VENTAJA VENT AJAS S Y LIMIT LIMI TACIONES DEL PRESUPU PRESUPUESTO ESTO COSTOS Y PRESUPUESTO AUTOR: Jaime Rafael Castro
ÍNDICE
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GENERALIDADES
GLOSARIO
DESARROLLO
BIBLIOGRAFÍA
Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son de uso exclusivo de las Instuciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproducción total o parcial.
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DESARROLLO DE CADA UNIDAD TEMÁTICA
Desarrollo de cada una de las unidades temáticas
1. Objetivos 2. Ventajas y limitaciones de los presupuestos.
1. Objetivos •
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2.1. Ventajas de los presupuestos 2.2. Limitaciones de los presupuestos
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2.3. Principios de la elaboración de un presupuesto 2.4. El presupuesto maestro
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Comprender la importancia de la planeación y el control de las actividades de la empresa mediante los presupuestos, para lograr una adecuada gestión administrativa. Elaborar correctamente los presupuestos de una empresa, para que sirvan en la gestión de la administración. Conocer de qué manera el presupuesto puede servir de instrumento para la toma de decisiones, por parte de la alta gerencia. Establecer estrategias en la elaboración del presupuesto de ventas teniendo en cuenta las variables específicas, endógenas y externas.
2.5. Ejercicios de presupuesto 2.6. El presupuesto en la formulación de estrategias corporativas •
Glosario
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Referencias
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Remisión de fuentes complementarias
2. Ventajas y limitaciones de los presupuestos.
2.1. Ventajas de los presupuestos Estas son algunas de las ventajas que ayuda a la planeación y control en l as empresas. •
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Motiva a la alta gerencia para que defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa. Propicia que se defina una estructura adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que i ntegra la organización. Cuando existe la motivación adecuada, se incrementa la participación de todos los niveles de la organización.
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Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.
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Facilita a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos.
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Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía.
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Obliga a realizar un autoanálisis periódico.
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Facilita el control administrativo.
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Es un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una organización, para ejecutar su creatividad y criterio profesional, a fin de mejorar la empresa. Ayuda a lograr mayor eficacia y eficiencia de las operaciones.
2.2. Limitaciones de los presupuestos Como toda herramienta, el presupuesto tiene ciertas limitaciones que deben ser consideradas al elaborarlo o durante su ejecución: •
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Está basado en estimaciones, limitación que obliga a la administración a utilizar determinadas herramientas estadísticas para reducir la incertidumbre al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos con que se cuenta. La correlación y regresión estadística ayudan a eliminar, en parte, esta limitación. Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia, lo que significa que es una herramienta dinámica, que debe adaptarse a cualquier inconveniente que surja, ya que de otra manera perdería su sentido. Su ejecución no es automática. Es necesario que en la organización se comprenda la utilidad de esta herramienta, de tal forma que todos se convenzan de que ellos son los primeros beneficiados por el uso del presupuesto. De otra forma serán infructuosos todos los esfuerzos para aplicarlo. Es un instrumento que no debe sustituir la administración. Uno de los problemas más graves que provoca el fracaso de las herramientas administrativas, es creer que por sí solo puede llevar al éxito. Hay que recordar que es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido y no para competir con ella. Toma tiempo y cuesta prepararlo. No se deben esperar resultados demasiado pronto.
2.3. Principios en la elaboración del presupuesto Para elaborar un presupuesto se necesita tener en cuenta tres aspectos relevantes los cuales participan en las diferentes etapas del ciclo presupuestal estos son: Los elementos del trabajo: estos permiten en manejo de la información por medio de cédulas presupuestarias en la que se recolecta la información de los recursos utilizados, para desarrollar todos los cálculos necesarios. Las técnicas de elaboración: procedimientos utilizados para hacer las estimaciones en los presupuestos en donde se identifican factores que incidieron en las ventas de los periodos pasados y se emplean procedimientos para establecer los estándares de la materia prima directa, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. Los principios: previsión, planeación, organización, dirección y control.
Previsión: es la importancia del estudio anticipado de los procesos de la organización para el logro de las metas propuestas, este principio se divide en tres aspectos importantes. Predictibilidad: La posibilidad de pronosticar algo que va a suceder o que queramos que suceda. Determinación cuantitativa: Las actividades programadas para la ejecución deben determinarse en unidades monetarias. Objetivo: la búsqueda del objetivo siempre debe ser previsible. Planeación: Es la programación de la acción para lograr los objetivos deseados, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: la precisión, costeabilidad, flexibilidad, unidad, confianza, participación, oportunidad y la contabilidad de las áreas responsables. Precisión: Los planes de acción deben expresarse de forma concreta. Costeabilidad: Debe haber costo beneficio en la implementación del presupuesto. Flexibilidad: Los presupuestos deben tener la posibilidad de cambiar y restructurarse. Unidad: El presupuesto debe estar coordinado con los diferentes departamentos de la empresa. Confianza: Debe haber compromiso de los directivos para desarrollar el presupuesto y las diferentes acciones que implica. Participación: Debe haber participación de todos los empleados que puedan aportar según la experiencia de los procesos al interior de la empresa. Principios de organización: Se debe a las actividades humanas y se divide en principios de orden y comunicación. El principio de orden se fundamenta en organigramas, líneas de producción y responsabilidades de los directores encargados. El principio de comunicación es tener la información oportuna y concisa Principio de dirección: Se refiere al modo de dirigir el presupuesto. Se debe tener en cuenta los principios de autoridad y coordinación. En el principio de autoridad se concibe la autoridad como relativa y no absoluta para no quitarle la responsabilidad al funcionario encargado de la acción. El principio de coordinación, el interés general debe prevalecer del interés particular. Principio de control: Se fundamenta en la comparación de los objetivos y los logros y se divide en los siguientes principios. Reconocimiento: Es el reconocimiento de los funcionarios por sus éxitos. Excepción: Se fundamenta en la atención en los asuntos excepcionales y no a los generales que puede que tengan impacto significativo en el logro de las metas propuestas.
Norma: El
presupuesto es una norma de la empresa o se debe considerar de esta forma.
Es el principio de conciencia, en donde las decisiones tienen un impacto en los costos. Por esta razón los funcionarios deben tener claro las funciones o acciones y relacionarlos con el costo. Conciencia de costos:
2.4. El presupuesto maestro Consiste en un conjunto de presupuestos que buscan, por un lado, la determinación de la utilidad o pérdida que se espera tener en un futuro y por el otro, formular estados financiaros presupuestados que permitan al administrador tomar decisiones sobre un período futuro, en función de los planes operativos para el año venidero. El presupuesto maestro está integrado básicamente por dos áreas, que son: •
El presupuesto de operación.
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El presupuesto financiero.
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Ejercicios de presupuesto
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En el primer semestre de 20XX la compañía manufacturera y Comercializadora Ltda, planea vender 9.000 tasas de porcelana a un precio de $ 6.000
2.5. Ejercicios de presupuesto COMPAÑÍA MANUFACTURERA Y COMERCIALIZADORA LTDA Estado de costo de producción y ventas de enero a junio de 20XX
Materiales Mano de obra Costos indirectos de fabricación
$ 12.000.000 $ 6.000.000 $ 2.100.000
Costos de producción del periodo
$ 20.100.000
variación de inventarios de productos en proceso
0
Costo de producción terminada
$ 20.100.000
Variación en inventarios de productos terminados Inventario inicial Inventario final Costo de ventas
$ 10.000.000 $ 6.030.000 $
Costo de ventas
3.970.000
$ 24.070.000
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El primero de enero compra 2.000 tasas a un valor de $5.000
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Se planea fabricar 10.000 tasas con los siguientes costos presupuestados.
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Materiales directos $12.000.000
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Mano de obra $6.000.000
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CIF Es el 35% de la mano de obra directa.
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La empresa utiliza el método PEPS para sus inventarios
Inventario inicial
2.000
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Los gastos operacionales son un 20% de las ventas
mas producción
10.000
Los gastos administrativos son un 25% más que el último semestre que fueron $2.000.000.
Disponible
12.000
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Con la anterior información elaborar:
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El estado de costos de producción y de ventas presupuestado.
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El estado de resultado proyectado
Calculo del inventario final. INVENTARIO FINAL und
Menos ventas
9.000
Inventario final
3.000
El costo unitario de producción
Costo de terminada
producción
Número de productos fabricados
$20.100.000 10.000
Estrategias de crecimiento
El costo de unitario de producción = $2.010
Penetración de mercados: Es una estrategia que se implementa mediante el mejoramiento de los precios y el refuerzo de la publicidad. Se debe optimizar el uso de la capacidad instalada de la empresa y ofrecerse a la distribución de productos de otras compañías tomando el papel de intermediario.
Inventario final = (3.000X $ 2.010)= $6.030.000 Estado de resultados Del 1 de enero hasta el 30 de junio de 20xx
ventas
$54.000.000
menos costo de venta
$24.070.000
Utilidad bruta
$29.930.000
Desarrollo de productos: Tiene como fin ofrecer nuevos productos y reemplazar o rediseñar aquellos que no tenga buena salida de acuerdo al entorno y a los hábitos de consumo, respondiendo a la competencia. Integración: Se refiere a la estrategia de comercialización del producto creando un sistema de distribución propio, esta estrategia también se usa cuando se adquiere las empresas de la competencia. Estrategias de consolidación
Menos gastos Operacionales
$10.800.000
Administración
$2.500.000
Total gastos operacionales
$13.300.000
Utilidad operacional
$16.630.000
utilidad antes de impuestos
$16.630.000
impuesto de renta según la normatividad vigente
$4.157.500
Utilidad neta
$12.472.500
El ejercicio anterior se muestra el estado de costo y el estado de resultados presupuestado a 6 meses con esta información, los diferentes departamentos involucrados articulan los objetivos y las metas. Esta es la utilidad esperada $12.472.500.
2.6. El presupuesto en la formulación de estrategias corporativas El diagnóstico de la empresa es determinante en el crecimiento desde la perspectiva del incremento sostenido de las ventas, de nuevos productos y conquista de nuevos mercados.
Las estrategias de consolidación son opuestas a las de crecimiento puesto que obligan a reducir el tamaño de las operaciones y reduciendo el tamaño del área en donde puedan introducir los productos, esto con miras a la especialización de los productos. Las siguientes son algunos de las tácticas utilizadas en esta estrategia. Atrincheramiento: se contrae el terreno donde se comercializa su producto, esto se hace porque los demás espacios de mercado no son tan rentables, de esta forma se aumenta el rendimiento de los artículos vendidos, y no se incurre en desgate al mantener plazas que no dan los suficientes rendimientos o dan perdidas. Contracción de productos: Se refiere a la contracción de los productos ofrecidos teniendo en cuenta a la competencia, por ejemplo si la competencia comercializa esos productos a un precio inferior y tienen mejores canales de distribución. Contracción de negocio: Se refiere a la venta de un porcentaje de la empresa, porque esta no ofrece los rendimientos deseados, que tienen que ver con proyectos al interior de la empresa por ejemplo la fabricación y comercialización de bebidas azucaradas en la que se crea una referencia que no tiene la rentabilidad deseada, afectando las utilidades. Medición del mercado Es la medición de los estimativos de las ventas por producto y línea de producción, teniendo en cuenta el entorno empresarial, con esto se establecen políticas de ventas en la que se tienen en cuenta, los recursos, la distribución, la fuerza laboral y otros que afecten la actividad económica. Para esto es necesario analizar tendencias históricas compararlos con el presente y proyectar el
futuro. En este caso se toman decisiones como cuáles van a ser las ventas esperadas, de acuerdo al análisis del potencial del mercado.
Si el mercado del sitio es inferior a la demanda de los consumidores se puede establecer la estrategia de penetración con el desarrollo y comercialización de productos.
Es necesario hacer este análisis para proyectar las posibilidades de éxito y de rendimientos económicos futuros.
Si el mercado del sitio es igual o superior a la demanda global, es decir la demanda de consumidores no es suficiente para abordar la oferta de productos se tiene que aplicar la estrategia de atrincheramiento. El porqué se dan estos comportamientos en los mercados hay varias causales como se explica en la figura siguiente.
Potencial del mercado
Oportunidad de los competidores Ventas del sector
Figura 1. Oportunidad de los competidores Fuente: Elaboración propia
La figura 1 muestra la oportunidad de los competidores nuevos en espacios de mercado, donde las ventas del sector no abastecen a la totalidad de los consumidores de esta forma se analiza el mercado y se proponen estrategias de penetración. Pronóstico de potencial de mercado Este pronóstico indica el volumen total en ventas que es expresado en unidades físicas y monetarias, para visualizar el potencial del pronóstico, la empresa debe analizar la naturaleza de los bienes y servicios a comercializar en la que se tienen en cuenta que estas satisfagan una necesidad genérica y se compara el potencial del mercado con las ventas del sector. Pronóstico de las ventas del sector La comparación del mercado potencial con la oferta del sector permite detectar lo siguiente:
s e r o d i m u s n o c s o l e d a d n a m e d
Estrategia de penetración de mercados
Estrategia de atrincheramiento
d e m a n a d a d e l o s c o n s u m i d o r e s
Figura 2. Estrategias de mercado Fuente: Elaboración propia
En la figura 2 muestra los comportamientos de los mercados que se deben a muchas variables económicas entre ellas (crecimiento esperado de la economía, tasas de interés, devaluación de la moneda, gravámenes e impuestos). En la estrategia de atrincheramiento es necesario acudir a nuevas tácticas como son los créditos y tasas más favorables para los clientes. Entre las variables económicas que pueden influir en el presupuesto de ventas tenemos las siguientes:
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
Formular el presupuesto: Es convertir el programa en presupuesto. s a •Acontecimientos que c afectan las ventas en i f i forma positiva o c negativa e p •Eventos que afectan s la competencia o a la e empresa s •Huelgas , protestas , e imagen negativa l b •Establecimiento de a i nuevas politicas . r •Lanzamiento de a V nuevos productos
s a •Desiciones internas n que afectan el area e de ventas g o •Fusiones d •Adquisiciones de n nuevas compañias e •Cambio del objeto s social del negocio e l •Adquisición de b nuevas patentes a i r a V
s a •Fatores externos n controlables y no e controlables g o •tratados de libre x comercio e •Nuevos impuestos a s las venats e •fijación de precios l b por parte de las a i autoridades estatales r •Inflación a V•Devaluación •Tasas de interes •situación economicas de los paieses realcionados con el negocio etc
Figura 3. Variables que inciden en el presupuesto de ventas Fuente: Elaboración propia
Presupuesto de promoción de ventas La promoción de las ventas se hace utilizando estímulos que pueden ser obsequios o muestras gratuitas, menor precio en compra posteriores etc. La promoción dirigida a los intermediarios se hace buscando un apoyo de estas empresas para la comercialización de los productos y se utilizan estrategias como entrega extra de mercancías sin costo alguno. El presupuesto a la promoción de ventas incorpora lo siguiente. Los costos unitarios de cada instrumento promocional utilizado y la intensidad o frecuencia utilizada, es decir, se mide el instrumento promocional de tal manera que cumpla con la intensidad en que se debe distribuir.
Presupuesto: Es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos, que forman parte de una empresa para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
Presupuesto maestro: Conjunto de presupuestos que buscan determinar las utilidades y la situación financiera de la empresa.
Variable: Es un elemento que puede ser sustituido por un valor cualquiera. Variables exógenas: Son aquellas variables que se dan por fuera de la empresa y que la administración de la empresa no puede controlar.
Variables endógenas: Son aquellas variables que se dan dentro de la empresa y que la administración puede controlar.
04 ------- B REFERENCIAS
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Ruiz, J. E. (1989). Presupuestos. Enfoque moderno de planeación y control de recursos. Bogotá D. C., Colombia: McGraw Hill.
Remisión a fuentes complementarias •
Heredia Gutiérrez, D. C. (2010). Cómo hacer presupuestos. Revista Pensamiento 85 - 93 Recuperado de: http://www.coruniamericana.edu.co/publicaciones/ojs/index.php/pensamientoameri cano/article/view/51.
Americano. 3(5).
D + I + A
