Tugas dan Kewajiban Unsur-unsur Organisasi Kontraktor
1. Kepala Proyek
a. Tugas kepala proyek
1. Mengkoordinir bagian-bagian di bawahnya dan menjamin pelaksanaan
pekerjaan sesuai spesifikasi yang ditentukan oleh pihak pengguna jasa
serta mengoreski bila ada review design,
2. Mengkoordinir pelaksanaan penyelesaian keluhan pelanggan dan
bertanggungjawab terhadap pelaksanaan penyelesaian produk yang tidak
sesuai,
3. Mendata perubahan-perubahan pelaksanaan terhadap kontrak,
4. Melakukan tindakan koreksi dan pencegahan yang telah direkomendasi
pengendalian sistem mutu,
5. Menghentikan pelaksanaan pekerjaan yang tidak memenuhi standar mutu
yang telah ditetapkan,
6. Membuat laporan-laporan yang telah ditetapkan perusahaan dan laporan-
laporan lain yang berhubungan dengan bidang tugasnya,
7. Berkoordinasi dengan pihak konsultan supervisi, aparat setempat,
utamanya pihak direksi PU serta menyelesaikan masalah-masalah teknis
lapangan dengan pengawas,
8. Membantu bidang administrasi kontrak untuk memeriksa dan menyetujui
tagihan upah mandor, sub kontraktor, dan sewa alat yang berhubungan
dengan prestasi fisik lapangan serta mengajukanrequest ke direksi
proyek sebelum pekerjaan dimulai termasuk koordinasi dengan konsultan
supervisi.
b. Tanggung Jawab
1. Menetapkan sasaran mutu,
2. Memimpin setiap pertemuan,
3. Melakukan komunikasi dengan pihak-pihak terkait dilokasi proyek,
4. Memberikan persetujuan atas permintaan kebutuhan proyek ke kantor
pusat/ cabang
2. Site Engineer
Tugas dan kewajiban site engineer adalah sebagai berikut:
1. Menjamin bahwa semua isi dari kerangka acuan pekerjaan akan dipenuhi
dengan baik yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan,
2. Membantu pejabat pelaksana teknis kegiatan dalam penyelesaian
administrasi kemajuan proyek. Bantuan ini termasuk mengumpulkan data
proyek seperti kemajauan pekerjaan, kunjungan pekerjaan, kunjungan
lapangan, rapat-rapat koordinasi dilapangan, data pengukuran
kuantitas, dan pembayaran kepada kontraktor. Semuanya dikumpulkan
dalam dalam bentuk laporan kemajuan bulanan dan memberikan saran-
saran untuk mempercepat pekerjaan serta memberikan penyelesaian
terhadap kesulitan yang timbul baik secara teknis maupun kontraktual
untuk menghindari keterlambatan pekerjaan,
3. Menjamin semua pelaksanaan detail teknis untuk pekerjaan mayor tidak
akan terlambat selama masa mobilisasi untuk masing-masing paket
kontrak dalam menentukan lokasi, tingkat serta jumlah dari jenis-
jenis pekerjaan yang secara khusus disebutkan dalam dokumen kontrak,
4. Membantu dan memberikan petunjuk kepada tim di lapangan dalam
melaksanakan pekerjaan pengawasan teknis segera setelah kontrak fisik
ditandatangani, menyiapkan rekomendasi secara terinci atas usulan
desain, termasuk data pendukung yang diperlukan, mengendalikan
kegiatan-kegiatan kontraktor, termasuk pengendalian pemenuhan waktu
pelaksanaan pekerjaan, serta mencari pemecahan-pemecahan atas
permasalahan yang timbul baik sehubungan dengan teknis maupun
permasalahan kontrak,
5. Mengendalikan semua personil yang terlibat dalam pekerjaan
penyelidikan bahan/material baik di lapangan maupun laboratorium
serta menyusun rencana kerjanya,
6. Mengikuti petunjuk–petunjuk dan persyaratan yang telah ditentukan
terutama sehubungan dengan:
1. Inspeksi secara teratur ke paket-paket pekerjaan untuk
melakukan monitoring kondisi pekerjaan dan melakukan perbaikan-
perbaikan agar pekerjaan dapat direalisasikan sesuai dengan
ketentuan dan persyaratan yang telah ditentukan,
2. Pemahaman terhadap spesifikasi. Metode pelaksanaan untuk setiap
jenis pekerjaan yang disesuaikan dengan kondisi dilapangan,
3. Metode pengukuran volume pekerjaan yang benar sesuai dengan pasal-
pasal dalam Dokumen Kontrak tentang cara pengukuran dan
pembayaran.
4. Melakukan pemantauan dengan ketat atas prestasi kontraktor segera
melaporkan kepada pejabat pelaksana teknis kegiatan apabila
kemajuan pekerjaan ternyata mengalami keterlambatan lebih dari 15%
dari rencana, serta membuat saran-saran penanggulangan dan
perbaikan,
5. Melakukan pengecekan secara cermat semua pengukuran pekerjaan dan
secara khusus harus ikut serta dalam proses pengukuran akhir
pekerjaan,
6. Menyusun laporan bulanan tentang progress fisik dan keuangan serta
menyerahkan kepada Pejabat pelaksana teknis kegiatan,
7. Menyusun Justifikasi teknis, termasuk gambar dan perhitungan,
sehubungan dengan usulan perubahan kontrak,
8. Mengecek dan menandatangani dokumen pembayaran bulanan (Monthly
Certificate),
9. Mengecek dan menandatangani dokumen-dokumen tentang pengendalian
mutu dan volume pekerjaan,
10. Memeriksa gambar kerja (shop drawing) yang diajukan oleh
kontraktor dan disetujui oleh Direksi Teknik,
11. Memeriksa gambar hasil terlaksana (as built drawing) yang diajukan
oleh kontraktor dan disetujui oleh Direksi Teknik. Gambar tersebut
harus dibuat secara bertahap setiap pekerjaan selesai dikerjakan.
3. Pelaksana
Tugas dan kewajibannya, antara lain:
1. Menyimpan gambar kerja dengan baik, tidak boleh merubah/mencoret
tanpa seizin atasan langsung,
2. Melaksanakan pekerjaan dengan konsisten sesuai dengan rencana mutu
proyek (instruksi kerja), speksifikasi teknis dari pelanggan, dan
gambar kerja yang diterimanya dengan mengarahkan tukang/sub
kontraktor dan pekerjanya hingga didapat pekerjaan yang bermutu,
tepat waktu, dan biaya yang seefisien mungkin,
3. Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan,
4. Membuat dan melaksanakan detail program kerja berdasarkan program
harian/mingguan/bulanan yang adan serta melaporkan prestasi kerja ke
kepala proyek,
5. Membuat opname prestasi pekerjaan bersama-sama kepala proyek dan sub
kontraktor (bila ada) yang bersangkutan untuk keperluan tagihan dan
lain-lain,
6. Menyelenggarakan pencatatan-pencatatan atas tindakan yang telah
dikerjakan baik qualitatif maupun quantitatif untuk dapat membuat
laporan mingguan mengenai:
1. Pemakaian bahan, mesin-mesin/alat-alat dalam pekerjaan yang sedang
dilaksanakan,
2. Penggunaan persekot karya yang dipercayakan kepadanya,
3. Ihktisar upah dan hari perkerjaan,
4. Kemajuan pekerjaan yang sedang dilaksanakan.
5. Mengumpulkan bukti-bukti penerimaan/pengeluaran tertulis akibat
bahan/ material, alat, dan keperluan lainnya kepada kepala proyek
sehingga pertanggungjawaban akan terlihat di dalamcash
flow perusahaan.
4. Quality Engineer
Tugas dan kewajibannya adalah sebagai berikut:
1. Membuat rencana berkala pelaksanaan pemeriksaan dan pengetesan sesuai
RMP,
2. Melaksanakan pemeriksaan dan/atau pengetesan barang serat memberikan
tanda status pada pekerjaan barang yang telah diperiksa/dites,
3. Melakukan final inspection atau memastikan bahwa seluruh kegiatan
pemeriksaan dan pengetesan telah dilaksanakan semuanya serta
melakukan tes terhadap material yang masuk khususnya yang dominan
untuk mutu,
4. Mengontrol barang/alat yang dipasok untuk pelanggan apakah sesuai
persyaratan/perjanjian atau tidak dan menjamin bahwa keluhan
pelanggan atau produk tidak sesuai ditangani (prosedur mutu yang
berlaku),
5. Mengkoordinir pelaksanaan lapangan terhadap tindakan koreksi dan
pencegahannya,
6. Bertanggung jawab penuh ke kepala proyek dan berkoordinasi ke
konsultan supervisi maupun direksi PU.
5. Quantity Engineer
Tugas dan kewajiban quantity engineer, antara lain:
1. Melakukan opname pekerjaan,
2. Memonitor pelaksanaan pekerjaan di lapangan,
3. Menyampaikan rencana pekerjaan (request) kepada pengguna jasa/pemilik
proyek,
4. Membuat laporan kemajuan fisik proyek,
5. Membuat sertifikat bulanan dan data pendukungnya,
6. Membina, mengarahkan, dan mengkoordinasi bawahan,
7. Memastikan diimplementasikannya sistem manajemen mutu di bagian
proyek,
8. Memenuhi sasaran mutu yang telah ditetapkan di bagian proyek,
9. Menyimpan arsip.
6. Logistik
Tugas dan tanggung jawabnya:
1. Melakukan pembelian barang langsung/alat, sesuai dengan tingkatan
proyek dengan mengambil pemasok yang sudah termasuk dalam daftar
pemasok terseleksi dan atas persetujuan direktur perusahaan,
2. Menyediakan tempat yang layak dan memelihara dengan baik barang
langsung maupun barang/alat yang dipasok pelanggan termasuk memberi
label keterangan setiap barang,
3. Bertanggung jawab terhadap cara penyimpanan barang dan mencatat
keluar masuknya barang-barang yang tersedia di penyimpanan/gudang,
4. Membuat/menyusun laporan yang telah ditetapkan perusahaan dan laporan
lainnya yang berhubungan dengan bidang tugasnya,
5. Membuat berita acara penerimaan/penolakan bahan/material setelah
pengontrolan kualitas (olehquality control) dan kuantitas,
6. Selalu berkoordinasi dengan bagian teknik dan pelaksana dalam
pengiriman bahan/material termasuk berkoordinasi ke pihak direksi PU
serta mengamankan aktiva perusahaan berikut bukti-bukti kerjanya.
7. Surveyor
Tugas dan kewajiban surveyor adalah:
1. Melakukan pelaksanaan survei lapangan dan penyelidikan/pengukuran
tempat-tempat lokasi yang akan dikerjakan terutama untuk
pekerjaan mayor item,
2. Mencatat dan mengevaluasi hasil pengukuran yang telah dilakukan
sehingga dapat meminimalisir kesalahan dan melakukan tindak koreksi
dan pencegahannya,
3. Melaporkan dan bertanggung jawab hasil pekerjaan ke kepala proyek.
8. Operator
Tugas dan kewajiban operator, antara lain:
1. Mengoperasikan mesin/peralatan dengan benar,
2. Menjaga kebersihan, kondisi, dan keamanan mesin/peralatan,
3. Melaporkan ke atasan apabila mesin/peralatan rusak/perlu diperbaiki.
9. Drafter
Adalah orang yang membuat konsep atau rancangan tentang gambar.
10. Supervisor
Adalah pihak atau orang yang ditingkat pelaksanaan suatu proyek, yang
bertugas untuk bertanggung jawab atas pekerjaan karyawan secara tepat dan
efisien sesuai dengan tugas yang ditentukan oleh atasannya. Dibawah
supervisor ini dapat berupa subkontraktor pekerjaan terntu atau juga
mandor. Supervisor ini mempunyai hubungan kerja yang tetap dengan
kontraktor.
Organisasi Matriks
Organisasi matriks dsebut juga organisasi manajemen proyek, yaiutu
organisasimenunjukan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan
masing masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu
untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi ini
digunakan berdasarkan struktur organisasi staf san lini kgusus dibidang
penelitian dan pengembangan.
Organisasi Proyek Fungsional
Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari
fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya
digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih
dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam
fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara
lain proyek dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi
induk, memiliki fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf, adanya
pembauran berbagai jenis keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan
terhadap profesionalisme pada sebuah divisi fungsional.
Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam organisasi proyek
fungsional antara lain proyek biasanya kurang fokus, terdapat kemungkinan
terjadinya kesulitan integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya membutuhkan
waktu yang lebih lama serta motivasi orang-orang yang terdapat dalam
organisasi menjadi lemah.
-----------------------
Presiden Direktur
Atau
Direktur Utama
Direktur
Pemasaran
Direktur
Produksi
Direktur
Personalia
Direktur
Pembelanjaan
Direktur
Umum
Pengelola
Proyek
