26- Captación en Encuestas por Muestreo, Generación de Estadística Básica.pdf

Institut Insti tuto o Nacio Nacional nal de Estadísti Estadística ca y Geogr Geografí afía a

C a  e n  e n  m u  a p    t  ta   ac  c   i   ió  ó   n  n     e  n  e  nc  c   u   ue  e   s   st  t  a  a   s   s p   p o  or  r    m  ue   es  s   t  t  r   re  e   o  o   

generación d e estadística estadística básica Serie: Documentos técnico s para la generación

Obras afines o compl eme ementarias ntarias publ icadas por el INEGI INEGI sobre el tema: tema: Otros documentos de la serie: Proceso estándar para realizar realizar encuestas por muestreo, muestreo, Proceso estándar para el aprovechamiento de registros administrativos, Administración de proyectos estadísticos, Diseño conceptual, D iseño de cuestionarios, Captación en registros administrativos, Procesamiento de la información, Presentación de resultados, Presentación de datos estadísticos en cuadros y gráficas.

Catalogación en la fu ente INEGI: INEGI: 310.01

Instituto Nacional de Estadística y Geografía (México). Captación en encuestas por muestreo / Instituto Nacional de Estadística y Geografía.-México: INEGI, c2010. vi, 53 p. : il.--(Serie: Documentos técnicos para la generación de estadística básica) . 1. Estadística - Metodología.

Si requiere informació n más detallada de esta obra, favor de contactarnos a través de: Centros de Consulta y Comercialización (consulte el domicilio en Internet) . Larga distancia sin costo 01 800 111 4634 www.inegi.org.mx [email protected]

DR © 2010, Instituto Nacional de Estadística y Ge Geografía ografía Edificio Sede  Av. Héroe de Nacozari Sur Núm. 2301 Fracc. Jardines del Parque, CP 20276  Aguascalientes, Ags.

Obras afines o compl eme ementarias ntarias publ icadas por el INEGI INEGI sobre el tema: tema: Otros documentos de la serie: Proceso estándar para realizar realizar encuestas por muestreo, muestreo, Proceso estándar para el aprovechamiento de registros administrativos, Administración de proyectos estadísticos, Diseño conceptual, D iseño de cuestionarios, Captación en registros administrativos, Procesamiento de la información, Presentación de resultados, Presentación de datos estadísticos en cuadros y gráficas.

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Instituto Nacional de Estadística y Geografía (México). Captación en encuestas por muestreo / Instituto Nacional de Estadística y Geografía.-México: INEGI, c2010. vi, 53 p. : il.--(Serie: Documentos técnicos para la generación de estadística básica) . 1. Estadística - Metodología.

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Presentación De acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica, es atribución del INEGI “Normar el funcionamiento del Sistema y regular la captación, procesamiento y publicación de la Información que se genera, con base en los dictámenes que, en su caso, emita el Comité Ejecutivo correspondiente;” (Art. 77, Inciso VIII).  A fin de dar cumplimiento con el mandato de Ley, el INEGI impulsa un programa de desarrollo normativo para la Coordinación del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica (SNIEG), el Servicio Público de Información y la Regulación técnica sobre los procesos de generación, integración, difusión y conservación de la información estadística y geográfica. En particular, la determinación de la normatividad técnica para el Sistema, constituye una estrategia esencial para regular la operación de proyectos, estandarizar los procesos y homologar los conceptos comunes, lo que permitirá avanzar en el mejoramiento de la calidad de los datos y la eficiencia del servicio público que da respuesta a la demanda social de información. Sobre el desarrollo de la normatividad técnica en materia estadística para el SNIEG, el INEGI pone a disposición de las Unidades del Estado Estado una serie de documentos sobre recomendaciones para la generación de estadística básica, bajo la denominación: Documentos Técnicos para la Generación de Estadística Básica, Básica , conformada por documentos sobre el diseño y ejecución de proyectos estadísticos, cada una de las fases del proceso y sobre actividades específicas de esas fases, que apoyen la toma de decisiones en la realización de proyectos de generación de estadística básica entre las Unidades del Estado participantes en el SNIEG. Este documento, Captación en encuestas por muestreo, muestreo , es parte de esa serie y su propósito es facilitar las decisiones relacionadas con el diseño y ejecución para operativos de captación de datos. Con el fin de mejorar su contenido, se ha previsto la actualización periódica del documento, por lo cual el INEGI agradecerá INEGI agradecerá los comentarios y sugerencias que contribuyan a ese propósito.

Grupo de trabajo sobre operativos de captación captación El personal que colaboró en la integración de este documento, pertenece a diferentes áreas generadoras de estadísticas, como a continuación se menciona: Encuesta de Empresas de la Construcción (DGCNEE) Carlos Sandoval Ortiz Jorge E. Castro Rejón Juan Salas Gómora Encuestas Especiales en Establecimientos (DGCNEE)  Adriana Ramírez Nava Cándido Aguilar Vázquez Encuesta Mensual de Servicios (DGCNEE) María Teresa Arochi Alfaro Coordinación de Encuestas Especiales (DGE) Felipe Mendoza Lara Luís Felipe San José Zeledón Encuesta Nacional de Ingresos y Gastos en los Hogares (DGE) Ignacio Caballero Cabrera Encuesta Nacional de Empleo (DGE) Juan Carlos Torres López Pedro F. Martínez Sandoval El área coordinadora fue la Dirección de Normatividad (DGAIN, DGE) con la participación de: J. Walter Rangel González J. Celia Carvajal González Nory Tún Alvarez Ma. Inés Barrera Guillén Leonardo Fragoso Hernández

Índice Introducción 1. El dis eño y ejecució ejecució n de operativo operativo s para la captación como fases del proceso de generación de datos estadísticos 1.1 Generalidades 1.2 Conceptos básicos 1.3 Condicionantes para el diseño de las estrategias operativas 2. Diseño de operativos operativos p ara la captación 2.1 Estrategia operativa 2.2 Estrategia para la integración de recursos humanos 2.3 Estrategia para la comunicación y concertación 3. Operativo de captación 3.1 Preparación 3.2 Levantamiento 3.3 Cierre

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Glosario

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Bibliografía

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Introducción Entre la diversidad de actividades de un proyecto de generación de estadísticas, se encuentran las consideradas en las fases de diseño y ejecución de operativos para la captación, orientadas a la obtención de los datos con la calidad y oportunidad requeridas, conforme a los objetivos del proyecto. Esto exige contar con estrategias para planear, organizar, ejecutar y controlar cada una de las actividades incluidas en la captación. El objetivo de este documento es presentar lineamientos que faciliten y permitan identificar oportunidades de mejora en las actividades del diseño y ejecución de los operativos para la captación, los cuales requieren atención especial, en virtud de la gran diversidad de tareas que se requieren, así como de la organización de personal operativo que involucra. En el primer apartado de Generalidades, se expone un panorama sobre los operativos, como parte del proceso estándar de generación de estadísticas; se presenta un conjunto de conceptos básicos, para facilitar la comprensión del documento; además, se abordan los “condicionantes” que deben tomarse en cuenta antes de diseñar las estrategias operativas. El segundo capítulo, establece los lineamientos para el diseño de la captación, con las estrategias para los operativos, los recursos humanos y la comunicación y concertación. El tercer capítulo, aborda los lineamientos para la ejecución de los operativos, dividido en tres momentos: Preparación, Levantamiento y Cierre. Finalmente, se ofrece un glosario de conceptos técnicos utilizados en el documento, así como las referencias bibliográficas consultadas.

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1. El diseño y ejecución de operativos para la captación como fases del proceso de generación de datos estadísticos 1.1 GENERALIDADES Puede resumirse un proceso de generación de estadística básica de encuestas por muestreo, en siete grandes fases1, cuyas actividades se interrelacionan bajo distintos esquemas de orden y secuencia. Las denominaciones convencionales de esas fases son: PROCESO ESTÁNDAR PARA LA GENERACIÓN DE ESTADÍSTICAS EN ENCUESTAS POR MUESTREO

DISEÑO CONCEPTUAL

DISE ÑO MUESTRAL DISEÑO MUESTRAL

DISE Ñ O OPERATIVO DISEÑO OPERATIVO

PLANEACIÓN CAPTACIÓN

PROCESAMIENTO

PRESENTACIÓN DE RESULTADOS Ó

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Los operativos para la captación implican dos grandes grupos de actividades: las relacionadas con el diseño de estrategias y las correspondientes a su ejecución; de ahí que en el marco del proceso estándar de generación de estadísticas básicas, cubran dos de las siete fases del proceso de generación, la de “Diseño de la captación y el procesamiento” y la de “Captación”.

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 Para mayor detalle de cada una de las fases puede consultarse el documento El proceso estándar para la generación de estadísticas en encuestas por muestreo.

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En la medida que la ejecución de un operativo involucra movilización de recursos, su relación con la fase de planeación es fundamental, en virtud de que debe ajustarse a determinadas restricciones en materia de disponibilidad sobre esos recursos, a la vez que la precisión sobre las características del operativo es necesaria para una detallada programación y presupuestación del proyecto. En este sentido, ya que los recursos son limitados, se parte de una estimación global de los costos del proyecto, con base en experiencias previas sobre otros similares, lo cual sirve de referencia para evaluar la factibilidad y conveniencia de generar la información requerida bajo determinada estrategia. De resultar factible y conveniente la propuesta, se hace necesaria la cuantificación de todos los requerimientos y su calendarización conforme al programa detallado de actividades, y con ello establecer un presupuesto preciso y la programación de su ejercicio, así como las previsiones necesarias en materia de administración de los recursos. La fase de captación implica en la práctica gran interacción con las fases previas y las subsiguientes. 1.2 CONCEPTOS BÁSICOS Las actividades sobre la captación se planean en la fase de “Diseño de la captación y el procesamiento”, en la cual se establece una “Serie de actividades para determinar, desarrollar y probar las estrategias, procedimientos, esquemas técnicos y sistemas informáticos para las actividades tanto de la captación de datos como de su procesamiento” 2. Las estrategias para los operativos de captación de datos cubren tres aspectos principales: la operativa, la integración de los recursos humanos, y la comunicación y concertación. La estrategia operativa consiste en un Conjunto integrado y ordenado de procedimientos para determinar la estructura operativa y plantilla de personal, el programa general de actividades y para la cobertura de las áreas seleccionadas y la organización administrativa del proyecto para gestionar la estimación y adquisición de los requerimientos, flujo de materiales, elaboración de presupuesto y los controles para su eficiente aplicación. La estrategia para la integración de los recursos humanos , considera el Conjunto de procedimientos para disponer del personal capaz de desempeñar las funciones de los distintos cargos operativos y en número suficiente que permita cubrir todas las áreas geográficas que se contemplan en el proyecto, así como proporcionarles los conocimientos necesarios para cumplir con sus responsabilidades. Por último, la estrategia para la comunicación y concertación  es el conjunto integral y ordenado de procedimientos para difundir el proyecto y la concertación de apoyos para el mismo, con lo cual se contribuye al logro de los objetivos y metas del proyecto estadístico en cuestión. En la fase de “Captación” , se llevan a la práctica las estrategias diseñadas en la anterior, y consiste en la “Serie de actividades para obtener los datos de cada elemento de la población de estudio o una muestra de ella, siguiendo las estrategias determinadas en programas y procedimientos de trabajo”. La fase culmina con la concentración ordenada de los formatos de control y reportes de trabajo, así como la documentación donde se registran los datos a nivel individual, y el envío de éstos últimos al área de captura. Según las características del proyecto, principalmente en cuanto a cobertura geográfica, especificidad de los datos, y complejidad de captación, esta etapa puede requerir operativos especiales, campañas de difusión, concertaciones y diversos apoyos institucionales. 2

INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006 (Inédito).

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1.3 CONDICIONANTES PARA EL DISEÑO DE LAS ESTRATEGIAS OPERATIVAS En una encuesta, cuando ya se tienen definidos los objetivos del proyecto y una estimación global del costo, se toman algunas decisiones que constituyen condicionantes para el diseño de las estrategias operativas como son los siguientes: 1.3.1 Cobertura conceptual Se refiere a los conceptos (temas, categorías, variables y sus clasificaciones) de los que se requiere obtener información, los cuales se identificaron en la fase de diseño conceptual, cuyas características en cuanto a dificultades de captación, implica considerar en el diseño de las estrategias operativas, programas de capacitación apropiados a las mismas. Por ejemplo, en algunas encuestas de salud se requiere de datos que no es posible obtener con base en preguntas, sino que se requiere una medición más compleja como puede ser la toma de una muestra de sangre, la valoración del funcionamiento de determinados órganos o partes del cuerpo, etc., lo cual implica que el personal operativo domine conceptos y técnicas complicadas, que exigen la participación de personal calificado, además de una capacitación especializada. La amplitud y grado de dificultad de los temas que se aborden en la encuesta también determinan las características que el instrumento de captación debe cumplir y la definición del informante adecuado, es decir, la persona indicada para proporcionar la información.  Así por ejemplo, en una encuesta sobre negocios el informante podría ser el gerente, el contador público o el responsable del negocio. En cambio en una encuesta sobre rendimiento escolar, el informante adecuado podría ser el maestro o bien los alumnos. 1.3.2 Cobertura geográfica Con base en los objetivos generales y la identificación de las necesidades de información que se realiza en las fases de planeación y diseño conceptual, se determina la cobertura geográfica de la encuesta, es decir, el territorio al que se refiere la captación de datos en un proyecto estadístico. Así, dependiendo de la cobertura geográfica, se tienen encuestas a nivel nacional, de una entidad federativa, un municipio o una región específica. El impacto de este aspecto en el diseño de las estrategias operativas, se traduce en las necesidades de recursos humanos y materiales. Además, en las encuestas que se levantan mediante entrevista directa, implica el desplazamiento del personal operativo para obtener la información de interés, que puede resultar complicado si en la cobertura geográfica considerada se encuentran áreas de alto riesgo o difícil acceso, repercutiendo en un mayor costo y dificultad de los operativos de campo, incluyendo la necesidad de implementar operativos especiales. 1.3.3 Desagregación geográfica Es el nivel de detalle de una división territorial, de acuerdo con la cobertura geográfica, con que se requiere difundir la información, lo que se determina en la planeación del proyecto. Este aspecto tiene repercusiones directas en el tipo de muestreo y en el tamaño de muestra y por ende en la magnitud de la encuesta. Por ejemplo, una encuesta nacional en donde se requiere proporcionar la información en el nivel municipal, exigirá una muestra mayor que aquellas encuestas en donde es suficiente el desglose estatal. Este aspecto impacta en el diseño del operativo ya que entre más grande sea la muestra, mayor será el requerimiento de recursos y mayores las necesidades de seguimiento y control.

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1.3.4 Diseño de la muest ra Es la determinación de las características esenciales de la muestra como son: Método de muestreo (probabilístico/ no probabilístico); Marco muestral (Listado con base en materiales cartográficos/ Directorios); Esquema para la selección de la muestra (simple, estratificado, por conglomerados, sistemático, de juicio, etc.); etapas de selección (Una etapa/ polietápico), tamaño de la muestra. Según el diseño adoptado para realizar la encuesta, será la demanda en términos de costos y/o tiempo. Por ejemplo, una muestra no probabilística puede ser menos costosa, pero no se puede medir el porcentaje de error. Los resultados con un muestreo probabilístico requerirán un presupuesto mayor, pero es posible conocer el grado de precisión, por lo que tienen mayor valor estadístico. El tamaño de la muestra seleccionada se conforma por el número de unidades de observación para obtener de ellas un perfil estadístico de la población objeto de estudio. Dependiendo del tamaño de la muestra, es la necesidad de recursos humanos suficientes, que garanticen la cobertura geográfica del proyecto, lo cual tiene impacto en las necesidades de capacitación, remuneraciones al personal, viáticos, etcétera. El marco de muestreo es el listado exhaustivo de todas las unidades de observación que conforman el universo objeto de estudio de las encuestas por muestreo. Es un insumo indispensable en la selección de las unidades en muestra y permite además, determinar su ubicación, ya sea en un área geográfica o en un directorio, lo cual es sumamente útil para el diseño de las estrategias operativas.  Así por ejemplo, en encuestas por entrevista directa puede conocerse el grado de dispersión geográfica que impacta en la asignación de cargas de trabajo, las necesidades de viáticos, los procedimientos para la supervisión, entre otros aspectos. En el caso de las encuestas por muestreo probabilístico que no cuenten con marcos de muestreo actualizados, se deben contemplar actividades para tal efecto, las cuales independientemente de que se realicen con anterioridad al levantamiento de datos o de manera simultánea, requerirán procedimientos operativos específicos, personal y recursos. Un factor vinculado de manera estrecha al diseño de la muestra, es la modalidad tecnológica seleccionada a utilizarse en el levantamiento, que requerirá determinado marco muestral, además de incidir en la cantidad y características del personal operativo requerido y procedimientos específicos para el control y supervisión. 1.3.5 Determinación del in formante adecuado El informante adecuado es la persona identificada como la más apropiada para proporcionar la información que requiere el proyecto estadístico. La determinación de sus características se realiza en el Diseño Conceptual tomando en cuenta la naturaleza, complejidad y precisión de los datos que se requieren captar (cobertura conceptual). Según estas características, el informante adecuado puede ser un tipo en general, como por ejemplo persona mayor de 15 años; o bien, un tipo específico, como puede ser el jefe del hogar, el dueño de la empresa, la víctima de un delito, etcétera. Cuando por necesidad de la encuesta se requiera entrevistar a una persona menor de edad, deberá pedirse el consentimiento de alguno de los padres. La determinación del informante adecuado, influye de manera importante en los operativos, sobre todo en el caso de la entrevista directa, ya que tratándose de tipos específicos de informante, generalmen4

te se lleva más tiempo el poder contactarlos, se tiene mayor probabilidad de no respuesta y generalmente implica varias visitas a las unidades de observación, incrementándose los gastos de trasporte, tiempo, etcétera. 1.3.6 Tipo de entrevista Se refiere a las modalidades para obtener los datos estadísticos de interés mediante preguntas formuladas al informante o entrevistado. Entre estas modalidades se encuentran las siguientes: Entrevista directa.- Consiste en la formulación oral de las preguntas contenidas en el cuestionario (que puede ser impreso o electrónico) al informante por parte de una persona llamada entrevistador o encuestador. Estas preguntas pueden plantearse cara a cara, o por medio del teléfono.   Autoentrevista.- Consiste en el registro por el informante, de la información solicitada en el cuestionario, el cual puede ser enviado por algún servicio de mensajería (correo), entregado personalmente, por correo electrónico o ser llenado en un sitio determinado de la Internet.

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Para la determinación del tipo de entrevista en el Diseño Conceptual, se consideran los siguientes aspectos: Tipo de datos a captarse y su grado de complejidad. Cobertura conceptual (amplia/ reducida). Características del Informante adecuado (indistinto/ específico). Tiempo de entrevista. Cobertura geográfica del proyecto. Características de la ubicación geográfica de las unidades de observación (grado de dispersión, grado de accesibilidad). La decisión sobre el tipo de entrevista deberá adoptarse en las primeras fases de la planeación, ya que influye en aspectos como el presupuesto, la estructura operativa, diseño del cuestionario, programa de capacitación, contenido y alcance de las campañas de difusión, entre otros. •

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1.3.7 Instrumentos de captación Son los formatos que se utilizan para registrar la información del proyecto estadístico (cuestionarios, cédulas, boletas), los cuales se desarrollan y prueban en el Diseño Conceptual. Las características de estos instrumentos dependen de la cobertura conceptual considerada, las características de quienes proporcionarán la información (a quién van dirigidos), el tipo de entrevista seleccionada y la tecnología utilizada. A su vez determinan el perfil del entrevistador (en el caso de encuestas donde se utiliza la entrevista directa), características del programa de capacitación del personal operativo y procedimientos para la verificación de los cuestionarios durante el levantamiento, entre otros aspectos. Estas características tienen un impacto importante en el diseño de las estrategias operativas, inclusive el medio que se utilice para presentar los instrumentos de captación. Por ejemplo, tratándose de medios impresos, los requisitos del personal operativo sería un buen dominio tanto de la expresión verbal como una escritura clara; mientras que si se trata de cuestionarios electrónicos, además de esas habilidades se requerirá el conocimiento técnico del equipo que se utilice, como por ejemplo de las PDA (Personal Digital Assistance).

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1.3.8 Tiempo de entrevista Es el periodo transcurrido entre el inicio y fin del llenado del cuestionario. En el caso de la entrevista directa, se considera como el tiempo promedio que el entrevistador pasa frente al o los informantes de una unidad de observación, aplicando la entrevista. Este factor influye de manera significativa en el cálculo de plantilla y por ende en la estimación de todos los recursos necesarios para la encuesta. En el tiempo de entrevista influyen los siguientes aspectos: •

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Cobertura conceptual. o Número de preguntas. o Complejidad de la temática abordada en las preguntas. o Conocimiento o disponibilidad del informante sobre la información requerida. Tipo de pregunta. o  Abierta. o Cerrada (clasificación de la variable u opciones de respuesta). Informante adecuado. o  Indistinto. o  Específico. Diseño del cuestionario. o  Sencillo. o  Complejo.

El tiempo de entrevista se mide en las pruebas del instrumento de captación, considerando diferentes contextos, entrevistadores e informantes para obtener un buen promedio, cuestión importante por su repercusión en el diseño de la estrategia de captación, para determinar las cargas de trabajo, en la tasa de no respuesta y en general en la complejidad de los procedimientos operativos. 1.3.9 Modalidad tecno lógi ca seleccionada Este término se refiere a las características del instrumento o procedimiento seleccionado, en el campo de la informática y los medios de comunicación, para captar o transmitir información del proyecto estadístico. En este campo, el desarrollo tecnológico amplía las posibilidades en cuanto a captar la información y reducir costos en los proyectos. En especial, el uso de tecnologías puede facilitar la eficiencia y fluidez en la comunicación entre la estructura administrativa y la operativa, y permitir responder rápidamente a los problemas operativos conforme se van presentando. La selección de la modalidad tecnológica se basa en un análisis de las ventajas y desventajas que presenta cada una en relación a las condiciones y características del proyecto estadístico en cuestión. Sin embargo es relativamente frecuente que se considere una combinación de dos o más modalidades con el fin de disminuir costos y aumentar la rapidez con que se presenten resultados. Cada una de las opciones tecnológicas tiene sus peculiaridades y se requiere definir normas que regulen su uso y prevean controles para evitar pérdidas de la información. La tecnología que se utilice debe estar suficientemente probada antes de su aplicación y ser confiable y adecuada para alcanzar los objetivos de la encuesta. 6

Se debe hacer un análisis de factibilidad, en el que se consideren tanto los costos, como la seguridad de la información al ser transmitida por el medio seleccionado. Además, hay que considerar la disponibilidad de instalaciones y equipos de tal suerte que sea suficiente para el tamaño de muestra elegido.  A continuación se describen algunas tecnologías que pueden ser útiles, según las características del proyecto: Dispositivos móviles Se refiere al equipo informático que se caracteriza por su fácil transportación, funciona con batería o corriente eléctrica, tiene las funciones de una computadora personal pero con capacidad limitada para el almacenamiento de datos. Entre los dispositivos móviles más comunes se encuentran la Laptop y el PDA (Personal Digital Assistance). Cuando la institución cuenta con el presupuesto e infraestructura necesarios, estos dispositivos constituyen una buena alternativa. Aunque parte importante del presupuesto se destine para su compra, es una inversión que podría ser utilizada en más de un proyecto estadístico. El uso de este tipo de tecnologías incrementa el potencial, tanto para la captación como para la gestión, en encuestas que utilizan la entrevista directa. Además, permite fusionar varias tareas en una, como son el registro de datos, la codificación- captura y verificación en campo, reduciendo en gran medida el tiempo entre el levantamiento, procesamiento y difusión de la información. Su utilización se establece con un grupo especializado en planificar, diseñar, comprobar y aplicar los sistemas informáticos, que deben ser compatibles con los procedimientos operativos y el cuestionario pueda ser manejado y aplicado con facilidad. Es importante, que los procedimientos incluyan medidas preventivas sobre el cuidado y mantenimiento de los dispositivos móviles y el resguardo de los datos captados, y así evitar la pérdida de información como consecuencia de averías en el equipo. Teléfono En encuestas que consideran la entrevista directa como técnica para obtener los datos de interés, y tratándose de pocos conceptos y de naturaleza sencilla, este tipo de equipo representa un medio eficaz siempre y cuando las unidades de la muestra cuenten con teléfono. Además es muy útil como equipo de apoyo, para realizar reconsultas, el control de la supervisión de los entrevistadores y en general hacer más expedita la comunicación. La desventaja para la captación consiste en que requiere de una infraestructura telefónica, que no existe en algunas regiones y que su disponibilidad puede estar limitada a ciertos estratos socioeconómicos. Internet Constituye una vía eficaz para la comunicación con el personal y con los informantes, y más rentable en términos de costos para el envío de información que el teléfono o el fax, pues cuenta con una valiosa herramienta como es el correo electrónico, sin embargo, obliga a implementar sistemas que garanticen la seguridad de la información al ser transmitida por este medio. Es útil en el caso de las encuestas que consideran la opción de autoentrevista. Cuando las condiciones lo permitan y se decida realizar la captación a través de este medio, es necesario diseñar un instrumento de captación electrónico de manejo accesible y con todas las instrucciones pertinentes, que faciliten al informante el uso, llenado y envío del mismo, contando en caso necesario con la asesoría de personal especializado, tanto para resolver dudas sobre el manejo del sistema como respecto a la temática.

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Fax Este medio es de bajo costo y puede utilizarse para el envío de diversos tipos de información, como por ejemplo los cuestionarios contestados, informes y controles, o facilitar los datos administrativos a los diferentes niveles de gestión. En la captación de datos es poco recomendable y su uso tiende a disminuir pues presenta más problemas técnicos en comparación con las opciones tecnológicas descritas anteriormente. La relación de estos aspectos que condicionan el diseño de las estrategias para la captación, se muestra en el siguiente esquema:

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2. Diseño de operativos para la captación Las estrategias y procedimientos técnicos para la captación de datos, se establecen de acuerdo con la técnica de entrevista definida en el proyecto, el tipo de tecnología aprobada para el levantamiento, las características del instrumento de captación (cuestionario impreso/ cuestionario electrónico) y el tipo y tamaño de muestra. Estos procedimientos consideran aspectos relacionados con la organización, control y seguimiento. Por la diversidad y diferencias de complejidad en las encuestas, éstas pueden realizarse con distintas modalidades y secuencias, no obstante, puede distinguirse una serie de actividades que son comunes y que se siguen en la mayoría de ellas, de las cuales se presenta una descripción a continuación. 2.1 ESTRATEGIA OPERATIVA Conjunto integrado y ordenado de procedimientos para determinar la estructura operativa y la plantilla de personal, el programa general de actividades, la cobertura de las áreas seleccionadas, procedimientos para la organización administrativa del proyecto en la estimación y adquisición de los requerimientos y el flujo de materiales, elaboración de presupuesto y los controles para su eficiente aplicación. 2.1.1 Determinación de la estructu ra operativa y pl antilla de perso nal Tiene por objetivo identificar las necesidades de recursos humanos para el operativo (estimación de la plantilla), considerando las funciones y responsabilidades por puesto y su representación en un organigrama, lo cual debe estar planteado en forma clara y precisa, basarse en los objetivos y metas del proyecto y estar orientado a garantizar la cobertura y calidad de la información. El personal debe ser suficiente para llegar a cada una de las unidades de observación y realizar las actividades del levantamiento, además de la organización, supervisión y control, en el tiempo previsto. Cuando existe una oficina o área encargada de la generación estadística con personal operativo, es conveniente partir del recuento de los recursos existentes, y evaluar la creación de los puestos que hicieran falta, además de considerar un margen de personal de reserva, destinado a cubrir imprevistos una vez iniciado el operativo. Para determinar el personal que hace falta en el operativo es conveniente tomar en cuenta los siguientes grupos de actividades, que no necesariamente se desarrollan en el orden en que se mencionan, sino que existe una interacción o incluso algunas se realizan en forma simultánea: Determinación de funciones, puestos y organigrama Se deben identificar los tipos de actividades que se consideren necesarios de realizar durante el operativo de captación, de acuerdo con los objetivos del proyecto, tanto de naturaleza técnica como administrativa y directiva. El agrupar esas actividades en conjuntos afines facilita la determinación de funciones, 9

mismas que deben plantearse claramente en los distintos manuales de instrucción, y deberán reforzarse durante la capacitación del personal correspondiente. El conjunto de funciones con una posición específica dentro de la estructura organizacional constituye un puesto, definido como la “unidad impersonal de trabajo que se caracteriza por tener tareas y deberes particulares con cierto grado de responsabilidad y exigencia de requisitos de aptitud, habilidad, preparación y experiencia. Cada puesto puede contener una o más plazas” En la determinación de los puestos, deben considerarse esas dos dimensiones: La descripción del puesto y la especificación del puesto. La primera se refiere a las tareas o funciones, los deberes y responsabilidades del cargo, en tanto que la especificación del puesto se refiere a los requisitos que los aspirantes deben cumplir para ocupar el cargo (perfil de puestos) insumo indispensable para el diseño de la estrategia de integración de recursos humanos.  Además de lo anterior, en algunos proyectos se toma como punto de partida el número estimado del puesto base, como pueden ser los entrevistadores, y que será de acuerdo con el tamaño de muestra, para identificar las necesidades de puestos intermedios, según los tramos de control estimados. Así por ejemplo, dependiendo del número de entrevistadores, será la necesidad o no de jefes de entrevistadores, supervisores, etcétera. En particular es esencial definir el perfil del entrevistador, tomando en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: características del instrumento de captación (impreso o electrónico), la cobertura conceptual (sencilla o compleja, amplia o específica), la unidad de observación, dificultad de acceso al área donde se aplicará la encuesta y el perfil del informante.  Además de lo anterior, deben considerarse las evidencias encontradas en la revisión de antecedentes y en las pruebas, para elegir la persona que, desde la percepción del informante, tenga más probabilidad de generar confianza durante la entrevista; y desde el punto de vista de las características del instrumento de captación, maneje de manera adecuada los contenidos y las instrucciones. Por otra parte, es necesario distinguir claramente las relaciones entre los diferentes puestos, mediante su representación en un organigrama, en donde se toman en cuenta los siguientes aspectos: Nivel jerárquico.

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Área o unidad administrativa en que se localiza el puesto.

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Superior jerárquico.

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  Subordinados.

En esa estructura jerárquica, está implícita cierta forma de gestión, supervisión y comunicación con el nivel inmediato inferior y el inmediato superior. En los proyectos estadísticos es conveniente reducir en lo posible el número de niveles verticales de la jerarquía con el fin de facilitar la comunicación directa entre el p ersonal encargado del levantamiento y los administradores superiores. Cargas de trabajo y tramos de control Para optimizar el uso de recursos, se requiere un procedimiento cuidadoso que facilite organizar el trabajo en términos cuantitativos: la carga de trabajo. 10

En las encuestas que se levantan por medio de entrevista directa, la carga de trabajo se define como el número de unidades de observación que un entrevistador puede atender y dejar en situación final, ya sea como cuestionario completo o incompleto pero se considera que ya no se puede obtener la información faltante, en un área de trabajo durante una jornada laboral. En consecuencia, es necesario un análisis general de la situación que prevalece en las áreas geográficas de levantamiento, sobre todo del tamaño de localidad, el tiempo de traslado, eventos políticos y sociales. Debe cuidarse que la estimación de cargas de trabajo se realice de forma equitativa, ya que las condiciones geográficas varían a lo largo del país y no pueden estimarse de una misma manera, pues unos entrevistadores tendrán más dificultades que otros p ara obtener la información. Por lo tanto, para realizar una estimación adecuada hay que tomar en cuenta: • • • •

La accesibilidad a las áreas de levantamiento. La dispersión de la muestra. La disponibilidad del informante. El tiempo promedio de entrevista.

Cuando el periodo de levantamiento es amplio, además de lo anterior, es conveniente considerar los periodos de vacaciones del personal que se contratará con el fin de determinar la estrategia que pueda cubrir las actividades y dar continuidad al operativo. Estos factores también inciden en otro procedimiento relevante, como el de la estimación de los tramos de control, referido a la cantidad de personal subordinado que puede coordinar un puesto. La supervisión de personal en los diferentes niveles y el tiempo necesario para atenderlos, son también factores que intervienen en la determinación del número de subordinados bajo un puesto de mando. Para ello es recomendable la revisión de experiencias de eventos anteriores y tomar en cuenta la complejidad de las actividades encomendadas y la necesidad de mantener un enlace operacional adecuado. Cabe aclarar, que por el tipo y tamaño de ciertas encuestas, pueden ser innecesarios algunos tramos de control, ya sea por tratarse de una muestra pequeña, o bien por la modalidad tecnológica utilizada. Estimación de la plantilla Una vez definidas las funciones, los puestos, las cargas de trabajo y los tramos de control, se puede estimar el número de personas necesarias y suficientes para llevar a cabo el operativo, cuidando de cubrir hasta el último nivel. El tamaño de muestra y el tipo de entrevista seleccionado, son determinantes para realizar la estimación. Si se trata de aplicar entrevistas directas, es preciso considerar el número adecuado de entrevistadores para cubrir el área geográfica donde se encuentran las unidades de estudio de la muestra, tomando en cuenta el grado de dispersión de las unidades de observación, el tiempo de entrevista, etc., así como el número adecuado de entrevistadores que estarán bajo la supervisión de un puesto de mayor jerarquía, llámese supervisor o jefe de entrevistadores. Este número debe obtenerse no sólo mediante una fórmula cuantitativa sino también por una valoración cualitativa en donde se tomen en cuenta las distintas condiciones de las áreas. Las recomendaciones internacionales establecen como parámetro, un jefe o supervisor por cada cinco entrevistadores, el cual se ajustaría con base en los resultados de las pruebas de procedimientos operativos. A partir de este nivel, pueden estimarse los siguientes niveles de la jerarquía.

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Cabe destacar, que el desempeño adecuado de los entrevistadores en su interacción con el informante durante el levantamiento es crucial para la obtención de datos con la calidad requerida. En el caso de autoentrevista con cuestionario impreso, se debe considerar personal responsable de la entrega y posterior recolección de dichos formatos. Si se trata de autoentrevista con cuestionario electrónico, se requiere también de personal que asesore dudas y le de seguimiento a la cantidad de cuestionarios contestados y recibidos. 2.1.2 Programa para la cobertura de áreas seleccionadas Es el plan de acción donde se determina el orden y la forma en que se deben cubrir las áreas geográficas y las correspondientes unidades de observación, así como establecer las fechas de inicio y término en que se trabajarán. El objetivo es garantizar que la captación se lleve a cabo abarcando la totalidad de la muestra, así como tener un parámetro de control durante el operativo, considerando los siguientes aspectos: Procedimientos para la conformación de áreas geográficas de trabajo Con el fin de lograr los objetivos de cobertura de la encuesta, es necesaria una distribución anticipada del trabajo entre el personal de la estructura operativa. Esta distribución requiere delimitar con precisión, las áreas de trabajo en las áreas objeto de levantamiento, y debe procurar ser equitativa en términos del trabajo y de optimización de los recursos humanos y materiales disponibles. Con apoyo de materiales cartográficos, que especifican los límites político-administrativos de la entidad, municipio o localidad de que se trate, se realiza una delimitación de las áreas geográficas comprendidas en la muestra, considerando además, las cargas de trabajo y tramos de control, con el fin de dar soporte a la organización del trabajo de campo y asegurar la cobertura de todas las áreas. Asimismo, se puede contar con otros apoyos como la fotografía aérea y las imágenes de satélite, principalmente si la captación se realiza por medio de palm o PDA. Cabe señalar que actualmente se cuenta con el Marco Geoestadístico Nacional, en donde además de referir dichos límites político- administrativos se tienen criterios que facilitan la identificación más detallada de las áreas geográficas y que resulta útil tanto en la organización del trabajo de campo, como para la referenciación geográfica de los datos estadísticos. Este Marco identifica las Áreas Geoestadísticas Estatales (AGEE), Áreas Geoestadísticas Municipales (AGEM) o Áreas Geostadísticas Distritales (en el caso de entidades con división por distritos, como es el caso de Oaxaca) y Áreas Geoestadísticas Básicas (AGEB), que a su vez se identifican como rurales y urbanas. Definición de esquemas y fechas de cubrimiento de las áreas seleccionadas Se refiere al establecimiento de criterios para determinar la forma más adecuada de obtener los datos de cada unidad de observación en las áreas geográficas pertenecientes a la muestra, sin omisiones y sin duplicidades, y de las fechas de inicio y término en que se irán abordando dichas áreas.  Además se deben tomar en cuenta las necesidades de supervisión y control de los equipos de entrevistadores, sobre todo en el caso de una encuesta cuyo tamaño de muestra es grande, ya que con el programa de cobertura se obtienen insumos para medir el avance del levantamiento. En las encuestas que utilizan la entrevista directa, se define por dónde comenzar y cómo conviene más el desplazamiento del equipo operativo, es decir, la forma en que los entrevistadores deben avan12

zar en campo, en lo cual debe tenerse presente la experiencia del personal al inicio del levantamiento y el facilitar la supervisión y apoyo, así como también la entrega y recepción de cargas de trabajo. Estas actividades se verían favorecidas si se determina avanzar en grupo, pues el tener al personal en un radio cercano permite estar más tiempo con ellos y contactarlos más rápido; por el contrario, se dificultarían si se decide dispersar a los entrevistadores. El esquema de cubrimiento puede ser distinto en cada área de trabajo de acuerdo con las características particulares de las mismas. Por ejemplo, entre áreas urbanas y rurales. Por lo general se piensa que al inicio del operativo, el personal presentará dudas y problemática en sus actividades por falta de experiencia, de manera que si se encuentran en zonas cercanas a las oficinas, en donde por lo regular existe mayor concentración de la muestra y servicios de comunicación, se les podrá apoyar con más oportunidad. Posteriormente, conforme vayan adquiriendo práctica podrán hacer sus recorridos por zonas más lejanas o difíciles. Aunque esto se determinará de acuerdo con la naturaleza y magnitud de la encuesta. 2.1.3 Procedimientos p ara el con trol del operativo  Aseguramiento de las actividades para que se lleven a cabo en los tiempos programados, con los lineamientos establecidos y que los resultados del operativo de captación tengan la calidad esperada, lo cual implica identificar y corregir en forma adecuada y con oportunidad cualquier desviación, error o problema que se presente. El control se lleva a cabo mediante la supervisión del personal y la revisión de resultados, actividades que deben definirse con toda precisión y claridad en los manuales correspondientes, los cuales incluyen una descripción detallada de los procedimientos, responsables, insumos de apoyo (formatos, listados, materiales cartográficos, etcétera), así como las soluciones que deben aplicarse en casos de error o desviación. La supervisión es la observación del desempeño del personal en las distintas funciones, con fines de evaluación y apoyo al mejoramiento de su trabajo. La supervisión puede ser directa o indirecta. La primera se aplica sobre la persona, para saber si realiza sus actividades conforme a los lineamientos. Con la observación indirecta se verifica que los resultados de la actividad o procedimiento, cumplan con los requisitos de calidad determinados. La supervisión puede realizarse de oficinas centrales a las locales, o por personal de mayor a menor jerarquía. La revisión de resultados de trabajo es necesaria, particularmente en las actividades que influyen en actividades subsecuentes o en la calidad de los resultados finales del proyecto. Entre la diversidad de actividades que deben realizarse en un proyecto, es conveniente identificar las que tienen mayor repercusión en actividades subsecuentes o en los resultados finales del proyecto, y así reforzar los procedimientos de control. A continuación se indican los principales aspectos a los que deben orientarse las medidas de control y algunas técnicas de supervisión que se pueden utilizar para ello. Control de cobertura Es la medición de los resultados obtenidos con relación a la correcta ubicación y captación tanto de áreas geográficas seleccionadas, como de las unidades de observación, con el fin de corregir errores de omisión o duplicidades.

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Control de cobertura geográfica. Se debe garantizar la visita a todas las áreas geográficas seleccionadas, llevando la medición y revisión de resultados a nivel de entidad, municipio, localidad, AGEB y/ o manzana y por número de llave de identificación o folio. Se realiza mediante comparativos de las áreas reportadas verificando su coincidencia contra el marco geoestadístico. Control de cobertura de unidades de observación. Se considera la medición y revisión de los resultados de las unidades de observación (viviendas, hogares, establecimientos, residentes de la vivienda y/o el hogar, niños, migrantes, etcétera) reportadas contra las unidades de observación planeadas. En el diseño del control de cobertura debe incluirse: •

• •

Verificación de claves de las áreas geográficas, según lo que se considere en el marco cartográfico del proyecto, para lo cual se requiere de los catálogos de dichas claves y de los mapas correspondientes. Comparativo de listados de la muestra respecto a lo levantado. Asignación de un número de llave de identificación o folio consecutivo a cada instrumento de captación, con el que podrán ser identificados a lo largo del operativo, y al final, corroborar que estén completos.

Control de calidad en el llenado de cuestionarios Es la medición y análisis de los resultados obtenidos en los cuestionarios aplicados, con base en los criterios de validación establecidos para el trabajo de campo, como puede ser información mínima necesaria, consistencia de la información en preguntas relacionadas, etc., con el fin de facilitar la validación en la fase de procesamiento. Control de Avance Es la medición y análisis de los resultados obtenidos con relación a las metas y los tiempos programados en cada una de las actividades, con el fin de identificar posibles retrasos y dar alternativas de solución oportuna. Se conoce también como “seguimiento programático” y proporciona parámetros para comparar, durante el levantamiento de los datos, los avances reportados (parciales y acumulados) contra los avances esperados y las fechas de conclusión de las actividades programadas. Técnicas de supervisión para encuestas por medio de entrevista directa Observación de entrevistas para: •

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•

•

•

•

Verificar la preparación, organización y manejo del material que el entrevistador utilizará en la entrevista. Verificar la aplicación de la técnica de entrevista. Identificación del informante adecuado. Verificar el correcto llenado del cuestionario. Observar la correcta interpretación de las instrucciones. Observar la correcta elaboración de los reportes solicitados, entre otros aspectos. Revisión de los cuestionarios levantados para:

•

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Comprobar cobertura de respuestas (que las diferentes secciones estén completas).

•

•

Que la información mínima determinada para aceptar el cuestionario como válido, se haya llenado correctamente. Comprobar que los datos, en general, cumplan con los requisitos de consistencia y confiabilidad.

Esta revisión puede hacerse al término de la jornada laboral de los entrevistadores, con el fin de poder identificar e informarles oportunamente, sobre los problemas que se estén presentando, de esta manera se les aclaran los procedimientos antes de salir de nuevo a su área de trabajo. Visita a unidades de observación, cuya información se haya captado a fin de: •

•

•

Cerciorarse de que el entrevistador realmente se ha puesto en contacto con los informantes. Conocer la reacción de los informantes y establecer si el entrevistador ofreció explicaciones suficientes. Verificar concordancia entre listados de unidades de observación y cuestionarios levantados, para cotejar que los entrevistadores hayan visitado las unidades que corresponden exclusivamente a su área de responsabilidad.

 Adicionalmente, el supervisor puede atender casos de no respuesta, las reconsultas y en general, la solución de dudas, tanto de los informantes como de los entrevistadores. Es relevante que esta actividad sea desempeñada por gente preparada, capacitada para identificar por un lado dicha problemática, y por otro, proponer alternativas de solución adecuadas. La documentación de las actividades del supervisor es necesaria, ya que proporciona información cualitativa y cuantitativa utilizada en el análisis de los problemas, lo que a su vez facilita la implementación de las medidas correctivas pertinentes. Ofrecen también información para evaluar la calidad de los datos obtenidos en la encuesta. Verificación de los datos Este es otro procedimiento para el control de calidad de la información. A diferencia de la revisión del cuestionario que hace el supervisor, aquí se realiza una revisión más detallada por la figura del analista, quien se apoya en los criterios de validación establecidos en el Diseño Conceptual, de acuerdo a la temática abordada en el cuestionario. Estos criterios suelen considerar aspectos como la información mínima para aceptar el cuestionario, la congruencia entre variables fundamentales y la referenciación geográfica. En entrevistas directas, la verificación en campo, ya sea que se realice de manera manual o electrónica, tiene como objetivo identificar los errores inmediatamente después de levantada la información y poder corregirse mediante reconsultas directas, ya que se está en la posibilidad de regresar con el informante. Según la magnitud de la encuesta y el tipo de instrumento de captación, se puede contar con una estructura de verificación encargada de hacer la revisión directa a los cuestionarios; en este caso deben acotarse claramente sus funciones durante el levantamiento d e la información. Para apoyar la verificación, es conveniente diseñar formatos de control en donde se pueda registrar la situación de los cuestionarios y también establecer los procedimientos de las siguientes actividades: •

•

Revisión de los cuestionarios. Envío a reconsulta de los cuestionarios que no cumplen con los criterios de validación, con la documentación de sus resultados. 15

•

•

Organización de cuestionarios que si cumplen con los criterios de validación en paquetes identificables. Envío a captura.

Cuando se utilizan cuestionarios electrónicos, la entrevista, la captura de los datos y la verificación en campo se realizan simultáneamente, por lo que una sola persona concentra todas esas funciones. Siendo éste un procedimiento automatizado, los cuestionarios son analizados por diferentes sistemas que detectan las inconsistencias en la información, conforme se van introduciendo los datos. Diseño de formatos y sistema de control Los distintos tipos de formatos requeridos para el control de las actividades deben diseñarse y probarse con suficiente anticipación, de manera que puedan reproducirse, distribuirse y asignarse en los tiempos previstos para su aplicación. En determinados casos será preciso considerar indicadores de gestión que permitan dar seguimiento a los avances del programa de actividades y evaluar la eficiencia de los procesos y la calidad de la información recabada. Es también conveniente diseñar y probar un sistema automatizado que facilite la concentración y manejo de la información de los formatos, así como la generación de reportes y el análisis de la información. 2.1.4 Determinación del pro grama general de activid ades Para una planeación adecuada del levantamiento, en donde el tiempo y los recursos deben ser calculados con suficiencia y apegados estrictamente a un presupuesto asignado, se debe plantear una secuencia ordenada de todas las actividades para el operativo de la encuesta, acompañadas de su calendarización. En la determinación del programa de actividades se recomienda considerar los siguientes aspectos: Lista de actividades Según la amplitud de la encuesta en cuanto a cobertura geográfica, tamaño y dispersión de las unidades de la muestra, las dificultades de desplazamiento y comunicación y las necesidades de supervisión y control, el operativo de captación puede implicar mayor o menor número de actividades de carácter técnico y logístico, mismas que tienen que preverse en su máximo detalle, incluyendo las actividades de soporte administrativo. Esta previsión se concreta en una relación, en la que se identifica cada actividad con una denominación y de ser necesario un código para su manejo electrónico. A cada actividad se le asigna una estimación del tiempo, de ser posible con base en experiencias similares, incluyendo una holgura de seguridad. Red de actividades Se refiere a la determinación, secuencia e interrelación de actividades, conforme a sus tiempos de ejecución y la dependencia que puede existir entre ellas, incluyendo las actividades efectuadas en forma paralela y sin relación directa con el resto, pero relevantes para el proyecto, como es el caso de una campaña de comunicación durante el operativo, con el fin de obtener mejor respuesta de los informantes. Para la elaboración de la red existen técnicas, como el Camino Crítico o el PERT, que facilitan el análisis, seguimiento y de requerirse, la modificación automatizada de todo el programa a partir de cambios en algunos de sus componentes (actividades, duración, fechas o relación entre determinadas actividades). 16

Calendario de actividades Establecida la red de actividades, su calendarización se realiza a partir de la determinación de las fechas cruciales del proyecto y la duración de cada actividad, incluyendo sus holguras. Las fechas cruciales pueden ser las de entrega requerida de los resultados o las correspondientes al levantamiento, si éste se liga a determinadas condiciones establecidas exógenamente, por ejemplo la fecha electoral, la ocurrencia del evento de interés, las condiciones climáticas, etcétera. En la calendarización se especifican las fechas de inicio y término de cada actividad, considerando la posibilidad de contingencias en la ejecución de alguna de ellas, debido a días de asueto, fiestas tradicionales, eventos sociales, periodos vacacionales, etcétera. Debe tenerse presente que del cumplimiento de las fechas, depende la oportunidad de los resultados del proyecto, por lo cual la calendarización debe basarse en estimaciones realistas, holguras razonables y el análisis cuidadoso de secuencias, interacciones y tiempos asignados a cada una de las actividades. 2.1.5 Logísti ca admini strativa Es la determinación de medios y procedimientos para llevar a cabo la organización administrativa del proyecto estadístico, identificando los requerimientos de bienes inmuebles, equipos, materiales, documentación y servicios; así como los procedimientos para su distribución, devolución y elaboración del presupuesto, además de lo relativo a su control y eficiente aplicación. Soporte administrativo Entre los procedimientos operativos que se deben contemplar se encuentran los administrativos, que si bien son de apoyo no por ello son menos importantes, ya que están orientados a la gestión de los servicios y a la ejecución de actividades relacionadas con los trámites, consecución y suministro de los recursos. En este rubro se deben definir tanto los mecanismos y responsables en la adquisición de los requerimientos de equipo, materiales, servicios e instalaciones para que los grupos de trabajo cumplan sus funciones adecuadamente, como procedimientos de control de los recursos y su eficiente aplicación. Así mismo, deben determinarse las formas de su distribución y asignación, incluido un procedimiento orientado a la administración y organización de contratos, la forma y medios a través de los cuales se harán llegar las remuneraciones y otro tipo de recursos financieros necesarios en el operativo. Estimación y adquisición de materiales y documentación Con base en la determinación de las áreas de levantamiento, se efectúa una estimación del número de áreas y del volumen de trabajo de cada una de ellas; estos elementos sirven para establecer el número de productos que necesita cada persona de la estructura operativa, y así estimar las cantidades de materiales y documentos requeridos en el proyecto, y calcular un margen razonable para imprevistos. Para la adquisición de materiales y equipos pueden considerarse procedimientos como la licitación con los posibles proveedores. Por otra parte, en caso de que la institución no cuente con imprenta p ara reproducir documentos como son los cuestionarios y manuales, será necesaria la contratación de este servicio.

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En este aspecto, deben establecerse con mucho cuidado, las fechas del proceso de impresión, de tal manera que los documentos estén disponibles en el tiempo programado para su empaquetado, envío y distribución. Distribución y devolución de documentos y materiales Todo levantamiento, del tipo que sea, requiere del suministro de los materiales necesarios en su ejecución así como recogerlos posteriormente, por lo que es conveniente prever los procedimientos para la recepción del material, almacenamiento, empaquetado, envío, transporte de materiales (de capacitación, manuales, cuestionarios, formatos y otros suministros) y entrega al personal operativo. Este flujo requiere un estricto control mediante registro de todo lo que se envía y hacia quién va dirigido, como forma de garantizar que el material esté completo. Los medios de distribución varían de acuerdo con las posibilidades y circunstancias de cada proyecto, del transporte disponible, de las oficinas con que se cuenta y de su ubicación, sin embargo debe garantizarse que la entrega y recuperación de materiales se realice de acuerdo con lo esperado. En el caso de los cuestionarios electrónicos, la forma de distribución tendrá que ajustarse a criterios informáticos y de seguridad en la transferencia de información. Presupuestación Es una actividad técnica para prever las necesidades financieras correspondientes a los recursos humanos y materiales, con la finalidad de que las actividades programadas puedan llegar a buen término. El presupuesto se elabora de acuerdo con la plantilla de personal establecida, y a otros aspectos como la duración del evento, la cobertura geográfica, o el tiempo mismo de la aplicación del cuestionario. Los rubros a los cuales se les debe estimar el costo son: 



Requerimientos para recursos humanos. o

Sueldos para la plantilla, por figura y tiempo de contratación.

o

Pasajes urbanos y foráneos.

o

Viáticos o gastos de campo (depende de la zona y personal contratado).

Requerimiento de bienes inmuebles, equipos, materiales, documentación y servicios. o

Local y mobiliario para oficinas (adquisición, préstamo o alquiler).

o

Equipo de cómputo (hardware, software, impresoras, accesorios).

o

Materiales para impresión (cuestionarios, manuales) y reproducción (formas de control para oficina y campo).

o

Papelería, pizarrones, útiles de oficina.

o

Teléfono, fax, Internet.

o

Servicio de mensajería.

  Vehículos.

o o

18

Combustible, lubricantes y aditivos, mantenimiento vehicular.

  Propaganda.

o



o

Traductores (si se requieren).

o

Traslados especiales (lanchas, helicóptero, etcétera).

o

Gorras, mochilas, impermeables, etcétera.

Imprevistos.- De manera regular, durante la ejecución de los trabajos puede surgir alguna situación no contemplada dentro de la presupuestación, por lo que sería muy recomendable, en la medida que lo permitan los recursos disponibles, aumentar entre un 5% y un 10% el costo total del presupuesto.

Los conceptos que se han sugerido en este apartado, son una referencia a considerar, independientemente de los recursos con que se cuente. Cada oficina de estadística ajustará los requerimientos a su techo presupuestal asignado. 2.1.6 Pruebas de instru mentos y pr ocedimiento s Se debe contemplar la realización de una serie de pruebas de los cuestionarios y los procedimientos que se utilizarán en los operativos de captación, las cuales proporcionan elementos que apoyan la toma de decisiones respecto a la adecuación de los procedimientos y esquemas para el control y la supervisión del operativo. Las pruebas deben programarse con suficiente tiempo, para que los resultados puedan analizarse, hacer las adecuaciones pertinentes, y en caso necesario, hacer pruebas adicionales. Los aspectos que se pueden analizar son: La idoneidad y claridad de los procedimientos y materiales de capacitación y las instrucciones de la encuesta; la interacción entrevistador/entrevistado respecto al instrumento de captación; facilidad en la aplicación de la entrevista; preguntas mal interpretadas, ambiguas, o no contestadas por falta de información o renuencia; claridad de los periodos de referencia; espacio de anotaciones en el cuestionario; el entrevistado más aprop iado para diversos tipos de i nformación, entre otros. En un programa de pruebas y según el presupuesto con el que se cuente, generalmente las primeras están orientadas a la comprobación del diseño del cuestionario, las cuales son sustanciales en la medida que se aborden temas o variables relativamente nuevos. Para su realización se considera personal de la propia institución en donde se desarrolla la encuesta, tanto del área responsable del operativo como de otras áreas. Hay también pruebas con fines específicos como pueden ser la comprobación de un método de captación diferente, el uso de nuevas tecnologías o identificación de problemas específicos que puedan repercutir en el levantamiento de los datos, como rechazo a la entrevista, dificultades para la comprensión de las preguntas, etcétera. En este tipo de pruebas es posible considerar muestras separadas para la comparación de diseños o procedimientos alternativos, seleccionando indicadores que permitan evaluar cuál opción es mejor. La prueba final es conocida como prueba piloto, en donde se verifican prácticamente todos los aspectos del diseño del proyecto, desde el cuestionario, manuales e instrucciones de apoyo hasta la estimación del costo del proyecto, pasando por todos los procedimientos del operativo de captación. En este tipo de prueba es importante considerar los siguientes aspectos: •

La muestra seleccionada para la prueba debe ser representativa del área geográfica que cubrirá el proyecto. 19

•

•

•

Arrojar resultados confiables, por lo cual es importante diseñarla de tal manera que reproduzcan, en la medida de lo posible, las condiciones reales en que se desarrollará el proyecto. Minimizar la utilización del personal de las oficinas centrales, en la mayor parte de las actividades del levantamiento, por lo que será necesaria la contratación, capacitación y remuneración del personal operativo participante en la prueba con el fin de obtener resultados válidos. Obtener los indicadores adecuados para comprobar la idoneidad de todo el proyecto y su organización.

2.1.7 Elaboración de manuales de procedi mientos y para el control del operativo Los manuales de procedimientos son documentos de carecer técnico, donde se identifican e integran todos los procedimientos de trabajo, tanto sustantivos como administrativos, con el objetivo de coordinar y sistematizar las funciones en un marco de transparencia y eficiencia. En este contexto, los diversos procedimientos del operativo deben describirse en los manuales de las figuras que los aplicarán, incluidos los relacionados con el control, y prepararse y probarse con suficiente anticipación, de manera que puedan reproducirse, distribuirse y utilizarse en la capacitación del personal. Deben incluir: •

•

•

•

Descripción de los procedimientos. Responsables de aplicación. Insumos de apoyo (formatos, listados, materiales cartográficos, etcétera). Soluciones que deben aplicarse en caso de problemas.

Los manuales deben cumplir requisitos de claridad, precisión y orden lógico de ideas, además de considerar elementos didácticos y redactarse en forma correcta, todo lo cual implica el apoyo de personal especializado. 2.2

ESTRATEGIA PARA LA INTEGRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

En gran parte de las encuestas por muestreo, el personal de la estructura operativa es contratado por periodos cortos (ejecución del operativo), y el tamaño de la plantilla depende de las dimensiones del proyecto. De cualquier forma la integración del personal es una actividad relevante, en tanto que de su labor en campo depende la obtención de los datos de interés. Por ello es necesario definir con suficiente anticipación, las estrategias para reunir gente capaz de desempeñar las funciones de los distintos cargos operativos. La integración de los recursos humanos contempla las siguientes actividades: Reclutamiento del personal de acuerdo con los puestos de la estructura operativa, la selección del personal y su contratación.  Algunos aspectos adicionales que deben ser considerados en un programa para la integración de los recursos humanos son: Plantilla de personal operativo, con el total de personas que es necesario contratar y las características de los puestos. •

•

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Elaboración de un instructivo de reclutamiento, selección y contratación de personal.

2.2.1 Procedimientos para el reclutamiento Son el conjunto de actividades que determinan las formas de cómo la institución divulgará y ofrecerá al mercado de recursos humanos, las oportunidades de empleo que pretende llenar, con el fin de atraer aspirantes a ocupar un cargo en la estructura operativa que cubra los perfiles y requisitos necesarios. Para ser eficaz, el reclutamiento debe atraer suficientes candidatos y abastecer de modo adecuado el proceso de selección. Se inicia con la convocatoria que consiste en invitar a las personas interesadas en participar en el proyecto. Esta invitación puede hacerse de forma cerrada, a través de la concertación y firma de convenios con instituciones de gobierno, escuelas o bolsas de trabajo; o bien en forma abierta, en lugares donde se espera asista personal con las características requeridas, tales como universidades o escuelas de educación técnica; oficinas del gobierno estatal o municipal e iglesias. En algunos proyectos, se puede reclutar a personal de la propia institución. En esta actividad, es necesario definir los productos que se utilizarán, como pueden ser los carteles, volantes, oficios, etcétera, y los medios para darlos a conocer como Internet, prensa (diarios de mayor circulación). En su diseño, debe considerarse al menos, el siguiente contenido: •

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•

•

•

Institución responsable. Nombre del proyecto. Requisitos indispensables del perfil de puestos a cubrir por los candidatos. Documentación mínima solicitada a los interesados (por ejemplo, solicitud de empleo elaborada). Lugar, fecha y horario de atención a los solicitantes.

 Además, se recomienda el diseño de formatos homogéneos (cédulas de reclutamiento) en donde se puedan asentar datos respecto a los siguientes aspectos: •

•

Verificación del perfil solicitado. Observaciones del responsable del reclutamiento, donde se anota la opinión que se obtenga del interesado.

La opinión del interesado, se refiere a detectar y analizar aspectos relacionados a las habilidades deseables, como pueden ser la manera de comunicarse y el tipo de escritura que presenta el candidato a contratarse, sobre todo en el caso de proyectos en que se utiliza la entrevista directa y cuestionarios impresos. Esta información, generalmente se obtiene a partir de la revisión del llenado de la solicitud de empleo. Perfil de puestos Es un insumo básico para el reclutamiento y constituye un modelo o tipo ideal, definido con base en los requisitos que debe reunir el personal para desempeñar adecuadamente las funciones propias del puesto. Esta actividad se desarrolla en 2.1.1. Determinación de la estructura operativa y plantilla de personal. Los requisitos antes mencionados se determinan por un lado, a partir del grado de complejidad del proyecto y la naturaleza de la información por captarse; y por el otro, tomando en cuenta el contexto socioeconómico en donde se reclutarán los interesados, como es el caso del ámbito rural, zonas fronterizas y turísticas, en donde es necesario tener flexibilidad en su aplicación. Entre las características que se consideran para definir los perfiles de los puestos se encuentran: 21

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  Edad.   Sexo. Nivel de Escolaridad. Área de estudio.   Experiencia. Conocimiento del área geográfica donde se desempeñará el trabajo. Disponibilidad para viajar. Disposición de tiempo (parcial/ completo).

2.2.2 Procedimientos para la selección La selección es el procedimiento que permite analizar la capacidad, conocimientos, habilidades y experiencias de los aspirantes, para elegir con eficacia el número de empleados suficientes que puedan cubrir todas las áreas geográficas y funciones previstas en el proyecto, identificando el personal idóneo en cada tipo de puesto. Fundamentalmente, consiste en la comparación entre el valor de dos variables: los requisitos del cargo (exigencias que debe cumplir el ocupante del cargo) y el perfil de los candidatos que se presentan. La información sobre la primera variable la suministra el perfil de puestos; la segunda, se obtiene mediante la aplicación de una o varias técnicas de selección. Comúnmente se elige más de una, pues se pueden complementar entre sí. Para los proyectos estadísticos, se sugiere considerar las siguientes evaluaciones secuenciales: •

•

•

•

Evaluación de las cédulas de reclutamiento. Examen de conocimientos generales y/o técnicos. Exámenes psicométricos. Realización de entrevistas.

Se recomienda el diseño de formatos homogéneos donde se registren los resultados de estas evaluaciones y en donde se garantice la participación de los aspirantes con igualdad de oportunidades. Es conveniente seleccionar un excedente de personal, cuyo monto depende del tamaño de la plantilla de personal que se requiera, aunque en algunos proyectos se considera entre 10 y 20% de personal adicional, pues con frecuencia se producen bajas durante el programa de capacitación y entre la terminación de los cursos y el comienzo de las operaciones de captación.  Además, es recomendable tener en cuenta la posibilidad de utilizar a las personas contratadas en una etapa o un evento anterior, para etapas subsecuentes (por ejemplo operativos especiales, atención de contingencias, reconsultas), con el fin de optimizar el uso de los recursos humanos.  A continuación se describe cada uno de los tipos de evaluación: Evaluación de las cédulas de reclutamiento  Al término de la convocatoria y con base en la revisión de las cédulas correspondientes, se seleccionan los candidatos idóneos en cada puesto, es decir, que sus características se apeguen más al perfil de puestos definido. 22

Para ello, se sugiere asignar un puntaje en la cédula de reclutamiento, que puede ser ponderado y con base en el cumplimiento de los requisitos solicitados; se seleccionan los puntajes más altos hasta completar el número de personas necesarias de acuerdo a la estimación de la plantilla, incluyendo el personal de reserva. Cuando una persona carezca de experiencia en las actividades y los candidatos fueran pocos, se puede exigir sólo la escolaridad solicitada, ya que ésta ofrece mayores posibilidades de buen aprovechamiento en la capacitación. Examen de conocimientos generales y/o técnicos Tiene por objetivo evaluar, en el personal que participará en los operativos de captación, en qué medida se tienen los conocimientos y las habilidades consideradas como necesarias para desempeñar adecuadamente sus funciones. Las pruebas de conocimientos generales buscan medir nociones de cultura que pueden ser deseables en el puesto, mientras que las pruebas de conocimientos técnicos, son tipos de pruebas que indagan sobre tópicos específicos directamente relacionados con el cargo de referencia. Estas pruebas pueden ser orales, escritas o ejercicios prácticos. En el caso de proyectos en que se utilicen instrumentos de captación electrónicos, será conveniente incluir evaluaciones respecto a su habilidad en el mane jo de equipos informáticos. Exámenes psicométricos Son un conjunto de pruebas que se aplican a las personas para apreciar su desarrollo mental, sus aptitudes, habilidades, conocimientos, etc. y constituyen una medida objetiva y estandarizada de muestras del comportamiento de las personas, contra las cuales se compara el resultado obtenido por una persona en particular, haciendo énfasis en la medición de esas características a nivel individual. Es posible contratar el servicio de oficinas de consultoría en recursos humanos, en donde ya se tienen exámenes cuyo diseño ha sido suficientemente probado en aspectos como pueden ser: •

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•

Manejo de relaciones humanas. Organización de personal. Capacidad de análisis. Expresión verbal.

La determinación del número y tipo de pruebas dependerá de las capacidades, habilidades y aptitudes que se requiera medir en los candidatos.

Realización de entrevistas a candidatos Mediante esta actividad, se busca obtener información más detallada del aspirante. La entrevista es, en esencia, un sistema de comunicación entre dos o más personas que interactúan. Por un lado, el entrevistador o entrevistadores, por el otro, el entrevistado o entrevistados. Consiste en la aplicación de determinados estímulos (preguntas o entradas) para verificar las reacciones del entrevistado (respuestas o salidas) y establecer posibles relaciones de causa y efecto u observar su comportamiento frente a ciertas situaciones. Con las entrevistas, se busca predecir con cierto margen de certeza, el comportamiento del personal seleccionado en el desarrollo de sus funciones. 23

En la entrevista se debe proporcionar a los aspirantes la siguiente información: •

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•

•

Importancia del evento. Código de conducta que se espera del personal. Condiciones de trabajo. o

Características del trabajo.

o

Deberes del cargo.

o

El periodo del contrato.

o

Sueldo y forma de pago.

Criterios de selección.

 Al final de esta actividad, debe agradecerse la participación de las personas que no fueron consideradas para pasar a la siguiente fase. Cédula de selección Se recomienda el diseño de formatos homogéneos en donde se puedan asentar datos del aspirante respecto a los criterios de selección definidos, como por ejemplo resultados de los exámenes aplicados y resultados de la entrevista. Puede elaborarse un formato diferente al que se llenó al término de la convocatoria o bien diseñar uno solo cuyo llenado se irá realizando conforme se avance en el proceso de integración del personal, desde el reclutamiento hasta llegar a la contratación. Es decir, en este formato se destinarían espacios para verificar en qué medida cubren los aspirantes los requisitos solicitados para el puesto, los criterios de selección (puntaje obtenido) y los resultados de las evaluaciones consideradas. 2.2.3 Procedimientos para la contratación Para la contratación del personal operativo hay que observar todos los aspectos normativos y presupuestarios que rigen en la institución responsable del proyecto y dentro de las circunstancias y acotaciones en que éste se realiza. Es importante prever y asegurar procedimientos, en el caso de grandes encuestas, con el fin de tramitar los contratos y observar el cumplimiento de la reglamentación gubernamental que corresponda.  Además, es necesario elaborar un programa de contratación, en donde se determinen los siguientes aspectos: • • •

Calendario del programa. Fechas de inicio y término del empleo por puesto. Características del contrato.

En el contrato deben especificarse las funciones y responsabilidades del puesto para el que se está contratando, el periodo de contrato y, el sueldo y forma de pago. Respecto a la remuneración, el personal debe contar con la garantía de que será la acordada y comparable a la ofrecida en el mercado laboral para tareas semejantes y en correspondencia con el volumen 24

y dificultad de la labor a realizar. Esto es, deben considerarse en la medida de lo posible, los estándares existentes en los lugares donde se va a llevar a cabo la contratación. En algunos proyectos se hace un contrato por un periodo muy breve, destinado a la etapa de capacitación del personal seleccionado, y con base en los resultados de los cursos, se hace un contrato para el periodo del levantamiento. 2.2.4 Estrategia de capacitación El objetivo de la capacitación es proporcionar los conocimientos y desarrollar las habilidades necesarias del personal que participará en las distintas actividades, con el fin de garantizar la correcta aplicación de los procedimientos operativos y los instrumentos de captación. La mayoría del personal operativo de todos los niveles, es personal temporal, con contratos de breve duración, por ello, es importante que reciba capacitación suficiente para comprender la importancia de sus obligaciones y la forma como debe cumplirlas, la relación de sus actividades con los objetivos generales del proyecto, entre otras cuestiones concretas, así como el carácter confidencial de la información. En el diseño de la estrategia de capacitación deberá especificarse la modalidad de capacitación a seguir; el diseño y preparación de los cursos específicos para las diferentes figuras operativas que participarán y de los materiales didácticos que se utilizarán en dichos cursos, con especial énfasis en los manuales. Modalidad de capacitación Se refiere a la forma como se prevé proporcionar la capacitación. Desde el punto de vista del instructor, pueden considerarse las siguientes modalidades: a) Capacitación p resencial. En donde hay instructores presentes, interactuando con el grupo de capacitandos. El instructor es la persona responsable de enseñar o transmitir una serie de conocimientos por medio de técnicas didácticas, y de evaluar los contenidos para mejorar el proceso de enseñanzaaprendizaje, siguiendo los procedimientos que se determinen en el diseño del curso. El grupo de capacitandos es la asociación de personas que interactúan con el objetivo de lograr metas comunes, mediante el intercambio de experiencias. En esta modalidad a su vez es posible distinguir las siguientes formas: •

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Directa.- Consiste en utilizar instructores de la oficina responsable del proyecto (donde se coordinan todas las actividades) que se encargan de preparar al personal de regiones geográficas específicas. En cascada.- Consiste en la reproducción del curso haciendo uso de la estructura operativa, en donde personas de un nivel jerárquico capacita a las personas de un nivel menor. Se recomienda que el número de niveles en este proceso en cascada sea el menor posible.

b) Capacitación a distancia. Es una forma de capacitación en donde no hay contacto directo con el instructor, se apoya en videos pregrabados y con enlaces remotos entre los distintos grupos por capacitarse y una oficina central donde aparecen una o más personas expertas en las actividades a transmitir, que además deben conocer las técnicas didácticas para fungir como instructores. c) Auto capacitación. Consiste en la apropiación de conocimientos o desarrollo de habilidades del capacitando sin la presencia de un instructor, apoyándose en manuales, ejercicios y otros materiales 25

didácticos que para este efecto se hayan diseñado. Generalmente se utiliza como complemento a la capacitación formal. En algunos proyectos se utiliza esta modalidad para preparar al personal que fungirá como instructor en el operativo, y también puede utilizarse para familiarizar al personal operativo con las características del proyecto y con sus funciones, antes de participar en las sesiones grupales de capacitación. Diseño de los cursos El diseño de los cursos debe estar orientado a homogeneizar la capacitación de la estructura operativa y servir de apoyo durante la captación; debe considerar todas las actividades que realizarán cada uno de los puestos operativos y representar un medio eficiente y sistemático para iniciarlos en su labor. Para que un curso funcione adecuadamente, es necesario que contemple una parte teórica y otra práctica, así como contemplar los siguientes elementos: •

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Objetivo de los cursos. Puestos operativos por capacitar. Personal encargado de la capacitación. Definición de contenidos.   Duración. Con estos elementos puede definirse el programa de capacitación considerando lo siguiente:

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Curso (Por etapa). Instructor (Por etapa). Perfil del capacitando (puesto por capacitar). Contenido temático (por tipo de manual). Periodo de la capacitación. Lugar de la capacitación. Equipo necesario por aula de capacitación (cañón, equipo de cómputo, televisión, videograbadora, proyector de acetatos o fotografía, pintarrón, etcétera). Calendario para la impartición de cursos.

Hay que cuidar que la capacitación en cuestiones administrativas no redunde en perjuicio de la capacitación operativa, sobre todo en el caso de la capacitación de puestos de mando y supervisión. El personal ha sido contratado para que recoja información estadística con determinados requisitos de calidad y transmita esa información a la institución responsable del proyecto, dentro de un calendario previamente convenido y con el máximo nivel posible de precisión. El personal encargado de la captación no debe emplearse para llenar formatos administrativos. Diseño de materiales didácticos El material didáctico es el que sirve de consulta y apoyo, como son los manuales, guías didácticas, videos, láminas de rotafolio, cuadernos de ejercicios y formatos de evaluación. 26

Debe determinarse claramente quién tiene la responsabilidad de preparar los materiales de apoyo a las actividades del personal dedicado a la captación de datos. La uniformidad de estos materiales es fundamental para que se pueda adoptar un planteamiento sistemático de la captación en el área de cobertura geográfica definida en el proyecto. Si se utilizan guías, videos o presentaciones (data show) de alta calidad, aumentará la probabilidad de que los procedimientos se lleven a la práctica conforme a lo planeado, lo que contribuirá a garantizar la calidad de los resultados. La descripción de estos materiales se presenta a continuación: •

Manuales operativos.- Son documentos con fines didácticos, y de apoyo durante el operativo, en donde se especifican entre otros aspectos, las responsabilidades y actividades de las diferentes figuras operativas que participarán en el proyecto y cómo interactúan entre sí, se describe con el suficiente detalle los procedimientos que han de seguirse en el desarrollo de tales actividades, cómo han de ser llenados los reportes, etcétera. Son unos de los materiales más importantes, pues constituyen una guía eficaz y una valiosa ayuda para la formación del personal durante la capacitación. Contribuyen a que la enseñanza sea uniforme, factor esencial para que el levantamiento resulte satisfactorio. Como apoyo durante el levantamiento de los datos, facilita que el personal tenga confianza para tomar decisiones, evita confusiones y el uso de procedimientos incorrectos. Así mismo, al consignar todo por escrito, contribuye a la documentación del proyecto.

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Láminas de rotafolio.- Son hojas de cartulina u otro tipo de papel que contienen las ideas básicas de los temas por impartir, ilustraciones alusivas o la representación gráfica de formas de control, cuestionarios, inventarios y material cartográfico, entre otros. Los principales usos que tienen son los siguientes: o o o o

Apoyar la demostración de la secuencia de las actividades o del llenado de las formas de control. Esquematizar o ilustrar el tema como apoyo a la exposición. Reforzar los contenidos por tratar. Funcionar como herramienta para ejercitar, contextualizar o variar el estímulo.

Su contenido se define en función de los objetivos que se persiguen, evitando repetir el contenido del manual o incluir temas intrascendentes. Entre sus ventajas se pueden mencionar que son útiles para el análisis y síntesis de los contenidos, facilitan la recapitulación de la información, la atención de los capacitandos y la memorización de ideas o conceptos. •

Guías didácticas.- Son esquemas en donde se presenta el diseño del curso considerando aspectos como el objetivo general, su organización en cuanto a sesiones y contenidos de cada capítulo conforme al orden que tienen en el manual, las técnicas didácticas recomendadas, el material por emplear, la verificación del aprendizaje, la distribución del tiempo aproximado por técnica y actividad; además de espacios para anotar procedimientos, conceptos o ideas que el instructor quisiera resaltar. En la guía se deben especificar los siguientes apartados: figura de la estructura a quién está dirigido el curso, fecha por sesión, tema, subtema, tiempo global, objetivo específico, contenido, técnica didáctica, actividad y material.

Las técnicas didácticas que se seleccionen para el curso, deben facilitar la transmisión de conocimientos, promover la participación de los capacitandos en las actividades, y deben tomar en cuenta la 27

variación del estímulo, con el fin de mantener su interés. Entre las técnicas didácticas que se pueden utilizar, se encuentran las siguientes: expositiva, lectura comentada, dramatización, lluvia de ideas, trabajo en equipo, interrogativa y demostrativa. 

Cuaderno de ejercicios.- Con la finalidad de facilitar al capacitando la comprensión, es conveniente que ejercite algunos procedimientos básicos, como el llenado del cuestionario, y de su verificación en campo, por lo que se recomienda la elaboración de cuadernos de ejercicios, particularmente dirigido a dos figuras operativas: el entrevistador y el verificador o analista. Para su elaboración es conveniente contar con la participación de personal que colaboró en el diseño conceptual, operaciones de campo y procesamiento. Un aspecto importante en el diseño de todos los materiales mencionados, es el tratamiento didáctico que debe dárseles en su conjunto. El personal experto en capacitación debe ser el responsable de esta actividad, con el fin de favorecer el proceso de enseñanza- aprendizaje, así como para facilitar su consulta y manejo. Como parte de esta actividad se recomiendan los siguientes aspectos: o

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o

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Hacer coherentes las indicaciones, definiciones o procedimientos de cada manual respecto a los demás con los que está relacionado. Redactar los manuales en forma clara, precisa y accesible al personal al que están dirigidos, así como evitar omisiones o ambigüedades y el abuso de términos técnicos. Incluir imágenes para reforzar el aprendizaje del llenado de formas de control, cuestionarios, inventario de unidades, uso de cartografía, conceptos o procedimientos operativos. Incluir una introducción al inicio de cada capítulo que permita al capacitando identificar las actividades o conceptos generales que se revisarán a lo largo del capítulo. Desarrollar ejemplos específicos que muestren la manera de aplicar el procedimiento. Incluir al final de cada capítulo actividades verificadoras para recapitular y confirmar que se haya dado el aprendizaje; esto puede realizarse mediante ejercicios, prácticas y técnicas interrogativas. Insertar productos cartográficos para su utilización durante el curso.

Estructura de los manuales El programa de capacitación debe basarse en manuales y distribuirse a los organizadores del proyecto y a los instructores. Es necesario que los manuales sean uniformes, en la medida de lo posible. Ello supone una cierta coincidencia en la distribución temática, el estilo y las imágenes acordadas para el proyecto (logotipos, etcétera). Los manuales operativos, generalmente son trabajados en forma conjunta por personal que participa en diferentes fases del proyecto, como son operaciones de campo, diseño conceptual y procesamiento, aunque la responsabilidad principal y su coordinación recae en personal con amplia experiencia en capacitación, quienes además deben considerar los ajustes necesarios sugeridos a partir de las pruebas realizadas. 28

Los manuales son materiales didácticos imprescindibles, en especial el del entrevistador ya que es, en muchos casos, la única referencia disponible en el trabajo de campo y, por lo tanto, debe contener información suficiente para cubrir la mayor parte de los imprevistos. Su objetivo será abarcar las situaciones más comunes con cierto detalle y ofrecer orientación sobre cómo hacer frente a circunstancias excepcionales, si se produjeran. Para agilizar las consultas, es recomendable que los temas y en particular las actividades relacionadas con un procedimiento (por ejemplo, el llenado del cuestionario) se presenten en forma esquemática (con viñetas o puntos) cuando sea posible. Durante la elaboración de los manuales se debe considerar el orden del desarrollo de las actividades, así como la complejidad de los conceptos que debe conocer o aplicar cada figura operativa, definir qué contenidos deben agruparse por capítulo, tema o subtema, así como ordenar los contenidos en una secuencia que sea congruente con la realización de las actividades de la figura y que facilite el proceso de enseñanza- aprendizaje. Se recomienda incluir en su estructura los siguientes apartados: a) Introducción.- En esta sección se debe dar a conocer el objetivo e importancia del proyecto. b) Funciones y responsabilidades del puesto.- En esta sección debe incluirse una descripción pormenorizada de los deberes y conducta que se espera del personal, así como la interacción que se debe dar entre los diferentes puestos. c) Calendario de actividades.- Las fechas correspondientes se establecen de acuerdo con las actividades de cada figura y su periodo de contratación. d) Seguridad e higiene.- En la capacitación de todos los niveles de personal operativo deberán señalarse las formas para reducir los posibles riesgos laborales. e) Marco conceptual.- Se describirá en forma detallada el conjunto de temas, categorías, variables y clasificaciones contenidas en el instrumento de captación, así como los criterios de apoyo (en caso de haberlos) por variable. f)

Marco metodológico.- Es conveniente incluir una sección donde se presenten las características del método adoptado en el proyecto, incluida la selección de la muestra, el tipo de entrevista, características del informante, etcétera.

g) Procedimientos técnicos.- Se describe en forma detallada cada uno de los procedimientos que deberá seguir la figura operativa de referencia en el desarrollo de sus actividades y responsabilidades. Por ejemplo, criterios sobre la preparación y manejo de materiales y documentos oficiales; lineamientos para las reuniones de trabajo; instrucciones de cómo efectuar la recepción o envío de documentos y materiales y la guía de la presentación de reportes y el informe final, además de instrucciones para actividades específicas según el puesto, como por ejemplo la técnica de entrevista, en el caso de los entrevistadores. h) Anexos.- Los anexos pueden ser necesarios cuando se desea incluir algunos ejemplos de temas o formatos de manera separada y fuera de la parte central del manual. Evaluación del curso de capacitación La evaluación debe ser constante y cubrir todos los elementos de la capacitación, como son los siguientes:

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Evaluación del proceso enseñanza-aprendizaje de los capacitandos. Consiste en determinar si los objetivos fueron alcanzados y en qué grado. Puede hacerse la evaluación en diferentes momentos, como es al inicio, en un momento intermedio y al final. Es conveniente considerar el seguimiento de la capacitación mediante la supervisión de la aplicación de los conocimientos y habilidades adquiridas, en el desarrollo efectivo del trabajo de levantamiento. Evaluación del instructor.- Determina en qué forma actuó el instructor durante las sesiones, con la finalidad de conocer algunos de sus rasgos y características, entre otras cosas el manejo del grupo, resolución de problemas y habilidad didáctica. Evaluación del diseño del curso.- Determina la eficiencia respecto a los objetivos, contenido, técnicas y recursos didácticos utilizados. Evaluación de la organización.- Determina la eficiencia respecto a las instalaciones, iluminación, ruido, ventilación, materiales, avisos, lista de asistencia, puntualidad, etcétera.

Es importante que la evaluación se haga en forma objetiva y permita medir tanto los aciertos como las áreas de oportunidad en el diseño y desarrollo de los cursos. 2.3 ESTRATEGIA PARA LA COMUNICACIÓN Y CONCERTACIÓN Es un conjunto integral y ordenado de procedimientos que tienen como fin la difusión del proyecto y la concertación de apoyos, para contribuir al logro de sus objetivos y metas. El conocimiento de los objetivos de la encuesta por parte de la población, puede favorecer una respuesta positiva y por lo tanto, la consecución de información de calidad. Mediante la difusión del proyecto se establece un vínculo importante con distintas personas; entre ellas los informantes y personalidades que, en un momento dado, se convierten en puntos clave para el logro de los objetivos del operativo de captación, ya sea proporcionando apoyos utilitarios o porque tienen influencia sobre ciertos sectores de la población. Además, gracias a la difusión de los proyectos se fomenta la cultura estadística, al promover la respuesta a cuestionarios con datos verídicos y el uso de la información para el análisis y toma de decisiones en los diversos sectores. Sin embargo, existen diferencias entre las encuestas en cuanto a su periodicidad, tamaño de muestra, cobertura geográfica, la temática y al presupuesto que se asigna a cada una de ellas, y estas diferencias determinan las necesidades y posibilidades de comunicación y concertación y por lo tanto, la magnitud y grado de complejidad de la estrategia. En el caso de encuestas pequeñas, donde no se tiene la necesidad de una difusión masiva o no existen los suficientes recursos para sustentar una estrategia de comunicación a gran escala, la estrategia puede retomar sólo los procedimientos más sencillos, como la elaboración y distribución de folletos durante los recorridos de reconocimiento de las unidades de observación o el envío de cartas u oficios a los establecimientos u hogares seleccionados en la muestra. Independientemente de lo sencillo o complejo de la campaña de difusión que se requiera para el proyecto, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: 2.3.1 Determinación de pro cedimientos p ara la comun icación y c oncertació n Consiste en definir las líneas generales que habrán de seguirse, en materia de comunicación y concertación durante la ejecución del operativo de captación. Deben considerarse entre otros los siguientes factores: frecuencia de la encuesta, cantidad y calidad de la difusión realizada por la institución respon30

sable entre un evento y otro, recursos que se pueden obtener con tasas subvencionadas 3. El presupuesto global de la encuesta y la parte destinada a la campaña de difusión y tamaño de la población a la que estará dirigida. Es conveniente la determinación de objetivos que orienten las acciones definidas, los cuales deben ser coherentes con el objetivo general del proyecto y estar redactados en forma clara.  Así mismo se requiere establecer procedimientos que permitan evaluar los resultados de la comunicación y concertación, con base en la cuantificación del avance y cumplimiento de las metas, medición de la efectividad o la problemática de las acciones, con el objeto de hacer replanteamientos oportunos a la estrategia. La evaluación deberá reflejar si los productos o materiales promocionales y las concertaciones lograron su objetivo y debe ser cualitativa y cuantitativa. En el diseño de estos procedimientos es conveniente tomar en cuenta los siguientes aspectos: •

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Diseño de formatos de control. En ellos se registra la información que se obtenga sobre aspectos sustantivos, como el medio de difusión utilizado, producto promocional aplicado, cobertura, tiempo de exposición a la campaña de difusión y responsable de la aplicación; compromisos o apoyos obtenidos con las concertaciones, etcétera. Elaboración de informes. Se refiere a la documentación de las actividades de comunicación y concertación realizadas, señalando la problemática enfrentada y el planteamiento de propuestas de solución.

El personal que dará soporte al diseño de la estrategia de comunicación y concertación es básico. Se recomienda que este personal tenga experiencia en este ámbito, lo cual además de favorecer la obtención de productos de calidad, facilita que el personal del área operativa no se desvíe de sus funciones principales, orientadas a la captación de los datos.  Así mismo, hay que establecer procedimientos para mantener comunicación constante entre las áreas responsables tanto de la campaña de difusión como de la encuesta, para realizar las actividades de manera coordinada, conforme a las necesidades reales del proyecto. Otro aspecto central es la programación de las actividades. Por muy sencillas que sean, conviene plasmarlas en un calendario que deberá coordinarse con las actividades de la captación de manera que se facilite el control y el logro de los objetivos. Se requiere especificar cada una de las actividades y responsables de las mismas. También deben incluirse acciones preventivas para atender situaciones inesperadas. 2.3.2 Determinación d e contenido s y medio s Los contenidos son los conceptos y temas que se incluyen en los diferentes mensajes del proyecto, es decir, los elementos a partir de los cuales se estructura el discurso en los productos de comunicación. En algunas encuestas no es posible contar con un área especializada en las actividades de comunicación y el diseño de los contenidos, los medios (impreso, digital, óptico ,etc.) y los productos son elaborados por el área responsable de la encuesta. Para estos casos, se presentan ideas bá sicas que apoyan estas tareas. El mensaje o idea principal es la parte sustantiva de los productos de comunicación, y para que tenga el efecto deseado requiere ser claro, conciso, atractivo, sugerente, así como también debe expresar 3

 Son tasas preferenciales que los medios de comunicación, obligados por la Secretaría de Gobernación, le otorgan a las instituciones públicas para la difusión de sus proyectos. Representan un costo relativamente bajo respecto a las tasas generales.

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amabilidad, respeto y compromiso mutuo (emisor y receptor); en el caso de los mensajes en medios impresos, es necesario incluir textos que inviten a su lectura y adecuados al receptor. En la determinación de contenidos, se debe cuidar el tratamiento de los mensajes, es decir, la forma (frecuencia, redundancia, énfasis, etcétera) como se presentan, para que sean comprendidos por la población y así motivar su entusiasmo y participación en función de sus peculiaridades socioculturales. El tratamiento de los mensajes dependerá de los diferentes momentos del operativo de campo en que serán difundidos y del objetivo establecido. Por ejemplo, antes del levantamiento, la difusión del evento se orientará a informar y prevenir a los informantes sobre la importancia de su colaboración con el proyecto, en cambio después del levantamiento, los mensajes estarán orientados hacia el reconocimiento, tanto de los informantes por haber proporcionado la información, como de todas las personas que contribuyeron de alguna manera para la realización del evento. Para lograr lo anterior, hay dos aspectos relevantes a considerar, la determinación de “medios y productos”, que consiste en la selección de los canales a través de los cuales se transmitirán los mensajes (medios de difusión) y la determinación de los productos promocionales, atendiendo a los costos, presupuesto del proyecto y las características de los receptores. La selección de medios debe ser congruente con el nivel de comunicación requerido por el proyecto. Así por ejemplo, en encuestas de gran magnitud y de amplia cobertura, puede elegirse un nivel de comunicación masiva y optar por difundir el evento en radio, televisión, diarios de mayor circulación, etcétera. En cambio, la comunicación interpersonal es una buena opción cuando los recursos del proyecto son limitados, se trata de una encuesta pequeña o se limita a sólo determinadas partes del país. En este nivel de comunicación, la difusión es focalizada o directa y se acude a las unidades de observación consideradas en la muestra, con instrucciones de repartir cartas o folletos o concertar entrevistas, se puede preferir también la transmisión de mensajes vía correo electrónico o la difusión en páginas Web. Esta opción es también recomendable en el caso de grupos prioritarios, que requieren un trato diferencial, mediante sesiones de sensibilización, en las que se proporciona información de la encuesta resaltando su importancia con el fin de crear conciencia en la población. Es una actividad útil ya que transmite la información en cascada, además de lograr la obtención de apoyos sustanciales como préstamo de oficinas, vehículos, material promocional, etcétera. En la preparación de este tipo de sesiones es primordial determinar: •

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Qué temas se abordarán. Quién las realizará. A quién van dirigidas. En qué niveles se aplicarán.

En cuanto a los productos promocionales, se recomienda que la selección y diseño sea realizado preferentemente por personas expertas. En cualquier caso se sugiere tomar en consideración: •

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Magnitud y características de la población objetivo. Recursos asignados. Medio de aplicación. Estimar un excedente, que permita asegurar la cobertura total de la población objetivo.

Cuando se opta por materiales visuales (trípticos, videos, revistas) es importante que estén compuestos por un mayor porcentaje de gráficos que de textos. En la elaboración de materiales impresos se recomienda vigilar que cumplan con los principios básicos del diseño que son: unidad, armonía, secuencia, énfasis, contraste y equilibrio. Los materiales impresos que son más convenientes en las encuestas pequeñas, debido al costo, son los trípticos. Otro recurso que se utiliza para motivar a los informantes, sobre todo en los casos en que se supone la renuencia de éstos para proporcionar los datos solicitados, es el uso de medios alternativos, como incentivos o productos que pudieran serles de utilidad. La selección del producto tendrá que hacerse pensando en la ventaja que éste represente en la persona que lo recibe con el fin de garantizar el efecto deseado. Es recomendable que el costo de los artículos no tenga un impacto importante en el presupuesto de la encuesta. Por otro lado, se requiere hacer un seguimiento de las reacciones de la población y evitar que la entrega de incentivos se vuelva una exigencia. Otro aspecto necesario es la distribución de productos, pues la efectividad en la comunicación depende de que el mensaje y los productos lleguen con oportunidad al destinatario, por esto se requiere establecer con anticipación los procedimientos y canales de distribución de los productos. En las encuestas que requieren de una difusión anticipada del proyecto, los volantes o carteles pueden ser distribuidos por la misma estructura operativa cuando se hace el recorrido de reconocimiento. Si se trata de distribución de publicaciones estadísticas, es conveniente considerar a personal con un perfil especializado, que conozca bien el producto y sea capaz de disipar las dudas del informante.  Además, se requiere de procedimientos seguros para evitar el daño o pérdidas de material. 2.3.3 Determinación d e procedimi entos para la concertació n de apoyos Generalmente, el presupuesto otorgado a los proyectos de encuestas es limitado, y con frecuencia se requiere de apoyos complementarios, éstos pueden obtenerse por medio de la concertación; actividad que además favorece la sensibilización de los informantes y/o usuarios y diversifica los canales de difusión del proyecto. Es necesario hacer un balance del tipo de necesidades relacionadas con la ejecución del proyecto, susceptibles de cubrirse a través de la concertación. Entre las actividades a considerar se encuentran: •

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Entrevistas con personalidades de los diferentes sectores. Establecimiento de acuerdos. Seguimiento a los acuerdos (obtención de los productos o servicios concertados). Agradecimiento de los apoyos recibidos.

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3. Operativo de captación En las encuestas, el proceso de generación de estadísticas, consiste en la ejecución del operativo para obtener los datos de cada uno de los elementos seleccionados de la población de estudio o muestra, de acuerdo con el programa y los procedimientos de trabajo establecidos, con una estructura operativa y controles que aseguren la eficacia en cada una de las acciones, diseñadas en las fases anteriores. En la captación de información es conveniente distinguir tres momentos: La preparación del levantamiento, el levantamiento de los datos y el cierre del operativo, delimitando las actividades para una me jor organización y control, como a continuación se describe. 3.1 PREPARACIÓN La eficacia de la captación, depende en gran medida de una adecuada preparación de las actividades, mismas que se detallan a continuación. 3.1.1 Instalación y equipamiento d e grupos de trabajo Las oficinas encargadas del levantamiento en entidades o regiones establecidas, ejercen el presupuesto previsto en la logística administrativa (2.1.5) considerando los siguientes aspectos: •

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Adecuación de locales e instalación de mobiliario, equipos informáticos y de comunicación (teléfono, fax, Internet, etcétera). Impresión y reproducción de materiales. Pizarrones, papelería y útiles de oficina. Integración de grupos de trabajo, atendiendo las diferentes funciones y puestos contemplados en la estructura operativa, con la plantilla de personal contratada. Asignación de espacios a los grupos de trabajo.

3.1.2 Recepción y revis ión de la muestra Las oficinas encargadas del levantamiento en entidades o regiones establecidas, reciben los listados del marco muestral correspondiente a su área geográfica; en los que deben encontrarse relacionadas las unidades que serán visitadas (viviendas, establecimientos, unidades de producción, etcétera), y venir acompañados con el material cartográfico requerido. Se debe corroborar que los datos correspondan entre sí, y el total de las unidades concuerde con lo enviado. Si apareciera alguna inconsistencia en la revisión, deberá ser reportada en breve al nivel inmediato superior. Si la captación de datos se realiza con cuestionario electrónico, se reciben los archivos con las bases de datos de las unidades de observación que correspondan, así como precisiones sobre los procedimientos para revisión y control de la información que es transferida.

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3.1.3 Confo rmación de áreas y determinació n del or den de cobertur a La conformación de áreas es la delimitación que se realiza en la cartografía o directorios, con el fin de distribuir adecuadamente los equipos de personal y cargas de trabajo, siguiendo los procedimientos que se establecieron en el programa de cobertura (2.1.2). Es necesario realizar recorridos de reconocimiento, los cuales pueden ser aprovechados para los siguientes aspectos: •

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Verificar que el marco muestral (directorios o cartografía) esté actualizado. Familiarizar al personal operativo con su área de responsabilidad. Determinar zonas problemáticas o de alto riesgo, ya que las distintas áreas del territorio nacional son heterogéneas en cuanto a su topografía, medios y vías de comunicación, dispersión de las unidades de observación, y en cuanto a la dificultad para encontrar a los informantes en el lugar requerido. Difundir el proyecto. Contactar a las autoridades locales y obtener apoyos e información complementaria al proyecto.

La actualización de los directorios y materiales cartográficos,  es necesaria para ubicar con precisión las unidades de observación y posteriormente, contar con una buena referenciación geográfica de los datos levantados. Esta actualización se requiere ya que las condiciones del territorio pueden modificarse debido principalmente a dos fenómenos: los naturales, producidos por huracanes, inundaciones, terremotos, etcétera, y por la dinámica económica y poblacional, con la creación de nuevas localidades, cambios en el uso de las viviendas o establecimientos, crecimiento de la mancha urbana, autopistas, ampliación de vías de comunicación, etcétera. Estas actividades de actualización de materiales cartográficos y recorridos de reconocimiento, son propias de eventos masivos como es el caso de censos o encuestas de gran magnitud. En la mayoría de las encuestas, se cuenta con un marco muestral, en donde se conoce de antemano a qué lugares específicos deberán dirigirse; este marco puede ser tomado del censo previo o bien puede contarse con un marco muestral maestro. En el caso de grandes encuestas, es recomendable que los puestos de cierto nivel de responsabilidad realicen recorridos de reconocimiento como apoyo para la toma de decisiones. Por otra parte, con base en los esquemas previstos para el cubrimiento de las áreas seleccionadas se realiza la determinación del orden de cobertura, que consiste en establecer en cada una de las áreas asignadas en la entidad o región, el orden que deberá seguirse en el cubrimiento de dichas áreas, cuidando que se faciliten las actividades operativas, la interacción entre los distintos puestos operativos; y se lleve una secuencia ordenada para tener mejor control del levantamiento. Es decir, tomando en cuenta la cantidad de trabajo por día o por semana que se puede obtener, se determina por dónde y cómo será más conveniente programar el avance de los entrevistadores en un área específica. Esta determinación se basa en el conocimiento particular de las condiciones geográficas de la zona y la consideración de la clasificación del área donde se encuentran las unidades de muestreo, si es rural o urbana, ya que presentan diferentes grados de dispersión y disponibilidad de servicios, lo que impacta en la cantidad de trabajo y el avance mencionados. Es preciso hacer una programación detallada para organizar los tiempos y las actividades que se desarrollan en esta fase de captación, teniendo como marco de referencia las fechas, los procedimientos y actividades a realizar que se contemplaron en el diseño de estrategias de la fase anterior. Con la determinación de estas fechas y su relación en una secuencia lógica plasmada en un organigrama, se facilita llevar el control y para el logro de las metas. Es importante que esta información se haga del conoci35

miento de todos los responsables para facilitar un avance coordinado en el cumplimiento de las tareas en tiempo y forma. 3.1.4 Preparación y distri bució n de materiales Se refiere a la puesta en práctica de los procedimientos considerados para la recepción, integración de paquetes y distribución de los materiales que se utilizan en la captación de los datos, conforme a los criterios que para este efecto se determinaron en la fase anterior. La recepción de materiales se lleva a cabo utilizando los formatos que para este fin se hayan diseñado, y en los que generalmente se involucra el cotejo de lo recibido contra lo enviado para asegurarse de que está completo, que corresponda al área geográfica y al tipo de material que se especifica en dichos formatos. Se recomienda que los materiales se integren en paquetes por figura operativa. Según la magnitud de la encuesta y el tipo de entrevista utilizado, pueden basarse en las siguientes cuatro figuras operativas generales: a) Entrevistadores, b) Verificadores o analistas, c) Supervisores y d) Jefes de área. Cada uno de los cuales tendrá un paquete básico para el operativo, que deberá incluir, por lo menos, lo siguiente: Manuales de actividades y/o funciones.

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Material cartográfico.

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  Directorios.

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Material de oficina (Tabla de apoyo para escribir, lápices, gomas, sacapuntas, etcétera). Material de apoyo. Material de comunicación. Formatos de control. Instrumentos de captación.

Se recomienda que las actividades de empaquetado se realicen considerando medidas de seguridad, protección y transporte, recordando que se trata de material de cuidado especial. La distribución de materiales consiste en repartir al personal, los paquetes con el material requerido en su puesto, por los canales o medios determinados, como puede ser servicio de mensajería de la propia institución o alguno contratado para este fin. En el proceso de distribución de material se requiere verificar que se reciba completo y en el tiempo programado, haciendo las confrontas necesarias con los listados correspondientes. En caso de faltantes debe reportarse al jefe inmediato. La entrega debe hacerse de manera controlada, mediante una relación contenida en formatos, especificando tipo y cantidades de cada material, con objeto de evitar desperdicios y procurando que sean suficientes para el tamaño de muestra y la plantilla que participa en el operativo del levantamiento.

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3.1.5 Reclutamiento, selección y contr atación de personal o perativo Para esta actividad, se designa una persona con amplia experiencia, pudiendo ser el responsable de la encuesta, o alguien con amplios conocimientos sobre los trabajos que deberán realizarse durante el operativo de captación, capaz de aplicar los criterios previamente establecidos, con base en el perfil requerido en cada puesto y nivel, realice las entrevistas al personal reclutado, y seleccione los mejores candidatos para participar en el proyecto. Una vez seleccionado el personal, se procede a realizar la contratación, en los términos establecidos, ya sea para cubrir sólo la capacitación o incluso el operativo, de acuerdo con las fechas del programa y la duración correspondiente a las diferentes figuras. Se debe poner cuidado en las fechas que cubre el contrato, debiendo ser por un periodo más largo el de aquellas figuras que atenderán los rezagos, reconsultas, operativos especiales, etcétera, tal y como se señaló en el apartado 2.2.2 Procedimientos para la selección. 3.1.6 Capacitación del person al operativo De acuerdo con la estrategia establecida en el diseño para la capacitación, y apegándose al calendario programado, se organiza de manera coordinada el desarrollo de esta etapa en los diferentes niveles de la estructura operativa; se integran los grupos con el personal que fue contratado según su nivel y las funciones a desempeñar, de manera que reciban toda la información correspondiente por parte del instructor asignado. 3.2 LEVANTAMIENTO Es el momento de captación de los datos de la encuesta, en donde se realizan las siguientes actividades: 3.2.1 Asig nación de cargas de trabajo Consiste en entregar a cada entrevistador, los directorios e instrumentos de captación que corresponden a las unidades de observación que deben atender y dejar en situación final, ya sea como entrevista completa o incompleta (al considerar que ya no se puede obtener la información faltante), en un área de trabajo durante una jornada o periodo laboral determinado (un día, una semana, etc.), con base en la programación de cobertura. En el caso de utilizar formatos impresos, es conveniente determinar un porcentaje de cuestionarios adicionales, el cual dependerá del tamaño de la muestra. Cuando se utilicen instrumentos de captación electrónicos o por medio de algún dispositivo móvil, se entrega al personal responsable de los entrevistadores la programación de los cuestionarios que deberán ser ingresados en los equipos. En el caso de cuestionarios electrónicos vía Internet, es práctico asignar responsables de la captación por regiones geográficas, que estén a cargo del avance del área o de un número determinado de cuestionarios y con quienes los informantes pueden comunicarse acerca de la resolución de dudas, tanto en el manejo del programa como de los conceptos incluidos en el instrumento de captación. Para tal efecto, puede contratarse el servicio lada 800 o bien dar a conocer los números telefónicos con los cuales se dispone. Independientemente del medio que se utilice para registrar los datos, es importante contar con el personal de apoyo y asesoría con el propósito de atender las dudas que se vayan presentando, ya sea en los informantes o del personal operativo involucrado en el levantamiento. 37

Cabe señalar que en algunos proyectos, la asignación de las cargas de trabajo y la distribución de materiales (3.1.5) se hace simultáneamente. Es decir, al mismo tiempo que se entrega la carga de traba jo (directorios y cuestionarios) se hace la distribución de gafetes, mochilas, materiales de oficina, etcétera. 3.2.2 Obtención de los datos Es el momento en que se contacta al informante y se obtiene la información de cada unidad de observación seleccionada de la población objeto de estudio, mediante la aplicación de los instrumentos de captación determinados. En el caso de encuestas mediante entrevista directa, los entrevistadores se ubican en el área que deben cubrir con su material y carga de trabajo, aplicando los instrumentos de captación. En este punto hay varios aspectos importantes que deben observarse con especial cuidado: •

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Que el personal operativo identifique correctamente las unidades de observación asignadas, de acuerdo con los directorios, listados, croquis, etcétera, con el fin de no alterar el diseño de la muestra. Corroborar que los entrevistadores tengan los elementos para establecer adecuadamente el primer contacto con el informante, elemento determinante para el buen desarrollo de la entrevista. Que los entrevistadores revisen adecuadamente los cuestionarios por ellos levantados, antes de entregar la carga de trabajo asignada.

Cuando se trata de autoentrevista y el instrumento de captación es entregado personalmente al informante, la figura operativa que hace la entrega debe considerar entre sus funciones, además de la recepción del cuestionario, la de verificar o analizar la información, con el fin de corroborar que los datos estén completos y sean congruentes, o en su caso asesorar y aclarar las dudas del informante. Este es un momento clave, por lo que todos los puestos de la estructura operativa deben estar atentos al seguimiento y revisar los reportes que se generen, pues en la realidad suelen presentarse diferentes problemas (ausencia del informante, negativas a responder, informantes morosos, etcétera) e imprevistos, que pueden impactar en la reorientación de las estrategias o bien que confirmen los procedimientos a seguir. Cuando la información es captada vía Internet, hay que asegurarse que la clave de acceso y seguridad del informante correspondan y los programas de acceso funcionen adecuadamente de manera que los cuestionarios puedan ser contestados y enviados. Los responsables del proceso, deben estar al pendiente y brindar asesoría en caso de dificultades en el llenado o en el manejo de los sistemas informáticos, y si fuera necesario, acudir personalmente con el informante. En el momento que éste envíe su cuestionario, el sistema deberá registrar automáticamente su recepción. Los informantes que no lo envíen en los plazos establecidos, deben ser contactados, investigar la situación y acordar la entrega. 3.2.3 Control de las actividades de levantamiento Para asegurarse de que realmente las actividades se lleven a cabo en los tiempos programados y bajo los lineamientos establecidos se realiza la supervisión y se generan y analizan los reportes de las actividades, previstos en “2.1.3 Procedimientos para el control del operativo”, así como también se implementan las medidas correctivas previamente determinadas, con el fin de garantizar la cobertura, el avance y la calidad de la información. Supervisión de las actividades de levantamiento 38

Tiene como objetivo observar el correcto desempeño de los procedimientos y a su vez, detectar la problemática durante el levantamiento, fortalecer los canales de comunicación, dar apoyo y asesoría. Entre los diferentes aspectos que se supervisan se encuentran los siguientes: •

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Los paquetes estén organizados e integrados con el material y la documentación requerida. Durante la entrega de materiales, que estén completos, lleguen en el tiempo establecido y se llenen los formatos de control correspondientes de manera adecuada. En la realización de la entrevista, la supervisión se dirige hacia la calidad de la técnica de entrevista aplicada y el correcto llenado del cuestionario. Como parte de la supervisión se efectúa la reentrevista en una muestra de cuestionarios, para corroborar los datos registrados en ellos. Respecto a las actividades de comunicación se requiere supervisar la aplicación y uso de los productos promocionales y ver que lleguen a los destinatarios.

3.2.4 Atenció n de conti ngencias Se refiere a la ejecución de los procedimientos diseñados para resolver adecuadamente las situaciones impredecibles o especiales que alteren las actividades de captación. Entre las contingencias que suelen presentarse se encuentran: •

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Desastres naturales. Faltantes de material. Deserciones de personal. Accidentes del personal. Conflictos laborales. Conflictos sociales.

3.2.5 Recuperación de rezagos Son las actividades que se realizan para captar la información faltante en las unidades que han quedado pendientes con el objeto de abatir la no respuesta. Los casos que pueden presentarse son los siguientes: •

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Ausencia del informante. Negativa a responder. Entrevista inconclusa. Informante moroso. Visita no realizada.

3.2.6 Operativos especiales Las condiciones geográficas, sociodemográficas y las vías de comunicación disponibles en lugares donde se encuentra la población objetivo de la encuesta en ocasiones requiere de un tratamiento especial para el levantamiento de la información. En otros casos, la ocurrencia de algún fenómeno natural, o la 39

falta de control sobre la muestra pueden incidir en la captación esperada. Este tipo de circunstancias obliga a establecer procedimientos que se denominan “operativos especiales” y pueden estar condicionados por alguna de las siguientes situaciones: Zonas en terrenos muy accidentados (selva, montañas, etcétera).

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Zonas militares o navales.

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Zonas de habla indígena.

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Comunidades extranjeras.

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Centros de readaptación social.

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Hogares comunitarios y casas cuna.

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  Personalidades.

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Zonas de alto riesgo.

Para la atención de esta población en algunas ocasiones se requiere de personal con características específicas, por ejemplo bilingües que hagan traducciones del cuestionario, hombres o mujeres solamente, etcétera. Estas características se definen a partir de las necesidades identificadas para el cumplimiento del objetivo de la encuesta. En otras ocasiones, hay que evaluar la necesidad de organizar un operativo especial cuando se detecta que la información no fue levantada o cuando existe un alto porcentaje de no respuesta de los cuestionarios. 3.2.7 Verific ación de los datos Consiste en constatar que la información levantada en campo sea congruente y objetiva. Cuando los cuestionarios presentan ciertas inconsistencias se regresan a campo para aclarar o completar la información. Además se realizan informes de avance y control de cobertura. Esta actividad en algunos de los proyectos se le conoce como crítica-codificación, la cual pu ede ser manual o electrónica. La función del analista (verificador) consiste en revisar la información registrada en los instrumentos de captación, así como garantizar que las cargas de trabajo del entrevistador estén completas, corroborar que la muestra levantada corresponda a la asignada, verificar que los datos, tanto de identificación como en el interior del cuestionario, estén correctos y sean congruentes. Conforme se detecten situaciones que estén fuera de su ámbito de competencia y no las pueda resolver con los criterios previamente definidos, deberá acudir con su jefe inmediato superior, quien revisará los cuestionarios para constatar la problemática y en caso necesario enviarlos a reconsulta. En este proceso deberá tenerse cuidado en el flujo de los cuestionarios y asegurar que regresen a su lugar de origen, por lo que deberán llevarse controles, reportes de la gestión que se realice y de los resultados obtenidos. Cuando se haya solucionado el problema y los cuestionarios hayan regresado al área de verificación, deben ser revisados de nuevo con los criterios de validación y continuar el procedimiento que concluye con el envío a captura.

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3.2.8 Concentración de la información captada y envío a procesamiento Consiste en la organización de los cuestionarios contestados de cada una de las unidades de observación seleccionadas, mediante la aplicación de los procedimientos acordados, de acuerdo con su código final de resultado de la entrevista, una vez que han pasado por la verificación de los datos. Sin embargo, éstos son diferentes si se trata de cuestionarios impresos o en medios electrónicos, los cuales se describen a continuación: Integración, identificación y envío de paquetes con cuestionarios impresos levantados Conforme los cuestionarios pasan por la verificación en campo y sean liberados, es decir, que la información haya sido revisada y cumpla con los parámetros de calidad especificados, se organizan en paquetes para llevar un control y facilitar la distribución de cargas de trabajo durante el procesamiento. Es necesaria una correcta identificación de los paquetes, pues con ello se evitan pérdidas de información y a la vez sirven de inventario. Es importante que las cédulas o etiquetas de identificación contengan los siguientes datos básicos: •

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Llave de identificación o Folio consecutivo del paquete. Número de cuestionarios contenidos. Relación de los folios correspondientes a los cuestionarios. Referencia geográfica (entidad federativa, municipio, localidad, AGEB, etcétera).

Las cédulas o etiquetas de identificación, deben colocarse en un área visible del paquete, de manera que no sea forzoso abrirlo para consultarlas. Estos paquetes son enviados al área de captura donde será procesada la información. Integración y envío de información captada p or medios electrónicos Cuando la captación haya sido vía Internet, el informante llena el cuestionario y lo envía de regreso al servidor de la institución responsable de la encuesta; en este lugar se va acumulando la información de los cuestionarios y organizando en archivos para ser enviados al área de procesamiento. Con este sistema, la información pasa por un primer filtro o verificación en el momento de capturarla, pues debe incluir un programa de congruencia de los datos. El control sobre la cobertura de la información se lleva de manera automatizada, ya que se generan reportes de los cuestionarios que han sido recibidos, y de los que faltan. Si la información se capta por medio de dispositivos móviles, los entrevistadores acuden a una oficina en la que descargan los archivos de datos de sus cuestionarios a una computadora, de donde se envía a un servidor intermedio o central, dependiendo de la magnitud de la encuesta, que como en el caso anterior, se va concentrando para su posterior envío a procesamiento. En este caso, la información puede ser reconsultada en campo, ya que si el supervisor determina que un cuestionario no cumple los requisitos, lo vuelve a cargar al dispositivo móvil con el fin de que el entrevistador realice la reconsulta. 41

En gran medida, la tecnología con que se cuente es determinante para la fluidez de la información. Si los dispositivos móviles pueden descargar la información directamente vía Internet, la concentración será más rápida. Con el envío de la información hacia el área de procesamiento, se empieza a cerrar el ciclo del traba jo operativo. En el caso de que hubiera rezagos, la información faltante poco a poco irá fluyendo para continuar con el proceso hasta que se entregue el último cuestionario. 3.3 CIERRE 3.3.1 Recuperación de materiales y equipos  Al término del operativo se solicita que los equipos, materiales y documentación no utilizados sean entregados para que sean utilizados en otros, y para de impedir un mal uso de los mismos. Incluye los dispositivos móviles (en caso de que se hayan utilizado), formatos sobrantes, la cartografía de apoyo, credenciales, etc. Se harán paquetes por tipo de material, acompañados de una relación del contenido, ello con los formatos correspondientes por si hubiera aclaraciones posteriores. Este material se incorporará al flujo acordado de envío de materiales hacia la oficina coordinadora o responsable del proyecto, como parte del cierre del operativo. Respecto al destino de los documentos, materiales y equipos es importante tener presente las disposiciones legales que hubiera al respecto. Existen lineamientos por parte de la Secretaría de Gobernación, en cuanto a la conservación de los materiales, tanto de formatos sobrantes y otros elementos de apoyo, como de la información recabada. Los períodos regularmente establecidos varían de seis meses, a cinco o diez años, dependiendo de la periodicidad del proyecto, pero las áreas administrativas pueden determinar el tiempo de conservación de dichos materiales y realizar la solicitud de baja en los plazos acordados. En el caso de cuestionarios con información, es posible hacerlo cuando ésta ha sido publicada. Generalmente, las oficinas operativas hacen la petición al área administrativa de la oficina coordinadora o responsable del proyecto quien se encarga del trámite. Para ello se elabora una valuación y justificación que se envía al Archivo General de la Nación, quien se encarga, mediante un análisis, de autorizar o rechazar la petición. 3.3.2 Informe del operativo La realización de este tipo de proyectos implica tener información objetiva sobre sus diferentes aspectos, así como elementos que sirvan para una evaluación y formulación de mejoras en futuras encuestas, razón por la cual se debe elaborar un informe de trabajo que sea objetivo, claro y preciso. Es esencial efectuar un balance concreto del levantamiento de la encuesta, utilizando preferentemente un guión con el fin de que todos los informes sean homogéneos; en donde se contemplen preguntas sobre los principales temas como pueden ser: recursos humanos, consecución de apoyos, capacitación, planeación, recepción, organización y distribución de materiales, instrumentos de captación, supervisión, cartografía, formatos de control, etcétera. Para ello, al término de las actividades operativas, se preparará un informe final en el cual se incluyen los problemas que se presentaron con más frecuencia durante la captación y sus soluciones, las expe42

riencias contenidas en las minutas y reportes de supervisión, así como las cifras obtenidas en el levantamiento (número de cuestionarios aplicados, número de casos de no respuesta, etcétera). En el caso de encuestas continuas, es conveniente determinar un periodo de evaluación del proyecto, que puede ser semestral o anual, en cuyo caso no se hablaría de un informe final sino de “cierre anual” o por el periodo que se determine como más adecuado. La elaboración de registros que den testimonio del desarrollo del evento es de vital importancia, pues a partir de esta documentación se puede hacer una evaluación de los procedimientos, analizando la utilidad y complejidad de cada uno de ellos.  A partir de las experiencias registradas se pueden tomar decisiones en futuros eventos y para el tratamiento de la misma información.

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Glosario  An áli sis de fac tibi li dad . En el campo de la generación de estadísticas, es el conjunto de actividades para determinar si es posible la captación de datos, con base en la revisión de experiencias previas y la realización de pruebas. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).

dejar en situación final, en un área de trabajo durante una jornada laboral, en las encuestas que se levantan por medio de entrevista directa. pág. 12.

 Au to entrev is ta. Tipo de entrevista, mediante la cual el propio informante contesta el instrumento de captación. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).

Cobertura geogr áfica. Territorio al que se refiere la captación de datos en un proyecto estadístico. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).

Canales de distribución. Medios por los cuales se hacen llegar los productos de comunicación a los destinatarios. p: 34.

Codificación. Procedimiento para asignar identificadores numéricos o alfanuméricos a conceptos en un orden establecido. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).

Capacitación p ara el personal o perativo. Con junto de actividades orientadas a proporcionar los conocimientos y desarrollar las habilidades necesarias del personal que participará en las distintas actividades, con el fin de garantizar la correcta aplicación de los procedimientos operativos y los instrumentos de captación. pág. 26. Capacitando. Persona que acude a un curso con el objetivo de adquirir mayores conocimientos y habilidades de los que ya posee, para desempeñarse satisfactoriamente en un trabajo específico. INEGI. XII Censo de Población y Vivienda 2000. Manual de habilitación didáctica. Aguascalientes, México 1999. pág. 5. Captación electrónica.  Levantamiento de los datos de interés en equipos informáticos. pág. 8. Captura. Transferencia a medios computacionales de la información registrada en los instrumentos de captación. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito). Carga de trabajo. Número de unidades de observación que un entrevistador puede atender y 44

Cobertura conceptual.  Conceptos (temas, categorías, variables y sus clasificaciones) de los que se requiere obtener información. pág. 4.

Comunicación interna. Aquella que se produce dentro de la empresa y está destinada al propio personal. M.F: Comunicación. Nuevo Diccionario de la comunicación. Consultado el 21 de marzo de 2004 en: www.mfcomunicacion.net Comunicación interpersonal. La que se realiza en un cara a cara, dos o más personas dialogando sin intermediarios. M.F: Comunicación. Nuevo Diccionario de la comunicación.  Consultado el 21 de marzo de 2004 en: www.mfcomunicacion.net Comunicación masiva.  Aquella que se efectúa través de medios impresos o medios electrónicos que por ser instrumentos mecánicos se establece una relación impersonal entre el emisor que es una sola fuente con un gran número de personas. M.F. Comunicación. Nuevo Diccionario de la comunicación Consultado el 21 de marzo de 2004 en: www.mfcomunicacion.net (31/03/2004).

Concertación de apoyos.  Son los acuerdos que se establecen para obtener beneficios en especie o económicos que favorezcan las actividades del proyecto. pág. 31. Contenidos.  Conceptos y temas que se incluyen en los diferentes mensajes del proyecto, a partir de los cuales se estructura el discurso en los productos de comunicación. pág. 33. Contratación.  Procedimiento que considera todos los aspectos normativos y presupuestarios que rigen en la institución que lleva a cabo el proyecto y dentro de las circunstancias y acotaciones en que éste se realiza para incorporar al personal al proyecto o a la institución. pág. 26. Contrato. Convenio que establecen los trabajadores con la institución en el que se fundamenta una relación laboral. INEGI (1998). Documento metodológico de la Encuesta Nacional de Empleo Urbano. México. pág. 64. En el contrato deben especificarse las funciones y responsabilidades del puesto para el que se está contratando, el periodo de contrato, y el sueldo y forma de pago. pág. 26. Control de Avance. Medición y análisis de los resultados obtenidos con relación a las metas y los tiempos programados para cada una de las actividades, con el fin de identificar posibles retrasos y dar alternativas de solución oportuna. Se conoce también como “seguimiento programático”. pág. 16. Control de calidad en el llenado de cuestionarios. Medición y análisis de los resultados obtenidos en los cuestionarios aplicados, con base en los criterios de validación establecidos para el trabajo de campo. pág. 16. Control de cobertura. Medición y análisis de los resultados obtenidos con relación a la correcta ubicación y captación tanto de áreas geográficas seleccionadas, como de las unidades de observación, con el fin de corregir errores de omisión o duplicidades. pág. 15. Control del operativo.  Aseguramiento de las actividades para que se lleven a cabo en los tiempos programados, con los lineamientos es-

tablecidos y que los resultados del operativo de captación tengan la calidad esperada, lo cual implica identificar y corregir en forma adecuada y con oportunidad cualquier desviación, error o problema que se presente. pág. 15 Convocatoria.  Del latín convocáre. Se traduce como citar, llamar a una o más personas para que concurran a un lugar o acto determinado. Real Academia Española. Diccionario de la lengua española; XXII edición. Consultado el 23 de febrero de 2004 en: www.rae.es Criterios de imputación.  Conjunto de reglas para asignar un valor al dato específico de la pregunta o ítem, donde falta la respuesta o ésta no es utilizable. OECD. Glossary of statistical terms. Consultado el 27 de agosto de 2004 en: www.oecd.org/satistics Criterios de validación. Conjunto de reglas de naturaleza conceptual que sirven de base para la identificación y solución a los problemas que se presentan en los datos estadísticos. INEGI. El diseño conceptual. Serie: Lineamientos para la generación de estadística básica. (Versión preliminar). Marzo de 2006. (Inédito). pág. 22. Cuestionario electrónico. Tipo de formato que se presenta por medio de programas en equipos informáticos. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito). Desagregación geográfica. Nivel de detalle de una división territorial. pág. 4. Dispersión geográfica. Separación territorial que existe entre las unidades de observación de la muestra y dificulta el acceso hacia ellas. pág. 5. Dispositivo móvil. Equipo informático que se caracteriza por su fácil transportación, funciona con batería o corriente eléctrica, tiene las funciones de una computadora personal pero con capacidad limitada para el almacenamiento de datos. Entre los dispositivos móviles más comunes se encuentran la Laptop y el PDA (Personal Digital Assistance). pág. 8. 45

Encuesta por muestreo. Método de generación de datos estadísticos que utiliza una muestra representativa de la población de estudio, seleccionada mediante procedimientos técnicos y de la cual se infieren datos válidos para la población total, con determinados niveles de precisión.  INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito). Entrevista.  Procedimiento para obtener información mediante un cuestionario en el que se presenta una serie de preguntas realizadas a un interlocutor o entrevistado. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito). Eslogan. Frase que sirve para fijar, ampliar o resumir el mensaje que se da en el anuncio; Generalitat de Catalunya. Departament d’ Ensenyament. Preguntas amb resposta ¿Qué es un eslogan? Consultado el 2 de abril de 2004 en: www.Edu365.com Estrategia. Conjunto integral y ordenado de procedimientos para alcanzar un objetivo bajo determinadas restricciones y con adecuado aprovechamiento de recursos. INEGI. DDE (1997) Definiciones Generales. (Inédito). Estructura operativa. Recursos humanos necesarios para el operativo de levantamiento, considerando las funciones y responsabilidades por puesto y su representación en un organigrama. pág. 11 Estrategias de los operativos para la captación: Estrategia operativa. Conjunto integrado y ordenado de procedimientos para determinar la estructura operativa y plantilla de personal, el programa general de actividades y para la cobertura de las áreas seleccionadas y la organización administrativa del proyecto para gestionar la estimación y adquisición de los requerimientos, flujo de materiales, elaboración de presupuesto y los controles para su eficiente aplicación. pág. 3. 46

Estrategia para la integración de los recursos humanos. Conjunto de procedimientos para disponer del personal capaz de desempeñar las funciones de los distintos cargos operativos y en número suficiente que permita cubrir todas las áreas geográficas que se contemplan en el proyecto, así como proporcionarles los conocimientos necesarios para cumplir con sus responsabilidades. pág. 3. Estrategia para la comunicación y concertación.  Conjunto integral y ordenado de procedimientos que tienen como fin la difusión del proyecto y la concertación de apoyos, para contribuir al logro de sus objetivos y metas. pág. 3. Fases del pr oceso d e generación de estadísticas. Series de actividades agrupadas con base en sus características similares, las cuales interactúan bajo distintos esquemas de orden y secuencia.  INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito). Planeación.  Serie de actividades para definir los objetivos del proyecto y la estrategia general, incluyendo el método de generación de datos estadísticos y un programa básico de trabajo con la estimación de tiempos, así como una propuesta de organización para atender las distintas funciones, además de las estimaciones presupuestales para la ejecución del proyecto. Diseño conceptual. Serie de actividades mediante la cual se identifican las necesidades de información, que sirven para determinar: el marco conceptual, los instrumentos para la captación de los datos, los criterios de validación para la revisión y depuración de inconsistencias, así como los esquemas para la presentación de resultados. Diseño estadístico. Serie de actividades para determinar: el método de muestreo por aplicar, bajo las consideraciones de cobertura y desglose temá-

tico y geográfico establecidos en el diseño conceptual, así como los insumos disponibles en cuanto al marco de muestreo de referencia y recursos financieros; el tamaño de muestra y procedimientos de selección, así como el diseño y cálculo de estimadores, con base en el análisis y elección de las mejores alternativas para el proyecto.

Instructor. Persona responsable de enseñar o transmitir una serie de conocimientos por medio de técnicas didácticas, además se encarga de evaluar los contenidos para mejorar el proceso de enseñanza-aprendizaje, siguiendo los procedimientos que se determinen en el diseño del curso. INEGI. XII Censo de Población y Vivienda 2000. Manual de habilitación didáctica. Aguascalientes, México 1999. pág. 1

Diseño de la captación y el procesamiento.  Serie de actividades para determinar, desarrollar y probar las estrategias, procedimientos, esquemas técnicos y sistemas informáticos para las actividades tanto de la captación de datos como de su procesamiento.

Instrumento de captación. Formato que se utiliza para el registro de los datos, en un proyecto estadístico. INEGI.  DGE. DGAIN. DN.  Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006 (Inédito).

Captación. Serie de actividades para obtener los datos de cada elemento de la población de estudio o una muestra de ella, siguiendo las estrategias determinadas en programas y procedimientos de trabajo. pág. 3. Procesamiento. Serie de actividades para preparar los archivos de datos, asegurándose que sean congruentes y ordenados para su aprovechamiento. Presentación de resultados. Serie de actividades para la elaboración de productos, definidos en el diseño conceptual y conforme a un Programa de Divulgación. Función. (Del lat. funct ĭ o, -ōnis). Tarea que corresponde realizar a una institución o entidad, o a sus órganos o personas. Real Academia Española. Diccionario de la lengua española; XXII edición. Consultado el 28 de enerero de 2004 en: www.rae.es Idoneidad del operativo. Conjunto de actividades para determinar si los procedimientos y organización del operativo son los adecuados. Informante adecuado. Persona apropiada para proporcionar la información que requiere el proyecto estadístico. INEGI.  DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006 (Inédito).

Levantamiento. Momento de captación de los datos de interés para la encuesta. pág. 40. Logística administrativa.  Determinación de medios y procedimientos para llevar a cabo la organización administrativa del proyecto estadístico, identificando los requerimientos de bienes inmuebles, equipos, materiales, documentación y servicios, así como los procedimientos para su distribución, devolución y elaboración del presupuesto, además de lo relativo a su control y eficiente aplicación. pág. 19. Manual operativo. Documento con fines didácticos, y de apoyo durante el operativo, en donde se especifican, entre otros aspectos, las responsabilidades y actividades de las diferentes figuras operativas que participarán en el proyecto y cómo interactúan entre sí, se describe con el suficiente detalle los procedimientos que han de seguirse en el desarrollo de tales actividades. pág. 28. Manual de procedimientos.  Documento de carácter técnico donde se identifican los procesos de trabajo, tanto sustantivos como administrativos, con el objetivo de coordinar y sistematizar las funciones en un marco de transparencia y eficiencia. pág. 21. Marco conceptual. Ordenamiento de temas, categorías, variables y clasificaciones al cual se referirán los datos objeto de captación, incluido el glosario con las definiciones formales de cada uno de los conceptos utilizados. INEGI. DGE. 47

DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito). •

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Tema. Enunciado genérico referente a un campo de conocimiento. Categoría. Conjunto objeto de cuantificación y caracterización. Variable. Concepto que admite distintos valores para la caracterización o clasificación de un elemento o un conjunto. Clasificación. Ordenamiento de todas las modalidades nominales o intervalos numéricos admitidos por una variable. Clase. Cada una de las modalidades nominales o intervalos numéricos admitidos por una variable.

Marco d e muestreo. Listado en el cual se identifica a todos los elementos de una población y que permite seleccionar una muestra de la misma con fines de estimación estadística.   INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica Marzo de 2006. (Inédito). Marco Geoestadístico Nacional.  División del territorio nacional con fines estadísticos, en áreas a nivel estatal, municipal y básico, cuya delimitación se hace con base en rasgos naturales y de infraestructura, reconocibles y perdurables en el terreno, aunque éstos no siempre coinciden con los límites políticos-administrativos. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica Marzo de 2006. (Inédito). Materiales cartográficos. Conjunto de cartas topográficas, planos, croquis y catálogos en los que se encuentra representado el marco geoestadístico y que sirven para apoyar la realización de los proyectos estadísticos. INEGI. (2002). Dirección General de Estadística. Proyecto estratégico de mejora. El Marco Geoestadístico Nacional. (Inédito). Materiales didácticos. Son los que utiliza el instructor para facilitar la impartición de los contenidos, favorecer el aprendizaje de los capacitandos y lograr una capacitación dinámica y motivante. INEGI. XII Censo de Población y Vivienda 2000. 48

Manual de habilitación didáctica. Aguascalientes, México 1999. pág. 17 Medios electrónicos de comunicación.  Equipos para transferencia de datos.  INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006 (Inédito). Método de muestreo no probabilístico. Obtención de una muestra estadística mediante la determinación de criterios que convengan al tomador de decisiones de acuerdo a su experiencia o buen juicio. INEGI. La integración de estadísticas públicas. Serie “El campo de la producción estadística. (Inédito). (Agosto de 2004.) pág. 8. Método de muestreo probabilístico. Obtención de la muestra estadística mediante un mecanismo que da a cada elemento una probabilidad conocida y diferente de cero de ser seleccionado. INEGI. La integración de estadísticas públicas. Serie “El campo de la producción estadística. (Inédito) (Agosto de 2004). pág. 8. Método para la generación de estadística básica. Modalidad en la aplicación de un proceso de generación de estadística básica siendo éstas la censal, la de muestreo y de aprovechamiento de registros administrativos. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito). Modalidad tecnológica. Características del instrumento o procedimiento seleccionado, en el campo de la informática y los medios de comunicación, para captar o transmitir información del proyecto estadístico. pág. 7. Muestra. Subconjunto de unidades seleccionadas de una población, bajo condiciones establecidas. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito). Muestreo polietápico. Esquema para seleccionar la muestra en varias etapas. pág. 5. Opinión pública. Es el conjunto de ideas que son compartidas por una amplia mayoría de ciu-

dadanos sobre temas de actualidad. M.F: Comunicación. Nuevo Diccionario de la comunicación. Consultado el 31 de marzo de 2004 en: www.mfcomunicacion.net Organigrama. (De organización y -grama). Esquema de la organización de una entidad, de una empresa o de una tarea. Real Academia Española. Diccionario de la lengua española;  XXII edición. Consultado el 28 de enero de 2004 en: www.rae.es . Personal Digital Assístance (PDA). Equipo informático que se caracteriza por su fácil transportación, es del tamaño de la palma de la mano, funciona con batería o corriente eléctrica, tiene las funciones de una computadora personal pero con capacidad limitada para el almacenamiento de datos. pág. 8 Plantilla.- (Del dim. de planta). Relación ordenada por categorías de las dependencias y empleados de una oficina, de un servicio público o privado, etc. Real Academia Española. Diccionario de la lengua española; XXII edición. Consultado el 28 de enero de 2004 en: www.rae.es (28/01/2004). Perfil de puesto. Modelo o tipo ideal, definido con base en los requisitos que debe reunir el personal para desempeñar adecuadamente las funciones propias del puesto. pág. 23. Personal operativo. Personas contratadas para realizar actividades relativas al levantamiento de datos. pág. 11. Población objeto de estudio. Véase categoría. Presupuestación. Es una actividad técnica para prever las necesidades financieras correspondientes a los recursos humanos y materiales para que las actividades programadas puedan llegar a buen término. pág. 20. Proceso para la generación de estadística básica.  Conjunto de procedimientos y actividades para producir información estadística, a partir de datos captados mediante la aplicación de un cuestionario o formato de registro a nivel de unidades de una población de estu-

dio.  INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito). Producto promocional.  Artículo o documento cuyo objetivo es informar y dar a conocer el proyecto estadístico. pág. 34. Proyecto. Conjunto de obras o acciones específicas necesarias para alcanzar los objetivos y metas definidas por un programa o subprograma, tendientes a la obtención de resultados concretos de acuerdo al ámbito de competencia y responsabilidad de cada unidad, y que pueden planificarse, analizarse y ejecutarse administrativamente, en forma independiente. Un proyecto, por definición, está orientado hacia la acción; un conjunto de proyectos conformará un subprograma o programa. INEGI. COESME. Consultado el 28 de enero de 2004 en: www.inegi.gob.mx/Información ca/COESME (3/03/2004).

Estadísti-

Proyecto d e encuesta. Conjunto de actividades para generar estadística básica mediante una muestra representativa de la población de estudio. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito). Reclutamiento. Conjunto de procedimientos orientado a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. Es en esencia un sistema de información mediante el cual la organización divulga y ofrece al mercado de recursos humanos las oportunidades de empleo que pretende llenar. PORTILLO, Mazerosky. Compendio para el estudio de la administración de recursos humanos. Del contenido programático de la Cátedra de Administración de Recursos Humanos del Instituto Universitario de Tecnología de Maracaibo. Maracaibo, Octubre 2002. Consultado el 1 de marzo de 2004 en: www.ilustrados.com/publicaciones (01/04/04). Red de actividades. Determinación, secuencia e interrelación de actividades, conforme a sus tiempos de realización y la dependencia que 49

pueda haber entre ellas, incluyendo las actividades que pudieran realizarse en forma paralela y sin relación directa con el resto, pero que son relevantes para el proyecto. pág. 18 Seguimiento programático.  Verificación continua o en diferentes momentos, de las actividades que se llevan a cabo en el operativo de captación, con referencia a los tiempos y metas del programa de actividades. pág. 16. Selección. Procedimiento que permite analizar la capacidad, conocimientos, habilidades y experiencias de los aspirantes, para elegir con eficacia el número de empleados suficientes para cubrir todas las áreas geográficas y funciones previstas en el proyecto, identificando el personal más calificado para cada tipo de puesto. pág. 23. Servicios Nacionales de Estadística y de Información Geográfica. Conjunto de actividades para la elaboración de estadísticas y de información geográfica que desarrollen las dependencias y entidades que integran la administración pública federal, y los Poderes Legislativo y Judicial de la Federación y Judicial del Distrito Federal. SPP. INEGI (1984). Ley de Información Estadística y Geográfica. Art. 3 ; (1ª edición 1984). Soporte administrativo.  Organización orientada a la gestión de los servicios y a la ejecución de actividades relacionadas con los trámites, consecución y suministro de los recursos. pág.19. Supervisión. Observación del desempeño del personal en las distintas funciones, con fines de evaluación y apoyo al mejoramiento de su traba jo. pág. 15. Tasas su bvencio nadas. Son tasas preferenciales que los medios de comunicación, obligados por la Secretaría de Gobernación, le otorgan a las instituciones públicas para la difusión de sus proyectos. Representan un costo relativamente bajo respecto a las tasas generales. pág. 32. Técnicas de instrucción.  Conjunto de herramientas didácticas que utiliza el instructor para 50

facilitar el aprendizaje. INEGI. XII Censo de Población y Vivienda 2000. Manual de habilitación didáctica. Aguascalientes, México 1999. pág. 9. Unidad de observación. Elemento unitario acerca del cual se recopila información.  INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito). Universo de estudio. Véase categoría. Validación.  Conjunto de actividades para identificar los datos que cumplen o no con los requisitos de congruencia lógica y aritmética, completez e integridad, con el fin de aplicar a estos últimos una solución bajo criterios específicos que aseguren la eliminación de inconsistencias sin afectar los datos válidos. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito). Verificación de los datos. Revisión detallada que hace el analista, quien se apoya en los criterios de validación establecidos en el Diseño Conceptual, de acuerdo a la temática abordada en el cuestionario. Tiene como objetivo identificar las inconsistencias inmediatamente después de levantada la información y poder corregirse mediante reconsultas directas, ya que se está en la posibilidad de regresar con el informante. pág. 43.

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