MS PROJECT 2013
Sommaire
2017
Page : 1
MS PROJECT 2013
Sommaire
Atelier 1 : Définition du calendrier de travail .............................3 Atelier 2 : Planification des tâches .............................................6 Atelier 3 : Planification des ressources ......................................14 Atelier 4 : Planification des coûts ..............................................21 Atelier 5 : Optimisation du projet .............................................27 Atelier Atelier 6 : Suivi du projet ........................................... .......................................................... ...............34
Page : 2
MS PROJECT 2013
Atelier 1
Atelier1 : Définition du calendrier de travail Cet atelier a pour objectif de présenter brièvement l’environnement de Microsoft Project et de définir le calendrier de base et les temps de travail
Exercice 1 : Définition du calendrier de base La mise en place du projet requiert un calendrier qui aide à en déterminer la durée totale. 1. Ouvrez Ms Project 2013 2. Dans le menu : Cliquez sur Fichier puis Options… 3. Quand la fenêtre Options apparaît, cliquez sur Echéancier
Modifiez, si nécessaire, les champs qui c orrespondent aux paramètres globaux indiqués sur l’illustration ci-dessus. Il s'agit des paramètres locaux enregistrés avec le projet en cours. Pour étendre cette modification à tout nouveau projet, choisissez « tous les nouveaux projets » au niveau de « Options de calendrier de ce projet ». Remarque La modification de ces options sous l'onglet Calendrier Calendrie r n'affecte pas le calendrier du projet ( calendrier ( calendrier de projet : calendrier de base utilisé par un projet.) ou le calendrier des heures de travail des ressources ( calendrier des ressources : calendrier qui indique les périodes ouvrées et chômées pour une ressource individuelle. Un calendrier des ressources se différencie d'un calendrier de base, qui indique les périodes ouvrées et chômées pour plus d'une ressource.). Cette modification influe uniquement sur la façon dont Office Project 2013 convertit les durées en heures dans tout le projet . projet . Par exemple , si vous avez indiqué dans la zone Heures par jour la valeur par défaut 7 heures et que vous avez entré 2 jours dans le champ Durée, la durée correspondante à ces deux jours est affichée dans le diagramme de Gantt sous forme d'heures, soit 14 heures. Si, dans la zone Heures par jour, vous avez entré la valeur 5, puis une durée de 2 jours pour une tâche, cette tâche aura une durée de 10 heures. La durée définie ici est également prise en compte pour la conversion de la durée en valeur de travail. La conversion de la valeur de travail fonctionne de la même façon avec les zones Heures par semaine et Jours par mois.
Page : 3
MS PROJECT 2013
Atelier 1
Exercice 2 : Modification du temps de travail Pour contrôler la façon dont le travail est réellement planifié, modifiez les calendriers des heures de travail. Par ailleurs, si vous modifiez le nombre d'heures par jour, le nombre d'heures par semaine ou le nombre de jours par mois, il convient de mettre à jour le calendrier du projet afin que les heures et les durées soient co rrectement synchronisées : Dans l’onglet Projet, cliquez sur Modifier les horaires de travail . Dans la fenêtre « Modifier les horaires de travail » cliquez sur le bouton Créer un nouveau
calendrier … Dans la boite de dialogue « Créer un nouveau calendrier de base » renseignez le champ Nom :
Golf et et cochez « Faire une copie du calendrier Standard » puis validez.
Utilisez l'onglet Exceptions pour définir des var iations occasionnelles pour les périodes ouvrées normales du calendrier sélectionné. Ces exceptions peuvent par exemple être des jo urs fériés, les jours d'absence ou de congés co ngés du personnel, etc.
Page : 4
MS PROJECT 2013
Atelier 1
Cliquez sur l’onglet Exceptions de la fenêtre puis instruisez les champs Nom, Début et Fin comme indiqué ci-dessous.
A présent nous allons définir un temps de travail spécifique d’une semaine de travail au mois de Ramadan : Cliquez sur l’onglet Semaine de Travail et saisir Ramadan dans le champ « Nom » puis les dates
Début : 01/9/2008 et 01/9/2008 et Fin : 30/9/2008. 30/9/2008. Ensuite cliquez sur le bouton Détails…
Dans la boîte de dialogue « Détails de ‘Ramadan’ » sélectionnez les jours du lundi au Jeudi, cochez « Définir le(s) jour(s) comme temps de travail spécifiques : » puis sur la première ligne du tableau
Page : 5
MS PROJECT 2013
Atelier 1
saisissez la plage horaire comme indiqué sur la boîte ci-dessus. Ensuite sélectionnez Vendredi et l’horaire suivant : De 09 :00 A :00 A 15 :00 puis validez deux fois.
Page : 6
MS PROJECT 2013
Atelier 2
Atelier 2 : Planification des tâches L’objectif de cet atelier consiste à opérer une identification du projet, à saisir les tâches et les durées, à hiérarchiser les tâches et à bâtir la planification. Nous atteindrons cet objectif en élaborant un petit projet, à savoir l'aménagement d'un parcours de Golf.
Exercice 1 : Définition du projet Pour créer un nouveau projet vierge dans Project 2013, cliquer sur Nouveau projet dès l’ouverture de la fenêtre de Microsoft Pr oject. Pour retrouver ensuite cette commande en cours d’utilisation de l’outil, cliquer sur l’onglet Fichier du ruban puis sur Nouveau. Pour créer un nouveau projet à partir d'un modèle créé précédemment dans Project 2013, cliquer sur Nouveau dans le menu Fichier puis sur PERSONNEL. A noter que Project propose également de nombreux modèles, accessibles en cliquant sur PROPOSÉS (toujours depuis Nouveau dans le menu
Fichier) – il faut être connecté à Internet. Un tutorial pour une meilleure prise en main de Project est également disponible (en cliquant sur Bienvenue dans P roject) ! Pour définir le projet : 1. Dans l’onglet Projet, cliquer sur Informations sur le projet. 2. Dans la zone Date de début , entrer une date de début pour votre projet 7/8/2008 3. Dans cliquez sur le m enu fichier et sélectionnez Propriétés avancées du menu « informations sur le projet » 4. Entrer toutes les informations utiles
Exercice 2: Définition des périodes ouvrées du projet et type de planification Vous pouvez utiliser le calendrier du projet projet pour refléter les jours et les heures ouvrés généraux de votre projet, les périodes chômées habituelles (telles que les week-ends et les soirs) et les jours chômés spéciaux (telles que les vacances). 1. Dans l’onglet projet, cliquez sur « informations sur le projet » 2. Dans la fenêtre « informations sur le projet », sélectionner le calendrier « Golf » qui sera le calendrier par défaut. Ce calendrier va servir, par la suite, pour définir les calendriers ressources. 3. Cliquez sur fichier et sélectionnez Echéanciers 4. Vérifier est ce que les horaires sont comme suit :
Page : 7
MS PROJECT 2013
Atelier 2
Ce choix signifie que -
les horaires : de 8h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00.
-
les unités de temps : 8h/j ; 40h/s ; 22j/m
5. Pour que la planification de tâche s’effectue automatiquement après chaque saisie, sélectionner « planification automatique » au niveau du champ « Nouvelles tâches créée ». En mode de planification automatique, les dates de début et de fin des tâches sont calculées par MS Project en fonction de leur durée et et ordonnancement. Mais, il est possible de définir une date de début ou de fin spécifique pour une tâche. 6. Cliquez sur OK
Exercice 3 : Saisie de la liste des tâches du projet Manuellement Dans les colonnes « Nom de la tâche » et « Durée » saisissez respectivement par ligne :
Approbation des plans par la commune Accord du permis de construire Préparation du terrain Travaux de finition
1 jour 2 semaines 4 semaines 5 je
Pour s’assurer des unités de de temps et de leurs abréviations : 1. Dans le menu fichier, cliquez sur Options. 2. Cliquez sur options avancées. 3. Voir la section « options d’affichage de ce projet ». A près la sélection des abréviations préférées cliquer sur OK. 4. Sélectionnez les lignes des quatre tâches ajoutées 5. Cliquez avec le bouton droit puis choisissez supprimer la tâche. Assistant d’importation cliquez sur ouvrir du menu fichier, après vous sélectionnez « ordinateur » et parcourir Dans la boîte de dialogue « Ouvrir » choisissez le fichier parcours.xls du dossier GolfProject (Ce fichier Excel contient la liste des tâches à importer et leurs durées). Cliquez sur le bouton Ouvrir puis suivez les instructions de l’assistant comme indiqué sur les captures d’écrans ci-dessous.
Page : 8
MS PROJECT 2013
Atelier 2
1
2
3
4
5
6
Le mappage permet de faire la correspondance entre les noms de champs d’Excel et MsProject2013
Créer un dossier et appelez-le « ParcoursGolf »
Enregistrez le projet sous le nom monParcours0.mpp dans ce dossier
Fermez le fichier
Page : 9
MS PROJECT 2013
Atelier 2
Exercice 4 : Organisation des tâches en phases Pour rendre votre projet plus facile à lire, hiérarchisez-le. hiérarchisez-le. A cet effet, créez des tâches récapitulatives récapitulatives et des tâches subordonnées. 1. Ouvrez le fichier « parcoursGolf1.mpp ». 2. Cliquez droit sur l’entête de la tâche 3 « Préparation du terrain ». 3. Dans le menu apparu, cliquez sur Insérer une tâche. 4. Saisissez le nom de la tâche récapitulative : « Phase I : Terrassement » 5. Sélectionnez les tâches 4 à 7 6. Cliquez sur l’icône
du ruban de l’onglet « Tâche ».
7. Refaire les opérations 2 à 6 comme suit :
Phases à saisir
Tâches à sélectionner
Phase II : Travaux d’irrigation Phase III : Aménagement général
9 et 10 12 à 17
Pour afficher les différents niveaux d’affichage des tâches, cliquez sur le bouton Afficher de la barre d’outils et choisissez le niveau à faire apparaître. 1. Cliquez sur le plan de l’onglet affichage 2. Cliquez sur Niveau hiérarchique 1 Seules les phases et les tâches de niveau 1 sont apparues, alors que les tâches subordonnées ont été masquées. Cependant, elles peuvent être rendues visibles soit en cliquant sur les signes + à gauche des tâches récapitulatives ou en cliquant sur Toutes les tâches
subordonnées du menu du bouton Afficher. 3. Enregistrez le fichier sous monParcours1.mpp 4. Fermer le fichier
Exercice 5 : Planification des tâches Le début ou la fin d'une tâche dépend souvent du début ou de la fin d'une autre tâc he. Vous allez planifier les tâches dépendantes de votre projet en les liants par différentes méthodes : Colonne prédécesseurs 1. Ouvrez le fichier « parcoursGolf1.mpp », si nécessaire. 2. Dans la colonne Prédécesseurs des tâches 2 ; 3 ; 4 ; 5 et 6 saisissez respectivement les numéros 1 ; 2 ; 3 ; 4 ; 4.
Page : 10
MS PROJECT 2013
Atelier 2
Le ruban 3. Sélectionnez les tâches de 12 à 15 4. Dans l’onglet Tâche, cliquez sur l’icône
pour lier ces tâches.
Diagramme de Gantt 5. Dans le diagramme de Gantt, placez le pointeur au milieu de la barre de la tâche 4 (prédécesseur de la tâche 7). 6. Faites glisser le pointeur de la souris vers la barre de la tâche 7(successeur de la tâche 4). 7. Répétez cette opération pour les tâches suivantes :
Prédécesseur
Successeur
7 7
8 9
Remarque Toutes les liaisons établies ci-dessus sont du type Fin à Début(FD). C’est la liaison par défaut.
La tâche dépendante (B) ne peut pas commencer tant que la tâche dont elle dépend (A) n'est pas terminée. Cependant d’autres types de dépendances existent :
Début à Début (DD)
La tâche dépendante (B) ne peut pas commencer tant que la tâche dont elle dépend (A) n'a pas commencé.
Fin à Fin (FF)
La tâche dépendante (B) ne peut pas se terminer tant que la tâche dont elle dépend (A) n'est pas terminée.
Début à Fin (DF)
La tâche dépendante (B) ne peut pas se terminer tant que la tâche dont elle dépend (A) n'a pas commencé.
Page : 11
MS PROJECT 2013
Atelier 2
Informations sur la tâche Comment traduire sur le diagramme de Gantt que la tâche 11 (Décoration générale) ne peut démarrer tant que la tâche 10 (Fleurir le parcours) n’a pas commencé ? 1. 2. 3. 4. 5.
Double-cliquez dans la case de la tâche 11. Cliquez sur l’onglet Prédécesseurs de la boîte de dialogue « Informations sur la tâche ». Défilez le contenu de la colonne Type en cliquant sur sa case. Cliquez sur l’option Début à Début Validez par OK et observez la modification.
Tâches multiples Si , de plus, la tâche 11 ne doit commencer que si la tâche 9 (Terrassement- phase finale) soit terminée, nous procéderons comme suit : 1. Cliquez dans case Prédécesseurs de la tâche 11. 2. Tapez ; 9. 3. Enregistrez le fichier sous monParcours2.mpp 4. Fermer le fichier
Exercice 6 : Suppression d’un lien Il y’a différentes façons de supprimer une dépendance : Colonne prédécesseurs 1. Ouvrez, si nécessaire, le fichier « parcoursGolf2.mpp ». 2. Cliquez dans la case prédécesseurs de la tâche 15. 3. Dans la barre de saisie effacez le N° de la tâche et valider. (Vous pouvez également effacer cette tâche en appuyant sur le bouton Suppr du clavier) Barre d’Outils 1. Sélectionnez les tâches 13 et 14. 2. Dans l’onglet « tâche du ruban, cliquez sur l’icône
pour dissocier ces tâches.
Indépendance des tâches 1. Dans le diagramme de Gantt, placez le pointeur entre les tâches 10 et 11 (sur la flèche) et double-cliquez. 2. Dans la boîte de dialogue Indépendance de tâches cliquez sur sur le bouton Supprimer. 3. Constatez le changement et fermez le fic her sans l’enregistrer.
Page : 12
MS PROJECT 2013
Atelier 2
Exercice 7 : Contraintes des tâches Lorsque vous définissez définissez une date de début ou une date de fin pour une tâche dans dans Microsoft Office Project 2013, cela signifie que vous ne voulez pas que la tâche débute ou se termine avant cette date. Vous pouvez appliquer des contraintes à vos tâches pour ainsi imposer des des restrictions quant au calcul des dates de fin et de début. 1. Chargez le fichier « parcoursGolf2.mpp ». 2. Dans la partie gauche du ruban de l’onglet tâche, sélectionnez Diagramme de Gantt s’il n’est pas activé. 3. Cliquez sur la tâche « Préparation du terrain », puis sur le Informations du ruban de
l’onglet tâche . 4. Sélectionnez l'onglet Avancées . 5. Sélectionnez le type de contrainte « Doit commencer Le »dans la liste Type de contrainte. 6. Tapez la date de contrainte 22/8/2008 dans la zone zone Date de la contrainte ou sélectionnez la date dans le calendrier puis validez avec OK. 7. Lisez les informations affichées de la boite de dialogue « Assistant Gestion de Projets » puis cliquez sur l’option Continuer afin de définir une contrainte Doit commencer Le Le Remarquez la note apparue à gauche de la tâche sur la colonne d’indicateurs. Pointez -la et vo yez le message affiché.
Exercice 8 : Echéance Vous pouvez définir une date d' échéance (échéance : date cible à laquelle vous voulez qu'une tâche soit terminée. Si l'échéance est dépassée et que la tâche n'est pas terminée, Project affiche un indicateur .) .) pour une tâche afin de suivre sa date de fin sans bloquer les prévisions avec une contrainte fixe. Office Project 2013 met à jour les prévisions en conséquence, suit les dates d'échéance et affiche un symbole
dans la colonne des indicateurs si si une tâche se termine
après son échéance 1. Cliquez sur la tâche « Fleurir le parcours » 2. Cliquez sur Informations de l’onglet tâche, puis sur l'onglet Avancées de la fenêtre apparue. 3. Entrez la date d'échéance 12/01/2009 dans la zone Échéance. 4. Cliquez sur OK pour enregistrer l'échéance. Une flèche la tâche dans l'affichage Diagramme de Gantt et l’icône indicateurs. 5. Pointez l’icône
Page : 13
apparaît à côté de la barre de dans la colonne des
avec la souris et lisez le contenu de son infobulle .
MS PROJECT 2013
6. Réglez le zoom du diagramme de Gantt par les boutons
Atelier 2
de l’onglet affichage.
Exercice 9 : Tâches périodiques Une tâche périodique est une tâche qui se répète tout au long d'un projet. Par exemple, vous pouvez définir une réunion hebdomadaire sous forme de tâche périodique. Vous allez planifier 2h de réunion un mardi sur deux entre le 19/9/2008 et le 04/02/2009. Pour ce faire : 1. Placez- vous après la dernière tâche du projet en cliquant dans la case vide 2. Dans le groupe de commande insertion de l’onglet « tâche » choisissez l’option Tâche
périodique… 3. Renseignez la boîte de dialogue Informations sur la tâche périodique comme illustré cidessous 4. Validez avec OK
5. Une fenêtre Ms Project s’affiche pour po ur vous informer que 2 réunions auront lieu pendant des périodes chômées. Cliquez sur le bouton Oui pour les reporter à la période ouvrée la plus proche. 6. Remarquez l’icône à gauche de la tâche dans la colonne indicateur. 7. Pour afficher toutes les réunions cliquez sur le signe + à côté de la tâche. 8. Enregistrez le fichier sous monParcours3.mpp 9. Fermer le fichier.
Page : 14
MS PROJECT 2013
Atelier 3
Atelier3 : Planification des ressources Après avoir évalué les besoins en ressources, vous allez aborder l’atelier 3 qui vise à vous apprendre à manipuler les ressources (saisir, affecter, visualiser, modifier, …) et créer le calendrier des ressources
Exercice 1: Saisie des ressources Une ressource se définit en général comme un ensemble de personnes, d'équipements et de matériels destinés à accomplir des des tâches formant un projet. Vous allez donc affecter des ressources ressources à votre projet : 1. Chargez le fichier « parcoursGolf3.mpp ». 2. Dans le groupe de commande Vue de l’onglet Ressource, cliquez sur Tableau des ressources. 3. Dans la première ligne du tableau, instruire les champs suivants : Nom de la ressource : Bulldozer Type : Travail Initiales : B Groupe : Engin Capacité Max : 1 4. Refaites les mêmes opérations pour les autres ressources, comme indiqué sur le tableau ci-dessous.
MS PROJECT 2013
Atelier 3
Exercice 2: Calendrier des ressources a- Indisponibilité d’une ressource Le bulldozer devra s’arrêter 3 jours : entre le 12/11 et le 14/11/2008 pour entretien systématique. Il faudrait donc planifier cet arrêt de la ressource. 1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources. 2. Double cliquez sur la ressource Bulldozer
3. Dans la boîte de dialogue Informations sur la ressource cliquez sur le bouton Modifier le temps de travail… 4. Cliquez sur l’onglet exceptions de la boîte de dialogue Modifier le temps de travail 5. Instruire les champs de la première ligne comme suit : Nom : Entretien Ent retien systématique, Début : 12/11/2008, Fin : 14/11/2008 6. Cliquez sur le bouton Détails… et vérifiez que les options Chomé et Quotidien sont sélectionnées 7. Validez en cliquant, à chaque fois, sur OK jusqu’au tableau des ressources. Horaire de nuit L’équipe de nuit n’aura pas un horaire standard. Il faut, donc l’indiquer à MsProject 1. Dans la barre d’ Affichage, cliquez sur Tableau des ressources. 2. Double cliquez sur la ressource Equipe de nuit 3. Dans la boîte de dialogue Informations sur la ressource cliquez sur le bouton Modifier le
temps de travail… 4. Dans le menu déroulant Calendrier de choisissez Equipe de nuit 5. Validez en cliquant, à chaque fois, sur OK jusqu’au tableau des ressources. 6. Enregistrez le fichier sous monParcours4.mpp 7. Fermer le fichier
Page : 16
MS PROJECT 2013
Atelier 3
Exercice 3: Affectation des ressources a- Affectation des Ressources 1. Chargez le fichier « parcoursGolf4.mpp». Vous allez affectez les ressources Bulldozer et Conducteur Bulldozer aux tâches 3,4 et
10 2. Dans la Barre d’ Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt . 3. Sélectionnez les tâches 3,4 et 10 (Utiliser la touche Ctrl pour une sélection des tâches non contigües) 4. Dans le groupe de commande Affectation de l’Onglet Ressource, cliquez sur Affecter les
ressources… 5. Dans la boîte « Affecter les ressources » sélectionner Bulldozer et Conducteur Bulldozer 6. Cliquez sur le bouton Affecter puis Fermer 7. Vérifiez dans la table du diagramme de Gantt, que les ressources Bulldozer et Conducteur Bulldozer figurent dans la colonne Noms ressources des tâches 3, 4 et 10. b- Problèmes d’affectation des ressources Vous allez affectez maintenant les ressources Chef de décoration et Equipe décoration aux tâches 11,12 et 13. 8. Dans le diagramme de Gantt, Sélectionnez les tâches ci-dessus mentionnées 9. Notez leurs durées et dates de fin
Tâche
Durée
Date fin
11 12 13 10. Cliquez sur le bouton Affecter les ressources du groupe de commande Affectation de l’Onglet Ressource 11. Sélectionnez la ressource Equipe décoration puis dans la case Unités tapez 4
Page : 17
MS PROJECT 2013
Atelier 3
12. Validez avec la coche
13. Cliquez sur la tâche Fleurir le parcours du Tableau des ressources pour la sélectionner 14. Choisissez Chef Décoration dans la fenêtre Affecter les ressources et tapez 1 dans la case Unités . 15. Validez avec la coche
16. Sélectionnez les tâches 12 et 13, Choisissez Chef Décoration dans la fenêtre Affecter les
ressources et tapez 0,5 dans la case Unités . 17. Validez puis cliquez sur le bouton Fermer 18. Vérifiez, dans la table du diagramme de Gantt, que les ressources Chef décoration et
Equipe décoration figurent dans la colonne Noms ressources des tâches correspondantes. 19. Notez leurs durées et dates de fin
Tâche
Durée
Date fin
11 12 13 20. Concluez : ………………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………… ……… …………………………………………………………………………… ………………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………………………………………. …………………………. Poursuivez la saisie des ressources selon l’illustration c i-dessous
Page : 18
MS PROJECT 2013
Atelier 3
Remarque : Les tâches auxquelles nous avons affecté l’équipe de décoration ont vu leurs durées diminuées et par conséquent leurs dates de fin avancées. Si les tâches sont pilotées
par l’effort . Autrement dit, la durée d'une tâche se réduit ou s'allonge à mesure que des ressources sont ajoutées ou supprimées de la tâche, tandis que l'effort nécessaire à l'exécution de la tâche reste inchangé. Pour rendre une tâche non pilotée par l’effort procédez comme suit i- Double cliquez sur la tâche (par exemple :Mise en place de 10 trous) ii- Cliquez sur l’onglet avancées iii- Décocher l’option Pilotée par l’effort 21. Enregistrez le fichier sous monParcours5.mpp 22. Fermer le fichier
Exercice 4: Modification des ressources a- Modification des unités 1. Chargez le fichier « parcoursGolf5». 2. Dans le g, coupe de commande Affichages des Ressources de l’onglet Affichage, cliquez sur autres affichage Plus d’affichages... 3. Sélectionnez Fiche détaillée de tâche dans la fenêtre Plus d’affichages. 4. Cliquez sur bouton Appliquer 5. Vous allez affecter une pelle mécanique , un ouvrier spécialisé et un responsable de
projet à la tâche Préparer l’emplacement des attractions . A cet effet, cliquez d’abord sur le bouton Suiv jusqu’à atteindre la tâche concernée.
Page : 19
MS PROJECT 2013
Atelier 3
6. Saisissez les trois ressources dans la colonne Nom de la ressource comme indiqué dans l’illustration avec leurs unités.
7. Validez avec le bouton OK. 8. Modifiez le nombre d’heures de Travail du Responsable projet à 16h au lieu de 160h 9. Validez avec le bouton OK. 10. Notez la durée initiale de la tâche puis augmentez les unités de ses ressources à 2 puis validez. 11. Notez le changement opéré sur la durée. 12. Remettez les unités à 1 et validez. 13. Augmentez la durée de la tâche à 5s et validez par OK. 14. Remarquez le changement au niveau des heures de t ravail. 15. Concluez : ………………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………… ……………………………………………………………………… ………………………………… ……………………………………………………………………… ………………………………………………………….. ……………………….. b- Suppression des ressources affectées Vous allez supprimer la ressource Bulldozer de la tâche 10 : 1. Dans la Barre d’affichage, cliquez sur diagramme de Gantt . 2. Dans le diagramme de Gantt sélectionnez la tâche 10 3. Cliquez sur bouton Affecter les ressources de l’onglet Ressources 4. Sélectionner la ressource Bulldozer et cliquez sur le bouton Supprimer 5. Fermer la boîte de dialogue « Affecter les ressources » 6. Vérifiez que la ressource Bulldozer n’est plus affectée à la tâche 10 7. Remarquez le changement opéré par Ms Project sur la date de fin du projet. 8. Annulez l’opération de suppression en utilisant la Barre d’outils Accès Rapide. c- Remplacement des ressources affectées Pour remplacer la ressource Equipe de décoration par Ouvriers, procédez comme suit : 1. Dans le diagramme de Gantt sélectionnez la tâche 11 Page : 20
MS PROJECT 2013
Atelier 3
2. Cliquez sur bouton Affecter les ressources de l’onglet Ressource 3. Sélectionnez la ressource Equipe décoration et cliquez sur le bouton Remplacer 4. Dans la liste Nom de la ressource choisissez Ouvriers 5. Cliquez sur OK puis Fermer. 6. Remarquez le changement 7. Annulez l’opération de suppression en utilisant le menu Edition-Annulez Affectez les ressources.
Exercice 5: Visualisation graphiques des ressources 1. Dans le diagramme de Gantt sélectionnez la tâche 3 2. Cliquez sur bouton Affecter les ressources de l’onglet Ressource 3. Sélectionnez la ressource Bulldozer 4. Cliquez sur le bouton Graphiques… 5. Pour naviguer entre les ressources, utilisez la barre de défilement en bas à gauche g auche et pour voir la charge de la ressource sélectionnée, utilisez la barre de défilement en bas à droite 6. Votre graphique doit ressembler à l’ill ustration ci-dessous. 7. Analysez vos différents graphiques et s’assurer que le bulldozer n’est pas disponible entre le 12/11 et le 14/11 puis cliquez sur Fermer (Utilisez lez boutons de zoom et la barre de défilement).
8. Enregistrer le fichier sous monParcours6 puis fermer
Page : 21
MS PROJECT 2013
Atelier 4
Atelier4 : Planification des coûts L’objectif de cet atelier consiste à définir les coûts des tâches et des ressources
Exercice 1: Affectation des coûts a- Saisie des coûts
1. Chargez le fichier « parcoursGolf6.mpp», si nécessaire. 2. Dans la barre d’ Affichage, cliquez sur Tableau des ressources. 3. Si la devise affichée est le dirham DH, allez directement à l’étape 8 4. Dans le menu fichier, cliquez sur Options… 5. Dans l’option Affichage choisissez MAD pour la Devise de la rubrique Options de devise
pour ce projet 6. Saisissez DH dans la case symbole 7. Choisissez 1 DH dans le menu déroulant Placement puis cliquez puis cliquez sur OK
8. Entrez les coûts dans les colonnes Tx. standard, Tx hrs. Sup et coût utilisation comme indiqué dans l’illustration ci-dessous.
Page : 22
MS PROJECT 2013
Atelier 4
b- Modification des coûts A partir du 30 septembre 2008 le taux standard du bulldozer augmentera de 20%. Cependant pour la tâche Terrassement- phase préliminaire le taux standard du bulldozer est de 1700DH/j. 1. Dans la Barre d’ Affichage, cliquez sur Diagrammes de Gantt 2. Sélectionner Table puis coût de l’onglet Affichage 3. D’abord notez le coût total respectivement des tâches 3, 4 et 10 utilisant le bulldozer :
Tâche
Coût total
3 4 10 Ensuite et pour tenir compte de ces taux dans votre planification procédez comme suit : 1. Dans le tableau des ressources sélectionnez la ressource Bulldozer. 2. Double Clique sur la ressource Bulldozer . 3. Cliquez sur l’onglet Coût. 4. Cliquez sur l’onglet A représentant la table par défaut des taux de coûts. 5. Saisissez la date du 30/9/2008 dans la deuxième case de la colonne date d’effet 6. Dans la case Taux standard correspondant à cette date, saisissez +20% 7. Maintenez l’allocation des coûts sur proportion, puis cliquez sur OK. 8. Rouvrez la fenêtre Informations sur la ressource et constatez la modification puis validez.
Page : 23
MS PROJECT 2013
Atelier 4
9. Dans la Barre d’Affichage, cliquez sur Diagrammes de Gantt 10. Sélectionner Table puis coût de l’onglet Affichage 11. Observez les modifications opérées dans le coût total des tâches utilisant le Bulldozer et reportez-les sur le tableau ci-dessous.
Tâche
Coût total
3 4 10 12. Concluez : ………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………….. ………………………….. …………………………………………………………………………… ………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………….. ….. Maintenant vous allez traiter l’exception du coût standard de la ressource Bulldozer B ulldozer pour la tâche Terrassement- phase préliminaire 1. Dans la Barre d’Affichage, cliquez sur Tableau des ressources. 2. Affichez la boîte de dialogue Informations sur la ressource de la ressource
Bulldozer et cliquez sur l’onglet coût si nécessaire. 3. Cliquez sur l’onglet B des Tables des taux de coûts. 4. Dans la première case de la colonne Taux standard saisissez 1700 /j et 3000DH comme coût d’utilisation puis cliquez sur OK. 5. Dans la Barre d’Affichage cliquez sur Utilisation des ressources 6. Sous la ressource Bulldozer, double cliquez sur la tâche Terrassement- phase
préliminaire Page : 24
MS PROJECT 2013
Atelier 4
7. Choisir le taux B dans la liste déroulante Table des taux de coûts de la boîte de dialogue Informations sur l’affectation puis OK.
8. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagrammes de Gantt 9. Sélectionner Table puis coût de l’onglet Affichage 10. Observez les modifications opérées dans le coût total de la tâche 4 utilisant le Bulldozer. 11. Concluez : ………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………….. ………………………….. …………………………………………………………………………… ………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………….. …..
Exercice 2: Visualisation des coûts a- Coût total du projet 1. Dans l’onglet Projet cliquez sur Informations sur le projet … 2. Cliquez sur le bouton Statistiques… 3. Observer les dates de début et de fin du projet, sa durée, son coût et le nombre d’heures de travail. 4. Cliquez sur le bouton Fermer b- Coût par tâche 1. Dans la colonne Prédécesseurs du diagramme de Gantt (Table : Entrée), cliquez avec le bouton droit de la souris 2. Cliquez sur Insérer une colonne… du menu contextuel 3. Sélectionnez coût dans la liste déroulante Nom de champ. 4. Saisir Coûts par tâche dans le champ Titre. 5. Validez avec le bouton OK et s’assurer de la colonne ajoutée. 6. Enregistrez le fichier sous monParcours7.mpp puis fermer
Page : 25
MS PROJECT 2013
Atelier 4
Exercice 3: Autres visualisations a- Affichage simple Vous allez, maintenant créer un affichage af fichage personnel sur les prévisions 1. 2. 3. 4.
Ouvrez, si nécessaire, le fichier « parcoursGolf7.mpp » Sélectionnez Autres AffichagesPlus d’affichages… dans l’Onglet Affichage Cliquez sur le bouton Créer… Choisir l’option Affichage simple de la boîte de dialogue Définir un nouvel affichage puis valider avec OK 5. Renseignez les champs de la fenêtre Définition d’un affichage comme indiqué sur l’illustration ci-dessous. 6. Cochez la mention Afficher dans le menu puis OK
7. Cliquez sur le bouton Appliquer de la fenêtre Plus d’affichages 8. Observer les nouvelles colonnes de votre aff ichage. b- Affichage combiné Vous allez combiner deux vues : Réseau de tâches et Utilisation des tâches : 1. Sélectionnez l’icône Réseau de tâches dans la barre d’affichage 2. Appuyez sur la touche Shift et en même temps cliquez sur l’icône Utilisation des tâches 3. Cliquez dans la tâche Terrassement-Phase préliminaire du Réseau de tâches et observez les détails relatifs à la tâche dans la table Utilisation des tâches en dessous. 4. Annuler l’affichage combiné en cliquant sur supprimer le fractionnement du menu fenêtre. c-
Chemin critique
Le chemin critique est la série de tâches (ou même d'une seule tâche) qui conditionne la date de début ou la date de fin du projet . Vous pouvez afficher le chemin critique avec l' Assistant Diagramme de Gantt.
Page : 26
MS PROJECT 2013
Atelier 4
1. Dans l’onglet Format, cochez Tâches Critiques. 2. Ou click droit dans le digramme de Gantt, choisissez Tâches critiques du menu « Afficher/masquer les styles de Barres » 3. Enregistrez le fichier sous monParcours8.mpp puis fermer
Page : 27
MS PROJECT 2013
Atelier 5
Atelier 5 : Optimisation du projet A ce stade, vous devez vérifier le planning et le corriger pour vous assurer que la date de fin prévue sera respectée, détecter les conflits et revoir la répartition de vos ressources afin d’optimiser leurs charges de travail.
Exercice 1: Méthode du chemin critique a. Chemin critique On rappelle que le chemin critique correspond à la séquence de tâches la plus longue. Donc, tout retard sur l’une de ses tâches entraîne nécessairement un retard sur la durée globale du projet Vous savez manipuler les tâches et les ressources du projet. Vous allez vérifier si les tâches non critiques n’affectent en rien la date de fin du projet. 1. 2. 3. 4.
Ouvrez le fichier « ParcoursGolf8.mpp» Dans le diagramme de Gantt affectez 8 semaines à la tâche « Opération de drainage » la date de fin du projet n’a pas bougée. Poursuivre l’expérience et mettez 13 s . Remarquez que la tâche est devenue critique et la date de fin de projet dépendante de la fin de la tâche 8. 5. fixez à nouveau la durée à 5s. b. Marge libre
Marge libre : Délai dont on peut retarder l’exécution d’une tâche sans retarder aucune des tâches subséquentes. 1. Dans la barre d’ Affichage, cliquez sur Plus d’affichage 2. Sélectionnez Gantt relatif aux marges dans la liste affichée puis cliquez sur le bouton appliquer.( Les marges apparaissent sur le diagramme de Gantt symbolisées par des t raits) Remarque Vous constatez que vous pouvez affecter moins de ressources pour rallonger la tâche Opération de drainage dans la limite des 7,14 s. Ainsi, vous pouvez résoudre résoudre les conflits de surcharge. surcharge. Comme vous pouvez réduire la durée du projet projet en affectant plus de ressources disponibles aux tâches critiques. c.
Marge totale
Marge totale: Durée du retard que peut prendre la date de fin d'une tâche sans retarder la date de fin du projet.. La marge totale peut être positive ou négative. Si elle est positive, elle indique la durée du retard que peut prendre une tâche sans retarder la date de fin du projet. Si elle est négative, elle indique la durée à économiser pour que la date de fin du projet ne soit pas retardée. Les marges négatives, qui indiquent qu'il n'y pas suffisamment de temps prévu pour la t âche, sont en général provoquées par des dates contraintes. Il est intéressant de faire apparaître la marge totale de votre projet dans le cas où vous examinez la planification afin de repérer une marge susceptible de compenser le temps nécessaire aux nouvelles tâches que vous désirez ajouter.
Page : 28
MS PROJECT 2013
Atelier 5
1. Dans la colonne D urée du diagramme de Gantt, cliquez avec le bouton droit de la souris 2. Cliquez sur Insérer une colonne… du menu contextuel 3. Dans la boîte de dialogue Définition de la colonne sélectionnez Marge totale dans la liste déroulante Nom de champ. 4. Validez avec le bouton OK 5. Le champ Marge totale est ajouté au tableau des tâches. t âches. Recherchez les nombres positifs suffisamment élevés : ils indiquent qu'il reste du temps disponible dans la planification. d. Recherche de tâche critique pouvant être écourtée 1. La tâche Préparation du terrain est effectuée par une entreprise externe. Si vous arrivez à négocier une durée de 3s au lieu de 4s (affectez 3 s à la tâche « Préparation du terrain»), la date de fin est rapprochée au 27/01/2009 au lieu de 03/02/2009. 2. Supposons que la tâche 9 « Opération d’irrigation » commence 2s avant la tâche « Creuser les tranchées ». Positionnez vous sur la tâche 9 dans la table du diagramme de Gantt et inscrivez dans la case Prédécesseurs 7DD-2s. Vous constatez que la date de fin de projet a encore été avancée (06/01/2009) .
3. Enregistrez sous monParcours9.mpp puis fermer
Exercice 2: Gestion des surcharges s urcharges de ressources Il se peut qu’en cherchant à optimiser les ressources, des surcharges apparaissent. A c et effet, vous allez travailler sur des tâches bien précises 1. Ouvrez le fichier « ParcoursGolf9.mpp» 2. Constatez que la ressource Ouvriers a été affectée aux tâches 5,7,8,9 et 15. La capacité maximale définie est de 5 ouvriers. 3. Remarquez que les tâches Opération de drainage et Opération d’irrigation s’effectuent en parallèle avec 5 ouvriers chacune. Il y a bien une surutilisation de la ressource Ouvriers. 4. Constatez que vous avez 2 Responsables de projet affectés à la tâche 14. Alors il n’y a qu’un seul responsable de projet. Pour vérifier cela : 1. Dans la barre d’ Affichage cliquez sur Tableau des Ressources. Les ressources Ouvriers et Responsable du projet sont en surcharge, ils s’affichent en rouge gras Pour plus de détails : 2. Dans la barre d’ Affichage cliquez sur Utilisation des ressources . Les ressources en surcharge s’affichent en rouge gras. 3. Pour analyser ces surcharges, faites apparaitre le diagramme de Gantt en simultané. Pour cela maintenez la touche Shift du clavier enfoncée puis aller dans la barre d’ Affichage et cliquez sur Diagramme de Gantt. La ressource Ouvriers travaille par exemple 80 h/j entre le 24/11 et le 27/11, soit 40 h pour la tâche 8 et 40 h pour la tâche 9. 5 ouvriers sont affectés mais il n’y a que 5 en tout. Ce qui représente une surcharge de 40 h. A ce stade vous êtes conscient de l'éventualité d'une surutilisation des ressources affectées. Ms Project peut vous afficher ce genre de conflit.
Page : 29
MS PROJECT 2013
Atelier 5
1. Dans la zone Utilisation des ressources, cliquez avec le bouton droit de la souris. 2. Cliquez sur Surutilisation du menu contextuel 3. Le champ est ajouté au tableau. Il vous indique la surutilisation de la ressource sur certaines tâches. (Voir la ressource Ouvriers) Vous pouvez visualiser la même chose sur le graphe des ressources. 4. cliquez sur Graphe des Ressources dans la barre d’ Affichage. Ce type d’affichage traduit les mêmes données que précédemment. La charge normale est représentée en bleu tandis que la surcharge est en rouge.
Exercice 3: Audit MS Project Audit : résolution des c onflits de ressources ou des problèmes de surutilisation des ressources par le retard ou le fractionnement de certaines tâches. Ms Project utilise vos données mais ne choisit pas la solution optimale. Donc il faut être vigilant : Il retarde certaines tâches jusqu’à ce c e que les ressources surutilisées ne le soit plus. Lors d’un audit, le logiciel vérifie les ressources l’une après l’autre. Si l’une d’elle est surutilisée, il recherche les tâches qui produisent la surutilisation et identifie parmi elles celle qui peut être retardée. Puis il choisit la tâche à décaler en fonction - des relations entre les tâches - de la date de début - de la priorité - des contraintes Ms Project ne change pas le nombre de ressources que vous avez définies comma nde Nivillement de l’Onglet 1. Cliquez sur Options de Nivillements dans le groupe de commande
Ressources. 2. Cette boite de dialogue vous permet de lancer vos audits. Prenez connaissance des o ptions de cette boite :
Audit automatique : Ms Project résout les conflits de surutilisation à chaque fois qu’il en détecte. L’audit s'applique lorsque Ms Project est en mode de calcul automatique, qui est le cas par défaut. Si Page : 30
MS PROJECT 2013
Atelier 5
Ms Project est en mode de calcul c alcul manuel, les ressources sont auditées lorsque vous lancez la commande Niveler Tout. Pour choisir un mode de calcul : 3. Cliquez sur Option dans le menu fichier, puis cliquez sur Echéancier 4. Cochez Actif pour pour le mode de calcul si la case est décochée et valider par OK Cette option est peu conseillée car vous ne saurez où vous en êtes. Le logiciel change les dates sans que vous vous rendiez compte.
Sur ordre : Vous permet de contrôler le moment où le logiciel audite les ressources. Avec un audit sur ordre, les ressources ne sont auditées a uditées que lorsque : 1. vous ouvrez la boîte de dialogue Nivellement des ressources à partir du groupe de commande Nivellement de l’Onglet Ressources 2. vous cliquez sur Niveler Tout. C'est l'option par défaut. Il est conseillé d’activez la case à cocher Effacer les valeurs de nivellement avant de procéder au
nivellement. Cette case est activée par défaut, Rechercher la surutilisation : définit la période de temps servant de base à la sensibilité utilisée par l'audit pour reconnaître la surutilisation.
Important : Selon la période que vous choisissez, une ressource peut sembler surutilisée, mais n'apparaît pas en rouge dans l'indicateur d'audit. Si vous avez deux tâches d'une journée chacune se terminant à la même date affectées à une ressource. Techniquement, la ressource est surutilisée de huit heures. Si vous donnez à la période de surutilisation la valeur
Jour par jour, cette ressource sera identifiée comme étant surutilisée. Toutefois, si vous donnez à la période de surutilisation la valeur Semaine par semaine, et si cette ressource possède une disponibilité de 40 heures par semaine, la ressource ne sera pas identifiée i dentifiée comme étant surutilisée.
Lissage : Lissage : respecte la date de fin du projet : Ms Project retarde les tâches à l’intérieur des marges uniquement et les tâches critiques ne sont pas modifiées. La date de fin de votre projet ne sera pas retardée.
Supprimer l'audit… : En général, lorsque vous retardez une tâc he, soit par l'audit de ressources, r essources, soit en ayant ajouté un retard manuellement, vous pouvez supprimer ce retard en cliquant sur Supprimer l'audit dans la boîte de dialogue Nivellement des ressources . Si une tâche est fractionnée ou retardée suite à un nivellement, puis reçoit une propriété de 1000 (pas d'audit). L’action Supprimer l'audit dans la boîte de dialogue Audit des ressources, n’aura pas d’effet sur la tâche. 3. Enregistrez le fichier sous monParcours10.mpp puis Fermer
Exercice 4 : Audit Lissage Lissage : respecte la date de fin du projet : Cette case à cocher est désactivée par défaut. 1. Ouvrez le fichier ParcoursGolf10.mpp 2. Afficher le diagramme de Gantt relatif aux Marges. Barre d’ Affichage cliquez sur Plus
d’affichage et puis choisissez Gantt relatif aux Marges . Vous allez combiner deux vues : Diagramme de Gantt et Gantt relatif aux marges : 3. Appuyez sur le bouton CHIFT et dans la barre d’Affichage cliquez sur Digramme de Gantt 4. Sélectionnez toutes les tâches de la partie supérieure Page : 31
MS PROJECT 2013
Atelier 5
5. Notez les marges des la tâches 5, 6 et 8 ainsi que la date de fin du projet
Tâche
Marge
5 6 8 6. Cliquez sur Options de Nivellement dans l’onglet Ressources, 7. 8. 9. 10.
Effacer les valeurs d'audit avant d'auditer Cocher Lissage : respecte la date de fin du projet Cliquez sur le bouton Niveler tout Des messages d’erreurs s’affichent dans une boite de dialogue. Choisissez l’option qui vous convient jusqu’à la fin des messages d’erreur.
11. Pour visualiser les modifications apportées par l’audit, sélectionnez Plus d’affichage dans la Barre d’affichage puis cliquez sur Nivellement du Gantt 12. cliquez sur Appliquer. Remarquez que les barres en vert représentent la planifica tion initiale avant l’audit et les barres en bleu représentent la nouvelle planification après li ssage. Relevez les modifications apportées. 13. Affichez Tableau des ressources de la Barre d’Affichage. Vous remarquez que certaines ressources sont encore en rouge. Donc le problème n’est résolu. Concluez :……………………………………………………………… :……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… …………………………………… … ……………………………………………………………………… ………………………………… …………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………….. ……………….. 14. Enregistrez le fichier sous monParcours11.mpp puis fermer.
Exercice 5 : Audit nivellement Vous allez appliquer la méthode qui retarde les tâches même celles qui sont critiques. 1. Ouvrez le fichier ParcoursGolf11.mpp 2. Afficher le diagramme de Gantt avec retard. Dans la Barre d’Affichage cliquez sur Plus
d’Affichage 3. Sélectionnez Gantt relatif aux marges puis cliquez sur Appliquer 4. Cliquez sur Options de Nivellement des Ressources dans l’onglet Ressources 5. Vérifiez si la case Effacer les valeurs d'audit avant d'auditer est cochée afin d’éviter le cumul des retards des différents audits. 6. Pour plus de sureté, cliquez sur le bouton Supprimer l’audit … et choisissez Ensemble du
projet.
Page : 32
MS PROJECT 2013
Atelier 5
7. Retournez à la boite de dialogue Options de Nivellement et désactivez les options Lissage : respecte la date de fin du projet et le Nivellement peut fractionner le travail restant 8. Cliquez sur le bouton Niveler Tout 9. Vous remarquez que la date de fin de projet est décalée au 23/02/2009 et trois tâches sont retardées. 10. Observez que la tâche Opération de drainage a un retard de 45 jourséc, la tâche Travaux de finition en a 27,07 et la tâche Mise en place des obstacles d'eau a un retard de 88,1 jourséc. 11. Annuler l’audit par le bouton Supprimer l’audit … de la boite de Option de Nivellement de l’Onglet Ressources. 12. Double cliquez sur la tâche Mise en place des obstacles d'eau, la boite de dialogue Informations sur la tâche apparaît 13. Dans l’onglet Général, placez-vous dans l’option Priorité et tapez 1000 (pas d’audit). Toutes les tâches Ont priorité 500 par défaut. Puis cliquez sur OK 14. Retournez à la boite de dialogue Option de Nivellement de l’Onglet Ressources. 15. Dans la zone Ordre de Nivellement, choisissez Priorité, Standard 16. Cliquez sur le bouton Niveler Tout 17. Vous constatez que la tâche 5 n’a pas été retardée, mais les tâches 7 et 8 ont été retardées. 18. Affichez le Tableau des ressources de la Barre d’ Affichage(Table : Entrée). Modifiez la capacité du responsable du projet (tapez 2 au lieu de 1) et la surcharge disparaît Conclusion : Ms Project n’agit pas sur les ressources mais seulement sur les durées des tâches et leurs positions dans le temps. Par conséquent, l’audit ne peut pas trouver des prévisions parfaites car il ne fait que glisser certaines tâches et ce n’est pas toujours la meilleure solution. C’est à vous de trouver la solution qui s’adapte le mieux à vos besoins. 19. Enregistrez le fichier sous monParcours12.mpp puis fermer.
Page : 33
MS PROJECT 2013
Atelier 5
Exercice 6 : Audit des coûts Lors de votre planification initiale vous avez défini un budget prévisionnel. Mais vous avez décidé de réduire votre budget de (20% au mois) tout en vous tolérant une marge de 15 jours sur la fin du projet. Pour réduire le budget, vous pouvez remplacer les ressources dont le coût est élevé par d’autres moins coûteuses (attention aux compétences). 1. Ouvrez le fichier ParcoursGolf12.mpp 2. Affichez le Diagramme de Gantt (Barre d’Affichage) 3. Choisissez Informations sur le Projet de l’Onglet Projet puis Cliquez sur le bouton
Statistiques 4. Notez le coût total du projet et sa date de fin. Puis fermez la boite.
Coût total du projet
Date fin du projet
5. Affichez le coût total des tâches pour cela cliquez sur Table : Coût 6. Vous avez affecté à la tâche Opération d’irrigation la ressource Equipe de nuit qui a un coût élevé 7. Le coût total de la tâche 9 est de 300000 DH sa durée est de 6sm. la tâche 8 a une durée de
5sm 8. Affectez à la tâche 9 l’Equipe de nuit pour 5 s seulement puis insérez une tâche Opération d’irrigation 2 et lui affectez la ressource Ouvriers pour une semaine (Vérifiez si le Calcul est automatique) 9. Vérifiez le coût total de l’ Opération d’irrigation et celui du projet. Quel est le gain ?
Coût total du projet
Date fin du projet
Gain
10. Dans la Barre d’affichage, cliquez sur Plus d’affichage et choisissez Fiche détaillée des
Tâches 11. Sélectionnez la tâche Creuser les tranchées et mettez 5 unités de la ressource Ouvriers au lieu de 4 12. Sélectionnez la tâche Opération de drainage et mettez 40 heures sup pour la ressource Ouvriers et cliquez sur OK 13. Vérifiez la date de fin du projet et le coût total.
Coût total du projet
Date fin du projet
Concluez : ………………………………………………………………………… ………………………………… ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………… ………………………………………… ……… ………………………………………………………………………… ………………………………… ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………… ………………………………………. ……. 14. Enregistrez le fichier sous monParcours13.mpp puis fermer.
Page : 34
MS PROJECT 2013
Atelier 8
Atelier6 : Suivi du projet Le pilotage du projet permet d’anticiper et réagir à toute dérive temporelle, humaine ou budgétaire Le travail suivi a pour effet donc de modifier les données qui ont été stockées pour les tâches et pour les ressources, notamment le pourcentage d’achèvement, la durée totale de la tâche, ses dates de début et de fin réelles, sa valeur de travail totale.
Exercice 1 : sauvegarde de la planification initiale Une planification initiale fournit une base de comparaison des coûts, du travail et les dates planifiées pour le suivi de l’av ancement de vos prévisions.
1. Ouvrez le fichier « ParcoursGolf13.mpp » 2. Dans L’onglet Prpjet, Cliquez sur Définir le planning de référence du groupe de commande Planifier 3. Cochez, si nécessaire, les options Définir la planification initiale et ensemble du projet. 4. Validez avec OK 5. Dans la Barre d’ Affichage, cliquez sur l’option SuiviGantt 6. Constatez que pour chaque tâche il y’a deux barres. La barre inférieure représente la tâche planifiée (référence) et la barre supérieure l’avancement de la tâche.
Exercice 2 : Mise à jour des réalisations 1. Nous allons supposer que nous sommes au 30/12/2008. Cliquez donc sur Informations sur le projet de l’Onglet Projet puis modifier la date actuelle et validez avec OK 2. Cliquer sur l’Onglet Tâche si nécessaire. néc essaire. 3. Affichez, si nécessaire, le Gantt suivi et sélectionnez les tâches de 1 à 5 4. Cliquez sur l’icone 100% du groupe de commande planifier 5. Sélectionnez la tâche 6 et cliquez sur l’icône 50% 6. Observez les changements changements dans le diagramme Gantt suivi. 7. Dans l’onglet Affichage, Sélectionnez l’option suivi de la commande Table 8. Sélectionnez la tâche 9 et puis cliquez sur l’icône 50% 9. Observez la valeur de la durée réelle pour cette tâche 10. Cliquez sur l’icône 75% pour la même tâche 11. Constatez la nouvelle valeur de la durée réelle 12. Enregistrez le fichier sous monParcours.mpp et fermer.
Exercice 3 : Mise à jour par la barre d’outils suivi a- Progression selon la planification 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Page : 35
Ouvrez, si nécessaire, le fichier « ParcoursGolf14.mpp » Sélectionnez les tâches de 1 à 9 Cliquez sur l’icône 0% Sélectionnez toutes les tâches Cliquez sur l’icône Avancement conforme Remarquez que les tâches situées avant la ligne verticale d’avancement sont terminées et affichent donc 100%
MS PROJECT 2013
Atelier 8
b- Report des travaux inachevés 1. 2. 3. 4.
Mettez la tâche 7 à 0% Sélectionnez les tâches de 1 à 9 Cliquez sur l’icône Mettre à jour le travail de l’onglet Projet
Cochez Prévoir à nouveau le travail non achevé a chevé pour qu’il commence après le : 2/5/2015
5. Remarquez que les tâches inachevées inachevées ont été déplacées à la date d’avancement. d’avancement.
Exercice 4 : Mise à jour manuelle a- Utilisation de la boîte de dialogue Mettre à jour les tâches 1. Sélectionnez la tâche 9
… 2. Dans l’Onglet Tâche sélectionnez Mettre à jour les tâches 3. La tâche 9 a débuté réellement à la date planifiée et le pourcentage achevé est de 50%. Modifiez donc le % achevé de la boîte de dialogue Mettre à jour les tâches comme illustré ci-dessous.
4. 5. 6. 7.
8.
9. 10. 11.
Validez avec OK Observez le changement opéré dans le diagramme suivi. Rappelez à nouveau la boîte de dialogue Mettre à jour les tâches Quelles sont les nouvelles valeurs des durées réelle et res tante Durée réelle : ……………………… Durée restante :………………………. : ………………………. Si maintenant vous êtes informé que la durée réelle de la tâche 9 est de 2s quelle est le pourcentage réel d’achèvement ? % achevé = ……………. Mettre la valeur du champ Durée réelle à 2s puis validez validez avec OK Rappelez à nouveau la boîte de dialogue Mettre à jour les tâches Vérifiez le changement du % achevé.
b- Utilisation du Tableau des tâches 12. Pour évitez de rappelez à chaque fois la boîte de dialogue Mettre à jour et l’avoir dans la même vue que le diagramme suivi, cochez c ochez détail pour fractionner la fenêtre
Page : 36
MS PROJECT 2013
13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
21. 22. 23.
24. 25.
Atelier 8
Cliquez dans la fenêtre de bas Dans la Barre d’affichage cliquez sur l’option Plus d’affichages… Sélectionnez Tableau des tâches dans la boîte de dialogue Plus d’affichages Cliquez sur Appliquer Sélectionner la table suivi au niveau du groupe de Commande Données de l ’onglet affichage. Sélectionnez la tâche 11 Insérez 100% dans le champ % achevé du Tableau des tâches Observez les dates de début réel et de fin réelle Que constatez-vous ? ………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………… ……………………………………………………………………… ………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………….. …………………………….. ……………………………………………………………………… ………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………….. …………………………….. Remettez le % achevé à 0 pour la tâche 11 Entrez 5 semaines dans le champ Durée réelle du Tableau des tâches Observer les tâches 11 et suivantes dans le diagramme de Gantt Que remarquez-vous ? ……………………………………………………………………… ………………………………… …………………………………………………………………… ……………………………… ……………………………………………………………………… ………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………….. …………………………….. ……………………………………………………………………… ………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………….. …………………………….. Double cliquez sur la tâche 11 pour afficher la boîte de dialogue Information sur la tâche et remettez le champ Durée à sa valeur initiale, à savoir 3 semaines puis validez. Enregistrez le fichier sous monParcours15.mpp et fermer.
Exercice 5 : Mise à jour automatique Cette mise à jour permet de faire un suivi d’ordre général du projet non détaillé 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Ouvrez le fichier « ParcoursGolf15.mpp » Si la fenêtre est fractionnée décochez détail de l’onglet affichage Mettez toutes les tâches à 0% achevé Dans l’onglet Projet cliquez sur Mettre à jour le projet… Ms Project vous propose de mettre à jour les tâches jusqu’à la date d’aujourd’hui Mettre la date au 30/12/08 Cochez, si nécessaire, les options Définir 0% - 100% et Ensemble du projet Validez avec OK. Remarquez que dans la colonne % achevé toutes les tâches ont été mises à jour jusqu’à la date d’avancement d’avancement 30/12/08
10. Annulez cette opération avec le bouton Annuler de la barre d’outils 11. Vous allez maintenant demander à Ms Project d’affecter 100% aux tâches achevées et 0% à celles qui ne le sont pas. Refaire, donc, les étapes de 3 à 5 Page : 37
MS PROJECT 2013
Atelier 8
12. Cochez les options Définir 0% ou 100% et Ensemble du projet 13. Validez avec OK 14. Remarquez que dans la colonne % achevé les tâches non achevées à la date d’avancement 30/12/08 ont 0%
Exercice 6 : Mise à jour par le travail Nous allons mettre à jour notre projet en fonction du travail qui a été effectivement réalisé sur les tâches. Cela compte pour l’évaluation des coûts des tâches. Dans la barre d’ Affichage cliquez sur l’option Plus d’affichages… Sélectionnez Tableau des tâches dans la boîte de dialogue Plus d’affichages Cliquez sur Appliquer Dans le sous menu Table de l’onglet affichage cliquez sur Travail. Cochez Détail de l’Onglet Affichage S’assurer que Travail de la ressource est coché dans le menu contextuel du Formulaire tâche (fenêtre en bas de l’écran) 7. Sélectionnez la tâche 11 (Terrassement-phase finale) 8. Constatez que les 240h affichées dans la colonne Travail correspondent à la somme du travail des ressources Bulldozer et du Conducteur Bulldozer. 9. Affectez 200h de travail réel à la tâche 11 dans la colonne Réel 10. Remarquez que Ms Project a réparti équitablement entre les ressources 100h de travail réalisé 11. Si le conducteur a travaillé réellement 125h et le Bulldozer 75h vous devez reporter ces valeurs dans le formulaire des tâches. Faites-le puis validez avec OK. 12. Analyez les changements opérés sur la c olonne Travail, Variation et durée de la tâche . 13. Sélectionnez la tâche 3 et notez la valeur de la Variation (Travail-Réel) Variation = ……………. 14. Cliquez sur l’icône 50% la barre d’outils suivi 15. Ms Project répartit automatiquement, d’une manière égale, les heures de t ravail sur les 2 ressources 16. Modifiez la répartition du travail réel sur le formulaire entre le Bulldozer et le conducteur respectivement 50h et 70h 17. Valider avec OK 18. Vous êtes informé que le travail effectué par le Bulldozer nécessite 8h de plus. Inscrivez, donc dans la colonne Travail du Formulaire Tâche 128h pour le Bulldozer et 128h pour le conducteur. 19. Validez avec OK. 20. Notez la nouvelle valeur de la Variation Variation = ……………. 21. Remarquez que : Le champ Travail correspond à la quantité totale de travail prévue, devant être effectuée par l’ensemble des ressources affectées à la tâche, c’est un champ calculé c alculé variant selon les entrées. Le champ Planification est une copie du champ Travail. Il indique le travail prévu lors de la planification initiale. Le champ Réel est la quantité de travail réalisée par cette tâche 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Page : 38
MS PROJECT 2013
Atelier 8
Remarques
Lorsque vous spécifiez le pourcentage d'achèvement d'une tâche, Project calcule la durée réelle et la durée restante selon les formules Durée réelle = Durée * Pourcentage achevé et Durée restante = Durée - Durée réelle.
Lorsque vous spécifiez le pourcentage de t ravail achevé pour une tâche, Project calcule le travail réel et le travail restant selon les formules Travail réel = Travail * Pourcentage de travail achevé et Travail restant = Travail - Travail réel.
Project calcule le pourcentage d'achèvement d'une t âche récapitulative d'après l'avancement de ses sous-tâches. Vous pouvez également entrer m anuellement le pourcentage de travail achevé d'une tâche récapitulative.
Project calcule le pourcentage de travail d'une tâche récapitulative qui est terminée d'après l'avancement de ses sous-tâches. Vous pouvez également entrer manuellement le pourcentage de travail achevé sur une tâche récapitulative.
Si vous entrez manuellement le pourcentage de travail d'une tâche récapitulative, Project l'applique aux sous-tâches d'après l'endroit où elles ont été planifiées. L'avancement est appliqué aux tâches planifiées plus tôt jusqu'à ce qu'elles soient terminées et l'avancement continu de s'appliquer aux tâches tant qu'elles ne sont pas toutes terminées.
22. Enregistrez le fichier sous monParcours16.mpp puis fermer
Exercice 7 : Suivi des coûts 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Ouvrez le fichier « ParcoursGolf16.mpp » Supprimer le fractionnement Dans La Barre d’ Affichage cliquez sur l’option Plus d’affichages… Sélectionnez Tableau des tâches dans la boîte de dialogue Plus d’affichages Cliquez sur Appliquer Dans le sous menu Table de l’onglet affichage cliquez sur Coût. Vérifiez que Coût total = Réel + Restant , c’est le coût total prévu à la date d’avancement. Pour la tâche 3, par exemple vous avez : Coût total = 29875,00 + 29125,00 = 59000,00DH 8. Vérifiez que Variation = Coût total – Planifié Pour la tâche 11, par exemple vous avez Variation = 61250,00DH – 60000,00DH = 1250,00DH ce qui signifie que vous avez dépassé le budget alloué à cette tâche de 1250,00DH 9. Saisissez maintenant 8000,00DH au lieu de 10000,00DH dans la colonne Réel de la tâche 2 et validez. 10. Vous constatez que la valeur de la Variation pour la tâche 2 est négative (-2000,00DH) ce qui signifie que vous êtes en dessous du budget planifié pour cette tâche de 2000,00DH. Page : 39
MS PROJECT 2013
Atelier 8
11. Dans l’onglet Affichage cliquez sur l’option Autres filtres puis Plus de filtres… 12. S’assurer que l’option filtre Tâche est cochée puis cliquez sur coût dépassant le
budget 13. Cliquez sur Appliquer 14. Comparez les coûts planifié et total des tâches. 15. Pour afficher les coûts de chaque ressource, cliquez sur l’option Tableau des ressources de l’Onglet Affichage (Table : coût)
Exercice 8 : Audit des coûts 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Affichez le diagramme de Gantt Dans l’Onglet Affichage cliquez sur l’option Table puis Plus de tables S’assurer que l’option Table Tâche est cochée puis choisir coûts Cliquez sur Appliquer Analysez les différents coûts affichés. Enregistrez le fichier sous monParcours17.mpp puis fermer
Remarques
CBTP (coût budgété du travail prévu) contient les coûts chronologiques cumulés jusqu'à la date d'état ou jusqu'à
la date du jour. C’est la part du b udget qui aurait dû être consacrée à la tâche, à ce jour, en fonction du coût planifié de cette tâche. Exemple Le coût planifié d'une tâche est de 5000 DH; DH; il est distribué de façon égale sur la durée de cette
tâche. Le début planifié de la tâche est fixé au 1er juin et la fin au 1er août. Si nous sommes le 1er juillet, le CBTP de la tâche est de 2500 DH, car la tâche devrait être à moitié achevée. CBTE (coût budgété du travail effectué) indique la valeur cumulée du pourcentage achevé de la tâche, de la
ressource ou de l'affectation, multipliée par les coûtsplanifiés coûts planifiés chronologiques. Le CBTE est calculé jusqu'à la date d'état ou jusqu'à la date du jour. Il est également également appeléaudit appeléaudit des coûts. Exemple La durée planifiée d'une tâche est de 8 jours et et son coût planifié de 4000 DH. L'unique
ressource affectée a indiqué dans un rapport que la tâche est actuellement achevée à 25 %, à la date d'état, le CBTE à ce stade est de 1000 DH. CRTE (coûts réels du travail effectué) affiche les coûts relatifs au effectué sur une tâche tâche jusqu'à jusqu'à la date d'état du
projet ou jusqu'à la date du jour. Utilisez le champ CRTE avec le champ CBTE (coût budgété du travail effectué) pour comparer les coûts d'affectation d'affectation réels réels et budgétés. Exemple Vous devez établir un rapport sur sur les CRTE de vendredi vendredi dernier. Vous entrez la date de
vendredi comme date d'état, puis vous vérifiez les coûts d'une tâche dont la durée durée est est de 10 heures. Le s ressources affectées perçoivent perçoivent 200 DH de l'heure et elles ont fait état de 5 heures de travail réel à la date de vendredi, puis de 5 autres heures au jour d'aujourd'hui. Project utilise la date d'état pour calculer que les CRTE jusqu'à vendredi s'élèvent à 1000 DH. Si vous aviez utilisé la date du jour comme date d'état, le CRTE s'élèverait à 2000 DH. VC (variation de coût de l'audit de coûts) indique la différence entre le coût prévu et le coût réel du niveau
d'achèvement actuel jusqu'à la date d'état ou jusqu'à la date du jour. C’est la différence entre le CBTE (coût budgété du travail eff ectué) de la tâche et le CRTE (coût réel du travail effectué). Microsoft Office Project calcule la VC d'une tâche de la manière suivante : VC = CBTE – CRTE
Page : 40
MS PROJECT 2013
Atelier 8
Exemple Le CBTE (coût budgété du travail travail effectué) d'une affectation est de 5000 DH et le CRTE (coût
réel du travail effectué) de 4000 DH. La VC est de 1000 DH, ce qui signifie que vous êtes en dessous du budget pour un montant de 1000 DH. VS (variation de prévisions de l'audit des coûts) affiche la différence, en termes de coûts, entre l'état
d'avancement et la planification initiale d'une tâche, de l'ensemble des tâches affectées à une ressource ou d'une affectation jusqu'à la date d'état ou jusqu'à la date du jour : VP = CBTE – CBTP Exemple La planification initiale de la tâche « Rédiger la proposition » prévoyait prévoyait son achèvement achèvement le 1er
juin, à l'issue de 50 heures de travail (pour un coût de 5000 DH). Or, le 1er juin, le pourcentage achevé de la tâche n'est que de 80 pour cent. Le CBTE est donc de 4000 DH (80% de 5000 DH). Le CBTP est de 5000 DH. Par conséquent, la VS est de -1000 DH, ce qui indique, en termes de coûts, que cette tâche est en retard par rapport à la planification initiale.
EAA ( estimation estimation à l'achèvement) affiche le coût total prévu d'une tâche, basé sur les performances calculées jusqu'à la date d'état . EAA est également qualifiée de « prévision à l'achèvement (PAC) ». EAA = CRTE + (Coût planifié X - CBTE)/ IPC
VAC ( ( variation variation à l'achèvement) indique la différence entre le coût budgété à l'achèvement (CBA) ou coût planifié et le coût estimé à l'achèvement (CEA) d'une tâche, tâche, d'une ressource ou d'une affectation sur une tâche. VAC = coût budgété à l'achèvement (coût planifié) - coût estimé à l'achèvement
Page : 41
