CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Es la estructura básica de una institución que está dirigida profesionalmente por un ejecutivo, en la cual se incluyen las relaciones del personal y el logro de los objetivos. Al hablar de organización empresarial nos referimos al agrupamiento de actividades necesarias para realizar los planes a través de las unidades administrativas que se encuentran en ésta, definiendo relaciones jerárquicas de la estructura en la cual se desarrolla su trabajo. Objetivos de la organización Las organizaciones tienen (entre otros más) tres objetivos principales, que pueden ser intercalados o independientes entre sí: • El desarrollo, • La estabilidad y • La interacción. interacción.
Cuando hablamos de desarrollo nos referimos a diferentes aspectos como; el económico, de recursos humanos, empresarial, etc., este tema lo veremos a detalle más adelante. La estabilidad de una organización se refiere a la permanencia o duración que ésta tiene en el mercado y se relaciona con la manera en que maneja las amenazas externas e internas. La interacción se refiere a que las organizaciones deben proveer uno o varios medios para la asociación de sus miembros. Esto con el propósito de que exista un espíritu de trabajo en equipo y se lleven a cabo con una mayor eficiencia las actividades de la empresa. Estos objetivos pueden ser válidos para diferentes formas de organización en diferentes niveles de complejidad. complejidad. Las similitudes que existen entre los objetivos de las organizaciones, han sido estudiadas por un gran número de personas, desarrollándose un campo de pensamiento e investigación llamado; teoría general de sistemas. El propósito de esta teoría es crear una conciencia de los factores universales de organización, dicho en otras palabras, una ciencia universal, usando elementos de organización comunes encontrados en todos los sistemas como punto de partida. La teoría moderna de organización se encuentra dentro de la periferia de la teoría general de sistemas, y las dos estudian los siguientes aspectos: 1. A los individuos en masa y los movimientos de éstos hacia el sistema y fuera del mismo. 2. La interacción de individuos con el ambiente que se encuentra dentro del sistema. 3. Las interacciones de los individuos dentro del sistema. 4. Los problemas del crecimiento general y estabilidad de los sistemas. Estas dos teorías son similares en que ambas consideran la organización como un todo integral, y difieren en términos de generalidades. Es decir, la teoría general de sistemas es concerniente a todos los niveles del sistema, mientras que la teoría moderna de organización se enfoca principalmente sobre la organización humana. Defectos comunes en las organizaciones Algunos defectos o carencias que se presentan en las organizaciones or ganizaciones son: I. Funciones desproporcionadas. Es decir, conceder mayor o menor importancia a determinada función. II. En algunas funciones no se cumplen los objetivos establecidos. III. Existencia de excesivos niveles jerárquicos que ocasionan confusión, dificultan la comunicación y una elevada descentralización. IV. Falta de coordinación de las diferentes áreas de la organización.
V. Empleados con cualidades sobresalientes en puestos inferiores y a la inversa. VI. Dualidad de mando. Recursos de las organizaciones Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de elementos que, conjugados armónicamente, contribuyan a que tenga un funcionamiento adecuado. Uno de los objetivos de la administración es la productividad; la relación entre la producción obtenida y los recursos utilizados para lograrla. El administrador deberá evaluar la productividad de los elementos o recursos, los cuales son: recursos materiales, humanos, recursos técnicos y financieros. Recursos Materiales
Son los bienes tangibles propiedad de la organización, como: a) edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria, equipo, herramientas. b) Materias primas, materiales, productos en proceso, productos terminados. Recursos Humanos
Se refiere a las personas que laboran dentro de la empresa y son decisivas en todas las fases de operación de cualquier organismo social: en las etapas de nacimiento o formación, el crecimiento o expansión. Características que tienen los recursos humanos. • Posibilidad de desarrollo • Creatividad • Imaginación • Sentimientos • Experiencias • Habilidades
De acuerdo con la función que desempeñan y el nivel jerárquico en que se encuentra la organización: • Obreros • Empleados • Supervisores • Técnicos • Ejecutivos • Directores Recursos Técnicos
Son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los otros recursos que se utilizan en una organización. Cada ciencia tiene su tecnología, la cual consiste en ser usada (una vez descubiertos nuevos desarrollos), generalmente para alcanzar mayor eficiencia o productividad para los aspectos administrativos. En otras palabras, dentro de los recursos técnicos podemos mencionar un sistema, los procedimientos, los métodos, técnicas analíticas, organigramas, instructivos, etc., los cuales se implantarán para alcanzar la eficiencia de los aspectos administrativos mencionados con anterioridad.
La tecnología es el saber cómo hacer algo, consiste en conocer los medios que nos lleven a incrementar la productividad. La tecnología se manifiesta en dos sentidos, el material y el mental: a) Sentido material : Se pueden introducir cambios tecnológicos, consistentes en una nueva maquinaria o equipo, una nueva herramienta de trabajo. b) Sentido mental: Se introducen cambios intangibles y cuya medición es difícil, esto es, cambios en la organización, modificación de los procesos, racionalización administrativa, aumentar los conocimientos y modificar las actitudes de las personas. Recursos Financieros.
Son elementos monetarios propios o ajenos a la empresa Recursos financieros propios
1. Dinero en efectivo 2. Aportaciones de los socios 3. Utilidades Recursos financieros ajenos
1. Préstamos de acreedores y proveedores 2. Créditos bancarios 3. Créditos privados La administración de los recursos financieros, tiene como función principal el uso óptimo de éstos en cuanto a cantidad y oportunidad. Así como llevar a cabo toda la función de tesorería (ingresos y egresos), de acuerdo al sistema presupuestal establecido por la empresa. Todas las entradas y salidas de efectivo deben estar controladas por el presupuesto. Subsistema financiero
Forma parte del sistema total de la empresa. El subsistema de finanzas, a su vez, está dividido en las áreas administrativas de: contabilidad, costos, auditoría interna, tesorería, presupuestos, entre otras. Los recursos o elementos como sistemas
Se debe contar con todos los elementos o recursos anteriores para darle a la organización una estabilidad o equilibrio que le permita llevar a cabo los objetivos para los cuales fue creada. Asimismo, deben existir relaciones directas e indirectas entre los diferentes elementos. Una relación directa se refiere por ejemplo, a que los recursos materiales que se soliciten en determinado momento deben ser acordes a los recursos financieros que tenga la empresa en ese momento. Organización como una estructura Una estructura es la forma en que están ordenadas y divididas las unidades administrativas de una organización y la relación que guardan entre sí. Una organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planos y objetivos señalados. Una estructura de organización establece los medios o conductos, a través de los cuales se ejerce autoridad sobre cada una de las unidades. Estos medios son canales definidos de supervisión y pueden considerarse como las
líneas formales de autoridad, por las cuales se mueven las instrucciones y las órdenes, se transmiten las comunicaciones formales y los informes sobre operaciones y llegan a todos los niveles de la organización. Cuando una empresa crece, su estructura lo hace vertical y horizontalmente. Esto es de suma importancia para los gerentes, porque el crecimiento influye en el número de unidades de organización que tienen que ser coordinadas, afecta la comunicación entre ellas, da origen a relaciones muy complicadas y además influye en los costos. El crecimiento vertical es consecuencia de la delegación de autoridad hacia los niveles inferiores. Las relaciones de superior a subalterno son características de éste, es decir, que el superior delega autoridad al subalterno, quien a su vez delega autoridad en otro, y así sucesivamente hasta formar una línea que va de la cima al fondo de la estructura orgánica. Desarrollo Organizacional (DO) El desarrollo de una organización se ocupa de los aspectos relacionados con las ciencias del comportamiento y está asociado con el desarrollo de recursos humanos, comportamiento de la organización y psicología o renovación de la misma. Una definición del DO es: cualquier actividad planificada destinada a ayudar a los miembros de la organización a actuar conjuntamente con mayor eficiencia en la búsqueda de los objetivos comunes. En la mayoría de las organizaciones, la maximización de la productividad y la calidad de las condiciones de trabajo suelen formar parte de los objetivos. La diferencia entre las actividades de DO y las tecnológica, económica y administrativamente impuestas para aumentar la productividad está en que el DO se basa en un conocimiento científico del comportamiento humano y de la dinámica de la organización. Podemos decir que la promesa del desarrollo de una organización reside en su capacidad para fundir los intereses de las personas y de la organización y hacer que ambos sean más productivos. Es muy probable que en el futuro, el éxito de las organizaciones se deba más bien a aquellos que utilicen adecuadamente los conceptos y técnicas de DO, aunque éste no permitirá superar deficiencias tales como una tecnología anticuada, una financiación insuficiente o la existencia de fuerzas externas hostiles. Razones que hacen necesario el DO
1. Preparación y desarrollo sistemático administrativo más competente con un comportamiento gerencial más humanista. 2. Lograr la integración de los equipos de trabajo. 3. Recuperar la condición de competencia de un mercado determinado, para el cual la empresa no planeó el desarrollo de las personas y se encuentra incapacitada para abordarlo adecuadamente. 4. Resolver conflictos intergrupales y organizacionales. 5. Problemas de despersonalización en el trabajo, por ser éste muy arduo o muy especializado y porque este llevando al individuo a la enajenación total. Estrategias para el desarrollo de una organización
o Celdas de reflexión asistidas por computadora.
Se refiere a los procesos de resolución de problemas y toma de decisiones en grupo, los procedimientos estructurados y asistidos por medio de una interacción con software especial y con la base de datos de la organización. o Reuniones sin orden del día. Es una técnica de aportación de ideas en grupo que también enseña a los individuos a trabajar conjuntamente en una atmósfera sin críticas ni competencia. o Técnica de revisión y evaluación de programas. Es un método para la planificación de proyectos complejos, así como para mostrar la interdependencia de todas las personas que participan. Puede utilizarse para fomentar la cooperación. o Reuniones planificadas. Son utilizadas con el propósito tradicional de facilitar y obtener información. También pueden organizarse estableciendo algún formato y disposición especial de asientos para fomentar los sentimientos de respeto mutuo e igualdad entre los participantes. o Análisis de sistemas de comunicación. Es un método para examinar el sistema formal de transmisión de mensajes a través de los canales regulares y la vía informal a través de los eslabones de conexión que existen en la organización. Factores tales como; qué mensajes se envían, cómo se envían, quién los envía y quién los recibe influyen en la organización de manera integradora o desintegradora. El DO es un tema relativamente nuevo, pero muy prometedor para la dirección de empresas. Las personas siguen teniendo la necesidad de ser considerados como individuos. Pero también tienen la obligación de ser miembros de una o más organizaciones. Las organizaciones son los vehículos a través de los cuales las personas pueden mejorar en este mundo, los ejecutivos siempre han reconocido la importancia del fenómeno de la organización y han luchado más que otras personas por solucionar sus problemas. Actualmente sólo existe un pequeño porcentaje de líderes de organizaciones que empleen consientemente las estrategias para el desarrollo de una organización anteriormente descritas. En un futuro cercano, sin embargo, estas estrategias y las que todavía se siguen desarrollando se convertirán en herramientas del ejecutivo con prestigio. Cambio Organizacional Planificado (COP) Uno de los mayores problemas a los que se enfrenta un ejecutivo es la resistencia al cambio. Éste generalmente se origina como la manifestación de inseguridad ante el cambio de las rutinas y costumbres establecidas, utilizándose desde un mecanismo de defensa, hasta la incapacidad para asimilar nuevos criterios, sistemas o procedimientos. Es muy fácil decir: ¨esto es porque la naturaleza humana tiende a resistir al cambio¨. Más bien se podría emplear la experiencia para identificar factores que, dadas ciertas circunstancias, pueden contribuir a resistir nuevas ideas, soluciones nuevas a problemas nuevos, nuevos enfoques sobre la organización, y asi sucesivamente. El cambio organizacional planificado (COP) es un esfuerzo consiente, deliberado y colaborativo para mejorar el estado o las condiciones de funcionamiento del sistema organizacional mediante la aplicación del conocimiento científico y tecnológico. Procesos de cambio
El cambio empieza cuando una o más personas perciben: 1. Que el cambio es necesario, y, 2. Que es posible llevarlo a cabo. El problema de estas personas es conseguir la participación de otros para obtener información relacionada con el diagnóstico correcto del problema e idear la estrategia que conduzca a la formulación de un plan de acción.
Los problemas surgen cuando los defensores del cambio y los que están en contra del mismo no reconocen ninguna responsabilidad común con respecto al bienestar de la comunidad, cuando cada bando pierde el respeto por el otro, y cuando la situación se torna en una competencia por lograr la victoria. La resistencia al cambio organizacional será menor si los administradores y el personal administrativo responsable de la operación del sistema, sienten que el proyecto es suyo, y si éste no ha sido diseñado y realizado por personas ajenas a la misma, y también será menor si el proyecto cuenta con todo el respaldo de las personas que dirigen la organización.
CUESTIONARIO 1. ¿A qué se refiere el Cambio Organizacional Planificado (COP)? 2. ¿Cuáles son las estrategias que deben aplicarse para el DO? 3. ¿Cuáles son los principales objetivos de una organización? 4. ¿Por qué se dice que una organización es una estructura? 5. ¿Qué representan los recursos materiales en las organizaciones? 6. ¿Qué significa el Desarrollo Organizacional (DO)? 7. Escribe el concepto de Organización Empresarial. 8. Escribe tres defectos comunes en las organizaciones. 9. Explica cuáles son los recursos técnicos en una organización. 10. Menciona dos razones que hacen necesario el DO. 11. ¿Por qué es difícil que las personas acepten los diferentes cambios que se pueden presentar en una organización? 12. ¿Por qué las organizaciones empresariales en la actualidad ya no son tan estables y son muy propensas a quebrar? 13. Dentro de la UFLP entrevista a dos personas vinculadas con el área administrativa sobre los siguiente: a. ¿Cuáles son los factores que consideran más importantes para que UFLP siga en el mercado? b. ¿Qué puntos consideran las principales fortalezas de la UFLP en el mercado? Realiza un informe escrito con la información recabada mencionando el nombre y el puesto de los entrevistados.
