1. Pedoman Dokter Praktek

Akreditasi Praktek Mandiri .8/14

Pedoman Dokumen.

PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI PRAKTEK MANDIRI

A. Kebijakan Kebijakan adalah Peraturan/ Keputusan Kepala Puskesmas

atau kepala Klinik yang

merupakan garis besar mengikat dan wajib dilaksanakan oleh: penanggung jawab, pelaksana upaya dan pelayanan di Puskesmas/ Klinik.

Berdasarkan kebijakan

tersebut, disusun pedoman/ panduan dan standar prosedur operasional (SPO) yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas/ Klinik. Penyusunan kebijakan berbentuk surat keputusan (SK),

Surat Keputusan harus

didasarkan pada peraturan perundangan, baik undang-undang, Perturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Peraturan/ Surat Keputusan Kepala Puskesmas dituangkan dalam pasal-pasal

atau

Kepala Klinik dapat

keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dari

peraturan/ keputusan. Format Peraturan/ surat keputusan dapat disusun sebagai berikut: 1. Pembukaan: a. Judul : Surat Keputusan Kepala Puskesmas/ Klinik , … b. Nomor: ditulis sesuai sistem penomoran surat keputusan di Puskesmas/ Klinik, c. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf capital, d. Konsideran, meliputi: 1) Menimbang: memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf capital diakhiri dengan tanda baca tidik dua (:), dan diletakkkan di bagian kiri; 2) Mengingat: memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut. Perturan perundangnan yang 1


Pedoman Dokumen.

menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsideran ini diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. 2. Diktum: a. Diktum memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf capital, serta diletakkan di tengah margin; b. Diktum menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf capital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ); c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ). 3. Batang Tubuh. a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam dictum-diktum, misalnya: KESATU

:

KEDUA

:

dst b.Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada halaman

terakhir

ditandatangani

oleh

pejabat

yang

menetapkan

peraturan/keputusan. d. Kaki: Kaki peraturan/ keputusan

merupakan bagian akhir substansi peraturan/

keputusan yang memuat penanda tangan penerapan peraturan/, pengundangan peraturan/ keputusan yang teridiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani. e. Penandatanganan Peraturan/Keputusan Kepala Praktek Mandiri ditandatangani oleh Kepala Praktek Mandiri f. Lampiran peraturan/keputusan: 1). Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor peraturan/keputusan 2). Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas atau Klinik. 2


Pedoman Dokumen.

Catatan: Untuk Peraturan pada Batang Tubuh tidak ditulis dalam dictum tetapi dalam bab-bab dan Pasal-pasal. (akan diuraikan kemudian), B. Pedoman/ Panduan Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkahlangkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan

dengan baik dan benar melalui

penerapan SPO. Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/ panduan maka Puskesmas/ Klinik menyusun/ membuat sistematika buku pedoman/ panduan sesuai kebutuhan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu : 1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan Kepala Praktek Mandiri untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut. 2. Peraturan Kepala Praktek Mandiritetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas/ Kepala Klinik . 3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2 tahun sekali. 4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Praktek Mandiri dalam membuat pedoman/ panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan. 5. Format/ sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut : a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum Praktek Mandiri BAB III Visi, Mis, Falsafah, Nilai dan Tujuan Praktek Mandiri BAB IV Struktur Organisasi Praktek Mandiri BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja 3


Pedoman Dokumen.

BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI

Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan

b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Ruang Lingkup Pelayanan D. Batasan Operasional E. Landasan Hukum BAB II

STANDAR KETENAGAAN

A.

Kualifikasi Sumber Daya Manusia

B.

Distribusi Ketenagaan

C.

Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap)

BAB III STANDAR FASILITAS A.

Denah Ruang

B.

Standar Fasilitas

BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN BAB V

LOGISTIK

BAB VI KESELAMATAN PASIEN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP c. Format Panduan Pelayanan Praktek Mandiri BAB I

DEFINISI 4


BAB II

RUANG LINGKUP

BAB III

TATALAKSANA

BAB IV

DOKUMENTASI

Pedoman Dokumen.

Sistematika panduan pelayanan Praktek Mandiri dapat dibuat sesuai dengan materi/ isi panduan. Pedoman/ panduan yang harus dibuat adalah pedoman/ panduan minimal yang harus ada di Praktek Mandiri yang dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian. Bagi Praktek Mandiri

yang telah menggunakan e-file tetap harus mempunyai

hardcopy pedoman/ panduan yang dikelola oleh tim akreditasi Praktek Mandiriatau bagian Tata Usaha Puskesmas/ Klinik mengacu pada pedoman penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas/ Klinik. F.

Penyusunan kerangka acuan upaya Praktek Mandiri . Penyusunan kerangka acuan upaya/ kegiatan

dengan mencakup Tujuan Umum dan

Khusus: Merupakan tujuan program. Tujuan Umum: adalah tujuan secara garis besar, sedangkan tujuan khusus merupakan rincian kegiatan- kegiatan yang akan dicapai dari organisasi. Kegiatan pokok dan

rincian kegiatan: langkah- langkah kegiatan

dilaksanakan sehingga tercapainya tujuan program. Karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. Cara melaksanakan kegiatan, metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. 1. Sistematika/ Format Kerangka Acuan upaya Kegiatan Sistematika atau format kerangka acuan upaya Kegiatan sebagai berikut : a. Pendahuluan b. Latar belakang c. Tujuan umum dan tujuan khusus d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan e. Cara melaksanakan kegiatan f. Sasaran g. Skedul (Jadwal) pelaksanaan kegiatan h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan i. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan 5


Pedoman Dokumen.

Sistematika/ format tersebut diatas adalah minimal Praktek Mandiridapat menambah sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi. Contoh penambahan : ditambah point untuk rencana pembiayaan/ anggaran. Petunjuk Penulisan a. Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan b. Latar belakang Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat. c. Tujuan umum dan tujuan khusus Tujuan ini adalah merupakan tujuan upaya/ kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci yang akan dicapai, d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainyaa tujuan upaya/ kegiatan

tersebut. Oleh

karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. e. Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain f. Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan . Sasaran upaya/ kegiatan

menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk

merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu : 6


Pedoman Dokumen.

1) Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik. 1) Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akontabilitas harus ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya meetodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan. 2) Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak. Umpamanya kita bisa menetapkan sebagai suatu sasaran “Pengurangan kematian misalnya akibat TB akan dapat dicapai pada suatu tingkat tertentu” tetapi meniadakan kematian merupakan hal yang tidak dapat dipastikan kelayakannya. 3) Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan OAT sebesar 50% 4) Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya kurang dari 1 tahun). Kalau ada upaya/ kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Praktek Mandiri . Seni di dalam penentuan sasaran adalah menimbulkan tantangan yang dapat dicapai. Sasaran yang terbaik adalah sasaran yang dapat mendorong peningkatan kapasitas Praktek Mandiri , namun dalam batas-batas kelayakan. Sasaran yang baik tidak hanya akan meningkatkan upaya/ kegiatan

dan jasa pelayanan yang dihasilkan, namun juga menumbuhkan

kebanggaan dan rasa percaya diri pada para pelaksananya. Sebaliknya

7


Pedoman Dokumen.

penerapan target kinerja yang tidak mungkin dicapai akan melemahkan motivasi, membunuh inisiatif dan mengahmbat daya inovasi para karyawan. g. Skedul (Jadual) pelaksanaan kegiatan

Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu melaksanakan langkah-langkah pelaksanaan upaya/ kegiatan. Lama waktu tergantung rencana upaya/ kegiatan

tersebut dilaksanakan. Untuk program tahunan, maka jadwal

yang dibuat adalah jadwal untuk 1 tahun, sedangkan untuk upaya/ kegiatan

5

tahun maka jadwal yang harus dibuat adalah jadual 5 tahun. h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi dari skedul (jadual) kegiatan. Skedul (jadual) tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu upaya/ kegiatan

secara keseluruhan. Karena itu

yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa. i. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalaah bagaimana melakukan pencatatan keegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kurun waaktu (kapan) laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan. Evaluai kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Upaya/ kegiatan

secara

menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan. 8


Pedoman Dokumen.

Format kerangka acuan sesuai yang diterapkan di Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota masing- masing. G.

Standar Prosedur Operasional (SPO), Istilah prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya: 1. Standard Operating Procedures (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintah, (Kepmenpan No.021 tahun 2008). 2. Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai persyaratan yang telah ditetapkan ( Susilo, 2003). Langkah didalam penyusunan instruksi kerja sama dengan penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu bagian/ unit/ profesi, sedangkan prosedur adalah suatu proses yang melibat lebih dari satu bagian/ unit/ profesi. Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut, serta dapat ditelusur hasilnya. 3. Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah suatu perangkat instruksi/ langkahlangkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Istilah ini digunakan di Undang-undang No. 29 Tahun 2004, tentang Praktik Kedokteran dan Undang-undang No. 44 Tahun 2009, tentang Rumah Sakit, Beberapa Istilah Prosedur yang sering digunakan yaitu : a. Prosedur yang telah ditetapkan disingkat Protap, b. Prosedur untuk panduan Kerja (prosedur kerja, disingkat PK), c. Prosedur untuk melakukan tindakan, d. Prosedur Penatalaksanaan e. Petunjuk pelaksanaan disingkat Juklak, f. Petunjuk pelaksanaan secara tehnis, disingkat Juknis, g. Prosedur untuk melakukan tindakan klinis adalah Algoritma/ Clinical Patway, namun pada saat ini umumnya juga disebut prosedur, 9


Pedoman Dokumen.

Walaupun banyak istilah tentang pengertian prosedur agar tidak menjadikan salah tapsir maka yang dipergunakan didalam dokumen akreditasi Praktek Mandiri didalam panduan ini adalah “Standar Prosedur Operasional (SPO)”. Sedangkan pengertian

SPO adalah : Suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah yang di

bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. a. Tujuan Penyusunan SPO, Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. b. Manfaat SPO, 1) Memenuhi persyaratan standar pelayanan Praktek Mandiri 2) Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan 3) Memastikan staf Praktek Mandiri

memahami bagaimana melaksanakan

pekerjaannya. Contoh : SPO Pemberian informasi, SPO Pemasangan infus, SPO Pemindahan pasien dari tempat tidur ke kereta dorong, c. Format SPO. 1) Format SPO dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan, contoh pada lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan akreditasi Praktek Mandiri ini diberlakukan, 2) Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi/

kolom misalnya, nama penyusun SPO, unit yang

memeriksa SPO. Untuk SPO tindakan agar memudahkan didalam melihat langkah- langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lainlain, namun tidak mengurangi item-tem yang ada di SPO.

10


Pedoman Dokumen.

Format SPO sebagai berikut : Logo SPO Nama

Judul SPO. No. Dokumen : No. Revisi : Tanggal Terbit : Halaman :

Ditetapkan Oleh Kepala Praktek Mandiri …

Organisasi Nama. NIP. 1. 2. 3. 4.

Pengertian Tujuan Kebijakan Referensi

5. Prosedur/ Langkahlangkah 6. Unit terkait  Penjelasan : Penulisan SPO yang harus tetap didalam tabel/ kotak adalah :nama Praktek Mandiri dan logo, judul SPO, nomor dokumen, tanggal terbit dan tandatangan Kepala Puskesmas/ Klinik, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/ langkah- langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/ tabel. d. Petujuk Pengisian SPO 1) Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/ kota, nama organisasi adalah nama Puskesmas/ Klinik, sedangkan untuk Klinik logo Klinik dan nama Klinik,

11


Pedoman Dokumen.

2) Kotak Heading : masing-masing kotak ( Puskesmas/ Klinik, judul SPO, No. dokumen, No.revisi, Halaman, SPO, tanggal terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas/ Klinik ) diisi sebagai berikut : a) Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap, untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat hanya memuat: kotak nama Puskesmas/ Klinik, judul SPO, No.dokumen, No.Revisi dan halaman. b) b) Kotak Praktek Mandiridiberi nama Praktek Mandiridan Logo pemerintah daerah, sedangkan Klinik sesuai logo organisasi Klinik, c) Judul SPO : diberi Judul /nama SPO sesuai proses kerjanya d) No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di Praktek Mandiri yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman. e) No. Revisi : diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf. Contoh : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertma diberi huruf B dan seterusnya. Tetapi dapat juga dengan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya. f) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SPO tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5. g) SPO diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan Puskesmas/ Klinik, misalnya : SPO, Prosedur, prosedur tetap, petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja dan sebagainya, namun didalam akreditasi Praktek Mandiri memakai SPO. h) Tanggal terbit

: diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal

diberlakukannya SPO tersebut i) Ditetapkan Kepala Pusksmas/ Klinik : diberi tandatangan Kepala Praktek Mandiri dan nama jelasnya. e. Isi SPO :

12


Pedoman Dokumen.

1) Pengertian : yang paling awal diisi judul SPO adalah, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/ menimbulkan multi persepsi. 2) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……” 3) Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Praktek Mandiri yang menjadi dasar dibuatnya SPO tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO tersebut, kemudian diikuti dengan peraturan/keputusan dari kebijakan terkait. 4) Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SPO, bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka, 5) Langkah- langkah Prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan prose kerja tertentu. 6) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. 7) Rekaman historis: berisi rekaman perubahan SPO baik sebagian maupun semua isi SPO, sedangkanyang telah dirubah sebagai dokumen tidak terkendali. Isi SPO beracam- macam untuk itu dari keenam isi SPO untuk dimasukan kedalam format, namun apabila ada yang akan menambahkan dipersilahkan, contoh bagan alir, dokumen terkait dan lainlain, bahkan dapat dengan format lain namun harus konsisten antara yang dipakai unit/ upaya/ tindakan pelayanan klinis di Puskesmas/ Klinik f. Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart): Didalam penyusunan prosedur tindakan

sebaiknya dalam langkah- langkah

kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/ bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.

13


Pedoman Dokumen.

1) Diagram alir makro/ Makro flow chart, menunjukkan kegiatan-kegiatan

secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol. Bentuk balok :

2) Diagram alir mikro/ mikro

flow chart, menunjukkan rincian kegiatan-

kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut:

o Awal kegiatan : o Akhir kegiatan :

?Ya

o Keputusan :

Ya Tidak

o Penghubung :

o Dokumen :

,

Arsip :

g. Tata Cara Pengelolaan SPO: a) Praktek Mandiri agar menetapkan siapa yang mengelola SPO, b) Pengelola SPO harus mempunyai arsip seluruh SPO Puskesmas/ Klinik, c) Pengelola SPO agar membuat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan revisi SPO, h. Tata Cara Penyusunan SPO Hal-hal yang perlu diingat : 14


Pedoman Dokumen.

1) Siapa yang harus menulis atau menyusun SPO 2) Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SPO 3) Bagaimana SPO dapat dikenali 4) Bagaimana memperkenalkan SPO kepada pelaksana dan unit terkait 5) Bagaimana pengendalian SPO-nya (nomor, revisi, dan distribusi ). 6) Syarat penyusunan SPO : 7) Identifikasi kebutuhan, yaitu mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah memiliki SPO atau belum, dan bila sudah agar diidentifikasi apakah SPO masih efektif atau tidak. 8) Perlu ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh mereka yang melakuan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala Praktek Mandiri

hanya untuk menanggapi dan

mengkoreksi SPO tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SPO hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/ unit kerja dalam penyusunan SPO. 9) SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan, pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan tanggapan. 10) Di dalam SPO untuk dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa. 11) SPO jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan objek harus jelas. 12) SPO harus menggunakan kalimat perintah/ instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai. 13) SPO harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SPO profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien. i. Proses penyusunan SPO 15


Pedoman Dokumen.

1) SPO disusun dengan menggunakan format sesuai dengan panduan penyusunan dokumen/ yang disepakati tim akreditasi Puskesmas/ Klinik. 2) Penyusunan SPO dapat dikelola oleh

kelompok upaya Praktek Mandiri

dengan dikoordinir oleh tim mutu/ tim akreditasi Praktek Mandiri

dengan

mekanisme sebagai berikut : a) Pelaksana atau unit kerja/ upaya menyusun SPO dengan melibatkan unit terkait. b) SPO yag telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja/ upaya disampaikan ke tim mutu/ tim akreditasi Puskesmas/ Klinik, c) Fungsi tim mutu/ tim akreditasi Praktek Mandiri didalam penyusunan SPO adalah : (1) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki terhadap SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasan maupun penulisan, (2) Sebagai koordinator dari SPO yang sudah dibuat oleh masing-masing unit kerja sehingga tidak terjadi duplikasi SPO/ tumpang tindih SPO antar unit, (3) Melakukan cek ulang terhadap SPO-SPO yang akan ditandatangani oleh Kepala Praktek Mandiri . (4) Penyusunan SPO dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan SPO. Untuk SPO

pelayanan

dan SPO administrasi, untuk melakukan

identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk SPO profesi identifikasi kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SPO maka disuatu unit kerja dapat diketahui berapa banyak dan macam SPO yang harus dibuat/ disusun. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen penilaian pada standar akreditasi Puskesmas/ Klinik, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada. SPO yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SOP 16


Pedoman Dokumen.

minimal yang harus ada di Puskesmas/ Klinik. Sedangkan identifikasi SPO dengan menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja adalah seluruh SPO secara lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut. (5) Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SPO adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari seluruh proses. Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masingmasing kotak dan dibuat alurnya. (6) Semua SPO harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas/ Klinik, (7) Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi, sebagian memerlukan uji coba. (8) Agar SPO dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan. j.

Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan penyusunan SPO 1) Ada komitmen dari Kepala Puskesmas/ Klinik yang terlihat dengan adanya dukungan fasilitas dan sumber daya lainnya. 2) Adanya fasilitator/ petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusun SPO, jadi aspek pekerjaan dan aspek psikologis. 3) Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati 4) Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SPO. 5) Tata cara penomoran SPO. Penomoran SPO maupun dokumen lainnya diatur pada kebijakan pengendalian dokumen,(kriteria 2.3.11. elemen penilaian 4, untuk Puskesmas/ Klinik, sedangkan Klinik pada kriteia 1.1.10 elemen penilaian 4,) dengan ketentuan: a) Semua SPO harus diberi nomor, b) Puskesmas/ Klinik

agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor

untuk SPO, 17


Pedoman Dokumen.

c) Pemberian nomor bisa mengikuti tata persuratan Puskesmas/ Klinik, atau ketentuan penomoran yang khusus untuk SPO (bisa menggunakan garis miring atau dengan sistem digit). Pemberian nomor sebaiknya secara sentral. 6) Kode-kode yang dipergunakan untuk pemberian nomor : a)Kode unit kerja : masing-masing unit kerja di Praktek Mandiri mempunyai kode sendiri-sendiri yang dapat berbentuk angka atau huruf. Sebagai contoh pada Program Bab VI, dengan VI/ SPO/

KIA.KB, dan lain sebagainya

(namun tergantung didalam kebijakan pengendalian dokumen dan rekaman), b)Nomor urut SPO adalah urutan nomor SPO di dalam unit kerja upaya Puskesmas/ Klinik. c)Satu SPO dipergunakan oleh lebih dari satu unit yang berbeda misalnya SPO rujukan pasien maka diberi kolom unit terkait/ unit pemakai SPO. 7) Tata Cara Penyimpanan SPO a) Penyimpanan adalah bagaimana SPO tersebut disimpan. b) SPO asli (master dokumen/ SPO yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) namun belum dibubuhi stempel agar disimpan di sekretariat Tim Akreditas Puskesmas/ Klinik

atau Bagian Tata Usaha Puskesmas/

Klinik, sesuai dengan kebijakan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen. Penyimpanan SPO yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan. c) SPO fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya Puskesmas/ Klinik, dimana SPO tersebut dipergunakan. Bila SPO tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan SPO yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim mutu atau bagian Tata Usaha sehingga di unit kerja hanya ada SPO yang masih berlaku saja. Sekretariat Tim Mutu atau bagian Tata Usaha organisasi dapat memusnahkan fotocopy SPO yang tidak berlaku tersebut, namun untuk SPO yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam pengarsipan dokumen di Puskesmas/ Klinik.

18


Pedoman Dokumen.

d) SPO di unit upaya Praktek Mandiri harus diletakan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana. e) Bagi Puskesmas/ Klinik yang sudah menggunakan e-file maka penyimpanan SPO sebagai berikut : (1) Setiap SPO harus di print-out dan disimpan sebagai SPO asli atau

dikomputer dengan persyaratan dibac-up (2) SPO diunit

upaya Praktek Mandiri tidak perlu hardcopy, SPO bisa

dilihat di internet di Puskesmas/ Klinik, namun untuk SPO penanganan gawat darurat tetap harus dibuatkan hardcopy-nya. 8) Tata Cara Pendistribusian SPO a) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SPO kepada unit upaya atau pelaksana yang memerlukan SPO tersebut agar dapat digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian Tata Usaha Praktek Mandiri

sesuai Prosedur/

kebijakan dalam pengendalian dokumen. b) Distribusi harus memakai expedisi dan atau formulir tanda terima. c) Distribusi SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja lainnya. d) Bagi Praktek Mandiri yang sudah menggunakan e-file maka distribusi SPO bisa melalui internet dan diatur kewenangan otorisasi disetiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka SPO. 9) Evaluasi SPO. Evaluasi SPO dapat dilakukan dengan evaluasi penerapannya dan revisi secara total/ sebagian SPO tersebut. a) Evaluasi penerapan/ kepatuhan

SPO dapat dilakukan dengan evaluasi

langkah- langkah penerapan SPO apakah sudah dilakukan semua langkah ataupun sebagian langkah yang dilakukan. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/ cek list

19


Pedoman Dokumen.

(1) Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark). (2)Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan. (a) Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk PO yang kompleks. (b) Daftar

tilik

digunakan

untuk

mendukung,

mempermudah

pelaksanaan dan memonitor SPO, bukan untuk menggantikan SPO itu sendiri. (1) Langkah-langkah menyusun daftar tilik Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan Identifikasi prsedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan

monitoringnya

(a) Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut, (b) Buat daftar kerja yang harus dilakukan, (c) Susun urutan kerja yang harus dilakukan, (d) Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu, (e) Lakukan uji-coba, (f) Lakukan perbaikan daftar tilik, (g) Standarisasi daftar tilik. Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SPO dalam langkahlangkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut. Compliance rate (CR) =

Σ Ya

x 100 %

Σ Ya+Tidak (2) Evaluasi isi SPO. (a)Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan maksimal 2 tahun sekali, dilakukan oleh masing-masing unit kerja yag dipimpin oleh koordinator unit kerja/ program.

20


Pedoman Dokumen.

(b)Hasil evaluasi : SPO masih tetap bisa dipergunakan atau SPO perlu diperbaiki/ direvisi. Perbaikan/ revisi isi SPO bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya, direkam didalam rekaman historis setiap SPO. (c)Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila :  Alur SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada  Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK) pelayanan kesehatan,  Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru,  Adanya perubahan fasilititas (d) Pergantian kepala Puskesmas/ Klinik, bila SPO memang masih sesuai/ dipergunakan maka tidak perlu direvisi. (3) Pemberlakuan SPO. Semua SPO untuk lebih sempurnanya dibuatkan surat keputusan (SK) pemberlakuan,

21

1. Pedoman Dokter Praktek

Recommend Documents