Unidad 6 Técnicas de organización
1.1 Organigramas El organigrama es una representación gráfica informativa, pero también sirve para conocer los niveles de jerarquía, relaciones entre empleados y la estructura de la empresa. Esta organización es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa y debe adaptarse a sus necesidades. Por tanto, el organigrama de una empresa es imprescindible para su éxito.
Por tanto, cada empresa tendrá un propio organigrama que dependerá fundamentalmente de la labor, el volumen que soporte y la cultura empresarial. Una mala estructura de la organización puede llevar a una empresa a la ruina, pues está muy relacionada con la eficiencia (no solo de los recursos humanos, sino de todos los recursos de la empresa) y de los costes asociados.
6.1.1. Beneficios de los organigramas
Objetivos: un organigrama ayuda a precisar el camino a seguir para la
consecución de los objetivos de la empresa.
Promoción: el organigrama deja claro cuáles son los canales de ascenso en
la empresa. Lo que puede ser motivador para los empleados.
Relaciones: muestra cuál es la cadena de mando y la relación entre los
departamentos.
Funciones: divide y reparte el trabajo a realizar en toda la organización.
Información: en el caso de empresas de gran tamaño el organigrama es
muy útil para saber qué hace cada sección. Importante para saber a quién acudir ante un problema.
Supervisión: facilita las tareas de control y supervisión de los mandos
intermedios
6.1.2. Desventajas de los organigramas
Relaciones informales: un organigrama no define todos los canales de
comunicación en una empresa. La comunicación informal, a menudo, es más importante que la cadena formal de flujo de información.
Factor humano: el salto del papel a la realidad siempre trae sorpresas, no
todo se puede planificar.
Actualización: La empresa es un ente vivo que debe adaptarse
constantemente, de ahí la importancia de mantener el organigrama actualizado, si no, será inútil. Teniendo esto en cuenta existen algunos tipos de organigram a de una empresa más comunes que utilizan la mayoría de las organizaciones, pero cada una de ellas debe adaptar el suyo a sus exigencias. La estructura organizativa de la empresa es uno de los pilares fundamentales y su modificación supone un cambio sustancial en la forma de trabajar de la organización.
1.2 Mapas de procesos.
Un mapa de procesos es un diagrama de valor que representa, a manera de inventario gráfico, los procesos de una organización en forma interrelacionada El mapa de procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una organización. Existen diversas formas de hacer un mapa de procesos.
Un proceso es el conjunto de actividades y recursos interrelacionados que transforman los elementos de entrada en elementos de salida aportando valor para el usuario. Por ejemplo: un proceso productivo, es aquel en que se transforman los insumos y bienes intermedios en un bien final que contiene más valor que la suma de sus componentes porque se le ha añadido valor. Es importante no confundir procesos con procedimientos. Los procesos tienen como propósito ofrecer al cliente o usuario un servicio que cubra sus necesidades y satisfaga sus expectativas. Un procedimiento es la forma específica de realizar un proceso o una parte del mismo. Además, el mapa de procesos permite contar con una perspectiva global-local, ubicando cada proceso en el marco de la cadena de valor. Simultáneamente relaciona el propósito de la organización con los procesos que lo gestionan, de modo que sirve también como herramienta de aprendizaje para los trabajadores.
6.2.1. Tipos de procesos 1-. Procesos claves: son aquellos directamente vinculados a los bienes producidos
o a los servicios que se prestan y, en consecuencia, orientados al cliente/usuario. Centrados en aportar valor, su resultado es percibido directamente por el cliente o usuario. Por lo general, en la ejecución de estos procesos intervienen varias áreas funcionales y son los que emplean los mayores recursos. 2.- Procesos estratégicos: son aquellos establecidos por la alta dirección para
definir cómo opera el negocio y cómo se crea valor. Constituyen el soporte de la toma de decisiones relacionadas con la planificación, las estrategias y las mejoras en la organización. También proporcionan directrices y límites al resto de los procesos. Ejemplos de procesos estratégicos son la comunicación interna, la
comunicación con el cliente, el marketing, el diseño, la revisión del sistema, la planificación estratégica, el diseño de planes de estudios, entre otros.
3.- Procesos de apoyo o soporte: son aquellos que sirven de soporte a los
procesos claves y a los procesos estratégicos. En muchos casos, estos procesos son determinantes para conseguir los objetivos de los procesos dirigidos a cubrir las necesidades y expectativas de los clientes o usuarios. Ejemplos de procesos de apoyo o soporte: formación, compras, auditorías internas, informática, etc.
1.3 Diagramas de flujos
Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un proceso, sistema o algoritmo informático. Se usan ampliamente en numerosos campos para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y fáciles de comprender. Los diagramas de flujo emplean rectángulos, óvalos, diamantes y otras numerosas figuras para definir el tipo de paso, junto con flechas conectoras que establecen el flujo y la secuencia. Pueden variar desde diagramas simples y dibujados a mano hasta diagramas exhaustivos creados por computadora que describen múltiples pasos y rutas. Si tomamos en cuenta todas las diversas figuras de los diagramas de flujo, son uno de los diagramas más comunes del mundo, usados por personas con y sin conocimiento técnico en una variedad de campos. Los diagramas de flujo a veces se denominan con nombres más especializados, como "diagrama de flujo de procesos", "mapa de procesos", "diagrama de flujo funcional", "mapa de procesos de negocios", "notación y modelado de procesos de negocio (BPMN)" o "diagrama de flujo de procesos (PFD)". Están relacionados con otros diagramas populares, como los diagramas de flujo de datos (DFD) y los diagramas de actividad de lenguaje unificado de modelado (UML).
1.4 Manuales Se denomina manual a toda guía de instrucciones que sirve para el uso de un dispositivo, la corrección de problemas o el establecimiento de procedimientos de trabajo. Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir información que sirva a las personas a desenvolverse en una situación determinada.
En general los manuales son frecuentes acompañando a un determinado producto que se ofrece al mercado, como una forma de soporte al cliente que lo adquiere. En este caso, el manual suele tener una descripción del producto y de la utilización que del mismo debe hacerse, ya sea para obtener un buen rendimiento de éste como para
dar
cuenta
de
posibles
problemas
y
la
forma
de
evitarlos.
1.4.1 Manuales Bienvenida
El manual de bienvenida es un soporte de comunicación imprescindible en el plan de acogida y de gran utilidad para cualquier colaborador, ya sea trabaj ador eventual, becario o directivo. Este manual resume la cultura corporativa de la organización; incluye toda la información necesaria y útil para que la integración en el puesto y en la empresa sea lo más positiva posible.
6.4.1.1. OBJETIVOS DEL MANUAL:
Acoger, y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestión y la cultura corporativa
Orientar y ofrecer documentación adicional y complementaria a la información ofrecida por otros canales (entrevista personal, vídeo- bienvenida…) con la finalidad de informar sobre las reglas y normativas internas de la empresa, estilo de gestión y cultura corporativa. Formar y promover una integración eficaz en el puesto y con el proyecto corporativo. Redacción de contenido digital y/o impreso Información actual y verídica.
Estilo ameno, atractivo y sencillo
Texto breve, conciso y directo
Imágenes impactantes y adecuadas.
6.4.1.2. Estructura Del Contenido
Organizado y ordenado, acompañado con ilustraciones y un diseño versión móvil, impactante, con colores acordes a la identidad de la empresa.
1.4.2 Manuales de políticas
Un manual de políticas y procedimientos es aquél que documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u organización. En éste se deben contestar las preguntas acerca de lo que hace (políticas) y cómo (procedimientos) administra el área, departamento, dirección, gerencia u organización, y para controlar los procesos asociados a la calidad del producto o servicio ofrecido (este control incluye la determinación de las necesidades del cliente y la entrega del producto o realización del servicio, evaluando el nivel de servicio posventa).
6.4.2.1. Objetivo Del Manual De Políticas:
Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.
Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.
Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.
1.4.3 Manuales de organización
Es un documento de apoyo administrativo que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información sobre su marco legal, atribuciones, organización, objetivo y funciones de la dependencia o entidad, describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo a su funcionamiento.
6.4.3.1. Objetivo general de los manuales de organización
Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la est ructura orgánica y funcional formal, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una adecuada funcionalidad administrativa de la institución
1.4.4 Manuales de procedimientos
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.
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Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológico y financiero, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa. 6.4.4.1. Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:
Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
Auxilian en la inducción al puesto.
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información.
Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal..
Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
Son guías del trabajo a ejecutar.
1.4.5 Manuales De Calidad.
El Manual de Calidad es el documento guía del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), desarrolla todos los epígrafes de la Norma ISO 9001 aplicándolos a la organización e incluye todos los procedimientos y normas que se aplican en el SGC. El Manual de Calidad contiene la descripción detallada de todo el Sistema de Gestión de Calidad de la Organización, manual de consulta básico para la implantación,
mantenimiento
y
mejora
continua
del
SGC.
El objetivo del Manual de Calidad es facilitar una descripción Sistema de Gestión de la Organización, que sirva de referencia para la aplicación de este sistema y se complemente con el conjunto de documentación del sistema
1.5 Distribución De Espacios De Trabajo La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los
puestos de trabajo, de sus componentes materiales ya la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes.
6.5.1. Objetivos de la distribución de espacios de trabajo
Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización.
Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz. Permite a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato, oportunidad y calidad.
6.5.2. Sus ventajas
Disminución de las distancias a recorrer por los materiales, herramientas y trabajadores.
Circulación adecuada para el personal, equipos móviles, materiales y productos en elaboración, etc.
Utilización efectiva del espacio disponible según la necesidad.
Seguridad del personal y disminución de accidentes
Localización de sitios para inspección, que permitan mejorar la calidad del producto.
Mejoramiento de las condiciones de trabajo.
Incremento de la productividad y disminución de los costos
