1 Pemahaman ISO 9001-2008 Okt-28-2012

BAHAN AJAR PEMAHAMAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008

TAHUN 2012 Disampaikan pada: Dikla P!mand"an P!n#"s"nan D$k"m!n M"" ISO SM%

PUSAT PUSAT PEN&EMBAN&AN PEN& EMBAN&AN DAN PENBERDA PE NBERDA' 'AAN PENDIDI% DAN TENA&A %EPENDIDI%AN SENI DAN BUDA'A BUDA'A Disusun oleh Tanggal

: TIM ISO : Oktober 2012

Ed i s i Status e!isi

:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

0 dari 79 "ala#an

%ATA PEN&ANTAR

Dir Direk ekto tora ratt Pembi embina naan an SMK SMK teru terus s beru berupa paya ya deng dengan an berb berbag agai ai maca macam m progr program am dan kegiata egiatan n untuk untuk menin meningk gkatk atkan an kiner kinerja ja Sekol Sekolah ah Me Menen nenga gah h Kejuruan Kejuruan (SMK)

semenjak beberapa tahun

terakhir. terakhir. Salah Salah satu program program

yang dikemba dikembangka ngkan n adalah adalah pendampin pendampingan gan penyusuna penyusunan n dokumen dokumen mutu SMM SNI IS !""# !""#$%" $%""& "&.. Dalam Dalam rangk rangka a kerjas erjasam ama a dengan dengan Direkt Direktor orat at Pembi embina naan an SMK SMK dala dalam m peny penyus usun unan an dan dan pers persia iapa pan n manajemen

mutu

SNI

IS

!""#'%" '%""&

PPPPK

pene penera rapa pan n sist sistem em Seni

dan

*udaya

menge mengemba mbangk ngkan an bebera beberapa pa bahan bahan ajar ajar yang yang diguna digunaka kan n seba sebagai gai acuan acuan dalam pelaksanaan pendampingan. *ahan

ajar

9001:2008+

(P!ma !ma)aman

beri berisi si

penerapa penerapan n man+aat man+aat

Sis Sis!m !m

meng mengen enai ai

Mana*!m *!m!n

seja sejara rah h

M""

SNI SNI

perk perkem emba bang nga an

IS IS

ISO ISO

dasa dasarr

penerapa penerapan n prinsip manajemen manajemen mutu persyar persyaratan atan

sistem manajemen mutu IS !""#$%""& dan I,- %$%"" serta dilengkapi dengan langkah'langka langkah'langkah h penerapannya. penerapannya. Diharapkan Diharapkan dengan adanya adanya bahan ajar ajar ini ini semua semua pihak pihak yang yang berk berkepenti epentinga ngan n dapat dapat berpar berpartis tisipa ipasi si seca secara ra optimal dan pelaksanaan pelatihan bisa berlangsung lancar sesuai dengan sasaran sasaran yang ingin dicapai. erima erima kasih disampaikan disampaikan kepada kepada penyusun yang telah meluangkan meluangkan /aktu dan pikiran sehingga tersaji bahan ajar ini. 0ogyaka 0ogyakarta rta #% ktober %"#% %"#% Kepala PPPPK Seni dan *udaya

Drs. Sardi M.Pd NIP #!12"2"#!&1"3#""#

Disusun oleh Tanggal



:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

1 dari 79 "ala#an

DA,TAR ISI Hal #

Kata Pengantar ........................................................................................... Da+tar

%

Isi .................................................................................................... Da+tar

3

4ambar .................... ............................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ................ ......... ... 4losarium ............................................................................................

2

....... ujuan ujuan

1

Pembelajaran *-* *-* I.

..................................................................................

Pendah endahulu uluan an ...... ......... ...... ...... ..... ..... ...... ...... ...... ..... ..... ...... ...... ...... ..... ..... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ..... ..... ..... -. Pengertian Pengertian IS .................... ............................... ..................... ..................... ....................... ............

 

*. Sejarah Perkem Perkembangan bangan ..................... ................................ ..................... .................... ..........

#"

5. Dasar Penerapan Penerapan IS

#3

!""#$%""& ......................................

#2

D. Man+aat Man+aat dalam Penerapan Penerapan IS *-* II.

!""#$%""& ......................... Prinsip Manajemen

#

Mutu ..................... ............................... ..................... ..................... ............. ... -. Delapan Delapan (&) Prinsi Prinsip p Manajeme Manajemen n

#

Mutu ................................

%

*. Penambahan Penambahan Prinsip Prinsip Manajemen Manajemen Mutu dalam *idang *idang

%&

Pendidikan 5. 6angka 6angkah h Peningk Peningkata atan n *-* III.

*erkelanjutan...................................... Sistem Manajemen Mutu IS

3%

!""#$%""& ...................................... -. Mutu ..................... ............................... ..................... ..................... ..................... ..................... ................. .......

3%

..

33

*. Sistem Sistem Mana Manajem jemen en

32

Mutu ..................... ................................ ..................... ..................... ...........

31

5. 7uang 6ingkup 6ingkup penerapan penerapan dan -cuan -cuan yang yang

3&

digunakan ...........



2"


:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

2 dari 79 "ala#an

D. Sistem manajemem

2%

mutu .....................................................

2&

8. anggungja/ab Manajemen ................................................. 9. Manajemen Sumber Daya ..................................................... 4. 7ealisasi Produk ................................................................... :. Pemantauan Pengukuran -nalisis dan *-* I;.

Perbaikan ................... -cuan Penerapan Sistem Manajemen Mutu berdasar I,-

1#

*-* ;

% $%"" ahapan Penerapan Sistem Manajemen Mutu IS

<&

!""#$%""& ...



Edisi Status e!isi

:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

3 dari 79 "ala#an

DA,TAR &AMBAR

4ambar %.#$ Siklus peningkatan berkelanjutan 4ambar %.%$ 5ontoh proses secara umum 4ambar %.3 $ Siklus PD54ambar 3.# $ 5ontoh urutan proses dan interaksinya 4ambar 3.% $ Penerapan peningkatan berkelanjutan 4ambar 1.# $ Siklus pemeliharaan sistem manajemen mutu 4ambar 1.% $ Pelaksanaan Sistem manajemen mutu




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

4 dari 79 "ala#an

&-OSARIUM •

•

•

• •

•

•

•

•

•

•

• • •

•

• •

•

• • •

•

•

M"" adala) derajat yang dicapai oleh ka.ak!.isik yang inheren dalam memenuhi p!.s#a.aan P!.s#a.aan adala) kebutuhan atau harapan yang dinyatakan biasanya tersirat atau /ajib K !p"asan p!lan//an adala) persepsi pelanggan tentang derajat telah dipenuhinya p!.s#a.aan pelanggan %$mp!!n adala) kemampuan yang dapat ditunjukkan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan Sis!m adala) kumpulan unsur'unsur yang saling terkait atau interaksi Sis!m mana*!m!n adala) sis!m untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai sasaran itu Sis!m mana*!m!n m"" adala) sis!m mana*!m!n untuk mengarahkan dan mengendalikan $./anisasi dalam hal m"" %!i*akan m"" adala) maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah $./anisasi yang terkait dengan m"" seperti yang dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak Sasa.an m"" adala) sesuatu yang dicari atau dituju berkaitan dengan m"" mana*!m!n Pimpinan p"nak adala) orang atau kelompok orang yang mengarahkan dan mengendalikan $./anisasi pada tingkat tertinggi P!.!nanaan m"" adala) bagian dari mana*!m!n m"" yang di+okuskan ke penetapan sasa.an m"" dan merincikan p.$s!s operasional dan sumber daya terkait yang diperlukan untuk memenuhi sasaran mutu P!.aikan !.k!sinam"n/an adala) kegiatan berulang untuk meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan P!lan//an adala) $./anisasi atau orang yang menerima p.$d"k P!mas$k adala) $./anisasi atau orang yang menyediakan p.$d"k Pi)ak !.k!p!nin/an adala) orang atau kelompok yang memiliki kepentingan pada kinerja atau keberhasilan o ./anisasi P.$s!s adala) kumpulan kegiatan saling terkait atau berinteraksi yang mengubah masukan menjadi keluaran P.$d"k adala) hasil suatu p.$s!s P.$s!d". adala) cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses Mamp" !l"s". adala) kemampuan untuk menelusur ri/ayat aplikasi atau lokasi sesuatu yang sedang dipertimbangkan %!s!s"aian $n3$.mi#4 adala) dipenuhinya suatu p!.s#a.aan %!idaks!s"aian adala) tidak dipenuhinya suatu p!.s#a.aan 5aa adala) tidak dipenuhinya suatu p!.s#a.aan berkaitan dengan pemakaian yang dimaksudkan atau ditentukan Tindakan p!n!/a)an adala) tindakan untuk menghilangkan penyebab k!idaks!s"aian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki Tindakan k$.!ki3 tindakan menghilangkan penyebab k!idaks!s"aian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

5 dari 79 "ala#an

•

•

•

•

•

%$.!ksi adala) tindakan menghilangkan k!idaks!s"aian yang ditemukan P!.aikan adala) tindakan pada p.$d"k yang tidak sesuai untuk menjadikannya sesuai dengan pemakaian yang dimaksudkan %$ns!si adala) i=in memakai atau melepas p.$d"k yang tidak memenuhi p!.s#a.aan (3.#.%) yang ditentukan Man"al P!d$man4 m"" adala) d$k"m!n (3..%) yang merincikan sis!m mana*!m!n R!kaman adala) d$k"m!n yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti pelaksanaan kegiatan




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

6 dari 79 "ala#an

TUJUAN PEMBE-AJARAN 16

T"*"an P!m!la*a.an Um"m

Peserta memahami sistem manajemen mutu SNI IS !""#$%""& dan I,-%$%"". 26

T"*"an P!m!la*a.an k)"s"s

a. Peserta memahami pengertian dan sejarah IS b. Peserta memahami man+aat penerapan IS !""#$%""& c. Peserta memahami prinsip'prinsip penerapan manajemen mutu di bidang pendidikan d. Peserta memahamai persyaratan sistem manajemen mutu IS !""#$%""& dan acuan penerapan berdasar I,-%$%"" e. Peserta memahami pentahapan penerapan SMM

IS

!""#$%""&




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

7 dari 79 "ala#an

BAB I PENDAHU-UAN A6 P!n/!.ian ISO

Standar adalah kesepakatan'kesepakatan yang telah didokumentasikan yang di dalamnya terdiri antara lain mengenai spesi>kasi'spesi>kasi teknis atau kriteria'kriteria yang akurat yang digunakan sebagai peraturan petunjuk atau de>nisi'de>nisi tertentu untuk menjamin suatu barang produk proses atau jasa sesuai dengan yang telah dinyatakan. Salah satu contohnya adalah penetapan standar ukuran dan +ormat kartu kredit atau kartu'kartu

?pintar@

(smart)

lainnya

yang

telah

mengikuti

standar

internasional IS dan dapat digunakan di berbagai mesin anjungan tunai mandiri (-M) di seluruh dunia dan banyak contoh'contoh lainnya. Dengan demikian standar

internasional telah

membantu kehidupan manusia

menjadi lebih mudah serta lebih meningkatkan keandalan dan kegunaan barang dan jasa. P!n/!.ian ISO

rganisasi Standar Internasional (IS) adalah suatu asosiasi global yang terdiri dari badan'badan standardisasi nasional yang beranggotakan tidak kurang

dari

#1negara.

IS

merupakan

suatu

organisasi

di

luar

pemerintahan (Non'4oAernment rgani=ationBN4) yang berdiri sejak tahun #!2. Misi dari IS adalah untuk mendukung pengembangan standardisasi dan kegiatan'kegiatan terkait lainnya dengan harapan untuk membantu perdagangan internasional dan juga untuk membantu pengembangan kerjasama secara global di bidang ilmu pengetahuan teknologi dan kegiatan ekonomi. Kegiatan pokok IS adalah menghasilkan kesepakatan' kesepakatan internasional yang kemudian dipublikasikan sebagai standar internasional. Nama ISO

*anyak pihak melihat adanya suatu ketidakcocokan antara nama lengkap ?International rgani=ation +or Standardi=ation@ dengan kependekannya CIS dimana CIS dianggap lebih tepat. -nggapan itu benar bila penetapan




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

8 dari 79 "ala#an

nama didasarkan pada kependekannya. 0ang sebenarnya istilah IS bukan merupakan kependekan tapi merupakan nama dari organisasi internasional tersebut. ?IS@ berasal dari *ahasa 6atin (4reek) ?isos@ yang mempaunyai arti ?sama@ (eEual). -/alan kata ?iso'? juga banyak dijumpai misalnya pada kata ?isometric@ ?isotherm@ ?isobar@ dan sebagainya. Dari kata ?sama@ (eEual) menjadi ?standar@ inilah ?IS@ dipilih sebagai nama organisasi yang mudah untuk dipahami. IS sebagai nama organisasi juga

dalam

rangka

menghindari

penyingkatan

kependekannya

bila

diterjemahkan ke dalam bahasa lain dari negara anggota misalnya IS dalam

bahasa

Inggris

atau

IN

(rganisation

Internationale

de

Normalisation) dalam bahasa Perancis atau SI (rgansiasi Standardisasi Internasional) dalam bahasa Indonesia. Dengan demikian apapun bahasa yang digunakan organisasi ini namanya tetap IS. %!"")an Sanda. In!.nasi$nal

Dengan adanya standar'standar yang belum diharmonisasikan terhadap teknologi yang sama dari beberapa negara atau /ilayah yang berbeda kiranya dapat berakibat timbulnya semacam ?technical barriers to trade (*)@ atau ?hambatan teknis perdagangan@. Industri'industri pengekspor telah lama merasakan perlunya persetujuan terhadap standar dunia yang dapat membantu mengatasi hambatan'hambatan tersebut dalam proses perdagangan internasional. Dari timbulnya permasalahan inilah a/alnya organisasi IS didirikan. Standardisasi mencakup

internasional

berbagai

dibentuk

bidang

untuk

antara

lain

berbagai

teknologi

yang

bidang

in+ormasi

dan

telekomunikasi tekstil pengemasan distribusi barang pembangkit energi dan peman+aatannya pembuatan kapal perbankan dan jasa keuangan dan masih banyak lagi. :al ini akan terus berkembang untuk kepentingan berbagai sektor kegiatan industri pada masa'masa yang akan datang. Perkembangan ini diperkirakan semakin pesat antara lain karena hal'hal sebagai berikut $ F Kemajuan dalam perdagangan bebas di seluruh dunia




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

9 dari 79 "ala#an

F Penetrasi teknologi antar sektor F Sistem komunikasi di seluruh dunia F Standar global untuk pengembangan teknologi F Pembangunan di negara'negara berkembang Standardisasi industri adalah suatu kenyataan yang diperlukan di dalam suatu sektor industri tertentu bila mayoritas barang dan jasa yang dihasilkan harus memenuhi suatu standar yang telah dikenal. Standar seperti ini perlu disusun dari kesepakatan'kesepakatan melalui konsensus dari semua pihak yang berperan dalam sektor tersebut terutama dari pihak produsen konsumen dan seringkali juga pihak pemerintah. Mereka menyepakati berbagai spesi>kasi dan kriteria untuk diaplikasikan secara konsisten dalam memilih dan mengklasi>kasikan barang sarana produksi dan persyaratan dari jasa yang dita/arkan. ujuan penyusunan standar adalah untuk mem+asilitasi perdagangan pertukaran dan alih teknologi melalui $ •

Peningkatan mutu dan kesesuaian produksi pada tingkat harga yang layak

•

Peningkatan kesehatan keamanan dan perlindungan lingkungan dan pengurangan limbah

•

Kesesuaian dan keandalan inter'operasi yang lebih baik dari berbagai komponen untuk menghasilkan barang maupun jasa yang lebih baik

•

Penyederhanaan perancangan produk untuk peningkatan keandalan kegunaan barang dan jasa

•

Peningkatan

e>siensi

distribusi

produk

dan

kemudahan

pemeliharaannya Pengguna (konsumen) lebih percaya pada barang dan jasa yang telah mendapatkan

jaminan

sesuai dengan standar internasional. Gaminan

terhadap kesesuaian tersebut dapat diperoleh baik dari pernyataan penghasil barang maupun melalui pemeriksaan oleh lembaga independen. B6 S!*a.a) P!.k!man/an ISO 9000




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

10 dari 79 "ala#an

16 P.a ISO 9000

Selama perang dunia ke'% terdapat banyak sekali persoalan mutu dalam industri teknologi tinggi di Inggris seperti amunisi yang meledak saat masih di pabrik pembuatnya. Solusi yang dilakukan adalah dengan mensyaratkan pabrik untuk mendokumentasikan prosedur serta menunjukannya dengan bukti'bukti terdokumentasi untuk membuktikan bah/a prosedur tersebut telah dilakukan sesuai dengan yang dituliskan. Nama standar itu dikenal dengan kode *S 11" dan diakui sebagai standar manajemen sebab ia tidak menyatakan apa yang dibuat tapi bagaimana mengelola proses pembuatannya. Pada tahun #!& pemerintah Inggris meyakinkan IS untuk mengadopsi *S 11" sebagai standar internasional dan kemudian *S 11" menjadi IS !""". 26 7!.si 198

Standar IS tentang SMM Aersi #!& memiliki struktur yang sama dengan *S 11" dengan 3 (tiga) model SMM pemilihan didasarkan pada ruang lingkup aktiAitas suatu organisasi$ •

IS !""#$#!& Model untuk penjaminan mutu (H-  Euality assurance) dalam desain pengembangan produksi instalasi dan pelayanan bagi organisasi yang memiliki aktiAitas menciptakan produk baru.

•

IS !""%$#!& Model untuk H- dalam produksi instalasi dan pelayanan yang dasarnya sama dengan IS !""#$#!& namun tanpa aktiAitas menciptakan produk baru.

•

IS !""3$#!& Model untuk H- dalam pengujian dan inspeksi akhir saja.

•

IS !"""$#!& dipengaruhi oleh standar militer di -merika Serikat khususnya namun juga cocok diterapkan pada manu+aktur. Penekanan standar ini adalah pada kesesuaian dengan prosedur'prosedur daripada terhadap proses manajemen secara keseluruhan.

6 7!.si 199




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

11 dari 79 "ala#an

Standar IS tentang SMM Aersi #!!2 menekankan H- melalui tindakan preAenti+ sebagai ganti dari hanya melakukan pemeriksaan pada produk akhir namun tetap melanjutkan pembuktian kepatuhan dengan prosedur' prosedur

terdokumentasi. Dan

organisasi

cenderung

karenanya

seperti

Aersi sebelumnya

menghasilkan begitu banyak manual prosedur

sehingga membebani organisasi tersebut dengan rangkaian birokrasi yang tidak perlu.

6 7!.si 2000

Standar IS tentang SMM Aersi %""" memadukan ketiga standar IS !""# !""% and !""3 menjadi hanya satu standar yaitu !""#. Prosedur desain dan pengembangan disyaratkan hanya jika organisasi berkaitan secara langsung dengan aktiAitas penciptaan produk baru. ;ersi %""" ini membuat perubahan

mendasar

menempatkan

dalam

manajemen

konsep proses

SMM sebagai

IS

!"""

landasan

ini

dengan

pengukuran

pengamatan dan peningkatan tugas dan aktiAitas organisasi daripada hanya melakukan inspeksi pada produk akhir. ;ersi %""" ini juga menuntut keterlibatan manajemen puncak dalam mengintegrasikan manajemen mutu dengan

sistem

bisnis

secara

keseluruhan

dan

juga

menghindari

pendelegasian +ungsi'+ungsi manajemen mutu ke administrator yunior. ujuan lainnya adalah meningkatkan e+ektiAitas melalui pengukuran' pengukuran statistik untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan peningkatan berkesinambungan. :asil kritikan terhadap Aersi #!!2 terkait dengan beban dokumentasi sistem manajemen mutu ditanggapi pada Aersi %""" sebagai berikut$ •

Jntuk membuktikan pemenuhan persyaratan IS !""#$%""" organisasi harus mampu menyediakan bukti objekti+ (tidak perlu terdokumentasi) bah/a SMM telah diterapkan secara e+ekti+.

•

-nalisis dari proses sebaiknya merupakan sumber untuk menetapkan jumlah

dokumen

yang

diperlukan

bagi

SMM

guna

memenuhi

persyaratan IS !""#$%""". *ukan dokumentasi yang menentukan proses.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

12 dari 79 "ala#an

•

IS !""#$%""" memberikan eksibilitas bagi organisasi untuk memilih pendokumentasian

SMM

memungkinkan

setiap

organisasi

mengembangkan jumlah minimum dari dokumentasi yang diperlukan untuk mendemonstrasikan perencanaan yang e+ekti+ operasi dan kontrol prosesnya serta penerapannya dan peningkatan dari e+ekti>tas SMM. •

Penekanan bah/a IS !""# mensyaratkan @documented Euality management system@ and not a ?system o+ documents@.

;6 7!.si 2008

Pada tanggal #2 Nopember %""& IS telah menerbitkan standar SMM Aersi %""& yaitu IS !""#$%""& Huality management system L 7eEuirements. Secara umum tidak muncul adanya persyaratan baru pada standar ini dibandingkan Aersi sebelumnya. 7eAisi yang dilakukan adalah untuk mempertegas pernyataan'pernyataan dalam standar yang dianggap perlu untuk dijelaskan. Misalnya$ jenis pengendalian yang dapat diterapkan untuk outsourced processes satu prosedur tunggal dapat digunakan untuk mengatur

beberapa

kegiatan

yang

/ajib

didokumentasikan

dan

penyelarasan dengan standar'standar terkait yang terbit dalam periode %"""'%""& seperti IS !"""$%""1 IS #!"##$%""% dan IS #2""#$%""2. erkait dengan masa transisi dari IS !""#$%""" ke IS !""#$%""& IS dengan I-9 (International -ccreditation 9orum) menyetujui skema sebagai berikut$ •

#% bulan setelah publikasi IS !""#$%""& semua serti>kat yang diterbitkan

(baru

maupun

re'serti>kasi)

harus

mengacu

ke

IS

!""#$%""& •

%2 bulan setelah publikasi IS !""#$%""& semua serti>kat yang diterbitkan sesuai IS !""#$%""& tidak berlaku.

•

Meskipun dalam masa transisi serti>kat IS !""#$%""" mempunyai status yang sama dengan serti>kat IS !""#$%""& namun organisasi yang telah memiliki serti>kat IS !""#$%""" sebaiknya menghubungi 6embaga Serti>kasi untuk menyetujui program untuk menganalisa klari>kasi IS !""#$%""& dengan SMM yang diterapkannya.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

13 dari 79 "ala#an

rganisasi yang sedang dalam proses serti>kasi IS !""#$%"""

•

sebaiknya berubah menggunakan IS !""#$%""& untuk serti>kasinya. 6embaga Serti>kasi yang telah diakreditasi harus menjamin bah/a auditornya

mengetahui

akan

klari>kasi

IS

!""#$%""&

dan

implikasinya dalam melaksanakan audit sesuai IS !""#$%""& tersebut. Konsultan dan lembaga pelatihan disarankan untuk mengetahui akan

•

klari>kasi

IS

!""#$%""&

serta

menentukan

kebutuhan

untuk

memperbaharui program pelatihanBdokumentasi dan perubahannya yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihanBkonsultasi IS !""#$%""&. 56 P.insip Dasa. P!n!.apan ISO 9001:2008

Penerapan standar sistem manajemen merupakan langkah strategis bagi suatu organisasi perusahaan. Penerapan standar ini dipengaruhi oleh $ a. Kondisi lingkungan organisasi perubahan lingkungan organisasi serta resiko yang berkaitan dengan lingkungan. b. Kebutuhan organisasi yang menerapkannya c. ujuan organisasi d. Produk yang dihasilkan e. enaga kerja +.

Jkuran struktur organisasi

Penerapannya tidak maksud menstandarkan suatu organisasi perusahaan dengan organisasi perusahaan lainnya atau menyeragamkan bentuk dan isi dari

dokumentasi sistem manajemen yang dikembangkan organisasi

perusahaan. Gadi dalam hal ini sistem manajemen milik suatu organisasi perusahaan belum tentu dapat digunakan oleh organisasi perusahaan lain atau hanya sekedar copy paste dengan cara mengambil dokumen suatu perusahaan untuk dipakai di perusahaan lain. Meski terkadang hal ini kadang terjadi juga sebagai upaya suatu organisasi perusahaan mengejar semata serti>kat tanpa memiliki makna apa'apa bagi pengembangan organisasi perusahaannya atau lebih jauh dalam upaya menumbuhkan budaya mutu bagi organisasi. Standar sistem manajemen mutu ini juga dapat digunakan secara internal




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

14 dari 79 "ala#an

maupun eksternal dalam menilai kemampuan suatu organisasi memenuhi kebutuhan pelanggan undang'undang dan peraturan yang terkait dengan produk dan persyaratan organisasi. :al ini artinya terdapat hal mendasar yang harus dipahami organisai bah/a penerapan stnadar ini harus berupaya untuk $ a. memenuhi persyaratan pelanggan b. patuh terhadap undang'undang dan peraturan yang terkait produk c. patuh terhadap kebijakan atau peraturan yang ada dalam organisasi Selain itu yang harus dipikirkan adalah buatlah sistem sesuai kebutuhan organisasi perusahaan bukan membuat sistem sekedar memenuhi atau rasa takut saat proses audit serti>kasi. Pengalamana di lapangan kondisi ini seringkali terjadi bah/a sistem kadang dibangun bukan menjadi kebutuhan organisasi tetapi hanya semata serti>kasi. :al inilah menjadi langkah salah kaprah dalam penerapan sistem manajemen mutu. D6 Man3aa P!n!.apan ISO 9000

Sistem manajemen mutu (SMM) IS !""#$ %""&

merupakan sistem

manajemen dengan pendekatan kepada kepuasan pelanggan. Pelanggan pada sistem manajemen mutu adalah pelanggan internal pelanggan eksternal pihak yang berkepentingan (interested parties). Pendekatan Sistem Manajemen Mutu

memberikan man+aat yang sangat besar bagi

setiap organisasi yang menerapkannya. Man+aat tersebut terlihat dengan $ #. Adan#a k$nsis!nsi p!laksanaan B akti>tas di organisasi dan mampu telusur. -pabila SMM dilaksanakan dengan benar man+aat yang dirasakan adalah $ a. M!m!.ikan p!nd!kaan p.akik yang terbaik (Best Practice) yang sistematis untuk pencapaian manajemen mutu. b. M!masikan k$nsis!nsi $p!.asi untuk memelihara mutu produk (barang dan jasa). c. M!n!apkan k!.an/ka k!.*a "n"k p.$s!s p!nin/kaan m"" lebih

lanjut

dengan

membakukan

proses

guna

memastikan

konsistensi dan mampu telusur serta meningkatkan hubungan antar




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

15 dari 79 "ala#an

+ungsi unit kerjaBdepartemen pada organisasi yang mempengaruhi mutu. %. Adan#a Asp!k P!n/!ndalian Dan P!n!/a)an Kunci pokok untuk menjaga mutu adalah pengendalian produk yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan mencegah produk yang jelek sampai di tangan pelanggan. leh karena itu sistem tersebut perlu $ a. Menentukan secara jelas tanggung ja/ab dan /e/enang dari personel kunci yang mempengaruhi mutu. b. Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam rangka menjalankan operasi

proses bisnis pada akti>tas proses menghasilkan produk

( product operation ).

c. Menerapkan sistem dokumentasi yang eekti+ melalui mekanisme dengan

sistem

audit

internal

dan

tinjauan

manajemen

secara

berkelanjutan. 6

Dili)a

da.i

asp!k

p!m!la*a.an

dan

"m")

k!man/

$./anisasi .

Menghadapi era perdagangan bebas (-9-) %""3 6embaga sebaiknya sudah menerapkan System Manajemen Mutu agar membantu lembaga dalam meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan (peserta didik) melalui penyediaan jaminan mutu yang lebih baik. a.

Nilai kompetisi dan image lembaga semakin meningkat dengan serti>kasi IS !""#$%""&.

b. Penerapan IS !""#$%""& akan meningkatkan produktiAitas e>siensi e+ekti>tas operasional dan mengurangi biaya yang ditimbulkan peserta didik tidak lulus (reject) atau peserta didik dengan kompetensi rendah dan tidak berman+aat. c.

Membuat sistem kerja dalam suatu lembaga menjadi standar kerja yang terdokumentasi dan mempunyai aturan kerja yang baik sehingga memudahkan dalam pengendalian.

d. Dapat ber+ungsi sebagai standar kerja untuk melatih guru dan karya/an yang baru




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

16 dari 79 "ala#an

e. Menjamin bah/a proses yang dilaksanakan sesuai dengan sistem manajemen mutu yang ditetapkan +.

-kan memudahkan kepala sekolah dalam pencapaian target karena sudah dipersiapkannya target yang terukur dan rencana pencapaiannya

g. Meningkatkan semangat dan moral bagi guru dan karya/an karena adanya kejelasan tugas dan /e/enang (Gob Description) dan hubungan antar bagian yang terkait sehingga guru dan karya/an dapat bekerja dengan e>sien dan e+ekti+. h. Dapat mengarahkan guru dan karya/an agar ber/a/asan Mutu dalam memenuhi permintaan pelanggan baik internal (peserta didik) maupun eksternal (stakeholder). 6 Adan#a P!masian M"" :

rganisasiBperusahan memiliki sistem pemastian mutu yang terstruktur dan sistematis yang dapat digunakan untuk $ a. -lat bantu mengukur produkti>tas dan kinerja SDM b. *iaya yang eekti+ dan eOsien karena adanya konsistensi dan keandalan pelaksanaannya. c.

Sarana bekerja dengan benar dan terkendali di setiap /aktu.

d. Sistem Manajemen

dengan kinerja optimal karena adanya sis!m

PD5A (Plan Do 5heck dan -ction) yang mengendalikan mutu produk

secara sistematis. e. Setiap personel memiliki tanggung ja/ab /e/enang dan kompetensi yang jelas di bidang tugasnya dalam melaksanakan akti>tas di organisasiB perusahaan. Man+aat ini akan terlihat dari data dan in+ormasi yang tercatat dan selalu terpantau

serta

diin+ormasikan

kepada

seluruh

personel

terhadap

perkembangan kinerja organisasi baik yang telah mencapai sasaran mutu maupun yang belum. Sehingga data dan in+ormasi merupakan alat yang sangat penting dalam penerapan SMM baik untuk kepentingan internal (internal

audit )

maupun

eksternal

(audit oleh

pelanggan

maupun

surveyland oleh lembaga serti>kasi).




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

17 dari 79 "ala#an

BAB II PRINSIP < PRINSIP MANAJEMEN MUTU A6 D!lapan P.insip Mana*!m!n M""

Jntuk memimpin dan mengoperasikan sebuah organisasi dengan berhasil perlu untuk mengarahkan dan mengendalikannya dengan cara sistematis dan transparan. Keberhasilan dapat tercapai dari implementasi dan pemeliharaan sistem manajemen yang didesain untuk selalu memperbaiki kinerja sambil

menanggapi kebutuhan semua pihak berkepentingan.

Pengelolaan organisasi mencakup manajemen mutu di antara disiplin manajemen yang lainnya. IS !""#$%""& adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen kualitas.

IS !""#$%""&

menetapkan

persyaratan'persyaratan

dan

rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu yang bertujuan untuk menjamin bah/a organisasi akan memberikan produk

(barang

danBatau

jasa)

yang

memenuhi

persyaratan

yang

ditetapkan. Persyaratan'persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesi>k dari pelanggan dimana organisasi yang dikontrak itu bertanggung ja/ab untuk menjamin kualitas dari produk'produk tertentu atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu sebagaimana ditentukan oleh organisasi. Model proses IS !""#$%""& terdiri dari lima bagian utama yang menjabarkan sistem manajemen mutu organisasi sebagai berikut $ #.

Sistem manajemen Mutu (Klausul 2 dari IS !""#$%""& )

%.

anggung ja/ab manajemen (Klausul 1 dari IS !""#$%""& )

3.

Manajemen sumber daya (Klausul < dari IS !""#$%""& )

2.

7ealisasi produk (Klausul  dari IS !""#$%""& )

1.

Pengukuran

-nalisis

dan

Peningkatan

(Klausul

&

dari

IS

!""#$%""& ) IS !""#$%""& disusun berlandaskan pada delapan prinsip manajemen mutu. Prinsip'prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja (framework) yang membimbing organisasi menuju peningkatan kinerja. Prinsip'prinsip ini diturunkan dari pengalaman kolekti+




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

18 dari 79 "ala#an

dan pengetahuan dari ahli'ahli internasional yang berpartisipasi dalam Komite eknik ISB5 #< yang bertanggung ja/ab untuk mengembangkan dan mempertahankan standar'standar IS !""". PENINGKATAN BERKELANJUTAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

P E L A N G G

A N

P E R S Y A R A

Tan##un# $a%ab Manajemen

P E L A N G G

Pen#u&uan' Ana()*a +an Pen)n#&a,an

Manajemen Sumbe !a"a T A N

Ke(uaan Ma*u&an

Rea()*a*) P-+u&

A N

K E P U A S A N

Produk

4ambar %.#$ Siklus peningkatan berkelanjutan elah diidenti>kasi delapan dasar manajemen mutu yang dapat dipakai oleh pimpinan puncak untuk memimpin organisasi ke arah perbaikan kinerja. Delapan Prinsip Manajemen Mutu 0ang Menjadi 6andasan Penyusunan IS !""#$%""& seperti berikut$ •

Prinsip # $ 9okus Pelanggan

•

Prinsip % $ Kepemimpinan

•

Prinsip 3 $ Keterlibatan rang

•

Prinsip 2 $ Pendekatan Proses

•

Prinsip 1 $ Pendekatan Sistem terhadap Manajemen

•

Prinsip < $ Peningkatan erus Menerus

•

Prinsip  $ Pendekatan 9aktual dalam Pembuatan Keputusan

•

Prinsip & $ :ubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan

P.insip 1 ,$k"s Pada P!lan//an




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

19 dari 79 "ala#an

rganisasi tergantung pada pelanggan mereka dan oleh karena itu manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan akan datang harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi harapan pelanggan. Man+aat'man+aat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip fokus pelanggan ini adalah $ •

Meningkatkan penerimaan dan memperluas pangsa pasar yang diperoleh melalui

tanggapan'tanggapan

yang cepat

dan

eksibel

terhadap kesempatan pasar. •

Meningkatkan

e+ektiAitas

penggunaan

sumber'sumber

daya

organisasi menuju peningkatan kepuasan pelanggan. •

Meningkatkan loyalitas

pelanggan

yang akan memba/a

pada

percepatan perkembangan bisnis. •

Pencarian

kembali

dan

pemahaman

kebutuhan

serta

ekspektasiBharapan pelanggan. •

Gaminan bah/a tujuan'tujuan organisasi terkait langsung dengan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan.

•

Penciptaan komunikasi tentang kebutuhan dan ekspektasi pelanggan ke seluruh anggota organisasi.

•

Pengukuran kepuasan pelanggan dan tindakan'tindakan pada hasil' hasil.

•

•

Pengelolaan sistematik berkaitan dengan hubungan pelanggan. Gaminan suatu pendekatan berimbang antara memuaskan pelanggan dan pihak'pihak lain yang berkepentingan (seperti pemilik karya/an pemasok lembaga keuangan masyarakat lokal dan masyarakat secara keseluruhan).

P.insip 2 %!p!mimpinan

Pemimpin organisasi berperan menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

20 dari 79 "ala#an

agar semua personil dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan'tujuan organisasi. Man+aat'man+aat

pokok

apabila

organisasi

menerapkan

prinsip

kepemimpinan ini adalah $ •

Semua personil akan memahami dan termotiAasi menuju sasaran dan tujuan organisasi.

•

-ktiAitas'aktiAitas akan dieAaluasi disesuaikan dan diterapkan dalam satu kesatuan cara.

•

Meminimumkan kesalahan komunikasi diantara tingkat'tingkat dalam organisasi.

Penerapan prinsip kepemimpinan akan memba/a organisasi menuju $ •

Pertimbangan kebutuhan dari semua pihak yang berkepentingan (stakeholders), termasuk pelanggan pemilik karya/an pemasok

lembaga

keuangan

masyarakat

lokal

dan

masyarakat

secara

keseluruhan. •

Penetapan

suatu

Aisi yang jelas

dari organisasi untuk masa

mendatang. •

Penetapan sasaran dan target yang menantang.

•

Penciptaan dan pemeliharaan nilai'nilai bersama rasa keadilan dan etika pada semua tingkat dalam organisasi.

•

Penciptaan kepercayaan dan menghilangkan ketakutan.

•

Penyiapan personil dan sumber'sumber daya yang diperlukan serta pelatihan dan kebebasan bertindak dengan tanggung ja/ab dan akuntabilitas.

•

Penciptaan inspirasi mendukung dan menghargai kontribusi setiap personil dalam organisasi.

P.insip  %!!.liaan P!.s$nil




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

21 dari 79 "ala#an

Personil pada semua tingkat merupakan +aktor yang sangat penting dari suatu

organisasi

dan

keterlibatan

mereka

secara

penuh

akan

memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk man+aat organisasi. Man+aat'man+aat

pokok

apabila

organisasi

menerapkan

prinsip

keterlibatan Personil ini adalah $ •

Semua personil dalam organisasi menjadi termotiAasi

•

Menumbuhkan kembangkan inoAasi dan kreatiAitas dalam mencapai tujuan'tujuan organisasi.

•

Personil akan menjadi bertanggung ja/ab terhadap kinerja mereka.

•

Semua personil menjadi giat berpartisipasi dalam peningkatan terus' menerus.

Penerapan prinsip keterlibatan Personil akan memba/a organisasi menuju $ •

Semua personil akan memahami tentang pentingnya kontribusi dan peranan mereka dalam organisasi.

•

Semua personil akan mampu mengidenti>kasi kendalala'kendala yang menghambat kinerja mereka.

•

Semua personil akan bertanggung ja/ab terhadap masalah yang dihadapi beserta solusi terhadap masalah itu.

•

Semua

personil

akan

mampu

mengeAaluasi

kinerja

mereka

dibandingkan terhadap sasaran dan tujuan pribadi. •

Semua personil akan secara akti+ mencari kesempatan'kesempatan untuk meningkatkan kompetensi pengetahuan dan pengalaman mereka.

•

Semua personil akan secara bebas menyumbangkan pengetahuan dan pengalaman mereka.

•

Semua personil akan secara terbuka mendiskusikan masalah'masalah dan isu'isu yang berkembang.

P.insip  P!nd!kaan P.$s!s




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

22 dari 79 "ala#an

Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih e>sien apabila aktiAitas dan sumber'sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai sutu proses. Suatu proses dapat dide>nisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang material metode mesin dan peralatan dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan. Suatu proses berarti mengkonAersi input terukur ke dalam output terukur melalui sejumlah langkah sekuensial yang terorganisasi. Man+aat'man+aat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan proses ini adalah $ •

*iaya menjadi lebih rendah dan /aktu siklus (cyle times) menjadi lebih pendek karena terjadinya e+ektiAitas penggunaan sumber'sumber daya.

•

:asil'hasil menjadi meningkat konsisten dan dapat diperkirakan (predictable).

•

Kesempatan peningkatan menjadi prioritas dan ter+okus. Outputs from other processes

In$uts to %

PROCESS A

Outputs from other processes

In$uts to B Out$uts &ro# %

PROCESS B

Out$uts &ro# B In$uts to D

Out$uts &ro# D

PROCESS D

Out$uts &ro# '

In$uts to '

PROCESS C

4ambar %.%$ 5ontoh proses secara umum Penerapan prinsip pendekatan proses akan memba/a organisasi menuju $ •

Pende>nisian

secara

sistematik

dari

aktiAitas'aktiAitas

yang

diperlukan untuk mencapai hasil'hasil yang di inginkan. •

Penetapan tanggung ja/ab dan akuntabilitas yang jelas untuk mengelola aktiAitas'aktiAitas pokok.

•

Kemampuan menganalisis dan mengukur kapabilitas dari aktiAitas' aktiAitas pokok.

•

Pengidenti>kasian keterkaitan dari aktiAitas'aktiAitas pokok dalam dan di antara +ungsi'+ungsi organisasi.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

23 dari 79 "ala#an

•

Kemampuan men+okuskan +aktor'+aktor seperti sumber'sumber daya metode'metode dan material yang akan meningkatkan aktiAitas' aktiAitas pokok dari organisasi.

•

Kemampuan mengeAaluasi risiko konsekuensi dan dampak dari aktiAitas'aktiAitas pokok pada pelanggan pemasok dan pihak'pihak lain yang berkepentingan.

P.insip ; P!nd!kaan Sisi!m !.)adap Mana*!m!n

Pengidenti>kasian pemahaman dan pengelolaan dari proses'proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem akan memberikan kontribusi pada e+ektiAitas dan e>siensi organisasi dalam mencapai tujuan'tujuannya. Man+aat'man+aat

pokok

apabila

organisasi

menerapkan

prinsip

pendekatan sistem terhadap manajemen ini adalah$ •

Integrasi dan kesesuaian dari proses'proses untuk mencapai hasil' hasil yang diinginkan.

•

Kemampuan mem+okuskan usaha'usaha pada proses'proses kunci.

•

Memberikan

kepercayaan

kepada

pihak

yang

berkepentingan

terhadap konsistensi e+ektiAitas dan e>siensi dari organisasi. Penerapan prinsip pendekatan sistem terhadap manajemen akan memba/a organisasi menuju$ •

Strukturisasi suatu sistem untuk mencapai tujuan'tujuan organisasi dengan cara yang paling e+ekti+ dan e>sien.

•

Pemahaman

kesalingtergantungan

diantara

proses'proses

dari

sistem. •

Pendekatan

terstruktur

yang

mengharmonisasikan

dan

mengintergrasikan proses'proses. •

Pemahaman yang lebih baik tentang peranan dan tanggung ja/ab yang diperlukan untuk mencapai tujuan'tujuan bersama dan oleh karena itu akan mengurangi hambatan'hambatan antar +ungsi dalam organisasi.

•

Pemahaman kemampuan organisasi dan penerapan kendala'kendala dari sumber'sumber daya sebelum bertindak.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

24 dari 79 "ala#an

•

Kemampuan menentukan target dan mende>nisikan bagaimana aktiAitas'aktiAitas spesi>k dalam sistem harus beroperasi.

•

Peningkatan terus'menerus dari sistem melalui pengukuran dan eAaluasi.

P.insip = P!nin/kaan T!."s
Peningkatan terus'menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi

tujuan

tetap

dari

organisasi.

Peningkatan

terus'menerus

dide>nisikan sebagai suatu proses yang ber+okus pada upaya terus menerus meningkatkan e+ektiAitas danBatau e>siensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Peningkatan terus'menerus membutuhkan langkah'langkah konsolidasi yang progresi+ menanggapi perkembangan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan dan akan menjamin suatu eAolusi dinamik dari sistem manajemen mutu.

Sikl"s P > D > 5 > A

Setiap proses harus mempunyai siklus aktiAitasBkegiatan yang saling mendukung untuk tercapainya hasil dari proses tersebut.

Menetapkan sasaran dan proses yang dibutuhkan

Pelaksanaan Aktivitas Proses Plan

Do

Mengambil tindakan untuk peningkatan

kinerja

Action

Check

Mengawasi dan mengukur Pelaksanaan Proses

4ambar %.3 $ Siklus PD5Man+aat

pokok apabila organisasi menerapkan prinsip peningkatan

terus-menerus ini adalah $




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

25 dari 79 "ala#an

•

Meningkatkan keunggulan kinerja melalui peningkatan kemampuan organisasi.

•

Meningkatkan kesesuaian dari aktiAitas'aktiAitas pada semua tingkat terhadap tujuan strategis organisasi.

•

Dapat bereaksi secara eksibel dan cepat terhadap kesempatan dan perubahan yang ada.

Penerapan prinsip

peningkatan

terus-menerus

akan

memba/a

organisasi menuju $ •

Penggunaan

pendekatan

lingkup'organisasi

(organization-wide

approach) yang konsisten terhadap peningkatan terus menerus dari

kinerja organisasi. •

Pemberian pelatihan kepada orang'orang tentang metode dan alat' alat peningkatan terus menerus.

•

Menjadikan peningkatan terus menerus

dari produk proses'proses

dan sistem sebagai tujuan utama dari setiap indiAidu dalam organisasi. •

Penetapan sasaran ukuran'ukuran yang terkait dengan peningkatan terus menerus.

•

Pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan'peningkatan.

P.insip  P!nd!kaan ,ak"al dalam P!m"aan %!p""san

Keputusan yang e+ekti+ adalah berdasarkan pada analisis data dan in+ormasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah sehingga masalah'masalah mutu dapat terselesaikan secara e+ekti+ dan e>sien. Keputusan manajamen organisasi seyogianya ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan e+ektiAitas implementasi sistem manajeman mutu. Man+aat'man+aat

pokok

apabila

organisasi

menerapkan

prinsip

p!nd!kaan 3ak"al dalam p!m"aan k!p""san ini adalah$ •

Keputusan'keputusan dibuat berdasarkan in+ormasi yang akurat.

•

Meningkatkan

kemampuan

untuk

menunjukkan

e+ektiAitas

dari

keputusan terdahulu melalui re+erensi terhadap catatan'catatan +aktual.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

26 dari 79 "ala#an

•

Meningkatkan kemampuan untuk meninjau'ulang serta mengubah opini menjadi keputusan'keputusan yang bertanggungja/ab.

Penerapan prinsip p!nd!kaan 3ak"al dalam p!m"aan k!p""san akan memba/a organisasi menuju $ •

-danya jaminan bah/a data dan in+ormasi akurat dan dapat diandalkan.

•

Membuat

data

menjadi

mudah

diperoleh

bagi

mereka

yang

membutuhkannya. •

Menganalisis data dan in+ormasi menggunakan metode'metode yang sah.

•

Keseimbangan

dalam

pembuatan

keputusan

dan

pengambilan

tindakan berdasarkan pada analisis +aktual pengalaman dan intuisi. P.insip 8 H""n/an P!mas$k #an/ Salin/ M!n/"n"n/kan IS !""#$%""&

disusun berlandaskan pada delapan prinsip manajemen mutu. Prinsip' prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja (framework) yang membimbing organisasi menuju peningkatan kinerja.

Prinsip'prinsip

ini

diturunkan

dari

pengalaman

kolekti+

dan

pengetahuan dari ahli'ahli internasional yang berpartisipasi dalam Komite eknik ISB5 #< yang bertanggung ja/ab untuk mengembangkan dan mempertahankan standar'standar IS !""". IS !""#$%""& disusun berlandaskan pada delapan prinsip manajemen mutu. Prinsip'prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja (framework) yang membimbing organisasi menuju peningkatan kinerja. Prinsip'prinsip ini diturunkan dari pengalaman kolekti+ dan pengetahuan dari ahli'ahli internasional yang berpartisipasi dalam Komite eknik ISB5 #< yang bertanggung ja/ab untuk mengembangkan dan mempertahankan standar'standar IS !""". Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

27 dari 79 "ala#an

Man+aat'man+aat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip hubungan pemasok yang saling menguntungkan ini adalah $ •

Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi kedua pihak.

•

Meningkatkan eksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan dan ekspektasi pelanggan. Mengoptimumkan biaya dan penggunaan sumber'sumber daya.

•

Penerapan prinsip hubungan pemasok yang saling menguntungkan akan memba/a organisasi menuju $ Penetapan hubungan yang menyeimbangkan

•

hasil'hasil

jangka

pendek dengan pertimbangan'pertimbangan jangka panjang. •

Penambahan keahlian dan sumber'sumber daya dengan mitra usaha.

•

Mengidenti>kasi dan memilih pemasok'pemasok utama yang dapat diandalkan.

•

Menciptakan komunikasi yang jelas dan terbuka.

•

Membagi in+ormasi dan rencana'rencana mendatang.

•

Menentukan

pengembangan

bersama

dan

aktiAitas'aktiAitas

peningkatan terus'menerus. Meningkatkan inspirasi pengakuan dan penghargaan terhadap

•

peningkatan dan pencapaian oleh pemasok. -pabila kedelapan prinsip manajemen kualitas yang merupakan >loso> dasar dan Sistem Manajemen Kualitas IS !""#$%""& itu diterapkan secara taat asas dan benar maka berbagai man+aat bersama akan diperoleh antara lain $ #.

Pelanggan dan pengguna produk akan menerima produk'prduk yang sesuai dengan kebutuhan tersedia apabila dibutuhkan dan dapat diandalkan dalam peman+aatannya.

%.

rang'orang dalam organisasi akan memperoleh man+aat melalui peningkatan$ kondisi kerja kepuasan kerja kesehatan dan keselamatan kerja semangat kerja serta jaminan stabilitas dalam bekerja.

3.

Pemilik dan inAestor akan memperoleh man+aat melalui peningkatan$ return on invesment (ROI4 perluasan pangsa pasar dan keuntungan.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

28 dari 79 "ala#an

2.

Pemasok dan mitra bisnis akan memperoleh man+aat melalui peningkatan$

stabilitas

pertumbuhan

kemitraan

dan

pemahaman

melalui$

pemenuhan

bersama. 1.

Masyarakat

akan

memperoleh

man+aat

persyaratan'persyaratan hukum dan peraturan peningkatan kesehatan dan

keselamatan

penurunan

dampak

lingkungan

peningkatan

keamanan. B6 P!nama)an P.insip Mana*!m!n M"" dalam Bidan/ P!ndidikan

8mpat prinsip tambahan bidang pendidikan untuk sukses mempertahankan penerapan Sistem Manajemen Mutu IS !""# meliputi$ #. Menciptakan nilai pembelajar Menciptakan nilai belajar ini untuk mendorong peserta didik merasa puas dengan nilai yang mereka terima. 6angkah'langkah kepuasan menentukan sejauh mana nilai'nilai memenuhi kebutuhan peserta didik dan harapan. :asil pengukuran membantu organisasi pendidikan untuk meningkatkan nilai dengan memperbaiki proses mereka dalam menciptakan nilai peserta didik. %. *er+okus pada nilai sosial 9okus pada nilai sosial berarti mendatangkan bagaimana peserta didik dan pihak lain yang berkepentingan merasa adanya etika keselamatan dan pelestarian

lingkungan.

pertumbuhan

rganisasi

pendidikan

dapat

yang

memastikan berkelanjutan

hanya bila masyarakat yang lebih luas menghargai nilai tambah output peserta didik. 3. -gility -gility

sangat penting untuk pertumbuhan yang berkelanjutan dalam

lingkungan pendidikan drastis berubah dan ternyata sebuah selalu berubah pendidikan lingkungan menjadi kesempatan untuk melanjutkan keberhasilan dalam pendidikan.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

29 dari 79 "ala#an

2. tonomi tonomi didasarkan pada analisis keadaan dan analisis'diri. rganisasi pendidikan harus membuat keputusan sendiri nilai dan mengambil tindakan sendiri bebas dari stereotip. 56 -an/ka)<-an/ka) P!nin/kaan B!.k!lan*"an

Dalam konteks IS !""#$%""& pendekatan proses mengharuskan suatu organisasi mengidenti>kasi menerapkan mengelola dan meningkatkan terus'menerus e+ektiAitas dari proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu

serta mengelola interaksi diantara proses'proses tersebut agar mencapai tujuan'tujuan organisasi. 6angkah'langkah peningkatan teru'menerus dari Sistem Manajemen mutu IS !""#$%""& berdasarkan pendekatan proses dapat dikemukakan berikut ini$ -an/ka) 1 Id!ni?kasi P.$s!s #an/ Di"")kan "n"k Sis!m Mana*!m!n M"" dan Aplikasi pada O./anisasi

Jntuk itu perlu menja/ab beberapa pertanyaan berikut $ •

Proses apa yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Kualitas IS !""#$%""&

•

-pakah proses'proses ini ada yang berasal dari luar organisasi

•

-pa input dan output untuk setiap proses

•

Siapa pelanggan dari Proses

•

-pa persyaratan atau kebutuhan dari pelanggan ini

•

Siapa yang bertanggung ja/ab (pemilik) dari proses

-an/ka) 2




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

30 dari 79 "ala#an

M!n!n"kan S!k"!ns U."an4 dan In!aksi da.i P.$s!s


-pa aliran keseluruhan dari proses tersebut

•

*agaimana proses itu dapat dijabarkan (dapat dija/ab melalui diagram'alir proses atau peta'peta proses)

•

-pa keterkaitan diantara proses'proses tersebut

•

Dokumen apa yang diperlukan untuk proses tersebut

-an/ka)  M!n!n"kan %.i!.ia dan M!$d! #an/ Di"")kan "n"k M!n*amin E3!ki@ias Op!.asi$nal dan P!n/!ndalian da.i P.$s!s


-pa karakteristik hasil dari proses tersebut yang di inginkan dan tidak diinginkan

•

-pa kriteria untuk pemantauan pengukuran dan analisis dari proses tersebut

•

*agaimana kita dapat memasukkan atau menggabungkan hasil pemantauanpengukurun dan analisis tersebut ke dalam proses' proses perencanaan sistem manajemen kualitas dan realisasi produk

•

-pa isu'isu ekonomis (biaya /aktu pemborosan dll)

•

-pa Metode yang cocok untuk pengumpulan data

-an/ka)  M!n*amin %!!.s!diaan S"m!.

-pa sumber'sumber daya yang diperlukan untuk setiap proses

•

-pa saluran komunikasi yang diperlukan untuk setiap proses




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

31 dari 79 "ala#an

•

*agaimana kita dapat memberikan in+ormasi internal dan eksternal tentang proses tersebut

•

*agaimana kita dapat memperoleh umpan'balik

•

-pa data yang dibutuhkan atau diperlukan

•

*agaimana cara mengumpulkan data itu

•

-pa catatan'catatan yang perlu disimpan

-an/ka) ; M!n/"k". M!mana" dan M!n/analisis P.$s!s


*agaimana kita dapat memantau kinerja proses 

•

Jkuran apa yang diperlukan

•

-pa alat ukur yang akan digunakan

•

*agaimana kita dapat menganalisis data yang diperoleh (teknik' teknik statistika)

•

-pa in+ormasi dari analisis data yang diperlukan

-an/ka) =

Menerapkan indakan yang Diperlukan untuk Mencapai :asil'hasil yang Direncanakan dan Peningkatan erus'Menerus dari Proses dan Sistem Manajemen Kualitas IS !""# $ %""& Jntuk itu perlu menja/ab beberapa pertanyaan berikut $ •

*agaimana kita dapat meningkatkan proses

•

-pa tindakan korekti+ danBatau preAenti+ yang diperlukan

•

-pa tindakan korekti+ danBatau preAenti+ yang telah diterapkan

•

-pakah tindakan'tindakan yang diterapkan itu e+ekti+

•

-pa tindak lanjut yang akan dilakukan




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

32 dari 79 "ala#an

BAB III PERS'ARATAN SNI ISO 9001 : 2008

Persyaratan

sistem

manajemen

mutu

dirincikan

dalam

IS

!""#.

Persyaratan sistem manajemen mutu generik dan berlaku bagi organisasi dalam industri atau sektor ekonomi mana pun tidak

tergantung pada

kategori produk yang dita/arkan. IS !""# sendiri tidak menetapkan persyaratan produk. A6 MUTU P!n/!.ian M"" : 16 Mutu di di>nisikan ?kemampuan untuk memenuhi persyaratan persyaratan . Kebutuhan atau harapan yang ditetapkan secara langsung

Beksplisit atau tidak langsungBimplisit oleh organisasi atau perorangan yang menerima suatu produk (pelanggan) berdasarkan karakteristik yang dimiliki oleh suatu produk. Karekteristik produk $ 

,"n/si$nal yaitu terkait dengan kegunaan.



T!mp$.al yaitu seperti tepat /aktu ketersediaan akurat dll.



P)isikal yaitu seperti mekanik elektrik kimia >isika dll



S!ns$.# yaitu berkaitan dengan panca indra.



B!)a@$.ial yaitu berkaitan dengan si+at seperti sopan santun

disiplin kejujuran 

E./$n$mi yaitu berkaitan dengan keselamatan kenyamanan dan

kesehatan. 2. Memenuhi persyaratan pelanggan

Setiap organisasi baik bersi+at pro>t maupun non pro>t memiliki kriteria produk

yang

dihasilkan

sesuai

dengan

kebutuhan

dan

harapan

pelanggannya. Jntuk dapat memenuhi persyaratan tersebut organisasi harus

mengembangkan

metode

untuk

mengukur

kinerja

dan

mengkoreksi terhadap penyimpangan terhadap standar yang telah ditetapkan.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

33 dari 79 "ala#an

. !esuai dengan kegunaan

Pengertian ini dikembangkan oleh Dr Goseph Guran yang ber+okus pada orientasi pasar dan pelanggan. ". Memuaskan pelanggan dengan biaya yang kompetitif.

Kemampuan produsen untuk memuaskan pelanggannya pada atas dasar tingkat laba tertentu dan membidik atas dasar segmen pasar tertentu. #. $eseluruhan gabungan karakteristik produk baik barang dan jasa

Dengan strategi pemasaran rekayasa pembuatan dan pemeliharan (after sales service) yang diterapkan guna memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. Di>nisi mutu tersebut di atas merupakan jabaranBidenti>kasi a/al dari organisasi baik pro>t maupun non pro>t untuk memberikan pelayaan terbaiknya kepada pelanggannya. leh sebab itu organisasi harus mampu melakukan identi>kasi kebutuhan dan harapan pelanggannya sehingga produk yang dihasilkan dapat diterima dengan baik oleh pelanggannya. *-4-IM-N- P7DJK 74-NIS-SI *87 ? MUTU+ 

rganisasi harus memiliki sistem yang mampu mengukur mutu.



-pakah yang disebut sistem sistem adalah suatu prosesBaktiAitas yang meliputi perencanaan pelaksanaan pemantauan pengukuran dan peninjauan

serta

tindak

lanjut

untuk

meningkatkan

yang

telah

dicapainya.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

34 dari 79 "ala#an

B6 SISTEM MANAJEMEN MUTU Sis!m Mana*!m!n a dalah adanya ARAH %!i*akan4 dan TUJUANN'A Sasa.an4 pada organisasi agar sistem berjalan dengan baik. Sis!m

mana*!m!n

m""

adala)

s istem

yang

digunakan untuk

menetapkan Kebijakan (policy) atau pernyataan resmi oleh manajemen puncak berkaitan dengan perhatian dan arah organisasinya di bidang mutu) dan sasaran mutu segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan sasaran Btarget) pencapaian dengan menetapkan ukuran atau kriteria pencapainnya. 56 R"an/ -in/k"p p!n!.apan dan A"an #an/ di/"nakan SNI ISO 9001:2008 16 R"an/ -in/k"p •

Standar IS !""#$%""& digunakan pada rganisasi yang $

•

Perlu menunjukkan kemampuannya memberikan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang ada. *ertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelangan melalui

•

penerapan

sistem yang

e+ekti+ peningkatan

berkelanjutan

dan

menjamin pemenuhan syarat pelanggan dan peraturan. P!n//"naan

Digunakan pada semua organisasi apapun jenis ukuran dan

•

produknya Diijinkan

•

untuk

tidak

memenuhi

persyaratan

dimana

persyaratan tersebut tidak dapat diterapkan karena si+at organisasi dan produknya. Pengecualian hanya diperbolehkan pada sebagian persyaratan dalam klausul %.

26 A"an N$.mai@!

Dokumen acuan berikut sangat diperlukan untuk penerapan dokumen ini. Jntuk acuan yang bertanggal hanya edisi yang telah disyahkan yang digunakan. Sedangkan untuk acuan yang tidak bertanggal yang berlaku adalah edisi yang terakhir (termasuk adanya perubahan'perubahan). -cuan yang digunakan bagi penerapan IS di sekolah antara lain$




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

35 dari 79 "ala#an

a. Jndang'undang No. %" ahun %""3 tentang Sistem Pendidikan Nasional b. Jndang' undang No. #2 ahun %""1 tentang 4uru dan Dosen c. Peraturan Pemerintah No. #! ahun %""1 tentang Standar Nasional Pendidikan d. Peraturan Pemerintah No. 2 ahun %""& tentang 4uru e. Permendiknas No.<< ahun %"#" tentang Perubahan atas Permendiknas No. # ahun % tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan  Isila) dan d!?nisi

Jntuk tujuan penerapan d$k"m!n ini berlaku istilah dan de>nisi yang diberikan dalam

IS !""". Istilah dan de>nisi dapat mengacu pada

glosarium 0ang dimaksud dengan ?produk@

dalam International dapat juga berarti

QlayananQ. D6 Sis!m Mana*!m!n M"" 16 Persyaratan Klausul 2 ini terdiri atas $ •

Persyaratan Jmum

•

Persyaratan Dokumentasi

•

Jmum

•

Manual Mutu o

Pengendalian Dokumen

o

Pengendalian 5atatan Mutu

•

Persyaratan Jmum

O./anisasi )a."s : Menetapkan; Mendokumentasikan; Menerapkan; Memelihara; Meningkatkan Secara Berkelanjutan Sistem Manajemen Mutu sesuai dengan persyaratan Standard nternasional ini!

D!n/an a.a : •

Mengidenti"kasi proses yang di#utuhkan;

•

Menetapkan urutan $ interaksi proses;

•

Menetapkan kriteria% metode operasi $ kendali;




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

36 dari 79 "ala#an

•

Menyediakan sum#er daya dan informasi;

•

Mengukur% mengawasi dan menganalisa proses;

•

Menerapkan tindakan untuk mencapai hasil dan peningkatan yang #erkelanjutan!

Manage#ent Pro(esses I

O

Pro(ess Design I

I

I

O

Produ(t Design I

Produ(tion

O

I

O O

Pro)e(t Planning I

O

I

O

O

M e a s u r e # e n t * % n a l + s i s * a n d I # $ r o ! e # e n t

esour(e Pro(esses

4ambar 3.# $ 5ontoh urutan proses dan interaksinya P!.s#a.aan D$k"m!nasi D$k"m!nasi Sis!m Mana*!m!n M"" m!lip"i : •

&e#ijakan Mutu $ Sasaran Mutu;

•

'edoman Mutu;

•

'rosedur terdokumentasi yang disyaratkan standar ini;

•

okumen yang

diperlukan

organisasi untuk

memastikan

efektivitas perencanaan% operasi dan pengendalian prosesnya; •

atatan Mutu yang disyaratkan standar ini!

Tin/kaan D$k"m!nasi !./an"n/ pada : •

Besarnya organisasi dan jenis aktivitas

•

&ompleksitas proses dan interaksinya




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

37 dari 79 "ala#an

&ompetensi pelaksana

•

P!d$man M""

Pedoman Mutu harus mencakup $ *ingkup Sistem Manajemen Mutu; termasuk pengecualian

•

yang diterapkan •

'rosedur +erdokumentasi yang ditetapkan

•

,raian interaksi proses

26 P!n/!ndalian D$k"m!n

Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu harus dikendalikan yang mencakup prosesBkegiatan $ •

'ersetujuan pener#itan

•

'eninjauan dan pem#aharuan

•

denti"kasi peru#ahan dan status revisi

•

'enempatan pada tempat penggunaan

•

&emudahan identi"kasi dan #entuk

•

denti"kasi dan distri#usi dokumen eksternal

•

'encegahan penggunaan dan identi"kasi dokumen yang telah kadaluwarsa

Suatu Prosedur &erdokumentasi harus disusun untuk menjelaskan pengendalian dokumen yang dilakukan. Prosedur yang Disyaratkan adalah $ #.

Pengendalian Dokumen

%.

Pengendalian 5atatan Mutu

3.

Pengendalian Produk 0ang idak Sesuai

2.

Internal -udit

1.

indakan Koreksi

<.

indakan Pencegahan




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

38 dari 79 "ala#an

3. Pengendalian 7ekamanB5atatan Mutu 7ekamanB5atatan Mutu yang digunakan dalam Sistem Manajemen Mutu harus dikendalikan yang mencakup proses $ •

denti"kasi

•

'enyimpanan

•

'erlindungan

•

'enarikan

•

*ama aktu Simpan

•

isposisi

Suatu Prosedur &erdokumentasi harus disusun untuk menjelaskan aturan pengendalian catatan mutu E6 Tan//"n/ Jaa Mana*!m!n 16

%$mim!n Mana*!m!n

Pimpinan Manajemen harus menunjukkan bukti

komitmennya dalam

mengembangkan dan meningkatkan Sistem Manajemen Mutu dengan cara $ menjelaskan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan

•

serta peraturan $ undang-undang; •

menetapkan ke#ijakan mutu;

•

memastikan sasaran mutu terpenuhi;

•

melakukan tinjauan manajemen;

•

memastikan tersedianya sum#er daya!

26 ,$k"s Pada P!lan//an

Pimpinan

Manajemen

harus

memastikan

bah/a

persyaratan

pelanggan telah ditentukan dan dipenuhi dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan 6 %!i*akan M""

Pimpinan Manajemen harus menetapkan suatu Kebijakan Mutu yang $ •

Sesuai dengan tujuan organisasi;

•

Mencakup

komitmen

untuk

memenuhi

persyaratan

dan

peningkatan efektivitas sistem secara #erkelanjutan;




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

39 dari 79 "ala#an

Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau

•

Sasaran Mutu •

ikomunikasikan dan dipahami di dalam organisasi

•

itinjau untuk kesesuaiannya

6 P!.!nanaan M"" Sasa.an M""

Pimpinan Manajemen harus memastikan bah/a Sasaran Mutu $ itetapkan pada fungsi dan tingkatan yang sesuai dalam

•

organisasi apat diukur dan konsisten dengan &e#ijakan Mutu

•

P!.!nanaan Sis!m Mana*!m!n M""

Pimpinan Manajemen harus memastikan $ Sistem Manajemen Mutu telah direncanakan dan ditetapkan

•

untuk memenuhi Sasaran Mutu dan persyaratan yang ada; +erjaganya integritas sistem manajemen mutu saat terjadi

•

peru#ahan!

;6 Tan//"n/ Jaa C !!nan/

Pimpinan Manajemen harus memastikan telah ditetapkannya +anggung .awa# dan &ewenangan dan nterrelasi didalam rganisasi.

akil Mana*!m!n

Pimpinan Manajemen harus menetapkan seorang ,akil Manajemen dengan cakupan $ /nggota Manajemen

•

•

Mempunyai tanggung jawa# $ wewenang0

•

Memastikan proses yang diperlukan dalam sistem manajemen ditetapkan% diterapkan dan diperlihara Melaporkan

•

kepada

'impinan

Manajemen

kinerja

sistem

manajemen dan ke#utuhan peningkatan




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

40 dari 79 "ala#an

Memastikan

•

peningkatan

kesadaran

pada

persyaratan

pelanggan diseluruh organisasi +anggung jawa# dapat mencakup hu#ungan dengan pihak luar

•

#erkaitan dengan sistem Manajemen Mutu!

%$m"nikasi In!.nal

Pimpinan ditetapkan

Manajemen dalam

memastikan

organisasi

dan

proses

komunikasi

membicarakan

yang

sesuai

e+ektiAitas

sistem

manajemen mutu =6 Tin*a"an Mana*!m!n

Pimpinan Manajemen harus melakukan tinjauan atas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu •

Dipimpin oleh Pimpinan Manajemen

•

Dilakukan secara periodik

•

*ertujuan memastikan kesesuaian kecukupan dan e+ektiAitas sistem manajemen injauan termasuk penilaian kesempatan peningkatan dan

•

kebutuhan perubahan sistem termasuk kebijakan dan sasaran mutu •

5atatan :asil injauan harus dipelihara

A/!nda Tin*a"an: •

:asil -uditR

•

Jmpan *alik PelanganR

•

Kinerja Proses  Pemenuhan ProdukR

•

Status indakan Koreksi  PencegahanR

•

indak 6anjut injauan sebelumnyaR

•

Perubahan Sistem Manajemen MutuR

•

7ekomendasi untuk peningkatan

Hasil Tin*a"an: •

Keputusan dan indakan untuk

•

Meningkatkan efekti"tas proses $ sistem;

•

'eningkatan produk;




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

41 dari 79 "ala#an

&e#utuhan sum#er daya!

•

,6 Mana*!m!n S"m!. Da#a 16 P!n#!diaan S"m!. Da#a •

rganisasi harus menyediakan sumber daya untuk $

•

menerapkan dan memelihara dan melakukan peningkatan #erkelanjutan efekti"tas sistem manajemen mutu; #ertujuan pada kepuasan pelanggan

•

M!nak"p :

Sumber Daya ManusiaR In+rastrukturR 6ingkungan Kerja 26 S"m!. Da#a Man"sia

Pelaksana kerja harus mempunyai kompetensi berdasarkan Pendidikan, Pelatihan, $eahlian 'an Pengalaman !

%$mp!!nsi P!lai)an dan %!p!d"lian

rganisasi harus $ ,

Menentukan keahlianBkompetensi yang dibutuhkan

,

Menyediakan pelatihan

,

MengeAaluasi e+ektiAitas tindakan yang diambil

,

Memastikan hubungan dan pentingnya aktiAitas personel

,

Memelihara catatan pelatihan pendidikan keahlian dan pengalaman

6 In3.as."k".

rganisasi

harus

mengidenti>kasi

menyediakan

dan

memelihara

in+rastruktur yang diperlukan termasuk antara lain $ ,

bangunanR ruang kerjaR

,

peralatan prosesR

,

peralatan pendukung (transportasi  komunikasi)

6 -in/k"n/an %!.*a




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

42 dari 79 "ala#an

rganisasi harus menentukan dan mengelola +aktor'+aktor lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai pemenuhan produk &6 R!alisasi P.$d"k 16 P!.!nanaan P.$s!s

Mencakup penetapan $ •

Sasaran Mutu dan Persyaratan untuk Produk

•

Kebutuhan

untuk

menetapkan

proses

dokumen

dan

khususnya pada produk Kebutuhan pemeriksaan pengesahan penga/asan +asilitas

•

inspeksi dan tes serta kriteria penerimaan produk 5atatan Mutu yang diperlukan.

•

26 Proses 0ang *erhubungan Dengan pelanggan terdiri atas 3 hal yaitu $ •

Menentukan persyaratan produk

•

Meninjau persyaratan produk

•

Komunikasi dengan Pelanggan

M!n!n"kan P!.s#a.aan P.$d"k

rganisasi harus menetapkan $ Persyaratan yang ditetapkan pelanggan termasuk syarat

•

pengiriman dan pasca pengirimanR Persyaratan yang tidak dinyatakan pelanggan tetapi diperlukan

•

untuk penggunaanR Peraturan dan undang'undang yang berhubungan dengan

•

produkR •

Persyaratan tambahan lainnya.

M!nin*a" P!.s#a.aan P.$d"k

Peninjauan dilakukan sebelum organisasi sepakat untuk memasok produk ke pelanggan dengan memastikan $ ,

Persyaratan produk telah ditentukan

,

Perbedaan pesanan diselesaikan




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

43 dari 79 "ala#an

,

Kemampuan memenuhi persyaratan

,

5atatan :asil injauan harus dipelihara

,

Persyaratan yang tidak terdokumentasi harus dikon>rmasikan sebelum diterima. Perubahan

,

persyaratan

produk

harus

tercatat

dan

dikomunikasikan. %$m"nikasi D!n/an P!lan//an

Komunikasi dengan pelanggan harus ditentukan dan diterapkan dalam hubungan dengan $ ,

In+ormasi Produk

,

Pemesanan Penanganan pesanan

,

Jmpan *alik Pelanggan termasuk keluhan pelanggan.

6 Disain dan P!n/!man/an P!.!nanaan Disain

:arus ditentukan kegiatan $ , ahapan disain , injauan pemeriksaan dan pengesahan ,

Penanggung ja/ab

Mas"kan Disain

Meliputi $ ,

Persyaratan 9ungsi dan Kinerja

,

Persyaratan peraturan dan undang'undang

,

In+ormasi disain yang sama jika tersedia

,

Persyaratan dasar lainnya

,

5atatan Masukan Disain harus dipelihara

,

Masukan harus ditinjau untuk kecukupannya.

%!l"a.an Disain

Keluaran Disain harus $ ,

Memenuhi persyaratan masukan




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

44 dari 79 "ala#an

Memberikan in+ormasi untuk pembelian produksi dan penyediaan

,

pelayanan ,

*erisi Kriteria Penerimaan Produk

,

Menjelaskan karakteristik penggunaan dan keamanan produk

,

Keluaran Disain harus dapat diperiksa dan disetujui sebelum dilepas

Tin*a"an Disain

Dilakukan pada tahapan yang sesuai Meliputi $ ,

8Aaluasi kemampuan memenuhi persyaratan

,

Indenti>kasi masalah dan rencana tindakan yang diperlukan

,

Peserta tinjauan mencakup pihak yang berkaitan dengan disain yang dilakukan

' 5atatan :asil injauan harus dipelihara. 7!.i?kasi Disain ,

Dilakukan pada tahapan yang sesuai

,

Memeriksa

hasil

keluaran

disain

dapat

memenuhi persyaratan

masukan disain. ,

5atatan :asil Pemeriksaan harus dipelihara.

P!n/!sa)an Disain ,

Dilakukan pada tahapan yang sesuai

,

Memastikan produk yang dihasilkan dapat memenuhi persyaratan untuk penggunaannya.

,

5atatan :asil Pengesahan harus dipelihara.

P!."a)an Disain ,

Diidenti>kasi dan dicatat

,

Ditinjau Diperiksa dan disahkan sebelum digunakan

,

Peninjauan meliputi eAaluasi dampak kepada produk yang telah dikirim.

,

5atatan Perubahan Disain harus dipelihara.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

45 dari 79 "ala#an

6 P!m!lian ,

Produk yang dibeli harus dipastikan memenuhi persyaratan yang ditetapkan

,

SupplierBPemasok harus diseleksi dan dieAaluasi.

,

Kriteria seleksi  eAaluasi supplier harus ditetapkan

,

5atatan :asil eAaluasiBseleksi harus dipelihara.

,

In+ormasi atas produk yang akan dibeli harus jelas dan dipastikan cukup sebelum diberikan ke supplier

,

Produk yang dibeli harus diperiksaBdiinspeksi untuk memastikan memenuhi persyaratan.

P.$s!s P!m!lian , ,

Produk yang dibeli harus memenuhi persyaratan Genis dan jangkauan kendali ditentukan

,

Melakukan eAaluasi dan seleksi supplier

,

Menetapkan kriteria eAaluasi

,

5atatan :asil 8Aaluasi harus dipelihara

In3$.masi P!m!lian

Mencakup $ •

Jraian Produk yang dibeli.

•

Persyaratan atas Produk Prosedur Proses dan Peralatan Personel dan Sistem Manajemen Mutu Kecukupan in+ormasi persyaratan harus ditinjau sebelum

•

diserahkan ke supplier. 7!.i?kasi P.$d"k 'an/ Di!li

Produk

•

yang

dibeli

harus

diperiksa

untuk

memastikan

pemenuhan persyaratannya Pengaturan dan metode pelepasan produk harus ditetapkan

•

jika pemeriksaan dilakukan ditempat supplier.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

46 dari 79 "ala#an

6; P!n#!l!n//a.aan P!ndidikan

Kegiatan

•

penyelenggaraan pendidikan harus dilakukan

pada kondisi terkendali Pengesahan

•

harus

dilakukan

terhadap

proses

penyelenggaraan pendidikan dimana hasilnya tidak dapat diperiksa oleh suatu urutan penga/asan dan pengukuran. P!n/!ndalian p!n#!l!n//a.aan p!ndidikan

Perencanaan dan Pelaksanaan penyelenggaraan pendidikan harus dilakukan pada kondisi terkendali yang mencakup $ •

-danya in+ormasi Karakteristik kompetensi akhir

•

-danya Instruksi Kerja sesuai yang diperlukan

•

Penggunaan peralatan yang sesuai

•

ersedia dan digunakannya alat ukur dan monitor

•

Penerapan penga/asan dan pengukuran

•

Penerapan aktiAitas pelepasan pengiriman dan pasca pengiriman.

P!n/!sa)an P.$s!s P.$d"ksi Dan P!la#anan

Dilakukan terhadap proses dimana hasilnya tidak dapat diAeri>kasi

,

dengan penga/asan dan pengukuran yang ditetapkan. Menetapkan pengaturan yang meliputi $

, •

Kriteria untuk tinajauan dan persetujuan proses

•

Persetujuan peralatan dan kuali>kasi personel

•

Penggunaan metode dan prosedur khusus

•

Persyaratan 5atatan yang diperlukan

•

Pengesahan ulang

Id!ni?kasi C Mamp" T!l"s". ,

Produk harus diidenti>kasi selama proses realisasi produk.

,

Status produk hasil penga/asan dan pengukuran harus diidenti>kasi.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

47 dari 79 "ala#an

,

Identi>kasi Khusus harus dikendalikan dan dicatat jika mampu telusur produk merupakan persyaratan.

Ba.an/ Milik P!lan//an

*arang milik pelanggan harus dijaga selama dalam kendali dan digunakan organisasi mencakup $ ,

Identi>kasi

,

;eri>kasi

,

Perlindungan

,

Pemeliharaan

,

Pencatatan jika terjadi kerusakan  kehilangan untuk dilaporkan ke pelanggan dan dipelihara.

P!m!li)a.aan P.$d"k

Kesesuaian Produk dengan persyaratan harus dipelihara selama proses internal dan pengiriman ke tujuan akhir mencakup $ ,

Identi>kasi

,

Penanganan

,

Pengemasan

,

Penyimpanan

,

Perlindungan

P!n/!ndalian Ala P!n/"k".an dan P!mana"an ,

rganisasi harus memastikan akti>tas penga/asan dan pengukuran dilakukan dengan tepat dan konsisten sesuai persyaratan.

,

Peralatan pengukuran harus dikalibrasi pada jangka /aktu tertentuR disesuaikanR

diidenti>kasi

status

kalibrasinya

dan

dijaga

dari

penyesuaian yang tidak sah. ,

Pengesahan catatan hasil pengukuran terakhir harus diperiksa jika ditemukan alat yang menyimpang dari persyaratan. indakan harus diambil terhadap alat dan produk yang terkait.

H6 P!n/"k".an Analisa C P!nin/kaan




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

48 dari 79 "ala#an

Proses Pemantauan Pengukuran -nalisa dan Peningkatan *erkelanjutan harus direncanakan dan diterapkan untuk$ ,

menunjukkan kesesuaian produkR

,

memastikan kesesuaian sistem manajemen mutuR

,

meningkatkan

secara

berkelanjutan

e+ekti>tas

sistem

manajemen mutu rganisasi harus menetapkan kebutuhan jangkauan dan penggunaan metode yang sesuai termasuk teknik statistik. 16 P!mana"an Dan P!n/"k".an %!p"asan P!lan//an

In+ormasi pendapat dari pelanggan mengenai pemenuhan persyaratan

,

pelanggan

harus

dimonitor

sebagai

satu

ukuran

kinerja

sistem

manajemen mutu. Metode perolehan dan penggunaan in+ormasi harus ditentukan.

,

26 A"di In!.nal ,

Direncanakan sesuai status kepentingan proses dan area yang diaudit serta hasil audit terdahulu

,

Kriteria lingkup +rek/ensi  metode audit harus ditetapkan.

,

Suatu 'rosedur +erdokumentasi harus ditetapkan untuk perencanaan pelaksanaan pelaporan dan pemeliharaan catatan .

,

-uditee harus melakukan tindakan koreksi tepat /aktu

,

Melakukan indak 6anjut -udit yang mencakup Aeri>kasi tindakan dan pelaporan hasil Aeri>kasi.

6 P!mana"an dan P!n/"k".an P.$s!s ,

Menerapkan metode yang sesuai untuk penga/asan dan pengukuran proses untuk menunjukkan kemampuan proses mencapai hasil yang direncanakan harus dilakukan.

,

indakan

koreksi dan perbaikan

harus diambil

jika ditemukan

ketidaksesuaian proses untuk memastikan kesesuaian produk. 6 P!mana"an dan P!n/"k".an P.$d"k ,

Dilakukan untuk memeriksa karakteristik produk telah memenuhi persyaratan produk.

,

ahapan pemeriksaan dilakukan sesuai rencana yang telah ditetapkan




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

49 dari 79 "ala#an

*ukti kesesuaian dengan kriteria dan

,

identi>kasi personal yang

ber/enang melepas produk harus dicatat Produk atau layanan tidak dilepasBdikerjakan sampai semua akti>tas

,

dilakukan dengan memuaskan kecuali ada persetujuan oleh pihak yang ber/enang dan jika mungkin oleh pelanggan. ;6 P!n/!ndalian %!idaks!s"aian P.$d"k ,

Produk yang tidak sesuai diidenti>kasi dan dikendalikan.

,

Suatu Prosedur &erdokumentasi harus ditetapkan

,

Melakukan tindakan salah satu dari $ ,

Menghilangkan ketidaksesuaian

,

Melepas produk oleh pihak yang ber/enang

,

Mencegah penggunaan

,

5atatan ketidaksesuaian dan tindakan yang diambil harus dipelihara

,

Ketidaksesuaian yang telah diperbaiki harus di Aeri>kasi ulang.

=6 Analisa Daa ,

,

Menentukan mengumpulkan dan menganalisa data yang sesuai untuk o

Menunjukkan kesesuaian dan e+ekti>tas sistem

o

MengeAaluasi peningkatan berkelanjutan

Menyediakan in+ormasi yang berhubungan dengan $ o

Kepuasan pelangganR

o

Pemenuhan persyaratan produkR

o

Karakteristik dan kecenderungan proses  produkR

o

PemasokBsupplier

6 P!nin/kaan B!.k!lan*"an

Dilakukan melalui penggunaan Kebijakan Mutu Sasaran Mutu :asil -udit -nalisa Data indakan Koreksi  Pencegahan dan injauan Manajemen




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

50 dari 79 "ala#an

Kebijakan dan Sasaran Mutu

!ndakan Koreksi & Pencegahan" injauan Manajemen

!mplementasi Sistem Manajemen Mutu

Audit & Analisa Data

4ambar 3.% $ Penerapan peningkatan berkelanjutan Tindakan %$.!ksi

indakan

Koreksi

harus

dilakukan

untuk

menghilangkan

penyebab

ketidaksesuaian dengan tujuan untuk mencegah hal itu terulang kembali. Suatu Prosedur &erdokumentasi harus ditetapkan untuk $ ,

Meninjau ketidaksesuaian ( keluhan pelanggan )

,

Menentukan penyebab ketidaksesuaian

,

MengeAaluasi tindakan yang diperlukan

,

Menentukan dan menerapkan tindakan

,

Mencatat hasil tindakan yang diambil

,

Meninjau tindakan yang diambil.

Tindakan P!n!/a)an

indakan Pencegahan harus ditentukan untuk menghilangkan penyebab potensi

ketidaksesuaian

untuk

mencegah

terjadinya

ketidaksesuaian

tersebut Suatu Prosedur &erdokumentasi harus ditetapkan untuk $ ,

Menentukan potensi ketidaksesuaian  penyebabnya

,

MengeAaluasi tindakan yang diperlukan

,

Menentukan dan menerapkan tindakan

,

Mencatat tindakan yang dilakukan

,

Meninjau tindakan yang dilakukan.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

51 dari 79 "ala#an

BAB I7 PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU BERDASAR IA 2:200

-. P8ND-:J6J-N I,- %$%"" adalah panduan penerapan sistem manajemen mutu IS !""#$%""" bagi institusi pendidikan. I,- adalah singkatan dari International ,orkshop -greement. Panduan ini dipublikasikan oleh IS (the International rgani=ation

+or

Standari=ation)

serta

disusun

melalui

mekanisme

/orkshop dan bukan melalui proses komite. International ,orkshop -greements disetujui melalui konsensus diantara para partisipan. Panduan ini ditinjau setiap 3 tahun untuk memastikan kesesuaiannya dengan standar sistem manajemen mutu yang berlaku. *erdasarkan hasil dari tinjauan maka diputuskan apakah panduan ini akan direAisi atau ditarik. International ,orkshop -greement edisi pertama (I,- %$%""3) diterbitkan pada tahun %""3 dan di setujui pada /orkshop yang diadakan di -capulco MeTico pada bulan ktober %""%.. 8disi kedua yaitu I,- %$%"" disetujui pada /orkshop yang diadakan di *usan Korea pada bulan NoAember %""<. 8disi yang kedua ini membatalkan dan menggantikan edisi pertama (I,- %$%""3). 8disi kedua dari I,- % ini disusun oleh para peserta /orkshop yang terdiri dari 2 ahli dibidang pendidikan dan penjaminan mutu diantaranya guru dosen auditor konsultan mutu dan pro+essor. :al ini memastikan I,- % dapat menjadi panduan yang cukup membumi bagi para praktisi pendidikan dalam menerapkan sistem manajemen mutu IS !""#$%""". Satu hal penting yang harus diperhatikan adalah I,- % adalah sebagai panduan atau pelengkap persyaratan IS !""#$%""". Gadi tidak boleh sebagai pengganti IS !""#$%""" dan tidak dapat dijadikan acuan kontrak dalam peninjauan con+ormity maupun untuk keperluan serti>kasi. *. Sistem Manajemen Mutu rganisasi Pendidikan #. Dokumentasi Jmum (2.#) $ •

Menetapkan ruang lingkup SMM dan area yang tercakup didalamnya

•

Menetapkan dan mengelola proses dalam SMM.




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

52 dari 79 "ala#an

•

Da+tar proses L 6ampiran *

•

Struktur tanggung ja/ab sumber daya dan jasa mendukung peningkatan SMM

•

Mengidenti>kasi dan menjamin ketaatan pada Peraturan Perundang' undangan dan persyaratan akreditasi serta norma lainnya

Dokumentasi (2.%) Jmum (2.%.#) Pedoman Mutu mencakup istilah de>nisi yang •

dipersyaratkan$

•

rganisasi

•

Peraturan perundang'undangan berlaku

•

Program akreditasi dan serti>kasi

•

Dll

Pedoman Mutu (2.%.%) Mencakup$ •

7uang lingkup SMM dan interaksi proses

•

-cuan untuk prosedur dan kriteria lain

Pengendalian dokumen (2.%.3) Prosedur terdokumentasi$ •

8dit reAie/ dan persetujuan dokumen internal

•

Pengendalian dokumen eksternal

•

Pemastian dokumen tersedia untuk personel organisasi

•

Pengelolaan dan pengendalian dokumen legal pelajar

•

Pemastian ketertelusuran jasa pendidikan

•

;eri>kasi pemenuhan persyaratan dalam tahap pendidikan yang ditetapkan

Pengendalian dokumen (2.%.3) Dokumen yang sebaiknya dikendalikan$ •

•

8disi teTtbook eTt supplements

•

,orkbooks

•

Instruksi




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

53 dari 79 "ala#an

•

Prosedur untuk kegiatan registrasi kursus perencanaan belajar laporan penelitian

•

Dokumen eksternal

•

Dokumen yang dibuat untuk kepentingan intern

Pengendalian rekaman (2.%.2) •

Masa retensi

•

Pemusnahan rekaman

•

PriAacy protection

%. anggung Ga/ab Manajemen rganisasi Pendidikan Komitmen manajemen (1.#) Manajemen puncak sebaiknya$ •

Mengidenti>kasi jasa pendidikan

•

Mengidenti>kasi dan menunjukkan komitmennya untuk peningkatan berkelanjutan

Strategi yang dapat dipertimbangkan$ •

Komunikasi rencana SMM

•

Perencanaan strategis

•

Penggunaan best practice

•

Penetapan kebijakan mutu

•

Penetapan sasaran mutu

•

Ketersediaan sumber daya manusia dan materi

•

Pengukuran kinerja organisasi

5ostumer 9ocus (1.%) •

Mengidenti>kasi dan mendokumentasikan kebutuhan dan harapan pelajar

•

persyaratan kurikulum

•

6earning outcome

•

Indikator kinerja

Kebijakan Mutu (1.3)




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

54 dari 79 "ala#an

•

•

erdokumentasi Dikomunikasikan dipahami diterapkan dan dipelihara

Konsisten dengan$ •

Pro+essional education standard

•

Peraturan pemerintah

•

Perundang'undangan

•

Persyaratan akreditasi

•

Kebijakan lain dari organisasi pendidikan

Perencanaan (1.2) Sasaran Mutu (1.2.#) •

Dapat diukur

•

7eleAan dengan kegiatan dan proses SMM

•

:armonis dengan kebijakan mutu dan persyaratan akreditasi

•

erintegrasi

dalam

sasaran

keseluruhan

organisasi

pendidikan

spesi>kasi jasa pendukung indikator kinerja anggung Ga/ab ,e/enang dan Komunikasi (1.1) anggung Ga/ab dan ,e/enang (1.1.#) •

Struktur organisasi harus jelas

•

9okus pada proses

•

Mencakup pedelegasian tanggung ja/ab dan /e/enang untuk setiap area dan personel

Per/akilan Manajemen (1.1.%) •

Ditunjuk oleh Manajemen Puncak

•

Memantau mengeAaluasi dan memelihara operasi SMM

•

,M sebaiknya mempunyai$ F Keahlian berkomunikasi dan hubungan antar personal F Memahami$ F standar IS !""" F Prinsip peningkatan berkesinambungan F Persyaratan pelajar




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

55 dari 79 "ala#an

Komunikasi internal (1.1.3) Manajemen puncak$ •

Menetapkan dan menerapkan proses yang e+ekti+ untuk komunikasi

•

Secara akti+ mendorong umpan balik dari personel yang terlibat

Masukan tinjauan (1.<.%) •

Sistem intruksi dan pendukung

•

Kepuasan sis/a

•

Kriteria asesmen

•

:asil eAaluasi

•

Peningkatan terdokumentasi

•

injauan desain dan pengembangan bila dikembangkan kurikulum baru

3. Manajemen Sumber daya Penyediaan sumberdaya (<.#) rganisasi pendidikan sebaiknya$ •

Mengidenti>kasi sumberdaya yang dibutuhkan

•

Memastikan ketersediaan sumberdaya

•

Menetapkan

masukan

in+ormasi

untuk

mendeteksi

kebutuhan

sumberdaya •

Melakukan perencanaan sumberdaya jangka pendek menengah dan panjang

•

Melakukan Aeri>kasi tindak lanjut dan tugas asesmen

•

Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara e+ekti+ kepada sta+ pengajar sta+ administrasi karya/an dan sis/a

Sumberdaya manusia (<.%) Jmum (<.%.#) rganisasi pendidikan sebaiknya$ •

Mengidenti>kasi seluruh jenis sumberdaya yang dibutuhkan

•

Memastikan ketersediaannya




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

56 dari 79 "ala#an

Kompetensi kesadaran dan pelatihan(<.%.%) Manajemen puncak sebaiknya$ •

Menyediakan in+ormasi tentang bagaimana kompetensi kesadaran dan

pelatihan

karya/annya

sesuai

dengan

tanggung

ja/ab

sistematis

untuk

/e/enang dan kegiatan administrasi akademiknya •

rganisasi

sebaiknya$

membandingkan

Melakukan

kebutuhan

tindakan

kompetensi

terhadap

persyaratan

kurikulum In+rastruktur (<.3) rganisasi sebaiknya$ •

Mengidenti>kasi peralatan

yang

in+rastruktur spesi>k dibutuhkan

untuk

+asilitas

lingkungan dan

mendukung

proses

belajar

mengajar serta jasa pendidikan •

Menetapkan tanggung ja/ab dan /e/enang untuk melakukan kegiatan lelang pembelian penerimaan penyimpanan pengamanan instalasi peman+aatan dan pemeliharaan

•

Menetapkan

program

untuk

perencanaan

penyediaan

dan

pemeliharaan in+rastruktur yang dibutuhkan serta analisa resiko yang terkait keamanan orang keselamatan higienitas. In+rastruktur (<.3) Mencakup tapi tidak terbatas pada$ •

4edung

•

7uang Kelas

•

7uang 6aboratorium

•

*engkel

•

Perpustakaan

•

-rea hijau

•

Komponen online

•

9asilitas kesehatan

•

Pos keamanan

•

ransportasi




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

57 dari 79 "ala#an

•

oko buku

•

Ka+etaria

•

dll

6ingkungan kerja (<.2) •

Menciptakan kondisi yang membangun dan terpelihara kondusi+ untuk lingkungan belajar

•

rganisasi pendidikan harus$ Menyediakan bukti bah/a lingkungan kerja diases secara periodik utput asesmen harus dibahas dalam kaji ulang manajemen

2. 7ealisasi Gasa Pendidikan Perencanaan realisasi (.#) rganisasi pendidikan sebaiknya$ •

Merencanakan tahapan yang berbeda jasa pendidikan termasuk desain

dan

pengembangan

metode

mengajar

Desain

pengembangan pengkajian dan pemutakhiran rencana belajar dan kurikulum •

-sesmen belajar dan tindak lanjut

•

Kegiatan jasa pendukung

•

-lokasi sumberdaya

•

Kriteria eAaluasi

•

Prosedur peningkatan untuk mencapai hasil yang diinginkan

•

Merencanakan sumberdaya yang dibutuhkan untuk seluruh proses

Perencanaan realisasi (.#) Proses realisasi merupakan trans+ormasi kurikulum menjadi perilaku sis/a Proses belajar yang dikendalikan mencakup$ •

-sesmen kebutuhan

•

Desain instruksi

•

Pengembangan dan penyampaian

•

Pengukuran outcome

•

Proses pendukung utama harus dikendalikan




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

58 dari 79 "ala#an

•

Metode pengendalian harus menjadi bagian kaji ulang manajemen

•

Perubahan

metode

pengendalian

dari

proses

utama

harus

didokumentasikan dan instruksi harus dieAaluasi •

Pemantauan sebaiknya dilakukan untuk memAeri>kasi bah/a metode pengendalian e+ekti+

•

7ekaman harus dipelihara

Proses terkait sis/a (.%) rganisasi pendidikan sebaiknya$ •

Memberikan kesempatan pada sis/a untuk belajar pengetahuan yang ada dan mempraktekkan penerapannya

•

*ila proses belajar dilakukan di ruangan kelas maka harapannya dapat mencakup tetapi tidak terbatas pada$ 9asilitas aman bersih dengan penanggung ja/abnya Prosedur komunikasi dua arah antara pihak terkait dan organisasi pendidikan yang cepat tanggap Personel organisasi memperlakukan semua orang dengan hormat

Penentuan persyaratan terkait jasa pendidikan (.%.#) Persyaratan terkait jasa dalam organisasi pendidikan sebaiknya$ •

Mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh organisasi seperti$

•

Pembuktian studi sebelumnya

•

Dokumen personal yang akan diberikan kepada sis/a

•

-turan admistrasi organisasi

•

-turan pelaksanaan untuk sis/a

•

dll

injauan persyaratan terkait belajar (.%.%) rganisasi pendidikan sebaiknya$ •

Mengkaji persyaratan terkait belajar untuk memastikan$ •

Persyaratan ditetapkan

•

Persyaratan berbeda dari sebelumnya telah diselesaikan




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

59 dari 79 "ala#an

Memiliki

•

kemampuan

untuk

memenuhi

persyaratan

yang

ditetapkan •

Memastikan dokumen terkait telah diamandemen dan personel terkait

telah

mengetahui

persyaratan

yang

berubah

apabila

persyaratan belajar berubah. •

7ekaman harus disimpan

Desain dan pengembangan organisasi pendidikan (.3) Perencanaan desain dan pengembangan (.3.#) •

Manajemen puncak sebaiknya$ ,

Mempertimbangkan desain dan pengembangan pendidikan yang menguntungkan sis/a

,

Kegiatan pengendalian desain sebaiknya sesuai dengan maksud dan durasi jasa pendidikan

•

Prosedur sebaiknya memastikan materi instruksi terkait sesuai dengan persyaratan instruksi mis. peralatan yang dikalibrasi dapat diperlukan untuk beberapa maksud instruksional

•

-sesmen kebutuhan sebaiknya mencakup$ ' Pencapaian sis/a ' Kee+ekti+an sistem

Masukan desain dan pengembangan (.3.%) rganisasi pendidikan sebaiknya$ •

Mengidenti>kasi masukan untuk desain kurikulum

•

Menyimpan rekaman masukan tersebut

Keluaran desain dan pengembangan (.3.3) Keluaran desain dan pengembangan sedikitnya mencakup$ •

Keahlian dan pengetahuan yang dicapai

•

Strategi instruksi

•

-sesmen kinerja

injauan desain dan pengembangan (.3.2) Proses tinjauan desain (asesmen dan eAaluasi) sebaiknya$ •

Digunakan untuk seluruh desain instruksi




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

60 dari 79 "ala#an

•

Dilakukan oleh orang yang bertanggung ja/ab pada desain pihak terkait dan orang yang tidak bertanggung ja/ab pada desain untuk menyatakan kecukupan desain terhadap persyaratan

•

DieAaluasi outcome instruksi yang diinginkan

•

*erdasarkan pengalaman proyek yang berhasil dan in+ormasi dari tahapan pengembangan dan penerapan

injauan desain dan pengembangan (.3.2) •

Proses tinjauan instruksi sebaiknya digunakan untuk seluruh instruksi

•

Seluruh +ungsi yang bertanggung ja/ab sebaiknya diidenti>kasi

•

•

injauan desain merupakan kegiatan adAisory Kriteria

keberterimaan

untuk

penggunaan

instruksi

sebaiknya

ditetapkan dan dapat mencakup$ a) Persetujuan akurasi isi b) Persetujuan prosa ilustrasi dan tampilan c) Persetujuan aspek teknologi d) Sedikitnya # trial dengan kondisi yang mirip saat instruksi tersebut dilakukan. •

Dalam tahap penerapan organisasi sebaiknya menggambarkan bagaimana proses pengembangan ditinjau dan direAisi

;eri>kasi desain dan pengembangan (.3.1) ;eri>kasi desain sebaiknya$ •

Satu atau beberapa tahap sesuai dengan rencana desain dan pengembangan

•

Dilakukan

Internal

sesuai

Spesialis

yang

tidak

menangani

tinjauandesain dan pengembangan •

•

8ksternal dilakukan Aeri>kasi independen ahap keluaran desain dan pengembangan sebaiknya sesuai dengan spesi>kasi masukan desain dan pengembangan

•

7ekaman Aeri>kasi dan tindakan harus dipelihara

;alidasi desain dan pengembangan (.3.<) •

Jntuk memastikan karakteristik jasa pendidikan yang direncanakan dipenuhi oleh kurikulum atau desain silabus yang dihasilkan




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

61 dari 79 "ala#an

•

;alidasi$ Dilakukan pada tahap akhir desain

•

Metodenya dapat berupa pilot proyek atau serti>kasi

•

7ekaman hasil Aalidasi harus disimpan

Pengendalian perubahan desain dan pengembangan (.3.) •

Seluruh

perubahan

sebaiknya

diidenti>kasi

didokumentasikan

diotorisasi dan dikomunikasikan •

7eAisi sebaiknya mencakup eAaluasi e+eknya terhadap keseluruhan kurikulim

•

7ekaman perubahan desain dan pengembangan harus disimpan

Pembelian (.2) Manajemen puncak sebaiknya$ Memastikan bah/a proses pembelian yang e+ekti+ telah ditetapkan yang mencakup$ •

eAaluasi dan pengendalian jasa pendidikan yang dibeli

•

memenuhi persyaratan hukum dan peraturan perundang'undangan

Proses pembelian (.2.#) •

Proses pembelian sebaiknya mencakup identi>kasi kebutuhan dan pembelian jasa pendidikan yang tepat e+ekti+ dan akurat terhadap spesi>kasi

•

8Aaluasi

biaya

jasa

pendidikan

yang

dibeli

sebaiknya

mempertimbangkan$ Kinerja jasa pendidikan :arga Pengiriman •

Seleksi dan eAaluasi pemasok jasa pendidikan sebaiknya berdasarkan kriteria

yang

memastikan

pemenuhan

persyaratan

organisasi

pendidikan dan hukum yang berlaku

In+ormasi pembelian (.2.%)




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

62 dari 79 "ala#an

In+ormasi pembelian

sebaiknya menggambarkan

dengan sesuai jasa

pendidikan yang akan dibeli untuk$ •

Memenuhi kebutuhan organisasi pendidikan

•

Menetapkan komunikasi yang e+ekti+ dengan pemasok

;eri>kasi pembelian (.2.3) •

Penilaian terhadap produk atau jasapendidikan yang dibeli sebaiknya dibuat

untuk

memastikan

bah/a

produk

atau

jasa

tersebut

memenuhi persyaratan pembelian •

7ekaman asesmen pemasok dan tindakan yang diambil harus disimpan

Penyediaan jasa pendidikan (.1) Pengendalian penyediaan (.1.#) •

Manajemen puncak bersama dengan penyedia pendidikan sebaiknya mengidenti>kasi keseluruhan topik dan tema subjek yang akan diajarkan serta metode instruksi yang diterima

•

rganisasi pendidikan sebaiknya memastikan pengendalian proses

•

Kemampuan pengetahuan keahlian sis/a baru sebaiknya dinilai untuk memastikan bah/a instruksi telah diberikan pada leAel dan tempat yang sesuai

•

Iklan brosur kursus dan item lainnya yang diproduksi oleh organisasi pendidikan

sebaiknya

menyatakan

secara

jelas

bagaimana

pendidikan pelatihan dan pengalaman terkait dengan kebutuhan belajar sis/a. ;alidasi proses (.1.%) •

Proses yang perlu diAalidasi sebagaimana 6ampiran *#

•

rganisasi sebaiknya menetapkan pengaturan yang mencakup$ ,

Kriteria yang telah ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan proses

,

Persetujuan peralatan dan kuali>kasi personel

,

Penggunaan metode dan prosedur spesi>k

,

Persyaratan rekaman




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

63 dari 79 "ala#an

,

;alidasi ulang

Identi>kasi dan ketertelusuran (.1.3) •

rgan r ganisa isasi si pendid pendidika ikan n

sebai sebaikny knya a

menge mengenda ndalik likan an dan merek merekam am

identi>ka identi>kasi si unik jasa pendidika pendidikan n apabila apabila ke keter tertelus telusura uran n merupak merupakan an persyaratan •

Identi>k Identi>kasi asi dan ke ketert tertelus elusuran uran in+orm in+ormasi asi yang releAa releAan n sebaiknya sebaiknya mencakup jika diperlukan$ a) Kurikulum kursus dan kode unit da+tar isi b) 7ekaman identi>kasi sis/a c) Da+tar kelompok sis/a d) eTtbookBcatatan e) Peralatan laboratorium +) Kontrak penelitian

Identi>kasi dan ketertelusuran (.1.3) •

Dok Dokumen umen ek ekst ster erna nall sepe sepert rtii stat status us ak akad adem emik ik

sis/ sis/a a seba sebaik ikny nya a

konsi ko nsiste sten n dengan dengan in+or in+orma masi si yang yang diper dipersya syara ratk tkan an oleh oleh organ organisa isasi si pendidikan •

Peman emanta taua uan n

dan dan

stat status us kine kinerj rja a

sis/ sis/aB aBgr grup up berj berjal alan an seba sebaik ikny nya a

diidenti>kasi dan direkam Milik pelanggan (.1.2) •

De>nisi$ properti yang diberikan sis/a pada saat penda+taran masuk atau penda+taran penda+taran ulang dan selama penyediaan jasa pendidikan

•

5akupan$ teTtbook lembar kerja studi kasus penyediaan pendidikan khusus komputer perangkat lunak pasokan alat seni atau +asilitas yang dipasok oleh perusahaan yang membeli

•

Standar dan spesi>kasi perlu ditetapkan untuk materi yang dipasok dalam rangka menjamin kesesuaian penggunaan dalam instruksi

•

-pabila ada properti sis/a yang hilang maka sebaiknya dilaporkan ke sis/a dan rekaman diperlihara

PreserAasi (.1.1) rganisasi pendidikan sebaiknya$




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

64 dari 79 "ala#an

•

Mempertimbangkan penyimpanan dokumen akademik seperti silabus kuriku kurikulum lum dan materi materi cetak cetak atau atau elektro elektronik nik (buku (buku catatan catatan kursus kursus kaset Aideo program komputer)

Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran (.<) •

rganisasi pendidikan sebaiknya$ ,

Menetapkan pengujian yang Aalid atau alat asesmen pengajaran

,

Menetapkan alat untuk memastikan ujian aman dan hasilnya Aalid

,

-pabila ujian alat asesmen atau perangkat perangkat lunak sudah tidak Aalid maka maka reka rekama man n dan tindak tindakan an yang yang diambi diambill untuk untuk mempe memperba rbaiki iki ketidakAalidan tersebut harus direkam

•

Pemantauan Pemantauan dan pengukuran pengukuran sebaiknya dilakukan dilakukan selama instruksi untuk menjamin menjamin ke kesesu sesuaian aian dengan dengan rencana rencana studi studi kuriku kurikulum lum dan program pendidikan

•

Pemantauan dan pengukuran mencakup$ , Pro>l kinerja sis/a ,

-sesmen rekaman personel

,

-sesmen kursus tertulis

,

Pengamatan terhadap instruktur

1. Pengukuran Pengukuran analisis dan peningkatan peningkatan organisasi organisasi pendidikan (&) Panduan umum (&.#) •

utc utcom ome e pema pemant ntau auan an dan dan peng penguk ukur uran an dapa dapatt digu diguna naka kan n untu untuk k mengi mengiden denti> ti>ka kasi si area area pening peningka katan tan sistem sistem manaj manajem emen en mutu mutu dan proses pendidikan

Pemantauan dan pengukuran (&.%) Kepuasan pelanggan (sis/a) (&.%.#) •

rganisasi pendidikan sebaiknya$ menentukan tingkat persepsi sis/a apakah jasa pendidikan telah memenuhi ekspektasinya

•

Mendiskusikan dengan sis/a tentang persepsi kepuasannya

-udit internal (&.%.%) rganisasi pendidikan sebaiknya$




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

65 dari 79 "ala#an

•

Melak Me laksa sana naka kan n audit audit inter internal nal sesua sesuaii denga dengan n prog progra ram m audit audit untuk untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan.

•

Mendokumentasikan laporan akhir audit internal

•

-udit sebaiknya memAeri>kasi penggunaan metode yang ditetapkan untuk proses pendidikan

•

Jmpan balik hasil audit sebaiknya digunakan untuk mengidenti>kasi kebutuhan tindakan korekti+ dan pencegahan

Pemantauan dan pengukuran proses (&.%.3) rganisasi pendidikan sebaiknya$ •

meng menguk ukur ur dan dan mema memant ntau au kine kinerj rja a dan dan kee ee+e +ekt kti+ i+an an pros proses es yang yang digunakan untuk mengelola dan mengirimkan jasa pendidikan

•

Mendokumentasika Mendokumentasikan n metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan kee+ekti+an proses

•

Penguk engukura uran n pros proses es pendi pendidik dikan an kunci unci dan penduk pendukung ung sebaik sebaiknya nya dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses

Pemantauan dan pengukuran jasa pendidikan (&.%.2) rganisasi pendidikan sebaiknya$ Menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan jasa pendidikan pada pada inte interA rAal al yang yang diren direnca cana naka kan n sela selama ma rea eali lisa sasi siny nya a sert serta a outc outcom ome e akhirnya untuk Aeri>kasi telah memenuhi$ •

Persyaratan desain yang ditetapkan

•

Persyaratan hukum dan peraturan

Pemantauan dan pengukuran jasa pendidikan (&.%.2) •

Jntuk seluruh jenis pendidikan alat eAaluasi spesi>k (asesmen tes pengujian atau demonstrasi) sebaiknya digunakan untuk mengukur progres terhadap pemenuhan persyaratan kurikulum

•

Penilaian kinerja penyedia pengajaran sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari jasa pendidikan

•

:asi :asill eAal eAalua uasi si pros proses es seba sebaik ikny nya a dir direk ekam am dan dan digu diguna naka kan n untu untuk k memperagakan memperagakan tingkat proses belajar yang dicapai terhadap terhadap sasaran sasaran yang direncanakan




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

66 dari 79 "ala#an

Pengendalian produk tidak sesuai (&.3) rganisasi pendidikan sebaiknya$ •

Menetapkan prosedur terdokumentasi

•

Menetapkan tanggung ja/ab dan /e/enang personel yang ditunjuk untuk$ ,

Menangani jasa pendidikan yang tidak sesuai

,

Mengeluarkan

jasa

pendidikan

yang

telah

diperbaiki

dan

ketidaksesuaiannya telah dihilangkan ,

Menetapkan cara alternati+ untuk memperbaiki ketidaksesuaian yang

terkait

pencapaian

indiAidu

sis/a

untuk

menghindari

kegagalan program pendidikan •

7ekaman harus disimpan

-nalisis data (&.2) rganisasi pendidikan sebaiknya$ •

Menganalisa data dan in+ormasi yang dikumpulkan

•

Menganalisa data dari berbagai sumber untuk membandingkan kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan untuk mengidenti>kasi area peningkatan

•

Data

sebaiknya

digunakan

untuk

mendukung

peningkatan

berkesinambungan •

eknik statistik yang sesuai sebaiknya diterapkan untuk menganalisa setiap aspek sistem manajemen mutu

•

Pengukuran dan eAaluasi sebaiknya dilakukan berkesinambungan dan langsung selama instruksi

Peningkatan (&.1) Peningkatan berkesinambungan (&.1.#) rganisasi pendidikan sebaiknya$ •

Meningkatkan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan secara berkesinambungan



dengan

mendorong


:B :0

personel

No Modul "ala#an

untuk

: 01/ ISO /PM/2012 :

67 dari 79 "ala#an

mengidenti>kasi dan menerapkan projek peningkatan dalam ruang lingkupnya •

Metode yang sesuai digunakan untuk mengidenti>kasi peningkatan yang potensial berdasarkan analisis mutu dan metode statistik

•

Proses peningkatan sebaiknya mencakup tindakan yang diambil untuk menangani$ ,

Keluhan

,

Saran

,

komentar

indakan korekti+ (&.1.%) rganisasi pendidikan sebaiknya$ •

Menetapkan prosedur terdokumentasi untuk penerapan tindakan korekti+

•

indakan

korekti+

sebaiknya

diambil

untuk

menghilangkan

ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan indakan pencegahan (&.1.3) rganisasi pendidikan sebaiknya$ •

Menetapkan prosedur terdokumentasi untuk penerapan tindakan pencegahan

•

indakan pencegahan sebaiknya direkam dan dikomunikasikan pada area organisasi yang sesuai

•

Pengajaran

yang

dihasilkan

dari

proses

tindakan

pencegahan

sebaiknya ditinjau dan dikomunikasikan diseluruh organisasi




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

68 dari 79 "ala#an

BAB 7 -AN&%AH PENERAPAN STANDAR INTERNASIONA-

Gika suatu

manajemen organisasi

sekolah

telah

memutuskan

untuk

menerapkan standar sistem manajemen apakah itu standar sistem manajemen mutu (IS'!""#) standar sistem manajemen lingkungan (IS' #2""#) standar sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja (:S-S'#&""#) dan atau standar manajemen lainnya maka ada beberapa langkah yang harus dilakukan yang dapat disesuaikan dengan kondisi dan sumberdaya organisasi sekolah masing'masing. Secara umum tahapnya adalah sebagai berikut $ Ta)ap 1 : Pengkajian Sistem -/al.

Menilai

kesesuaian

dokumentasi

yang

telah

ada

dikaitkan

dengan

persyaratan standar IS !""#. Pengkajian a/al ini juga lebih di+okuskan kepada penentuan ruang lingkup sistem yang akan menjadi subyek penerapan standar tersebut. Misal pada organisasi sekolah menengah penerapan sistem hanya +okus pada % program keahlian saja sedangkan sub sistem laboratorium tidak dimasukan ke dalam ruang lingkup. Semakin luas ruang lingkup maka sistem yang akan didokumentasikan akan semakin kompleks dan rumit juga membutuhkan sumberdaya yang lebih besar mencakup $ /aktu biaya tenaga kerja yang terlibat serta material yang dibutuhkan dalam proses dokumentasi seperti $ komputer kertas -K lainnya. k!l"a.an p!k!.*aan :

laporan analisis kesenjangan (gap analysis report) serta rencana tindak lanjut (action plan) untuk tahap pelaksanaan Konsultasi berikutnya. Ta)ap 2 : -nalisis Proses *isnis

Setelah ruang lingkup sistem ditetapkan langkah yang sangat penting adalah melakukan kajian terhadap proses bisnis dan interkasinya. Pada tahap ini dapat digunakan tool atau so+t/are untuk membuat diagram alir (o/ chart) guna melakukan analisis proses bisnis tersebut. -nalisis dilakukan mulai dari P7S8S INI selanjutnya P7S8S P8NDJKJN4. Dari proses *8S-7 dijenjangkan ke proses yang lebih terinci. Proses bisnis




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

69 dari 79 "ala#an

menjadi langkah yang sangat penting terutama dalam penerapan sistem manajemen mutu (IS'!""#) dan menjadi landasan bagi penerapan standar manajemen lainnya seperti IS'#2""# :S-S'#&""# dan lainnya. Ta)ap  : Penetapan im IS

Pada tahap ini harus dilakukan penyusunan organisasi proyek IS berikut uraian tugas dan /e/enangnya selama kegiatan berlangsung. Ketua tim biasanya dipimpin oleh guru senior dalam sekolah serta memiliki akses ke seluruh unit kerja serta juga dapat melakukan komunikasi e+ekti+ dengan top manajemenBkepala sekolah selama kegiatan berlangsung. -nggota tim dipilih dari per/akilan setiap unit kerja. ugas utama anggota tim inilah yang akan melakukan proses pendokumentasian dan sosialisasi sistem yang telah dibangun kepada anggota organisasi lainnya. Sebaiknya penetapan anggota im ini dibuatkan SK (Surat Keputusan) dari kepala sekolah atau Surat Penugasan dan diberikan ke/enangan untuk mendapatkan akses in+ormasi yang memadai pada saat sistem dibangun terutama pada saat penyusunan manualBpedoman prosedur atau dokumen pendukung. k!l"a.an p!k!.*aan:

terbentuknya tim kerja IS perusahaan Ta)ap  : Pelatihan Pengenalan Pemahaman Persyaratan Standar IS !""#

dan eknik Dokumentasi. Pada tahap ini harus dilakukan pelatihan'pelatihan mencakup pemahaman isi standar teknik pendokumentasian agar terdapat persamaan

persepsi

dan menumbuhkan komitmen timorganisasi proyek IS. %!l"a.an p!k!.*aan:

terciptanya persamaan persepsi tim terhadap setiap persyaratan standar dan cara penerapannya. Ta)ap ; : Desain dan Penerapan Sistem Manajemen

Pada tahap ini setiap anggota tim mulai menyusun dokumentasi sistem manajemen mencakup $ manualBpedoman prosedur'prosedur instruksi kerja

+ormulir


mengumpulkan


dokumen


yang

:B :0

dijadikan

No Modul "ala#an

re+erensi.

: 01/ ISO /PM/2012 :

70 dari 79 "ala#an

Dokumentasi di+okuskan pada subsistem yang menjadi tanggungja/abnya. Misal tim humas mungkin diberi tangungja/ab menyusun prosedur pemasaran tamatan tim kurikulum menyusun prosedur pengembangan kurikulum dan seterusnya. k!l"a.an p!k!.*aan:

Dokumentasi

sesuai

persyaratan

standar

yang

disahkan

personil

ber/enang Ta)ap = : Sosialisasi Penerapan Sistem Manajemen

Pada tahap ini dilakukan pengesahan dokumen oleh personil ber/enang selanjutnya tim harus melakukan bimbingan dan arahan cara penerapan dokumentasi kepada anggota organisasi lainnya. Sosialisasi mencakup pengenalan standar pemahaman maksud isi manualBpedoman prosedur instruksi kerja konsistensi pengisian +ormulir yang telah ditetapkan. k!l"a.an p!k!.*aan:

dokumentasi yang dapat diterapkan (dokuemnatsi sistem manajemen mutu dokumentasi

sistem

manajemen

lingkungan

dikumentasi

sistem

manajemen kesehatan dan keselamatan kerja atau mungkin berupa dokumentasi sistem integrasi lebih dari satu standar) Ta)ap  : Pelatihan -udit Internal

*erdasarkan persyaratan standar sistem manajemen yang telah dibangun harus dipelihara dan terus dikembangkan sejalan dengan perkembangan organisasi sekolah maka perlu dilakukan audit. Proses audit harus dilakukan oleh

auditor

yang

manualBpedoman

kompeten

prosedur

atau

berkuali>kasi

+ormulir diisi

hanya

bukan

sekedar

sekedar memenuhi

persyaratan standar atau menunjukan proses audit telah dilakukan. Gika sekolah menerapkan lebih dari satu standar dan baru menerapkannya sebaiknya antara auditor IS'!""# dan IS'#2""# dan lainnya dipisahkan atau dibedakan auditornya agar tidak menimbulkan kebingungan harus melakukan audit lebih dari satu standar. k!l"a.an p!k!.*aan:




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

71 dari 79 "ala#an

auditor kompeten Ta)ap 8 : Penerapan -udit Internal

-udit internal dimaksudkan untuk mengidenti>kasi peluang'peluang bagi perbaikan sistem manajemen yang telah dibangun bukan hanya sekedar K84I--N 7IJ-6 memenuhi persyaratan standar atau K8K-,-I7-N K84-4-6-N P7S8S S87I9IK-SI. Pada beberapa kasus masih ditemui bah/a audit hanya sekedar pemenuhan persyaratan sehingga akhirnya penerapan standar ini tidak memiliki makna dan man+aat yang dalam. k!l"a.an p!k!.*aan:

dokumentasi sesuai dengan standar dan dipenuhinya klausul audit internal Ta)ap 9 $ indakan Perbaikan

idak ada sistem yang terbaik hanya ada cara menuju yang lebih baik mengingat sistem ini bisa berjalan karena +aktor manusia juga. *eberapa ketidaksesuaian dalam sistem sudah pasti terjadi dimana umumnya bersi+at karena +aktor manusia (human error) seperti tidak taat mengikuti prosedur tidak konsisten mengisi +ormulir dsb. :al ini adalah /ajar tinggal harus segera dilakukan tindakan perbaikan baik berupa dokumentasi dengan jalan mereAisi dokumen atau bersi+at implementasi dengan jalan memberikan pelatihan ulang memberikan motiAasi agar setiap anggota organisasi kembali komitmen pada sistem yang telah dibangun. Ta)ap 10 : injauan Manajemen

Pada tahap ini top manajemen (kepala sekolah) bersama per/akilan anggota organisasi (kepala unit kerja) melakukan eAaluasi terhadap e+ekti>tas penerapan sistem manajemen mutu yang diterapkan dan mengidenti>kasi rencana tindak lanjut perbaikannya.

k!l"a.an p!k!.*aan:




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

72 dari 79 "ala#an

dokumen rencana tindak lanjut pengembangan sistem dan dipenuhinya klausul tinjauan manajemen Ta)ap 11 :Pra'Serti>kasi

Pada tahap ini dilakukan audit pendahuluan oleh *adan Serti>kasi dan melakukan tindakan perbaikan ulang seperti mereAisi prosedur atau implementasi. k!l"a.an p!k!.*aan :

dokumentasi reAisi Ta)ap 12 : Serti>kasi

Pada tahap

ini

dilakukan

audit

*adan

Serti>kasi.

terhadap

sistem

manajemen yang telah diterapkan dan diimplementasikan suatu organisasi perusahaan dengan tujuan

mendapatkan rekomendasi serti>kasi yang

sesuai ruang lingkup kegiatan sekolah k!l"a.an p!k!.*aan:

6aporan :asil -udit *adan Serti>kasi Ta)ap 1 : indakan Perbaikan 9inal -udit *adan Serti>kasi

Dari hasil pelaksanaan -udit Serti>kasi dapat saja auditor menerbitkan beberapa temuan hasil audit yang disampaikan dalam bentuk laporan audit. Sebagai responnya maka organisasi perusahaan harus segera melakukan koreksi dan menyampaikan hasilnya kembali ke *adan Serti>kasi agar status hasil audit dapat ditutup. k!l"a.an p!k!.*aan:

dokumen reAisi sebagai respon atas temuan audit *adan Serti>kasi




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

73 dari 79 "ala#an

Badan S!.i?kasi

6embaga yang mendapatkan akreditasi untuk mengeluarkan Serti>kat IS !""#$%""&.

Melakukan

-udit

untuk

memeriksa

kesesuaian

Sistem

Manajemen yang dijalankan dengan Standar IS !""#$%""& -udit Pemenuhan (ompliance /udit )

•

Pada saat pertama kali untuk mendapatkan Serti>kat IS. -udit Pengamatan (SurAeillance -udit)

•

Setiap < bulanB# tahun setelah menerima serti+kat IS. Badan S!.i?kasi di Ind$n!sia %)"s"s idan/ P!ndidikan:

6SSM ;8D5-'IHS S!.i?ka ISO 9001:2008

Menunjukkan

•

pengakuan

telah

diterapkannya

Sistem

Manajemen pada perusahaan sesuai Standar IS !""#$%""& •

*erlaku 3 tahun dan dapat diperpanjang kembali.

•

Dapat dicabut jika Sistem Manajemen Mutu gagal dijalankan secara konsisten dan tidak memenuhi persyaratan IS !""#$%""&.

P!m!li)a.aan Sis!m •

Menjalankan Sistem Manajemen Mutu secara konsisten.

•

Melakukan Internal -udit dan injauan Manajemen secara periodik.

•

Melakukan 'eningkatan Mutu secara terus menerus.

Siklus 8lemen IS !""#




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

74 dari 79 "ala#an

Pen)n#&a,an .e&e(anju, an

%!i*akan C Sasa.an M""

P.$s!d". Sis!m Mana*!m!n

Tindakan %$.!ksi C P!n!/a)an

Impl!m!nasi Sis!m Mana*!m!n

A"di Sis!m Mana*am!n M""

Tinjauan Manajemen

5aaa n M""  A.sip

4ambar 1.# $ Siklus pemeliharaan sistem manajemen mutu Pihak 0ang erlibat dalam Program penerapan IS !""#$%""&

Kepala Sekolah

,akil Manajeme n

S!!.in/ 5$mmi!!

,aka Kepala

,aka Kepala

,aka Kepala

,aka Kepala

,aka Kepala

ask 9orce

ask 9orce

ask 9orce

ask 9orce

ask 9orce

4uru dan Karya/an Sekolah 4ambar 1.% $ Pelaksanaan Sistem manajemen mutu P!.an Pimpinan Mana*!m!n%!pala S!k$la)




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

75 dari 79 "ala#an

•

Menetapkan Komitmen

•

Menunjuk ,akil Manajemen dan Steering 5ommittee

•

Mengikuti proses Program sesuai dengan aktiAitas yang ada

•

Menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu

•

Melakukan injauan Manajemen

•

Melakukan penga/asan pelaksanaan Program Penerapan IS !"""

P!.an akil Mana*!m!n MM4 •

Memimpin im Komite Pengarah IS (Steering 5ommittee)

•

Memiliki anggung Ga/ab  ,e/enang $

•

Memastikan ditetapkan% diterapkan dan dipeliharanya Sistem Manajemen Mutu yang diperlukan. Melaporkan kinerja Sistem Manajemen Mutu dan kebutuhan

•

peningkatan kepada Pimpinan Manajemen. Memasyarakatkan

•

pentingnya

pemenuhan

persyaratan

pelanggan keseluruh bagian organisasi. •

*ertugas selama Sistem Manajemen Mutu dijalankan.

•

*erhubungan dengan pihak luar dalam hal Sistem Manajemen Mutu.

P!.an %$mi! P!n/a.a) S!!.in/ 5$mmi!!4

*er/enang  bertanggung ja/ab menyusun dan menetapkan

•

sistem dan prosedur. *ertanggung ja/ab atas penerapan sistem  prosedur yang

•

ditetapkan khususnya pada bagiannya masing'masing. *ertugas selama Program Penerapan IS !""" berlangsung

•

(sampai memperoleh Serti>kat IS) Membantu

•

proses

penerapan

dan

sosialisasi

Sistem

Manajemen Mutu kepada seluruh karya/an di dalam organisasi. P!.an Tim P!nd"k"n/ Task ,$.!4




:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

76 dari 79 "ala#an

Membantu Komite Pengarah dalam menyiapkan dokumentasi

•

untuk masing'masing bagianBdepartemen. Dapat

•

mengendalikan

ber+ungsi dokumentasi

untuk

membantu

Sistem

,akil

Manajemen

Manajemen

Mutu

(sebagai

ocument ontroller ) pada bagiannya masing'masing

Membantu

•

proses

penerapan

dan

sosialisasi

Sistem

Manajemen Mutu kepada seluruh karya/an di dalam organisasi. •


*ertugas selama Program Penerapan IS !""#.



:B :0

No Modul "ala#an

: 01/ ISO /PM/2012 :

77 dari 79 "ala#an

1 Pemahaman ISO 9001-2008 Okt-28-2012

Recommend Documents