Control de Materiales

CODELCO - VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS PROYECTO NUEVO NIVEL MINA CONTRATO Nº 4501413095

PROCEDIMIENTO “CONTROL DE MATERIALES”

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CODIGO: PR-CG-002-NNM Rev. 0




Tabla de Contenidos 1.

ÍNDICE........................................................................................................... 2

2.

DIAGRAMA DE FLUJO..................................................................................... 3

3.

OBJETIVOS.................................................................................................... 3

4.

ALCANCE....................................................................................................... 3

5.

RESPONSABILIDADES.................................................................................... 3

6.

DEFINICIONES............................................................................................... 3

7.

DESARROLLO.............................................................................................. 4

8.

REGISTROS.................................................................................................. 8

9.

INDICADORES.............................................................................................. 8

10. REFERENCIAS.............................................................................................. 8 11. MODIFICACIONES........................................................................................ 8 12. DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS..................................................8 13. ANEXOS....................................................................................................... 9

2.

DIAGRAMA DE FLUJO Página 2 de 13




No tiene.

3. OBJETIVO Establecer la metodología para el proceso de solicitud, recepción, almacenamiento y entrega de materiales, herramientas y/o equipos, con el propósito de estandarizar los procesos en conformidad a los requisitos normativos de la norma ISO 9001:2008, en el proyecto denominado “Línea de Transmisión 110 kV, Proyecto Nuevo Nivel Mina”.

4. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todo proceso de abastecimiento de materiales, herramientas y/o equipos suministrados por Bbosch S.A, para el proyecto denominado, “Línea de Transmisión 110 kV, Proyecto Nuevo Nivel Mina”.

5. RESPONSABILIDADES    

Administrador de Contrato: Velará por el cumplimiento de este procedimiento en Obra, además gestionará la entrega de recursos necesarios para dar cumplimiento al presente procedimiento. Supervisores: Son responsables de verificar que la “Solicitud de Materiales, Equipos y Herramientas”, esté completa con toda la información necesaria para que la gestión del departamento de adquisiciones sea óptima. Encargado de Calidad: Es el responsable de difundir y velar por el cumplimiento de este procedimiento, además entregará una copia controlada al Encargado de Bodega de la Obra. Encargado de Bodega Obra: Es responsable de cumplir este procedimiento. Además debe mantener la documentación al día y disponible (Solicitudes, ingresos, etc.).

6. DEFINICIONES 

No aplicable.

7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

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7.1. Solicitud Material y/o Herramientas: Para solicitar la adquisición de un producto, materiales, equipos y/o herramientas se debe realizar una solicitud de pedido, para ello se debe completar la “Solicitud de Materiales, Equipos y Herramientas” o bien por medio de un correo electrónico al Encargado de la Bodega. Para dar curso a la solicitud, ésta debe contener la siguiente información: N° O/T, ítem, cantidad requerida, unidad y la descripción de lo que solicita. De igual manera se deben respetar los tiempos mínimos de solicitud:  3 días hábiles para pedidos locales.  10 días, para pedidos fuera de la región.  20 días hábiles, para fabricación e importaciones. Se distinguen tres grupos para la “Solicitud de Materiales” y deben solicitarse en registros independientes:  Solicitud de Materiales de Oficina y Aseo en General.  Solicitud de Materiales para Equipos de Protección Personal.  Solicitud de Materiales de Construcción. En este caso las solicitudes deberán ser llenada por especialidad (obras civiles, estructuras, etc., la idea es facilitar las compras y no dejar ítems pendientes). El Encargado de Bodega de Obra, mantendrá un talonario a cargo, también si es necesario el Jefe de Terreno y Supervisores podrán mantener un talonario a cargo, el cual quedará bajo su responsabilidad, la solicitud deberá ser completada con toda la información requerida con letra legible y sin enmiendas. Para dar curso a la solicitud, se deberá solicitar el V°B° al Administrador de Contrato y entregar el original más 02 copias al Encargado de Bodega, el cual será responsable de gestionar la solicitud con Abastecimiento en Oficina Central. Esta solicitud será ingresada en SAP, sistema en línea con el departamento de compras, la cuál inicia en el proceso de compra o arriendo asignándole un folio correlativo para su seguimiento en el sistema hasta terminar proceso de compra. 7.2. Solicitud de Materiales Urgentes: En el caso de existir una “Solicitud de Material Urgente” (como ocurre con las Inspecciones de Seguridad o alguna solicitud del Cliente), se deberá respaldar el pedido con algún documento que evidencie la urgencia, en caso contrario la solicitud de materiales deberá respetar los plazos estipulados para la entrega (3 días hábiles para productos locales, 10 días hábiles para productos que se encuentren fuera de la región y 20 días hábiles para fabricaciones e importaciones). 7.3. Recepción en Bodega Central: El Encargado del centro de distribución (o quien él designe) es el responsable de entregar el producto adquirido al Encargado de Bodega de obra, acompañado de una fotocopia de la factura, guía de despacho o boleta, en la cual debe dejar registrada la OT (Orden de Trabajo), para la cual va destinado el producto. Cuando se encuentra que el material, herramienta y/o equipo no cuenta con lo solicitado en la Página 4 de 13




Solicitud de Pedido, se deberá dar aviso al Encargado de Calidad de la Obra, el cual generará una NO CONFORMIDAD al ítem Normativo 7.4.1 Proceso de Compra: “La Organización Asegura que el producto comprado se ajusta a los requerimientos especificados de compra”; o una no conformidad a proveedores según corresponda. El material, herramienta y/o equipo al cual se le detecta una No Conformidad deberá ser identificado. Además el Encargado de Compras es el responsable de entregar una solución al problema generado por la falta del material especificado. 7.4. Envío desde el Centro de Distribución a Bodega de Obra: Seleccionados los materiales, equipos y herramientas para despachar a faena por el Encargado de CD (Centro de Distribución), se deberá verificar que todo lo que se va a enviar a faena se encuentre incluido en una Guía de Despacho, la cual debe ser solicitada al contador de Oficina Central. Para el envío de herramientas y equipos pertenecientes al stock de Bbosch S.A. se deberá contar con la aprobación del Jefe de Mantención, con esto se busca evitar el envío de equipos y herramientas en mal estado. 7.5. Recepción en Bodega de Obra: El Encargado de Bodega en Faena verificará que el material o herramienta recepcionado cumple con los requerimientos especificados en la Solicitud de Materiales, además deberá verificar:  Que las instrucciones del fabricante para embalaje, transporte y preservación se hayan cumplido.  Ausencia de daños superficiales producto del transporte desde Bodega Central a Bodega de Obra.  Que toda la documentación (certificados de calidad, garantías, manuales, etc.), se encuentren disponibles al momento de la recepción. Cuando el material, herramienta y/o equipo se encuentre en conformidad a lo solicitado se envía una copia del registro con el cual fue recepcionado en Obra, el cual debe contener nombre, firma del Encargado de Bodega Faena y fecha de recepción. 7.6. Almacenamiento en Centro de Distribución y Bodega de Obra: Después de una recepción conforme de los materiales, herramienta y/o equipos se debe registrar el ingreso en el sistema SAP, el cual debe contener como información:  Fecha.  N° de Guía.  Proveedor.  Descripción.  N° de Serie (si corresponde).  Cantidad.  Ubicación en estantes de bodega.

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Los estantes utilizados para el almacenamiento deben ser identificados con una letra y un número. 7.7. Entrega de Materiales: 

Toda entrega de material debe ser realizada con el “Vale de Salida de Bodega”, autorizado por las personas incluidas en las Lista de Personal autorizado para la firma del “Vale de Salida de Bodega” (lista publicada en Bodega).



Una vez recepcionado el material el Encargado de bodega debe mantener el “Vale Por” archivado.

7.8. Entrega de Herramientas y/o Equipos: Para la entrega de herramientas la persona que solicita debe dirigirse personalmente a Bodega de Obra y firmar el Registro “Entrega de Herramientas a Cargo”, el cual debe contener la siguiente información:  Nombre.  Cargo.  Rut.  Fecha de Ingreso.  Descripción Herramienta y/o Equipo.  Cantidad.  Fecha de Entrega. Cuando la herramienta sea devuelta a Bodega en el transcurso del día, esta se elimina de la entrega del cargo. En caso contrario el registro se archiva y pasa a formar parte del Cargo del Trabajador, el cual lo hace responsable de todos los daños o pérdida que pueda sufrir la herramienta durante el tiempo que permanezca bajo su cargo. 7.9. Entrega de Equipos de Protección Personal: Para la entrega de equipos de protección personal (EPP), la persona que solicita debe dirigirse personalmente a Bodega de Obra y firmar el registro “Entrega de Herramientas a Cargo”, el cual debe contener la siguiente información:  Nombre.  Cargo.  Rut.  Fecha de Ingreso.  Descripción Herramienta y/o Equipo.  Cantidad.  Fecha de Entrega. Página 6 de 13




7.10. Recepción de Materiales y/o Equipos suministrados por el Cliente: 

Cada vez que se reciban materiales y/o equipos suministrados por el cliente, se deberá informar al Encargado de calidad para que tome conocimiento.



El Encargado de Calidad será el responsable de garantizar que se realice el protocolo de recepción de los materiales y/o equipos, “Informe de Recepción de Equipos y/o Materiales”.



Los materiales serán almacenados según las indicaciones del fabricante o proveedor.

7.11. Inspecciones a Bodega de Obra: 

El encargado de Bodega Central realizará inspecciones no programadas a la Bodega de Obra, con el fin de verificar el cumplimiento del proceso.

7.12. Devolución de Materiales, Equipos y/o Herramientas a Bodega Central: 

Al finalizar una faena el Administrador del Contrato (a través del Encargado de Bodega de Obra), tiene la obligación de realizar la devolución de todas las herramientas y materiales sobrantes de la Faena, para ello el Encargado de Bodega de Obra, debe generar el registro de material y/o herramienta en tránsito. Este registro debe ser entregado al Encargado de Bodega Central, quien deberá firmar el registro una vez que la devolución sea aceptada conforme.

8. REGISTROS Nombre y/o Código

Criterio de Orden

Lugar de Archivo

Plazo de retención y disposición

Solicitud de Pedido Encargado Bodega

Por fecha

Bodega

Término de Obra

Guía de Materiales Encargado Bodega en Tránsito

Por fecha

Bodega

Término de Obra

Salida de Materiales Encargado Bodega de Stock a Obras

Por fecha

Bodega

Término de Obra

Entrega de Encargado Bodega Herramienta a cargo

Por fecha

Bodega

Término de Obra

Por Fecha

Bodega

Término de Obra

Entregas en Bodega

Responsable de archivo

Encargado de Bodega

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9. INDICADORES  Registro de No Conformidad 10. REFERENCIAS  Plan de Calidad del Proyecto 11. MODIFICACIONES Modificaciones Se confecciona procedimiento Cambio de revisión

Fecha 20-03-2014 29-04-2014

12. DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS  Archivo Obras de Terreno

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Revisión B 0



13. ANEXOS 13.1 Informe de Recepción de Equipos y/o Materiales

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13.2 Espera de Liberación de Aseguramiento y Control de Calidad

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13.3 Retiros a cargo de Bodegas y Pañoles

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13.4 Entrega de Bodega

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13.5 Registro de Capacitación Procedimiento Nombre Relator Fecha Hora Inicio Hora Término Firma Relator

NOMBRE COMPLETO

RUT

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FIRMA

Control de Materiales

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