Usuarios de la contabilidad
Antes de conocer los diferentes tipos de contabilidad es importante identificar los diferentes segmentos de usuarios a quienes pretende servir. En esencial o la información que proporciona el sistema de contabilidad va enfocada a cubrir las necesidades de dos diferentes tipos de usuarios: los internos y externos. USUARIOS EXTERNOS
Existen 3 usuarios externos:
los acreedores: personas o instituciones a las que se les adeuda dinero.
los accionistas: personas físicas morales que han aportado sus ahorros para convertirse en propietarios de la empresa.
las autoridades gubernamentales: gubernamentales: dada la obligación que existe por una parte y por la otra, el compromiso de las empresas de entregar un porcentaje de sus utilidades en forma de impuesto a las autoridades fiscales. fiscales. Ejemplo: SAT.
Ejemplos de usuarios EXTERNOS:
Acreedores
Autoridades gubernamentales gubernamentales
Proveedores
Fisco
Clientes
Inversionistas
Instituciones de crédito
USUARIOS INTERNOS
De la misma forma que los usuarios externos necesitan de información, los administradores de una identidad económica representados principalmente por funcionarios de los niveles superiores tales como directores funcionales, gerentes de área, jefes de departamento. Tienen necesidad de monitorear el desempeño de la entidad para la cual trabajan y el resultado de su propio trabajo. Dicha información por naturaleza es de un nivel de detalle mucho mayor que el suministrado a los usuarios externos. Por lo mismo no están regidos por leyes ni por otro tipo de disposiciones sino exclusivamente por la necesidad de información y la creatividad de quienes la preparan. Ejemplos de usuarios INTERNOS:
Administrador
Gerentes de área
Empleados
Sindicato
Jefe de departamento
USUARIOS DE LA CONTABILIDAD
Se dice que la información financiera satisface al usuario general, si ésta le comunica elementos de juicio sobre: la solvencia (estabilidad) financiera, liquidez, eficiencia (actividad) operativa, riesgo financiero, nivel de rentabilidad (productividad), capacidad financiera de crecimiento, origen y aplicación del flujo de efectivo, cambios en sus recursos y en sus obligaciones, desempeño de la administración, capacidad para mantener el patrimonio, potencial para continuar operando en condiciones normales y la facultad para cumplir su responsabilidad social a un nivel satisfactorio. (Figura 1)
a) Situación financiera, recursos económicos que controla y estructura de sus fuentes de financiamiento b) Actividad operativa c) Cambios en la situación financiera o flujos de efectivo d) Revelaciones sobre políticas contables, entorno y viabilidad como negocio en marcha.
Fig. 1 Información que debe comunicar la información financiera
Los propósitos de la información son diferentes para cada usuario, pero todos tienen la comunidad de interés económico en la entidad; entre esos interesados se encuentran la administración, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores, las autoridades gubernamentales, etc.
A este respecto las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), se refiere a los usuarios y sus necesidades de información, en los siguientes términos:
Inversionistas. Los suministradores de capital-riesgo y sus asesores a) están preocupados por el riesgo inherente y por el riesgo que van a proporcionar sus inversiones. Necesitan información que les ayude a determinar si deben comprar, mantener o vender las participaciones. Los accionistas están también interesados en la información que les permita evaluar la capacidad de la empresa para pagar dividendos.
Empleados. Los empleados y los sindicatos están interesados en la b) información acerca de la estabilidad y rendimiento de sus empleadores. También están
interesados en la información que les permita evaluar la capacidad de la empresa para afrontar las remuneraciones, los beneficios tras el retiro y otras ventajas obtenidas de la empresa.
Prestamistas. Los proveedores de fondos ajenos están interesados en la c) información que les permita determinar si las cantidades que se les adeudan serán pagadas cuando llegue su vencimiento.
Clientes. Están interesados en la información acerca de la continuidad d) de la empresa, especialmente cuando tienen compromisos a largo plazo, o dependen comercialmente de ella.
El gobierno y sus organismos públicos. Están interesados en la e) distribución de los recursos y, por tanto, en la actuación de las empresas. También recaban información para regular la actividad de las empresas, fijar políticas fiscales y utilizarla como base para la construcción de las estadísticas de la renta nacional y otras similares.
Público en general. Cada ciudadano se ve afectado de muchas formas f) por la existencia y actividad de las empresas, por ejemplo, las empresas pueden contribuir al desarrollo de la economía local de varias maneras, entre las que pueden mencionarse el número de personas que emplean, o sus compras como clientes de proveedores locales.
Pero no todas las empresas son iguales, aun cuando realicen el mismo tipo de actividades; su tamaño, número de empleados, maquinaria, etc., varían, por lo que sus necesidades de información son distintas de cualquier otra. Ante esta situación la contabilidad debe conocer en primer lugar la empresa, para saber quién es y cómo es, y sobre esta base de conocimiento, establecer el sistema de información más adecuado a ella. Esto equivale a decir que “debemos hacer un traje a la medida de la entidad” imaginemos que se trata de una pequeña empresa familiar, cuyo objetivo es
obtener lo necesario para vivir y alguna pequeña ganancia extra para otros satisfactores, es claro que para este tipo de empresa no se recomendará un sistema de contabilidad que requiera de una gran cantidad de personal encargados día tras día de sus registros, o una gran cantidad de libros, registros e informes financieros, cuyo costo sería muy elevado.
En el caso contrario, en una gran empresa no sería suficiente establecer un sistema computarizado y poco personal que ocasionalmente se presentara en la compañía para preparar uno que otro estado o relación a un costo irrisorio.
Se aprecia que para cada tipo de empresa se requiere de un adecuado sistema de contabilidad justo para resolver sus necesidades, es decir, útil.
Cada empresa deberá preparar y presentar la información que satisfaga sus necesidades y brinde comunicación a los demás interesados, dado que nos es posible conocerá todos los interesados ni sus intereses particulares, la información deberá ser presentada mediante los estados financieros, balance general, estado de resultados, estado de flujo de efectivo, o en su caso en la situación financiera y estado de cuentas del capital contable, todo ello acompañado de sus notas respectivas, las cuales forman parte de los estados financieros.
Flujo de la información contable
Información en la contabilidad La información de una empresa se refiere al registro de todas las actividades realizadas dentro de la empresa, misma que nos permite: conocer los recursos con los que cuenta la empresa, quienes son los responsables de las operaciones y los resultados de estas; así mismo permite planear, organizar y administrar dichas actividades, hacer evaluaciones internas y del impacto que genera a nivel social, tomar decisiones y establecer obligaciones con el estado.
Propósito y naturaleza Toda esta información se recaba con la intención de desarrollar y comunicar, Proporcionar información sobre la actividad financiera de una entidad económica, Llevar a cabo una buena planeación y control de l as actividades de la organización, además de identificar, medir, clasificar, registrar, analizar y evaluar cada una de las operaciones y actividades que se llevan a cabo dentro de la organización.
Sistemas de información Tiene como objetivo fundamental aportar información para gestionar la planificación de la empresa así como garantizar las acciones realizadas por los responsables de dirigirla.
El ciclo de vida del sistema de información se tiene que desarrollar en varios pasos con la finalidad de que el proceso se lleve de manera adecuada para la toma de decisiones. Los pasos o etapas de este ciclo los podemos identificar como: estudio, análisis, diseño, implantación o desarrollo, generación del test de aceptación, garantía de calidad, descripción de procedimientos, conversión de base de datos e instalación. Una vez que concluye este proceso vuelve a iniciar con la etapa de estudio para finalizar con la instalación, por esta razón se le conoce como ciclo de vida del sistema de información.
Elementos que integran el sistema contable: equipo computacional (hardware), recurso humano (el personal que maneja y alimenta la base de datos), los programas de software (programas que permiten manejar el sistema) y las telecomunicaciones (básicamente la unión del hardware y software que permite la reproducción de imágenes, texto, audio y video en forma electrónica).
Las Normas básicas del sistema contable son: ente económico, continuidad, unidad de medida, periodo, medición y valuación, esencia sobre forma, realización, asociación y mantenimiento del patrimonio
