Audit Internal adalah suatu kegiatan audit yang sistimatis, sistimatis , mandiri dan terdokumentasi yang dilakukan secara periodik terhadap upaya perbaikan mutu dan kinerja dalam upaya mencapai sasaran-sasaran/ indikator-indikator mutu dan kinerja yang ditetapkan. Auditor adalah seorang seorang yang ditunjuk untuk melaksanakan melaksanakan audit internal dengan kualifikasi: sudah bekerja di Puskesmas Pakue minimum tiga tahun dan atau telah mengikuti pelatihan audit internal Auditee adalah: seorang yang menjadi sasaran sasaran audit, koordinator koordinator maupun pelaksana pelayanan klinis, administrasi dan manajemen maupun upaya Puskesmas,
2. Tujuan
1. Sebagai acuan penerapan langkah – langkah upaya perbaikan mutu
dan
kinerja
yang
perlu
dievaluasi
untuk
mencapai
sasaran/indikator yang ditetapkan. 2. Sebagai acuan untuk untuk memudahkan Kepala Puskesmas dan penanggung jawab program untuk melakukan komunikasi dan koordinasi dalam rangka peningkatan mutu 3. Kebijakan
SK Kepala Puskesmas Pakue Nomor
:
/SK/06-PKP/ I 2017
Tentang Tim Audit Internal Puskesmas 4. Referensi
Pedoman /Manual Mutu Puskesmas Pakue
5. Prosedur
5.1 Perencanaan
dilaksanakan sesuai dengan Jadwal Audit 5.1.1 Audit internal dilaksanakan Internal yang sudah disetujui oleh Manajement Mutu Internal dilaksanakan dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam 5.1.2 Audit Internal setahun; audit internal tambahan di luar jadwal yang telah ditetapkan dapat dilakukan bila ada indikasi terdapat penyimpangan
dalam
Manajemen Mutu.
pelaksanaan
kegiatan
Sistem
5.1.3 Management
Representatif.
menentukan Ketua
bertanggung
jawab
Auditor dan Auditor yang akan
melaksanakan Audit Internal dengan memperhatikan bahwa Ketua Auditor dan Auditor yang ditunjuk bukan berasal dari unit kerja yang akan diaudit. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga independensi Auditor dalam menentukan ketidaksesuaian yang terjadi di dalam audit sistem manajemen mutu. 5.1.4 Setiap audit dilakukan oleh Auditor internal yang terlatih,
berdasarkan
Telah mengikuti Pelatihan AUDIT INTERNAL
5.2 Persiapan 5.2.1 Management Representatif bertanggung jawab membuat
dan menyerahkan Pemberitahuan Audit kepada Auditor yang ditunjuk dan unit kerja yang akan diaudit (Auditee). 5.2.2 Ketua Auditor yang ditunjuk bertanggung jawab untuk
melakukan konfirmasi tanggal, waktu dan ruang lingkup audit dengan auditee. 5.2.3 Auditor
yang
ditunjuk
bertanggung
jawab
untuk
menyiapkan formulir Daftar Periksa Audit Internal dan formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP) 5.3 Pelaksanaan 5.3.1 Setiap
pelaksanaan
audit
internal
dimulai
dengan
pertemuan pembukaan (Opening Meeting) dipimpin oleh Ketua Auditor dengan mata acara sebagai berikut : Perkenalan ;
Tujuan dan ruang lingkup;
Metode pelaksanaan audit ;
Klasifikasi ketidak sesuaian ;
Tanya jawab jika ada
5.3.2 Auditor dalam melaksanakan audit bertanya langsung
kepada Auditee. 5.3.3 Auditor
yang
memeriksa
ditunjuk
dokumen,
melaksanakan catatan,
aktivitas
audit dan
dengan proses
operasional yang relevan terhadap standar, pedoman mutu, prosedur, instruksi kerja dan dokumen lain yang terkait berdasarkan ruang lingkup audit dan Daftar Periksa Audit Internal yang telah disiapkan.
2
5.3.4 Hasil audit dengan bukti obyektif yang ditemukan dicatat
dalam Daftar Periksa Audit Internal. 5.3.5 Auditor harus mencatat setiap hasil audit internal yang
bersifat
ketidaksesuaian
pada
formulir
Permintaan
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP). 5.3.6 Untuk hasil Audit Internal yang bersifat observasi (saran
untuk perbaikan sistem), Auditor harus mencatatnya dalam form Observasi Audit Internal. Setiap penerbitan form Observasi Audit Internal harus diberi nomor. 5.3.7 Setiap
penerbitan
formulir
Permintaan
Tindakan
Perbaikan dan Pencegahan maupun formulir Observasi Audit Internal, Auditor harus minta konfirmasi terlebih dahulu
kepada
Auditee
yang
bersangkutan
untuk
mendapatkan persetujuan. 5.3.8 Auditee harus meneliti penyebab ketidak sesuaian yang
ditemukan Auditor untuk menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang akan dilakukan dalam mengatasi ketidak sesuaian tersebut serta mencegah terulangnya kembali hal sama di masa yang akan datang. Jawaban temuan Auditor tersebut dicatat Auditee pada kolom Hasil Investigasi
serta
Kolom
Tindakan
Perbaikan
dan
Pencegahan dalam formulir Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan. 5.3.9 Auditee harus memberikan tanggal penyelesaian yang
sesuai
dan
disetujui
Auditor
untuk
melaksanakan
penyelesaian tindakan perbaikan seperti yang dinyatakan dalam formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP). 5.3.10 Auditor harus menyerahkan semua hasil audit berupa
Daftar Periksa Audit Internal dan formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan kepada Ketua Auditor untuk memonitoring penyelesaian dan status PTPP yang dihasilkan. 5.3.11 Setelah
Ketua
keseluruhan Auditor
audit
melakukan
dilaksanakan, rapat
selanjutnya
penutupan
(closing
meeting) yang dihadiri oleh Auditor dan Auditee untuk menyampaikan :
Ucapan terima kasih
Presentasi terhadap temuan yang ada
3
Persetujuan tanggal perbaikan
Melakukan tanya jawab (jika ada)
5.4 Laporan Audit 5.4.1 Ketua Auditor bertanggung jawab untuk merangkum hasil
Audit Internal ke dalam Laporan Audit Internal berupa Ringkasan
Audit
Internal
yang
diserahkan
kepada
Management Representatif. 5.4.2 Management Representatif akan menyampaikan hasil
Audit Internal yang telah dilaksanakan dalam Rapat Tinjauan Manajemen. 5.5 Tindak Lanjut Audit 5.5.1 Hasil temuan audit yang sudah dicatat dalam form PTPP
akan ditinjau ulang sesuai dengan tanggal penyelesaian yang telah disepakati antara Auditor dan Auditee. 5.5.2 Auditor / wakil manajemen yang menerbitkan temuan
akan meninjau hasil perbaikan yang telah dilaksanakan oleh Auditee. Jika hasil temuan telah diperbaiki sesuai dengan usulan yang diberikan maka PTPP dapat ditutup, tetapi apabila hasil temuan belum diselesaikan atau tidak sesuai
dengan
usulan
yang
diberikan
maka
akan
diterbitkan PTPP baru. 5.6 Penyimpanan Hasil Audit 5.6.1 Semua dokumen yang berhubungan dengan audit internal
menjadi tanggung jawab Management Representatif dan Pengendali Dokumen untuk menyimpannya. 5.6.2 Pengendali
Dokumen
bertanggung
jawab
untuk
memisahkan PTPP yang sudah ditutup dengan PTPP yang belum ditutup.
6. Unit Terkait
1. Admin 2. UKM 3. UKP
4
7. Bagan Alir 1. Jadwal Audit 2. Daftar Auditor 3. Daftar Auditee
Penetapan Tim Auditor
Penyusunan Instrumen Audit
Pemberitahuan audite
Pertemuan Pembukaan
Audit
Pertemuan Penutupan
Instrumen Audit Internal
Surat Pemberitahuan
Penyepakatan jadwal audit bersama auditee
Pelaksanaan Audit
Laporan Audit
Permintaan Permintaan Tindakan Koreksi
Tindakan Koreksi koreksi
Tindakan koreksi Perbaikan berkelanjutan Verifikasi Tindakan Koreksi
