PROSEDUR PENGELOLAAN KEARSIPAN DATA KEPEGAWAIAN PADA BIDANG ADMINISTRASI SUMBER DAYA MANUSIA PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA TIMUR I.Diini Rochmatisholichah Manajemen Kesekretariatan dan Perkantoran, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga Jl. Srikana 65 Surabaya, Indonesia
[email protected]
ABSTRAK
Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan bisnis itu sendiri. Adapun tujuan pembuatan rekaman ini agar dapat disiapkan segera apabila dibutuhkan. dibutuhkan. Informasi yang disampaikan secara efektif dapat membantu dalam pengembalian keputusan. Sumber – sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap organisasi dalam melaksanakan kegiatan pada kantor. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan ini adalah studi kepustakaan dan studi lapangan (obesrvasi dan wawancara). Jenis sumber data adalah primer dan sekunder. Analisis data menggunakan analisis deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem kearsipan yang digunakan pada Sub Bidang Administrasi Sumber Daya Manusia PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur adalah sistem perihal (subjek). Asas penyimpanan yang digunakan adalah asas kombinasi yaitu gabungan dari desentralisasi dan sentralisasi. Peralatan penyimpanan arsip menggunakan dosir, lemari arsip, dan komputer. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan penaburan kapur pengusir serangga, adanya AC di ruangan, adanya larangan merokok untuk menghindari bahaya kebakaran, dan adanya larangan masuk ruangan menggunakan sepatu/sandal untuk menjaga kebersihan ruangan. Pemusnahan arsip dilakukan dengan menggunakan mesin penghancur kertas ataupun dibakar. Dengan adanya pengelolaan kearsipan yang tepat, te pat, arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat ketika dibutuhkan kembali. Kata Kunci: Arsip, Prosedur Kearsipa, e-dossir
Dalam suatu perusahaan arsip tersebut
I. PENDAHULUAN
diperlukan untuk keperluan intern maupun Setiap pekerjaan atau kegiatan bisnis
ekstern. Untuk keperluan intern arsip tersebut
baik itu disektor pemerintahan maupun swasta
digunakan sebagai penyaji informasi dan data,
memerlukan suatu data dan informasi untuk
baik kepada karyawan maupun bagi pimpinan,
mendukung kelancaran aktivitas perusahaan
pengambilan keputusan atau kebijakan bagi
terutama
di
pimpinan. Sedangkan untuk keperluan ekstern e kstern
perusahaan tersebut. Salah satu sumber data
arsip dapat membantu pelayanan terhadap
dan informasi itu terdapat pada arsip.
penganggan/masyarakat.
dalam
pencapaian
tujuan
Mengingat betapa pentingnya arsip
Berdasarkan uraian di atas, maka yang
bagi suatu perusahaan maka penyimpanannya
menjadi rumusan masalah pada penelitian ini
tidak boleh dilakukan dengan sembarangan
adalah: “Bagaimana Prosedur Pengelolaan
melainkan diperlukan suatu prosedur kearsipan
Kearsipan Data Kepegawaian Pada PT PLN
tepat sebagai bahan bukti yang otentik untuk
(Persero) Distribusi Jawa Timur yang tepat?”.
digunakan, baik di masa sekarang ataupun
Adpun yang menjadi tujuan penelitian ini
yang akan datang. Prosedur pengarsipan yang
adalah:
tepat, dalam menunjang kegiatan administrasi
pengelolaan kerarsipan data pegawai pada PT
agar lebih efektif dan efisien seringkali
PLN (persero) Distribusi Jawa Timur yang
diabaikan dengan berbagai macam alasan.
efektif dan efisien”. Adapun manfaat dalm
Berbagai kendala seperti kurangnnya tenaga
penlitian ini adalah sebagai berikut: (1)
arsiparis
dan
Manfaat Praktis, penelitian ini diharapkan
buruknya
dapat memberi informasi/bahan masukan bagi
prasara
maupun selalu
terbatasnya
menjadi
sarana
alasan
“Untuk
mengetahui
prosedur pengarsipan di hampir sebagian
pemimpin
organisasi pemerintah maupun swasta. Untuk
mempertimbangakan kebijakannya khususnya
mengatasi
setiap
tentang Pengelolaan Kearsipan Data Personal
organisasi harus memiliki Standard Operating
Pegawai. (2) Manfaat Teoritis, diharapkan
Procedure
kendala
tersebut
(SOP)
dalam
maka
melaksanakan
prosedur pengarsipan.
perusahaan
prosedur
untuk
pada penelitian ini dapat menambah wawasan khasanah ilmu pengetahuan.
Penataan berkas harus memperhatikan kecepatan dan ketepatan dalam penemuan
II. TINJAUAN PUSTAKA/DASAR TEORI
kembali arsip tersebut. Hal tersebut tergantung dari sistem yang digunakan oleh setiap
Pengertian Prosedur
organisasi dama menata arsipnya. Dalam
Menurut
manajemen keaarsipan, secara umum sistem
merupakan suatu urutan – urutan seri tugas
pemberkasan yang sering dipergunakan di
yang saling berhubungan yang diadakan untuk
kantor terdiri dari sistem abjad atau alphabetic
menjamin pelaksanaan kerja yang seragam”.
system, sistem subyek atau subject system,
Menurut Azhar Susanto (2004:264) “prosedur
sistem nomor atau numeric system, sistem
adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang
ilmu bumi atau geographic system dan sistem
dilakukan secara berulang – ulang dengan cara
kronologis atau chronology system. Melihat
yang sama. Prosedur penting dimilliki bagi
dari latar belakang yang penulis ungkapkan
suatu organisasi agar segala sesuatu dapat
diatas, maka penulis tertarik dalam memilih
dilakukan secara seragam”.
judul
Dari definisi diatas, maka penulis dapat
mengenai
“Prosedur
Kearsipan Data Kepegawaian”.
Pengelolaan
M.
Narafin
(2004:9)
“prosedur
mengambil kesimpulan bahwa prosedur suatu
urutan langkah – langkah pemprosesan data
masyarakat baik swasta maupun negeri dengan
atau urutan kegiatan yang melibatkan beberapa
berbagai bentuk arsip. Dengan demikian arsip
orang dalam satu depertemen atau lebih yang
yang tercipta harus dikelola dengan baik.
dibuat untuk menjamin penanganan secara
Menurut Sukoco (2007:82) tujuan pengelolaan
seragam terhadap suatu transaksi perusahaan
dokumen yang terintegrasi adalah:
yang terjadi berulang – ulang.
1. Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar
dapat
diakses
dan
digunakan
sepanjang ada nilai keguanaannya.
Pengertian Pengelolaan
Menurut Himpunan Kamus Besar Bahasa
2. Untuk membuat informasi dari dokumen
Indonesia (2003:534) ”Pengelolaan adalah
dan arsip, tersedia dalam format yang
proses
merumuskan
tepat, diguankan oleh orang yang tepat,
kebijaksanaan dan tujuan yang memberikan
dan dapat digunakan pada saat yang tepat.
yang
membantu
pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan”.
III.
HASIL PENELITIAN &
Menurut Rohani (2010:2) “Pengelolaan sendiri artinya
upaya
untuk
mengatur
PEMBAHASAN
aktivitas
berdasarkan konsep dan prinsip yang lebih
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
efektif, efisien dan produktif dengan diawali
3.1.1 Sejarah Singkat PT PLN (Persero)
penentuan strategi dan perencanaan”.
Berawal
di
akhir
abad
ke
19,
perkembangan ketenagalistrikan di Indonesia Pengertian Arsip
mulai ditingkatkan saat beberapa perusahaan
Arsip sendiri menurut UU No.43 tahun 2009
asal Belanda yang bergerak di bidang pabrik
pasal 1 ayat 2 yaitu:
gula dan pabrik teh mendirikan pembangkit
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
listrik
dalam berbagai bentuk dan media sesuai
peralihan kekuasaan kembali terjadi di akhir
dengan perkembangan teknologi informasi dan
Perang Dunia II pada Agustus 1945, saat
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
Jepang menyerah kepada Sekutu. Kesempatan
lembaga
negara,
pemerintahan
daerah,
ini dimanfaatkan oleh para pemuda dan buruh
lembaga
negara,
lembaga
pendidikan,
listrik melalui delegasi Buruh/Pegawai Listrik
perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan
dan Gas yang bersama-sama dengan Pimpinan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
KNI Pusat berinisiatif menghadap Presiden
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”.
Soekarno untuk menyerahkan perusahaan –
Dari uraian pengertian arsip dalam undang –
perusahaan
undang tersebut dapat disimpulkan bahwa
Republik Indonesia. Pada 27 Oktober 1945,
arsip
Presiden Soekarno membentuk Jawatan Listrik
diciptakan
oleh
semua
kelompok
untuk
keperluan
tersebut
sendiri. Proses
kepada
Pemerintah
dan Gas di bawah Departemen Pekerjaan Umum
dan
Tenaga
dengan
1.
kapasitas
Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain
yang
terkait,
berorientasi
pada
pembangkit tenaga listrik sebesar 157,5 MW.
kepuasan pelanggan, anggota perusahaan
Pada tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik
dan pemegang saham.
dan Gas diubah menjadi BPU-PLN (Badan
2.
Menjadikan tenaga listrik sebagai media
Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara)
untuk meningkatkan kualitas kehidupan
yang bergerak di bidang listrik, gas dan kokas
masyarakat.
yang dibubarkan pada tanggal 1 Januari 1965.
3.
Pada saat yang sama, 2 (dua) perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) sebagai pengelola tenaga listrik milik negara
Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.
4.
Menjalankan
kegiatan
usaha
yang
berwawasan lingkungan.
dan Perusahaan Gas Negara (PGN) sebagai pengelola gas diresmikan. Pada
sesuai
dengan
Ketenagalistrikan di Indonesia dimulai
No.17,
status
pada akhir abad ke-19, ketika beberapa
Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan
perusahaan Belanda mendirikan pembangkitan
sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dan
tenaga
sebagai
Pengusahaan tenaga listrik untuk kepentingan
Peraturan
tahun
1972,
3.1.4 Logo PT PLN (Persero)
Pemerintah
Pemegang
Ketenagalistrikan
(PKUK)
Kuasa dengan
Usaha tugas
umum
listrik
untuk
dimulai
sejak
keperluan
sendiri.
perusahaan
swasta
menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan
Belanda N.V. NIGM memperluas usahanya di
umum. Seiring dengan kebijakan Pemerintah
bidang tenaga listrik, yang semula hanya
yang memberikan kesempatan kepada sektor
bergerak di bidang gas. Kemudian meluas
swasta
dengan berdirinya perusahaan swasta lainnya.
untuk
bergerak
dalam
bisnis
penyediaan listrik, maka sejak tahun 1994
Logo
merupakan
status PLN beralih dari Perusahaan Umum
perusahaan
menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dan
memperkenalkan kedalam dunia bisnis dan
juga sebagai PKUK dalam menyediakan listrik
persaingan
bagi kepentingan umum.
pelanggan.
atau
serta
identitas instansi
dari tertentu
kredibilitas
sebuah untuk
dihadapan
Gambar 3.2 Logo PT PLN (Persero) 3.1.2 Visi dan Misi
Visi perusahaan adalah diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh kembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani, dengan misi sebagai berikut:
PT PLN (Persero) sendiri memiliki 3
melambangkan
kedewasaan
PLN
sebagai
elemen dasar seperti warna dasar kuning, kilat
perusahaan listrik pertama di Indonesia dan
atau petir, dan gelombang bewarna biru yang
kedinamisan gerak laju perusahaan beserta tiap
tergabung menjadi satu logo utama.
insan perusahaan serta keberanian dalam
1. Bidang dasar Persegi Panjang Vertikal
menghadapi tantangan perkembangan jaman.
Gambar 3.3 Persegi Panjang Vertikal
3. Tiga Gelombang Gambar 3.5 Tiga Gelombang
Memiliki arti gaya rambat energi listrik
Menjadi bidang dasar bagi elemenelemen
lambang
lainnya,
melambangkan
bahwa PT PLN (Persero) merupakan wadah atau
organisasi
sempurna.
yang
terorganisir
Berwarna
menggambarkan diharapkan menciptakan masyarakat.
kuning
pencerahan,
PLN
bahwa
untuk
seperti
listrik
pencerahan Kuning
dengan
bagi
juga
yang
mampu
kehidupan
melambangkan
semangat yang menyala – nyala yang dimiliki
yang dialirkan oteh tiga bidang usaha utama yang digeluti perusahaan yaitu pembangkitan, penyaluran dan distribusi yang seiring sejalan dengan kerja keras para insan PT PLN (Persero) guna memberikan layanan terbaik bagi pelanggannya. Diberi warna biru untuk menampilkan kesan konstan (sesuatu yang tetap)
seperti
itu
keandalan
2. Petir atau Kilat
listrik
yang
tetap
diperlukan dalam kehidupan manusia. Di samping
tiap insan yang berkarya di perusahaan ini.
halnya
biru yang
juga
melambangkan
dimiliki
insan-insan
perusahaan dalam memberikan layanan terbaik
Gambar 3.4 Petir atau Kilat
bagi para pelanggannya.
3.1.5 Motto dan Budaya Kerja PT PLN (Persero)
Melambangkan tenaga listrik yang terkandung di dalamnya sebagai produk jasa utama yang dihasilkan oleh perusahaan. Selain
PT PLN (Persero) memiliki motto dalam melaksanakan segala kegiatan yang berhubungan
dengan
kelistrikan,
yaitu
“ Electricity For A Better Life atau Listrik ”
itu petir pun mengartikan kerja cepat dan tepat para
insan
memberikan pelanggannya.
PT
PLN
solusi
(Persero)
terbaik
Warnanya
bagi yang
dalam para merah
Untuk Kehidupan yang Lebih Baik. Untuk mewujudkan visi misi perusahaan, PT PLN (Persero) mengembangkan wawasan bersama
sebagai panduan dalam bekerja dan berkarya
demi
dengan
berkelanjutan.
menjunjung
tinggi
nilai-nilai
pembaruan
Perusahaan
secara
perusahaan yang terdiri dari: 1. Saling Percaya (mutual trust )
3.1.6
Kegiatan Perusahaan
Suasana saling menghargai dan terbuka
Sesuai Undang-undang RI no. 30
di antara sesama anggota perusahaan yang
Tahun 2009 tentang Ketenagalistrikan dan
dilandasi oleh keyakinan akan integritas, itikad
berdasarkan
baik, dan kompetensi dari pihak-pihak yang
rangkaian kegiatan perusahaan adalah :
saling berhubungan dalam penyelenggaraan
1.
Anggaran
Dasar
Perusahaan,
Menjalankan usaha penyediaan tenaga
praktek bisnis yang bersih dan etikal.
listrik yang mencakup:
2. Integritas (integrity)
Pembangkitan tenaga listrik
Penyaluran tenaga listrik
menunjukkan
Distribusi tenaga listrik
kejujuran, keselarasan antara perkataan dan
Perencanaan dan pembangunan sarana
Wujud dari sikap anggota perusahaan yang
secara
konsisten
perbuatan, dan rasa tanggung jawab terhadap pengelolaan
perusahaan
dan
penyediaan tenaga listrik
pemanfaatan
kekayaan perusahaan untuk kepentingan baik jangka pendek maupun jangka panjang, serta
Pengembangan penyediaan tenaga listrik
Penjualan tenaga listrik
2.
Menjalankan usaha penunjang listrik yang
rasa tanggung jawab terhadap semua pihak yang berkepentingan. 3. Peduli (care) Cerminan
dari
suatu
niat
mencakup :
Konsultasi ketenagalistrikan
Pembangunan dan pemasangan peralatan
untuk
menjaga dan memelihara kualitas kehidupan
ketenagalistrikan
kerja yang dirasakan anggota perusahaan, pihak-pihak
yang
berkepentingan
dalam
ketenagalistrikan
rangka bertumbuh kembang bersama, dengan dijiwai kepekaan terhadap setiap permasalahan
berani mempertanyakan kembali sistem dan
operasi,
serta
pemeliharaan
Laboratorium pengujian peralatan dan
Sertifikasi peralatan dan pemanfaatan tenaga listrik
Sikap anggota perusahaan untuk selalu
pembangunan,
dan
pemanfaatan tenaga listrik
4. Pembelajar (learner )
praktek
Pengoperasian
peralatan ketenagalistrikan
yang dihadapi perusahaan serta mencari solusi yang tepat.
Pemeriksaan dan pengujian peralatan
manajemen
berusaha
dan
menguasai
perkembangan ilmu dan teknologi mutakhir
Sertifikasi kompetensi tenaga teknik ketenagalistrikan
3.
Kegiatan-kegiatan lainnya mencakup :
Pengelolaan dan pemanfaatan sumber
dan memelihara arsip kepegawaian. Dimana
daya alam dan sumber energi lainnya
arsip kepegawaian seluruh pegawai Jawa
untuk tenaga listrik
Timur tersebut tersimpan secara terpusat di PT
Jasa operasi dan pengaturan (dispatcher )
PLN (persero) Distribusi Jawa Timur. Menurut
pada
data pegawai PT PLN (persero) Distribusi
pembangkitan,
penyaluran,
distribusi dan retail tenaga listrik
Jawa
Industri perangkat keras, lunak dan
kepegawaian
lainnya di bidang ketenagalistrikan
Administrasi SDM yaitu 2.574 (dua ribu lime
Kerja sama dengan pihak lain atau badan
ratus tujuh puluh empat) pegawai. Berikut ini
penyelenggara bidang ketenagalistrikan
merupakan rincian jumlah pegawai per Area.
di bidang pembangunan, operasional,
Tabel 3.1 Daftar Jumlah Arsip Pegawai PT
telekomunikasi dan informasi terkait
PLN (persero) Distribusi Jawa Timur
Timur
total
keseluruhan
yang
dikelola
APD - Surabaya
3.2 Hasil Penelitian & Pembahasan
Arsip merupakan sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi suatu perusahaan, untuk itu arsip telah
pemeliharaan
disimpan yang
memerlukan
maksimal.
Arsip
kepegawaian yang dimiliki setiap perusahaan sangatlah penting, karena berisi tentang data pribadi pegawai yang bekerja pada suatu perusahaan. Sebagai pelaksana bidang sumber daya manusia yang bertugas menyimpan dan memelihara arsip, memiliki kewajiban untuk menjaga dan merawat arsip kepegawaian dari segala macam bentuk gangguan, baik dari dalam maupun dari luar.
Timur yang merupakan PLN Unit Induk di bawah PLN Pusat, pada bidang sumber daya (SDM)
APJ - Banyuwangi
108
APJ - Bojonegoro APJ - Gresik
140 121
APJ - Jember
141
APJ - Kediri APJ - Madiun
160 125
APJ - Malang APJ - Mojokerto
211 169
APJ - Pamekasan
145
APJ - Pasuruan APJ - Ponorogo
160 89
APJ - Sidoarjo
122
APJ - Situbondo APJ - Surabaya Barat
91 107
APJ - Surabaya Selatan APJ - Surabaya Utara
163 156
Kantor Distribusi Jawa Timur
222
Total
2574
Sumber: Data Intern Perusahaan
Penyimpanan arsip kepegawaian yang telah digunakan oleh PT PLN (persero) Distribusi Jatim yaitu melalui 2 prosedur, diantaranya
PT PLN (Persero) Distribusi Jawa
manusia
Bidang
JUMLAH PEGAWAI 144
AREA
Usaha jasa ketenagalistrikan
yang
arsip
Data 01 Maret 2017
dengan ketenagalistrikan
Administrasi SDM memiliki tugas menyimpan
khususnya
Bidang
pengarsipan secara manual dan pengarsipan secara elektronik. Pengarsipan secara manual dilakukan
dengan
menggunakan
sistem
gabungan yaitu sistem abjad dan sistem nomor
untuk penyimpanan arsip, serta sistem perihal
diperlukan. Oleh karena itu, di perlukan
(subjek) dan sistem kronologis (tanggal) untuk
prosedur pengelolaan kearsipan data pegawai
penyusunan dokumen (dalam odner pegawai).
yang tepat.
Sedangkan
pengarsipan
elektronik
Permasalahan dalam pengarsipan data
dilakukan dengan cara pemindaha dokumen
kepegawaian tidak hanya masalah susunan
dari hard file ke dalam soft file melalui mesin
lemari
scan ( scanning ) yang kemudia di simpan
mengenai terjadinya penumpukan dokumen-
secara online ke dalam aplikasi e-dosir .
dokumen arsip pegawai yang terbengkalai
Penggunaan
secara
kedua
prosedur
pengarsipan tersebut sangat membantu bidang sumber
daya
manusia
dalam
kegiatan
arsip
namun
juga
permasalahan
akibat tidak adanya tenaga kerja khusus di seksi pengelolaan data pegawai. Berdasarkan permasalahan yang telah
administrasi khususnya pencarian informasi
diuraikan
ditas
penulis
mengenai data personal pegawai yang bekerja
solusi/saran
pada PT PLN (perssero) Distribusi Jatim.
pertimbangan untuk pengelolaan arsip data
Seluruh arsip data personal pegawai berada
kepegawaian bidang administrasi sumber daya
pada kantor Bidang Administrasi Sumber
manusia sebagai berikut:
Daya Manusia dan ditangani langsung oleh
3.2.1 Metode Penyimpanan Arsip Data
yang
memberikan
dapat
dijadikan
pelaksana bidang sumber daya manusia karena
Kepegawaian
untuk menjaga kerahasiaan data masing –
Metode penyimpanan arsip yang tepat
masing pegawai. Namun dalam berjalannya
diperlukan
waktu
penyimpanan arsip itu sendiri dan dalam
kegiatan
pengarsipan
ini
terdapat
guna
penemuan
mutasi
dijelaskan metode penyimpanan arsip hard file
sehingga
menyebabkan
susunan odner pegawai dalam lemari arsip menjadi tidak sesuai sistem penyusunan.
Berikut
akan
data kepegawaian: 1. Lemari
Kebijakan rotasi dan mutasi pegawai
kembali.
dalam
kendala akibat adanya kebijakan rotasi dan pegawai,
arsip
mempermudah
penyimpanan
arsip
disusun
berdasarkan sistem abjad. Sistem abjad ini
ini dapat mengganggu susunan lemari arsip
digunakan
dikarenakan
pegawai berdasarkan nama masing –
susunan
lemari
arsip
menggunakan sistem abjad dan nomor dari nama dan NIP pegawai sehingga ketika terdapat pegawai yang dirotasi/mutasi dari luar Jawa
Timur
ke
area
Jawa
Timur
dan
sebaliknya maka data pegawai tersebut juga ikut dipindahkan. Hal ini dapat mengganggu proses penemuan kembali data pegawai ketika
untuk
masing pegawai.
meletakkan
odner
Gambar 3.6 Lemari arsip tampak samping
4. Membuat agenda arsip masuk dan keluar dalam bentuk soft file (Microsoft Excel)
C
B
D
guna mengetahui space (ruang) kosong
F
E
dalam
lemari
arsip,
serta
dapat
mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Berikut contoh agenda arsip masuk dan keluar. 2. Setiap abjad diberikan warna odner yang berbeda-beda
guna
Tabel 3.2 Agenda Arsip Masuk
mempermudah
identifikasi arsip. 3. Bentuk lemari yang memiliki beberapa shap/rak diberikan nomer rak. Nomor rak ini
digunakan
sebagai
petunjuk
meletakkan odner arsip pegawai sesuai dengan data agenda arsip. Gambar 3.7 Lemari arsip tampak depan
Tabel 3.3. Agenda Arsip Keluar
3.2.2 Prosedur Administrasi Arsip Masuk
5. Sebelum arsip masuk dan keluar di input ke
dan Keluar Ruang Penyimpanan
Dalam
proses
penerimaan
dan
pengiriman file pegawai yang mengalami
dalam file agenda arsip masuk dan keluar. 6. Setelah di input arsip masuk dapat di
rotasi/mutasi tersebut dibutuhkan prosedur
masukkan
yang tepat, guna menunjang proses kegiatan
tempat yang di agenda arsip. Sedangkan
administrasi yang baik. Proses ini dilakukan
arsip keluar dapat di bungkus ( packing )
setelah
untuk dikirimkan ke area baru.
arsip
penyimpanan
tersebut elektronik.
melalui Berikut
proses akan
dijelaskan prosedur administrasi sebelum arsip masuk dan keluar ruang penyimpanan arsip:
lemari
arsip
sesuai
dengan
IV.
dimaksimalkan
KESIMPULAN DAN SARAN
lagi,
supaya
arsip
kepegawaian yang telah disimpan tidak mudah rusak maupun hilang.
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan bahwa
sebelumnya dengan
dapat
disimpulkan
menerapkan
UCAPAN TERIMA KASIH
prosedur
Inovasi
pengelolaan kearsipan data personal pegawai
permasalahan
yang tepat dan disertai dengan kecanggihan
melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di PT
teknologi saat ini dengan cara menggunkan
PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur. Tak
aplikasi – aplikasi
mempermudah
lupa pula penulis haturkan terimakasih kepada
mengatur arsip kepegawaian. Sehingga kegitan
seluruh staf bidang Administrasi Sumber Daya
administrasi
yang
Manusia PT PLN (Persero) Distribusi Jawa
dapat
Timur yang telah memberikan pengetahuan
untuk
sumber
membutuhkan
data
daya
manusia
kepegawaian
penulis
yang
penulis
berjalan lebih efektif dan efisien.
yang
4.2 Saran
menghadapi dunia kerja.
Berdasarkan
hasil
melaksanakan
pengamatan
kegiatan
kelak
ini
akan
buat lihat
bermanfaat
praktik
kerja
Daya Manusia PT PLN (persero) Distribusi
2. http://id.m.wikipedia.org/wiki/arsip
Jawa
3. http://repository.unair.ac.id/55557/
penulis
memberikan
beberapa saran sebagai berikut:
4. http://www.pengertianahli.com/2014/06/
1. Para pegawai sebaiknya lebih perhatian pada
arsip
pegawai
dalam
penyimpanan dan pemeliharaan
hal arsip,
mengingat pentingnya arsip kepegawaian untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. 2. Dalam pengelolaan arsip kepegawaian sebaiknya diberi satu pegawai khusus menangani arsip kepegawaian supaya tidak lagi terjadi penumpukan dokumen dan arsip dapat tersimpan rapi. 3. Saran dan prasarana dalam penyimpanan arsip, baik penyimpanan secara manual maupun
elektronk
untuk
REFERENSI
1. http://library.polmed.ac.id
maka
selama
selama
lapanagan pada Bidang Administrasi Sumber
Timur,
atas
sebaiknya
lebih
pengrtian-prosedur-apa-itu-prosedur.html#
