NORMAS DE CONTROL A LOS ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIOS
ANA MARIA QUILAGUY TORALBA ANA MARIA PATERNINA PATERNIN A MENDOZA
MANUEL EDUARDO ALEJO DIAZ INSTRUCTOR SENA
CONTABILIDAD Y FINANZAS
FICHA: 339923-1
SENA CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS 10 DE AGOSTO 2012
NORMAS DE CONTROL A LOS ACTIVOS PASIVOS Y PATRIMONIO INTRODUCCION Las normas de control interno tienen como antelación las normas del (decreto 2649/93) establecen los distintos procedimientos que deben regir a los activos pasivos y patrimonio, las cuales deben verifica su veracidad y cumplimiento eficaz. Este procedimiento es realizado por el auditor que dictamina y emite un informe sobre dichos estudios a los activos, pasivos y patrimonios para regular el buen uso de estas cuentas en el ejercicio contable teniendo como base las P.C.G.A (principios de la contabilidad generalmente aceptados) que contribuyen al reconocimiento de las reglas de los registros contables. Las normas y procedimientos de control se evidencian en el control interno de una empresa más exactamente en el control interno contable, donde se observa y revisa las partidas y hechos contables.
OBJETIVOS
Evidenciar las normas y procedimientos de control a los activos pasivos y patrimonio, reconociendo las normas técnicas del (decreto 2649/93) y las P.C.G.A. Analizar las distintas cuentas en el ambiento del control interno contable para reconocer la veracidad y eficacia de los hechos contables y sus distintos procesos en el ciclo contable.
Para conocer mucho más la estructura de las normas de control a los activos pasivos y patrimonios se deben tener en cuenta antes varios conceptos que ayudan a entender de donde y como provienen dichas normas y su correcto uso:
AUDITORIA INTERNA: Es un control de dirección que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de objetivos y metas.
CONTROL INTERNO: Sistema integrado de métodos y procedimientos efectuados por una compañía. El control interno se divide en: control contable y control administrativo CONTROL INTERNO CONTABLE: Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente, y están relacionados directamente, con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen elementos tales como los sistemas de autorización, aprobación y segregación de tareas relativas a la anotación de registros.
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO: Estos controles comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia operativa y la adhesión a las políticas de la dirección. Incluyen controles tales como análisis estadísticos, controles de calidad, programas de entrenamiento del personal, etc.
NORMAS TECNICAS GENERALES (DECRETO 2649/93): Son las que regulan el ciclo contable, es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y trasmiten correctamente a los usuarios de la información.
NORMAS TECNICAS ESPECÍFICAS (DECRETO 2649/93): Las normas específicas son los mecanismos o procedimientos que permiten alcanzar los objetivos particulares del control. Estas normas sin considerarse limitativas comprenden los planes de la organización, las políticas específicas, los procedimientos y los dispositivos físicos.
P.C.G.A (PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS): Se entiende por principios o normas de la contabilidad generalmente aceptados en Colombia, que son el conjunto de conceptos básicos y reglas que deben se observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. LOS PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD Y LA AUDITORIA Al determinar los objetivos de la elaboración de los dictámenes de auditoria a los estados financieros, se debe analizar que estos deben presentarse de acuerdo a los P.C.G.A (principios de la contabilidad generalmente aceptados) y de investigar si tales principios fueron aplicados consistentemente por la empresa. LA EJECUCION DEL TRABAJO DE AUDITORIA: Al estudiar los principales aspectos de la ejecución del trabajo, recordemos que este se enmarca dentro del siguiente: Las normas y disposiciones legales. Las normas y procedimientos de auditoria. El auditor necesita conocer y evaluar la eficiencia de l control interno antes de entrar de lleno a la comprobación misma de las cuentas, puesto que ese conocimiento y esa evaluación son necesarios para la elaboración del programa del trabajo y la determinación del alcance y oportunidad de las pruebas a efectuar.
NORMAS Y ROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA: Las normas y procedimientos de auditoria son los elementos de juicio necesarios para sustentar la opinión del auditor sobre los estados financieros de una organización, bien como auditor independiente, bien como revisor fiscal. Al aplicar adecuadamente los procedimientos de auditoria, el auditor contara con la evidencia necesaria para juzgar la razonabilidad de las cifras que se muestran en las diferentes cuentas.
NORMAS DE CONTROL INTERNO (ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO) Son procedimientos aplicados a las diferentes cuentas para verificar, examinar, analizar y evaluar su eficiente cumplimiento en el control interno contable.
ACTIVOS Esta conformado por los recursos y derechos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa y estos se clasifican en activos corrientes y activos no corrientes; los activos corrientes comprenden el dinero y otros recursos y derechos que razonablemente se espera convertir en efectivo, consumir o vender en un periodo que no exceda de un año y los activos no corrientes representa el valor de los bienes y derechos de propiedad de la empresa que pueden convertirse en efectivo, en un plazo mayor del periodo contable o de un año. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL: Art. 61 (DECRETO 2649/93) INVERSIONES Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias. Verificar la existencia y aplicación de una política de acceso a inversiones. Determinar la eficiencia de la política de adquisición de inversiones de la compañía Verificar que los soportes de las cuentas registradas como inversiones, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias. Revisar si la información acerca de las inversiones de la compañía, se encuentra debidamente actualizada y se hace llegar oportunamente a la administración y a los encargados dentro de la compañía. COSTO HISTÓRICO: incluye las sumas en que se incurre para la compra de la inversión, el cual, para el caso de las inversiones representadas en acciones y cuotas o partes de interés social se ajustará mensual o anualmente, reconociendo el efecto inflacionario de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes. ART 62. (DECRETO 2649/93) CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR:
El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general. La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado. Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.
Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:
Otorgar descuentos especiales
Pagar saldos acreedores
Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
Todas las funciones de efectivo. Verificación de facturas y Notas de créditos. Pases a cuentas control. Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.
ART.63 (DECRETO 2649/93) INVENTARIOS
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. Hacer conteos físicos periódicamente. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas. Proteger los inventarios con una póliza de seguro. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
ART. 64 (DECRETO 2649/93) PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO:
Examinar las autorizaciones para las compras y ventas o retiros de propiedad y equipo. Examinar las facturas de los proveedores y las liquidaciones de los contratistas por trabajos realizados, así como otros documentos justificativos de los desembolsos efectuados por concepto de P, P y E . Comparar los presupuestos de obras o los importes autorizados para la construcción, compra o adquisición de propiedades y equipo con los desembolsos reales y verificar si coinciden. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo Comprobar físicamente la existencia de vehículos Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor y de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad Seleccionar un número de tarjetas de control de existencias y comprobar si las salidas registradas en las mismas, se hallan amparadas por pedidos de almacén o por asientos de ajuste
COSTO: Valor razonable de la contraprestación entregada, para comprar un activo en el momento de su adquisición o construcción por parte de la empresa.
VALOR HISTÓRICO: Para los componentes de la Propiedad Planta y Equipo el valor histórico se determina por todas las erogaciones y cargos hechos por la empresa hasta colocarlos en condiciones de utilización.
DEPRECIACIÓN: Es la asignación sistemática del monto depreciable de un activo durante su vida útil . Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo. Comprobar si la base para la depreciación se ajusta a las disposiciones legales y a la política aprobada por la junta directiva. Verificar los cálculos de la depreciación.
PASIVOS Representación financiera de una obligación presente del ente económico derivada de eventos pasados en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deben transferir recursos o proveer servicios a otros entes. La clasificación de las cuentas del pasivo es a corto y largo plazo. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL: ART.74 (DECRETO 2649/93) OBLIGACIONES FINANCIERAS:
Preparar listado de las obligaciones Financieras que indique las fechas de origen, de renovación y de vencimiento, beneficiario, importe, pagos o endosos y si es posible intereses. Comparar los saldos en libros de las obligaciones financieras con el listado y verificar la antigüedad de las obligaciones. Solicitar la confirmación de saldos a las obligaciones financieras. Investigar la existencia de saldos débito y reclasificarlos en una cuenta de activo. Examinar los estados mensuales de las obligaciones financieras como base de comprobación de saldos individuales. Investigar los saldos grandes, anormales o antiguos y obtener una explicación para ellos
ART.75 (DECRETO 2649/93) CUENTAS POR PAGAR: Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de autorización de pagos y emisión de cheques.
Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe. Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.
Verificar si se elabora un Expediente de Pago de cada proveedor, que al menos contenga en cada operación la Factura del suministrador, el Informe de Recepción, las reclamaciones en los casos que procedan y el documento de pago o su referencia.
Comprobar si confeccionan el Registro de Pagos, en que se contabilizan los documentos de pago en orden numérico.
Verificar que concilien los documentos recibidos de los proveedores con el Submayor de Cuentas por Pagar.
Comprobar que exista un procedimiento que asegure que las Facturas se paguen en tiempo y no existen obligaciones envejecidas.
PASIVOS CONTINGENTES:
Cerciorarse de que todo pasivo contingente conocido se indique en el balance general
Establecer claramente la importancia de dichas obligaciones contingentes y su significado para la situación financiera de la empresa
PATRIMONIO EL patrimonio comprende las cuentas que representan el capital, las utilidades o pérdidas o las reservas que posee la empresa. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL: Asegurarse de que el patrimonio total de los cambio habidos son consistentes con el negocio y su actividad Verificar que los saldos de estas cuentas estén debidamente registrados y valorados, y se correspondan con transacciones reales. Verificar que los conceptos que integran el capital contable estén debidamente valuados. Verifica que las cuentas estén correctamente descritas y clasificadas, se aplican conforme a principio de contabilidad generalmente aceptados, aplicados de manera uniforme respecto a ejercicios anteriores.
Verificar que los movimientos de capital y reservas estén debidamente autorizados y se hallan realizado conforme a la normativa vigente Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros. Autorización y procedimientos para el pago de dividendos. Información sistematizada sobre cifras actualizadas. Control de las reservas restringidas, así como también vigilancia de las distintas restricciones aplicadas a algún tipo de acciones.
ART. 83 (DECRETO 2649/93) CAPITAL
Verificar la existencia de la emisión de títulos que amparen las partes del capital social Custodia de arqueos de títulos Información oportuna del departamento de contabilidad de los acuerdos de los accionistas o de los administradores, que afecten las cuentas del capital contable Los movimientos deben estar aprobados por la junta general de accionistas u órgano competente Personal independiente debe llevar los registros de los títulos. Conciliar periódicamente el registro de acciones con la cuenta de control. Efectuar pagos de dividendos a través de una cuenta bancaria especial.
UTILIDADES O PÉRDIDAS ACUMULADAS: Las auditoria de las utilidades o pérdidas reflejadas en el patrimonio de los accionistas tiene relación directa con la auditoria de las cuentas de resultado. El movimiento debe estar respaldado en las determinaciones de la asamblea general de accionistas, que comprenden la apropiación para las reservas que incrementan el patrimonio, el pago de dividendos o las apropiaciones especiales. RESERVAS: Las reserva legal debe analizarse con atención; Dichos movimientos que debe ser respaldado por decisiones de las asambleas de accionistas cuyas disposiciones, a la vez quedaran consignadas en las actas prescritas. Las reservas, al ser una partida creada y exigida por la ley, no están sometidas a la voluntad del empresario. Éste no puede disponer de ellas para un fin diferente al de enjugar pérdidas que es el que le ha definido la ley, de modo tal que no se pueden distribuir ni capitalizar, etc. La sociedad puede disponer según su libre albedrío, de la parte de las reservas que excedan del 50%. En tales circunstancias, la empresa puede proceder a capitalizar las reservas, a distribuirlas, o a darles cualquier otro uso que considera pertinente.
