PROCEDIMIENTO EGASA N° 007 - REVISIÓN N° 4 INGRESO Y SALIDA DE PERSONAL EN HORAS DE LABOR Y USO DEL FOTOCHECK
1.0. OBJETIVO El presente Procedimiento tiene por finalidad establecer las disposiciones que regirán el ingreso y salida del personal de las instalaciones de la empresa en horas de labor, así como su permanente identificación como trabajador de EGASA.
2.0. ALCANCE Este procedimiento comprende en su aplicación a todo el personal de la empresa, con las únicas excepciones que la propia norma contempla, y es responsabilidad responsabilidad de los Departamentos de Recursos Humanos y Seguridad Patrimonial, el velar por su estricto cumplimiento, en sus partes correspondientes. correspondientes.
3.0. BASE LEGAL
- Disposiciones legales aplicables. - Reglamento Interno Interno de Trabajo Trabajo de EGASA. EGASA.
4.0. APROBACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y DIFUSIÓN
- Aprobación : Gerencia General - Administración y seguimiento seguimiento : Departamento de de Recursos Humanos - Divulgación y actualización : Departamento Organización y Métodos e Información
5 .0. NORMAS GENERALES 5.1. Todos los trabajadores trabajadores de de EGASA, están obligados al uso del fotocheck, luciéndolo luciéndolo en lugar visible y apropiado durante el horario de trabajo. Por razones de seguridad se encuentran exceptuados los trabajadores que realizan labores de operación, mantenimiento y almacenes. 5.2. El personal de vigilancia no permitirá permitirá el ingreso ingreso a las instalaciones instalaciones de la empresa empresa al personal que no porte el fotocheck. Cualquier incumplimiento de lo estipulado en este numeral deberá ser comunicado al Departamento de Recursos Humanos, a través del Departamento de Seguridad Patrimonial, en el más breve plazo.
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5.3. En caso de pérdida del fotocheck, el trabajador comunicará de inmediato tal hecho al Departamento de Recursos Humanos, quien dispondrá la emisión de un nuevo fotocheck en el menor plazo posible, asumiendo el trabajador involucrado el costo respectivo. 5.4. El Departamento de Recursos Humanos solicitará a vigilancia el registro de ingresos y salidas del personal involucrado, mientras dure el trámite de reposición del fotocheck extraviado. 5.5. Todos los trabajadores de EGASA, que requieran salir de la Empresa en horas de labor, ya sea por asuntos de trabajo o por motivos particulares, deberán entregar al personal de vigilancia el formato "Autorización de Salida de Personal", debidamente visado y sellado por el jefe inmediato superior y aprobado por el funcionario con nivel gerencial del cual dependen orgánicamente, quien autoriza la salida bajo su responsabilidad. Solamente en caso de ausencia del titular, los permisos podrán ser autorizados por otra Gerencia.
5.6. Por la naturaleza de su cargo, no están sujetos a lo establecido en el numeral precedente el Gerente General, los funcionarios que tengan nivel gerencial y el Jefe de Seguridad Patrimonial. 5.7. El formato "Autorización de Salida de Personal" deberá contar necesariamente con el detalle del motivo que sustenta la salida y las aprobaciones señaladas en el numeral 5.5 del presente procedimiento (VºBº y sello), previo a su entrega a Portería - Vigilancia. Adicionalmente, los ingresos y salidas de la empresa durante la jornada laboral deberán ser registrados obligatoriamente mediante fotocheck en el “Sistema Electrónico de Control”. El incumplimiento de estos requisitos invalida la autorización de salida, facultando al Departamento de Recursos Humanos a aplicar el descuento y sanción correspondientes.
5.8. El personal de vigilancia verificará en el documento "Autorización de Salida del Personal", la hora de salida como de retorno del trabajador, remitiéndola en forma diaria al Departamento Recursos Humanos, para los fines pertinentes. La inobservancia de esta disposición será considerada como falta laboral. 5.9. Será autorización de salida en horas de oficina NO DEDUCIBLE la que se otorgue por las razones siguientes: a) Asistencia a consultas médicas, en caso estrictamente necesario, debidamente acreditadas con la Constancia de Atención del médico tratante y previo conocimiento de Trabajo Social.
b) Comisión de Servicios. c) Permisos personales autorizados por cada Gerencia de Área, bajo su responsabilidad.
5.10. Serán autorizaciones de salida DEDUCIBLES de la remuneración del trabajador todas aquellas motivadas por permisos personales, a los que el Gerente General o Gerente de Área asignen tal calificación.
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5.11. Todo formato de "Autorización de Salida de Personal" deberá obligatoriamente contener la calificación de “Deducible” o “No Deducible” efectuada por el funcionario que autorice la salida del trabajador. 5.12. El personal de vigilancia, ante alguna falta de los trabajadores tomará las medidas que la presente lo faculta, evitando entrar en conflicto con los trabajadores limitándose a identificarlos (Código, Nombres y Apellidos), fecha, hora y situación producida, reportando de inmediato a su superior para que éste lo comunique al Departamento de Recursos Humanos para los fines pertinentes. 5.13. El Departamento de Recursos Humanos llevará un registro por trabajador para consignar sus horas de salida e ingreso dentro de la jornada laboral elaborando un reporte mensual por cada área, lo que no exime a cada jefatura de llevar su propio control. 5.14. La emisión, registro y control del formulario "Autorización de Salida de Personal", es responsabilidad única y exclusiva de los Funcionarios que lo expiden y sólo para los trabajadores a su cargo. 5.15. El Departamento de Recursos Humanos emitirá mensualmente el "Reporte de Salidas de Personal" respecto a las "Autorizaciones de Salida de Personal" otorgadas, el que será remitido a las Gerencias de Área correspondientes. 5.16. Están exceptuados del cumplimiento del registro señalado en la presente normatividad los choferes y el mensajero, únicamente cuando su salida de las instalaciones de servicio sea motivada por el desempeño de sus labores habituales.
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6.0. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE PERSONAL PASO Nº
LABOR A REALIZAR:
1
TRABAJADOR requiere salir de la empresa en horas de labor.
2
OCUPA CARGO GERENCIAL?
2A
Sí.- Continúa en el paso Nº 12.
2B
No.- Emite el formulario "Autorización de Salida de Personal" y lo hace aprobar (VºBº y sello) por su jefe inmediato y por el funcionario de nivel gerencial de quien depende orgánicamente.
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Procede a salir de la empresa, entregando el formato debidamente completado y aprobado de la "Autorización de Salida de Personal" al encargado de portería (vigilante).
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PORTERIA – VIGILANCIA revisará la conformidad del documento (correcto llenado de todos sus campos), anotará en el formato la hora de salida y verificará que el trabajador registre su salida mediante su fotocheck en el “Sistema Electrónico de Control”, permitiendo con ello la salida del trabajador.
5
Al retorno del trabajador, el vigilante controla que registre su ingreso con fotocheck en el “Sistema Electrónico de Control” permitiéndole el reingreso.
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Registra en el formulario "Autorización de Salida de Personal" la hora de retorno del trabajador.
7
Al término de su turno de labor entrega las Autorizaciones de Salida de Personal que se hayan presentado en el turno al Departamento de Recursos Humanos.
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RECURSOS HUMANOS recibe los formatos "Autorización de Salida de Personal", los revisa y firma en señal de conformidad.
9
Dispone ingreso de los formularios "Autorización de Salida de Personal" al sistema automatizado de EGASA y al archivo respectivo.
10
Emite mensualmente el “Reporte de Salidas de Personal” por cada dependencia.
4
PASO Nº
LABOR A REALIZAR
11
Remite copia del “Reporte de Salidas de Personal” a cada área.
12
Término del procedimiento.
APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° 143/2010 DEL 20 DE SETIEMBRE DE 2010
7.0.- DIAGRAMA DE FLUJO
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PROCEDIMIENTO DE INGRESO Y SALIDA DE PERSONAL EN HORAS DE LABOR Y USO DEL FOTOCHECK
TRABAJADOR
INICIO
1
Sí
PORTERÍA - VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Requiere salir de la Empresa, en horas de labor
Verifica conformidad de A/S/P
Recibe A/S/P, revisa y firma en señal de conformidad
Ocupa cargo gerencial?
Registra hora de salida en la A/S/P
Dispone ingreso al Sistema Automatizado de EGASA
Emite A/S/P y la hace aprobar por su jefe inmediato y gerencia de la cual depende
Controla que Trabajador registre su salida con Fotocheck en S/E/C
Emite mensualmente R/S/P por cada dependencia
Sale de la Empresa, entregando A/S/P a PorteríaVigilancia
Controla que Trabajador registre su ingreso con Fotocheck en S/E/C
Remite copia de R/S/P a cada Área
No
TÉRMINO
A/S/P 1
Registra hora de retorno en la A/S/P
A/S/P
A/S/P
Al término del turno entrega A/S/P a Recursos Humanos
LEYENDA A/S/P = Autorización de Salida de Personal R/S/P = Reporte de Salidas de Personal S/E/C = Sistema Electrónico de Control
1
FORMATO: AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE PERSONAL (Modelo Ampliado) Fecha
EGASA
AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE PERSONAL /
Código
Nombres y Apellidos del Trabajador
Gerencia
División
Departamento
Motivo
Calificación
Hora de Salida
/
1
FORMATO: AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE PERSONAL (Modelo Ampliado) Fecha
EGASA
AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE PERSONAL /
Código
/
Nombres y Apellidos del Trabajador
Gerencia
División
Departamento
Motivo
Calificación
Hora de Salida
Comisión de Servicio
Deducible
Prestación de Salud
No Deducible
Hora de Retorno
Personal Otros Detalle del Motivo
Trabajador
Jefe Inmediato
Gerente de Área
Características: Tamaño: A6 Emisión: Original (no requiere copias)
7
Recursos Humanos (No Llenar)
