DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA DE FORMACIÓN DE USUARIOS EN UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADA EN LA CÁMARA DE COMERCIO DE CALI
CARLOS JULIO FIGUEROA SÁNCHEZ MAYRA ALEJANDRA GIL BUITRAGO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA PALMIRA 2013
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DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA DE FORMACIÓN DE USUARIOS EN UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADA EN LA CÁMARA DE COMERCIO DE CALI
CARLOS JULIO FIGUEROA SÁNCHEZ MAYRA ALEJANDRA GIL BUITRAGO
Monografía de Grado
Directora Dolly Rivera Chávez
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA PALMIRA 2013 2
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Notas de Aceptación _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________
__________________________________ Firma del presidente del jurado
_____________________________ Firma del jurado
Armenia, Noviembre de 2013
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Texto de agradecimiento
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CONTENIDO
1.
ANTECEDENTES............................................................................................16 1.1
GENERALIDADES DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE CALI...............16
1.2
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL..................................................................19
2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................22 2.1
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA.............................................................22
3.
JUSTIFICACIÓN..............................................................................................25
4.
OBJETIVOS.....................................................................................................27 4.1
OBJETIVO GENERAL................................................................................27
4.2
OBJETIVOS ESPECÍFICOS......................................................................27
5.
MARCO CONCEPTUAL – TEÓRICO.............................................................28 5.1
6.
CONCEPTO...............................................................................................28
FORMACIÓN DE USUARIOS DE LA INFORMACIÓN..................................30 6.1
7.
ESTRUCTURA...........................................................................................30
PROCEDIMIENTO PEDAGÓGICO.................................................................33 7.1
8.
TEORÍA DE LA ASIMILACIÓN COGNOSCITIVA......................................33
PROCESO PARA ELABORACIÓN DE UN PFU............................................37 8.1
9.
ESTADO DEL ARTE...................................................................................37
DIAGNOSTICO ACTUAL................................................................................41 9.1
SERVICIOS................................................................................................41
9.2
RECURSOS...............................................................................................43
10.
EVALUACIÓN DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADA.....48
10.1
OBJETIVOS............................................................................................49
10.2
DESCRIPCIÓN DE LA POBLACIÓN......................................................49
10.3
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS.........................................................53
11.
ANÁLISIS DOFA...........................................................................................63
11.1
FORTALEZAS Y DEBILIDADES.............................................................63
11.2
OPORTUNIDADES Y AMENAZAS........................................................65
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12.
DESCRIPCIÓN DEL USUARIO CIES..........................................................66
13.
PERFIL DEL USUARIO CIES......................................................................67
14. PROGRAMA DE FORMACIÓN DE USUARIOS PARA EL CIES CÁMARA DE COMERCIO DE CALI........................................................................................68 15.
PROGRAMA DE FORMACIÓN DE USUARIOS INformarse......................70
16.
CENTRO DE INFORMACIÓN ECONÓMICO Y SOCIAL.............................76
16.1
SERVICIOS.............................................................................................76
16.2
LOCALIZACIÓN ESTRUCTURA DEL CIES...........................................78
16.3
PROCESOS DE SERVICIO....................................................................84
16.4
FACTORES O RECURSOS..................................................................114
17.
PROGRAMA CURSO DE CAPACITACION...............................................129
18.
ADIESTRAMIENTO PROGRAMA INformarse..........................................131
19.
EVALUACIÓN.............................................................................................134
CONCLUSIONES..................................................................................................135 BIBLIOGRAFÍA.....................................................................................................137
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LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Clasificación de los servicios en la Cámara de Comercio de Cali............43 Tabla 2 Perfil Coordinador CIES..............................................................................46 Tabla 3 Perfil Analista Información Bibliográfica......................................................49 Tabla 4 Actividades del diagrama de flujo del proceso de Ingreso.......................877 Tabla 5 Actividades - Proceso Consulta - sala de lectura......................................90 Tabla 6 Actividades - Proceso Consulta – Bases de datos externas.................. 94 Tabla 7 Actividades - Proceso Consulta – Bases de datos CIES...........................99 Tabla 8 Actividades Proceso Consulta - Bibliografía especializada......................101 Tabla 9 Actividades Proceso Consulta Bibliográfica.............................................107 Tabla 10 Actividades Proceso Librería Empresarial..............................................111 Tabla 11 Actividades Proceso - Librería Virtual.....................................................115
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LISTA DE FIGURAS Figura 1 ORGANIGRAMA CÁMARA DE COMERCIO DE CALI........................................22 Figura 2. Niveles programa de formación de usuarios......................................................33 Figura 3. Proceso de asimilación......................................................................................37 Figura 4. Modelo de Programa de Formación de Usuarios – MPFU................................39 Figura 5 Grafico Participación según usuarios..................................................................56 Figura 6 Gráfico Visitantes al CIES...................................................................................56 Figura 7 Gráfico Visitantes al CIES según tipo de usuario...............................................57 Figura 8 Gráfico Entidad de procedencia..........................................................................57 Figura 9 Gráfico Tipo de consulta......................................................................................58 Figura 10 Gráfico Participación visitante al CIES según edad...........................................58 Figura 11 Gráfico Tipo de información solicitada...............................................................58 Figura 12 Gráfico Participación usuarios que solicitan información empresarial sectorial. 59 Figura 13 Gráfico Participación usuarios que solicitan información legal..........................59 Figura 14 Gráfico Participación usuarios que solicitan información económica.................60 Figura 15 Gráfico Participación usuarios que solicitan información documental...............60 Figura 16 Gráfico Adquirió la información por la cual consulto..........................................60 Figura 17 Gráfico Cómo evaluaron los servicios en general.............................................61 Figura 18 Gráfico Valoración del servicio Recepción del pago..........................................61 Figura 19 Gráfico Valoración del servicio Reprográfico....................................................62 Figura 20 Gráfico Categoría de actualidad de la información suministrada.......................62 Figura 21 Gráfico Tiempo de respuesta en ser atendido...................................................63 Figura 22 Gráfico Tiempo adecuado en que fue atendida su solicitud..............................63 Figura 23 Gráfico Como se enteró de la existencia del CIES............................................64 Figura 24 Gráfico Cómo calificaría la información existente en las Colecciones...............64 Figura 25 DISEÑO DEL ÁREA DEL CIES........................................................................85 Figura 26 Proceso de Ingreso..........................................................................................88 Figura 27 Flujograma Proceso de Ingreso........................................................................89 Figura 28 Proceso Consulta - sala de lectura....................................................................92 Figura 29 Flujograma Proceso de consulta en sala...........................................................93 Figura 30 Proceso Consulta - Bases de datos externas....................................................96 Figura 31 Proceso Consulta Bases de datos CIES.........................................................100 Figura 32 Flujograma: Proceso de consulta en bases de datos CIES.............................102 Figura 33 Proceso Consulta Bibliografía especializada...................................................105 Figura 34 Flujograma: Proceso de consulta bibliografía especializada...........................106 Figura 35 Flujograma Proceso de consulta bibliográfica.................................................110 Figura 36 Proceso Librería Empresarial..........................................................................113 Figura 37 Flujograma Librería Empresarial....................................................................114 Figura 38 Proceso Librería Virtual...................................................................................117 Figura 39 Pantalla Ficha ingreso de datos......................................................................123
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Figura 40 Ventana de búsqueda.....................................................................................129 Figura 41 Búsqueda experta...........................................................................................129 Figura 42 Búsqueda en diccionario.................................................................................130 Figura 43 Configuración de impresión.............................................................................131
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GLOSARIO ADIESTRAR: ejercitar para la práctica de una actividad ASIGNATURA TOPOGRÁFICA: señal de números y letras que se pone a un libro o a un documento para indicar su colocación dentro de una biblioteca o un archivo. En bibliotecas de libre acceso, la signatura incluye, como primer elemento, el número de clasificación del documento, complementado por otros recursos que ayudan a ordenarlo y localizarlo en la estantería. BASE DE DATOS (Data base): un archivo de datos interrelacionados, recolectados para satisfacer las necesidades de información de una comunidad de usuarios. BIBLIOGRAFÍA: conjunto ordenado de registros bibliográficos que no responden a una colección concreta de documentos. El criterio utilizado para la ordenación debe ser lógico para que la búsqueda resulte sencilla. CAPACITACIÓN DE USUARIO: es el proceso por el cual se proporciona al usuario de la unidad de información las herramientas para descubrir recursos de información, hacer búsquedas bibliográficas y organizar los resultados obtenidos para su aplicación. CAPACITAR: educar, preparar, habilitar, enseñar, aprender, documentar CATALOGACIÓN: conjunto de operaciones bibliotecarias necesarias para la descripción completa de un documento y la asignación de una signatura topográfica. Las operaciones incluyen la catalogación descriptiva -externa- y la catalogación por materias -interna- además de la elección y redacción de los puntos de acceso principal y secundario. El resultado de la catalogación es un registro o asiento bibliográfico. COLECCIÓN: fondo bibliográfico de una biblioteca o una parte bien caracterizada por su procedencia, encuadernación, de los mismos. DICCIONARIO DE TÉRMINOS. ISIS genera un diccionario a partir de los documentos introducidos en la base. EDUCAR: preparar para cierta función. 11
ENTRENAR: capacitar, adiestrar, instruir o preparar para que se aprovechen recursos o servicios de información. ERA DE LA INFORMACIÓN: se denomina así al auge que ha marcado la información en donde esta juega un rol importante y con ello la informática se transforma en un recurso estratégico. FICHA BIBLIOGRÁFICA: la ficha bibliográfica es una ficha destinada a anotar los datos de un libro o artículo. En ellas se registran las fuentes encontradas, por ejemplo, en el catálogo de una biblioteca, en una bibliografía, en un índice de publicaciones. FORMACIÓN: educar, preparar dando conocimiento para que se valore y cambie la actitud frente a la información GUÍA DE USUARIO: es un documento de comunicación destinado a dar asistencia a las personas que utilizan un sistema en particular. HOJA DE TRABAJO - HOJA DE ENTRADA DE DATOS: así se denomina a las distintas plantillas que podemos utilizar para introducir documentos en la base. INDUCCIÓN DE USUARIO: es un mecanismo utilizado al interior de la unidad de información a fin de ofrecer de manera global, un vistazo a los diferentes servicios ofrecidos por la unidad de información. El propósito de dar a conocer la amplia gama de productos que ofrecen, por así decirlo. Es el caso de las bibliotecas, las cuales ponen a disposición de los usuarios sus catálogos en la red en asocio con otras bibliotecas. INSTRUIR: proporcionar conocimiento. MENÚ: en Winisis existen menús desplegables que se refieren a grandes grupos de operaciones (base de datos, mostrar, búsqueda, editar, configurar, utilidades, ventana y ayuda) donde se ofrecen distintas opciones de tratamiento de las que el usuario debe seleccionar la que necesita MISIÓN: compromiso y deber de la empresa para con la sociedad. Razón de existencia de la empresa.
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MFN: número interno de registro. ISIS numera automáticamente los registros según se introducen en la base de datos. Podemos no hacer caso de éste ORIENTACIÓN: conducir hacia el uso de los recursos y servicios de información de la Unidad de Información. PROCESO: es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PUBLICACIÓN SERIADA: es aquella que es editada en partes sucesivas, que usualmente tienen designaciones numéricas y cronológicas y que aparece indefinidamente. REDES DE CONOCIMIENTO: se usan como medio de cooperación entre las personas para intercambiar información, compartir conocimiento y promover la creación del mismo a través de su aplicación en los contextos productivos. Las redes de conocimiento tratan de fomentar valores cooperativos entre sus miembros y reconoce la importancia estratégica del conocimiento como motor de desarrollo. REGISTRO: cada conjunto de campos de un documento se almacena físicamente en la base de datos sobre un REGISTRO. SERVICIO: son todas las actividades desarrolladas por la persona o una organización, para satisfacer las necesidades del usuario. El servicio es un intangible que se genera como resultado de la interacción entre personas. SIGNATURA TOPOGRÁFICA: signo utilizado para indicar la localización de un documento dentro de una biblioteca. En bibliotecas de libre acceso, la signatura incluye, como primer elemento, el número de clasificación del documento, complementado por otros recursos que ayudan a ordenarlo y localizarlo en la sala. SISTEMA WINISIS: es un paquete de software para los sistemas de almacenamiento y recuperación de información no-numérica desarrollado, mantenido y diseminado por UNESCO. Está diseñado en particular para aplicaciones bibliográficas y es utilizado por catálogos de bibliotecas pequeñas y medianas.
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SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN: la sociedad de la información es un estadio de desarrollo social caracterizado por la capacidad de sus miembros (ciudadanos, empresas y Administración Pública) para obtener y compartir cualquier información, instantáneamente, desde cualquier lugar y en la forma en que se prefiera. TÉRMINO DEL DICCIONARIO: cada una de las entradas del diccionario. Un término puede ser un campo completo, un fragmento de un campo, una frase, una palabra, un trozo de un campo más una palabra. VISIÓN: situación prevista para el futuro de la organización, el sueño (meta) de la alta dirección, como ve las situaciones de supervivencia de la empresa después de la definición de los escenarios futuros del mercado y de la competencia.
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RESUMEN EJECUTIVO La Cámara de Comercio de Cali es una entidad privada, sin ánimo de lucro con funciones delegadas por el gobierno para ofrecer servicios públicos de registro mercantil, entidades sin ánimo de lucro y registro de proponentes. Además, ofrece una variedad de servicios de información y planes de capacitación para las empresas inscritas y afiliadas de su jurisdicción. La entidad cuenta con un Centro de Información Económico y Social, en principio destinado para uso interno, sin embargo, el centro abrió al público sus servicios lo que implicó un examen del concepto de servicio a los usuarios. Esta unidad de información fue la escogida para diseñar e implementar un Programa de Formación de Usuarios PFU. En este documento, se plantea el aporte de la formación del usuario en la adecuación de los servicios a sus necesidades en la mejora de los procesos de trabajo y en la gestión interna. Se realizó un trabajo de campo con el fin de hacer un análisis preciso en asuntos tales como la percepción del usuario por el Centro de Información los temas más solicitados conforme a la especialización de la Unidad de Información y de los diferentes servicios que se ofrecen. El análisis también permitió construir un esquema en el cual se identificaron las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas existentes en el CIES. Se propone el diseño e implementación de un Programa de Formación de Usuarios PFU específicamente sobre la base de Formación de Usuarios determinante para su aplicación en esta unidad de información especializada. Esto, encaminado a lograr aportes en la adecuación de los servicios, las necesidades de sus usuarios, además de mejorar los procesos de trabajo y control internos para satisfacer las necesidades del usuario objetivo.
Palabras Clave: Formación, usuarios, Unidad de información
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INTRODUCCIÓN
La existencia de un Centro de Información abierto al público en organizaciones con actividades económicas muy especializadas, crea una actitud muy positiva sobre el papel y el valor de la documentación dentro y fuera de estas. Creando un valor agregado de gran apoyo para la organización y para la comunidad a la que pertenece. Las bibliotecas y Centros de Información viven en un mundo donde la materia prima “la información”, los medios de transmisión, las herramientas de trabajo habituales, y lo más importante la cultura, los hábitos, y las necesidades de sus usuarios están cambiando vertiginosamente. La presentación de este Informe obedece a los requisitos establecidos por el programa de Ciencias de la Información la Documentación Bibliotecología y Archivística de la Universidad del Quindío.
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1. ANTECEDENTES 1.1
GENERALIDADES DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE CALI
1.1.1 Reseña histórica La primera Cámara de Comercio aparece en Francia, específicamente en Marsella. Su nombre surge del recinto “Chambre” donde se reunían los comerciantes y manufactureros para proteger sus derechos, promover sus productos y estimular las transacciones. Aquí, empieza la historia de esta entidad que a través del tiempo se ha ido propagando por el mundo, incluyendo su capital, para trabajar por los empresarios y el desarrollo de las regiones que las albergan. En la provincia de Cali a principios del Siglo XX, donde no había energía eléctrica, y sus habitantes no sumaban más de 25.000, según, dijo alguna vez el poeta Ricardo Nieto, “huele a albahaca, los campos a flores nuevas y en los huertos de las casas caen los mangos y ciruelas”, la vida comercial era pequeña, pero dinámica. Entre los protagonistas de esa actividad había un grupo de comerciantes, algunos extranjeros residentes, que se dedicaban a la compraventa de ganado y productos agrícolas, negocios de bienes raíces, exportaciones e importaciones, venta de mercancías dejadas en comisión, manejo de giros y descuentos de letras, que empezaron a sentirse aislados y a quienes la vía fluvial del río Cauca ya les resultaba insuficiente. La necesidad de una salida al mar, una vía que conectará al interior del país y una red de comunicaciones, se convirtió en la cruzada de esos empresarios, entre ellos estaban Luis Carlos Fisher, Otto Beplat, Herman L. Bohmer, Juan Francisco Wolff, Henry Eder, Ricardo Price, Rodolfo de Roux, Emilio Bizot, Alberto Burckhardt, Miguel e Ignacio Guerrero, Angel María Borrero, Jesús María Nicolás Hormaza, Alejandro Garcés Patiño, Isaías Mercado, Jorge Pineda, Narciso Riascos, Benito López, Pío Rengifo, Fidel Lalinde, Hernando Carvajal, Marcelino Calero, Manuel Buenaventura, Ulpiano Lloreda, Ernesto Lora, Pedro Pablo Caicedo, Ignacio Palau, Juan de Dios Restrepo Plata, Ismael Hormaza y Emiliano Otero.
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Buscando soluciones a esos problemas y con el fin de contribuir a la organización de los negocios que cada día crecían más, el Gobernador Pablo Borrero Ayerbe convocó a los empresarios de la ciudad a crear la Cámara de Comercio de Cali. Para el efecto, el 3 de Agosto de 1910 se expidió el Decreto 669 por el cual se crea la entidad y días después, el 1 de septiembre, se reunieron treinta comerciantes en el despacho del G obernador para elegir a los nueve miembros que harían parte de la Junta Directiva. Posteriormente, en 1915 se volvió a constituir con base en el Decreto 1807 emprendió múltiples actividades y editó el primer número del Boletín Mensual de Información Comercial y Agrícola. En esa época la Cámara de Comercio actuó como promotora de la construcción del Ferrocarril del Pacífico, la provisión o dotación de servicios de apartados de correos y la construcción de un edificio para la oficina de correos y telégrafos, la adquisición de una draga para la canalización de los afluentes del río Cauca, la instalación de una fábrica de cemento en la ciudad, la apertura del Colegio de Santa Librada, una Escuela de Comercio y Formación y participó en la Organización y Dirección del Cuerpo de serenos para la Defensa del Comercio Local, entre otras. En las actas aparece que en 1919 la entidad también se ocupó de temas como: El contrato para la conducción de correos y pasajeros por aeroplano entre la Costa Atlántica, Medellín, Manizales, Bogotá y Cali y la conformación de una comisión para estudiar en los Estados Unidos lo relacionado con maquinaria para pozos artesianos. El listado de los asuntos de los que se ocupó y en los que hizo una importante gestión es bastante extenso. Dada la importancia que las Cámaras de Comercio fueron adquiriendo en sus respectivas regiones, en 1931, al expedir la Ley 28 que establece el Registro Mercantil obligatorio, a estas entidades se les entregó su administración. Se tiene memoria de que hacia 1948, la Cámara de Comercio de Cali ocupó el sexto piso del Edificio Jorge Garcés B. en la Calle 11 con Avenida Colombia. Para esa época, según algunos reportes, el número de afiliados a la entidad era de 187, contaba con un presupuesto de $75.728,54 tenía solo con cinco empleados y su jurisdicción era Cali, Dagua, Jamundí, La Cumbre, Restrepo, Viajes y Yumbo. Posteriormente, se trasladó a una casona localizada en la Carrera 5 # 6 –56, contigua al Teatro Municipal, y en 1970 se vio la necesidad de adquirir su propio edificio, tarea en la que, igual que en 1910, el liderazgo colectivo de los
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empresarios fue determinante. Según, Gonzalo Millán Ceballos1 y Juan Martín Caicedo Ferrer 2, con la intención de adquirir una oficina en el edificio que se planeaba construir en la Calle 8 con Carrera 3 donde actualmente funciona con una planta de empleados de doscientos ochenta funcionarios. Es una entidad de servicios que promueve el desarrollo integral sostenible, el mejoramiento de la calidad de vida y la competitividad de la región, a través del fortalecimiento del tejido empresarial y la articulación público – privada, en un marco que propicia la construcción de confianza y capital social. El Centro de Eventos Valle del Pacífico como facilitador, para convertir a la región en el principal destino de turismo Corporativo de Colombia, es actor decisivo en el proceso de elevar el nivel de competitividad y desarrollo sostenible de la región, promueve la construcción de una plataforma regional de clase mundial, alta generadora de empleo y de bienestar, líder internacional en los servicios de fortalecimiento empresarial para Mipymes, es reconocida a escala nacional e internacional por las mejores prácticas de formalización empresarial, haber contribuido a que Cali sea una ciudad contemporánea, renovada urbanísticamente y cívica, con alto sentido de pertenencia y orgullo de su gente.
1.1.2 Responsabilidad social La entidad está comprometida con la búsqueda permanente del mejoramiento social, empresarial y comunitario, enmarcando su actuar en la búsqueda de beneficios que aporten al mejoramiento de la calidad de vida y la defensa del medio ambiente. Contribuye a la identidad del empresario y a la seguridad de su gestión, al mejoramiento de la competitividad y sostenibilidad empresarial en función del desarrollo económico y social de la región, para la construcción de una sociedad más equitativa. De acuerdo a lo anterior, la Cámara de Comercio de Cali, tiene un portafolio de servicios dirigido a la comunidad empresarial, dentro de los cuales se prestan servicios de asesoría y capacitación para empresarios y personas naturales que deseen ser emprendedores. El CIES es un medio para ejecutar el trabajo con la comunidad de acuerdo a los servicios que ofrece la CCC y según sus directivos y algunos de sus usuarios tienen una incidencia directa en el apoyo a la comunidad y en la promoción de negocios, por medio de la información que suministra a sus 1 2
Copropietario Edificio Cámara de Comercio de Cali Director Ejecutivo Cámara de Comercio de Cali
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usuarios. Con el fin de garantizar la sostenibilidad del negocio en el tiempo ante todo se debe contribuir a la satisfacción de las exigencias creadas a partir de las relaciones con el sector empresarial para lograr el cumplimiento de la misión de la Cámara de Comercio. Ante todo se propone en este documento definir el contacto del Centro de Información con su usuario objetivo: La comunidad empresarial. Se debe crear así mismo, la comunidad de información empresarial más grande del Sur Occidente Colombiano. Se debe actuar bajo la línea de ser CIES el promotor de una comunidad de información empresarial en el Sur Occidente Colombiano.
1.1.3 Ingresos y presupuestos La CCC es una entidad privada, sin ánimo de lucro controlada por el gobierno, por esto sus pasivos son obligaciones laborales y administrativos, la entidad tiene en este momento un alto endeudamiento externo, sin embargo, la liquidez de la entidad ésta garantizada por los ingresos que se generan anualmente a través de los registros públicos y sus renovaciones periódicas
1.2 ANÁLISIS ORGANIZACIONAL La entidad está compuesta por 250 personas distribuidas en 40 cargos administrativos. La Dirección General está compuesta por la Junta Directiva, la Comisión de la mesa, la Presidencia Ejecutiva y el Comité de Dirección. El principal órgano rector es la Junta Directiva, la cual está compuesta por empresarios afiliados que han sido elegidos por medio de votaciones convocadas cada dos años, el Presidente ejecutivo es nombrado por la Junta Directiva. La jerarquía es el principal integrador vertical de esta estructura debido a que cada año la Presidencia y la Junta Directiva asignan un presupuesto para cada departamento. “La limitación de los recursos restringe siempre el proceso de toma de decisiones. De este modo, los directivos que se encuentran en los niveles inferiores de la jerarquía se ven obligados a integrarse con sus superiores, debiendo pedirle que aprueben algunas de sus acciones, tales requerimientos conducen al control directivo”. Dentro de la organización existe una gran diferenciación de tareas, lo que lleva a la división de todas las funciones tradicionales en un negocio, en este caso 20
representadas en seis direcciones de línea las cuales se pueden observar en la Figura 1. Las funciones de línea y las funciones de tercer nivel se integran lateralmente por medio de vínculos formales entre las direcciones de cada departamento, así como, conferencias, cenas anuales o fiestas de integración organizadas por la entidad por medio de vínculos informales los cuales son incluso más frecuentes ya que no hay nada que los impida, la información debe circular verbalmente. Los flujos de información lateral, están apoyados por los sistemas de información de requisiciones, Centro de Convenciones y presupuesto los cuales aportan soporte financiero a los servicios internos de la entidad. Cabe anotar que la existencia de un Centro de Información y documentación representa un elemento integrador de vital importancia ya que sirve de soporte documental para todos los funcionarios de la organización.
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Figura 1 ORGANIGRAMA CÁMARA DE COMERCIO DE CALI.
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La problemática que se evidencia en el CIES es el déficit en la calidad y efectividad de los servicios, que ofrece a sus usuarios, lo cual lleva a que no estén conformes, y se sientan insatisfechos con los actuales servicios.
2.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA En sus cerca de treinta años de funcionamiento el Centro de Información Económico y Social CIES ha estado alineado dentro de las políticas de la Cámara de Comercio de Cali, fundamentadas en promover el desarrollo integral sostenible, el mejoramiento de la calidad de vida y la competitividad de la región, a través del fortalecimiento del tejido empresarial, y la articulación público – privada, en un marco propicio para la construcción de confianza y capital social, servir a su comunidad empresarial afiliada, no afiliada y al público en general, por ser una entidad privada sin ánimo de lucro. Desde este punto de vista, el Centro de Información opto por hacer cumplir estas políticas a partir de la institucionalización de la oficina de servicio al usuario, la cual garantiza la correcta prestación de los servicios en las distintas áreas de atención con que cuenta la Cámara de Comercio. La Oficina de Atención al Cliente es autónoma y está adscrita a la Gerencia Administrativa y Financiera, debido a la delimitación del área y aspectos de tipo presupuestal se han presentado inconvenientes con el usuario objetivo, durante su estadía. El trabajo de la “Oficina de Atención al Usuario” y del área de Recursos Humanos ha venido implementando políticas hacia la prestación idónea de los servicios ofrece a sus cerca de ochenta y cinco mil empresas inscritas y afiliadas, todo bajo el control y vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio. Dentro de las dificultades presentadas, están las quejas y reclamos de comerciantes y usuario interno, a través de documentos escritos que se pueden presentar personalmente o haciendo uso del servicio en línea. Peticiones Quejas y Reclamos PQR y donde se deben describir los hechos por los cuales se considera que existe una queja o reclamo o una conducta que merece aclaración. Dadas las exigencias de la globalización, el desarrollo de nuevas tecnologías y la expansión de los sistemas de comunicación es que la Cámara de Comercio de Cali, busca diseñar e implementar un “Programa de Formación de Usuarios” PFU en su unidad de información especializada CIES debido a que no lo tiene implementado, en este momento, se cumplen las políticas de la Cámara de Comercio de Cali. 23
El CIES ha efectuado cambios a nivel administrativo como funcional que se consideran importantes en el contexto histórico, pasar de una colección cerrada con ficheros a una colección virtual trae repercusiones en el normal desempeño de las actividades y servicios que se vienen prestando. Durante este tiempo, el usuario ha sido consciente, del reto que implica este cambio, por tal motivo desde el área administrativa se ha trabajado en el proceso de articulación de una “Nueva estructura que integre el CIES, la Colección Virtual o “Catalogo OPAC” y el programa de servicios bajo el lema “Formación de Usuarios”, proceso que se viene adelantando con el usuario de la entidad y que se ha denominado inclusión total del usuario, bajo un enfoque educativo y pedagógico como lo define “La Formación de Usuarios”. La cobertura de servicios y programas hace que la diversidad de usuarios sea amplia, está conformada por organizaciones empresariales, investigadores, estudiantes universitarios de pregrado y posgrado entre otros, por lo que resulta imperativo que ante la diversidad de criterios y comportamientos el sistema actual no garantiza la utilización de los servicios y programas que se brindan, incluso no existe autonomía por parte del usuario. El sistema que ha trabajado el CIES ha sido sobre políticas de mejoramiento de la calidad del servicio a través del programa general evaluado por la Oficina de Servicio al Usuario, que tiene en cuenta las inquietudes del usuario, puesto que es un programa institucionalizado que propende por el servicio hacia el usuario Cámara de Comercio. Con relación a lo anterior, se han establecido capacitaciones y protocolos en atención al usuario, garantizando pro actividad, buena aptitud y correcta atención telefónica; lo que refleja la disposición de la Cámara de Comercio de Cali, por brindar lo mejor a los empresarios y la comunidad en general. En el campo de la bibliotecología sería un complemento lo anterior, enfocado al servicio, pero estructuralmente se cuenta con diferentes temática que requieren de una atención personalizada en su aplicación como lo son el área de referencia y la formación de usuarios, la hemeroteca, entre otros. Los servicios de consulta bibliográfica, hemeroteca, procesos técnicos, videoteca, y sala de lectura aunque están bajo la misma estructura de la unidad de información tienen un área de 700 metros cuadrados distribuido de diferentes formas de uso y manejo en la prestación del servicio, en tal sentido la orientación y conocimiento de personal no especializado no garantizan una correcta utilización de los recursos de la unidad de información, tan solo el diseño y la implementación del programa pedagógico y didáctico proyectará una aproximación idónea a los servicios y programas del CIES. 24
El proyecto busca complementar y dejar un antecedente significativo que brinde las bases educativas y pedagógicas al usuario sobre la importancia del Centro de Información para su desarrollo tanto profesional como empresarial. El trabajo de investigación estará dirigido al análisis exploratorio y descriptivo debido a la complejidad en los comportamientos y tipología del usuario que frecuenta la unidad información especializada CIES. La presente propuesta de diseño e implementación del programa de formación de usuarios PFU se llevará a cabo para la “Unidad especializada “Centro de Información Económica y Social CIES” de la Cámara de Comercio de Cali.
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3. JUSTIFICACIÓN Desde la década de los ochenta se han venido realizando cambios importantes que han contribuido positivamente para la comunidad empresarial y el público en general. Todo reside en la conformación del área de Desarrollo Regional de la Cámara de Comercio quien gestó un cambio de actitud para la investigación y cultura de los empresarios caleños. Además, de ser una dependencia dedicada a la investigación regional constituye el Centro de Información que dispone de servicios y programas importantes articulados al contexto local, nacional e internacional. Es así como, en casi tres décadas de funcionamiento del área de Desarrollo Regional de la Cámara de Comercio de Cali ha promovido iniciativas: Las gatas del río como propuesta de arte urbano, el Centro de Eventos Valle del Pacifico, Festival de las macetas entre otras. La entidad cuenta en su sede principal con un Centro de Información dirigido a la comunidad empresarial y la ciudadanía en general acondicionada con todos los recursos bibliográficos y tecnológicos que garantizan la adecuada utilización de los servicios y programas que aquí se ofrecen. Durante estos casi treinta años de actividad se han presentado dificultades al interior del Centro de Información propias de la prestación del servicio, ya sea por omisión o por falta de personal para cubrir los actuales servicios. Las quejas que atiende la Oficina del Servicio al Cliente por parte de los usuarios se fundamentan en una mala orientación para llegar al sitio, la dificultad en el ingreso por la portería, demora en la atención por el personal encargado del CIES, tener una colección cerrada. Estos son algunos de los factores de insatisfacción que los usuarios argumentan al parecer desde la orientación y asesoría que se les presta, además factores de tipo presupuestal para la adquisición y contratación del recurso humano e inclusive la duplicación de tareas por parte del personal de la entidad ocasionan incomodidades innecesarias que contribuyen a la prestación de un servicio que deja vacíos y mucho que desear. Por estos motivos es que se propone el diseño e implementación de un Programa de Formación de Usuarios en el CIES de la Cámara de Comercio de Cali, proceso mediante el cual se busca fundamentalmente mejorar el funcionamiento y la prestación de los servicios. Cabe entender por formación de usuarios, cualquier esfuerzo tendente a orientar al usuario individual o colectivamente, en la eficaz utilización de los recursos y servicios que esta unidad de información ofrece. Esta 26
propuesta se desarrollará por medio de encuestas y entrevistas que determinarán el nivel de satisfacción de los usuarios.
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4. OBJETIVOS
4.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar e implementar un programa de capacitación y orientación a usuarios a través de recursos didácticos y pedagógicos para el Centro de Información Económica y Social de la Cámara de Comercio de Cali, permitiendo optimizar los servicios y programas, aprovechando los recursos tecnológicos existentes, con el propósito de fomentar la autonomía en la utilización de los servicios por parte de los usuarios.
4.2
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Describir la reseña histórica del Centro de Información Económica y Social, CIES de la Cámara de Comercio de Cali, precisando objetivos, servicios, creación y finalidad. Determinar el marco teórico-conceptual sobre procesos de formación usuarios de la información y la teoría de la asimilación cognoscitiva. Presentar el estado de la técnica en el estudio e implementación de la formación de usuarios en diferentes ámbitos. Estudiar la situación inicial del Centro de Información de la Cámara de Comercio de Cali. Evaluar por medio de encuestas- entrevistas a los usuarios la percepción que tienen de los servicios, la atención y la información consultada y adquirida en el CIES. Identificar las características de la población que utiliza los servicios del Centro de Información CIES con miras a determinar el nivel de conocimiento en el manejo y utilización de los servicios. Efectuar un análisis DOFA para el CIES Establecer perfiles de usuarios y de información y de formación del usuario. Fijar lineamientos para el diseño de un Programa de Formación de Usuarios para el CIES. Diseño del modelo de Formación de Usuarios INFormarse para la unidad especializada. Implementación del Programa de Formación de Usuarios con base en la Teoría de la asimilación cognoscitiva en el CIES.
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Construir material didáctico ayudas visuales que implementen la formación de usuarios CIES resaltando funciones y procedimientos de los servicios, programas de que dispones el CIES.
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5. MARCO CONCEPTUAL – TEÓRICO
La formación de usuarios de la información se ha convertido en un tema indispensable para las unidades de información, debido a que el uso de sus servicios depende en gran medida de las competencias que desarrollen los usuarios para acceder, recuperar y utilizar la información. A continuación, se presentan algunos desarrollos y argumentos para entender los conceptos relacionados con la formación de usuarios y lograr que el proceso formativo en relación con la información, tenga un sustento teórico que permita a las unidades de información implementar programas que desarrollen en los usuarios las competencias para el acceso a la información.
5.1 CONCEPTO Al estudiar de manera exhaustiva los diferentes aspectos relacionados con planes y Programas de Formación de Usuarios PFU y tomando como punto de referencia el área de la bibliotecología respecto a la formación, la asocia con la educación con el proceso pedagógico de instrucción asociado a la psicología del aprendizaje. Partiendo desde la pedagogía, el concepto de formación de usuarios la expone como “una posibilidad de intercambio de experiencias relacionables con la adquisición de formas de saber o de resolver problemas” (Hernández, 1998). Asimismo, la psicología del aprendizaje, la define como “un aprendizaje significativo si éste puede relacionarse, lo que le permite que el usuario ya sepa y esté adopte la actitud de aprendizaje correspondiente para hacerlo” (Ausuber, Novak, Hanesian, 1987). Algunas definiciones sobre formación de usuarios utilizadas por diferentes autores en la temática, Corral (1997), precisa que “cualquier tipo de esfuerzo tendente a facilitar la orientación al usuario, individual o colectivamente, a fin de lograr una utilización más eficaz de los recursos y servicios que la biblioteca ofrece.” DíezPeñalver (1990), la define como “conjunto de actividades pedagógicas encaminadas a la utilización óptima de los recursos y mecanismos informativos”. Por otra parte, Hernández (1995), lo puntualiza como “conjunto de actuaciones encaminadas a optimizar el aprovechamiento que los usuarios obtienen de los 30
recursos informativos que les ofrece la biblioteca”. Sánchez-Paus (1996) establece “Un servicio de la propia biblioteca sobre sí misma y sobre sus recursos, cuyo objetivo principal es conseguir la máxima utilización por parte de los usuarios”, en 1997 redefinió la formación de usuarios, introduciendo en ella “técnicas bibliotecarias, bibliográficas y documentales enseñadas a los usuarios para que encuentren y recuperen la información pertinente para ellos.” Malmierca (1997) lo desarrolla como “Una actitud permanente, con la que la biblioteca busca crear situaciones de comunicación con el usuario, con el objeto de informar y educar en el uso óptimo de los recursos que ofrece y conseguir así un mayor aprovechamiento de sus servicios y unos usuarios informados y críticos”. Teniendo en cuenta, estas bases conceptuales se tomará de referencia para la elaboración de esta propuesta el modelo de diseño del Programa de Formación de Usuarios PFU que promueve experiencias creativas e innovadoras que fomenten el intercambio de ideas y faciliten el aprendizaje de los usuarios, y enfatice los beneficios para la comunidad que ingrese al CIES.
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6. FORMACIÓN DE USUARIOS DE LA INFORMACIÓN
Después de analizar las diferentes posturas respecto al concepto de formación de usuarios, se logra definir como un programa o proceso continuo y evolutivo, basado en los intereses de la persona; hay un intercambio de experiencias significativas sobre el uso de la información con el fin de que la persona, a partir de su propio proceso cognoscitivo pueda cambiar de actitud y mejorar su aptitud de manera positiva. El usuario, mediante la formación, adquirirá conocimientos y habilidades que le permitirán localizar, evaluar, comunicar y usar la información. Rendón, 2000.
6.1 ESTRUCTURA El programa de formación puede dividirse en niveles dependiendo de las necesidades de formación y de información detectadas a través de los estudios de usuarios, objetivos que se quieren lograr y las estrategias que se van a utilizar para llevar a cabo el proceso. Los contenidos de los programas de formación de usuarios deben estar enfocados hacia el desarrollo de habilidades, aptitudes, conocimientos y valores que permitan al usuario acceder, usar y difundir la información. Un Programa de Formación de Usuarios presenta tres niveles asociados a los procesos de formación, relacionados con el proceso cognoscitivo de aprendizaje significativo necesario para arribar o pasar de uno a otro, los cuales deben basarse en la comunicación de conceptos relacionados con la información (producción, transferencia, organización, búsqueda, recuperación, servicios y difusión) y su importancia. En general, es importante sensibilizar a los usuarios acerca de la importancia de la información, se busca que el usuario identifique los procesos por los cuales circula la información.
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Figura 2. Niveles programa de formación de usuarios
Primer nivel El primer nivel de un PFU es la orientación, por medio de la cual se ofrece una guía general sobre un determinado servicio o unidad de información, es decir, es el primer empalme con los elementos físicos o tangibles como: espacio, ubicación, forma, proceso para acceder a ella (políticas de servicios), entre otros. La orientación permite proveer de información al usuario acerca de un centro o servicio de información. Segundo nivel Desde esta perspectiva, el concepto de educación es componente integrador para el campo de la bibliotecología, no se pretende “suministrar” externamente conocimientos sobre información y su uso. Sino que las personas tengan conciencia de la importancia del uso de la información, que la necesidad salga de ellos y que busquen cómo cubrir esa necesidad el nivel educativo para este caso se direcciona en la pedagogía y el aprendizaje manejo del catálogo OPAC identificar bases de datos con el fin de lograr habilidades y destrezas que permitan la búsqueda y recuperación del manejo de la información. 33
Tercer nivel El presente nivel está dado por la instrucción, que permite eliminar las posibles barreras existentes entre la organización bibliotecaria y el usuario como es el caso de los sistemas de clasificación, códigos de catalogación, forma de recuperación la información, reglas de ordenación de catálogos, estructura de fuentes de recuperación de información, entre otros. También, facilita el aprovechamiento de los recursos de información existentes dentro de la biblioteca o fuera de ésta de acuerdo con un perfil específico, el fin principal en este nivel es ampliar destrezas y habilidades para usar recursos de información específicos y técnicas de búsqueda. La instrucción está relacionada con los procesos de enseñanza y aprendizaje pueden variar de acuerdo con los objetivos y contenidos que se planteen. Un programa de formación deberá incluir los dos niveles de la formación y su principio básico, con el fin de alcanzar un conocimiento integral acerca de las posibilidades que existen para recuperar la información y brindar mejores servicios, recursos y unidades informativas. Cada nivel está relacionado con el anterior y con el siguiente, creando relaciones de interdependencia cognoscitiva. La formación de usuarios intenta brindar aptitudes con las cuales estos puedan conocer y utilizar los servicios que se ofrecen, los catálogos bibliográficos y aprender a localizar a través de ellos por autor, título y materia, interpretar registros bibliográficos, utilizar y localizar cada tipo de documento en la biblioteca Bautista (2004).
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7. PROCEDIMIENTO PEDAGÓGICO El marco teórico presenta la relación existente entre Formación – Educación – Unidades de información y los usuarios, analizar desde la literatura existente o el campo de la bibliotecología, la tecnología y educación complementada con la didáctica se logra adquirir una experiencia positiva y significativa en el que hacer del CIES, esto obedece a que se han ofrecido servicios a los usuarios desde una perspectiva Cameral siguiendo políticas internas y no desde el campo de las Ciencia de la Información”. Teniendo en cuenta que la formación de usuarios de la información es un programa definido como: “Proceso continuo y evolutivo, basado en los intereses de la persona; hay un intercambio de experiencias significativas sobre el uso de la información con el fin de que la persona, a partir de su propio proceso cognoscitivo pueda cambiar de actitud y [mejorar] su aptitud de manera positiva. El usuario, mediante la formación, adquirirá conocimientos y habilidades que le permitirán localizar, evaluar, comunicar y usar la información. 3 Y que los usuarios de la información puedan acudir a las unidades de información en búsqueda de los documentos; pero, más que asistentes esporádicos, son sujetos activos, participativos y determinantes en el desempeño del sistema de la información y de la calidad de los servicios que el sistema preste. En efecto, los usuarios consumen brindan y producen información. Es por ello que se dice que interactúan con los componentes del sistema de información y con el ambiente en el cual funciona éste. El usuario se enfrenta a una realidad que le plantea problemas, y que en el mejor de los casos se encuentra en condiciones de resolver.
7.1 TEORÍA DE LA ASIMILACIÓN COGNOSCITIVA La teoría de Ausubel tiene por objeto explicar el proceso de aprendizaje, para lo cual enfoca los procesos de comprensión, transformación, almacenamiento y uso de la información. Ausubel defiende el aprendizaje significativo: este se fundamenta en la adquisición de un conocimiento claro, factor que influencia la adquisición de nuevos conocimientos. Su teoría se basa en el supuesto de que las personas piensan con conceptos. Los primeros conceptos adquiridos deben estar 3
RENDÓN GIRALDO, Nora Elena. La formación de usuarios de la información: una propuesta curricular. En : Revista Interamericana de Bibliotecología. Medellín. Vol. 23, no. 1-2 (Ene. - Dic., 2000); p. 100.
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claros, son fundamentales y sirven de anclaje a posteriores conceptos. Para que el aprendizaje significativo tenga lugar, tienen que darse tres condiciones: 1. Los nuevos materiales que van a ser aprendidos deben ser potencialmente significativos; es decir, suficientemente sustantivos y no arbitrarios para poder ser relacionadas con las ideas relevantes que posea el sujeto. 2. La estructura cognoscitiva previa del sujeto debe poseer las necesarias ideas relevantes para que puedan ser relacionadas con los nuevos conocimientos. 3. El sujeto debe manifestar una disposición significativa hacia el aprendizaje, lo que plantea la exigencia de una actitud activa y la importancia de los factores de atención y motivación. Algunas ventajas del aprendizaje significativo: Los conceptos que son aprendidos significativamente pueden extender el conocimiento de una persona de conceptos relacionados.
Estos conceptos más tarde pueden servir como incluyentes para un aprendizaje posterior de conceptos relacionados.
Con este mecanismo se retiene una amplia cantidad de información y ésta es retenida por más tiempo.
De esta forma el aprendizaje significativo hace posible la transformación del significado lógico en psicológico. Para que surja en el alumno el significado psicológico, no basta con que los materiales que se le presenten tengan significado lógico sino que el alumno debe poseer una estructura cognitiva adecuada, una actitud positiva hacia el aprendizaje significativo y una motivación que le haga esforzarse deliberadamente. El conjunto de conceptos acumulados en la estructura cognitiva de cada alumno es único. Cada persona construirá diferentes enlaces conceptuales aunque esté involucrado en la misma tarea de aprendizaje. 7.1.1 Principio de la Asimilación El Principio de asimilación se refiere a la interacción entre el nuevo material que será aprendido y la estructura cognoscitiva existente origina una reorganización de los nuevos y antiguos significados para formar una estructura cognoscitiva 36
diferenciada, esta interacción de la información nueva con las ideas pertinentes que existen en la estructura cognitiva propician su asimilación. Por asimilación entendemos el proceso mediante el cual " la nueva información es vinculada con aspectos relevantes y pre existentes en la estructura cognoscitiva, proceso en que se modifica la información recientemente adquirida y la estructura pre existente (AUSUBEL; 1983:71), al respecto Ausubel recalca: Este proceso de interacción modifica tanto el significado de la nueva información como el significado del concepto o proposición al cual está afianzada. (AUSUBEL; 1983:120). Figura 3. Proceso de asimilación
FUENTE: Moreira 2000 Para Ausubel existen tres modalidades de aprendizaje significativo: 1. Aprendizaje subordinado: Produce cuando las nuevas ideas son relacionadas subordinadamente con ideas relevantes de mayor nivel de abstracción, generalidad, e inclusividad. Estas ideas o conceptos previos de superior nivel son llamados inclusores y sirven de anclaje para las nuevas ideas o conceptos. 2. El aprendizaje supra ordenado: Los conceptos o ideas relevantes existentes en la estructura cognoscitiva del sujeto son de menor nivel de generalidad, abstracción, e inclusividad que los nuevos conceptos a aprender. Este tipo de aprendizaje se da cuando el sujeto integra conceptos ya aprendidos anteriormente dentro de un nuevo concepto integrador más amplio e inclusivo. 3. El aprendizaje combinatorio: caracterizado por el hecho de que los nuevos conceptos no pueden relacionarse, ya sea de forma subordinada o supraordenada, con ideas relevantes específicas en la estructura cognoscitiva 37
del sujeto. Por el contrario, estos nuevos conceptos pueden ser relacionados de una forma general con la estructura cognoscitiva ya existente, lo cual hace que sea más difícil aprenderlos y recordarlos que en el caso del aprendizaje subordinado o supraordenado. El aprendizaje subordinado es la principal forma de aprendizaje significativo, ya que el conocimiento en la mente se organiza de manera jerárquica: de lo general a lo más concreto. Durante el aprendizaje significativo tienen lugar dos procesos relacionados de gran importancia educativa: la diferenciación progresiva y la reconciliación integradora. El primero, tiene lugar a medida que el aprendizaje significativo tiene lugar, los conceptos inclusores se modifican y desarrollan, haciéndose cada vez más diferenciados. El proceso de reconciliación integradora se refiere a que, en el curso del aprendizaje significativo supraordenado o combinatorio, las modificaciones producidas en la estructura cognoscitiva permiten el establecimiento de nuevas relaciones entre conceptos, evitando la compartimentalización excesiva a la que los programas nos tienen acostumbrados. La teoría de Ausubel supone una contundente defensa del aprendizaje significativo por recepción y, por tanto, de los métodos de exposición, tanto oral como escrito. Aconseja iniciar con un organizador previo: instrumento, estrategia didáctica, visión global de lo que se le va a enseñar al alumno. Existen dos tipos de organizadores previos: 1. Expositivo: Se emplea en aquellos casos en que el alumno tiene poco conocimiento o ninguno sobre la materia. Su función es proporcionar los inclusores necesarios para integrar la nueva información, procurando que éstos pongan en relación las ideas existentes con el nuevo material, más específico. 2. Comparativo: En este caso el alumno está relativamente familiarizado con el tema a tratar o, al menos, éste puede ponerse en relación con ideas ya adquiridas. La función del organizador previo es proporcionar el soporte conceptual y facilitar la discriminabilidad entre las ideas nuevas y las ya aprendidas, señalando similitudes y diferencias.
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8. PROCESO PARA ELABORACIÓN DE UN PFU 1. Definir el problema. 2. Identificar el entorno institucional 3. Determinar perfiles de necesidades de información y necesidades de formación del usuario mediante una evaluación a un diagnóstico inicial. 4. Establecer objetivos del programa 5. Elaborar contenidos del programa 6. Seleccionar métodos, técnicas y materiales didácticos. 7. Elaborar material didáctico a implementar. 8. Implementación del Programa de Formación de Usuarios PFU por medio de la teoría de Ausubel. Figura 4. Modelo de Programa de Formación de Usuarios – MPFU
FUENTE: Elaboración propia de los autores - 2013
8.1 ESTADO DEL ARTE Una de las primeras etapas desarrolladas dentro de la presente investigación, es el estado del arte, su elaboración, consiste en ir tras las improntas dejadas sobre el tema que aquí se pretende investigar, muestra cómo se han desarrollado los PFU, cómo se encuentra al momento de realizar la propuesta y cuáles son las 39
tendencias. En el ámbito Internacional se han desarrollado estudios dentro de los cuales se destacan algunas investigaciones en América latina, España y el Caribe. Peñalver Martínez (2000), estudia la formación de usuarios en bibliotecas públicas bajo el enfoque de las “Estrategias y modelos para enseñar a usar la información”. En este aparte el autor contextualiza la formación de usuarios describiendo los objetivos y el contenido de los programas de formación, y estudia algunas experiencias significativas llevadas a cabo en bibliotecas públicas de España. La metodología utilizada en el documento es la descriptiva, según el autor es indispensable la creación de un nuevo modelo de biblioteca pública en la sociedad de la información donde la igualdad de acceso a la información esté garantizada a todos, de la formación el uso de tecnologías y la comunicación serán vitales para los PFU. Que el personal a cargo estimule la creatividad. Hernández Salazar P. (2001) en su estudio “Formación de usuarios: Modelo para diseñar programas sobre el uso de tecnologías de información en instituciones de educación superior” el objetivo de este trabajo se constituyó en la construcción de un modelo de programas que propicie la formación en el uso de tecnologías de información en las comunidades académicas de instituciones de educación superior , con el fin de apoyar las actividades desarrolladas con la producción de conocimiento, la metodología utilizada se basó en el análisis deductivo, métodos cualitativos y cuantitativos para determinar los perfiles de usuarios y evaluar el uso del sitio, tipo de bibliografía análisis de contenido y observación directa. Los resultados de este estudio permitieron establecer los perfiles de los usuarios: Necesidades de información comportamientos en la búsqueda y necesidades de formación en el uso de tecnología; creación del modelo para desarrollar programas de formación y se generó un sitio Web como prototipo cuyo fin es que las comunidades dedicadas a la producción de conocimiento determinen la importancia de las tecnologías de información como apoyo al desarrollo de sus actividades académicas mediante la percepción de la educación. Naranjo, Rendón, (2003) En su estudio “Explorando el panorama de la formación de usuarios de la información” se intenta dar los puntos más relevantes para el proceso de revisión bibliográfica y construcción de un marco referencial que permita conocer la evolución conceptual y su aplicación a través del tiempo, de modo que facilite la formulación de lineamientos y directrices para el desarrollo de programas de formación de usuarios de la información en América latina. El desarrollo del trabajo se realiza utilizando la metodología descriptiva y la técnica es la de la bibliográfica. Dentro de los resultados se estableció que la formación de usuarios requiere de planeación y estructuración para conocer las necesidades de información y de formación de usuarios indispensables para el diseño y 40
aplicación de los perfiles; con el fin de desarrollar programas de formación de usuarios que solucionen requerimientos de información del usuario y contribuyan a la generación y transmisión del conocimiento. Finalmente, la competencia en información debe sustentarse en las habilidades del usuario de manera que reconozca las necesidad de información, conocer cómo acceder a la información, comprender cómo evaluarla, saber analizarla, sintetizarla y con capacidad para difundirla de manera distinta a la convencional. Rendón, Naranjo, Giraldo (2005) en Revista Interamericana de Bibliotecología publican los resultados sobre “Evolución y tendencias de la formación de usuarios en un contexto Latinoamericano: Resultados de la investigación, con el cual buscaron identificar el proceso de desarrollo de la formación de usuarios y tendencias en América latina y el Caribe, formular lineamientos y directrices para el desarrollo de programas de formación de usuarios de la información. Para la realización de este estudio los autores acudieron a la recolección de información apoyándose en revisión bibliográfica y trabajo de campo mediante entrevista. A personal de la escuela interamericana de bibliotecología, directores de bibliotecas académicas o universitarias, bibliotecas públicas y privadas en veinte países de América latina y el Caribe. Entre los resultados obtenidos se estableció que la presencia o uso de un modelo pedagógico validado, adaptado o creado para la formulación y ejecución de un programa de formación de usuarios, es mínimo en las bibliotecas universitarias y públicas, de igual manera, el panorama difiere de la verdad contrastada por los fenómenos de globalización, la falta de infraestructura tecnológica y acceso a las tecnologías de información, así como la formulación e implementación de programas sin un estudio previo de los usuarios, sus características, necesidades y expectativas, que permita la implementación de programas de formación de usuarios de acuerdo con las características de los usuarios que asisten a la biblioteca, y la publicación de los programas de formación de usuarios es poco frecuente, en las bibliotecas académicas y públicas de América Latina. La formación de usuarios de la información ha tenido un proceso de desarrollo lento en el ámbito nacional, son limitados los estudios que podemos encontrar sobre programas de formación de usuarios que validen el trabajo que se va a desarrollar. En este caso se destacan las siguientes referencias bibliográficas: Naranjo y Rendón (2008), presentan el desarrollo de un Modelo de Formación de Usuarios de la información llamado MOFUS orientado a parques bibliotecas y a bibliotecas públicas y populares de la ciudad de Medellín, el modelo se estructuro a partir de una caracterización socio demográfica de la población objetivo lo que 41
permitió comprender las condiciones económicas, laborales, educativas y culturales. La metodología utilizada estuvo basada en un análisis descriptivo de diferentes autores y fuentes documentales incluyendo la temática relacionada con la formación de los usuarios y la Alfabetización Informativa conocida como ALFIN. Al finalizar, se presenta un modelo de programa organizado de acuerdo con lo que en didáctica se denomina proceso docente educativo en el cual es fundamental partir del problema y justificar el desarrollo de estos así como, se desarrollar contenidos, trazar objetivos, contenido, estrategias metodológicas, medio, recursos y evaluación con la finalidad de que los bibliotecólogos planteen programas de formación de usuarios de acuerdo con las características y necesidades de información y formación de la ciudadanía. Rendón Herrera (2008) Realizan un modelo para el desarrollo de programas de formación de usuarios de la información aplicable en las bibliotecas públicas y populares de la ciudad de Medellín, con el fin de contribuir a la formación de una ciudadanía más informada y en esa medida con mayores niveles de participación y de toma de decisiones. La metodología de investigación se fundamenta en un análisis descriptivo siguiendo el método inductivo, a partir de fuentes primarias y secundarias (investigación documental), lo cual permitió realizar el análisis de contenido propio del método cualitativo. Se empleó la técnica de la encuesta, apoyada en cuestionarios como un medio para acopiar información relacionada con aquellos programas de formación de usuarios de las bibliotecas públicas y populares de la ciudad. También se realizó una entrevista a las personas responsables de la formación de los usuarios, para conocer los recursos y medios utilizados para realizar esta actividad y las experiencias llevadas a cabo. El modelo de programa de formación se diseñó con la pretensión de que los bibliotecarios lo apliquen en su comunidad; por eso es necesario que en cada una de las bibliotecas se tenga la conciencia de la importancia de establecer el programa como una actividad permanente para la formación de usuarios, con personal capacitado y comprometido con el mismo. Se abre entonces una invitación a expertos nacionales y extranjeros para seguir generando y aplicando proyectos que favorezcan la formación de usuarios de la información en función de un acceso más autónomo, crítico y enriquecedor a la información por parte de los ciudadanos, la transferencia de la información y la apropiación de la misma para la producción de nuevo conocimiento.
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9. DIAGNOSTICO ACTUAL
Las funciones básicas de la Cámara de Comercio de Cali, están enfocadas hacia el registro mercantil de proponentes y de entidades sin ánimo de lucro; defender los intereses de los empresarios ante el gobierno y la comunidad, además de promover el desarrollo de la región Vallecaucana.
9.1
SERVICIOS
9.1.1 Fortalecimiento Empresarial Registros públicos: Registra las personas naturales o jurídicas que deseen ser legalmente formalizadas. Actualmente existen tres clases de registros: Tabla 1. Clasificación de los servicios en la Cámara de Comercio de Cali.
Protege el nombre del negocio de las personas naturales y jurídicas que ejercen actividad comercial y sus Registro mercantil establecimientos. Inscribe actos documentos y libros que estén sujetos a la formalidad del registro según la Ley Para empresas o personas naturales que aspiren a celebrar Registro de con el estado, contratos de obra, consultoría y suministro de proponentes bienes muebles Registro de Por medio del cual se otorga personería jurídica a las entidades privadas entidades privadas sin ánimo de lucro, para que puedan sin ánimo de lucro desarrollar su objeto institucional dentro de la Ley. FUENTE: Cámara de Comercio de Cali - 2013 Los servicios de registros públicos están certificados por el ICONTEC en la norma de calidad ISO 9004. Servicio conozca a su cliente: La Cámara de Comercio de Cali, creo “Conozca a su cliente”, un servicio que proporciona vía Modem la oportunidad de consultar desde cualquier lugar información sobre las empresas registradas. Tener esta información al alcance de todos brinda la oportunidad de analizar el desarrollo de 43
las empresas, además, sirve de respaldo para la toma de decisiones en lo relacionado con otorgar créditos o buscar nuevos mercados. Conciliación y arbitraje: Ofrece al empresario y a la comunidad una alternativa para la solución de conflictos, por medio de tribunales de arbitramiento, conciliación de conflictos de intereses, preparación para adolescentes en las prácticas de la conciliación, asesoría para las empresas que se acogen a Ley 550 de reestructuración económica. Representación y vocerío gremial: La CCC actúa como representante y vocera del empresariado de la región, y en particular de aquellos que han solicitado su afiliación voluntaria, lo cual les permite tener beneficios, tarifas especiales y ventajas como, descuentos en hoteles y en el alquiler de salones. Conjuntamente, tienen derecho a participar en actividades de gestión interna como elegir o ser elegido Miembro de la Junta Directiva, Comités y Subcomités, o proponer el ingreso de nuevos afiliados. Gestión social: Promueve el desarrollo social apoyando programas de mejoramiento de la calidad de vida en las comunidades de la región al fortalecer la convivencia justa, armónica y el respeto a la vida y los bienes de los habitantes de la región. Otro de los objetivos de los programas de gestión social, es vigilar los compromisos que el gobierno tiene con la comunidad y hacer que se cumplan. La organización lidera y apoya programas de mejoramiento del medio ambiente para garantizar el desarrollo sostenible de las comunidades. Actualización y capacitación empresarial: El Centro de Formación es una institución de capacitación no formal que organiza periódicamente seminarios y talleres acerca de las oportunidades y ventajas para los empresarios, planeación estratégica, mercadeo, finanzas, comercio exterior, calidad, y legislación tributaria, con el objetivo de promover la formación empresarial para nuevos empresarios, mejorar la competitividad para las pequeñas y medianas empresas, así como, procurar que los empresarios cuenten con una fuente de información confiable y actualizada. Centro de Información Económica y Social: El CIES adquiere, potencia y suministra información especializada en los principales temas de la vocación vallecaucana la memoria institucional, economía regional, aspectos jurídicos, legislativos y comerciales de la región. Esta unidad especializada de información ofrece los servicios de hemeroteca, consulta en la sala de lectura, y venta de libros 44
informes y publicaciones que han sido creadas o patrocinadas por la Cámara de Comercio de Cali. Promoción del desarrollo regional: La promoción del desarrollo regional se lleva a cabo por medio de programas liderados por entidades del gobierno, entidades educativas, empresas privadas y entidades sin ánimo de lucro. Estos programas promueven proyectos de alto impacto económico y social para el Departamento del Valle del Cauca como la recuperación del Puerto de Buenaventura, la identificación de oportunidades, la atracción de recursos para realizar proyectos de inversión, y la promoción del desarrollo turístico de la región. Adicionalmente, promueve y hace seguimiento a proyectos de infraestructura entre los cuales sobresalen la construcción y recuperación de la malla vial del Valle, la red férrea del Pacifico, el aeropuerto Alfonso Bonilla Aragón y el Centro de eventos Valle del Pacifico. Los servicios van dirigidos a la comunidad en general los empresarios, especialmente para los afiliados. Los empresarios son personas naturales o jurídicas que para ejercer su actividad empresarial se matriculan en el Registro Mercantil. Los afiliados son los empresarios matriculados que voluntariamente solicitan la afiliación. A tiende además a los municipios de Dagua, Jamundí, La Cumbre, Vijes y Yumbo con sus respectivos corregimientos y veredas.
9.2
RECURSOS
9.2.1 Recursos técnicos y tecnológicos La CCC cuenta con cinco sedes, ubicadas estratégicamente en la ciudad: Centro Comercial Unicentro Local 133A, Barrio Obrero, San Antonio y en el Distrito de Aguablanca, además de los Municipios de Yumbo, Jamundí. La sede principal, está localizada en la Calle 8 # 3-14. El nivel tecnológico, las dependencias cuenta con los equipos necesarios, para el desarrollo de sus actividades. Soportadas por el servicio de intranet e internet, y por los sistemas de información de requisiciones, centro de convenciones y presupuesto como soportes financieros a los servicios internos. La base de datos del Registro Mercantil, cuenta con estándar seguridad alto, solo pueden ingresar por medio de permisos establecidos para cada usuario según la necesidad.
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9.2.2 Recursos humanos El personal encargado de la unidad de información CIES está altamente calificado para desempeñar las tareas los procesos y programas del Centro de Información Económica y Social para ello dispone de: Coordinador Asistente Analista de Información Bibliográfica. Tabla 2 Perfil Coordinador CIES
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Tabla 3 Perfil Analista Información Bibliográfica
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10. EVALUACIÓN DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADA En este segmento se evaluará cómo son percibidos los servicios, la atención prestada y la información suministrada, adquirida o consultada en el Centro de Información Económica y Social de la Cámara de Comercio de Cali. El objetivo es identificar las necesidades de los usuarios de la unidad de información, para así, lograr superar las expectativas, se recopilará información fiable acerca de lo que los usuarios necesitan y quieren del servicio, esto permite comprobar si los servicios están cumpliendo su finalidad. “Esta estrategia se usa para describir maneras útiles de obtener información sobre los usuarios y puede ser usada para
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identificar los proyectos potenciales de mejoramiento o simplemente para clarificar las metas de un proyecto.”4
10.1 OBJETIVOS Objetivo general Identificar y evaluar los usuarios potenciales y reales, las necesidades de información, y la calidad y efectividad de los servicios prestados.
Objetivos específicos Identificar las necesidades de información de los usuarios del CIES Evaluar las áreas del servicio del CIES (consulta, caja, reprografía). Evaluar la aceptación y disposición de la información ofrecida. Identificar de donde provienen los usuarios que visitan el CIES. Conocer la posición del CIES en el mercado de la información en el Valle del Cauca. Conocer cómo se difunde la presencia del CIES y los servicios que ofrece. Identificar las principales características del CIES ideal para los usuarios. Conocer cuánto tiempo espera un usuario para ser atendido e identificar si está satisfecho con el tiempo de espera. Encontrar las debilidades del servicio. Identificar qué información no tiene el CIES que sus usuarios necesitan. Construir un análisis DOFA a partir de los resultados.
10.2 DESCRIPCIÓN DE LA POBLACIÓN Definición de la población objetivo: en el inicio del proceso de muestreo, fue vital definir con detenimiento la población objetivo a fin de poder identificar las fuentes apropiadas de las cuales se recopilarán los datos. En este caso, la población objetivo son todos los posibles asistentes a la sala de lectura del CIES y aquellos que realizan una consulta en la ciudad de Cali sea vía email o por asesoría telefónica. Muestra: el marco de la muestra es la lista de elementos de la cual puede tomarse la muestra, en este caso, no existe un listado de los elementos de la 4
El manual del Equipo. Sholtes Peter. Pg 5-37
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población ya que la asistencia de los usuarios al CIES surge espontáneamente o por la necesidad de adquirir información. Entre tanto, la población objeto de este estudio estará determinada por empresarios, estudiantes y empleados. Unidad de muestreo: unidad de muestreo primaria caracterizada por todos los asistentes a la sala de lectura del CIES que realizaron una consulta en la ciudad de Cali. Instrumento: para obtener información útil, se desarrolló un formato de encuesta evaluado por el equipo de trabajo del CIES y de la investigación antes de ser aplicado. Durante las sesiones de validación se confrontó la concordancia de los objetivos con la herramienta, y se discutieron interrogantes como: ¿Qué clase de información se debe buscar?, ¿Para qué usan los consumidores el producto o servicio?, ¿Qué problemas tienen los consumidores/usuarios aun cuando el servicio funcione bien? ¿Para que usan la información adquirida? De esta manera, se desarrolló un instrumento que permitiera recopilar información confiable acerca de las preocupaciones y necesidades de información de los usuarios del CIES. El resultado fue un cuestionario de 15 preguntas divididas en tres partes. En la primera, se indagó acerca del perfil de los usuarios: Nombre, Ocupación, Edad, Profesión, y Medio de contacto. También, se preguntó acerca del objetivo de la consulta y la entidad de procedencia. Por último, se pidió que clasificaran la información que iban a consultar de una forma general según los ítems propuestos. En la segunda parte, las preguntas permitieron clasificar específicamente la información según las ramas de especialización: Comercial, Financiera Tributaria y Laboral. Adicionalmente, se analizó qué clase de material usó en la consulta, además se evaluó la disponibilidad de información, el medio de difusión del CIES y el rango de actualización de la información. En la tercera parte, se evaluaron los servicios según la escala: Bueno, Aceptable, Deficiente, Excelente. De igual modo, la vigencia de la información consultada, el tiempo de espera para ser atendido y cómo se enteró de los servicios que se prestan en el Centro de Información.
ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS POR CIES Mejorar la calidad del servicio es una meta ayúdenos respondiendo la siguiente encuesta para identificar sus necesidades y preferencias a la hora de obtener información:
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NOMBRE_______________________________________________________________________________________ OCUPACIÓN _______________________________________________ EMAIL ________________________________ MARQUE CON UNA X LA RESPUESTA ACORDE CON SU CONSULTA
1.
ENTIDAD DE PROCEDENCIA
. EDUCATIVA
PUBLICA
OTRA
2.
RANGO DE EDAD DE LOS ENTREVISTADOS
16-19
20-30
31-41
42-55
MAYORES DE 56
PRIVADA
3. IDENTIFIQUE LA CLASE DE CONSULTA QUE VA EFECTUAR
COMERCIAL
ACADÉMICO
OTRO
CUAL_______________________
4. MARQUE EL TIPO DE INFORMACIÓN SOLICITADA A. B. C. D.
INFORMACIÓN EMPRESARIAL SECTORIAL INFORMACIÓN LEGAL INFORMACIÓN ECONÓMICA INFORMACIÓN DOCUMENTAL
SI SU RESPUESTA A LA PREGUNTA ANTERIOR ES A entonces: 5. QUE TIPO DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL SECTORIAL BUSCA
CONSTITUCIÓN DE EMPRESAS COMPETITIVIDAD PRODUCTIVIDAD CALIDAD EMPRENDIMIENTO MERCADEO Y VENTAS
SI SU RESPUESTA A LA PREGUNTA ANTERIOR ES B entonces: 6. QUE TIPO DE INFORMACIÓN LEGAL BUSCA
COMERCIAL FINANCIERA TRIBUTARIA
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LABORAL
SI SU RESPUESTA A LA PREGUNTA ANTERIOR ES C entonces: 7. QUE TIPO DE INFORMACIÓN ECONÓMICA BUSCA
ECONOMÍA LATINOAMERICANA
ECONOMÍA COLOMBIANA
ECONOMÍA REGIONAL
ECONOMÍA MUNICIPAL
SI SU RESPUESTA A LA PREGUNTA ANTERIOR ES D entonces: 8. QUE TIPO DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL BUSCA
ESTUDIOS DE INFORMACIÓN SECTORIAL
MANUALES Y/O GUÍAS
CUADERNOS DE INFORMACIÓN SECTORIAL
LIBROS
9.
ENCONTRÓ LA INFORMACIÓN REQUERIDA
NO
PARCIALMENTE
TOTALMENTE
9.1 SERVICIO DE ORIENTACIÓN Y CONSULTA A B E D. A
ACEPTABLE BUENO EXCELENTE DEFICIENTE ACEPTABLE
B
BUENO
E
EXCELENTE
D. DEFICIENTE
9.2 SERVICIO DE REPROGRAFÍA A. ACEPTABLE B BUENO E EXCELENTE E. DEFICIENTE
10. EVALUÉ LOS SERVICIOS DEL CIES. D. DEFICIENTE
A. ACEPTABLE B. BUENO E. EXCELENTE 11. ¿EN QUE CATEGORÍA DE ACTUALIDAD SE ENCUENTRA LA INFORMACIÓN QUE OBTUVO?
MENOR A 30 DÍAS
ENTRE 1 - 6 MESES
ENTRE 7 – 1 MESES
55
MAS DE UN AÑO
12. EL TIEMPO DE RESPUESTA EN SER ATENDIDO
ENTRE 5 - 10 MINUTOS
ENTRE 10 - 20 MINUTOS
ENTRE 20 - 30 MINUTOS
5 A 10 MINUTOS
MAS DE 30 MINUTOS
13. CONSIDERA ADECUADO EL TIEMPO EN QUE FUE ATENDIDA SU SOLICITUD
SI
NO
PORQUE__________________________________________________________________________________
14. COMO SE ENTERO DE LA EXISTENCIA DEL CENTRO DE INFORMACIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL CIES
REFERENCIADO
PAGINA WEB
PUBLICACIONES
OTRO
15. COMO EVALÚA LA INFORMACIÓN EXISTENTE EN LAS COLECCIÓN
MUY BUENA
BUENA
REGULAR
MALA
10.3 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Las características del usuario CIES deben ser sistematizadas y consistentes, a través del perfil, entendido como. “El conjunto de medidas diferentes de una persona o grupo, cada una de las cuales se expresa en la misma unidad de medición”5, es decir las características de un individuo son medidas mediante pruebas que arrojan puntuaciones diferentes, estas constituyen su perfil. En este caso, el estudio de usuarios CIES se construirá mediante el análisis cualitativo y cuantitativo, que permita identificar las necesidades, servicios y niveles de satisfacción.
5
KERLINGER,Fred N. Investigacion del comportamiento. 1982 .p105 56
La encuesta fue realizada a cien usuarios que asistieron al CIES entre los meses de Mayo–Septiembre del 2013. Dentro de los resultados obtenidos, se logró establecer que poco menos del 22% de los asistentes son estudiantes, 10% empresarios y el resto del sondeo arrojo variedad de profesionales en distintas áreas: Economistas (9%), Comerciantes (8%), Administradores de Empresas (7%), Docentes universitarios (6%), Ingenierías Industrial y Sistemas (5%), con una participación menor del 4% aparecen los Historiadores, Comunicadores sociales, contadores públicos, diseñadores de textil y otros. Figura 5 Grafico Participación según usuarios
FUENTE: Elaboración propia 2013
Figura 6 Gráfico Visitantes al CIES
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores.
Dentro de las estadísticas que el CIES recoge anualmente de las visitas efectuadas por los usuarios se encontró que los meses con mayor frecuencia de visitas fueron Julio – Septiembre, notándose una leve reducción en asistencia durante los meses de Agosto y Diciembre esto se debe a la época de vacaciones y festividades de final de año. 57
Figura 7 Gráfico Visitantes al CIES según tipo de usuario
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
Según los datos arrojados por la encuestas, se logró determinar que durante el período Enero – Diciembre de 2012, los usuarios que más frecuentaron el CIES fueron los de la Cámara de Comercio de Cali, seguidos de asesorías o consultas telefónicas, con menor participación están los usuarios que se clasificaron como empresarios o estudiantes.
Figura 8 Gráfico Entidad de procedencia
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
Los usuarios que más frecuentaron el CIES según su entidad o institución de procedencia fueron los de las organizaciones privadas con cerca del 50%, con una participación del 25% aparecen las instituciones educativas sean a nivel Bachillerato, Educación Técnica, Tecnológica o Universitaria. Con menor participación registran las entidades públicas de diferentes sectores de la economía de la región (15%) y un 10% los usuarios provenían de investigadores o consultarías independientes.
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Figura 9 Gráfico Tipo de consulta
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
El 54% de los encuestados visito el CIES para realizar consultas de tipo comercial, el 36% de la consulta estuvo orientada hacia aspectos netamente académicos y solo el 10% realizó consultas de otro tipo, relacionadas con temas jurídicos, procedimentales, registro mercantil entre otros. Figura 10 Gráfico Participación visitante al CIES según edad
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
Según el rango de edad, las visitas al CIES estuvieron marcadas por la presencia de usuarios entre 20 y 41 años con una participación del 60%, con un 15% están los visitantes entre 42 y 55 años. Mientras, que los usuarios con menor presencia son los estudiantes de educación media entre 16 y 19 años y los mayores de 56 años con un 14% y 11% respectivamente. Figura 11 Gráfico Tipo de información solicitada
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
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Al indagar acerca del tipo de información solicitada en las consultas del CIES poco más del 40% requería información de carácter económico, el 26% de los usuarios consulto información de tipo documental, el 14% consulto publicaciones periódicas como Economía Colombiana – Coyuntura Económica, 11% información empresarial sectorial y con poco menos del 10% consultaron información legal. Figura 12 Gráfico Participación usuarios que solicitan información empresarial sectorial
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
Al decirles a los usuarios que tipo de información empresarial sectorial solicitaban, el 38% solicitó información sobre calidad, 24% requirió información sobre competitividad y productividad, mientras que un 15% demando constitución de empresas y el 13% de los asistentes solicitó información acerca de emprendimiento, quedando mercadeo y ventas con una demanda del 10% respectivamente. Figura 13 Gráfico Participación usuarios que solicitan información legal
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
De los usuarios cuya solicitud correspondió a información legal, el 52% de los asistentes a la sala solicitó información de carácter comercial como creación de empresas, marcas y patentes las legislaciones financieras obtuvieron un 25% con información solicitada sobre indicadores financieros y datos sobre legislación laboral y tributaria con un 15% y 8% respectivamente.
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Figura 14 Gráfico Participación usuarios que solicitan información económica
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
Dentro de esta clasificación la información económica que más fue consultada según los resultados de la encuesta, se encuentran la economía regional, con un 45% y la economía municipal con un 30%. Seguidos de un 15% para la economía colombiana, siendo los planes de desarrollo los más consultados mientras que temas relacionados con la economía Latinoamericana obtuvieron un porcentaje del 10% en temas como empleo y pobreza. Figura 15 Gráfico Participación usuarios que solicitan información documental
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
La información documental más consultada fueron los estudios de Información sectorial con 35%, seguido de Manuales y guías con el 29% mientras, los cuadernos de información sectorial reportaron un 21%, y los libros de emprendimiento con un 15%. Figura 16 Gráfico Adquirió la información por la cual consulto
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
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Respecto a la pregunta encontró la información requerida en el CIES se puede observar que el 78% de los usuarios que asistieron manifestaron adquirirla totalmente, mientras que el 17% logro obtenerla parcialmente y solo un 5% de los usuarios no adquirió ningún tipo de información en la consultas. Figura 17 Gráfico Cómo evaluaron los servicios en general
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
Con el fin ofrecer al usuario resultados más claros respecto a la evaluación de los servicios, se hallaron índices que reflejan la satisfacción del usuarios, La evaluación arrojo que como se puede observar en el cuadro anterior el 45% lo califica de bueno, el 23% excelente mientras lo califican de aceptable y deficiente con un 20% y 12% respectivamente. Figura 18 Gráfico Valoración del servicio Recepción del pago
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
Al indagar acerca de la percepción que tienen los usuarios sobre el servicio de recepción de pago, el 53% lo evaluó como Deficiente, un 25% lo considero como Aceptable, el 16% opino que el servicio es Bueno y solo un 6% califico el servicio como Excelente.
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Figura 19 Gráfico Valoración del servicio Reprográfico
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
Cuando se les solicitó a los usuarios del CIES que calificaran el servicio reprográfico de acuerdo con su experiencia en esa visita calificaron como Bueno un 57%, el 25% lo calificó como Excelente, un 14% de los usuarios señalo el servicio como Aceptable poco menos del 5% indico que el servicio reprográfico fue Deficiente. Figura 20 Gráfico Categoría de actualidad de la información suministrada
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
En cuanto a la pregunta sobre en qué categoría de actualidad encuentra la información que obtuvo, los usuarios calificaron 52% que la actualidad o vigencia de la información era mayor a un año, mientras que el 28% considero que estaba entre 7 y 12 meses de vigencia, el 15% piensa que la información adquirida estuvo entre 1 y 6 meses de vigencia y en menor proporción están los que opinaron que la información tenia vigencia de menos de 30 días.
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Figura 21 Gráfico Tiempo de respuesta en ser atendido
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
En cuanto a la pregunta sobre cuánto había sido el tiempo de espera para ser atendido en el CIES, el 53% de los usuarios respondió inmediatamente, el 35% manifiesta que esperó entre 10 y 20 minutos, el resto de los usuarios fue atendido en promedio entre 20–30 y más minutos en una proporción de 5% y 6% respectivamente.
Figura 22 Gráfico Tiempo adecuado en que fue atendida su solicitud
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
Al indagar a los usuarios del CIES sobre la apreciación en los tiempos de respuesta en que fue atendida su solicitud, el 57% considera que si fue adecuado el tiempo en que fue atendido y el 43% manifiesta que este tiempo no es adecuado.
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Figura 23 Gráfico Como se enteró de la existencia del CIES
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
De los usuarios encuestados el 68% se enteró de la existencia del CIES a través de una referencia, el 15% lo hizo a través de un medio diferente, un 12% indica que fue a través de publicaciones y un 5% afirma que fue a través de la página Web. Figura 24 Gráfico Cómo calificaría la información existente en las Colecciones
FUENTE: Centro de Información CIES- Cálculos propios de los autores. 2013
La gráfica muestra que un 43% de los usuarios encuestados considera la información existente en el CIES como buena, el 33% opinó que la información es regular, un 15% considera que la información es mala y un 9% opino que esta información es muy buena.
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11. ANÁLISIS DOFA Esencialmente la definición de una estrategia competitiva consiste en desarrollar una amplia fórmula de cómo la unidad de información va a competir, cuáles deben ser sus objetivos y que políticas serán necesarias para alcanzar tales objetivos. Este método dice que en el nivel más amplio la formulación de la estrategia competitiva involucra la consideración de cuatro factores claves para el éxito de una compañía: Fortalezas, Debilidades. Oportunidades y Amenazas, lo que responde al nombre clásico y largamente usado “análisis DOFA”. Las fortalezas y debilidades deben ser indicadas u obtenidas desde el análisis interno, lo cual entrega los límites internos del CIES para la estrategia competitiva que se puede adoptar, y lograr el éxito con ella. Los límites externos están determinados por el sector y el entorno, del análisis de estos factores debemos obtener las oportunidades y amenazas que definen el ambiente competitivo, con sus riesgos y beneficios potenciales. De acuerdo con los resultados de la evaluación a los servicios, y con el objetivo de este proyecto se identificó el siguiente problema: Existe deficiencia y falta de efectividad en los servicios del CIES. A continuación se describen causas y efectos de esta problemática y sus relaciones.
11.1 FORTALEZAS Y DEBILIDADES Buena Imagen ante el usuario, las editoriales y librerías. Poca difusión de los servicios del CIES. Es un espacio abierto a toda la ciudadanía del Valle del Cauca, y ofrece servicios que son útiles no solo para el público en general sino también para la comunidad empresarial del Valle, sin embargo, los usuarios desconocen el portafolio que se ofrece, en el cual hay más de una especialidad de información aparte de los pasos para crear empresas. Recurso humano no capacitado en algunas áreas de atención al usuario Falta de equipos. Actualmente, en el CIES no existen equipos disponibles al público, no cuenta con el servicio de internet para los usuarios y tampoco, el servicio de bases de datos externas con otras instituciones. Ineficiencia del mecanismo de pago. Muchos fueron los usuarios que se quejaron de la ineficiencia del mecanismo de pago porque algunos al realizar este paso en las cajas, encontraron turnos muy largos para llegar a ventanilla a 66
cancelar hubo quienes se quejaron de que debían desplazarse desde el piso 18 hasta el piso 2. Los funcionarios en la portería no están enterados de los servicios que ofrece el CIES. Algunos usuarios que llegaron a la portería de la Cámara de Comercio solicitando información son enviados directamente hacia el CIES sin importar que tipo de información estén solicitando. Algunos Usuarios no estuvieron satisfechos con el tiempo de espera para ser atendidos. Una participación del (35%) de los usuarios debió esperar más de 15 minutos para ser atendidos, algunos esperaron más tiempo pero calificaron el tiempo de espera como bueno. Algunos consideraron que se necesita otro encargado en el Centro. Información desactualizada. Según se consultó en la base de datos de la colección general del CIES, se pudo establecer que solo hay 60 libros de los años 2013 y 2014 de los 5800 ejemplares de la colección. Esto se refleja en la calificación de calidad del servicio porque algunos usuarios consideraron que la información adquirida es obsoleta. El CIES no ofrece la información del Registro Mercantil. Algunos usuarios van al Centro de Información a solicitar información de registro mercantil sin saber que en este solo se ofrece estadísticas sobre inversión neta del Valle. Los usuarios no conocen todos servicios que ofrece el CIES. Esto es un efecto directo de la falta de estrategias para difundir los servicios del CIES. Muchos visitaron el centro solo para consultar información acerca de la Cámara de Comercio y de sus servicios o sobre cómo crear un plan de negocio, no se reportaron muchas consultas de la hemeroteca y algunas de la colección general. No hay servicio de Internet ni de conexión a otras instituciones. Esto es un efecto de la falta de equipos ya que sin ellos es imposible ofrecer el servicio de formación. El servicio de caja y el tiempo en ser atendido obtuvieron los índices de satisfacción más bajos, poco menos del 60%. El servicios de cajas requiere tiempo para desplazarse del dieciocho hasta el segundo y viceversa del segundo hasta el dieciocho para obtener el turno lo que hace que los usuarios no estén satisfechos con la alternativa que se les brinda, así mismo, con la respuesta en ser atendido, los usuarios piensan que el tiempo de respuesta es demasiado para adquirir información general sobre la entidad o de referencia. El promedio del índice de satisfacción para los servicio está por debajo del 75%. Esto se presenta porque tanto la agilidad de los servicios como la actualidad de la información no es la mejor. Muchos usuarios no encuentran completa la información ni actualizada, y otros, tienen que esperar en ser atendidos. Esto a su vez crea desconfianza en los usuarios quienes al final prefieren no adquirir la información que consultaron. Si 67
los usuarios finalmente deciden adquirir la información, al pagarla se encuentran con un precio que ellos consideran alto. Los usuarios se desaniman y prefieren retirarse de la sala o simplemente leer, transcribir o tomar fotos al material consultado. Por otra parte, algunos usuarios asistieron al Centro de Información guiados por indicaciones de la portería, y al no recibir la información que esperaban estos se sienten insatisfechos con el servicio.
11.2 OPORTUNIDADES Y AMENAZAS Buena imagen de la empresa con todo el entorno comunidad empresarial y comercio editorial. Recursos humanos calificados en Ciencias de la Información. Las personas de la comunidad empresarial y estudiantes que solicitan información, estiman que el tiempo en atender su solicitud fue adecuado, sin embargo, queda un alto número de usuarios insatisfechos que podría ser catalogado como público en general. Los empresarios son el mercado objetivo del CIES, son estos los que menos recurren a sus servicios. Sin embargo existe un alto riesgo de perder los actuales usuarios empresarios debido a la falta de agilidad en el servicio, la actualidad de la información especialmente en económica y sectorial. Los empresarios no van hasta la sala de lectura a menos que exista una necesidad imperativa, para ellos es más fácil consultar los servicios del CIES por internet. En algunos casos, se observó que los empresarios enviaron a sus empleados a realizar la consulta. Se evidencia que el grupo de usuarios objeto de investigación realizan sus consultas en algunas páginas especializadas de Internet o compran el derecho a acceder a otras bases de datos con información empresarial de su interés. Las bases de datos del Registro Mercantil completas son ofrecidos por otra área y se debe pagar para tener acceso a ella. Lo ideal del CIES sería por lo menos ofrecer Internet y tener conexión con las bases de datos de otras Cámaras de Comercio en el país así como ofrecer un acceso virtual a las bases de datos que existen en el CIES.
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12. DESCRIPCIÓN DEL USUARIO CIES “Los estudios de usuarios son un conjunto de técnicas de investigación social que sirven para determinar el comportamiento de los usuarios de la unidad de información, el objetivo general es suministrar las bases, para crear, planear, trasformar un servicio en la unidad de información”.6 Así mismo están encaminados a comprender, justificar, explicar o extender la utilización del Centro de Información y consecuentemente, obtener un mayor conocimiento sobre el proceso de la comunicación en lo que respecta a las unidades de información y sus usuarios.7 El análisis cuantitativo y cualitativo realizado permitió identificar tipologías de usuarios: estudiantes, comunidad empresarial y usuarios internos. Entre el grupo de estudiantes, se identificaron los universitarios en sus diferentes modalidades técnicos, tecnólogos, universitarios, maestrías, especialización entre otros, que por recomendación de sus profesores asisten al CIES con la necesidad de realizar investigaciones con fines académicos. En segunda instancia, asiste la comunidad empresarial, entre los cuales se encuentran empresarios en distintas áreas del Comercio, Industria, Servicios, y en una menor proporción las profesiones liberales. Estos usuarios asisten principalmente cuando necesitan información acerca de cómo conformar una idea de negocio, constitución, análisis de mercado, información económica, legal en el código de comercio, información sectorial entre otros; algunos asisten a Centro por que han sido referenciados. Por último, el grupo de los usuarios internos conformado por los empleados de la Cámara de Comercio de Cali, entidades adscritas, personal de programas especiales, sedes de la entidad, miembros directivos, afiliados. En generales, se puede afirmar que los usuarios actuales consideraron que el valor agregado en un Centro de Información está en tres aspectos: 1. Prestar una buena atención al usuario en términos de amabilidad, orientación en el momento de realizar la consulta y agilidad en los servicios 2. La confiabilidad de la información con relación a la disponibilidad que tan actual es la información. 6
GUINCHAT, Claire y Michel Menou. Introducción general a las ciencias y técnicas de la información y la documentación. 1983 p 413 7
BUSHA, Charles H. métodos de investigación en bibliotecología: Técnicas e interpretación. 1990 p.161
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3. La disponibilidad de equipos para realizar consultas en las bases de datos y tener acceso a internet.
13. PERFIL DEL USUARIO CIES Empresarios: A este grupo de usuarios que asisten al CIES pertenecen las personas naturales o jurídicas que desarrollan una actividad económica y se encuentran inscritos en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de Cali, o están afiliados a esta institución. En su mayoría son personas que oscilan en edades entre veinte y cuarenta y un años y su ocupación es empresario perteneciente a pequeñas medinas y grandes empresas de diferentes sectores económicos, en una proporción equivalente al (18%) y los informarles que buscan crear empresa en un (26%) del total. Estudiantes: En el grupo de estudiantes aparecen los usuarios pertenecientes a una institución técnica, tecnológica, universitaria que solicitan el servicio en el CIES en una proporción del (25%) y se identifican con el carnet de la entidad respectiva que los acredita como estudiante. El rango de edad está en su mayoría entre los 16 y 30 años respectivamente. Internos: Los usuarios internos son todos los empleados de la Cámara de Comercio de Cali, entidades adscritas como la Fundación para el Desarrollo Integral FDI, Gestión Social, Invest Pacifico, Observatorio Económico y Social del Valle del Cauca entre otros; personal de programas especiales: Fundación Medio Ambiente, Centro de Eventos Valle del Pacifico, de las sedes de la entidad ubicadas en la ciudad de Cali y sus áreas de influencia de Vijes, Yumbo, Jamundi, La cumbre y Dagua.
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14. PROGRAMA FORMACIÓN DE USUARIOS PARA EL CIES CÁMARA DE COMERCIO DE CALI
El Centro de Información Económica y Social, desde su creación en los años 70, inició un proceso de evaluación que tuvo como resultado la elaboración del Plan de Mejoramiento iniciado en el 2005 con propuestas orientadas en la mejora de los servicios y de atención a los usuarios. De igual manera, el Plan Estratégico del CIES 2012-2013 establece entre sus objetivos, la elaboración y puesta en marcha de un Programa de Formación de Usuarios. Si bien la unidad de información viene prestando desde hace años un servicio de atención personalizado a los distintos grupos de usuarios que asisten a consultar, la escasa participación de estos, sumado a los esfuerzos que hace la Cámara de Comercio ha permitido la asignación de recursos de información, equipos electrónicos y personal capacitado, sin embargo, su baja utilización por parte de la comunidad empresarial. Han puesto de manifiesto la necesidad de planificar esta actividad, difundirla y evaluar los resultados, introduciendo ajustes y modificaciones que se consideren necesarios. El nuevo entorno que supone el paso de una educación basada en la enseñanza a una educación centrada en el aprendizaje, implica un nuevo enfoque en el papel del CIES, como parte, esencial en el desarrollo educativo del usuario. El aprendizaje se basa en competencias que reflejan la capacidad del usuario para poner en práctica, de forma integrada, habilidades, conocimientos y actitudes para enfrentarse y poder resolver problemas y situaciones. El usuario se convierte en protagonista activo de un aprendizaje virtual, interactivo, compartido y distribuido. La adquisición de destrezas en habilidades genéricas le permite afrontar las competencias específicas de su área de conocimiento. El usuario necesita ser capaz de manejar el conocimiento, actualizarlo, seleccionar la información, conocer las fuentes de información y comprender lo aprendido para integrarlo a su base de conocimiento y adaptarlo a las nuevas situaciones. La complejidad en el acceso a la información y la necesidad de utilizar información por parte de estudiantes, empresarios y profesionales en el proceso de transformación de dicha información en conocimiento, justifican el diseño de un programa adecuado para enseñar recursos de interés para el estudio y la 71
investigación, tanto si están disponibles en el CIES como, aquellos otros en soporte electrónico accesibles a través de Internet. Es por estas razones que es necesario diseñar e implementar un Programa de Formación de Usuarios en el CIES de manera que el usuario logre a través del programa la autonomía en el acceso, manejo, uso de la información que dispone la unidad.
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15. PROGRAMA DE FORMACIÓN DE USUARIOS INformarse
INTRODUCCIÓN Antes de la aparición de las nuevas tecnologías el CIES procesaba la información en ficheros físicos que hacían dispendiosa la búsqueda de la información debido a los altos volúmenes de fichas que se producían en cada publicación, con el trascurrir del tiempo este volumen aumento a la par que aumentaban las colecciones y los usuarios que frecuentaban los servicios, lo anterior fue factor determinante para repensar el direccionamiento que se le daría administrativa técnica y físicamente a esta unidad de información, fue así como comenzó en los años ochenta la especialización de las colecciones y de los procesos técnicos, por un lado el estar adscrito a la FDI entidad productora en gran parte del capital intelectual de la Cámara de Comercio hasta hoy día, propicia que el grupo de investigadores que conformaban la Fundación para el Desarrollo Industrial exigieran la adquisición de publicaciones altamente técnicas en investigación económica que sirvieron como fuente de información para la producción bibliográfica de los documentos que hoy se conservan en el CIES.
OBJETIVO GENERAL Proporcionar en los usuarios las habilidades teórico-prácticas y el método para que logren solucionar asuntos relacionados con el conocimiento, la búsqueda, localización y uso de la información, así como acceso y autonomía en los servicios que ofrece el CIES de la Cámara de Comercio de Cali.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Contextualizar a los usuarios con los elementos característicos del significado de información, diferenciación e importancia de los centros de documentación, conocer otros centros de documentación. Conocer e identificar los servicios que ofrece el CIES de manera que puedan ser utilizados correctamente por el usuario. Describir los diferentes recursos con que cuenta el CIES para el acceso a la información, así como, su acervo bibliográfico. Formar y capacitar a los usuarios en el uso de los servicios de la biblioteca y en el manejo de las fuentes de información, utilizando correctamente los mecanismos de búsqueda. 73
Orientar en los procesos de consulta de información sobre las distintas disciplinas utilizando las fuentes de información físicas y electrónicas. Saber interpretar los registros y fichas catalográficas así como la ubicación topográfica. Fomentar en los usuarios conocimientos, actitudes y aptitudes que faciliten su desarrollo autónomo en los nuevos entornos de aprendizaje e investigación, mediante diferentes materiales didácticos. Aprender a utilizar los diferentes catálogos, guías instructivos, reglamento, y manual de usuarios.
INFormarse INFormarse Conjunto de instrucciones diseñadas en forma ordenada para la búsqueda de información por medio de la formación del usuario, porque la formación orienta en la construcción de nuevos conocimientos relevantes hacia el desarrollo de habilidades para la búsqueda, el análisis y la comprensión eficiente de la información y la toma de decisiones. INFormarse en el CIES, porque los servicios están diseñados e implementados para los usuarios reales y potenciales, quienes dinamizan las colecciones, los procesos y servicios del Centro de Información, coalimentando, realimentando y retroalimentando los procesos y servicios. Porque INFormarse es un programa de formación de usuarios continuo que alfabetiza, actualiza y orienta hacia la consecución de la información, la documentación y el conocimiento de una manera objetiva y real.
Nivel orientación Actualmente el alto volumen de la producción documental en las organizaciones, ha generado problemas por la gran cantidad de información que se debe manejar. Una forma de evitar estas congestiones es con la creación de los Centros de Documentación, unidades encargadas de organizar y disponer de forma rápida y eficaz los documentos que en ella reposan. Su desarrollo se dio en los años 60 y 70 debido a este crecimiento desmesurado de la información la diversificación y especialización nace de la creciente demanda oportuna de información especializada. Estos factores han llevado a considerar al usuario de la información en el agente principal para desarrollar y prestar servicios en estas unidades encargadas de satisfacer necesidades de información. Por lo tanto su creación, organización, y evolución está determinada por las necesidades de su comunidad de usuarios. 74
Información puede entenderse como conocimiento, como proceso y como objeto8. Como conocimiento, es aquello que se obtiene al informarse, e información es lo que se posee cuando se adquiere conocimiento, aunque no se pueda tocar ni medir; es intangible. Entendiendo como proceso, todo el conocimiento que se posee y puede cambiar desde el momento en que se tiene y/o se adquiere nueva información. Por último, la información como objeto, es una representación tangible, con la que tratan directamente los sistemas de información. Para el profesor López Yepes, “la información puede concebirse desde un amplio abanico de enfoques: como bien económico, como proceso, modo y medios informativos, como mensaje informativo de hechos, ideas o juicios, como proceso documental caracterizado por la difusión de mensajes que previamente han sido conservados y obtenidos en un proceso informativo anterior, como mensaje documentario, objeto del proceso documental, y como elemento del proceso o espectro del conocimiento” 9 Burk y Horton sostienen que, en la actualidad, “la información se ve como un recurso, ya que se adquiere a un coste medible, tiene un valor preciso, su consumo puede ser cuantificado, y posee un claro ciclo de vida” 10. De esta manera, la información se presenta como un recurso tangible y como una mercancía o producto. Una de las clasificaciones más generales es la del profesor Coll-Vinent, para quien los recursos de información son, “tanto elementos materiales como técnicos” entre ellos la información propiamente dicha, contenida en cualquiera de los soportes en los que pueden aparecer así como, los centros que contienen la información, tales como bibliotecas y centros de documentación. Los elementos técnicos serían los canales de comunicación que se establecen entre el usuario y el especialista de la información, aspecto éste que puede fortalecerse de manera considerable mediante la adopción de las nuevas tecnologías11
8
BUCKLAND, M., Redesigning library services: a manifesto. Chicago: American Library Association, 1992.
9
LOPEZ YEPES, J., «El desarrollo de los sistemas de información y documentación». Cuadernos EURD Complutense, 1989, vol. 1, ni 2, p. 23-33, p. 25. 10
BURK, CF., y Horton FW, Infornap: a complete guide lo discovering corporatec infornaition resources. Englewood Cliffs : Prentice-Hail, 1988. 11
COLL,-VINENT, R, Información y poder El futuro de las bases de datos documentales. .Barcelona; Heroler. 1988, pp. 2328.
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En otras palabras, la información puede ser vista como un servicio público, destinada a dotar y suministrar a los usuarios de los instrumentos necesarios para la toma de decisiones, para la generación de conocimiento, el desarrollo de procesos investigativos o simplemente, para establecer una conversación o crear redes sociales de intercambio de información y conocimiento. Según el DRAE, datos son todos aquellos antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de algo o para deducir las consecuencias legítimas de un hecho, y el conocimiento, es definido como “una mezcla de experiencias, valores, información y “saber hacer”, que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se aplica en la mente de los conocedores, es decir, en las organizaciones con frecuencia, no solo se encuentra dentro de documentos, almacenes de datos sino también en rutinas organizativas, procesos, prácticas y normas”. 12 La información es abundante, se encuentra compuesta de datos es tangible, se puede medir, utilizar y transformar, es un estado de organización intermedio entre los datos y el conocimiento. Mientras, el conocimiento es escaso, abstracto e indeterminado y depende de la organización conceptual o base teórica demostrable que deje comprender el entorno natural, la capacidad de resolver asuntos complejos y tomar decisiones en el ámbito individual y social. Es necesario que el usuario identifique y formule sus necesidades de información, de manera que esto le delimite su problema de investigación, facilite reconocer conceptos previos acerca de un tema específico, direccione su agudeza y percepción hacia la consecución de una unidad de información especializada como lo son los centros de documentación. Los centros de documentación son organizaciones donde se selecciona, adquiere, analiza, organiza, recupera y difunde materiales bibliográficos u otro tipo de documentos, para satisfacer la demanda de información de una comunidad. Su funcionamiento se lleva a cabo mediante una organización sistemática de procedimientos que van desde la selección y la adquisición de documentos a partir de unos objetivos de información, definidos en función de los usuarios potenciales y reales hasta la distribución, la cual es convertida en producto documental, mediante la aplicación de técnicas de análisis, almacenamiento, control, búsqueda y difusión a través de los diversos servicios de información. Actualmente, existen diferentes tipos de centros de documentación , entre ellos los nacionales, dependen de organismos estatales, internacionales financiados por 12
DAVENPORT, Thomas H., PRUSAK, Laurence. Conocimiento en acción: Cómo las organizaciones manejan lo que saben. Buenos Aires: Pearson Education, 2001.
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organismos oficiales que ofrecen listas de referencia, especializados funcionan a escala nacional en temas concretos, servicios de documentación no autónomos dependen de organismos públicos y privados, centros de referencia con cobertura internacional, recopilan información sobre fuentes, recursos y servicios de información, centrales de distribución e intercambio suministran información bajo pedido, servicios de índices y resúmenes recopilan e indizan la literatura científica producida a nivel mundial en un área específica y los centros de difusión selectiva órganos independientes que ofrece el servicio de difusión selectiva de información científica. Desde este punto de vista, el Centro de Información Económico y Social CIES de la Cámara de Comercio de Cali, se clasifica como un Centro de Documentación especializado, puesto que hace acopio, administra, procesa y difunde acervo bibliográfico que produce o publica la entidad en temáticas relacionadas con aspectos económico-jurídico-comercial para el Departamento del Valle del Cauca, sin dejar de lado un contexto internacional y nacional. El CIES nace desde 1.973 como una biblioteca adscrita a la Fundación para el Desarrollo Integral FDI. En 1976, se integra a la Cámara de Comercio dando origen al Centro de Información Económica con el cual se buscó proporcionar información básica a inversionistas, promocionando los atractivos que ofrecía la región para el desarrollo de nuevos negocios. En 1978, depende del Departamento de Promoción y Desarrollo y la FDI, donde se efectuaba el análisis de documentos y canje de información con otros centros similares a nivel nacional. En 1980, con la creación del Departamento de Relaciones Comerciales, se ve la necesidad de suministrar información especializada acerca del clima de inversión en el Valle. En 1982, el CIES fiel a su objetivo de poner a disposición del público en general, la más amplia información económica, jurídica e industrial, realizó una serie de tareas, entre ellas publicación del boletín bibliográfico, destinado a los afiliados y a las bibliotecas especializadas; adquirió material bibliográfico y promovió la venta de diversas publicaciones Anuario Estadístico de Colombia, Manuales de Procedimiento, Perfil Económico del Departamento entre otros. Para 1990, se reconoce por parte de las directivas que la información es un elemento básico para la toma de decisiones empresariales en el nuevo modelo de desarrollo económico de nuestro país y región. Debido al proceso de apertura económica y considerando el importante papel del sector exportador, el trabajo del Departamento de Relaciones Comerciales se orienta prioritariamente a actividades de información y promoción comercial a nivel del mercado interno y externo con el fin de facilitar su labor al empresario vallecaucano. El CIES abre sus puertas al 77
público en general, en 1992, después de realizar un inventario de su acervo bibliográfico con poco más de 700 estudios. La importación del Centro de Información Económica y Social se fundamenta en la información especializada que existe en sus Colecciones Bibliográficas, Vocación Valle del Cauca y Memoria Institucional sumado esto a la normalización continua de los procesos de clasificación, catalogación, análisis, transferencia y recuperación de la información, que acopia en tópicos sobre la historia empresarial regional, estudios técnicos de la Memoria Institucional, la utilización del Formato Marc permite la utilización de los servicios de conversión bibliográfica en línea, facilitando la incorporación de registros normalizados en las bases de datos. De igual manera, el CIES se consolida como una de las fuentes de información económica más importantes del Valle del Cauca, le entrega soporte bibliográfico a una de las publicaciones económicas más significativas de la región como el Observatorio Económico y Social del Valle en sus diez años. Algunas unidades de información especializadas en el Valle del Cauca: Unidad de Información y Documentación del Centro Internacional de Agricultura Tropical. CIAT, Centro de Información y Documentación de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca CVC, Servicio de Información y Documentación de la Caña de Azúcar, SEICA, CENICAÑA, Centro de Información de la Sociedad de Agricultores de Colombia SAC.
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16. CENTRO DE INFORMACIÓN ECONÓMICO Y SOCIAL El Centro de Información Económica y Social, es un organismo de la Cámara de Comercio de Cali, cuya principal línea de actuación es brindar información especializada en temas a cerca de los estudios elaborados por la entidad, entidades anexas, estudios relacionados con la economía de la región vallecaucana, así como temas jurídicos, legislativos, y comerciales. En el CIES, se encuentran obras de referencia, consulta de publicaciones periódicas, documentos de la memoria institucional, vocación vallecaucana, Gobierno Municipal Departamental y Nacional, informes e investigaciones de la Cámara de Comercio de Cali. La comunidad empresarial la ciudadanía caleña y vallecaucana pueden acceder a todos los servicios, sin embargo, estos están dirigidos a empresarios emprendedores, creadores de empresas, investigadores, estudiantes y ciudadanía en general. El Centro de Información ofrece el servicio de consulta personalizada en una cómoda sala de lectura donde el personal del CIES proporciona orientación en el proceso de consulta a las bases de datos del catálogo de acuerdo a las necesidades de información de los usuarios que visitan el CIES. También ofrece servicios de atención telefónica, fax, correo electrónico, y correo convencional. El CIES, está constituido por
Coordinador, quien es la persona encargada de la atención y formación de los usuarios en cuanto a la información que van a solicitar, Analista de información bibliográfica encargado de los procesos técnicos.
16.1 SERVICIOS La razón de ser de los Centros de Información son los usuarios, acercarlos a los libros y documentos es el objetivo del personal encargado de prestar el servicio, el Programa de Formación de Usuarios INFormarse se constituye en la herramienta que propicia el desarrollo y la formación en el manejo de la información.
79
El Centro de Información Económica y Social ha venido implementando sus servicios en la medida en que el volumen, la calidad de sus acervos bibliográficos y la demanda de usuarios se han incrementado. En este segmento, se describen cada uno de los servicios, procedimientos que se debe llevar para adquirir la información, las técnicas y métodos de búsqueda, niveles de información, relacionando recursos y herramientas fundamentales para el diseño, realización e implementación del Programa de Formación de Usuarios INFormarse. Es importante destacar desde este comienzo de aprendizaje, los servicios que actualmente brinda el CIES a sus usuarios. Circulación y préstamo Permite a los empresarios afiliados y a la comunidad en general adquirir en calidad de préstamo, en sala o préstamo a domicilio, el material bibliográfico existente en las colecciones. Consulta en sala de lectura El CIES cuenta con una adecuada y tranquila sala de lectura, a disposición de los afiliados y del público en general. En esta sala se pueden consultar todas las fuentes de información disponibles. Además, la sala tiene a su disposición un equipo de cómputo que contiene las bases de datos de todas las colecciones. Consulta bases de datos Las bases de datos que existen en el CIES fueron creadas para facilitar la recuperación y el acceso a la información de los materiales bibliográficos, libros, documentos, revistas, estudios y boletines que llegan a la entidad, en general, lo que se conoce como vocación Valle del Cauca. Bases de datos Colección General CG1: constituida por material bibliográfico relacionado con libros, documentos, tesis, seminarios, congresos, Planes de Desarrollo Municipal, Departamental y Nacional, monografías, proyectos de infraestructura, estudios sectoriales entre otros. Cabe anotar que en su mayoría el material es de contenido netamente económico. Memoria Institucional MI: La componen todos los estudios realizados por la Cámara de Comercio de Cali y sus entidades adscritas, que en su momento fueron el desarrollo de las distintas áreas, programas convenios y alianzas interinstitucionales.
80
Hemeroteca PP: Comprende las publicaciones periódicas o seriadas, que han sido objeto del análisis hecho a los artículos que en ellas han sido publicados.
Librería empresarial La conforma la mayoría de las publicaciones realizadas por la Cámara de Comercio de Cali y entidades como la Fundación para el Desarrollo Integral FDI, Comité Intergremial, Comité Empresarial y el Observatorio Económico y Social del Valle del Cauca entre otras Librería virtual Es una librería ubicada en la Red de internet bajo el dominio Web de la Cámara de Comercio de Cali, www.ccc.org.co consta de todas las publicaciones editadas por la Cámara de Comercio de Cali, entidades conexas, los títulos se pueden adquirir siguiendo instrucciones entregadas en la página y por la unidad de información CIES. Préstamo interbibliotecario El préstamo interbibliotecario es un medio que permite facilitar información entre los Centros de Información de las Cámaras de Comercio de la región y/o bibliotecas de la ciudad. Bibliografía especializada El CIES dispone de listados actualizados por temática específica de libros, documentos, revistas, boletines; se obtienen de la información almacenada en las bases de datos CG1, CCC, PP. Reprografía El servicio de fotocopia les permite a los usuarios que consultan en sala obtener el material consultado. Consulta por intranet Pueden efectuarse consultas vía intranet ingresando http://10.0.1.22:9090/OPAC_HTML/OPAC.php. También, se pueden hacer consultas generales de publicaciones suscritas en bases de datos externas.
16.2 LOCALIZACIÓN ESTRUCTURA DEL CIES La Cámara de Comercio de Cali, al terminar la edificación que construyo a mediados de los años setenta en la Calle 8 No 3-14 traslada sus oficinas al 81
moderno edifico de dieciocho pisos, por aquellos días el Centro de Información fue ubicado en el piso cuarto, constaba de una hemeroteca y la colección general. Para mediados de los años noventa es trasladado al piso dieciocho donde actualmente funciona. El área locativa asignada fue de aproximadamente 400 metros cuadrados en donde están ubicadas las colecciones memoria institucional, colección general, hemeroteca, sala de lectura, equipos y personal encargado. Su área se encuentra distribuida en las siguientes secciones. Sistema de seguridad El CIES se encuentra dotado de un sistema de seguridad instalado en la puerta de entrada, cada libro en su respectiva colección tiene instalado un micro chip en su parte interior que se activa al pasar. En la sala de lectura hay instalada una cámara de vigilancia que cubre toda el área, las colecciones cuentan con detectores de humo para alertar en caso de un eventual incendio, Igualmente cuenta con extintores y la cantonera en la puerta de acceso, mecanismo que permite el ingreso solo de personal autorizado. Hemeroteca El objetivo principal es organizar y controlar el proceso de registro manual o en línea del material de publicaciones periódicas, ponerlos a disposición en las diferentes aéreas del Centro para su diseminación. La hemeroteca se encuentra ubicada en un área de aproximadamente 60 m2, dispuestas en diez estanterías de dos metros por noventa, La componen publicaciones periódicas y seriadas como revistas, periódicos, anuarios, boletines, memorias de encuentro, series monográficas entre otros. El número de títulos asciende a 162 publicaciones de América latina, Colombia, Valle del Cauca, entre ellas se destacan: ACCIÓN
BOLETÍN DE LA ACADEMIA DE HISTORIA DEL
AMÉRICA ECONOMÍA
VALLE DEL CAUCA
ANUARIO BOLSA DE OCCIDENTE
BOLETÍN NOTICIAS DE INSCRIPCIÓN
ANUARIO DE COMERCIO EXTERIOR
CARTA FINANCIERA
ANUARIO DE INDUSTRIA MANUFACTURERA
COLOMBIA ESTADÍSTICA
ANUARIO ESTADÍSTICO DE PALMIRA
COYUNTURA COLOMBIANA
ANUARIO ESTADÍSTICO DEL VALLE DEL
COYUNTURA ECONÓMICA
CAUCA
COYUNTURA REGIONAL
ASPECTOS GENERALES DEL SECTOR
COYUNTURA SOCIAL
AZUCARERO
CUADERNOS DE LA CEPAL
BOLETÍN DE COYUNTURA SOCIO ECONÓMICA
CUADERNOS DE ECONOMÍA
BOLETÍN MENSUAL DE ESTADÍSTICA
DEBATES DE COYUNTURA ECONÓMICA
BOLETÍN SOCIOECONÓMICO
DEBATES DE COYUNTURA REGIONAL DEBATES DE COYUNTURA SOCIAL
82
DESARROLLO PRODUCTIVO
LA INVERSIÓN EXTRANJERA
DINERO
LAS 1000 EMPRESAS MAS GRANDES DE
ECONOMÍA COLOMBIANA
COLOMBIA
ENSAYOS SOBRE POLÍTICA ECONÓMICA
LECTURAS DE ECONOMÍA
EL VALLE DEL CAUCA EN LA ECONOMÍA
MANUAL DE COSTOS DE PRODUCCIÓN
NACIONAL
AGROPECUARIA
ESTADÍSTICAS MUNICIPALES DE COLOMBIA
MANUAL DEL MERCADO BURSÁTIL
INDICADORES DE COMPETITIVIDAD
PERFIL DE COYUNTURA ECONÓMICA
INDICADORES DE COYUNTURA ECONÓMICA
PERFIL ECONÓMICO Y EMPRESARIAL
INDICADORES ECONÓMICOS BANREP
PRODUCTIVIDAD
INDICADORES ECONÓMICOS DE PALMIRA
PROGRESO ECONÓMICO Y SOCIAL EN
INDICADORES ECONÓMICOS DE TULÚA
AMÉRICA LATINA
INDICADORES SOCIO ECONÓMICOS
PUBLICACIONES ICESI
DEPARTAMENTO DEL CAUCA
REPORTE DE ESTABILIDAD FINANCIERA
INDICADORES SOCIOECONÓMICOS DEL
REPORTES DEL EMISOR
VALLE DEL CAUCA
REVISTA ANDI
INFORME DE COYUNTURA ECONÓMICA
REVISTA DE ECONOMÍA & ADMINISTRACIÓN
REGIONAL
REVISTA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO
INFORMES DE ACTIVIDADES FDI
REVISTA DEL BANCO DE LA REPUBLICA
INFORMACIÓN ESTADÍSTICA POR CIUDADES
REVISTA OCCIDENTAL
INFORME SOBRE EL DESARROLLO MUNDIAL
REVISTA SAG
INFORME SOBRE INFLACIÓN
SEMANA
INFRAESTRUCTURA & DESARROLLO
SÍNTESIS ECONÓMICA
INTEGRACIÓN VALLECAUCANA
THE ECONOMIST
LA INDUSTRIA DE PULPA PAPEL Y CARTÓN
UNIÓN, COMPROMISO Y ACCIÓN
EN COLOMBIA
U S B ECONÓMICA
Los artículos se encuentran sistematizados en la base de datos P.P bajo el sistema Winisis, y su consulta se puede efectuar a través del catálogo OPAC. Las publicaciones se encuentran conservadas en confortables y amplios revisteros de color rojo indizados alfabéticamente por el título de la publicación. Los números únicos de las publicaciones nuevas también hacen parte de la hemeroteca. Las publicaciones seriadas se obtienen por suscripción, donación, compra y canje. Sala de lectura. La sala de lectura cuenta con un área de 60m2 en un ambiente agradable, apacible y tranquilo se facilita para el estudio, cuenta con buena iluminación de neón, ventanas que dan al exterior por donde entra la luz natural, la temperatura del sitio oscila entre 15º y 18º grados centígrados en un ambiente climatizado 83
acorde con las labores que se desarrollan, el mobiliario se encuentra conformado por cómodas sillas y módulos de trabajo. Colecciones El acervo bibliográfico está constituido por las siguientes colecciones: Colección General: La conforman libros, documentos, monografías, tesis y material multimedia. Memoria Institucional: La integran, documentos, libros, libros interactivos, materiales en formato digital, CD, DVD que se utilizan como apoyo a las actividades de la comunidad empresarial. Se encuentran ubicadas en un área aproximada de 200m2 la colección general cuenta con poco menos de cuatro mil ejemplares bibliográficos apoyados en ocho estanterías, la Memoria Institucional dispone de poco menos de dos mil ejemplares ubicados en siete estanterías Referencia Los materiales de referencia se encuentran delimitado por un espacio físico en un área de 15 m2 se encuentra indizado alfabéticamente en los estanterías, además cuenta con un catálogo alfabético donde aparecen todas las publicaciones. Las consultas más frecuentes son las búsquedas bibliográficas. La sección de referencia está integrada por enciclopedias, diccionarios, manuales, mapas, bibliografías, atlas, directorios, leyes, estadísticas y todos aquellos materiales que se utilizan para consultas y para obtener información específica. El área de referencia está señalizada y fácilmente localizable. Almacén El almacén cuenta con un área 30m2 sus instalaciones están dotadas de archivadores, estanterías, tiene una buena iluminación de neón, puerta de acceso con aceptable seguridad y dispositivo para casos de incendio y servicio de vigilancia digital, la temperatura del sitio oscila entre 15º y 18º grados centígrados donde reposan libros y CDS que se venden al público, papelería de oficina de procesos técnicos del Centro. Módulo de trabajo Coordinador El área de trabajo para el Coordinador se encuentran delimitado por un espacio físico de 20m2 separado por una división en vidrio que permite estar visible al público, colecciones, sala de lectura, tiene a su disposición un espacio para la atención de usuarios, amplio escritorio para el computador y la impresora, línea de 84
teléfono y lugar para el proceso de las nuevas adquisiciones. Cuenta con buena iluminación de neón, ventanas que dan al exterior por donde entra la luz natural, la temperatura del sitio oscila entre 15º y 18º grados centígrados en un ambiente climatizado acorde con las labores que se desarrollan en el sitio. Módulo de trabajo asistente El asistente se encuentra ubicado en un área de trabajo de 20m2 separado por una división en vidrio que permite estar visible al público, sala de lectura, hemeroteca, escritorio para el computador y el escáner la impresora en línea extensión de teléfono y lugar para el proceso de las nuevas adquisiciones. Cuenta con buena iluminación de neón, ventanas que dan al exterior por donde entra la luz natural, la temperatura del sitio oscila entre 15º y 18º grados centígrados en un ambiente climatizado acorde con las labores que se desarrollan en el sitio. Módulo de trabajo para usuarios. El área de trabajo para los usuarios se encuentra delimitada por un espacio físico de 20m2 separado por una división en vidrio enfrente del Coordinador y de la hemeroteca al lado de la sala de lectura, escritorio para el computador, impresora, línea de teléfono. Cuenta con buena iluminación de neón, ventanas que dan al exterior por donde entra la luz natural, la temperatura del sitio oscila entre 15º y 18º grados centígrados en un ambiente climatizado acorde con las labores que se desarrollan en el sitio
85
Figura 25 DISEÑO DEL ÁREA DEL CIES
FUENTE: Cámara de Comercio de Cali – 2005
86
16.3 PROCESOS DE SERVICIO El Centro de Información Económico y Social evidencia una serie de procesos técnicos que contemplan actividades como la catalogación, clasificación, asignación de encabezamientos de materia; sobre las cuales Martínez Arellano señala: “En nuestra comunidad de especialistas se tiene idea de que la catalogación, la clasificación y el asentamiento de temas, forman parte de una serie de actividades profesionales que bien puede designárseles como los procesos técnicos; pero que, además contemplan dentro de las funciones integradas a estas, la selección y la adquisición, la organización de materiales para su adecuada consulta a través de actividades específicas ” 13 y otros procesos de servicio al usuario con los cuales busca brindar una mejor y oportuna prestación de los servicios, así como, garantizar la autonomía en la consecución de información. De esta manera, se describen cada uno de los procesos que se llevan a cabo en el CIES en lo que respecta a la búsqueda de material bibliográfico y adquisición de este.
Proceso de Ingreso El proceso de ingreso, conocido como el proceso de entrada a la Cámara de Comercio de Cali, éste se lleva a cabo por el segundo piso del edificio ubicado en la Calle 8 Nº 3 – 14 donde se encuentra la portería, una vez hace contacto con el personal encargado trasmite su solicitud de ingreso al CIES, el personal de ingreso informa al Coordinador la presencia de un usuario, éste corrobora la información y autoriza el acceso, para ingresar es necesario dejar un documento de identificación con lo cual se le asigna una escarapela que lo identifica como visitante al piso 18. Una vez identificado el usuario como visitante, éste podrá desplazarse a los ascensores hasta el piso 17, seguido tomar las escaleras hasta el piso 18. En la recepción del piso es recibido por la asistente de Gestión Gremial, quien direcciona al usuario hacia el CIES, debe desplazarse hacia el mezzanine – piso 19 -, lugar donde es recibido por el personal del área.
13
MARTÍNEZ, ARELLANO, Filiberto Felipe, Importancia de los procesos técnicos dentro de la actividad bibliotecaria. En: biblioteca universitaria. Vol.4 no 4 (oct-dic.1989). Pag.11-25.
87
Tabla 4 Actividades del diagrama de flujo del proceso de Ingreso PASO
ACTIVIDADES
0
ENTRADA
1
Ingreso portería
2
Solicitud de Ingreso al CIES
3
Autorización Ingreso
4
Registro de visitante
5
Desplazamiento al piso 18
6
Recepción piso 18
INDICACIONES
El inicio hace referencia al momento en que se llega al edificio de Cámara de Comercio de Cali. Se lleva a cabo por el segundo piso del edificio ubicado en la Calle 8 Nº 3-14 El usuario hace contacto con el personal encargado quien trasmite su solicitud de ingreso al CIES, Al ser informado de la presencia de usuario, el Coordinador corrobora la información y autoriza el ingreso al CIES. El usuario deja un documento de identificación con lo cual se le asigna una escarapela que lo identifica como visitante del piso 18. El usuario se desplaza a los ascensores hasta el piso 17, seguido toma las escaleras hasta el piso 18. El usuario es recibido por la asistente de Gestión Gremial, quien guía al usuario hacia el CIES, donde es recibido por el personal del área quien atenderá su solicitud. Momento en que el usuario sale del Centro de Información CIES.
SALIDA FUENTE: Elaboración propia de los autores - 2013
88
Figura 26 Proceso de Ingreso
Fuente: Elaboración propia de los autores - 2013
89
Figura 27 Flujograma Proceso de Ingreso
Fuente: Elaboración propia de los autores - 2013
90
Proceso de consulta - sala de lectura Se parte de que el usuario a efectuado su proceso de ingreso sea como usuario interno o externo de la entidad. El proceso de consulta en sala de lectura inicia desde el momento en que solicita la información ante el personal del CIES, quien efectúa la búsqueda según los lineamientos o requerimientos de información del usuario, la solicitud puede estar orientada hacia la búsqueda de información específica sobre vocación económica del Valle, Memoria Institucional, Economía Regional, temas jurídicos e información precisa sobre constitución de empresas, creación, o los principales diarios y revistas nacionales del país. Una vez, estudiada la solicitud el personal encargado del CIES facilita la información al usuario para que en sala analice el material bibliográfico. El usuario procese a analizarla y tomar decisión de adquirir o no la información. Si el usuario decide comprar el material bibliográfico, el encargado realiza una orden de pago que debe ser cancelada en las cajas del segundo piso. Con el comprobante de pago regresa al CIES, donde entrega copia del pago y es entregado la información sea en medio magnético o físico. Si el usuario no desea adquirir la información devuelve el material prestado. Tabla 5 Actividades - Proceso Consulta - sala de lectura
PASO
ACTIVIDADES
0
ENTRADA
1
Turno en la portería segundo piso
2
Desplazamiento al piso 18 Recepción del usuario
3
Desplazamiento CIES Solicitud de la información
4 5 6
¿Si existe la información? Desplazamiento a la estantería Búsqueda del material documental Revisión del material documental
INDICACIONES
El inicio hace referencia al momento en que se llega al edificio de la CCC. Esta se presenta mientras se entrega una identificación para poder ingresar al edificio. El desplazamiento se realiza por el ascensor o por las escaleras del edificio. Se realiza el contacto con el usuario y se le guía hasta el servicio que solicita. Se sube a un segundo piso a través de unas escaleras (Mezzanine). El usuario solicita al personal la información sobre un tema específico. Si la información solicitada está en la colección general. El encargado del centro procede desplazarse a la colección del material documental. El Coordinador busca en las colecciones el material documental solicitado. Esta actividad se desarrolla con el fin de tener una guía por parte del personal encargado del centro hacia el usuario. 91
PASO
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
ACTIVIDADES
INDICACIONES
El Coordinador una vez se haya revisado el Entrega del material material hace entrega al usuario para ser documental analizado por él. Si la información es la El usuario consulta y revisa si la información es solicitada adecuada para su consulta. Revisión del material El usuario analiza si la información le sirve para documental su consulta. El usuario toma una decisión sobre el material Decisión de compra documental. Desplazamiento a caja Cancelación de El usuario realiza el pago de reprografía del fotocopias material que necesita. Desplazamiento a la fotocopiadora El usuario realiza una espera mientras las Servicio reprográfico fotocopias solicitadas salen Revisión de la información Desplazamiento hasta el Coordinador Entrega material El usuario hace entrega del material documental documental al director del centro Momento en que el usuario sale del Centro de SALIDA Información y documentación
FUENTE: Elaboración propia de los autores - 2013
92
Figura 28 Proceso Consulta - sala de lectura
Fuente: Elaboración propia de los autores - 2013
93
Figura 29 Flujograma Proceso de consulta en sala
FUENTE: Elaboración propia de los autores - 2013
Proceso consultas - bases de datos El proceso de consulta en las bases de datos externas que tiene a disposición el CIES se presenta una vez el usuario está en la unidad de información. El usuario es atendido por el personal encargado, quien atiende su requerimiento o necesidad de información, se inicia un breve mapa conceptual que permite guiar la asesoría en la consulta y búsqueda oportuna según la temática y las condiciones de información que se requieren. Entre las bases de datos que los usuarios del CIES tienen a su disposición están Legis móvil, Redalyc, DANE y DNP. Después de llevar a cabo el proceso de consulta en las bases de datos externas, el usuario procede a estudiar y evaluar la información consultada, y toma la decisión de adquirir o no la información. Si el usuario decide comprar el material bibliográfico, el encargado realiza una orden de pago que debe ser cancelada en las cajas del segundo piso. Con el comprobante de pago regresa al CIES, donde entrega copia del recibo pago y es entregada la información en medio magnético o físico. Si el usuario no desea adquirir la información devuelve el material prestado. Tabla 6 Actividades - Proceso Consulta – Bases de datos externas
PASO
ACTIVIDADES
0
ENTRADA
1
Espera en la portería
2
Desplazamiento al piso 18
3
Recepción del usuario
4 5 6 7 8 9
INDICACIONES
El inicio hace referencia al momento en el que el usuario llega al edificio de la CCC. Esta se presenta mientras se entrega una credencial para poder entrar al edificio. El desplazamiento se realiza por el ascensor o por las escaleras del edificio. Se realiza el contacto con el usuario y se lo guía hacia el servicio que solicita.
Desplazamiento a la Se sube a un segundo piso a través de coordinación del Centro de unas escaleras Información El usuario solicita al Coordinador la Solicitud de la información información que requiere en determinado tema. Consulta de las bases de El encargado consulta las bases de datos. datos ¿Se encuentra el tema en la Se define si el tema se encuentra en la base de datos? base de datos El personal del centro procede a ubicar la Búsqueda de la información información solicitada El usuario determina si la información Revisión de la Información puede ser utilizada o devuelve el material prestado al encargado
PASO
10 11 12 13 14 15
ACTIVIDADES
Decisión de compra material documental
INDICACIONES
del El usuario decide si la información solicitada va a ser comprada Con la orden de pago se dirige a las cajas Desplazamiento a la caja del segundo piso El usuario realiza la cancelación de las Cancelación de impresiones impresiones con recibo en mano vuelve al CIES Desplazamiento a la Se sube a un segundo piso a través de coordinación del CIES unas escaleras Espera la impresión del El auxiliar fotocopia el material material bibliográfico seleccionado Entrega del material Aquí es entregada la bibliografía documental especializada al usuario Momento en que el usuario sale del Centro SALIDA de información CIES
FUENTE: Elaboración propia de los autores - 2013
Figura 30 Proceso Consulta - Bases de datos externas
FUENTE: Elaboración propia de los autores - 2013
Figura 10. Flujograma: Proceso consulta en bases de datos
FUENTE: Elaboración propia de los autores-2013
Proceso consulta bases de datos – CIES El proceso de consulta en las bases de datos del CIES se presenta una vez el usuario está en la unidad de información. El usuario es atendido por el personal encargado, quien atiende su requerimiento o necesidad de información, se inicia un breve mapa conceptual que permite guiar la asesoría en la consulta y búsqueda oportuna según la temática y las condiciones de información que se requieren. Definida la necesidad de información, el personal encargado lleva a cabo un proceso de búsqueda en las bases de datos CG1, MI y PP, que están creadas en el Programa Winisis 1.5 al cual se ingresa utilizando clave de usuario y contraseña, una vez se visualiza el entorno de búsqueda en la interfaz, el encargado precisa con el usuario el tema requerido, se efectúa el proceso de búsqueda utilizando en el diccionario la palabra clave, afines al tema solicitado, si se conoce el Autor o Titulo de la obra relacionado con la consulta, se procede hacer la búsqueda por estos campos, esto facilita la recuperación oportuna de los materiales que existen registrados en las bases de datos. Si la búsqueda fue satisfactoria, el programa despliega las coincidencias encontradas y se procede a efectuar la localización del material a través de la asignatura topográfica asignada a cada libro, el encargado se desplaza hasta el lugar donde se encuentran las Colecciones General – Memoria Institucional – Hemeroteca, ubica el material y se entrega al usuario. Después de llevar a cabo el proceso de consulta, el usuario procede a estudiar y evaluar la información. Si el usuario decide comprar el material bibliográfico, el encargado realiza una orden de pago que debe ser cancelada en las cajas del segundo piso. Con el comprobante de pago regresa al CIES, entrega copia del recibo y es entregada la información en medio magnético o físico. Si el usuario no desea adquirir la información devuelve el material prestado.
Tabla 7 Actividades - Proceso Consulta – Bases de datos CIES
PASO
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
ACTIVIDADES
INDICACIONES
El inicio hace referencia al momento en que se llega al edificio de Cámara de Comercio de Cali. Esta se presenta mientras se entrega una Espera en la portería identificación para poder entrar al edificio. El desplazamiento se realiza por el ascensor o por Desplazamiento al piso 18 las escaleras del edificio. Se realiza el contacto con el usuario y se le guía Recepción del usuario hacia el servicio que solicita. Desplazamiento a la dirección Se sube a un segundo piso a través de unas del Centro de Información escaleras El usuario solicita al Coordinador del Centro de Solicitud de la información Información el tema específico. El Coordinador consulta en las bases de datos ¿Consulta de la información? Winisis. Si la información solicitada está en la colección general El director del centro procede a desplazarse hacia Desplazamiento a la estantería la ubicación del material documental. Búsqueda del material El director busca en las estanterías el material documental documental solicitado Entrega del material El Coordinador entrega el material documental documental para ser revisado por el usuario Desplazamiento a la sala de lectura Consulta y revisión del El usuario se sienta en la sala de lectura a material solicitado consultar y revisar la información El usuario toma la decisión de si el material Definir si la información sirve prestado es el ideal para su consulta El Coordinador entrega al usuario una orden de Desplazamiento a caja pago por el valor de las copias Pago de fotocopias Se realiza el pago de las copias necesarias Desplazamiento a fotocopiadora El usuario realiza una espera mientras las Espera de copias fotocopias solicitadas se imprimen Desplazamiento a la coordinación del centro entrega del material El usuario hace entrega del material documental documental al encargado del centro Momento en que el usuario sale del Centro de SALIDA Información. INICIO
FUENTE: Elaboración propia de los autores - 2013
Figura 31 Proceso Consulta Bases de datos CIES
FUENTE: Elaboración propia de los autores - 2013
Figura 32 Flujograma: Proceso de consulta en bases de datos CIES
FUENTE: elaboración propia de los autores 2013
Consulta Bibliografías Especializadas La consulta de bibliografía especializada tiene como objeto que el usuario obtenga información de calidad que le permita constituir un marco de referencia para la consulta en temas especializados los cuales pueden ser libros, documentos, revistas, boletines; además de información almacenada en las bases de datos de las colecciones CG1, CCC y PP. El proceso de consulta en las bases de datos del CIES se presenta una vez el usuario está en la unidad de información. El usuario es atendido por el personal encargado, quien atiende su requerimiento o necesidad de información, se inicia un breve mapa conceptual que permite guiar la asesoría en la consulta y búsqueda oportuna según la temática y las condiciones de información que se requieren. Definida la necesidad de información, el personal encargado lleva a cabo un proceso de búsqueda en las bases de datos. Una vez se ingresa el nombre o palabra clave el programa despliega una relación de material bibliográfico relacionado con el tema solicitado. Una vez terminado el proceso de consulta, el usuario procede a estudiar y evaluar la información Si el usuario decide comprar el material bibliográfico, el encargado realiza una orden de pago que debe ser cancelada en las cajas del segundo piso. Con el comprobante de pago regresa al CIES, donde entrega el recibo de pago y se le entrega la información en medio magnético o físico. Si el usuario no desea adquirir la información devuelve el material prestado. Tabla 8 Actividades Proceso Consulta - Bibliografía especializada
PASO 0 1 2 3 4 5
ACTIVIDADES
INDICACIONES
El inicio hace referencia al momento en que se llega al edificio de Cámara de Comercio de Cali. Esta se presenta mientras se entrega un Ingreso portería documento de identificación que respalda el ingreso del visitante al edificio. Desplazamiento al piso Este desplazamiento se realiza por el ascensor 18 o por las escaleras del edificio. Se realiza el contacto con el usuario y se lo guía Recepción del usuario hacia el servicio que solicita. Desplazamiento a la Se sube a un segundo piso a través de unas coordinación del Centro escaleras de Información Solicitud de bibliografía El usuario solicita al Coordinador la bibliografía especializada que se requiere en determinado tema. ENTRADA
PASO 6 7 8 9 10
ACTIVIDADES Consulta de la información Revisión de las bibliografías Decisión de comprar la bibliografía. Expedición de la orden de pago Desplazamiento a la caja
11
Cancelación impresiones
12
Entrega del bibliográfico SALIDA
INDICACIONES
Efectúa consulta en el programa Winisis referente al tema específico solicitado. El usuario estudia la información suministrada evalúa El usuario decide si adquiere la información solicitada. El Coordinador realiza una orden de pago por el monto del servicio reprográfico Efectuar el pago el usuario debe desplazarse al piso segundo donde están las cajas Una vez el usuario realiza el pago del servicio de regresa al piso 18 para entregar recibo de pago y obtener la información material Aquí es entregada la bibliografía especializada al usuario Momento en que el usuario sale del Centro de Información CIES.
FUENTE: Elaboración propia de los autores - 2013
Figura 33 Proceso Consulta Bibliografía especializada
FUENTE: Elaboración propia de los autores – 2013
Figura 34 Flujograma: Proceso de consulta bibliografía especializada
FUENTE: Elaboración propia de los autores – 2013
Proceso consulta bibliográfica Una vez el usuario se encuentra en el CIES, solicita al Coordinador la información que requiere, este lleva a cabo un proceso de consulta bibliográfica en las bases de datos CCC, CG1 y PP mediante el Sistema Win-isis 1.5, al cual ingresa con clave, una vez visualiza la interfaz de búsqueda realiza el ingreso de la palabra clave en el diccionario o por Título, Autor por Tema de búsqueda, las palabras o descriptores se encuentran asociados al nombre del documento que se tiene en las colecciones, el cual facilita la recuperación oportuna de la información. La plataforma Win-isis despliega una serie de datos en los cuales se relacionan los estudios que existen en la unidad de información, especificando ubicación topográfica y un resumen que le permite determinar si la información arrojada es la requerida. El encargado procede a buscar físicamente las coincidencias del material bibliográfico según la ubicación topográfica, localiza y entrega la información, este la analiza y determina si adquiere o no la información. Tabla 9 Actividades Proceso Consulta Bibliográfica
PASO 1. 2. 3. 4. 5. 6.
7. 8.
ACTIVIDADES
INDICACIONES El inicio hace referencia al momento en que ENTRADA se llega al CIES. Se realiza el contacto con el usuario y se Recepción del usuario entrevista con el Coordinador. El usuario solicita al personal la información Solicitud de la información sobre un tema específico. Búsqueda en bases de El Coordinador procesa la búsqueda en las datos beses de datos Win Isis 1.5 El sistema muestra los resultados de la Despliegue de información búsqueda. Revisión del material desplegado por la El Coordinador analiza la información búsqueda El Coordinador una vez busca en las Localización del material colecciones hace entrega al usuario del bibliográfico material bibliográfico. SALIDA
Cierre de la búsqueda bibliográfica.
FUENTE: Elaboración propia de los autores - 2013
Figura 15. Proceso Consulta Bibliográfica
FUENTE: Elaboración propia de los autores - 2013
Figura 35 Flujograma Proceso de consulta bibliográfica
FUENTE: Elaboración propia de los autores-2013
Librería empresarial El proceso de venta de publicaciones, inicia desde el momento en el cual el usuario llega a la entidad con el propósito de adquirir algunas de las publicaciones estudios, libros, documentos que han sido editados por la entidad y que solo están para venta al público, no están disponibles para consulta en la sala de lectura. Una vez efectuado el proceso de ingreso a la entidad se dirige al CIES, solicita la publicación de su interés, estudia y evalúa el material bibliográfico. Si el usuario decide comprar la publicación, el encargado realiza una orden de pago que debe ser cancelada en las cajas del segundo piso. Con el comprobante de pago regresa al CIES, donde entrega copia del pago y es entregada la publicación. Si el usuario no desea adquirir la información devuelve el material solicitado. Tabla 10 Actividades Proceso Librería Empresarial
PASO
ACTIVIDADES
0
ENTRADA
1
Espera en la portería
2
Desplazamiento al piso 18
3
Recepción del usuario
4 5 6 7 8 9 10 11
Desplazamiento a la coordinación del CIES Solicitud de portafolio de libros o publicaciones Muestra del portafolio ¿Si el libro que solicita existe en inventario? Desplazamiento a la bodega de libros y publicaciones Búsqueda del libro solicitado Desplazamiento a la dirección del CIES Revisión del libro o publicación
INDICACIONES El inicio hace referencia al momento en que se llega al edificio de la CCC. Esta se presenta mientras se entrega una identificación para poder ingresar al edificio. Este desplazamiento se realiza por el ascensor o por las escaleras del edificio. Se realiza el contacto con el usuario y se lo guía hacia el servicio que solicita. Se llega al piso 18 y se sube a un segundo piso a través de unas escaleras El usuario solicita al encargado información del portafolio de libros. El Coordinador proporciona lista de publicaciones para la venta El encargado hace la solicitud de las publicaciones al almacén Se presenta publicaciones
la
requisición
de
las
El Coordinador busca el libro solicitado por el usuario en la bodega
El usuario ojea el libro para revisar que es el que busca y se encuentra en buenas
condiciones 12 13 14 15 16
¿Si el libro es el solicitado? Expedición orden de pago Desplazamiento a la caja piso dos Cancelación del libro Desplazamiento a la dirección del Centro de Información con recibo de pago. Entrega del libro o publicación
El usuario se dispone a comprar el libro El Coordinador
El usuario realiza el pago del libro
El usuario realiza una espera mientras se le entrega el libros Momento en que el usuario sale del Centro SALIDA de Información. FUENTE: Elaboración propia de los autores 20313
17
Figura 36 Proceso Librería Empresarial
FUENTE: Elaboración propia de los autores - 2013
Figura 37 Flujograma Librería Empresarial
FUENTE: Elaboración propia de los autores-2013
Librería virtual Creada por iniciativa del Centro de Información CIES hace poco más de ocho años, la Librería Virtual funciona dentro del dominio de la página Web de la entidad; surge como opción en busca de un espacio en el que la comunidad empresarial, académica y público en general conozcan de primera mano las publicaciones que periódicamente edita la Cámara de Comercio de Cali. http://www.ccc.org.co/publicaciones . En el link se encuentra un stock de libros disponible por una interface que permite vender lo que se tiene en depósito y lo que se dispone en la librería empresarial física, la venta se lleva a cabo solo en el ámbito nacional, se atienden pedidos y despacha a cualquier ciudad en Colombia. La compra se lleva a cabo cuando el usuario en el sitio Web selecciona alguno de los ejemplares disponibles, cancela en una cuenta nacional a nombre de la Cámara de Comercio de Cali, seguido envía por E-Mail comprobante de pago adjunta dirección para él envió e información del contacto, en menos de tres días se envían los ejemplares. En la Librería Virtual no sólo vende libros el propósito es tener a ese usuario virtual como usuario, con la ventaja de estar abiertos todos los días del año las veinticuatro horas del día. Tabla 11 Actividades Proceso - Librería Virtual
PASO 0 1 2
3
4
5 6
ACTIVIDADES
INDICACIONES El inicio hace referencia al momento en que el ENTRADA usuario entra a la Red de internet. Búsqueda en la Red de El usuario utiliza uno de los motores de Internet búsqueda Google, Mozilla, Chrome. Parado en el motor de búsqueda seleccionado Nombre o dirección el usuario coloca nombre o dirección electrónica electrónica respectiva. Ubicada en la red la dirección Web de la Página Web Cámara de Comercio de Cali, por el usuario debe desplegar www.ccc.org.co En el sitio Web de la entidad el usuario debe desplazarse por la página electrónica parte Búsqueda Librería inferior derecha del sitio Web de la Cámara de Comercio de Cali, hasta llegar al link: Más programas. En el sitio el usuario debe picar en la opción Publicaciones publicaciones. Muestra del portafolio En el sitio denominado publicaciones el usuario
PASO
7 8
9
10
ACTIVIDADES
INDICACIONES encuentra un listado de los libros para la venta, donde aparecen precio, título y autor de la obra. El usuario hace la selección de los títulos que Selección de la compra desea comprar El usuario cancela el valor de la compra en la Compra de cuenta nacional del Banco de Occidente a publicaciones nombre de la Cámara de Comercio de Cali. El usuario envía al CIES notificación por Fax o Notificación de la Email el comprobante de pago por el valor de compra la compra con datos como, dirección, nombre, para él envió. Recibido en el CIES correo o Email por el pago Envío de los libros de los libros se procede al empaque y envió Momento en que correspondencia notifica al SALIDA CIES del envió certificado del material bibliográfico al usuario
FUENTE: Elaboración propia de los autores – 2013
Figura 38 Proceso Librería Virtual
FUENTE: Elaboración propia de los autores – 2013
16.4 FACTORES O RECURSOS Los recursos del Centro de Información como son las bases de datos, libros, material electrónico, documentos, colecciones, revistas, material de referencia , ordenadores, software, planta física, personal propio y de la copropiedad, máquinas y equipos, junto con el personal encargado de la unidad de información comprenden diversas áreas relativas inherentes al servicio que se entrega al usuarios interno, real y potencial, estos elementos hacen posible el trabajo técnico humano y administrativo que necesita la unidad especializada como lo es el CIES para su funcionamiento y adecuado servicio en la consulta. 16.4.1 Recursos humanos Portero: Es la primera persona a la cual el usuario se dirige y con ella se ubica para poder acceder a la Cámara de Comercio de Cali, posteriormente al Centro de Información.
Recepcionista: Es la encarga de atender al usuario en el piso 18 brinda la información que requiere del CIES o de las personas que allí trabajan.
Coordinador: Persona encargada de atender, guiar al usuario, además facilitar la información que el necesita
Auxiliar de la fotocopiadora: Es el encargado de facilitar las copias o escáner del material que el usuario solicita.
16.4.2 Recursos técnicos Ascensor Fotocopiadora, escáner Computadores (consultas individuales, y consultas guiadas, información, auxiliar del escáner) Impresora. Fax. Líneas telefónicas
de
análisis de
16.4.3 Recursos tecnológicos Software Winisis - } CDS/ISIS es un sistema generalizado de almacenamiento y recuperación de información manejado por un conjunto de menús, diseñado específicamente
para el manejo por ordenador de bases de datos estructuradas. Una de las ventajas ofrecidas por el diseño general del sistema consiste en que CDS/ISIS es capaz de manipular un número ilimitado de bases de datos cada una de las cuales puede contener un conjunto diferente de datos, permite construir y manejar bases de datos estructuradas no numéricas, es decir bases de datos constituidas en su mayor parte por texto. Si bien algunas funciones del CDS/ISIS requieren conocimiento, la mayor parte de las aplicaciones puedan ser manejadas por personas que tengan poca o ninguna experiencia. Para usuarios avanzados, CDS/ISIS ofrece herramientas integradas de programación que permiten el desarrollo de aplicaciones especializadas y/o extensiones de las que originalmente ofrece el programa. Funciones del Sistema, las funciones de CDS/ISIS más importantes son: - Definir bases de datos con los elementos datos requeridos por el usuario. - Ingresar nuevos registros en una determinada base de datos - Modificar, corregir o borrar registros existentes - Construir automáticamente y mantener el rápido acceso a las base de datos. - Recuperar registros por su contenido, gracias a su lenguaje de búsqueda - Visualizar los registros o porciones de ellos de acuerdo a sus requisitos - Ordenar los registro en cualquier secuencia deseada - Imprimir catálogos parciales o totales y/o índices - Desarrollar aplicaciones especiales usando las facilidades integradas de programación. Requisitos de Hardware Los requisitos de hardware mínimos recomendados para utilizar CDS/ISIS para Windows son los siguientes: CPU: Procesador 486 a 40Mhz (recomendado Pentium a 100Mhz o mayor) RAM: 8Mb (recomendado 16Mb o más) 1 Unidad floppy disk 1,44 Mb 1 Disco duro (con al menos 4Mb libres) 1 Pantalla VGA 640x480 color (recomendado super VGA 800x600) 1 Impresora (opcional) Windows 3.1 o posterior. Si bien CDS/ISIS es un programa basado en Windows 3.1, corre bajo Windows 95 y Windows NT sin problemas específicos conocidos.
Restricciones del Sistema El sistema opera en la actualidad con las siguientes limitaciones: Número máximo de bases de datos Número máximo de registros en una base Tamaño máximo del registro Tamaño máximo de un campo Número máximo de campos (definidos en FDT) Número máximo de líneas en una FST Número máximo de palabras vacías Tamaño máximo de un formato de visualización Tamaño máximo del buffer pantalla
ilimitado 16 millones (500 Mb máx.) 32000 caracteres. 32000 caracteres 200 (excluyendo repeticiones campos repetibles) 600 14
de
799 10000 caracteres 64000
Fuente: Manual de referencia Winisis-2003
Una de las mayores ventajas para decidirse a adoptar el programa WINISIS es el gran número de usuarios que lo utilizan en el mundo. El hecho de que el programa lo proporcione gratuitamente la Unesco, y la posibilidad de trabajar con él en tres idiomas (francés, inglés y español) nos puede dar una idea de su carácter universal. WINISIS, es un programa para manejar bases de datos ISIS en entorno Windows la primera versión beta apareció en 1996. La última versión oficial es la 1.5 aparecida en abril de 2003. Funciona tanto como usuario servidor como en redes locales. El programa también permite poner bases de datos ISIS en Internet/Intranet en su última versión, denominada WXIS se basa en XML como lenguaje de etiquetado. A través de esta herramienta, una base de datos construida por ejemplo en WINISIS, se puede hacer accesible desde Internet.
Ventajas del Winisis sobre el entorno Una ventaja interesante del ISIS es que permite tener los diferentes archivos que forman la base de datos en distintos discos, con lo que se puede jugar con el espacio disponible en los diferentes discos. Esto también permite proteger la 14
Téngase en cuenta que los registros de más de 8000 caracteres no pueden ser usados con la versión MSDOS. Si se. pretende poder intercambiar datos con usuarios de la versión de MS-DOS, deberá tenerse en cuenta esa limitación.
información pues se podría utilizar el disco A para tener una parte de los archivos sin los cuales no se puede acceder a la base, y llevárselo al terminar sesión. WINISIS utiliza también el concepto de PERFILES a través de los cuales se pueden definir distintos entornos de trabajo. Así, al identificarse un usuario, éste llevará implícito un perfil, en el que tendrá limitado (o no) el acceso a determinadas operaciones como entrada de datos, consulta, modificación de la estructura de la base, así como el “recuerdo” de su entorno: última base accedida, cómo visualizar los resultados de una búsqueda entre otros. Los formatos de entrada de datos pueden generarse fácilmente por el usuario. Pueden tenerse diversos formatos de entrada. Los formatos tienen una ayuda a Nivel de campo que se introduce en la creación del formato. La base admite subcampos.
Proceso de análisis documental o tratamiento intelectual El conocimiento de los procesos de clasificación, catalogación y análisis en el Centro de Información Económico y Social permite que el usuario comprenda los datos que tiene en cuenta el bibliotecólogo al momento de organizar la información para que él la pueda localizar. Además, permite identificar los datos que deben de ir en la bibliografía que el usuario debe consignar a medida que va desarrollando el proceso de investigación. La clasificación se entiende como el ordenar o disponer por clases, así puede afirmarse que cualquier agrupación de libros con un plan definido puede considerarse como tal.
a. Externo Análisis Documental b. Interno
Descripción bibliográfica, Asiento bibliográfico, Catalogación, Catálogos Indización, Índice, Resumen
Los objetivos de la clasificación son : Asegurar un ordenamiento que será usado por los usuarios, permitir a una unidad de información reunir los libros por especialidades, haciendo uso de las ventajas que éste brinda, suministrar uno de los elementos de la signatura topográfica, para que los usuarios puedan ubicar sistemáticamente los libros en los estantes.
El Análisis documental o tratamiento intelectual son el conjunto de operaciones que se realizan con el propósito de representar el contenido de un documento en forma diferente a su forma original, esto facilita su consulta o su recuperación posteriormente. La descripción Bibliográfica o descripción física del documento catalogación. Tiene como objetivo suministrar una representación del documento y consiste en una descripción única, de tal manera, que pueda ser identificado fácilmente entre el cúmulo de documentos. La descripción del contenido para la ordenación o localización clasificación o Indización, para su conocimiento e información resumen analítico. Son operaciones mediante las cuales se hace la descripción de lo que trata un documento. Este conjunto de operaciones origina nuevas formas de representación del material analizado: Catálogos, ficheros, boletines bibliográficos, entre otros.
Ficha de ingreso de datos Las fichas catalográficas se utilizan para registrar y resumir los datos extraídos de fuentes bibliográficas como libros, revistas y periódicos o no bibliográficas Una ficha calcográfica contiene datos de identificación de las obras, conceptos, ideas, resúmenes, síntesis, entre otros. Las fichas son almacenadas en el sistema Win-Isis en el que reposan las bases de datos del CIES. El Sistema Win-isis presenta para el ingreso de datos relacionados con el material bibliográfico, un formato en el que se exponen cada uno de los campos requeridos para configurar la ficha catalográfica de una obra.
Figura 39 Pantalla Ficha ingreso de datos
Fuente: bases de datos CIES – 2013
Campos que conforman la ficha bibliográfica: Mfn: Número interno de registro. ISIS numera automáticamente los registros según se introducen en la base de datos. Colección: Hace referencia a la colección donde se efectúa el registro. Fuente del registro.: Es la entidad que realiza el registro. Nombre del autor personal: Escribir el o los responsables del libro o documento. Nombre del autor corporativo: Escribe la razón social de la entidad responsable de la publicación.
Título y subtítulo: Nombre propiamente de la publicación libro o documento. Edición: La edición es la nueva publicación de una obra, cuando ésta presenta cambios sustanciales en su contenido. ISBN- ISSN-ISBD: Descripción bibliográfica internacional normalizada, el número que identifica cada título es un número internacional estándar asignado por agencias internacionales según el caso o de acuerdo al tipo de publicación, libros, publicaciones periódicas. Lugar de la publicación: Sitio donde se edita el libro Editorial: Es la persona Natural o Jurídica responsable económica y legalmente de la edición del libro. Fecha de la publicación: Año que aparece publicado el libro Colación: Es el número de páginas que tiene la publicación Serie: nombre y número: Comprende el nombre o título de la serie, la sub serie si la tiene y el número que lo identifica, además, se registra la mención de responsabilidad cuando la presente. Idiomas: Se refiere al idioma en el cual aparece el libro. Notas: Dan cuenta de términos no explícitos en la descripción y que expresan la naturaleza de la obra. (Documental, Comedia) entre otros Descriptores o palabras claves: Palabras que representan el contenido de texto y se escogen de una lista o un tesauro. Ext. file: Corresponde al formato en el cual se digito el libro “imágenes” el cual puede ser: PDF o TIFF. Resumen: Es la reducción del texto con las ideas principales de este, con el fin de facilitar la comprensión del tema el texto. Asignatura topográfica: Número asignado al libro en la colección para su ubicación en la colección.
Elaboro/reviso/verifico: Nombre de la persona que ejecuto el registro Fecha de carga del registro: Año mes día que se catalogó el registro. Fecha de la adquisición: Fecha de la compra. Precio: Valor de la publicación.
Lenguaje de recuperación. El lenguaje de recuperación de CDS/ISIS se basa en el álgebra booleana, que provee una forma conveniente de expresar operaciones lógicas entre conjuntos. Cada término de búsqueda asociado con un registro dado puede, de hecho, considerarse que representa el conjunto de todos aquellos registros asociados con ese término. La clave para una búsqueda eficiente y efectiva es un conocimiento profundo de los términos de búsqueda disponibles en una base de datos determinada. Es importante por lo tanto, que el usuario se familiarice con el diccionario de términos de búsqueda disponibles para la base de datos que consulta, y con las reglas para generar los índices de los registros en esa base de datos.
Expresiones booleanas Las expresiones booleanas se usan para determinar si un conjunto de una o más condiciones es verdadero o falso, y el resultado de su evaluación es un valor de verdad. Los operandos de una expresión booleana pueden ser cualquiera de los siguientes: Expresiones relacionales: que comparan dos valores y determinan si existe o no una cierta relación entre ellos. Funciones booleanas: aquellas que devuelven un valor de verdad. Las expresiones relacionales permiten determinar si una relación dada se verifica entre dos valores. La forma general de una expresión relacional es: = Igual <> Distinto (diferente de) < Menor que <= Menor o igual que > Mayor que >= Mayor o igual que
Los operandos de una expresión booleana pueden combinarse con los operadores siguientes: NOTA (NO) Este operador produce el valor Verdadero, si su operando es Falso; y el valor Falso, si su operando es Verdadero. El operador NOT sólo puede usarse como operador signo + o sea, siempre se aplica a la expresión booleana que le sigue. AND (Y) Este operador produce el valor Verdadero si ambos operandos son Verdadero. Si cualquiera de los dos operandos es Falso, entonces el resultado será Falso. OR (O) Este operador realiza una operación O-inclusivo. El resultado es Verdadero si cualquiera de los dos operandos, o ambos son Verdadero. En caso contrario, es Falso. Al evaluar expresiones booleanas, y en ausencia de paréntesis, CDS/ISIS ejecutará las operaciones NOT en primer lugar, después las operaciones AND, y finalmente las OR. Las series de dos o más operadores del mismo nivel, se ejecutan de izquierda a derecha. Se pueden usar paréntesis para alterar el orden de evaluación: las expresiones dentro de paréntesis se evalúan antes, y las expresiones entre paréntesis internos a otros, son evaluadas antes que las expresiones externas a los paréntesis.
Términos de búsqueda. Un término es cualquier elemento de búsqueda definido para una base de datos dada, tal como un descriptor de materia, palabra clave, frase, palabras del título, nombres de autor. Cuando se usa un término conocido, este debe ser especificado en la forma idéntica en que es conocido por CDS/ISIS. Al formular una consulta, se debe tener a mano una lista de los términos de búsqueda (o usar la ventana diccionario, para ver la lista de los términos de búsqueda disponibles). Lenguaje de búsqueda
Operadores de búsqueda sobre un archivo invertido + O (OR). Sintaxis: [término1 + término2]. Seleccionará los documentos que contengan término1 o término2 o que contengan los dos.
Ejemplo: Valle del Cauca + Historia * Y (AND). Sintaxis: [término 1 * término 2]. Seleccionará los documentos que contengan término1 y término2. La diferencia con + es que aquí deben existir los dos términos en el documento para que sea seleccionado, mientras que en + bastará con que el documento contenga uno de los dos términos para que sea seleccionado. Ejemplo: Empleo * Cali ^ NO (NOT). Sintaxis: [término 1 ^ término 2]. Seleccionará los documentos que contengan término1 siempre que no contengan además término2. Ejemplo: Violencia ^ Colombia $ TRUNCAMIENTO. Sintaxis: [descri$]. Seleccionará todos los documentos que tengan términos que empiecen por descri. Seleccionaría así: descriptor, descripción, descrito. Ejemplo: Competiti$ (G) Búsqueda sobre el mismo campo. Sintaxis: [término1 (G) término2]. Selecciona todos los documentos que contengan término1 y término2, y que además estén en el mismo campo. No se especifica en qué campo. Todas las ocurrencias del mismo campo se tratan como un sólo campo. Ejemplo: Tenemos un campo que contiene: JOSE SACRISTAN % FERNAN GOMEZ % PACO RABAL. Preguntando: FERNAN (G) GOMEZ se recuperará el documento. Pero también se recuperará preguntando: JOSE (G) GOMEZ, ya que el sistema no distingue con este operador entre ocurrencias distintas. (F) Búsqueda sobre el mismo campo y la misma ocurrencia. Sintaxis: [término1 (F) término2]. Es igual que la anterior, pero exige que los dos términos estén en la misma ocurrencia (si el campo sobre el que buscamos no es repetible lo toma todo como la misma ocurrencia). En el ejemplo anterior, preguntando FERNAN (F) GOMEZ se recuperará el documento y preguntando JOSE (F) GOMEZ no se recuperará. $ Términos separados x palabras.
Sintaxis: [término1 $ término2]. Selecciona todos los documentos que contengan en el mismo campo los términos indicados, y que estén separados exactamente por el mismo número de palabras que de signos $. Hay que tener en cuenta que el programa cuenta con que del primer término al segundo término hay una palabra de distancia, por tanto, si queremos buscar términos que contengan entre sí una palabra, deberemos poner dos signos $. Ejemplos: FRANCISCO $ SANTOS. Recuperaría: FRANCISCO SANTOS. FERNANDO $ $ GOMEZ. Recuperaría: FERNANDO FERNAN GOMEZ, FERNANDO PEREZ GOMEZ, FERNANDO GARCIA GOMEZ. # Número de búsqueda. Cada vez que realizamos una búsqueda, ISIS le asigna un número correlativo. En una consulta podemos hacer referencia a una búsqueda anterior, combinándola con cualquier operador. Sintaxis: [ #n ], siendo n el número de búsqueda que queremos combinar. Ejemplo: Consulta 1: Francia * España Resultado: 150 Consulta 2: #1 * convenios bilaterales Resultado: 70 Esto es: En la primera consulta se localizaron 150 documentos que tenían los términos España y Francia, en la segunda consulta se localizaron los documentos que cumplían los requisitos de la búsqueda anterior (España * Francia) y que además tuvieran el término convenios bilaterales. Any sinónimos. Existe un archivo de sinónimos de gran utilidad que servirá para que cuando hagamos consultas de un término precedido por ANY, buscará todos los sinónimos que hayamos definido para dicho término. Ejemplo: Si tenemos en el archivo de sinónimos los términos: ANY CASA HOGAR ANY CASA VIVIENDA ANY CASA MORADA Al formular la pregunta: ANY CASA ISIS realmente estará preguntando: HOGAR + VIVIENDA + MORADA Búsqueda General
Winisis usa diferentes tipos de ventanas que han sido diseñadas con diferentes fines. Por ejemplo, para visualizar un registro de la base de datos que está en uso se utiliza la ventana de base de datos, para realizar una búsqueda se utiliza la ventana de búsquedas. Ejemplo: la figura corresponde a la de búsqueda en una base de datos en uso. Figura 40 Ventana de búsqueda
Fuente. Bases de datos CIES-2013
Ventana Búsqueda Experta La ventana se despliega al seleccionar el comando búsqueda experta del menú de búsquedas.
Figura 41 Búsqueda experta
FUENTE: base de datos CIES 2013
Esta ventana de edición contiene la expresión de búsqueda activa. Los usuarios expertos pueden escribir directamente en dicha ventana las búsquedas que deseen realizar.
Ventana Diccionario Esta ventana muestra los términos de búsqueda del diccionario. Aparecerá cada vez que se pulse el botón Diccionario en cualquiera de las ventanas, búsqueda experta, búsqueda asistida, entrada de datos o base de datos. Figura 42 Búsqueda en diccionario
FUENTE: Manual de referencia Winisis
Operadores
Los elementos de búsqueda pueden ser relacionados entre sí con los tres operadores de búsqueda AND, OR y NOT, seleccionado el adecuado de la correspondiente lista de Operadores que se despliega al pulsar el botón. Botones Para ejecutar la búsqueda pulse el botón . La ecuación de búsqueda generada por CDS/ISIS será mostrada entonces en la ventana Expresión de búsqueda. Cuando se haya completado se mostrará el número asignado en el recuadro número de búsqueda, y el nº de registros recuperados aparecerá en el recuadro nº de aciertos.
Ventana de Impresión Figura 43 Configuración de impresión
FUENTE: bases de datos CIES-2013
Todos los registros de la última búsqueda. Seleccione esta opción si quiere imprimir el conjunto de registros que estuviera visualizando justo antes de entrar a la ventana de diálogo de impresión. Salida Después de haber indicado que es lo que se va a imprimir, se debe indicar el dispositivo de salida. CDS/ISIS le ofrece las siguientes opciones:
Impresora La salida será impresa por defecto de Windows. Archivo postscript . La salida se graba en un archivo output.ps en el directorio de trabajo de CDS/ISIS.
Archivo ASCII (ANSI) La salida será grabada en un archivo de texto en formato ASCII utilizando el juego de caracteres definido para Windows.
Archivo ASCII (OEM) La salida será grabada en un archivo de texto en formato ASCII utilizando el juego de caracteres definido para MS-DOS. Cuando se elige la opción de impresión a un archivo, CDS/ISIS le pedirá que indique el nombre de dicho archivo por medio de una ventana de diálogo Guardar Archivo justo antes de empezar el proceso de impresión (al pulsar el botón Imprimir).
17. PROGRAMA CURSO DE CAPACITACIÓN La señalización es un proceso formador que tiene como objetivo la orientación correcta del usuario del CIES desde el momento en que ingresa a las instalaciones de la Cámara de Comercio de Cali, analice el proceso de señalización y con base en ello desarrollen actividades de mejora en el conocimiento adquirido. Como lo afirma Ausubel (1983) en su teoría del aprendizaje” el aprendizaje del alumno depende de la estructura cognitiva previa que se relaciones con la nueva información” En esta sección, se quiere hacer llegar el servicio de orientación visual, inducción, visita guiada, visita virtual en el proceso formador del usuario CIES. De igual manera, la orientación busca conducir y guiar al usuario hacia los recursos que la unidad de información tiene a su disposición y está directamente relacionada con el sistema de signos que se encuentran en sus instalaciones y secciones. Entonces, la señalización es un factor de identidad para el Centro de Información, varía de acuerdo a las necesidades de cada unidad de información, contribuye en la creación y mantenimiento de su identidad visual. Por lo tanto, las señales deben ser propias e identificativas, distinguiéndose de las de otras unidades de información enfocándose en dos aspectos: uniformidad y comunicación; utilizando señales coherentes, uniformes, que faciliten su identificación, y constituyan una expresión viva del CIES: resultan una tarjeta de presentación para el usuario que acude por primera vez. El acceso al Centro de Información y sus servicios precisan de señales como un instrumento necesario que asegura la conexión entre el servicio y el usuario. En el En la ruta de acceso CIES se usan los colores, palabras y símbolos para las señales. Pueden ir con o sin leyenda y expresan prohibiciones, direcciones, secciones del centro, salidas de emergencia y todo tipo de indicaciones como servicio de baños, ascensores, comedor entre otros. En la ruta de ingreso al CIES se identifican señales encaminadas a reglamentar y direccionar al usuario hacia las aéreas o secciones entre ellas las siguientes:
Reglamentarias
Orientación
18. ADIESTRAMIENTO PROGRAMA INformarse El Centro de Información cuenta con los materiales necesarios para efectuar el proceso pedagógico, para el aprendizaje se elegirá el método más apropiado para esta instrucción. Ausubel expone en su teoría de la asimilación cognoscitiva que: “La nueva información es vinculada con aspectos relevantes y pre existentes en la estructura cognoscitiva, proceso en que se modifica la información recientemente adquirida y la estructura pre existente (Ausubel; 1983:71), al respecto Ausubel recalca: “Este proceso de interacción modifica tanto el significado de la nueva información como el significado del concepto o proposición al cual está afianzada”. (Ausubel; 1983:120).
Adiestramiento Directo: El Coordinador como formador transmitirá la información dejando espacios cortos para la interacción con los usuarios. El proceso pedagógico se llevara a cabo en:
Sistemas de grupo: La conferencia es el medio y la demostración es el fin. Sistemas individuales: Guías, Manuales y Catalogo.
Adiestramiento Indirecto: El usuario adquirirá autonomía en el aprendizaje se hace responsable del mismo.
Sistema de grupo: Lluvia de ideas, discusiones, simulación, método inquisitivo. Sistema Individual: Trabajo de investigación, Tutorías, trabajo con ordenador.
Gómez Hernández (2000) clasifica los métodos para la preparación de las actividades didácticas como métodos activos, métodos verbales y técnicas grupales. En todo caso, la selección de los posibles métodos para cada contenido a desarrollar en la formación, debe seguir criterios pedagógicos, y conviene que quede reflejada en una guía de actuación para formadores, donde se oriente al formador sobre los distintos métodos que se puede utilizar en cada caso, y se le den unas directrices para la elaboración de los materiales adecuados a su área temática. Teniendo en cuenta lo anterior se incorporaran todas las herramientas al alcance para desarrollar el PFU. Los métodos vistos hasta ahora son adaptables a la formación presencial, semipresencial y virtual. Las herramientas diseñadas para utilizar medios informáticos serán instrumentos indispensables, que permitirán
difundir contenidos en modo interactivo y ayudarán a este desarrollo. Revisadas las herramientas se encontró lo útiles que resultan en la enseñanza de los contenidos que ya hemos determinado en esta primera parte. Además, en el desarrollo del Programa de Formación de Usuarios se presentó el esquema de clasificación para la formación, de usuarios CIES, detallando duración y contenidos a abordar.
Formación previa Destinatarios. Estudiantes, Empresarios, Internos, Investigadores, Publico. Duración. 45 minutos Contenidos, Nivel básico se pretende familiarizar los usuarios con el CIES, horario de atención, servicios, estructura administrativa y competencias informacionales básicas para facilitar el desarrollo en este aprendizaje. Este esquema se complementará posteriormente con otro, elaborado para cada plan de acción, que contenga las distintas acciones formativas a desarrollar para cada bloque, especificando los usuarios a los que va dirigido, objetivos perseguidos, duración, número de sesiones , metodología y fecha de la formación.
Formación general Destinatarios: Estudiantes, Empresarios, Internos, Investigadores, Publico. Duración: 60 minutos Contenidos: Nivel básico se trata de familiarizar al usuario con el Centro de Información, recursos y servicios con las competencias de información. 1. La necesidad de información 2. Los recursos informativos
Formación específica Destinatarios: Estudiantes, Empresarios, Internos, Investigadores, Publico. Duración: Varia de acuerdo con actividades Contenidos: Nivel Medio pretende familiarizar al usuario con el Centro de Información, recursos, servicios, procesos, competencias de información. 1. La necesidad de información 2. Los recursos informativos 3. Evaluar la información 4. Comunicar lo comprendido
El programa de formación diseñado comenzó a finales del presente año en su comienzo estará dirigido y presentado por el coordinador del CIES quien hará las veces de formador teniendo en cuenta el método pedagógico y el proceso formador propuesto para el programa INFormarse
Formación inicial 1. Sesión de bienvenida Metodología: Presencial, en grupo: Conferencia y visita guiada En línea: Catalogo OPAC de presentación. Video con la visita guiada en la Web Destinatarios: Grupo objetivo, empresario emprendedor, estudiante. Objetivos Presentar el CIES al nuevo usuario con el fin de que conozca la estructura, horarios, servicios, normas, señales, guías, manuales, catálogos bases de datos, recursos técnicos y tecnológicos, mostrando el Centro de Información como un espacio atractivo, propicio para la investigación el aprendizaje de todos sus usuarios. Duración: cuarenta y cinco minutos. Sesiones: tres por semana lunes miércoles y viernes. Fechas de iniciación: Febrero-Junio y Agosto Noviembre
19. EVALUACIÓN La planificación de la evaluación del Programa INFormarse será la última actividad que se realizara. Es una de las más importantes por ser la evaluación elemento de control de todo el PFU y resulta de ayuda en la toma de decisiones. Además, constituye una herramienta de medición y diagnóstico que promueve la calidad del aprendizaje, analizando el logro de los objetivos propuestos y la relación entre los resultados esperados y los resultados obtenidos. No solo se preparan elementos de evaluación sobre el aprendizaje del usuario, sino también abordar la función del Coordinador como formador, el diseño, implementación de la formación, evaluando procesos y servicios. Va a ser, por lo tanto, un proceso continuo que involucrará a todos los implicados.
CONCLUSIONES -
Se describieron los procesos actuales del Centro de Información Económica y social CIES de la Cámara de Comercio de Cali, con el fin de conocer cómo se presta el servicio a los usuarios y cuáles son los procedimientos que se realizan.
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Al realizar el estudio se encontró que el CIES no tenía un programa de formación en la prestación del servicio, por esto se procedió a definirlo en pro de mejorar las deficiencias del servicio.
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De acuerdo a la descripción de los procesos y servicios se encontró que estos tienen en común cuatro pasos: recepción, consulta, caja y reprografía.
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El Programa de Formación de Usuarios está fundamentado en el Plan de Acción de la entidad, queda de esta forma establecido un direccionamiento estratégico que le permitirá al Centro Información mejorar procesos crear nuevos puntos de contacto con los usuarios, además establecer un sistema de trabajo de mejora continua de formación calidad del servicio y mantener la información actualizada.
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En cuanto a las necesidades de los usuarios se puede afirmar que estos necesitan tener información de primera mano, actualizada en línea, tener acceso a las bases de batos vía Internet.
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Lo que respecta a temas de actualidad en la información se precisa información económica, jurídica y legislativa, sectorial, concernientes a las empresas del Valle del Cauca, lo cual es un requerimiento clave para diversificar y dinamizar los servicios y posicionar el Centro entre su mercado objetivo: Los empresarios y estudiantes del Valle del Cauca.
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Se elaboró una guía de usuarios CIES herramienta que permitirá hacer uso de los servicios ofrecidos por el Centro de Información de manera autónoma y eficiente, gestionando los recursos físicos técnicos y tecnológicos que se poseen. Los mecanismos más adecuados para la evaluación de la gestión integral son los indicadores en cuanto a las perspectivas de información de los
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usuarios de los procesos y por último la formación y crecimiento, el cual permitirán llevar un mejor control y seguimiento a la gestión del PFU. -
El Programa de Formación de Usuarios que se implementa creará un ambiente de trabajo y una infraestructura sólida que le permita adquirir un plan de mejoramiento continuo al Centro de información CIES.
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El plan de nuevas tecnologías de información que se desarrollara en el centro las cuales requieren definir un desarrollo de internet como una aplicación (software) que permita recoger, procesar, administrar y presentar información en línea, unificando las bases de datos el software Winisis con el catalogo en línea OPAC facilitará a los usuarios el acceso más rápido a la información. Para ello se presentó en este trabajo el manual del usuario Catalogo OPAC su desarrollo requiere de la colaboración de los miembros activos del CIES y a la luz de un proceso de mejoramiento continuo que permita la adecuada implementación para cumplir con las expectativas y necesidades de la entidad y de los usuario.
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Se diseñaron las herramientas los métodos y técnicas como también los procesos de formación para el Programa de Formación de Usuarios INFormarse.
-
El proceso de evaluación del programa INFormarse se encuentra en curso, se estima que el tiempo para las encuentras será cada seis meses esto permitirá identificar aspectos de mejora continua en el Centro de Información.
-
Se elaboró el material didáctico que facilita la capacitación pedagógica en la formación del usuario, se encuentran la Guía rápida de servicios, Formato de consultas, Visita guiada, Instructivo de consulta
BIBLIOGRAFÍA RENDÓN GIRALDO, Nora Elena. La formación de usuarios de la información: una propuesta curricular. En: Revista Interamericana de Bibliotecología. Medellín. Vol. 23, no. 1-2 (Ene. – Dic., 2000); p. 91-105 HERNÁNDEZ SALAZAR, Patricia. La formación de usuarios de información en instituciones de educación superior. México: UNAM, Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, 1998. 76p BERNAL, T. César Augusto. Metodología de la investigación, segunda edición, Prentice Hall, México, 2006 NARANJO VÉLEZ, Edilma y RENDÓN GIRALDO, Nora Elena. Explorando el panorama de la formación de usuarios de la información. En: Revista Interamericana de Bibliotecología. Vol. 26, No. 2(Jul. – Dic. 2003), p. 13-37. PINEDA DE VALDERRAMA, Clemencia, Formación de usuarios de la información en el nivel de la educación superior. Armenia: Universidad del Quindío, 1991. 200 p. HERNÁNDEZ SALAZAR, Patricia. La formación de usuarios como línea de investigación en un centro universitario de investigaciones En: Revista interamericana de bibliotecología. Medellín: Universidad de Antioquia. Escuela Interamericana de bibliotecología. Julio – diciembre, vol. 25, No. 2, p. 73 – 94 NARANJO VÉLEZ, Edilma y ÁLVAREZ ZAPATA, Didier. Desarrollo de habilidades informativas: Una forma de animar a leer. Medellín: Universidad de Antioquia. Escuela interamericana de bibliotecología, 2003. 74 p. COSTA, Joan. Señalética: de la señalización al diseño de programas. España: Ediciones Ceac, 1987. 256p. NARANJO VÉLEZ, Edilma. Formación de usuarios de la información y procesos formativos: hacia una conceptualización. En Investigación bibliotecológica No 38 (2005); p.226SÁNCHEZ AVILLANEDA, María del Rocío. Señalética conceptos y fundamentos: Una aplicación en bibliotecas. Sl : Alfagrama, 2005. 184 p.
GUINCHAT, Claire y Michel Menou. Introducción general a las ciencias y técnicas de la información y la documentación. 1983 p 413 BUSHA, Charles H. Métodos de Investigación en Bibliotecología: Técnicas e interpretación. 1990 p.161 BUCKLAND, M., Redesigning library services: a manifesto. Chicago: American Library Association, 1992. LOPEZ YEPES, J., «El desarrollo de los sistemas de información y documentación». Cuadernos EURD Complutense, 1989, vol. 1, ni 2, p. 23-33, p. 25. BURK, CF., y Horton FW, Infornap: a complete guide lo discovering corporatec information resources. Englewood Cliffs : Prentice-Hail, 1988. COLL,-VINENT, R, Información y poder El futuro de las bases de datos documentales .Barcelona; Heroler. 1988, pp. 23-28. DAVENPORT, Thomas H., PRUSAK, Laurence. Conocimiento en acción: Cómo las organizaciones manejan lo que saben. Buenos Aires: Pearson Education, 2001. MARTÍNEZ, ARELLANO, Filiberto Felipe, Importancia de los procesos técnicos dentro de la actividad bibliotecaria. En: biblioteca universitaria. Vol.4 no 4 (octdic.1989). Pag.11-25
WEBGRAFIA CÁMARA DE COMERCIO DE CALI, [En línea] www.cc.org.co (citado Septiembre 2013) RENDÓN GIRALDO, Nora Elena. NARANJO VÉLEZ, Edilma, Evolución y tendencias de la formación de usuarios en un contexto latinoamericano: [En línea] http://aprendeenlinea.udea.edu.co/revistas/index.php/RIB/article/viewFile/8586/793 1 (citado Junio 2013) GARCÍA GÓMEZ francisco. DÍAZ GRAUF Antonio Fformación de Usuarios y Alfabetización informacional: dinámicas de trabajo en bibliotecas públicas [En línea] http://eprints.rclis.org/10694/1/FU_ALFIN_BPxabide.pdf [citado el 21 de Octubre 2013] UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA. Escuela interamericana de Bibliotecología. Modelo de Formación de usuarios de la información – MOFUS. . [En línea]. [Citado el 15 Agosto 2013]. Disponible en internet
LISTA DE ANEXOS
Anexo A Guía de usuarios. Anexo B Catalogo OPAC. Anexo C Guía Rápida de Servicios Anexo D Formato de Consultas Anexo E Visita Guiada Anexo F Señales Anexo G Instructivo de consulta
Guía de Usuario (Rev:01)
Interno
Anexo A
Guía de Usuario Centro de Información Económica Y Social CIES
Información del Documento **Aplica para: **Tipo de Doc.:
CIES Guía
Autor: Clasificación:
Carlos Figueroa – Mayra Gil Interno
La información contenida en este documento es sensible desde el punto de vista de seguridad y también puede ser sensible desde el punto de vista competitivo. Las decisiones relativas a la divulgación de este documento a terceros se deben tomar conjuntamente con el Departamento Legal dela CCC.
Número del Documento
Rev.
INS-0097
01
Rev. 01
Revisó Coordinador CIES
Detalle de la Revisión Emisión del Documento
Elaboró Carlos Figueroa – Mayra Gil
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Fecha 01-Nov-13
Aprobó Coordinador CIES
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Tabla de Contenido 1
OBJETIVO..................................................................................................................3
2
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS..........................................................................3
3
SERVICIOS.................................................................................................................3
4
3.1
Circulación y préstamo.........................................................................................3
3.2
Consulta en sala de lectura:.................................................................................4
3.3
Consulta bases de datos:.....................................................................................4
3.4
Librería empresarial.............................................................................................5
3.5
Librería virtual:......................................................................................................5
3.6
Préstamo interbibliotecario:..................................................................................6
3.7
Consulta bibliografías especializadas..................................................................6
3.8
Reprografía...........................................................................................................6
3.9
Consulta por intranet............................................................................................7
COLECCIONES..........................................................................................................7 4.1
5
6
General.................................................................................................................7
COMPORTAMIENTO DE LOS USUARIOS...............................................................7 5.1
Reglas de comportamiento general.....................................................................7
5.2
Señalización.........................................................................................................8
5.2.1
Señales de orientación..................................................................................8
5.2.2
Señales reglamentarias...............................................................................13
SANCIONES.............................................................................................................14
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1
OBJETIVO Brindar a los usuarios del CIES una herramienta que les permita hacer uso de los servicios ofrecidos por el centro de información de manera autónoma y eficiente, gestionando los recursos físicos y tecnológicos que posee.
2
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Término Win-Isis CIES
Descripción catálogo de bases de datos en formato CDS/ISIS para búsquedas usado en el CIES Centro de Información Económica y Social
Tabla 12 Tabla de definiciones y abreviaturas
3
SERVICIOS El CIES ofrece a los usuarios información especializada en temas a cerca de los estudios elaborados por la entidad y entidades anexas, estudios relacionados con la región vallecaucana, economía regional, así como temas jurídicos, legislativos, y comerciales, obras de referencia, consulta de publicaciones periódicas, documentos de la Memoria Institucional, vocación Valle del Cauca, gobierno municipal departamental y nacional, informes e investigaciones de la Cámara de Comercio de Cali. El centro de información atiende al público en el horario de lunes a viernes en jornada de 8:00a.m. – 12:00 m. y de 2:00 p.m. - 5:00: p.m. y cuenta con los siguientes servicios:
3.1
CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO Permite a los empresarios afiliados y a la comunidad en general adquirir en calidad de préstamo, en sala o préstamo a domicilio, el material bibliográfico existente en las colecciones. Para acceder a este servicio los usuarios deben tener en cuenta: Libros, revistas y documentos de la colección general se prestaran por 15 días, renovables por dos ocasiones consecutivas.
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3.2
Interno
Los documentos de la colección de Referencia, los periódicos, el material bibliográfico perteneciente a la colección del archivo vertical, solo se podrán consultar internamente en el CIES. El material audiovisual se prestara para los fines de semana, retirándose el viernes a partir de las 4 pm hasta el lunes o martes a las 9 a.m. se consideraran los casos en que el material se necesite en otros días de la semana, por motivos de trabajo. Los usuarios del CIES, tendrán derecho al préstamo simultáneo de material bibliográfico hasta por un número máximo de tres (3) documentos. En ningún caso se prestaran documentos que no se encuentren procesados en su totalidad. Al encontrarse vencida la fecha de entrega de un préstamo, no se harán nuevos préstamos hasta tanto no se encuentre a paz y salvo con el CIES. El Coordinador del CIES podrá, en casos especiales, fijar cupos y plazos mayores de préstamo.
CONSULTA EN SALA DE LECTURA: El CIES cuenta con una adecuada y tranquila sala de lectura, a disposición de los afiliados y del público en general. En esta sala se pueden consultar todas las fuentes de información disponibles referentes a: Vocación económica del Valle, Memoria Institucional, Economía Regional, temas jurídicos e información precisa sobre constitución de empresas, pasos para su creación, así como los principales diarios y revistas nacionales. Además, la sala tiene a su disposición un equipo de cómputo que contiene las bases de datos de todas las colecciones. El usuario tiene la opción de adquirir el material bibliográfico consultado.
3.3
CONSULTA BASES DE DATOS: Las bases de datos que existen en el CIES fueron creadas para facilitar la recuperación y el acceso a la información de los materiales bibliográficos, libros, documentos, revistas, estudios y boletines que llegan a la entidad, en general, lo que se conoce como vocación Valle del Cauca, Memoria Institucional y Publicaciones periodicas. Las bases de datos a disposición de los usuarios son las siguientes:
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Interno
Colección General CG1: constituida por material bibliográfico relacionado con libros, documentos, tesis, seminarios, congresos, Planes de Desarrollo Municipal, Departamental y Nacional, monografías, proyectos de infraestructura, estudios sectoriales entre otros. Cabe anotar que en su mayoría el material es de contenido netamente económico.
La Memoria Institucional MI. La componen todos los estudios realizados por la Cámara de Comercio de Cali y sus entidades adscritas, que en su momento fueron el desarrollo de las distintas áreas, programas convenios y alianzas interinstitucionales.
Hemeroteca PP: Comprende las publicaciones periódicas o seriadas, que han sido objeto del análisis hecho a los artículos que en ellas han sido publicados.
El usuario tiene la opción de adquirir el material bibliográfico consultado.
3.4
LIBRERÍA EMPRESARIAL A través de este servicio los usuarios pueden adquirir publicaciones, estudios, libros, documentos que han sido editados por la entidad y entidades como la Fundación para el Desarrollo Integral FDI, Comité Intergremial, Comité Empresarial y el Observatorio Económico y Social del Valle del Cauca entre otras y que solo están para venta al público, no están disponibles para consulta en la sala de lectura.
3.5
LIBRERÍA VIRTUAL: La Librería Virtual funciona dentro del dominio de la página Web de la entidad; surge como opción en busca de un espacio en el que la comunidad empresarial, académica y público en general conozcan de primera mano las publicaciones que periódicamente edita la Cámara de Comercio de Cali. http://www.ccc.org.co/publicaciones En el link se encuentra un stock de libros disponible por una interface que permite vender lo que se tiene en depósito y lo que se dispone en la librería empresarial física, la venta se lleva a cabo solo en el ámbito nacional, se atienden pedidos y despacha a cualquier ciudad en Colombia
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Interno
3.6
PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO: El préstamo interbibliotecario es un medio que permite facilitar información entre los Centros de Información de las Cámaras de Comercio de la región y/o bibliotecas de la ciudad. Para este servicio los usuarios deben tener en cuenta: Enviar carta solicitando el material. La entrega del material bibliográfico se hará a la persona que presente la carta debidamente firmada por la institución de donde es funcionario o estudiante. Por ser un préstamo de características especiales, el incumplimiento en la devolución, sin previo aviso, dará cancelación de este servicio a la institución prestamista. El máximo de documentos que se prestaran por esta modalidad, será de tres (3) para préstamo interbibliotecario según las normas generales existentes en el CIES.
3.7
CONSULTA BIBLIOGRAFÍAS ESPECIALIZADAS El CIES dispone de listados actualizados por temática específica de libros, documentos, revistas, boletines; se obtienen de la información almacenada en las bases de datos CG1, C y PP, mediante el Sistema Win-isis 1.5. Algunas consideraciones a temer en cuenta: El usuario debe acceder al sistema Win-isis mediante una clave. Una vez visualiza la interfaz de búsqueda realiza el ingreso de la palabra clave por Título, Autor o por Tema de búsqueda, las palabras o descriptores se encuentran asociados al nombre del documento que se tiene en las colecciones. La plataforma Win-isis despliega una serie de datos en los cuales se relacionan los estudios que existen en la unidad de información, especificando ubicación topográfica y un resumen que le permite determinar si la información arrojada es la requerida
3.8
REPROGRAFÍA El servicio de fotocopia les permite a los usuarios que consultan en sala obtener el material consultado.
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3.9
Interno
CONSULTA POR INTRANET Pueden efectuarse consultas vía intranet ingresando a la red interna http://10.0.1.22:9090/OPAC_HTML/OPAC.php o en su defecto a las bases de datos. También, se pueden hacer consultas generales de publicaciones suscritas en bases de datos externas
4
COMPORTAMIENTO DE LOS USUARIOS Para acceder a los servicios que ofrece el CIES los usuarios deben acatar las normas de comportamiento del centro de información
4.1
REGLAS DE COMPORTAMIENTO GENERAL Mientras se encuentra en las instalaciones del CIES:
Toda persona deberá presentar el carnet que lo acredite como funcionario regular de la Cámara de Comercio o como empresario o la cédula de ciudadanía, cuando sea un particular.
Los objetos de mano se depositarán en un lugar determinado para ello, y se le entregaran al usuario en el momento de su salida.
Cualquier funcionario del servicio de vigilancia de la Cámara, podrá exigir la revisión de las pertenencias llevadas por algún usuario, en el momento en que lo considere oportuno.
Los usuarios deberán abstenerse del uso del teléfono celular u otros elementos que perturben la tranquilidad del CIES.
Se deberá hablar en voz baja por ser un lugar para la investigación y consulta.
Acatar de las normas básicas de comportamiento dentro del CIES. Devolver dentro de los tiempos el material bibliográfico. Realizar consultas electrónicas de carácter investigativo, académico.
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4.2
Interno
SEÑALIZACIÓN El CIES cuenta con un sistema de señalización que permite ubicar a los usuarios dentro de las instalaciones del centro de información así como las pautas de comportamiento:
4.2.1 Señales de orientación Estas señales tienen por objeto facilitar al usuario del CIES ciertas informaciones que puedan serle de utilidad, para acceder a los servicios y/o ubicarse dentro de las instalaciones del centro de información:
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Cuando se llega a la puerta de entrada es fácil identificar el ingreso al CIES se está llegando al objetivo que es la consulta de los libros.
Luego del acceso al CIES encontramos el puesto del Coordinador persona encargada de orientar en primera instancia al usuario, nos dirigimos a las consultas y a la colección general con nuestro usuario casual.
Entregamos nuestra consulta al coordinador quien nos lleva hasta donde está el catalogo en línea para llevar a cabo la solicitud del libro en el sistema Winisis.
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En la sala de lectura se disfruta cómodamente los materiales solicitados.
Muy cerca del área de lectura se encuentra la sección de Referencia abierta al público permanentemente.
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La hemeroteca es el sitio preferido de los usuarios amantes del día a día periódicos, revistas, boletines, entre otros están a primera mano del usuario.
Área de pago
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Interno
Portería y recepción
Para tener en cuenta en caso de emergencia
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Interno
Horario de atención a los usuarios del CIES.
4.2.2 Señales reglamentarias Estas señales indican al usuario de CIES, reglas de comportamiento que deben ser acatadas.
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5
Interno
SANCIONES Para los usuarios arios del CIES que incurran en las conductas contempladas en el capítulo anterior, se le aplicará las siguientes sanciones: Será sancionado quien:
Retenga un documento por varios meses o años, en este caso se suspende el
préstamo definitivamente por el mismo tiempo de la demora en la devaluación. El usuario que recibe en préstamo cualquier tipo de material documental,
contrae una responsabilidad con el CIES intransferible. Quien sea sorprendido retirando irregularmente equipos
o
materiales
documentales o dañando intencionalmente cualquier elemento perteneciente al CIES, se le suspenderá definitivamente el servicio. Si el infractor no pertenece a la Cámara, ésta se reservará el derecho de iniciar acción judicial de acuerdo con las disposiciones vigentes.
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Anexo B
Versión 1.0
CATALOGO EN LÍNEA
MANUAL DE USUARIO
Página 1
LIBREJO Es un software modular diseñado bajo entorno Web soportado sobre bases de Datos ISIS para la Gestión de procesos en Bibliotecas y Centros de Documentación.
Módulo que permite consultar la Base de Datos Bibliográfica a través de Internet, ejecutando búsquedas por diferentes criterios, permite acceder a textos completos, imágenes video o audio.
Los campos por los cuales se pueden buscar un criterio son:
Página 2
Para ejecutar la búsqueda se da clic sobre El sistema presenta una ficha con los resultados de la búsqueda presentando de a 10
registros
por página.
Se puede
escoger la forma en que se presenten los resultados de la búsqueda, las opciones son: FORMATO FICHA
La ficha contiene: Encabezado: Registro actual Total de registros encontrados Marcar
Ver Documento completo
Página 3
Barra de herramientas OPAC
El botón inicio permite volver para realizar otra búsqueda.
El botón atrás permite ver los 10 registros anteriores.
El botón Adelante permite ver los 10 registros siguientes.
El botón Ver marcados permite ver los registros que se han marcado, actúa como un filtro.
El salvar búsqueda genera la una nueva vista con todos los registros de la búsqueda o los que fueron marcados.
Algunos registros pueden contener textos completos o tablas de contenido, para ese tipo de
registros el sistema habilita en el encabezado de la ficha la
opción para acceder a ellos. FORMATO TABLA
Presenta una tabla de títulos con su ubicación y año, permite seleccionar registros, y ver la ficha completa dando clic sobre el link que aparece en la ubicación física.
Página 4
Anexo C
Anexo D
CÁMARA DE COMERCIO DE CALI CENTRO DE INFORMACIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL CIES
CONTROL DE CONSULTA SIGNATURA DEL LIBRO No:____________________________ AUTOR: _________________________________________________ TITULO: _________________________________________________
NOMBRE COMPLETO USUARIO:___________________________ ________________________________________________________ TELÉFONO: _____________________________ E-MAIL:________________________________ SUGERENCIA:____________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________
TIPO DE USUARIO: Estudiante____ Empresario___ Afiliado____ Profesional____ Universitario____ Docente____
Anexo E CÁMARA DE COMERCIO DE CALI CENTRO DE INFORMACIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL CIES VISITA GUIADA La visita guiada permite explicar a los usuarios los servicios que ofrece el CIES, dando a conocer a los usuarios sus derechos y deberes, indicando cómo hacer un uso adecuado y racional de los recursos, del Catálogo OPAC, Guía rápida de servicios, Instructivo del usuario, Reglamento interno, Servicio de préstamo. Además, se orienta respecto a la forma en que debe realizarse la Búsqueda automatizado, forma de entrar en la Web del CIES y cómo hacer uso de sus servicios. De acuerdo a lo anterior, el CIES, cuenta con un portafolio de servicios dirigido a la comunidad empresarial, la visita guiada forma parte del programa INFormarse , este se constituye en un medio para trabajar con la comunidad de acuerdo a la oferta de servicios. Así mismo, conocer y facilitar información a través de la asimilación del conocimiento, la orientación y recorrido por las instalaciones. Horario y reserva El programa de visita guiada se prestara durante todo el año en horario de 900 a 11AM dirigido a la comunidad empresarial, establecimientos educativos, universidades público en general, la visita será asignada teniendo en cuenta la programación del mes respectivo, en solicitud dirigida al CIES. Duración El tiempo estimado de cada visita tendrá una duración máxima de 45 minutos por grupo de personas, aunque esto puede sufrir variaciones en función de la extensión de la exposición, del recorrido y la participación.
Tamaño de los grupos El grupo se estima que sea de cinco personas como mínimo y quince 15 como máximo esto con el fin de poder atender a todos los grupos y ofrecer explicaciones adecuadas para una mejor comprensión del visitante.
Desde esta iniciativa se establecerá que el Coordinador del CIES asumirá esta función por tratarse de un programa que orienta, acerca al usuario a la Cámara de Comercio, por consiguiente al Centro de Información y dará conocer el Programa de Formación de Usuarios INFormarse despertando en el visitante el interés por utilizar los servicios y programas que el CIES entrega..
Recorrido de la visita El guía explicara detalladamente los montajes de cada sección permitiendo la interacción, el diálogo y la participación de los integrantes del grupo. La visita inicia en el piso 18 comienza por las secciones hemeroteca y los exhibidores de revistas y periódicos de la fecha, se continua, por la sala de lectura los terminales de consulta y se detiene en la oficina del Coordinador. Se continua por el área de referencia, pasando a la sección de las colecciones General y Memoria institucional. Posteriormente dar un rápido repaso por la sección de imágenes y procesos técnicos y termina en el área la librería empresarial. , Servicios
Circulación y préstamo Consulta en sala de lectura Consulta bases de datos Bases de datos Librería empresarial y virtual Préstamo interbibliotecario Bibliografías especializadas Reprografía Consulta intranet
Grupos Deben estar acompañados por el responsable del grupo de visitantes. Solicitud Se efectúa por medio de una carta dirigida a la Cámara de Comercio de Cali, con atención al Centro de Información Económica y Social, calle 8 # 3-14 piso 18 o directamente en el CIES a través de las líneas telefónicas Tel. 886 13 00 Ext. 566552 o vía E- Mail [email protected]. El centro de Información CIES confirmara el día y la hora de la visita guiada en los siguientes tres días hábiles de recibida la solicitud, por medio del envió de comunicación escrita al solicitante. Es importante presentar el documento de confirmación de la visita. Para el ingreso al edificio cada visitante debe presentar un documento de identidad en la portería y portar su escarapela de visitante. Los responsables se encargaran del buen comportamiento del grupo de visitantes
Anexo F
Anexo G
INSTRUCTIVO DE CONSULTA USUARIO CIES El programa de formación de usuarios INFormarse busca dar apoyo y asistencia necesaria en el momento en que el usuario requiera del servicio de consulta bibliográfica, en este caso el Coordinador del CIES dará el soporte oportuno detectando que el usuario entiende como ejecutar el proceso de búsqueda y verificando si efectivamente encontró la información que requería o considerar las circunstancia que dificultaron las búsqueda.
INSTRUCTIVO DE BÚSQUEDA Por favor siga las siguientes instrucciones: Usted encontrara un pantalla en reposo con el siguiente aviso que dice: “El acceso a este equipo y a la información almacenada y/o accesada desde este, así como a los demás sistemas de información de la Cámara de Comercio de Cali, sólo está permitido al personal autorizado por la entidad y para el cumplimiento de las labores asignadas. Todo acceso o uso indebido de los sistemas, bases de datos, correo electrónico y demás recursos informáticos de la Cámara de Comercio de Cali, estará sujeto a las sanciones disciplinarias, civiles y penales a que haya lugar.” Oprima aceptar. La función anterior lo desplaza a una ventana donde se debe digitar el usuario y la clave, en este caso el usuario es: Usuario la contraseña: Informarse.
-
En el monitor encontrara el icono de Winisis: -
Wis is .exe
.
Picar sobre el icono Winisis lo conduce al menú principal.
En la barra de herramientas encuentra los iconos: Base de datos, Mostrar, Buscar, Editar, Configurar, Utilitarios, Ventana, Ayuda, para ingresar a una base de datos debe picar en base de datos buscar la opción Abrir.
Donde se selecciona la base de datos C es la memoria Institucional, CG1 colección general y PP Hemeroteca. Si elige una de las bases en este caso C.
l Paso 2 Búsqueda En la barra de herramientas se debe picar lo opción buscar
Aparece el pantallazo de búsqueda con un menú que muestra las opciones Diccionario, Ayuda, Ejecutar, Mostrar para el caso se debe picar en Diccionario
La pantalla muestra una nueva ventana donde debe colocar la palabra o termino clave de la búsqueda a efectuar, en este caso se utiliza el término vocación.
Posteriormente, se pica en la opción Ejecutar y Mostrar con el fin de que el Sistema consulte las coincidencias en la base de datos y despliegue el resultado.
Que contiene las fichas bibliográficas de cada coincidencia encontrada.
La ficha bibliográfica contiene la asignatura topográfica o ubicación del libro en las estanterías el autor, título del ejemplar, lugar de la publicación y fecha de edición número de páginas, términos asociados al tema, finalmente el resumen entrega el contenido general del libro. La búsqueda termina cuando se dirija a la estantería donde encontrará en la colección respectiva a la base de datos consultada los libros ordenados numéricamente de menor a mayor. Para el caso actual la asignatura topográfica es 5931 con el libro encontrado se dirige a sala de lectura.
