UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA (U.C.A.) FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES EMPRESARIALES /DPTO DE DIRECCION EMPRESARIAL EMPRESARIAL
UNIDAD II: ANALISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS Objetivos:
Conocer y comprender la Metodología para el diseño de las Formas Administrativ Administrativas as en las las Organiza Organizacione cioness Públicas Públicas y Privadas. Privadas. Comparar y contrastar los Tipos de Formas administrativas de uso en las Instituciones o Empresas, que son diseñadas por el Área de Sistemas y Procedimientos (Organización y Métodos). Sumario:
I.
Generalidades 1. Concepto 2. Importancia 3. Situación Actual en el uso de Formas 4. Objetivo del Análisis, Diseño y Control Control de Formas 5. Propósito del Análisis, Diseño y Control de Formas
II.
Metodología para el Análisis, Diseño y Control de Formas 1. Determinación de la Factibilidad Factibilidad del estudio 2. Investigación 3. Análisis de las Formas 4. Diseño de Formas 5. Control de Formas
I. GENERALIDADES: GENERALIDADES: 1.
Concepto:
Una Forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartón, cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproducción gráfica. Este instrumento de comunicación contiene información fija impresa y espacios para anotar información a la que convencionalmente se llama variable. En algunos casos contendrá además, instrucciones para ser llenada y utilizada. Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la información variable en los espacios correspondientes, dejando así constancia de un trámite o sirviendo de enlace a dos o más operaciones de un proceso.
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2.
Importancia de las Formas impresas:
Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una institución, requieren de documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se utilizan Formas impresas para simplificar la elaboración de los Documentos respectivos. La Administración Pública, cuyas actividades han tenido un desarrollo desmesurado en los últimos años, requiere de las formas como un instrumento administrativo importante para su funcionamiento. Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se demuestra cuando ayuda a la simplificación de los métodos de trabajo, y no tan solo en la normalización que a través de ella se obtiene. En la actualidad, el uso de las formas tiene gran im portanc ia, debid o princ ipalmente a:
3.
Su Contenido La cantidad que de ellas se utiliza El alto costo que representan Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos operativos. Fungen como auxiliar en la observancia de las políticas institucionales.
Situación actual en el uso de Formas:
La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta graves dificultades para su control, y su diseño no siempre es el adecuado. Esto ha venido originando que se presenten diversas anomalías, entre las que se destacan las siguientes:
Existencias de formas para trámites en los que no son necesarias. Formas cuyo diseño no cumple con los propósitos para los que fueron creadas.
Duplicación de formas para un mismo fin.
Cantidad excesiva de Formas de poco uso.
Su tamaño no se adecua al de las impresoras o a los archivos que se les asignan. El tamaño es demasiado grande o pequeño para los datos que contiene.
Estas anomalías han producido desviaciones en la información que las Formas deben transmitir, incluyendo los consecuentes trastornos en la eficacia y fluidez de los procesos en que intervienen. Material de estudio de Organización II
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Asimismo, la gran cantidad de ellas dentro de cada dependencia, provoca un lógico descuido en su control, de tal manera que el número requerido es excesivo, lo cual implica erogaciones considerables en impresión y almacenaje. Esto hace indispensable el mejoramiento en el diseño de las formas, utilizando solo las necesarias y por consiguiente estableciendo un control de su producción, existencia y consumo. 4.
Objetivo del Análisis, Diseño y Control de Formas:
Coadyuvar a la agilización de los procedimientos y métodos de trabajo, estableciendo criterios que permitan racionalizar el costo de impresión y almacenamiento de las formas utilizadas. 5.
Propósitos del Análisis, Diseño y Control de Formas:
Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan. Conocer el número exacto requerido. Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las cargas de trabajo. Establecer una clasificación en todas las unidades administrativas. Normalizar las que se encuentran en uso, con diseños elaborados técnicamente. Contar con un Catálogo que contenga todas las formas utilizadas en la institución y en el cual se visualicen sus características. Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesarios. Delimitar la responsabilidad de su control, procurando evitar emisiones excesivas a futuro. Economizar a través de la racionalización del uso y diseño. Mantener un control de calidad constante en la producción o compra.
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II. METODOLOGIA PARA EL ANALISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS: 1. Determin ación d e la Factibilidad del Estud io:
Para realizar un estudio de este tipo, se requiere de una investigación previa de las formas que operan en una dependencia, tomando en consideración: 1.1.
El procedimiento que afecta: en donde es necesario determinar sus características relevantes, tales como la cantidad de unidades administrativas que involucra, el número de operaciones y las formas que se emplean.
1.2.
Recursos Humanos: personal técnico necesario del área de Sistemas y Procedimientos (O y M), para la investigación y, en su caso, para el análisis, diseño y control.
1.3.
Recursos Materiales para el Diseño y Reproducción: en este punto el equipo de diseño depende del volumen de formas manejadas en la institución y sus posibilidades económicas. Es recomendable utilizar los servicios de diseño del área de Sistemas y Procedimientos (O y M).
1.4.
Requisitos mínimos: una vez determinado el tipo de procedimiento en que intervienen las formas, su importancia, su volumen y los recursos materiales, se plantea la necesidad de verificar los requisitos indispensables en cantidad y calidad. En este aspecto es también importante calcular el tiempo con que se contará para realizar el estudio.
1.5.
Autorización: el principal obstáculo para realizarlo, es el acceso a las unidades que usan formas, por lo que resulta indispensable contar con el apoyo total de la Dirección del organismo.
Se recomienda remitirle una solicitud de intervención o un cuestionario para recabar información sobre su situación en el manejo de Formas, haciendo mención del objetivo que se pretende alcanzar. 2. Investig ación:
2.1.
Recopilación de Formas:
En principio se recopilarán muestras de las formas que utiliza cada una de las unidades administrativas, con sus copias correspondientes, tomando en cuenta aquéllas que tienen un uso notorio o las eventuales que, por características especiales, requieren de un diseño técnico y presentación aceptable. Existen formas cuyo control resulta superfluo, por el uso interno y eventual que tienen en alguna unidad. Es conveniente que se impriman con el nombre de la dirección, departamento, sección, etc. que las emplea y se indique el consumo anual de cada una. De esta manera se integrará un archivo de formas de cada unidad administrativa.
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2.2. Clasificación:
Con ayuda del archivo, se clasificarán provisionalmente conforme a las necesidades de la institución o la conveniencia de la unidad de Sistemas y Procedimientos (O y M) que realiza el estudio. 3. Anális is d e las Fo rm as:
3.1. Fijación de Prioridades:
Para establecer prioridades se sugiere tomar en cuenta los siguientes aspectos:
Dependencias con problemas en las formas y sistemas. Dependencias que proporcionan un servicio directo al público. Dependencias con un elevado consumo de formas. Dependencias que disponen de un mayor número de empleados. Dependencias que cooperan para el mejoramiento de las formas que emplean.
3.2. Análisis:
En este caso se determinan las ventajas y desventajas tanto de una nueva forma como de las que están en uso, por lo que se recomienda elaborar un cuestionario que sirva como instrumento de recopilación y análisis. Dicho cuestionario captará información de la Forma, referente a su estructura, características, flujo y observaciones del especialista que conducirá el análisis. 3.2.1. Consideraciones de tipo funcional:
Los factores que deben considerarse para el análisis funcional son:
Identificación de la forma Objetivo Información que contiene Estructura Secuencia de datos Copias que integran el juego Tipo de Forma.
3.2.2. Consideraciones de tipo material:
Pueden ser analizadas las referentes a:
Tamaño Tipo de papel Color de papel y tinta Tipo de impresión Carbonizado Volúmenes y frecuencia de manejo. Material de estudio de Organización II
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4. Dis eñ o d e Fo rm as :
Consiste en la elaboración de una forma tomando como base: La información recabada Su objeto Fuente de información Necesidades que la originan Método de llenado Número de copias Procedimientos en que intervendrá Resultados finales que se han de obtener. 4.1. Consideraciones de tipo funcional: 4.1.1. Información Básica:
Para determinar la información básica que deberá contener la forma, ha de responderse a las siguientes preguntas:
Qué información se va incluir? Es importante dicha información? Cómo se va a utilizar? Por quién será utilizada? Cuándo será utilizada?
4.1.2. Título
Deberá ser descriptivo de su función, es decir, que señale el objetivo que se pretende alcanzar. 4.1.3. Secuencia de Datos
Para reducir el tiempo de llenado, es conveniente lo siguiente:
Atender a la secuencia de la información procedente del documento fuente.
La secuencia debe corresponder con el flujo de trabajo.
Acomodar los datos ordenando las partes de la forma como sigue:
Identificación. Comprende el título, nombre de la dependencia y código de la forma.
Cuerpo. Corresponde a la parte principal de los datos.
Aprobación. Es la firma que da validez al documento.
Instrucciones del llenado. Se colocan, al pie o al dorso.
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4.1.4. Espacios
Para facilitar las anotaciones en la Forma, ésta debe contar con espacios suficientes para la inclusión de la información variable. Hay que tomar en cuenta si ha de ser llenada a mano o en computadora. Es conveniente trazar líneas horizontales para facilitar el llenado cuando se haga a mano. 4.1.5. Número de Copias
El especialista tendrá que asegurarse que las copias solicitadas sean realmente necesarias. El uso de copias debe estar sujeto a:
Quién requiere copia? Cuándo se necesitan copias?
4.1.6. Tipos de Forma
La información y el orden previsto de la misma, permite determinar el tipo de forma que se diseñará. Aun cuando dichos tipos carecen de normas o estandarización reconocidas en la administración, pueden considerarse como de uso general las de lín ea, colum nas o casillas , y las c o m b i n a c i o n es q u e puedan surgir .
De Líneas
Es el tipo de forma más sencilla que existe, ya que su contenido es a base de datos fijos (letras) que van seguidos de una línea para ser ocupada por datos variables; a su vez, en un mismo renglón pueden aparecer distintos datos fijos, de tal manera que se van formando líneas por cada renglón. Sólo se usará cuando la información sea mínima y se anotará a mano (preferentemente). De Columnas:
Contiene varias columnas y renglones; se utiliza cuando los datos variables se afectan por varios datos fijos que se ubican normalmente en la cabecera. Puede ser tan compleja como datos fijos presente, ya que en algunos casos una de las columnas (generalmente la izquierda) contiene conceptos fijos que pueden variar en cada renglón. Esta última se utiliza bastante cuando los datos variables son cifras numéricas. De Casillas:
Este tipo se elabora para formas cuya información es excesiva. Consiste en encerrar un dato fijo con su espacio en blanco, dentro de un cuadro o rectángulo, llamado casilla.
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4.2. Consideraciones de tipo Material: 4.2.1. Papel
El peso del papel que debe utilizarse, debe estar de acuerdo al número de copias deseadas, la intensidad de manejo a que va a someterse la forma, el tipo de archivo y si la forma va a imprimirse en uno o ambos lados. 4.2.2. Tintas
La tinta debe proporcionar un contraste adecuado con el color del papel utilizado en la forma; es recomendable no emplear más de un color. Es necesario hacer notar que el empleo de tintas de diferentes colores puede aumentar el costo de la forma en una proporción considerable, por lo que deberá evitarse siempre que sea posible. 4.2.3. Tipo de Letra
Se selecciona tomando como base la legibilidad, procurando emplear a lo sumo dos tipos de letras en cualquier forma impresa. 4.2.4. Carbones
Existen principalmente dos maneras de obtener copias a través del uso del papel carbón o carbonizado:
Papel carbón de un solo uso intercalado en la forma: este sistema es recomendable cuando se trata de formas que contienen datos y que se elaboran en gran volumen. También es conveniente hacerlo así en el caso de formas continuas.
Sustancias aplicadas al reverso de la forma: este sistema es el más costoso. Sirve para lograr que ciertos datos no aparezcan en todas las copias.
5. Contro l de Formas
5.1. Clasificación de las formas:
Después de contar con todas las formas de la institución, se procede a clasificarlas. Dicha clasificación puede ser conforme a alguno de los siguientes criterios: Funcional. Se basa en las funciones que desarrolla la institución. Reúne todas aquellas formas relacionadas con actividades semejantes, lo que facilita el examen de cualquier posibilidad de combinación o eliminación. Por unidad administrativa. Sirve para facilitar la identificación de las formas en uso de cada unidad. Material de estudio de Organización II
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5.2. Elaboración del Catálogo de Formas
Siendo éste un conjunto de documentos, deberá mostrar todo lo que se pueda saber acerca de una forma, para lo cual será necesario que contenga la siguiente información:
Clasificación. Será la seleccionada en el punto anterior, para facilitar la localización de las formas en el catálogo. Objetivo de la misma. Describir el aspecto que cubre la forma dentro de un procedimiento. Cambios experimentados. Este se incluye con el fin de poder establecer comparaciones de modelos y saber objetivamente cuáles fueron los cambios. Modelo vigente autorizado. Se sugiere la conveniencia de que la forma sea autorizada por la máxima autoridad.
5.3. Control sobre creación de formas
Las áreas de Sistemas y Procedimientos (O y M), deben velar por que las dependencias usuarias no puedan crear formas en sus unidades administrativas ni dupliquen esfuerzos y recursos. Se procurará que las reimpresiones de formas no afecten a los procedimientos en que intervienen, pudiendo estar dichos procedimientos sujetos a estudio. 5.4. Control de Formas en Almacén
Los principios a considerar para el manejo de formas en el almacén son:
Dar pronta atención a las requisiciones.
Formular programas para abastecer a las dependencias oportunamente.
Establecer máximos y mínimos de existencia en el uso de las formas.
Mantener una estricta vigilancia sobre las formas difíciles de conseguir.
Preguntas de apoyo para el análisis, diseño y control de formas
Para el análisis de las formas resulta necesario basarse en preguntas uniformes, que nos ayuden a realizarlo de una manera ordenada, sin omitirse aspectos que puedan ser de trascendencia. A continuación se tiene un listado de preguntas algunas de las cuales convergen en los mismos aspectos.
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Encabezado de la Forma
¿ El título es indicativo del uso de la forma?
¿ El título es claro, conciso y está bien ubicado?
Datos fijos
¿ Se han impreso los datos fijos para información?
¿ La información más importante se localiza fácilmente?
¿ Los datos fijos son fácilmente identificables?
¿ Los datos fijos corresponden al título de la forma?
Codificación
¿ Es visible la codificación o número de identificación?
¿ La identificación es obsoleta?
Identificación de las copias:
¿ Se deben foliar las copias? ¿ Deben identificarse las copias con el nombre de la unidad o dependencia a la que se destinan? ¿ Es conveniente identificar las copias en la codificación de la forma?
Datos variables:
¿ Son fácilmente identificables?
¿ Hay suficiente espacio para transcribirlos?
¿ Responden concretamente a la información que se requiere?
¿ Son necesarios todos los datos que se piden?
¿ Corresponden al título de la forma?
Estructura de la forma:
¿ La secuencia de espaciamiento (mínimo viraje de la mano y facilidad de movimientos) es lógica?
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¿ La secuencia de los datos es la misma que se presenta en los documentos de los cuales se va a transcribir? ¿ La secuencia de los datos es la correcta para el procesamiento o interpretación? ¿ Toda la información requerida para archivar y clasificar está convenientemente localizada?
¿ Deben utilizarse ambos lados de la forma?
¿ Tiene el orden de información conforme se llena?
¿ Se han dejado espacios para fechas y datos de verificación?
¿ Se ha dejado espacio para la información de procedencia y destino?
¿ Se ha dejado espacio para firmas y aprobaciones?
¿ Existen normas de espacio y márgenes?
¿ Los espacios verticales pudieran ser horizontales o viceversa?
¿ Los márgenes son los adecuados para la encuadernación?
¿ Es necesario disponer de bloques para diferenciar los datos que proporcionan las personas que utilizan las formas? ¿ Tienen bloques los espacios destinados para contestación de preguntas selectivas? ¿ Los bloques que tiene la forma son excesivos? ¿ El grosor de las líneas enmarca correctamente los renglones y columnas que lleva la forma? ¿ El grosor de las líneas no varía excesivamente dentro de la forma? ¿ El grosor de las líneas resulta innecesario si cambia el color de la tinta o viceversa?
Tamaño: * ¿ El tamaño se adecua al tipo de archivo que se va a utilizar?
* ¿ El tamaño excede o resulta menor al necesario para contener la información?
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Tipo de papel:
¿ El peso del papel es el adecuado para el tipo de manejo de la forma?
¿ El peso del papel soporta la intensidad de manejo?
¿ El peso del papel para las copias es recomendable?
¿ El peso del papel es lo suficientemente funcional si la forma se utiliza por ambos lados?
¿ El grosor del papel es recomendable para su manejo y archivo?
¿ El grosor del papel es el adecuado para la duración que se pretende?
¿ El grosor del papel es recomendable para la apariencia y calidad deseada?
¿ El grano de la rigidez deseada para las formas?
¿ El sentido de las fibras o grano no afecta a los dobleces requeridos?
Color (papel y tinta):
¿ Se ha considerado la utilización del color para el papel? ¿ Es necesario el color del papel en la forma y sus copias? ¿ Es deseable fijar colores distintos para cada copia según su destino? ¿ El color del papel se confunde con el color de la tinta? ¿ Es deseable imprimir la forma con más de un color de tinta para una mejor presentación y manejo? ¿ El color de tinta empleado varía el costo de las formas en comparación con otro color?
Tipografía:
¿ El tipo de impresión es el adecuado?
¿ El tipo de impresión facilita la lectura de la forma?
¿ Es necesaria otra tipografía para diferenciar los datos importantes?
¿ La tipografía utilizada es de un solo tamaño o debe variar?
Carbonizado:
¿ El papel carbón proporciona la nitidez deseable a las copias? ¿ El carbonizado del papel está preparado para que aparezcan solamente ciertos datos en las copias? ¿ El tipo de papel carbón utilizado es el más adecuado y de menos costo? Material de estudio de Organización II
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Tipo de Encuadernación:
¿ Es necesaria la encuadernación? ¿ El tipo de encuadernación es el adecuado para su funcionamiento? ¿ El tipo de encuadernación es adecuado para su almacenamiento o archivo? ¿ El tipo de encuadernación dificulta el llenado de la forma? ¿ El tipo de encuadernación requiere de perforaciones para desprender las formas? ¿ El tipo de encuadernación puede determinar los juegos de hojas que requiere la forma? ¿ El tipo de encuadernación es factible de elaborar con el equipo con que cuenta la dependencia?
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Clases de formas: De línea, de combinado
casillas,
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Clases de formas: De línea, de casillas, combinado
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INSTRUMENTOS CONTROL
DE
Cuestionario para el análisis de formas secuencial los componentes de una forma, con el fin de analizar y evaluar su funcionalidad.
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