Manual de Técnicas de Almacén y Control de Materiales

INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO DIRECCIÓN GENERAL DE FORMACIÓN PROFESIONAL  MANUAL DEL PROTAGONISTA TÉCNICAS DE ALMACÉN Y CONTROL DE MATERIALES

ESPECIALIDAD : ADMINISTRACION

 MODO DE FORMACION: TECNICO GENERAL

 Abril, 2016

INATEC - 2016

Página 1

INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO Dirección Ejecutiva Cra. Loyda Barrera Rodríguez

Sub-Dirección Ejecutiva Cro. Walter Sáenz Rojas

Dirección General de Formación Profesional Cra. Daysi Rivas Mercado

Sub Dirección General de Formación Profesional Cro. José Virgilio Vásquez

COORDINACIÓN TÉCNICA Dirección Técnica Docente Cro. Freddy Garay Portocarrero

Departamento de Currículo Cra. Mirna Cuesta Loáisiga

INATEC - 2016

Página 2

BIENVENIDA DEL PROTAGONISTA El manual de “Técnicas de almacén y control de materiales” está asociado a la unidad de competencia: Aplicando técnicas Bodega que se utilizan en el sector para mejorar la calidad de gestión administrativa y el control de la existencia.. existencia.. Este manual está dirigido a los Protagonistas que cursan la especialidad del Técnico General en administración con el único fin de facilitar el proceso enseñanza aprendizaje durante su formación. El propósito de este manual es proporcionar al Protagonista una fuente de información técnica que le ayudará a mejorar su proceso de enseñanza aprendizaje. Este manual está conformado por seis unidades didácticas:      

Recepción y Despacho de Materiales Proceso de Almacenamiento. Métodos de Valuación de Inventarios Inventarios Control de Materiales. Gestión de Stock y mantenimiento de inventario. Asignación de bienes.

Cada unidad del manual ha sido estructurada de la siguiente manera: Objetivo de la unidad Contenido  Actividades prácticas Ejercicios de autoevaluación En los contenidos se presenta la información general, científica y técnica, que necesita saber el protagonista para el desarrollo de las unidades.  Al final de todas las unidades encontrará: Glosario Índice de tablas Para saber más Bibliografía Esperamos que logres con éxito culminar esta formación, que te convertirá en un profesional Técnico General en Administración y así contribuir al desarrollo del país.

INATEC - 2016

Página 3

RECOMENDACIONES

Para iniciar el trabajo con el manual, debes estar claro que siempre tu dedicación y esfuerzo te permitirán adquirir las capacidades del Módulo Formativo. Al comenzar el estudio de las unidades didácticas debes leer detenidamente las capacidades/objetivos planteados, para que identifiques cuáles son los logros que se proponen.

 Analiza toda la información consultada y pregunta siempre a tu instructor cuando necesites aclaraciones.

 Amplía tus conocimientos con los links y la bibliografía indicada u otros textos que estén a tu alcance.

Resuelve responsablemente los ejercicios de autoevaluación y verifica tus respuestas con los compañeros e instructor.

Prepara el puesto de trabajo según la operación que vayas a realizar, cumpliendo siempre con las normas de higiene y seguridad laboral.

Durante las prácticas en el campo, se amigable con el Medio Ambiente y no tires residuos fuera de los lugares establecidos.

Recuerda siempre que el cuido y conservación de los equipos y herramientas, garantizan el buen desarrollo de las clases y que en el futuro los nuevos Protagonistas harán uso de ellas.

INATEC - 2016

Página 4

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Establecer los parámetros que permitan, evaluar las competencias del Asistente de Dirección General Administrativa en función de facilitar procesos formativos y de capacitación profesional de jóvenes y adultos en determinadas funciones laborales

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:  

Recibir materiales e insumos, de acuerdo a políticas y manual de procedimientos.



Despachar materiales e insumos, de acuerdo a normas y procedimientos.

 

Almacenar materiales e insumos, de acuerdo a su clasificación y codificación.



Registrar en tarjetas kardex entradas y salidas de materiales e insumos, de acuerdo a método establecido.



Gestionar procesos de control según manual de normas y procedimientos para el almacenamiento.

 

Efectuar inventarios físicos, de acuerdo a Manual de procedimientos de bodega



Mantener el stock de inventario, de acuerdo a necesidades de bodega y a manual de procedimientos de almacén

 

Establecer mecanismos de mantenimiento para el inventario existente según manual de procedimientos.

 

Mantener actualizado el control de asignación y resguardo de bienes y materiales de acuerdo a procedimientos establecidos.

INATEC - 2016

Página 5

ÍNDICE Contenido Modulo: Técnicas Administrativas para la Asistencia Gerencial............................ 10 Unidad I: Recepción y despacho de materiales .................................................... 10 Objetivo de la Unidad: ........................................................................................... 10 Facturas y sus partes exigible por la DGI en Nicaragua. ................................... 10 Ejemplo de Facturas y sus partes exigible por la DGI en Nicaragua. ................ 11 Recepción de materiales.................................................................................... 12 Características de los Productos para su almacenamiento. .............................. 13 Normas para la recepción de materiales............................................................ 15 Soportes de contabilidad para la entrada a bodega. .......................................... 15 Requisa de entrada de Materiales. .................................................................... 18 Documentación en almacén. .............................................................................. 19 Despacho de material de almacén. .................................................................... 22 Pasos o procesos de pedido de materiales. ...................................................... 30 Organización de pedido de materiales. .............................................................. 31 Documentos de Salida de Materiales o Insumos ............................................... 32  Actividades de aprendizaje.................................................................................... 34  Actividades de aprendizaje....................................... ¡Error! Marcador no definido.  Actividades de Autoevaluación.............................................................................. 34 Unidad II: Proceso de Almacenamiento ................................................................ 35 Objetivo de la Unidad: ........................................................................................... 35  Almacenar materiales e insumos, de acuerdo a su clasificación y codificación .... 35 Técnica de almacenamiento de Materiales y suministro. ................................... 35 Clasificación de los Materiales y suministro. ...................................................... 37 Sistema de codificación (numérico y alfanumérico) de los Materiales y suministro........................................................................................................... 38 Organización de los Materiales e insumo en el almacén. ................................ 42  Actividades de aprendizaje.................................................................................... 44  Actividades de Autoevaluación.............................................................................. 44 Unidad III: Métodos de valuación de inventario ..................................................... 45 INATEC - 2016

Página 6

Objetivo de la Unidad: ........................................................................................... 45 Registrar en tarjetas kardex entradas y salidas de materiales insumos, de acuerdo a método establecido. .......................................................................... 45 Tipos de documentos de entrada y salidas de Materiales. ................................ 45 Entradas ......................................................................................................... 45 Salidas o Consumos de Obra ......................................................................... 45 Documentos de recepción y despacho de Materiales. ....................................... 46 Sistema Kardex. ................................................................................................. 53 Método de Valuación de Inventario. ................................................................... 54 Funciones del Personal de Almacén. ................................................................. 56 Normas y reglas de codificación de los Materiales y suministro. ....................... 58 Pedidos de los Materiales y suministro de acuerdo a las necesidades.............. 60 Procedimiento para los Pedidos de los Materiales y suministro ........................ 61  Actividades de aprendizaje.................................................................................... 64  Actividades de Autoevaluación.............................................................................. 64 Unidad IV: Control de Materiales........................................................................... 65 Objetivo de la Unidad: ........................................................................................... 65 Gestionar procesos de control según manual de normas y procedimientos para el almacenamiento ............................................................................................. 65 Medidas de Control en Almacén. ....................................................................... 65 Sistema de control en Almacén. ........................................................................ 67 Sistema de gestión en Almacén. ........................................................................ 68 Control y gestión del almacén ............................................................................ 69 Técnicas y métodos de conteo físico de inventarios .......................................... 71 Procedimiento para dar de alta y baja de bienes. .............................................. 72 Partes del Informe de inventario físico. .............................................................. 75  Actividades de aprendizaje.................................................................................... 76  Actividades de Autoevaluación.............................................................................. 76 Unidad V: Gestión de stock y Mantenimiento de inventario .................................. 77 Objetivo de la Unidad: ........................................................................................... 77 1. Mantener el stock de inventario, de acuerdo a necesidades de bodega y a manual de procedimientos de almacén.............................................................. 77 2. Establecer mecanismos de mantenimiento para el inventario ..................... 77 Stock. ................................................................................................................. 77 INATEC - 2016

Página 7

Gestión de Stock. .............................................................................................. 77 Funciones de las existencias ............................................................................. 79 Tipos de existencias........................................................................................... 80 Costes de la gestión de existencias ................................................................... 85 Coste de aprovisionamiento ........................................................................... 85 Coste de almacenaje ...................................................................................... 86 Coste asociado a la existencia de demanda insatisfecha ............................... 86 Modelos deterministas: demanda independiente ............................................ 86 Procedimiento para establecer mínimo y máximo de materiales. ...................... 91 Modelo EOQ (Economic Order Quantity) Cantidad económica de pedido) ....... 93 Supuestos de EOQ (Cantidad Económica de Pedido) ................................... 94 Ejemplo del Modelo EOQ (Economic Order Quantity) Cantidad económica de pedido) ............................................................................................................... 95 Solicitud de pedido. ............................................................................................ 96 Medidas de Protección de Inventario. ................................................................ 97 Formas para conservar los bienes y materiales en almacén. ............................ 99 Formas para conservar los bienes y materiales en almacén. .......................... 102 Medida de Higiene y Seguridad en el almacén. ............................................... 103 Consideraciones sobre el manejo de los bienes y materiales en el almacén. . 105 Técnicas para el manejo de los bienes y materiales en el almacén. ............... 107  Actividades de aprendizaje.................................................................................. 109  Actividades de aprendizaje....................................... ¡Error! Marcador no definido.  Actividades de Autoevaluación............................................................................ 109 Unidad VI: Asignación de Bienes e Inventario..................................................... 110 Objetivo de la Unidad: ......................................................................................... 110 Mantener actualizado el control de asignación y resguardo de bienes y materiales de acuerdo a procedimientos establecidos..................................... 110 Características de los productos para darle de baja. ....................................... 110 Procedimiento para darle de baja a los materiales, equipos. .......................... 111 Equipo obsoleto y su tratamiento. .................................................................... 113 Gestión de Baja de Materiales y Equipo. ......................................................... 117 Procedimiento para darle de baja a los bienes y materiales ............................ 118  Actividades de aprendizaje.................................................................................. 120  Actividades de aprendizaje....................................... ¡Error! Marcador no definido. INATEC - 2016

Página 8

 Actividades de Autoevaluación............................................................................ 120 Glosario ............................................................................................................... 121 PARA SABER MÁS............................................................................................. 129 Bibliografía .......................................................................................................... 130

INATEC - 2016

Página 9

Modulo: Técnicas Administrativas para la Asistencia Gerencial Unidad I: Recepción y despacho de materiales Objetivo de la Unidad: 1. Recibir materiales e insumos, de acuerdo a políticas y manual de procedimientos. 2. Despachar materiales e insumos, de acuerdo a normas y procedimientos Facturas y sus partes exigible por la DGI en Nicaragua. La factura, factura de compra o factura comercial  es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compra - venta.  La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio,  junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de IVA que se debe aplicar. La factura o documento que extienda en caso de enajenaciones o prestación de servicios, se elaborara en las imprentas autorizadas por la DGI cumpliendo con los requisitos siguientes: a) Que se extienda en duplicado, entregándose el original al comprador o usuario. b) Que se extienda en el mismo orden de la numeración sucesiva que deben tener según talonarios de facturas que se usen, c) Que contengan la fecha del acto, el nombre, razón social o denominación y el número RUC del vendedor o prestatario del servicio, dirección y teléfono en su caso; d) Indicación de la cantidad y clase de bienes enajenados o del servicio prestado y;

e) El precio unitario y valor total de la venta o del servicio libre de IVA haciéndose constar la rebaja en su caso, y el impuesto correspondiente a la exención en su caso señalando o identificando la razón de la misma. Cuando se anulare una factura, el responsable recaudador deberá conservar el original y duplicados reflejando en cada una la leyenda “anulada”.

Ejemplo de Facturas y sus partes exigible por la DGI en Nicaragua.

El porvenir, S.A.

Dirección: _______________________________________________ RUC: 00000000000000 Teléf. _______________

FACTURA DE CONTADO Cliente: _________________________________________________

CANTIDAD

DESCRIPCION

PRECIO UNITARIO

TOTAL

SUB- TOTAL C$ IVA 15%

C$

TOTAL FACT C$

Recepción de materiales. Es un proceso mediante el cual se recibe productos terminados procedentes de fábricas y almacenes, estos se recepción en forma apilada en el camión de transporte para que luego los estibadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso al almacén verifica que la documentación este conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe de almacén verifique la disponibilidad de espacio en módulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las áreas demarcadas para cada línea de producto, finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser estibados con separadores de cartón entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas térmicas. La manipulación de los productos.

"FUNCIONES DE LA RECEPCIÓN DE MATERIALES 1. Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden de compra y el remito. 2. Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores. 3. Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos. 4. Entregar la mercadería a los almacenes.

Características de los Productos para su almacenamiento. 









Resistencia: el envase debe garantizar la protección del producto, tanto en peso, como en rotura, apilado y transporte. Es un requisito fundamental, ya que todo envase o contenedor debe garantizar la conservación del producto, especialmente durante el transporte y su manipulación, que es cuando sufre más deterioros. Hermeticidad: la falta de propiedades barrera en el diseño del envase puede dar lugar a daños ambientales, como el paso de agua o humedad hacia dentro o hacia fuera del envase. Por otra parte el envase debe asegurar que el sistema de cierre ajusta perfectamente, impidiendo la volatilización o derramamiento del producto, entre otras cosas.  Cierre: hermético, pero con la posibilidad de abrirse sin dificultad en el momento de su consumo. La facilidad de tapar y destapar el producto con seguridad incrementará su atractivo comercial.  Inviolabilidad: garantía de que el producto no ha sido manipulado antes de llegar a manos del consumidor. Los precintos de garantía evitan así el posible fraude. Dispensación: Asegura la adecuada aplicación o dosificación en el momento del consumo evitando, en algunos casos, antiguos complementos como embudos, cucharas, etc., disponiendo de mecanismos aplicadoresdosificadores que forman parte del envase y facilitan al consumidor el uso limpio, fácil, agradable del producto. Compatibilidad: el producto que está en contacto directo con el envase debe ser compatible desde un punto de vista físico y químico. La resistencia al choque térmico producido por una carga a presión, el ultra congelado rápido o el llenado en caliente pueden crear tensiones extremas al envase. El punto de vista químico lo contempla el fabricante evitando reacciones que impliquen corrosión, solubilidad, etc. Ergonomía: facilidad de uso y adaptación del envase a la forma en que va a ser manipulado, destapado, trasladado, almacenado, etc. Por el











consumidor. Entre los factores de ergonomía más característicos se encuentran el estudio del peso óptimo del envase o la facilidad para ser asido, procurando la adaptación del mismo a las proporciones y formas de las manos. Versatilidad. Capacidad de proteger y conservar los productos en cualquier circunstancia, frente a diversos tipos de consumidores, etc. Envases como el aerosol han permitido contener productos tan dispares como alimentos, insecticidas o cosméticos. Comunicación: debe proporcionar informaciones claras, con una identificación visual preferible a la lectura de textos, normas de uso, caducidad, consideraciones medioambientales etc. Universalidad: en una Europa unida el producto debe intentar satisfacer al mayor número posible de mercados geográficos, evitando aislamientos y aportando una imagen de marca internacional. Adaptabilidad: a las dimensiones estándares de la paleta (1.200 x 800 mm) y, en la medida de lo posible, al módulo de referencia (600 x 400 mm.). Capacidad: para resistir el apilado.  Estabilidad: cuando está paletizado.   Reducción: al máximo de espacios vacíos.  Minimizar: los residuos en la medida de lo posible y ser valorizables.

El embalaje debe ofrecer una serie de prestaciones que permitan asegurar el flujo de producto, favorecer la información relativa al mismo, y facilitar la optimización de los procesos distributivos. La optimización de los costes de almacenamiento, transporte y manipulación de miles de productos de gran consumo requiere que el embalaje y las cargas de distintos tipos y tamaños se adapten al sistema modular que se emplea desde hace varios años. El sistema modular es un sistema constituido de componentes que se relacionan con el módulo. Con la aplicación

de este sistema se tienen las siguientes eficiencias y beneficios en la cadena de suministro:    

Mayor productividad en la manipulación y preparación de pedidos. Mayor aprovechamiento del espacio en almacén, transporte y tienda. Ocupación completa de la paleta y roll container. Facilidad en los procesos automáticos de paletización, transporte y preparación de pedidos (robotización).

Un módulo es una medida de referencia según la cual las dimensiones de los componentes del sistema de distribución pueden estar aritméticamente relacionados.

Normas para la recepción de materiales. Debe ajustarse a: 1) Recibir de una manera ordenada 2) Planificar la Recepción con arreglo a la economía (Tiempo y Movimiento) 3) Delegación de responsabilidades en personas específicamente capacitadas. 4) Utilizar el equipo suficiente y necesario. 5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios. 6) Sistemas de seguridad y protección procedentes. 7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir. 8) Confrontación sistemática del material recibido con los documentos que lo acompañan.

Soportes de contabilidad para la entrada a bodega. Es utilizada por el encargado de bodega, cuando recibe los materiales y suministros solicitados los desempaca y los cuenta, revisa los materiales para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones y requisitos dados en la orden de compra y cantidad solicitada, el original es manejado en contabilidad y la copia es archivada por el encargado de bodega. En el momento en que se reciben los materiales se prepara una guía de recepción, que indica los

tipos y cantidades de materiales recibidos. Una copia de la guía de recepción se envía al departamento de contabilidad, donde se compara con la factura del proveedor. Estos dos documentos proporcionan la base para registrar este pasivo y el pago correspondiente. La factura del proveedor también sirve de base para registrar el costo de los materiales recibidos en la cuenta materias primas. Después que se han recibido e inspeccionado las materias primas, éstas se envían a los almacenes o depósitos. En muchas compañías, el jefe de almacén puede estar encargado también de todos los materiales o algunos materiales seleccionados. En tales casos, la cuenta de inventario frecuentemente se denomina almacén o materiales y suministros en lugar de materias primas.  Además del precio neto facturado de las materias primas, los costos relacionados tales como fletes, recepción, inspección y almacenaje pueden agregarse con toda propiedad al costo de materias primas. Para el registro de los materiales y suministros en el asiento de diario se debe hacer un débito (cargo) a la cuenta de inventario de materiales y suministros que es donde se controla las compras de materias primas y se crea la obligación con el proveedor en caso que sea de crédito o la afectación a efectivo en caja y bancos si es de contado

Cotización: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. En la economía general, la cotización es la tasación o valoración de una acción o título económico con el propósito de determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta. Pedido: Es el documento que utilizan las empresas para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados. Se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.

REMISION: Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, según necesidad de la empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta. -

Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme

ORDEN DE COMPRA: La orden de compra (llamada nota de pedido) es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y muchas cosas más. -

Requisa de entrada de Materiales. Este formato sirve para crear un registro papel de las entradas de materiales provenientes de proveedores. Hoy en día existen numerosos programas informáticos que permiten registrar digitalmente estas entradas, así como los resultados de las inspecciones. No obstante, la utilización de este formato es suficiente si no hay mucho volumen. El formato incorpora una sección para registrar los problemas que puedan haberse detectado durante los procesos de inspección. La persona que realice el registro deberá apuntar qué pauta se utilizó para realizar la inspección y cuál es el código del expediente de la No Conformidad si se produce. REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIALES REGISTRO

FECHA RECEPCIÓN

Nº de LÍNEAS / PRODUC TOS/ Tn …

Nº ALBARÁN

RESULTADOS DE LA INSPECCIÓN

RESP. INSPECCIÓN (FIRMA)

OK

NO OK

CÓDIGO DE PAUTA APLICADA EXPLICAR SI NO OK Y PONER CÓD. NC

Documentación en almacén. Un documento es la información en soporte material o por medios electrónicos, que cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y de las personas que han intervenido. Aunque existe una gran variedad de tipos de documentos, normalmente sólo se emplean unos pocos, cuyo formato incluso varía según la empresa que lo adopte, aunque existen ciertos datos que han de aparecer en ellos de forma obligada. Dentro de las distintas clases de documentos existentes se pueden distinguir dos Libro Auxiliar clases: los que contienen las operaciones de Almacén relacionadas con el flujo económico [donde se mueve el dinero] y los que contienen las operaciones relacionadas con el flujo físico [son los movimientos de los productos que no producen dinero]. Dentro de los documentos de la primera clase mencionada podríamos hablar de documentos de compra-venta y de documentos de pago-cobro, que son formas de pago. En los documentos de compra-venta encontramos los albaranes, las facturas, las hojas de pedido, las notas de abono, los tickets de caja, las facturas de gastos, etc. En los documentos de pago-cobro aparecen los cheques bancarios, los recibos, las letras de cambio, los pagarés, los giros postales, etc. En cuanto a los documentos de flujo físico se pueden mencionar las fichas de inventario, las hojas de entrada y salida [o expedición], las órdenes de fabricación, las hojas de picking, las órdenes de movimientos internos, los partes de actividad, etc. Uno de los documentos más utilizados es el albarán, el cual no es otra cosa que un documento mercantil que acredita que el receptor ha recibido correctamente la mercancía. Tiene que estar firmado para que sea acreditativo y, en caso de que no haya tal firma, no se estará conforme con el pedido. Debe constar al menos de dos hojas, aunque generalmente contiene tres, la tercera de las cuales va destinada para el transportista. Entre los datos que debe incluir están los siguientes: a) Nombre o razón social, NIF o CIF y dirección del vendedor y del cliente. b) El número de albarán y la fecha de emisión.

c)

El número de pedido a que corresponde.

d) Las referencias de los productos. e) El lugar de entrega, si es diferente a los datos del cliente. f) La forma de envío con el nombre de la agencia de transporte o del transportista, además de indicar si es a portes pagados o debidos, el número de paquetes, bultos o palés, y la fecha de envío y de entrega. g) La descripción de la mercancía con los correspondientes códigos del producto, su descripción y la cantidad de cada referencia, así como el precio unitario. h) Las observaciones con las incidencias o anomalías. i)

Un lugar indicado para la firma [nombre y rúbrica] del “recibí”.

Existe, no obstante, un albarán valorado, que se trata de un documento entre factura y albarán, en el cual, además de los datos anteriormente mencionados, deberán aparecer los descuentos, los importes brutos y netos, y los impuestos. Este tipo de albarán se emplea cuando hay que pagar el producto en el momento en que se recibe y figura como una factura legal. Otro documento muy utilizado es la hoja de entrada, o de salida en su caso. Se trata de un documento de flujo físico que se rellena en la recepción del producto o en su expedición, y que sirve para dar el conforme al albarán; así que se usa para confirmar y controlar lo que ha entrado. En esta hoja deben figurar: a) El número de pedido al que hace referencia o al que corresponde el producto. b) El número de albarán al que corresponde el producto. c)

La descripción del producto.

d) El estado y la calidad del producto.

e) El número de productos. f) La clasificación del producto, ya sea con el sistema ABC u otro cualquiera empleado por la empresa. g) La zona del almacén donde ha de ser colocada la mercancía.

El encargado de rellenar esta hoja es el responsable de la recepción, quien se la pasará al carretillero, si no fuere la misma persona. Un tercer documento de uso muy extendido es la factura comercial, que es un documento mercantil que justifica y acredita legalmente una operación de compra-venta o de prestación de servicios. Es el proveedor el encargado de rellenar y lo hará de acuerdo con la norma legal vigente, pues su contenido viene regulado por ley. De todas formas, hay varios datos que han de figurar en toda factura: a) Los datos del vendedor y del comprador [nombre y apellidos o razón social, junto al NIF o CIF y la dirección completa]. b) El número de factura o, en su caso, de serie. c)

El lugar y la fecha de emisión.

d) La descripción de la operación [la relación de artículos o servicios, el número de unidades, los precios unitarios, los descuentos, los precios totales…]. e) Los impuestos [tributos, base imponible y cuota resultante para cada impuesto]. f)

El importe total de la operación y

las condiciones de pago. g) Las observaciones [si el cliente ha dado una cantidad a cuenta, si hay plazos de pago, si hay documentación bancaria, etc].

 Al igual que ocurría con los albaranes, también aquí existe una factura especial, la factura proforma, que ofrece los mismos datos pero que se usa como un presupuesto.

Despacho de material de almacén. DESPACHO DE ALMACENES Los despachos de almacenes de alimentos y bebidas se tienen que realizar un día anterior al uso de las mismas para no congestionar la operación y poder ser más eficientes para evitar cualquier contratiempo, los despachos de mercancías tienen que ser realizado bajo el siguiente esquema: a) Todos los días Alimentos y Bebidas y Artículos de Mantenimiento. b) Lunes y viernes suministros de huéspedes y suministros de limpieza incluyendo lavandería. c) Martes y jueves papelería e impresos y equipos operacionales. El horario de almacenes tiene que ser de 8:00 am hasta las 5:00 pm de lunes a viernes, los sábados de 8:00 am hasta las 12:00 y el domingo tiene que ser rotado el personal de tal manera que siempre haya personal en el almacén desde las 8:00 am hasta las 12:00 pm, este horario es para que siempre este abierto y facilite la operación. El almacén únicamente despacha mercancías mediante requisiciones o vale de extracción las cuales deben ser realizadas por el Jefe de

la sección, utilizando el modulo Rack del sistema Ennsist, para posteriormente ser revisadas por el contralor y autorizadas por el jefe de departamento, está prohibido realizar requisiciones manuales. Para el caso de equipo Operacionales y activos fijos, las requisiciones tienen que estar autorizadas por el Gerente General y el Contralor General. Para el despacho de bebidas, el jefe de bares tiene la responsabilidad de elaborar un listado de bebidas que son despachadas mediante el sistema de bar stock y ser aprobado por el director de alimentos y bebidas, este sistema consiste en despachar botellas llenas contra botellas vacías. El encargado de almacén al hacer despachos de bebidas que están bajo este sistema, debe sellar las botellas con sello que diga “despacho a bares” y al recibir las botellas vacías, antes de intercambiarlas por llenas debe verificar si la misma tiene el sello, al verificarlo, procederá al despacho de las mercancías. El contralor de costo tiene la responsabilidad de supervisar que este listado de bebidas este completo en bares y si encuentra alguna anomalía tiene que comunicarlo al gerente Administrativo/Contralor General para tomar las medidas de lugar amonestando administrativamente al jefe de bares cobrando las bebidas faltantes puedas ser justificadas. El encargado del almacén al entregar las mercancías llenará y firmará la hoja de adquisición y la persona responsable de recibir la mercancía tiene que firmar como recibido conforme la requisición. El encargado del almacén tiene que entregar al día siguiente al contralor de costos las adquisiciones originales despachadas por el almacén, procederá revisar que se haya cumplido todos los procedimientos de lugar que la cantidad despachada este acorde a lo registrado en el sistema, este trabajo tiene que hacerse con mucho cuidado, pues dependiendo con la exactitud que se realice, ayudará a que la conciliación del inventario sea más fácil. El contralor de costos tiene que generar un reporte de salidas de almacén del módulo de almacenes en el sistema Innsist, este reporte tiene que ser sorteado y organizado en subdivisiones el cual debe generarse filtrado por el efecto contable

que genera y archivadas en carpetas en orden cronológica con dicho reporte adjunto.

PROCEDIMIENTOS PARA ABRIR Y CERRAR LOS ALMACENES El encargado de almacén al cerrar el almacén, tiene que dejar las llaves en recepción en un sobre lacrado y firmado entre la ventana y el cuerpo del mismo tiene que escribir en “El libro Control de Llaves de Recepción la fecha, hora, nombre y firma. El recepcionista tiene que firmar como recibida o entregada, según sea el caso. Los almacenes sólo pueden ser abiertos fuera del horario, en caso de emergencias, por el Gerente  Administrativo/Contralor General ó el Gerente de turno ejecutando el siguiente procedimiento: a) El ejecutivo debe ir a recepción con el  jefe de seguridad y retirará las llaves. b) Van al almacén y retira los artículos necesitados llenando una “requisición de Almacén Manual” la cual introducirá al sobre junto con las llaves para que el encargado de almacén al otro día realice la operación de lugar con dicha requisición. c) Al final entrega las llaves en el sobre lacrado al recepcionista y este firmará de recibido.

INVENTARIO FISICO Todos los meses un equipo compuesto por el personal del  Almacén y el departamento de Costos, supervisado por una persona designada por el Gerente  Administrativo/Contralor General que puede ser el Auditor de Ingresos, el Contador General o el sub Contralor, para realizar la toma física de los inventarios de las siguientes divisiones: Alimentos y Bebidas   Combustibles

 

  Envases   Tiendas   Mantenimiento Papelería e Impresos Equipo Operacional   Suministros

     

 Además se hará un inventario físico cíclico de las siguientes divisiones:   Mantenimiento Papelería e Impreso Equipo Operacional Suministros Huéspedes, Limpieza, Suministro Habitaciones

   

De los inventarios anteriormente mencionados se tiene que tomar físicamente cada dos meses de la siguiente manera: a) Un mes mantenimiento, papelería e impresos y equipo operacional b) Otro mes suministros huéspedes, limpieza y suministros habitaciones. Estos inventarios se toman un día antes de finalizar el mes de manera tal que último día sean para la toma física de los inventarios mencionados. Para la toma física de inventarios el Contralor Costos tiene que imprimir reporte de Toma Física Inventarios del módulo almacenes en el sistema Innsist el cual le facilitara el conteo.

los de el de de

En las fechas señaladas anteriormente y el equipo mencionado se distribuyen los inventarios para contarlos físicamente participando una persona del departamento de costos y una persona del almacén verificando ambos las cantidades encontradas en los almacenes y anotando de conformidad en el Reporte de toma física de inventario.  Al finalizar el conteo físico de los artículos y mercancías las personas que participaron tienen que firmar el Reporte de toma física de inventarios para posteriormente ser entregados al contralor de costos para que realizar la captura en el sistema de los mismos. Luego de capturado el inventario físico el contralor de costos procede a imprimir el Reportes de Diferencias, no puede haber diferencias sin justificar, las

diferencias surgidas tiene que ser investigadas por el Contralor de Costos quien realiza un informe para ser entregado al Gerente Administrativo/Contralor General quien tiene que archivar en orden cronología mes ames, toda diferencia que no sea justificada le será cargada a cuentas por cobrar al responsable del inventario. Luego de ajustadas las diferencias el Contralor de Costos tiene que imprimir los inventarios definitivos que tiene que cuadrar con la cuenta contable de los inventarios en la balanza de comprobación, el Contralor de Costos tiene que entregar copias de estos inventarios definitivos al sub Contralor para la carpeta de cierre y además tiene que archivar estos inventarios definitivos adjunto al borrador de la toma física manual.

OBSOLETOS Y MERMAS Los productos llegan a ser obsoletos y se generan mermas de ellos por descuido del Departamento de Almacén o el departamento que lo utiliza o por no almacenar en forma correcta, y por recibir mercancías inadecuadas y de mala calidad En los hoteles de AMResorts está prohibidos los desechos, porque entendemos que el origen de éstos se debe a que alguien no cumplió con su deber ó responsabilidad. En caso por fuerza mayor debido a desperfectos técnicos esto ocurra se tiene que llenar un formulario denominado “Bajas de  Activos FormAMR14”, el cual tiene que estar aprobado por el Gerente General y el Gerente Administrativo/Contralor General.

COMPRAS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO Para un manejo eficiente y control adecuado de las compras, más adelante se describen los procedimientos y políticas establecidas en estas áreas. Las requisiciones de compras Form- AMR17 y el Stewards Lists Form-AMR18 son los documentos que le dan origen a una acción de compras, los cuales están configurados en el modulo Rack de compras del Sistema Innsist por lo que esta prohibido realizar requisiciones de compras manuales. Las requisiciones de Compras tienen que ser originadas y emitidas por cualquier  jefe de departamento y el encargado del almacen general, las requisiciones de compras tiene que tener una original y un duplicado. Luego que los jefes de departamentos y el encargado de Almacén emiten y generan la requisición de compras, el gerente de compras tiene que realizar las cotizaciones con diferentes proveedores, de los únicos productos que no se tienen que hacer tres cotizaciones son los comprados directamente al fabricante o al distribuidor exclusivo.

DISTRIBUCIÓN DE REQUISICIÓN DE COMPRAS 1) Original-Compras 2) Copia-Departamento Solicitante El formulario Stewards List es usado para solicitar compras de productos perecederos Dos veces a la semana el Encargado de  Almacén pasará un Steward List al chef ejecutivo, éste a su vez tiene que solicitar al lado de cada renglón la cantidad de producto que considera adecuado, observando el máximo y mínimo establecido y el % de ocupación de los próximos días.

El chef ejecutivo tiene que enviar al Gerente de Compras el Steward List y éste a su vez lo remitirá al Gerente de A y B y gerente Administrativo/Contralor General para su aprobación antes de realizar la compra. Los Stewards List y listas de carnes se elaborarán en original y cuatro copias: 1) 2) 3) 4) 5)

Original-Almacén Copia-Almacén Copia-Recibidor Copia-Costos Copia-Cocina

Todas las compras del hotel, no importa la calidad, cantidad, tipo o valor, tienen que ser canalizadas a través de Departamento de Compras. El gerente de compras al recibir las requisiciones de compras y Steward Lists, los únicos documentos que dan origen a una acción de compras, inicia el proceso de cotización. El Gerente de Compras tiene que verificar con los proveedores si se mantienen los mismos precios de la ultima compra, en caso afirmativo no es necesario solicitar cotización por escrito, además tiene siempre que comunicarse con los Gerente de Compras de los hoteles de AMResorts de la Región para verificar si han conseguido mejores opciones de precios además de consultar el Bench Market Form-AMR20, calidad y condiciones de créditos con nuevos proveedores de los productos cotizados. Luego que el gerente de Compras realiza el proceso de cotización tiene que aprobar la requisición por el Modulo de Innsist además tiene que imprimirla y anexarle las cotizaciones correspondientes. Luego de la aprobación de la adquisición de compr  as por el Gerente de Compras las mismas son aprobadas por el Gerente Administrativo/Contralor General y finalmente por el Gerente General.  Aprobadas las requisiciones de compras el Gerente de Compras tiene que generar las Ordenes de Compras Form-AMR19 a los

proveedores que cumplan con las características de mejores precios, condiciones de crédito, calidad de los productos y tiempo de entrega. Las ordenes de compras tienen que tener todas las especificaciones de los artículos como medida, marca, presentación, si tienen ofertas y descuentos, detallar los impuestos que le apliquen al artículo en cuestión etc., la creación de artículos en el sistema esta solo autorizados al Contralor de Costos, cuando se tenga que cotizar en producto nuevo, el Gerente de Compras tiene que solicitar por Email al Contralor de Costos la creación de dicho producto copiando al Sub Contralor. Generadas las órdenes de compras tienen que ser aprobadas aprobadas por el Gerente  Administrativo/Contralor General y finalmente por el Gerente General, las órdenes de compras tienen la siguiente distribución: 





Original-Encargado Cuentas por Pagar (Enviado primero al recibidor de de Mercancías). Duplicado 1-recibidor de mercancías (Esta es la que se se envía por fax al proveedor). Duplicado 2-Gerente de Compras.

Después de ser aprobadas las órdenes de compras por el Gerente General y Gerente Administrativo/Contralor General, el Gerente de Compras tiene que enviar la original y el duplicado 1 al Recibidor de mercancías. El Gerente de Compras tiene que archivar las órdenes de compras adjunto a las requisiciones de compras y sus respectivas cotizaciones, este archivo tiene que estar organizado por tipo de inventarios y por proveedores en orden cronológico. Si la compra es de productos perecederos no es necesario hacer órdenes de Compras, pues el Steward List puede sustituir esta y se utilizará un Steward List para cada tipo de inventarios perecederos. Para una mejor gestión y aprovechamiento de la sinergia de los hoteles ubicado en una misma región los Gerentes de Compras de la Región tienen la obligación de preparar en

conjunto el reporte Bench Market, el cual es un reporte que sirve de referencia de la gestión de compras de los productos de mayor consumo de los cuales el Gerente Regional de Operaciones tiene que darle seguimiento a su fiel preparación mes a mes, analizar y gestionar acuerdos corporativos que puedan servir para mejorar los precios y condiciones. Es responsabilidad de los Contralores de Costos de cada hotel verificar que los precios reportados en el Bench Market sean correctos.

Pasos o procesos de pedido de materiales. Procesamiento de pedidos El procesamiento de pedidos, es la forma en que las empresas procesan y organizan una compra que se ha realizado por parte del consumidor. La compra puede ser de cualquier número de cosas. Esta compra puede ser: productos, servicios, información o reparaciones, todas estas formas de compras, requieren el procesamiento del pedido y la organización de la compra por parte de la empresa. Los centros de atención telefónica principalmente giran en torno a la tramitación de pedidos hecho por los consumidores o contestar a las preguntas de los clientes. Incluso si el consumidor sólo está llamando para hacer un comentario sobre la empresa o sus servicios, esto casi siempre debe quedar documentado, sobre todo si el centro de llamadas maneja la cuenta del cliente cuando se trata de reparación y producción. Las empresas deben tener algún tipo de procesamiento de pedidos para tener éxito; esto les ayudará a realizar un seguimiento de sus clientes, pedidos e información de contacto. Con este fin, los consumidores deben de llamar a las empresas para obtener información, la que deberá ser proporcionada a los clientes con comodidad y facilidad.

Organización de pedido de materiales.

Documentos de Salida de Materiales o Insumos - Orden

de Compra: Abarca de manera concreta: membretes, nombres, domicilio, teléfono de la firma, computadora para su identificación.

- Números: Servirá

para identificar la negociación entre las partes que utilizara el proveedor para hacer el embarque y la facturación de los materiales y que permita registrar y archivar el contrato para su consulta posterior. El proveedor coloca dicho número en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de comparación. El departamento de Almacén tendrá una copia de la orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos a cuenta de ella. En consecuencia el número debe estar ya impreso, nunca puesto a mano.

- Fechas de emisión y de entrega: Estas fechas

permiten planificar la recepción, y uso de materiales

- Nombre y domicilio del proveedor: Permite

identificar al proveedor a quien se da la orden, efectos de pago, en caso de algún reclamo.

- Motivación y condiciones de pago: En las instrucciones sobre la facturación se

debe establecer el número de copias necesarias de la factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de compra de acuerdo a lo convenido previamente. Muchas compañías en la nota de pedido usan cláusulas indicando que no se admitirán letras, a menos que exista un acuerdo concreto en ese sentido

- Lugar de la entrega: Cuando la recepción

de materiales debe realizarse en un sitio distinto de la sede de  la empresa,  debe indicarse claramente para evitar situaciones incómodas.

- Transporte: Debe indicar la vía que se

utilizará; por camión, ferrocarril o avión.

- Descripción de lo que se compra: La descripción La descripción de los diferentes artículos

pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno de ellos. Designación o descripción o  descripción clara de cada uno de ellos con medidas, tamaños o a las características que corresponden. Si se trata de impresos: cantidad, especificación suscrita de la forma o  trabajo encargado

proveedor:  Precios, condiciones  condiciones y descuentos, cuando se - Verificar la factura de proveedor: Precios, recibe el pedido.

ACTIVIDADES

a. Elabore un cuadro sinóptico del contenido de esta unidad b. En grupo de 5 expondrán el contenido del cuadro sinóptico

AUTOEVALUACIÓN 1. ¿Qué es factura, factura de compra o factura comercial? 2. Mencione los requisitos que debe contener una factura según la DGI? 3. ¿En qué consiste la recepción de materiales? 4. Mencione las 4 funciones de la recepción de materiales. 5. Haga un cuadro sinóptico sinóptico sobre las características características de los productos para su almacenamiento. 6. ¿Cuáles son las normas para la recepción recepción de materiales? 7. Enumere los soportes de contabilidad para la entrega de materiales y mencione la función de 2 de ellos. 8. ¿Qué es un documento? 9. ¿Para qué se usa el albarán y qué datos debe incluir? 10. Explique el proceso de pedido.

Unidad II: Proceso de Almacenamiento Objetivo de la Unidad:  Almacenar materiales e insumos, de acuerdo a su clasificación y codificación Técnica de almacenamiento de Materiales M ateriales y suministro. Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son: 1. Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias se hacen a través de una diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera: I. En cuanto al número de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas. II. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de  movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de materiales. III. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.

2. Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales

de oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plástico.  Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar enormemente puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor. 3. Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento más simple y económico. Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes. 4. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero 5. Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en

consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el número de entradas necesarias a las plataformas. 6. Contenedores flexibles: Es una de las técnicas más recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.

Clasificación de los Materiales y suministro. -

-

Materiales directos: Los materiales directos son aquellos que pueden identificarse con la producción de un artículo terminado, que pueden asociarse fácilmente al producto y que representan un costo importante del producto terminado. Ej.: el acero utilizado en la fabricación de automóvil. El vidrio utilizado para la fabricación de espejos. Materiales indirectos: Los materiales indirectos son los demás materiales o suministros involucrados en la producción de un artículo que no se clasifican como materiales directos. Ej.: el pegamento que se emplea en la fabricación de muebles, los clavos que se utilizan en la fabricación de las puertas

Sistema de codificación (numérico y alfanumérico) de los Materiales y suministro. La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un  código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación más usadas son: código alfabético, numérico y alfanumérico. El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y especificación. El sistema alfanumérico limita el número de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado. El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y abarca un mayor número de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del artículo.

AB · · · · · · · · ···

— 

· · ·

· · · · ·

286 · · · · · · · ·

Código indicador 

· · · Grupo

Clase El sistema alfa numérico de codificación de materiales. El sistema numérico es lemas utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de información e ilimitado número de artículos que abarca. Elementos para la codificación de materiales Grupo o clase: para grandes líneas de producción. Subgrupo o subclase: es una división del grupo en un nivel más detallado. Familia: es una subdivisión del subgrupo y es más detallado que el subgrupo.  Artículo: es la mínima clasificación de materiales.

Organización de los Materiales e insumo en el almacén. En una bodega o almacén bien diseñado, se utiliza todo el espacio disponible y la manipulación se reduce al mínimo imprescindible. En cualquier tipo de distribución de planta, existen cuatro componentes: 1. El espacio que ocupan los artículos y el equipo de manipulación con sus holguras correspondientes. 2. Los pasillos entre las mercancías para el acceso directo a las mismas. 3. Los pasillos transversales, perpendiculares a los anteriores. 4. El resto de las zonas, dedicadas a ordenar productos, carga y descarga, salidas de emergencia. La anchura de los pasillos dependerá de la naturaleza de las actividades que tengan lugar en ellos. Estas pueden ser de cuatro tipos: 1. Reposición o recogida de elementos utilizando el mismo pasillo y recorridos en un solo sentido. 2. Reposición y recogida de elementos utilizando el mismo pasillo y recorridos en ambos sentidos. 3. Reposición y recogida de elementos utilizando pasillos diferentes y recorridos en un solo sentido. 4. Reposición y recogida de elementos utilizando pasillos diferentes y recorridos en ambos sentidos. Para pallets rectangulares, el ancho del pasillo dependerá del lado del pallet que se utilice como principal. La altura útil depende de la altura de la estiba con su carga y de la altura del techo. Hay que tener en cuenta la necesidad de dejar un espacio libre entre la carga y la base del anaquel superior. La altura de cada espacio será:  Altura carga + Estiba + Altura anaquel + Espacio libre.

Debe existir un espacio libre entre la carga de las estibas de la altura superior y el techo o cualquier clase de obstáculo tales como tuberías o luces. Este espacio libre es necesario tanto en la zona de estanterías como en la zona de pasillos. Partes de una bodega Pasillos transversales: Se utilizan para acceder a los pasillos de trabajo. En esencia son espacios muertos, cuantos menos existan mejor. Generalmente su número viene fijado por las disposiciones contra incendios, con el fin de proporcionar vías de escape o salidas de emergencia, aunque también depende de factores como la cantidad de accesos necesarios, el número de carretillas elevadoras utilizadas y la ubicación de la zona de clasificación. Zonas de recepción y despacho de elementos: Cuando se diseña un almacén se presta mucha atención a las zonas de preparación de pedidos y de almacenaje en grandes unidades. Si la zona es demasiado pequeña, la actividad se verá seriamente limitada y aparecerán cuellos de botella que se propagarán a otras áreas del almacén. Normalmente, estas zonas son las que se sacrifican cuando surge una necesidad de mayor espacio de almacenaje. Los elementos estructurales del edificio deben contemplarse con una perspectiva que permita: 1. Eliminar tantos estorbos y restricciones como sea posible. 2. Considerar cambios en la ubicación de las oficinas y de otras dependencias de servicio. 3. Considerar la utilización del entresuelo para oficinas y para almacenaje de artículos ligeros. 4. Aprovechar o evitar las limitaciones debidas a puertas, suelos, techos, muelles, ascensores. 5. Comprobar las restricciones de la estructura, tales como la resistencia del suelo. Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operativo o de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa.

ACTIVIDADES a. Elabore un cuadro sinóptico del contenido de esta unidad b. En grupo de 5 expondrán el contenido del cuadro sinóptico

AUTOEVALUACIÓN 1. Explique las principales técnicas de almacenamiento. 2. ¿Cómo se clasifican los materiales y suministros? 3. ¿Qué es la codificación? 4. Explique en qué consiste el sistema alfanumérico. 5. ¿En qué consiste la simplificación? 6. Mencione los elementos para la codificación de materiales. Explique. 7. ¿Cuáles son las ventajas de la codificación? 8. Enumere los 4 componentes de la organización de materiales. 9. ¿Cómo debe ser la altura de cada espacio entre la carga y la base del anaquel superior para la organización de materiales? 10. Mencione las partes de una bodega.

Unidad III: Métodos de valuación de inventario Objetivo de la Unidad: Registrar en tarjetas kardex entradas y salidas de materiales insumos, de acuerdo a método establecido. Tipos de documentos de entrada y salidas de Materiales. Entradas Con la entrada, registramos la llegada de materiales al almacén. Entradas pueden ser de diferentes tipos: 



Llegada parcial o total de materiales de un pedido para guardar en el almacén para su uso posterior en la obra. Llegada de materiales enviados desde otro almacén, o de un almacén central de la empresa. 

Llegada de materiales para consumo inmediato, como es el caso de concreto por ejemplo, en cual caso CIO (Chief Information Officer u Oficial en jefatura de sistemas)  tiene una opción especial para simplificar su manejo.

En todo caso, con la entrada CIO automáticamente ajusta la cantidad y valor del stock del almacén, y afecta el balance de materiales pendientes por recibir o pedir en el futuro. Salidas o Consumos de Obra

El último documento es la salida del material del almacén. Normalmente esta salida va a ser hacía la obra en la forma de un consumo. En este caso, CIO va a controlar exactamente donde se gasta el material (solo puede ser en actividades aprobadas y hasta la cantidad permitida), y el valor. La valorización de consumos puede ser con FIFO (el primero que entra es el primero que sale) o utilizando un valor promedio ponderado (tomando un valor promedio de las existencias en el almacén). Cuando el material es entregado a un subcontratista (por ejemplo al mampostero suministrando la mano de obra), se puede registrar este hecho para luego producir reportes de materiales utilizados por cada subcontratista. También materiales pueden salir del almacén para entrega a otras obras - en este caso CIO crea el documento de salida del almacén de orígen, y la entrada en el almacén destino en un solo proceso, transfiriendo el valor correspondiente también. Esta capacidad puede ser extendida hasta el punto de manejar un almacén centralizado donde se compra y guarda todos los materiales que utiliza la empresa, para luego ser despachados a cada obra.

Documentos de recepción y despacho de Materiales. RECIBO: La planeación y el aprovisionamiento son funciones logísticas mediante el cual se provee a una empresa de todo lo necesario para su funcionamiento. Esto consiste en realizar el aprovisionamiento de los materiales e insumos, en las cantidades necesaria, con la calidad adecuada, al menor precio posible en el momento oportuno. En el área de recepción, se realizan los procesos de negociación y verificación de los elementos terminados o mercancías, donde se comprueban tanto lo material como lo físico; para esos procedimientos se necesita que esté listo el personal y los equipos necesarios con anticipación, para hacer los procesos de descargue de las mismas, donde el área debe estar descongestionada para agilizar los

trasmites de recepción y el espacio necesario en bodegas para el almacenamiento de los mismos de acuerdo al volumen de las mercancía y el tiempo de permanencia en ellos debe ser lo más corto posible para minimizar costos. En los procesos de recepción, deben ir acompañados de los documentos tales como: 

Lista de empaque

Es el documento en el cual los artículos embalados se encuentren detallados por bultos, con la respectiva indicación de las unidades contenidas en cada uno y, su contenido, es comparado con el de otros documentos como la factura comercial y el conocimiento de embarque. El formato del formulario que presentamos es un formato típico, pudiendo, cada empresa tener su propio formato. Según la numeración señalada en el formato indicamos la clave para el llenado del mismo. Referencia al número de factura que 1. corresponde a la exportación. Si se omite la referencia a la factura puede resultar difícil emparejar los documentos, si estos se separan. Número total de cajas por tipo de mercadería 2. comprendidas en el embarque. Si no indica la cantidad de cajas que contienen el mismo tipo de mercancías, será más difícil comprobar la expedición. Para cada tipo de mercancías, los números 3. seguidos a las cajas que contengan. Si no se numeran las cajas, o se numeran incorrectamente, pueden producirse confusiones para las autoridades aduaneras y para el cliente. Contenido de cada caja. Si no se describe 4. correctamente el contenido, será difícil identificar las partidas. Dimensiones exteriores de cada caja. Si se 5. omiten las dimensiones y la unidad de medida, pueden surgir dudas. Peso bruto de cada caja. Si se omiten el peso 6. o la unidad de peso, pueden producirse demoras. Forma de embalar las mercaderías. Si se encue ntran en “paletas”, deberá 7. indicarse. Si requieren una manipulación especial, deberá indicarse también. Forma de marcar las cajas y los números utilizados. 8. Número total de bultos de la expedición. 9. Volumen total de la expedición, en metros cúbicos. 10. Peso neto total (excluido el embalaje) de la expedición. 11.

12.

Peso bruto total de la expedición enviada. Si se omite el peso neto o se confunde con el peso bruto, pueden surgir malentendidos y gastos adicionales.

Factura Una factura es un documento a. que refleja, que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos. Factura es un título valor que  b. el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. (…) Vemos que el código de c. comercio nuestro define la factura como un título valor, título valor que legitima el valor derecho literal y autónomo en el contenido, de modo que en caso de que el beneficiario de dicho título valor [factura] no reciba a satisfacción lo allí contenido puede exigirlo judicialmente por cuanto el documento respectivo presta mérito ejecutivo. Se debe aclarar eso sí, que la factura para que tenga la naturaleza de d. título valor debe cumplir con todos los requisitos que el código de comercio considera para ello. Igualmente la factura debe cumplir determinados requisitos para que e. tengan valor desde el punto de vista tributario. 



Nota de remisión

Es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser si o si firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.



Registro de tarja

Para empezar a hablar de tarja dentro de las instalaciones portuarias debemos centrarnos en los 2 aspectos principales en el proceso que son, la mercancía y el tarjador. En cuanto al tarjador podemos decir que es una persona que tiene que cumplir con unos lineamientos y de conocimientos para ser una persona capaz de realizar esta operación, los conocimientos que debe tener un tarjador comienzan en: saber los diferentes tipos de contenedores y sus respectivas características; la naturaleza de la carga, si es frágil, perecedera, extra dimensional, peligrosa, para poder determinar los lugares adecuados para su almacenamiento y los requerimientos técnicos para su manipulación y movilización; también debe tener conocimientos en los tipos de documentos necesarios para el recibo, la entrega, la verificación y el registro de las mercancías dentro de las instalaciones portuarias, para llevar un estricto control sobre lo que sale a exportación lo que viene de importación, en los patios(hablando de contenedores y mercancía extra dimensional) como en las bodegas. También debe tener un amplio conocimiento en cuanto a las SISO(seguridad industrial y salud ocupacional) la manipulación de los EPP ,como también conocer los diferentes entes que junto con el hacen parte del proceso de exportación e importación de mercancías al territorio nacional, como son la DIAN, el ICA, la POLFA, ATINARCOTICOS, INVIMA. En cuanto a los procesos del tarjador debe tener agilidad y destreza al momento de realizarlos, como por ejemplo la entrada y la salida de las mercancías frente a los documentos y físicamente; La inspección de las mercancías aplicando las técnicas de verificación con referencia a la información contenida en los documentos. 

Solicitud u orden de compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra: - Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido - Número de orden de compra - Nombre y dirección del proveedor - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Términos de entrega y de pago - Cantidad de artículos solicitados Número de catálogo Descripción Precio unitario y total - Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden - Firma autorizada El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

DESPACHO: En el momento de despacho, donde el sistema edita una orden de despacho, el jefe de bodega se contacta con un transporte disponible que se presente en una hora, fecha y sitio donde será llevada la carga; se despacha la carga de los productos que estén en buen estado, y si se da de productos defectuosos se dará el proceso de selección y recuperación de los mismos, las estibas en los vehículos de transportes deben realizarse cumpliendo con las estipulaciones de manipulación y patrón de estiba correspondiente. Para los despachos de las mercancías, deberán ir acompañados de los siguientes documentos como:



Orden de despacho

Una orden de despacho es un documento que es entregado cuando existen pedidos de mercancía y estos van a ser transportados y recibidos, además son muy necesarios para la contabilidad de la empresa que la emite. El objetivo principal de una orden de despacho es el informar de manera detallada la mercancía que ha sido despachada por almacén, así como también el ordenar al almacén las entregas de mercancías para la venta a los clientes. Este tipo de orden debe ser elaborado por el encargado del almacén de la empresa, en original y dos copias, de tal modo que el original sea enviado al cliente anexado a la mercancía, una de las copias a contabilidad y otra al archivo. La orden de despacho debe ser llenada sobre todo teniendo en cuenta los siguientes campos: - Fecha de emisión. - Nombre de la entidad - Nombre y dirección del cliente. - Lugar y fecha de entrega de los productos. - Código del producto. - Descripción del producto. - Cantidad ordenada del producto. - Firma del transportista del producto. - Firma de la persona que recepciona el producto. - Fecha de recepción del producto.



Orden de venta

Una orden de venta puede crearse en la opción ( Ventas - Orden de Venta) Los datos a registrar dentro de una Orden de Venta principalmente son: Campo Descripción Observaciones Cliente Nombre de cliente Seleccionar al cliente Por defecto MXP. Seleccionar si Moneda corresponde otra  Al grabar el sistema toma el consecutivo Número de Folio de Orden de (Ver Valores Iniciales) o puede registrarse Orden de Venta Venta un número Fecha de la Formato de acuerdo a las preferencias Orden (Ver preferencias de usuario) Descripción general Descripción del documento Cant cantidad Número o código de Número producto o servicio El precio es modificable, aún cuando Precio Precio unitario vengan de una cotización Otras 2 opciones para registrar una orden de venta son: Si es un cliente de primera vez, 1. registrar previamente el cliente en ( Ventas - Nuevo Cliente) y al finalizar presionar el botón (Orden de Ventas)  A partir de una Cotización existente. Ir 2. a (Ventas - Reportes - Cotizaciones ), consultar la cotización y presionar el botón Orden de Venta

Sistema Kardex. El Kardex no es más que un registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en un almacén. Para hacerlo, es necesario hacer un inventario de todo el contenido, la cantidad, un valor de medida y el precio unitario. También se pueden clasificar los productos por sus características comunes. El último paso es rellenar los Kardex, que existían en papelerías, y que actualmente se pueden encontrar en los software contables. Así, se hace una tarjeta de Kardex  por producto, y desde ese momento se registrarán allí todas las entradas y salidas de ese producto

Método de Valuación de Inventario. Existen 3 métodos para valoración de los inventarios, que son los siguientes: Método PEPS El método PEPS parte las primeras unidades de productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una  economía inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancías o productos vendidos se determina con base en los precios más antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser artificialmente más altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados, en el balance, a los precios más próximos o actuales.

Método UEPS El método UEPS es el inverso del método PEPS porque éste, contrario a aquél, parte de la suposición de que las últimas unidades en entrar son las que primero se venden y, en consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo más altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto monetario de los inventarios, que aparecerá valorizado a los precios más antiguos.

Método Promedio Ponderado Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra. El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto más el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación. En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.

Funciones del Personal de Almacén. Su función abarca un triple campo de actuación:

1. Operativo. Las actuaciones más claras: recepción, almacenamiento, manipulación y entrega de mercancías. Conocimiento de las áreas del almacén, correcta disposición de las mercancías, limpieza y orden, son algunos ejemplos. 2. Documental. Verificación y archivo de albaranes, facturas, documentos de transporte, control de los flujos documentales, establecimiento de horarios, definición de tiempos, localización de “Puntos críticos” en el sistema de logística. 3. Comercial. Cubre todos los aspectos relacionados con la “Atención de Clientes” sean éstos externos o internos. Así el “almacenero” se transforma, y en

muchos casos lo es, en un vendedor más de la empresa. Quizá no venda producto directamente, pero vende “imagen y servicio”. Puede afirmarse que: la efectividad del personal de almacén se soporta en la correcta asimilación y ejecución de estos tres pilares. Así, cada día es más usual el empleo de la gestión de la logística (almacén incluido) por recursos externos, bajo la modalidad de contratos de servicios “outsourcing”. La competencia y la demanda del mercado actual hacen que la gestión del almacén, no constituyendo lo que los sajones denominan “core business” (el “corazón del negocio”, es decir, la actividad directamente vinculada al negocio), cobre una importancia tal que debe ser manejada por auténticos especialistas que garanticen los niveles de servicio necesarios para el óptimo funcionamiento de los flujos del proceso productivo, del tipo que fuera, como se indicó anteriormente. Los responsables deben asumir la tarea de motivar al personal de almacén, transmitirles el alcance de su responsabilidad en el sentido de ser conscientes de que su trabajo no se limita al meramente operativo y mecánico sino que abarca el resto de los componentes de una completa y eficaz gestión. Son verdaderos protagonistas del sistema de flujos, esto es, de la logística de la empresa. Evaluación al desempeño del Personal de Almacén.

Existen varias opciones calificar el desempeño: 1. Evaluación inmediato: Son el

del

para

supervisor

núcleo

de

los sistemas de evaluación del desempeño. El supervisor debe estar en la mejor posición para observar y evaluar el desempeño de su subordinado. 2. Evaluación de los compañeros: Es eficaz para predecir el éxito futuro de la administración.  Se emplea para saber cuál es el mejor candidato entre los compañeros para ser promovido. 3. Comités de calificación: Con frecuencia los comités están integrados por el supervisor inmediato del empleado y tres o cuatro supervisores. El conjunto de calificaciones tiene a ser más confiable, justo y valido que las evaluaciones individuales, debido a que eliminan  problemas de preferencia y efectos de halo por parte de los evaluadores: con frecuencia los evaluadores de otros niveles detectan diferentes facetas del desempeño de un empleado. 4. Autocalificaciones: La desventaja de la autoalificación, es que con frecuencia el empleado se evalúa mejor de lo que lo haría su supervisor. 5. Evaluación por los subordinados:  Aquí los empleados evalúan a los supervisores, esto permite a la gerencia un proceso de retroalimentación hacia arriba; también ayuda a la alta gerencia a diagnosticar estilos gerenciales, identificar problemas potenciales de las personas y determinar  acciones correctivas con los gerentes en forma individual; esta forma se utiliza para el desarrollo.

Normas y reglas de codificación de los Materiales y suministro. Codificación es el método que permite convertir un carácter de un lenguaje natural (alfabeto), en un símbolo de otro sistema de representación, como un número, aplicando normas o reglas de codificación las cuales definen, la forma en que se codifica dado el sistema de representación . Las normas y reglas de codificación definen la forma en la que se codifica un carácter dado en un símbolo en otro sistema de representación. Ejemplo de esto es el código Morse:

Desde 1991 se ha acordado internacionalmente utilizar la norma Unicode, que es una gran tabla, que en la actualidad asigna un código a cada uno de los más de cincuenta mil símbolos, los cuales abarcan todos los alfabetos europeos, ideogramas chinos, japoneses, coreanos, muchas otras formas de escritura, y más de un millar de símbolos especiales.

UTF-8 Es una norma de transmisión utilizada junto con la norma de codificación Unicode. Utilizadas en conjunto, funcionan de la siguiente manera: -

-

Unicode asigna los enteros del 0 al 127 (un total de 128). UTF-8 empaqueta cualquier entero del 0 al 127 en un octeto “a la antigua” pero con el octavo dígito siempre en cero, ya que actualmente el bit de paridad no se utiliza más para detección de errores. Además como la tabla de Unicode es tan grande, la mayoría de sus símbolos están asignados a enteros mayores que 127 (códigos que, en consecuencia, necesitan más que 7 dígitos para su representación binaria). En todos esos casos, UTF-8 envía el comienzo de la representación binaria del código en cuestión en un primer octeto con dígito de paridad = 1.

El receptor de este mensaje, interpreta este dígito en 1 como señal de que lo que está siendo transmitido es un código que no cabe en 7 dígitos binarios; y por tanto determina que el símbolo no lo va a conocer mientras no lea el siguiente octeto, y tal vez el que sigue. En el peor de los casos, quizás se haga necesario leer seis octetos consecutivos para determinar un código alto.

Pedidos de los Materiales y suministro de acuerdo a las necesidades.

La Planificación de Requerimientos de Materiales (PRM), también conocida como PRM I, la pequeña PRM, es un conjunto de técnicas que toma el Plan Maestro de Producción y otra información de registros de inventario y documentos de estructura de productos como entradas para determinar los requisitos y el cronograma de tiempos para cada artículo. Con base en un plan maestro de producción, un sistema de planificación de requerimientos de materiales: • Crea cronogramas que identifican las piezas específicas y los materiales requeridos para producir artículos finales • Determina los números exactos necesarios

• Determina las fechas en las que se deben realizar los pedidos de dichos materiales, según los plazos de entrega

¿Dónde podemos aplicar la PRM? Este sistema de gestión del inventario es apropiado para artículos que tienen una demanda dependiente (la demanda de sub ensambles, componentes y partes que no se pronostican independientemente sino que se derivan de la demanda del producto final). También es aplicable en industrias que ofrecen una variedad de productos terminados en los que el cliente puede elegir entre muchas opciones. También es muy apropiado cuando el entorno de fabricación es complejo e incierto.

Procedimiento para los Pedidos de los Materiales y suministro La gestión de compras, como la de cualquier otra actividad, da lugar a unos procesos y procedimientos de tipo administrativo cuyo objetivo tiene que ver con el control, registro, almacenamiento, distribución, etc., de los productos/artículos que se utilizan en un establecimiento hostelero o de Restauración. Su sencillez o complejidad dependerá del volumen de operaciones, de su significado económico y de la propia organización interna. En la actualidad, también la informática con todo su gran desarrollo y posibilidades está incidiendo en estos procesos y controles con una forma distinta de operar, de tratar la documentación y, sobre todo, lo que es más importante, de conseguir una información en ¨ tiempo real¨ más completa y diversificada. ¿Cuáles son las etapas ¨administrativas¨ que se originan en el proceso de ¨feed back¨ necesidades-compras consumos-necesidades? Para nosotros se establecen los siguientes pasos y documentos: •

•

Las peticiones que tienen lugar en cada una de las unidades y que son de dos tipos:  Aquellas que son necesarias para el desarrollo de la actividad.

•

Las que se producen como consecuencia de reposiciones de productos .

Las primeras son Peticiones de Suministro o reposiciones a través de vales o comandas que expiden las unidades al Economato, Bodega o  Almacén para proveerse de los productos o artículos necesarios que se utilizan en la producción (Cocina) o en el servicio (Comedor). La petición de suministro como “vale” se realiza al inicio de la actividad, es decir, es la provisión para la elaboración de platos o para el simple montaje (por ejemplo, reposición de salsas embotelladas, relleno de saleros y pimenteros, etc.). La “comanda” normalmente se origina por el Comedor y es una petición al Economato/Bodega para la provisión de frutas, algunas bebidas, etc., aunque también puede realizarse con un “vale”. Generalmente la “comanda” refleja una petición de los clientes y el “vale” es un elemento administrativo para el funcionamiento interior de las unidades del establecimiento. En cuanto a las segundas, la petición no se origina por una necesidad urgente o para el día, sino mas bien es una previsión de aquellos productos o artículos con son objetivos de reposición (vajilla, cristalería, conservas especiales, etc.). En este caso, se trata de una petición a la unidad de compras para que efectúe las gestiones ante los proveedores de acuerdo con la política del establecimiento a tal efecto. Resumiendo, podemos decir que las necesidades de cada una de las unidades se gestionan por medio de vales o comandas, cuyo contenido debe tener al menos los siguientes datos:

•

•

•

•

•

•

•

Departamento o Unidad que hace la petición. Producto o Artículo que se solicita. Unidad (Kg, litro, botellas, caja, etc.). Cantidad. Fecha. Firma autorizada. Número del impreso.

• Código.

Estos dos últimos datos dependerán de la propia organización interna del establecimiento. También, en algunos casos los vales llevan el “precio” para su valoración y registro en Contabilidad. Los vales o comandas siempre se realizan por duplicado. Un original para el receptor (Economato, Bodega, Almacén, etc.,)

ACTIVIDADES a. Elabore un cuadro sinóptico del contenido de esta unidad b. En grupo de 5 expondrán el contenido del cuadro sinóptico

AUTOEVALUACIÓN 1. Mencione los documentos de recepción y despacho de materiales. 2. ¿Qué aspectos se incluyen en una orden de compra? 3. ¿Qué es el sistema Kardex? 4. ¿Cuáles son los 3 métodos de valuación de inventarios? 5. ¿Qué función desempeña el personal de almacén? 6. ¿Cuáles son las funciones que existen para calificar el desempeño? 7. ¿Qué es la PRM? 8. ¿Dónde podemos aplicar la PRM? 9. ¿Cuáles son las etapas administrativas que se originan en el proceso de “feed back”, necesidades - compra, consumosnecesidades? 10.¿Qué es la “comanda”?

Unidad IV: Control de Materiales Objetivo de la Unidad Gestionar procesos de control según manual de normas y procedimientos para el almacenamiento

Medidas de Control en Almacén. Para poder mantener un correcto control de almacén, el gestor correspondiente debe contar con medidas y radios de control que puedan proporcionar una manera mucho más completa y posible para reflejar la situación en la que se encuentra el activo circulante y todos los recursos que se encuentran a su disposición para poder ejecutarlo. Las magnitudes que suelen ser objeto de medida por el control de almacén suelen agruparse en diferentes categorías, de las cuales podemos nombrar, la medición de los movimientos correspondientes al circulante. Se trata básicamente de las entradas y salidas de todos los materiales, y es importante que consideremos esto como un aspecto fundamental del control de almacén. Generalmente éste requiere el empleo de algunas herramientas informáticas que le sirvan de apoyo para una optimización de sus resultados. La medición de los movimientos que se debe realizar en el control de almacén, debe ser llevada a cabo sobre una base de unidades monetarias, considerando las mismas necesidades y limitaciones expuestas anteriormente por parte de la persona encargada de llevar el control de almacén. De todos modos debemos señalar que tanto las entradas como las salidas correspondientes a la mercadería que se encuentra en el almacén, pueden medirse pedido a pedido, o también se miden periódicamente, es decir, entradas y salidas diarias, semanales, mensuales o anuales.

La segunda categoría es la medición de la rotación, que suele ser realiza en períodos anuales, llevando un control que indique todas las salidas de mercadería que se produjeron a lo largo de un año de ejercicio económico. Si el control de almacén lleva a cabo una medición de rotación que nos da como resultado 8,5 por ejemplo, determina que para el total de la empresa, las existencias de almacén han rotado durante un año el número de veces indicado. Por otra parte, también existen métodos para el control de almacén que pueden medir la rotación mensual o incluso la diaria, pero esto dependerá de las características del producto analizado, aunque de todos modos debemos tener en cuenta que el ratio de control de almacén por excelencia es el de las mediciones de rotación anuales. La tercera y última categoría en la cual se dividen las magnitudes del control de almacén es la de cobertura. Habitualmente se encarga de medir el número determinado de los días que tarda realizar la cobertura de los recursos disponibles para realizar un adecuado control de almacén en cada momento que lo amerite.

Sistema de control en Almacén. Otra actividad que debe ser llevada a cabo para poder mantener un cierto control de almacén en una empresa o negocio comercial, es la clasificación de los materiales, ya que los mismos forman parte importante del inventario que se encuentra en los almacenes. Este método se utiliza principalmente para lograr el objetivo de limitar todas las actividades más importantes referentes a la panificación a un mínimo número de referencias. Esto se debe a que generalmente, cuando se comienza con el proceso de control de almacén refleja una realidad que indica la existencia de miles de referencias y esto dificulta en gran medida la extensión de dichas actividades. Por lo que resulta muy necesario asignar inteligentemente, el método más eficiente para llevar a cabo la gestión del control de almacén.  A pesar de que todas las actividades anteriormente mencionadas resultan muy importantes a la hora de realizar el control de almacén, la actividad fundamental es el recuento de stock depositado en el almacén, ya que el mismo tiene la función de arbitrar los medios disponibles que nos permiten determinar los datos viables de existencia de la mercadería en almacén. El recuento se basa en hacer factible el conocimiento acerca de los movimientos que se registran en el control del almacén, ya que es muy habitual que se soporten en todas las operaciones contables relacionadas al mismo, que a la vez, tienen una tendencia a generar facturas de entradas y salidas de la mercadería. No obstante, en aquellos casos donde los materiales se encuentran en curso y también en los casos particulares donde se confeccionan los inventarios internos, no resulta nada fácil el hecho de disponer de la información correspondiente a los movimientos, por lo que el recuento analítico de los stock debe ser debidamente realizado.

Sistema de gestión en Almacén.

Control y gestión del almacén

Para la dirección eficiente de un almacén complejo se tienen que en tiempo real, entre otros, todas las existencias en el almacén y todos los cambios en las existencias (entradas y salidas, reagrupamientos, reservas, etc.). Esto se puede realizar de manera convencional p.ej. a través de un fichero, o asistido por un ordenador con un sistema de gestión de almacén. El sistema de gestión de almacén informa en todo momento, sobre la base de la información recibida, sobre el estado del almacén. Entonces se puede averiguar que artículo está almacenado en qué lugar y cuantas entradas/salidas sufre. El sistema de gestión de almacén puede administrar desde la entrada de mercancía, los medios de manutención, los indicadores de carga, controles de peso hasta la determinación óptima del lugar de almacenaje . El mismo sistema organiza y estructura también el transporte de las mercancías en el almacén. La moderna tecnología de códigos de barras permite el control de los movimientos de las mercancías al completo. Los transportes mismos se realizan utilizando técnica de transporte automático o control optimizado de carretilla .

Desde una simple estantería de ángulo ranurado hasta un almacén autoportante de gran altura completamente automático, el sistema de gestión del almacén optimiza las capacidades del almacén ya existentes y gestiona todas las estructuras del almacén considerando criterios importantes del almacenaje. Estos incluyen por ejemplo clasificaciones de la mercancía, mercancías peligrosas, zonas de almacenaje etc.

El sistema de gestión de almacén se puede configurar libremente y así el usuario mismo puede ajustarlo. Por eso es posible realizar soluciones individuales. Es una solución óptima también para su sistema de logística con las siguientes ventajas: Reducción del volumen de almacén Reducción de los costes de almacén Empleo óptimo de medios técnicos y de personal Movimientos controlados

de

Relación óptima rendimiento  Ampliación modular

entre

mercancía coste

y

Técnicas y métodos de conteo físico de inventarios Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro. La administración de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer el inventario. Técnicas de Administración del Inventario MÉTODO ABC Consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente El análisis de los inventarios es necesario para establecer tres grupos de productos: A-B-C “A” INCLUYEN LOS INVENTARIOS QUE REPRESENTAN EL 80% DE LA INVERSIÓN Y EL 20% DE LOS ARTÍCULOS LOS ARTÍCULOS “B”, CON UN VALOR MEDIO ARTÍCULOS “C”, QUE TIENEN UN VALOR REDUCIDO 11.DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE REORDEN Se acostumbra a manejar en las empresas industriales, consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artículo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido HERRAMIENTAS DE ESTE CONTROL: -

LA REQUISICIÓN VIAJERA SISTEMAS BÁSICOS ÓRDENES O PEDIDOS FIJOS RESURTIDOS PERIÓDICOS.

12.EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS La mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO Idea: Adquirir los inventarios e insertarlos en la producción en el momento en que se necesitan. Requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.

Procedimiento para dar de alta y baja de bienes. El Alta consiste en la incorporación física y contable de bienes muebles al patrimonio de la Unidad Ejecutora, dentro de los 30 días de recepcionados con la documentación sustentatoria, la que se autoriza mediante Resolución Directoral con indicación expresa de las causales que la originaron. La adquisición de bienes muebles mediante el procedimiento de compra no constituye Resolución Directoral de Alta. Los bienes patrimoniales adquiridos mediante el procedimiento de compra, serán registrados contablemente, para lo cual solo formularán el Registro de Alta respectivo, remitiendo los reportes de altas el primer día hábil del mes posterior a su compra, a fin de mantener actualizado el margesí de Bienes Institucionales. Los adquirientes, expedirán Resoluciones Directorales de Alta de sus bienes patrimoniales adquiridos en todas sus modalidades (saneamiento, donación, reposición, fabricación, permuta, transferencia y reasignación). Los bienes muebles que no cuenten con documentación que sustente su valor, deben ser valorizados mediante tasación para proceder al Alta en el patrimonio de la Unidad Ejecutora. 

Baja de bienes

La baja consiste en la extracción física y contable de bienes muebles del patrimonio de la entidad pública, la cual se autoriza mediante resolución administrativa del titular del pliego o de funcionario competente, con indicación expresa de las causales que la originaron. Estas causales pueden estar referidas a: a) Estado de excedencia. b) Obsolescencia técnica.

c) Mantenimiento o reparación onerosa. d) Pérdida, robo o sustracción. e) Destrucción o siniestro. f) Reembolso o reposición, g) Cuando el semoviente (animal) sobrepase su período reproductivo, padezca enfermedad incurable, sufra lesiones que lo inhabiliten permanentemente o muera. h) Cualquier otra causal, previa opinión favorable de la Superintendencia de Bienes Nacionales - SBN. El procedimiento para la baja de los bienes muebles de propiedad estatal, comprende lo siguiente: 1. La Unidad Orgánica Responsable del Control Patrimonial es la encargada de elaborar el Informe Técnico motivado que determine los bienes muebles a darse de baja. Asimismo, elaborará el proyecto de resolución de baja. 2. La Unidad Orgánica Responsable del Control Patrimonial elevará el Informe Técnico-legal a la Oficina de Administración, conjuntamente con el proyecto de resolución. 3. El Comité de Altas y Bajas, o la unidad que haga sus veces (puede ser la Oficina de Administración), de encontrar conforme el citado informe, suscribirá el  Acta de acuerdo respectivo y redactará el proyecto de la resolución que apruebe la baja, la misma que deberá especificar lo siguiente: a) La causal de baja. b) La cantidad de bienes muebles. c) El total del valor de los bienes muebles. d) La relación valorizada de los bienes muebles. 4. La Resolución que aprueba la Baja de los bienes muebles deberá ser emitida dentro de los treinta (30) días de haber recibido el Informe Técnico o documentación sustentatoria.( 5. La municipalidad, a través de la Oficina de Administración, remitirá a la SBN, dentro de los veinte (20) días de emitida la resolución de baja, la siguiente documentación: a) Copia de la resolución administrativa que aprueba la baja de los bienes muebles, con la relación de los mismos. Dicha relación deberá especificar por cada bien mueble el código patrimonial, el detalle técnico, (comprende la marca, el modelo, el tipo, el color, las dimensiones, la serie, número de motor, número

de chasis, etc., según el tipo de bien del que se trate), el estado de conservación, el valor, el precio de tasación y su ubicación. b) Para el caso de vehículos y otros bienes muebles inscribibles, copia del Certificado de Identificación Vehicular expedido por la DIPROVE, del Certificado de Gravamen expedido por la Oficina Registral correspondiente y de la Tarjeta de Propiedad que corresponda. c) Copia del Acta de Acuerdo del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones. Los bienes muebles dados de baja quedarán bajo la responsabilidad y custodia de la Oficina de Administración o la que haga sus veces , y no serán objeto de inventario ni podrán ser utilizados para las actividades que realiza la municipalidad. Producida la Baja de los bienes muebles, la municipalidad tendrá un plazo de 5 meses para disponer de dichos bienes, vía subasta, donación, transferencia, permuta o destrucción., contados a partir de la emisión de la respectiva Resolución.

Partes del Informe de inventario físico.

ACTIVIDADES

a. Elabore un cuadro sinóptico del contenido de esta unidad b. En grupo de 5 expondrán el contenido del cuadro sinóptico

AUTOEVALUACIÓN 1. Explique las medidas de control de almacén. 2. ¿Cómo es el sistema de control en almacén? 3. ¿Cuáles son técnicas administración inventario?

las de del

4. ¿Qué es un inventario? 5. ¿En qué consiste la baja de bienes? 6. ¿Qué comprende el procedimiento para la baja de los bienes?

Unidad V: Gestión de stock y Mantenimiento de inventario Objetivo de la Unidad: 1. Mantener el stock de inventario, de acuerdo a necesidades de bodega y a manual de procedimientos de almacén 2. Establecer mecanismos de mantenimiento para el inventario Stock. Stock   es una voz inglesa que se usa en

español con el sentido de existencias (todo lo referente a los bienes que una persona u organización posee y que sirven para la realización de sus objetivos). Utilizada en ese sentido, la palabra se escribe en letra cursiva. En el lenguaje comercial y financiero el empleo de este anglicismo es frecuente, y por ello la RAE (Real Academia Española) recomienda evitarlo y utilizar las voces en español correspondientes a cada contexto: 



Inventario,  registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona, empresa o comunidad, hecho con orden y precisión. Existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo.

Gestión de Stock. La gestión de stocks comprende la gestión de todos los elementos relacionados con el almacenamiento de productos (inventarios, valoración, etc.) La gestión de stocks está muy ligada con la valoración contable de existencias necesaria en la contabilidad de las organizaciones. Como consecuencia de los criterios contables de valoración han surgido distintos medios de gestión de stocks y otros que no tienen relación con la contabilidad. Los principales criterios de gestión de stocks son:









FIFO (First In First Out), el primer producto que entró en el almacén será el primero en salir.

LIFO (Last In First Out), el último producto en el almacén será el primero en salir

HIFO (Highest In First Out), el producto del que se tengan mayores existencias es el primero en salir. FEFO (First Expiry First Out), de uso fundamentalmente en la industria alimentaria, el producto más cercano a su caducidad es el primero en salir

La gestión de stocks tiene mucha importancia para las organizaciones por el elevado coste que tiene. Los sistemas de gestión de stocks deben permitir llegar al nivel óptimo de stock. Existe un nivel óptimo de stock puesto que se puede determinar el stock a mantener desde dos perspectivas: La del servicio al cliente que implica contar con el mayor stock posible para poder atender cualquier petición. La del coste que lleva a tener el menor stock posible para minimizar el enorme coste que supone financiarlo. Gestión de stocks) «Se entiende por gestión de stocks el organizar, planificar y controlar el conjunto de stocks pertenecientes a una empresa.» La gestión de 



existencias, gestión de inventarios o gestión de stocks regula el flujo entre las entradas de existencias y las salidas. La gestión de existencias, gestión de inventarios o gestión de s tocks  regula el flujo entre las entradas de existencias y las salidas. La forma de regular el flujo de entrada es variando la frecuencia y el tamaño de los pedidos que se realicen a los proveedores. El control sobre el flujo de salida es mucho menor pues las condiciones son impuestas por los consumidores. La gestión de existencias ha de garantizar que siempre que un cliente solicite un producto, éste sea proporcionado. Lo ideal sería que el flujo de entrada fuese igual al de salida, pero esto no es materialmente posible, pues es necesario un tiempo para responder adecuadamente. Por lo tanto se ha de intentar que el nivel de existencias sea mínimo, sin que se produzcan rupturas en la salida. Uno de los objetivos fundamentales de la gestión de existencias es conseguir satisfacer las necesidades de los clientes, garantizando la llegada de los productos en tiempo, forma y cantidad esperados. Sin embargo, este no es el único objetivo, pues es fundamental mantener un equilibrio entre lo anterior y los costes que derivan de la posesión de las existencias.

Funciones de las existencias Su función es la de servir de instrumento de regulación de toda la cadena logística, con el fin de conseguir un flujo de materiales continuo. Las siguientes funciones de las existencias nos las indican los autores ya nombrados anteriormente.1 La función de las existencias es conseguir: 



Compensar los tiempos de transporte necesarios para acercar el producto al cliente. Es necesario tener existencias cerca del consumidor ya que el momento y lugar en el que es demandado un producto suelen ser diferentes del sitio en que este producto se genera. Evitar rupturas del movimiento de materiales por cualquier suceso, como por ejemplo los desajustes en los sistemas de transporte.

Tipos de existencias

Las existencias pueden ser clasificadas desde varios puntos de vista, de acuerdo a su función, a las actividades de la empresa y a la naturaleza de los productos por tanto a este se le denomina existencia. La autora Francisca Parra Guerrero en su obra Gestión de Stocks2 considera útiles para la gestión de existencias las siguientes clasificaciones:

Existencias de seguridad o de protección Volumen de existencias que se mantiene en almacén superior al necesario para el funcionamiento normal de la empresa que se constituye como protección frente a la incertidumbre de la demanda y del plazo de entrega del pedido. Si existe un cierto tiempo entre el momento en que se hace el pedido al proveedor, y el momento en que éste llega al almacén, es decir, los aprovisionamientos no son instantáneos, entonces es indispensable prevenir un cierto número de existencias para hacer frente a la demanda o salidas de almacén, durante el plazo de reposición. Si durante este espacio de tiempo la demanda es exactamente conocida, no hay ningún inconveniente en calcular las existencias necesarias para este fin. Sin embargo,

si la demanda es aleatoria, entonces tendremos un factor de incertidumbre en la cantidad necesaria de existencias futuras para hacer frente a esta demanda. Es por esto por lo que a la hora de hacer un pedido, se requiere tener en almacén un número de existencias igual al consumo normal que tiene lugar durante el plazo de reposición, más una cierta cantidad, que aunque no esperamos salga del almacén antes de que llegue el nuevo aprovisionamiento, es de hecho necesaria para prevenir las posibles fluctuaciones imprevistas de la demanda.

También se requiere el aprovisionamiento en almacén de existencias de seguridad en el caso en el que la demanda es absolutamente conocida en todo momento pero existe ahora un factor de incertidumbre en el plazo de reposición. Si el plazo de reposición es aleatorio, es necesario contar con un cierto número de existencias, suficientes para atender la demanda durante los días en que el nuevo pedido puede tardar en llegar al almacén por encima del tiempo que se considera como plazo normal; si no fuera así existe el riesgo de que falten existencias para atender a las salidas ciertos días, si el nuevo pedido tarda en llegar un tiempo imprevisto. Por último, las dos situaciones anteriores podrían darse de forma conjunta, es decir, que las salidas de almacén estén sujetas a una cierta oscilación y que el plazo de reposición sea un tanto incierto. La cantidad de existencias de seguridad depende de la variabilidad de la demanda y de la del plazo de entrega del pedido, y del riesgo de encontrarse sin existencias que la empresa está dispuesta a asumir. Evidentemente el riesgo de ruptura será menor cuanto mayor sea el volumen de existencias de seguridad.

La efectividad de los almacenes donde sean necesarias existencias de seguridad depende del cálculo de esté. Los parámetros que permiten estimar las fluctuaciones en el cálculo de las existencias de seguridad pueden medirse mediante distribuciones estadísticas.

Existencias medias Es el volumen medio de existencias que tenemos en el almacén durante un periodo de tiempo. Representa la inversión media que tenemos en existencias. El nivel de existencias en almacén evoluciona entre un máximo, que coincide con la entrada de un pedido al almacén, y un mínimo, que refleja el volumen de existencias en el momento antes de tener lugar la llegada al almacén de un nuevo pedido. Existencias medias es la medida aritmética de ambos extremos, para un solo plazo de aprovisionamiento (tiempo que media entre dos entradas consecutivas de almacén). Si queremos calcular las existencias medias para un periodo de tiempo superior a un plazo de aprovisionamiento, tenemos que tener en cuenta que no solo se habrán producido salidas, sino que se habrá producido más de una entrada, con lo que habrá que aplicar la media ponderada según el sistema de aprovisionamiento de que se trate. 

Pedidos en cantidades fijas y fechas fijas.  Los tiempos que median entre

dos llegadas consecutivas al almacén son uniformes y las existencias máximas y mínimas en cada ciclo son iguales, por lo que el valor de existencias será constante e igual a la media aritmética simple de existencias máximas y mínimas de un solo plazo de aprovisionamiento. Destacamos que, no es necesario mantener existencias de seguridad, pues todos los elementos que median en la gestión son totalmente cuantificables. Esto supone que las existencias mínimas serán cero, por lo que las existencias medias serán iguales al volumen del lote a pedir Q, dividido por dos:



Pedidos en cantidades fijas y fechas variables.  Si el plazo de entrega es

nulo, es decir los aprovisionamientos son instantáneos, los niveles de

existencias máximos son todos iguales y los mínimos de existencias serán cero, por tanto las existencias medias serán también Q/2. 

Pedidos en cantidades variables y fecha fija.   Si los pedidos se hacen

siempre con la misma frecuencia pero por cantidades variables, o sea, que los plazos de aprovisionamiento son iguales, nos encontraremos con distintos niveles máximos de existencias en almacén, y, si la demanda es aleatoria, con distintos niveles mínimos. Para calcular en éste caso las existencias medias calcularemos la media aritmética simple de todas las existencias máximas y mínimas habidas durante dicho período de tiempo T:

Donde ai son los niveles máximos de existencias, bi los niveles mínimos de existencias, y n  es el número de plazos de aprovisionamiento comprendidos en el tiempo al cual referimos las existencias medias ( T). 

Pedidos en cantidades variables y fechas variables. En este caso es

evidente que, para cada plazo de aprovisionamiento, tendremos unos niveles máximos y mínimos de existencias distintos con las consiguientes existencias medias también diferentes.  Además, como los plazos de aprovisionamientos también tienen una duración variable, habrá que cuantificar las existencias medias globales mediante una media aritmética ponderada:

Donde ai y bi corresponden a los niveles de existencias máximo y mínimo respectivamente, ti  son las unidades de tiempo que transcurren entre la llegada al almacén de dos pedidos consecutivos, y T  es el período de tiempo total al cual referimos las existencias medias, en las unidades de tiempo correspondientes.

Existencias de anticipación Se trata de existencias de producción estacional o periódica como es el caso de materias primas de las que hay que aprovisionarse en el momento en el que estás están disponibles. Pueden constituirse también para situaciones en las que es conveniente aprovisionarse en el momento en el que el precio del artículo es más bajo con la intención de especular con ellos, o para utilizarlos en periodos en los que el aprovisionamiento es más costoso, como por ejemplo en situaciones de huelgas.

Existencias sobrantes Constituyen existencias sobrantes todos aquellos artículos que estando en buen estado no son necesarios. Estas existencias deben salir del almacén, bien sea utilizándolo de otro modo al que en principio estaba destinado, o bien, si es posible, devolviéndolo al proveedor, o si no hay otra solución, tirándolo. Estos artículos no deben ser abandonados indefinidamente en el almacén.

Existencias activas Este tipo de existencias son conocidas también como existencias normales, existencias cíclicas o existencias de trabajo. Normalmente no se compran o producen artículos a medida que se van demandando, sino que se lanza una orden de pedido de un tamaño superior a las necesidades del momento, dando lugar a existencias que son consumidas a lo largo del tiempo. Estas existencias siguen un comportamiento cíclico.

Estas son las existencias que abastecen la demanda de la empresa en una situación normal de funcionamiento.

Costes de la gestión de existencias Los costes más relevantes que se tienen en cuenta en la gestión de existencias son:3 

Coste de aprovisionamiento: - Coste del pedido. - Coste de emisión de pedido.

 

Coste de almacenaje. Coste asociado a la existencia de demanda insatisfecha.

Coste de aprovisionamiento Es el coste total que tiene lugar cada vez que se hace un pedido de un artículo. Este coste se divide en dos: 

Coste del pedido: Es el

resultado de multiplicar el valor unitario del artículo por el número de artículos de que consta el pedido. Este coste es variable, pues depende de la cantidad del artículo pedido. 

Coste de emisión del  pedido: Este coste es fijo

y será diferente dependiendo de si se trata de artículos comprados a un proveedor externo o si son pedidos de artículos manufacturados en la misma empresa. En el primero de los casos el coste de emisión del pedido incluye varios costes, tales como: tiempo de personal administrativo, tarifas telefónicas y postales, inspecciones y operaciones de carga y descarga. En el caso de artículos manufacturados por la propia empresa existen además de todos los costes anteriores, los costes asociados a la preparación de los equipos para el lanzamiento de la producción del pedido. Estos costes pueden incluir o no

los costes asociados a la interrupción de la producción, dependerá de si es necesario o no interrumpir la producción para la preparación de los equipos.

Coste de almacenaje Son todos aquellos costes que tiene la empresa como consecuencia de conservar una determinada cantidad de existencias. Los factores que influyen en el coste de almacenaje pueden ser: 









Obsolescencia: Puede ocurrir que haya artículos en el almacén a los que

no se llegue a dar salida debido a que se hayan producido cambios en los gustos de los consumidores, o bien, se haya producido una evolución tecnológica durante el tiempo en que el artículo ha estado almacenado. Robos y desperfectos: Durante el tiempo de mantenimiento de existencias pueden darse condiciones tales que se pueda producir la pérdida de algunos artículos, como por ejemplo roturas accidentales, condiciones ambientales no adecuadas y robos. Seguros: Normalmente las existencias están cubiertos por algún tipo de seguro.  Almacén: Para mantener existencias es necesario disponer de almacenes, así como del personal y equipos adecuados para el manejo de materiales. Capital : El coste de oportunidad del capital  es el coste en el que se incurre al tener inmovilizado en existencias el capital correspondiente en vez de invertirlo.

Es normal que el coste de almacenaje se exprese como un porcentaje anual de la inversión en existencias incluyendo los conceptos anteriores.

Coste asociado a la existencia de demanda insatisfecha Este coste se produce cuando no es posible atender a la demanda debido a que cuando esta se produce no hay existencias en el almacén. Esta situación es conocida como rotura de existencias. Modelos deterministas: demanda independiente Los modelos deterministas son aquellos que suponen una demanda aproximadamente constante y conocida con certidumbre. Este modelo responde a la pregunta sobre el momento en el que hay que lanzar la orden de pedido. Como la demanda es conocida y no varía en el tiempo, será suficiente conocer el tiempo de espera para saber el momento exacto en que debe ser lanzada la orden de pedido. Por lo tanto la pregunta que nos queda responder en los modelos deterministas es la referente a la cantidad de pedido. Para contestarla determinamos el llamado lote económico de pedido.

Lote económico de pedido Para desarrollar un modelo simple vamos a considerar una serie de hipótesis:

  

   

La demanda es continua a una tasa constante. Esta situación se prolonga en el tiempo indefinidamente. No hay restricciones en cuanto a cantidad de pedido, la capacidad de almacenamiento y el capital disponible. El plazo de entrega es nulo. No se permiten roturas de existencias. No se consideran descuentos en el precio de compra del artículo. Los costes se consideran invariables en el tiempo.

 Aunque estas hipótesis son muy restrictivas, y es poco probable que existan situaciones de existencias que se ajusten a ellas simultáneamente, su consideración simplifica el análisis. La mayor utilidad de este modelo sencillo es que a partir de los resultados obtenidos permite desarrollar reglas de decisión para sistemas más complejos y adaptados a situaciones reales. En este modelo sencillo, por las hipótesis aceptadas, los costes que van a ser tenidos en cuenta son los de emisión de pedidos y el coste de almacenaje. Variable y símbolos utilizados:

Cuando es lanzada una orden de pedido de un tamaño de Q unidades, como por hipótesis el aprovisionamiento es instantáneo, el nivel de existencias alcanza inmediatamente dicho valor Q. Desde ese momento, al ser la demanda continua y a una tasa constante, se produce una disminución del nivel de existencias hasta que éste llega a cero, momento en el que se lanza una nueva orden de pedido, repitiéndose el proceso de forma recurrente. La evolución en el tiempo del nivel de existencias tendrá la forma característica de diente de sierra. El coste anual de emisión de pedidos será:

Por lo tanto mientras mayor sea el lote, menor será el número de pedidos que habrá que hacer y en consecuencia los costes anuales de emisión de pedidos serán menores. Mantener una unidad del artículo en existencias durante un año supone un coste de r x c (unidades monetarias). El pedido se realiza en cantidades y fechas fijas, por lo que las existencias medias son Q/2 unidades, y el coste anual de almacenaje es:

 A medida que aumente el tamaño del lote de pedido, aumenta el coste de almacenaje. El coste total anual de las existencias será la suma de estos dos conceptos anteriores:

Fórmula de Wils on:

Llamada así en honor a R. H. Wilson. Esta formula nos da el valor del lote Q que hace mínimo el coste total. Se representa por Q*  y se obtiene al derivar con respecto a Q la expresión de CT e igualar a cero. El coste total mínimo se obtendrá de sustituir el valor obtenido de Q*  en la expresión correspondiente:

Lote económico de producción  Artículo principal: Lote Económico de Producción

Figura 3: Evolución en el tiempo del nivel de existencias para el caso de producción y consumo simultáneos Normalmente una orden de pedido es seguida de una orden de producción del artículo pedido, por lo que es necesario un cierto periodo de tiempo para completar dicha orden de producción. Durante este tiempo el artículo está siendo producido y demandado. Para que este caso tenga sentido la tasa de producción, tiene que ser mayor que la tasa de demanda, ya que si no fuese así no habría existencias en ningún momento. Se define la tasa de producción, P, como el número de unidades producidas en un periodo de tiempo generalmente un año.

Cuando las existencias se agotan, punto A, se inicia la producción de la orden de pedido del lote Q. Se requiere un tiempo de producción Q/P. Durante este tiempo las existencias se van acumulando a una tasa P-D, por lo que cuando se acabe la producción del lote de tamaño Q se alcanzará el nivel máximo de inventario I (punto B), que es:

Desde este punto, el nivel de existencias decrece, como consecuencia de una demanda uniforme y constante, cuando las existencias se agotan el ciclo se inicia de nuevo. Coste anual de emisión:

Las existencias medias:

Por lo que el coste anual de almacenaje es:

El coste total anual:

Podemos obtener de la misma forma que para el caso del modelo simple, el valor del lote óptimo que minimiza los costes:

Como era de esperar, para un aprovisionamiento instantáneo, P = ∞, obtenemos la formula de Wilson.

Descuentos por cantidad 1. Formula basada en EOQCantidad Económica de Pedido 2. Tiene en cuenta descuentos por volumen 3. La nueva formula de coste total incluye el precio unitario:

Donde: precio por unidad Coste de mantener el inventario en porcentaje del precio por unidad Costes de envío Demanda anual Costes de almacenamiento Pasos

1º Calcular para cada precio usando la formula de EOQCantidad Económica de Pedido ajustada:

2º Si es menos que la cantidad mínima para el descuento, ajustarla hasta ésta. 3º Calcular CT para cada 4ª Escoger la con la que obtenemos los Costes Totales más bajos

Procedimiento para establecer mínimo y máximo de materiales. El proceso de planeación de inventarios forma parte de un macro proceso de planeación de la cadena de suministro y depende en gran medida de la estrategia de inventarios que se elija. Es importante contestar las siguientes preguntas para tener un buen control en el inventario: 1. ¿Cuánto inventario se debe tener? 2. ¿Cada cuándo se tiene que reponer este inventario? 3. ¿Cómo se debe generar el requerimiento para la reposición de la materia prima?

¿Qué es? También conocido como; control de C antidades F ijas  (par stock)

Es un Sistema desarrollado especialmente para alcanzar el control de los almacenes al día y lograr el inventario óptimo. 



Establece los niveles deseados máximo y mínimos de existencias para cada producto. Establece un periodo fijo de revisión de sus niveles.

Modelo de demanda independiente: En casos especiales se colocaran pedido fuera de las fechas de revisión cuando por una demanda anormalmente alta las existencias llegue al punto mínimo antes de la revisión. Los NIVELES MÁXIMOS de existencias se establecen lo bastante altos como para garantizar un suministro adecuado en todo momento durante el ciclo de pedidos, pero lo bastante bajos como para prevenir el exceso y derroche de existencias.

Los NIVELES MÍNIMOS de existencias se establecen al nivel más bajo posible, pero incluyen un margen de seguridad para prevenir que se agoten.





El mínimo real difiere del teórico, en donde: El mínimo teórico debería ser igual a cero El mínimo real, con previsión de reserva (mínimo de seguridad) a la cual se podrá recurrir en caso de que las nuevas entregas se retrasen.

Esto dependerá de la velocidad de consumo El sistema de máximos y mínimos supone; el empleo de una REQUISICIÓN que representa la cantidad supuestamente más conveniente por comprar. 



El punto máximo del inventario se fijará como la suma del mínimo real más la cantidad de la requisición solicitada. El mínimo real significa establecer un mínimo por debajo del cual no se permitirá que disminuyan las materias primas antes de que se efectúe un nuevo pedido. El mínimo real señala la cantidad que puede ser necesitada mientras se consigna una nueva compra.

Modelo EOQ (Economic Order Quantity) Cantidad económica de pedido)

¿Por qué las empresas almacenan inventario? . Existen varias razones para que una empresa mantenga productos terminados o insumos como inventario. El inventario permite enfrentar fluctuaciones de la demanda, evitar quiebres de stock, obtener economías de escala, permite una mayor flexibilidad productiva, se puede usar como una arma competitiva, etc. Entonces, si mantener inventarios tiene importantes beneficios asociados ¿Por qué no llenamos nuestras bodegas de inventario?. Las respuestas son múltiples, pero todas mantienen una base común: Costos. Se afirma que mantener inventarios es un "mal necesario" dado los costos asociados a la gestión de inventarios. En este sentido podemos clasificar los costos de inventario en: 1. Costo de Órdenes: costo que se incurre cada vez que se emite una orden. 2. Costo de mantener Inventario: arriendo de bodegas, depreciación, costo de oportunidad, pérdidas, seguros, etc. 3. Costo de quiebre de stock: es más dificil de estimar y esta asociado al costo de la venta pérdida (perder un cliente, deterioro de imagen, multas, etc). La Gestión de Operaciones provee de modelos matemáticos que permite enfrentar de una forma sistemática la problemática de la gestión de inventarios. Estos modelos matemáticos básicamente se clasifican en 2 categorias y depende del comportamiento (basado en supuestos) respecto al comportamiento de la demanda. Están los modelos asociados a demanda constante  (EOQ, POQ, EOQ con descuentos por volumen,  etc) y los relacionados con demanda aleatoria (asociada a una función de probabilidad). En este sentido EOQ resulta ser el modelo matemático más sencillo y sus características principales se resumen a continuación.

Supuestos de EOQ (Cantidad Económica de Pedido) 1. Demanda constante y conocida 2. Un solo producto 3. Los productos se producen o se compran en lotes 4. Cada lote u orden se recibe en un sólo envío 5. El costo fijo de emitir una orden es constante 6. El Lead Time (Tiempo de Espera) es conocido y constante 7. No hay quiebre de stock 8. No existen descuentos por volumen El modelo considera los siguientes parámetros:

D: Demanda. Unidades por año S : Costo de emitir una orden H : Costo asociado a mantener una unidad en inventario en un año Q : Cantidad a ordenar En consecuencia el costo anual de mantener unidades en inventario es H * Q/2 y el costo de emitir ordenes para el mismo período es S * D/Q. Por tanto, la función de costo total (anual) asociado a la gestión de inventarios es C(Q) = H * (Q/2) + S

* (D/Q). Si derivamos esta función respecto a Q e igualamos a cero (de modo de encontrar un mínimo para la función) obtenemos la siguiente fórmula para el modelo EOQ que determina la cantidad óptima de pedido:

Para un mejor entendimiento de la metodología se presenta el siguiente gráfico.

La altura de cada triángulo representa el tamaño óptimo de pedido que minimiza la función de costos totales. La base del triángulo es el tiempo que pasa desde que se recibe la orden hasta que se termina el lote (este tiempo se conoce como el tiempo de ciclo). Adicionalmente se puede identificar el punto de reorden ( ROP = d * TE) que es un nivel crítico de inventario de modo que cada vez que el inventario llegue a ese nivel se hace un pedido de Q* unidades. Dado que existe un tiempo de espera (conocido) desde que se emite la orden hasta que se dispone del lote, una vez que se termina el inventario se dispone inmediatamente del nuevo lote y de esta forma no existe quiebre de stock.

Ejemplo del Modelo EOQ (Economic Order Quantity) Cantidad económica de pedido) .EJEMPLO: Una empresa enfrenta una demanda anual de 1.000 unidades de su principal producto. El costo de emitir una orden es de $10 y se ha estimado que el costo de almacenamiento unitario del producto durante un año es de $2,5.  Asuma que el Lead Time (Tiempo de Espera) desde que se emite una orden hasta que se recibe es de 7 días. Determine la cantidad óptima de pedido utilizando EOQ que minimiza los costos totales. ¿Cuál es el punto de reorden (ROP)?

El tamaño óptimo de pedido (Q*) que minimiza los costos totales es 90 unidades.  Adicionalmente, cada vez que el inventario llega a 20 unidades se emite un nuevo pedido por 90 unidades.

EXTENSIONES: Es posible considerar que el costo de mantener una unidad en inventario (H) se puede representar alternativamente como un porcentaje del costo de adquisición. En este caso en la fórmula de EOQ se debe reemplazar H por I*C, donde I representa un porcentaje y C el costo unitario de adquisición. Un ejemplo de esto se puede revisar en la aplicación del modelo EOQ con descuentos por cantidad.

Solicitud de pedido. Definición Una solicitud de pedido es una petición u orden para Compras con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado.

Estructura Una solicitud de pedido consiste en un número de posiciones para cada una de las cuales se ha definido una clase de aprovisionamiento. Existen las clases de aprovisionamiento siguientes: 

Estándar



Subcontratación



Consignación



Traslado



Servicio externo

Una posición de una solicitud de pedido contiene la cantidad y la fecha de entrega del material a suministrar o la cantidad de la prestación de servicio. Para posiciones a suministrar por subcontratistas, se pueden especificar los materiales o componentes de entrada necesarios que se van a proporcionar al subcontratista para su montaje o procesamiento, respecto a cada fecha de entrega estipulada. Una posición de la clase de aprovisionamiento Servicio externo  contiene un conjunto de especificaciones de servicio. Este último se puede estructurar  jerárquicamente. La vista por totales de dicha estructura jerárquica se remite en forma de esquema. El esquema comprende un número de niveles, cada uno de los cuales representa un nivel de la jerarquía de servicios. La cantidad pedida y la fecha de ejecución se presentan como líneas de servicio, que representan trabajos individuales o actividades. Se especifican los límites de valor en lugar de líneas de servicio o de trabajo que inicialmente no se pueden especificar de modo preciso. Si se solicitan los servicios cubiertos por un pedido abierto ya existente, la posición de solicitud de pedido puede contener un límite de valor relacionado con dicho pedido abierto. Los costes se pueden repartir entre varios objetos del Controlling mediante la imputación. Una solicitud de pedido puede satisfacerse mediante pedidos o contratos marcos a más largo plazo. Es un documento interno: no se utiliza fuera de la empresa.

Medidas de Protección de Inventario. Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable. El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los

inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo. El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulación excesiva. La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.  Algunas técnicas son las siguientes: 1. Fijación de existencias máximas y mínimas 2. Índices de Rotación 3. Aplicación del criterio especialmente cuando las especulaciones entra en juego 4. Control Presupuestal. Para una compañía comercial, el inventario comprende todas las mercancías de su propiedad, que se tiene para la venta en el ciclo regular comercial. El Inventario final de un año es también el inventario inicial del próximo año. Por tanto, un error de inventario de fin de año afecta el estado de resultados de los dos años consecutivos. Por ejemplo, una sobreestimación del inventario final causara una sobreestimación del ingreso neto de este año y una subestimación compensatoria del ingreso neto del año siguiente. El inventario es parte importante dentro del proceso de una empresa. El inventario significa la suma de aquellos artículos tangibles de propiedad personal los cuales están disponibles para la venta en una operación ordinaria comercial y están en un proceso de producción para tales ventas. Así como estarán disponibles para el consumo corriente en la producción de bienes y servicios disponibles para la venta.

Seguridad: El almacén debe tener un botiquín de primeros auxilios y los empleados designados deben tener conocimiento básico sobre cómo usarlo. El almacén estará equipado con extinguidor(es) (ver información adicional más adelante) El almacén debe ser visitad o regularmente por un inspector de seguridad, quien dejará un informe escrito recomendaciones se pondrán en práctica puntualmente.

y cuyas

En la medida de lo posible, cada almacén debe tener múltiples salidas de emergencia y señalizaciones que indiquen las salidas para que el personal pueda identificar por donde salir en caso de una emergencia. Los números de emergencia deben estar colocados de manera Visible para todo el personal.

Formas para conservar los bienes y materiales en almacén. El correcto almacenamiento de los materiales evitará en gran medida los riesgos derivados de su desprendimiento, corrimiento, etc. con las graves consecuencias que se pueden derivar. Hay que considerar así mismo los riesgos derivados de incendio, por lo que las instalaciones deberán ser diseñadas adoptando las medidas necesarias para evitar su aparición y, en el caso de que se produzca, para poder hacerle frente. Para evitar los riesgos derivados de la caída o desplazamiento de los materiales es importante que sean almacenados con las adecuadas medidas de seguridad. En este apartado se dan algunas recomendaciones al respecto.

DISPOSICIONES PARA ALMACENAMIENTO

UN

CORRECTO

Para evitar los riesgos derivados de la caída o desplazamiento de los materiales es importante que sean almacenados con las adecuadas medidas de seguridad. En este apartado se dan algunas recomendaciones al respecto.

Almacenamiento de objetos

·

Materiales rígidos lineales: perfiles, barras, tubos, etc.

◦

Se deben almacenar debidamente entibados y sujetos con soportes.

◦

El pavimento debe ser firme y resistente.

◦

La altura máxima de apilamiento recomendable es de 6 m con acceso mediante elementos mecánicos.

◦

Hay que evitar, en lo posible, el acceso de personal a las zonas altas de los materiales almacenados.

◦

Los tubos o materiales de forma redondeada han de apilarse necesariamente en capas separadas mediante soportes intermedios y elementos de sujeción.

◦

Los perfiles y planchas metálicas de considerable peso deberán almacenarse en estanterías provistas de rodillos e inclinados hacia adentro, para facilitar su manejo cuando éste no se realice con elementos mecánicos.

◦

Cuando los perfiles se depositen horizontalmente, hay que situarlos distanciados de zonas de paso y proteger sus extremos.

Sacos

-

◦

Se deben disponer en capas transversales, con la boca del saco mirando hacia el centro de la pila. Si la altura llega a 1,5 m se deberán escalonar y cada 0,5 m se deberá reducir el grosor en una pila de sacos.

◦

Hay que asegurar las cargas en bloques cuando exista riesgo de que éstas puedan desprenderse.

◦

Siempre que sea posible se envolverá el conjunto de sacos y cajas mediante lámina de plástico retráctil lo que contribuye a mejorar sustancialmente la estabilidad.

Materiales rígidos no lineales: cajas, bidones, piezas diversas ◦

Las cajas o recipientes de capacidad igual o inferior a 50 l se pueden almacenar contra la pared o en forma piramidal, no debiendo superarse los niveles de escalonamiento marcados por el proveedor ni una altura de 5 m.

◦

Se almacenarán, preferiblemente, en estanterías colocando los materiales más pesados en la parte inferior.

◦

·

Es importante asegurar la estabilidad de la estantería.

◦

Los bidones y recipientes cilíndricos, si se almacenan a cierta altura, se deben depositar convenientemente asegurados sobre palets.

◦

No se almacenarán los bidones de 200 l o capacidad superior, salvo que se empleen elementos mecánicos especiales para su manejo. Se almacenarán con palets o estructuras metálicas en posición horizontal sin apoyarse unos bidones con otros.

◦

Las pequeñas piezas hay que almacenarlas en contenedores o cestones.

Almacenamiento mediante paletizado

-

Las cargas no deben superar las condiciones de resistencia y perímetro del palet. La altura máxima de la carga no deberá ser superior a 1,5 m y su carga máxima conjunta no superará los 700 kg.

-

Se deben inspeccionar los palets periódicamente. Hay que evitar depositar los palets cargados directamente unos encima de otros.

-

La altura del almacenamiento debe quedar delimitada a la visualidad que permita la conducción de la carretilla elevadora.

-

A partir de alturas de estanterías superiores a 4 m es recomendable que las carretillas dispongan de un sistema automático para la fijación de las alturas de elevación.

Formas para conservar los bienes y materiales en almacén. El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores: 1. Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales. 2. Tipos de materiales que serán almacenados. 3. Tipos de materiales que serán almacenados. 4. Número de artículos guardados. 5. Velocidad de atención necesaria. 6. Tipo de embalaje. El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles de la AM. Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son: 1.

Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias se hacen a través de una diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera: a.

En cuanto al número de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas. b. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de materiales. c. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras. 2. Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas

3.

4.

5.

6.

las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de  plástico.  Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar enormemente puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor. Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento más simple y económico. Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el número de entradas necesarias a las plataformas. Contenedores flexibles: Es una de las técnicas más recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas

Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes. Medida de Higiene y Seguridad en el almacén.

Normas de limpieza: Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías Volver a dejar sistemáticamente en condiciones Facilitar la limpieza y la inspección Eliminar la anomalía en origen

Medidas de Seguridad Las condiciones de trabajo de una bodega o centros de distribución se caracterizan por ser de alto riesgo. Personas transitando, maquinaria en movimiento, productos de carga y descarga, entre otras variables, deben ser consideradas entre las medidas de seguridad aplicadas en el lugar. Las bodegas varían desde centro de distribución de productos hasta vendedores al por menor de productos de tamaño pequeño y a granel. De igual manera, aunque sea una bodega pequeña, los trabajadores deben seguir las normas de seguridad establecidas por la empresa. Es habitual en centros de distribución grandes, encontrarse con tránsito de camiones, vehículos, muelles de carga, traslado de materiales, etc. por lo que también hay que tener en consideración los riesgos que conlleva la utilización de esta maquinaria. En este tipo de lugar de trabajo, donde muchas veces necesitamos subir algunos metros para encontrar el producto requerido, hay que tener en consideración el riesgo de caída de altura,  por lo que se deben tomar todas las medidas necesarias para que el trabajador realice esta actividad de manera segura. Los montacargas ayudan a trasladar los materiales del área de ingreso a su almacenamiento momentáneo en bodega, los operadores requieren la inducción de seguridad necesaria en su operación. Toda empresa, debe cumplir con las disposiciones legales de condiciones de lugares de trabajo, es por esto que hay que tener en consideración: 







Espacios libres de tránsito, y demarcado para desplazamiento de personas, maquinarias y vehículos. Su estructura debe cumplir con la exigencia de la Ordenanza General de Urbanismo y Construcción vigente.  Al almacenar materiales grandes o pesados se complica el almacenamiento seguro, por lo que las estructuras donde se almacenan deben ser resistentes, y estar bien ancladas al piso.  Al almacenar materiales o productos en los rack debe ser de forma cuidadosa y segura para evitar la caída de objetos a los trabajadores que

se encuentran laborando abajo. Los materiales o productos deben siempre almacenarse de manera plana y en unidades de forma de repisas para dejar los pasillos sin obstrucciones. Los productos que estén arriba de tarimas o rack deben envolverse en plástico para su estabilidad. Las condiciones estructurales, equipos, maquinarias y herramientas se mantendrán en condiciones seguras de buen funcionamiento. Dispositivos de protección personal 



La empresa debe seleccionar y proporcionar a sus trabajadores los elementos de protección personal sin costo para sus trabajadores, manteniendo los registros necesarios para el respaldo e inducción otorgado por el correcto uso de esta actividad, adecuados y conforme a los riesgos relacionados a los centros de distribución y bodega como: Casco protector: Protegerá su cabeza de golpes contra objetos o golpes debido a la caída de materiales. Calzado de seguridad: Protegerán de golpes ocasionados por la caída de materiales. Guantes de seguridad: Impedirán daños a sus manos por la manipulación de materiales duros, cortantes o punzantes. 





Consideraciones sobre el manejo de los bienes y materiales en el almacén. Existe una serie de consideraciones sobre el manejo y tratamiento de las mercancías que forma parte de cualquier decisión sobre almacenamiento. Por ello, los objetivos en torno a la misma se deben centrar en la reducción de los mismos y en el incremento de la utilización del espacio de almacén. La mejora de la eficiencia de esta actividad se mueve alrededor de cuatro conceptos: Empleo de unidades de carga, ubicación, elección de equipo de almacenamiento y elección del equipo de traslado.

UNIDADES DE CARGA Un principio fundamental en el manejo de mercancías es el ahorro que por lo común es directamente proporcional al tamaño de la carga tratada. Esto significa que cuanto mayor sea el tamaño de la carga, menos traslados serán necesarios para almacenar una determinada cantidad de productos y, por tanto, mayor será el ahorro. El número de traslados está relacionado directamente con el tiempo de trabajo necesario para almacenar las mercancías y con el tiempo que está en servicio el equipo de manejo. A menudo, la eficiencia se puede mejorar consolidando varios paquetes pequeños en una sola unidad de carga que luego será objeto de todos los tratamientos. En la mayoría de los casos, el empleo de unidades de carga pasa por el uso de pallets y de contenedores. -

-  UBICACIÓN

La ubicación de los productos dentro del almacén afecta directamente al costo total de las actividades de manejo de mercancías dentro del mismo. En este aspecto es necesario lograr un equilibrio entre los costos de manejo y la utilización del espacio de almacén. Por ello, a la hora de hacer el diseño interno del almacén existe una serie de factores a considerar en cuanto al espacio de almacenamiento y la recogida de productos para la preparación de pedidos. Dis eño enfocado al almacenamiento

En los almacenes en los que las transferencias y movimientos son escasos, la actividad de almacenamiento marca el diseño de los mismos. De este modo, las zonas de almacenamiento serán amplias y profundas, pudiendo apilar productos hasta la máxima altura que permita el almacén o la estabilidad de la carga. Por su parte, los pasillos laterales pueden ser más estrechos. Esta disposición supone que el tiempo extra necesario para mover la mercancía hacia y desde las áreas de almacenamiento se ve más que compensado por la utilización plena del espacio del almacén.  A medida que las transferencias y movimientos aumentan, este diseño deja de ser satisfactorio, obligando a hacer modificaciones que mantengan los costos de manejo dentro de unos límites razonables. De este modo, los pasillos se deben ir ampliando, disminuyendo a su vez la altura de almacenamiento. Estas medidas contribuyen a reducir el tiempo de ubicación y recogida de las mercancías.

Diseño enfocado a la recogida y preparación del pedido Dado que en el flujo de un producto dentro de un almacén, éste casi siempre llega en cantidades mayores que posteriormente en su salida, la recogida de mercancías para la preparación del pedido es un factor primordial a la hora de diseñar un almacén. En general, la preparación de los pedidos lleva mucho más tiempo de trabajo que las actividades de recepción y almacenamiento de los productos. Si la transferencia de mercancías es alta y la preparación de los pedidos requiere el desembalaje de los productos, el empleo de este diseño para satisfacer las necesidades de almacenamiento y las de la preparación de pedidos, puede llevar a tener costos más altos y a hacer una pobre utilización del espacio del almacén.

Técnicas para el manejo de los bienes y materiales en el almacén. El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales. Tipos de materiales que serán almacenados. Tipos de materiales que serán almacenados. Número de artículos guardados. Velocidad de atención necesaria. Tipo de embalaje.

El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles de la AM. Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son: 1. Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias se hacen a través de un diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera: 2. a. En cuanto al número de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas. b. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de materiales. c. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.

3. Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias

4.

5.

6.

7.

secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plástico.  Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar enomermente puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor. Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento más simple y económico. Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el número de entradas necesarias a las plataformas. Contenedores flexibles: Es una de las técnicas más recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas

Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.

ACTIVIDADES a. Elabore un cuadro sinóptico del contenido de esta unidad b. En grupo de 5 expondrán el contenido del cuadro sinóptico

AUTOEVALUACIÓN 1. ¿Qué es stock? 2. ¿Qué comprende la gestión de stocks? 3. ¿Cuáles son los principales criterios de la gestión de stocks? 4. ¿Qué preguntas se deben plantear para un buen control de inventarios? 5. ¿En qué consiste el modelo de demanda independiente? 6. ¿Qué es el modelo EOQ (Economic Order Qantifity)? 7. ¿Cuáles son las técnicas para el control preventivo de inventarios? 8. ¿De qué factores depende la almacenamiento de los materiales?

elección del

sistema

9. ¿Cuáles son las principales técnicas de almacenamiento? 10. Mencione las normas de limpieza y seguridad en un almacén.

de

Unidad VI: Asignación de Bienes e Inventario Objetivo de la Unidad: Mantener actualizado el control de asignación y resguardo de bienes y materiales de acuerdo a procedimientos establecidos

Características de los productos para darle de baja. Productos rechazados: Son productos que las plantas o el cliente consideran no aptos porque no cumple con las especificaciones de compra y no es posible reutilizar o devolver al proveedor. Llamamos materia de desecho a todos aquellos productos considerados para el hombre como inservibles. Nosotros pretendemos dotar a este tipo de material de una utilidad en las clases de Educación Física, bien reutilizándolo tal y como podemos encontrarlo, bien transformándolo en otros productos mediante procesos de fabricación cuya principal característica sea su utilidad. Productos Vencidos: Son aquellos que por fecha de vencimiento han caducado. Dar de baja un producto o material: Es eliminar tanto del inventario físico el producto o material y eliminar de los estados financieros el rublo correspondiente a esos productos La caída en desuso de máquinas, equipos y tecnologías motivada no por un mal funcionamiento del mismo, sino por un insuficiente desempeño de sus funciones en comparación con las nuevas máquinas, equipos y tecnologías introducidos en el mercado. Por lo tanto, nuestra empresa debería siempre considerar con anticipación la obsolescencia de los materiales producidos. No deberían mantenerse en stock aquellos materiales obsoletos para evitar los inevitables costes asociados. Igualmente, habría que evitar seguir fabricándolos. El análisis básico lo podemos realizar basándonos en los últimos movimientos que han sufrido nuestros materiales. La organización nos indicará cuál es el mínimo nivel de rotación esperado para cada uno de nuestros materiales y, en base a éste, podemos calcular la última fecha soportable en el movimiento del material.

Procedimiento para darle de baja a los materiales, equipos. Cuando el motivo consista en rotura irreparable, pérdida o destrucción del bien, la Unidad a la que está adscrito solicitará la baja, medible la utilización del programa informático. En la misma habrá que hacer constar el motivo de la baj a y adjuntar copia de la denuncia si se tratara de robo. .INSTRUCTIVO 1. El Jefe de almacén debe identificar y clasificar los productos rechazados y/o vencidos. 2. A continuación el Jefe de almacén debe solicitar al Vicepresidente  Administrativo y Financiero que asigne una persona para que re-analice los productos clasificados. 3. La persona asigna por el Vicepresidente Administrativo y Financiero a través de inspección, válida y determina si el producto esta para dar de baja o puede ser reutilizado. En la inspección se realiza la trazabilidad del material desde la requisición hasta la entrega almacén, se verifica fechas de vencimiento (si aplica), estado del material, si es para producto de línea o para producto especial, numero de pedido asociado, estado físico del producto entre otras características. El Vicepresidente Administrativo y Financiero autoriza la disposición final del mismo.

Si el producto es para ser dado de baja se procederá a: 

Desechar/vender: El Jefe de almacén gestionará con el Jefe de seguridad para recoger el material y darle disposición final, se debe consultar con la persona encargada, si el material tiene riesgos o es un residuo peligroso. Para la gestión de venta, El Jefe de seguridad coordina con el Vicepresidente administrativo y financiero para colocarle el costo al material. El jefe de seguridad realizará una venta interna dentro de las instalaciones de la compañía con el fin de verificar que personal está interesado en la compra mediante carteles informativos, si no se encuentra algún personal interesado, el jefe de seguridad procede a buscar un proveedor, en el caso de Respel se debe consultar con la dirección de calidad y medio ambiente para la ubicación de un gestor autorizado y en este caso no se debe hacer venta interna. Se debe informar al área de contabilidad para dar de baja el material en el inventario y entregar la correspondiente salida del almacén con el acta con el cual se dio de baja el material.

Si el producto es para reutilizar se procederá a: 

Almacenar el producto o material hasta que sea solicitado por el área de producción en donde se pueda reutilizar. Se mantendrá el producto en seguimiento por parte del Jefe de almacén, quien deberá en caso de pedidos nuevos entregar este material para su uso; si el producto no se ha reutilizado; El Vicepresidente administrativo y Financiero es quien finalmente decide si el material se da de baja o se mantiene almacenado cuando nuevamente se vuelva a validar el producto.

El Jefe de almacén debe generar una salida (Remisión) de los materiales evaluados para poder hacerle seguimiento a su utilización. De igual manera mantendrá un registro del material dado de baja (actas firmadas). El procedimiento para la baja de los bienes muebles de propiedad estatal, comprende lo siguiente: 1. La Unidad Orgánica Responsable del Control Patrimonial es la encargada de elaborar el Informe Técnico motivado que determine los bienes muebles a darse de baja. Asimismo, elaborará el proyecto de resolución de baja. 2. La Unidad Orgánica Responsable del Control Patrimonial elevará el Informe Técnico-legal a la Oficina de Administración, conjuntamente con el proyecto de resolución. 3. El Comité de Altas y Bajas, o la unidad que haga sus veces (puede ser la Oficina de Administración), de encontrar conforme el citado informe, suscribirá el  Acta de acuerdo respectivo y redactará el proyecto de la resolución que apruebe la baja, la misma que deberá especificar lo siguiente: a) La causal de baja. b) La cantidad de bienes muebles. c) El total del valor de los bienes muebles. d) La relación valorizada de los bienes muebles. 4. La Resolución que aprueba la Baja de los bienes muebles deberá ser emitida dentro de los treinta (30) días de haber recibido el Informe Técnico o documentación sustentatoria.( 5. La municipalidad, a través de la Oficina de Administración, remitirá a la SBN, dentro de los veinte (20) días de emitida la resolución de baja, la siguiente documentación: a) Copia de la resolución administrativa que aprueba la baja de los bienes muebles, con la relación de los mismos. Dicha relación deberá especificar por cada bien mueble el código patrimonial, el detalle técnico, (comprende la marca, el modelo, el tipo, el color, las dimensiones, la serie, número de motor, número de chasis, etc., según el tipo de bien del que se trate), el estado de conservación, el valor, el precio de tasación y su ubicación. b) Para el caso de vehículos y otros bienes muebles inscribibles, copia del Certificado de Identificación Vehicular expedido por la DIPROVE, del Certificado

de Gravamen expedido por la Oficina Registral correspondiente y de la Tarjeta de Propiedad que corresponda. c) Copia del Acta de Acuerdo del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones. Los bienes muebles dados de baja quedarán bajo la responsabilidad y custodia de la Oficina de Administración o la que haga sus veces , y no serán objeto de inventario ni podrán ser utilizados para las actividades que realiza la municipalidad. Producida la Baja de los bienes muebles, la municipalidad tendrá un plazo de 5 meses para disponer de dichos bienes, vía subasta, donación, transferencia, permuta o destrucción., contados a partir de la emisión de la respectiva Resolución.

Equipo obsoleto y su tratamiento.  Al final del ciclo de vida de un componente tecnológico, surge la pregunta de sí es más económico utilizar o desechar el equipo obsoleto. A medida que se aceleran las mejoras en la tecnología computacional, esa pregunta puede surgir o no dos años después de la adquisición. En algunos casos, especialmente cuando la tecnología sigue funcionando de manera satisfactoria, puede ser preferible conservarla a pesar de ser obsoleta. En otros, puede ser deseable actualizarla rápidamente para obtener algún beneficio de la reventa del viejo equipo mientras conserva algún valor. La cuestión de cuándo actualizar o mejorar un equipo obsoleto debe ser tomada en cuenta al momento de la presupuestación, ya que impactará los costos probables de la tecnología en el largo plazo. Por otra parte, si la vida de un componente tecnológico puede ser extendida al punto de ser utilizada en varios procesos electorales, su costo puede ser amortizado a lo largo de ese periodo. Esto servirá para reducir los costos de largo plazo. Este enfoque necesita valorar la decisión de reutilizar la tecnología aun cuando en términos del mercado o la industria se considera obsoleta. En caso de que la tecnología continúe desempeñando los servicios requeridos dentro de estándares aceptables, reutilizarla puede ser una práctica aconsejable.  Además de evitar los costos relacionados con mejoras o actualizaciones, la decisión de reutilizar los equipos tiene la ventaja de la familiaridad y evitar las posibles fallas de implantar tecnología nueva y posiblemente no probada. Cuando se decida si se reutiliza o no la tecnología y amortizarla a lo largo de dos o más procesos electorales, los costos de mantenimiento y, de ser necesario, la actualización o mejoramiento, deben ser ponderados a la luz de los costos

relacionados con su reemplazo. El curso de acción más económico dependerá del tipo de tecnología y los tiempos de duración considerados. Cuando se ha tomado la decisión de desechar el equipo obsoleto, puede ser posible recuperar parte de la inversión mediante su reventa. La tecnología que se considera obsoleta en un país o industria puede representar una mejora en otra. Si bien es difícil que cualquier reembolso que se obtenga por su venta represente una recuperación significativa respecto al precio original de compra, lo cierto es que puede representar más valor que simplemente destruir o regalar el equipo obsoleto.  Algunos gobiernos cuentan con agencias que se especializan en desechar equipo obsoleto de todas sus dependencias. Algunos acostumbran distribuirlo o donarlo como una forma de ayuda. Algunas otras dependencias pueden estar felices de aceptar equipo obsoleto. Por ejemplo, las escuelas pueden estar interesadas en recibir equipos de cómputo obsoletos para uso de los estudiantes. Si estas opciones no se encuentran disponibles o no son factibles, puede ser más práctico vender el equipo obsoleto mediante concurso o simplemente fijarle precios razonables de mercado y anunciar su venta públicamente. La Norma Internacional de Contabilidad 16, establece el tratamiento para la contabilización de la propiedad, planta y equipo. Este tratamiento sirve para que los usuarios de los Estados Financieros, puedan conocer la inversión que se ha hecho, así como los cambios que se han presentado por deterioro, obsolescencia, desapropiación o por un intercambio de la propiedad panta y equipo.

Norma Internacional de Contabilidad nº 16 Inmovilizado material Objetivo 1. El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable del inmovilizado material, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información acerca de la inversión que la entidad tiene en su inmovilizado material, así como los cambios que se hayan producido en dicha inversión. Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable del inmovilizado material son la contabilización de los activos, la determinación de su importe en libros y los cargos por amortización y pérdidas por deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos.

Alcance 2. Esta Norma se aplicará en la contabilización de los elementos de inmovilizado material, salvo cuando otra Norma Internacional de Contabilidad exija o permita un tratamiento contable diferente.

3. Esta Norma no será de aplicación a: (a) el inmovilizado material clasificado como mantenido para la venta de acuerdo con la NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y actividades interrumpidas; (b) los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola (véase la NIC 41  Agricultura); (c) el reconocimiento y valoración de activos para exploración y evaluación (véase la NIIF 6 Exploración y evaluación de recursos minerales); o (d) los derechos mineros y reservas minerales tales como petróleo, gas natural y recursos no renovables similares. No obstante, esta Norma será de aplicación a los elementos de inmovilizado material utilizados para desarrollar o mantener los activos descritos en (b) y (d).

4. Otras Normas Internacionales de Contabilidad pueden obligar a reconocer un determinado elemento de inmovilizado material de acuerdo con un tratamiento diferente al exigido en esta Norma. Por ejemplo, la NIC 17 Arrendamientos exige que la entidad evalúe si tiene que reconocer un elemento de inmovilizado material sobre la base de la transmisión de los riesgos y ventajas. Sin embargo, en tales casos, el resto de aspectos sobre el tratamiento contable de los citados activos, incluyendo su amortización, se guiarán por los requerimientos de la presente Norma. 5. La entidad aplicará esta Norma a los inmuebles que estén siendo construidos o desarrollados para su uso futuro como inversiones inmobiliarias, pero que no satisfacen todavía la definición de ‘inversión inmobiliaria’ recogida en la NIC 40 Inversiones inmobiliarias. Una vez que se haya completado la construcción o el desarrollo, el inmueble pasará a ser una inversión inmobiliaria y la entidad estará obligada a aplicar la NIC 40. La NIC 40 también se aplica a las inversiones inmobiliarias que estén siendo objeto de nuevos desarrollos, con el fin de ser utilizadas en el futuro como inversiones inmobiliarias. La entidad que utiliza el modelo del coste para las inversiones inmobiliarias, de acuerdo con la NIC 40, deberá utilizar el modelo del coste al aplicar esta Norma. Definiciones 6. Los siguientes términos se usan, en la presente Norma, con el significado que a continuación se especifica: Amortización es la distribución sistemática del importe amortizable de un activo a lo largo de su vida útil . Coste es el importe de efectivo o medios líquidos equivalentes al efectivo pagados, o el valor razonable de la contraprestación entregada, para comprar un activo en el momento de su adquisición o construcción o, cuando sea aplicable, el importe atribuido a ese activo cuando sea inicialmente reconocido de acuerdo

con los requerimientos específicos de otras NIIF, por ejemplo, de la NIIF 2 Pagos basados en acciones. Importe amortizable es el coste de un activo, o el importe que lo haya sustituido, menos su valor residual. Importe en libros es el importe por el que se reconoce un activo, una vez deducidas la amortización acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas. Importe recuperable es el mayor entre el precio de venta neto de un activo y su valor de uso. El inmovilizado material son los activos tangibles que: (a) posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y (b) se esperan usar durante más de un ejercicio. La pérdida por deterioro es la cantidad en que excede el importe en libros de un activo a su importe recuperable. Valor específico para la entidad es el valor actual de los flujos de efectivo que la entidad espera recibir por el uso continuado de un activo y por la enajenación o disposición por otra vía del mismo al término de su vida útil. En el caso de un pasivo, es el valor actual de los flujos de efectivo en que se espera incurrir para cancelarlo. Valor razonable es el importe por el cual podría ser intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua. El valor residual de un activo es el importe estimado que la entidad podría obtener actualmente por la enajenación o disposición por otra vía del activo, después de deducir los costes estimados por tal enajenación o disposición, si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil. Vida útil es: (a) el periodo durante el cual se espera utilizar el activo amortizable por parte de la entidad; o bien (b) el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de la entidad. Reconocimiento 7.

Un elemento de inmovilizado material se reconocerá como activo cuando: (a) sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del mismo; y el coste del activo para la entidad pueda ser valorado con fiabilidad.

8. Las piezas de repuesto y el equipo auxiliar se contabilizan habitualmente como existencias y se reconocen en el resultado del ejercicio cuando se consumen. Sin embargo, las piezas de repuesto importantes y el equipo de mantenimiento permanente, que la entidad espere utilizar durante más de un ejercicio, cumplen normalmente las condiciones para ser calificados

como elementos de inmovilizado material. De forma similar, si las piezas de repuesto y el equipo auxiliar sólo pudieran ser utilizados con relación a un elemento de inmovilizado material, se contabilizarán como inmovilizado material.

9. Esta Norma no establece la unidad de valoración para propósitos de reconocimiento, por ejemplo no dice en qué consiste un elemento de inmovilizado material. Por ello, se requiere la realización de juicios para aplicar los criterios de reconocimiento a las circunstancias específicas de la entidad. Podría ser apropiado agregar partidas que individualmente son poco significativas, tales como moldes, herramientas y troqueles, y aplicar los criterios pertinentes a los valores totales de las mismas.

10. La entidad evaluará, de acuerdo con este principio de reconocimiento, todos los costes de inmovilizado material en el momento en que se incurra en ellos. Estos costes comprenden tanto aquéllos en que se ha incurrido inicialmente para adquirir o construir un elemento de inmovilizado material, como los costes incurridos posteriormente para añadir, sustituir parte de o mantener el elemento correspondiente.

Gestión de Baja de Materiales y Equipo. La decisión del momento apropiado para cambiar una maquinaria es algo que merece una especial atención por las muchas implicancias que tiene para su negocio. Aunque a muchos productores les gustaría poder renovar sus equipos con cierta frecuencia, son pocos los que le dan un uso que pueda justificar el ritmo de cambio deseado. Sin embargo, si la maquinaria se utiliza por mucho tiempo, los costos de reparación aumentan y las mismas pueden averiarse cuando más se necesitan. De allí surge la necesidad de emplear hechos, no conjeturas, para respaldar la decisión de cuándo cambiar la maquinaria.

Las cinco razones más importantes para cambiar una máquina son: 

   

El costo acumulado promedio por unidad de uso ha alcanzado su punto más bajo y está aumentando La máquina es obsoleta en comparación con los modelos nuevos La máquina perdió su confiabilidad para trabajar La máquina está desgastada El aumento en el tamaño de una operación hace que la máquina sea demasiado pequeña para efectuar el trabajo en el tiempo requerido

Después de la revisión de las actas de materiales de baja rotación por parte de cada jefe de área, se definieron los materiales que ya no tienen aplicación en la

empresa y por lo tanto se clasificaron como obsoletos en el sistema de información SAP, por consiguiente quedan disponibles para su disposición final. Para la elaboración de los listados de revisión de materiales de baja rotación que van a ser revisados por los dueños de proceso para que definan la correcta aplicación de los materiales en sus procesos, se deben generar una serie de listados en unas transacciones del sistema SAP. Seguidamente se debe proceder con recolectar la información específica del inventario actual (Stock) que posee el almacén de todas las referencias. Como último paso se procede a definir cuál es el valor ($) de los materiales en el sistema SAP, éste valor es el que impacta el inventario, además de definir el proceso asociado de todos los materiales.

Procedimiento para darle de baja a los bienes y materiales Es posible que en su centro exista material TIC que esté muy desfasado, tecnológicamente hablando, que se haya estropeado y no sea posible conseguir piezas de repuesto o cuyo coste de reparación supere la adquisición de un dispositivo nuevo. Procedimiento para poder dar de baja de ese material: 



Iniciar el procedimiento de enajenación que se detalla en la web de la Consejería de Educación. En dicha página se explica que “ Para aparatos y maquinaria, deberá aportarse un informe técnico y/o un presupuesto detallado de reparación, o en su caso documentos sobre gastos de mantenimiento realizados en los últimos tres años, acreditativos del estado del material”.





Por ello, al mismo tiempo que se inicie el procedimiento, se puede crear una incidencia en el CAU_CE, solicitando la elaboración del informe necesario para  justificar la enajenación. Nuestros técnicos realizarán una visita al centro y en el CAU_CE procederemos a realizar el informe y enviarlo al centro. De esta manera, no será necesario que el centro realice un desembolso económico innecesario en la contratación de técnicos externos para la elaboración de dicho informe.

Una máquina puede considerarse obsoleta cuando: 





Un nuevo modelo de la misma máquina puede tener un cambio de diseño, obteniendo asi mayor eficiencia y aumento de capacidad El aumento de potencia y la capacidad resultante pueden necesitarse debido a un aumento de operaciones en el campo o a la disminución de mano de obra disponible Se ha introducido un nuevo concepto o tecnología para esa maquinaria

Confiabilidad de la máquina Cuando una máquina pierde su confiabilidad, ya no es más digna de confianza para completar el trabajo en el tiempo disponible. La mayoría de los expertos están de acuerdo en que es difícil reparar una máquina y económicamente volver a recuperar el nivel apropiado de confiabilidad una vez que ha comenzado a tener averías periódicas. Si una máquina comienza a tener problemas a menudo, la cantidad de reparaciones necesarias para restaurarla a un nivel aceptable de confianza puede ser prohibitiva. Esto es especialmente válido para las máquinas más grandes y complejas.

Es difícil determinar exactamente cuándo una máquina deja de ser confiable. Mientras mayor es la cantidad de uso anual o más grande la capacidad de la máquina, mayor debe ser la confiabilidad. Hay que tener en cuenta que si se practica un buen mantenimiento y una correcta operación de la maquinaria, se puede contar con el uso de una máquina durante el 95 por ciento o más del tiempo de trabajo disponible

ACTIVIDADES a. Elabore un cuadro sinóptico del contenido de esta unidad b. En grupo de 5 expondrán el contenido del cuadro sinóptico

Autoevaluación 1. ¿Qué características debe tener un producto para darse de baja? 2. ¿Qué comprende el procedimiento para darle de baja a los bienes? 3. ¿Qué dice la NIC 16 sobre el tratamiento y la contabilización de la propiedad, planta y equipo? 4. Explique con sus palabras la gestión de baja de materiales.

GLOSARIO Stock Stock es el nombre que se le da al inventario, o sea que lo que tienes en stock comprende al lote de productos que están en un depósito.

Obsolescencia La obsolescencia es la caída en desuso de máquinas, equipos, tecnologías o productos motivada no por un mal funcionamiento del mismo, sino por un insuficiente desempeño de sus funciones en comparación con las nuevas máquinas, equipos y tecnologías introducidos en el mercado.

Logística directa Es el proceso logístico desde el punto de origen hasta el punto de consumo de una forma eficiente y lo más económica posible con el propósito de cumplir con los requerimientos del cliente final.

Logística inversa La Logística Inversa se encarga de la recuperación y reciclaje de envases, embalajes y residuos peligrosos; así como de los procesos de retorno de excesos de inventario, devoluciones de clientes, productos obsoletos e inventarios estacionales. El flujo es desde el cliente al almacén.

Kitting La realización de pequeñas actividades de transformación del producto. Por ejemplo el pack de un teléfono móvil con su tarjeta prepago y el alta en los sistemas del cliente para activarla

Time To Market Es el tiempo que transcurre entre que un producto es concebido y está disponible para la venta.

Puntos Críticos Es la etapa en un protocolo de seguridad en que se produce un control que es esencial en la prevención de un riesgo. r iesgo.

Order Lead Time El Tiempo de Espera de una Orden u Order Lead Time (OLT, por sus siglas en inglés) es un parámetro característico de una red de logística es el tiempo que ocurre desde que una orden es puesta en el sistema (Fecha de Ingreso de la Orden) hasta el día que el cliente desea el material en su sitio (Fecha Deseada) Esta métrica es útil para que las empresas entiendan el comportamiento que sus clientes tienen para poner ordenes en su sistema, ayudándolos a diseñar modelos más rentables que cumplan con las necesidades reales de sus clientes.

Consolidación Es la acción de combinar varias cargas para diferentes destinatarios, en un embarque unitario amparado en documento de transporte consolidado.

Cross docking Operaciones de recepción y clasificación en bases de transferencia de cargas que implican salida inmediata hacia distribución. Es decir, la mercancía que no debe tener ninguna manipulación en el almacén. Normalmente no se ubica dentro de estantería ya que su estancia en el almacén es corta (TRÁNSITO).

ADMINISTRADOR DE MATERIALES  Administra el inventario de materias primas y/o partes necesario para la producción. Responsable de los niveles del inventario de insumos. Coordinación con compras, producción y proveedores para asegurar la confiabilidad y la eficiencia de la provisión de insumos tal que permita la planificación de la producción. Frecuentemente responsable de la recepción, el depósito, el programa de abastecimiento y los lo s movimientos internos.

AGENTE DE CARGA AÉREA Cuando el transitario ejerce su actividad en el ámbito del transporte aéreo se denomina "agente de carga aérea". Comercializa las bodegas de las líneas aéreas, constituyendo el sistema de distribución de la carga aérea, y coordina la demanda de transporte aéreo con la oferta de las compañías.

ALMACÉN AUTOMÁTICO Sistema de almacenamiento de alta densidad en el que los elementos de manutención actúan completamente automatizados, tanto en los movimientos de manipulación de entrada como de salida de las estanterías.

ALMACÉN DE BLOQUE Sistema de almacenamiento por apilado directo de las cargas, sin soportes o elementos de constitución de cargas unitarias.

ALMACENAJE Se refiere a la administración del espacio físico necesario para el mantenimiento de las existencias, en definitiva estamos refiriéndonos al diseño y gestión operativa de los almacenes y de las diferentes herramientas y tecnologías que deben utilizarse para optimizar la operación. Los almacenes  juegan, pues, el papel de intermediarios a lo largo de la cadena logística y por tanto su importancia es de auténtico relieve, ya que pueden suponer fuentes de despilfarros, en potencia, a lo largo de toda la cadena.

ALMACENISTA Empresa cuya actividad consiste, de acuerdo con lo que se establezca en un contrato, en recibir en depósito y en locales adecuados los bienes o mercancías ajenos. Puede efectuar operaciones de ruptura de cargas, almacenamiento, custodia, manipulación, administración, control de , preparación de pedidos y cualquier otra que se haya convenido. Inclusive puede realizar su posterior distribución a quien determine el depositante, en virtud de un contrato de transporte, en la forma, tiempo y lugar que éste determine.

ANÁLISIS ABC Herramienta de gestión basada en la Ley de Pareto. Consiste en la clasificación, en orden decreciente, de una serie de artículos según su volumen anual de ventas u otro criterio. Tradicionalmente se ha venido clasificando en tres clases llamadas A, B y C. El grupo A representa generalmente de un l0 % a un 20 % de los artículos con los que se obtiene del 50 % al 70 % de las ventas. El segundo grupo, B, suele contener el 20 % de los artículos y suele representar el 20 % de las ventas. El grupo C suele contener del 60% al 70 % de los artículos y sólo suele representar del 10 % al 30 % de las ventas. Si bien en muchas empresas estos tres grupos se subdividen, a su vez, en otros; la tendencia actual es agruparlos en dos tipos: A, cuando nos preocupan económicamente, y C, cuando no nos preocupan económicamente, estando la frontera entre ambos grupos marcada por la rentabilidad del seguimiento que aplicamos a los productos A. El Análisis ABC es aplicado en distintas áreas de la empresa.

ANÁLISIS DE PARETO Herramienta de gestión basada en la Ley de Pareto. Consiste en la clasificación, en orden decreciente, de una serie de artículos según su volumen anual de ventas u otro criterio. Tradicionalmente se ha venido clasificando en tres clases llamadas A, B y C. El grupo A representa generalmente de un l0 % a un 20 % de los artículos con los que se obtiene del 50 % al 70 % de las ventas. El segundo grupo, B, suele contener el 20 % de los artículos y suele representar el 20 % de las ventas. El grupo C suele contener del 60 % al 70 % de los artículos y sólo suele representar del 10 % al 30 % de las ventas. Si bien en muchas empresas estos tres grupos se subdividen, a su vez, en otros; la tendencia actual es agruparlos en dos tipos: A, cuando nos preocupan

económicamente, y C, cuando no nos preocupan económicamente, estando la frontera entre ambos grupos marcada por la rentabilidad del seguimiento que aplicamos a los productos A. El Análisis ABC es aplicado en distintas áreas de la empresa.

ANALÍSTA LÓGISTICO Usa métodos analíticos y cuantitativos para comprender, predecir y perfeccionar los procesos logísticos. Se responsabiliza de compilar datos, analizar resultados, identificar problemas, y producir recomendaciones de soporte al gerenciamiento logístico. Su labor se focaliza en una determinada actividad logística, para la cual es requerido por transportistas, operadores logísticos, fabricantes o productores, u otros miembros de la cadena de abastecimiento.

APILADO EN BLOQUE Modo de almacenamiento consistente en apilar unas sobre otras las unidades de carga. La capacidad de carga en altura está limitada por la resistencia de soportar cargas de la unidad inferior.

APILADOR Máquina de manutención utilizada para el apilado de cargas, de accionamiento manual o eléctrico, alimentado por baterías recargables. En las de accionamiento eléctrico, existen modelos en los que el conductor puede ir montado sobre una plataforma o bien sentado sobre la máquina. En las apiladoras, el centro de gravedad de la carga queda situado dentro de su base de sustentación. Suelen utilizarse en instalaciones con pocos movimientos o bien como máquinas de apoyo para grandes instalaciones.

APROVISIONAMIENTO Considerando realmente esta función con una prolongación de la función de compras, siendo ésta la responsable de la selección de proveedores y las relaciones con los mismos, lo que repercutirá de forma importante sobre la función de aprovisionamiento, la cual es en definitiva responsable de los flujos de entrada de mercancías BENCHMARKING Se define como copia inteligente; es decir, copiar lo mejor para superarlo, y entonces, convertirlo en lo mejor de lo mejor. Es un método avanzado para impulsar principalmente, dentro de la organización, un proceso de mejoramiento de la calidad. Cuyo objetivo es el de aprender de otras organizaciones o áreas operativas internas, la aplicación de las mejores prácticas para elevar sensiblemente el rendimiento de los procesos de trabajo estratégicos. Se encarga de identificar, analizar, comprender, comparar, adaptar y superar los procesos de trabajo, similares en organizaciones de alto rendimiento

comprobado, para mejorar sistemáticamente indicadores de desempeño de la empresa.

y

significativamente

los

CÓDIGO DE ARTÍCULO Entidad alfa-numérica, que designa un artículo determinado. Es inherente al artículo y diferencia cualquier otro.

CÓDIGO DE BARRAS Elemento de codificación y lectura, numérico o alfanumérico, compuesto por señales de distinto grosos, espaciadas según normal especificas. Su lectura mediante pistolas láser, identifica el articulo en cuestión .

COMERCIO ELECTRÓNICO Es el comercio en Internet que permite una nueva oportunidad de mercado que se desarrolla en un espacio abierto donde el intercambio comercial, de bienes y servicios, se hace a través de las autopistas de información con miles de interconexiones en todo el mundo. No hay una determinación correcta de este es generalmente descrito como un método de compra y venta de productos y servicios electrónicamente. El comercio electrónico también incluye otros tipos de transacciones como: Negocio-Negocio (Business to Bussiness, B2B) y Negocio-Consumidor (Business to Consumer, B2C).

CONSIGNATARIO Persona física o jurídica a quien va dirigida la carga en el lugar de destino final.

CONSULTOR EN LOGÍSTICA  Asesora a clientes para mejorar el rendimiento logístico a través de planeamiento estratégico, reingeniería de procesos y/o la implementación de tecnología informática. Desarrolla y conduce una amplia gama de proyectos incluyendo, entre otras : optimización global de la cadena de abastecimiento, selección y desarrollo de software, búsqueda de recursos estratégicos, diseño de redes logísticas. Ayuda a sus clientes a desarrollar las herramientas logísticas, los procesos y la base de conocimientos necesarios para crear valor, construir ventajas competitivas y potenciar la globalización de los rendimientos.

CONTENEDOR Equipo de transporte de capacidad interior no menor de un metro cúbico, capaz de asegurar un uso repetido, sin ruptura de la carga en caso de trasbordo a diferentes modos de transporte, de manejo sencillo y de fácil llenado y vaciado. Se utilizan cuatro tamaños principales: de 40, 30, 20 y 10 pies, con 30, 25, 20 y 10 t, respectivamente. En atención a la composición de la carga se dístnguen dos tipos: FCL (Full Container Load), contenedor completo: y LCL (Less than Container Load), de grupaje. Tipos de contenedores: - Cerrado ("Box"). El de

más frecuente utilización. Dotado de puertas en el testero se carga a través de ellas con ayuda de carretillas o transpaletas. - De costado abierto ("open side").

COSTE DE ADQUISICIÓN Corresponde con el coste de la adquisición de productos y que puede ser dependiente de los volúmenes o unidades de adquisición; es normal que el vendedor ofrezca descuentos por volumen, pero también pueden existir lotes económicos que habrá que considerar.

COSTO DE ALMACENAMIENTO Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como: Costos Financieros de las existencias, Gastos del  Almacén, Seguros, Deterioros, perdidas y degradación de mercancía.

COSTOS DE LANZAMIENTO DE PEDIDO Los Costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos los Costos en que se incurre cuando se lanza una orden de compra. Los Costos que se agrupan bajo esta rúbrica deben ser independientes de la cantidad que se compra y exclusivamente relacionados con el hecho de lanzar la orden.

COSTE DE MANTENIMIENTO Corresponde al coste del mantenimiento útil del stock y que debe contemplar los costes financieros, seguros de roturas, obsolescencia, robo, deterioro, etc.

COSTE DE ROTURA DE STOCKS Corresponde con los costes en los que se incurre por falta de disponibilidad de producto, pudiendo producir dos efectos distintos, el de pérdida de ventas y el de retraso en el servicio, que puede convenirse en penalizaciones, pérdida de imagen y despilfarro en el siguiente punto de la cadena productiva por parada.

COSTO DIRECTO DE ALMACÉN Los costos directos de almacén se dividen a su vez en Costos Fijos y Costos Variables: Costos Fijos: •

•

•

•

•

Personal Vigilancia y Seguridad Cargas Fiscales Mantenimiento del Almacén Reparaciones del Almacén 127

•

•

•

•

 Alquileres  Amortización del Almacén  Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje Gastos financieros de inmovilización

Costos Variables: •

•

•

•

•

•

•

Energía  Agua Mantenimiento de Estanterías Materiales de reposición Reparaciones ( relacionadas con almacenaje ) Deterioros, perdidas y degradación de mercancías. Gastos Financieros de Stock.

COSTO INDIRECTO DE ALMACÉN •

•

De

administración y estructura

De formación y entrenamiento del personal

CROSS DOCKING Operaciones de recepción y clasificación en bases de transferencia de cargas que implican salida inmediata hacia distribución, sin almacenamiento intermedio.

128

PARA SABER MÁS  http://www.monografias.com/trabajos75/recepcion-materiales/recepcionmateriales.shtml#ixzz42AEeVRfs  http://www.monografias.com/trabajos30/rendimiento/rendimiento2.shtml#eta pas#ixzz42K4kNEbO  http://www.monografias.com/trabajos12/alma/alma.shtml#tec#ixzz42Wj7fpw R

129