ANALISIS KEBUTUHAN TENAGA TENAGA KERJA BERDASARKAN BERDASARKAN BEBAN KERJA KARYAWAN PADA PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAKARTA RAYA DAN TANGERANG BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA DAN ORGANISASI 1
Utami Dewi dan Aryana Satrya
2
Jurusan Manajemen SDM Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia
Abstrak Laporan magang ini membahas tentang perhitungan kebutuhan tenaga kerja pada PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang Bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi. Pentingnya pelaksanaan perhitungan kebutuhan tenaga kerja tersebut dilatarbelakangi oleh adanya beban kerja yang tidak merata. Hal tersebut berhasil ditangkap dalam hasil survey kepuasan pegawai atau Employee Engagement Survey (EES) yang dilaksanakan pada PT PLN (Persero) Distribusi Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang pada Triwulan III tahun 2012. Untuk menjawab permasalahan tersebut maka diperlukan adanya perhitungan beban kerja yang kemudian akan menjadi dasar perhitungan kebutuhan tenaga kerja pada PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang Bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi. Perhitungan beban kerja menggunakan metode Full Time Equivalent (FTE) . Metode ini mengukur beban kerja pegawai melalui lama waktu pengerjaan tugas, kemudian dikonversikan ke dalam indeks nilai FTE. Pengumpulan data berasal dari pengisian form beban kerja pegawai, wawancara dan sistem daily activity online. Daily activity online adalah suatu sistem yang diterapkan oleh perusahaan untuk mengetahui pekerjaan yang dilakukan masing-masing pegawai dalam rentang waktu tertentu. Setelah data terkumpul dan beban kerja pegawai telah diketahui, selanjutnya dilakukan analisis silang menggunakan data daily activity demi mendapatkan nilai beban kerja yang lebih akurat. Nilai indeks FTE digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan tenaga kerja pada PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang Bidang Sumber Daya Manusia & Organisasi. Hasil perhitungan menunjukkan bahwa jumlah pegawai saat ini sudah tepat dan tidak membutuhkan tambahan pegawai, namun terjadi ketidakmerataan terhadap t erhadap beban kerja akibat minimnya pengetahuan tentang deskripsi pekerjaan pegawai, kebijakan manajemen dan adanya faktor kepercayaan atasan yang berlebih kepada pegawai tertentu.
Kata kunci : Kebutuhan Tenaga Kerja, Beban Kerja, Full Time Equivallent (FTE), Deskripsi Pekerjaan Abstract This internship report discusses about the calculation of workforce requirement on Human Resource Division PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. The importance of the calculation of workforce requirements are motivated by the uneven workload among the employee. It was captured in an employee satisfaction survey or Employee Engagement Survey (EES), which was held on PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang in the third quarter of 2012. To answer these problems, it is necessary to calculate employee workload that would later become the basis for workforce requirements calculation on Human Resource Division PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Full Time Equivalent (FTE) method was used to calculate employee workload. This method measures the workload of employees with long work assignment, then converted it into FTE 1
[email protected] Pembimbing sebagai penulis kedua (
[email protected] [email protected]))
2
index value. Data collection was carried on using employee workload form filling, interviews and data of daily activity online system. Daily activity online is a system implemented by the company to acknowledge employees activity within some range of time. After the data is collected and employee workloads are known, further analysis was carried on using crosscheck analysis on daily activity data in order to get the more accurate value of employee workload. FTE index value is used to determine the number of workforce requirements on Human Resource Division PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. The Calculation result shows that the existing employee number is appropriate and does not require additional employees, but there are still inequality on the employees workload due to the lack of knowledge about the job description, management policies and the manajement excessive reliance on certain employees. Keywords : Workforce Requirement, Workload, Full Time Equivallent (FTE), Job Description Secara tradisional, perencanaan sumber daya manusia merupakan aktivitas dalam manajemen sumber daya manusia yang digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa mereka memiliki jumlah dan jenis sumber daya manusia yang tepat, sehingga tumbuh kepastian bahwa mereka melaksanakan pekerjaan pada tempat dan waktu yang tepat demi memenuhi tujuan bisnis (Ekwoaba, (Ekwoaba, 2012). 2012). Perencanaan sumber daya manusia bertujuan untuk menjamin bahwa kebutuhan organisasi akan manusia dapat dipenuhi secara terusmenerus dan dengan tepat (Stoner dan Wankel, 1986). Pendapat tersebut menyimpulkan bahwa perencanaan sumber daya manusia membutuhkan proyeksi kebutuhan organisasi akan sumber daya manusia dan usaha-usaha untuk memenuhi kebutuhaan tersebut. Perencanaan kebutuhan sumber daya manusia berada pada tempat yang penting dalam berbagai jenis lingkungan industri, tidak terkecuali PT PLN (Persero) Kantor Kan tor Distribusi DKI Jakarta dan Tanggerang (PLN Disjaya). Sebagai perusahaan penyalur listrik di seluruh Indonesia, PLN perlu menetapkan jumlah dan jenis sumber daya manusia yang sesuai dengan pekerjaan dalam perusahaan sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya melalui produktivitas pegawai. Penulis melakukan program magang pada PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang (selanjutnya akan disebut PLN Disjaya) Bidang Sumber Daya Manusia & Organisasi (selanjutnya akan disebut Bidang SDMO). Selama penulis melakukan magang di PLN Disjaya Bidang SDMO, penulis melihat suatu fenomena ketidakmerataan beban kerja. Penulis mencoba membuktikan apakah pengamatan kasat mata tersebut benar, pembuktian dilakukan penulis melalui olahan data absensi menjadi suatu perbandingan antara pegawai yang lembur dan yang pulang kerja tepat waktu. Dengan asumsi pegawai yang pulang tepat waktu adalah pegawai dengan jam pulang antara pukul 16.00 – 16.15 penambahan 15 menit adalah perkiraan waktu yang digunakan pegawai menuju
`
mesin absensi. Sedangkan pegawai yang pulang melebihi pukul 16.15 adalah pegawai yang lembur atau dengan kata lain pegawai tersebut memiliki beban kerja yang lebih banyak dibanding pegawai lainnya yang dapat pulang ses uai dengan jam pulang kerja normal.
80%
76%
72%
70% 60%
60%
76%
76%
24%
24%
56%
50%
N E S40% R E P
40%
44%
30% 20%
28%
24%
NORMAL OVERLOAD
10% 0%
BULAN
Grafik 1. Perbandingan Pegawai Pulang Tepat Waktu dan Lembur
Grafik 1 menunjukkan adanya perbedaan beban kerja yang dimiliki pegawai pada bidang SDMO. Selain data absensi pegawai, penulis juga memperkuat alasan melalui data yang berasal dari survey yang dilakukan oleh PLN Pusat kepada PLN Disjaya yaitu Employee Engagement Survey (EES) yang merupakan survey dengan tujuan mengetahui
tingkat keterikatan atau kepuasan pegawai terhadap perusahaan beserta faktor-faktor yang mempengaruhinya. Tabel 1 menunjukkan hasil EES Triwulan III 2012 PLN Disjaya. Secara umum kualitas seluruh faktor adalah baik dan cukup baik. Faktor job control dan job demand memiliki nilai yang cukup baik namun memandang besarnya korelasinya terhadap dimensi lainnya sehingga perlu direncanakan Action Plan untuk meningkatkan nilai tersebut. Job control (pengendalian terhadap pekerjaan) merupakan faktor penunjang kepuasan
kerja sehingga kualitas job control saat ini perlu disikapi dengan cermat guna menghindari semakin meluasnya pegawai yang merasa kurangnya kendali terhadap p ekerjaan. Job demand (tuntutan kerja) yang tinggi merupakan faktor pemicu timbulnya burn out (stress kerja) sehingga menyebabkan berkurangnya kepuasan kerja. Kedua faktor tersebut membuktikan bahwa benar adanya beban kerja yang tidak merata karena terdapat t erdapat pegawai pe gawai yang puas akan aka n tuntutan kerja dari perusahaan namun ada pegawai yang menilai bahwa tuntutan pekerjaan terlalu tinggi sehingga menyebabkan pengendalian kerja yang berkurang.
Berdasarkan kedua data diatas penulis menganggap bahwa perusahaan memerlukan analisis beban kerja untuk mengetahui kebutuhan jumlah tenaga kerja yang lebih tepat. Tabel 1. Hasil Employee Engagement Survey (EES) PLN Disjaya D I MEN SI Burn Out
N
MEA N
K U ALI TAS
KU R AN G
2595
37
Baik
87
2595
77
Baik
Dalam % Extra R ole Perf ormance D alam % General Job Satisfaction
25 2 595
74
Baik
2594
62
C ukup B aik
Dalam % Job C ontrol D alam % Job D emand
2594
49
C ukup B aik
D alam % Job I nsecurit y
2595
49
C ukup B aik
D alam % Job Perf ormance
2595
78
Baik
D alam % Job Sat isf act ion
2595
73
Baik
D alam % Lead ership Exchange
2595
72
Baik
D alam % Lead ership Q ualit y
2595
74
Baik
D alam % O rganizat ional C ommit ment
2594
73
Baik
D alam % Present eism
2594
62
C ukup B aik
D alam % R ecruit ment
2595
72 72
Baik
D alam % Social Support
2595
78
Baik
D alam % Work Engagement D alam %
2595
77
Baik
BAIK 2508
3%
97%
21
2574
1%
99%
320
2275
12%
88%
977
1617
38%
62 %
227
2367
9%
91%
920
1675
35%
65 %
31
2564
1%
99%
166
2429
6%
94%
284
2311
11%
89 %
278
2317
11%
89 %
271
2323
10%
90 %
1461
1133
56%
44 %
257
2338
10%
90 %
89
2506
3%
97%
69
2526
3%
97%
Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu analisis jenis dan jumlah pegawai yang dibutuhkan perusahaan dimana selanjutnya perusahaan dapat mengetahui selisish pegawai yang saat ini dimiliki oleh perusahaan dan berapa yang dibutuhkan. Dengan begitu perusahaan dapat membuat suatu keputusan untuk mengatasi kebutuhan tenaga kerja tersebut. Dalam melakukan perencanaan sumber daya manusia dapat menggunakan analisis beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga kerja. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah metode Full Time Equivallent (FTE) yaitu metode analisis beban kerja yang
`
berbasiskan waktu dengan cara mengukur lama waktu penyelesaian pekerjaan kemudian waktu tersebut dikonversikan ke dalam indeks nilai FTE. Penulis menjadikan PLN Disjaya Bidang SDMO sebagai objek penelitian dengan jumlah sample sebanyak 23 pegawai dari 28 jumlah pegawai. Bidang SDMO merupakan salah satu bidang dari 6 bidang yang ada di PLN Disjaya. Bidang SDMO memiliki 3 sub bidang, yaitu sub bidang Pengembangan SDM (Bang SDM), Administrasi SDM (ADM SDM) dan Organisasi & Pengendalian Tenaga Kerja (OPTK). Masing-masing sub bidang dipimpin oleh 1 orang Deputi Manajer (DM) dan dipimpin langsung oleh 1 Manajer Bidang (MB). Dalam pengumpulan data beban kerja pegawai, penulis memulainya dengan membagikan form wawancara evaluasi beban kerja pegawai (lihat tabel 2). Kolom “aktivitas” terbagi menjadi 2 fungsi yaitu fungsi utama dan fungsi ke samping. Penulis menyediakan deskripsi pekerjaan dari pegawai yang bersangkutan sesuai jabatan masing – masing pada kolom “Fungsi Utama”. Pada kolom ini, responden diizinkan untuk menambahkan kegiatan rutin selain deskripsi pekerjaan yang dibuat pihak manajemen yang juga mereka lakukan secara rutin dalam rentang waktu yang ditetapkan penulis. Sehubungan dengan lama waktu pelaksanaan magang penulis selama 3 bulan maka rentang waktu yang ditetapkan sebagai periode penelitian adalah selama 2 bulan yaitu bulan September dan Oktober Oktober 2012. “Fungsi ke Samping” merupakan kolom yang berisi kegiatan pekerjaan yang pernah dilakukan responden selama 1 semester namun pekerjaan tersebut bersifat non-rutin. Hal ini bermaksud untuk mengetahui beban tambahan yang diemban pegawai selain pekerjaan rutin. Sebab PLN Disjaya seringkali menambahkan program baru di pertengahan tahun, sehingga memungkinkan pegawai harus bekerja lebih keras dari pada biasanya. Selain itu fungsi ke samping juga diisi kegiatan yang ada pada deskripsi pekerjaan namun tidak dilakukan selama masa pengambilan data yaitu bulan September dan Oktober.
Tabel 2 Form Wawancara Evaluasi Beban Kerja Pegawai
Untuk menghindari adanya informasi beban kerja yang tidak tertulis karena keterbatasan tempat menulis, maka penulis membagikan formulir wawancara evaluasi beban kerja pegawai dalam bentuk softcopy . Untuk menghindari adanya informasi beban kerja yang dilebih-lebihkan maka penulis menyembunyikan kolom G, H, I dan J saat proses penyebaran kuesioner, dengan demikian responden tidak mengetahui total nilai indeks FTE miliknya. Asumsi formulasi pada fungsi utama adalah lama waktu bekerja dalam 1 hari diberi asumsi selama 7,5 jam karena penulis mempertimbangkan unsur allowance yaitu waktu yang dibutuhkan pegawai untuk melakukan kegiatan pribadi seperti ke toilet atau ibadah. Sementara itu pada fungsi ke samping menyesuaikan dengan periode pengerjaan kegiatan tersebut. Allowance untuk pegawai yang bekerja di dalam ruangan yaitu yaitu sebesar 6 %. Total hari kerja dalam 1 bulan adalah selama 20 hari maka penelitian dilakukan berdasarkan kegiatan bekerja pegawai selama 40 hari (2 bulan) atau selama 300 jam. Setelah data terkumpul, indeks FTE per poin pekerjaan di total dan menghasilkan nilai indeks FTE pegawai. Implikasi dari nilai FTE terbagi menjadi 3 jenis yaitu overload , normal dan underload. Berdasarkan Pedoman Analisa Beban Kerja yang dikeluarkan oleh Badan
`
Kepegawaian Negara (BKN) pada tahun 2010, total nilai indeks FTE yang berada diatas nilai 1,28 dianggap overload , berada diantara nilai 1 sampai dengan 1,28 dianggap normal sedangkan jika nilai indeks FTE berada diantara nilai 0 sampai dengan 0,99 dianggap underload atau beban kerjanya masih kurang.
Berdasarkan pedoman tersebut, penulis membuat penyesuaian nilai indeks FTE terhadap keadaan di PLN Disjaya Sub Bidang SDMO. Implikasi nilai indeks FTE yang dibuat penulis adalah rentang 0 – 0,99 dianggap underload, rentang 1- 1,2 masuk dalam batas normal sedangkan pegawai yang nilai indeks FTE nya diatas 1,2 berarti memiliki beban kerja yang berlebih ( overload ). ). Penyesuaian tersebut dibuat penulis berdasarkan hasil wawancara langsung kepada beberapa pegawai di bidang SDMO. Penulis juga melakukan wawancara terhadap beberapa pegawai lainnya. Beberapa pegawai menyatakan jam pulang kerja yang masih dapat di toleransi adalah antara pukul 17.00-18.00. Selanjutnya penulis mengambil rata-rata bahwa jam pulang kerja yang masih dapat ditolerir adalah pukul 17.30, lebih dari itu pegawai akan merasa beban kerjanya berlebih. Maka dari itu dapat diketahui bahwa para pegawai masih menganggap normal jika terdapat tambahan beban kerja sebesar 1,5 jam dari jam kerja normal. Jika tambahan jam tersebut dikonversikan ke dalam perhitungan indeks FTE maka akan diperoleh tambahan nilai indeks FTE sebesar 0,2. Maka atas dasar tersebut penulis menetapkan bahwa rentang nilai indeks FTE normal bagi pegawai Bidang SDMO adalah antara 1 – 1,2. Setelah kuesioner terisi, penulis menelaah kembali jawaban responden. Jika terdapat hal yang janggal, penulis mencari kepastian dari 2 sumber yaitu dari responden yang bersangkutan dan pembimbing. Penulis, pembimbing dan responden yang bersangkutan kemudian berdiskusi untuk menyelesaikan kendala tersebut. Perhitungan analisis beban kerja pegawai selain menggunakan formulir beban kerja yang berisi deskripsi pekerjaan juga dikolaborasikan dengan data aktivitas sehari-hari (daily activity ) pegawai. PLN Disjaya menerapkan sistem daily activity online sejak bulan Juni 2012 namun baru stabil digunakan semenjak bulan Agustus 2012. Penulis mengambil data daily activity hanya selama 2 bulan yaitu bulan September dan Oktober dengan pertimbangan di bulan Agustus kegiatan bekerja tidak efektif karena bulan puasa dan ada liburan Idul Fitri. Data daily activity digunakan penulis untuk memastikan kesesuaian antara aktivitas pegawai dalam daily activity dan jawaban pada formulir beban kerja pegawai.
Penulis menetapkan bahwa yang menjadi subjek penelitiannya hanya jabatan setingkat supervisor dan fungsional. Sedangkan jabatan struktural dalam Bidang SDMO seperti Manajer Bidang (MB) dan 3 Deputi Manajer (DM) tidak masuk dalam penelitian. Alasan yang mendukung batasan ini adalah karena jabatan struktural seorang MB dan DM pun seandainya beban kerja overload tidak mungkin diduduki oleh 2 orang atau lebih. Berdasarkan penjelasan yang telah dipaparkan diatas dalam melakukan pengumpulan data dan beberapa hal yangmenjadi batasan penulis dalam melakukan penelitian, selanjutnya penulis melakukan analisis beban kerja pada keseluruhan pegawai Bidang SDMO. Dimulai dari pegawai yang pada susunan organisasinya berada langsung dibawah MB Bidang SDMO dan tidak masuk ke dalam sub bidang manapun, sehingga penulis menyebutkan pegawai tersebut sebagai pegawai Bidang SDMO. Hasil dari beban kerja pegawai tersebut dapat ditunjukkan dari tabel 2 berikut. Tabel 3 Indeks FTE Pegawai Bidang SDMO
Nama
Sebutan Jabatan
Andayani Maria S. Metti Trisnawati
Senior Specialist II Hubungan Industrial Analyst Hubungan Industrial Senior Specialist II Organisasi dan Perencanaan Tenaga Kerja
Indeks FTE 0,73 0,27 0,73
Keterangan Underload Underload Underload
Kesimpulan : Pegawai dengan beban kerja underload = = 100% Pegawai dengan beban kerja normal = 0% Pegawai dengan beban kerja overload = 0%
Tabel 3 menyajikan data dari nilai indeks FTE dari pegawai Bidang SDMO. Berdasarkan data, nilai indeks FTE dari ketiga pegawai Bidang SDMO berada dibawah nilai beban kerja normal atau underload karena indeks FTE dari ketiga pegawai tersebut masih kurang dari 1. Berdasarkan wawancara, hal yang melatarbelakangi terjadinya fenomena tersebut adalah karena pegawai kurang memahami tugas pokoknya sehingga pegawai tidak mengetahui dengan jelas apa yang menjadi kewajibannya. Hal ini disebabkan, para pegawai tidak pernah diberikan sosialisasi mengenai deskripsi pekerjaan. Selain itu, terdapat hal lain yang menyebabkan beban kerja dari ketiga pegawai yang bersangkutan berada dibawah indeks FTE normal. Berdasarkan informasi yang didapat penulis, rata-rata usia dari ketiga pegawai tersebut adalah 50 tahun. Dalam menyikapi hal tersebut, manajemen di Bidang SDMO memberikan suatu kebijakan tidak tertulis untuk
`
mengurangi beban kerja dari pegawai yang berumur lebih dari 50 tahun. Tujuan dari pemberian kebijakan ini adalah agar pekerjaan yang seharusnya dikerjakan oleh pegawai tersebut dapat lebih cepat selesai jika pekerjaan dialihkan ke pegawai yang masih berada dalam usia produktif. Berdasarkan kesimpulan pada data tabel 3, seluruh pegawai yang yang berada langsung langsung dibawah Manajer Bidang SDMO memiliki beban kerja underload. Grafik 1 menunjukkan 100% pegawai pada bidang ini memiliki beban kerja dibawah normal. Overload; 0%
Normal; 0%
Underload; 100%
Beban Kerja Pegawai Bidang SDMO Grafik 1 Pie Chart Beban
Selanjutnya analisa beban kerja untuk pegawai pada Sub Bidang Pengembangan SDM menunjukkan beban kerja yang paling tinggi. Hal ini dipengaruhi oleh banyaknya Indeks Kinerja Kunci atau Key Performance Index (KPI) bidang SDMO yang berkorelasi langsung dengan fungsi dan tanggung jawab Sub Bidang Pengembangan SDM. Terdapat 4 indikator kinerja kunci yang dimiliki Bidang SDMO dan dari 4 indikator tersebut, Sub Bidang Pengembangan SDM memiliki kontribusi pada seluruh indikator. Hal ini sangat berpengaruh terhadap beban kerja pegawai Sub Bidang Pengembangan SDM menjadi lebih berat dibandingkan sub bidang lainnya, karena tuntutan lebih besar. Tabel 4 menunjukkan besaran beban kerja pegawai Sub Bidang Pengembangan SDM melalui nilai indeks FTE.
Tabel 4 Indeks FTE Pegawai Sub Bidang Pengembangan SDM Nama
Sebutan Jabatan
Ardy Denta Assistant Analyst Pengembangan Kompetensi Dwi Putri Junior Analyst Evaluasi Kinerja SDM Retno S Assistant analyst Pendidikan dan Pelatihan Galih C Asistant Analyst Perencanaan Karir Imadya N Asistant Analyst Perencanaan Karir Munodo M Assistant Analyst Pengembangan Kompetensi Kesimpulan : Pegawai dengan beban kerja underload = = 17% Pegawai dengan beban kerja normal = 33% Pegawai dengan beban kerja overload = 50%
Indeks FTE 1,08 1,24 0,75 1,48 1,28 1,14
Keterangan
Normal Overload Underload Overload Overload Normal
Berdasarkan data pada tabel 4, beban kerja pegawai di Sub Bidang Pengembangan SDM sebesar 50% pegawai memiliki nilai indeks FTE diatas 1,2. Hal tersebut memiliki makna bahwa 50% pegawai di Sub Bidang Pengembangan SDM memiliki beban kerja yang berlebih ( overload ). ). 33,33% pegawai memiliki beban kerja yang normal dan sisanya sebesar 16,67% adalah pegawai dengan beban kerja rendah ( underload ). ). Grafik 2 menunjukkan kesimpulan dari analisa beban kerja Sub Bidang Pengembangan SDM.
Underload; 17%
Overload; 50% Normal; 33%
Grafik 2 Pie Chart Beban Kerja Pegawai Sub Bidang P engembangan SDM Sub Bidang Adminstrasi SDM memiliki personil yang banyak dan pekerjaannya bersifat rutin, menyebabkan pegawai cenderung underload . Karena dengan pekerjaan yang rutin, pegawai terbiasa menghadapi pekerjaan tersebut sehingga pekerjaan pun lebih cepat selesai ditambah lagi dengan adanya personil yang banyak. Tabel 5 menunjukkan hasil perhitungan beban kerja pegawai Sub Bidang Bidang Administrasi SDM :
`
Tabel 5 Indeks FTE Pegawai Sub Bidang Administrasi SDM Nama
Sebutan Jabatan
Dimas Adiprasetyo Assistant Officer Administrasi SDM Eko waluyo Junior Officer Administrasi SDM Husni Jaya Assistant Officer Administrasi SDM Karmin Assistant Officer Administrasi SDM Karyadi Assistant Officer Administrasi SDM Ngadiran Junior Officer Administrasi SDM Olivia Regina Assistant Officer Administrasi SDM Sru Wardoyo Junior Officer Administrasi SDM Suyitno SPV Pengelolaan Renumerasi & Benefit Wagino Assistant Officer Administrasi SDM Ermaeli Muluk Assistant Officer Administrasi SDM Kesimpulan : Pegawai dengan beban kerja underload = = 66,67% Pegawai dengan beban kerja normal = 16,67% Pegawai dengan beban kerja overload = 16,67%
Indeks FTE 0,78 1,04 0,79 0,96 0,64 0,87 0,46 0,96 1,33 0,72 0,71
Keterangan Underload Normal Underload Underload Underload Underload Underload Underload Overload Underload Underload
Sub Bidang Administrasi SDM memiliki jumlah pegawai yang beban kerjanya dibawah normal yaitu sebanyak 9 dari 11 orang yang berarti sebesar 66,67% pegawai pada sub bidang ini tergolong underload . Jumlah ini cukup besar, semestinya atasan dapat lebih mengontrol pekerjaan bawahan untuk bekerja lebih efektif. Karena jika dibandingkan dengan beban seorang SPV yang overload menandakan sebenarnya pekerjaan pada sub bidang ini cukup banyak, namun tugas yang bersifat rutin sehingga pegawai merasa kurang tertantang dapat memacu turunnya motivasi dalam bekerja. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk melakukan rotasi atau penambahan jenis pekerjaan kepada pegawai Sub Bidang Administrasi SDM. Grafik 3 menunjukkan proporsi pegawai dengan beban kerja rendah (underload ) yang cukup besar, sehingga sub bidang ini harus segera ditindak. Overload; 17%
Normal; 17%
Underload; 66%
Grafik 3 Beban Kerja Pegawai Sub Bidang Administrasi SDM 3 Pie Chart Beban
Sub bidang terakhir yaitu Organisasi & Pengendalian Tenaga Kerja, jumlah personil dalam sub bidang ini terbilang sedikit, dari perhitungan beban kerja berdasarkan indeks FTE tampak hanya satu pegawai yang memiliki beban kerja diatas normal dan sebagian lagi memiliki beban kerja dibawah indeks FTE normal ( underload ). ). Berdasarkan hasil wawancara penulis terhadap responden, hampir keseluruhan dari responden tidak mengetahui tugas pokoknya. Bagi pegawai yang tidak mengetahui tugas pokoknya dan tidak memiliki dorongan untuk mencari pekerjaan yang seharusnya ia kerjakan, bisa dipastikan beban kerja nya berada dibawah indeks FTE normal. Tabel 6 Indeks FTE Pegawai Sub Bidang Organisasi dan Pengendalian Tenaga Kerja
Nama
Sebutan Jabatan
Ridwanullah Junior Analyst Pengendalian Pengendalian Outsourcing Putu Yoga Assistant Analyst Organisasi dan Perencanaan Perencanaan Diah Ariani Analyst Organisasi dan Perencanaan Tenaga Kerja Eka S Analyst Organisasi dan Perencanaan Tenaga Kerja Kesimpulan : Pegawai dengan beban kerja underload = = 50% Pegawai dengan beban kerja normal = 25% Pegawai dengan beban kerja overload = 25%
Indeks FTE 0,77 1,34 0,15 1,07
Keterangan Underload Overload Underload Normal
Tabel 6 menunjukkan bahwa hanya 1 pegawai saja yang overload, pegawai tersebut pun merupakan pegawai dengan nilai indeks FTE tertinggi kedua. Sementara itu, pegawai lain pada sub bidang yang sama memiliki beban normal dan underload. Beban kerja yang tidak merata ini dapat disimpulkan bahwa pekerjaan banyak dilimpahkan kepada satu pegawai. Kepercayaan atasan terhadap kemampuan salah satu s atu pegawai membuat me mbuat beban kerja pegawai tersebut ters ebut menjadi paling tinggi dibanding pegawai lainnya pada sub bidang tersebut. Mendapatkan kepercayaan atas kemampuan diri memang bagus, namun memunculkan ketidakadilan terhadap beban kerja pegawai tersebut. Sebaiknya atasan mengajukan pelatihan kepada pegawai lainnya agar kelak dapat dimanfaatkan kinerjanya. Grafik 4 menunjukkan ketidakmerataan beban kerja Sub Bidang Organisasi & Pengendalian Tenaga Kerja (OPTK).
`
Overload; 25% Undeload; 50% Normal; 25%
Grafik 4 Pie Chart Beban Beban Kerja Pegawai Sub Bidang Organisasi & Pengendalian Tenaga Kerja
Penulis melakukan
penyesuaian terhadap rentang nilai indeks FTE untuk PLN
Disjaya. Penetapan rentang yang berbeda ini dilakukan penulis agar menyesuaikan dengan keadaan perusahaan yaitu Bidang SDMO PLN Disjaya. Sebab apabila penulis menetapkan rentang yang sama dengan aturan dasar yaitu 0 – 0,99 dianggap underload, rentang nilai 1 adalah normal dan nilai >1 dianggap overload maka kesimpulannya akan berbeda dari keadaan yang sesungguhnya. Apabila penulis tidak membuat penyesuaian maka kesimpulan dari beban kerja bidang SDMO dapat digambarkan pada pie chart dibawah ini :
Overload; 38% Underload; 52%
Normal; 0%
Grafik 5 Pie Chart Contoh Kesimpulan Beban Kerja Pegawai Bidang SDMO Tanpa Penyesuaian Rentang Nilai Indeks FTE
Setelah dilakukan penyesuaian terhadap rentang nilai indeks FTE maka hasilnya lebih tepat dengan keadaan sesungguhnya di PLN Disjaya, yaitu seperti pada grafik 6. Jika penulis tidak melakukan penyesuaian dalam rentang nilai indeks FTE maka hasil akan menunjukkan
bahwa tidak ada pegawai yang beban kerja nya normal, karena tidak ada pegawai yang memiliki nilai indek FTE sebesar 1, melainkan berada dibawah atau diatas nilai 1. Keadaan tersebut tidak mungkin terjadi dalam keadaan sebenarnya sehingga dibutuhkan penyesuaian terhadap rentang nilai indeks FTE. Maka setelah penyesuaian dilakukan, terdapat 5 pegawai yang memiliki beban kerja berlebih ( overload ), ), 4 pegawai yang beban kerja normal dan 15 pegawai yang beban kerjanya rendah (underload ). ).
Overload; 21%
Normal; 17%
Underload; 62%
Grafik 6 Pie Chart Kesimpulan Beban Kerja Seluruh Pegawai Bidang SDMO
Berdasarkan analisa beban kerja yang telah didapat maka penulis membuat suatu kesimpulan kebutuhan tenaga kerja Bidang SDMO PLN Disjaya, bahwa sesungguhnya tidak perlu penambahan tenaga kerja. Jumlah pegawai saat ini dan calon pegawai di Bidang SDMO sudah tepat (merujuk pada tabel 7), namun dengan jumlah pegawai saat ini masih belum dapat memberikan kontribusi yang maksimal. Hal ini disebabkan oleh beban kerja karyawan yang belum merata. Ketidakmerataan beban kerja disebabkan oleh beberapa faktor, seperti kurangnya pengetahuan pegawai terhadap deskripsi pekerjaannya, kebijakan untuk mengurangi beban pekerjaan pegawai senior dan lebih mengandalkan generasi muda dan faktor kepercayaan atasan kepada pegawai tertentu. Jika beban kerja di Bidang SDMO lebih merata maka dengan jumlah pegawai existing , dapat memberikan kontribusi yang lebih maksimal.
`
Tabel 7 Jumlah Kebutuhan Tenaga Kerja PLN Disjaya Bidang SDMO
No
Unit
Jumlah Pegawai Saat Ini
Usulan Tambahan Pegawai
1
Bidang SDMO
4
0
2
Sub Bidang Pengembangan SDM
5
1
3
Sub Bidang Administrasi SDM
11
0
4
Sub Bidang Organisasi & Pengendalian Tenaga Kerja
4
0
Keterangan
Perlu sosialisai mengenai deskripsi pekerjaan Usulan telah diakomodasi dengan adanya 1 calon pegawai (OJT) Pegawai yang ada dipersiapkan untuk menggantikan salah satu pegawai yang akan pensiun tahun 2013 Diperlukan pemerataan beban kerja untuk seluruh pegawai yang ada
Dari kedua analisis diatas yaitu analisis beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga kerja, maka dapat disimpulkan bahwa jumlah tenaga kerja PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang Bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi sudah hampir tepat, namun permasalahan yang terjadi adalah pegawai kurang memahami tugas pokoknya dan pembagian tugas yang belum merata, sehingga memicu perbedaan beban kerja pegawai. Hal ini juga dipicu oleh sifat pegawai yang berbeda-beda. Pegawai yang memiliki motivasi tinggi dalam bekerja akan berusaha mencari dan melaksanakan pekerjaan yang sesuai dengan jabatannya bahkan mampu melakukan inovasi, namun bagi pegawai yang bermotivasi rendah hanya menunggu dan mengerjakan pekerjaan yang diperintahkan oleh atasan. Hal ini membuat sebagian karyawan tidak produktif dalam bekerja dan sebagian lagi justru mengemban tugas yang berlebih. Namun pada penelitian ini metode analisis pekerjaan yang telah dilakukan oleh penulis mencakup wawancara, pandangan pejabat senior atau at au pegawai, kuesioner dan catatan harian pegawai (daily activity online ). Metode ini akan lebih sempurna apabila ditambahkan observasi yaitu pengamatan individu secara langsung. Akan tetapi saat ini metode FTE tersebut dapat digunakan dan diterapkan oleh perusahaan untuk mengetahui jumlah kebutuhan pegawai yang sesuai dengan beban kerja masing-masing. Penulis menyarankan bagi peneliti selanjutnya yang ingin meneliti pada ranah yang sama, sebaiknya memperpanjang rentang pengumpulan data kegiatan pekerjaan pegawai
misalnya kegiatan pegawai dalam rentang waktu 1 tahun. Tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi beban kerja yang lebih akurat dan sesuai dengan deskripsi pekerjaan karena dengan rentang waktu yang saat ini digunakan tidak mencakup keseluruhan deskripsi pekerjaan pegawai yang bersangkutan melainkan juga mencakup kegiatan pegawai selama rentang waktu yang ditentukan. Penambahan rentang waktu ini perlu dilengkapi oleh penambahan anggotan tim untuk menggali informasi kegiatan pegawai melalui wawancara intensif. Penulis menyarankan kepada PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang Bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi untuk melakukan sosialisasi tugas pokok masing-masing jabatan pada awal mula pegawai ditempatkan di jabatan tertentu. Sebab tugas pokok merupakan pedoman utama yang semestinya diketahui dan dimengerti pegawai semenjak mereka menerima jabatan tersebut. Pelaksanaan sosialisasi ini membutuhkan peran seorang Deputi Manajer untuk menyampaikan dan memastikan bahwa perusahaan menerima seorang pegawai yang mengerti
dan
akan
melaksanakan
pekerjaan
sesuai
dengan
jabatannya.
Dalam
menanggulangi masalah ketidakmerataan beban kerja maka diperlukan pengendalian beban dengan cara membagi rata beban pekerjaan kepada para pegawai sedemikian rupa sehingga tidak ada lagi karyawan yang kelebihan beban kerja. Perusahaan juga perlu menelaah kembali tentang kredibilitas deskripsi pekerjaan saat ini dengan pekerjaan yang dilakukan pegawai saat ini. Sebab deskripsi pekerjaan yang ada saat ini belum menjelaskan secara rinci pekerjaan per jabatan. Memperjelas deskripsi pekerjaan perlu dipertimbangkan perusahaan sebab terdapat beberapa pekerjaan yang merupakan hasil dari kerja sama beberapa pegawai. Selain itu pegawai juga perlu diberikan pelatihan – pelatihan yang dibutuhkan agar dapat meningkatkan keterampilan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Misalnya pelatihan dalam mengambil keputusan, pengelolaan waktu ( time management ) dan pelatihan lainnya yang berkaitan dengan perencanaan kerja. Tujuannya adalah agar pegawai dapat membuat perencanaan kerja yang lebih sistematis sehingga suatu pekerjaan tidak menumpuk di satu waktu tertentu. Jika pegawai telah memiliki kemampuan dan keterampilan yang lebih baik maka efisiensi dan efektivitas dalam bekerja dapat tercipta.
`
Apabila perusahaan ingin mengimplementasikan metode Full Time Equivallent (FTE) disarankan untuk mempertimbangkan rentang waktu pengumpulan data dan jumlah sample. Rentang waktu yang disarankan adalah selama 1 tahun dan jumlah sampel dapat menyesuaikan dengan jumlah pegawai PLN Disjaya. Dalam pengumpulan informasi dapat dilakukan melalui wawancara yang intensif agar kegiatan pegawai dalam rentang waktu yang ditentukan dapat tergali.
DAFTAR PUSTAKA
Anyim, Francis.C., E,Samuel., & Ekwoaba, Joy.O. (2012). The Imperative of Integrating Corporate Business Plan with Manpower Planning. International International Journal of Business and and Management. Management.
Stoner, James.A,F., Wankel, Charles., (1986). Management Management . New Jersey: Prentice-Hall International, Inc.
