prosedur Oprasional disingkat : SOP, 15
5). Daftar tilik disingkat : DT, 6). Kerangka Acuan Acuan disingkat : KA, 7). Surat Keputusan disingkat : SK, b. Penyimpanan Dokumen / Arsip 1) Dokumen rekam klinik / medic inaktif wajib disimpan sekrang – kurangnya dua tahun,terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal,
atau
pindah
tempat,
setelah
batas
waktu
sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam kliis dapat dimusnahkan, kecuali peetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan angka waktu 5 tahun, terhtung dari tanggal dibuatnya, 2) Simtem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus dberi tanda :
Umum : resep Umum
Askes / BPJS : Untuk resep yg diterima oleh peserta asuransi kesehaa
Gratis / Jamkesmas / Jampersal/ Jamsostek untuk resep yang diberikan pada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan retribusi
3). Rekam medis pasien dimasukkan ke dalam family folder dan disimpan ke dalam rak penyimpanan di di loket pendaftaran. pendaftaran. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal tiga tahun; 4). Dokumen akreditasi dibuat rangkap 2, yang asli disimpan di secretariat manajemen,
akreditasi yang
dibawah
fotocopy
kendali
dengan
cap
administrasi terkendali
didistribusikan di unit-unit yang memerlukan. 5). Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing- masing kelompok
pelayanan,
sedangkan
di
administrasi
dan
manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan upaya. 16
6). Sistim penomoran : a)
Surat masuk dan surat keluar sesuai dengan aturan pemerintah Daerah Kabupaten Aceh Jaya
b)
Penomoran
kelompok
pelayanan
dilakukan
oleh
kelompok pelayanan masing – masing disesuaikan dengan sistim pengkodean yang telah ditentukan oleh Puskesmas c)
Penomoran
dokumen
diurutkan
sesuai
dengan
pengkodean d)
Urutan penomoran meliputi : Kode pelayanan, kode dokumen, Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen
e)
Contoh : ADM/II/SOP/X/16/001 ADM= Kode Administrasi Manajemen, II = Bab II, SOP : Standar Operasional Pelayanan, X = Bulan Oktober, 16 =Tahun 2016, 001 = Nomor Urut SOP,
f)
Contoh : 445/001/ADM/I/SK/X/20 445/001/ADM/I/SK/X/2016 16 445 : Kode Puskesmas, 001= Nomor Urut SK, ADM= Kode Admnistrasi Manajemen, I= Bab I, SK = Surat Keputusan,X = Bulan Oktober, 201 Tahun 2016. 2016.
3.
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 3.1. Komitmen Manajemen Manajemen bertekad untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu secara konsisten dan konsekuen untuk mendukung pencapaian sasaran-sasaran yang diinginkan. Untuk itu maka diwajibkan kepada semua Pejabat Struktural dan semua karyawan Puskesmas Dewantara Kabupaten Aceh Utarauntuk : 3.1.1. Memahami konsep sistem manajemen mutu sebagai landasan dalam merubah pola pikir dan pola kerja yang terfokus pada mutu; 3.1.2. Menetapkan kebijakan mutu dan memastikan bahwa sasaran mutu Puskesmas Dewantara, sasaran mutu pelayanan klinis dan program upaya akan dicapai; 3.1.3. Menjalankan kegiatan Tugas Pokok dan Fungsi masing-masing sesuai dengan komitmen manajemen mutu secara konsisten dengan cara mentaati 17
pedoman manajemen mutu, Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja yang ada, serta sesuai peraturan peratur an perundang undangan yang berlaku; 3.1.4. Memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan telah te lah diupayakan dipenuhi; 3.1.5
Melakukan evaluasi pelaksanaan dan pencapaian sasaran manajemen mutu secara konsisten;
3.1.6. Memastikan perbaikan terus menerus dilakukan pada semua aspek kegiatan.
3.2. Fokus Pelanggan : 3.2.1. Kepala Puskesmas 1) Menetapkan pernyataan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu kinerja; 2) Mengadakan Tinjauan Manajemen secara berkala; 3) Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu; 4) Memastikan seluruh persyaratan pelanggan dan peraturan yang terkait dengan pelayanan telah dipahami dipahami oleh pihak terkait; 5) Memastikan adanya pengembangan dan perbaikan berkesinambungan di dalam Sistem Manajemen Mutu Puskesmas. 3.2.2. Ketua Tim Mutu Memastikan Kebijakan dan Sasaran Mutu Kinerja Puskesmas dipahamioleh karyawan. 3.2.3. Koordinator Administrasi, Koordinator UKM, Koordinator UKP. Mensosialisasikan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu Kinerja kepada karyawan terkait, baik lintas progam maupun lintas sektoral 3.2.4. Kebijakan 1)
Kepala
Puskesmas
memiliki
komitmen
terhadap
pengembangan
penerapan dan peningkatan terus menerus terhadap Sistem Manajemen Mutu Puskesmas dan terus menerus memperbaiki keefektifannya; 2)
Mengkomunikasikan kepada seluruh kepala unit kerja terkait dan seluruh karyawan tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan persyaratan lain;
3)
Menetapkan kebijakan mutu Puskesmas dan memastikan sasaran mutu kinerja dipenuhi;
4)
Memimpin tinjauan manajemen yang dilaksanakan dengan Rapat Tinjauan Manajemen dan minimal dilaksanakan 1 (satu) kali dalam 6 (enam) bulan; 18
5)
Memastikan tersedianya sumber daya yang dibutuhkan meliputi sumber daya manusia, peralatan kesehatan dan pengobatan, obat - obatan, dan infrastruktur.
3.3. KEBIJAKAN MUTU Kebijakan mutu puskesmas Teunom berkomitmen untuk memberikan pelayanan prima dan terbaik kepada masyarakat dan sama – sama bekerja dalam rangka menyukseskan akreditasi puskesmas : 3.3.1. Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi puskesmas Teunom terhadap kepuasan pelanggan 3.3.2. Isi kebijakan mutu sejalan dengan visi, misi dan dan tujuan puskesmas Teunom 3.3.3. Kebijakan mutu menjadi acuan untuk menetapkan sasaran mutu, mengevaluai pencapaian sasaran serta acuan perbaikan yang akan dilakukan 3.3.4. Kebijakan mutu disosialisasikan dan dipastikan dipahami oleh seluruh karyawan puskesmas 3.3.5. Kebijakan mutu ditinjau secara berkala untuk menjamin kesesuaian
4.
PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN PENCAPAIAN SASARAN KINERJA/MUTU Manajemen puskesmas menjamin bahwa Sasaran Mutu ditetapkan berdasarkan
standar kinerja/ standar pelayanan minimal yang meliputi indikator pelayanan klinis, indikator penyelenggaraan upaya upaya puskesmas. Perencanaan disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan kewajiban pelanggan, serta upaya untuk mencapai sasaran kinerja yang ditetapkan. Dalam mencapai Sasaran Mutu tersebut seluruh kegiatan Puskesmas Dewantara dibuat dalam bentuk rencana kerja yang berupa Rencana Kerja, Waktu Pelaksanaan, dan Anggarannya, yang ditetapkan secara tahunan yang bersifat bersifat dinamis dan senantiasa dikembangkan untuk mempercepat pencapaian sasaran mutu. Rencana Kerja tersebut dilaksanakan dengan Kerangka Acuan yang jelas, dimonitor, dianalisa dan dilakukan tindakan tindakan penyesuaian yang diperlukan diperlukan untuk menjamin bahwa kinerja proses sesuai dengan Rencana yang telah ditetapkan. Perencanaan mutu puskesmas dan keselamatan pasien berisi program- program kegiatan peningkatan mutu yang meliputi: a) Penilaian dan peningkatan kinerja baik UKP maupun UKM b) Upaya pencapaian enam (6) sasaran keselamatan pasien c) Penerapan manajemen risiko pada area prioritas d) Penilaian kontrak/kerjasama pihak ketiga 19
e) Pelaporan dan tindak lanjutinsiden keselamatan pasien f) Peningkatan mutu pelayanan laboratorium g) Peningkatan mutu pelayanan obat h) Pendidikan dan pelatihan karyawan tentang mutu dan keselamatan pasien Ruang lingkup lingkup Pedoman ini menjelaskan perencanaan program manajemen manajemen untuk penerapan Sistem Sistem Manajemen Mutu.
5. TANGGUNG JAWAB WEWENANG 5.1. Kepala Puskesmas 5.1.1. Mengesahkan sasaran mutu disetiap program/ program/ upaya atau unit kerja. 5.1.2. Memeriksa dan meninjau rencana manajemen mutu disetiap bagian untuk mencapai sasaran mutu Kinerja yang yang telah ditetapkan. 5.2. Ketua Tim Mutu Memastikan rencana manajemen mutu dilaksanakan oleh masingmasing fungsi atau unit kerja sesuai dengan tujuan dan sasaran Puskesmas. 5.3. Koordinator Administrasi, Koordinator Upaya, Koordinator Pelayanan Klinis. Memastikan pelaksanaan aktivitas yang berada di bawah tanggung jawabnya sesuai dengan kebijakan mutu Puskesmas, 5.3.1. Menyusun rencana manajemen mutu sesuai sasaran mutu Kinerja; 5.3.2..Melaksanakan rencana manajemen mutu sesuai dengan batas waktu yang direncanakan; 5.3.3. Memantau pelaksanaan rencana Manajemen mutu diunit kerjanya.
5.4. Kebijakan 5.4.1. Kepala Puskesmas menetapkan, melaksanakan dan memelihara Rencana Manajemen Mutu untuk mencapai tujuan dan sasaran sesuai dengan kebijakan Puskesmas. 5.4.2. Rencana Manajemen Mutu yang yang ada di setiap unit unit kerja meliputi : 1) Perencanaan tanggung jawab untuk mencapai tujuan dan sasaran pada setiap fungsi yang berhubungan dalam Puskesmas. 2) Langkah kegiatan dan batas waktu yang dicapai. 5.4.3. Kepala Puskesmas mengadakan tinjauan rencana manajemen jika ada perubahan pada aktivitas pelayanan, terjadi te rjadi ketidaksesuaian, pelayanan baru, atau adanya aktivitas Pengembangan Pelayanan Puskesmas.
20
BAB IV PENUTUP Pedoman peningatan mutu dan kinerja ini disusun berdasarkan persyaratan akreditasi dan SMM ISO 9001:2008, serta kebijakan dinas kesehatan kabupaten Aceh Jaya tentang kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan Puskesmas Teunom dalam rangka memelihara dan meningkatkan mutu dan kinerja pelayanan UPT Pusat Kesehatan Masyarakat. Sebagai rujukan persyaratan sumber daya manusia dan saran prasaranaPuskesmas Teunom
dalam penyusunan penyusunan pedoman ini adalah adalah terutama pada pada Peraturan Peraturan Menteri
Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas Teunom. Walaupun dalam susunan pedoman ini tidak tertuang secara eksplisit. Dengan disusunnya pedoman ini diharapakan dapat menjadi acuan bagi Puskesmas Teunom dalam melakukan upaya-upaya peningkatan mutu dan kinerja pelayanan. Agar lebih implementatif dalam pelaksanaannya pedoman ini akan dilengkapi dengan dokumen SPO (Satandar Prosedur Operasional). Oleh karena segala keterbatasan yang ada dalam penyusunan pedoman ini, maka untuk kesempuranan dalam impementasinya, sangat diharapkan masukan perbaikan dari semua pihak.
21
