Báo cáo thực tập tốt nghiệp
PHẦN 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH NIPPON PAINT VIỆT NAM( HÀ NỘI) 1.1. QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP, LOẠI HÌNH VÀ QUY MÔ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH NIPPON PAINT VIỆT NAM( HÀ NỘI). a. Quá trình thành lập
Năm 1998 Tập Đoàn Nipsea thành lập trung tâm dịch vụ kỹ thuật đặt tại Đông Anh – Hà nội, đây là kho chung chuyển, chủ yếu là nhập khẩu sơn về để bán, và dịch vụ sau bán hàng. Nhờ đầu tư tư chiến lược lược các nhà đầu tư đã nhìn nhận được được cơ hội lớn lớn để mở rộng cho cho việc phát triển ngành công nghiệp sơn ô tô, xe máy sẽ phát triển ngày càng lớn nên tập đoàn Nipsea đã quyết định xây dựng nhà máy mới năm 2005 đặt tại khu công nghiệp Quang Minh – Mê linh – Vĩnh Phúc ( Nay là Mê Linh – Hà Nội). Công Ty TNHH SƠN NIPPON VIỆT NAM( HÀ NỘI) được thành lập ngày 08 tháng 12 năm 2005 (ban đầu có tên là CÔNG TY TNHH SƠN NIPPON – VĨNH PHÚC) theo quyết định của Phòng Đăng Kí Kinh Doanh thuộc Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Vĩnh Phúc, GPĐT số 52/ GPVP ngày 30 tháng 3 năm 2004 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc cấp. Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty TNHH có một thành viên số: 192043000092 (đăng ký lần đầu ngày 16 tháng 6 năm 2008) và giấy chứng nhận đầu tư điều chỉnh lần 1 số : 012043000209 ngày 9 tháng 4 năm 2009. Tên giao dịch tiếng việt là: Công ty TNHH NIPPON PAINT VIỆT NAM(HÀ NỘI). Tên giao dịch tiếng anh là: NIPPON PAINT VIET NAM (HA NOI) LTD,. Viết tắt là NPVH. Logo công ty : Trụ sở chính:
Lô 39A khu công nghiệp Quang Minh – Mê Linh – Hà Nội b. Loại hình doanh nghiệp và quy mô hoạt động của công ty:
Theo giấy phép đăng ký kinh doanh thì công ty hoạt động dưới dạng Công ty TNHH một thành viên. Công ty hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động theo các quy định của pháp luật. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp : Ông QUAK SENG NGEP sinh ngày 08 tháng 06 năm 1947, Quốc tịch : Malaysia. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật và Nhà nước về các hoạt động của doanh nghiệp mình, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động trong phạm vi, khuôn khổ cho phép của pháp luật. Quy mô vốn của doanh nghiệp: 1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Vốn điều lệ: 45.824.000.000 đồng (Bốn mươi lăm tỷ tám trăn hai mươi tư triệu đồng đồng Việt Nam), tương đương : 2.864.000 UDS ( hai triệu tám trăm sáu mươi tư ngàn đô la Mỹ).
1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY a. Ngành nghề kinh doanh.
+ Sản xuất và kinh doanh các loại sơn cao cấp, dung môi pha loãng và chất xử lý bề mặt do công ty sản xuất. + Kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu các mặt hàng sơn cao cấp, dung môi pha loãng sơn và chất xử lý bề mặt theo quy định pháp luật. Công suất sản xuất của công ty 4.000 tấn/ năm sản xuất ổn định. Phạm vi hoạt động: Trên toàn lãnh thổ nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam. Đến nay, công ty TNHH SƠN NIPPON VIỆT NAM( HÀ NỘI) đã phát triển và mở rộng chi nhánh phía Nam đặt tại Khu công nghiệp Biên Hòa II. Công ty đã được cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý TÜV Rheinland CERT: ISO 9001, ISO 14001, BS OHSAS 18001. Công ty sản xuất hơn 600 loại sơn và dung môi khác nhau. Chúng tôi tự hào là nhà cung cấp sơn của Toyota, Honda (Ô tô và xe máy), Ford, Nissan, VMC, Suzuki (Ô tô và xe máy, Isuzu, Hino, Daewoo BUS, Machino, Yamaha,) và những khách hang trong nước khác ở Việt Nam như: Xuan Kien, TMT, May First, Ngo Gia Tu. Veam, Trường Hải , Duc Phuong…. b.Các sản phẩm của công ty + Các dòng sơn cao cấp dùng để sơn xe ô tô : SPM 155, SPL –M90, R-333, R301, Nax Admilla…. + Các dòng sơn cao cấp dùng để sơn xe máy và các phụ tùng của xe máy : Sunperlac, PU…. + Các dung môi pha sơn : Bytyl Axetate, 501 Slow… + Các hóa chất bảo vệ bề mặt : hóa chất xử lý bề mặt( trên chi tiết sắt, nhôm…) và sơn nước điện di âm cực chống gỉ. -
Quy trình công nghệ để phát triển một sản phẩm mới tại công ty TNHH sơn Nippon Việt Nam( Hà Nội).
2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Yêu cầu màu mới của khách hàng
Request công thức chuyển giao từ Nhật
Phát triển sản phẩm
Sale và kĩ thuật kết hợp để làm bản báo giá cho khách hàng
Chuyển giao công thức cho sản xuất
Chuẩn bị nguyên vật liệu để sản xuất
Khách hàng đặt hàng và tiến hành báo giá
Không Đạt
Đạt
Tiến hành thử sản phẩm trên dây chuyền
Tính toán nguyên vật liệu nhập khẩu để sản xuất. Dịch vụ kĩ thuật sau bán hàng của Nippon
Khách hàng
Giao hàng
Phản hồi chất lượng đến nhà cung cấp
Thanh toán tiền
Hình 1.1: Quy trình Công nghệ phát triển sản phẩn tại Nippon paint.
Do công ty kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực sơn cao cấp phục vụ cho thị trường nội địa bao gồm các nhà máy sử dụng sơn, cùng với đó là sự cạnh tranh gay gắt của các hãng sơn khác đã vào đang thâm nhập vào thị trường sơn Việt Nam như: PPG, KAWAKAMI, KASAI, KCC paint, BASF… nên công ty không ngừng phát triển bộ phận nghiên cứu phát triển R&D để tạo ra các sản phẩm có ưu thế cạnh tranh cao về giá và chất lượng sản phẩm. Trong xu thế phát triển tất yếu không chỉ của công ty mà của toàn thể các doanh nghiệp Việt Nam muốn tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh mới, công ty đang tiến hành mở rộng thị trường cả chiều rộng và chiều sâu, trong tương lai gần, có thể doanh nghiệp sẽ mở rộng thị trường ra các tỉnh thành khác trong cả nước và xây dựng trung tâm dịch vụ kĩ thuật ở các tỉnh trong cả nước.
1.3.TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Công ty TNHH SƠN NIPPON VIỆT NAM( HÀ NỘI) là một công ty có tư cách pháp nhân và tổ chức hạch toán độc lập, công ty chịu hoàn toàn trước pháp luật về các hoạt động của mình trong khuôn khổ nguồn vốn kinh doanh. Chính vì vậy, công ty cần tổ chức bộ máy quản lý thích hợp nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ đặt ra. Hiện nay, công ty tổ chức bộ máy quản lý theo sơ đồ sau( hình 1.2):
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Công ty hoạt động dưới sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc với chính sách phân quyền cụ thể. Theo sơ đồ bộ máy quản lý ở trên, Tổng giám đốc gồm 2 thành viên (1 Tổng giám đốc và một chủ tịch hội đồng quản trị), bên dưới là Ban giám đốc nhà máy gồm 1 giám đốc điều hành và 2 phó giám đốc kiêm cố vấn kỹ thuật. Trực thuộc ban giám đốc là các phòng: Hành Chính nhân sự, Bán hàng & Marketing, Kỹ Thuật, Sản xuất, Kế toán, Kho, Quản lý chất lượng, Mua hàng, phòng cơ điện, mỗi phòng ban sẽ gồm các bộ phận nhỏ (theo chức năng và phạm vi hoạt động). Mỗi phòng có nhiệm vụ, chức năng riêng, và chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc (theo sơ đồ từ trên xuống).
1.3.1. Phòng Bán hàng & Marketing. Đây là phòng chịu trách nhiệm đầu tiên trong một dự án của công ty, một đối tượng khách hàng. Trách nhiệm chính của phòng là phát triển thị trường và tìm kiếm các hợp đồng kinh doanh cho công ty. Bên cạnh đó phòng kinh doanh cũng có nhiệm vụ: Lập, tư vấn, tham gia dự án kết hợp cùng phòng kĩ thuật để phát triển các sản phẩm mới, kết hợp với việc giao hàng cho các khách hàng và lập kế hoạch bán hàng trong năm. Phòng được phân thành 03 bộ phận nhỏ theo đặc thù các sản phẩm kinh doanh: + Bộ phận quản lý khách hàng lớn Toyota, Honda Auto: Phụ trách các sản phẩm liên quan đến khách hàng này và nhận yêu cầu về sản phẩm mới. + Bộ phận tiếp Quản lý khách hàng về sơn xe máy như Honda Xe máy, Yamaha..: Phụ trách các sản phẩm liên quan đến khách hàng này và nhận yêu cầu về sản phẩm mới. + Bộ phận quản lý các khách hàng còn lại : Phụ trách các sản phẩm liên quan đến khách hàng này và nhận yêu cầu về sản phẩm mới. Mỗi bộ phận sẽ có một người phụ trách chính, chịu trách về toàn bộ mảng sản phẩm kinh doanh. Các bộ phận có trách nhiệm hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc, thường xuyên trao đổi thông tin liên quan trong quá trình tiếp xúc khách hàng. •
Quy trình bán hàng -
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Nhân viên bán hàng sẽ tiến hành thực hiện các công việc sau tùy theo từng trường hợp cụ thể: 1) Trường hợp Công ty đã có loại sản phẩm khách hàng yêu cầu.
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Hình 1.2. Sơ đồ tổ chức của công tyTNHH Nippon paint Viet nam( Ha Noi)
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp -
Nếu loại hàng hóa đó vẫn còn trong kho, phải tiến hành kiểm tra tình trạng hàng hóa bao gồm các vấn đề về số lượng, chất lượng, thời hạn sử dụng còn thích hợp không. (Ví dụ: có những khách hàng yêu cầu thời hạn sử dụng của sản phẩm là từ một tháng trở lên). Qua các thông tin đó cần phải cân nhắc việc giao hàng sao cho đúng thời hạn và không ảnh hưởng tới các khách hàng khác.
-
Nếu loại hàng hóa đó trong kho đã hết, phải tiến hành xác nhận với Bộ phận Mua hàng về nguyên liệu tồn kho (còn đủ hay không, nếu không thì khi nào hàng nguyên liệu về), sau đó xác nhận với Bộ phận Sản xuất về thời gian sản xuất cũng như thời hạn có thể đáp ứng loại hàng đó:
+ Nếu là loại hàng hóa không tự sản xuất được tại NPVH phải xác nhận với Phòng mua hàng để đặt hàng (P.N). + Nếu là loại hàng hóa sản xuất tại NPVH phải xác nhận với Bộ phận sản xuất (PRO.O). 2) Trường hợp Công ty chưa có loại sản phẩm khách hàng yêu cầu.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp -
Nếu loại hàng hóa đó vẫn còn trong kho, phải tiến hành kiểm tra tình trạng hàng hóa bao gồm các vấn đề về số lượng, chất lượng, thời hạn sử dụng còn thích hợp không. (Ví dụ: có những khách hàng yêu cầu thời hạn sử dụng của sản phẩm là từ một tháng trở lên). Qua các thông tin đó cần phải cân nhắc việc giao hàng sao cho đúng thời hạn và không ảnh hưởng tới các khách hàng khác.
-
Nếu loại hàng hóa đó trong kho đã hết, phải tiến hành xác nhận với Bộ phận Mua hàng về nguyên liệu tồn kho (còn đủ hay không, nếu không thì khi nào hàng nguyên liệu về), sau đó xác nhận với Bộ phận Sản xuất về thời gian sản xuất cũng như thời hạn có thể đáp ứng loại hàng đó:
+ Nếu là loại hàng hóa không tự sản xuất được tại NPVH phải xác nhận với Phòng mua hàng để đặt hàng (P.N). + Nếu là loại hàng hóa sản xuất tại NPVH phải xác nhận với Bộ phận sản xuất (PRO.O). 2) Trường hợp Công ty chưa có loại sản phẩm khách hàng yêu cầu. -
Tiến hành xác nhận lại với Bộ phận kỹ thuật để xem xét khả năng phát triển loại hàng hóa theo yêu cầu khách hàng.
-
Lập phiếu phát triển sản phẩm theo mẫu
-
Lập báo giá
Yêu cầu lập báo giá sản phẩm cho khách hàng Trong trường hợp lần đầu tiên sản xuất loại hàng hóa đó phải yêu cầu Bộ phận kỹ Thuật tính giá nguyên vật liệu và vỏ thùng rỗng, không bao gồm chi phí thiết kế, sản xuất và các chi phí khác. Sau đó tùy từng khách hàng mà cân nhắc đưa ra một giá hợp lý nhất để lập báo giá sản phẩm cho khách hàng. Tuy nhiên việc làm giá không được vi phạm chính sách giá của công ty, phụ thuộc vào đó là sản phẩm nhập khẩu hay sản phẩm sản xuất tại NPVH. -
Xác nhận với khách hàng về việc cung cấp sản phẩm yêu cầu
Việc đồng ý hoặc từ chối yêu cầu mua hàng của khách hàng được xác nhận lại thông qua điện thoại, fax hoặc họp khách hàng… Tiến hành họp định kỳ với Bộ phận mua hàng, Bộ phận sản xuất để đưa ra các giải pháp phù hợp cho các vấn đề phát sinh khi bán hàng. -
Giao hàng
Riêng đối với khách hàng TMV, phiếu giao hàng được lập ra dựa trên số lượng Kamban giao nhận hàng ngày kết hợp với việc so sánh tổng lượng Kamban nhận được và đơn đặt hàng của TMV trong tháng. Dựa vào yêu cầu giao hàng cụ thể của khách hàng (có thể là bản cứng hoặc qua email – trong trường hợp khẩn cấp thì có thể đọc qua điện thoại và trả nợ P.O sau), nhân viên bán hàng đưa lên hệ thống, nhặt hàng và chuyển phiếu lựa hàng xuống bộ phận kho. 6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sau khi nhân viên kho nhặt hàng xong sẽ xác nhận trên hệ thống để in ra phiếu giao hàng và chuyển lên bộ phận Bán hàng. Bộ phận bán Hàng sẽ kiểm tra công nợ của khách hàng, nếu không quá hạn sẽ yêu cầu kế toán xác nhận lần nữa trên hệ thống và in hóa đơn chuyển xuống dưới bộ phận Kho để đi giao hàng. Trong trường hợp khách hàng nợ quá hạn dưới 30 ngày thì xin phép cho hàng đi có xác nhận của Trưởng bộ phận Bán hàng; nếu nợ quá hạn trên 30 ngày thì phải được sự cho phép đi hàng có xác nhận của Giám đốc công ty. 1.3.2. Phòng Kỹ Thuật Phòng chịu trách nhiệm hoàn toàn về mặt kỹ thuật cho các dự án phát triển màu mới, các dịch vụ sau bán hàng và nghiên cứu cải tiến sản phẩm với các nhiệm vụ chính. - Tư vấn và hướng dẫn cho khách hàng về tính chất sản phẩm, quy trình áp dụng, cách kiểm soát các thông số kỹ thuật, cách khắc phục và giải quyết các sự cố kỹ thuật trong quá trình sử dụng sản phẩm.
- Nhận thông tin phản hồi từ khách hàng về sản phẩm, báo cáo với lãnh đạo và phối hợp với các bộ phận liên quan tại công ty nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng. - Kiểm tra các quy trình ứng dụng, các thông số kỹ thuật của sản phẩm mà khách hàng đang sử dụng tại dây chuyền. - Phối hợp cùng với khách hàng trong việc kiểm soát dây chuyền sản xuất và giải quyết các sự cố kỹ thuật. - Nghiên cứu, đề xuất các sáng kiến kỹ thuật cho khách hàng nhằm giữ ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm mà công ty đang cung cấp. - Nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới theo yêu cầu của khách hàng. - Kiểm tra và lập kế hoạch thủ nghiệm sản phẩm mới tại trung tâm và trên dây chuyền của khách hàng. -Thử nghiệm các nguyên liệu mới nhằm đáp ứng và nâng cao chất lượng sản phẩm Phòng kỹ thuật chia làm 3 bộ phận chính: + Bộ phận sơn ô tô : bộ phận này có nhiệm vụ phát triển các sản phẩm mới về sơn ô tô và các sản phẩm liên quan, kết hợp hỗ trợ phòng kinh doanh tư vấn cho khách hàng, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về vấn đề kĩ thuật, giải quyết các sự cố xảy ra trên dây chuyền. + Bộ phận sơn xe máy : bộ phận này có nhiệm vụ phát triển các sản phẩm mới về sơn xe máy và các sản phẩm liên quan, kết hợp hỗ trợ phòng kinh doanh tư vấn cho khách hàng, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về vấn đề kĩ thuật, giải quyết các sự cố xảy ra trên dây chuyền. + Bộ phận nghiên cứu và phát triển R&D: Nghiên cứu các loại vật liệu mới thay thế, nâng các các tính năng kỹ thuật cho các sản phẩm, giảm giá thành sản phẩm, đào tạo nhân viên mới, đồng thời kết hợp với các bộ phận khác trong phòng kỹ thuật giải quyết các sự cố xảy ra trên dây chuyền khách hàng.
1.3.3. Phòng Hành chính – Nhân sự . 7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chịu trách nhiệm về các công việc hành chính, cụ thể như sau: - Quản lý nhập, xuất văn phòng phẩm cho các bộ phận - Làm & quản lý các hợp đồng có liên quan đến hành chính - Quản lý việc mua bán & các thanh toán thuộc về hành chính - Chịu trách nhiệm về vấn đề điều xe & quản lý bộ phận lái xe - Chịu trách nhiệm về vấn đề bảo trì nhà máy, quản lý máy móc văn phòng - Quản lý bảo vệ, canteen, Hoàn Mỹ - Quản lý các hồ sơ, tài liệu có liên quan - Các công việc chung về hành chính như: trực điện thoại, đón khách, gửi & nhận EMS, nhận & phát báo... - Đề xuất các kiến nghị, sáng kiến để tạo hiệu quả công việc cao hơn - Sẵn sàng đảm nhận các nhiệm vụ khác khi được phân công - Báo cáo định kỳ kết quả hoạt động đến trưởng nhóm Phòng gồm 3 bộ phận chính: + Bộ phận bảo hiểm và công tác tuyển dụng: Thực hiện các công tác tuyển dụng và làm bảo hiểm cho nhân viên, tham mưu cho ban giám đốc và các phòng ban trong quá trình tuyển dụng. + Bộ phận thủ tục hành chính liên quan: Thực hiện các công tác điều phối xe, đặt khách sạn, mua bán các văn phòng phẩm. + Bộ phận tiền lương: Thực hiện các công tác chấm công, thanh toán các giấy tờ liên quan đến quyền lợi của người lao động.
1.3.4.Phòng Kế toán Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc về mặt tài chính - kế toán của công ty. Phòng có nhiệm vụ tổ chức quản lý mọi mặt hoạt động liên quan đến công tác tài chính - kế toán của công ty như: tổng hợp, thu chi, công nợ. giá thành, hạch toán, dự toán sử dụng nguồn vốn, quản lý tiền mặt, ngân phiếu, thanh toán …
1.3.5.Phòng mua hàng Thực hiện việc đặt hàng bằng cách gom các đơn hàng(PO, hợp đồng) trong tháng. Sau đó trình lên Giám Đốc ký duyệt và làm các thủ tục đặt hàng. Ngoài ra còn lo thủ tục lấy hàng khi hàng về Việt Nam, làm các thủ tục như: CO, CQ , thực hiện công tác giao nhận hàng hóa cho khách hàng khi có yêu cầu. Phòng này chia làm 2 bộ phận nhỏ. + Bộ phận mua hàng trong nước: thực hiện các đơn hàng trong lãnh thổ việc làm. + Bộ phận mua hàng nước ngoài: thực hiện nhập khẩu các đơn hàng từ nước ngoài, giao dịch với hải quan để nhận hàng...
Quy trình - Dự báo số lượng hàng •
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Vào các ngày đầu tháng (từ mùng 01 đến mùng 04), phòng bán hàng gửi kế hoạch bán hàng cho phòng mua hàng. Kế hoạch bán hàng nêu rõ đặt hàng của tháng và dự báo số lượng hàng trong 3 tháng tiếp theo Dựa vào kế hoạch bán hàng, phòng mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng (từ mùng 05 đến mùng 10). Ngoài lượng đặt hàng theo dự báo, phòng bán hàng cũng đặt những đơn hàng lẻ ngoài kế hoạch mua hàng cũng như là kế hoạch sản xuất. Việc thực hiện chúng cũng tuần tự theo các bước dưới đây. Trong trường hợp đặt hàng có thời gian để chờ hàng về, phòng mua hàng sẽ làm đơn đặt hàng. Trong trường hợp hàng đặt gấp, nếu nhận thấy hàng dự trữ trong kho cũng như là hàng đã đặt nhưng chưa về vừa có thể đáp ứng được kế hoạch đã dự báo, vừa có thể đáp ứng được lượng yêu cầu thêm thì sẽ đồng ý bán hàng hoặc cho sản xuất. Nếu không có thể từ chối đơn hàng. - Xem xét tồn kho hàng thành phẩm và hàng đã đặt nhưng chưa về Phòng mua hàng xem xét lượng hàng tồn kho theo Báo cáo tồn kho vào các ngày cuối tháng được lấy ra từ Movex Phòng mua hàng xem xét hàng đặt đang trên đường về dựa trên Báo cáo theo dõi hàng đang trên đường về vào các ngày cuối tháng được lấy ra từ Movex. Sau khi đối chiếu lượng hàng cần có với lượng hàng tồn kho và lượng hàng đã đặt nhưng chưa về, phòng mua hàng sẽ lên kế hoạch đặt hàng. - Tính toán nguyên liệu và lên kế hoạch sản xuất Phòng sản xuất phải tính toán nguyên liệu cho lượng hàng dự báo và chuyển lại cho phòng mua hàng. - Kiểm tra tồn kho, hàng đã đặt nhưng chưa về của nguyên liệu và xác nhận kế hoạch sản xuất Phòng mua hàng đối chiếu với kho và hàng đã đặt nhưng chưa về của hàng nguyên liệu, xem xét lại kế hoạch và tính toán của phòng sản xuất để cùng điều chỉnh nếu cần. - Đặt hàng nguyên liệu và thành phẩm Sau khi tập hợp số liệu và tính toán, phòng mua hàng sẽ đặt hàng các nhà cung cấp theo nguyên tắc: Đối với hàng đặt đi nước ngoài: * Có 1 tháng trong kho tại NPVH * Có 1 tháng giao hàng * Có 2 tháng hàng trên đường Đối với hàng đặt từ Biên Hoà: * Có 1 tháng trong kho tại NPVH * Có 1 tháng giao hàng * Có 1.5-2 tháng hàng trên đường - Một số nguyên liêu như là bột mầu có thể có 6 tháng bao gồm cả trong kho tại NPVH và trên đường. - Trong một số trường hợp đặc biệt, số lượng đặt hàng và dự trữ sẽ thay đổi theo từng thời điểm. 9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thông tin mua hàng phải bao gồm nhưng không giới hạn: Người bán Tên hàng và qui cách Qui cách đóng gói Số lượng Đơn giá và tổng giá trị Cảng dỡ hàng - Xác nhận của nhà cung cấp Sau khi đặt hàng, phải có xác nhận của các nhà cung cấp về số lượng, thời gian cung cấp hàng bằng fax hoặc email. - Nhận và Kiểm tra hàng hoá Phòng mua hàng có trách nhiệm kiểm tra lịch trình đi của hàng cũng như số lượng, chủng loại có đúng yêu cầu đã đặt ra hay không. Trường hợp hàng bị thiếu, không đúng chủng loại thì Phòng mua hàng có trách nhiệm khiếu nại với nhà cung cấp. Phòng Kiểm tra chất lượng lấy mẫu kiểm tra chất lượng theo yêu cầu của các phòng liên quan và của khách hàng nếu có.
1.3.6. Bộ phận kho: Có nhiệm vụ lưu kho các sản phẩm, kết hợp với phòng bán hàng giao các sản phẩm cho khách hàng với các chức năng sau.
Tiếp nhận hàng hoá, nguyên liệu: a) Thủ kho nhận phiếu xuất kho từ Biên Hoà kiểm tra tình trạng nguyên vẹn của container dựa trên phiếu xuất kho và biên bản đi kèm. b) Trong trường hợp phát hiện các sai sót như không đúng số kẹp chì. Thủ kho lập biên bản và yêu cầu lái xe ký xác nhận. c) Kiểm tra số lượng, số lô, nhãn mác và bề mặt thùng đối chiếu với phiếu xuất kho nếu không đúng thì tiếp tục ghi lại. d) Thủ kho và lái xe ký vào biên bản giao hàng từ Biên Hoà. Một bản lái xe giữ, một bản thủ kho giữ và gửi fax vào phòng kế toán của Biên Hoà. e) Sắp xếp lại hàng trong kho và dán thẻ kho theo nhập trước xuất trước. f) Chuyển phiếu xuất kho đến kế toán để làm phiếu nhập. Vào dữ liệu máy tính và thẻ. - Lưu kho và bảo quản. +Lưu kho hàng thông thường. Hàng hoá được phân khu bằng biển báo, được xếp theo chủng loại sản phẩm. +Lưu kho hàng chờ xử lý. Hàng chờ xử lý hoặc đã hết hạn phải được xếp trong khu vực riêng, có biển báo hoặc sơ đồ để nhận biết. -
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hàng mà không còn nhu cầu sử dụng được nữa sẽ thông qua các trưởng bộ phận và trình lên giám đốc phê duyệt và tách ra khỏi hệ thống trong kho và được giữ nguyên một khu vực chờ xử lý. - Bảo quản kho Tuỳ theo yêu cầu riêng, hàng hoá có thể được lưu giữ trong kho lạnh hoặc ở điều kiện thường. Đối với kho lạnh nhiệt độ được duy trì không cao hơn 20+50C. Điều kiện môi trường kho được ghi lại hàng ngày. Thủ kho, hoặc nhân viên được phân công thường xuyên kiểm tra tình trạng hàng hoá. Nếu hàng hoá có vấn đề về gỉ chảy thì thủ kho lập báo cáo.Thành viên trong kho cùng với các bộ phận khác liên quan giải quyết vấn đề này. Khi phát hiện hàng hoá cần giao đã hết hạn thông báo ngay cho QC để kiểm tra chất lượng nếu phat hiện thiếu hàng trong kho thì phải làm báo cáo trình lên giám đốc. Khi lượng hàng bán trong kho dự trữ trong tháng mà vượt quá hoặc thiếu hơn so với kế hoạch thì phải thông báo cho phòng bán hàng, mua hàng và sản xuất. - Bảo quản phương tiện và an toàn trong kho: An toàn trong kho: từ tầng 3 đến tầng 6 buộc dây chun, tốc độ xe nâng chạy trong kho là 5km/giờ. Khi lấy hàng phải có dây an toàn, lồng sắt và độ mũ. - Giao hàng: Giao hàng theo nguyên tắc nhập trước xuất trước qui định trong bảng tiêu chuẩn công việc số. Nếu có yêu cầu đặc biệt thì phải có sự đồng ý của trưởng bộ phận. Thủ kho nhận kế hoạch giao hàng từ đầu tháng, và xác định lại phiếu giao hàng từ bộ phận bán hàng thông thường trước khi giao hàng 12 tiếng.
1.3.7. Bộ phận cơ điện: Có nhiệm vụ lắp đặt và bảo trì các thiết bị của toàn nhà máy, đảm bảo vận hành thông suốt các máy móc thiết bị của toàn nhà máy.
1.3.8. Phòng sản xuất - Kiểm soát toàn bộ công việc của bộ phận sản xuất, chịu trách nhiệm trước giám đốc nhà máy về tiến độ sản xuất, năng xuất sản xuất, chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của công ty, cũng như an toàn lao động tại bộ phận sản xuất - Hướng dẫn, giải quyết các vấn đề bất thường - Đưa ra các biện pháp cải tiến nhằm nâng cao năng suất sản xuất, chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất - Thực hiện các yêu cầu khác từ cấp trên 1.3.9. Phòng quản lý và kiểm soát chất lượng QA & QC. - Điều hành các thành viên trong nhóm thực hiện đầy đủ chính xác tất cả các test kiểm tra chất lượng cho nguyên liệu, sản phẩm nhập, nguyên liệu và sản phẩm được sản xuất tại nhà máy Nippon Paint Việt Nam( Hà nội) cũng như các test kiểm tra cho các mẫu PTC, ED từ dây truyền khách hàng.
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đảm bảo cung cấp các tài liệu cần thiết (COA) tới khách hàng đầy đủ, chính xác, kịp thời. - Quản lý các hồ sơ, tài liệu của nhóm. - Xây dựng các Spec. cho các hàng hóa nhập. - Kiểm soát chất lượng của sản phẩm, bán sản phẩm khi nhập kho thông qua việc ký formular sản xuất. - Lập kế hoạch và tiến hành thực hiện các hoạt động khác như: mục tiêu chất lượng, mục tiêu môi trường, QCC, tiết kiệm chi phí,… - Đề xuất các kiến nghị cần thiết để thúc đẩy các hoạt động của nhóm nhằm đạt được các mục tiêu đề ra và đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. - Đảm bảo môi trường làm việc cần thiết cho nhóm (điều kiện làm việc, thiết bị thí nghiệm, hướng dẫn công việc cần thiết,….). - Đánh giá năng lực của nhân viên và thực hiện đào tạo hoặc đề xuất đào tạo để đảm bảo nguồn nhân lực cần thiết cho hoạt động của nhóm (chỉ áp dụng cho vị trí Group leader) - Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001 và hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO14001. - Phối hợp với các bộ phận trong công ty thiết lập và cải tiến các tiêu chuẩn, hệ thống cần thiết để đảm bảo và không ngừng nâng cao chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và tạo ra những sản phẩm, dịch vụ an toàn, không ô nhiễm. - Phối hợp với bộ phận đào tạo, thực hiện các khoá đào tạo nhằm cung cấp và nâng cao những kiến thức về chất lượng và môi trường cho nhân viên. - Xây dựng và đề xuất các kế hoạch và cải tiến các hoạt động chất lượng và môi trường của công ty. - Lập và quản lý hệ thống MSDS và cung cấp đến các nhóm liên đới và khách hàng các thông tin cần thiết từ MSDS. - Báo cáo các kết quả hoạt động của nhóm đến phụ trách và giám đốc.
PHẦN 2 12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
PHÂN TÍCH CÁC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH NIPPON PAINT VIỆT NAM (HÀ NỘI) 2.1 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CHUNG CỦA CÔNG TY 2.1.1 Tình hình tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp trong những năm gần đây và chính sách sản phẩm – thị trường Kể từ khi ra dời vào năm 1996 và chính thức thành lập năm 2003, Công ty TNHH Nippon Paint Việt Nam (Hà Nội) liên tục tăng trưởng và phát triển vượt bậc. Hiện nay, công ty đã có một vị trí quan trọng trên thị trường sơn cao cấp và hóa chất ngành sơn. Phương châm hoạt động của công ty là luôn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ với chất lượng tốt nhất. Vì vậy, tất cả các sản phẩm mà công ty đang sản xuất và cung cấp đều là những sản phẩm có chất lượng cao dành cho oto và xe máy của các hang lớn như Honda (xe CIVIC, INNOVA, VIOS, FORTUNER, Air Blade, lead…), Trường Hải… Với thế mạnh là công ty sản xuất nên đội quân phục vụ dây chuyền (thường gọi là Service trên line) đóng một vai trò then chốt, quan trọng của công ty. Nhận thức được tầm quan trọng này nên việc tuyển dụng kỹ sư là được làm rất chặt chẻ. Hầu hết các kỹ sư được tuyển vào được đào tạo từ trường Đại Học Bách Khoa. Sau khi nhận vào công ty, các kỹ sư này tiếp tục vừa làm vừa được đào tạo tiếp ve chuyên môn trong vong 2 năm. Với đội ngũ kỹ sư (Service) được đào tạo bài bản như vậy, công ty có thể làm hài lòng khách hàng về các dịch vụ service. Trong những năm gần đây, việc tiêu thụ của các sản phẩm kinh doanh vẫn liên tục tăng, doanh số của các sản phẩm này đều đạt hoặc vượt chỉ tiêu mà các hãng đưa ra. Chỉ tiêu chất lượng sản phẩm Chủng loại, mẫu mã, nhãn hiệu Tình hình tiêu thụ sản phẩm c. Các khác hàng chủ yếu của công ty + Công ty sản xuất và lắp ráp xe ô tô Toyota Việt Nam. Cung cấp sơn thân vỏ xe ô tô, sơn bumper và các chi tiết nhỏ ( SPM-155 1D4, SPM-155 209, OS-25 040, OP2 HG 3E5 GRAY, NAX ADMILA 1D4 ...) Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa (THINNER NIPPE 178, THINNER NIPPE 162, WASHING THINNER, FLASHING THINNER…) Cung cấp hóa chất xử lý bề mặt và hệ thống sơn điện di âm cực chống gỉ (POWERNICS 310 F-1 BLACK, POWERNICS 310 F-1 GRAY...) …. + Công ty sản xuất và lắp ráp xe ô tô Honda Việt Nam. Cung cấp sơn thân vỏ xe ô tô, sơn bumper và các chi tiết nhỏ(SUPERLAC M-90 NH 731P, SUPERLAC M-90 NH 700M, SPL M-90 NH-578,SPO-100-2 HM CLEAR,OP5 HMS PRIMER BLACK, R-301 NH-700M, RB-116 PRIMER…) •
•
•
•
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa (N-150 THINNER, N-271 THINNER, T-652 HS THINNER, THINNER FLASHING HM...) Cung cấp hóa chất xử lý bề mặt và hệ thống sơn điện di âm cực chống gỉ (POWERNICS 150 F-1 GRAY, POWERNIC 150 F2…). …. + Công ty sản xuất và lắp ráp xe ô tô Ford Việt Nam. Cung cấp sơn thân vỏ xe ô tô, sơn bumper và các chi tiết nhỏ (SPM-155-LUCENT BROWN, F-TOP COAT CLEAR, NAX ADMILA LUCENT BROWN...) Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa( WIPPING THINNER...) …. + Công ty sản xuất và lắp ráp xe máy Honda Việt Nam. Cung cấp sơn khung xe, sơn các chi tiết nhựa(SPECIALCOAT U/C NH-364M, SPECIAL COAT T/C CLEAR 1, SPC M12NH35MCOULDSILV HV...) Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa (ORGA UCS 2 THINNER, SPL HS-UCS E.G THINNER, SPC U/C THINNER…) Cung cấp hóa chất xử lý bề mặt và hệ thống sơn điện di âm cực chống gỉ(POWERNIC 230 F1-GRAY,POWERNIC 230 F2...) …. + Công ty sản xuất và lắp ráp xe máy YAMAHA Việt Nam. Cung cấp sơn khung xe, sơn các chi tiết nhựa (SPC DEEP REDISH YELLOW COCTAIL#1, SPECIAL COAT DARK BLUEISH GRAY METALIC 8, SPECIAL COAT SILVER 8, PU 1000 T/C CLEAR…) Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa. Cung cấp hóa chất xử lý bề mặt và hệ thống sơn điện di âm cực chống gỉ. …. + Công ty sản xuất và lắp ráp xe ô tô Huyn Dai – Thành công Việt Nam. Cung cấp sơn thân vỏ xe ô tô, sơn bumper và các chi tiết nhỏ. Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa. Cung cấp hóa chất xử lý bề mặt và hệ thống sơn điện di âm cực chống gỉ. …. + Công ty sản xuất và lắp ráp xe ô tô tải TMT. Cung cấp sơn thân vỏ xe, thùng xe, và sơn các chi tiết nhỏ. Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa. Cung cấp hóa chất xử lý bề mặt và hệ thống sơn điện di âm cực chống gỉ. …. + Công ty sản xuất và lắp ráp xe ô tô tải VEAM. Cung cấp sơn thân vỏ xe, thùng xe, và sơn các chi tiết nhỏ. Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa. Cung cấp hóa chất xử lý bề mặt và hệ thống sơn điện di âm cực chống gỉ. •
•
•
•
• •
•
•
•
•
•
• • •
• • • •
• • • •
• • •
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp …. + Công ty sản xuất và lắp ráp xe ô tô tải VINAXUKI. Cung cấp sơn thân vỏ xe, thùng xe, và sơn các chi tiết nhỏ. Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa. Cung cấp hóa chất xử lý bề mặt và hệ thống sơn điện di âm cực chống gỉ. …. + Công ty sản xuất và lắp ráp xe ô tô khách 1-5. Cung cấp sơn thân vỏ xe, và sơn các chi tiết nhỏ. Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa. Cung cấp hóa chất xử lý bề mặt chống gỉ. …. + Công ty sản xuất và lắp ráp xe ô tô VMC. Cung cấp sơn thân vỏ xe, thùng xe, và sơn các chi tiết nhỏ. Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa. Cung cấp hóa chất xử lý bề mặt và hệ thống sơn điện di âm cực chống gỉ. …. + Công ty sản xuất và lắp ráp xe ô tô tải Hino. Cung cấp sơn thân vỏ xe, thùng xe, và sơn các chi tiết nhỏ. Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa. Cung cấp hóa chất xử lý bề mặt. …. Ngoài ra, công ty còn cung cấp sơn và hóa chất xử lý bề mặt cho một số công ty sản xuất các chi tiết là các công ty vệ tinh cung cấp chi tiết cho HONDA xe máy, YAMAHA đó là: VAP, Yamaha part, Machino, Tsukuba, Thai Summit, Ngo Gia Tu, Nissin Brake, Stanley, Duc Phuong, STC Hai Phong, Nhua co khi Hải Phòng… Về thị trường phía nam thì công ty cũng cung cấp sơn cho một số khách hàng: + Công ty sản xuất và lắp ráp xe ô tô Vina Star ( Mishumishi). Cung cấp sơn thân vỏ xe, thùng xe, và sơn các chi tiết nhỏ. Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa. Cung cấp hóa chất xử lý bề mặt. + Công ty sản xuất và lắp ráp xe bán tải và xe con ISUZU. Cung cấp sơn thân vỏ xe, thùng xe, và sơn các chi tiết nhỏ. Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa. Cung cấp hóa chất xử lý bề mặt. + Công ty sản xuất và lắp ráp xe máy SUZUKI. Cung cấp sơn thân vỏ xe, thùng xe, và sơn các chi tiết nhỏ. Cung cấp dung môi, hóa chất tẩy rửa. Cung cấp hóa chất xử lý bề mặt. •
• • • •
• • • •
• • • •
• • • •
• • •
• • •
• • •
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Một số thị trường tại miền trung như công ty sản xuất ô tô Trường Hải, KIA, Mazda….công ty đang tập trung nhân lực và vật lực để mở rộng thị trường ở đây.
2.1.2. Chính sách giá của công ty: Dựa vào đặc điểm của khách hàng mà công ty có những chính sách giá riêng cho phù hợp. Khách hàng đến với Nippon là người dùng trực tiếp. Chính sách công ty là sẽ cố gắng duy trì gía ổn định đối với các khách hàng. Với đặc thù là công ty sản xuất, nên công ty chào giá bán cạnh tranh và dịch vụ sau bán hang tốt vì khách hang cua công ty cũng có nhiều nhà cung cấp khác. Công thức tính giá sản phẩm = Chi phí sản xuất + Phí thành viên + Các chi phí khác + Lợi nhuận trong đó: -
Chi phí sản xuất bao gồm: + Chi phí nguyên vật liệu và đóng gói + Chi phí lao động trực tiếp + Chi phí vận chuyển
-
Phí Thành viên:
-
Các chi phí khác: + Chi phí nhà máy + Chi phí quản lý + Chi phí hành chính + Chi phí tài chính
-
Lợi nhuận: Bảng dưới đây là một ví dụ cho cách tính giá hiện hành của công ty cho sản phẩm TETSUZOL 125 THINNER-18L. Bảng 2.1: Ví dụ về cách tính giá của công ty TNHH Nippon paint Viet Nam(Ha noi)
TETSUZOL 125 THINNER-18L
MỤC
1,000,000 Chi tiết(%) Giá chi tiết(VND) 70.50 705,000 69.00 690,000 64.1772 641,772 4.82 41,000 1.50 15,000
Giá (VND / 18 L) Tổng chi phí biến đổi Vật liệu & Đóng gói Chi phí Vật liệu Chi phí thùng rỗng Chi phí nhân công trực tiếp 16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chi phí vận chuyển Tiền bản quyền Tổng chi phí Chi phí nhà xưởng máy móc Chi phí quản lý trực tiếp Chi phí quản lý Chi phí tài chính Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế Giá
0.46 4.50 15.00 8.00 3.00 3.00 1.00 10.00 7.50 100.00
3,900 45,000 150,000 80,000 30,000 30,000 10,000 100,000 75,000 1,000,000
(Nguồn: Phòng bán hàng)
Theo cách tính hiện hành, giá của một số sản phẩm của công ty là rất cạnh tranh. Chính vì vậy, nếu cạnh tranh bằng giá và dịch vụ thì công ty có một lợi thế lớn so với các hãng đối thủ. Công ty hướng tới những sản phẩm có chất lượng tốt nhất đem lại cho khách hàng sự hài lòng nhất bằng dịch vụ. Dưới đây là biểu giá tham khảo của một vài sản phẩm của công ty Nippon và công ty đối thủ: Bảng 2.2: Biểu so sánh gía một vài sản phẩm của Nippon paint và đối thủ ????: ĐVT: Đồng
Sản phẩm
Nippon
TETSUZOL 125 THINNER-18L VPP 202 DEEP GREEN METALLIC EPOXY RESIN BASE 1
Đối thủ
So sánh Nippon và đối thủ Cao hơn
1.000.000
1.200.700
2.590.000
2.600.0002.715.000
X
11.000.500
11.540.900
X
Thấp hơn
X
(Nguồn: Phòng Kinh doanh)
2.1.3. Chính sách phân phối: Dựa vào đặc điểm nổi bật, cũng là lợi thế cạnh tranh của công ty đó là công ty sản xuất nên công ty chỉ có 1 cách phân phối đó là: Kênh phân phối trực tiếp. - Kênh phân phối trực tiếp: từ công ty đến khách hàng trực tiếp:
Khách hàng trực tiếp
Nippon Paint
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Kênh này được áp dụng cho tất cả khách hàng với những sản phẩm của công ty (như Honda, Toyota, Yamaha, TMT, Trường Hải…).
2.1.4.Tình hình xúc tiến bán: Với đặc thù là công ty sản xuất trực tiếp nên các chương trình xúc tiến bán của công ty là rất rõ rang, tác động trực tiếp vào giá chào bán. Có rất nhiều chính sách công ty đang thực hiện để có giá bán tốt nhất. Nhìn chung công ty đang thực hiện tốt 2 chính sách sau: - Nâng cao hơn nữa dịch vụ sau bán hàng: Với đội ngũ kỹ sư lành nghề được công ty đào tạo bài bản. Đội kỹ thuật này luôn luôn đi khách hàng, phục vụ và hổ trọ khách hang mức tối đa. Khi xảy ra sự cố trên line, nếu đội phục vụ này chưa khắc phục được sẽ báo về cấp lãnh đạo công ty và các chuyên gia sẽ vào cuộc. - Giữ ổn định giá: Với tình hình kinh tế khó khan như hiện nay, các công ty khác đều tang giá nhưng công ty Nippon vẫn giữ được giá bán trong 1 khoảng thời gian nhất định. Làm được điều này là một sự nỗ lực rất lớn của công ty về mọi mặt như: + Nghiên cứu cắt giảm các chi phí không phù hợp. + Nghiên cứu, tìm kiếm nguyên liệu thay thế tương đương về chất lượng nhưng rẻ hơn về giá, nguồn cung cấp ổn định. + Nâng cao chất lượng quản lý lượng hàng tồn kho.
2.1.5. Công tác thu thập thông tin marketing: Công ty luôn thu thập thông tin về giá cả và tính năng kĩ thuật về sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh. Chính sách công ty luôn coi trọng khách hàng chính là môi trường quyết định cho sự phát triển và tồn tại của sản phẩm cũng như của công ty. Việc cập nhật thông tin phản hồi của khách hàng là rất quan trọng và luôn được thực hiện thường xuyên thông qua tiếp xúc khách hàng (Trực tiếp, điện thoại, email…). Bên cạnh việc tập trung vào một số đối tượng khách hàng đã xác định, cần khảo sát toàn bộ nhu cầu tại các đơn vị khác, để từ đó cập nhật kịp thời các đơn vị tiềm năng cũng như có cái nhìn tổng thể về thị trường.
2.1.6. Đối thủ cạnh tranh: Thị phần sơn cao cấp mà các nhà cung cấp sơn được mô tả như hình vẽ. Hiện các sản phẩm Nippon cung cấp đều có các hãng đối thủ, ví dụ: BASF (Badische Anilin- und Soda-Fabrik - ngành hàng Hóa chất Xây dựng thuộc tập đoàn BASF – Công ty hóa chất hàng đầu thế giới.), KANSAI paint, sơn PPG, Sơn Tổng hợp, KCC, … Việc cập nhật thông tin sản phẩm của các hãng đối thủ là rất quan trọng. So sánh về các sản phẩm của các hãng đối thủ so với các sản phẩm Nippon đang cung cấp có thể thấy: Ưu điểm: Sản phẩm của các hãng đối thủ giá tương đương nhưng có chính sách hậu mãi tốt hơn đối với khách hàng.
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nhược điểm: Về chất lượng, đội ngũ dịch vụ sau bán hàng, mẫu mã sản phẩm thua xa đối với Nippon.
Như vậy, với ưu điểm về chất lượng sản phẩm các sản phẩm Nippon đang cung cấp đã được các khách hang lớn như Honda, TMT (cung cấp xe tải),… sử dụng và đánh giá tốt. Tuy nhiên, để giữ vững thị trường và phát triển hơn nữa thì công ty cần phải thường xuyên cập nhật thông tin đối thủ để có thể có những đề xuất hỗ trợ kịp thời từ hãng cung cấp tạo lợi thế cạnh tranh cho sản phẩm.
2.2 . TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY. 2.2.1.Cơ cấu lao động. Trải qua 14 năm hình thành và phát triển. Công ty TNHH Nippon Paint Việt Nam (Hà Nội) liên tục tăng trưởng và phát triển vượt bậc về mọi mặt. Đến nay bộ máy lao động của công ty gồm 203 người chủ yếu là lao động trẻ. Với đội ngũ lao động chất lượng như vậy công ty đang dần đáp ứng được ngày càng tốt hơn nhu cầu cung cấp thiết bị của thị trường đề ra. Hiện nay công ty TNHH Nippon Paint Việt Nam (Hà Nội) có 203 lao động ( nữ : 47 người, nam: 156 người) trong đó: 1 chủ tịch hội đồng quản trị (người Maylaisia), 1 tổng giám đốc, 1 giám đốc (Người Nhật), 2 chuyên gia (người nhật), 3 lãnh đạo cấp cao (người việt-tiến sĩ), 1 kế toán trưởng (Đại học), 3 phó phòng cấp cao (Đại học), 3 phó phòng (Đại học), 6 nhóm trưởng cấp cao (1 cao học, 4 đại học, 1 PTTH), 19 nhóm trưởng (7 đai học, 3 cao đảng, 1 trung cấp, 4 nghề, 4 PTTH), 18 nhân viên bộ phận (16 đại học, 1 cao đẳng, 1 trung cấp), 33 tổ trưởng (13 đại học, 4 cao đẳng, 2 trung cấp, 5 THPT, 9 nghề), 20 tổ phó (6 đại học, 3 cao đẳng, 7 THPT, 4 nghề), 79 công nhân (THPT), 2 công nhân thời vụ (THPT), … 19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nhìn vào biểu 02 cho thấy cơ cấu lao động tương đối ổn định. Do đặc thù của công việc liên quan đến sản xuất nhiều. Các nhân viên, công nhân của công ty đa phần là dân kĩ thuật. Ngoài ra do đặc tính phải đi dịch vụ kỹ thuật nhiều nên số lượng lao động là nam giới chiếm tỷ lệ cao đạt 76.57% năm 2009 thì đến năm 2010 đạt 76.85% tăng 0.28% với số lượng là 22 người. Công việc của lao động nữ thường là nhân viên làm việc văn phòng. Bảng 2.3: Cơ cấu lao động của công ty TNHH Nippon paint Viet Nam(Ha noi).
Năm 2009 TT 1
Chỉ tiêu
Năm 2010
Người
Tỷ lệ (%)
Người
175
100
203
100
- Lao động nam
134
76.57
156
76.85
- Lao động nữ
41
23.43
47
23.15
- Đại học, trên đại học
53
30.28
63
31.03
- Cao đẳng, trung cấp, THPT, nghề
122
69.72
140
68.97
- Tuổi từ 20-30
102
58.28
130
64.04
- Tuổi từ 30-40
54
30.86
54
26.60
- Tuổi từ 40 trở lên
19
10.86
19
9.36
Tổng số lao động
Tỷ lệ (%)
Phân theo giới tính
2
Phân theo trình độ
3
Phân theo độ tuổi
4
(Nguồn : Báo cáo lao động – phòng hành chính)
Cán bộ lao động có trình độ trong công ty chiếm tỷ trọng khá cao và đồng đều, trình độ lao động đại học, trên đại học có chiều hướng tăng. Năm 2009 trình độ đại học, trên đại học là 30.28% nhưng đến năm 2010 đạt 31.03% tăng 0.75% với số lượng là 10 người. Điều này cho thấy doanh nghiệp đã chú trọng tới đội ngũ lao động có trình độ cao phục vụ cho công tác quản lý và lao động. Theo biểu 2 bên trên tuổi đời của người lao động của Nippon thường là những người trẻ. Tuổi tử 20-30 có dấu hiệu tăng lên.
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nhìn chung trong 2 năm gần đây tình hình nhân sự của công ty là tương đối ổn định, không có xáo trộn về tình hình nhân sự nhiều. Chính điều này cũng đảm bảo cho các công việc trong công ty cũng ổn định hơn rất nhiều.
2.2.2.Hình thức trả lương tại công ty Việc tính lương cho công nhân viên của công ty được thực hiện dưới hình thức trả lương theo thời gian. Hình thức này được áp dụng trong việc trả lương cho các cán bộ công nhân viên theo thời gian làm thực tế làm việc, theo ngành nghề và theo trình độ của người lao động. Căn cứ hạch toán lương thời gian là bảng chấm công nhân viên. Lương thời gian được tính theo các trường hợp như sau: Công tính lương và làm thêm giờ tính 1
2 3 4 5 6
Số ngày làm việc chuẩn trong mỗi tháng Lương đóng bảo hiểm Lương tháng Lương ngày Nghỉ hưởng nguyên lương từ NPVH
Từ 24 tháng này tới 23 tháng sau 24: chốt lương 25: tính lương 26: chuyển lương sang kế toán Nếu từ 24 đến 26 có thứ bảy, chủ nhật, ngày nghỉ, ngày lễ thì chuyển lương sang kế toán chậm nhất vào ngày 28 24 ngày Lương cơ bản + trợ cấp độc hại Lương cơ bản + các loại trợ cấp trừ trợ cấp chuyên cần. (LCB + các loại trợ cấp trừ chuyên cần)/24 Nghỉ phép, nghỉ ngày lễ quốc gia, ngày nghỉ công ty, nghỉ thứ 7, nghỉ bù, nghỉ hiếu hỷ, trường hợp đặc biệt do công ty xem xét Tất cả các loại nghỉ trừ số ngày nghỉ hưởng nguyên lương từ NPVH
Nghỉ không được hưởng lương từ NPVH 8 Cách tính lương Các trường hợp: nghỉ Lương tháng thực tế = lương tháng - lương ngày*( số trước và sau khi sinh, ngày nghỉ không lương ở NPVH + số ngày nghỉ nguyên nhân viên mới, nghỉ việc, nghỉ lương trong thời gian làm việc tại công ty) + tổng phút không lương liên tục đến muộn về sớm/60/8+ trợ cấp chuyên cần nếu có+ làm thêm nếu có a - Tổng ngày nghỉ không lương NPVH và nghỉ hưởng lương NPVH trong thời gian không làm việc trong công ty sẽ bị trừ vào lương - Tổng số phút đi muộn về sớm/60/8 sẽ bị trừ vào lương - Cộng trợ cấp chuyên cần nếu có - Cộng làm thêm nếu có 7
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Các trường hợp còn lại
b
9 Làm thêm a Từ cấp AM trở lên b Dưới cấp AM c Thanh toán làm thêm với tỉ lệ 1 0
*Phép năm *Thưởng *Trợ cấp thôi việc (chỉ áp dụng cho các nhân viên làm việc trước năm 2009) *Thanh toán khác nếu có
1 Nghỉ phép 1 1 Giải cống hiến 2 1 Thay đổi lương, trợ cấp và 3 vấn đề khác
Lương thực lĩnh: Lương tháng - lương ngày * (số ngày nghỉ không lương NPVH+ số phút đi muộn, về sớm/60/8) + trợ cấp chuyên cần nếu có+ làm thêm nếu có - Số ngày nghỉ không lương NPVH sẽ bị trừ vào lương - Tổng số phút đi muộn về, sớm/60/8 sẽ trừ vào lương - Cộng trợ cấp chuyên cần nếu có - Cộng làm thêm giờ nếu có Dựa trên:( Lương cơ bản+ trợ cấp độc hại)/24/8 Nghỉ bù với tỉ lệ: 1=1 1=1.5: Ngày thường 1=2: Ngày nghỉ, ngày nghỉ thứ 7 1=3: Ngày lễ quốc gia Được tính:( Lương cơ bản+ trợ cấp chức vụ)/24
Tính từ ngày bắt đầu làm việc tại công ty Trường hợp nghỉ việc không báo trước sẽ bị phạt theo luật Tính từ ngày thử việc tại công ty Áp dụng ở lương tháng hiện tại
Bảng lương ví dụ
Các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương - Trưởng phòng cấp cao: 8 triệu VNĐ/ tháng - Trưởng phòng: 6 triệu VNĐ/ tháng - Phó phòng cấp cao: 5 triệu VNĐ/ tháng - Phó phòng: 4 triệu VNĐ/ tháng - Nhóm trưởng cấp cao: 3 triệu VNĐ/ tháng - Nhóm trưởng: 2 triệu VNĐ/ tháng - Tổ trưởng: 1.5 triệu VNĐ/ tháng - Tổ phó: 0.5 triệu VNĐ/Tháng - Kế toán trưởng: 5 triệu VNĐ/ tháng
22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Trợ cấp độc hại: Tùy thuộc vào từng bộ phận và vị trí làm việc mà mức phụ cấp cũng khác nhau như: + Công nhân lao động trực tiếp được 5% + Những người làm việc bán trực tiếp được hưởng 2.5% lương + Phụ cấp nhà ở, đi lại: 400,000 vnđ/ tháng + Phụ cấp chuyên cần: 150,000 vnđ/tháng + Phụ cấp điện thoại: Tùy thuộc vào chức vụ + Phụ cấp ngoại ngữ: Tùy thuộc vào trình độ ngoại ngữ
Nội dung các khoản trích theo lương - Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành bằng cách trích lập hàng tháng theo tỷ lệ phụ cấp quy định trên tổng số lương cơ bản và các khoản phụ cấp. Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích là 22%, trong đó: 16% tính vào chi phí kinh doanh và 6% do người lao động đóng góp được trừ vào lương hàng tháng. - Quỹ bảo hiểm y tế được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, tiền viện phí... cho người lao động khi họ ốm đau, sinh đẻ. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số lương thực tế của công nhân viên phát sinh trong tháng. Tỷ lệ hiện hành là 4.5%, trong đó 3% tính vào chi phí kinh doanh, 1.5% trừ vào lương của người lao động. - Kinh phí công đoàn trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số lương thực tế của công nhân viên phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích hiện hành là 2%. - Bảo hiểm thất nghiệp: đoàn trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số lương thực tế của công nhân viên phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích hiện hành là 1% tính vào chi phí kinh doanh và 1% do người lao động đóng góp được trừ vào lương hàng tháng. Như vậy tổng các quỹ là 30.5% gồm 21% tính vào chi phí kinh doanh, 9.5% trừ vào lương của công nhân viên.
2.2.5 Công tác tuyển dụng và đào tạo * Công ty tuyển dụng nhân viên trực tiếp theo quy trình hình 2.3. * Đào tạo: Công ty sẽ đào tạo cho nhân viên trong vòng 2 tháng thử việc, trong đó có đào tạo về nội quy công ty, các quy trình công việc ứng với vị trí của nhân viên và các kiến thức liên quan, với 2 hình thức là đào tạo thông qua tài liệu và trực tiếp công việc. Bảng 2.3. sơ đồ quy trình tuyển dụng
Tr¸ch nhiÖm
Néi dung
23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phô tr¸ch ®¬n vÞ
Yªu cÇu tuyÓn dông
Gi¸m ®èc
Phª duyÖt
Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh
Th«ng b¸o tuyÓn dông
Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh
NhËn hå s¬, s¬ tuyÓn
Gi¸m ®éc, Trëng Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh, phô tr¸ch ®¬n vÞ
Pháng vÊn vµ kiÓm tra trùc tiÕp
Gi¸m ®éc, Trëng Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh, phô tr¸ch ®¬n vÞ
ChÊp nhËn
Trëng Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh, phô tr¸ch ®¬n vÞ
Thö viÖc
Trëng Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh, phô tr¸ch ®¬n vÞ
§¸nh gi¸
Gi¸m ®èc
Ký hîp ®ång (Nguån: Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh)
2.2.6 Tổng quỹ lương và đơn giá tiền lương Công ty xác định tổng quỹ lương chung theo kế hoạch gồm các thành phần sau theo công thức: VC = VKH + VPC + VTG Trong đó: VC: Tổng quỹ lương chung theo kế hoạch VKH : Tổng quỹ lương theo kế hoạch xây dựng đơn giá tiền lương. VPC: Quỹ các khoản phụ cấp lương và các khoản chế độ khác (nếu có) mà chưa tính đến trong đơn giá tiền lương. VTG: Quỹ tiền lương làm thêm giờ được tính theo số giờ thực tế làm thêm nhưng không vượt quá quy định của Luật lao động. − − −
−
Về tiền lương bình quân:
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bảng 2.4: Tiền lương bình quân các năm từ 2009 đến 2010 ĐVT: đồng/người/tháng. Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 So sánh Thu nhập bình quân 2.800.000 3.200.000 (Nguồn: Số liệu của phòng hành chính)
Nhận xét: lương bình quân năm 2010 tăng 13,3% so với năm 2009. Nhìn chung, trong những năm gần đây, lương bình quân của cán bộ công nhân viên trong Công ty đã có mức tăng đáng kể, đảm bảo được nhu cầu ổn định đời sống và yên tâm công tác cho người lao động. Từ các số liệu về số lượng lao động và lương bình quân lần lượt trong các Bảng 2.3 và Bảng 2.4 trên đây, quỹ lương năm 2010 của Công ty là: 3.456.000.000 đồng (bằng 3.200.000x90x12).
2.2.7 Nhận xét về công tác lao động và tiền lương Qua thời gian làm việc và thực tập tại công ty, em thấy được công ty TNHH Nippon Paint Việt Nam (Hà Nội) là một doanh nghiệp có sự bố trí nhân lực gọn nhẹ, hoạt động khá hiệu quả. Việc sử dụng con người rất đúng năng lực chuyên môn và có chế độ trả lương phù hợp với năng lực và luôn khuyến khích được nhân viên. Từ đó cho thấy đường hướng phát triển ổn định và bền vững của công ty trong thời buổi kinh tế khủng hoảng và có nhiều biến động.
2.3. PHÂN TÍCH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ, TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Là công ty sản xuất nên công ty có một lượng khá lớn các thiết bị đặt tại nhà máy. Vì vậy, việc quản lý vật tư, tài sản cố định có vai trò quan trọng đối với sự phát triển của công ty. Tài sản cố định của công ty bao gồm: Phân xưởng, máy móc, dụng cụ thiết bị văn phòng, nhà kho, ôtô, ... Các tài sản này được quản lý theo hồ sơ và theo quy trình quản lý tài sản cố định, tài sản thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó có trách nhiệm theo dõi và quản lý; báo cáo ban giám đốc vào cuối năm. Tài sản cố định của công ty chỉ gồm tài sản hữu hình, được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại. 2.4. PHÂN TÍCH CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH Là công ty sản xuất, nên các loại chi phí bao gồm: -
Chi phí sản xuất bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu và đóng gói, Chi phí nguyên vật liệu và đóng gói, Chi phí lao động trực tiếp, Chi phí vận chuyển.
-
Phí Thành viên
-
Các chi phí khác: Chi phí nhà máy, Chi phí quản lý, Chi phí hành chính, Chi phí tài chính
-
Lợi nhuận Việc tính giá bán sản phẩm đã được ghi cụ thể trong mục chính sách về giá. 25
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.5. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY
Bảng 2.1 : Các chỉ tiêu tài chính trong 2 năm gần đây của công ty
ĐVT: Đồng Chỉ tiêu Doanh thu Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế
Năm 2009
Năm 2010
So sánh 2 năm 2009 và 2010 Mức tăng
Tỷ lệ (%)
378,000,000,000
417,000,000,000
39,000,000,000
10,37
42,447,280,175
15,807,438,201
26,639,841,974
168,52
37,908,495,953
15,020,684,561
22,887,811,392
152,38
Nguồn: Phòng TC-KT
Như vậy, dù năm 2010 là một năm khó khăn do khủng hoảng kinh tế toàn cầu, doanh thu năm 2010 của Cty vẫn tăng cao so với doanh thu năm 2009 (khoảng hơn 39 tỷ vnd, tăng 10.37% ). Doanh thu của năng 2010 tăng 10.37% so với năm 2009 nhưng lợi nhuận sau thuế lại tăng rất cao so với năm 2009 ( Do năm 2009 đầu tư chi phí nhiều).
26
