Universidad Central Del Ecuador: Trabajo de Organización y Sistemas I Tema: unidades de staff y de servicios

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Trabajo de Organización y Sistemas I Tema: unidades de staff y de servicios Docente: Ing. Julio Calvopiña Herrera

Lenin Quilisimba Curso: ap5-1 Fecha: 22/ 10 /2012

UNIDADES DE STAFF Y DE SERVICIOS

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Se refi refier ere e dir direc ecta tame ment nte e a los los em empl plea eado doss que que co cont ntri ribu buye yen n a que el personal de línea trabaje con mayor eficacia. eficacia. Son el grupo de expertos que asesoran en la toma de decisiones. Las funciones de staff tienen un impa impact cto o indi indire rect cto o dentr dentro o de la empre empresa sa ya que que solo solo ofrec ofrecen en ases asesor oría ía técnica, consultoría y monitoreo dentro de la misma, en cualquiera de sus niveles. Su autoridad se basa en la práctica del poder del experto. Staff prácticamente es la Asesoría que es de: consejo, de asistencia, auxilio, son consultivas. No dan órdenes. Aunque muchas veces surge lo que se conoce como el “conflicto entre la línea y la asesoría”, se da cuando el Asesor comienza, por el estatus que este tiene, y por lo tanto le permite dar órdenes a los subordinados de otro Jefe de quien dependen, lo que causa verdaderos problemas de relaciones.

Para Morris Hurley .- la organización línea- staff se refiere a un patrón organizaciona organizacionall en el cual individuos individuos especializados especializados aconsejan aconsejan a los jefes de la línea en lo referente a algunas de sus actividades. Los miembros del staff conc co ncent entra ran n su atenc atención ión sobr sobre e la inves investi tiga gaci ción ón y plan planifi ifica caci ción ón de los problemas del negocio o de la empresa. Los jefes de la línea quedan, en esta es ta form forma, a, má máss libr libres es para para fija fijarr su aten atenci ción ón en la ejec ejecuc ució ión n de los los reglamentos y prescripciones una vez que hayan sido formados por el staff. La autoridad y responsabilidad de los miembros del staff son de consejería y no disminuyen la autoridad y responsabilidad de los jefes de la línea. Las principales funciones del Staff son: 1. Servicios: actividades especializadas como contabilidad, compras, personal, entre otras. 2. Consultoría y asesoría: actividades especializadas como asistencia jurídica, métodos y procesos, consultoría para el trabajo, entre otros. otros. 3. Monitoreo: hacer seguimiento y evaluar una determinada actividad o proceso, sin intervenir en él o influenciarlo 4. Planeación y Control: casi siempre las actividades de planeación y control están delegados a los órganos Staff. Planeación y control financiero, presupuestal, de producción, de mantenimiento de máquinas y equipos, de calidad, entre otras.

LUGAR EN LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el más bajo al más alto. Dentr Dentro o de cualq cualqui uier er estr estruc uctu tura ra orga organi niza zati tiva va se pued puede e dist disting ingui uirr entr entre e unid unidad ades es de línea línea y unid unidad ades es staff staff;; am ambo boss tipo tiposs está están n form formad ados os por por departamentos o, en los supuestos más sencillos, por individuos que ocupan puestos de trabajo. En una organizació organización n plenamente plenamente desarrollada desarrollada puede funcionar funcionar en toda la escala jerárquica. -En -En los nive niveles les infer inferio iores res de la empres empresa a de fabri fabrica caci ción ón,, los los anali analist stas as normalizan el flujo de trabajo de operaciones programando la producción -En los niveles intermedios, intentan normalizar el trabajo intelectual de la organización, por ejemplo: formando a los directivos medios y realizando







Campo de aplicación En las las em empr pres esas as que que requ requie iere ren n se serv rvic icio ioss es espe peci cial aliz izad ados os co como mo financiar, comprar, administrar talento humano, planear y controlar entre otros. Es la forma de organización más utilizada y aplicada. •

•

EJEMPLO DE STAFF

Como Como podemo podemos s apreci apreciar ar en el grafic grafico o el staff staff esta esta denom denomina inado do como como “asesor pedagógico y técnico” que se encarga de la difusión del proyecto educativo estatal, del plan y de los programas de estudio, de los proyectos prioritarios prioritarios así como de las normas y lineamientos técnicos para el







Reci Recibe be ases asesor oram amie ient nto o y serv servic icio io de técn técnic icos os,, o cuer cuerpo pos s de ellos llos,, especializados para cada función

UNIDADES DE SERVICIO Es la que se da ent entre unida nidad des de apoy apoyo o o aux auxilia iliare ress co con n otra otrass no vinculadas jerárquicamente, (los Porteros) con otras unidades de la que no dependen. No dan consejo ni dan instrucciones, simplemente auxilian o sirven a otras unidades. Consiste en personal que forma parte de unidades especializadas, cuya función es proporcionar un apoyo a la organización fuera del flujo de trabajo de operaciones. Estas unidades de apoyo son claramente distintas de la Tecnoestructura, ya que no se preocupan por la normalizacion y no pueden verse del todo como asesores, aunque a veces si lo sean, sino que tienen una serie de funciones determinadas que desempeñar. Gran parte de los servicios que ofrecen podrían adquirirse de proveedores externos, pero la orga organiz nizac ació ión n opta opta por por prop propor orci cion onar arlos los ella ella misma misma(( p.e. p.e. El se serv rvic icio io de limpieza, la cantina, el servicio de seguridad, etc.).Esto es así para reducir la incertidumbre dentro de la organizacion y controlar los propios asuntos. Muchas Muchas veces veces las unidad unidades es de apoyo apoyo const constitu ituyen yen microo microorga rganiz nizaci acione ones, s, incluso disponiendo de su propio núcleo de operaciones ( p.e., taller de protot prototipos ipos). ). Estas Estas unidad unidades es toman toman recurs recursos os de la organi organizac zación ión global global,, proporcionándole a cambio una serie de servicios concretos, funcionando siempre independientemente del núcleo de operaciones. Por ejemplo, el servicio de mantenimiento, sera un servicio directo y parte integrante del núcleo de operaciones, en cambio la cantina quedara separada de dicho núcleo como unidad de apoyo. Las unidades de apoyo pueden hallarse en distintos niveles jerárquicos, según quienes reciban sus servicios. Normalmente, las relaciones publicas y el ase asesor sorami amient ento o jurídic jurídico o ocupan ocupan posici posicione oness elevada elevadas, s, dado dado que suelen suelen se serv rvir ir direc directa tame ment nte e al ápic ápice e estr estrat atég égic ico. o. En los los nive niveles les inter interme medio dioss encontramos encontramos las unidades que se dedican dedican a la determinación determinación de precios, precios, la investigación y el desarrollo, etc. En los niveles inferiores encontramos la cantina, el reparto del correo, la recepción y la oficina de pagos, Para su correcto aprovechamiento es necesario: 1. incorporar incorporar criterios criterios a la estructu estructura ra las necesarias necesarias para para su correcta correcta utilización 2. delimitar delimitar su campo campo de acción, acción, para para toda toda la organizació organización n o para un sector en particular 3. asegurar asegurar el aprovecha aprovechamiento miento del del servicio servicio prestado prestado por parte parte de las las unidades receptoras del mismo 4. facilitar facilitar el acceso acceso a las áreas e en n donde realizar realizará á el servicio servicio 5. concienciar concienciar de de la importancia importancia de de éstas en lo que se se refiere al al auxilio que presta en su campo de acción específico 6. explotar explotar las ventajas ventajas económica económicass que otorga otorga la especializac especialización ión de estas unidades. 7. asegurarse asegurarse que que actúen actúen dentro dentro del campo campo de acción acción previamente previamente







El Staff de apoyo, va a operar en los distintos niveles jerárquicos en función de a quienes asista. El Staff de apoyo, son micro organizaciones incorporadas a la organización con una estructura determinada. La organización prefiere tenerlas bajo su control, para disminuir o eliminar la incertidumbre. Centros con funciones de apoyo logístico (mantenimiento, conservación y suministros) y de asesoramiento para que los flujos de trabajo y los papeles de las otras unidades se desarrollen eficientemente. Integran la estructura de apoyo. Lass unid La unidad ades es de apoy apoyo o repr repres esen enta tan n func funcio ione ness de tipo tipo logí logíst stic ico o y de asesoramiento en determinadas cuestiones y actividades, tanto para unas como co mo para para otra otrass ca cattegor egoría íass de las las unida nidade dess orga organi niza zattivas ivas ante antess comentadas. Son unidades propias de servicios distintos, que mantienen, cons co nser erva van n o faci facilit litan an el dese desemp mpeño eño de los los proc proces esos os de las las unida unidade dess anteriores anteriores y que, en muchos muchos casos, pueden ser controladas controladas en el exterior exterior y no tener repr epresent entación es esttable en la estructura organizativa Son unidades que solo tienen competencias en su función y no poseen autoridad respecto a las tareas o flujos de trabajo. Por ejemplo. Asesoría jurídica, relaciones públicas, investigación y desarrollo, obra social, servicios de ma mant nteni enimi mient ento, o, etc. etc. Fisio Fisiológ lógic icam ament ente, e, se pued pueden en co cons nsid idera erarr co como mo miembros artificiales para ayudar a las extremidades.

El

“Staff” de Apoyo”, que figura a la derecha de la línea media, y que respalda el funcionamiento del núcleo de operaciones por vía indirecta, es decir, aparte del flujo fundamental de trabajo operativo. Están situados a uno y otro lado para indicar su separación de dicha dicha línea línea princ principa ipall de autor autorida idad d , infl influy uyen endo do en el nú núcl cleo eo de operaciones de modo indirecto .







Las rela Las relaci cion ones es de líne línea a y staf stafff so son n impo import rtan ante tess co como mo modo modo de vida vida organizacional, ya que las relaciones de autoridad entre los miembros de una organización afectan necesariamente a la operación de la empresa. Las func Las funcio ione ness de línea so son n las las que tiene ienen n un impa impaccto dire direccto en el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Las funciones de staff son aquellas que contribuyen a que el personal de línea trabaje con mayor eficacia a favor del cumplimiento de tales objetivos. Quienes Quienes sos sostie tienen nen esta esta visión visión clasif clasifica ican n invariab invariablem lement ente e a produc producció ción n y ventas (y en ocasiones a finanzas) como funciones de línea, y a compras, contabilidad contabilidad,, personal, personal, mantenimiento mantenimiento y control control de calidad como funciones funciones de staff.

NATURALEZA DE LAS RELACIONES DE LÍNEA Y STAFF: La autoridad de línea le da a un superior una línea de autoridad sobre un subord subordina inado. do. Esto Esto está está presen presente te en todas todas las organi organizac zacion iones es como como una escala o serie ininterrumpida de pasos. De ahí que el principio escalar de las organizaciones sea:cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el máxim máximo o puesto puesto admin administ istra rativ tivo o de una organ organiza izació ción n hasta hasta cada cada puesto puesto subordinado, tanto más clara será la responsabilidad responsabilidad de toma de decisiones y tanto más efectiva la comunicación organizacional. organizacional. En muchas grandes

empresas, los pasos que esta implica son largos y complejos, pero incluso en las empresas más pequeñas el solo hecho de la organización supone la aplicación del principio escalar. La autoridad de línea es la relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado; una relación de autoridad en línea o pasos directos. La naturaleza de la relación de staff es de asesoría. La función de quienes ejercen capacidad exclusivamente de staff es realizar investigaciones y dar









asesoría

a

los

administradores

de

línea.

¿RELACIONES LÍNEA / STAFF O DEPARTAMENTALIZACIÓN?: Aunque un departamento puede ocupar una posición en la que predomine la líneao staff respecto de otros departamentos, línea y staff se distinguen por relaciones de autoridad , no por lo que la gente hace.







1.

Conocimiento de las operaciones de línea.

2.

Persuasión en lugar de mando.

3.

Uso del enfoque informal.

4.

Resolución de conflictos.

CONCEPTOS DE LÍNEA Y STAFF •

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dirección; dentro de una Línea: es la sucesión de puntos en una sola dirección; empresa se basa en el principio de una autoridad única, donde cada jefatura responde ante un nivel superior. Este concepto es aplicable a la organización piramidal que emplean actualmente la mayoría de las empresas. empresas. Las funciones de línea tienen un impacto directo en el cumplimiento de los objetivos de la empresa. empresa. La autoridad lineal se basa en la práctica del poder legítimo.

Staff : se refiere directamente a los empleados que contribuyen a que el personal de línea trabaje con mayor eficacia. eficacia. Son el grupo de expertos que asesoran en la toma de decisiones. Las funciones de staff tienen un impacto indirecto dentro de la empresa ya que solo ofrecen asesoría técnica, consultoría y monitoreo dentro de la misma, en cualquiera de sus niveles. Su autoridad se basa en la práctica del poder del experto.

EJEMPLO: ASPECTOS DE LÍNEA Y DE STAFF EN LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS







Desde este punto de vista, el área de Recursos Humanos es en un sentido línea y en el otro staff. A su vez , todos los demás gerentes de una empresa pert perten enec ecen en de algu alguna na ma mane nera ra a Re Recu curs rsos os Huma Humano nos, s, porq porque ue debe deben n seleccionar a su gente, entrenarla, capacitarla y evaluarla. En síntesis: Recursos Humanos es línea dentro de su área –en relación con su propio equipo de gente- y es staff respecto de las otras gerencias de la empresa.

Sistema de Organización Línea-Staff. El Sistema de Organización Línea-Staff es el resultado de la combinación de los tipos de organización organización lineal y funcional, funcional, esto con el fin de aprovechar al máximo sus ventajas y evitar en medida de lo posible sus desventajas. Por lo que en este tipo de organización existen características del tipo Lineal (Pri (Princ ncip ipio io de Unid Unida ad de Mand Mando) o) y del del tipo ipo Func Funcio iona nall (Pri (Princ ncip ipio io de Especi Especializ alizaci ación) ón),, reunid reunidas as para para propor proporcio cionar nar un tipo tipo organi organizac zacion ional al más completo y complejo. Criterios para diferenciar órganos de Línea y Staff OBJETIVOS: Los órganos de Línea están directa e íntimamente conectados a los objetivos básicos de la organización o del órgano del cual forman parte, mientras que los de Staff están conectados con dichos objetivos de manera indirec irectta. Los órgan ganos de Línea rea eali lizzan activi ividades básicas y fund fundam ament entale aless de la orga organi niza zaci ción ón:: ac acti tivid vidad ades es “fin “fin ”, en ca camb mbio io las las acti ac tivi vida dades des del del Staff Staff son son co comp mplem lemen enta taria riass y subs subsidi idiar aria ias: s: ac acti tivid vidad ades es “medio”. AUTORIDAD: AUTORID AD: Lo Los Órganos de Línea nea tiene autoridad autori dad para decidir decidi r y ejecutar ejecu tar las activid actividades ades princi principal pales es o vincul vinculada adass direct directamen amente te a los objeti objetivos vos de la organiz organizaci ación ón (Autor (Autorida idad d Lineal) Lineal);; ésta ésta se ejerce, ejerce, princi principal palment mente, e, sobre sobre







VENTAJAS, DESVENTAJAS DESVENTAJAS Y LIMITACIONES LIMITACIONES DE LA UNIDAD STAFF Y DE SERVICIO: Son las las que obedec obedecen en al hecho hecho que que entre entre el superior superior y los subordi subordinados nados existan líneas directas y únicas de autoridad y de responsabilidad. La línea se basa en la jerarquía o relación superior- subordinado, por lo tanto, al hablar de ella nos referiremos a un superior o subordinado con una línea de mando que es la de actuar como transmisor de ordenes. Los mandos de la línea.

ESTRUCTURA LÍNEA Y STAFF: Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de co cons nsul ulta ta y as ases esor oram amie ient nto o con los los depa depart rtam amen ento toss o staff taff.. Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones, y los de staff realizan apoyo y asesoramiento. Esta estructura y la matricial son las únicas formas para cubrir la organización en la pymes. pymes.

VENTAJAS DE LA STAFF •

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Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad única. Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.

DESVENTAJAS DE LA STAFF. La organización línea-staff presenta algunas desventajas y limitaciones que no afectan las ventajas que ofrece. El ases asesor or de staff staff es gener general almen mente te un técn técnic ico o co con n prepa prepara raci ción ón profesional, mientras que el nombre de línea se forma en la práctica. El ases asesor or gener general almen mente te tien tiene e me mejo jorr form formac ació ión n ac acad adémi émica ca,, pero pero menor experiencia. El personal de línea puede sentir que los asesores quieren quitarle cada vez mayores porciones de autoridad para aumentar su prestigio y posición. •

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Otra gran ventaja del personal de staff es que estos especialistas se les puede conceder tiempo para pensar, reunir información y analizar, lujo que sus superio superiores res,, absorb absorbido idoss por la administrac administración ión de las las opera operaci cion ones es,, no pueden darse. No es común que los gerentes de operaciones, sobre todo de alto altoss nive nivele les, s, disp dispon onga gan n de tiem tiempo po para para hace hacerr lo que que en cambio un asistente de staff puede realizar convenientemente. El personal de staff no sólo puede contribuir a favor de la efectividad de los administradores de línea, sino que, además, sus análisis y asesoría se han vuelto una necesidad cada vez más apremiante a la vista de problemas crecientemente complejos. Por lo demás, y a pesar de los riesgos del mando múltiple, múltiple, la delegación delegación de autoridad autoridad funcional a especialist especialistas as de staff suele ser un imperativo.

CARACTERÍSTICAS: Principales responsabilidades de una organización de staff: • • •

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Formular las normas, reglamentos y procedimientos Efectuar la planificación Revisar y estimar constantemente la planificación, para ajustarla a la realidad Consultar y recomendar Servir a la línea de operaciones prestando servicios especializados

LIMITACIONES DEL STAFF Si bien las relaciones de STAFF suelen ser necesarias para las empresas y pueden contribuir enormemente a su éxito, la naturaleza de la autoridad de staff y la dificultad para comprenderla dan lugar en la práctica a ciertos problemas.

1. Riesgo de debilitar la autoridad de línea Los gerentes de operaciones se muestran a menudo escépticos ante el personal de staff. Con demasiada frecuencia, el presidente de una compañía trae a ejecutivos ejecutivos de staff, los inviste de autoridad autoridad (comúnmente (comúnmente muy vaga) y demanda la cooperación con ellos de todos los demás administradores. Recibe entusiastament entusiastamente e sus propuesta y se presiona a los administradores administradores involucrados en su aplicación. Pero lo que en realidad ocurre en este caso









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