tugas kepala gudang di RS.pdf

ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI GUDANG FARMASI RUMAH SAKIT MULYA TANGERANG TAHUN 2014

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat

Oleh : RETNO PALUPININGTYAS NIM. 1110101000084

PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1435 H / 2014 M

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN Skripsi, Juli 2014 Retno Palupiningtyas, NIM : 1110101000084 1110101000084 Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014

xix + 149 halaman + 7 tabel + 4 bagan + 10 lampiran ABSTRAK

Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang sekaligus revenue center   utama bagi Rumah Sakit. Instalasi Farmasi khususnya Gudang Farmasi  bertanggung jawab untuk menjaga persediaan obat-obatan agar terhindar dari kerusakan dan kadaluarsa serta menjaga mutu obat-obatan yang disimpan di gudang farmasi. Ditemukannya obat kadaluarsa dan rusak di gudang farmasi RS Mulya merupakan salah satu indikasi adanya masalah dalam penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya. Untuk itu perlu dilakukan anilisis mengenai sistem penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian adalah data primer dan data skunder. Data primer diperoleh dari observasi langsung, wawancara mendalam dan telaah dokumen. Informan penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi Farmasi, Petugas Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan Rumah Sakit Mulya Tangerang. Sistem penyimpanan obat yang dilakukan di Gudang Farmasi RS Mulya masih belum cukup efektif. Hal ini dikarenakan masih ada beberapa komponen 1) input (SDM, anggaran, sarana/prasarana), 2) proses (penerimaan obat, pengaturan  penyimpanan obat, pengeluaran obat,  stock opname obat) opname  obat) dan 3) kriteria efisiensi sistem penyimpanan/output (kesesuaian jumlah stok obat, persentase obat kadaluarsa/rusak, death stock  &   & kesesuaian sistem pengeluaran obat) yang belum sesuai dengan pedoman Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010. Diharapkan manajemen RS lebih memperhatikan sistem penyimpanan obat (mulai dari input, proses hingga output) di gudang farmasi. Meskipun kegiatan penyimpanan obat tidak terhubung langsung dengan pelayanan kepada konsumen rumah sakit namun jika kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi diabaikan akan memberikan kerugian yang besar bagi rumah sakit. Kata Kunci: Penyimpanan Obat, Gudang Farmasi, Rumah Sakit. Daftar Bacaan: 41 (1990-2013)

iii

FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCE PROGRAM STUDY OF PUBLIC HEALTH SPECIALIZATION OF HEALTH CARE MANAGEMENT Thesis, July 2014 Retno Palupiningtyas, NIM: 1110101000085 Drugs Storage System Analysis In Pharmaceutical Warehouse Of Mulya Tangerang Hospital 2014

xix + 149 Pages Pages + 7 Table + 4 Frame + 10 Appendix

ABSTRAK

Pharmaceutical service is a revenue center for hospital. Pharmacy, specifically pharmaceutical warehouse responsible to keep drugs always available, avoid stock form expired and maintain its quality. When an expired and rotten drugs found in Pharmaceutical Warehouse of Mulya Tangerang Hospital, it is one of many indications that shows a problem in drugs management method which has been used by hospital. This problem needs to be analysed, especially the hospital drugs management method. This is a qualitative and descriptive research, using primary and secondary data. Primary data obtained from observation, in-depth interview and document review. Informants in this reaserch consists of Head of Pharmaceutical Installation, Pharmaceutical Warehouse Officer and Finance Employee of Mulya Hospital. The result is found that Mulya hospital drugs storage system is still ineffective. It is because there are some terms based on Dirjend Bina Kefarmasian dan dan Alat Kesehatan 2010 that aren’t followed yet, which is 1) Input (human resources, budget and facility), 2) Process (drugs supply, drugs storage, drugs distribution and drugs stock opname) and 3) Efficiency of drugs storage system criteria (compitability total of drugs, expired/rotten drugs percaentage, death stock and compatibility of drugs output system). In near future, the hospital management is expected to put more attention in their drugs storage system (from input, process to output) in pharmaceutical warehouse. Eventhough drug storage is not directly impact costumer, it will cost much loss to the hospital if the system is not well managed.

Keyword : Drug Storage System, Pharmaceutical Warehouse, Hospital.

Bibliography : 41 41 (1990-2013)

iv

RIWAYAT HIDUP PENULIS

 Nama

: Retno Palupiningtyas

Jenis Kelamin

: Perempuan

Tempat / Tanggal Lahir

: Jakarta, 10 April 1992 : Taman Pinang Pinang Indah Blok O No. 2 Cipondoh  –  Tangerang  Tangerang 15145

Agama

: Islam

 No. Telp

: 085691271110 085691271110

E-mail

: [email protected]

Riwayat Pendidikan

2010 - sekarang

: Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK), Kesehatan Masyarakat Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta

2007 - 2010

: SMA Negeri 2 Tangerang

2004 - 2007

: SMP Negeri 4 Tangerang

1998 - 2004

: SD Negeri Cipondoh 08

1996 - 1998

: TK Bina Putra Cipondoh

Riwayat Organisasi

2008  –  2009

: Ketua Media Komunikasi Siswa SMA Negeri 2 Tangerang

2011 - 2012

: Ketua Divisi Kesenian dan Olahraga, Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

2013 - sekarang

: Public Relation, Health Relation, Health Care Management Management Student Association (HACAMSA) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

v

KATA PENGANTAR

 Assalamu’alaikum Wr. Wr. Wb

Segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih dan Maha Penyanyang atas rahmat dan karunia-Nya karunia-Nya sehingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan menyelesaikan skripsi dengan judul “Analisis Sistem penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014”. Sha lawat dan salam tidak lupa  penulis sampaikan pada baginda Rasulullah Muhammad SAW yang membawa umatnya ke jalan yang diridhoi oleh Allah SWT. Dalam proses penyusunan Skripsi ini, penulis mendapatkan banyak  bantuan, petunjuk, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu, sudah sepatutnya penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Kedua orang tua penulis, Bapak Hariyanto (my ( my number one super hero in the world ) dan Ibu Wiwit Sugiarti (my (my super Mom) Mom) juga Bimo (hello (hello my little brother ) atas doa yang luar biasa, dukungan dan semangat yang luar  biasa yang diberikan kepada penulis. 2. Ibu Febrianti, M.Si sebagai Kepala Program Studi Kesehatan Masyarakat. 3. Ibu Riastuti Kusuma Wardani, MKM selaku sel aku penanggung jawab peminatan Manajemen Pelayanan Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat 4. Bapak dr. Yuli Praranca Satar, MARS dan Ibu Ibu Fase Badriah Ph.D Ph.D selaku Pembimbing yang selalu memberikan arahan dan bimbingannya dengan sangat baik. 5. Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya, Ibu Verawati. M. Sumarsin, S.Si, Apt. dan Ibu Susi, SKM yang membantu dalam perizinan dan semua informasi yang dibutuhkan selama penelitian. 6. Rita, Icha, Maria, Indri, Fufu, Syarif serta staff instalasi farmasi dan staff di RS Mulya lainnya yang sudah mau berbagi ilmu dan pengalamannya.

vi

7. Manda, Dewi, Nunu, Alans, Arie, Pepeng juga Pepeb yang selau dengerin keluh kesah, ngasih masukan, semangat dan ngga berhenti ngehibur disaat terpuruk apapun. Hahai apapun. Hahai Love  Love you guys ! guys ! 8. Permana Eka Satria, thanks buat thanks buat dukungan, semangat dan doanya. Ini loh hasil jungkir balik selama ini. Finally.. ini. Finally.. wisuda  wisuda bareng yeaay wuhuuu ! 9. Untuk temen-temen Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK) 2010 : Bayti, Nia, Fika, Eliza, Bila, Nina, Anin, Mawar, Fitri, Ilma, Ucup, Anggah, Uyung, Tata, Mas Furin dan Endah buat hari-hari yang ngga  pernah ada matinya, buat suasana kelas yang ngangenin. Makasih buat kerjasama, doa dan motivasinya selama ini. 10. Seluruh teman-teman Kesehatan Masyarakat angkatan 2010 yang lainnya. Kalian menyenangkan gais, senang menjadi bagian dari kalian.

Dan untuk pihak-pihak lain yang tidak bisa disebutkan namanya satu  persatu, penulis mengucapkan terimakasih. Dengan mengirimkan

doa kepada

Allah SWT penulis berharap semua kebaikan yang telah diberikan diberikan mendapat  balasan dari Allah SWT. Amin. Terakhir, penulis berharap semoga skripsi ini  bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta mengharapkan kritik dan saran yang membangun.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Tangerang, Juli 2014

Penulis

vii

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL .............................................. .................................................................... ........................................ .................. i LEMBAR PERNYATAAN .............................. ..................................................... ............................................. ...................... ii ABSTRAK .............................................. ..................................................................... ............................................. ................................. ........... iii ABSTRACT ......................... ................................................ .............................................. ............................................. ............................. ....... iv PERNYATAAN PERSETUJUAN .................................. ........................................................ ............................. ....... v LEMBAR PENGESAHAN .......................................... ................................................................. ................................. .......... vi RIWAYAT HIDUP PENULIS............................................ ................................................................... .......................... ... vii KATA PENGANTAR............................................ .................................................................. ........................................ .................. viii DAFTAR ISI........................................... .................................................................. ............................................. ................................. ........... x DAFTAR TABEL ..................................................... ........................................................................... ..................................... ............... xvi DAFTAR BAGAN ....................................................... .............................................................................. .................................. ........... xvii DAFTAR LAMPIRAN .......................................... ................................................................ ........................................ .................. xviii DAFTAR SINGKATAN........................................... ................................................................. ..................................... ............... xix

BAB I. PENDAHULUAN ........................................................... ............................................................................. .................. 1

1.1 Latar Belakang .......................................... ................................................................ ..................................... ............... 1 1.2 Rumusan Masalah ............................................. ................................................................... ............................. ....... 4 1.3 Pertanyaan Penelitian ........................................... .................................................................. .......................... ... 5 1.4 Tujuan Penelitian .............................................. ..................................................................... ............................. ...... 6 1.4.1 Tujuan Umum ............................................. .................................................................... .......................... ... 6

x

1.4.2 Tujuan Khusus ............................................ ................................................................... .......................... ... 6 1.5 Manfaat ......................................................... ............................................................................... ................................. ........... 6 1.5.1 Manfaat Bagi Peneliti............................................. Peneliti............................................................ ............... 6 1.5.2 Manfaat Bagi RS Mulya ................................. ....................................................... ...................... 7 1.5.3 Manfaat Bagi Institusi Pendidikan ........................................ ........................................ 7 1.6 Ruang Lingkup .......................................... ................................................................ ..................................... ............... 7

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ................................................... .................................................................. ............... 8

2.1 Manajemen Logistik ............................................ ................................................................... .......................... ... 8 2.1.1 Tujuan Manajemen Logistik ........................... ................................................. ...................... 9 2.1.2 Fungsi Manajemen Logistik................................ Logistik.................................................. .................. 9 2.1.3 Jenis Logistik Rumah Sakit ....................................... .................................................. ........... 13 2.2 Penyimpanan Obat ............................................ ................................................................... ............................. ...... 13 2.2.1 Tujuan Penyimpanan Obat ......................................... .................................................... ........... 13 2.2.2 Unsur Pengelola dan Sarana Manajemen Penyimpanan Obat ............................ .................................................. ............................................ ..................................... ............... 15 2.2.3 Kegiatan Penyimpanan Obat .......................................... ................................................. ....... 21 2.2.4 Prosedur Penyimpanan Obat .......................................... ................................................. ....... 24 2.2.5 Indikator Mutu Penyimpanan Obat ....................................... ....................................... 35 2.3 Gudang Obat ..................................................... ........................................................................... ............................. ....... 37 2.3.1 Jenis Gudang ............................................................. ........................................................................ ........... 37

xi

2.3.2 Persiapan Gudang Penyimpanan Obat .................................. .................................. 37 2.3.3 Keamanan Gudang .......................................... ................................................................ ...................... 41 2.4 Rumah Sakit ........................... .................................................. ............................................. ................................. ........... 42 2.4.1 Pelaksana Penyimpanan Obat di Rumah Sakit ..................... 42 2.5 Kerangka Teori ........................................................ .............................................................................. ...................... 43 BAB III. KERANGKA BERPIKIR DAN DEFINISI ISTILAH ISTILAH ............... ............... 44

3.1 Kerangka Berpikir ............................................ ................................................................... ................................. .......... 44 3.2 Definisi Istilah ........................................... ................................................................. ........................................ .................. 47 BAB IV. METODOLOGI PENELITIAN ................................. ................................................... .................. 53

4.1 Desain Penelitian ............................................................ .............................................................................. .................. 53 4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................. ............................................................ ............... 53 4.3 Informan Penelitian Penelit ian .......................................... ................................................................. ................................. .......... 54 4.4 Instrumen Penelitian .......................................................... ......................................................................... ............... 55 4.5 Sumber Data .......................................... ................................................................ ............................................ ...................... 55 4.6 Pengumpulan Data ........................................... .................................................................. ................................. .......... 56 4.7 Triangulasi Data ........................................... ................................................................. ..................................... ............... 58 4.8 Pengolahan Data ..................................................... ........................................................................... .......................... .... 59 4.9 Analisis Data ............................................. ................................................................... ........................................ .................. 60 4.10 Penyajian Data .......................................................... ................................................................................ ...................... 61 BAB V. HASIL PENELITIAN ........................................... .................................................................. .......................... ... 62

5.1 Gambaran Rumah Sakit Mulya .......................................... ......................................................... ............... 62

xii

5.1.1 Visi Misi Rumah Sakit Mulya .......................................... .............................................. .... 62 5.1.2 Prinsip Dasar Rumah Sakit Mulya ...................................... ...................................... 63 5.1.3 Pelayanan Rumah Rumah Sakit Mulya ........................................... ........................................... 64 5.2 Penyimpanan Obat di Rumah Sakit Sakit Mulya ...................................... ...................................... 65 5.3 Input Penyimpanan Obat............................................ .................................................................. ...................... 67 5.3.1 Sumber Daya Manusia/Personil ............................................ ............................................ 67 5.3.2 Anggaran .......................................... ................................................................ ..................................... ............... 74 5.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat .......................................... ................................................. ....... 75 5.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat .................................... ............................................... ........... 76 5.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat ............................. ............................. 85 5.4 Proses Penyimpanan Obat.......................................... ................................................................ ...................... 88 5.4.1 Penerimaan Obat ............................................. ................................................................... ...................... 88 5.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat .............................. ..................................................... .................................. ........... 92 5.4.3 Pengeluaran Obat ............................................ .................................................................. ...................... 95 5.4.4 Stock Opname Opname ............................................ ................................................................... .......................... ... 98 5.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan ....................................... ....................................... 101 5.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat .......................................... ......................................................... ............... 103 5.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi .............................. .............................. 105 5.7 Stock Mati di Gudang Farmasi .................................................. ......................................................... ....... 106 5.8 Kesesuaian Keses uaian Pengeluaran .......................................... ................................................................. .......................... ... 107

xiii

BAB VI. PEMBAHASAN ..................................... ........................................................... ........................................ .................. 109

6.1 Keterbatasan Penelitian ........................................... .................................................................. .......................... ... 109 6.2 Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi RS Mulya ........................... ........................... 110 6.3 Input Penyimpanan Obat ............................................. ................................................................... ...................... 111 6.3.1 Sumber Daya Manusia/Personil .............................. ............................................. ............... 112 6.3.2 Anggaran ............................................... ..................................................................... ................................. ........... 116 6.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat ................................ .................................................. .................. 117 6.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat .......................................... ................................................. ....... 119 6.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat .............................. .............................. 121 6.4 Proses Penyimpanan Obat ........................................... ................................................................. ...................... 126 6.4.1 Penerimaan Obat .............................................. .................................................................... ...................... 126 6.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat............................................. Obat................................................................... ...................... 128 6.4.3 Pengeluaran Obat.............................................. Obat.................................................................... ...................... 133 6.4.4 Stock Opname .......................................... ................................................................ ............................. ....... 135 6.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan......................................... ......................................... 136 6.5 Kesesuaian Keses uaian Jumlah Stock Obat .......................................... ......................................................... ............... 139 6.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi .............................. .............................. 140 6.7 Stock Mati di Gudang Farmasi .............................................. ......................................................... ........... 141 6.8 Kesesuaian Pengeluaran (FIFO/FEFO) ............................................ ............................................ 142

xiv

BAB VII. KESIMPULAN DAN SARAN

7.1 Kesimpulan .......................................................... ................................................................................ ............................. ....... 144 7.2 Saran ......................................... ............................................................... ............................................. .................................. ........... 147 7.2.1 Bagi Petugas Gudang ........................................... ............................................................. .................. 147 7.2.2 Bagi Manajemen Rumah Sakit ........................................... ............................................... .... 148 7.2.3 Bagi Peneliti Selanjutnya ..................................... ....................................................... .................. 149

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

xv

DAFTAR TABEL Nomor Tabel

Halaman

Tabel 3.1

Definisi Istilah Variabel Input ............................................ ................................................... ....... 47

Tabel 3.2

Definisi Istilah Variabel Proses .......................................... ................................................. ....... 50

Tabel 3.1

Definisi Istilah Variabel Output .......................................... ................................................. ....... 52

Tabel 4.1

Triangulasi Data ............................................ .................................................................. ............................. ....... 60

Tabel 5.1

SDM di Gudang Farmasi di RS Mulya ...................................... ...................................... 68

Tabel 5.2

Pelaporan Dokumen Penyimpanan ............................................ ............................................ 102

Tabel 5.3

Daftar Obat yang Tidak Sesuai Jumlahnya................................ ................................ 104

xvi

DAFTAR BAGAN Nomor Bagan

Halaman

Bagan 2.1

Fungsi Logistik .......................................... ................................................................. .......................... ... 10

Bagan 2.2

Kerangka Teori ........................................... .................................................................. .......................... ... 43

Bagan 3.1

Kerangka Berpikir .......................................... ................................................................ ...................... 46

Bagan 5.1

Letak Gudang Farmasi dalam Struktur RS Mulya ............... 65

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Pedoman Telaah Dokumen

Lampiran 2

Lembar Observasi

Lampiran 3

Matriks Wawancara

Lampiran 4

Matriks Triangulasi Data

Lampiran 5

Daftar Obat Rusak dan Kadaluarsa

Lampiran 6

Daftar Jenis Obat Fast Obat Fast Moving  dan  dan Kesesuaian Jumlahnya

Lampiran 7

Daftar Jenis Obat Death Obat Death Stock 

Lampiran 8

Foto-Foto

xviii

DAFTAR SINGKATAN

APAR

:

Alat Pemadam Api Ringan

Depkes

:

Departemen Kesehatan

Dirjend

:

Direktorat Jendral

ED

:

 Expired Date

FEFO

:

 First Expired First Out

FIFO

:

 First In First Out

KARS

:

Komite Akreditasi Rumah Sakit

Kemenkes

:

Kementerian Kesehatan

Permenkes

:

Peraturan Menteri Kesehatan

RI

:

Republik Indonesia

RS

:

Rumah Sakit

SMA

:

Sekolah Menengah Atas

SMF

:

Sekolah Menengah Farmasi

S1

:

Strata 1

SDM

:

Sumber Daya Manusia

SOP

:

Standard Operational Procedure

UU

:

Undang-undang

WHO

:

World Health Organization

xix

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang

Rumah sakit sebagai sarana pelayanan kesehatan diharapkan dapat memberikan pelayanan yang cepat, lengkap dan terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat dengan memenuhi prinsip kemanusiaan dalam rangka mewujudkan derajat kesehatan masyarakat yang optimal melalui pemberian pelayanan kesehatan yang bermutu (Septi, 2008). Sikap kritis dan selektif masyarakat serta tuntutan akan pelayanan kesehatan yang lebih baik dan bermutu menjadi tantangan yang harus dihadapi oleh rumah sakit di Indonesia saat ini. William Krowinski dan Steven Steiber dalam Rismayanti (2009) menyebutkan bahwa kepuasan pasien merupakan evaluasi yang positif tentang dimensi pelayanan yang spesifik yang didasari pada harapan pasien dan mutu  pelayanan yang diberikan oleh penyedia layanan kesehatan (provider). Sehingga

untuk

memenuhi

hal

tersebut

rumah

sakit

harus

mampu

meningkatkan efisiensi dan efektivitas di semua bidang pelayanan, salah satunya adalah pelayanan farmasi. Dalam

Keputusan

Menteri

Kesehatan

(Kepmenkes)

RI

Nomor

1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pelayanan farmasi rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di rumah sakit yang menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu. Pembangunan di  bidang pelayanan farmasi bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pelayanan kesehatan.

1

2

Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang sekaligus menjadi revenue center   utama bagi rumah sakit karena hampir 90% pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medik) dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan  perbekalan farmasi (Suciati dkk., 2006). Penelitian yang dilakukan oleh Lukmana (2006) yang dilakukan di  beberapa rumah sakit di Jabodetabek menunjukkan bahwa sistem penyimpanan pen yimpanan  barang-barang logistik farmasi terutama obat masih ada yang belum sesuai dengan ketentuan yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan, seperti misalnya cara penyimpanan FIFO/FEFO yang tidak diterapkan,  pengaturan suhu dan kelembaban udara di gudang penyimpanan yang tidak diperhatikan, pemisahan jenis obat dan peralatan yang perlu disediakan di gudang penyimpanan juga masih diabaikan. Ini terlihat dari banyaknya obatobat kadaluarsa yang belum dipisah penempatannya dengan obat-obat yang masih baru, obat yang memerlukan penyimpanan di suhu dingin tidak disimpan di dalam tempat yang semestinya serta sarana dan prasarana penyimpanan yang  belum memadai. Selain itu, menurut penelitian Puslitbang Biomedis dan Farmasi (2006) diketahui bahwa masih banyak gudang penyimpanan obat di puskesmas dan rumah sakit di Indonesia yang kurang memenuhi persyaratan seperti tidak menggunakan sistem alfabetis dalam penataannya, tidak menggunakan sistem FIFO atau FEFO dan penggunaan kartu stok yang belum memadai. Dalam  penelitian lain di salah satu rumah sakit swasta di daerah Jakarta diketahui  bahwa standar prosedur operasional tentang penyimpanan obat yang sudah

3

ditetapkan oleh rumah sakit, tidak dilaksanakan dengan baik oleh petugas (Prihatiningsih, 2012). Penyimpanan yang kurang baik seperti yang diungkapkan diatas tentunya dapat membawa kerugian yang cukup besar bagi rumah sakit. Karena hampir 40-50% pengeluaran rumah sakit ditujukan untuk kebutuhan logistik terutama obat-obatan dan alat kesehatan (Nabila, 2012). Artinya, jika terjadi kesalahan dalam pengelolaan dan penyimpanan obat di rumah sakit, maka rumah sakit tersebut akan mengalami kerugian. Untuk itu, sangat diperlukan pengelolaan obat yang baik dan efisien untuk mencegah terjadinya kerugian akibat kesalahan di penyimpanan obat. Komite Akreditasi Rumah Sakit dalam Standar Akreditasi Rumah Sakit Tahun 2010 juga menyebutkan bahwa obat-obatan yang ada di rumah sakit harus disimpan dengan baik dan aman. Ini dilakukan untuk menjamin efisiensi penyimpanan obat dan termasuk kedalam salah satu kriteria dalam penilaian akreditasi RS. Rumah Sakit Mulya merupakan salah satu rumah sakit swasta yang memiliki visi menjadi Rumah Sakit pilihan keluarga di Kota Tangerang yang dikenal selalu mengutamakan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan Empati). Rumah Sakit Mulya didukung oleh unit Instalasi Farmasi yang  bertanggung jawab dalam mengelola dan menyelenggarakan kegiatan yang mendukung ketersediaan obat dan alat kesehatan di RS Mulya. Unit instalasi farmasi bertanggung jawab melaksanakan fungsi-fungsi logistik obat dan alat kesehatan, mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penghapusan obat dan alat kesehatan. Penyimpanan obat-obatan yang dilakukan di Rumah Sakit Mulya dilakukan di gudang farmasi rumah sakit. Penyimpanan obat di gudang farmasi

4

Rumah Sakit Mulya bersifat hanya sementara, sebelum obat-obatan di distribusikan ke unit-unit lain di rumah sakit tersebut yang membutuhkan. Di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya obat-obatan disimpan pada rak-rak obat yang belum dilengkapi dengan label nama dan kartu stok obat, bahkan tidak  jarang obat yang baru bar u datang dari suplier s uplier dibiarkan berada di dalam kardus dan menumpuk dilantai tanpa diberi alas pada lantai/ pallet. Saat obat-obatan datang dari supplier, petugas gudang meletakkan obat tersebut ditempat yang dikehendaki oleh petugas gudang saja dan ini menyebabkan setiap obat akan selalu berpindah tempat penyimpanan dan jika petugas lupa tempat menyimpan obat, pencarian obat akan menjadi lebih lama. Sebagai rumah sakit yang memiliki misi memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas prima dan aman dengan berlandaskan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan Empati) untuk mencapai kepuasan pasien dan keluarganya, rumah sakit Mulya harus mampu menjaga kualitas  pelayanannya, termasuk kualitas pelayanan farmasi. Penelitian ini diharapkan  bisa membantu dalam meningkatkan kualitas pelayanan farmasi khususnya dalam kegiatan penyimpanan obat di rumah sakit Mulya.

1.2.

Rumusan Masalah

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti pada Februari 2014, ditemukan sebanyak 16 jenis obat yang sudah kadaluarsa dan 3 jenis obat dalam keadaan rusak di gudang logistik farmasi Rumah Sakit Mulya. Obatobatan yang rusak dan kadaluarsa tersebut, belum diletakkan terpisah dengan obat-obatan jenis lain yang belum kadaluarsa. Menurut informan, kerusakan obat dan alat kesehatan memang tidak jarang ditemui di gudang farmasi. Hal ini

5

dikarenakan minimnya tempat penyimpanan dan kondisi tempat penyimpanan yang sedikit kurang memadai. Kerusakan obat yang dialami tersebut tentunya membawa kerugian bagi rumah sakit. Tidak hanya kerugian dari sisi ekonomi namun ini juga dapat menghambat kegiatan pelayanan farmasi di rumah sakit tersebut. Penyimpanan perbekalan farmasi (obat-obatan dan alat kesehatan) memiliki peranan yang sangat penting dalam suatu siklus manajemen logistik obat.

Penyimpanan obat yang yang baik dapat membantu dalam menghindari

kekosongan obat (out ( out of stock ). ). Selain itu juga membantu dalam menghemat  biaya serta mengantisipasi fluktuasi kenaikan harga obat dan untuk mempercepat pendistribusian obat. Jika terjadi kesalahan dalam pengelolaan logistik obat di instalasi farmasi akan menyebabkan kerugian bagi rumah sakit. Berdasarkan hal tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian lebih lanjut mengenai Analisis Sistem Penyimpanan Obat Di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014.

1.3.

Pertanyaan Pertanyaan Penelitian

1. Bagaimana input (sumber daya manusia, anggaran, prosedur, serta sarana dan prasarana) dari sistem penyimpanan penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 ? 2. Bagaimana proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat,  stock opname  opname  obat, serta pelaporan) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tangerang Tahun 2014 ? 3. Bagaimana output (obat tersimpan di gudang farmasi dengan efisien) dari sistem penyimpanan di di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun Tahun 2014 ?

6

1.4.

Tujuan Penelitian 1.4.1

Tujuan Umum

Mengetahui sistem penyimpanan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang pada tahun 2014.

1.4.2

Tujuan Khusus

1. Mengetahui input (sumber daya manusia, anggaran, prosedur, serta sarana dan prasarana) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 2. Mengetahui proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat, stock obat,  stock opname obat, opname obat, serta pelaporan) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang tahun 2014. 3. Mengetahui output (obat tersimpan di gudang farmasi dengan efisien) dari sistem penyimpanan penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014.

1.5.

Manfaat Penelitian 1.5.1

Manfaat Bagi Peneliti

Dapat

memperoleh

pengetahuan,

wawasan,

pengalaman,

serta

keterampilan dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang terjadi pada penyimpanan obat di rumah sakit.

1.5.2

Manfaat Bagi Rumah Sakit Mulya

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan oleh pengambil keputusan

sebagai

masukan

untuk

menyempurnakan

sistem

7

 penyimpanan obat di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya agar  pengelolaan

logistik

farmasi

menjadi

lebih

efektif,

sehingga

meningkatkan kualitas pelayanan rumah sakit.

1.5.3

Manfaat Bagi Institusi Pendidikan

a. Dapat dijadikan sebagai referensi terkait manajemen penyimpanan obat di rumah sakit.  b. Dapat dijadikan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya terkait manajemen penyimpanan obat di rumah sakit.

1.6.

Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sistem penyimpanan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang pada tahun 2014. Penelitian ini dilakukan oleh Mahasiswa semester VIII peminatan Manajemen Pelayanan Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada bulan April hingga Mei 2014. Penelitian ini menggunakan metode  penelitian kualitatif deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari observasi langsung, wawancara mendalam dan telaah dokumen. Informan dalam  penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi farmasi, Petugas Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1.

Manajemen Manajemen Logistik

Manajemen merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang yang di inginkan (Hasibuan,2001). Menurut Terry dalam Seto (2004) manajemen adalah suatu proses kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,  pelaksanaan dan pengawasan dengan memadukan penggunaan ilmu dan seni untuk mencapai tujuan organisasi. Konsep ini dikenal dengan POAC yaitu  Plainning  

(perencanaan),

Organizing   (pengorganisasian),  Actuating 

(pengarahan) dan Controling . Logistik berasal dari bahasa Yunani Kuno yaitu logistikos yang logistikos yang artinya  pandai memperkirakan. Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan,  penyimpanan, penyaluran serta penghapusan material atau alat-alat (Aditama, 2007). Manajemen logistik adalah bagian dari instansi yang tugasnya adalah menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional instansi tersebut dalam jumlah, kualitas, dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin. Kegiatan logistik secara umum mempunyai tiga tujuan yaitu tujuan operasional, tujuan keuangan dan tujuan keamanan.

2.1.1

Tujuan Manajemen Logistik

Tujuan manajemen logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang

dibutuhkan

dan

dengan 8

total

biaya

yang

terendah.

9

Penyelenggaraan logistik memberikan kegunaan (utility) ( utility)   waktu dan tempat (Bowersox, 1996). Menurut Aditama (2007), ada 3 tujuan logistik dalam sebuah organisasi/institusi yaitu : a. Tujuan operasional adalah tersedianya barang material dalam  jumlah yang tepat dan kualitas yang baik pada saat dibutuhkan.  b. Tujuan keuangan yaitu tercapainya tujuan operasional dengan biaya yang rendah c. Tujuan

keutuhan

adalah

tercapainya

persediaan

yang

tidak

terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak,  pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya, serta nilai  persediaan yang tercermin dalam sistem akuntansi.

2.1.2

Fungsi Manajemen Logistik

Terdapat tujuh fungsi logistik dalam pemenuhan kegiatan operasional bagi suatu institusi menurut Subgya (1995). Fungsi-fungsi tersebut tergambar dalam suatu siklus manajemen logistik, dimana setiap fungsi dalam siklus tersebut saling berkaitan satu sama lain dan sangat menentukan keberhasilan kegiatan logistik dalam organisasi tersebut. Berikut adalah siklus manajemen logistik tersebut :

10

Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Penghapusan

Penganggaran

Pemeliharaan

Pengendalian/ Pengawasan

Pengadaan

Penyaluran Penyimpanan

Bagan 2.1 Fungsi Logistik Sumber : H. Subgya (1995)

Dalam siklus fungsi logistik diatas, setiap fungsi memiliki kaitan yang erat satu sama lain. Setiap fungsi yang ada menentukan keberlangsungan dan kelancaran dari fungsi-fungsi lainnya. Jika ada salah satu fungsi yang terhambat atau tidak berjalan dengan baik, maka  pelaksanaan siklus logistik akan menjadi terhambat. Berikut adalah  penjelasan mengenai fungsi-fungsi logistik diatas.

1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Perencanaan dan penentuan kebutuhan merupakan aktivitas dalam menerapkan sasaran, pedoman, pengukuran, penyelenggaraan  bidang logistik. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat

11

Kesehatan Kemenkes RI (2010), pendekatan perencanaan per encanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metode, antara lain metode konsumsi, metode epidemiologi dan metode kombinasi. 2. Fungsi Penganggaran Penganggaran (budgeting  (budgeting ) adalah semua jenis kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu, yaitu skala mata uang dan jumlah  biaya, dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang  berlaku baginya. 3. Fungsi Pengadaan Menurut

Kepmenkes

No

1197/MENKES/X/2004

tentang

Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi dan sumbangan/hibah. 4. Fungsi Penyimpanan Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang  persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsifungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan  biaya serendah mungkin. Menurut Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), Tujuan penyimpanan adalah: a. Memelihara mutu sediaan farmasi  b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab c. Menjaga ketersediaan

12

d. Memudahkan pencarian dan pengawasan Adapun kegiatan penyimpanan meliputi : a. Perencanaan/persiapan

dan

pengembangan

ruang-ruang

 penyimpanan ( storage  storage space) space)  b. Penyelenggaraan

tata

laksanan

penyimpanan

( storage ( storage

pengoperasian

alat-alat

 procedure)  procedure) c. Perencanaan/penyimpanan

dan

 pembantu pengaturan barang (material (material handling equipment ) d. Tindakan-tindakan kemananan dan keselamatan 5. Penyaluran Penyaluran

adalah

kegiatan

menyalurkan

barang

sesuai

 permintaan, tepat waktu, tepat jumlah dan sesuai dengan spesifikasi (Subagya, 1995) 6. Fungsi Pemeliharaan Fungsi pemeliharaan merupakan usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil  barang inventaris (Aditama, 2007). 7. Fungsi Penghapusan Fungsi

penghapusan

yaitu

berupa

kegiatan

dan

usaha

 pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai se suai peraturan atau  perundang-undangan  perundang-undangan yang berlaku (Dwiantara, 2005). 8. Fungsi Pengendalian Pengendalian persediaan adalah berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin kelancaran proses produksi atau persediaan obat di apotek dan

13

farmasi rumah sakit agar menjamin kelancaran pelayanan pasiennya secara efektif dan efisien (Seto, 2004).

2.1.3

Jenis Logistik Rumah Sakit

Menurut Sabarguna (2005) logistik rumah sakit dibagi dalam 3 klasifikasi yaitu farmasi rumah sakit (Obat-obatan, alat-alat kesehatan dan bahan non medis yang terkait langsung seperti kertas EKG, film rongent  dll),  dll), logistik nonn medis dan logistik dapur.

2.2.

Penyimpanan Obat

Menurut

Departemen

Kesehatan

Republik

Indonesia

(2004)

 penyimpanan obat adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap te rhadap obat-obat obat -obat yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan

mutunya

managemen

tetap logistik

terjamin. farmasi

Penyimpanan yang

sangat

merupakan

fungsi

menentukan

dalam

kelancaran

 pendistribusian serta tingkat keberhasilan dari manajemen logistik farmasi dalam mencapai tujuannya.

2.2.1

Tujuan Penyimpanan Obat

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang  persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan biaya

14

serendah mungkin. Menurut Warman (2004) tujuan dari penyimpanan antara lain : a. Mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan yang tidak baik  b. Mempermudah pencarian di gudang/kamar penyimpanan c. Mencegah kehilangan dan mencegah bahaya d. Mempermudah stock Mempermudah stock opname dan opname dan pengawasan

Secara lebih terperinci, Depkes RI (2004) menyatakan bahwa tujuan penyimpanan antara lain : 1. Aman, yaitu setiap barang/obat yang disimpan tetap aman dari kehilangan dan kerusakan. a. Kehilangan karena dicuri orang lain, dicuri karyawan sendiri, dimakan hama (tikus) atau hilang sendiri (tumpah, menguap)  b. Kerusakan, yaitu akibat barang itu sendiri rusak atau barang itu merusak lingkungan (polusi) 2. Awet, yaitu barang tidak berubah warnanya, baunya, gunanya, sifatnya, ukurannya, fungsinya dan lain-lain. 3. Cepat, yaitu cepat dalam penanganan barang berupa menaruh atau menyimpan, mengambil, dan lain-lainnya. 4. Tepat, dimana bila ada permintaan barang, barang yang diserahkan memenuhi lima tepat, yaitu tepat barang, kondisi, jumlah, waktu dan harganya. 5. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab. 6. Mudah, yaitu:

15

a. Mudah menangani barang dan mudah menempatkan barang di tempatnya dan menemukan dan mengambilnya.  b. Mudah mengetahui jumlah persediaan c. Mudah dalam pengawasan barang d. Murah,

yaitu

biaya

yang

dikeluarkan

sedikit

untuk

menanganinya, yaitu murah dalam menghitung persediaan,  pengamanan dan pengawasannya.

2.2.2

Unsur Pengelola dan Sarana Manajemen Penyimpanan Obat

Unsur pengelola dan sarana yang harus tersedia di dalam kegiatan manajemen penyimpanan obat menurut Depkes RI (2006) terdiri dari : 1. Personil (Sumber Daya Manusia) Penyimpanan Obat

Dalam pelaksanaan penyimpanan obat di gudang, minimal terdapat  beberapa personil, yang terdiri dari : a. Atasan Kepala Gudang/Kuasa Barang, tugasnya:

- Membuat perintah tertulis kepala Kepala Gudang untuk menerima, menyimpan dan mengeluarkan obat

- Membentuk Panitia Pemeriksaan Penerimaan Obat, Panitia Pencacahan

Obat,

Panitia

Pemeriksaan

Obat

untuk

dihapuskan, serta Panitia Penghapusan

- Menindaklanjuti laporan atas terjadinya kehilangan atau  bencana alam

- Melaporkan secara berkala pelaksanaan tugasnya kepada atasannya.

16

 b. Kepala Gudang, tugasnya:

- Bertanggung

jawab

atas

penerimaan,

penyimpanan,

 pemeliharaan dan pengeluaran obat.

- Mencatat setiap mutasi barang pada Kartu Persediaan Obat - Melaporkan hasil pencatatan barang/obat persediaan secara  berkala

- Melaporkan dalam bentuk Berita Acara, apabila terjadi hal yang khusus (bencana alam, hilang, kebakaran, dll). c. Pengurus Barang, tugasnya:

- Menyelenggarakan

pembukuan

dan

administrasi

 pergudangan.

- Mengatur/menyusun obat dalam gudang penyimpanan. - Mengumpulkan barang/obat yang akan dikeluarkan. - Mencatat setiap mutasi barang pada Kartu Obat dan mencatat jumlah obat yang diberikan/dikeluarkan pada Surat Perintah Mengeluarkan Barang.

- Memelihara dan merawat barang-barang dan obat dalam gudang penyimpanan.

- Menyusun atau membuat laporan tentang hasil pencatatan dan pembukuan obat persediaan. d. Staf Pelaksana Gudang, tugasnya yaitu membantu pengurusan obat dalam hal mengumpulkan, pengepakan, memelihara atau merawat obat, dan lain-lain.

Adapun persyaratan personil

gudang farmasi, minimal : 1 orang Atasan Kepala Gudang (minimal S1 atau S.Far)

17

1 orang Kepala Gudang (minimal lulus SMA/ SMF) 1 orang Pengurus Barang (minimal lulus SMA/SMF) 1 orang Staf Pelaksana Barang (minimal lulus SMA/SMF)

2. Sarana Penyimpanan Obat

Sarana penyimanan obat di rumah sakit biasanya berupa gudang  penyimpanan. Gudang penyimpanan obat terbagi menjadi beberapa  jenis diantaranya : a. Gudang Terbuka

- Gudang terbuka yang tidak diolah, yaitu berupa satu lapangan terbuka yang permukaannya diratakan tanpa  perkerasan.

- Gudang terbuka diolah, yaitu lapangan terbuka yang sudah diratakan

dan

diperkeras

atau

dipersiapkan

dengan

melapiskan bahan yang serasi, sehingga dapat dilaksanakan  pekerjaan-pekerjaan pengaturan barang-barang (material handling ) dengan efisien.  b. Gudang Semi Tertutup atau Lumbung Merupakan suatu kombinasi antara penyimpanan terbuka dan  penyimpanan dalam gudang. gudang. c. Gudang Tertutup Gudang tertutup merupakan suatu ruang penyimpanan dalam suatu bangunan yang beratap dan berdinding.

18

3. Prasarana (Peralatan (Peralatan atau Fasilitas) Penyimpanan Obat

Peralatan dan fasilitas yang biasa digunakan dalam penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit, antara lain : a. Lemari/rak yang ukurannya disesuaikan dengan kebutuhan dan  besarnya gudang, gunanya gunanya untuk menyimpan obat.  b. Ganjal/ pallet  pallet gunanya sebagai alas penumpuk barang, agar  barang mudah dipindahkan dan menghindari kerusakan barang karena pengaruh kelembaban lantai. c. Lori dorong yang berguna untuk mengangkut atau memindahkan  barang/obat dalam gudang. d.  Hand palet track  yang  yang fungsinya sama dengan lori dorong. e.  Forklift  gunanya   gunanya untuk mengangkut barang/box yang besar atau  berat yang tidak mungkin untuk untuk diangkut oleh tenaga manusia. manusia. f. Alat pembuka peti yang berguna untuk membuka peti kemas. g. Alat eyzer  gunanya  gunanya untuk mengikat peti kemas. h. Kendaraan

roda

empat

(box),

untuk

mengangkut

dan

mendistribusikan barang/obat.

4. Dokumen Penyimpanan Obat

a.

Buku Harian Penerimaan Obat Buku harian penerimaan obat berisi semua catatan penerimaan obat maupun catatan tentang dokumen obat yang akan diterima. Buku harian tersebut diselenggarakan oleh pengurus  barang/obat dengan diketahui oleh kepala kepala gudang.

 b.

Buku Harian Pengeluaran Obat

19

Buku harian pengeluaran obat berisi semua catatan mengenai obat maupun catatan tentang dokumen obat yang akan dikeluarkan. c.

Kartu Induk Persediaan Obat Kartu induk persediaan obat berisi catatan penerimaan dan  pengeluaran obat berdasarkan dokumen penerimaandan/atau dokumen pengeluaran. Kartu tersebut diselenggarakan oleh Atasan Kepala Gudang atau Kuasa Barang/obat. Kartu induk  persediaan obat merupakan :

- Pencerminan obat yang ada di gudang - Alat bantu bagi Atasan Kepala Gudang atau Kuasa Barang/obat untuk membuat persetujuan pengeluaran  barang/obat.

- Sebagai bahan atau data dalam menyusun rencana kebutuhan berikutnya.

- Alat kontrol bagi Atasan Kepala Gudang atau Kuasa Barang/obat. d.

Kartu Persediaan Obat Kartu persediaan obat berisi catatanpenerimaan dan pengeluaran obat sesuai dengan dokumen penerimaandan pengeluaran obat. Kartu tersebut diselenggarakan oleh Kepala Gudang yang  berguna untuk:

- Pertanggung jawaban Kepala Gudang. - Sebagai alat kontrol bagi Kepala Gudang.

20

- Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat dan menentukan kebutuhan berikutnya. e.

Kartu Obat Kartu obat berisi catatan penerimaan dan pengeluaran obat sesuai dokumen penerimaan dan pengeluaran obat. Kartu obat diletakkan pada tempat dimana obat disimpan. Kegunaan kartu obat antara lain:

- Mengetahui dengan cepat jumlah obat. - Sebagai alat kontrol bagi pengurus barang/obat. f. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) Dokumen ini berisi daftar, jumlahdan harga barang/obat yang telah dikeluarkan dari gudang penyimpanan dan diselenggarakan oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala Gudang. g. Surat Bukti Barang/obat Keluar Dokumen ini berisi daftar, jumlahdan harga barang/obat yang telah dikeluarkan dari gudang penyimpanan dan diselenggarakan oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala Gudang. h. Surat Kiriman Obat Dokumen yang berisi daftar dan jumlah obat serta alamat tujuan obat yang dikirim. Dokumen ini diselenggarakan oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala Gudang. i.

Daftar Isi Kemasan/ Packing  Packing List 

21

Merupakan dokumen atau lembar yang berisi daftar dan jumlah obat dalam setiap kemasan, diselenggrakan oleh Pengurus Barang disaksikan oleh Pemilik/penerima obat.  j.

Berita Acara Penerimaan Obat Merupakan dokumen yang berisi daftar, jumlah dan asal/sumber obat yang diterima. Dokumen ini diterbitkan oleh Panitia Pemeriksaan Penerimaan Obat.

k. Berita Acara Penyerahan Obat Merupakan dokumen yang berisi daftar, jumlah obat yang akan diserahkan dan kepada siapa obat akan diserahkan. Dokumen ini diterbitkan/dibuat oleh Kepala Gudang.

2.2.3

Kegiatan Penyimpanan Obat

Kegiatan penyimpanan obat menurut Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan yang dikutip oleh Henni (2013) terdiri dari : 1. Kegiatan Penerimaan Obat

Kegiatan penerimaan obat dari  supplier dilakukan oleh petugas gudang obat di gudang. Adapun hal-hal yang dilakukan dalam kegiatan penerimaan obat dimulai dari periksa lembar permintaan yang datang dengan kiriman, periksa jumlahnya sesuai atau tidak antara barang yang datang dengan yang dipesan. Kemudian melakukan periksaan kemasan obat. setlah obat diperikas maka dibuat catatan penerimaan. Setelah itu petugas gudang harus memeriksa jenis, bentuk, kondisi dan tanggal

22

kadaluarsa obat. Dan terakhir petugas kemudian membuat laporan  penerimaan obat. 2. Kegiatan Penyusunan Obat

Penyusunan obat dilakukan setelah kegiatan penerimaan obat dilakukan. Penyusunan obat dilakukan sesuai dengan prosedur yang sudah

ditetapkan

oleh

Depkes

dan

Pedoman

Dirjen

Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan. 3. Kegiatan Pengeluaran Obat

Pengeluaran obat dari gudang tempat penyimpanan dilakukan saat terjadi permintaan dari unit atau bagian yang membutuhkan. Kegiatan yang dilakukan saat pengeluaran obat dimulai dari  pemeriksaan surat permintaan obat dari unit atau bagian yang membutuhkan. Kemudian dilakukan pemeriksaan terhadap stok obat dan tanggal kadaluarsa obat yang dibutuhkan sebelum diserahkan ke unit/bagian yang membutuhkan. Setelah itu petugas membuat laporan penyerahan obat dan mencatat jumlah obat yang dikeluarkan pada kartu stok. Dan terakhir menyiapkan obat yang dibutuhkan dan menyerahkannya kepada unit yang membutuhkan. 4. Kegiatan Stock Stock Opname  Opnam e 

Stock opname  opname  merupakan kegiatan pengecekkan terhadap obat atau perbekalan farmasi. Tujuannya adalah untuk mengetahui  jumlah dan jenis obat yang paling banyak digunakan untuk kebutuhan pemesanan. Selain itu untuk mencocokkan antara jumlah obat yang ada di gudang dengan yang ada pada catatatan.

23

5. Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima, disimpan, didistribusikan. Tujuannya adalah tersedianya data

mengenai

jenis

dan

jumlah

penerimaan,

persediaan,

 pengeluaran/penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat. Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi : a. Pencatatan Penerimaan Obat

- Formulir rencana penerimaan Merupakan dokumen pencatatan mengenai akan datangnya obat berdasarkan pemberitahuan dari panitia pembelian.

- Buku harian penerimaan barang Dokumen

yang

memuat

catatan

mengenai

data

obat/dokumen obat biasanya harian.  b. Pencatatan Penyimpanan

- Kartu persediaan obat/barang c. Pencatatan Kartu Stok Induk Kartu stok pertanggal yang diletakkan dekat stok fisik. d. Pencatatan Pengeluaran

- Buku harian pengeluaran barang Dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran baik tentang data obat, maupun dokumen catatan obat.

- Buku laporan mutasi Buku pengeluaran barang dari gudang ke unit/user.

24

e. Pelaporan

- Laporan mutasi barang Laporan

berkala

menganai

mutasi

barang

dilakukan

triwulan, persemester ataupun pertahun.

- Monitoring dinamika inventory

2.2.4

Prosedur Penyimpanan Obat 2.2.4.1

Prosedur Penyimpanan Obat Menurut Kemenkes RI

Prosedur penyimpanan obat menurut Kemenkes RI antara lain mencakup sarana penyimpanan, pengaturan persediaan, serta sistem  penyimpanan (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

1. Prosedur Sarana Penyimpanan

Obat harus selalu disimpan di ruang penyimpanan yang layak. Bila obat rusak, maka mutu obat akan menurun dan akan memberi pengaruh buruk bagi pengguna obat. Beberapa ketentuan mengenai sarana penyimpanan obat menurut Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) antara lain: a.

Gudang atau tempat penyimpanan Gudang penyimpanan harus cukup luas (minimal 3 x 4 m2), kondisi ruangan harus kering tidak terlalu lembab. Pad gudang harus terdapat ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab/panas lembab/panas dan harus terdapat cahaya. Gudang harus dilengkapi pula dengan jendela yang mempunyai pelindung (gorden atau kaca di cat) untuk

25

menghindarkan adanya cahaya langsung dan berteralis. Lantai dibuat dari tegel/semen yang tidak memungkinkan  bertumpuknya debu dan kotoran lain. Bila perlu seluruhnya diberi alas papan (palet). Selain itu, dinding gudang dibuat licin. Sebaiknya menghindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam. Fungsi gudang digunakan khusus untuk  penyimpanan obat. Gudang juga harus mempunyai pintu yang dilengkapi kunci ganda. Perlu disediakan lemari/laci khusus untuk narkotika dan psikotropika yang selalu terkunci dan dilengkapi dengan pengukur suhu ruangan.

 b.

Kondisi Penyimpanan Untuk menjaga mutu obat perlu diperhatikan beberapa faktor seperti kelembaban udara, sinar matahari dan temperatur udara. Udara lembab dapat mempengaruhi obatobatan yang tidak tertutup sehingga mempercepat kerusakan. Untuk menghindari udara lembab tersebut maka perlu dilakukan upaya-upaya sebagai berikut :

- terdapat ventilasi pada ruangan, jendela dibuka - simpan obat ditempat yang kering - wadah harus selalu tertutup rapat, jangan terbuka -  bila memungkinkan pasang kipas angin atau AC. Karena makin panas udara di dalam ruangan maka udara semakin lembab

26

-  biarkan pengering tetap dalam wadah tablet/kapsul - kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki

Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak karena pengaruh sinar matahari. Sebagai contoh : Injeksi Klorpromazin yang terkena sinar matahari, akan berubah warna menjadi kuning terang sebelum tanggal kadaluarsa. Obat seperti salep, krim dan supositoria sangat sensitif terhadap pengaruh panas, dapat meleleh. Oleh karena itu hindarkan obat dari udara panas. Ruangan obat harus sejuk,  beberapa jenis obat harus disimpan di dalam lemari  pendingin pada suhu 4-8 derajat celcius, sepert vaksin, sera dan produk darah, antitoksin, insulin, injeksi antibiotika yang sudah dipakai (sisa) dan injeksi oksitosin.

2. Prosedur Pengaturan Pengaturan Tata Ruang dan Penyusunan Obat

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan,  penyusunan,

pencarian dan pengawasan obat-obatan, maka

diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.

Tata Ruang Penyimpanan Obat

a. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obatobatan, ruang gudang dapat ditata dengan sistem: arah garis lurus, arus U, arus L.

27

 b. Semua obat harus disimpan dalam ruangan, disusun menurut  bentuk

sediaan

dan

bentuk

abjad.

Apabila

tidak

memungkinkan, obat yang sejenis dikelompokkan menjadi satu. c. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah penyusunan stok sebagai berikut :

- Menyusun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau diganjal dengan kayu secara rapi dan teratur.

- Mencantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi.

Penyusunan Obat

a. Obat-obatan dipisahkan dari bahan beracun.  b. Obat luar dipisahkan dari obat dalam. c. Obat cairan dipisahkandari obat padatan. d. Obat ditempatkan menurut kelompok, berat dan besarnya

- Untuk obat yang berat ditempatkan pada ketinggian yang memungkinkan

pengangkatannya

dilakukan

dengan

mudah.

- Untuk obat yang besar harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga apabila barang tersebut dikeluarkan tidak mengganggu barang yang lain.

- Untuk obat yang kecil sebaiknya dimasukkan dalam kotak yang ukurannya agak besar dan ditempatkan

28

sedemikian rupa, sehingga mudah dilihat/ditemukan apabila diperlukan. e. Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas dapat dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan namun harus diberi keterangan obat. f. Barang-barang seperti kapas dapat disimpan dalam dus besar dan obat-obatan dalam kaleng disimpan dalam dus kecil. g. Apabila persediaan obat cukup banyak maka biarkan obat tetap dalam box masing-masing, ambil seperlunya dan susun dalam dus bersama obat lainnya h.  Narkotika dan psikotropika dipisahkan dari obat-obatan lain dan disimpan di lemari khusus yang mempunyai kunci. i.

Menyusun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.

 j.

Menyusun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat-obatan untuk pemakaian luar.

k. Tablet, kapsul dan oralit disimpan dalam kemasan kedap udara dan diletakkan di rak bagian atas. l.

Cairan, salep dan injeksi disimpan di rak bagian tengah.

m. Obat-obatan yang yang mempunyai mempunyai batas waktu pemakaian perlu dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada di  belakang yang dapat menyebabkan menyebabkan kadaluarsa. n. Obat yang membutuhkan suhu dingin disimpan dalam kulkas.

29

o. Obat rusak atau kadaluarsa dipisahkan dari obat lain yang masih baik dan disimpan di luar gudang atau di ruangan khusus penyimpanan obat kadaluarsa.  p. Tumpukan obat tidak boleh lebih dari 2.5 m tingginya. Untuk obat yang mudah pecah harus lebih rendah lagi

3. Prosedur Sistem Penyimpanan

a. Obat disusun berdasarkan abjad (alfabetis) atau nomor.  b. Obat disusun berdasarkan frekuensi penggunaan:

- FIFO ( First  First In First Out ), ), yang berarti obat yang datang lebih awal harus dikeluarkan lebih dahulu. Obat lama diletakan dan disusun paling depan, obat baru diletakkan  paling belakang. Tujuannya agar obat yang pertama diterima harus pertama juga digunakan, sebab umumnya obat yang datang pertama biasanya

akan kadaluarsa

lebih awal juga.

- FEFO ( First Expired First Out ) yang berarti obat yang lebih awal kadaluarsa harus dikeluarkan lebih dahulu. c. Obat disusun berdasarkan volume

- Barang yang jumlahnya banyak ditempatkan sedemikian rupa agar tidak terpisah, sehingga mudah pengawasan dan penanganannya.

- Barang yang jumlah sedikit harus diberi perhatian/tanda khusus agar mudah ditemukan kembali.

30

4. Dokumen Pencatatan Penyimpanan Obat

a. LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat)  b. Kartu Stok c. Buku Penerimaan dan Pengeluaran Obat d. Catatan obat rusak atau kadaluarsa e. Laporan mutasi obat

2.2.4.2 Prosedur Penyimpanan Menurut WHO

Prosedur penyimpanan obat yang ditetapkan menurut WHO dalam Pedoman Penyimpanan Obat Esensial dan Alat Kesehatan (2003) antara lain : 1. Sistem penyusunan obat a. Sesuai urutan abjad generic abjad generic name Sering digunakan dalam fasilitas yang besar maupun kecil.  b. Therapeutic atau Pharmacologic Sangat berguna untuk ruang penyimpanan yang kecil dan apabila penjaga ruang penyimpanan memiliki pengetahuan dalam pharmacology dalam pharmacology c.  Dosage form Dalam sistem ini obat-obatan dikategorikan berdasarkan  bentuknya. d. System level Item yang digunakan dalam sistem pelayanan kesehatan yang berbeda disimpan bersamaan.

31

e.  Frequency of Use Produk yang sering digunakan dan berpindah tempat dengan cepat atau cepat diambil dari penyimpanan disimpan di ruangan bagian depan atau lebih dekat dengan area  penggunaan. f.  Random bin Dengan cara memberi kode ke tempat penyimpanan yang menunjukkan posisi dan tempat obat tersebut disimpan. Sistem ini membutuhkan komputerisasi g. Commodity Coding Setiap item memiliki artikel sendiri dan kode lokasi. Staff  penyimpanan tidak memerlukan pengetahuan teknis untuk tahu bagaimana cara menggunakan atau menyimpan dan karakteristik item tersebut. 2. Penyimpanan flammable Penyimpanan flammable liquids Dilakukan dengan memperhatikan karakteristik bahan yang

disimpan.

Lokasi

harus

terpisah

dengan

ruang

 penyimpanan utama tapi tetap dalam pengawasan dan tidak kurang dari 20 m dari bangunan lain. Alat pemadaman api harus selalu tersedia dan mudah didapat disekitar lokasi ini. Tandai lemari dengan tanda flammable tanda  flammable.. Sebagai tambahan, lemari harus didesain khusus untuk mengisolasi kebocoran. Selalu simpan  flammables dalam  flammables dalam container aslinya.

32

3. Penyimpanan bahan yang korosif dan bahan oksidator Harus dipisah dengan  flammable   flammable  dan untuk kontak dengan bahan memerlukan  protective gloves dan gloves  dan protective  protective eyee ye glasses.  glasses. Setiap penyimpanan harus membuat list stok item termasuk semua produk yang mereka tangani, dengan spesifikasi masing-masing, termasuk bentuk, kekuatan dan kuantitas per kemasan. 4. Mencegah kerusakan fisik dan kontaminasi Tumpukan produk tidak boleh lebih dari 2.5 m tingginya. Untuk barang yang mudah pecah harus lebih rendah lagi. Yang  paling pentin jangan sampai ada yang bisa mencederai pekerja karena kejatuhan benda. Pastikan area dan media penyimpanan tetap bersih dan harus secara rutin dibersihkan, gunakan tempat sampah yang dapat ditutup untuk mencegah datangnya serangga. 5. Proteksi Kebakaran Sediakan APAR sesuai dengan jenis potensi kebakaran yang

ada.

Buat

 pelatihan/simulasi

aturan

larangan

merokok,

lakukan

kebakaran setiap 6 bulan, buat tanda

emergency exit   dan lakukan pengecekan berkala, berikan tanda mudah terjadi kebakaran ditempat yang mudah terlihat, bila tidak ada APAR sediakan pasir yang disimpan di ember didekat  pintu penyimpanan. 6. Proteksi dari hama Bersihkan secara teratur tempat penyimpanan, desain tempat penyimpanan harus memudahkan dalam pembersihan

33

area dan media penyimpanan, gunakan tong sampah yang dapat ditutup, jangan simpan dan meninggalkan makanan atau minuman di fasilitas penyimpanan, jaga interior tetap kering sebisa mungkin, cat atau pernis kayu, gunakan pallet dan  penyusunann diatas rak, cegah hama masuk ke area, lakukan inspeksi berkala untuk mencegah hama. 7. Penyimpanan juga harus mengatur temperatur. a. Ventilasi ruangan juga harus dijaga, buka jendela atau bila  perlu gunakan kipas untuk mendapatkan udara segar masuk kedalam tempat penyimpanan.  b. Beberapa produk sensitif terhadap sinar matahari, gunakan  penutup kaca/kerai untuk melindungi produk dari sinar matahari, atau jaga agar produk tetap di dalam dusnya,  jangan simpan atau buka produk dibawah sinar matahari, gunakan plastik buram atau botol gelap untuk produk yang membutuhkan itu, tanami pohon disekitar bangunan untuk mencegah sinar matahari masuk. c. Gunakan termometer ruangan untuk memonitor temperatur ruangan penyimpanan. Lakukan monitoring monitoring secara berkala. d. Bila

menggunakan

kulkas

atau  freezer ,

maka

perlu

memperthatikan hal berikut :

- Kulkas dengan pintu dibagian atasnya lebih efisien dibandingkan dengan kulkas yang memiliki pintu dibagian depan, karena udara panas keatas saat udara dingin terjatuh.

34

- Selalu sediakan bungkus es yang cukup untuk transport item yang membutuhkan penyimpanan dingin dalam cold boxes. boxes. 8. Perlindungan dari tindak kriminal a. Di fasilitas penyimpanan

- Batasi akses hanya untuk staff - Batasi kunci yang dibuat untuk fasilitas - Amankan semua kunci dan pintu - Buat spot pemeriksaan yang tidak diketahui semua orang - Perhitungan inventory control  yang  yang independen  b. Di pusat kesehatan

- Kunci ruang penyimpanan/lemari  untuk tiap produk - Buat inventory control card  untuk

- Batasi penggunaan hanya untuk staff

Yang dapat dilakukan untuk mencegah tindak kriminal yaitu dengan monitoring produk, ada dua tehnik dalam monitoring obat :

- Cek inventory record   untuk  stock on hand . Kemudian lakukan  physical inventory, inventory, lalu bandingkan hasilnya

- Cek inventory records  records  untuk mengetahui konsumsi selama  beberapa periode, lalu cek medical charts  charts  dan hitung berapa tindakan yang dilakukan selama periode tersebut.

- Bila didapatkan beberapa hal yang tidak benar, lakukan investigasi secepatnya.

35

2.2.5

Indikator Efisiensi Penyimpanan Obat

Indikator efisiensi penyimpanan penyimpanan obat di di gudang farmasi terdiri dari :

1. Presentase ketidaksesuaian barang antara barang digudang dengan  barang yang ada dalam pencatatan. Dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barang yang ada di gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera dalam

komputer.

Pemeriksaannya

dilakukan

dengan

cara

mengambil minimal 30 kartu stok obat sebagai sampel kemudian dicocokkan dengan stok obat yang ada. Pemeriksaan dilakukan dalam waktu yang sama. Pengambilan sampel obat juga bisa dipilih  berdasarkan jenis/kelompok obat misalnya jenis obat  fast moving  atau jenis obat golongan A atau B (karena dianggap sebagai obat yang paling sering digunakan). Persentase kesesuaiannya harus sebesar 100%.

2. Stock Mati  Death stock  (stok   (stok mati) menunjukkan item persediaan barang di gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3  bulan. Persentase death stock obat harus mencapai 0% agar rumah sakit tidak merugi. Cara menghitungnya adalah sebagai berikut :

      ℎ  

x 100 %

36

3. TOR (Turn (Turn Over Ratio) Ratio) Beberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu tahun. Semakin tinggi nilai TOR semakin efisien persediaan obat. Rumusnya adalah

TOR = Harga pokok pembelian dibagi rata-rata persediaan HPP = Stok awal + pembelian –  pembelian  –  stok  stok akhir.

4. Persentase barang yang kadaluarsa dan rusak Pemeriksaan obat yang kadaluarsa dan rusak harus dilakukan dengan teliti dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan  penggunaannya dan kepastian jumlah fisik obat yang masa aman  penggunaannya sudah berakhir di dalam sistem penyimpanan yaitu gudang farmasi. Persentase nilai obat yang kadaluarsa/rusak masih dapat diterima jika nilainya dibawah 1%. Cara menghitungnya : ℎ    /    

x 100 %

5. Kesesuaian sistem pengeluaran obat (FIFO/FEFO) Kesesuaian

sistem

pengeluaran

obat

FIFO

dan

FEFO

maksudnya adalah pengeluaran obat yang memiliki tanggal kadaluarsa dilakukan lebih dulu dan obat yang pertama datang juga dikeluarkan lebih dulu untuk menghindari kerugian akibat obat rusak dan kadaluarsa.

37

2.3.

Gudang Obat

Gudang merupakan tempat pemberhentian sementara barang sebelum dialirkan, dan berfungsi mendekatkan barang kepada pemakai hingga menjamin kelancaran permintaan dan keamanan persediaan (Direktorat Bina Marga, 1993). Fasilitas penyimpanan dapat dimanfaatkan secara optimal bila kegiatan lain dalam sistem suplai obat (seperti seleksi obat, perencanaan biaya dan  pengadaan) ditetapkan secara tepat.

2.3.1

Jenis Gudang

Jenis gudang menurut Subagya (1994) terdiri dari : a. Gudang transit: penyimpanan sesaat dalam proses distribusi  b. Gudang serba guna: penyimpanan semua jenis barang c. Gudang pendingin: gudang yang terbagi dalam dua ruangan yaitu kamar sejuk dengan suhu 6 sampai 10 derajat Celcius dan kamar  beku dengan suhu sampai -35 derajat Celcius. d. Gudang penyimpanan tahan api : penyimpanan barang yang mudah meledak/terbakar.

2.3.2

Persiapan Gudang Penyimpanan Obat

Rancangan

pembuatan

atau

pendayagunaan

gudang

dimaksudkan untuk mengoptimalkan fasilitas penyimpanan. Prinsip utama pada perancangan pembuatan atau pemakaian gudang adalah adanya ketentuan parameter dan prasyarat untuk mencapai indeks efisiensi dan efektifitas yang optimum, terjaminnya mutu dan jumlah

38

obat untuk pelayanan distribusi. Adapun faktor yang berpengaruh pada  pembuatan desain gudang antara lain : 1. Jenis layout gudang Selain ditentukan oleh besarnya ruangan gudang, kapsitas gudang juga ditentukan oleh layout (tata letak) ruangan. Gudang dengan design layout yang tidak rapi dan tidak teratur menunjukkan ketidak efisienan pengaturan. Untuk itu diperlukan pengaturan barang yang di design sesuai dengan arus masuk barang, apakah tergolong  fast moving  atau slow   atau  slow moving . Menurut Rienna yang dikutip oleh Henni (2013) terdapat  beberapa bentuk layout gudang, gudang, diantaranya : a. Arus garis lurus sederhana Yaitu dimana proses keluar masuk barang tidak melalui lorong atau gang yang berbelok sehingga proses penyimpanan dan  pengambilan barang relative cepat.  b. Arus U Yaitu dimana proses keluar masuk barang melintasi lorong yang  berkelok-kelok, akibatnya pengambilan barang relative lebih lama. c. Arus L Dimana

proses keluar keluar masuk barang melalui lorong/ruangan lorong/ruangan

yang tidak berbelok-belok, namun lorong membentuk huruf L sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif cepat.

39

2. Pertimbangan design gudang design gudang a. Kemudahan mobilitas Sebaiknya gudang hanya menggunakan satu lantai saja dan tidak menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruang.

Kemudahan dan kebebasan bergerak akan sangat

membantu dalam kenyamanan kerja petugas.  b. Sirkulasi udara Sirkulasi yang tidak lancar menyebabkan kelembaban tinggi dan cenderung meningkatkan suhu ruangan sehingga menyebabkan  persediaan obat tidak bisa disimpan dalam waktu yang lama karena lebih mudah rusak. Idelanya adalah AC, alternatif lain menggunakan kipas angin dan ventilasi lainya. c. Suhu gudang Suhu sangat berperan dalam menjaga umur simpanan sediaan obat dan perbekalan obat. d. Pengaturan cahaya/sinar yang masuk Kendalikan jumlah cahaya yang masuk ke gudang melalui  jendela dengan menggunakan tirai sehingga cahaya tidak  berlebih. Namun, jangan biarkan gudang gudang terlalu gelap. e. Kelembaban/kebocoran Atap gedung sebaiknya memiliki talang air untuk mencegah merembesnya air hujan kedinding gudang. Genangan air dapat menyebabkan kelembaban tinggi sehingga berpotensi menjadi media pertumbuhan jamur dan kapang. f. Pencegahan dari hama.

40

3. Pengaturan gudang Gudang yang bersih dan teratur akan sangat memudahkan dalam menemukan persediaan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengaturan gudang antara lain : a. Kebersihan gudang  b. Simpan persediaan pada rak dan pallet

- Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir - Peningkatan efisiensi penanganan stok - Dapat menampung obat lebih banyak - Pallet lebih murah dari rak Aturan pallet  Aturan pallet  :  :

- Tinggi atas pallet  atas pallet  dari  dari lantai minimal 10 cm - Jarak antar  pallet   atau jarak antara  pallet   dengan dinding tidak kurang dari 30 cm

- Tinggi tumpukan barang di pallet  di  pallet  maksimal  maksimal 2,5 m c. Perhatikan kondisi penyimpanan khusus

- Vaksin memerlukan ”Cold ”Cold Chain” Chain” khususnya dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

-  Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci

- Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan khusus terpisah dari gudang induk

- Peralatan

untuk

menyimpan

obat,

penanganan

dan

 pembuangan limba sitotatika dan obat berbahaya lainnya

41

yang harus dibuat secara khusus untuk menjamin keamanan  petugas

- Alat pengatur kelembaban ruangan untuk perbekalan farmasi yang harus disimpan ditempat yang kering. d. Pencegahan Kebakaran Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus, karton, dll. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabungan pemadam kebakaran harus diperiksa secara berkala, untuk memastikannya berfungsi.

2.3.3

Keamanan Gudang

Keamanan gudang meliputi kegiatan preventif atau pencegahan terhadap pencurian dan kebakaran. Adapun hal-hal yang bisa dilakukan untuk menjaga keamanan gudang antara lain : a. Pencegahan pencurian Untuk menghindari pencurian gudang dilengkapi dengan :

- Memastikan pintu gudang memiliki kunci bila perlu berlapis dan menghindari pembuatan kunci ganda

- Pemasangan kamera remote control  (CCTV)  (CCTV) - Sering melakukan pemeriksaan stok secara teratur

 b. Pencegahan kebakaran Untuk pencegahan kebakaran bisa dengan cara :

- Buat tempat penyimpanan khusus untuk bahan mudah terbakar

42

- Pemasangan alat pusat-pusat api pada tempat strategis di seluruh gudang dengan jenis pemadam yang sesuai, papan instruksi bila terjadi kebakaran dan alarm/detektor

- Penyediaan Alat Pemadam Api Ringan/APAR.

2.4.

Rumah Sakit

Berdasarkan Undang-undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan pela yanan kesehatan yang menyelenggarakan  pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Pelayanan Kesehatan Paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif. Sebagai Institusi publik rumah sakit memberikan pelayanan yang ekstra efektif dan efisien. Tugas rumah sakit sesuai Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.983/Menkes/SK/XI/1992 tentang Pedoman Organisasi Rumah Sakit adalah melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan pemeliharaan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan  pencegahan serta melaksanakan rujukan.

2.4.1

Pelaksana Fungsi Penyimpanan Obat di Rumah Sakit

Pelaksanaan fungsi penyimpanan obat di rumah sakit menjadi tanggung jawab bagian Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Sebagaimana yang tercantum dalam UU Nomor 44 RI tahun 2009 tentang Rumah Sakit bahwa instalasi farmasi adalah bagian bagian dari Rumah Sakit yang

43

 bertugas menyelenggarakan, mengelola, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi seluruh kegitan farmasi serta melaksanakan pembinaan teknis kefarmasian di rumah sakit. Pengelolaan kegiatan farmasi yang dilakukan mencangkup kegiatan pemilihan, perencanaan, pengadaan,  penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan (Keputusan Menkes No.1197 tahun 2004 tentang standar pelayanan farmasi). Kegiatan penyimpanan menjadi salah satu kegiatan pengelolaan yang dilakukan oleh instalasi farmasi. Namun pada pelaksanaan  penyimpanan, biasanya terdapat unit dibawah instalasi farmasi yang memiliki tugas untuk pelaksanaan penyimpanan. Unit tersebut biasa disebut gudang farmasi atau gudang obat.

2.5.

Kerangka Teori Bagan 2.2 Kerangka Teori

Penyimpanan Obat

Unsur dan Sarana Penyimpanan Obat

Sistem Penyusunan Penyimpanan Obat

Personil/SDM

Fix Location

Sarana

Fluid Location

Peralatan/Fasilitas

Semi Fluid Location

Dokumen

Prosedur Penyimpanan Obat

Prosedur Sarana Penyimpanan Prosedur Pengaturan Tata Ruang dan Penyusunan Obat Prosedur sistem penyimpanan Dokumen Penyimpanan

( Sumber : Dirjen Kefarmasian Kefarmasian dan Alat Alat Kesehatan (2010), (2010), Depkes RI (1996) )

44

BAB III KERANGKA BERPIKIR DAN DEFINISI ISTILAH

3.1

Kerangka Berpikir

Berdasarkan teori yang dijabarkan pada pembahasan sebelumnya,  penyimpanan perbekalan farmasi terutama obat-obatan menjadi hal yang sangat  penting untuk diperhatikan. Hal ini dikarenaka hampir ha mpir 90% pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia,  bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medik) dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi (Suciati dkk., 2006). Penyimpanan merupakan fungsi dalam managemen logistik farmasi yang sangat menentukan kelancaran pendistribusian serta tingkat keberhasilan dari manajemen logistik farmasi dalam mencapai tujuannya. Tujuan penyimpanan obat menurut Warman (1997) antara lain untuk mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan yang tidak baik, mempermudah pencarian di gudang/kamar penyimpanan, mencegah kehilangan, mempermudah

stock

opname

dan

pengawasan

dan

mencegah

bahaya

 penyimpanan yang salah. Penyimpanan obat yang baik dapat membantu dalam menghindari kekosongan obat (out ( out of stock ). ). Jika terjadi kesalahan dalam  pengelolaan logistik obat di instalasi farmasi akan menyebabkan kerugian yang cukup besar bagi rumah sakit. Dalam standar penilaian akreditasi rumah sakit yang dibuat oleh KARS (Komite Akreditasi Rumah Sakit) pelayanan farmasi menjadi salah satu  persyaratan yang wajib dimiliki oleh rumah sakit. Dalam pelayanan farmasi rumah sakit salah satu item yang dinilai adalah efisiensi penyimpanan obat yang

45

dimiliki rumah sakit. Sementara itu, penilaian efisiensi penyimpanan secara lebih lanjut dijelaskan oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan dalam  pedoman penyimpanan obat. Penelitian ini menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari 3 bagian yaitu input, proses dan output. Dalam pendekatan sistem, setiap bagian menjadi suatu rangkaian yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya dan tidak dapat dipisahkan. Input merupakan segala sesuatu yang harus disediakan yang digunakan untuk berlangsungnya suatu kegiatan. Bila terdapat unsur input yang Proses adalah setiap kegiatan yang dapat terjadi bila input tersedia atau kegiatan mengolah input untuk mencapai tujuan. Sementara itu output adalah hasil akhir dari proses pengolahan input yang sudah dilakukan (Winardi, 1999). Pendekatan sistem ini juga dapat dilakukan untuk melakukan penilaian terhadap kinerja suatu  program atau penilaian terhadap suatu sistem. Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada pedoman penyimpanan yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat tahun 2010, di dapatkan bahwa input yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat terdiri dari sumber daya manusia, anggaran, prosedur, dokumen serta sarana dan prasarana. Sementara itu, proses dalam penyimpanan obat terdiri dari penerimaan obat,  penyusunan tata letak dan penyusunan obat, pengeluaran obat, stock obat,  stock opname obat opname obat serta pencatatan dan pelaporan. Hasil akhir yang diharapkan (output) adalah tersimpannya obat di gudang farmasi secara efisien. Bila terdapat bagian input yang tidak terpenuhi, maka dapat menghambat kegiatan pada proses penyimpanan tersebut. Sehingga output yang diinginkan tidak dapat tercapai dengan baik.

46

Bagan 3.1 Kerangka Berpikir

INPUT

PROSES

SDM

Penerimaan Obat

Anggaran

Penyusunan Obat

Prosedur

Pengeluaran Obat

Dokumen

Stock Opname

Sarana & Prasarana

Pelaporan Dokumen

OUTPUT

Tersimpannya obat di Gudang Farmasi RS Mulya

( Sumber : Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010)

47

3.2

Definisi Istilah 1. Variabel Input

Tabel 3.1 Definisi Istilah Variabel Input Variabel Input

Definisi Istilah

Cara

1. Observasi 2. Wawancara mendalam 3. Telaah Dokumen

SDM

Tenaga/personil di RS Mulya yang terlibat dalam kegiatan menyimpan menyimpan obat.

Alat

1. Pedoman observasi 2. Pedoman wawancara 3. Daftar tilik

Hasil Ukur

Informasi tentang : Kesesuaian, Kesesuaian, yang meliputi: - Kesesuaian Kesesuaian jumlah  petugas gudang - Kesesuaian pengetahuan dan keterampilan - Kesesuaian tugas yang diberikan dengan  pendidikan dan kemampuan petugas gudang SDM minimal menurut Dirjen Bina Kefarmasian Kefarmasian dan Alat Kesehatan terdiri dari : 1 orang Atasan Kepala Gudang (minimal S1 atau S1 Farmasi) 1 orang Kepala Gudang (minimal lulus SMA/SMK Farmasi) 1 orang Pengurus Barang (minimal lulus SMA/SMK Farmasi) 1 orang Staf Pelaksana Barang (minimal lulus SMA/SMK Far) 2. Kedisiplinan Merupakan ketaatan menjalankan tugasnya sesuai deskripsi kerja, datang dan pulang tepat waktu serta bekerja sesuai dengan standar operational prosedur yang

48

Variabel Input

Definisi Istilah

Cara

Alat

Hasil Ukur

 berlaku di unit gudang farmasi RS Mulya

Anggaran

Prosedur

Dana yang disediakan oleh pihak Wawancara rumah sakit Mulya Mendalam untuk menunjang kegiatan  penyimpanan  penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit. Pedoman/instruksi kerja yang 1. Wawancara digunakan dalam mendalam  pelaksanaan  pelaksanaan 2. Telaah kegiatan dokumen  penyimpanan  penyimpanan obat di 3. Observasi RS Mulya, seperti SOP penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya. 1. Wawancara mendalam 2. Telaah dokumen

Dokumen

Berkas-berkas yang digunakan untuk membantu proses  penyimpanan  penyimpanan yang dijadikan sebagai dokumen pencatatan dan pelaporan.

Pedoman Wawancara

Informasi tentang kesesuaian  penyediaan dana dana untuk  penyimpanan  penyimpanan di RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

1. Pedoman wawancara 2. Daftar tilik 3. Pedoman Observasi

Informasi tentang kesesuaian prosedur  penyimpanan obat di RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian Kefarmasian dan Alat Kesehatan

1. Pedoman wawancara 2. Daftar tilik

Informasi tentang kesesuaian kesesuaian dokumen penyimpanan obat yang tersedia di gudang farmasi RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, diantaranya : - Buku harian penerimaan penerimaan obat - Buku harian pengeluaran pengeluaran obat - Kartu induk persediaan persediaan - Kartu persediaan obat - Surat perintah mengeluarkan barang - Surat bukti pengeluaran pengeluaran obat - Berita acara pengeluaran obat / laporan mutasi

49

Variabel Input

Sarana dan Prasarana

Definisi Istilah

Cara

Ketersediaan serta 1. Observasi kondisi sarana dan 2. Wawancara  prasarana mendalam  penyimpanan  penyimpanan sesuai 3. Telaah yang dijabarkan Dokumen dalam pedoman  penyimpanan  penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan yang menunjang kegiatan  penyimpanan  penyimpanan obat di gudang RS Mulya.

Alat

1. Pedoman observasi 2. Pedoman Wawancara 3. Daftar Tilik

Hasil Ukur

Informasi mengenai kesesuaian sarana &  prasarana penyimpana penyimpanan n obat di RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

50

2. Variabel Proses

Tabel 3.2 Definisi Istilah Variabel Proses Variabel Proses

Definisi Istilah

Cara

1. Observasi 2. Wawancara mendalam 3. Telaah Dokumen

Penerimaan Obat

Kegiatan menerima obat dari supplier atau distribusi obat yang dilakukan oleh petugas gudang di gudang farmasi RS Mulya.

Penyusunan Obat

Kegiatan menyusun dan 1. Observasi mengatur stok 2. Wawancara obat di gudang Mendalam farmasi rumah sakit Mulya sesuai dengan  pedoman  penyimpanan  penyimpanan yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. Kesehatan.

Alat

1. Pedoman Observasi 2. Pedoman Wawancara 3. Daftar Tilik

1. Pedoman Observasi 2. Pedoman Wawancara

Hasil Ukur

Informasi tentang kesesuaian proses  penerimaan  penerimaan obat dari supplier ke gudang farmasi RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, terdiri dari : - Memeriksa kesesuaian (jenis, jumlah dan harga) obat yang datang dengan spesifikasi yang ada di faktur dari supplier. - Memeriksa kesesuaian (jenis, jumlah dan harga) obat yang datang dengan spesifikasi yang ada di surat pemesanan RS. - Memeriksa tanggal kadaluarsa obat - Memeriksa kemasan obat yang datang - Membuat laporan  penerimaan  penerimaan Informasi tentang kesesuaian proses  penyusunan obat obat di RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010

51

Variabel Proses

Pengeluaran Obat

Stock Opname Obat

Pencatatan dan Pelaporan

Definisi Istilah

Cara

Alat

Hasil Ukur

Kegiatan mengeluarkan obat dari gudang farmasi RS ke unit-unit yang ada di RS Mulya

1. Observasi 2. Wawancara Mendalam 3. Telaah Dokumen

1. Pedoman Observasi 2. Pedoman wawancara 3. Daftar Tilik

Informasi tentang kesesuaian kesesuaian  proses pengeluaran pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010

Kegiatan memeriksa kesesuaian stok fisik obat-obat yang ada di gudang farmasi RS Mulya dengan stok obatobatan yang tertera pada data komputer milik  petugas gudang RS Mulya. Kegiatan mencatata dan melaporkan informasi atau data-data terkait obat-obatan yang ada di rumah sakit Mulya mulai dari obat diterima, disimpan hingga didistribusikan kepada bagian yang  bertanggung  jawab terhadap terhadap kegiatan  penyimpanan  penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya.

1. Observasi 2. Wawancara Mendalam 3. Telaah Dokumen

1. Pedoman Observasi 2. Pedoman wawancara 3. Daftar tilik

Informasi tentang Kesesuaian proses stok opname obat dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010

1. Observasi 2. Wawancara mendalam 3. Telaah Dokumen

1. Pedoman observasi 2. Pedoman Wawancara 3. Daftar Tilik

Informasi tentang kesesuaian kesesuaian  proses pencatatan pencatatan dan  pelaporan obat obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010

52

3. Variabel Output

Tabel 3.1 Definisi Istilah Variabel Output Variabel Output

Sistem Penyimpanan Obat (Tersimpannya obat di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya)

Definisi Istilah

Obat-obatan yang ada di gudang farmasi RS Mulya dapat memenuhi seluruh kriteria efisiensi  penyimpanan  penyimpanan yang ditetapkan oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan.

Cara

1. Observasi 2. Wawancara mendalam 3. Telaah Dokumen

Hasil Ukur

Alat

1. Pedoman Observasi 2. Pedoman Wawancara 3. Daftar Tilik

Hasil penyimpanan sesuai indikator efisiensi  penyimpanan obat yang ditetepkan Depkes dan Dirjen Bina Kefarmasian Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010, terdiri dari :

-

-

Kesesuaian Kesesuaian jumlah stock obat (Pencatatan (Pencatatan dengan stock fisik) TOR (Turn (Turn Over Ratio) Ratio) Obat kadaluarsa dan rusak Stok Mati/Death Stock Kesesuaian pengeluaran obat (FIFO/FEFO) (FIFO/FEFO)

BAB IV METODOLOGI PENELITIAN

4.1

Desain Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan desain deskriptif. Menurut Bogdan dan Taylor dalam Moleong (2000),  penelitian kualitatif merupakan posedur penelitian peneliti an yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati. Pada penelitian ini, peneliti menggunakan pendekatan kualitatif tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam tentang sistem penyimpanan obat di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang. Pengamatan yang dilakukan pada penelitian ini merupakan pengamatan langsung pada sistem yang sedang berjalan disertai wawancara mendalam dengan informan yang terlibat dalam pelaksanaan  penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya.

4.2

Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang yang terletak di jalan KH. Hasyim Ashari No. 18 Sudimara, Pinang Kota Tangerang. Penelitian dilaksanakan pada bulan April hingga Mei 2014.

53

54

4.3

Informan Penelitian

Informan dalam penelitian ini ditetapkan dengan menggunakan metode  purposive sampling , dimana informan penelitian secara langsung ditentukan oleh peneliti sesuai dengan kriteria pemilihan informan, yaitu yaitu : (appropriatness)) a. Kesesuaian (appropriatness Informan dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki berkaitan dengan sistem penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang. (adequacy) b. Kecukupan (adequacy) Hingga peneliti mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan lengkap dan jelas.

Informasi yang terkait dengan pelaksanaan penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya diperoleh melalui beberapa informan yaitu : 1. Informan Kunci Informan kunci dalam penelitian ini yaitu Petugas gudang farmasi RS Mulya yang merupakan pelaksana harian dari kegiatan  penyimpanan di gudang farmasi RS Mulya. 2. Informan Pendukung Informan pendukung pada penelitian ini terdiri dari : a. Kepala Instalasi Farmasi  b. Petugas bagian keuangan RS Mulya

55

4.4

Instrumen Instrumen Penelitian

Pada penelitian ini peneliti yang melakukan wawancara secara langsung kepada informan, selain itu peneliti juga melakukan observasi langsung pada kegiatan penyimpanan obat dan telaah dokumen. Instrumen yang digunakan pada penelitian ini antara lain pedoman wawancara,  pedoman telaah dokumen, lembar observasi, alat tulis, laptop, kamera dan alat perekam. Pedoman wawancara, lembar observasi dan telaah dokumen mengacu kepada pedoman pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang disusun oleh Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010 dan beberapa referensi terkait manajemen farmasi dan logistik obat di rumah sakit.

4.5

Sumber Data a. Data Primer

Data primer diperoleh dari observasi langsung terhadap kegiatan  penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang, serta wawancara mendalam dengan para pelaksana kegiatan yang terkait penyimpanan obat dengan menggunakan pedoman wawancara mendalam dan lembar observasi (check list ). ). Selain itu, data primer juga didapat melalui telaah dokumen dengan menggunakan pedoman telaah dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penyimpanan obat di Rumah Sakit Mulya Tangerang. Adapun dokumen yang dimaksud tersebut antara lain :

- Formularium Obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Edisi 2

56

- Dokumen Instruksi Kerja atau SOP Instalasi Farmasi - Kartu Stock Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya - Kartu Induk Persediaan Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya - Buku Harian Penerimaan Obat - Buku Harian Pengeluaran Obat/Buku Defecta - Surat Bukti Barang Keluar/Laporan Mutasi - Dokumen Stock Opname

b. Data Sekunder

Data sekunder pada penelitian ini diperoleh dari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan topik penelitian seperti alur penerimaan,  penyimpanan dan pengeluaran obat, standar operational prosedur (SOP), daftar inventaris dan sarana di gudang farmasi serta data sekunder lainnya

yang

berhubungan

dengan

pelaksanaan

manajemen

 penyimpanan logistik farmasi di RS Mulya Tangerang. Adapun data skunder lain yang diperlukan antara lain :

- Profil Rumah Sakit Mulya Tahun 2012 - Profil Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Tahun 2012

4.6

Pengumpulan Data

Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan melalui beberapa cara diantaraya : a. Wawancara mendalam (indepth (indepth interview) interview) Wawancara dilakukan kepada Kepala Instalasi Farmasi, Petugas Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang untuk memperoleh data primer mengenai sistem penyimpanan obat di Gudang

57

Farmasi RS Mulya Tangerang dengan menggunakan pedoman wawancara.  b. Observasi Dilakukan untuk mengetahui sistem penyimpanan obat yang dilakukan di Gudang Farmasi RS Mulya Tangerang. Observasi terhadap input yaitu berupa pengamatan terhadap kecukupan jumlah petugas pelaksana  penyimpanan di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya dan kesesuaian tugas yang dilaksanakan sehari-hari dengan yang tertera pada dokumen instruksi

kerja,

disiplin

petugas

(apakah

petugas

mengerjakan

 pekerjaannya sesuai dengan SOP yang berlaku berlaku serta jam datang dan jam  pulang petugas), ketersediaan

formulir/dokumen pencatatan

dan

 pelaporan, ketersediaan prosedur penyimpanan obat, serta pengamatan terhadap ketersediaan sarana dan prasarana yang menunjang proses  penyimpanan obat. Observasi terhadap proses penyimpanan obat yaitu  berupa pengamatan terhadap penerimaan obat, penyusunan/pengaturan obat di gudang obat, kegiatan pengeluaran obat,  stock opname, opname, serta  pencatatan dan pelaporan. c. Telaah dokumen Dilakukan terhadap pedoman atau prosedur penyimpanan obat atau SOP pengelolaan obat di gudang farmasi RS Mulya untuk mengetahui kesesuaian pelaksanaan penyimpanan di gudang farmasi. Buku  penerimaan obat, buku pengeluaran obat, laporan  stock opname  opname  dan surat bukti barang keluar/surat mutasi barang.

58

4.7

Triangulasi Data

Triangulasi data yang dilakukan pada penelitian ini terdiri dari : A. Triangulasi Sumber Melakukan pemeriksaan terhadap beberapa hasil wawancara mendalam dengan beberapa informan yang berbeda yaitu Kepala Instalasi Farmasi, Petugas Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang terkait topik penelitian yang diangkat yaitu sistem penyimpanan obat. Pemeriksaan dilakukan dengan mencocokkan antara informasi yang didapat dari satu informan kepada informan yang lainnya. B. Triangulasi Metode Pada penelitian ini, metode yang digunakan selain wawancara mendalam, juga dilakukan dengan metode observasi dan telaah dokumen. Observasi dan telaah dokumen dilakukan untuk mendukung hasil wawancara yang dibandingkan dengan struktur organisasi, uraian tugas dan Standard Operational Procedure (SOP). Procedure  (SOP).

Dengan dilakukannya triangulasi data pada penelitian ini diharapkan  peneliti dapat melakukan analisis secara tepat, akurat dan terpercaya. Sehingga didapatkan analisis data yang tepat, akurat dan terpercaya. Adapun tabel triangulasi data pada penelitian ini dapat dilihat pada tabel 4.1.

59

Tabel 4.1 Triangulasi Data Triangulasi Data Triangulasi Sumber Variabel Penelitian

Kepala

Petugas

Instalasi

Gudang

Farmasi

Farmasi

Triangulasi Metode

Petugas

Wawancara

Keuangan

Mendalam

Sumber Daya Manusia

Observasi

Telaah Dokumen

-

Anggaran

-

-

Dokumen Prosedur

√

√

√

√

√

√

Sarana dan Prasarana

√

√

-

√

√

-

Penerimaan Obat

√

√

-

√

√

√

Penyusunan Obat

-

Pengeluaran Pengeluaran Obat

-

-

Stock Opname Pelaporan

√

√

√

√

√

√

Sistem Penyimpanan Obat

√

√

√

√

√

√

4.8

Pengolahan Data

Pada penelitian ini variabel penelitian dikelompokkan menjadi 3 yaitu variabel input input (SDM, anggaran, dokumen, prosedur dan

sarana

 prasarana), variabel proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat,  stock opname  opname  dan pelaporan) dan variabel output (obat tersimpan di gudang farmai Rumah Sakit Mulya secara efektif). Data-data yang didapat dari hasil observasi, wawancara dan telaah dokumen

kemudian

diolah

dengan

cara

membandingkan

dan

menyesuaikannya dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina

60

Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Kemudian hasilnya akan dibuat kedalam bentuk uraian singkat dan tabel, dan dilakukan analisis data.

4.9

Analisis Data

Analisis data yang dilakukan pada penelitian ini menggunakan  pendekatan analisis kualitatif seperti yang diungkapkan oleh oleh Milles and Huberman dalam Tjetjep (1992) terdiri dari : 1) Reduksi Data Data-data pada variabel input (data SDM, anggaran, prosedur, dokumen serta sarana dan prasarana), variabel proses (penerimaan obat,  penyusunan obat, pngeluaran obat, stock opname serta pencatatan dan  pelaporan) dan variabel output kemudian dipilih sesuai dengan kebutuhan penelitian. Data-data yang tidak penting dan tidak berkaitan dengan kebutuhan penelitian kemudian dihilangkan dan tidak dilakukan analisis lebih lanjut. Sementara data-data yang penting kemudian diolah dan dianalisis lebih lanjut. 2) Penyajian Data Data-data pada variabel input ( SDM, anggaran, prosedur, dokumen serta sarana dan prasarana), variabel proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat,  stock opname  opname  serta pencatatan dan pelaporan) dan variabel output yang sudah direduksi kemudian dibuat dalam bentuk uraian singkat.

61

3) Analisis Data Analisis data pada penelitian ini menggunakan domain analysis. Dengan teknik analisis ini peneliti mendeskripsikan berbagai unsur pada variabel  penyimpanan (mulai dari input, proses hingga output) secara umum kemudian memaknai hasil penelitian yang didapat. Pemaknaan hasil  penelitian didasari pada kesesuaiannya dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tentang penyimpanan obat tahun 2010. 4) Penarikan Kesimpulan Kesimpulan dalam penelitian ini didapatkan setelah peneliti melakukan analisis data. Yaitu dengan mengaitkan antara hasil yang didapat dari  penelitian yang dilakukan peneliti dengan teori atau pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan.

4.10 Penyajian Data

Hasil analisa data disajikan dalam bentuk kutipan wawancara, tabel hasil observasi dan dalam bentuk narasi tentang sistem penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya. Hasil analisis input (SDM, anggaran, prosedur, sarana & prasaran), proses (penerimaan, penyusunan, pengeluaran , stock opname dan opname dan pelaporan) hingga output digabungkan untuk menggambarkan sistem penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang.

BAB V HASIL PENELITIAN 5.1

Gambaran Rumah Sakit Mulya

Rumah Sakit Mulya merupakan salah satu rumah sakit swasta tipe C yang ada di wilayah Kota Tangerang. Rumah Sakit Mulya beralamat di Jl. KH. Hasyim Ashari No. 18 Sudimara, Pinang Kota Tangerang. Sebelumnya RS Mulya berstatus sebagai Rumah Bersalin yang beroperasi sejak 2 Juli 1997 kemudian berdasarkan SK Kepala Dinas Kesehatan Kota Tangerang No. 455.1483.DINKES.07.RSU.03.VII tanggal 30 Mei 2005 rumah sakit ini  berubah menjadi Rumah Sakit Mulya (Rumah Sakit Umum). Dengan motto “We Care (Cepat, Andal, Ramah, Empati)“  Rumah Sakit Mulya berkomitmen

untuk memberikan pelayanan kesehatan yang baik dan berkualitas dengan harga yang relatif terjangkau oleh masyarakat.

5.1.1

Visi Misi Rumah Sakit Mulya Visi Rumah Sakit Mulya

Menjadi Rumah Sakit pilihan keluarga di Kota Tangerang yang dikenal selalu mengutamakan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan Empati).

Misi Rumah Sakit Mulya

a) Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas prima dan aman dengan berlandaskan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan Empati) untuk mencapai kepuasan pasien dan keluarganya.

62

63

 b) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui pendidikan dan pelatihan. c) Mengelola Rumah Sakit Mulya dengan manajemen profesional yang inovatif, efektif dan efisien. d) Menjadikan Rumah Sakit Mulya sebagai tempat kerja pilihan bagi karyawan dan tenaga medis. e) Membangun budaya kerja dan lingkungan kerja yang sehat dan harmonis.

5.1.2

Prinsip Dasar Rumah Sakit Mulya

a. CARE Seluruh elemen RS Mulya mengutamakan Cepat-Andal-RamahEmpati dalam memberikan pelayanan serta dalam kehidupan  berorganisasi terhadap seluruh pihak yang berkepentingan. berkepentingan.  b. Communication  Seluruh elemen RS Mulya membangun pola komunikasi dan ‘information sharing’  yang  yang efektif dan jelas di semua tingkat jabatan dan selalu terbuka untuk ide, saran dan feedback untuk perbaikan dan inovasi. c. Commitment  Seluruh elemen RS Mulya memahami dan memiliki visi, misi yang sama dan berkomitmen memberikan yang terbaik bagi RS Mulya,  pasien, masyarakat sekitar, mitra usaha, pemerintah dan pihak-pihak  berkepentingan lainnya.

64

d. Collaboration  Seluruh elemen RS Mulya harus menjunjung semangat kebersamaan dan kerjasama berdasarkan rasa saling percaya dan saling menghargai untuk mencapai tujuan bersama. e. Competence  Seluruh elemen RS Mulya memiliki kompetensi di bidangnya masing-masing dan akan selalu berusaha mempertahankan dan meningkatkan kualitas kerja dan kemampuannya dengan senantiasa  belajar, berbagi ilmu, mengadopsi inovasi inovasi dan perubahan.

5.1.3

Pelayanan Rumah Sakit Mulya

Pelayanan yang terdapat di Rumah Sakit Mulya terdiri dari : 1. Rawat Jalan

- UGD

- Poli Bedah Orthopedi

- Poli Anak

- Poli Kulit dan Kelamin

- Poli Penyakit Dalam

- Poli Paru

- Poli Kebidanan Kandungan

- Poli Syaraf

- Poli Bedah Umum

- Poli Gigi dan Mulut - Poli THT

2. Rawat Inap

- Perawatan Umum - Maternitas 3. Rawat Inap Khusus

- Perinatologi - Kamar Operasi - ICU

65

4. Penunjang Medik

- Farmasi - Radiologi - Laboratorium - Fisioterapi

5.2

Penyimpanan Obat di Rumah Sakit Mulya

Penyimpanan obat yang dilakukan di rumah sakit Mulya dilakukan oleh unit gudang farmasi rumah sakit Mulya. Pelaksanaan kegiatan penyimpanan yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya. Gudang farmasi rumah sakit Mulya berada di bawah tanggung jawab Apoteker Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya. Meskipun berapa dibawah tanggung jawab Apoteker, namun letak gudang farmasi rumah sakit Mulya terpisah dengan Apotek rumah sakit Mulya. Adapun letak gudang farmasi dalam struktur organisasi rumah sakit Mulya adalah sebagai berikut. Bagan 5.1 Letak Gudang Farmasi dalam Struktur Rumah Sakit Mulya

Unit Instalasi Farmasi

Gudang Farmasi

Apotik

(Sumber : Profil RS Mulya Tahun 2012)

66

Gudang farmasi RS Mulya bersama apotek RS Mulya berada dibawah unit instalasi farmasi RS Mulya. oleh karena itu, gudang farmasi RS Mulya masih merupakan tanggung jawab dari Kepala Instalasi RS Mulya. Kegiatan manajemen logistik barang farmasi di Rumah Sakit Mulya dilakukan oleh unit Instalasi Farmasi dan Gudang Farmasi. Dalam pelaksanaannya unit instalasi farmasi dan gudang farmasi juga berkoordinasi dengan unit keuangan. Barang-barang farmasi yang ada di rumah sakit Mulya terdiri dari obat,  peralatan laboratorium dan alat-alat ala t-alat kesehatan. Obat-obatan dan d an alat ala t kesehatan yang terdapat disana digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu : a. Kelompok Fast Kelompok Fast Moving  Kelompok  fast moving   adalah kelompok obat-obatan dan alat kesehatan yang penggunaannya sering atau perputarannya cepat. Sehingga selalu disediakan dalam jumlah yang lebih banyak dan pemesanannya sering dilakukan.  b. Kelompok Slow Moving  Kelompok  slow moving   adalah kelompok obat-obatan dan alat kesehatan yang

penggunaannya

jarang

atau

perputarannya

lambat.

Sehingga

 persediaan akan obat-obatan ini tidak terlalu banyak dan pemesanannya pun dilakukan berkala. c. Kelompok Barang Habis Pakai (BHP) Kelompok barang habis pakai (BHP) adalah kelompok barang yang termasuk dalam obat/alat kesehatan yang sering digunakan oleh unit-unit yang ada di rumah sakit yang tidak dapat digunakan berulang dan digunakan setiap saat. Seperti betadin, alkohol, handscoon, handscoon, masker, Gel USG, kapas dan kassa.

67

Gudang Farmasi merupakan salah satu unit yang terdapat di Rumah Sakit Mulya. Bentuk gudang farmasi rumah sakit Mulya merupakan bentuk gudang tertutup yang terdiri dari satu ruangan yang memiliki atap dan dinding. Gudang farmasi Rumah Sakit Mulya berfungsi sebagai tempat penyimpanan sementara obat-obatan dan alat kesehatan sebelum didistribusikan ke unit-unit lain di rumah sakit tersebut yang membutuhkan. oleh karena itu, gudang farmasi rumah sakit Mulya disebut sebagai gudang transit, karena penyimpanan yang dilakukan digudang tersebut bersifat sementara.

5.3

Input Penyimpanan Obat

Input dari sistem penyimpanan obat terdiri dari sumber daya manusia, anggaran, prosedur penyimpanan obat, dokumen penyimpanan obat dan sarana dan prasarana penyimpanan obat.

5.3.1

Sumber Daya Manusia / Personil

Sumber daya manusia merupakan salah satu input terpenting dalam suatu manajemen. Kelancaran penyimpanan obat digudang farmasi akan dapat berjalan dengan lancar apabila didukung dengan sumber daya manusia yang memiliki kualitas dan kapasitas yang memadai. Sumber daya manusia yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit Mulya hanya berjumlah satu orang yang biasa disebut sebagai  petugas gudang farmasi. farmasi . Adapun penanggung jawab gudang farmasi di rumah sakit Mulya dipegang oleh Apoteker yang juga merupakan kepala instalasi di rumah sakit Mulya.

68

Tabel 5.1 Sumber Daya Manusia di Gudang Farmasi RS Mulya Kode

SDM Gudang Farmasi

Pendidikan

GF-1

Kepala Instalasi Farmasi

Apoteker

GF-2

Petugas Gudang Farmasi Farmasi

GF-3

Petugas Bagian Keuangan

Informan

SMF (Sekolah Menengah Farmasi) Sarjana Ekonomi (SE)

( Sumber : Observasi Observasi dan Wawancara Peneliti )

Berdasarkan Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Direktur RS Mulya No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/2012 tentang standar operasional prosedur pelayanan unit farmasi, seorang Kepala Instalasi selain bertanggung jawab terhadap pelayanan di Instalasi Farmasi RS Mulya juga bertanggung jawab dalam kegiatan pelaksanaan di gudang farmasi, adapaun tugas seorang Kepala Instalasi Farmasi yaitu membuat usulan perencanaan kebutuhan obat dan alat kesehatan, melaksanakan  penyediaan obat berdasarkan ketentuan, mengajukan permintaan  pembelian, memeriksa kebenaran laporan pemasukan, pendistribusian dan pemakaian obat dan alat kesehatan di setiap unit terkait, mengawasi, mengendalikan dan mengevaluasi kebutuhan obat dan alkes serta bertanggung jawab untuk memastikan kesesuaian rencana dan kebutuhan obat di Instalasi Farmasi. Sementara itu petugas bagian keuangan hanya bertanggung  jawab melakukan  stock opname  opname  gudang farmasi secara berkala. Sedangkan petugas gudang farmasi berdasarkan standar prosedur

69

operasional yang berlaku di RS Mulya memiliki tugas dan wewenang antara lain sebagai berikut : a. Menerima barang yang datang dari supplier dan menata barang di gudang farmasi  b. Menghitung jumlah persediaan stock barang farmasi di gudang c. Menginput data obat yang ada di gudang d. Melakukan mutasi barang farmasi ke unit instalasi farmasi e. Membuat laporan mutasi barang f.

Melakukan pengecekan terhadap obat kadaluarsa

g. Membuat laporannya serta membuat arsip faktur penerimaan obat.

Hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh peneliti menunjukkan bahwa dengan jumlah SDM gudang farmasi RS Mulya yang ada saat ini belum dapat mencukupi untuk pelaksanaan kegiatan  penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya. Ini terlihat dari kurang idealnya jam kerja petugas gudang yang bekerja hanya 1  shift  kerja   kerja dan hampir 11 jam setiap harinya. Ditambah lagi saat petugas gudang sedang libur, tidak ada petugas lain yang menggantikan tugasnya digudang farmasi. Sehingga jika ada permintaan obat atau obat yang datang tidak ada yang bertanggung jawab atas obat tersebut. Penjelasan ini sesuai dengan pernyataan di bawah ini :

“  Kalo dari segi jumlah emang yang sekarang masih kurang ya, kan idealnya mereka 2 shift yang digudang itu pagi sama sore .“ (GF-2)

70

Petugas gudang farmasi RS Mulya bekerja hari Senin hingga Jumat mulai pukul 09.00 hingga pukul 18.00. Namun jadwal kerja tersebut tidak mutlak dan bisa berubah sesuai dengan kebutuhan  pelayanan gudang atau sesuai dengan kebutuhan petugas gudang. Hal ini dikarenakan petugas gudang farmasi yang saat ini sedang melanjutkan kuliahnya, sehingga jam kerjanya disesuaikan dengan waktu kuliah petugas. Jam kerja ini dinilai masih kurang ideal karena menurut informan idealnya jam kerja petugas gudang dibagi menjadi 2 shift, yaitu shift pagi (07.00-14.00) dan shift siang (14.00-08.00). Sebagaimana yang diungkapkan informan sebagai berikut.

“  Karena harusnya 2 shift dijadiin satu shift ya jadi sebenernya jam kerjanya juga kurang idel ya dari jam 9 sampai jam 6 tapikan kita menyesuaikan sama kebutuhan pelayanannya jadi dia dimasukan dijam middle.” middle.” (GF-2)

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti, petugas gudang sering keluar ruangan dan menunda pekerjaannya di gudang. Ini  biasanya terjadi saat petugas mendapatkan panggilan tugas tambahan dari unit apotek untuk membantu pelayanan di unit tersebut, atau  biasanya karena petugas merasa lelah sehingga malas melanjutkan  pekerjaan tambahan yang terlalu banyak diberikan padanya. Petugas gudang farmasi memang sering diberikan tugas tambahan oleh Kepala Instalasi Farmasi untuk membantu tugasnya atau membantu tugas  pelayanan farmasi di Instalasi Farmasi, sebagaimana pernyataan berikut.

71

“ ..memang kebutuhannya dan memang belum ada personil yang betulbetul bisa bekerja untuk tidak double job.. ” (GF-2)

Akibatnya, tugas-tugas di gudang farmasi yang seharusnya bisa diselesaikan dengan segera menjadi tertunda. Misalnya penerimaan obat dan penyusunan barang ke lemari penyimpanan. Selain tugas petugas gudang yang tidak dapat selesai dengan segera, tugas tambahan yang diberikan kepada petugas gudang farmasi juga tidak terselesaikan secara tepat waktu. Kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan petugas gudang dalam melaksanakan tugas penyimpanan obat juga sudah cukup sesuai meskipun terkadang masih perlu dibantu oleh kepala instalasi farmasi dalam melaksanakan penyimpanan obat. Ini sesuai dengan  pernyataan berikut.

“ Emm… udah standart sih sebenernya karena dia lulusan farmasi jadi  pengetahuan sama keterampilannya lumayan tapi ya gitu tetep aja masih belajar sambil berjalannya pekerjaan ” (GF-2)

Meskipun SDM yang ada saat ini sudah dianggap memiliki  pengetahuan dan keterampilan yang cukup baik dalam menunjang  pekerjaannya yaitu dalam hal penyimpanan obat, namun kedua informan masih merasa perlu diadakan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan petugas. Seperti pelatihan mengenai alur  penyimpanan obat di gudang dan cara pencegahan obat kadaluarsa di gudang farmasi. Sebagaimana pernyataan informan berikut.

72

“  Iya harusnya sih iya, soalnya belum pernah juga diadain pelatihan kaya gitu. …kaya pelatihan tentang alur digudang gitu kali ya, harusnya gimana dan seperti apa. Terus tentang job deskripsinya tu kan kalo aku yah sekarang masih simpang siur juga gitu kan ” (GF-1)

“Ya saya sih maunya juga gitu ya, diadakan pelatihan. …tentang sist em sist em  penyimpanan itu yang paling dibutuhin banget. Sama terus kalo digudang tuh pengecekan expired gitu ya sama cara penyimpanan obat  yang baik itu seperti apa. Kalo ada cara itu lebih bagus ya perlu untuk diterangin” (GF-2).

Berdasarkan penjabaran diatas diketahui bahwa jumlah SDM gudang farmasi yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit Mulya saat ini jika dibandingkan dengan pedoman pengelolaan gudang farmasi yang dibuat oleh Departemen Kesehatan (1996) jumlahnya masih belum sesuai dengan ketentuan. Hal ini dikarenakan menurut pedoman  penyimpanan Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 SDM yang harus tersedia di gudang farmasi rumah sakit minimal terdiri dari satu orang atasan kepala gudang, satu orang kepala gudang, satu orang pengurus barang dan satu orang pelaksana. Hal ini juga dirasakan oleh para informan yang menyebutkan bahwa jumlah sumber daya manusia yang ada saat ini belum mencukupi untuk kegiatan pelaksanaan  penyimpanan di gudang gudang farmasi. Kedisiplinan petugas gudang dalam melaksanakan tugasnya juga masih belum sesuai dengan ketentuan dalam pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena petugas gudang masih belum melaksanakan

73

tugasnya sesuai dengan SOP yang berlaku. Sementara itu, dalam  pedoman penyimpanan obat milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan disebutkan bahwa petugas gudang harus melaksanakan setiap kegiatan penyimpanan sesuai dengan SOP yang berlaku. Namun demikian, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki petugas gudang sudah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam pedoman  penyimpanan obat milik mi lik Dirjend Bina Kefarmasian Kefarmasia n dan Alat Kesehatan Kes ehatan tahun 2010, karena latar belakang pendidikan yang dimiliki petugas gudang farmasi adalah SMF atau sekolah menengah farmasi.

5.3.2

Anggaran

Anggaran merupakan salah satu input yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi. Namun,  berdasarkan hasil wawancara dengan informan diketahui bahwa belum ada penganggaran khusus untuk kegiatan penyimpanan obat dan  penganggaran dianggap masih belum dibutuhkan untuk saat ini. Oleh karena itu, informasi mengenai ketersediaan anggaran yang berkaitan dengan penyimpanan pun hanya bisa didapat oleh peneliti melalui wawancara. Hal ini dikarenakan tidak tersedianya dokumen terkait anggaran penyimpanan obat di gudang farmasi. Hal ini didukung dengan pernyataan informan sebagai berikut.

“ Anggaran sih s ih ngga ya, kita ngga kasih itu anggaran rutin tiap bulan atau pertahunnya ya karena memang menurut kami belum perlu itu buat diberikan anggaran jadi tidak ada sejauh ini. ” (GF-3)

74

Ini juga terlihat dari adanya noda di dinding akibat aliran air AC yang bocor, dan adanya genangan air yang dibiarkan di atas lemari  penyimpanan hingga ke lantai. Sementara itu untuk keperluan ATK dan  buku-buku pencatatan petugas gudang hanya tinggal mengajukan  permintaan kepada bagian logistik umum dan di bagian logistik umum sudah

tersedia

sehingga

 penganggaran bagian

penganggarannya

masuk

kedalam

umum bukan ke anggaran penyimpanan.

Sebagaimana pernyataan informan berikut.

“… ya tinggal minta saja ke bagian logistik umum, semua sudah tersdia di sana jadi itu masuk ke anggaran logistik umum tidak ke anggaran  gudang farmasi ” (GF-3)

Dari

pernyataan

tersebut

diketahui

bahwa

anggaran

 penyimpananan obat di gudang gudang farmasi rumah sakit Mulya belum sesuai dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut dijelaskan bahwa dalam kegiatan penyimpanan unsur anggaran menjadi penting untuk disediakan minimal anggaran pemeliharaan dan perbaikan sarana atau  prasarana, tujuannya adalah agar sarana dan prasarana yang ada di gudang farmasi menjadi lebih tahan lama.

5.3.3

Prosedur Penyimpanan Obat

Hasil observasi dan telaah dokumen yang dilakukan oleh  peneliti menunjukkan bahwa sudah terdapat prosedur penyimpanan obat

75

di gudang farmasi RS Mulya. Prosedur penyimpanan tersebut sudah di dokumentasikan dalam bentuk buku standar prosedur operasional  pelayanan instalasi farmasi farma si RS Mulya yang sudah disahkan berdasarkan Surat

Keputusan

yang

dikeluarkan

oleh

Direktur

RS

Mulya

 No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/2012  No.083/SK/DIR/RSM/YAN MED/2012 tentang standar operasional  prosedur pelayanan unit farmasi RS Mulya. Standar operasional  prosedur tersebut juga sudah disosialisasikan kepada petugas gudang dan selurug SDM di instalasi farmasi. Sebagaimana pernyataan informan sebagai berikut.

“ Kalau prosedur kita sudah buat bukunya itu buku standar prosedur operasional ya ada bukunya juga sih ya, udah ada mulai penerimaan  sama penyimpanannya gitu. gitu . ... sosialisasi  sosialisasi prosedur kita ada rapat setiap bulannya nah disitu kita sosialisasiin ke semua petugas farmasi termasuk petugas gudang . “ (GF-2)

Standar operasional prosedur penyimpanan obat di rumah sakit Mulya dibuat oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya kemudian atas  persetujuan Kepala Divisi Pelayanan RS Mulya dan Direktur RS Mulya. Prosedur penyimpanan obat dibagi kedalam empat bagian, antara lain : a. Prosedur penerimaan perbekalan farmasi  b. Prosedur pendistribusian/pengeluaran obat-obatan gudang farmasi c. Prosedur penyimpanan dan pengaturan obat-obatan di gudang farmasi d. Prosedur pelaksanaan stock opname gudang farmasi

76

Dari hasil observasi pada pelaksanaan standar operasional  prosedur yang berlaku diketahui bahwa masih terdapat beberapa point yang belum dilaksanakan secara maksimal oleh petugas pet ugas gudang farmasi, hal ini dikarenakan petugas gudang tidak mengingat semua poin yang terdapat

didalam

stadar

operasional

prosedur.

Meskipun

 pendokumentasian dan sosialisasi terhadap standar operasional prosedur ini sudah pernah dilakukan sebelumnya. dan SOP yang dibuat sudah sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010. Ini juga didukung oleh  pernyataan informan sebagai berikut.

“ Udah mulai aku lakuin sih tapi t api yang aku inget aja hahaha ” (GF-1)

 Namun, sejauh ini Kepala Instalasi Farmasi hanya mengetahui  bahwa semua kegiatan yang dilakukan oleh petugas gudang sudah sesuai dengan SOP yang ada. Padahal kenyataannya petugas tidak menghafal semua poin dalam SOP.

“ Kalau sejauh ini dan setau saya sih ya sudah sesuai dengan prosedur  yang ditetapkan dit etapkan itu it u yah pelaksanaan penyimpanannya tapi kendalanya itu karena dianya (petugas gudang) hanya sendiri jadi kadang ada aja  yang ga dilakuin sesuai SPO karena dia juga ribet ya harus handle kerjaan sendiri.” (GF-2)

5.3.4

Dokumen Penyimpanan Obat

Dokumen penyimpanan obat merupakan salah satu hal yang mejadi penting untuk pelaksanaan penyimpanan digudang farmasi.

77

Karena dengan adanya dokumen dapat membantu petugas dalam meminimalisir kesalahan dan kehilangan. Adapun dokumen yang terdapat di gudang farmasi RS Mulya berdasarkan hasil observasi, wawancara dan telaah dokumen antara lain sebagai berikut.

1. Buku harian penerimaan obat Buku harian penerimaan obat sudah disediakan oleh manajemen rumah sakit Mulya. buku harian penerimaan obat merupakan dokumen berbetuk buku yang dibuat tabel-tabel didalamnya. Tabeltabel tersebut terdiri dari dari kolom hari dan tanggal, kolom nama distributor, kolom no. faktur dan kolom total harga fartur. Namun  pada pelaksanaannya buku ini hampir tidak pernah diisi oleh  petugas gudang. Hal ini dikarenakan petugas merasa kesulitan dan tidak memiliki cukup waktu jika harus mencatat di buku harian  penerimaan obat, karena selain itu petugas gudang juga harus membuat laporan pembelian obat setiap harinya. Laporan pembelian obat merupakan kumpulan hasil  print out  data obat yang masuk dan faktur pembelian obat pada hari tersebut. Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen diketahui bahwa dokumen ini dibuat oleh petugas gudang farmasi RS Mulya. Kemudian dilaporkan kepada kepala Instalasi Farmasi RS Mulya setiap harinya untuk mengetahui jumlah pembelian dan barang yang datang setiap harinya. Laporan pembelian berisi : a. Tanggal obat di pesan  b. Tanggal obat datang

78

c. Penerima obat d.  Nama distributor obat e.  Nama obat f. Jumlah obat g. Harga satuan obat h. Total harga obat (per-jenis) i.

Total keseluruhan harga obat

Menurut petugas gudang laporan pembelian ini sudah dapat mewakili semua poin yang dicatat dalam buku penerimaan obat. Meskipun manajemen rumah sakit menginginkan tetap adanya buku  penerimaan obat untuk arsip gudang, gudang, karena laporan pembelian akan dilaporkan ke bagian keuangan. Ini didukung dengan pernyataan informan berikut.

“ aku ngga pernah ngisi buku penerimaan obat soalnya kan isinya hampir sama kaya laporan pembelian obat yang tiap hari aku bikin, ..ngga sempet kalo bikin dua-duanya” dua- duanya” (GF-1)

“ …kalo manajemen maunya buku penerimaan itu tetep kita isi ya buat arsip gudang, karena laporan ini kan nantinya dikasih ke keuangan jadi gudang ngga megang” (GF-2)

2. Buku harian pengeluaran atau biasa disebut sebagai buku defecta Buku harian pengeluaran obat di gudang farmasi RS Mulya disamakan dengan buku defecta atau buku permintaan. Buku  pengeluaran obat pertama akan diisi oleh masing-masing unit yang

79

akan melakukan permintaan obat. Di buku ini setiap unit yang akan melakukan permintaan obat harus mengisi nama obat yang diperlukan, jumlah obat yang dibutuhkan dan dari unit mana serta melampirkan SP atau surat permintaan unit. Setelah itu petugas gudang akan menuliskan jumlah obat yang akan dikeluarkan ke unit setelah memeriksa persediaan di gudang farmasi. Terkadang jumlah obat yang diminta tidak sesuai dengan  jumlah obat yang diberikan/dikeluarkan oleh unit gudang farmasi. Ini dikarenakan petugas gudang menyesuaikan dengan jumlah  persediaan yang ada di gudang farmasi RS Mulya. Ini sebagaimana  pernyataan informan berikut.

“ kadang obat yang dikeluarin ngga sesuai sama yang diminta. Bisa lebih banyak atau malah kurang, liat persediaannya dulu kan harus diimbangin. Tapi tetep ditulis berapa yang dikeluarin kalo ngga  sama ” (GF-1)

3. Kartu induk persediaan Kartu induk persediaan yang terdapat di gudang farmasi RS Mulya hanya terdapat pada sistem komputer. Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen diketaui bahwa kartu induk  persediaan obat akan terisi secara otomatis saat petugas melakukan input pada pada data penerimaan obat. kartu induk persediaan ini akan diperikasa dan dilaporkan kepada Kepala Instalasi Farmasi setiap satu minggu sekali dan pada saat akan dilaksanakannya stock opname gudang farmasi. sebagaimana pernyataan informan berikut.

80

“ ini kartu induk persediaan adanya di sistem aja sih paling dan langsung connect ke komputer bu vera jadi bisa langsung dicek

”

(GF-1)

4. Kartu stok obat Kartu stok obat untuk obat-obatan yang ada di gudang farmasi RS Mulya sudah disediakan oleh pihak RS Mulya. Namun,  berdasarkan hasil wawancara dan observasi kartu stok tersebut tidak  pernah diisi oleh petugas gudang. Kartu stok st ok gudang farmasi hanya disimpan dalam satu map. Berdasarkan hasil telaah dokumen datadata yang harus diisi pada kartu stok antara lain data nama instalasi, nama obat, satuan, distributor, tanggal masuk/keluar barang, no.faktur (jika barang masuk), tanggal kadaluarsa, jumlah obat masuk, jumlah obat keluar, sisa dan keterangan. Kartu stok gudang gudang farmasi ini tidak diisi karena petugas gudang gudang merasa kesulitan dan merasa tidak memiliki cukup waktu untuk mengisi kartu stok tersebut. Sebagaimana pernyataan berikut.

“ iya ya ada sih tapi tuh di map aja ngga pernah diisi soalnya aku  ga ada waktu buat ngisinya ketumpuk kerjaan yang lain soalnya

”

(GF-1)

5. Surat bukti barang keluar Surat bukti barang keluar atau di gudang farmasi RS Mulya  biasa disebut dengan laporan mutasi dibuat oleh petugas gudang farmasi RS Mulya. Surat bukti barang keluar dibuat setiap hari oleh

81

 petugas gudang farmasi setelah adanya permintaan dari unit yang membutuhkan obat.

“ surat bukti barang keluar biasanya isinya nama obat, jumlah yang dikeluarin sama harga. Itu kan uda ada sistemnya jadi aku tinggal input terus diprint rangkap 2. Satu buat aku satu buat unit, namanya mutasi. Diperiksanya harian kalo mutasi gitu sama Kepala Instalasi  Farmasi” (GF-1)

Penginputan data pada surat bukti pengeluaran dilakukan dengan sistem komputer yang juga langsung teintegrasi dengan sistem induk persediaan obat. Berdasarkan hasil observasi cara mengisi surat barang keluar atau laporan mutasi adalah sebagai berikut. a. Petugas mengisi tanggal barang akan keluar  b. Mengisi kolom gudang tujuan c. Mengisi nama petugas gudang d. Mengisi kolom penerima barang e. Menuliskan nama obat yang dikeluarkan pada kolom  product ID ID f. Mengisi jumlah barang yang dikeluarkan pada kolom quantity g. Secara otomatis akan tercantum harga satuan pada kolom unit  price dan total harga pada kolom harga h. Kemudian petugas menncetak data tadi menjadi lembar rangkap2 i.

1 lembar berwarna putih untuk petugas gudang dan 1 lembar  berwarna merah untuk unit tujuan.

82

 j.

Kemudian laporan tersebut ditanda tangani oleh petugas gudang dan penerima barang di tiap unit

6. Dokumen hasil stock hasil stock opname Dokumen hasil stock opname terdiri dari laporan hasil  stock opname  opname   gudang farmasi RS Mulya didalamnya juga terdapat data obat kadaluarsa obat hasil stock opname. Laporan  stock opname hanya terdiri dari nama-nama obat yang mengalami selisih pada saat  stock opname. opname . Laporan tersebut terdiri dari beberapa lampiran yaitu lampiran hasil stock hasil stock opname (terdiri opname  (terdiri dari nama obat, total inventory, inventory,  jumlah fisik dan selisih), lampiran data obat kadaluarsa (nama obat,  jumlah obat, tanggal kadaluarsa dan harga obat yang kadaluarsa) dan hasil stock opname (terdiri dari jumlah obat selisih dan total harga

obat

yang

mengalami

selisih).

Dokumen

tersebut

ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya. Hal ini didukung oleh pernyataan berikut.

“ laporan ini yang buat aku, biasanya liat dari hasil stok opname  yah, nanti aku liat dulu berapa tuh selisihnya sama obat apa aja  yang selisih diliat berapa harganya. Itu ditulis gitu terus aku ketik ulang. data obat yang kadaluarsa jumlah sama jenis sama harga obat dilampirin jadi satu ” (GF-2)

Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen, diketahui  bahwa hanya kartu induk persediaan obat dan buku pengeluaran obat yang diisin secara rutin oleh petugas. Untuk dokumen hasil laporan stok

83

opnam dibuat secara berkala oleh penanggung jawab gudang farmasi dalam hal ini adalah kepala instalsi farmasi. Sementara itu untuk buku harian penerimaan obat, kartu stok obat dan surat bukti barang keluar tidak diisi secara rutin oleh petugas. Hal ini didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut.

“…dokumen penerimaan obat itu ngga pernah ya paling setiap hari aku cuma input aja ke sistem yang otomatis langsung ke kartu induk  persediaan, buku defcta sama surat bukti barang keluar juga pasti  setiap hari diisi tapi kalo stock opname sama laporan faktur bu vera (Kepala Instalasi Farmasi) yang buat ga tiap hari juga .” (GF-1)

Dokumen-dokumen penyimpanan yang ada dan tersedia saat ini dirasakan oleh salah satu informan masih belum cukup dalam menunjang pelaksanaan penyimpanan obat digudang farmasi RS Mulya. Menurutnya, tetap dibutuhkan kartu stok obat untuk memudahkan dan menertibkan pencatatan obat. Namun, hambatannya adalah minimnya  jumlah SDM pelaksana gudang dan tidak terbiasanya petugas menggunakan kartu stok obat menyebabkan petugas merasa kesulitan dan keberatan jika harus mengisi kartu stok obat. Sementara itu, informan lainnya menganggap bahwa dokumen yang tersedia saat ini sudah cukup. Ini sesuai dengan pernyataan informan berikut.

“  udah cukup sih yang ini aja, kalo lebih dari ini aku bisa lebih keteteran yah mungkin hahaha

” (GF-1)

84

“  ya belum cukup ya menurut aku tetep perlu kartu stock lah karena biar bisa lebih ketahuan berapa yang masuk sama yang keluar setiap harinya” (GF-2)

Dalam pelaksanaannya pengisian dokumen-dokumen penyimpanan obat ini sering mengalami hambatan. Hambatan yang sering terjadi yaitu petugas terkadang kurang teliti karena terburu-buru dalam mengisi dokumen. Hal ini dikarenakan petugas gudang memiliki tugas yang cukup banyak dan tidak hanya bertugas mengurusi penyimpanan obat digudang melainkan harus membantu pelayanan di instalasi farmasi juga. Ini sebagaimana yang diungkapkan informan berikut.

“  Aku juga j uga kadang suka buru-buru yang ngisi dokumen-dokumen begituan karena aku harus handle kerjaan aku yang lain di instalasi farmasi. itu juga kenapa kalo diminta laporan suka telat telat gitu ya karena kadang aku  suka lama ngerjain dokumennya dokumennya

” (GF-1)

Berdasarkan hasil tersebut diketahui bahwa dokumen penyimpanan obat yang disediakan oleh manajemen rumah sakit Mulya belum sesuai dengan  pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, dan pada pelaksanaannya masih ada dokumen yang tidak diisi dengan baik oleh petugas gudang farmasi dan dokumen yang ada saat ini masih dianggap kurang cukup lengkap oleh Kepala Instalasi Farmasi. Karena seharusnya petugas gudang mengisi dokumen kartu stok dan dokumen lainnya dengan baik dan benar.

85

5.3.5

Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat

Sarana dan prasarana penyimpanan juga merupkan salah satu input yang mendukung kelancaran kegiatan penyimpanan obat di gudang faramasi. Sarana penyimpanan obat yang disediakan oleh manajemen RS Mulya berdasarkan observasi terdiri dari satu ruangan gudang yang berukuran 3,49 x 2,47 m 2  dengan kelengkapan sebagai  berikut. a. Gudang memiliki pintu dan jendela, meskipun jendela pada gudang sama sekali tidak dapat terbuka dan belum dilengkapi dengan teralis. Namun, lantai gudang juga sudah diberi keramik. Gudang jenis ini termasuk kedalam jenis gudang tertutup.  b. Pintu yang memiliki kunci ganda c. Meja kerja petugas disertai kursinya (diatasnya terdapat komputer, telpon, printer telpon, printer dan ATK) d. Pendingin ruangan/AC untuk mengatur suhu ruangan, meskipun demikian AC yang terdapat digudang farmasi saat itu dalam keadaan bocor sehingga membasahi lemari obat hingga mengenai obat-obatannya. e. Tidak ada pemisahan antara ruang penyimpanan obat dengan ruang penyimpanan alat kesehatan. Petugas gudang sering memeriksa suhu udara di ruangan tersebut sesuai dengan suhu udara penyimpanan yang dibutuhkan oleh setiap jenis obat. sarana yang terdapat di gudang ini seperti yang diungkapkan informan berikut.

86

“ Sarana penyimpanan paling hanya ada gudang farmasi, tapi ya belum ada ruangan petugas gudangnya semuanya masih menyatu. …udah ada  AC nya juga dilengkapi sama kunci. kunci . Tapi buat jendela emang kita ngga  pernah buka dan ga bisa dibuka juga yah” yah” (GF-1)

Selain sarana penyimpanan obat juga terdapat prasarana  penyimpanan obat yang disediakan oleh RS Mulya untuk menunjang kegiatan penyimpanan obat. terdapat pula sarana dan prasarana keamanan gudang yang dimiliki dan disediakan oleh RS Mulya. Prasarana yang disediakan untuk penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya terdiri dari empat buah lemari penyimpanan yaitu dua buah lemari kayu dan dua buah lemari/rak besi serta lemari  penyimpanan obat psikotropika dan narkotika. Selain rak/lemari  penyimpanan juga sudah disediakan kartu stok obat, namun kartu stok obat ini tidak pernah diisi oleh petugas gudang farmasi. Untuk prasarana tambahan seperti pallet  seperti pallet , alat bantu untuk mengambil obat yang letaknya tinggi, trolley, trolley, termometer ruangan dan alat pemadam ringan belum tersedia di gudang farmasi rumah sakit ini. Namun, menurut salah satu informan pallet  informan  pallet  sudah   sudah tersedia di gudang farmasi rumah sakit ini, tetapi  pada saat observasi peneliti sama sekali tidak menemukan  pallet . Berikut adalah pernyataan informan berkaitan dengan ketersediaan  prasarana penyimpanan obat.

“..terdiri dari lemari sama kulkas yang hanya segitu yah tapi kita ada  pallet ya kan itu harus punya buat buat dilantai ” (GF-2)

87

Sejauh ini sarana dan prasarana penyimpanan obat yang disediakan oleh RS Mulya dianggap masih mas ih belum mencukupi kebutuhan  penyimpanan. Sarana dan prasarana yang disediakan masih minim sehingga menghambat petugas dalam melakukan penyimpanan obat. Ini sebagaimana pendapat yang diungkapkan informan berikut.

“  Kurang yah ya meskipun masih bagus lemarinya, kalo aku sih maunya  per-lemari gitu. Kalo di sini kan yah meskipun aku udah urutin udah aku  pisahin gitu ya tetep aja ujung-ujungnya ujung-ujungnya jadi satu lagi

“ (GF-1)

Hambatan yang terjadi misalnya adalah sulitnya petugas melakukan  pengelompokkan jenis obat, hal ini dikarenakan jumlah lemari obat yang disediakan masih kurang. Ini menyebabkan petugas seringkali kebingungan mencari obat di lemari jika ada permintaan obat dari unit lain. Sebagaimana  pernyataan informan sebagai berikut.

“  Karena sarana dan prasarananya yang hanya terdiri dari lemari yang hanya segitu yah jadi penyimpanan dan pengaturan obatnya itu loh jadi ga bisa diatur dan dipisahkan jenisnya, jangankan jenis dinamain aja susah ya hahaha ya jadi satu lemari buat berbagai macam item deh. kemudian keadaan gudangnya juga yang sangat minimalis sekali juga membuat barang yang disimpan itu jadi tidak bisa banyak

” (GF-2)

Sarana dan prasarana yang tersedia di gudang farmasi masih belum sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Pedoman penyimpanan milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Sarana dan  prasarana yang tersedia masih sangat minim dan membuat petugas

88

mengalami beberapa masalah dalam melakukan penyimpanan obat, seperti sulitnya meletakkan obat dengan sistem FIFO/FEFO dan sulitnya melakukan pemisahan obat berdasarkan sediaannya.

5.4

Proses Penyimpanan Obat

Proses penyimpanan obat di gudang farmasi terdiri dari beberapa tahapan mulai dari proses penerimaan obat, penyusunan pen yusunan obat, pengeluaran obat, stock opname obat dan pencatatan dan pelaporan.

5.4.1

Penerimaan Obat

Di rumah sakit Mulya proses penerimaan dan pemeriksaan obat yang baru datang dari distributor obat dilakukan di gudang farmasi RS Mulya. Berdasarkan standar prosedur operasional penerimaan obat RS Mulya, penerimaan dan pemeriksaan obat-obatan yang baru datang dari distributor merupakan tugas petugas gudang farmasi. Jika petugas gudang farmasi tersebut tidak dapat menerima atau tidak hadir maka  penerimaan obat seharusnya dilakukan oleh bagian Purchasing RS Mulya. Namun kenyataannya bila petugas gudang tidak ada yang menerima dan memeriksa obat adalah petugas instalasi farmasi. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut.

“  Itu petugas gudang farmasinya aja yah, kalo petugas gudang ngga ada harusnya sih bagian purchasing yang terima karena mereka yang tau obat apa aja yang mereka pesen dan yang datang.

“ (GF-2)

89

Adapun kegiatan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang berdasarkan hasil observasi peneliti sebagai berikut. 1. Penerimaan barang dari supplier perusahaan farmasi dilakukan melalui unit gudang farmasi Rumah Sakit Mulya dan hanya boleh diterima oleh petugas gudang farmasi. 2. Supplier perusahaan farmasi datang ke gudang farmasi RS Mulya dengan membawa faktur pembelian atau Purchase atau Purchase Order . 3. Petugas gudang akan menyesuaikan dan melakukan pemeriksaan terhadap Faktur yang dibawa oleh supplier kemudian disesuaikan antara daftar barang di fatur dengan barang yang datang. 4. Setelah itu petugas gudang mecocokkan antara barang yang datang, faktur dengan barang yang ditulis pada Surat Pemesanan. Pemeriksaan dilakukan terhadap banyaknya obat pesanan (kuantiti) dan jenis obat yang dipesan. 5. Jika semua sudah sesuai, petugas gudang akan menandatangi dan memberikan cap pada faktur. 6. Petugas gudang akan memberikan surat pesanan berwarna putih kepada petugas ditributor dan petugas distributor akan memberikan copy-an kertas faktur berwana kuning dan merah kepada petugas gudang. 7. Petugas menginput data obat yang datang pada sistem komputer yang bernama purcahse bernama purcahse order . Data yang diinput antara lain : a.  Nama distributor obat  b.  Nama penerima obat di gudang farmasi c. Tanggal pemesanan obat (tercantum pada surat pemesanan)

90

d. Tanggal penerimaan obat e.  Nama obat yang datang f. Jumlah obat yang datang g. Harga obat yang datang h. Discount/potongan harga (jika ada) i.

Total harga per obat

 j.

Total harga keseluruhan obat

8. Petugas gudang farmasi kemudian akan melakukan memperbarui data obat yang datang pada kartu induk persediaan ( inventory stok )  pada sistem siste m komputer gudang farmasi dengan cara menceklis kotak add inventory. inventory. Secara otomatis akan bertambah data persediaan di kartu induk persediaan. 9. Terakhir petugas akan mencetak data yang diinput tadi dalam  bentuk selembar kertas rangkap 2 dan disatukan dengan faktur  pembelian serta surat pemesanan warna kuning dan merah milik  petugas gudang farmasi.

Setelah petugas melakukan kegiatan diatas, seharusnya petugas melakukan pencatatan obat dan faktur yang datang tersebut pada buku  penerimaan obat, namun petugas tidak melakukannya. Hal ini terjadi karena petugas gudang merasa tidak memiliki cukup waktu untuk melakukan pengisian pada buku penerimaan tersebut akibat banyaknya  pekerjaan lain yang harus dikerjakan oleh petugas.

91

“ harusnya setelah itu isi buku penerimaan obat gitu, nyatet tanggal datang obat, distributor, nomor faktur sama total fakturnya tapi akunya  ga sempet hehe ” (GF-1)

Selain itu, terdapat hambatan yang mengganggu pekerjaan  petugas gudang farmasi yaitu jam datang distributor obat yang terkadang tidak sesuai dengan jam yang sudah ditentukan oleh petugas gudang farmasi. Jadi terkadang saat distributor datang tidak jelas siapa yang bertanggung jawab menerima obat. Ini didukung oleh pernyataan salah satu informan sebagai berikut.

“  Hambatannya ya paling sih kalo akunya ngga ada, suka bingung  siapa yang harus nerima barangnya, aku kan maunya jelas misalnya aku ngga ada siapa gitu yang nerima jadi kalo ada apa-apa gampang aku nyari taunya. ” (GF-1)

Dari sini terlihat bahwa kegitan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi masih belum sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut disebutkan bahwa salah satu kegiatan yang harus dilakukan saat menerima obat adalah memeriksa tanggal kadaluarsa obat dan segera melakukan pencatatan, tujuannya adalah agar obat terhindar dari kadaluarsa dan kerugian akibat kesalahan pencatatan obat datang oleh  petugas gudang.

92

5.4.2

Pengaturan Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat

Rak-rak dan lemari penyimpanan di gudang farmasi rumah sakit Mulya disusun membentuk satu garis lurus dan tidak terdapat banyak sekat di ruangan tersebut. Namun, di lorong antara satu rak dengan rak lainnya terdapat banyak obat-obatan dan alat kesehatan yang diletakkan didalam kardus dan bertumpuk dilantai. Suhu udara di dalam gudang farmasi pun sudah selalu diatur meskipun terkadang tidak stabil, akibat AC yang rusak. Pada saat observasi peneliti menemukan serangga yang  berasal dari selokan yang berada tepat dibawah lantai gudang farmasi. Obat-obatan yang disusun di dalam lemari penyimpanan obat  pun belum diberikan label nama dan di susun berdasarkan alfabetis. Selain belum dilakukan penyusunan secara alfabetis penyusunan obat yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum menggunakan sistem FIFO dan FEFO.

Pemisahan jenis sediaan

obatnya pun belum dilakukan. Namun ini bertolak belakang dengan  pernyataan informan yang menyebutkan bahwa petugas sudanh melakukan penyimpanan menggunakan sistem FIFO dan FEFO. Sebagaimana pernyataan informan berikut.

“  semua aku yang lakuin.. … kaya yang biasanya aja palingan FIFO  sama FEFO aja sih. …terus yang tablet ya ditaruh dilemari yang itu bareng sama tablet yang lain, ya bareng sama injeksi juga sih hahaha terus yang sirup di lemari itu khusus sirup sama infusan deh. Kalo yang kaya salep, obat mata gitu-gitu aku taruhnya didepan s ini aja.

“ (GF-1)

93

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti diketahui bahwa proses penyusunan obat yang dilakukan oleh petugas obat adalah sebagai berikut. a. Setelah obat datang petugas gudang farmasi tidak langsung menyusun obat-obat tersebut di rak penyimpanan. Terkadang  penyusunan tertunda hingga hingga petugas menyelesaikan pekerjaannya.  b. Pada saat penyusunan obat, petugas gudang farmasi menyusun obatobat pada rak-rak yang masih kosong saja karena belum ada  penamaan pada rak-rak obatnya. Jika masih ada obat yang tersisa sebelumnya, petugas meletakan obat tersebut bersamaan dengan obat yang tersisa. Obat yang baru datang diletakkan didepan obat yang sudah ada sebelumnya. c. Obat-obatan jenis sirup dan infus diletakkan bersamaan pada satu rak yang berisi sirup dan botol infus. d. Obat-obatan tablet dan injeksi diletakkan bersamaan dalam satu rak  penyimpanan e. Sementara untuk obat jenis salep/cream, obat tetes, bedak, obat  berbentuk supp diletakkan dalam satu lemari yang sama

Untuk

obat-obatan

jenis

narkotika

dan

psikotropika

 penyimpanan dilakukan dilemari terpisah, yaitu lemari khusus obat narkotik dan psikotropika yang dilengkapi dengan kunci. Obat-obatan narkotik dan psikotropik yang baru datang diletakkan didepan obat yang sudah ada kemudian dicatatan jumlah obat yang masuk di kartu stok.

94

Pada lemari penyimpanannya juga belum dilengkapi dengan penamaan dan pemisahan sesuai dengan jenis obatnya.

“…kalau untuk psikotropika dan narkotika sudah mulai dibiasakan untuk ditulis dikartu stock karena kita banyak kecolongan dan memang karena tidak terlalu banyak jenisnya dan lemarinya terpisah jadi lebih mudah” (GF-2)

 Namun untuk obat-obatan selain jenis psikotropika dan narkotika petugas tidak melakukan pencatatan pada kartu stok, meskipun ternyata kartu stok sudah disediakan oleh pihak rumah sakit Mulya. Kartu stok yang sudah disediakan tersebut hanya disimpan dalam satu map oleh petugas gudang dan belum diisi sama sekali. Hal ini terjadi karena petugas gudang farmasi merasa kesulitan jika harus mengisi kartu stok obat. Ini didukung oleh pernyataan sebagai berikut.

“  kita juga sebenernya udah ada kartu stok obat buat gudang ya tapi ngga berjalan karena memang petugasnya juga tidak terbiasa untuk mengisi kartu stok seperti itu jadi yang sejauh ini berjalan hanya kartu  stok narkotika dan psikotropika saja ” (GF-2)

Minimnya jumlah lemari dan rak penyimpanan yang disediakan di gudang farmasi rumah sakit Mulya juga menjadi hambatan bagi  petugas gudang dalam penyusunan obat-obatan di gudang farmasi. Ini sebagaimana pendapat yang diungkapkan oleh informan berikut.

95

“  Masalahnya lemarinya juga cuma segitu aja jadinya ya susah kalo mau disusun dipisahin gitu. Ya jadi aku susun semuatnya aja deh

”

(GF-1)

Pengaturan penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit ini  juga masih belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang ditetapkan oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 yang menyebutkan

bahwa pengaturan penyimpanan obat di

gudang farmasi harus menggunakan sistem FIFO/FEFO, dipisahkan  berdasarkan jenis sediaan dan disusun berdasarkan abjad. Tujuannya adalah menjaga mutu dari obat-obatan yang disimpan di gudang dan menghindari kerugian akibat obat kadaluarsa.

5.4.3

Pengeluaran Pengeluaran Obat

Pengeluaran obat dari gudang farmasi akan dilakukan oleh  petugas gudang farmasi apabila ada permintaan dari d ari unit-unit unit -unit lain lai n yang membutuhkan obat tersebut. Seperti pernyataan berikut.

“  yang keluarin tetep petugas gudang karena semua harus melalui  pendataan petugas gudang  gudang  “ (GF-2)

Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya berdasarkan hasil observasi dan wawancara adalah sebagai berikut. 1. Unit mengajukan permintaan obat ke Gudang Farmasi dengan mengisi Surat Pemesanan Pemesanan (SP) Unit atau buku defecta (bagi unit Apotek)

96

2. Surat pesanan dari unit akan diterima dan diperiksa oleh petugas gudang farmasi. Petugas gudang akan memeriksa nama petugas yang melakukan  permintaan, unit yang melakukan melakukan permintaan, jenis/nama obat yang diminta dan jumlah permintaannya kemudian petugas gudang mencatat  permintaan tersebut tersebut pada buku permintaan permintaan unit. Namun, untuk unit Apotik karena permintaannya tidak menggunakan surat pesanan unit maka  petugas tidak lagi melakukan melakukan pencatatan pada buku permintaan, hanya memeriksa memeriksa jenis obat yang diminta dan jumlah obat yang diminta saja.

3. Setelah memeriksa permintaan unit, petugas gudang farmasi akan memeriksa memeriksa jumlah stok obat di komputer dan stok fisik di gudang farmasi.

4. Jika jumlah stok fisik obat mencukupi permintaan, petugas gudang akan mempersiapkan obat yang diminta oleh unit. Kemudian mengemasnya dalam kardus atau plastik. Namun, jika stok obat tidak ada atau tidak mencukupi, petugas gudang akan melakukan konfirmasi kepada unit yang meminta barang. 5. Petugas akan menginput permintaan unit tersebut ke dalam laporan mutasi obat pada sistem komputer. Adapun data yang diisi pada laporan mutasi antara lain : a. Tanggal permintaan  b. Unit yang melakukan permintaan c.  Nama petugas gudang d.  Nama obat yang diminta e. Jumlah obat yang diminta 6. Petugas mencetak laporan mutasi tersebut sebanyak 2 rangkap (kertas putih untuk petugas dan merah untuk unit) kemudian di tanda tangani oleh petugas gudang.

97

7. Petugas akan menghubungi unit yang melakukan permintaan untuk mengambil barang. Pada saat pengambilan petugas unit harus tanda tangan pada laporan mutasi dan surat permintaan. Kemudian  petugas gudang menyerahkan surat s urat permintaan berwarna merah dan laporan mutasi berwana merah ke unit tersebut. Kegiatan pengeluaran obat dari gudang farmasi RS Mulya seringkali mengalami hambatan. Hambatan yang dialami tersebut misalnya adalah ketika petugas gudang farmasi sedang tidak bekerja atau tidak diruangan sementara ada unit yang sangat membutuhkan obat dari gudang farmasi. Biasanya petugas unit akan masuk ke gudang farmasi dengan kunci cadangan dan mengambil obat dari gudang farmasi tanpa mencatat di buku permintaan atau tanpa melakukan konfirmasi kepada petugas gudang. Ini seringkali membuat petugas gudang kebingungan ketika mengetahui stok di komputer tidak sama dengan stok fisik obat di gudang farmasi. Hal ini sebagaimana  pernyataan informan sebagai berikut.

“  Hambatannya waktu aku libur atau aku udah pulang kan suka tuh ya ada permintaan obat. karena ada kunci ganda yang ditinggal di apotek  jadi petugas apotek suka ada yang ambil obat langsung ke gudang tanpa laporan ke aku dan tanpa mencatat apapun jadi aku bingung pas  pendataannya suka  pendataannya suka ada yang lebih atau kurang gitu ” (GF-1)

Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya masih belum sesuai dengan pedoman  penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat

98

Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut disebutkan bahwa  pengeluaran obat harus memperhatikan sistem FIFO/FEFO. Selain itu,  pencatatan saat pengeluaran juga harus dilakukan dengan baik untuk menghindari terjadinya kerugian dan kehilangan akibat orang yang tidak bertanggung jawab.

5.4.4

Stock Stock Opname Opnam e

Stock opname

merupakan kegiatan pemeriksaan jumlah obat

yang ada di gudang (fisik) dengan pendataan di komputer dilakukan untuk menjamin kualitas, kuantitas dan terhindar dari kerusakan dan kadaluarsa. Berdasarkan hasil telaah dokumen diketahui bahwa  stock opname  opname   yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya dibagi menjadi 2 yaitu Stock opname  opname   random dan  stock opname  opname  secara keseluruhan. Hal ini didukung oleh pernyataan informan sebagai  berikut.

“  Kalau stock opname itu kan kita mencocokkan ya antara jumlah fisik obat nih yang ada digudang tu berapa jumlahnya sama yang ada di  sistem atau datanya petugas gudang itu. Kita lihat tu yah sesuai atau enggak. Kalo sampai ada yang ngga sama ya kita suruh analisis tu  sama mereka kenapa bisa ngga sama begitu kan seharusnya sama dong ” (GF-3)

Kegiatan yang dilakukan pada saat  stock opname  opname  berdasarkan hasil observasi dan wawancara serta telaah dokumen terdiri dari :

99

1. Pencetakan data jumlah persediaan obat dari sistem komputer menjadi bentuk  print out .  Print out  terdiri   terdiri dari beberapa kolom antara lain : a. Kolom nama obat  b. Kolom jumlah obat c. Kolom jumlah fisik (diisi oleh bagian keuangan saat  pemeriksaan) d. Kolom selisih e. Kolom harga satuan f. Kolom total harga ( jumlah selisih x harga satuan obat ) 2.  Print out  jumlah   jumlah persediaan obat tersebut kemudian diserahkan ke petugas bagian keuangan yang bertugas melakukan stock opname pada saat itu. 3. Petugas keuangan akan melakukan pengecekan pada setiap item obat yang tertera pada print p rint out data dan mencocokan jumlah fisiknya. Petugas keuangan akan didampingi oleh Kepala Instalasi Farmasi dan Petugas Gudang Farmasi RS Mulya. 4. Apabila jumlahnya sesuai maka akan diberikan tanda ceklis ( √). Bila tidak sesuai maka pada kolom jumlah fisik di print di  print out  data   data akan ditulis jumlah fisik yang ada saat itu di gudang. 5. Setelah selesai mencocokkan seluruh jenis obat yang ada,  petugas keuangan akan memberikan kertas print kertas  print out  data  data tadi ke  petugas gudang farmasi.

100

6. Selanjutnya, petugas gudang akan menghitung selisih obat yang tidak sesuai jumlahnya dan menuliskannya pada kolom selisih obat. 7. Setelah itu, petugas gudang mengisi harga masing-masing obat yang mengalami selisih tersebut dan menjumlahkan total kerugian akibat selisih. 8. Kemudian petugas gudang bersama dengan Kepala Instalasi Farmasi melakukan analisis penyebab selisihnya. 9. Jika sudah diketahui penyebab selisihnya petugas gudang akan membuat laporan stock opname tersebut dan menyerahkan kepada Kepala Divisi Pelayanan RS Mulya untuk diperiksa dan di tanda tangani. 10. Laporan stok opname dibuat rangkap 2. Satu rangkap untuk arsip instalasi farmasi dan satu rangkap untuk diberikan kepada  bagian keuangan.

Kegiatan stock opname random dilakukan secara berkala oleh  petugas keuangan, di dampingi oleh Kepala Instalasi Farmasi dan  petugas gudang farmasi. Stock opname random biasanya dilakukan setiap satu bulan sekali. Sedangkan stock opname keseluruhan dijadwalkan setiap 2 bulan sekali. Namun, pada pelaksanaannya seringkali lebih dari 2 bulan atau menunggu surat edaran dari direktur RS Mulya. Sebagaimana pernyataan informan berikut.

101

“ …..biasanya bagian keuangan tapi nanti kita juga rolling siapa yang harus stock opname disana terus juga harus ada kepala instalsi  farmasinya sama petugas gudangnya itu. Kalo ki ta 3 bulan sekali untuk keseluruhan gudang tapi untuk yang sampel random itu sebulan sekali

”

(GF-3)

Hal tersebut tidak sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, yang menyebutkan bahwa  stock opname minimal perlu dilakukan untuk menjaga menjaga kesesuaian antara jumlah obat dengan pencatatan pencatatan setiap 3 bulan sekali secara rutin. Stock opname ini dilakukan tanpa perlu menunggu perintah siapapun dan harus rutin dilaksanakan oleh  penanggung jawab stock jawab stock opname gudang opname gudang farmasi.

5.4.5

Pelaporan Dokumen Penyimpanan

Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan dilakukan untuk mengetahui sejauhmana pelaksanaan penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi. Pelaporan setiap dokumen penyimpanan dilakukan secara berkala sesuai dengan jenis dokumen penyimpanan, seperti pada tabel berikut.

102

Tabel 5.2 Pelaporan Dokumen Penyimpanan Obat Gudang Farmasi RS Mulya NO.

1.

Dokumen

Dibuat oleh

Dokumen Harian

Petugas

Penerimaan Obat

Gudang

Buku Harian 2.

Pengeluaran Pengeluaran Obat / Buku Defecta

3.

( 

Setiap Hari

Kepala Instalasi Farmasi

Setiap Hari

Kepala Instalasi Farmasi

Setiap Minggu

Kepala Instalasi Farmasi

Setiap Hari

Kepala Instalasi Farmasi

Kepala

Setelah

Kepala Divisi Pelayanan RS

Instalasi

Pelaksanaan

Bagian Keuangan

Farmasi

Stock Opname

Direktur RS Mulya

Petugas Gudang Petugas

Persediaan

Gudang

Keluar / Laporan Mutasi

5.

Dilaporkan Kepada

Kartu Induk

Surat Bukti Barang 4.

Pelaporan

Laporan Hasil Stock Opnam

Petugas Gudang

 Sumber : observasi, telaah dokumen dan wawancara peneliti )

Pada pelaksanaannya pelaporan terhadap dokumen-dokumen tersebut terkadang dilakukan petugas secara tidak tepat waktu. Ini disebabkan petugas pembuat laporan terkadang tidak memiliki waktu yang cukup untuk membuat laporan karena harus menyelesaikan  pekerjaannya yang menumpuk. terlambatnya pelaporan dokumen menyebabkan pendataan terhambat. Ini sebagaimana pernyataan yang disebutkan informan berikut.

“ Untuk dokumen penerimaan yang sama faktur, laporan mutasi sama buku defecta atau buku-buku permintaan itu aku (petugas gudang) harus laporin setiap hari ke Kepala Instalasi Farmasi. Tapi kalo kartu  stok induk diperiksanya per minggu aja. Nah kalo stock opname sama

103

laporan faktur yang buat kepala instalasi farmasi. Laporan stok opnamenya itu dilaporin abis stok opname Cuma aku ngga tau ke siapa,  yang faktur sebulan sekali pas akhir bulan ” (GF-1)

“  yang aku buat kan laporan stok st ok opname itu setiap abis kegiatan stok opname biasanya seminggu sampai sebulan setelah stok opname dilaporin ke kadiv pelayanan sama ke bagian keuangan terus ke direktur RS ” (GF-2)

Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan obat yang dilakukan oleh  petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah sesuai dengan pedoman  penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Pelaporan semua dokumen sudah dilakukan secara  berkala, meskipun pada pelaksanaannya terkadang masih ada pelaporan dokumen yang tidak tepat waktu.

5.5

Kesesuaian Jumlah Stock Obat (Pencatatan dengan Stock Fisik)

Hasil observasi dan telaah dokumen mendapati bahwa dari 52 jenis obat  fast moving  terdapat   terdapat 12 jenis obat atau sebesar 23% yang tidak sesuai jumlah fisiknya di gudang farmasi dengan pencatatannya. Sebagaimana yang dapat dilihat pada tabel 5.3 berikut.

104

Tabel 5.3 Daftar Obat yang Tidak Sesuai Jumlah dengan Pencatatan Jumlah Stok

Jumlah Stok

Gudang

Komputer

Benutrion Ev. Infus

12 Botol

16 Botol

2.

Sanmol Infus

28 Botol

29 Botol

3.

Sanmol Tablet

0 Botol

100 Botol

4.

Imboost Force Tablet

30 Tablet

0 Tablet

5.

Omeprazole

0 Tablet

150 Tablet

6.

Lansoprazole

0 Tablet

-150 Tablet

7.

Provital

0 Tablet

-50 Tablet

8.

Acran 300 Tablet

60 Tablet

90 Tablet

9.

Lameson 8 Tablet

0 Tablet

100 Tablet

10.

Lameson 16 Tablet

0 Tablet

100 Tablet

11.

Ondansetron Injeksi

90 Ampul

0 Ampul

12.

L-Zinc Sirup

0 Botol

-1 Botol

No.

Nama Obat

1.

(Sumber : Observasi Peneliti)

Ketidaksesuaian antara jumlah obat yang ada pada gudang dengan  jumlah obat pada pencatatan biasanya disebabkan karena terkadang pada saat  pengeluaran obat ada obat-obatan yang tidak tercatat terc atat saat keluar atau pada saat  penerimaan obat petugas tidak langsung menginput data pemasukan obat pada sistem komputer dan kemudian obat tersebut sudah langsung diambil atau digunakan sehingga obat masuk dan keluar tidak tercatat. Ini sesuai dengan  pernyataan berikut.

“ itu biasanya kalo ngga sama tu ya apa si petugas tu ngga nyatetin tu apa aja  yang keluar obatnya, atau pas ada obat dateng nih si petugas kesibukan jadi lupa inputin datanya atau bisa juga adabarang yang bukan milik gudang

105

barang contoh misalnya eh masuk di taruh dilemari bareng sama barang  gudang ya jadi rancu pencatatannya. pencatatannya. Harusnya petugasnya kan bisa lebih teliti dan tidak ceroboh kalau bekerja seperti itu jadi kita juga bisa dapet hasil nya  pasti.” (GF-3)

Hasil kesesuaian antara stok fisik obat dengan pencatatan obat  fast moving masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh Depkes dan  pedoman penyimpanan obat Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, yang menyebutkan bahwa standar kesesuaian obat haruslah berjumlah 100 %. Sementara itu, di rumah sakit Mulya nilai kesesuaian antara stok fisik obat dengan pencatatan hanya berjumlah 77%

karena 23%

obat  fast moving 

masih belum sesuai antara pencatatan dan stok fisiknya.

5.6

Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Pendataan pada obat-obatan yang sudah kadaluarsa dan rusak belum dilakukan dengan baik oleh petugas gudang. Obat-obatan yang kadaluarsa hanya akan didata setelah kegiatan stock opname gudang berlangsung. Pendataan akan dilakukan oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya dan akan dilaporkan bersama laporan stock opname gudang farmasi. Sebagaimana  pernyataan informan berikut.

“…aku juga males meriksa obat yang ED gitu karena letak obatnya ga beraturan kan kalo ngecek satu-satu lama ” (GF-1)

Dari hasil telaah dokumen diketahui bahwa total keseluruhan obat yang terdapat di gudang farmasi adalah sebanyak 1032 jenis obat. Dari 1032 jenis obat tersebut ditemukan sebanyak 23 jenis obat-obatan yang sudah kadaluarsa

106

digudang farmasi dan 2 obat dalam keadaan rusak. Atau sebanyak 2,2 % obat dalam keadaan kadaluarsa dan rusak. Kerugian yang diterima rumah sakit Mulya akibat obat-obatan yang rusak dan kadaluarsa tersebut adalah sebesar 5.651.633 rupiah. Jumlah ini masih belum sesuai dengan standar yang dibuat oleh Depkes RI dan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, yang menyebutkan bahwa jumlah obat kadaluarsa dan rusak di gudang penyimpanan haruslah berjumlah 0% atau tidak ada sama sekali. Hal ini dikarenakan bahwa adanya obat kadaluarsa dan rusak di suatu tempat penyimpanan merupakan indikasi

dari permasalahan

 penyimpanan obat dan kerugian kerugian akibat penyimpanan obat yang salah.

5.7

Stock Mati ( Death Stock  ) Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Hasil observasi dan wawancara peneliti menunjukkan bahwa stock mati atau persediaan obat yang tidak mengalami transaksi selama 3 bulan atau lebih yang ada di gudang farmasi rumah sakit Mulya terdiri dari 14 jenis obat dari 1032 jenis obat yang ada di gudang farmasi rumah sakit tersebut. Persentase death stock   adalah sebesar 1,36 %. Jenis obat yang mengalami death stock  kebanyakan adalah jenis obat infus.  Death stock  atau  atau persediaan obat mati terjadi di gudang farmaasi rumah sakit Mulya biasanya disebabkan oleh trend penyakit yang sedang terjadi pada saat itu yang menyebabkan pemakaian terhadap obat tersebut menjadi menurun. Atau disebabkan oleh dokter yang sudah tidak menggunakan obat tersebut lagi karena kontrak dengan perusahaan obat sudah habis atau dokter

107

sudah mengganti jenis obat yang digunakan. Ini didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut.

“ biasanya kalo ngga dipake lagi itu karena bermasalah, ya sama dokter atau  perusahaan obat. misalnya kontrak dokter sama perusahaannya udah ngga diperpanjang. Atau ya karena trend penyakitnya aja jadi obatnya belum dipake-pake lagi ” (GF-1)

Angka obat death stock   yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit Mulya juga masih belum sesuai dengan standar death stock  yang  yang diperbolehkan oleh Depkes RI dalam pedoman penyimpanan penyimpanan obat Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, yang menyebutkan bahwa standar obat death  stock  yang   yang diperbolehkan adalah 0% atau 1% saja. Namun di gudang farmasi rumah sakit ini jumlah obat death stock mencapai 1,36%.

5.8

Kesesuaian Pengeluaran Pengeluaran Obat ( FIFO dan FEFO)

Pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya masih belum memperhatikan sistem FIFO ( First In First Out ) dan  juga FEFO ( First Expierd First Out ). ). Penyusunan obatnya pun belum menggunaan sistem FIFO ataupun FEFO. Berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa setiap melakukan pengeluaran obat, petugas gudang tidak memperhatikan obat mana yang mendekati tanggal kadaluarsa dan obat yang lebih dulu disimpan. Petugas gudang hanya langsung mengambil obat yang  paling atas atau paling depan. Meskipun dalam standar prosedur operasional sudah dijelaskan bahwa sistem penyimpanan obat harus memperhatikan sistem FIFO dan FEFO namun

108

 petugas tidak melaksanakannya. Hal ini dikarenakan petugas menganggap semua obat yang datang dari distributor memiliki tanggal kadaluarsa yang sama karena jarak pemesanan obat dan obat yang datang tidak terlalu lama. Ini didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut.

“…semuanya kan sama aja, kita mesen obatnya juga ga lama jaraknya.  Datengnya juga ga beda lama sih jadi pasti tanggal ED nya sama aja. Jadi mau pake FIFO FEFO atau ngga ya sama aja

” (GF-1)

Sistem pengeluaran ini masih belum sesuai dengan pedoman  penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 yang menyebutkan bahwa dalam proses pengeluaran obat dari gudang farmasi atau gudang obat harus memperhatikan sistem FIFO/FEFO. Tujuannya adalah untuk mencegah adanya obat kadaluarsa dan rusak serta menghindari kerugian akibat obat rusak dan kadaluarsa.

BAB VI PEMBAHASAN

6.1

Keterbatasan Keterbatasan Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif deskriptif.

Pengumpulan

data

dalam

penelitian

ini

dilakukan

dengan

wawancara, observasi dan telaah dokumen. Adapun keterbatasan dalam  penelitian yang dilakukan tentang sistem penyimpanan di rumah sakit Mulya tahun 2014 antara lain : 1. Pada kegiatan observasi terhadap  stock opname  opname  obat di gudang farmasi,  peneliti hanya melakukan observasi pada kegiatan stock opname obat secara random di gudang farmasi bukan stock opname obat secara keseluruhan di ruang gudang farmasi. Hal ini dikarenakan mundurnya jadwal  stock opname di gudang farmasi yang dilakukan oleh petugas rumah sakit Mulya tersebut. Ini menyebabkan peneliti tidak dapat melihat secara mendetil bagaimana kegiatan stock kegiatan stock opname obat opname obat di gudang farmasi secara keseluruhan. kesel uruhan. 2. Perhitungan nilai TOR (turn (turn over ratio) ratio) atau perputaran modal selama satu tahun sebagai salah satu cara menilai sistem penyimpanan obat tidak dapat dilakukan oleh peneliti. Hal ini dikarenakan peneliti tidak mendapatkan izin untuk mengakses data dari manajemen rumah sakit Mulya. Sehingga  penilaian efisiensi dan mutu dari sistem penyimpanan dilakukan hanya dengan melihat kesesuaian jumlah stock obat, stock mati, jumlah barang kadaluarsa dan rusak dan kesesuaian sistem pengeluaran (FIFO dan FEFO).

109

110

6.2

Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit

Penyimpanan merupakan salah satu kegiatan yang terdapat dalam siklus manajemen logistik. Penyimpanan dianggap sebagai jantung dari siklus manajemen logistik, hal ini dikarenakan penyimpanan yang menentukan keberhasilan dan kelancaran distribusi atau penyaluran barang dari satu unit ke unit lainnya (Istinganah, 2006). Di rumah sakit, penyimpanan obat merupakan salah satu bagian dari siklus manajemen farmasi. f armasi. Kegiatan penyimpanan obat di rumah sakit menjadi tanggung jawab instalasi farmasi rumah sakit (Kepmenkes, 2004). Di rumah sakit Mulya penyimpanan obat dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya, yang merupakan sub-unit dari Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya. Kegiatan penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya. Penanggung jawab gudang farmasi rumah sakit Mulya adalah Kepala Instalasi Farmasi rumah sakit Mulya. Penyimpanan obat merupakan suatu usaha pengamanan terhadap obatobatan yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik dan kimia serta menjaga agar mutunya tetap terjamin (Depkes, 1996). Dalam standar operasional prosedur penyimpanan obat yang dibuat oleh RS Mulya, diketahui bahwa tujuan penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi adalah untuk menjaga kualitas obat yang terdapat di gudang farmasi dan mempermudah pendistribusian obatnya. Penyimpanan obat sangat erat kaitannya dengan pengelolaan gudang. Penyimpanan yang baik tentunya memerlukan pengelolaan gudang yang baik  pula. Namun tidak hanya pengelolaan gudang yang perlu pe rlu diperhatikan, faktor-

111

faktor input penyimpanan dan proses penyimpanan obatnya juga harus diperhatikan. Sebagaimana disebutkan dalam pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) bahwa untuk melihat efektifitas dari penyimpanan obat di gudang obat perlu memperhatikan faktor-faktor input dan proses penyimpanan itu sendiri. Faktor input terdiri dari sumber daya manusia/personil, ketersediaan anggaran, standar operasional  prosedur, sarana dan prasarana serta kelengkapan dokumen penyimpanan. Sementara, itu proses penyimpanan yang perlu diperhatikan mulai dari  penerimaan obat, pengaturan tata ruang dan penyusunan obat, pengeluaran obat dan  stock opname  opname  obat. Sehingga bisa melihat sejauh mana sistem  penyimpanan obat yang dilaksanakan di gudang farmasi rumah sakit (Kepmenkes, 2004).

6.3

Input Penyimpanan Obat

Input merupakan masukan yang perlu disediakan atau harus tersedia untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses. Input memegang peranan yang  penting dalam d alam suatu sistem. Jika input tidak tersedia dengan baik, maka dapat menghambat kegiatan yang terjadi dalam proses pada suatu sistem. Bahkan tidak tersedianya input dapat menghambat suatu sistem dalam mencapai tujuannya. Begitu juga dalam penelitian ini. Dalam kegiatan penyimpanan obat, suatu rumah sakit harus dapat menyediakan input sesuai dengan pedoman yang sudah ada, ada, salah satunya adalah pedoman yang yang dibuat oleh

Dirjend Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Menurut pedoman tersebut, terdapat beberapa hal yang perlu tersedia untuk mencapai suatu sistem

112

 penyimpanan obat yang efektif, diantaranya adalah sumber daya manusia, anggaran, dokumen, prosedur serta sarana dan prasarana. Hal-hal yang harus tersedia itulah yang disebut sebagai input. Apabila input tidak dipenuhi dengan  baik, maka akan sangat mungkin timbul hambatan dalam proses penyimpanan obat dan bahkan bisa menyebabkan sistem penyimpanan yang dilakukan terganggu. Adapun input penyimpanan obat yang tersedia di gudang farmas i RS Mulya adalah sebagai berikut.

6.3.1

Sumber Daya Manusia / Personil Gudang

Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor penting yang  berperan dalam pelaksanaan penyimpanan obat. Berdasarkan hasil observasi, wawancara dan telaah dokumen diketahui bahwa jumlah sumber daya manusia yang berada di gudang farmasi yang berkaitan dengan kegiatan penyimpanan hanya satu orang. Satu orang petugas gudang bertanggung jawab mengurusi seluruh rangkaian penyimpanan obat, mulai dari penerimaan, penyusunan obat, pengeluaran obat hingga  pelaporan dokumen-dokumen dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penyimpanan. penyimpanan. Apalagi, menurut pedoman pengelolaan gudang farmasi yang dibuat oleh Departemen Kesehatan (1996) diketahui bahwa sumber daya manusia minimal yang harus tersedia di gudang farmasi terdiri dari satu orang atasan kepala gudang, satu orang kepala gudang, satu orang  pengurus barang dan satu orang pelaksana. Jika dibandingkan dengan  pedoman Departemen Kesehatan tersebut memang sumber daya manusia yang berperan dalam kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi masih kurang mencukupi. Hal ini juga seperti yang dirasakan

113

oleh para informan yang menyebutkan bahwa jumlah sumber daya manusia yang ada saat ini belum mencukupi untuk kegiatan pelaksanaan  penyimpanan di gudang gudang farmasi. Kurang mencukupinya SDM yang ada di gudang penyimpanan menyebabkan petugas farmasi sering merasa kelelahan dan merasa  pusing

untuk

menyelesaikan

pekerjaannya.

Beban

kerja

yang

dimilikinya menjadi lebih banyak dan itu harus ia tanggung sendiri. Selain tugas yang diemban pun menjadi sangat banyak, waktu kerja petugasnya pun menjadi kurang ideal. Pada pelaksanaannya,  pembagian deskripsi kerja petugas gudang farmasi juga masih mas ih simpang s impang siur. Meskipun sudah dituliskan dalam standar operasional prosedur namun seringkali petugas gudang farmasi mendapatkan tugas tambahan diluar tugas yang tertera dalam SPO Instalasi Farmasi RS Mulya. Mathis

dan

Jackson

(2002)

menyebutkan

bahwa

deskripsi kerja adalah penjelasan karakteristik pekerjaan (baik tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan) yang harus dilakukan oleh karyawan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Setiap karyawan harus mengetahui deskripsi kerjanya seperti apa sehingga ia dapat  bertanggung jawab terhadap tugasnya dan tidak melakukan kesalahan yang dapat merugikan institusi. Selain itu, minimnya jumlah petugas gudang farmasi RS Mulya  juga menyebabkan men yebabkan terhambatnya kegiatan pelayanan yang dilakukan di gudang farmasi tersebut. Ketika terjadi kekosongan stok pada unit RS dan petugas farmasi sedang libur kerja atau berganti jadwal kerja sementara tidak ada petugas yang menjaga gudang farmasi, maka

114

 petugas unit akan mengambil obat yang dibutuhkan sendiri ke gudang farmasi. Dan terkadang petugas unit tidak mencatat obat apa saja yang diambil. Hal ini menyulitkan petugas gudang saat pencatatan sehingga, menyebabkan data obat tidak sesuai jumlahnya. Padahal, menurut standar prosedur operasional yang sudah dibuat oleh RS Mulya disebutkan bahwa seluruh obat yang keluar dari gudang farmasi harus dengan sepengetahuan dan pencatatan petugas gudang farmasi. Sejauh ini kedisiplinan SDM gudang farmasi dalam pelaksanaan tugasnya diliniai masih kurang. Meskipun petugas gudang selalu datang tepat waktu namun petugas gudang masih suka menunda pekerjaannya, sehingga pada beberapa tugas ada yang tidak terselesaikan tepat waktu. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara hal ini terjadi karena  pekerjaan yang harus dilakukan oleh petugas gudang sangat banyak sementara waktu kerja petugas tidak cukup jika harus mengerjakan semua tugas-tugas tersebut. Sehingga tidak jarang petugas harus pulang melewati jam pulang yang seharusnya atau bahkan petugas gudang melakukan jam kerja tambahan/lembur. Kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki  petugas gudang farmasi dengan pelaksanaan tugas penyimpanan yang dilakukannya dinilai sudah cukup sesuai, meskipun memang masih  perlu

diberikan

pelatihan

terkait

alur

penyimpanan

dan

cara

 penyimpanan obat yang baik. baik. Dalam pelaksanannya pun petugas gudang gudang tidak merasa kesulitan untuk melaksanakan tugasnya digudang farmasi dan tidak memerlukan waktu yang lama untuk belajar mengenai  pelaksanaan penyimpanan obat di gudang farmasi karena memang dasa r

115

 pendidikannya adalah sekolah farmasi. Sebagaimana disebutkan dalam  pedoman pengelolaan gudang farmasi f armasi yang dibuat oleh Depkes (1996)  bahwa petugas gudang farmasi harus memiliki pendidikan minimal SMF (Sekolah Menengah Farmasi) atau sederajat. Hasibuan (2006) juga menyebutkan bahwa faktor penting yang  perlu diperhatikan dalam penempatan jabatan adalah kesesuaian  pengetahuan dan keterampilan petugas, kemudian dari situ akan muncul disiplin kerja. Penelitian Oskar (2005) menunjukkan bahwa kesesuaian  pengetahuan dan keterampilan dalam penempatan jabatan kerja memiliki pengaruh sebesar 63,9% dalam menentukan prestasi kerja seorang pegawai. Terjadinya permasalahan pada sumber daya manusia yang terdapat digudang farmasi rumah sakit, dapat menghambat kegiatan  penyimpanan obat yang dilakukan. Minimnya sumber daya manusia yang tersedia di gudang farmasi dapat membuat kegiatan dalam proses  penyimpanan tidak dapat berjalan dengan baik. Ditambah lagi jik a tugas yang dibebankan kepada petugas sangat banyak dan melebihi deskripsi kerjanya, tentunya ini dapat membuat petugas mengalami stress kerja. Sebagaimana yang disebutkan oleh Hurrel dalam Dian (2008)  bahwa beban kerja petugas yang terlalu berat dapat menimbulkan stress kerja pada petugas. Apabila petugas mengalami stress kerja tentunya  petugas tidak dapat melaksanakan kegiatan penyimpanan obat dengan  baik sehingga tujuan penyimpanan obat yang diharapkan pun tidak dapat tercapai.

116

6.3.2

Anggaran

Anggaran merupakan salah satu input yang menunjang  pelaksanaan penyimpanan obat di gudang farmasi. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa tidak terdapat anggaran yang khusus disediakan oleh Rumah Sakit yang berkaitan dengan penyimpanan obat. Rumah sakit hanya menyediakan anggaran rutin untuk pengadaan obatobatan saja. Karena sejauh ini rumah sakit belum merasa perlu untuk menyediakan anggaran terkait penyimpanan. Dalam pedoman pengelolaan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) disebutkan bahwa salah satu input yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat adalah anggaran. Anggaran rutin penyimpanan yang perlu disediakan antara lain anggaran untuk pemeliharan gudang dan prasarana lainnya yang terdapat digudang farmasi seperti perawatan AC, printer dan komputer. Selain itu, anggaran untuk penyediaan ATK, penyediaan kartu stock dan  buku-buku untuk untuk pencatatan dan pelaporan. Dalam pelaksanaannya AC, printer dan komputer memang  belum dilakukan pemeriksaan secara berkala, pemeliharaan gudang pun  belum dilakukan dengan baik. Ini terlihat dari adanya noda di dinding akibat aliran air AC yang bocor, dan adanya genangan air yang dibiarkan di atas lemari penyimpanan hingga ke lantai. Sementara itu untuk keperluan ATK dan buku-buku pencatatan petugas gudang hanya tinggal mengajukan permintaan kepada bagian umum dan di bagian umum

semua

kebutuhan

ATK

sudah

tersedia

sehingga

117

 penganggarannya masuk kedalam penganggaran penganggaran bagian umum bukan ke anggaran penyimpanan obat. Pemeliharaan gudang farmasi dan seluruh peralatannya dengan  baik merupakan salah satu hal yang harus diperhatikan oleh pihak manajemen rumah sakit. Paling tidak manajemen perlu menyisihkan  biaya untuk pemeliharaan sebesar 1% dari biaya peralatan yang ada. Kurang baiknya pemeliharaan terhadap gudang farmasi dan peralatan yang terdapat didalamnya sering kali berakibat pada pendeknya masa  pakai peralatan tersebut, dan berdampak pada meningkatnya tambahan  biaya yang diperlukan untuk pemeliharaan mencapai 20% - 40% (Damanik, 2003). Jika hal ini terjadi, tentunya ini menjadi sangat  bertentangan dengan tujuan penyimpanan obat yang diharapkan, sebagaimana yang disebutkan dalam Depkes (1996) yaitu penyimpanan obat dilakukan dengan tujuan agar murah (biaya yang dikeluarkan tidak  besar). Tidak tersedianya anggaran tentunya dapat mempengaruhi dalam proses penyimpanan obat. Jika terdapat barang gudang yang rusak, dapat menghambat pekerjaan petugas dan petugas menjadi tidak  bisa menyelesaikan pekerjaannya. Belum lagi manajemen harus memperbaiki barang yang yang rusak dan mengeluarkan biaya yang cukup  besar. Ini tentunya akan menimbulkan kerugian kerugian ganda bagi rumah sakit.

6.3.3

Prosedur Penyimpanan Obat

Prosedur yang berkaitan dengan penyimpanan obat sudah dibuat dan sudah disosialisasikan kepada petugas gudang farmasi RS Mulya

118

meskipun petugas gudang tidak mengingat seluruh prosedurnya secara mendetail. Pembuatan prosedur penyimpanan obat di Rumah Sakit Mulya sudah disesuaikan dengan aturan yang ditetapkan oleh KARS tahun 2009 dan dengan mempertimbangkan aturan yang ada pada UU  No. 23 tahun 1992 1992 dan UU Kesehatan No. 36 36 Tahun 2009. Prosedur penyimpanan obat terdiri dari prosedur penerimaan obat, prosedur penyusunan obat, prosedur pengeluaran obat dan  prosedur pelaksanaan  stock opname  opname  obat. Prosedur penyimpanan yang dibuat tersebut sudah cukup baik namun masih kurang lengkap. Karena dalam salah satu prosedur yaitu prosedur penyusunan obat hanya disebutkan bahwa penyusunan menggunakan sistem FIFO dan FEFO. Tapi tidak dijelaskan tentang bagaimana pengklasifikasia n penyimpanan obatnya serta bagaimana pengaturan suhu dan kelembaban ruangan. Sehingga petugas gudang juga mengabaikan hal tersebut. Pada pelaksanaannya prosedur yang dibuat ini sudah mulai dijalankan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya, meskipun masih ada  point

yang

terlewat

dan

tidak

untuk

dilaksanakan.

Tidak

dilaksanakannya point dalam SOP menyebabkan kegiatan penyimpanan menjadi terganggu. Standar operasional prosedur merupakan tatacara atau

tahapan

yang

dibakukan

dan

yang

harus

dilalui

untuk

menyelesaikan suatu proses kerja tertentu (KARS, 2000). SOP dapat dijadikan sebagai panduan yang digunakan dalam  proses pelaksanaan penyimpanan obat, sehingga tujuan penyimpanan dapat tercapai. Dengan adanya SOP setiap petugas dapat mengetahui tugas, wewenang dan tanggung jawab pekerjaan yang harus dilakukan,

119

sehingga petugas dapat terhindar dari kesalahan, keraguan, duplikasi atau

pemborosan

 pekerjaannya

dalam

menjadi

pelaksanaan

lebih

efisien

kerjanya (Depkes,

dan 1996).

membuat Dengan

dilaksanakannya SOP setiap kegiatan dapat berjalan secara teratur sesuai dengan alur yang sudah direncanakan.

6.3.4

Dokumen Penyimpanan Obat

Dokumen penyimpanan obat dibutuhkan dalam kegiatan  penyimpanan obat guna menghindari terjadinya kesalahan dalam kegiatan yang berkaitan dengan penyimpanan. Dokumen juga berfungsi sebagai alat bukti dan sebagai laporan pertanggung jawaban tugas seorang pegawai (Prihatiningsih, 2012). Dokumen penyimpanan obat yang tersedia di RS Mulya terdiri dari kartu induk persediaan obat, kartu stok obat, buku harian penerimaan obat, buku harian pengeluaran obat, laporan pengeluaran obat dan laporan stock opname. Ini sesuai dengan yang terdapat dalam pedoman pengelolaan obat milik Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) bahwa terdapat beberapa dokumen yang perlu disediakan dalam kegiatan  penyimpanan obat di rumah sakit antara lain adalah kartu induk  persediaan obat, kartu stok obat, buku harian penerimaan obat, surat izin  pengeluaran obat, buku harian pengeluaran obat, laporan pengeluaran obat, laporan stock laporan stock opname dan opname dan data obat kadaluarsa. Pada pelaksanaannya ternyata tidak semua dokumen yang tersedia diisi secara teratur oleh petugas gudang farmasi. Seperti kartu stok obat dan buku harian penerimaan barang. Berdasarkan hasil

120

wawancara diketahui bahwa kartu stok obat dan buku harian  penerimaan barang jarang sekali diisi oleh petugas gudang, hal ini dikarenakan petugas gudang merasa keberatan dan merasa tidak memiliki cukup waktu untuk melakukan pengisian dokumen tersebut. Tidak diisinya kartu stok menyebabkan terkadang petugas merasa kebingungan jika ada perbedaan antara data jumlah obat pada kartu persediaan induk dengan jumlah fisik obat di gudang. Petugas pun menjadi kesulitan dalam melakukan analisis atau penelusuran terkait hal ini karena tidak ada bantuan data dari kartu stok tersebut. Padahal kartu stock obat sangat bermanfaat untuk mengetahui jumlah persediaan obat, sebagai alan pengendali persediaan, sebagai sumber masukkan untuk  pembuatan rencana pengadaan dan sebagai alat kontrol instalasi farmasi (Febriawati, 2013). Tidak terisinya buku harian penerimaan obat juga terkadang menghambat pekerjaan petugas, hal ini terjadi saat ada obat datang yang  bermasalah, untuk melakukan pengecekan petugas harus mencari faktur dan surat penerimaan yang sudah diserahkan kepada Kepala Instalasi Farmasi dan ini sangat memakan waktu lama. Pengisian buku  penerimaan obat yang baik dapat menampilkan data tentang tanggal kedatangan obat, nama dan jumlah obat serta total pembelian dalam satu hari. Ini tentunya sangat membantu petugas gudang dalam pendataan (Febriawati, 2013). Kelengkapan dokumen penyimpanan ini akan memudahkan  petugas dalam memantau kegiatan penyimpanan dan mendeteksi kesalahan serta kerugian dalam kegiatan penyimpanan obat (Depkes,

121

1996). Tujuan dibuatnya dokumen penyimpanan yaitu agar tersedia data yang akurat sebagai bahan evaluasi, tersedianya informasi yang akurat, arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan, mendapat data atau laporan agar

anggaran

farmasi

dapat

yang yang

lengkap untuk tersedia

dikelola

secara

membuat

untuk pelayanan

perencanaan dan dan

perbekalan

efisien dan efektif (Pudjaningsih,

1996). Sehingga, kelengkapan dokumen sangat membantu dalam proses  penyimpanan obat.

6.3.5

Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat

Sarana penyimpanan obat yang tersedia di rumah sakit Mulya  berupa gudang penyimpanan yang memiliki luas 3,49 x 2,47 m 2, sedangkan Depkes RI dalam pedoman pengelolaan gudang (1996) menyebutkan bahwa luas gudang penyimpanan obat minimal adalah 3 x 4 m 2. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diketahui bahwa luas gudang penyimpanan ini dinilai masih kurang mencukupi untuk kegiatan penyimpanan obat di RS Mulya. Gudang penyimpanan ini tidak hanya dibuat untuk menyimpan persediaan obat-obatan, namun  juga digunakan untuk menyimpan menyimpan persediaan alat kesehatan dan sebagai seb agai ruang kantor petugas gudang farmasi. Tidak ada pemisah antara gudang  penyimpanan dengan ruangan gudang farmasi rumah sakit Mulya. Luas

gudang

yang

kurang

memadai

tentunya

sangat

menghambat petugas gudang dalam melakukan tugas penyimpanan obat di gudang tersebut. Petugas gudang menjadi tidak leluasa bergerak pada saat akan menyusun obat-obatan yang baru diterimanya. Minimnya

122

gudang farmasi juga menyebabkan petugas gudang terpaksa harus menumpuk obat-obatan dan alat kesehatan yang disimpan didalamnya. Ini tentunya akan sangat menyulitkan petugas saat akan melakukan  pengambilan obat. Selain luas gudang yang masih kurang memadai, keadaan gudang farmasi juga dinilai masih sangat kurang, kelembaban udara dan temperatur udara di ruangan terkadang tidak stabil, adanya bau selokan yang menyengat dan adanya serangga di gudang juga dapat mengganggu mutu dari obat-obatan yang disimpan diruangan tersebut. Padahal menurut pedoman pengelolaan gudang yang dibuat oleh Depkes RI (1996) diketahui bahwa gudang farmasi harus memiliki suhu ruangan yang stabil, terbebas dari hama dan terjamin keamanannya. Pengaturan suhu ruangan dan pencegahan terhadap hama tentunya sangat penting dilakukan. Suhu udara yang sesuai dapat menjaga mutu obat yang disimpan di gudag tersebut. Jika mutu obat tidak dapat terjaga dengan baik, maka obat akan menjadi cepat rusak dan kadaluarsa. Padahal adanya obat rusak dan kadaluarsa menjadi indikasi bahwa adanya permasalahan dalam sistem penyimpanan di suatu gudang farmasi dan menjadi indikator penilaian efisiensi  penyimpanan obat. Menurut Seto (2004) (2004) persyaratan ruang ruang penyimpanan penyimpanan obat-obat minimal terdiri dari : 1. Utilities, Utilities, ruang penyimpanan memiliki listrik, air dan AC. Gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah dilengkapi dengan sumber listrik, air dan AC untuk mengatur suhu ruangan.

123

2. Communication, Communication, ruang penyimpanan harus memiliki alat komunikasi misalnya telepon. Gudang farmasi rumah sakit Mulya juga sudah dilengakapi dengan alat komunikasi berupa telepon. 3. Security, Security, ruang penyimpanan harus aman dari resiko pencurian dan penyalahgunaan serta hewan pengganggu. Gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah cukup aman dari  pencurian dan penyalahgunaan hal ini dikarenakan kunci ruangan gudang farmasi hanya dipegang oleh petugas gudang farmasi dan Kepala Instalasi Farmasi dan yang diperbolehkan masuk ke gudang farmasi untuk mengambil obat hanyalah  petugas gudang, Kepala Instalasi Farmasi dan petugas petu gas Instalasi Farmasi RS Mulya.  Namun, di ruangan gudang farmasi belum sepenuhnya terbebas dari serangga pengganggu. Di gudang farmasi rumah sakit Mulya tidak jarang ditemui kecoa. Hal ini terjadi karena letak gudang farmasi rumah sakit Mulya yang letaknya tepat diatas selokan  pembuangan RS Mulya. Kecoa ini dikhawatirkan dapat merusak obat-obatan yang disimpan di gudang farmasi tersebut dan menimbulkan kerugian. Gudang farmasi rumah sakit Mulya juga belum dilengkapi dengan sistem keamanan kebakaran. Di ruangan gudang tersebut  belum terdapat alat detektor panas atau api dan alat pemadam ringan. Padahal, dalam pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh

Dirjend

Binakefarmasian

dan

Alat

Kesehatan

(2010)

124

disebutkan bahwa sarana penyimpanan obat harus dilengkapi juga dengan sarana pengamanan gudang seperti kunci ganda, pintu  berlapis, jendela berteralis, tersedia alat pemadam ringan (APAR), alat detektor panas/api serta terbebas dari hama/serangga. Ketersediaan prasarana yang menunjang penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya juga dinilai masih kurang memadai. Dari hasil penelitian diketahui bahwa dengan ketersediaan prasarana  penyimpanan yang ada saat ini petugas masih kebingungan untuk mengatur persediaan obat-obatan yang ada, karena lemari dan rakrak penyimpanan masih sangat kurang. Sehingga tidak jarang  petugas gudang hanya han ya menumpuk obat-obatan yang baru bar u datang di dalam kardus dan tidak ditata di lemari atau rak penyimpanan gudang farmasi. Beberapa tumpukan kardus bahkan ada yang hampir menyentuh atap gudang. Ini tidak hanya menghambat petugas untuk bergerak, namun juga dapat membahayakan petugas jika tumpukkan kardus tersebut ada yang jatuh dan mengenai petugas. Padahal dalam Febriawati (2013) disebutkan bahwa salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan gudang penyimpanan obat haruslah memperhatikan kemudahan mobilitas, yaitu bagaimana agar petugas gudang memiliki kemudahan dalam bergerak, sehingga memberikan kenyaman petugas dalam bekerja. Obat-obatan dalam kardus pun tidak diletakkan diatas  pallet  terlebih dahulu dan hanya tergeletak langsung dilantai. Penggunaan  pallet   dapat memberikan beberapa keuntungan diantaranya adalah

125

untuk melindungi obat dari genangan air/banjir dan membantu mengatur sirkulasi udara dari bawah/lantai (Febriawati, 2013). Selain itu, ini juga dapat membantu petugas dalam menemukan obat yang disimpan saat akan melakukan pengeluaran obat. Dalam pedoman pengelolaan gudang yang dibuat oleh Depkes RI (1996) disebutkan bahwa prasarana yang terdapat digudang farmasi minimal terdiri dari rak-rak atau lemari yang jumlahnya harus disesuaikan dengan banyaknya obat yang terdapat di rumah sakit, lemari pendingin untuk obat-obatan yang memerlukan suhu  penyimpanan dingin dan alat bantu penyimpanan penyimpanan (seperti tangga dan trolley). trolley). Sementara itu di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum melakukan penyesuaian antara banyaknya obat yang terdapat dirumah sakit tersebut dengan sarana dan prasarana penyimpanan yang akan disediakan. Sehingga dikhawatirkan keadaan ini dapat menghambat proses penyimpanan obat yang dilakukan dan tidak dapat mencapai tujuan penyimpanan obat.

Keterbatasan input yang tersedia di gudang farmasi rumah sakit Mulya tersebut,

dikhawatirkan

dapat

memberikan

hambatan

bagi

kegiatan

 penyimpanan obat yang dilakukan di gudang tersebut. Proses penyimpanan obat menjadi tidak dapat berjalan dengan lancar apaila input yang yang tersedia tidak sesuai dengan kebutuhan penyimpanan obat yang diperlukan rumah sakit tersebut.

126

6.4

Proses Penyimpanan Obat

Proses penyimpanan obat merupakan rangkaian kegiatan menyimpan obat yang dilakukan dengan menggunakan input sudah disediakan.

6.4.1

Penerimaan Penerimaan Obat

Kegiatan penerimaan obat merupakan tahapan awal dari rangkaian proses penyimpanan obat di gudang farmasi. Kegiatan  penerimaan obat yang dilakukan oleh oleh petugas gudang farmasi RS Mulya masih kurang sesuai dengan standar prosedur operasional yang dibuat oleh RS Mulya. Dalam standar operasional prosedur penerimaan obat yang dibuat RS Mulya disebutkan bahwa dalam kegiatan penerimaan obat petugas gudang tidak hanya memeriksa kesesuaian jumlah dan  jenis obat yang dipesan dengan yang datang saja, namun juga harus memeriksa tanggal kadaluarsa obat yang datang. Sementara itu, pada pelaksanaannya petugas gudang tidak melakukan pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat. Hal ini menyebabkan seringkali obat yang kadaluarsa terlambat terdeteksi oleh  petugas gudang, sehingga tidak dapat dilakukan pereturan dan menyebabkan kerugian bagi rumah sakit. Padahal seharusnya dengan tersedianya SOP petugas lebih bisa menjalankan tugasnya dengan baik dan meminimalisir terjadinya kesalahan yang merugikan. Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat dimaksudkan agar apabila ada obat yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa obat tersebut dapat segera terdeteksi dan bisa dilakukan pereturan atau pengembalian kepada distributor secepatnya (Prihatiningsih, 2012). Selain itu,

127

 pemeriksaan terhadap kesesuaian keses uaian obat dan t anggal kadaluarsa obat pada saat penerimaan obat juga dapat menghindari terjadinya kesalahan yang menyebabkan kerugian bagi rumah sakit (Istinganah, 2006). Obat yang kadaluarsa yang ditemukan di gudang farmasi menjadi indikasi bahwa  penyimpanan obat yang dilakukan dilakukan di gudang farmasi tidak cukup efisien (Depkes, 1996). Berdasarkan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) diketahui bahwa hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan penerimaan obat terdiri dari  pemeriksaan terhadap kesesuaian obat yang datang (jumlah dan jenis) dengan barang yang dipesan, pemeriksaan faktur, pemeriksaan surat  jalan dan pemeriksaan tanggal kadaluarsa kadaluars a obat. Semua kegiatan tersebut ters ebut harus dilakukan oleh satu orang yang sama. kegiatan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya sudah sesuai dengan apa yang disebutkan dalam pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tersebut. Hanya  pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat yang tidak dilakukan. dilakukan. Selain kegiatan yang disebutkan diatas, pada saat penerimaan obat petugas gudang juga harus melakukan pencatatan. Berdasarkan  pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) pencatatan yang harus dilakukan pada saat penerimaan obat adalah pencatatan pada buku harian penerimaan obat. Namun, pada  pelaksanaan penerimaan obat yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya, petugas gudang farmasi tidak melakukan pencatatan pada buku tersebut. Buku harian penerimaan obat sudah disediakan oleh

128

manajemen RS Mulya hanya saja petugas gudang tidak mengisi buku tersebut. Hal ini dikarenakan petugas gudang merasa tidak memiliki waktu yang cukup untuk melakukan pencatatan pada buku tersebut. Sehingga terkadang petugas merasa kebingungan jika ada obat yang tidak sesuai jumlahnya. Padahal, buku harian penerimaan obat dapat memudahkan petugas untuk melakukan pemeriksaan apakah obat yang dipesan semua sudah datang dan membantu dalam pembuatan laporan faktur (Febriawati, 2013). Dari sini dapat terlihat dengan terbatasnya input sumber daya yang dimiliki gudang dapat mengganggu proses  penyimpanan obat yang seharusnya berjalan dengan baik dan sesuai  prosedur.

6.4.2

Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat a. Pengaturan Pengaturan Tata Letak Ruang

Rak penyimpanan dan lemari penyimpanan yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit Mulya disusun membentuk satu garis lurus, tidak terdapat lorong-lorong di gudang farmasi rumah sakit Mulya. Meskipun rak dan lemari penyimpanan disusun secara sederhana namun, petugas gudang terkadang masih merasa kesulitan dalam bergerak pada saat akan mengambil obat. Hal ini dikarenakan luas gudang farmasi yang kurang memadai dan banyaknya tumpukan barang yang terdapat di lantai Rak dan lemari penyimpanan yang terdapat di gudang farmasi tidak diletakkan menyentuh dinding dan tidak langsung menempel

129

 pada lantai. Pemberian jarak antara rak/lemari dengan dinding dan dengan lantai penyimpanan yang seperti ini dapat menghidari obat dari kerusakan akibat suhu dinding/lantai (Depkes, 1996). Selain itu,  jarak yang dibuat antara lantai dengan lemari dapat membatu menghindari kerusakan obat jika terjadi genangan air pada lantai (Yahmin, 2012). Letak ruang kerja petugas juga menyatu dengan ruang  penyimpanan obat. Tidak jarang tumpukkan obat yang tidak muat diletakkan dilemari/rak mengganggu pekerjaan petugas gudang. Sebaiknya ruang kerja petugas gudang juga diperhatikan untuk menjaga agar petugas gudang merasa nyaman dalam melaksanakan tugasnya (Baby, 2010). Karena kenyamanan kerja petugas sangat  berpengaruh terhadap hasil kerja petugas (Febriawati, 2013). Gudang farmasi sudah dilengkapi dengan jendela, namun  jendela yang ada tidak pernah dibuka sekalipun. Suhu ruangan gudang farmasi RS Mulya selalu diatur setiap harinya, pengaturan suhu berdasarkan pertimbangan jenis dan cara penyimpanan obat yang terdapat digudang farmasi tersebut. Meskipun demikian suhu dan kelembaban udara ruangan pun terkadang tidak s tabil, terkadang  penyebabnya adalah dari AC yang rusak atau bocor. Kebocoran AC  juga membuat beberapa jenis obat menjadi basah kemasannya rusak. Pencegahan terhadap hama juga masih minim dilakukan di gudang farmasi, padahal gudang farmasi rumah sakit Mulya terletak tepat dibawah saluran pembuangan air rumah sakit.

130

Sebagaimana diungkapkan oleh Febriawati (2013) bahwa  pengaturan tata letak barang di gudang atau disebut sebagai layout gudang yang baik dapat memudahkan petugas gudang dalam melakukan tugasnya digudang dan dapat membantu menjaga mutu obat yang disimpan digudang farmasi tersebut. Sementara itu, halhal yang perlu dipertimbangkan dalam pengaturan tata letak tersebut antara lain kemudahan bergerak, sirkulasi udara, suhu ruangan, kelembaban udara, pengaturan rak dan pencegahan hama (Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

b. Pengaturan Penyimpanan Obat

Obat-obatan yang disimpan pada rak dan lemari penyimpanan digudang farmasi juga belum disusun berdasarkan nama, jenis atau volumenya. Penyusunan obat-obatan di gudang farmasi hanya baru dipisahkan berdasarkan jenis sediaan obatnya (tablet, sirup, infus dan injeksi). Itupun peletakannya tidak terpisah antara satu jenis sediaan dengan sediaan jenis yang lainnya. Hal ini terjadi karena jumlah lemari dan rak penyimpanan yang tersedia masih sangat minim dan belum mencukupi untuk melakukan pemisahan atau pengelompokan obatobatan. Pengaturan penyusunan obat berdasarkan alfabet, jenis ataupun ukuran tujuannya adalah untuk memudahkan petugas dalam melakukan  pendataan obat digudang dan pencarian obat saat dibutuhkan (Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan, 2010). Selain itu kartu stok penyimpanan pun belum digunakan meskipun sudah disediakan. Ini menyebabkan petugas mengalami

131

kesulitan dalam pencarian obat saat dibutuhkan dan saat terjadi selisih  jumlah obat petugas mengalami kesulitan dalam mendeteksi selisih tersebut. Padahal, penggunaan kartu stok dapat memudahkan petugas dalam melakukan pencatatan terhadap obat-obatan yang masuk dan keluar. Penggunaan kartu stok juga dapat meminimalisir kesalahan dalam pencatatan stok obat gudang (Depkes, 1996). Obat-obatan jenis narkotika dan psikotropika sudah disimpan dan diletakkan di tempat terpisah dengan jenis obat lainnya. Penyimpanan obat narkotik dan psikotropik dilakukan di lemari khusus  penyimpanan obat. Seharusnya, lemari penyimpanan narkotik dan  psikotropika dikunci setiap saat, meskipun sudah dilakukan di lemari  penyimpanan khusus. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya  penyalah gunaan penerimaan obat dan pelaporan ke dinas kesehatan kota Tangerang (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010). Untuk obat-obatan yang tidak muat diletakkan di rak atau lemari  penyimpanan, petugas gudang membiarkan obat disimpan didalam kardus tanpa dilengkapi dengan keterangan obat (nama, jenis, jumlah dan tanggal kadaluarsa) dan diletakkan langsung pada lantai. Padahal dalam pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, disebutkan bahwa penggunaaan pallet sangat dianjurkan sebelum barang diletakkan pada lantai, tujuannya adalah agar obat terhindar dari kerusakan. Sistem penyimpanan obat yang dilakukan digudang farmasi  berdasarkan standar operasional prosedur yang berlaku di RS Mulya menggunakan sistem penyimpanan FIFO dan FEFO. Namun, pada saat

132

 pelaksanaannya petugas gudang farmasi belum menerapkan sistem  penyimpanan FIFO dan FEFO. Petugas gudang menyusun obat yang  baru datang ditempat yang mereka sukai. Hal ini terjadi karena petugas gudang farmasi menganggap bahwa antara barang yang baru datang dengan

barang

yang

masih

tersisa

digudang

farmasi

tanggal

kadaluarsanya sama jadi tidak perlu lagi disusun berdasarkan FIFO atau FEFO. Dan ini juga yang menyebabkan obat kadaluarsa terlambat dideteksi sehingga tidak dapat dialakukan pereturan ke distributor dan akhirnya menyebabkan kerugian. Padahal jika penyimpanan obat menerapkan sistem FIFO dan FEFO obat-obatan yang disimpan dapat terhidar dari kadaluarsa yang menyebabkan kerugian bagi rumah sakit (Wirdah, 2013). Penyusunan obat yang dilakukan di rak-rak dan lemari  penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya juga belum dilakukan pemberian nama dan kode. Semua obat disusun dengan melihat jarak lemari yang tersisa. Namun, untuk obat-obatan yang memerlukan kondisi penyimpanan khusus seperti vaksin sudah diletakkan di lemari es/kulkas dengan suhu yang sudah diatur sebelumnya.

Pengaturan

obat

yang

dilakukan

di

rak/lemari

 penyimpanan dapat memberikan kemudahan kemudahan bagi petugas gudang dalam mencari barang saat dibutuhkan dan dapat membuat penyimpanan menjadi lebih efisien (Dina, 2012). Dalam pedoman pengelolaan obat yang dibuat oleh dirjen bina farmasi dan alat kesehatan (2010) pun sudah diatur tentang bagaimana cara atau sistem penyimpanan obat-obatan yang baik dan benar.

133

Tujuannya adalah untuk mempertahankan mutu obat dan menghindari kerugian akibat kesalahan penyimpanan obat. Dari penjelasan-penjelasan diatas diketahui bahwa minimnya input penyimpanan obat seperti sarana dan prasarana serta prosedur  penyimpanan

obat

yang

disediakan

oleh

rumah

sakit

Mulya

menyebabkan proses penyusunan obat dan pengaturan tata letak tidak dapat berjalan dengan baik. Sehingga menyebabkan terhambatnya sistem penyusunan obat dan tata letak obat di gudang tersebut. Sistem  penyusunan obat FIFO/FEFO tidak dapat dilaksanakan karena tidak semua obat dapat disusun dirak penyimpanan obat, pemisahan terhadap  jenis dan penyusunan berdasarkan abjad pun tidak dapat dilakukan karena sarana dan prasarana serta prosedur terkait tata caranya yang tersedia pun sangat terbatas.

6.4.3

Pengeluaran Pengeluaran Obat

Kegiatan pengeluaran obat dari gudang farmasi rumah sakit Mulya dilakukan oleh petugas gudang farmasi. Pengeluaran obat dari gudang farmasi dilakukaan setelah adanya permintaan dari unit yang membutuhkan

obat.

Berdasarkan

standar

prosedur

operasional

 pengeluaran obat yang berlaku di RS Mulya disebutkan bahwa  pengeluaran obat harus dilakukan melalui gudang farmasi sebelum digunakan ke unit-unit yang membutuhkan. Sistem

pengeluaran

seperti

ini

merupakan

jenis

sistem

 pengeluaraan satu pintu. Sistem satu pintu yaitu suatu sistem  pengeluaran barang yang dilakukan hanya melalui satu unit saja, satu

134

sistem dan satu pengawasan (Depkes, 1996). Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu memudahkan petugas dalam melakukan monitoring obat dan menjamin mutu obat yang dikeluarkan. Namun, seringkali pada  pelaksanaannya untuk obat-obatan yang dibeli terutama oleh unit apotik secara cito biasanya obat akan langsung dikeluarkan kembali tanpa melalui pendataan gudang farmasi terlebih dulu. Ini membuat  pencatatan terkadang mencadi kacau. Sistem memperhatikan

pengeluaran sistem

obat

yang

FIFO/FEFO.

dilakukan

juga

Pengeluaran

tidak dengan

memperhatikan sistem FIFO/FEFO dimaksudkan agar setiap persediaan obat yang terdapat digudang farmasi terhindar dari kadaluarsa. Sebagaimana tujuan dari penyimpanan obat yang dilakukan yaitu menjaga mutu persediaan obat dan meminimalisir terjadinya kerugian akibat obat rusak/kadaluarsa. Selain itu, sistem pengeluaran obat juga menjadi salah satu indikator penilaian efisiensi atau output yang diharapkan dari sistem penyimpanan obat. Semakin diperhatikannya sistem FIFO/FEFO dalam pengeluaran obat, maka semakin efisien juga sistem penyimpanan yang dilakukan (Depkes, 1996). Pencatatan yang dilakukan pada saat pengeluaran obat dimulai dari pencatatan pada buku pengeluaran obat/buku defecta oleh unit yang membutuhkan. Pada buku itu pula petugas gudang akan menuliskan  jumlah obat yang akan dikeluarkan. Selanjutnya, petugas membuat surat  bukti barang keluar atau surat mutasi. Kedua dokumen ini dapat menampilkan data mengenai tanggal pengeluaran, unit penerima, nama

135

dan jenis obat yang dikeluarkan sehingga bisa mendeteksi jika terjadi ketidaksesuaian jumlah obat (Febriawati, 2013). Hal ini sesuai dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) yang menyebutkan bahwa  pada proses pengeluaran terdapat beberapa dokumen pencatatan yang harus dibuat antara lain buku harian pengeluaran obat dan surat bukti  pengeluaran obat.

6.4.4

Stock Opname Obat

Stock opname gudang opname gudang farmasi minimal dilakukan setiap 6 bulan sekali (Kemenkes, 2010). Di Rumah Sakit Mulya berdasarkan SOP yang ditetapkan kegiatan stock kegiatan  stock opname dilakukan opname  dilakukan setiap 2 bulan sekali.  Namun, berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa  stock opname digudang farmasi dilakukan setiap 3 bulan sekali. Ternyata pada  pelaksanaannya kegiatan  stock opname  opname  dilakukan setelah adanya surat edaran dari direktur untuk melakukan stock melakukan  stock opname gudang. opname gudang. Tidak pastinya kegiatan  stock opname  opname  membuat kegiatan  perencanaan obat yang dilakukan instalasi farmasi pun menjadi terhambat. Obat-obatan yang kadaluarsa pun terlambat terdeteksi, selain itu laporan kerugian akibat obat kadaluarsa pun terlambat diketahui. Karena melalui kegiatan  stock opname  opname  tersebut bisa diketahui obatobatan yang sudah mendekati kadaluarsa sehingga obat-obatan tersebut  bisa segera ditukar atau dikembalikan ke distributor dan tidak merugikan rumah sakit.

136

Menurut

Dirjend

Binakefarmasian

dan

Alat

Kesehatan

Kemenkes RI (2010),  stock opname  opname  diperlukan untuk kebutuhan audit dan perencanaan yang wajib dilaksanakan. Sementara itu menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010) tujuan dari penyimpanan adalah untuk menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan dan memudahkan  pencarian dan pengawasan. Ini tentunya sesuai dengan tujuan  penyimpanan yang dijabarkan oleh Depkes (1996) yaitu agar obat terhindar dari penggunaan yang tidak bertanggung jawab dan mudah menemukannya saat dibutuhkan. Stock opname  opname  merupakan salah satu cara menilai kelancaran kegiatan penyimpanan dan pencatatannya. Oleh karena itu hasil  stock opname  opname   harus sesuai antara data pencatatan dengan jumlah stok fisik digudang farmasi. Jika terdapat ketidaksesuaian harus segera dilakukan analisis untuk mengetahui kerugiannya (Febriawati, 2013). Tentunya ini dilakukan untuk menilai sejauh mana efisiensi dari penyimpanan obat yang dilakukan oleh rumah sakit.

6.4.5

Pelaporan Dokumen Penyimpanan Obat

Pelaporan dokumen atau data-data yang berkaitan dengan  penyimpanan obat merupakan rangkaian kegiatan pengelolaan obat secara

tertib

mulai

dari

saat

obat

diterima,

disimpan

hingga

didistribusikan. Tujuannya adalah agar tersedia data mengenai jenis dan  jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran atau penggunaan dan data

137

mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat (Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010). Adapun dokumen-dokumen penyimpanan obat yang perlu untuk dilaporkan terdiri dari laporan penerimaan obat, laporan pengeluaran obat dan laporan hasil  stock opname  opname  obat. laporan penerimaan obat dibuat tujuannya untuk mengetahui jumlah pembelian obat di suatu rumah sakit dalam satu periode waktu tertentu minimal 1 bulan sekali (Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010). Sedangkan laporan mutasi atau pengeluaran obat dibuat untuk mengetahui jumlah  penerimaan dan pengeluaran obat dalam satu periode waktu, minimal setiap 6 bulan sekali (Febriawati, 2013). Sementara itu laporan hasil stock opname dibuat untuk mengetahui sisa persediaan, obat-obatan yang kadaluarsa dan kesesuaian pencatatan obat di gudang farmasi (Kemenkes RI, 2007). Sehingga dari pelaporan dokumen-dokumen ini suatu instansi bisa melakukan evaluasi pada setiap rangkaian kegiatan  penyimpanan obat (Sarmini, 2008). 2008). Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan dilakukan secara rutin baik oleh petugas gudang farmasi maupun Kepala Instalasi Farmasi.

Kegiatan

pencatatan

dan

pelaporan

dokumen

terkait

 penyimpanan obat digudang farmasi sudah mulai berjalan meskipun terkadang masih suka mengalami keterlamabatan dalam pelaporannya. Terlambatnya pelaporan dokumen terkait penyimpanan obat disebabkan oleh banyaknya tugas dan tanggung jawab lain yang harus dilakukan oleh petugas gudang dan Kepala Instalasi Farmasi yang menyebabkan tertundanya pencatatan hingga berdampak pada terlambatnya pelaporan

138

dokumen penyimpanan obat tersebut. Padahal beberapa dokumen seperti buku pengeluaran dan surat bukti barang keluar sangat diperlukan untuk perencanaan pembelian obat Instalasi farmasi. Laporan terkait penyimpanan obat yang dibuat dan dilaporkan oleh petugas gudang dan kepala instalasi farmasi terdiri dari laporan faktor pembelian, laporan mutasi obat da laporan hasil  stock opname obat. Laporan faktor pembelian adalah laporan sejenis laporan  penerimaan obat yang dibuat oleh kepala kepala instalasi farmasi dan kemudian akan dilaporkan kepada bagian keuangan dan kepada kepala divisi  pelayanan RS Mulya, sama seperti laporan  stock opname  opname  obat. Sementara itu laporan mutasi dibuat oleh petugas gudang dan  pelaporannya hanya sampai ke kepala instalasi farmasi RS Mulya.  Namun sejauh ini belum ada kegiatan evaluasi yang dilakukan dari  pihak

manajemen

rumah

sakit

Mulya

yang

berkaitan

dengan

 penyimpanan obat. Hal ini ketahui berdasarkan hasil wawancara kepada informan. Dengan dilakukannya pelaporan diharapkan bisa menjadi bahan evaluasi dan memberikan informasi yang akurat mengenai kegiatan  penyimpanan obat sehingga dapat memudahkan penelusuran dan

laporan,

membuat

mendapat

perencanaan dan

data atau laporan agar

anggaran

yang yang

surat

lengkap untuk tersedia

untuk

 pelayanan dan perbekalan farmasi dapat dikelola secara efisien dan efektif (Pudjaningsih, 1996).

139

6.5

Kesesuaian Jumlah Stock Obat (Pencatatan dengan Stock Fisik)

Salah satu cara untuk menilai efisiensi penyimpanan obat yang dilakukan digudang farmasi adalah dengan cara melihat kesesuaian antara  jumlah obat yang terdapat pada pencatatan penc atatan obat (pada kartu stock/ kartu induk  persediaan) dengan jumlah obat yang terdapat di gudang farmasi tersebut (Depkes, 1996). 1996). Kecocokan antara stok gudang dengan dengan kondisi fisik haruslah 100% karena ini menandakan bahwa administrasi penyimpanan di gudang farmasi sudah dikerjakan dengan baik dan optimal (WHO, 1993). Sementara itu hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti di gudang farmasi rumah sakit Mulya menunjukkan bahwa kesesuaian jumlah stock obat  fast moving   yang terdapat di gudang farmasi tersebut adalah sebesar 76,9%. Artinya masih terdapat ketidaksesuian pencatatan yang dilakukan petugas gudang farmasi sebesar 23,1%. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa terkadang ada kegiatan pencatatan yang terlewat oleh petugas gudang farmasi RS Mulya. Ketidaksesuaian ini menyebabkan petugas gudang kebingungan dalam pelaporan untuk perencanaan pembelian dan untuk mempertanggung  jawabkan selisihnya tersebut. Sehingga bila terjadi selisih jumlah tidak jarang  petugas langsung mengganti jumlahnya dan menyesuaikan saja dengan stok fisik yang ada tanpa mencari tahu penyebab selisih tersebut. Padahal, kesesuaian jumlah merupakan indikator yang digunakan untuk mengetahui ketelitian petugas gudang dan mempermudah dalam pengecekan obat, membantu dalam perencanaan dan pengadaan obat-batan di rumah sakit sehingga tidak menyebabkan terjadinya akumulasi obat dan kekosongan (Baby, 2010). Dari sini juga terlihat bahwa proses pencatatan yang tidak baik akan

140

menyebabkan hasil atau output yang didapat menjadi tidak maksimal dan menimbulkan permasalahan atau kerugian bagi rumah sakit.

6.6

Obat Kadaluarsa dan Rusak

Jumlah obat kadaluarsa dan rusak juga merupakan salah satu indikator utama efisiensi penyimpanan obat di gudang farmasi. Jumlah obat yang kadaluarsa dalam gudang farmasi rumah sakit menunjukkan pula besarnya kerugian yang dialami oleh suatu rumah sakit (Kemenkes RI, 2007). Sehingga seharusnya persentase obat kadaluarsa dan rusak di suatu gudang farmasi adalah 0%, namun ada batas toleransi yang masih diperbolehkan untuk  persentase obat rusak dan kadaluarsa yaitu 1% (Pudjaningsih, 1996). 1996). Hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti menunjukkan bahwa  persentase obat kadaluarsa dan rusak yang ada di gudang farmasi fa rmasi rumah sakit Mulya pada bulan Mei tahun 2014 adalah sebesar 2,2%. Dengan persentase obat kadaluarsa dan rusak yang sebesar itu, diperkirakan nilai kerugian rumah sakit mencapai 5.651.633 rupiah dalam periode tersebut. Dari hasil penelitian diketahui bahwa banyaknya obat kadaluarsa dan rusak terjadi akibat belum adanya pemeriksaan dan pendataan obat yang mendekati kadaluarsa secara rutin yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi. Selain itu, obat kadaluarsa yang terjadi juga akibat obat tidak lagi digunakan oleh dokter sehingga obat menumpuk dan kadaluarsa. Padahal jika hal ini dibiarkan terus menerus tanpa ada evaluasi dari pihak manajemen, rumah sakit akan terus mengalami kerugian. Semakin banyak obat yang mengalami kadaluarsa dan rusak di suatu rumah sakit, maka akan semakin besar pula

141

kerugian yang diterimanya dan dapat mengurangi pendapatan rumah sakit tersebut (Pudjaningsih, 1996). Adanya obat kadaluarsa dan rusak ini menjadi indikasi bahwa terdapat  permasalahan dalam sistem penyimpanan yang dilakukan di gudang farmasi. terdapatnya

obat

kadaluarsa

dan

rusak

menunjukkan

bahwa

sistem

 penyimpanan yang dilakukan belum efisien, karena masih ada nilai kerugian yang didapat oleh rumah sakit. Seharusnya, hal ini dapat dihindari dengan memperbaiki dan mengevaluasi setiap proses penyimpanan yang dilakukan. Sehingga output sistem penyimpanan yang efisien dapat tercapai.

6.7

Stock Mati / D eath

Stock 

Cara menilai efisiensi penyimpanan obat yang selanjutnya adalah dengan melihat persediaan stock mati atau death stock . Stock mati atau death  stock   adalah jumlah obat yang belum atau tidak digunakan selama 3 bulan terakhir atau lebih (Kemenkes, 2007). Stock mati atau death stock bisa terjadi karena beberapa hal misalnya karena pola penyakit tertentu pada satu periode yang menyebabkan obat tidak terpakai. Standar persentase stock mati obat menurut Pudjaningsih (1996) yaitu 0%. Sementara itu, digudang farmasi rumah sakit Mulya persentase stock mati nya yaitu 1,36%. Stock mati ini menyebabkan gangguan tersendiri bagi rumah sakit. Stok mati menyebabkan obat menumpuk digudang farmasi dalam waktu yang lama dan dikhawatirkan akan menjadi kadaluarsa, terlebih di gudang farmasi rumah sakit ini belum ada pemeriksaan obat kadaluarsa secara berkala. Selain itu kerugian yang disebabkan akibat stok mati adalah perputaran uang yang tidak lancar, kerusakan obat akibat terlalu lama disimpan sehingga dapat

142

menyebabkan obat tersebut kadaluarsa (Pudjaningsih, 1996). Jika dibiarkan terus terjadi rumah sakit akan mengalami kerugian secara terus menerus. Keadaan stok mati ini menunjukkan bahwa terdapat kesalahan dalam  proses penyimpanan yang dilakukan. Seperti pada proses pengeluaran misalnya, seharusnya pengeluaran obat dilakukan terhadap obat yang lebih dahulu masuk bukan obat yang terakhir masuk. Sehingga obat-obat yang lebih dulu masuk akan habis lebih dahulu juga dan tidak menimbulkan death stock . Tentunya ini harus dihindari agar kerugian tidak semakin besar dan  penyimpanan obat yang dilakukan semakin efisien.

6.8

Kesesuaian Sistem Pengeluaran Obat (FIFO dan FEFO)

Sistem pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya masih belum memperhatikan sistem FIFO dan FEFO. Petugas gudang tidak menggunakan sistem tersebut karena petugas menganggap bahwa semua obat memiliki tanggal kadaluarsa yang sama. Padahal, meskipun obat yang diterima oleh petugas gudang berasal dari distribuor yang sama dan dengan jarang yang tidak terlalu lama, namun tidak menutup kemungkinan  bahwa obat memiliki tanggal kadaluarsa yang berbeda. Oleh karena itu, petugas harus tetap melakukan pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat dan tetap memperhatikan sistem penyimpanan FIFO dan FEFO. Dalam penyusunan perbekalan farmasi yaitu perbekalan farmasi yang masa kadaluarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal, sebab umumnya perbekalan farmasi yang datang lebih awal  biasanya juga diproduksi lebih awal dan umumnya relatif lebih tua dan masa kadaluarsanya lebih awal (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

143

Tujuan pengeluaran obat dengan sistem FIFO dan FEFO adalah untuk menghindari kerugian akibat obat yang kadaluarsa karena disimpan terlalu lama dan tidak terdeteksi (Pudjaningsih, 1996). Sehingga tujuan dari penyimpanan obat pun dapat tercapai dengan baik dan sistem penyimpanan obat yang efisien dapat tercapai.

BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN

7.1

Kesimpulan

1. Input Penyimpanan Obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya a) Sumber daya manusia gudang yang tersedia di gudang farmasi masih  belum sesuai dengan ketentuan minimal yang dibuat dalam pedoman  penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena hanya terdiri dari petugas gudang dan penanggung jawab gudang yang merangkap sebagai kepala Instalasi Farmasi. Sementara itu, kesesuaian antara keterampilan dan pengetahuan petugas gudang farmasi dengan kegiatan penyimpanan yang dilakukan sudah sesuai dengan pedoman Penyimpanan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 namun masih dibutuhkan pelatihan.  b) Anggaran penyimpanan obat masih belum sesuai dengan pedoman  penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena seharusnya rumah sakit menyediakan anggaran perbaikan dan perawatan gudang serta perlatan yang ada di gudang minimal 1% dari biaya peralatan yang ada. c) Prosedur penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya sudah sesuai dengan pedoman penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 meskipun prosedur penerimaan, penyusunan obat dan stock opname ada yang belum dilaksanakan oleh petugas. d) Dokumen Penyimpanan Obat masih belum sesuai dengan pedoman  penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat 144

145

Kesehatan tahun 2010 karena dokumennya hanya terdiri dari buku harian penerimaan obat, buku harian pengeluaran obat/buku defecta, laporan pengeluaran obat, laporan stock opname, kartu induk persediaan obat dan kartu stock obat. e) Sarana dan prasarana penyimpanan yang tersedia di gudang farmasi rumah sakit masih belum sesuai luas dan jumlahnya berdasarkan ketentuan minimal yang dibuat oleh pedoman penyimpanan obat yang di buat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kes ehatan tahun 2010.

2. Proses Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya a) Kegiatan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi masih belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang ditetapkan oleh Dirjend Bina kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena pada saat penerimaan belum memperhatikan tanggal kadaluarsa obat.  b) Pengaturan tata letak ruang penyimpanan obat dan sistem penyimpanan obat belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Karena belum menggunakan sistem FIFO/FEFO, belum diurutkan sesuai abjad,  peletakkannya masih belum dipisahkan antara satu jenis obat dengan  jenis obat lainnya dan belum memberikan label nama/keterangan obat termasuk kartu stok obat. c) Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan belum sesuai dengan  pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian Kefarmasia n

146

dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena belum memperhatikan FIFO dan FEFO. d) Kegiatan stock Kegiatan  stock opname gudang opname gudang farmasi belum sesuai dengan pedoman  penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena seharusnya dilakukan setiap minimal 3  bulan sekali secara rutin. e) Pelaporan dokumen penyimpanan obat sudah sesuai dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010.

3. Output Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mul ya Penyimpanan obat di gudang farmasi masih belum efisien, hal ini dikarenakan banyaknya komponen penyimpanan yang belum sesuai dengan  pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Dirj en Bina Kefarmasian Kefa rmasian dan Alat

Kesehatan

tahun

2010,

dan

berdasarkan

indikator

efisiensi

 penyimpanan berikut : a) Kesesuaian jumlah stok obat fast obat  fast moving  antara   antara pencatatan dengan stok fisik di gudang farmasi pada bulan Mei 2014 sebesar 76,9%, ini masih  belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman  penyimpanan obat milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 yang seharusnya kesesuaian sebesar 100%.  b) Persentase obat kadaluarsa dan rusak di gudang farmasi pada bulan Mei 2014 sebesar 2,2%. masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat obat milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 karena seharusnya sebesar 0%.

147

c) Stock Mati ( Death  Death Stock ) obat yang ada di gudang farmasi pada bulan Mei 2014 sebesar 1,36%, ini masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 karena s eharusnya 0% atau dibawah 1%. d) Kesesuaian pengeluaran obat (FIFO dan FEFO) juga masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 yang seharusnya memperhatikan FIFO/FEFO.

7.2

Saran 7.2.1

Bagi Petuga Gudang Farmasi

1. Petugas gudang farmasi diharapkan bisa mulai memanfaatkan kartu stock obat yang sudah disediakan oleh manajemen rumah sakit, untuk meminimalisir kesalahan dalam pencatatan jumlah obat. 2. Petugas gudang diharapkan mulai melakukan pengaturan obat di rak-rak penyimpanan yang disediakan. Dengan cara memisahkan obat berdasarkan jenis sediaan obat. Kemudian mengurutkan obatobat tersebut berdasarkan abjad untuk memudahkan penyimpanan. Jika obat tidak muat untuk diletakkan di rak penyimpanan, maka obat bisa dimasukkan ke dalam satu kardus dan diberi keterangan (nama obat, jumlah dan tanggal kadaluarsa). 3. Diharapkan petugas gudang bisa memulai menyusun persediaan obat dan melakukan pengeluaran obat dengan sistem FIFO dan

148

FEFO untuk mencegah terjadinya kerugian akibat barang yang kadaluarsa atau rusak. 4. Dalam proses penerimaan sebaiknya petugas gudang melakukan  pengecekan terhadap tanggal kadaluarsa obat. 5. Petugas gudang diharapkan dapat melakukan pemeriksaan terhaadap obat-obatan yang disimpan di gudang farmasi secara berkala untuk membantu mendeteksi adanya obat kadaluarsa dan obat rusak. 6. Diharapkan

petugas

gudang

melakukan

perbaikan

terhadap

 pencatatan dokumen-dokumen penyimpanan, untuk menghindari terjadinya kerugian akibat kesalahan atau ketidak lengkapan  pencatatan.

7.2.2

Bagi Manajemen Rumah Sakit

1. Diharapkan manajemen rumah sakit dapat melakukan pelatihan bagi  petugas gudang mengenai alur dan sistem penyimpanan obat di gudang farmasi. 2. Diharapkan manajemen RS bisa melakukan perhitungan terhadap  beban kerja petugas gudang farmasi, sebagai pertimbangan dalam membuat deskripsi kerja petugas gudang dan pertimbangan  penambahan jumlah petugas gudang. gudang. 3. Diharapkan

manajemen

RS

bisa

melakukan

pengendalian,

 pengawasan dan evaluasi dalam pelaksanaan kegiatan kegiata n penyimpanan obat (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran dan stock opname) di gudang farmasi, selanjutnya manajemen melakukan tindak lanjut dari hasil evaluasi yang dilakukan.

149

4. Diharapkan manajemen atau Kepala Instalasi Farmasi dapat menunjuk minimal 1 orang petugas dari Apotek untuk menjadi  penanggung jawab atau PIC obat-obatan yang masuk ke Apotek dari gudang farmasi, terutama saat petugas gudang sedang tidak ada. Untuk menghindari ketidakcocokkan jumlah obat dan sebagai cara untuk mengontrol distribusi obat. 5. Diharapkan manajemen rumah sakit dapat membuat  flow chart  atau   atau alur dari kegiatan penyimpanan obat sebagai pedoman pelaksanaan  penyimpanan obat bagi bagi petugas gudang farmasi.

7.2.3

Bagi Peneliti Selanjutnya

1. Diharapkan peneliti selanjutnya melakukan perhitungan terhadap  beban kerja petugas gudang farmasi, sehingga bisa diketahui sejauh mana beban kerja yang dimiliki petugas gudang farmasi. 2. Diharapkan peneliti selanjutnya melakukan perhitungan terhadap TOR (turn (turn over ratio) ratio) untuk mengetahui perputaran obat di rumah sakit.

Daftar Pustaka

 _____, 1996. Buku Petunjuk dan Pedoman Pengelolaan Gudang Penyimpanan : Direktorat Bina Kefarmasian dan Alat. Jakarta Aditama, Tjandra Yoga. 2007.  Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi 2. 2. Jakarta: UI-Press. Bowersox, D.J. 1996.  Manajemen Logistik ; Integrasi sisem-sisem manajemen distribusi fisik dan material . Jakarta : Bumi Aksara Bowersox, D.J. 2002. Manajemen 2002.  Manajemen Logistik . Jakarta: PT. Bumi Aksara. Damanik. C, 2003. Tesis : Analisis Fungsi-Fungsi Pengelolaan Obat Rumah Sakit Umum di Propinsi Bali. Bali . Yogyakarta: Pasca Sarjana Universitas Gajah Mada diakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com http://sarmini_farmasi_blogspot.com pada  pada 28 April 2014 Dedik, Oskar. 2005.  Pengaruh Faktor Ketepatan Penempatan Dalam Jabatan terhadap Prestasi Kerja di Kantor Sekretariat Pemerintah Kabupaten Gresik Tahun 2005. 2005 . diakses dari www.subscribe.com www.subscribe.com pada  pada 2 Mei 2014 Depkes RI. 1999. Standar Pelayanan Rumah Sakit, edisi Ke-2 . Jakarta Depkes RI. 2004.  Pedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan . Jakarta: Departemen Kesehatan RI Dian Prihatini, Lilis. 2008. Tesis : Analisis Hubungan Beban Kerja Dengan Stress Kerja Perawat di Tiap Ruang Rawat Inap RSUD Sidkalang. diakses dari www.respiratory.usu.ac.id pada www.respiratory.usu.ac.id  pada 10 Juli 2014 Direktorat Bina Marga Departemen Pekerjaan Umum RI. 1993. Pedoman Manajemen Gudang. Dirjen POM, 1990.  Pedoman Perencanaan dan Pengelolaan Obat . Obat . Jakarta: Depkes RI

Dwiantara, L dan Sumarto. 2005.  Manajemen Logistik: Pedoman Praktis bagi Sekretis dan Staff Administrasi. Administrasi . Jakarta: Grasindo Febriawati, Henni. 2013. Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit. Yogyakarta: Gosyen Publishing Hasibuan, Malayu S.P. 2006.  Manajemen Sumber Daya Manusia, Manusia, Jakarta: Bumi Aksara Istinganah, dkk. 2006.  Evaluasi Sistem Pengadaan

Obat dari Dana

APBD

Tahun 2001-2003 Terhadap Kesediaan dan Efisiensi Obat: Jurnal  Manajemen Pelayanan Kesehatan Vol. 09/No. 01/Maret 2006 . diakses dari www.jmpk-online.net pada www.jmpk-online.net  pada 4 April 2010 Kementrian Kesehatan RI, Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik - Komite Akreditasi Rumah Sakit. 2011. Standar Akreditasi Rumah Sakit . Jakarta Kepmenkes RI Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit Kepmenkes RI Nomor 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit Lukmana. 2006.  Penyimpanan Obat-Obatan di Rumah Sakit, Studi Kasus :  Rumah Sakit Daerah Jabodetabek . Jakarta Mathis, Robert dan John. H. Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Salemba Empat Moleong, Lexy J. 2001.  Metodologi Penelitian Kualitatif , Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Miles, Mathew B., and huberman A. Maichel. 1992 . Analisis Data Kualitatif ;  Buku Sumber Tentang Metode-metode Baru  Baru   (Penerjemah Tjetjep Rohendi Rohidi), Jakarta: UI-Press.

Muharomah, Septi. 2008. Skripsi : Manajemen penyimpanan obat di puskesmas Jagakarsa Tahun 2008. FKM UI. Pudjaningsih. 1996. Tesis : Pengembangan Indikator Efisiensi Pengelolaan Obat di Farmasi Rumah Sakit, Yogyakarta: Magister Manjemen RS UGM daiakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com http://sarmini_farmasi_blogspot.com pada  pada 28 April 2014. Puslitbang Biomedis. 2006. Evaluasi Manajemen Sistem Penyimpanan Obat di Puskesmas dan Rumah Sakit Daerah Jabodetabek Prihatiningsih, Dina. 2012. Skripsi: Gambaran Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi RS Asri Tahun 2011. Depok: UI Rismayanti, 2009 : Skripsi: Analisis Perencanaan Obat dan Alat Kesehatan di RS  X Jakarta Tahun 2009 2009.. Jakarta: UI Sabarguna, BS. 2005.  Logistik Rumah Sakit dan Teknik Efisiensi Cetakan 1 . Yogyakarta: Konsorsium RSI Jateng  –  DIY.  DIY. Sabarguna, BS. 2009.  Buku Pegangan Mahasiswa Manajemen Rumah Sakit Jilid 2. Jakarta: Sagung Seto. Sarmini. 2008. Tesis: Analisis Terhadap Faktor Keberhasilan Manajemen Obat di  Instalasi Farmasi Rumah Sakit Pandan Arang Boyolali . Yogyakarta: Pasca Sarjana UGM diakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com April 2014 Sheina, Baby.  Jurnal : Penyimpanan Obat di Gudang Instalasi Farmasi RSU  Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1, Vol.4, No.1 Januari 2010   diakses dari www.academia.edu pada www.academia.edu  pada 6 Februari 2014 Setiawan, Yahmin. 2012.  Modul Kuliah Penyimpanan Penyimpanan Logistik di Rumah Sakit . Sakit . Seto, S., Nita. Yunita., Yunita., Triana, Lily.

2004.  Manajemen Farmasi. Farmasi. Surabaya:

Airlangga University Press. Siagian, Y.M. 2005.  Aplikasi Supply Chain Management dalam Dunia Bisnis . Jakarta: Grasindo

Subagya M S. 1995.  Manajemen Logistik : Cetakan Keempat. Jakarta : PT Gunung Agung. Suci Suciati, Wiku B, B. Adisasmito. 2006.  Jurnal Manajemen Pelayanan  Kesehatan, Vol 9, No. 01 Maret 2006   diakses dari www.jmpk-online.net  pada 3 November 2013 2013 Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit Warman, J. 2004.  Manajemen Pergudangan, Pergudangan, Terj. Begdjomujo. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan WHO, 2003. 2003 . Pedoman Penyimpanan Obat Esensial dan Alat Kesehatan Wati, Wirdah. dkk. 2012. Jurnal ISSN 2339-2529 Prosiding Seminar Nasional Perkembangan Terkini Sains Farmasi dan Klinik III 2013 Tentang :  Evaluasi Pengelolaan Obat dan Starategi Perbaikan Dengan Metode  Hanlon di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Karel Sadsuitubun  Kabupaten

Maluku

Tenggara

Tahun

2012 .

diakses

dari

http://semnasffua.com/ pada http://semnasffua.com/  pada 21 Mei 2014 Winardi. J, 1999. 1999 . Pengantar Teori Sistem dan Pendekatan Sistem. Sistem . Cetakan ke-4. Bandung: Mandar Maju

 Lampiran 1

Pedoman Telaah Dokumen

An ali sis Siste Sistem m Penyimpanan Penyimpanan Obat di Gudang F armasi armasi Rumah Sakit M ul ya Tanger Tanger ang Tahu n 2014 2014

1. Profil Rumah Sakit Mulya Tahun 2012 2. Profil Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Tahun 2012 3. Formularium Obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Edisi 2 4. Dokumen Instruksi Kerja atau SOP Instalasi Farmasi 5. Kartu Stock Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya 6. Kartu Induk Persediaan Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya 7. Buku Harian Penerimaan Obat 8. Buku Harian Pengeluaran Obat/Buku Defecta 9. Laporan Mutasi/Surat Bukti Barang Keluar 10. Dokumen Hasil Stock Opname

 Lampiran 2

L embar Obse Obser vasi vasi

Instrumen Instrumen Penelitian Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014

Hari / Tanggal Observasi : Senin, 12-14 Mei 2014

Bagian I Komponen Input Penyimpanan

1. Sumber Daya Manusia Ketersediaan SDM No.

1. 2. 3. 4.

Hasil Ya Tidak

Variabel Observasi

Terdapat Atasan Kepala Gudang Farmasi Terdapat Kepala Gudang Terdapat Pengurus Barang Terdapat Staf Pelaksana Gudang

√ √

Keterangan

Tanggung jawab gudang dipegang oleh Apoteker RS Mulya

SDM Gudang Farmasi

Umur

Pendidikan

Lama Kerja

Kepala Instalasi Farmasi

28 Tahun

Apoteker

4 Tahun

Petugas Gudang Farmasi

22 Tahun

Petugas Bagian Keuangan RS Mulya

45 Tahun

SMF (Sekolah Menengah Farmasi)

Sarjana Ekonomi (SE)

4 Tahun 6 Tahun

a. Kedisiplinan Petugas Gudang Farmasi Pelaksanaan Kegiatan SDM

Ya

Petugas gudang farmasi datang tepat waktu

√

Petugas gudang farmasi memulai pekerjaannya sesuai dengan jam yang sudah ditentukan yaitu jam 09.00 WIB

√

Biasa petugas datang 10 atau 5 menit sebelum jam kerjanya.

Petugas gudang farmasi melaksanakan kegiatannya sesuai denga SPO yang berlaku

√

Petugas gudang farmasi tidak menunda  pekerjaannya  pekerjaannya

√

Petugas gudang farmasi pulang tepat waktu yaitu  jam 18.00 WIB WIB

Keterangan

Tidak

√

Ada beberapa poin dalam SPO  penerimaan  penerimaan obat dan  penyusunan obat obat yang tidak dilakukan sesuai dengan SPO yang ada. Ada beberapa tugas seperti  penyusunan obat obat ke rak  penyimpanan setelah diterima diterima yang terkadang ditunda-tunda. dit unda-tunda. Kecuali petugas melakukan lembur kerja

2. Dokumen

No.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Variabel Observasi

Buku Harian Penerimaan Penerimaan Obat Buku Harian Pengeluaran Pengeluaran Obat Kartu Induk Persediaan Obat Kartu Stok Obat Surat Perintah Mengeluarkan Mengeluarkan Barang (SPMB) Surat Bukti Barang/obat Barang/obat Keluar Surat Kiriman Obat Daftar Isi Kemasan/Packing Kemasan/Packing List Berita Acara Penerimaan Obat Dokumen Obat Kadaluarsa Dokumen hasil Stok Opnam Obat Dokumen Laporan Faktur Pembelian Obat

Hasil Ya Tidak

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Keterangan

3. Standar Operasional Prosedur No.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Variabel Observasi

Deskripsi Kerja Petugas Gudang Deskripsi Kerja Penanggung Jawab Gudang Prosedur Penerimaan Penerimaan Obat Prosedur Penyusunan dan penyimpanan penyimpanan Obat Prosedur Pengeluaran Pengeluaran Obat Prosedur Permintaan Permintaan Obat Prosedur Stock Opname Obat

Hasil Ya Tidak

Keterangan

√ √ √ √ √ √ √

4. Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat

No.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

Variabel Observasi

Gudang penyimpanan obat terpisah dari ruang  pelayanan atau atau apotek RS Luas gudang cukup luas (minimal 3 x 4 m2) Terpisahkan Terpisahkan antara fasilitas penyelenggaraan penyelenggaraan manajemen dengan pelayanan langsung pada pasien Terpisahkan Terpisahkan antara fasilitas penyelenggaraan penyelenggaraan manajemen dengan tempat pembuangan limbah Terdapat ruang kantor petugas gudang Terdapat ruang penyimpanan penyimpanan obat yang terpisah dengan alat kesehatan Atap gudang dalam keadaan baik dan tidak bocor Lantai dibuat dari segel/semen segel/semen Dinding gudang dibuat licin Gudang memilki ventilasi Gudang memiliki jendela yang berteralis Jendela dilengkapi dengan gorden Penerangan gudang yang cukup Adanya pengaturan suhu ruangan Adanya pengaturan sinar/cahaya ruangan Adanya pengaturan kelembaban Terdapat ruang/lemari ruang/lemari terpisah untuk obat mudah terbakar Terdapat ruang/lemari ruang/lemari untuk obat berbahaya Terdapat ruang/lemari ruang/lemari arsip dokumen Gudang mempunyai kunci pengaman Gudang dilengkapi dengan kunci ganda

Hasil Ya Tidak

Keterangan

√ √

L = 3,49 x 2,47 m2

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Suhu : 16o C

√ √ √ √ √ √

Peralatan Penyimpanan Obat No.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Variabel Observasi

Hasil Ya Tidak

Tersedia rak/lemari penyimpanan obat

√

Tersedia lemari khusus yang terkunci untuk  penyimpanan Narkotik dan Psikotropik  Psikotropik  Tersedia lemari pendingin untuk menyimpan menyimpan  jenis obat tertentu yang yang memerlukan memerlukan suhu dingin Tersedia rak atau lemari khusus untuk obat rusak dan kadaluarsa Rak/lemari penyimpanan tidak langsung menempel dengan lantai Rak/lemari penyimpanan tidak menempel pada dinding gudang Tersedia alat bantu pemindahan obat dalam Gudang Tersedia kartu stok obat untuk memberi memberi keterangan keterangan di rak/lemari penyimpanan penyimpanan Tersedia ketentuan dilarang masuk ke tempat  penyimpanan obat selain petugas petugas Tersedia Pallet/papan alas untuk barang Jarak Pallet dengan lantai (min. 10 cm) Jarak Pallet dengan dinding (max. 30 cm) Tersedia pendingin ruangan/AC Tersedia keterangan keterangan untuk obat berbahaya berbahaya Tersedia keterangan keterangan untuk obat yang mudah terbakar

√

Keterangan

2 lemari kayu 2 lemari besi

√ √ √

Jarak dari lantai 10 cm

√

Jarak dengan dinding 3,5 cm

√ √ √ √ √ √ √ √ √

Sarana dan Prasarana Keamanan Gudang No.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Variabel Observasi

Pintu ruangan dibuat berlapis (tidak hanya 1 pintu) Tersedia kunci ruangan dibuat ganda Tersedia teralis pada jendela Tersedia kunci pada lemari obat narkotika dan  psikotropika Tersedia termometer ruangan Tersedia alat pemadam kebakaran ringan Tersedia detektor panas/api Kunci gudang di pegang oleh kepala gudang Gudang bebas dari tikus, kecoa dan hama lain

Hasil Ya Tidak

Keterangan

√ √ √ √ √ √ √ √ √

Terdapat Kecoa

Bagian II Komponen Proses Penyimpanan Obat 1. Pengaturan Penyimpanan Obat Pengaturan Penyimpanan Obat No.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

Variabel Observasi

Obat disimpan disimpan dalam gudang/ruangan gudang/ruangan khusus untuk obat, tidak dicampur dengan peralatan lain. Obat diletakkan di atas rak/lemari penyimpanan penyimpanan Obat tidak diletakkan langsung dilantai Obat tidak diletakkan menempel menempel pada dinding Obat di letakkan sesuai dengan metode FIFO Obat di letakkan sesuai dengan metode FEFO Penggolongan Penggolongan obat berdasarkan berdasarkan jenis Penggolongan Penggolongan obat berdasarkan sediaan Penggolongan Penggolongan obat berdasarkan abjad Penggolongan Penggolongan obat berdasarkan berdasarkan kelas terapi atau khasiat Tablet, kapsul dan obat kering lainnya disimpan dalam wadah kedap udara di rak bagian atas. Obat dengan sediaan cair dan padat (tablet) diletakkan terpisah Obat cair, salep dan obat suntik disimpan di rak  bagian tengah. tengah. Obat yang rusak diletakkan di lemari terpisah dengan obat yang masih baik Obat yang kadaluarsa diletakkan di lemari l emari terpisah dengan obat yang masih baik Obat yang membutuhkan suhu dingin disimpan dalam kulkas. Obat-obatan narkotika dan psikotropika diletakkan di lemari terpisah Lemari Lemari obat-obatan narkotika dan psikotropika selalu dikunci Obat-obatan yang bentuknya besar dan berat tidak diletakkan ditempat yang tinggi Obat-obatan yang bentuknya kecil tidak diletakkan ditempat yang tersembuny t ersembunyii Diberikan pelabelan (nama obat) pada rak  penyimpanan  penyimpanan Tinggi tumpukkan barang max. 2,5 m

Hasil Ya Tidak

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Keterangan

Pengaturan Pengaturan Tata Letak Ruang Penyimpanan Pelaksanaan Penyimpanan Obat No.

Variabel Observasi

1. 2. 3.

Rak/Lemari Rak/Lemari disusun membetuk membetuk garis lurus Rak/Lemari disusun membetuk huruf U Terdapat banyak lorong di ruang penyimpanan Terdapat tumpukan barang disepanjang lorong ruang  penyimpanan  penyimpanan

4.

Hasil Ya Tidak

Keterangan

√ √ √ √

2. Pelaksanaan Penyimpanan Pelaksanaan Penyimpanan Obat No.

Variabel Observasi

Petugas menyusun obat dengan memperhatikan metode FIFO Petugas menyusun obat dengan memperhatikan 2. metode FEFO Petugas melakukan pencatatan secara teratur terhadap 3. obat yang masuk pada kartu stok barang Petugas melakukan pencatatan secara teratur 4. terhadap obat yang keluar pada kartu stok Pengecekan terhadap mutu obat dilakukan secara 5.  periodik. Pencatatan terhadap mutu obat dilakukan secara 6.  periodik. Melakukan kegiatan pengelompokkan pengelompokkan obat 7. Melakukan penyimpanan 8. Pengaturan suhu udara di gudang penyimpanan 9. Menjaga kebersihan gudang penyimpanan 10. Pemeriksaan tanggal kadaluarsa obat

Hasil Ya Tidak

Keterangan

√

1.

√ √ √ √ √ √ √ √ √

3. Penerimaan Obat Penerimaan Obat No.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Variabel Observasi

Pemeriksaan Pemeriksaan terhadap surat jalan obat Pemeriksaan Pemeriksaan terhadap faktur pembelian Pemeriksaan terhadap surat pemesanan Pemeriksaan Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat Pemeriksaan Pemeriksaan terhadap kondisi obat Pembuatan laporan penerimaan penerimaan obat Mencatat pada buku penerimaan obat harian

Hasil Ya Tidak

√ √ √ √ √ √ √

Keterangan

No.

Hasil Ya Tidak

Variabel Observasi

√ √ √

1. 2. 3.

Pemeriksaan Pemeriksaan terhadap surat jalan obat Pemeriksaan terhadap faktur pembelian Pemeriksaan terhadap surat pemesanan

4.

Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat

√

5.

Pemeriksaan Pemeriksaan terhadap kondisi obat Mencatat jumlah obat yang masuk pada kartu stok

√

6. 7.

Mencatat jumlah obat yang masuk kartu induk  persediaan obat obat

√

8.

Pembuatan laporan penerimaan obat

√

9.

Keterangan

Mencatat pada buku penerimaan obat harian

√

Tanggal kadaluarsa tidak diperiksa Kondisi obat tidak diperiksa Tidak terdapat kartu stok obat Pencatatan dilakukan pada kartu induk persediaan obat  pada sistem komputer

√

Tidak dilakukan meskipun tersedia buku penerimaan obat

4. Pengeluaran Pengeluaran Obat Pengeluaran Obat No.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Variabel Observasi

Pemeriksaan terhadap surat permintaan Mencatat pada buku pengeluaran Obat Pemeriksaan terhadap jumlah obat Pemeriksaan Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat Pencatatan pada kartu stok obat Pembuatan laporan pengeluaran obat

Hasil Ya Tidak

Keterangan

√ √ √ √ √ √

5. Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan dan Pelaporan No.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Variabel Observasi

Melakukan pencatatan pada saat penerimaan obat  pada buku harian harian penerimaan penerimaan Melakukan pencatatan kartu stok pada kegiatan  penyimpanan  penyimpanan Melakukan pencatatan pada kartu induk persediaan Melakukan pencatatatan barang keluar pada buku harian pengeluaran barang Membuat laporan mutasi Melaporkan dokumen penerimaan obat Melaporkan dokumen mutasi/pengeluaran mutasi/pen geluaran obat

Hasil Ya Tidak

√ √ √ √ √ √ √

Keterangan

Bagian III Data untuk Penilaian Penilaian Mutu dan Efisiensi Penyimpanan Mutu dan Efektifitas Penyimpanan Obat No.

1. 2. 3.

Variabel Observasi

Panjang gudang farmasi (m) Lebar gudang farmasi (m) Luas gudang farmasi (m2)

4.

Jumlah wadah/lemari wadah/lemari penyimpanan penyimpanan

5. 6.

Jumlah wadah/lemari wadah/lemari penyimpanan penyimpanan yang digunakan Total jenis obat Jenis obat yang tidak t idak mengalami transaksi (3bulan terakhir) / death stock Jumlah obat kadaluarsa dan rusak

7. 8.

Hasil

Keterangan

3,49 m 2,47 m 8,6203 m2 4 buah

2 lemari besi (2,02m x 0,5m x 1,945m) 2 lemari kayu (1,22m x 0,4 m x 2m)

4 buah 1032 jenis

Formularium Obat

14 jenis

(data terlampir)

23 jenis

(data terlampir)

 Lampiran 3 Matriks Wawancara No.

1. 2. 3.

Pertanyaan

Apakah posisi atau jabatan anda saat ini? Berapa usia anda saat ini? Sudah berapa lama anda bekerja di  bagian anda ini?

4.

Apakah pendidikan terakhir anda?

5.

Bagaimanakah menurut pendapat ibu mengenai jumlah SDM gudang farmasi ?

6.

Bagaimana disiplin kerja SDM dalam melaksanakan tugasnya?

Jawaban Informan 1 (GF-1)

Informan 2 (GF-2)

Informan 3 (GF-3)

Petugas Gudang Farmasi

Kepala Insalasi Farmasi

Keuangan dan Purchasing

22 Tahun

28 Tahun

45 Tahun

4 Tahun

4 Tahun

6 Tahun

SMF (Sekolah Menengah Farmasi)

Heemm.. masih setengah kacau, kalau aku sih maunya ditambah gitu, ya satu aja sih kalau untuk saat ini mah

Sarjana Farmasi (S.Far) dan Apoteker Kalo dari segi jumlah emang yang sekarang masih kurang ya, kan idealnya mereka 2 shift ya yang digudang itu pagi sama sore.

Karena harusnya 2 shift dijadiin satu shift ya jadi sebenernya jam kerjanya juga kurang idel ya dari  jam 9 sampai jam 6 tapikan kita menyesuaikan sama kebutuhan  pelayanannya jadi dia dimasukan dijam middle Kalau aku agak susah ya kalo Ini yang masih masalah, karena harus ngikutin jam kerja yang uda diakan juga masih kuliah ya itu ditetapin karena aku juga kan ngga sesuai sama jadwal yg

Sajana Ekonomi (S.E)

No.

Pertanyaan

Jawaban Informan 1 (GF-1) masih kuliah. Jadi sejauh ini jam kerja aku fleksible gitu dibikinnya.

7.

Bagaimanakah kesesuaian antara  pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki oleh SDM di gudang farmasi dengan pekerjaannya ?

….udah cukup sih, aku ngga terlalu sulit buat ngelakuin kerjaan aku karena udah lumayan ngerti harus gimana

8.

Bagaimana pendapat Ibu/Bapak mengenai sumber daya manusia pada  pelaksana penyimpanan obat di gudang farmasi ?

Ya gimana ya sudah cukup bisa ngejalanin tugas-tugasnya sih, tapi kadang keteteran gitu akunya.

9.

Apakah pernah diadakan pelatihan tentang penyimpanan obat di RS ini ?

Belum pernah sih ya,

Informan 2 (GF-2) ditetapkan ..memang kebutuhannya dan memang belum ada personil yang  betul-betul bisa bekerja untuk tidak double job jadi sekarang kita coba ngertiin kalo terkadang ada  pekerjaan dia yang ngga selesai tepat waktu Emm… udah standart standart sih sebenernya karena dia lulusan farmasi jadi pengetahuan sama keterampilannya lumayan tapi ya gitu tetep aja masih belajar sambil  berjalannya pekerjaan Kalo yang sekarang, menurut aku sih udah sesuai ya, emm kayak sistem penyimpanan gitu kan ada FIFO sama FEFO, ya tapi kadang ada yang terlewat. Karna tergolong slow moving jadi ngga dicek kalo untuk yang fast moving dia udh mulai pake sistem FIFO sama FEFO.

Belum ada

Informan 3 (GF-3)

No.

10.

11.

12.

Pertanyaan

Jawaban

Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Iya harusnya sih iya, soalnya Ya saya sih maunya juga gitu ya,  belum pernah juga diadain diadakan pelatihan. …tentang Jika belum, menurut Ibu/Bapak  pelatihan kaya gitu. …kaya sistem penyimpanan itu yang paling  bagaimana jika diadakan pelatihan  pelatihan tentang alur digudang dibutuhin bangetemm sama terus mengenai penyimpanan obat dan gitu kali ya, harusnya gimana dan kalo digudang tuh pengecekan materi apa yang diperlukan untuk seperti apa. Terus tentang job expired gitu ya sama cara SDM yang ada saat ini ? deskripsinya tu juga yah kan kalo  penyimpanan obat yang baik itu aku yah sekarang masih simpang seperti apa. Kalo ada cara itu lebih siur juga gitu kan  bagus ya perlu untuk diterangin Palingan terkendala itu tadi saat ini  pengurus gudang tugasnya tidak Pertama karena jumlah hanya mengurusi gudang dia masih  petugasnya cuma satu, jadi aku  juga mengurusi stok obat yang ada harus handle semua tugas gudang ditempat lain juga karena Menurut Ibu/ Bapak masalah SDM apa sendiri ditambah harus ngerjain seharusnya memang ada orang yang paling sering terjadi dalam tugas farmasi lainnya. Kedua yang khusus mengurusi gudang dan kegiatan penyimpanan obat? karena waktunya aku ga bisa fokus digudang serta mengatur nungguin distributor dateng gudang termasuk mengenai sampe malem gitu karena jam  penyimpanan obat itu kan jadinya kerja aku yang cuma sampe jam 6 dia ngga fokus ya sama  pekerjaannya. Kalo itu sih aku ngga tau soalnya  Ngga ada sih ya, kalo anggaran Bagaimanakah anggaran yang kan keuangan yang nyediain atau kan memang lebih banyakan disediakan untuk penyimpanan obat ? ngga nya, paling kalo aku mah mengarah ke pengadaan obatnya kalo butuh apa-apa gitu aku yah, nah paling kalo buat

Informan 3 (GF-3)

Anggaran sih ngga ya, kita ngga kasih itu anggaran rutin tiap bulan atau pertahunnya ya karena memang menurut

No.

Pertanyaan

Jawaban Informan 1 (GF-1)  bilang aja ke Kepala Instalasi Instalasi Farmasinya

Informan 2 (GF-2)  penyimpanan penganggarannya tu untuk kaya penyediaan fasilitas sama tempat penyimpanan yang layak aja sih. Kalo untuk anggaran secara rutin tiap bulan nya gitu kayanya sih ngga deh

13.

Bagaimanakah prosedur kerja untuk  proses penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya ?

Iya, itu udah ada tentang  penyimpanan obatnya harus gimana aja. Terima obat, nyimpennya, pas keluarin sampe stock opname juga ada sih. Ada  bukunya gitu.

Kalau prosedur kita sudah buat  bukunya itu buku standar prosedur operasional ya ada bukunya juga sih ya, udah ada mulai penerimaan sama penyimpanannya gitu.

14.

Bagaimanakah pendokumentasian  prosedur tersebut?

Ada bukunya gitu ko SPO

Kita sudah buat bukunya juga ko untuk prosedur semuanya

15.

Siapa sajakah yang menetapkan  prosedur kerja tersebut ?

yang buat kan dokter Annisa (Kepala Divisi Pelayanan) sama Bu Vera (Kepala Instalasi Farmasi) yah tapi mereka juga nanya juga ke aku gimana  pelaksanaannya gitu jadi di sesuaiin biar aku gamapang juga kali ya

Kalau yang buat memang saya ya standar operasional prosedurnya, tetapi kan atas persetujuan dan setelah diperiksa sama direktur dan kadiv pelayanan itu dokter Annisa

16.

Bagaimana sosialisasi prosedur  penyimpanan obat kepada SDM terkait?

Udah dikasih tau juga kok ke kita seperti apa

….sosialisasi prosedur kita ada rapat setiap bulannya nah disitu kita sosialisasiin ke semua petugas

Informan 3 (GF-3) kami belum perlu itu buat diberikan anggaran jadi tidak ada sejauh ini

No.

Pertanyaan

17.

Menurut Ibu/Bapak bagaimana  pelaksanaan prosedur penyimpanan obat tersebut?

18.

Dokumen apa saja yang tersedia yang  berkaitan dengan penyimpanan obat?

19.

Bagaimana kecukupan dokumen tersebut menurut anda?

20.

Sarana dan prasarana apa saja yang tersedia untuk pelaksanaan  penyimpanan obat ?

Jawaban Informan 1 (GF-1)

Informan 2 (GF-2) farmasi termasuk petugas gudang Kalau sejauh ini dan setau saya sih ya sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan itu yah  pelaksanaan penyimpanannya tapi Udah mulai aku lakuin sih yang kendalanya itu karena dianya aku inget hahaha (petugas gudang) hanya sendiri jadi kadang ada aja yang ga dilakuin sesuai SPO karena dia juga ribet ya harus handle kerjaan sendiri Ada buku permintaan dan Buku pengeluaran atau defcta  pengeluaran, laporan mutasi,  biasanya sebutnya, buku laporan penerimaan, laporan  penerimaan harian, kartu induk stock opname, kartu induk  persediaan, surat keluar obat atau atau  persediaan mutasi, lapran stock opname ya belum cukup ya menurut aku udah cukup sih yang ini aja, kalo tetep perlu kartu stock lah karena lebih dari ini aku bisa lebih  biar bisa lebih ketahuan berapa keteteran yah mungkin hahaha yang masuk sama yang keluar setiap harinya Sarana penyimpanan paling sarananya juga paling ya cuma hanya ada gudang farmasi, tapi ya gudang yang minimalis ini aja haha  belum ada ruangan petugas gudangnya semuanya masih ..terdiri dari lemari sama kulkas menyatu. …udah ada AC nya yang hanya segitu yah tapi kita ada

Informan 3 (GF-3)

No.

21.

22.

Pertanyaan

Jawaban Informan 1 (GF-1)  juga dilengkapi sama kunci. Tapi  buat jendela emang kita ngga  pernah buka dan ga bisa dibuka  juga yah

Informan 2 (GF-2)  pallet ya kan itu harus punya buat dilantai

cuma ada lemari aja yah sama rak-rak. tu lemari kayunya aja 2  biji sama rak begitu 2 biji udah sih Kurang yah ya meskipun masih  bagus lemarinya, kalo aku sih Keadaan dan kecukupannya saat ini Bagaimanakah keadaan dan maunya per-lemari gitu. Kalo di sih menurut aku ya belum ideal ya, kecukupan sarana dan prasarana sini kan yah meskipun aku udah karena kan idealnya memang sudah tersebut dalam menunjang pelaksanaan urutin udah aku pisahin gitu ya ada aturannya apa saja yang harus  penyimpanan obat? tetep aja ujung-ujungnya jadi satu disediakan lagi Ya gitu, obatnya jadi numpuk kan Karena sarana dan prasarananya naro nya ini dimana itu dimana yang hanya terdiri dari lemari yang  jadi ya kadang kalo mau ngambil hanya segitu yah jadi penyimpanan Apakah ada permasalahan berkaitan mau nyari juga susah kan akunya. dan pengaturan obatnya itu loh jadi dengan sarana dan prasarana yang Mesti liatin satu-satu kan kadang ga bisa diatur dan dipisahkan menghambat kegiatan penyimpanan  juga kita naro suka lupa dimana  jenisnya, jangankan jenis dinamain obat di gudang farmasi RS Mulya ? dimananya kalo raknya banyak aja susah ya hahaha ya jadi satu obat-obatnya rapih teraturnya kan lemari buat berbagai macam item nyarinya mah jadi gampang deh. kemudian keadaan gudangnya

Informan 3 (GF-3)

No.

23.

24.

25. 26.

Pertanyaan

Jawaban Informan 1 (GF-1)

Informan 2 (GF-2)  juga yang sangat minimalis sekali  juga membuat barang yang disimpan itu jadi tidak bisa banyak Cuma aku aja sih petugas gudang. Itu petugas gudang farmasinya aja Siapa sajakah pelaksana harian dalam Kalo aku ngga ada harusnya yang yah, kalo petugas gudang ngga ada kegiatan penerimaan dan pemeriksaan nerima bagian itu aset aset gitu harusnya sih bagian purchasing obat di gudang farmasi RS Mulya tapi kalo sekarang mah ya yang terima karena mereka yang tahun 2014?  petugas di instalasi farmasi aja tau obat apa aja yang mereka pesen yang ada. dan yang datang Paling kalo abangnya dateng aku nyari SP (surat pesanan) dulu, terus aku liat faktur abangnya, Pertama dicatet kesesuaiannya samain gitu, ceklis yang ada terus Bagaimana proses penerimaan dan sama faktor kemudian dicek lagi input datanya kalo udah diprint.  pemeriksaan obat (dari supplier obat) kualitas barangnya itu seperti apa, yang dilaksanakan di gudang farmasi lebih keisi, kesesuaian faktor harusnya setelah itu isi buku RS Mulya tahun 2014? dengan SP, kalo udh sesuai semua  penerimaan obat gitu, nyatet ya diterima tanggal datang obat, distributor, nomor faktur sama total fakturnya tapi akunya ga sempet hehe Bagaimana jika obat yang datang tidak Biasanya diretur, dituker ke Kalo belum sesuai kita ada proses sesuai dengan spesifikasi yang dipesan abangnya sama barang yang retur yaitu barangnya dikembalikan rumah sakit ? sesuai kita pesen kepada distributor obat itu Bagaimana proses pencatatan dan aku ngga pernah ngisi buku Udah lama ngga di isi yah, …kalo  pelaporan buku penerimaan obat dan  penerimaan obat soalnya kan manajemen maunya buku

Informan 3 (GF-3)

No.

Pertanyaan

 pelaporannya?

Jawaban Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) isinya hampir sama kaya laporan laporan  penerimaan itu tetep kita isi ya buat  pembelian obat yang tiap hari aku arsip gudang, karena laporan ini  bikin, ..ngga sempet kalo bikin kan nantinya dikasih ke keuangan dua-duanya  jadi gudang ngga megang

Aku sih palingan nyatetnya cuma nama obat jumlah sama harganya aja di komputer udah nanti abis itu ak print terus dikasih ke bu vera.

27.

Bagaimana pembuatan laporan  pembelian?

28.

Apa sajakah hambatan selama proses  penerimaan obat ?

Diinput gitu di sistem nomer faktur, tanggal faktur, item obatnya, sama nominalnya.

 Nanti kalo dokumen ini dikasih ke aku sama ke bagian keuangan karena nanti dibuat laporan faktur. dokumen pembelian itu biasanya oh kalo itu sih tiap hari ya dilaporin sih aku inputnya dari sistem gitu ke aku yang dari sistem ini bisa udah ada sistemnya nanti aku kamu liat, jadi petugas gudang tinggal input nama obatnya,  bikin print out data obat masuk itu tanggal, distributor, jumlah sama dulu kan uda ada tu di komputernya harga obat. nanti tinggal print. tinggal input aja pertabel kaya Dari hasil print tersebut kemudian nama obat, harganya berapa banyak disatukan dengan faktur dibelinya sama harga keseluruhan  pembelian dan itu disatuin gitu itu itu di input terus di print nanti sama nanti dilaporin ke kepala instalasi faktur fakturnya dikasih ke saya farmasi tiap hari Hambatannya ya paling sih kalo sejauh ini sih setau aku ngga ada ya akunya ngga ada, suka bingung

Informan 3 (GF-3)

No.

29.

30.

31.

Pertanyaan

Jawaban Informan 1 (GF-1) siapa yang harus nerima  barangnya, aku kan maunya jelas misalnya aku ngga ada siapa gitu yang nerima jadi kalo ada apa-apa gampang aku nyari taunya.”

Siapakah petugas yang  bertanggungjawab mengatur tata ruang semua aku (petugas gudang) yang dan menyusun stok obat di gudang lakuin farmasi RS Mulya setiap harinya ? kaya yang biasanya aja palingan FIFO sama FEFO aja sih. …terus yang tablet ya ditaruh dilemari yang itu bareng sama tablet yang lain, ya bareng sama Bagaimana sistem penyusunan obat injeksi juga sih hahaha terus yang yang dilakukan di gudang farmasi RS sirup di lemari itu khusus sirup Mulya? sama infusan deh. Kalo yang kaya salep, obat mata gitu-gitu aku taruhnya didepan sini aja.

Bagaimana dengan penggunaan kartu stock pada saat penataan obat?

Ruangan sih gini aja ya, emang harus gimana? Haha oh iya ya emang ada ya aku lupa haha. Yaa ngga keburu lah akunya kalo disuruh ngisi kartu

Informan 2 (GF-2)

 penyusunannya oleh petugas gudang farmasi ya

 penyusunannya oleh petugas gudang farmasi ya. ….sistem  penyusunannya kita pake FIFO sama FEFO, untuk FIFO yang masuk duluan dikeluarin duluan, kalo FEFO diliatnya dari yang expired untuk ruangan ya kita terima gitu aja ga ada pengaturan apa-apa kita juga sebenernya udah ada kartu stok obat buat gudang ya tapi ngga  berjalan karena memang

Informan 3 (GF-3)

No.

Pertanyaan

32.

Bagaimana hambatan yang terjadi selama proses penyusunan obat di gudang farmasi RS Mulya ?

33.

Siapa yang bertugas melakukan  pengeluaran obat dari gudang farmasi RS Mulya?

Jawaban Informan 1 (GF-1) stok gitu juga ini aja uda numpuk

Informan 2 (GF-2)  petugasnya juga tidak terbiasa untuk mengisi kartu stok seperti itu  jadi yang sejauh ini berjalan hanya kartu stok narkotika dan  psikotropika saja

narkotik sama psikotropik yang ada kartu stocknya jadi habis masuk obatnya aku catet berapa yang masuk, tanggal masuk sama nama distributornya di kartu stock …kalau untuk psikotropika dan narkotika sudah mulai dibiasakan untuk ditulis dikartu stock karena kita banyak kecolongan dan memang karena tidak terlalu  banyak jenisnya dan lemarinya terpisah jadi lebih mudah Karena pengorderannya setiap hari Masalahnya lemarinya juga cuma dan ordernya juga sedikit2, segitu aja jadinya ya susah kalo hambatannya itu, barang baru mau disusun dipisahin gitu. Ya disusun sudah harus dikeluarkan  jadi aku susun semuatnya aja deh lagi atau bahkan barang yang belum disusun sudah harus keluar lagi.” lagi.” Pengeluaran juga tugas aku (petugas gudang farmasi) tapi yang keluarin tetep petugas gudang abis ada permintaan dari unit karena semua harus melalui  biasanya permintaan pake surat surat  pendataan petugas gudang  permintaan gitu atau di buku defecta

Informan 3 (GF-3)

No.

Pertanyaan

34.

Bagaimana alur distribusi/pengeluaran obat dari gudang obat sampai ke unitunit lain di RS Mulya ?

35.

Bagaimana hambatan yang terjadi saat  proses pengeluaran obat?

Jawaban Informan 1 (GF-1) Mutasi itu paling sih pertamanya tuh semua unit termasuk apotik  bikin permintaan ke aku. Kalo dari unit palingan tu mintanya  pake surat permintaan unit tapi kalo dari apotik karena banyak kan pasti permintaannya makanya  pake buku defecta namanya. Nah Nah nanti permintaan mereka tu ak liat apa aja, terus aku bikin dulu daftarnya buat laporan juga sih semacam print out gitu print out mutasi abis itu baru deh siapin  barangnya terus dikasih ke apotik atau ke unit itu. Eh mereka sih yang aku suruh ambil soalnya agak ribet kalo aku yang ngater Hambatannya tu kalo waktu aku libur atau aku udah pulang kan suka tuh ya ada permintaan obat. karena ada kunci ganda yang ditinggal di apotik jadi petugas apotik suka ada yang ambil obat langsung ke gudang tanpa laporan ke aku dan tanpa mencatat

Informan 2 (GF-2)

Pengeluaran obat itu memang seharusnya melalui gudang ya karena memang kita menggunakan sistem satu pintu, maupun itu obat langsung kepasien, pengeluarannya  juga harus melalui gudang, terus  baru itu dimutasi kesini atau ke unit lain. Jadi digudang ada pencatatan  barang masuk. Meskipun pada saat itu orang gudangnya tidak ada, kalo ada barang masuk dan keluar harus tetap melalui gudang terlebih dahulu jadi nanti rita (petugas gudang) mencatatnya setelah  barang datang atau keluar itu tadi atau kepending pencatatannya

Hambatan sih sepertinya ada di  pencatatan pengeluaran ya jadi suka  pengaruh ke jumlah stok gitu aja sih

Informan 3 (GF-3)

No.

36.

37.

Pertanyaan

Informan 1 (GF-1) apapun jadi aku bingung pas  pendataannya suka ada yang lebih atau kurang gitu defecta mungkin di buku defecta  juga tercantum tu obat yang dikeluarin sama aku apa aja tapi ada juga permintaan unitnya gimana dan biasa kita minta lampirin surat permintaan dari situ juga kan buat data obat Bagaimana proses pencatatan buku keluarnya jadi gampang input  pengeluaran obat dan pelaporan dalam dikomputer. .nanti inputnya liat  pelaksanaan distribusi/pengeluaran ditabel jumlah keluar. obat? Kadang obat yang dikeluarin ngga sesuai sama yang diminta. Bisa lebih banyak atau malah kurang, liat persediaannya dulu kan harus diimbangin. Tapi tetep ditulis berapa yang dikeluarin kalo ngga sama. Bagaimana proses pencatatan surat surat bukti barang keluar biasanya  bukti pengeluaran obat dan pelaporan isinya nama obat, jumlah yang dalam pelaksanaan dikeluarin sama harga. Itu kan distribusi/pengeluaran obat? uda ada sistemnya jadi aku

Jawaban Informan 2 (GF-2)

…buku itu kita bilangnya defecta  jadi emang sih seharusnya ada itu  buku pengeluaran lagi tapi sama aja kaya buku defecta isinya. Disitu nanti ada nama obat, jumlah yang diminta, jumlah yang dikeluarkan sama orang gudang sama ada nama unit yang dituju. Buku itu setiap hari diisi sama yang minta dan sama petugas gudangnya

Kita nyebutnya mutasi, jadi itu tinggal print aja dari sistem komputer enak tinggal input datanya aja. Data obat nya, yang

Informan 3 (GF-3)

No.

Pertanyaan

Jawaban Informan 1 (GF-1) tinggal input terus diprint rangkap 2. Satu buat aku satu buat unit, namanya mutasi. Diperiksanya harian kalo mutasi gitu sama Kepala Instalasi Farmasi

Informan 2 (GF-2) mau dikeluarin nanti harga muncul otomatis itu diprint buat laporan ke aku sama arsip unit

Informan 3 (GF-3)

harusnya satu dipegang unit buat arsip kalau ada missing tapi sepertinya unit masih mengabaikan ituhaha

38.

Siapa yang bertanggung jawab … bareng-bareng sih mulai dari Bagian keuangan didampingi saya melaksanakan stock opname di gudang aku, kepala instalasi farmasi sama (Kepala Instalasi Farmasi) sama farmasi RS Mulya?  bagian keuangan.  petugas gudang

39.

Kapan pelaksanaan stock opname di gudang farmasi dilakukan?

Biasanya sih 3 bulan sekali, tapi ngga tentu juga sih

3 bulan sekali atau sesuai edaran direktur RS

40.

Bagaimana proses stock opname obat yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya?

Stock opname tu kaya nyamain  barang gitu sih, yang fisiknya ada digudang sama yang ada di data komputer nah biasanya bisa

Stok opname itu sebenernya kita kaya diaudit ya. Orang keuangan akan memeriksa kecocokan dikomputer jumlahnya ada berapa

…..biasanya …..biasanya bagian keuangan tapi nanti kita juga rolling siapa yang harus stock opname disana terus  juga harus ada kepala instalsi farmasinya sama petugas gudangnya itu. Kalo kita 3 bulan sekali untuk keseluruhan gudang tapi untuk yang sampel random itu sebulan sekali Kalau stock opname itu kan kita mencocokkan ya antara  jumlah fisik obat nih yang ada digudang tu berapa

No.

41.

42.

Pertanyaan

Jawaban Informan 1 (GF-1) seharian kalo stock opname soalnya kan obatnya banyak  banget yah. Disamain deh tu ya satu-satu sama si orang yang stock opnamenya, biasanya keuangan tu

Untuk dokumen penerimaan yang sama faktur, laporan mutasi sama  buku defecta atau buku-buku  permintaan itu aku (petugas gudang) harus laporin setiap hari ke Kepala Instalasi Farmasi. Tapi Bagaimana untuk pelaporan dokumen kalo kartu stok induk yang berkaitan dengan penyimpanan diperiksanya per minggu aja. Nah obat? kalo stock opname sama laporan faktur yang buat kepala instalasi farmasi. Laporan stok opnamenya itu dilaporin abis stok opname Cuma aku ngga tau ke siapa, yang faktur sebulan sekali pas akhir  bulan Menurut anda, mengapa ada perbedaan ada aja ya pasti yang beda kadang

Informan 2 (GF-2) dan stok obat fisiknya ada berapa dan harus sesuai jumlahnya kalo sampe ada selisih dicari tau selisihnya itu kemana sampe ketemu jawabannya nanti kita lihat  berapa persen selisihnya apakah apakah masih bisa ditoleransi dari berapa item yang kita cek selisihnya  berapa

Informan 3 (GF-3)  jumlahnya sama yang ada di sistem atau datanya petugas gudang itu. Kita lihat tu yah sesuai atau enggak. Kalo sampai ada yang ngga sama ya kita suruh analisis tu sama mereka kenapa bisa ngga sama begitu kan seharusnya sama dong

yang aku buat kan laporan stok opname itu setiap abis kegiatan stok opname biasanya seminggu sampai sebulan setelah stok opname dilaporin ke kadiv pelayanan sama ke bagian keuangan terus ke direktur RS. Buat laporan faktur cuma dilaporin ke bagian keuangan setiap akhir bulan. Terus aku ngecek persediaan tiap seminggu sekali sisanya setiap hari aku minta laporannya buat permintaan sama mutasi

untuk laporan mutasi ya itu dilaporin pasti ke direktur setelah laporan saya terima habis stock opname itu

….biasanya suka beda hasilnya tu

itu biasanya kalo ngga sama

No.

Pertanyaan

antara jumlah stock obat di pencatatan dengan stock fisik obat di gudang farmasi?

43.

Bagaimana pencatatan hasil stock opname yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya ?

Jawaban Informan 1 (GF-1) karena ada yang ga kecatet kaya yang tadi aku bilang misalnya ngambil ga ada aku suka pada seenaknya aja nyatet dimana dimana malah kadang ga nyatet  jadi aku juga ribet

Informan 2 (GF-2) suka pada saat obat keluar gitu misalnya ada yang kelupaan dicatet  jadi gitu missing datanya

Yang mencatat itu bagian Itu ditulis jumlah fisiknya sama keuangan kita cuma ditanya tanya selisihnya sama bagian keuangan aja sama ngasih print out data dari nanti abis itu kita analisis sistem komputer

Informan 3 (GF-3) tu ya apa si petugas tu ngga nyatetin tu apa aja yang keluar obatnya, atau pas ada obat dateng nih si petugas kesibukan jadi lupa inputin datanya atau bisa juga adabarang yang bukan milik gudang barang contoh misalnya eh masuk di taruh dilemari bareng sama barang gudang ya jadi rancu  pencatatannya. Harusnya  petugasnya kan bisa lebih teliti dan tidak ceroboh kalau  bekerja seperti itu jadi kita  juga bisa dapet hasli nya  pasti Stok opname kita yang nulisin tu jumlahnya ya.

 Nanti kita ngisi jumlah fisik nya berapa karena kan yang kartu stock itu uda keisi otomatis ya pas di print. Sama bagian selisih

No.

Pertanyaan

Jawaban Informan 1 (GF-1)

Informan 2 (GF-2)

Bagaimana pelaporan hasil stock opname yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya ?

Laporannya nanti kayanya sih dilaporinnya ke dokter anisa kan dia kadiv pelayanannya kayanya sih gitu hahaha soalnya aku ngga tau no kalo laporannya gimana.

Laporannya nanti abis aku buat dikasih ke dr. anisa, terus ke bagian keuangan sama ke direktur

45.

Menurut anda, mengapa ditemukan  banyak obat kadaluarsa di gudang farmasi RS Mulya?

…aku juga males meriksa obat yang ED gitu karena letak obatnya ga beraturan kan kalo ngecek satu-satu lama

hanya kalau ditemukan disingkirkan saja nanti setealah stock opname baru kita data. Ya memang belum ada pendataan yang rutinnya jadi kamu tadi kan data sendiri haha

46.

Mengapa bisa terjadi death stock atau stock mati di gudang farmasi RS Mulya?

 biasanya kalo ngga dipake lagi itu karena bermasalah, ya sama dokter atau perusahaan obat. misalnya kontrak dokter sama  perusahaannya udah ngga

…itu kebiasaan dokter jadi diliat  juga kan dari penyakitnya gimana yang lagi sering sakit apa ya obatnya yang keluar nyesuain aja

44.

Informan 3 (GF-3)  barangnya itu kita isi nanti kalau harganya itu setelah kita selesai kita kasih form ini ke petugas gudangnya nanti dia sama kepala instalsinya itu bu vera yang mengisi tu ini harga harganya buat nanti laporin lagi ke kitanya.

Dilaporin ke kita yah nantinya itu tu dari apotekernya terus nanti kita kasih ke direktur.

No.

Pertanyaan

Jawaban Informan 1 (GF-1) diperpanjang. Atau ya karena trend penyakitnya aja jadi obatnya belum dipake-pake lagi …semuanya kan sama aja, kita mesen obatnya juga ga lama  jaraknya. Datengnya juga ga beda lama sih jadi pasti tanggal ED nya sama aja. Jadi mau pake FIFO FEFO atau ngga ya sama aja

47.

Mengapa dalam kegiatan pengeluaran obat petugas tidak menggunakan sistem FIFO atau FEFO?

48.

Bagaimana pengisian kartu induk obat gudang farmasi?

ini kartu induk persediaan adanya disistem aja sih paling dan langsung connect ke komputer bu vera jadi bisa langsung dicek

Bagaimana pengisian kartu stok obat?

iya ya ada sih tapi tuh di map aja ngga pernah diisi soalnya aku ga ada waktu buat ngisinya ketumpuk kerjaan yang lain soalnya

49.

Informan 2 (GF-2)

ya mungkin karena petugas gudangnya merasa tanggal ED nya sama ya karena tiap obat dateng waktu nya juga paling selang 3 hari kan, ya harusnya sih tetep dilakuin FIFO sama FEFO ya ada di komputer kalo stock opname nanti kita print oh sama pas laporan ke aku diprint nanti di satuin dalam map gitu datanya itu. Isinya nama obat jumlah obat harga satuan sama harga total kita juga ada kartu stock obat tapi ga berjalan sih ya pencatatannya. Di kartu stock tu ada data nama obat, jumlah obat masuk, keluar sama sisanya dan harusnya itu diisi semua ya kalo ada obat masuk atau keluar

Informan 3 (GF-3)

 Lampiran 4 MATRIKS TRIANGULASI DATA Sumber Data No.

Data

Hasil Observasi

1.

Wawancara

Telaah Dokumen

Sumber Daya Manusia Jumlah SDM gudang farmasi :

a.

Jumlah SDM

 b. Kedisiplinan SDM

Hanya terdapat 1 orang  petugas gudang farmasi farmasi dan seorang apoteker yang bertanggung jawab terhadap gudang farmasi

1 orang petugas gudang yang mengurusi semua kegiatan penyimpanan dan ini dirasa informan masih kurang cukup dan kurang ideal.

- Biasa petugas datang

- Petugasgudang

10 atau 5 menit sebelum jam kerjanya. - Ada beberapa poin dalam SOP  penerimaan obat dan  penyusunan obat yang tidak dilakukan sesuai dengan SOP yang ada. - Ada beberapa tugas seperti penyusunan obat ke rak

merasa tidak sanggup  jika harus bekerja mengikuti jam yang ditetapkan pihak manajemen RS karena  petugas gudang masih melanjutkan  pendidikannya, sehingga jadwal kerja disesuaikan dengan  jadwal petugas. - Terkadang petugas lupa poin dalam SOP

Berdasarkan SOP Instalasi Farmasi disebutkan bahwa petugas gudang farmasi terdiri dari 1 orang petugas gudang yang harus bertanggung jawab kepada Kepala Instalasi Farmasi sebagai  pemegang tanggung jawab gudang gudang farmasi

Berdasarkan SOP Instalasi Farmasi Bagian Pelaksana Tugas Gudang Farmasi RS Mulya disebutkan bahwa: - Petugas gudang farmasi bekerja mulai dari pukul 09.00-18.00 - Petugas gudang harus bekerja sesuai dengan SOP yang berlaku

- 1 orang petugas gudang - 1 orang penanggung  jawab gudang yang merangkap sebagai Kepala Instalasi Farmasi Jumlah ini dirasa masih kurang cukup ideal untuk melaksanakan seluruh kegiatan penyimpanandi gudang farmasi RS Mulya. Dilihat dari jam kedatangan  petugas, petugas gudang sudah sudah datang selalu tepat waktu, namun jam kerja petugas tidak  bisa mengikuti aturan yang sudah ditetapkan pihak manajemen RS Mulya. Deskripsi kerja petugas hingga saat ini masih simpang siur dan petugas sering mendapat tugas tambahan diluar tugas yang tertera dalam deskripsi kerjanya sehingga petugas

Sumber Data No.

Data

Hasil Observasi

 penyimpanan setelah diterima yang terkadang ditundatunda

Wawancara

Telaah Dokumen

yang sudah ditetapkan sehingga petugas tidak melaksanakan poin dalam SOP tersebut. - Banyaknya pekerjaan yang tertunda diakibatkan deskripsi kerja yang simpang siur dan banyaknya tugas yang harus di handle oleh handle oleh petugas.

sering menunda pekerjaannya untuk mengerjakan tugas lain yang diberikan padanya.

- Pendidikan terakhir

c.

Kesesuaian Keterampilan dan Pengetahuan SDM terkait pekerjaannya

- Petugas tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugasnya.

 petugas gudang adalah SMF (Sekolah Menengah Farmasi) - Petugas tidak merasa kesulitan dalam melaksanakan tugas yang diberikan  padanya - Keterampilan dan  pengetahuan petugas masih dinilai standar sehingga masih dibutuhkan pelatihan tentang cara  penyimpanan obat yang baik bagi  petugas.

-

Petugas gudang farmasi sudah memiliki keterampilan dan  pengetahuan yang cukup cukup  berkaitan dengan kegiatan  penyimpanan obat, meskipun meskipun masih membutuhkan pelatihan terkait cara penyimpanan obat yang baik.

Sumber Data No.

2.

3.

4.

Data

Anggaran

Prosedur

Dokumen

Hasil Observasi

Wawancara

Telaah Dokumen

Tidak dapat diobservasi

Tidak tersedia anggaran untuk penyimpanan obat

Tidak terdapat dokumen berkaitan dengan anggaran penyimpanan obat

Dokumen SOP sudah tersedia dan disimpan di unit Instalasi Farmasi RS Mulya, SOP  penyimpanan menyatu dengan SOP Pelayanan Instalasi Farmasi.  Namun, belum sepenuhnya dilaksanakan oleh  petugas gudang farmasi. farmasi. SOP terdiri dari : - SOP tugas petugas gudang farmasi - SOP Penerimaan Obat - SOP Pengaturan Penyusunan Obat - SOP Pengeluaran Obat - SOP Stock Opname Obat Dokumen penyimpanan yang tersedia di gudang farmasi terdiri dari : - Buku Harian Penerimaan Obat

Tidak ada anggaran khusus yang disediakan pihak manajemen RS Mulya untuk  penyimpanan obat.

SOP sudah dibuat dan SOP yang berkaitan dengan penyimpanan disosialisasikan kepada di gudang farmasi berdasarkan Surat  petugas gudang farmasi Keputusan Direktur RS Mulya tentang dan seluruh petugas di Pelayanan Instalasi Farmasi unit instalasi farmasi saat  No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/II/2012  No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/II/2012 rapat bulanan. terdiri dari : Pembuatan SOP - SOP tugas petugas gudang farmasi  berkaitan dengan - SOP Penerimaan Obat  penyimpanan gudang - SOP Pengaturan Penyusunan Obat sudah disesuaikan - SOP Pengeluaran Obat dengan keadaan - SOP Stock Opname Obat digudang farmasi.

Sudah terdapat SOP yang  berkaitan dengan  penyimpanan obat di gudang gudang farmasi namun belum sepenuhnya dilaksanakan oleh  petugas gudang farmasi. farmasi.

Dokumen yang tersedia terdiri dari : - Buku Harian Penerimaan Obat - Buku Harian

Dokumen yang tersedia masih ada yang belum diisi secara rutin oleh petugas gudang farmasi RS Mulya.

- Buku Harian Penerimaan Obat

-

Berisi: nomor faktur, nama distributor, hari/tanggal barang diterima dan total pembelian. Buku Harian Pengeluaran Obat/

Sumber Data No.

Data

Hasil Observasi

Wawancara

- Buku Harian

-

Pengeluaran Obat/ Buku Defecta Kartu Induk Persediaan Kartu Stock Obat Surat Bukti Barang Keluar Dokumen Hasil Stock Opname

 Namun untuk buku buku harian penerimaan dan kartu stok obat seringkali tidak diisi oleh petugas.

5.

Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasana yang terdapat digudang farmasi masih belum cukup dan belum sesuai dengan pedoman  penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010.

-

Pengeluaran Obat/ Buku Defecta Kartu Induk Persediaan Kartu Stock Obat Surat Bukti Barang Keluar Dokumen Hasil Stock Opname

Semua dokumen  penyimpan yang tersedia sudah mencukupi untuk kegiatan penyimpanan, namun masih tetap membutuhkan kartu stok untuk melengkapi  pencatatan.

Sarana dan prasarana  penyimpanan masih dinilai informan kurang cukup, dengan sarana dan  prasarana penyimpanan yang ada sekarang  petugas masih merasa kesulitan dalam melakukan penyimpanan

Telaah Dokumen

-

-

-

-

Buku Defecta, berisi :  Nomor, nama obat yang diminta oleh unit, jumlah yang tersisa di unit,  jumlah yang diminta dan ttd petugas yang meminta serta petugas gudang. Kartu Induk Persediaan Berisi : nama obat, distributor dan  jumlah persediaan obat di gudang Kartu Stock Obat Berisi : tanggal keluar obat, tanggal masuk obat, jumlah obat masuk,  jumlah obat keluar. Surat Bukti Barang Keluar Berisi : unit yang dituju, tanggal obat keluar, nama petugas, nama obat,  jumlah obat yang dikeluarkan, harga harga obat dan total harga obat yang keluar. Dokumen Hasil Stock Opname Berisi : tanggal stock opname, jumlah obat kadaluarsa/rusak, jumlah dan nama obat yang tidak sesuai  jumlahnya serta tanda tangan kepala instalasi farmasi

-

Sarana dan prasarana  penyimpanan masih kurang memadai dan kurang sesuai dengan pedoman  penyimpanan obat yang dibuat dibuat oleh Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010. Keterbatasan ini menghambat kegiatan penyimpanan di

Sumber Data No.

Data

Hasil Observasi

6.

7.

Penerimaan Obat

Penyusunan Obat

Pada kegiatan peneriaan obat petugas hanya memeriksa kesesuaian  jumlah obat yang datang, pada faktur dan  jumlah obat yang dipesan saja petugas tidak melakukan  pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa dan keadaan obat yang baru datang. Seharusnya  petugas juga melakukan  pencatatan pada buku  penerimaan obat namun  petugas tidak melakukannya. Kegiatan penyusunan obat yang dilakukan di gudang farmasi belum memperhatikan urutan abjad obat dan belum memperhatikan jenis. Penyusunannya hanya dipisahkan berdasarkan sediaan obat (sirup, tablet dan injeksi) namun peletakknya masih belum terpisah. Obat yang diletakkan di lantai belum

Wawancara

Telaah Dokumen

obat di gudang farmasi.

gudang farmasi.

Kegiatan penerimaan yang dilakukan terdiri dari : - Pemeriksaan kesesuaian jumlah  barang yang datang dengan faktur - Pemeriksaan kesesuaian jumlah  barang yang datang dengan surat  pemesanan - Kemudian diinput ke sistem kartu stok induk

Tidak ada pengisian terhadap buku harian  penerimaan obat. Hanya melakukan input pada sistem kartu induk persediaan obat.

Penerimaan obat yang dilakukan di gudang farmasi  belum sesuai dengan SOP yang ditetapkan RS Mulya,  petugas tidak melakukan  pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa dan keadaan obat yang baru datang. Seharusnya  petugas juga melakukan  pencatatan pada buku  penerimaan obat namun  petugas tidak melakukannya.

-

Penyusunan obat belum sesuai dengan sistem yang dibuat oleh pedoman dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010.

Obat-obatan belum disusun berdaskan abjad ataupun jenis dikarenakan jumlah lemari obat yang belum mencukupi. Selain itu dikarenakan petugas tidak memiliki banyak waktu untuk melakukan  penyusunan obat di lemari.

Sumber Data No.

Data

Hasil Observasi

Wawancara

Telaah Dokumen

menggunakan pallet. Lemarinya disusun membentuk satu garis lurus tanpa sekat dan  berlorong.

8.

9.

Pengeluaran Obat

Stock Opname Obat

Pengeluaran obat dilakukan oleh petugas Kegiatan pengeluaran gudang farmasi atas obat yang dilakukan  permintaan dari unit yang oleh petugas gudang membutuhkan dengan yaitu pemeriksaan menggunakan sistem 1  jumlah obat yang  pintu. kegiatan diminta pada buku  pengeluaran terdiri dari : defecta/pengeluaran, yaitu pemeriksaan jumlah memeriksa jumlah stok obat yang diminta pada obat di gudang,  buku defecta/ menyiapkan obat yang  pengeluaran, memeriksa diminta, menghubungi  jumlah stok obat di  petugas gudang dan gudang, menyiapkan obat mencetak surat yang diminta,  pengeluaran obat. menghubungi petugas gudang dan mencetak surat pengeluaran obat. Kegiatan stock opname Merupakan audit merupakan kegiatan terhadap kesesuaian  pemeriksaan kesesuaian  jumlah obat di gudang.  jumlah obat dengan dilakukan setiap 3 bulan  pencatatan yang ada. sekali atau berdasarkan Dilakukan oleh bagian keputusan direktur RS. keuangan RS. Kegiatannya terdiri dari : Kegiatannya terdiri dari: - Mencetak data - Mencetak data

Dokumen pengeluaran terdiri dari buku harian pengeluaran obat dan surat  pengeluaran obat yang biasa disebut disebut mutasi obat. kedua dokumen ini selalu diisi secara rutin setiap kali obat dikeluarkan.

Meskipun kegiatan  pengeluaran obat yang dilakukan di gudang farmasi menggunakan sistem 1 pintu dan pencatatannya dilakukan secara ruti, namun terkadang masih ada pencatatan yang salah terutama pada obatobatan yang dibeli secara cito sehingga menyebabkan terkadang jumlah obat tidak sesuai.

Berdasarkan SOP stock opname gudang seharusnya dilakukan setiap 2 bulan sekali tanpa harus menunggu perintah dari Direktur RS. Kegiatannya terdiri dari: - Menyamakan jumlah stok di gudang dengan data - Mengecek dan mencatat obat rusak/kadaluarsa

Pelaksanaan stock opname  belum sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan dan  pembuatan laporan stock opname pun terkadang terlambat.

Sumber Data No.

10.

11.

Data

Pelaporan Dokumen Obat

Obat Kadaluarsa/Rusak

Hasil Observasi

Wawancara

 jumlah obat dari kartu persediaan induk - Menyamakan  jumlah stok di gudang dengan data yang dicetak - Mengecek dan mencatat obat rusak/kadaluarsa - Memberikan hasil tersebut ke kepala instalasi farmasi untuk selanjutnya dibuat laporan. Pelaporan dokumen yang berkaitan dengan  penyimpanan dilakukan secara berkala meskipun  pada pelaksanaanya masih belum tepat waktu (dapat dilihat pada lampiran tabel observasi) Jumlah obat kadaluarsa yang ditemukan di gudang farmasi selama  bulan Mei 2014 adalah 23 jenis dan 2 jenis obat yang dalam keadaan rusak. Sementara itu total jenis obat

 jumlah obat dari kartu persediaan induk - Menyamakan jumlah stok di gudang dengan data yang dicetak - Mengecek dan mencatat obat rusak/kadaluarsa - Membuat laporan stok opname.

Telaah Dokumen

Pelaporan-pelaporan tersebut dilakukan secara  berkala dan selalu dilakukan secara rutin oleh petugas gudang farmasi.

-

Pelaporan dokumen yang  berkaitan dengan  penyimpanan dilakukan secara  berkala dan pada  pelaksanaanya masih belum dilakukan secara tepat waktu.

Terdapat obat yang kadaluarsa dan rusak di di gudang farmasi namun untuk jumlahnya tidak diketahui karena belum ada stock opname gudang farmasi di bulan ini. obat kadaluarsa

Belum ada data obat kadaluarsa dan rusak untuk periode bulan Mei 2014. Total obat di gudang farmasi berdasarkan formularium obat adalah 1032 jenis obat.

Jumlah obat kadaluarsa dan rusak adalah sebanyak 25 jenis obat dari 1032 obat yang terdapat digudang farmasi RS Mulya dan besarnya kerugian mencapai 5.651.633 rupiah.

Sumber Data No.

Data

Hasil Observasi

seluruhnya yang terdapat di gudang farmasi adalah 1032 jenis obat.

12.

13.

Obat Death Stock

Jumlah obat death stock yang ditemukan di gudang farmasi selama  bulan Mei 2014 adalah 14 jenis obat. Sementara itu total jenis obat seluruhnya yang terdapat di gudang farmasi adalah 1032 jenis obat.

Jumlah obat fast moving yang tidak sesuai  pencatatan dengan  jumlahnya adalah 12 Kesesuaian Jumlah Stok  jenis obat. Sementara itu Obat (Catatan dan total jenis obat fast Fisik) moving seluruhnya yang terdapat di gudang farmasi adalah 52 jenis obat.

Wawancara

Telaah Dokumen

menurut informan terjadi karena tidak pernah dilakukan pemeriksaan oleh petugas gudang secara berkala sehingga  jika ada obat kadaluarsa/ rusak baru dapat diketahui saat stok opname obat. Tidak pernah ada  pemeriksaan terhadap obat death stock dan tidak pernah ada  penyelidikan terhadap Dari resep yang dikeluarkan selama 3 obat death stock. Namun  bulan terakhir diketahui sebanyak sebanyak 14  biasanya death stok  jenis obat tidak mengalami transaksi. terjadi karena dokter/unit Total obat di gudang farmasi berdasarkan menghentikan pemakaian formularium obat adalah 1032 jenis obat. obat tersebut dan menggantinya dengan obat jenis lain atau karena trend penyakit. Pemeriksaan kesesuaian  jumlah hanya dilakukan Berdasarkan hasil telaah pada surat saat stok opname.  pemesanan obat instalasi farmasi terdapat Menurut informan 52 jenis obat yang sering dipesan dan  biasanya ketidak sesuaian masuk dalam kategori obat fast moving. ini terjadi karena petugas Dari hasil telaah dokumen kartu stock gudang lupa melakukan induk diketahui terdapat 12 jenis obat  pencatatan saat obat yang tidak sesuai jumlahnya antara keluar atau ada obat  pencatatan dengan stock fisik di gudang. gudang. sampel yang masuk

Jumlah obat death stock yang ditemukan di gudang farmasi selama bulan Mei 2014 adalah 14 jenis obat atau sebesar 1,36%. Hal ini dikarenakan dokter/unit menghentikan  pemakaian obat tersebut dan menggantinya dengan obat  jenis lain atau karena trend  penyakit Jumlah obat fast obat fast moving  yang  yang tidak sesuai pencatatan dengan  jumlahnya di gudang farmasi farmasi adalah sebanyak 12 jenis obat atau nilai ketidaksesuaiannya sebesar 23,1%. Hal ini dikarenakan terkadang karena  petugas gudang lupa melakukan pencatatan saat obat keluar atau ada obat

Sumber Data No.

14.

Data

Sistem Pengeluaran FIFO/FEFO

Hasil Observasi

Wawancara

Belum menerapkan sistem FIFO/FEFO saat melakukaan pengeluaran obat. petugas hanya mengambil obat yang  berdasarkan urutan yang  paling depan. Sementara itu, penyusunan obat di lemari penyimpanan  juga belum berdasarkan sistem FIFO/FEFO

kedalam pencatatan dan karena tidak diberlakukannya sistem kartu stock obat. Pengeluaran obat dilakukan berdasarkan urutan obatnya saja yang  paling depan keluarin duluan atau sesukanya saja. Hal ini dilakukan karena menurut informan tanggal kadaluarsa obat sama saja karena tanggal  pemesanannya tidak  berbeda jauh.

Telaah Dokumen

sampel yang masuk kedalam  pencatatan dan karena tidak diberlakukannya sistem kartu stock obat.

-

Belum menggunakan sistem FIFO/FEFO hal ini dikarenakan petugas menganggap tanggal kadaluuarsa obat semuanya sama saja.

 Lampiran 5 Daftar Jenis Obat Rusak dan Kadaluarsa di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014) Tanggal Expired

No.

Nama Obat

Jumlah

Harga Beli

1

Juni 2013

2

box

Rp

506,000

Rp

1,012,000

2

Lanmer Meropenem Injeksi 1 gr Ceftizoxime Injeksi

Februari 2013

2

box

Rp

275,000

Rp

550,000

3

Danocrine 200 mg

Maret 2013

100

Caps

Rp

11,447

Rp

1,144,700

4

Cholespar 20 mg tab

Maret 2013

1

box

Rp

632,500

Rp

632,500

5

Thrumbo Aspilets

April 2013

1

box

Rp

86,625

Rp

86,625

6

Ceteron 4 Injeksi

Februari 2013

1

box

Rp

121,733

Rp

121,733

7

Dumin 250 mg/4ml

Juli 2013

1

tube

Rp

18,700

Rp

18,700

8

Mikaject 500 Injeksi

Mei 2013

1

vial

Rp

178,750

Rp

178,750

9

Adona (AC-17) Injeksi

Juli 2013

1

vial

Rp

26,732

Rp

26,732

10

Catapres 150 mcg/ml

Juli 2013

1

vial

Rp

48,146

Rp

48,146

11

Fargoxin Digoxin

September 2013

1

vial

Rp

41,100

Rp

41,100

12

Morfina Injeksi

September 2013

1

vial

Rp

10,498

Rp

10,498

13

Epinehrine Injeksi

Januari 2013

9

vial

Rp

3,022

Rp

27,198

14

Januari 2013

1

vial

Rp

297,000

Rp

297,000

15

Herbesser Powder Injeksi Kalmetasone

Juni 2013

1

vial

Rp

5,830

Rp

5,830

16

Pectocil

Februari 2014

1

Stripe

Rp

32,083

Rp

32,083

17

Ewmoa

Mei 2014

10

Caps

Rp

39,800

Rp

398,000

18

Medi-Klin TR Sacet

Maret 2014

1

box

Rp

38,700

Rp

38,700

19

Buscotica Injeksi

Juli 2013

1

box

Rp

165,000

Rp

165,000

20

Vomerin Domperidon

Juli 2013

2

box

Rp

132,000

Rp

264,000

21

Novosta 20

Januari 2014

1

box

Rp

316,250

Rp

316,250

22

Prenamia

Juni 2013

1

box

Rp

112,063

Rp

112,063

22

Ostelox 7,5 Tablet

April 2014

1

box

Rp

124,025

Rp

124,025

Total

Total

Rp 5,651,633

Perhitungan Persentase Obat Rusak dan Kadaluarsa ℎ    /    

22 1032

x 100 %

= 2,2 %

x 100 %

 Lampiran 6 Daftar Jumlah Obat Fast Moving dan Kesesuaian K esesuaian Jumlahnya di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014)

No.

Nama Obat

Stok Fisik di Gudang

Data Stok di Komputer

Selisih

1

Imunos Plus

4

botol

4

botol

0

2

Imunos

2

botol

2

botol

0

3

Orezinc sirup

0

4

Elkana

2

5

L-Zinc

0

6

Zamel

4

7

Apialys sirup

0

8

Benutrion Ev. Infus

12

botol

16

botol

-4

9

Sanmol Infus

28

botol

29

botol

-1

10

Dehidralyte

36

botol

36

botol

0

11

Sanmol drop

0

0

0

12

Lapicef 250

0

0

0

13

Lapicef 125

0

0

0

14

Amoxan forte

0

0

0

15

Amoxan sirup

0

0

0

16

Sanmol tablet

0

17

Cefila drop

0

18

Promavit

19

Imunos tablet

0

0

0

20

Imunos Plus tablet

0

0

0

21

Provital tablet

0

0

0

22

Imboost Force tablet

30

tablet

0

tablet

30

23

Elkana CL sirup

2

botol

2

botol

0

24

Amoxan sirup

0

botol

0

0

25

Amoxan forte

0

0

0

26

Asam Mefenamat

0

0

0

27

Mefinal 250 mg tablet

0

0

0

28

Mefinal 500 mg tablet

0

0

0

29 30

Omeprazole Omeprazole tablet Lansoprazole Lansoprazole tablet

0 0

150 -150

31

Trilac

0

0

32

Ataroc

200

33

Alegi tablet

0

0

0

34

Tramenza Tramenza tablet

0

0

0

120

0 botol botol

0

2

botol

0

-1

botol

-1

4

botol

0

0

tablet

100

0

tablet

0 Capsul

tablet

120

200

-100 0

Capsul

tablet tablet

0

-150 -150 0

tablet

0

35

Provital plus

0

36

Sumagesic Sumagesic tablet

37

Lameson Lameson 4mg Injeksi

0

38

Metvell tablet

90

tablet

90

tablet

0

39

Acran 300 tablet

60

tablet

90

tablet

-30

40

Gastrolan tablet

40

tablet tablet

40

tablet

0

41

Clindamycin 300 tablet

0

0

0

42

Cefixime 100

0

0

0

43

Cefixime 200

0

0

0

44

Vomistop FT

30

tablet

30

tablet

0

45

L-Bio

30

tablet

30

tablet

0

46

Lameson Lameson 8 tablet

0

tablet

100

tablet

-100

47

Lameson Lameson 16 tablet

0

tablet

100

tablet

-100

48

Ondansetron 8 ml Injeksi

90

ampul

0

ampul

90

49

Ketopain injeksi

25

ampul

25

ampul

0

50

Gracef Injeksi

10

box

10

box

0

51

Topazol Injeksi

4

ampul ampul

4

ampul

0

52

Oxyla Injeksi

40

ampul

40

ampul

0

53

Pantoprazole Injeksi

0

ampul

28

ampul

-28

200

-50 tablet

200

-50 tablet

0

0 0

Perhitungan Ketidaksesuaian Jumlah Obat di Gudang Farmasi RS Mulya

ℎ           12 52

x 100 %

x 100 % = 23,1 %

Perhitungan Kesesuaian Kesesuaian Pencatatan Obat di Gudang Farmasi RS Mulya ℎ          40 52

x 100 % = 76,9 %

x 100 %

 Lampiran 7 Daftar Obat Death Stock di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014)

No

Nama Obat

Jumlah Stock

1

Meropenom Injeksi

4

Vial

2

Fluconazole

6

Dus

3

Cabiven

6

Vial

4

Manitol Infus

20

Botol

5

Albuman Infus

100

Botol

6

Triofusin

5

Vial

7

Kidmin 7,2 Infus

3

Vial

8

 Nimotop Infus

1

Vial

9

Pan-Amin Infus

6

Vial

10

Becomzer Capsule

3

Box

11  Nutrimama 1 12  Nutrimama 2

2

Box

3

Box

13  Nutrimama 3 14 Vitamin A 6000 SI

2

Box

2

Botol

Perhitungan Obat Death Stock di Gudang Farmasi F armasi RS Mulya

ℎ    ℎ     

14 1032

x 100 %

x 100 % = 1,36 %

 Lampiran 8

Ruang Gudang Farmasi RS Mulya

Me a Ke Ker a Pet Petu u as Gud Gudaan Farm armasi

Lemari Penyimpanan Obat & Dokumen

Pintu Pintu Ruan Ruan Guda Gudan n Farm Farmas asii

Rak Penyimpanan Obat Gudang

Ventilasi/Jendela Ventilasi/Jendela Ruang Gudang

Kond Kondis isii Pend Pendin in in Rua Ruan an Guda Gudan n

Pen Pen atur atur Suhu Suhu Ruan Ruan an

Dok Dokumen umen Pen Pen im anan anan Oba Obatt

Kartu Stok Obat Obat Gudan Gudan Farmasi Farmasi

Surat Obat Keluar/ Mutasi Obat

Buku Pengeluaran Obat

Laporan Stok Opname

Buku Harian Penerimaan Obat

Kartu Stok Induk Gudang Farmasi

Obat Rusak/Kadaluarsa Rusak/Kadaluarsa