BAHAGIAN VI PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT PENGURUSAN REKOD KERAJAAN
URUSAN SURAT KERAJAAN
BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN
BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN
PENDAHULUAN
Surat cara perhubungan yang penting antara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan orang ramai Surat yang disediakan agensi kerajaan adalah dokumen dan rekod rasmi bagi membuktikan penyaluran antara sesama agensi kerajaan dan dengan pihak lain Setiap surat hendaklah jelas, ringkas dan padat supaya mesej dapat disampaikan dengan berkesan Bolih dihantar melalui fak dan email disamping pos
PENYEDIAAN SURAT RASMI
Mengandungi elemen-elemen
alamat pengirim
alamat penerima
nombor rujukan
tarikh surat
tajuk surat
pembukaan dan pengakhiran surat
penomboran perenggan m/surat dan lampiran
PENGGUNAAN KERTAS RASMI (KEPALA SURAT)
Alamat Pengirim
Penyeragaman Kepala Surat
Rujuk
-
SPA Bil 8 Tahun 1980
Semua surat rasmi jabatan hendaklah ditaip atas kertas Rasmi Jabatan (Letter Head ) Ciri-ciri minima mengandungi logo, nama, alamat, nombor telefon, nombor faksimili dan maklumat jabatan
Tujuan menggunakan “letter head” ialah untuk memberi surat itu kuasa dan perhatian yang sepatutnya dari penerima Bagi memudahkan penerima menjawab/ menghubungi agensi pengirim
Gambaran surat berkenaan atas urusan kerajaan Di gunakan di muka surat pertama sahaja
MEMULAKAN SURAT Nombor Rujukan
Nombor rujukan (rujukan tuan, rujukan kami) hendaklah ditaip di bahagian atas sebelah kanan
Rujukan tuan di baris pertama dan diikuti dii kuti dengan rujukan kami di baris berikutnya
Supaya mudah dikesan untuk tindakan lanjut
Surat jawapan hendaklah mencatakan nombor rujukan pengirim Tarikh
Tarikh surat ditulis di bawah rujukan kami. kami.
MENGALAMATKAN SURAT Kepada agensi kerajaan Semua surat rasmi kecuali surat yang dituju kepada mana-mana individu tertentu hendaklah dialamatkan kepada Ketua Pentadbir Tertinggi.
CONTOH
Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia Jalan Duta 50568 Kuala Lumpur
S AMBUNGAN……
Surat yang ditujukan khusus kepada ketua agensi hendaklah didahului dengan kata-kata hormat, gelaran kebesaran,nama gelaran jawatan, alamat rasmi agensi
Contoh
Yg Berbahagia Dato` Sidek bin Jamil Jamil Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia Jalan Duta 50568 Kuala Lumpur
Surat yang dituju kepada pegawai tertentu hendaklah ditambah dibawah alamat dengan perkataan `untuk perhatian` (u.p. nama pegawai berkenaan)
CONTOH
S AMBUNGAN….
Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia Jalan Duta 50568 Kuala Lumpur (u.p: En Shafian Daud)
Mengalamatkan surat kepada orangramai/ Individu -
Nama/Alamatkan kpd Individu berkenaan -
Gunakan kata hormat gelaran kebesaran
Mengalamatkan surat kepada Badan Berkanun/Firma/Pertubuhan - Gelaran jawatan pegawai yang mentadbir Firma/B.B/Pertubuhan berkenaan
Mengalamatkan surat kepada peguam - Sekiranya jabatan dimaklumkan oleh Firma/B.B & Orang Persaorangan
P ANGGILAN HORMAT
Kepada Jabatan/Agensi Kerajaan – Kerajaan –
sebutan “Tuan” hendaklah digunakan apabila surat dialamatkan kepada Ketua Pentadbiran organisasi, tanpa mengira sama ada jawatan ketua pentadbiran itu disandang oleh lelaki atau perempuan. Surat khusus kepada Ketua Jabatan/Agensi Kerajaan – Dahulukan kata-kata hormat dan gelaran kebesaran
Kepada Orang Awam -sebutan “Tuan” atau “Tuan/Puan” atau sebutan hormat yang sewajarnya yang mempunyai gelaran kebesaran
T AJUK SURAT
Surat perlu diberikan tajuk/perkara yang menggambarkan kandungan surat berkenaan Satu surat sebolehnya dihadkan satu perkara sahaja Surat jawapan hendaklah gunakan tajuk yang sama
EMBUKA KATA KATA PEMBUKA
Surat bolehlah dimulakan dengan perkataan yang sesuai dengan maksud surat tersebut tetapi contoh-contoh berikut boleh juga digunakan:-
“Dengan hormatnya saya di arah merujuk kepada perkara di atas............... atas.....................” ......” “Saya dengan hormatnya saya diarah memaklumkan......” “Saya diarah memaklumkan.....” “Saya diarah menjawab .....” “Saya diarah merujuk......” “Berhubung dengan perkara di atas,saya......”
PENOMBORAN PERENGGAN, MUKA SURAT DAN LAMPIRAN
Penulisan perenggan pertama surat tidak perlu dinomborkan. Ditulis dengan selang dua baris dari tajuk surat dan dimulakan di sebelah kiri.
Perenggan kedua dan seterusnya dinomborkan di sebelah kiri (bermula dengan nombor 2.) dengan nombor digit bukannya roman, diikuti dengan titik dan indentation (sekali tab).
Setiap perenggan ditaip selang sebaris.
Perenggan penutup tidak perlu dinomborkan. dinomborkan .
SAMBUNGAN
PENOMBORAN PERENGGAN, MUKA SURAT DAN
LAMPIRAN
Surat yang lebih daripada satu muka surat, ms seterusnya hendaklah diberi nombor turutan.
Lampiran yang disertakan hendaklah dinomborkan di bahagian atas sebelah kanan. Misalnya “Lampiran 1” atau “Lampiran A”
Nombor rujukan surat hendaklah dicatitkan di bahagian atas sebelah kiri.
CONTOH ANCKP 600/6 Jld 6 (64)
Lampiran A
1
Fail yang tidak aktif aktif dan telah ditutup ditutup lebih dari 5 tahun tahun sebanyak 200-300 fail (keutamaan adalah fail peribadi kakitangan yang telah bertukar atau bersara)
2
Penutup hidung untuk setiap peserta
3
Tali 1 gulung
4
Gunting/Pisau 5 unit
5
Borang Arkib 5/08 muka surat 1 sebanyak sebanyak 10 helai helai
6
Borang Arkib 5/08 muka surat 2 sebanyak sebanyak 100
7
Borang Arkib 5/08 muka surat 3 sebanyak sebanyak 100helai
8
Kertas A4 1 rims
9
Pensel sebanyak 1 kotak
10 Pen biru/hitam untuk untuk setiap peserta 11 Komputer atau Lap Top dan printer printer 12 Marker Pen 1 kotak 13 Stapler
Mengakhiri surat Slogan “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ” “BUDI BAHASA BUDAYA KITA” .
PENUTUP SURAT
Tiap-tiap surat hendaklah diakhiri dengan perkataan Saya yang menurut perintah sebelum tandatangan pegawai yang berkenaan. “
Nama penanda tangan (HURUF BESAR) BESAR)
Tandatangan pegawai
(b.p) - bagi pihak Ketua Jabatan
”
CONTOH PENUTUP SURAT Saya yang menurut perintah,
(NASSIR BIN ABDUL AZIZ) Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia
Jika tandatangan surat bagi pihak (b.p) pegawai yang lebih tinggi jawatannya, tandatangan dan nama serta jawatan pegawai yang menandatangani menandatangani hendaklah dicatatkan (b.p:) bagi pihak Ketua Jabatan/Pegawai atasan.
Contoh Saya yang menurut perintah, (NASSIR BIN ABDUL AZIZ) Pengarah Cawangan Latihan, b.p. Ketua Pengarah,
Arkib Negara Malaysia
NOTA KAKI
Di akhir surat hendaklah dicatat nota kaki yang berupa kod-kod tertentu yang menjelaskan penyemak surat, penderaf surat dan penulis/penaip surat. Contoh-contoh nota kaki tersebut adalah seperti berikut:-
Contoh HI/Msa/Sa
Maksudnya:HI = Surat Surat ini disemak oleh Habibah Ismail Msa = Surat ini dideraf oleh Mohdd Saleh Alias Sa = Penaip surat ini Saadiah Ahmad
Surat hendaklah disediakan dlm 3 salinan
Surat asal dihantar kepada penerima kepada penerima
Salinan kedua dikandungkan kedalam fail
Salinan ketiga dikandungkan kedalam fail kedalam fail timbul Jika perlu sediakan salinan tambahan sebagai salinan kepada(s.k) Surat Terperingkat perlu Terperingkat perlu di perakukan oleh Pegawai Pengelas. Kod Peringkat Keselamatan Keselamatan dicatatkan sebagai sebahagian nombor fail
Semua surat hendaklah diambil tindakan segera
Pastikan surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap dengan:
Tarikh
Nombor rujukan fail
Alamat yang betul
Lampiran (jika ada)
Tandatangan oleh pegawai bertanggungjawab
Setiap surat keluar hendaklah didaftarkan mengikut prosedur
PROSEDUR PENERIMAAN, PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT
Pegawai yang diberi tanggungjawab sahaja boleh membuka surat jabatan dan memprosesnya ikut prosedur yang ditetapkan Surat yang ditujukan khas kepada Ketua/Timbalan Ketua Jabatan hendaklah diserahkan kepada Pembantu Khas (tanpa dibuka) Surat yang dialamatkan kepada Ketua Jabatan dan surat untuk perhatian pegawai hendaklah dibuka oleh Pegawai yang menguruskan surat Surat difailkan dengan SEGERA sebelum diedarkan
Cara memasukan surat ke dalam fail sila lihat l ihat BAHAGIAN VII
JENIS-JENIS SURAT RASMI
1 Surat Terperingkat erperin gkat
2 Surat untuk Ketua/Timbalan Ketua/Timbalan Ketua Agensi
3 Surat umum yang dialamatkan kepada Ketua Agensi
4 Surat untuk perhatian pegawai.
PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGHANTARAN SURAT 1 Surat-surat terperingkat
Diuruskan oleh kakitangan yang dilantik
SAMPUL DALAM URUSAN SERI PADUKBAGINDA
SAMPUL LUAR
URUSAN SERI PADUKA BAGINDA
SULIT URUSAN SERI PADUKA BAGINDA
SULIT
PKK SL(R) 512/6 KLT 2(17)
PKK SL 512/I2 (99)
Y.B. SETIAUSAHA SETIAUSAHA KERAJAAN PEJABAT SUK SELANGOR TINGKAT 19 BANGUNAN SSAAS, 40000 SHAH ALAM SELANGOR
SULIT Y.B. SETIAUSAHA SETIAUSAHA KERAJAAN PEJABAT SUK SELANGOR TINGKAT 19 BANGUNAN SSAAS, 40000 SHAH ALAM SELANGOR
SULIT
Bahgian belakang
2 Surat untuk Ketua/Timbalan Ketua Agensi
Diserah kepada Pembantu Khas tanpa dibuka PA akan buka surat Copkan tarikh terima Tandatangan ringkas Majukan kpd Ketua/Timbalan Ketua/Timbalan Terima surat dan failkan Edarkan seperti yang diminitkan
3
Surat Umum Yang Di alamatkan Kepada Ketua Jabatan
Surat ini dibuka oleh kerani persuratan/ registri Rekod di bahagian Pentadbiran Tindakan yang perlu di ambil ialah:
Buka surat, copkan tarikh terima Tandatangan ringkas Daftar penerimaan Serah surat kpd Ketua Jabatan untuk minit tindakan Terima surat kembali dan failkan Edarkan kpd Peg. yang diminitkan
4 SURAT U.P: PEGAWAI
Surat ini dibuka oleh kerani persuratan/ registri Rekod di bahagian Pentadbiran Tindakan yang perlu di ambil ialah:
Buka surat, copkan tarikh terima Tandatangan ringkas Daftar penerimaan Failkan Serah surat kpd pegawai berkenaan
5
Daftar surat Daftarkan surat ke dalam Buku Daftar Penerimaan Surat
Tarikh terima
Tajuk surat (secara ringkas)
Bilangan rujukan surat.
6
Serahkan fail kepada Ketua/Timbalan Ketua Agensi untuk tindakan
Jika surat diminitkan kepada Ketua Bahagian/Unit/manaBahagian/Unit/manamana pegawai lain serahkan fail kepada pegawai berkenaan untuk diambil tindakan.
2 6 / 0 8 / 2 0 1 3 3 5
CARTA ALIRAN PROSES PENERIMAAN SURAT RASMI KERAJAAN
Mula Terima surat & buka sampul Cop di terima dan tarikh
Daftar Surat ke dalam Buku Daftar Hantar kepada Ketua Jabatan (KJ) KJ minitkan untuk tindakan PT Failkan surat tersebut
Agih kepada pegawai berkenaan bersama fail untuk tindakan Tamat
CONTOH REKOD PENDAFTARAN TERIMAAN SURAT RASMI BIL.
TARIKH
NO. RUJUKAN
TERIMAAN
FAIL DAN NAMA
PERKARA/TAJUK
JENIS
TINDAKAN
PENGIRIMAN
JABATAN PENGIRIM
1
1.7.2009
INSPIN 3005/2/9(55) dari INSPIN
Jemputan Penceramah Kursus Pengurusan Pejabat
HantarTangan
2
1.7.2009
ANM 500-10/22 (52) dari Ibu Pej. Arkib Negara Malaysia
Kursus Pengurusan Fail
Pos Biasa
Di failkan ANCKP 500-1/2(2)
3
1.7.2009
KPKK 15-1/22 (17) dari Kem.Peneranga n Komunikasi dan Kebudayaan
Pekeliling Pepereksaan PTK Umum Kementerian KPKK
Pos Laju
Di failkan ANCKP 50010/02(2)
4
1.7.2009
JPN 100-5/3/12 (51) dari Jabatan Pendaftaran Negara Ng Kedah
Permohonan Pelupusan Rekod
HantarTangan
Di failkan ANCKP 60003/02(2)
Jumlah surat surat yang diterima : 20
Difailkan ANCKP 100-5/1 (12)
PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT Pengurusan surat terperingkat yang dihantar dan diterima hendaklah dikawal melalui pendaftaran rahsia semasa menerima, memproses, menyimpan dan menghantar mengikut Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia dan peraturan yang berkaitan
SISTEM PENDAFTARAN RAHSIA / SULIT - iaitu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumendokumen terperingkat supaya ia diuruskan secara berasingan daripada dokumen tidak terperingkat. - diselia oleh seorang penjawat awam yang berjawatan tetap (Pendaftar Rahsia)
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PENDAFTAR RAHSIA
- menyimpan satu rekod yang peringkat tidak rendah daripada SULIT - menerima dan memproses dokumen terperingkat dan mengedar kepada pegawai - menghantar dokumen terperingkat dengan selamat dan diterima bersambung...
SURAT TERPERINGKAT PENEN PENENTUAN TUAN
TARAF KESELAMATAN KESELAMATAN
SURAT DI CATATKAN KOD KESELAMATAN SBG SEBAHAGIAN
NOMBOR RUJUKAN FAIL HENDAKLAH
DI PERAKUKAN
KEPADA PEGAWAI DI
DAFTARKAN
PENGELAS
SIAPA PEGAWAI PENGELAS Pelantikan Pegawai Awam untuk mengelaskan dokumen:: dokumen - Akta Rahsia Rasmi Pindaan 1986 - adalah meruju merujuk k kepada Surat Pekelili Pekeliling ng Am Bil. 2 Tahun Tahun 1987 bertarikh 20 Februari 1987. - surat pelantikan diperakukan oleh Menteri di porfolio yang berkenaan; - pelantikan pegawai awam adalah atas nama, jawatan yang disandang dan kementerian/jabatan yang beliau bertanggungjawab; - prosedur pengelasan adalah mengikut yang termaktub di dalam ARAHAN KESELAMA K ESELAMAT TAN
Seksyen 2B - Pelantikan Pegawai Awam untuk mengelaskan suratan rasmi Seseorang Menteri/MB/KM sesuatu negeri boleh melantik mana-mana pegawai awam melalui suatu perakuan di bawah tandatangannya untuk mengelaskan apa-apa suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagai Rahsia Besar Besar,, Rahsia, Rahsia, Sulit atau Terhad Terhad mengikut mana yang berkenaan.
CARTA ALIRAN PROSES PENERIMAAN SURAT RASMI KERAJAAN TERPERINGKAT
Mula Terima surat..
Kategorikan surat terperingkat, Serah ke Bahagian Sulit Buka sampul sampul surat, cop tarikh tarikh terima terima dan daftar Surat
Serah Ketua Jabatan Baca dan minitkan untuk tindakan Agih kepada pegawai berkenaan
SULIT
KPKK (SULIT) 700/10 Klt.1 (20) 17 Feb 1999
Ketua Setiausaha Negara Jabatan Perdana Menteri Jalan Dato’ Onn
Kuala Lumpur. Y.Bhg TanSri, Status Keselamatan Perlindungan Jabatan-Jabatan Kerajaan Seluruh Negara Dengan segala hormatnya dibawa ke pengetahuan Y.Bhg Tan Sri bahawa status keselamatan perlindunganseluruh negara di akhir-akhir ini adalah didapati kurang memuaskan. Untuk makluman Y, Bhg. Tan Sri jua terdapat pelanggaran keselamatan sepertimana berlakunya kes pecah masuk dan pencerobohan serta kebocoran rahsia seperti di laporkan dalam media masa tempatan. 2. Pejabat ini telah menjalankan siasatan dan naziran keselamatan dan mendapati bahawa Ketua Jabatan dan Penjawat awam terlibat telah tidak mematuhi peraturan -peraturan yang di tetapkan dalam Arahan Keselamatan Kerajaan. 3. Pejabat ini a kan terus membuat pemantauan dsebelum tindakan mengikut peruntukan Akta Rahsia Rasmi atau tatatertibdiambil seterus nya. Sekian dimaklumkan, terima Kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA
Saya yang menurut perintah
(Wan Mohd. Safian Hj. Wan Hasan) Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan
SULIT
Daftar Am 492 •
• •
•
•
khas untuk merekod suratan/dokumen rahsia rasmi berhubung di bawah jadual; mengandungi 10 ruang; ruang pertama hingga enam dipenuhi bagi suratan yang dikeluarkan; ruang tujuh hingga sepuluh hanya dipenuhi apabila suratan berkenaan dikelaskan semula; ruangan sembilan perlu ditandatangani oleh penama mengikut kuasa di bawah seksyen 2C Akta Rahsia Rasmi 1972 apabila dokumen berkenaan dikelaskan semula.
D AFTAR SURATAN R AHSIA R ASMI DI B AWAH J ADUAL A KTA KTA R AHSIA R ASMI 1972D AN BERHUBUNGAN DENGANNYA . (A M 492) Bil
TARIKH SURAT
RUJUKAN SURAT
PERKARA
DIKELUARKAN OLEH KEMENTERIAN / JABATAN
PENGELASAN
DIKELASKAN SEMULA OLEH
TAR IKH
TANDA TANGAN
CATATAN
Daftar Am 492A •
•
•
Khas untuk merekod suratan/dokumen rahsia rasmi di luar jadual dan berhubungan dengannya yang dikelaskan dikelaskan sebagai Rahsia Besar,, Rahsia, Besar Rahs ia, Sulit S ulit atau Terhad; Terhad; Mengandungi lapan (8) ruang untuk dipenuhi bagi setiap dokumen rahsia rasmi yang dikeluarkan; ruang ke tujuh mestilah ditandatangani oleh pegawai awam yang dilantik di bawah Seksyen 2B, Akta Rahsia Rasmi 972
Daft aftar ar Sur Surata atan n Rahs Rahsia ia Ras Rasmi mi Di Lua Luarr Jadua Jaduall Ak Akta ta Rahs Rahsia ia Rasm Rasmii 1972 Dan Berhubungan Dengannya. (Am 492A)
Bil
TARIKH RUJUKAN SURAT SURAT
PERKARA
PENGELASAN
DIKELASKAN OLEH
TANDA TANGAN
CATATAN
DAFTAR AM 492B •
•
•
Daftar Suratan Rahsia Rasmi Di Luar Jadual Akta Rahsia Rasmi 1972 Yang Yang Berhubungan Dengan nya Yang Di Kelaskan Semula Mengandungi sembilan (9) ruang untuk dipenuhi bagi setiap dokumen rahsia rasmi yang dikelaskan semula; Ruang ke lapan mestilah ditandatangani oleh pegawai awam yang ditetapkan di bawah Seksyen 2C, Akta Rahsia Rasmi 972
Daftar Suratan Rahsia Rasmi Di Luar Jadual Akta Rahsia Rasmi (1972) Yang Berhubungan Dengannya Yang Di Kelaskan Semula (Am 492 B) Bil Tarikh Surat
Rujukkan Perakara Surat
Pengelasan Di Kelaskan Semula oleh
Tandatangan Catatan Tarikh Di Kelaskan Semula
MEMBAWA DOKUMEN TERPERINGKAT KELUAR PEJABAT
Tidak dibenarkan sekali-kali, kecuali untuk urusan rasmi kerajaan pada waktu pejabat.
Dokumen Rahsia Besar / Rahsia / Rahsia tidak sekali-kali boleh dibawa keluar dari pejabat, melainkan atas sebab -sebab yg terkecuali - dgn mendapat kebenaran bertulis KSU Kementerian atau SUK
Dokumen Terhad/Sulit - Mendapat kebenaran bertulis Ketua Jabatan terlebih dahulu.
PENGHANTARAN MELALUI POS SISTEM DUA LAPIS SAMPUL SURAT
SAMPUL DALAM URUSAN SERI PADUKBAGINDA
SAMPUL LUAR
URUSAN SERI PADUKA BAGINDA
SULIT URUSAN SERI PADUKA BAGINDA
SULIT
PKK SL(R) 512/6 KLT 2(17)
PKK SL 512/I2 (99)
Y.B. SETIAUSAHA SETIAUSAHA KERAJAAN PEJABAT SUK SELANGOR TINGKAT 19 BANGUNAN SSAAS, 40000 SHAH ALAM SELANGOR
SULIT Y.B. SETIAUSAHA SETIAUSAHA KERAJAAN PEJABAT SUK SELANGOR TINGKAT 19 BANGUNAN SSAAS, 40000 SHAH ALAM SELANGOR
SULIT
Bahgian belakang
PENGHANTARAN SURAT TERPERINGKAT
Menggunakan Peti/beg berkunci
SULIT
SULIT
Satu lapis sampul surat August 26, 2013
55
AWAB SESI SOAL J AW ARKIB NEGARA MALAYSIA MALAYSIA Telefon (Pejabat) - 04-7204205 Telefon (Terus) - 04-7204201 CAWANGAN KEDAH DAN PERLIS ALOR MERAH Fax - 04-7340235 O5250 ALOR STAR Website www.arkib.gov.my KEDAH DARUL AMAN Email
[email protected]
5 7
