UNIVERSIDAD NACIONAL “ SANTIAGO ANTÚNEZ DE MAYOLO”
FACULTA D DE ADMIN ISTRACIÓN Y TURISMO
ADMIN ISTRACIÓN DE OPERACIO OPERACIONES NES
GUÍA DE PRÁCTICA HOJ AS DE VERIFICACIÓN (Herramient a 2 / 7 para la calida d con el MINITAB)
SIETE
M. Sc . RICARDO RICARDO TOLEDO QUIÑ ONES HUARAZ – HUARAZ – PERÚ – PERÚ – ENERO 2 011
UNASAM – FAT
Administración de Operaciones
HOJAS DE VERIFICACIÓN 1.
OBJETIVO
Una Hoja de Verificación (también llamada "de Control" o "de Chequeo") es un impreso con formato de tabla o diagrama, destinado a registrar y compilar datos mediante un método sencillo y sistemático, como la anotación de marcas asociadas a la ocurrencia de determinados sucesos. Permite así, realizar un análisis más profundo y exacto de las causas, indagar sobre problemas o comprobar si las acciones correctivas y de mejora son eficientes. Las Hojas de Verificación se usan para: -
Verificar o examinar artículos que pudieran tener defectos.
-
Examinar o analizar la localización de defectos.
-
Verificar las causas de defectivos.
-
Verificación y análisis de operaciones (A esta esta última última puede puede llamársele llamársele lista de verificación).
-
Para obtener datos.
-
Para propósitos de inspección.
2.
CARACTERÍSTICAS
Esta técnica de recogida de datos se prepara de manera que su uso sea fácil e interfiera lo menos posible con la actividad de quien realiza el registro. Se utiliza para reunir datos basados en la observación del comportamiento de un proceso con el fin de detectar tendencias, por medio de la captura, análisis y control de información relativa al proceso. Básicamente es un formato que facilita que una persona pueda tomar datos en una forma ordenada y de acuerdo al estándar requerido en el análisis que se esté realizando. Las hojas de verificación también conocidas como de comprobación o de chequeo organizan los datos de manera que puedan usarse con facilidad más adelante. Supone un método que proporciona datos fáciles de comprender y que son obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que puede ser aplicado a cualquier área de la organización. Las Hojas de Verificación reflejan rápidamente las tendencias y patrones subyacentes en los datos. No hay un modelo único de Hoja de Verificación, se elaboran de acuerdo a los datos que se deben registrar. Los pasos para la elaboración de una hoja de verificación son: a) Determinar claramente el proceso sujeto a observación. Los Los integrantes deben enfocar su atención hacia el análisis de las características del proceso. b) Definir el período período de tiempo durante el cuál cuál serán recolectados recolectados los datos. Esto puede variar de horas a semanas. c) Diseñar una forma que sea clara y fácil de usar. usar. Asegúrese de que todas las columnas estén claramente descritas y de que haya suficiente espacio para registrar los datos. R. Toledo
-1-
UNASAM – FAT
Administración de Operaciones
d) Obtener los datos de una manera consistente consistente y honesta. Asegúrese Asegúrese de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad. Consejos para la elaboración e interpretación de las hojas de verificación: a) Asegurar que las observaciones sean representativas. b) Asegurar que el proceso de observación es eficiente eficiente de manera manera que las personas tengan tiempo suficiente para hacerlo. c) La población (universo) muestreada muestreada debe ser homogénea, homogénea, en caso contrario, el primer paso es utilizar la estratificación (agrupación) para el análisis de las muestras/observaciones las cuales se llevarán a cabo en forma individual. Los programas para poder diseñarlos son múltiples, los más comunes: Word, Excel, Adobe, Por ejemplo se podría tener la siguiente Hoja de Verificación: HOJA DE VERIFICACIÓN V ERIFICACIÓN Nombre del Produc t o CD Digital Us o CD de Mús ic a Es pec ific ación Reproduc c ión de CDs N° de Ins pec c iones Durante 5 días . N° Total Doce mil CDs N° de Lote 254-B DEFECTO Tamaño erróneo Forma errónea Sin sonido Pas o erróneo Mal ac abado
3.
Fec ha: Del 24 11 10 Al 28 11 10 Nombre de la c ompañía Sonidos del Mundo Nómbre de la s ec ción Música clás ic a Nombre del empleado Rafael Gonz ales Nombre del grupo Colección Beethoven Obs ervac iones 1.23% de CDs c on errores.
DÍA 24/11 /11/20 /2010 25/11 /11/20 /2010 26/11 /11/20 /2010 III IIIII II II IIIII IIIII III IIIII IIIII II II III I II II III IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII II IIIII III
27/11/ /11/22010 IIIII IIIII II IIIII IIII II IIIII IIIII IIII
28/1 8/11/20 /2010 III IIII I III IIIII IIIII Tot al errores Total tal In Inspe spec. % Error
TOTAL 27 34 11 12 64 148 12000 1. 23%
IMPORTANCIA
a) En la mejora de la Calidad, se utiliza tanto en el estudio de los síntomas de un problema, como en la investigación de las causas o en la recogida y análisis de datos para probar alguna hipótesis. b) También se usa como punto punto de partida para la elaboración elaboración de otras otras herramientas, como por ejemplo los Gráficos de Control. 4.
PROBLEMA RESUELTO
Se recoge datos 184 OBSERVACIONES (OBS) sobre las dimensiones en cm (DIMEN) de un producto. Se solicita: a) Elaborar una Hoja de Verificación para hallar las frecuencias de las dimensiones observadas. Comentar. b) Elaborar una Hoja de Verificación que grafique automáticamente la relación entre las dimensiones y la frecuencia. R. Toledo
-2-
UNASAM – FAT
Administración de Operaciones
OBS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37
D DIIMEN 3.0 2.2 1.8 2.6 1.9 2.2 1.9 2.1 1.9 2.4 2.1 2.4 2.3 2.7 2.2 2.7 3.0 1.8 1.7 1.9 2.8 1.8 2.1 2.3 2.6 1.8 2.4 2.6 3.0 2.5 2.5 1.8 2.6 2.8 1.7 2.8 2.5
OBS 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74
DATOS (Dimensiones en cm) D DIIMEN OBS DIMEN OB OBS 2.8 75 2.2 112 1.8 76 2.5 113 2.2 77 2.0 114 2.6 78 2.6 115 2.7 79 2.5 116 3.0 80 2.2 117 2.0 81 2.8 118 2.3 82 2.6 119 2.6 83 2.4 120 2.7 84 2.9 121 2.8 85 1.9 122 2.4 86 2.6 123 2.4 87 2.5 124 2.2 88 2.1 125 2.3 89 2.0 126 2.7 90 2.1 127 2.1 91 2.1 128 2.7 92 2.4 129 1.9 93 1.9 130 2.0 94 1.8 131 2.5 95 2.4 132 2.7 96 2.6 133 2.2 97 2.5 134 2.1 98 2.5 135 2.1 99 1.9 136 2.1 100 2.5 2.5 137 2.6 101 2.5 2.5 138 2.5 102 2.0 2.0 139 2.1 103 2.1 2.1 140 2.4 104 2.5 2.5 141 2.3 105 1.8 1.8 142 2.7 106 2.5 2.5 143 2.9 107 2.4 2.4 144 2.4 108 2.0 2.0 145 3.2 109 3.1 3.1 146 2.1 110 1.7 1.7 147 2.0 111 1.9 148
D DIIMEN 2.9 2.0 2.5 2.0 2.5 2.2 2.6 2.0 1.7 1.6 3.0 2.4 1.8 2.2 2.4 2.8 2.9 2.0 1.9 2.5 2.7 2.6 1.5 2.1 2.2 2.7 2.1 2.3 2.1 1.8 2.6 2.0 1.8 2.5 2.6 3.1 2.7
OBS 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184
DIMEN 2.8 3.0 2.3 2.2 1.8 2.4 2.0 2.3 2.6 1.8 2.0 2.1 2.2 2.1 2.2 2.0 1.7 2.4 2.2 2.5 2.9 2.3 2.1 2.4 1.7 2.7 2.0 2.6 2.3 2.5 1.6 2.2 2.3 2.7 2.2 2.3
Solución: La Hoja de Verificación que se muestra a continuación ha sido elaborada en el Excel, se registra primero las consideraciones generales como la fecha y de qué trata la observación efectuada. En columnas se registran las Dimensiones, el Conteo y las Frecuencias. El conteo es manual, registrando a través de una pequeña línea vertical (en este caso la letra “I” por cada dato encontrado relacionado a la dimensión correspondiente ordenada de menor a mayor. Es interesante notar que bajo esta forma de registro de observarse transponiendo la vista de horizontal a vertical se nota un HISTOGRAMA que permite conocer la forma cómo se distribuyen los datos de las dimensiones. Tiene una forma bimodal (note dos R. Toledo
-3-
UNASAM – FAT
Administración de Operaciones
puntos elevados en las dimensiones 2.1 cm con una frecuencia de 19 y las dimensiones de 2.5 cm con una frecuencia de 20. Para lograr el resultado el conteo se debe efectuar de manera organizada de modo tal que se capte con igual espacio y tamaño cada una de las observaciones a registrar con las líneas verticales que representa un caso o dimensión encontrada. Se ha considerado un total de frecuencias para comprobar que todos los casos han sido registrados.
HOJA DE VERIFICACIÓN Nombre del Produc to Cortadora de perfiles Uso Indus tria del calzado Esp Especif cificaci cacióón Límite mitess de de espe specif cificaci cacioones N° de Ins pecc iones Dieciocho N° Total Ciento ochenta y cuatro N° de Lote 23-XY DIMENSIONES 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2.0 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 3.0 3.1 3.2
Fec ha: 23 01 11 Nombre de la compañía Maquinaria El Sol Nómbre de la secc secciión Pedidos espe specia ciales Nombre del empleado José Medina Nombre del grupo Área de Produc ción 3 Obs ervac iones Sujeta a evaluación pos terior
CONTEO
FRECUENCIA 01 02 06 13 10 16 19 17 12 16 20 17 13 08 05 06 02 01
I II IIIII I IIIII IIIII III IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII I IIIII IIIII IIIII IIII IIIII IIIII IIIII II IIIII IIIII II IIIII IIIII IIIII I IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII II IIIII IIIII III IIIII III IIIII IIIII I II I TOTAL
184
a) El diseño también a modo de ejemplo, se efectúa en el Excel, capta automáticamente automáticamente las frecuencias relacionadas con la frecuencia y las grafica permitiendo observar la forma que adopta la distribución de frecuencias. Note que el resultado es similar a la anotación manual hallado en el ítem anterior a), los resultados encontrados se sujetan a análisis con otras técnicas que forman parte de las llamadas 7 herramientas, así por ejemplo con los Histogramas que en el fondo luego del procesamiento de los datos, es lo que se encuentra con su graficación, que permitirá un análisis sujeto al objetivo que originó cuando se determinó la necesidad de la recogida de datos. R. Toledo
-4-
UNASAM – FAT
Administración de Operaciones
HOJA DE VERIFICACIÓN Nombre del Produc to Cortadora de perfiles Uso Indust ria del calzado Esp Especif cificaci cacióón Límite mitess de espe specif cificaci cacioones N° de Inspecciones Dieciocho N° Total Ciento ochenta y cuatro N° de Lot e 23-XY
Fecha: 23 01 11 Nombre de la compañía Maquinaria El Sol Nómbr mbre de la secc secciión Ped Pedidos espe specia ciales les Nombre del empleado Jos é Medina Nombre del grupo Área de Producción 3 Observaciones Sujet a a evaluación posterior
Dimens iones 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2.0 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 3.0 3.1 3.2 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Frec uenc ia 0 1 2 6 13 10 16 19 17 12 16 20 17 13 8 5 6 2 1 Total
5.
HOJAS DE VERIFICACIÓN Y EL MINITAB
Con el avance tecnológico y la consecuente aparición de software estadístico, la elaboración de Hojas de Verificación si bien no los efectúa por ejemplo el MINITAB, se simplifica al tener integrados procesadores de información que efectúan resúmenes y gráficos a partir de datos ingresados de manera individual. Anteriormente un requisito para el análisis eran las Tablas de Frecuencia, a partir de las cuales se calculaban indicadores estadísticos, ahora este paso previo no se efectúa. Llos datos en el orden que se observan se ingresan al software estadístico y se procesan y generan reportes de manera que se listen de acuerdo a las necesidades del usuario. Ejemplo: Si se desea obtener similares resultados al Problema resuelto, pero esta vez en el MINITAB se puede efectuar lo siguiente: a) Para hallar las frecuencias: i)
Copiar o ingresar los datos, datos, el número de observación observación (OBSERV) (OBSERV) y las dimensiones (DIMENSION). ii) Ir a Estadísticas Estadísticas / Tablas Tablas / Cuenta de de variables variables individuales. individuales. iii) Seleccionar la variable variable DIMENSION y garantizar que en la opción Mostrar “Conteos” tenga un check y “Aceptar”. R. Toledo
-5-
UNASAM – FAT
Administración de Operaciones
iv) El resultado será: DIMENSION Conteo 1.5 1 1.6 2 1.7 6 1.8 13 1.9 10 2.0 16 2.1 19 2.2 17 2.3 12 2.4 16 2.5 20 2.6 17 2.7 13 2.8 8 2.9 5 3.0 6 3.1 2 3.2 1 N= 184
b) Para la gráfica: i) Ir a Estadísticas / Estadística básica / Mostrar estadísticas descriptivas. ii) En el botón: Estadísticas, para el caso, caso, desmarcar todas las opciones, en el botón: Gráficas, seleccionar “Histograma de datos” y “Aceptar”. iii) El resultado será: (similar (similar al hallado en el problema resuelto).
Histogr ama de DIMENSION 20
15 a i c n e u c e r F
10
5
0 1.5
1.8
2.1
2.4
2.7
3.0
DI MENSION MENSION
BIBLIOGRAFÍA
GUTIÉRREZ Mario
(2004) Administrar para la calidad . México, Editorial Limusa S.A. 297 pág.
MINITAB Inc.
(2007) Minitab 15. Estados Unidos, Companion by Minitab, 146 pág.
R. Toledo
-6-
FAT – UNASAM RTQ / 2011
