10 Errores de Gestión Del Tiempo

Febrero 2016

10 Errores comunes en la Gestión del Tiempo

Exclusivos Consejos prácticos para mejorar la gestión de nuestro tiempo


AULA INTERACTIVA Herramentas de Coaching, Gestión y Liderazgo


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Índice Aula Interactiva

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Exclusivos Consejos prácticos para mejorar la comunicación

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10 Errores comunes en la comunicación sobre la gestión del tiempo

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N° 1 – Lista de tareas pendientes

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N° 2 – Metas personales

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N° 3 – Priorizar

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N° 4 – Problemas para manejar las distracciones

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N° 5 – El hábito de la postergación

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N° 6 – Tomar demasiadas responsabilidades

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N° 7 – Eternamente Ocupado

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N° 8 – Multitarea

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N° 9 – Tomar descansos

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N° 10 – Programación ineficaz de las tareas

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Reflexión

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¿Y ahora qué…?

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Aula Interactiva ¿Quiénes somos? Somos un grupo de profesionales de varias especialidades que nos hemos unido con el fin de ayudarle a potenciar sus habilidades para ser eficaz y sobresalir en su medio laboral, gracias a su propio éxito.

¿A quiénes ayudamos? A todo aquel que considere que puede llegar a superarse dentro de su entorno laboral a la vez que disfruta y es feliz con lo que hace. Aula interactiva es útil para personas de todos los niveles organizacionales, desde altos ejecutivos y dueños de negocios hasta jóvenes profesionales con iniciativa.

¿Cuál es nuestro objetivo? Sabemos que dentro del entorno del trabajo se pueden lograr mejoras considerables aplicando técnicas de fácil implementación, sencillas y efectivas que pueden llevarle a ser un gerente, un director o un líder de la más alta categoría además de permitirle lograr un mayor grado de satisfacción y felicidad en su carrera. Por eso nuestro objetivo se orienta específicamente a brindar esos conocimientos, apoyo, ideas, técnicas y otro tipo de recursos para que nuestros clientes alcancen sus más anheladas metas.

¿Por qué elegimos ser “aulainteractiva”? Porque un aula es un sitio ya sea físico o virtual al que se acude con intención de aprender e interactiva porque la base del éxito depende en gran medida del alto grado de participación e intercambio de experiencias de distintos ámbitos y países. Creemos que un día en el que no se haya ap rendido algo, es casi un día perdid o y somos acérrimos partidarios del feedback o retroalimentación. Por eso nos interesan sus experiencias, opiniones, aportes y hasta críticas constructivas por lo que le invitamos a comentar cada uno de nuestros artículos.

Una última recomendación Todos podemos llegar a superarnos siempre que nos lo propongamos. Hay innumerables ejemplos de ello y ninguno es mejor que otro, simplemente la diferencia está en poner el empeño necesario para alcanzar nuestras metas y saber a quién recurrir para conseguirlo. Por eso estamos aquí: para ayudarle a usted a alcanzar el éxito.


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Exclusivos Consejos prácticos para mejorar la comunicación

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Errores comunes en la

comunicación sobre la gestión del tiempo

¿Qué tan bien manejas tu tiempo? La mayoría de personas suelen pensar que si manejan bien su tiempo, pero también la mayoría de personas, suelen sentirse sobrecargados de actividades o tienen que trabajar hasta altas horas de la noche para poder lograr sus metas diarias. ¿Te pasa a ti? Es tan frecuente, y a la vez tan estresante y desmotivador, sentir que algunos días se pasa de una crisis a otra. Es entonces cuando tomamos conciencia que podríamos estar gestionando nuestro tiempo de una manera más eficaz, pero no siempre es fácil identificar los errores que estamos cometiendo ni cómo hacer para identificarlos. Cuando se logra una buena administración del tiempo, se tiene una sensación de ser mucho más productivos en el trabajo, además disminuye claramente el nivel de estrés. De esa forma, se llega a un momento en que se puede dedicar tiempo a cosas interesantes, proyectos más motivadores que pueden marcar una diferencia real en una carrera. En resumen, se puede decir que se es más feliz. Precisamente en este ebook se presentan diez de los errores más comunes en la gestión del tiempo a la vez que se indica cómo saber identificar las estrategias y consejos que se pueden utilizar para superarlos. Por esto le invitamos a que leas a continuación cuales son estos 10 errores:


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N° 1

– Lista de tareas pendientes

Es normal que más de una vez se tenga la sensación de que algo importante se ha quedado sin hacer al final de la jornada pero no se tenga claro qué es. Esto sucede porque no se está utilizando una lista de tareas pendientes para mantener en la parte superior de la agenda. Y si se está haciendo, no se está siendo suficientemente eficaz. El truco de manejar una lista de tareas con eficacia radica en la saber priorizar las tareas de esa lista. Se pueden usar métodos de priorización indicando por ejemplo con la A aquellas tareas más importantes, y todas los demás que tengan menos prioridad pueden ser identificados con otras letras como B o D. Si se incluye en esta lista algún gran proyecto, la entrada puede ser demasiado vaga, lo cual puede ser un riesgo en cuánto a la falta de definición clara de las tareas a realizar. Por ejemplo, si se escribe “Comenzar proyecto de presupuesto”. Pero, esto ¿Qué implicaría? Allí faltan bastantes detalles lo cual podría causar que se pospongan las cosas o se salten pasos importantes. Lo ideal es indicar pasos específicos – para limitar la tarea en cuanto a su alcance. También se puede hacer uso de los programas de acción para gestionar el trabajo cuando se tienen muchos proyectos grandes que se estén dando al mismo tiempo.


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N° 2

– Metas personales

Pregúntate ¿Dónde te gustaría estar en tres meses? ¿O donde quisieras estar el año que viene o por qué no en 10 años? Cuando no se sabe responder a este tipo de preguntas, es el momento de fijar prioridades y establecer firmemente metas personales. El establecimiento de metas personales es esencial para la gestión del tiempo, esto es porque las metas sirven como un destino y visión para trabajar hacia ellas. Cuando se sabe a dónde se quiere ir, se pueden administrar con más facilidad las prioridades, el tiempo y los recursos para llegar allí. Las metas también ayudarán a decidir cómo emplear el tiempo, además de ayudar a discernir si esa meta es provechosa o solo está sirviendo como una distracción. Para aprender cómo establecer metas inteligentes y eficaces se puede hacer uso de diferentes herramientas. Una meta inteligente es una meta definida y que mantenga la motivación.

N° 3 – Priorizar Supongamos que su asistente acaba de entrar en crisis, le necesita para hacer frente a lo que está sucediendo, pero en esos momentos estás en medio de una tormenta de ideas para ofrecérselas a un nuevo cliente. Sabes que estas a punto de llegar a esa idea maravillosa para la campaña de marketing que estas proponiendo pero te arriesgas a perder la secuencia de estos pensamientos debido a esta emergencia. A veces, es difícil saber cómo priorizar, sobre todo cuando existe una saturación de tareas que parecen urgentes. Sin embargo, es esencial aprender a priorizarlas con eficacia si se desea administrar mejor el trabajo. Se pueden encontrar muchas herramientas en línea para aprender como priorizar, la clave está en aprender a determinar que tarea es de alto rendimiento o de baja prioridad. Cuando se tiene clara la diferencia, administrar el tiempo es más sencillo.


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N° 4

– Problemas para manejar las distracciones

Es muy común perder hasta dos horas al día en distracciones, pero si nos detenemos a pensar en todas las cosas que podríamos haber hecho en este tiempo, veríamos la importancia. Muchas de estas distracciones vienen de correos electrónicos, chats de mensajería a distancia, colegas en crisis, llamadas telefónicas, clientes, distracciones que nos impiden concentrarnos trabajar de forma efectiva. Si se quiere tener un mejor control del tiempo y hacer mejor el trabajo, es vital saber cómo minimizar las distracciones y gestionar con eficacia las interrupciones. Por ejemplo, apagar el chat de mensajería instantánea cuando es necesario centrarse, también puede hacerle saber a la gente que lo están distrayendo muy a menudo o desconectar el teléfono si necesita que no le interrumpan. También debe aprender a mejorar su concentración, incluso cuando se enfrenta a distracciones.

N° 5

– El hábito de la postergación

La dilación o postergación se produce cuando se posponen tareas que deberían estar haciéndose en ese momento. Al posponer las cosas se puede generar un sentimiento de culpabilidad por no haber empezado la tarea e incluso se puede llegar a temer hacer la tarea. Lo único que se logra con la postergación es al final del día se queden tareas sin hacer. Si realmente se quiere aprender a manejar el tiempo, es recomendable que tomar un curso para averiguar si la dilación es uno de los hábitos que no permite una gestión efectiva del tiempo. Si lo es, aprender las estrategias que se necesitan para vencer la dilación puede ser clave para tu éxito personal y profesional. Por ejemplo, una estrategia útil es decirse que sólo se va a estar en un proyecto por diez minutos. A menudo una persona que es indecisa siente la necesidad de que tiene que completar una tarea de principio a fin. Esta alta expectativa es lo que causa que se sienta abrumado y ansioso. En vez de esto, se puede programar una actividad por poco tiempo, solo para empezar. Eso es todo. También puede ser útil aprender a definir planes de acción. Estos ayudan a que grandes proyectos puedan llevarse a cabo en pasos manejables. Así es más fácil ver todo lo que está pendiente de hacer e ir completando paso a paso adelante con el proyecto. El hacer esto así, la sensación de agobio se ve claramente disminuida al inicio del proyecto.


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N° 6

– Tomar demasiadas responsabilidades

¿Eres una persona que tiene dificultades para decir no a la gente? Si es así, es probable que tenga demasiados proyectos y compromisos a su cargo. Esto puede conducir a malos resultados como el estrés y la desmotivación. Algunas personas insisten en controlar o hacer todo el trabajo ellos mismos, ya que al parecer no pueden confiar en nadie más para hacerlo correctamente (esto a la larga puede ser un problema para todo el mundo – no sólo para los administradores). De cualquier manera, el asumir demasiadas responsabilidades, también es mal manejo del tiempo, ya que la saturación puede dar lugar a incumplimientos o trabajos mal hechos dando lugar a mala reputación. Para ponerle fin a esta costumbre, se puede aprender a decir que “si” a la persona, pero “no” a la tarea. Si la otra persona insiste en que aceptes hacer una determinada tarea, también es importante aprender a mantener la calma bajo presión.

N° 7 – Eternamente Ocupado Algunas personas parecen tener como profesión el “estar ocupados”. Con plazos que se cumplen al límite, interminables correos, montones de carpetas que revisar en el escritorio, reunión tras reunión. Definitivamente, todo un flujo constante de adrenalina. El problema es que esto se puede convertir en una adicción de “ajetreo” y esto no significa en lo absoluto que se es eficaz, además, puede producir mucho estrés. En lugar de esta dinámica, se debe procurar administrar mejor el tiempo y tener un ritmo adecuado.


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N° 8 – Multitarea Para poder terminar todo su trabajo, Linda escribe regularmente correos electrónicos mientras conversa por teléfono con varios clientes, y por supuesto que Linda cree que este es un buen uso de su tiempo, pero ha comprobado que si hace varias tareas a la vez le toma aproximadamente un 20 o 40 por ciento más de tiempo que si las hace secuencialmente. Además, cuando se hacen varias tareas a la vez se corre el riesgo de hacer las cosas mal, correos con errores, clientes mal atendidos, papeles en carpetas equivocadas, etc. Por lo tanto, lo mejor es olvidarse de la multitarea y en cambio centrarse en una tarea a la vez. De esta manera puedes producir un trabajo de mayor calidad.

N° 9 – Tomar descansos Es muy frecuente pensar que se pueden trabajar de 8 a 10 horas seguidas, especialmente si estás trabajando con una fecha límite. Lamentablemente, es imposible que alguien se pueda enfocar y producir realmente un trabajo de calidad sin darle a su cerebro un poco de descanso para así recargar energía. Por tanto el tomarse un descanso no debe ser visto como “perder el tiempo”. Ese tiempo de inactividad es muy valioso, ya que te permitirá trabajar de forma creativa y más eficaz al reanudar el trabajo. Pero, si eres de las personas que les es difícil dejar de trabajar, entonces programa descansos, incluso puedes programar una alarma como recordatorio. Sal a caminar rápido, tomar una taza de café o simplemente quedarte en tu escritorio meditando. Se recomienda tratar de tomar un descanso de al menos 5 minutos cada dos horas, y asegurarse de tener suficiente tiempo para almorzar – no se producirá un trabajo de buena calidad si se está hambriento.


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N° 10

– Programación inefcaz de las tareas

Cada persona se conoce y sabe cuándo tiene más energía. Algunas personas funcionan muy bien durante la mañana, mientras que otras sienten más enérgicas cuando empieza a ocultarse el sol. Esto se debe a que todos tenemos diferentes ritmos, es decir diferentes momentos del día en que nos sentimos más productivos y enérgicos. Programar el trabajo más importante en aquellas horas en que se sabe que se va a estar con más energía es hacer una mejor gestión del tiempo. De igual forma, dejar el trabajo menos prioritario para aquellas horas en que tienes menos energía, es más lógico. En este período de tiempo es mejor hacer tareas sencillas como hacer llamadas por teléfono, consultar correos y similares.


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Reexión El tiempo es uno de los bienes más valiosos, por esto es importante conocer a fondo si realmente estamos gestionando bien el nuestro. Si no es así, podemos aprender cómo gestionar bien el tiempo mediante diferentes técnicas y consejos.

¿Y ahora qué…? Si te ha gustado este ebook, por qué no completar el curso de Gestión del Tiempo suscribiéndote a Aula Magna. Con el curso de Gestión del Tiempo serás capaz de combatir la sobrecarga de trabajo, ser más eficaz y lograr más, lo cual sumará puntos a tu favor en tu lugar de trabajo.

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¡Muchas gracias y disfruten de nuestro material!


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