TUTORIAL BÁSICO DE EXCEL 2016
Raúl Gómez García https://elblogdelofimatico.wordpress.com Última actualización 04/12/2015 Tutoriales basados en Josema Tube https://www.youtube.com/user/Josematube
Índice ¿Qué es Excel? .............................................................................................................................. 3 Moverse por la hoja de Excel ........................................................................................................ 3 Modificar una celda....................................................................................................................... 3 Cambiar el color del fondo y del texto .......................................................................................... 4 Alinear texto en la celda ................................................................................................................ 6 Cambiar tipo de letra ..................................................................................................................... 7 Agrupar filas y/o columnas ........................................................................................................... 8 Inmovilizar filas y/o columnas .................................................................................................... 11 Mostrar u ocultar filas o columnas .............................................................................................. 12 Personalizar la interfaz ................................................................................................................ 14 Las opciones de cortar, copiar y pegar ........................................................................................ 16 Activar o desactivar la rejilla de Excel ........................................................................................ 18 Tipos de plantilla en Excel .......................................................................................................... 19 Buscar texto o reemplazarlo en Excel ......................................................................................... 20 Como ordenar una tabla en Excel ............................................................................................... 23 Dar formato a una celda .............................................................................................................. 25 Usar el zoom en Excel ................................................................................................................. 28 Sumar celdas en Excel ................................................................................................................ 29 Multiplicar celdas en Excel ......................................................................................................... 31 Insertar una imagen en Excel ...................................................................................................... 32 Atajos de teclado ......................................................................................................................... 37 Añadir y eliminar filas y/o columnas .......................................................................................... 37 Crear saltos de página ................................................................................................................. 40 Usar sinónimos y antónimos ....................................................................................................... 42 Crear un enlace a una web........................................................................................................... 44 Crear gráficos en barras o columnas ........................................................................................... 45 Insertar un video de YouTube en Excel ...................................................................................... 46 Abrir un libro de Excel en modo lectura ..................................................................................... 50 Detectar si un número es par o impar en Excel ........................................................................... 51 Usar el autocorrector en Excel .................................................................................................... 53 Usando horas en Excel ................................................................................................................ 54 Insertar sangría a una celda ......................................................................................................... 58 Usar el traductor de Excel ........................................................................................................... 59 Redondear números en Excel ...................................................................................................... 61 Cambiar el color de la etiqueta de la hoja de Excel .................................................................... 64 Seleccionar celdas en Excel ........................................................................................................ 64
1
Crear gráficos de barras rápidamente .......................................................................................... 67 Mostrar todas las fórmulas que estamos usando ......................................................................... 68 Poner nombres propios en Excel ................................................................................................. 69 Reemplazar parte de un texto ...................................................................................................... 70 Copiar hoja de Excel ................................................................................................................... 71 Cambiar la orientación de una tabla en Excel ............................................................................. 74 Calcular un porcentaje en Excel .................................................................................................. 76 Contar caracteres en Excel .......................................................................................................... 78 Comparar dos textos en Excel ..................................................................................................... 79 Proteger una hoja y/o un libro de Excel ...................................................................................... 80 Buscar valores duplicados en Excel ............................................................................................ 82 Eliminar valores duplicados en Excel ......................................................................................... 84 Usar listas desplegables ............................................................................................................... 86 Calcular subtotales en Excel ....................................................................................................... 88 Pasar un texto a múltiples columnas en Excel ............................................................................ 91 Combinar celdas en Excel ........................................................................................................... 94 Convertir un Excel en PDF ......................................................................................................... 96 Poner la fecha actual ................................................................................................................. 100 Combinar o anidar funciones en Excel ..................................................................................... 101 Hacer copias de seguridad de Excel .......................................................................................... 101 Calcular la edad o tiempo de trabajo con Excel ........................................................................ 103 Calcular margen de ventas ........................................................................................................ 104 Insertar imágenes en Excel ........................................................................................................ 106
2
¿Qué es Excel? Excel es una hoja de cálculo en la que se pueden crear todo tipo de operaciones. Está basado en libros con diferentes hojas. Cada libro se podría decir que es un archivo y este archivo a su vez se divide en subarchivos llamados hojas que a su vez está compuesta por celdas. En este tutorial voy a tratar de explicar paso a paso todo lo que la hoja de cálculo o Excel puede hacer, para poder aprovechar todo el potencial que esta potente herramienta puede ofrecer.
Moverse por la hoja de Excel Para moverse por la hoja basta con que pulsemos la tecla del intro, esto hará que nos desplacemos a la celda inferior. Si pulsamos el tabulador (tecla encima del bloque mayúsculas) nos desplazaremos a la derecha. También podemos usar las flechas del teclado para desplazarnos en todas las direcciones, además de poder usar el ratón para ir rápidamente a la celda que deseemos. Siempre podremos usar el ratón para ir a cualquier celda con rapidez.
Modificar una celda Para modificar el tamaño de una celda basta simplemente con que nos en la línea que divide las celdas y el puntero cambiará al dela imagen, hacemos clic izquierdo y podremos determinar el ancho de la columna, podemos hacer lo mismo con el ancho de las filas.
Como podemos ver en la siguiente captura, ya hemos cambiado el tamaño de la celda, esto nos permite adaptarla celda a todo tipo de tamaño, para tener la información siempre visible.
3
Cambiar el color del fondo y del texto Cambiar el color de fondo de una celda en Excel es bastante fácil, solamente tenemos que seleccionar la celda o grupo de celda al que queremos cambiar el color.
Nos dirigimos a la pestaña inicio, y dentro de ella encontraremos una especie de bote de pintura un poco inclinado. Si hacemos clic directamente sobre él, se cambiará el color de fondo de las celdas al color que aparezca debajo del cubo. Si nos interesa otro color tendremos que pulsar en el triángulo invertido que aparece a su derecha. Esto desplegará un menú con abundantes colores para elegir.
Aquí podemos ver el resultado después de haber hecho clic en el cubo de pintura.
4
Para cambiar el color del texto seguiremos exactamente el mismo procedimiento. Solo que esta vez pulsaremos en la A que hay en la pestaña de inicio. Esta junto al bote de pintura. Si pulsamos directamente en la A con una celda seleccionada, el texto que haya en la celda cambiará al color que está debajo de la A. También si pulsamos sobre el triángulo invertido se nos desplegará un menú con abundantes colores para elegir.
Aquí podemos observar el resultado después de haber pulsado la A con el color rojo.
Podemos mezclar los colores tanto del fondo de la celda como el de la letra. Eso sí, ten en cuenta de si pones colores muy parecidos puede que no se distinga lo que hay escrito en la celda. Evita también utilizar colores llamativos si tienes pensado imprimir la información contenida en el Excel, ya que puede resultar difícil el entender la información si se imprime en blanco y negro.
5
Alinear texto en la celda Alinear texto en la celda quiere decir en que parte de la celda va a aparecer el texto que insertemos en ella. Para poder realizar los alineamientos tendremos que irnos a la pestaña de inicio y buscar los iconos que aparecen en la imagen de abajo.
En la siguiente imagen podemos ver cómo se pueden alinear el texto dentro de la celda del Excel. De Izquierda a derecha y de arriba abajo: Alineamiento arriba izquierdo, alineamiento arriba y centrado, alineamiento arriba derecho, alineamiento en el medio e izquierda, alineamiento en el medio y en el centro, alineamiento en el medio y derecho, alineamiento en la parte inferior e izquierdo, alineamiento en la parte inferior y centrado y por último alineamiento en la parte inferior y derecho.
Como podemos ver, el alineamiento es bastante fácil de usar y muy útil, sobre todo para tener un aspecto visual más atractivo dentro de la hoja de Excel.
6
Cambiar tipo de letra Excel nos permite poner una amplia variedad de tipos y tamaños de letras. Para poder hacerlo tenemos que irnos a la pestaña de inicio de Excel.
Ahí encontraremos en primer lugar el tipo de letra. Si pulsamos en el triángulo invertido que hay, se nos desplegará un menú con una amplia variedad de tipos de letras. Podemos elegir la que más nos guste.
A la derecha del tipo de letra encontraremos un número, este nos indica el tamaño de la letra. Si pulsamos en el triángulo invertido se nos desplegará un menú para seleccionar el tamaño de la letra.
Las letras A con un triángulo hacía arriba y el otro hacía abajo, sirven para aumentar o disminuir en un punto el tamaño de la letra que hayamos escrito en la celda del Excel.
7
Las letras que nos aparecen debajo del tipo de letra (N, K, S), la N se utiliza para poner el texto en negrita, es decir un poco más gruesa la letra. La K es para poner la letra en cursiva, un poco inclinada, y la S es para poner el texto subrayado.
Es muy útil usar los atajos de teclado para su uso, ya que te permite usar estas tres opciones sin necesidad de usar el ratón mientras escribes, lo que hace que no pierdas el ritmo. Los atajos de teclado son los siguientes: Pulsamos la tecla Control y la n, en el caso de que queramos poner una palabra en negrita, volvemos a pulsar la misma combinación de teclas y se volverá a escribir en normal. Pulsamos control y K para la cursiva y control y S para el subrayado. Es realmente útil cuando escribes con un portátil ya que no tienes que quitar las manos del teclado.
Agrupar filas y/o columnas Vamos a suponer que tenemos una gran cantidad de datos en nuestra hoja de Excel y necesitamos agruparlos para tener una mayor perspectiva o simplemente para ocultar los datos que no necesitamos. Es importante dejar una fila vacía entre los datos que queremos agrupar, ya que de otra manera Excel los agrupara en un solo grupo y nos interesa que nos deje crear varios.
En este ejemplo utilizaremos los datos del mes, cantidad y precio que me he inventado y vamos a agruparlos para poder examinarlos con más facilidad.
8
En primer lugar, tenemos que seleccionar el rango de datos que queremos agrupar, un rango de datos es simplemente seleccionar todas las celdas que queremos en este caso agrupar. En este caso, seleccionaremos el mes de enero junto con la información contenida en las celdas de cantidad y precio.
Después nos dirigiremos a la pestaña de Datos.
Y luego pulsaremos el botón de agrupar.
Nos aparecerá el siguiente cuadro de texto preguntándonos si queremos agrupar por filas o columnas. En este caso seleccionaremos por filas.
9
Automáticamente nos aparecerá a la izquierda de la hoja de Excel la agrupación que acabamos de realizar. Si pulsamos sobre el cuadrado con el símbolo – en su interior.
Esto ocultará toda la información del mes de enero, OJO no se borrará, solo se ocultará. Basta con hacer clic en el cuadrado con el + en su interior para que vuelva a aparecer la información.
Repetimos el mismo proceso con el mes de febrero y con el mes de marzo.
De esta forma podemos agrupar y ocultar toda la información que no necesitemos. Para realizar este proceso con columnas se hace exactamente de la misma forma solo que seleccionando columna en lugar de fila.
10
Inmovilizar filas y/o columnas Para inmovilizar filas y/o abrimos el Excel y nos dirigimos a la pestaña de vista.
Una vez ahí nos dirigimos al botón de inmovilizar.
Al hacer clic en el botón nos aparecerá el siguiente menú despegable.
Inmovilizar paneles sirve para que, al seleccionar una celda, todas las columnas a su izquierda se queden bloqueadas, es decir que, si nos desplazamos a la derecha de la hoja del Excel, esas columnas siempre estarían visibles. Lo mismo pasaría con las filas superiores, siempre estarán visibles. Inmovilizar fila superior sirve para hacer visible siempre la fila superior que hemos seleccionado, de esta forma podremos ir hacia abajo en la hoja de Excel y seguiríamos viendo esa fila superior que bloqueamos con anterioridad. Inmovilizar primera columna sirve para hacer visible la primera columna, no importa cuánto nos vayamos a la derecha de la hoja esta columna siempre será visible. Cuando pulsemos la opción correspondiente podremos ver como el Excel nos muestra una línea de un grosor superior, lo que nos indica que, al desplazarnos por la hoja, tanto la fila superior a la celda que se encuentra dentro del círculo rojo, como la columna a su izquierda, serán siempre visibles.
11
Mostrar u ocultar filas o columnas Excel tiene una opción que nos permite ocultar o mostrar las filas o columnas para poder tener en la pantalla la información que nos es realmente útil. En este caso utilizaremos un ejemplo básico con los meses del año y unas columnas que hemos denominado Tipos del 01 al 03.
Para poder ocultar una fila o columna tenemos que seleccionar toda la fila o columna para ello nos dirigimos al extremo izquierdo en donde aparecen los números o al extremo superior donde aparecen las letras. En este caso hemos seleccionado el mes de junio.
Para ocultar la fila nos vamos a la pestaña de inicio, y al botón de formato.
Nos aparecerá el siguiente menú despegable. Ahí nos dirigiremos al apartado de visibilidad, ocultar y mostrar.
12
Y nos aparecerá otro menú desplegable donde podremos elegir la opción que deseemos.
En nuestro caso elegiremos ocultar fila.
Y nos oculta, sin eliminar, la fila con los datos del mes de julio. También pues usar un atajo de teclado, en este caso sería control + 9, en el caso de una columna sería control + 0 y se ocultaría las filas o columnas que tengas seleccionadas. Para volver a hacerlas visibles solo tienes que volver a ir a la pestaña de inicio, pulsar el botón de formato, al apartado de visibilidad y seleccionar mostrar filas o columnas, según sea lo que hayas ocultado.
13
Personalizar la interfaz Con las nuevas versiones de Office muchas de las opciones se han movido a otros menús y submenús, pero tienes la opción de personalizar la interfaz de office para poner o quitar aquellas opciones que utilices más o que no utilices. Para ello solamente tenemos que irnos a la pestaña de archivo.
Y luego hacemos clic en opciones.
Esto nos abrirá la ventana de opciones de Excel. Y aquí nos dirigiremos a personalizar cinta de opciones.
14
Se nos abrirá la siguiente ventana de opciones que nos permitirá personalizar nuestra interfaz de Excel.
Con estos menús podemos personalizar completamente la interfaz de Excel para adaptarla a nuestra forma de trabajar. También te permite crear tus propias pestañas con las opciones que más utilices en Excel, de esta manera tendrás en una única pestaña todas las opciones que utilices habitualmente. Es Bastante fácil e intuitiva. Otra opción que nos permite personalizar la interfaz de Excel es la opción de barra de herramientas de acceso rápido.
15
Esta opción nos permite personalizar los botones que nos aparecerán en la parte superior izquierda de Excel, los botones de acceso rápido.
Podemos personalizar que botones aparecerán y en qué orden, lo que nos ahorrará tiempo a la hora de realizar cosas con el Excel. La mejor manera de personalizar el entorno es mediante el uso, ya que te permitirá descubrir cuáles son las opciones que usas más habitualmente y podrás personalizarlas para tener un entorno agradable, rápido, útil e intuitivo.
Las opciones de cortar, copiar y pegar Las opciones de pegar de Excel son muy útiles y permiten ahorrar mucho tiempo si se saben usar. A continuación, os enseñaré como sacar provecho a esta potente herramienta. En este caso, vamos a utilizar una celda en donde hemos introducido una frase en color rojo y el fondo en azul.
Si pulsamos en copiar la celda y señalamos otra celda donde pegar el contenido y pulsamos el botón pegar o control y V. Esto pegará en la celda absolutamente toda la información que contenga la celda. Es decir, el tipo de letra, el color, el color de fondo e incluso las fórmulas que estas contengan.
16
Sin embargo, si pulsamos cortar o copiar en una celda y luego pulsamos en el triángulo invertido que hay debajo del botón de pegar se nos despliega un menú que nos permite personalizar las opciones de pegado.
Este menú nos permite pegar la información que nosotros queramos, pegar toda la información, solo el formato, la fórmula, los valores, los vínculos, etc. Si en ese menú pulsamos en pegado especial, se nos abrirá otro menú con incluso más opciones de pegado.
Ya solo tenéis que experimentar un poco las diferentes opciones de pegado para sacarle el mayor rendimiento.
17
Activar o desactivar la rejilla de Excel En Excel viene predeterminado la activación de la rejilla, que son esas líneas que sirven para saber cuando empieza una fila o columna y cuando termina.
Para desactivarla o volver a activarla solo tenemos que irnos a la pestaña de vista y hacer clic en el cuadrado que pone líneas de cuadrícula.
Como podemos ver las líneas se ocultan, aunque se puede seguir usando la hoja de Excel de la misma manera. Para volver a mostrar la rejilla basta con volver a hacer clic en líneas de cuadrícula.
18
Tipos de plantilla en Excel Lo primero es decir que es una plantilla. Una plantilla es básicamente una hoja de Excel a la cual se le han añadido una serie de características para realizar una tarea concreta. Para ello tenemos que irnos a archivo.
Hacemos clic en nuevo.
Tenemos una amplia variedad de plantillas donde elegir que se adaptan a casi todas las necesidades más comunes. Estas plantillas a su vez se pueden personalizar para adaptarse aún más a nuestras necesidades.
19
Buscar texto o reemplazarlo en Excel Para buscar información en una hoja de Excel tenemos una opción de buscar. Para ello nos dirigiremos a la pestaña de inicio.
Y a la derecha del todo encontraremos un botón llamado Buscar y seleccionar.
Si hacemos clic en él, se nos despliega un menú con diversas opciones de búsqueda.
Es bastante útil si tenemos en la hoja de Excel mucha información. Al hacer clic en la opción buscar nos aparece el siguiente menú de búsqueda (Pulsar el botón de opciones para que se desplieguen todas las opciones).
20
Para buscar la información que necesitemos basta con que la escribamos en la caja de Buscar: y pulsemos el botón de Buscar todos. Automáticamente el Excel nos llevará y nos marcará la primera celda que contenga dicha información. Si pulsamos el botón siguiente nos llevará a la segunda celda que la contenga, y si volvemos a pulsar a la tercera, y así sucesivamente.
Si hacemos clic en formato nos aparecerán dos opciones. La primera es la de formato, que nos permitirá elegir un formato concreto para definir la búsqueda, por ejemplo, moneda, hora, porcentaje, etc. La otra opción es la de elegir un formato que tengamos visible en el Excel, es decir al hacer clic en esta opción el cursor cambiará y haremos clic en una celda para copiar el formato que tenga esta y de esta forma añadirlo a la opción de búsqueda. Otras opciones de búsqueda son dentro de: aquí podemos seleccionar la hoja, que nos buscara la información dentro de la hoja de Excel que tengamos activa (ver la pestaña abajo del Excel). O elegir Libro, que nos buscara en todas las hojas de Excel que tenga el libro.
La segunda opción es la de buscar por filas o por columnas, es básicamente es una opción de preferencia en base a si nos interesa buscar la información por filas o por columnas. Y la última es la de Buscar en: y tenemos tres opciones: Formulas, valores y comentarios. Esta opción sirve para realizar la búsqueda con mayor precisión, ya que buscará la información según el criterio que le hayamos designado.
21
Además, tenemos las opciones de coincidir mayúsculas y minúsculas. Esta opción sirve para realizar una búsqueda muy concreta y nos buscará lo que hayamos escrito, exactamente como lo hayamos escrito, es decir que si ponemos la primera letra de un texto en mayúsculas nos buscará ese texto con la primera letra en mayúscula. Si por casualidad tenemos ese texto en Excel, pero con la primera letra en minúscula, Excel no lo mostrará, ya que nosotros le hemos solicitado que lo queremos con la primera letra en mayúscula.
La otra opción es la de coincidir con el contenido de toda la celda. Esto quiere decir que Excel buscará la celda que contenga exactamente el contenido que hemos puesto para buscar. Ejemplo si ponemos para la búsqueda el número 20, Excel nos mostrará todas las celdas en las que haya solamente el número 20, y no nos mostrará otras opciones que contengan este número, como por ejemplo el 120, el 1020, etc. Esto nos permitirá realizar búsquedas precisas. Reemplazar: Excel también tiene otra opción bastante útil que es la de reemplazar. Esta opción nos permite reemplazar cualquier información que por otra. Por ejemplo, supongamos que hemos introducido mal el nombre de una ciudad, y lo hemos hecho unas 5 veces, el ponerse a buscar manualmente esa información nos haría perder bastante tiempo, sin embargo, si utilizamos esta opción podríamos solucionarlo en cuestión de segundos. Simplemente tendríamos que poner en buscar el nombre de la ciudad incorrecto y en reemplazar con el correcto. OJO, Si pulsamos reemplazar todos, automáticamente nos reemplazá toda la información que encuentre según el criterio que le hayamos puesto. Podemos ir uno por simplemente dándole a buscar siguiente y luego reemplazar.
22
Como ordenar una tabla en Excel Excel tiene una opción que te permite fácilmente ordenar la información ya sea de mayor a menor o viceversa o de la A a la Z o viceversa. Para este ejemplo utilizaremos la siguiente tabla.
Seleccionaremos la celda de la cual queremos que Excel nos ordene, para ello simplemente haremos clic con el botón izquierdo del ratón en este caso ordenaremos por valores, seleccionaremos el valor que este más arriba de la tabla.
Nos dirigimos a la pestaña Inicio.
Y a la derecha encontraremos un botón llamado Ordenar y filtrar.
23
Al hacer clic nos despliega un menú que nos permite ordenar los valores de menor a mayor o de mayor a menor, e incluso personalizar el orden que queramos darle.
En este caso haremos clic en ordenar de mayor a menor y este es el resultado.
Como podemos ver, Excel nos ordena todos los datos de mayor a menor. Para ordenar los nombres realizaremos el mismo procedimiento solo que en este caso seleccionaremos la primera celda con nombre.
Nos volvemos a dirigir a la pestaña de Inicio y volvemos a pulsar el botón de Ordenar y filtrar, salvo que en este caso el menú que se despliega nos aparecerán otras opciones.
Elegimos en este caso de A a Z y este es el resultado.
24
Dar formato a una celda El formato de celda de Excel se divide en dos, por un lado, tenemos el formato visual, es decir, el tipo de letra, el tamaño, si es cursiva o subrayada, etc. Y por otro, tenemos el que le otorga una determinada característica, como puede ser el punto de los miles, la coma de los decimales, que tengo formato moneda, hora o fecha, etc. Para este ejemplo vamos a utilizar esta simple tabla.
Seleccionamos la celda o conjunto de celdas que deseamos cambiar el formato y nos vamos a la pestaña inicio y Estilos de celda.
Al hacer clic se nos despliega un menú con una amplia variedad de opciones para dar un formato rápido a nuestra celda. Solamente tenemos que elegir el que más nos guste y hacer clic en él.
25
También tenemos otra opción que nos permite una mayor personalización del formato. Para ello solamente tenemos que irnos a la celda a la cual queremos cambiar el formato, hacer clic en ella para seleccionarla y luego pulsamos el botón derecho del ratón. Se nos despliega el siguiente menú, hacemos clic en formato de celdas.
Y nos aparecerá el siguiente menú.
26
Como podemos ver tenemos una amplia variedad de opciones para elegir. En la pestaña número podemos encontrar en primer la categoría, aquí, nos permite elegir que categoría queremos que tenga la celda seleccionada. Si queremos que sea número, moneda, fecha, porcentaje, texto, etc. A la derecha nos aparece la muestra, que es el resultado que obtendremos con las opciones que seleccionemos. En Posiciones decimales podemos elegir la cantidad de números que queremos que aparezcan detrás de la coma. Si queremos que aparezca el punto de los miles marcaremos la casilla, y luego si el número es negativo como queremos que aparezca. Abajo del todo Excel nos ofrece una explicación del apartado que tengamos seleccionado. Cada categoría ofrece opciones personalizadas para cada formato. Aquí podemos ver un ejemplo de cómo quedaría el formato que le hemos puesto a las celdas de ventas. De arriba abajo, moneda, número, porcentaje, fracción y científica.
La mejor forma de aprender a usar estos formatos es practicando y probar cual se adapta más a nuestras necesidades.
27
Usar el zoom en Excel Excel tiene una opción de zoom que nos permite adaptar la cantidad de datos que queremos ver en pantalla. Para utilizar esta opción tenemos que dirigirnos a la pestaña de vista.
Y en la pestaña de vista tenemos estas opciones de zoom.
Si hacemos clic en el primer botón en el que aparece una lupa y debajo zoom, se nos despliega el siguiente menú.
Este menú nos permite elegir qué nivel de zoom queremos poner en nuestra hoja de Excel. El 100% es el nivel de zoom por defecto, si ponemos un porcentaje superior el contenido de las celdas se verá más grande. Por el contrario, si elegimos un porcentaje inferior al 100% la información se verá más pequeña. En la casilla de abajo tenemos la opción de personalizar manualmente el nivel de zoom que queremos poner. El botón del centro que abajo aparece un 100% sirve para volver a poner el zoom predefinido, es decir el 100%. El botón de la derecha sirve para ampliar el rango de celdas que tengamos seleccionado. En este caso seleccionaremos este conjunto de datos y al hacer clic en el botón de ampliar selección, el rango de datos pasará a ocupar toda la pantalla.
28
Sumar celdas en Excel Para sumar celdas tenemos principalmente dos opciones, la primera es usar el botón de autosuma, lo encontraremos en la pestaña de inicio a la derecha del todo.
Este botón es de gran utilidad cuando tenemos que sumar muchos datos que están en la misma columna. Para usar esta opción hay que tener en cuenta que nos sumará todos los datos que estén por encima de la celda que hayamos seleccionado. Seleccionamos la celda donde queremos que nos aparezca el resultado.
Al hacer clic en el botón autosuma nos aparecerá la siguiente imagen en la celda seleccionada. Esto nos indica el rango de datos que se van a sumar (dentro de un rectángulo) y el resultado aparecerá en la celda que hemos seleccionado tras pulsar la tecla intro.
La otra opción es más personalizada, ya que nos permite seleccionar una por una las celdas que queremos sumar. Para ello utilizaremos el siguiente ejemplo.
Vamos a suponer que queremos sumar estos números, pero como podemos ver están dispersos y queremos que el resultado nos aparezca en la celda A7 que esta seleccionada con un recuadro verde.
29
Pulsamos la tecla = y a continuación escribimos suma y abrimos un paréntesis “(”, después solamente tenemos que ir haciendo clic en un número y luego pulsar la tecla de más +, hacemos clic en otro número y la tecla + así hasta que tengamos seleccionados todos los números que queremos sumar. Excel nos indicará a través de colores el orden que hemos ido seleccionando, así como la dirección de la celda. En este caso la primera celda ha sido A1 y Excel nos lo marca con el color azul, la segunda celda fue C2 en roja, la tercera B4 en lila y la última E5 en verde.
Una vez que hayamos terminado de poner todos los números que queremos sumar cerramos el paréntesis “)” y pulsamos la tecla intro. Automáticamente Excel nos da el resultado.
Podemos sumar tantas celdas como queramos y en el orden que queramos.
30
Multiplicar celdas en Excel Para poder multiplicar dos o más celdas en Excel simplemente tenemos que irnos a la celda en donde queremos que aparezca el resultado de la operación y hacemos clic en ella.
En la celda escribimos = y hacemos clic en el primer número que queremos multiplicar, luego pulsamos el asterisco * y a continuación, el siguiente número que queramos multiplicar, luego otra vez asterisco * y el siguiente número así hasta que tengamos señalados todos los números que queremos multiplicar.
Una vez tengamos todos los números solamente tenemos que pulsar la tecla intro y obtendremos el resultado.
Si por casualidad nos hemos equivocado al introducir algún número basta simplemente con sustituirlo y Excel realizara la operación de multiplicar automáticamente.
31
Insertar una imagen en Excel Para insertar una imagen en Excel tenemos que irnos a la pestaña de insertar y hacemos clic en el botón Imágenes.
Al hacerlo se nos abre una ventana para que le indiquemos a Excel que imagen queremos insertar. La buscamos en nuestro disco duro, la seleccionamos y hacemos pulsamos en el botón insertar. En mi caso insertaré el logo de este Blog.
Y automáticamente nos insertará la imagen en el Excel.
32
Excel también cambiará la pestaña que tengamos seleccionada a la pestaña de Herramientas de imagen, Formato.
Esta pestaña nos permite realizar diferentes modificaciones a la imagen que acabamos de insertar. Si pulsamos en quitar fondo, Excel tratará de quitarle el fondo a la imagen y nos aparecerá un menú con diferentes opciones para eliminar el fondo de la imagen.
Si hacemos clic en el botón de Correcciones se nos despliega un menú que nos permite realizar cambios en la imagen como ajustar la nitidez, el brillo y contraste entre otras opciones.
33
Si pulsamos el botón de color se nos despliega otro menú que nos permite modificar la saturación de color, el tono de color, la opción de volver a colorear entre otras opciones.
Si pulsamos el botón de efectos artísticos se nos despliega un menú en el que podemos aplicar diferentes diseños a nuestra imagen.
Al pulsar el botón de comprimir imágenes se nos abre un menú que nos permite realizar diferentes cambios en la imagen para adaptarla lo máximo posible a nuestras necesidades.
34
Cambiar imagen nos da la opción de sustituir la imagen que hayamos insertado por otra.
Restablecer imagen nos permite deshacer todos los cambios que hayamos realizado en la imagen.
El siguiente conjunto de opciones nos permite ponerle un marco a nuestra imagen.
El contorno de imagen nos despliega un menú que nos permite modificarle el color del contorno de la imagen, el grosor y los guiones.
Los efectos de la imagen nos abren un menú con el que podemos aplicarle una amplia variedad de efectos a la imagen.
35
La opción de diseño de imagen nos despliega un menú que hace que la imagen forme parte de un esquema predefinido de Excel.
El siguiente conjunto de herramientas nos permite realizar varias opciones con las imágenes.
Traer adelante la imagen (si tenemos varias), con lo que el resto de imágenes aparecerán detrás. La opción de enviar atrás realizará la operación contraria, enviará la imagen seleccionada al fondo. El panel de selección sirve para seleccionar varias imágenes, esto nos puede ser de utilidad cuando tenemos muchas imágenes en la hoja de Excel y queremos encontrar rápidamente esas imágenes. Agrupar nos da la opción de unir dos o más imágenes como si fueran una sola, lo que nos permite aplicar cambios a todas las imágenes a la vez. Alinear nos facilita el alineamiento de la imagen con la hoja de Excel.
36
Girar nos permite rotar la imagen para adaptarla a nuestras necesidades.
El último conjunto de herramientas de esta pestaña nos da la opción de recortar la imagen, con lo que podremos personalizar que parte de la imagen queremos vez. También tenemos la opción de reducir la imagen tanto por el alto, como por el ancho.
Atajos de teclado Los atajos de teclado son una combinación de teclas que nos permiten ir directamente a ciertas funciones de Excel. Para poder usar estos atajos simplemente tenemos que abrir Excel y pulsar la tecla Alt a la izquierda de la barra de espacio. Al hacerlo nos aparecerán un conjunto de letras y/o números sobre las pestañas y los botones de menús de Excel.
Basta simplemente con pulsar Alt y luego pulsar una de las letras o números para ir directamente a esa pestaña o botón. Por ejemplo, si pulsamos Alt y c automáticamente iremos a la pestaña de diseño de página.
El atajo de teclado seguirá activo con lo que nos aparecerán nuevas letras desplegadas sobre los botones de la pestaña en la que estemos, con lo que podremos ir rápidamente a cualquier botón de Excel sin necesidad de levantar las manos del teclado.
Añadir y eliminar filas y/o columnas Añadir una fila o columna a una hoja de Excel es algo muy sencillo. Vamos a utilizar esta tabla de ejemplo para que podáis ver como se hace.
37
Una vez que tenemos la tabla tenemos que irnos a la barra de la izquierda en donde tenemos los números sobre un fondo gris. Al hacer clic en el número vemos como Excel nos señala toda la fila de la hoja de Excel.
Para crear una nueva fila basta con que pulsemos el botón derecho del ratón, en este caso sobre el número 4 para desplegar el menú. Luego hacemos clic en insertar.
Como podemos ver Excel nos inserta una nueva fila en la hoja, haciendo que toda la información se desplace hacia abajo.
Hay que tener en cuenta de que, en el caso de las filas, Excel nos creará la nueva fila arriba de la fila que hayamos seleccionado. Para insertar una columna en Excel el proceso es exactamente el mismo. En este caso nos dirigimos a la columna B y hacemos clic sobre la letra para seleccionar toda la columna.
38
Después pulsamos el botón derecho del ratón y en el menú que nos aparece pulsamos en insertar.
Automáticamente Excel nos insertará una columna en la hoja. Hay que tener en cuenta que al insertar una columna Excel nos la insertará a la izquierda de la columna que tengamos seleccionada.
Para eliminar una fila o una columna realizaremos la misma acción salvo que en lugar de insertar haremos clic en eliminar. Vamos a eliminar la columna B que acabamos de crear, para ello la seleccionamos haciendo clic izquierdo en la letra B. Después, pulsamos el botón derecho del ratón y en el menú que aparece hacemos clic en eliminar.
39
Como podemos observar la columna a desaparecido y toda la información que teníamos se ha desplazado hacia la izquierda.
Crear saltos de página Excel nos permite crear saltos de página cuando queramos, esto nos facilita decidir qué información contendrá la primera página, cual la segunda y la tercera, etc. Para crear el salto de página tenemos que irnos a la pestaña de Diseño de página.
Una vez que estemos en la pestaña tenemos que seleccionar la celda en donde queremos que se realice el salto de página, para ello bastará con hacer clic en la celda. En este caso hemos seleccionado la celda con el número 10. La celda con el número 10 será la primera información que aparecerá en la segunda página.
40
Después nos dirigimos al botón de saltos y hacemos clic en insertar salto de página.
Automáticamente aparece una línea un poco más gruesa encima de la celda con el número 10.
Podemos crear tantos saltos de página como necesitemos. Para poder ver cómo nos quedaría una vez impreso en el papel, tenemos que irnos a la pestaña de archivo.
Luego nos vamos a imprimir.
41
Aquí podremos ver que se va a imprimir en la primera página y que lo hará en la segunda. Basta con hacer clic en las flechas de abajo. Como se ve en la captura en la primera página nos aparecen los números hasta el 9, el número 10 comienza en la segunda página. Con esto tendremos una visión muy clara de la información que vamos a imprimir antes de hacerlo.
Usar sinónimos y antónimos Excel tiene una opción que nos permite buscar sinónimos y antónimos. Esto nos puede ser de mucha utilidad a la hora de realizar informes o trabajos y no queremos estar repitiendo siempre la misma palabra. Para usar esta opción simplemente tenemos que escribir una palabra en una celda de Excel, en este caso vamos a utilizar comer. Recuerda que tienes que seleccionar la celda con la palabra de la cual deseas buscar el sinónimo y/o antónimo.
42
Después nos dirigimos a la pestaña Revisar.
En la pestaña revisar haremos clic en el botón Sinónimos.
Excel nos abrirá una ventana a la derecha de la hoja de Excel en donde nos ofrecerá una amplia variedad de sinónimos relacionados con la palabra que hemos seleccionado. También, nos ofrece sinónimos relacionados haciendo clic en la palabra, desplegando el triángulo que aparece a la izquierda de la palabra. Además, en la parte de abajo nos ofrece los antónimos de esa palabra, así como palabras relacionadas.
Ya no tenemos escusas para estar utilizando siempre la misma palabra cuando trabajemos con Excel.
43
Crear un enlace a una web Excel nos permite enlazar contenido de una hoja de Excel a una web. Para realizar esta acción tenemos que escribir en la celda un nombre o descripción que nos sirva para identificar el enlace fácilmente. En mi caso utilizaré el nombre de mi blog.
Una vez que tenemos escrita la información nos dirigimos a la pestaña de insertar.
A la derecha encontraremos un botón que pone Hipervínculo. Haremos clic en él. Asegurate de que tienes la celda que quieres usar para enlazar seleccionada.
Se nos abrirá una nueva ventana. En donde pone dirección, debemos introducir la dirección de la página web a la que queremos enlazar desde nuestra hoja de Excel. En mi caso pondré la dirección de mi blog.
Hacemos clic en aceptar y vemos como el texto se pone de un color azul y subrayado. Esto significa que hemos realizado la acción bien, y cuando hagamos clic en el texto de esa celda se nos abrirá nuestro navegador y nos abrirá la web que le hayamos puesto.
44
Crear gráficos en barras o columnas Con Excel podemos crear fácilmente gráficos en columnas, para ello necesitamos tener en nuestra hoja de Excel los datos organizados, es decir, que toda la información relacionada este en una misma columna, en este caso los meses del año, y en otra columna contigua este los datos, en este caso es el número de veces que se repite en el mes alguna situación o cosa.
Una vez que tenemos los datos pasamos a seleccionarlos, para ello basta con hacer clic izquierdo en la celda de enero y sin soltar el botón arrastrar hasta la celda que contiene el 20 en mayo.
Una vez hemos hecho esto nos vamos a la pestaña de insertar.
Ahí encontraremos una amplia variedad de gráficos para elegir. En nuestro caso elegiremos un gráfico de columnas.
45
Al hacer clic se nos despliega un menú con diferentes tipos de gráficos de barras o columnas. En mi caso elegiré el primero de columna en 2D.
Automáticamente Excel nos creará el siguiente diseño de grafico en columnas.
Además, se nos abrirá una nueva pestaña en la barra de herramientas que nos permite poner a nuestro alcance una amplia variedad de diseños, con lo que podremos crear diseños muy atractivos visualmente fácilmente.
Insertar un video de YouTube en Excel Para insertar un video de YouTube en Excel tenemos que dirigirnos a la pestaña Desarrollador.
46
Una vez ahí, hacemos clic en el botón de insertar.
Se nos despliega un menú, en él hacemos clic en el botón que tiene un destornillador y una llave, esta abajo a la derecha.
Se nos abrirá una nueva ventana, en ella nos movemos hasta encontrar la opción de Shockwave Flash Object. Lo seleccionamos y hacemos clic en aceptar.
El puntero del ratón cambiará a una cruz. Ahora tenemos que seleccionar dentro de la hoja de Excel, el espacio que deseamos que ocupe el video.
47
Una vez hecho, nos aparecerá la siguiente imagen. Luego tenemos que hacer clic derecho dentro de la imagen y en el menú que nos aparece elegimos la opción de propiedades.
Nos aparecerá un nuevo menú con muchas opciones, la que nos interesa es una que se llama movie, que es donde insertaremos la dirección del video de YouTube.
48
Solamente queremos introducir el video y no la página entera. Para ello nos dirigimos al video de YouTube que queramos introducir en el Excel. En este caso voy a introducir un video tutorial de JosemaTube que explica este mismo tutorial. Una vez que ya tenemos la URL, que es la dirección del video, vamos a modificarla para poder insertarla en el Excel, ya que lo que nos interesa es solamente el video.
Y la cambiamos por esta. Lo único que hemos hecho ha sido borrar watch?, y sustituir el = detrás de la v por una barra /. Después le damos a copiar la dirección y nos volvemos a Excel y la pegamos en el apartado Movie.
Después cerramos la ventana haciendo clic en el aspa de arriba a la derecha de la ventana.
Y hacemos clic en botón Modo diseño.
Aquí podemos ver el resultado, haciendo clic en el video se reproducirá. Recuerda que se necesita una conexión a internet para que se reproduzca el video.
49
Abrir un libro de Excel en modo lectura Excel tiene una opción que permite abrir archivos Excel en solo lectura. Esto sirve para que podamos visualizar un libro Excel pero que no podamos modificarlo. Es muy útil para cuando tengamos mucha información en una hoja y no cambiemos algo accidentalmente. Para abrir un libro de Excel en modo lectura, nos dirigimos a la pestaña archivo.
Hacemos clic en abrir.
Hacemos clic en Examinar.
Buscamos el archivo en el directorio que lo hayamos guardado y pulsamos en el triángulo que hay al lado de abrir.
50
Esto despliega un menú de opciones, en ella elegimos la que pone abrir como de solo lectura.
Esto nos abrirá el libro de Excel, pero no nos dejará que realicemos ninguna modificación, con lo que podremos mirar todo el libro de Excel sin miedo a que modifiquemos algo de forma accidental.
Detectar si un número es par o impar en Excel Muchas veces necesitamos operar con números pares o impares y si tenemos mucha información esto puede resultar un poco complicado. Excel tiene una función que nos permite identificar si un número es par o impar. Vamos a utilizar estos datos para este ejemplo.
Nos ponemos en la casilla de abajo del número 14 y escribimos la fórmula =es.par(*) en donde el * representa la celda que queramos designar, en nuestro caso será la B5 que contiene el número 1. Y pulsamos la tecla intro.
51
Excel automáticamente nos indica que es falso, es decir, que no es un número par.
Ahora vamos a arrastrar la fórmula que hemos escrito para ello volvemos a seleccionar la celda anterior, que ahora pone falso. En la esquina inferior derecha hay un pequeño cuadrado, ponemos ahí el puntero del ratón y vemos como este cambia. Hacemos clic izquierdo y dejamos pulsado el botón y lo arrastramos hasta la celda que está debajo del número 56, y soltamos el ratón
Excel nos ha copiado la formula en todas las celdas a la que hemos arrastrado el ratón.
Ojo, es importante saber que Excel copia también la situación de las celdas que hayamos en este caso arrastrado. Eso quiere decir en el caso de este ejemplo que la celda que tenía el número 1 era la B5, al arrastrar en este caso a la derecha la fórmula tomará como referencia la información que haya en la celda C5, y si seguimos hacia a la derecha tomará como referencia la D5 y así sucesivamente. Volvemos a hacer clic izquierdo en el cuadradito de la parte inferior derecha y esta vez arrastramos hacía abajo.
Y obtendremos el siguiente resultado.
Como podemos ver Excel nos indica con un verdadero las casillas que son pares y falso las que no lo son. Para realizar la operación contraria, es decir que el dato verdadero sea los número impares tenemos que insertar la siguiente formula =es.impar(*), donde el * sería una celda que
52
hayamos elegido. Podemos realizar el mismo procedimiento para copiar la formula a través de arrastrarla.
Usar el autocorrector en Excel Excel incluye una función bastante útil que es la autocorrección, esto permite que cuando escribamos algo que está mal escrito Excel nos lo corrija de manera automática y así no perder tiempo y seguir trabajando de manera ininterrumpida. Para acceder a estas funciones de autocorrección tenemos que irnos a la pestaña de archivo.
Nos vamos al apartado donde pone opciones y hacemos clic izquierdo en él.
Se nos abrirá una ventana, ahí nos dirigimos al apartado de Revisión.
Dentro de esta ventana hacemos clic en el botón que pone opciones de autocorrección.
53
Se nos volverá a abrir otra ventana en donde podremos modificar todas las autocorrecciones que Excel puede realizar. También nos permite el crear autocorrecciones propias, con lo que podremos crearlas para adaptarlas a nuestras necesidades.
Usando horas en Excel Excel nos permite trabajar con horas. En este ejemplo vamos a explicar a usar el formato de horas de Excel y a realizar operaciones con es te formato. En primer lugar nos dirigiremos a una celda y escribiremos la siguiente fórmula =NSHORA(*;*;*) en donde el primer asterisco representa la hora, el segundo los minutos y el tercero los segundos.
54
Como podemos observar Excel incluso nos muestra una pequeña ayuda para que nos cometamos ningún error al escribir. En este ejemplo escribiremos la siguiente hora 15:45:18. Una vemos hemos escrito nuestra fórmula pulsamos intro.
Como vemos en el resultado automáticamente Excel nos pone las 3 PM en lugar de las 15 como habíamos escrito, además, no se nos muestran los segundos. Para cambiar esto seleccionamos la celda con el botón izquierdo y pulsamos sobre ella con el botón derecho del ratón para que aparezca el menú de opciones. Una vez que aparezca hacemos clic izquierdo en Formato de celdas.
En la nueva ventana que nos aparecerá elegimos la opción de hora. En el apartado de la derecha Excel nos da una amplia variedad de opciones para personalizar la hora. En mi caso elegiré la opción que se muestran tanto los segundos como el PM. Y se pulsa el botón aceptar.
55
Como podemos ver a continuación, este es el resultado. Podemos probar diferentes opciones hasta encontrar la que se adapta más a nuestras necesidades.
Ahora vamos a realizar pequeñas operaciones con horas. Vamos a suponer que necesitamos calcular el número de horas que un trabajador ha trabajado y sabemos el horario de entrada y el de salida. Excel puede calcularnos esta operación de forma rápida y sencilla. En este ejemplo podemos ver un horario de entrada y de salida de trabajadores.
Para realizar este cálculo simplemente vamos a restar la hora de salida a la hora de entrada y el resultado que nos de Excel será el total de horas trabajadas del trabajador. Seleccionamos la primera celda de horas trabajadas en este caso es la D2 en ella escribimos = hacemos clic izquierdo en la hora de salida C2 escribimos el símbolo de restar - y luego hacemos clic en la hora de entrada B2 y pulsamos la tecla intro.
56
Como vemos en el resultado, nos da exactamente 3 horas que es desde las tres de la tarde hasta las seis de la tarde. Ahora simplemente hacemos clic izquierdo sobre el cuadradito de abajo a la derecha el icono del ratón cambiará a una cruz dejamos el botón pulsamos y arrastramos la fórmula hasta la última fila en este caso, la de Ramón.
Excel nos da el resultado de todas las horas que han trabajado los diferentes trabajadores, sin embargo, si nos fijamos en los dos últimos trabajadores vemos que no nos sale el resultado. Esto es debido a que se ha producido un cambio de día, debido a que el trabajador entro a trabajar un día y salió en otro.
Para que Excel nos reconozca este tipo de horas tenemos que cambiar el horario de salida del trabajador para que Excel lo reconozca como que es del día siguiente y nos realice el cálculo. Simplemente hay que sumar las horas del día siguiente al anterior. Me explico, si el trabajador sale a las 1 de la madrugada si ponemos 01:00 Excel no nos lo reconocerá, debemos poner en su lugar 25:00. A las 24 horas que tiene un día le sumamos 1 hora del siguiente día. En el caso de Luis que sale a las 7 de la mañana pondremos 24 más las horas del siguiente día que son 7. 24+7= 31. Entonces en el horario de salida pondremos 31:00.
57
Al pulsar la tecla de intro Excel automáticamente nos corrige las 31 horas y nos pone las 7 del día siguiente y cómo podemos ver, nos calcula sin problemas la operación y nos da exactamente el número de horas que ha trabajado el trabajador.
Volvemos a repetir la operación con Ramón, en este caso sumamos a las 24 horas del día las 4 del siguiente 24+4=28. Escribimos 28:00 en el horario de salida de Ramón. Y Excel nos da el resultado, como podemos ver Ramón ha estado trabajando desde las 8 de la mañana de un día y ha salido de trabajar a las 4 de la mañana del día siguiente. 20 horas trabajas.
De esta forma podemos calcular fácilmente las horas que trabaja un trabajador con Excel, basándonos en el horario de entrada y salida.
Insertar sangría a una celda La sangría es desplazar el texto hacia la derecha o hacia la izquierda, es parecido a pulsar la tecla tabulación, pero con un efecto más pequeño. Vamos a utilizar este pequeño ejemplo para que nos quede más claramente a que nos estamos refiriendo.
Para insertar una sangría tenemos que irnos a la pestaña inicio, ahí encontraremos dos botones, uno para aumentar la sangría y otro para disminuirla.
58
Si seleccionamos la celda con el texto y hacemos clic izquierdo en el botón de aumentar sangría el texto se desplazará un poco hacia la izquierda.
Si volvemos a pulsar un par de veces más la palabra se desplazará aún más.
Podemos usar esta opción para poder centrar el texto en la parte que deseemos de la celda.
Usar el traductor de Excel Excel tiene un traductor que nos permite traducir el texto de las celdas a diferentes idiomas. Esto nos puede ser de mucha utilidad si no controlamos bien los idiomas y necesitamos traducir algún texto dentro de una hoja. En este ejemplo vamos a traducir esta frase.
Para traducirla tenemos que irnos a la pestaña Revisar.
En la pestaña de revisar encontraremos el botón traducir. Seleccionamos la celda que queramos traducir y pulsamos el botón.
Excel nos abrirá una pequeña ventana en la derecha de la hoja.
59
En la parte de arriba aparecerá el texto de la celda y justamente abajo la opción de traducción. Ahora tenemos que elegir en De, el idioma en el que está el texto de la celda. Y en A, el idioma al que queremos traducirlo.
Si pulsamos el botón insertar Excel automáticamente nos sustituirá el texto en inglés al español. Como podemos ver a continuación.
60
También nos ofrece la opción de copiar en vez de insertar si queremos copiar la traducción en otra celda.
Redondear números en Excel Excel tiene fórmulas que nos permiten redondear números para poder trabajar más cómodamente o cuando los decimales no son tan importantes. Para este ejemplo vamos a utilizar la siguiente lista de números.
En el primer ejemplo vamos a redondear hacia arriba. Para ello utilizaremos la fórmula de redondear.mas de Excel. Nos vamos a la celda de al lado del primer número y escribimos la siguiente fórmula: =redondear.mas(*;*) en el primer asterisco seleccionaremos la celda que contiene el número, mientras que en el segundo asterisco escribiremos el número de decimales que queremos que nos redondee Excel. Si escribimos el número 0 Excel no utilizará ningún decimal. Una vez escrita la fórmula pulsamos la tecla intro.
Como podemos ver Excel nos redondea el primer número a 10.
Realizaremos la misma operación con el segundo número, pero en este caso le pondremos 1 decimal.
61
Como se ve en la siguiente imagen Excel nos redondea el número a 8.6.
Realizaremos la misma operación, pero con los números negativos en este caso añadiéndole 2 y 3 decimales al número.
Ahora vamos a realizar un redondeo hacia abajo. Para ello utilizaremos la fórmula =redondear.menos(*;*) en donde el primer asterisco representa la celda con el número y el segundo asterisco el número de decimales que queremos que Excel nos redondee hacia abajo.
Como podemos ver en el resultado, Excel nos redondea el número hacia abajo y como le hemos puesto que, sin decimales, Excel nos da como resultado 9.
Repetiremos la misma operación con el resto de números añadiéndoles 1 decimal cada vez.
62
Aquí podemos ver el resultado de ambos métodos de redondeo.
Excel además tiene otros dos métodos de redondeo, el redondeo par y el impar. Esta función no permite el uso de decimales. El redondeo par nos redondea el número que tengamos en la celda seleccionada al próximo número par. Para ello utilizaremos la fórmula =redondea.par(*) en donde el asterisco representa el número de la celda que seleccionemos.
Como podemos ver en el resultado en los dos primeros números nos lo redondea a 10. Esto se debe a que Excel redondea el número hacia próximo número par que en ambos casos es 10. También vemos que se produce el mismo resultado con el número negativo, en ambos casos se redondea a -6 ya que es el siguiente número par.
Vamos a repetir este ejemplo, pero con el redondeo impar. Para ello escribiremos la siguiente fórmula =redondea.imar(*) en donde el asterisco representa la celda que contiene el número.
63
Hemos seguido los mismos pasos que con los ejemplos anteriores, es decir el primer número sin decimales, el segundo con uno, el tercero con dos, etc.
Con esta imagen podemos tener una visión clara del resultado que obtendremos al utilizar un método de redondeo u otro.
Cambiar el color de la etiqueta de la hoja de Excel En este tutorial os voy a enseñar cómo cambiar el color de las páginas de Excel. Nos referimos a las pestañas que encontramos en la parte de abajo a la izquierda de Excel que pone Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc.
Para ello ponemos el cursor sobre el texto que pone Hoja1 y pulsamos el botón derecho del ratón. Nos aparecerá un menú. Ponemos el cursor del ratón en Color de etiqueta y nos aparecerá otro menú a la derecha en donde podremos elegir el color que queramos.
Aquí podemos ver el resultado, esto nos puede ser de utilidad cuando tengamos muchas hojas y queramos agruparlas por colores para que nos sea más fácil localizar la pestaña que estemos buscando por el color que tiene.
Seleccionar celdas en Excel En este tutorial vais a aprender los diferentes modos que Excel ofrece para seleccionar celdas.
64
El primero y más habitual es el hacer clic izquierdo con el ratón sobre una celda para seleccionarla.
Otro método es usado para seleccionar un rango de celdas que están contiguos. Basta con hacer clic izquierdo y dejar el botón pulsado.
La siguiente forma para seleccionar celdas es utilizando la tecla control (Ctrl) del teclado. Para ello haremos clic izquierdo en una celda y a continuación pulsaremos la tecla control y la dejaremos pulsada, ahora haremos clic izquierdo en todas las celdas y/o rangos que queramos seleccionar.
También podemos usar la tecla shift o mayúsculas del teclado, la que tiene una fecha hacia arriba y que comúnmente utilizamos para poner mayúsculas de forma temporal. Utilizaremos esta forma cuando tengamos que seleccionar muchas celdas que están contiguas. Hacemos clic izquierdo en la primera celda que queramos seleccionar, en este ejemplo utilizaremos la B2.
Luego nos vamos a la celda B200 pulsamos la tecla shift y la dejamos pulsada y hacemos clic izquierdo en ella. Excel nos seleccionará todas las celdas desde la B2 hasta la B200. También podemos utilizar este método para seleccionar rangos que estén juntos.
65
Hay otro modo denominado ampliar selección que para usarlo debemos pulsar la tecla F8 de nuestro teclado. Al hacerlo nos aparecerá en la barra de debajo de Excel las palabras de Ampliar selección, para decirnos que este método está activado.
Esto es como si tuviésemos siempre la tecla control apretada, pero sin estarlo. El inconveniente de este método es que solo nos permite seleccionar un rango de celdas que sea contiguo a la celda que teníamos seleccionada antes de pulsar la tecla F8.
Sin embargo, si pulsamos la tecla shift o mayúsculas y luego la tecla F8, el texto de la parte inferior cambiará a agregar a la selección.
Esta opción nos permitirá seleccionar celdas o rangos de celdas simplemente con hacer clic izquierdo en ellas o rango de celdas con dejar el botón izquierdo del ratón pulsado. También evitará que por accidente deseleccionemos todas las celdas que hayamos seleccionado previamente.
66
Con estas formas de selección podemos aplicar cambios masivos a las celdas ya sea de formato, color, etc., en lugar de ir una por una.
Crear gráficos de barras rápidamente Excel tiene una opción que permite crear de forma automática gráficos de barras. Para ello utilizaremos el siguiente ejemplo: Supongamos que trabajamos en un hotel y queremos crear rápidamente una gráfica comparativa de cómo nos ha ido la semana comparando los almuerzo y las cenas.
Para realizar una gráfica de manera automática simplemente tendremos que seleccionar el rango de datos.
Ahora pulsaremos la tecla F11 y Excel nos creará una gráfica de barras.
67
De esta forma podremos ver de una forma más visual como nos ha ido la semana.
Mostrar todas las fórmulas que estamos usando Cuando tenemos muchas fórmulas en una hoja podemos a veces equivocarnos al escribirlas o al copiarlas, lo que al final provoque que no tengamos el resultado que esperamos. A continuación, veréis una forma que tiene Excel que muestra todas las fórmulas que estamos usando. Utilizaremos este ejemplo en el que se multiplica la celda A por 2 y el resultado obtenido aparece en la columna B.
Para ver las fórmulas que usamos nos dirigimos a la pestaña de fórmulas.
Después pulsamos el botón de Mostrar fórmulas.
68
Al hacerlo Excel automáticamente nos cambia todas las celdas en las que haya una fórmula y nos la mostrará.
De esta forma podremos descubrir rápidamente si hemos cometido algún error en alguna de ellas.
Poner nombres propios en Excel Supongamos que nos han pasado una lista de nombres de una base de datos en una hoja de Excel, y resulta que todos los nombres vienen en minúsculas y tenemos que redactar un informe. Lógicamente no podemos poner esos nombres en minúsculas porque quedaría feo. Excel tiene una función que nos permite poner todos esos nombres con la primera letra en mayúsculas.
Simplemente tenemos que irnos a la celda contigua al nombre, en este caso nos iremos a la B2 y escribiremos la siguiente fórmula =nompropio(*) en donde el asterisco representa la celda que contiene el nombre que queremos poner su primera letra en mayúsculas.
Pulsamos la tecla intro.
69
Para cambiar el resto de nombres de manera automática solamente tenemos que volver a seleccionar la celda B1 haciendo clic en ella i nos dirigiremos al cuadradito inferior derecho, el cursor del ratón cambiará de forma. Hacemos clic izquierdo y lo dejamos pulsado y lo arrastramos hasta el último nombre.
Y aquí tenemos el resultado.
Como podemos observar nos cambia a mayúscula la primera letra de cada palabra que haya en la celda con lo que no tendremos ningún problema tanto con nombres compuestos como si se incluyen los apellidos.
Reemplazar parte de un texto Excel tiene la una opción que te permite reemplazar parte de un texto por otro. Esto es de mucha utilidad cuando tenemos que cambiar una parte de una frase porque nos hemos equivocado y hemos puesto en bastantes celdas ese error.
Supongamos que tenemos una lista de productos y nos hemos equivocado poniendo el tipo de producto. En este caso el producto no era licor sino zumo. Para ello insertamos una nueva columna, en el caso de que sea necesaria, y pasamos a escribir la siguiente fórmula =reemplazar(*;*;*;”*”) en el primer asterisco seleccionaremos la celda en donde hemos cometido el error. En el segundo asterisco introduciremos un número, que será el
70
lugar por donde queremos empezar a reemplazar, es decir, si ponemos el número 1 empezaremos por la primera letra, en este caso la L, si ponemos un dos empezaremos a reemplazar por la i, y así sucesivamente. En el tercer asterisco pondremos el número de letras que queremos remplazar en este caso reemplazaremos la palabra licor, que contiene 5 letras, así que pondremos el número 5. En el último asterisco pondremos entre comillas la palabra que queremos poner en su lugar, en este caso sería zumo.
Después pulsamos la tecla intro. Y Excel automáticamente nos sustituye esa palabra dentro de esa frase.
Ahora volvemos a hacer clic en la celda que contiene zumo de manzana para seleccionarla, ponemos el cursor del ratón sobre la esquina inferior derecha hasta que el puntero del ratón cambie a una cruz y hacemos clic izquierdo y lo mantenemos. Luego arrastramos hasta el final de la lista y luego soltamos el botón.
Excel nos sustituirá la palabra licor por la de zumo, luego simplemente borramos la primera columna si no la necesitamos.
Copiar hoja de Excel En este ejemplo os mostraré como copiar una hoja de Excel en un mismo libro, a otro libro e incluso a un libro nuevo. Supongamos que empezamos un nuevo año y queremos seguir utilizando el mismo modelo de plantilla de Excel que estábamos usando. En este caso tenemos un libro llamado Gestión 2015 con toda la información de ese año y queremos pasar el formato que tenemos a un libro nuevo que hemos llamado Gestión 2016 y en el que ya tenemos algunas hojas con información, sin embargo, no queremos llevarnos todas las hojas del libro de Excel solo algunas de ellas. En este ejemplo vamos a llevarnos todas las hojas excepto la de seguros que con ella crearemos un libro aparte.
71
Para realizar esta acción abriremos el libro denominado Gestión 2015 y nos dirigiremos a la pestaña archivo.
Haremos clic en abrir y buscamos donde tenemos el libro de Excel denominado Gestión 2016.
Ahora deberíamos de tener dos libros de Excel abiertos, Gestión 2015 y Gestión 2016
Nos dirigimos al libro de Gestión 2015 y en él seleccionamos las hojas que queremos mover hacia el libro de Gestión 2016 que serán todas las pestañas excepto la de seguros. Para realizar haremos clic izquierdo en el nombre de las hojas mientras tenemos pulsada la tecla de control (Ctrl) del teclado. Las hojas que seleccionemos se resaltarán sobre las que no hemos seleccionado.
Sobre el nombre de una de las hojas hacemos clic con el botón derecho del ratón y nos aparecé un menú. En él haremos clic izquierdo sobre la opción de mover o copiar.
72
Nos aparecerá un nuevo menú, si hacemos cli en la opción de Al libro: nos permitirá elegir a que libro queremos mover las paginas seleccionadas, puede ser el mismo libro (Gestión 2015) a otro libro que tengas abierto (Gestión 2016) o a un nuevo libro. Elegiremos el libro de Gestión 2016. Excel también no da la opción de poner exactamente antes de que hoja del libro queremos poner las hojas que vamos a copiar, en este caso seleccionaré al final. Es importante el seleccionar la casilla de Crear una copia, si queremos conservar esas hojas en el libro de Gestión 2015, de lo contrario nos moverá esas pestañas al nuevo libro y queremos que se conserven en ambos libros.
Pulsamos el botón aceptar y Excel nos copiará las hojas al libro de Gestión 2016 y nos las insertará detrás de revenue tal como le dijimos. El libro de Gestión 2015 seguirá conservando todas las hojas que hemos copiado.
Ahora nos volvemos a ir al libro de Gestión 2015 y seleccionamos la hoja de Seguros y volvemos a repetir todo el proceso salvo que en este caso en la opción de al libro seleccionaremos nuevo libro y marcaremos la casilla de crear una copia.
73
Pulsamos el botón de aceptar y automáticamente Excel nos abrirá un nuevo libro que contendrá solo la hoja de Seguros, ya solo tenemos que guardar el nuevo libro con el nombre que queramos y en lugar que deseemos.
Cambiar la orientación de una tabla en Excel Muchas veces cuando trabajamos con tablas ya sea por equivocación, desconocimiento o porque nos era más útil la manera en que la habíamos construido nos vemos obligados a cambiar la orientación de la tabla. Es decir, poner las filas en lugar de las columnas y las columnas en lugar de las filas. Supongamos que tenemos la siguiente tabla y queremos cambiar en el lugar donde están los meses poner las frutas.
Para ello en primer lugar seleccionamos toda la tabla haciendo clic izquierdo y manteniendo el botón pulsado en la celda A1, arrastramos el puntero del ratón hasta la última celda con información, en este caso la celda E4 (175). Después hacemos clic en el cuadro de nombres (círculo rojo).
En el cuadro de nombres escribiremos un nombre que nos servirá para identificar nuestra tabla. La llamaremos tablamesfruta.
74
Ahora procederemos a cambiar la orientación de la tabla, pero para ello tendremos que seleccionar en la hoja de Excel un número de celdas que correspondan con el número de celdas de la tablamesfruta, salvo que intercambiaremos los valores, es decir, si la tablamesfruta tiene 5 columnas y 4 filas, el número de celdas que debemos señalar para la nueva tabla tiene que tener 4 columnas y 5 filas. Es decir, intercambiaremos los meses por las frutas. Excel en el cuadro de nombres nos va a indicar el número de filas y el número de columnas a medida que vayamos seleccionando celdas por lo que no tendremos que ponernos a contar las celdas.
Después nos dirigimos a la barra de fórmulas y ponemos los siguiente: =transponer(tablamesfruta) tal como aparece en la imagen.
75
Seguimos en la barra de fórmulas y pulsamos la siguiente combinación de teclas en el teclado Control + mayúsculas + intro. Y Excel nos cambiará automáticamente los meses en las filas y las frutas en las columnas.
Calcular un porcentaje en Excel En este tutorial os voy a enseñar como calcular un porcentaje, para ello nos iremos a la siguiente tabla que contiene unos meses y los gastos e ingresos producidos en esos meses.
Lo primero que tenemos que hacer es irnos a la siguiente columna sin datos y escribir en ella porcentaje.
En la primera celda de porcentaje vamos a dividir los gastos entre los ingresos. Para ellos escribiremos en la celda =B2/C2 en donde B2 representa los gastos del mes de enero y C2 representa los ingresos también de enero.
76
Pulsamos la tecla intro para obtener el resultado.
Ahora vamos a pasar ese resultado a porcentaje, para ello seleccionaremos la celda y nos dirigiremos a la pestaña de inicio y pulsaremos sobre el botón de porcentaje.
Y nos dará el siguiente resultado.
A continuación, pondremos el cursor del ratón sobre el cuadradito que aparece en la parte inferior derecha de la celda hasta que cambie el cursor a una cruz, hacemos clic izquierdo y dejamos pulsado el botón y arrastramos el cursor del ratón hasta la última celda con información. De esta manera Excel nos copiará la fórmula en el resto de meses y no tendremos que ir introduciendo la fórmula una por una en cada mes.
77
De esta manera podremos saber qué porcentaje de mis gastos representan mis ingresos. Si es positivo significa que estamos obteniendo beneficios y en negativo perdidas.
Contar caracteres en Excel Excel te permite contar el número de caracteres que hay en una celda, esto nos puede ser de utilidad cuando tenemos en Excel textos para descripciones y/o contraseñas y queremos saber cuántas letras tiene ya que necesitamos un número concreto de ellas o porque tenemos que subir esa información y nos han puesto un número limitado de caracteres. Vamos a utilizar las siguientes frases de ejemplo.
A continuación, nos dirigimos a la columna de al lado, B1, en este caso y escribimos la siguiente fórmula: =largo(*) en donde el asterisco representa la celda que queremos contar el número de caracteres.
Como podemos observar Excel nos cuenta el número de caracteres incluidos los espacios.
Luego volveremos a seleccionar la celda anterior y pondremos el cursor sobre el cuadradito inferior derecho hasta que el cursor cambie a una cruz. Hacemos clic izquierdo y mantenemos pulsado el botón y arrastramos hasta llegar hasta la última celda que queremos contar.
78
Comparar dos textos en Excel Hay veces en las que tenemos que comparar un nombre o un texto en Excel por ejemplo si tenemos que actualizar la lista de nombres de los responsables de un departamento de nuestros proveedores. Supongamos que tenemos la siguiente tabla en donde la primera fila tenemos los encargados de los diferentes departamentos del año 2015 y ahora nos han pasado los encargados para el año 2016.
Ahora vamos a comprobar cuáles son las personas que han cambiado. Para ello nos dirigimos a la columna C y escribimos la siguiente fórmula: =Igual(*;*) en donde el primer asterisco representa el primer texto que queremos comprobar y el segundo asterisco el segundo texto.
Luego pulsamos la tecla intro.
79
Nos aparecerá la palabra falso, ya que cambia el año. Cuando coincida el texto aparecerá la palabra verdadero, ahí sabremos que el responsable del departamento de nuestro proveedor es el mismo del año pasado, mientras que si sale falso significará que hay otra persona encargada de esa persona. Luego volvemos a seleccionar la celda anterior y pondremos el cursor sobre el cuadradito inferior derecho hasta que el cursor cambie a una cruz. Hacemos clic izquierdo y mantenemos pulsado el botón y arrastramos hasta llegar hasta la última celda que queremos comparar.
Como podemos ver Excel nos dice cuando coincide el texto de la columna A con el de la columna B.
Proteger una hoja y/o un libro de Excel Excel te permite bloquear una hoja o un libro para evitar que alguien pueda modificar el contenido de este. Para bloquear una hoja de Excel tenemos que dirigirnos a la pestaña de Revisar.
En ella nos aparecerá un botón que pone proteger hoja.
80
Hacemos clic en el botón y nos aparecerá un menú que nos permite personalizar las opciones que queremos bloquear en la hoja.
Una vez hemos decidido que opciones vamos a permitir escribimos una contraseña para proteger la hoja de Excel y pulsamos en aceptar. Nos volverá a aparecer una ventana de confirmación en donde tendremos que volver a insertar la contraseña.
A partir de ahora la hoja de Excel estará bloqueada según las opciones que hayamos decidido. Podremos comprobar si se ha bloqueado con éxito porque el botón cambiará a desproteger hoja.
Si lo que queremos es proteger un libro para evitar que se hagan modificaciones, haremos clic en el botón de proteger libro localizado en la pestaña de revisar.
81
Nos aparecerá un menú en cual deberemos introducir una contraseña que nosotros deseemos.
Nos volverá a aparecer otro menú para confirmar la protección.
Si queremos desproteger la hoja o el libro de Excel bastará con pulsar en el botón de desproteger hoja o libro.
Nos aparecerá una ventana en donde deberemos introducir la contraseña que utilizamos anteriormente para protegerlo. Una vez desbloqueado podremos modificar tanto el libro como las hojas.
Buscar valores duplicados en Excel Excel te permite buscar y resaltar de manera rápida y fácil valores duplicados en una tabla. Para ello utilizaremos este ejemplo.
82
Lo primero que haremos será seleccionar toda la tabla.
Luego nos dirigiremos a la pestaña de inicio y haremos clic en el botón de formato condicional, resaltar reglas de celdas y duplicar valores.
Esto nos desplegará una nueva ventana que nos permitirá seleccionar los valores duplicados de la tabla he hemos seleccionado y como queremos resaltar esos valores duplicas.
Pulsamos el botón aceptar y Excel nos resaltará los valores duplicados.
83
Podemos realizar la operación inversa, es decir, seleccionar los valores únicos de la misma forma, solamente tendremos que cambiar el campo por único y aplicarle la forma que queremos que nos los destaque.
Aquí podemos ver como quedaría el resultado.
Eliminar valores duplicados en Excel Supongamos que nos han enviado una tabla en donde nos aparece la información duplicada y queremos eliminar dicha información, Excel puede ayudarnos a hacerlo. En la siguiente tabla podemos observar como la información de los meses esta duplicada.
Luego procederemos a seleccionar la tabla, para ello simplemente haremos clic izquierdo y lo mantendremos en la celda de mes y arrastraremos el ratón hasta el 3800 del mes de mayo.
84
Para eliminar esa información duplicada tenemos que irnos a la pestaña de datos.
Después nos dirigiremos al botón de quitar duplicados.
Se nos abrirá una nueva ventana. En ella debemos elegir que información queremos utilizar como referencia para proceder a eliminar la información duplicada. En nuestro caso marcaremos solo la casilla del mes.
Esto nos eliminará todas las filas que tengan duplicadas el mismo texto. En este caso los meses. Pulsamos el botón de aceptar y obtendremos el resultado.
85
Usar listas desplegables En este tutorial os voy a enseñar a usar las listas desplegables. Para ello vamos a utilizar el siguiente ejemplo.
Luego escribiremos el nombre de la lista en este caso sería calificación de la estancia, y seleccionaremos la celda en donde queremos que aparezca la lista desplegable.
Una vez que ya tenemos escrito lo que queremos que aparezca en la lista desplegable nos dirigimos a la pestaña de datos.
Después haremos clic en el botón de validación de datos.
86
Nos aparecerá una ventana en ella seleccionaremos en el criterio de validación permitir lista.
En la ventana nos aparecerá una nueva opción, origen: en ella haremos clic en el cuadrado de su derecha para seleccionar el rango de datos, es decir la lista de palabras que queremos que aparezcan en la lista.
Una vez tenemos seleccionados los textos que vamos a introducir en la lista, volvemos a hacer clic en el botón que hay a la derecha de la validación de datos. Y pulsamos en aceptar.
87
A la celda que teníamos seleccionada aparecerá un pequeño con un triángulo invertido en él.
Si hacemos clic en él se nos desplegará el menú que hemos creado.
Ya solo tendremos que elegir una de las opciones que queramos.
Calcular subtotales en Excel En este tutorial vais a aprender como calcular subtotales en Excel. Los subtotales son un sumatorio de números correspondientes a una parte del total. Supongamos que tenemos una tabla con los totales de ventas por semanas y meses de nuestra empresa y queremos que Excel nos calcule los subtotales automáticamente.
88
En primer lugar, seleccionamos la tabla con toda la información, simplemente pulsamos con el botón izquierdo del ratón en la celda A1 (mes) y lo mantenemos pulsado y lo arrastramos hasta la última celda con información en este caso la C17 (1700).
Para ello nos dirigimos a la pestaña de Datos.
Una vez que estamos en la pestaña de datos nos dirigimos a la derecha del todo y encontraremos en el apartado de esquema un botón llamado subtotal.
89
Hacemos clic en él y nos aparecerá un nuevo menú. En este menú debemos seleccionar como deseamos calcular los subtotales. En este caso en la opción de para cada cambio en: seleccionamos como queremos que nos lo agrupe en elegimos que por mes. Ya que lo que queremos es un sumatorio de los datos elegimos en usar función sumar. Y en agregar subtotal a elegiremos la información numérica. Las otras opciones son para personalizar como queremos que nos aparezcan la información, si queremos reemplazar subtotales en el caso de que tengamos, o si queremos que cada grupo nos aparezca en una página diferente y si queremos el resumen arriba o debajo de los datos.
Pulsamos aceptar y Excel automáticamente nos agrupa la información por meses y nos calcula los subtotales.
90
Esta opción nos permite comprimir la información visualmente y dejar visible solo los totales con lo que podremos realizar comparaciones mensuales, además de ahorrarnos mucho tiempo y trabajo haciéndolo manualmente.
Pasar un texto a múltiples columnas en Excel Muchas veces cuando exportamos unos datos a Excel de un programa externo o lo copiamos de una web, al pasar esa información en Excel nos pone toda la información en una misma celda, con lo que nos podemos trabajar con ella ya que la necesitamos separada. Excel tiene una opción que te facilita este tipo de separaciones de datos. Supongamos que pegamos dicha información en Excel y el resultamos es el siguiente.
91
Para poder separar cada información en una columna con la que poder trabajar debemos irnos en primer lugar señalar toda la información, para ello simplemente haremos clic izquierdo en la primera celda con información y mantendremos pulsado el botón del ratón y arrastraremos la selección hasta la última celda con datos.
Después nos dirigiremos a la pestaña de Datos.
En la sección de herramientas de datos haremos clic en el botón Texto en columnas.
Se nos abrirá una nueva ventana, en ella debemos decirle a Excel como están separada la información, en este caso está separada por comas por lo que seleccionaremos la opción de Delimitados y pulsamos el botón siguiente.
92
En la siguiente ventana elegiremos como separadores la coma y Excel nos ofrecerá una vista previa de como quedarán los datos en la parte baja de la venta. Si la información se adapta a lo que necesitamos pulsamos el botón siguiente.
En esta ventana nos permite elegir el formato de datos de cada columna para adaptar el resultado a nuestras necesidades. En este ejemplo lo dejaremos todo como esta y pulsaremos el botón de finalizar.
93
Excel nos separa cada información de la tabla en columnas.
Ya solo faltaría darle algún formato a la tabla y centrarla para que nos quede bonita y poder trabajar con ella según nuestras necesidades.
Combinar celdas en Excel En este tutorial vais a aprender como combinar celdas. Para ello tenenos que tener claro que celdas queremos combinar. En este ejemplo utilizaremos la fila 1 para combinar las celdas y poner en ella invierno y primavera.
94
Para combinar las celdas debemos seleccionar las celdas que queremos combinar.
Nos dirigimos a la pestaña de inicio de Excel.
Y ahí nos dirigiremos al botón de combinar y centrar y hacemos clic izquierdo.
Excel nos combinara esas tres celdas que hemos seleccionado en una sola.
En ella escribiremos por ejemplo invierno.
Volvemos a repetir el mismo proceso con las 3 celdas que están sobre abril, mayo y junio y escribimos primavera.
Ya solo faltaría añadirle a la tabla algún tipo de estilo de celda para dejarla bonita.
95
Convertir un Excel en PDF En este tutorial voy a enseñaros a pasar la información contenida en un libro de Excel al formato pdf para que no se pueda modificar y pueda ser visto en cualquier dispositivo exactamente como nosotros lo hemos diseñado. Vamos a utilizar el siguiente ejemplo. En la hoja 1 de Excel tengo la siguiente tabla.
Y en la hoja 2 tengo la continuación.
Ahora vamos a pasar la información contenida en estas dos hojas a un archivo pdf. Para ello nos dirigimos a la pestaña archivo.
Hacemos clic en guardar como.
96
Si no nos aparece la ruta donde queremos guardar el pdf le damos a examinar y la buscamos.
Una vez hemos localizado la carpeta donde queremos guardar nuestro archivo en pdf, escribimos un nombre para que nos sea más fácilmente localizarlo y que esté relacionado con el contenido.
Después nos dirigimos al apartado de abajo del nombre de archivo, es decir tipo. Ahí elegimos PDF.
97
Al hacerlo la parte de debajo de la ventana cambiará y nos ofrecerá un botón con opciones.
Al hacer clic en el botón de opciones nos aparece una nueva ventana. En ella podemos personalizar que información del Excel queremos pasar a pdf. En este ejemplo elegiremos todo el libro y pulsaremos aceptar.
98
Volveremos a la ventana anterior en ella haremos clic en el botón guardar. Si tenemos marcada la casilla de abrir archivo tras publicación automáticamente se nos abrirá el pdf con nuestro visor de pdf predeterminado.
En la primera página del pdf nos aparecerá la información contenida en la hoja 1 de Excel y en la segunda página el contenido de la página 2.
99
Poner la fecha actual Excel tiene una función que te permite poner la fecha actual en una celda, es gran utilidad cuando trabajamos con facturas o documentos en los que la fecha es de importancia. Para ello seleccionamos la celda en donde queremos que aparezca la fecha.
Después escribimos la fórmula =hoy()
Excel automáticamente nos pondrá la fecha del día en el que estemos.
100
Combinar o anidar funciones en Excel Excel permite combinar dos o más funciones o fórmulas para combinar los resultados de ambas en un solo resultado. Supongamos que necesitamos hacer un sumatorio de estos números pero que además necesitamos trabajar sin decimales, por lo que redondearemos el resultado.
Seleccionamos la celda en donde queremos que aparezca el resultado y en ella escribimos la siguiente fórmula: =redondear.mas(suma(A1:A4);0)
Como podemos ver, la primera fórmula sirve para redondear, y dentro de ella introducimos el sumatorio de las celdas de la A1:A4. Después del punto y coma pondremos el número de decimales que necesitemos, pondremos 0 para que nos dé el número sin decimales. Por lo que al pulsar la tecla intro obtendremos el sumatorio de esos números, pero redondeado, sin decimales.
Hacer copias de seguridad de Excel Excel permite el que se cree copias de seguridad para los libros que creemos con Excel. Para poder crear la copia de seguridad debemos dirigirnos a la pestaña de archivo.
101
Después nos dirigimos a guardar como.
Seleccionamos la ruta donde queramos guardar el libro de Excel y escribimos el nombre. Luego hacemos clic en el botón de herramientas.
Nos aparecerá un menú en donde haremos clic en opciones generales.
Marcamos la casilla de crear siempre una copia de seguridad. Con ello nos aseguraremos de tener siempre una copia en caso de cualquier imprevisto que pueda dañar el libro de Excel. Además, nos ofrece otras opciones. Como la de poner contraseña de apertura que impedirá que nadie abra el Excel o contraseña contra la escritura.
102
Pulsamos aceptar y luego en guardar.
Calcular la edad o tiempo de trabajo con Excel Supongamos que necesitamos calcular la edad de un trabajador o el tiempo que lleva trabajando en la empresa desde una fecha hasta el día actual. El día actual es 26/11/2015.
En primer lugar, escribiremos la fecha de nacimiento o el día que empezó el trabajador.
Después nos dirigimos a la celda en donde queremos que aparezca el resultado y escribimos la siguiente fórmula. =SIFECHA(*;HOY();"y") el asterisco representa la celda en donde hemos puesto la fecha. Y nos devuelve el número de años desde la fecha que hemos introducido hasta la fecha en la que estamos.
Para ponerlo más claro vamos a añadirle a la fórmula la palabra años. Para ello, volvemos a seleccionar la celda y en la barra de fórmulas escribimos lo siguiente. & “ años “ y pulsamos intro.
Y obtendremos el siguiente resultado.
103
Excel nos permite especificar aún más la fecha. Para ello volvemos a seleccionar la celda y nos dirigimos a la barra de fórmulas y le añadimos lo siguiente: & sifecha(*(;Hoy();"ym") & " meses "
Y obtendríamos el siguiente resultado.
Y ahora pondremos incluso los días. Se volverá a repetir el mismo proceso. Seleccionamos la celda donde vamos a calcular el tiempo y nos dirigimos a la barra de fórmulas y ahí añadimos a la fórmula lo siguiente: & sifecha(*;hoy();”md”) & “ días “
Excel nos mostrará el resultado.
De esta forma podremos calcular con precisión cuánto tiempo lleva trabajando un trabajador o su edad exacta.
Calcular margen de ventas Supongamos que tenemos una serie de productos y queremos saber cual es el margen de venta que tenemos, para ello utilizaremos el siguiente ejemplo en el que tenemos una serie de productos con un precio de coste o fabricación y el precio al que vendemos el producto.
Para saber que margen tenemos, en primer lugar, seleccionamos la primera celda que pertenece a la fila del margen (D).
104
Una vez hemos seleccionado la celda nos vamos a la barra de fórmulas y escribimos =(C2-B2)/B2 es decir, el precio de venta menos el precio de coste y el resultado dividido por el precio de coste.
Pulsamos la tecla intro y obtenemos el resultado.
Volvemos a seleccionar la misma celda D2 (133) y hacemos clic y mantenemos pulsado en el cuadradito inferior derecho y arrastramos hasta el final de los datos para copiar la formula.
Al soltar el botón del ratón obtendremos el resultado de todos los productos.
105
Ahora que tenemos el rango de datos aún seleccionados nos vamos a la pestaña de inicio, y pulsamos el botón de porcentaje.
Y ya tendremos el resultado en porcentaje.
El 100% indica que hemos obtenido el doble del precio de fabricación. Si el resultado es positivo nos dice que obtenemos beneficios mientras que si es negativo serían perdidas.
Insertar imágenes en Excel Excel permite insertar una amplia variedad e imágenes en sus hojas, ya sea para ofrecer un efecto visual más atractivo o un mayor impacto y evitar la monotonía de solo números. Para ello nos vamos a la pestaña insertar.
Ahí encontraremos dentro del apartado de ilustraciones el botón imágenes.
Al hacer clic en él se nos abrirá una ventana que nos permitirá seleccionar una imagen que tengamos en nuestro disco duro. Bastará con seleccionarla y darle al botón de insertar.
106
El botón a la derecha del anterior llamado imágenes en línea, nos abrirá una ventana para buscar imágenes en la red o en nuestro OneDrive si tenemos uno.
También permite insertar imágenes desde Facebook o Flickr.
Otra opción es la de insertar formas.
107
Al hacer clic en el botón se nos despliega un menú que nos permite insertar una amplia variedad de formas.
Otra cosa que podemos insertar son los SmartArt. Que son una serie de gráficos prediseñados que nos permiten crear esquemas más fácilmente.
108
Existen una amplia variedad de SmartArt.
Por último, tenemos la captura de pantalla. Esta opción nos permite insertar en la hoja de Excel una captura de pantalla de alguna ventana que tengamos abierta en ese momento. También permite el recortar una parte de la captura de pantalla si solo nos interesa una parte concreta.
Al insertar cualquier imagen se nos abre una nueva pestaña en Excel, la de formato. En ella podemos realizar modificaciones a la imagen que hayamos insertado.
109
