2012
MODELO DE SISTEMAS VIABLES DOCENTE: Marco Antonio, Canales Aguirre
CURSO: Metodología de Sistemas II INTEGRANTES: Flores Ayala, Roxana Justiniano Advincula, Lucila Ponce Loarte, Mayume Soria Alfaro, Iván
Mayume
11/06/2012
MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012
DEDICATORIA
A Dios, Quién nos da la vida y nos guía por mi sendero. A nuestros padres, que nos ayudan de manera incondicional.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012
AGRADECIMIENTO
Los más cordiales agradecimientos al docente del curso, por ayudarnos, que nuestros conocimientos crezcan.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 ÍNDICE I.INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………...5 II.MARCO TEORICO……...………………………………………………………………6 2.1.
Variedad y ley de Ashby............................................................................. 6
2.2.
Cibernética ................................................................................................. 6
2.3.
Modelo de sistemas viables ....................................................................... 6
2.4.
Sistema viable ............................................................................................ 7
2.5.
Entorno, Operación y gestión ..................................................................... 7
2.6.
El sistema algedónico ................................................................................ 7
2.7.
Reductores y amplificadores de variedad .................................................. 7
2.8.
Homeostato o homeostático ....................................................................... 8
2.9.
Hilomorfismo o helimorfismo ...................................................................... 8
2.10.
Ethos corporativos .................................................................................. 8
2.11.
Axiomas .................................................................................................. 8
2.11.1.
Los tres Axiomas de la Administración ............................................. 9
III. MODELO DE SISTEMA VIABLE………………………………………………….10 3.1.
Concepto: ................................................................................................. 10
3.2.
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN: IDENTIFICACION DE LOS
SISTEMAS 1, 2, 3, 3*, 4, 5 DEL SISTEMAS VIABLE. ....................................... 12 3.2.1. 3.2.1.1.
Sistema 1: .......................................................................................... 12 Características: .............................................................................. 13
3.2.2.
Sistema 2: .......................................................................................... 13
3.2.3.
Sistema 3: .......................................................................................... 14
3.2.4.
Sistema 3*: ........................................................................................ 15
3.2.5.
Sistema 4: .......................................................................................... 15
3
MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 3.2.6.
Sistema 5: .......................................................................................... 16
3.3.
LOS SISTEMAS VIABLES COMO ORGANIZACIONES RECURSIVAS . 17
3.4.
CIBERNÉTICA Y EL MODELO DE SISTEMA VIABLE: ........................... 18
3.5.
COMPONENTES DE LOS SISTEMAS VIABLES .................................... 19
3.6.
Las cinco funciones de la viabilidad ......................................................... 21
3.6.1.
Implementación. ................................................................................ 22
3.6.2.
Coordinación...................................................................................... 22
3.6.3.
Control: Seguimiento y Supervisión. .................................................. 23
3.6.4.
Inteligencia. ....................................................................................... 23
3.6.5.
Política. .............................................................................................. 24
3.7.
Principio de organización ......................................................................... 25
3.7.1.
Función de Implementación ............................................................... 26
3.7.2.
Coordinación...................................................................................... 28
3.7.3.
Seguimiento ....................................................................................... 30
3.7.4.
Política, Inteligencia y Control............................................................ 31
3.8.
APLICACIÓN DEL MODELO ................................................................... 34
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................... 36
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012
I.
INTRODUCCIÓN
Esta presentación proporciona una breve introducción al Modelo de Sistemas Viables de Stafford Beer (MSV). Stafford Beer es una de las principales figuras de la ciencia de la cibernética, la cual se refiere a las leyes subyacentes que gobiernan a los organismos, las máquinas y las organizaciones para que éstos mantengan su identidad y satisfagan sus propósitos dentro de su entorno. La cibernética demanda que hay leyes subyacentes, las cuales se aplican igualmente al modo en que el sistema nervioso de un animal mantiene el control sobre sus acciones, o al modo en que las especies se mantienen a sí mismas dentro de su ecosistema, y al modo en que una corporación mantiene su existencia en su mercado. El
MSV proporciona una notación que puede ser aplicada por no-matemáticos para
ayudarles a comprender y aplicar estas leyes generales.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012
II.
2.1.
MARCO TEORICO
Variedad y ley de Ashby
La variedad es un concepto central dentro de la cibernética, sobre todo en las aplicaciones conceptuales, en las que es necesario formalizar ciencias nociones intuitivas acerca de los sistemas. La variedad es un concepto paralelo al de complejidad, pero con un significado más restringido:
Definición de variedad y ley de variedad requerida: La variedad es una medida de la complejidad de un sistema, definida como el número de sus estados posibles. La variedad solo puede absorberse con variedad.
2.2.
Cibernética
La cibernética es una transdisciplina método para explorar los sistemas de reglamentación, sus estructuras, las limitaciones y posibilidades. La cibernética se definió en el siglo 20 a mediados, por Norbert Wiener como "el estudio científico de control y comunicación en el animal y la máquina". Cibernética sólo es aplicable cuando el sistema que está siendo analizado está implicado en un bucle de señal cerrada, es decir, donde la acción por el sistema provoca algún cambio en su entorno y que el cambio se alimenta al sistema a través de la información (realimentación) que permite que el sistema para cambiar su comportamiento. Este "circular de causalidad" la relación es necesario y suficiente para el punto de vista cibernético
2.3.
Modelo de sistemas viables
Es un modelo que estructura la organización de cualquier sistema viable
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012
2.4.
Sistema viable
Es cualquier sistema organizado de tal manera en cuanto a la reunión las demandas de sobrevivencia en ambiente cambiante. Una de las características de los sistemas que sobreviven es que son adaptables.
2.5.
Entorno, Operación y gestión
Son las tres entidades básicas a considerar en todo sistema viable. El entorno es todo lo que es externo al sistema y le es relevante. Para una empresa el entorno es el sector económico en donde se encuentra, los factores sociales que la condicionan las circunstancias económicas y políticas que la rodea, etc. El termino operación representa todas las actividades que producen el sistema y le dan su significado cada una de estas operaciones puede constituir un sistema viable en si misma (la recursividad del modelo) la gestión representa todas las actividades de dirección necesarias para hacer funcionar el sistema. A diferencia que sucede con las operaciones, la gestión no se puede considerar como un sistema viable, pues no tiene capacidad de existencia en si misma. Como un parámetro intuitivo si una actividad es viables, podemos decir que lo será contratable externamente la gestión por su parte no puede atender a todos los pequeños detalles a diferentes operaciones que se lleva a cabo en el sistema necesita atenuar la variedad de esta separa poder abarcarla.
2.6.
El sistema algedónico
Está compuesto por un aparato de madera y circuitos análogos que tenía un gráfico que representaba un semicírculo que decía en un extremo “de acuerdo” y en el otro “en desacuerdo”. A través de un boton rotativo, la gente podía elegir su opción y enviar la señal en tiempo real usando el sistema de circuito cerrado existente con la municipalidad.
2.7.
Reductores y amplificadores de variedad
Cuando se intenta regular el comportamiento de un sistema se utiliza, salvo en casos triviales un sistema regulador más pequeño de menor variedad. Dado este punto de
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 desequilibrio inicial en el balance de variable, las única dos formas de igualarlas es amplificarla la variedad del sistema regulador para que sea comparable al del sistema regulado o viceversa, reducir la variable del sistema regulado para que se adapte al sistema regulador.
2.8.
Homeostato o homeostático
Es uno de los primeros dispositivos capaces de adaptarse al medio ambiente, sino que exhibió comportamientos tales como la habituación, el refuerzo y el aprendizaje a través de su capacidad para mantener la homeostasis en un entorno cambiante.
2.9.
Hilomorfismo o helimorfismo
Es una filosofía desarrollada por la teoría de Aristóteles, que analiza la sustancia en cuestión y la forma. Las sustancias se conciben como compuestos de materia y forma.
2.10. Ethos corporativos Son éticas empresariales que aplican el personal en las organizaciones.
2.11. Axiomas Un axioma es una proposición que se considera «evidente» y se acepta sin requerir demostración previa. En un sistema hipotético-deductivo es toda proposición no deducida (de otras), sino que constituye una regla general de pensamiento lógico, por oposición a los postulados. En lógica y matemáticas, un axioma es una premisa que, por considerarse evidente, se acepta sin demostración, como punto de partida para demostrar otras fórmulas. Tradicionalmente los axiomas se eligen de las consideradas «afirmaciones evidentes», porque permiten deducir las demás fórmulas. En lógica matemática un postulado es una proposición no necesariamente evidente: una fórmula bien formada (planteada) de un lenguaje formal utilizada en una deducción para llegar a una conclusión. En matemática se distinguen dos tipos de proposiciones: axiomas lógicos y postulados.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012
2.11.1. Los tres Axiomas de la Administración La suma de la variedad horizontal que exhiben los elementos organizacionales que iguala a la suma de la variedad vertical que presenta los 6 componentes verticales de cohesión corporativa. La variedad desplegada por el sistema 3 resultante de la operación del primer axioma, iguala a la variedad desplegada por el sistema 4. La variedad desplegada por el sistema 5 iguala a la variedad residual generada por la operación de la tercera acción.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 III. 3.1.
MODELO DE SISTEMA VIABLE
Concepto:
Es un sistema dinámico que tiene la propiedad de subsistir por sus propios medios en el entorno en que existe. Para ello:
Se auto repara,
Es autoconsciente,
Utiliza recursividad y
mantiene su identidad.
Acorde con la estructura de trabajo, son aplicables a todas las clases de organizaciones para su autorregulación, adaptación, aprendizaje y desarrollo. El Modelo de Sistema Viable es una metodología para diagnosticar o diseñar la organización y
entender cómo trabaja en su operación total y su relación
con el entorno, a partir de la descentralización de las unidades productivas y de la organización integrada como un todo. Se constituye como una unidad autónoma, con identidad propia, y capacidad para mantenerse y adaptarse a los cambios del ambiente externo, respondiendo no solamente a eventos cotidianos sino con potencial para reaccionar a eventos inesperados tales como nuevas tecnologías, iniciativas de competidores, tendencias del mercado, etc. Este sistema lo que hace es permitir a las organizaciones obtener las flexibilidad que necesitan para sobrevivir en medios ambientes rápidamente cambiantes y complejos. Sus principales conceptos son: la comunicación, la información, la retroalimentación, la regulación, y los principios deducidos de la observación de los hilomorfismos entre el comportamiento de sistemas físicos y sociales. Este modelo de sistema explica las características estructurales de una organización con capacidad de adaptación. Un sistema viable está constituido
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 como una red de subsistemas viables y está contenida en un sistema viable mayor (recursividad). Los sistemas viables se relacionan a través de mecanismos complejos de comunicación que facilitan su articulación con el entorno y sus propios procesos de aprendizaje. Aplicando esta metáfora al caso de las organizaciones sociales, un sistema viable es un sistema de actividades humanas en el cual se desarrollan acciones con un propósito colectivo, que producen respuestas aceptables para el entorno en que operan. Según el modelo de Stafford Beer, en cualquier sistema viable deben existir cinco funciones para que este mantenga su identidad y pueda responder a un ambiente cambiante. Beer
ha recurrido a etiquetar los 5
subsistemas
denominándolos, simplemente, Sistema 1, 2, 3, 4 y 5, los cuales dependen de la noción de recursividad para cobrar sentido. El modelo se basa en lo que Beer ha llamado el teorema de “Sistemas Recursivos” que dice: “En una organización de estructura recursiva, cualquier sistema viable contiene y está contenido en otro sistema viable”. Estas funciones son: • Función de Implementación o Sistema 1. • Función de Coordinación o Sistema 2. • Función de Control o Sistema 3. • Función de Inteligencia o Sistema 4. • Función de Políticas o Sistema 5. Un concepto fundamental en el modelo, es el concepto de recursividad el cual significa que a nivel de organización se pueden observar los mismos elementos constitutivos de este, denominaos por Beer como elementos del sistema viable (sistema 1 al 5). En otras palabras las mismas distinciones que explican la estructura de manejo de la complejidad de la organización como un todo explican
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 la estructura de cada sub-organización que ésta incluya y de la meta-organización en la cual este incluida. Una característica de las organizaciones viables es que desarrollan formas de organización interna y externa tipo red, con nodos que operan con suficiente autonomía pero fuertemente articulados por mecanismos de manejo de variedad. Estos mecanismos pueden contribuir al logro de la estabilidad en las interacciones sociales de los actores organizacionales. La articulación o cohesión se logra mediante mecanismos de control, monitoreo y adaptación en cada unidad organizacional. 3.2.
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN: IDENTIFICACION DE LOS SISTEMAS 1, 2, 3, 3*, 4, 5 DEL SISTEMAS VIABLE.
El modelo de sistema viable es un modelo cibernético para el diseño y diagnóstico de organizaciones humanas. Su aplicación más inmediata es al diseño de empresas, aunque también se ha aplicado al diseño de estructuras económicas de países enteros. Un sistema viable se compone por 5 subsistemas interactivos que trabajan recíprocamente y que pueden ser mapeados a través de los diversos aspectos de la estructura de la organización. En términos amplios los sistemas 1 - 3, se refieren a “el aquí y ahora” de la operaciones de la organización, el sistema 4 se trata del “allí y después”, las respuestas estratégicas y los efectos de las demandas externas, ambientales y del futuro en la organización. El sistema 5 se refiere a “armonizar el aquí y ahora” y el “allí y después” para dar directrices a la política, las cuales mantienen a la organización como una entidad viable.
3.2.1. Sistema 1: Unidades Operativas que son controladas: Las actividades divisionales están programadas y es ahí donde se distribuyen los recursos. Cada sistema 1 debe ser un sistema viable, lo cual significa tener autocontrol sobre las tareas a su cargo, mantenimiento, cohesión y pertenencia con la organización a la cual concierne y las sub-organización que contiene.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 En el ámbito local, la ley de la variedad requerida implica que para lograr el autocontrol en cada sistema 1, debe mantenerse informado acerca de un subconjunto de variables que son estratégicas y relevantes en su quehacer y debe observar
que
cambios
de
comportamiento
puedan
indicar
desviaciones
operacionales de las metas previstas o esperadas. Para ello debe contar con un centro regulador propio que integre funciones de monitoreo y de filtración de datos a nivel operativo y que ejerza funciones de planeaciones tácticas y estratégicas en el respectivo nivel de organización.
3.2.1.1. Características:
Entorno especifico.
Reporta información detallada y sistémica al sistema 3 sobre la ejecución de tareas y uso de recursos y a los demás sistemas 1 sobre sus prioridades y acciones.
En su relación con su entorno (cliente, proveedores y demás interlocutores recurrentes) se debe analizar cuando hay desbalances en el manejo de la complejidad, como diseñar y operar en un contexto estructural de aprendizaje y con herramientas adecuadas del manejo de variedad.
3.2.2. Sistema 2: Coordina: las partes del sistema uno de una manera armónica. Control integral, para proporcionar la conexión y asegurar la estabilidad entre divisiones; el sistema 2 ejerce una función preventiva, atioscilatoria, en las interacciones de los responsables del sistema 1. Además, provee al sistema 3 de información sobre los cambios detectados por las administraciones locales en su interacción con el entorno. Opera en el dominio administrativo, por fuera del canal tradicional de control, con el objeto de amortiguar oscilaciones
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 Función: Atenuar las variedades horizontales que presentan los sistemas 1 y ofrecer los mecanismos y canales de comunicación alternativos entre ellos, que amortigüen las posibles oscilaciones surgidas en su interacción. Sirve básicamente de conexión entre el sistema 1 y 3.
3.2.3. Sistema 3: Responsable: de la estabilidad interna de la organización. Es el “aquí y ahora” de la organización. Se produce homeostasis interna, para asegurar una política integrada de la organización, considerada como un todo. El administrador debe descubrir primero que errores cometieron, que aprendieron y como corregirlos más adelante. Sin embargo, para responder a esas preguntas elementales debe tener la variedad requerida y esta es la resultante de la variedad residual
que
debe
absorber
los
niveles
organizacionales
que
manejan
directamente tales asuntos. Para minimizar esta variedad residual, el sistema 3 debe lograr que el sistema 1 absorba la mayor variedad posible y esto solo ocurre si este se autorregula. Los canales que utiliza un sistema viable para manejar la variedad residual del sistema 1, deben tener la variedad requerida para lograr que estos operen siguiendo las normas y reglas del juego de la organización y del entorno y desarrollen de forma aceptable sus tareas con un adecuado manejo de los recursos y una adecuada explotación de sus potenciales. Representa las estructuras y controles dispuestos para establecer las reglas, recursos, derechos y responsabilidades del sistema1, y para proveer de una interfaz con los sistemas 4 y 5.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 3.2.4. Sistema 3*: Canal de monitoreo, es aquel que sirve para conseguir información de diferente naturaleza de la provista por los otros canales mencionados y obtenida directamente de la fuente, para completar, ampliar o validar la información que recibe la administración por los demás canales verticales de la cadena de mando y que opera por fuera de la función de control. Primer Axioma de Administración: “La suma de variedad horizontal que exhiben los elementos operacionales, iguala a la suma de la variedad vertical que presentan los 6 componentes verticales de cohesión corporativa”. Siguiendo este axioma, la variedad que debe manejar el canal de monitoreo es igual al total de la variedad horizontal generada por el sistema 1 menos las variedades que genera el entorno y las que soportan los canales de los sistemas 3 y 2. De toda la información recopilada, provee solo la requerida por el sistema 3. Ejemplos:
Esquemas de auditoria.
Estudios sobre el estado de mantenimiento de los equipos.
Estudios del clima organizacional, etc.
3.2.5. Sistema 4: Se fija en el cambio y el futuro. Homeostasis externa, por la cual la organización se relaciona y recibe entradas de su medio, de otras organizaciones, de la economía, etc. La inquietud en este nivel es fijar las estrategias de la organización en vista de las condiciones externas. Está enfocado en el futuro y en el mundo externo de la organización; y es esto lo que monitorea. Los componentes del sistema 4 son responsables de observar externamente el ambiente para monitorear como la organización se adapta con el para mantenerse viable. Debe de contribuir a crear un contexto apropiado en la organización a fin de preveer escenarios de acción que respondan a los retos y externalidades en forma oportuna, debe permitir visualizar el afuera y el mañana, para ser capaz de
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 responder a los retos percibidos en el entorno, para esto debe proporcionar a la organización la información relevante sobre el entorno en el cual opera. En consecuencia debe desarrollar filtros para monitorear la información del entorno que le permita reconocer los patrones de tendencias futuras, con base en los comportamientos históricos. Hace el papel de vigía, de monitor externo, de censor organizacional de los cambios relevantes del entorno a los cuales debe atender la organización; propone como resultado de su exploración, criterios para la formulación de estrategias e iniciativas para la innovación. El sistema 4 interactúa con el sistema 3 constituyendo un homeostato que determina finalmente el nivel de autoconciencia adicionalmente, se encarga de comunicar al sistema 5 con los diferentes niveles operativos. Ejemplos:
Papeles de investigación y desarrollo.
Investigación de mercado y planeación corporativa. 3.2.6. Sistema 5:
Finaliza el sistema y completa el modelo. Este sistema vigila las políticas de los sistemas tres y cuatro, a partir de ello define estrategias viables y políticas para afrontar escenarios futuros posibles. Tiene como responsabilidad la de crear el “ethos” corporativos, la atmosfera organizacional, de donde parte su identidad y donde se definen en ultimas, sus políticas. Para manejar la variedad requerida por este sistema, debe garantizarse que la interacción entre los sistemas 3 y 4, sea efectiva en términos de manejo de variedad, es decir debe balancear el homeostato 3-4: mientras el sistema 3 tiene el conocimiento y la experiencia sobre las capacidades y restricciones actuales de la organización, el sistema 4 reconoce diferentes tendencia y recursos en el entorno que pueden, potencialmente, mejorar el desempeño y potenciar el desarrollo y la viabilidad de la organización a mediano y largo plazo.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 El tercer axioma de administración dice: “la variedad desplegada por el sistema 5 iguala a la variedad residual generada por la operación del tercer axioma”. El sistema 5 debe facilitar una interacción permanente y efectiva con representantes de los sistemas 3 y 4 para dirimir crisis, acordar rumbos de acciones y distribuir recursos estratégicos para el desarrollo organizacional. Debe garantizar que este tipo de debates se de oportunamente y se desarrollen con una participación balanceada de los diferentes puntos de vista; de esta forma, habrá más posibilidades de generar propuestas integrales, creativas y factibles que oriente el rumbo del desarrollo organizacional. Si el sistema 5 no logra este balance, puede caer en un estado de somnolencia en el que no reconoce problemas u oportunidades potenciales para la organización. Para evitarlo, los sistemas viables desarrollan señales especiales que Beer denomina “Señales algedonicas”. La señal algedonica proviene del sistema 1 y tiene por objeto alertar al sistema 5 sobre situaciones importantes de las cuales puede que no esté suficientemente informado. El sistema 4 debe garantizar que este tipo de señales fluyan adecuadamente entre los sistemas 1 y 5 en cada nivel recursivo.
3.3.
LOS SISTEMAS VIABLES COMO ORGANIZACIONES RECURSIVAS
El concepto de recursividad del MSV implica que para ser viable, cada sistema 1 debe ser responsable de desarrollar su capacidad de adaptación. Esto significa que debe ser responsable, entre otras cosas, de actualizarse sobre los conocimientos y tecnologías especializadas en asuntos claves para el desarrollo de su labor local; de manejar políticamente sus relaciones con el entorno; de generar señales de alerta oportuna sobre amenazas y oportunidades; y de organizarse con tiempo para responder a estas, de manera acertada y en el momento adecuado. Para lograrlo, cada sistema 1, en sí mismo, debe contar con un sistema 4 y 5 local. Debe también, operar con un acoplamiento estructural solido entre los
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 sistemas 3, 4 y 5 de cada nivel de organización, mediante instrumentos efectivos diseñados según criterios de participación y multiplicidad de puntos de vista como los que sugiere el MSV.
3.4.
CIBERNÉTICA Y EL MODELO DE SISTEMA VIABLE:
Cuando se planteó los principios de la cibernética, la principal orientación que se le dio fue la aplicación a las maquinas, por lo que hasta la actualidad se tiene una imagen de aplicación a artefactos automatizados como los robots, celulares y otros sistemas. Pero fue Stafford Beer quien planteo la aplicación de la cibernética a las organizaciones. Su principal aporte fue el modelo de sistemas viables, que se ha aplicado a miles de casos organizacionales alrededor del mundo, donde el más resonante es el caso del diseño del sistema económico de Chile. Beer sostiene que el modelo adecuado para describir la estructura de empresas, instituciones y
otras organizaciones humanas,
incluyendo al Estado, es el
nervioso humano. Tanto el sistema nervioso humano como
sistema
las organizaciones
modeladas por éste, muestran la existencia de un sistema de control que le da vida a una unidad coherente y a la vez cohesiva. La Cibernética se ocupa de estudiar los sistemas de cualquier naturaleza capaces de percibir, conservar y transformar información y utilizarla para la dirección y la regulación". Estos conceptos cibernéticos han sido utilizados por Stafford Beer para integrar el mo delo. Beer demuestra la posibilidad de construir el mismo modelo recurriendo a una serie de extrapolaciones lógicas de la Ley de Variedad Requerida. Establece como una premisa básica del Modelo de
Sistema Viable que éste,
al
igual que
todos
los
organismos vivos, requiere que se establezca una relación de equilibrio con su entorno. Este modelo posee las siguientes ventajas:
No requiere la existencia previa de la organización en estudio.
Es una herramienta de complejidad.
Rompe el esquema jerárquico de entenderse dentro de la organización.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012
Involucra la realización de identidad organizacional.
Realiza una sinapsis entre elementos internos y externos (adaptación)
Beer señala que el equilibrio o condición de homeostasis que se observa en los sistemas viables implica que dicho sistema actúa como un regulador de “variedad”. Por un lado, cancela variedad proveniente del medio ambiente, y por otro, amplifica su propia variedad de control. La supervivencia es un problema de control en ambos sentidos. Cuando el sistema logra empatar la ecuación de variedad, o al menos lidiar con ella en forma de que las perturbaciones provenientes del medio ambiente no provoquen la ruptura de los mecanismos internos de adaptación del sistema, este adquirirá la condición de viable.
El Modelo de Sistema Viable es una metodología para diagnosticar o diseñar
la
organización y entender cómo trabaja en su operación total y su relación con el entorno,
a
partir
de
la descentralización de las unidades productivas y de la
organización integrada como un todo.
Se constituye como una unidad autónoma, con identidad propia, y capacidad para mantenerse y adaptarse a los cambios del ambiente externo, respondiendo no solamente a eventos cotidianos
3.5.
COMPONENTES DE LOS SISTEMAS VIABLES
La complejidad nos rodea. Las organizaciones son enormemente complejas .el entorno de dichas organizaciones es aún más complejo. La gestión de una organización es responsable como su rendimiento como un todo. Sin embargo los que dirigen no pueden estar envueltos en todo personalmente mucho menos ejecutar todas las tareas de las organizaciones. Ellos deben trabajar a través de otras personas para hacerlo deben manejar la complejidad de estas relaciones.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012
ENTORNO
OPERACION
GESTION
Figura 1: Representamos la implementación (organización) como un circulo; el entorno con una nube; este es “mayor” que la organización y la rodea; La gestión por un cuadrado “contenido” en la organización.
Toda organización está inmersa en un entorno que incide a ella y sobre el cual actúa. La gerencia forma parte de la organización y tiene a su cargo garantizar la efectividad y la viabilidad de la organización.
Figura 2: La gestión se mantiene en comunicación con el entorno de la parte de implementación. Esto no significa que nunca interactúan solo implica que ellos dependen de la complejidad de la implementación para cerrar los circuitos que abren con el entorno.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 Ahora en una ley importante, la ley de requisito de variedad (ley de ashby),”solo variedad absorbe variedad”; esta ley se aplica tanto en la relación entre la gerencia y la implementación como la relación entre implementación y el entorno, es decir la gerencia debe desarrollar estrategias para la manejar toda la complejidad relevante de la implementación quedara fuera de control. A su vez, la implementación debe desarrollar estrategias relevante de su entorno de otro
modo el entorno sobrecargara a la
organización. El MSV ayuda a ver como la organización puede usar las relaciones de comunicación con el entorno para atenuar (
) su complejidad y de este modo aumentar su
comprensión del entorno y como amplificar (
) su capacidad de acción con el
objeto de hacer más efectiva su interacción con el entorno. Las relación (
) en adelante será representado por (
) el manejo de la
complejidad de las tareas organizacionales requiere de unidades autónomas auto organizadas dentro de unidades autónomas (auto organizadas). Estas unidades varían de organización en organización, pero son unidades autónomos, auto organizadas, con su propia gerencia es decir sistemas viables están unidades primarias (sistemas viables) si son suficientemente complejos tendrán más sub unidades primarias a y así recursivamente cada una con su propia gestión hasta que la complejidad total de la tarea organización sea absorbido.
3.6.
Las cinco funciones de la viabilidad
“Un sistema auto organizado debe estar siempre vivo y sin finalizar, ya que finalización es otro nombre para muerte” Una unidad autónoma (sistema viable) tiene que tener cinco tipos de sistemas en el lugar de si debe funcionar con eficacia en su entorno estos son: Implementación, coordinación, control, inteligencia y política.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 3.6.1. Implementación.
Sería el sistema 1 anteriormente propuesto. Actividades primarias, aquellas responsables de producir los productos o servicios implícitos en la identidad de la organización, y que se encuentran en el corazón del modelo recurrente.
Para construirla hay que establecer en primer lugar la identidad de la organización definiendo las principales transformaciones que se llevan a cabo.
Para ello hay que elegir el punto de vista de menor complejidad y que recoja el verdadero sentido de la organización. Dentro de una misma empresa pueden existir varias funciones de implementación, dependiendo del enfoque.
Las actividades primarias se dividen en gestión, operación y entorno, y estas serán los sistemas que se intentarán hacer viables dentro de la organización descomponiéndolos en otros subsistemas.
Una vez localizadas las actividades primarias hay que establecer los niveles estructurales en los que se subdividen, desglosando cada actividad primaria en varios procesos que conserven un balance adecuado de complejidad.
A continuación se pasaría al estudio y diseño de los mecanismos
3.6.2. Coordinación.
Entre la operación y la gestión de cada actividad primaria existe un proceso de regulación de la primera por parte de la segunda a través de planes, procedimientos, requisitos…Esto es lo que se denomina centro regulador, encargado de amplificar la variedad de los gestores y atenuar la variedad de las operaciones. Es vital para garantizar la estabilidad del conjunto.
Su misión por tanto es proporcionar canales de comunicación comunes y con el mismo lenguaje para todas las actividades primarias, de manera que se
22
MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 amortigüen las oscilaciones que puedan sufrir cada actividad, que son las que provocan inestabilidad.
3.6.3.
Control: Seguimiento y Supervisión.
En todas las organizaciones es necesario que los directivos tengan la posibilidad de realizar un control efectivo. Para ello necesitan disponer de un canal alternativo de información que permita un seguimiento adecuado. El sistema TRES es el responsable de las funciones internas o inmediatas del sistema: su “aquí y ahora”, es decir, su dirección día a día.
Reconoce al sistema como una totalidad y ejerce autoridad directa sobre el canal de comando central.
Este canal no se utilizaría constantemente, sino de forma esporádica, ya que representa un acceso directo a la variedad generada por las operaciones y un cortocircuito de la cadena natural de mando, de manera que aunque proporciona al directivo una visión más directa y completa, no se
puede
utilizar continuamente porque perdería su efectividad.
3.6.4. Inteligencia.
Es el eslabón de doble dirección entre la actividad primaria y su ambiente externo.
La inteligencia es fundamental en la adaptabilidad; parte de la actividad primaria y de la regeneración continua de las condiciones de mercado, de los cambios de tecnología y de todos los factores externos relevantes a futuro;
Hay que evitar un exceso de información externa si no se tiene la capacidad suficiente para procesarla.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012
Se enfoca hacia el futuro, se preocupa de la planificación a medio/largo plazo atendiendo a los cambios externos ambientales y a las capacidades internas de organización, de modo que el la organización puede inventar su propio futuro.
3.6.5. Política.
La última función, dando al cierre al sistema en su totalidad.
Se tiene que ser sumamente selectivo en la información que esta recibe, y esto se consigue gracias a las interacciones entre las funciones de Seguimiento e Inteligencia.
Debe proporcionar la claridad sobre la dirección global, los valores y los objetivos.
Una de las condiciones claves para la eficacia de la organización se relaciona a con las funciones de Inteligencia y Control, claramente interconectadas. Ofrecen perspectivas complementarias sobre la definición, el ajuste y la puesta en práctica de la identidad de la unidad de organización.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012
3.7.
Principio de organización
Con estos cuatro principios se intenta regular el funcionamiento de los canales de información establecidos entre el entorno, las operaciones y la gestión. Son auto explicativo, por lo que no insistiremos más en ellos. Primer principio. La variedad de gestión, operación y entorno, distribuida dentro de un sistema institucional, tiende a igualarse. El modelo ha de reflejar este principio, con un coste mínimo de dinero y de personas.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 Segundo principio. Los cuatro canales bidireccionales que llevan información entre las unidades de gestión, entorno y operación deben, en un momento dado, tener mayor capacidad de transmisión de una cantidad de información relativa a una cierta variedad que la capacidad de generación de variedad que tenga el sistema generador en ese momento. Tercer principio. Dondequiera que haya un canal con información, cada vez que cruza una frontera, ha de ser «transducido»; la variedad del transductor ha de ser, al menos, equivalente a la del canal. Cuarto principio. La operación de los tres principios anteriores debe mantenerse cíclicamente a través del tiempo, sin interrupciones.
3.7.1. Función de Implementación La función de implementación (según notación de Espejo) se corresponde con el sistema 1 del modelo viable propuesto por Beer. Para construirla, es necesario, en primer lugar, establecer la identidad de la organización, «nombrar el sistema» sobre el que se va a trabajar. La forma de nombrar el sistema es la que se utiliza en la Metodología de Sistemas Blandos (véanse al respecto capítulos 3 y 4), es decir, se identifica la organización relevante a través de la definición de las principales transformaciones que se llevan a cabo. Nombrar el sistema es elegir un punto de vista, seleccionar una forma de ver los procesos que se realizan en la organización, El problema está en elegir el nombre que proporciona la menor complejidad posible y que además recoge el verdadero sentido de la organización. Es curioso comprobar cómo dentro de una misma empresa coexisten varios 'nombres del sistema', varias identidades corporativas que pueden incluso ser contradictorias. Las transformaciones son actividades que se desarrollan en la organización, actividades que se pueden clasificar como sigue: Actividades Tecnológicas: Actividades destinadas a construir los productos o servicios que constituyen la razón de ser de la organización.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 Actividades Reguladoras: Actividades de administración y apoyo a las actividades anteriores. A su vez, las actividades tecnológicas pueden subdividirse en dos categorías: primarias y no primarias. Son primarias cuando se realizan dentro de la propia organización y no primarias cuando se subcontratan. Esta distribución es una decisión que toma la propia empresa en función de sus intereses. Veamos un caso práctico. En una empresa dedicada a la fabricación de tarjetas para ordenadores personales un ejemplo de actividad tecnológica es el diseño de las tarjetas. Ese diseño es el que da identidad a la organización, que se distingue de otras por ofrecer unas tarjetas de determinadas características y prestaciones. Se ha decidido que la labor de diseño no puede sacarse fuera de la organización (subcontratarse) sin perder la identidad de ésta, por eso es una actividad primaria. Por su parte, la fabricación de los circuitos impresos sobre los que se montan las tarjetas será una actividad primaria si la organización asume esa actividad y la realiza ella misma. Será una actividad tecnológica pero no primaria si de ella se encarga otra organización. Las actividades primarias se representan teniendo en cuenta que se dividen en gestión, operación y entorno. Estas actividades primarias van a ser los sistemas que intentaremos hacer viables dentro de la organización y que a su vez serán descomponibles en otros subsistemas modelables de forma similar. Una vez localizadas las actividades primarias, hay que establecer los niveles estructurales en los que se subdividen, buscando siempre un balance en la complejidad que abarque cada nivel (a no ser que interese introducir anomalías en esa distribución de complejidad). En el ejemplo anterior, establecer estos niveles es localizar los procesos equivalentes, según unos parámetros más o menos arbitrarios (tiempo, dinero, especialización...), necesarios para realizar la actividad tecnológica. Y además, desglosar cada actividad primaria en varios procesos, de nuevo conservando un balance adecuado de complejidad. No sería adecuado, por ejemplo, situar al mismo nivel el control de calidad como actividad completa y el proceso de etiquetado de la placa.
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Figura 3. Función de implementación.
Después de todo esto se pasa al estudio y diseño de los mecanismos de regulación que establecen la relación entre las operaciones y la gestión. 3.7.2. Coordinación Entre la operación y la gestión de cada actividad primaria existe un proceso de regulación de la primera por parte de la segunda a través de planes, procedimientos, programas, requisitos, etc. Esto es lo que se denomina centro regulador y es el encargado de amplificar la variedad de los gestores y atenuar la variedad de las operaciones. Este centro es vital, como veremos más adelante, para garantizar la estabilidad del conjunto. De esta forma, la función de implementación queda como muestra la figura 3. En la figura 4 aparecen las operaciones interconectadas entre sí. Esto es lógico teniendo en cuenta que forman parte de un proceso completo. En el ejemplo de la fabricación de tarjetas para PCs, es claro que deben existir canales de comunicación entre las diferentes operaciones para que la organización funcione eficientemente. Esto mismo es lo que representan las interacciones entre los entornos, que no son totalmente independientes entre sí por razones obvias. La existencia de estas conexiones puede conducir a inestabilidades. Supongamos que la fabricación de tarjetas se ha dividido en tres actividades primarias: diseño de las tarjetas,
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 montaje y control de calidad. Cada una de estas actividades actúa sobre su entorno y realiza las operaciones pertinentes. Diseño y Control de Calidad impondrán una serie de normas a Montaje que, evidentemente, intentará tomar en cuenta estas normas. Al estar interconectadas las operaciones y los entornos, las variaciones en una actividad repercuten en los entornos y operaciones de las demás. Al adaptarse Montaje a las peticiones de Control y Diseño, produce perturbaciones que éstos detectan y a las que se intentan adaptar. Pero, al mismo tiempo, Montaje realiza sus propias peticiones a Control y Diseño, que también intercambian exigencias entre sí. El resultado es que cada actividad se está intentando adaptar continuamente sin que nadie consiga ajustarse del todo. Esto es una oscilación en el sistema, que debe evitarse.
Figura 4. Centros reguladores como adaptadores de variedad.
Para amortiguar este tipo de oscilaciones, el Sistema Viable dispone del sistema 2, o Coordinación, cuya misión es proporcionar canales de comunicación comunes y con el mismo lenguaje para todas las actividades primarias. En una cadena de producción como la del ejemplo que estamos utilizando, un sistema de coordinación puede ser el control de producción. Otros formas de coordinación son reuniones interdepartamentales, protocolos, o formularios de comunicación normalizados. El sistema aparece ahora como muestra la figura 5.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 3.7.3. Seguimiento En todas las organizaciones es necesario que los directivos tengan la posibilidad de realizar un control efectivo. Para ello necesitan disponer de un canal alternativo de información, que permita realizar un seguimiento adecuado de lo que está sucediendo. Este canal no se utilizaría constantemente, sino de forma esporádica, dado que representa un acceso directo a la variedad generada por las operaciones y un cortocircuito de la cadena natural de mando, algo que siempre origina problemas. Este es el sistema 30, o de Seguimiento. Ejemplo de este modo de funcionamiento son auditorías de gestión, informes sobre el funcionamiento de un determinado departamento, estudios sobre la efectiva utilización de unas determinadas máquinas, etc. Todo este tipo de informaciones proporciona al directivo una visión más directa y completa de lo que está sucediendo en la organización, pero no se pueden utilizar continuamente, pues perderían efectividad. El sistema aparece ahora como se muestra en la figura 6.
Figura 5. Coordinación de gestión como dispositivo antioscilaciones.
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Figura 6. Seguimiento de las operaciones como fuente adicional de control.
3.7.4. Política, Inteligencia y Control. En la figura B.6 destaca el hecho de que no hay ninguna conexión entre la gestión de las diversas actividades primarias y la gestión de orden superior. Estos canales de comunicación existen efectivamente y dependen de lo que en la misma figura aparece bajo el epígrafe de 'alta dirección'. La interacción entre la dirección general, por así decirla, y la gestión de cada actividad primaria se lleva a cabo a través de tres canales: Contabilidad, Negociación de Recursos y Requisitos Legales y Corporativos.
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Figura 7. Canales verticales de mando.
A través de estos canales se transmite la información necesaria para la normal operación de las diferentes actividades. También aquí debe cumplirse la ley de la Variedad Requerida y estos tres canales son reductores de variedad. La contabilidad, porque es una forma de reducir la información financiera de cada actividad y hacerla asimilable al nivel superior. Los requisitos legales y corporativos, porque son normas filtradas por el nivel superior para hacerlas asumibles por los niveles inferiores. Y la negociación de recursos, porque a través de ella las actividades participan de los objetivos corporativos y la organización asume las necesidades de cada actividad. La labor fundamental de la dirección de nivel superior es dirigir el funcionamiento de la organización. Para ello necesita una forma de interactuar con la organización misma y otra para interactuar con el entorno. Para actuar sobre la organización está el sistema 3, o Control. A este dispositivo también se le denomina filtro O (de organización) (Espejo, 1983). Aquí es donde tienen su origen los sistemas 2 y 3*, de Coordinación y Seguimiento, respectivamente, pues no cabe duda de que son formas de interacción con la organización. Para actuar sobre el entorno está el sistema 4, o Inteligencia, también llamado filtro E (de entorno) (Espejo, 1983). A través de él, la organización percibe lo que le es relevante del entorno y así poder actuar en consecuencia.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 Control e Inteligencia deben estar debidamente coordinados y equilibrados. Su efectividad depende mucho de la interacción entre ambos, pues no se pueden tomar decisiones atendiendo únicamente al entorno (demandas del mercado para las que la organización no está preparada) o sólo a la organización (nuevas tecnologías aplicadas a productos sin demanda en el mercado). Por último, ha de existir una parte de la organización encargada de tomar las decisiones corporativas y establecer las líneas de desarrollo de las actividades. Esta es la función de Política, o sistema 5 de Beer, que debe basarse para su funcionamiento en la coordinación entre la inteligencia y el control, hecho que se esquematiza en la figura 9.
Figura 8. Funciones de Inteligencia y Control.
El sistema completo aparece en la figura 10, donde se pone además bien de manifiesto la característica recursiva del modelo.
Figura 9. Funciones de Inteligencia y Control.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 3.8.
APLICACIÓN DEL MODELO
El sistema viable tiene ya. una historia considerable. Probablemente, el mayor trabajo emprendido bajo su guía ha sido la aplicación realizada en el Chile de Allende entre los años 1971-73 para modelar el sistema económico del país. Este proyecto inconcluso y sus resultados se describen en varias publicaciones de Beer, especialmente en la segunda edición de «Brain of the Firm». A pesar de la envergadura de un trabajo de este tipo, todo el diseño del sistema se completó en dieciocho meses a falta de la preparación del personal para manejar las herramientas proporcionadas para gestionar la economía de la nación.
Figura B.10. El modelo del Sistema Viable al completo (Beer, 1985).
El Sistema Viable se ha convertido en una metodología de consultoría ampliamente utilizada en todo el mundo. La mayor parte de las aplicaciones se realizan en empresas de muy diversa índole dentro del sector privado, ayudando a su diseño o a su diagnóstico. o a ambas cosas. Un ejemplo de este tipo de aplicaciones se puede encontrar en Espejo (1987). También se ha aplicado en el sector público en campos tales como el sistema penal y el sistema sanitario.
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MODELO DE SISTEMAS VIABLES 2012 Raúl Espejo, que también trabajó en el proyecto de Chile, ha realizado varias aportaciones al modelo, algunas de las cuales hemos recogido en este anexo, ayudando a formalizarlo. El desarrollo del modelo dentro del ámbito académico se debe en buena parte a su labor docente e investigadora en la Universidad de Aston en Inglaterra. En torno al Modelo del Sistema Viable se va generando una tecnología asociada que se ha utilizado profusamente en varios proyectos semejantes al de Chile. Así, existe lo que se denomina «centro de operaciones», conectado a una red de ordenadores que recogen información sobre cada parte del sistema y la muestran en pantallas permitiendo el control de su evolución, con la ventaja de que se pueden realizar rápidas simulaciones para comprobar los resultados de las decisiones. Se utiliza además una gran variedad de programas y dispositivos, tales como el sistema regulador financiero. Para más detalles sobre estas cuestiones, remitimos al lector a la bibliografía adjunta.
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BIBLIOGRAFIA Libros: Pensamientos Sistemico(Isaac Dyner R.,Angela Espinosa,Hernan lopez garay, Ricardo Sotaquira) Metodología de sistemas (Marco Robensoy Taipe Castro,Jowel Cabrera Padilla) Páginas WEB: http://www.slideshare.net/Carlucho/guia-didactica-318794
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