TICB3 - Estructura de un departamento de SI.pdf

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B3G2T01 - ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

1.

ALTERNATIVAS .............................................................................................................................................................. 2 1.1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN................................................................................................................................ 2 1.2. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ............................................................................................. 2 1.3. ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN........................................................................................... 3 1.4. SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN ........................................................................................................................ 4 1.4.1. SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS ........................................................................................................ 4 1.4.2. SUBSISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO....................................................................................................... 4 1.4.3. SUBSISTEMA COMERCIAL................................................................................................................................ 4 1.4.4. SUBSISTEMA DE ALMACÉN.............................................................................................................................. 5 1.4.5. SUBSISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS ..................................................................................... 5 1.4.6. SUBSISTEMA DE PRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 5

2.

SEGREGACIÓN DE TAREAS ........................................................................................................................................ 6 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

TAREAS EN EL SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS ................................................................................. 6 TAREAS EN EL SUBSISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO............................................................................... 6 TAREAS EN EL SUBSISTEMA COMERCIAL ......................................................................................................... 7 TAREAS EN EL SUBSISTEMA DE ALMACÉN....................................................................................................... 8

3.

CONCLUSIÓN ................................................................................................................................................................... 8

4.

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................................................ 9

5.

ESQUEMA – RESUMEN ................................................................................................................................................ 10

TEMARIO-TICB-feb04 Actualizado en febrero de 2004

B3G2T01 Página 1 de 11




1.

ALTERNATIVAS

1.1.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Cualquier empresa precisa de una estructura organizada para poder llevar a cabo todas sus actividades. Esta estructura suele comprender un conjunto de funciones interconectadas como son: □

La fabricación de productos y/o creación de servicios para ofrecerlos en el mercado correspondiente (sistema de producción).

□

La introducción en el mercado de manera óptima de los productos y/o servicios que ofrece la empresa (sistema de ventas).

□

La gestión de los recursos financieros de la empresa (sistema contable).

Sin embargo, las funciones enumeradas no producirán unos resultados eficaces si no se llevan a cabo con una buena coordinación y con una intercomunicación de información de calidad. Este último aspecto, el de la existencia de una intercambio de información entre las distintas funciones; es el que correspondería ejercer al ‘Sistema de Información’; sistema éste tan necesario en la empresa actual como los mencionados anteriormente (sistema de producción, sistema de ventas y sistema contable). De todo lo anterior podría concluirse que un Sistema de Información es un conjunto formal de procesos que, utilizando información de calidad y relevante para la empresa, la procesan y distribuyen entre los distintos departamentos para conseguir la máxima eficiencia en el desarrollo de las actividades encaminadas a alcanzar los objetivos fijados en la estrategia empresarial.

1.2.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN □

La información.- Es la base del sistema. Deberá estar acorde con quienes la utilizan y los medios de que disponen, dependiendo de los métodos de trabajo empleados en la empresa.

□

Los usuarios.- Son las personas de la organización que introducen y utilizan la información para llevar a cabo sus funciones.

□

Los procedimientos y hábitos de trabajo.- Se trata de las formas de trabajar que desarrollan los usuarios y que pueden estar, hasta cierto punto, prefijadas como parte de la estrategia de negocio de la empresa.

□

Los recursos materiales para la acumulación, el procesamiento y el intercambio de información.

OBJETIVOS

Procedimientos y hábitos de trabajo

Usuarios


Información

Recursos Materiales





1.3.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Los Sistemas de Información dependen en su totalidad de la empresa a la que pertenezcan. Es por esto que no puede definirse la estructura genérica de un sistema de información. No obstante, lo que si puede establecerse es una estructura jerarquizada que sí suele ser común en la mayoría de organizaciones. Esta estructura se dividiría en cuatro niveles: □

Operaciones y transacciones.- Aquí se incluyen los procedimientos rutinarios que tienen lugar en el día a día de la empresa.

□

Nivel operativo de dirección.- En este nivel se analizan los resultados de los recursos consumidos por las operaciones rutinarias, para poder tomar decisiones que afecten a dichas operaciones (decisiones a corto plazo).

□

Nivel táctico de dirección.- Se trata de analizar determinados informes para proceder a la asignación de recursos a medio plazo. Los informes analizados podrán ser:

□

à

Resúmenes estadísticos.

à

Informes de excepciones (normalmente en situaciones negativas).

à

Informes específicos (suelen ser solicitudes por la dirección para resolver problemas muy concretos).

Nivel estratégico de dirección.- Es el nivel en el que se toman las decisiones a largo plazo, que servirán para definir la línea estratégica de negocio de la empresa.

Entre los distintos niveles de la estructura deberá existir un intercambio de información que podrá desarrollarse como: □

Información vertical ascendente.- Suele consistir en informes sobre resultados de actividades y/o gestiones y avisos sobre incidencias. Tiene lugar entre subordinados y superiores.

□

Información vertical descendente.- Este tipo de información se materializa en órdenes y solicitudes de datos específicos para la toma de decisiones. Esta información se produce, como es natural, desde los superiores hacia los subordinados.

□

Información horizontal.- Tiene lugar entre personas del mismo nivel de autoridad y su objetivo principal es la coordinación efectiva de los distintos departamentos de la empresa.

Alta dirección *Informes sobre resultados y avisos de incidencias

Nivel estratégico

Nivel táctico

*Órdenes y solicitudes de informes específicos

Nivel operativo

Largo plazo

Medio plazo

Corto plazo

Sistema de transacciones






1.4.

SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN

Como se ha indicado en el epígrafe anterior, los Sistemas de Información son distintos para cada organización concreta. Sin embargo, un gran número de empresas comparten la siguiente estructura de subsistemas: □

Subsistema de Recursos Humanos.

□

Subsistema Contable.

□

Subsistema Comercial.

□

Subsistema de Almacén.

1.4.1. SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS Las actividades principales que van a afectar a este subsistema son: □

□

Gestión de la información de la plantilla, que incluye: à

Datos de filiación.

à

Historial laboral dentro de la empresa.

à

Datos relacionados con el salario y los incentivos.

à

Datos médicos (restringidos por la LOPD).

à

Datos sobre la formación académica y profesional.

Ejecución de la nómina.- Esta actividad suele tener carácter mensual.

Los sistemas informáticos utilizados para la gestión de los recursos humanos cuentan, en general, con las características siguientes: □

La gestión de la plantilla precisa de una combinación entre tratamientos interactivos y tratamientos periódicos sobre grandes cantidades de datos.

□

En cuanto a la nómina, requiere de aplicaciones ‘batch’ ejecutadas mensualmente.

1.4.2. SUBSISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO En este entorno, los sistemas informáticos deberán cubrir varios aspectos: □

Sistemas transaccionales.

□

Trabajo interactivo.

□

Trabajo con grandes bases de datos.

□

Apoyo en la toma de decisiones.

1.4.3. SUBSISTEMA COMERCIAL Dentro de este subsistema tienen lugar dos actividades básicas: □

Las ventas, que comprenden: à

La gestión de los pedidos (especificación de productos y cantidades, verificación de existencias, determinación de la forma de pago, etc.).

à

La facturación de los pedidos.






□

à

El control de la entrega de los pedidos.

à

La actualización del inventario de almacén.

La comercialización (marketing).- Su objetivo es optimizar todos los aspectos que intervienen en la puesta en mercado de los productos que ofrece la empresa, para conseguir la oferta más competitiva posible. Esta actividad requiere información muy variada: à

Información sobre ventas.

à

Información sobre mercados.

à

Información sobre el diseño y la fabricación de productos.

à

Información sobre los recursos económicos disponibles en la empresa.

Este subsistema requiere un sistema informático distinto para cada una de las funciones que abarca: □

Sistemas transaccionales, sistemas batch y/o sistemas interactivos para la gestión de pedidos y la facturación.

□

Trabajo con grandes bases de datos.

□

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones para el análisis de mercados.

1.4.4. SUBSISTEMA DE ALMACÉN Tiene como objetivo principal controlar y, sobre todo, minimizar las existencias en almacén, sin que esto llegue a percibirse por los potenciales clientes. Si con este sistema tan sólo se pretende un control de los movimientos de mercancías en el almacén, bastará con desarrollar un control sobre las materias primas y productos en espera de transformación que entran a la empresa, y sobre los productos en espera de distribución o venta directa. Si por el contrario, lo que se pretende es que el sistema nos ayude a minimizar existencias, habrá que acudir a métodos más complejos que nos proporcionen información de ‘almacén inteligente’ (predicción del momento oportuno para el reaprovisionamiento de existencias, predicción del ritmo de producción idóneo según las previsiones de ventas, etc.). Para llevar a cabo esta gestión del almacén se utilizarán desde sistemas informáticos que optimicen las fechas y cantidades de reaprovisionamiento hasta sistemas que integren la gestión del almacén con la gestión de la producción (sistemas de Planificación de Recursos de la Fabricación Æ MRP).

1.4.5. SUBSISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS Estos sistemas, denominados ofimáticos, tienen como objetivo el desarrollo de mejoras sobre las tareas rutinarias que conforman el trabajo administrativo. En el campo informático, la ofimática abarca los conocidos procesadores de texto, hojas de cálculo, gestores de correo electrónico, agendas, etc. Generalmente se opta por emplear paquetes informáticos que integran todas las funciones anteriores.

1.4.6. SUBSISTEMA DE PRODUCCIÓN Comprenden tanto la automatización de los procesos de fabricación (CAM/CIM) como el desarrollo de sistemas para diseñar (CAD) y producir los elementos a comercializar. Los procesos que abarca este sistema pueden ir desde el control y mantenimiento de herramientas y elementos de fabricación hasta el control de calidad de la producción.






2.

SEGREGACIÓN DE TAREAS

2.1.

TAREAS EN EL SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

Tareas dentro del nivel operativo: □

Almacén de información sobre los empleados: filiaciones, historiales (académicos, profesionales, médicos…), hojas de servicios e informes sobre el cumplimiento de objetivos.

□

Almacén de información sobre las cualidades de los empleados: preferencias profesionales, experiencia, perfil psicológico, etc. Esta información podrá ser utilizada por el sistema para situar a cada empleado en el puesto de trabajo que más convenga; así como para determinar qué empleados son susceptibles de promocionar.

□

Almacén de información sobre los puestos de trabajo disponibles en la empresa, así como de la situación óptima que debe rodear a esos puestos para desempeñar las tareas que les corresponden.

□

Valoración de los empleados a través de los informes de sus superiores, del grado de cumplimientos de las metas preestablecidas, etc.

□

Creación de informes destinados a la administración pública. Estos informes incluirán información relativa a: porcentaje de empleados fijos, porcentaje de empleados eventuales, porcentaje de empleados con minusvalía, porcentaje de empleados con más de 45 años, solicitudes de subvenciones, coberturas económicas de situaciones de baja de empleados, etc.

□

Gestión de demandas de empleo, almacenamiento de currículos, etc., para la cobertura de puestos vacantes o para supuestos de ampliación de plantilla.

□

Remisión al departamento de gestión económica de la información necesaria para que ejecute el pago de sueldos y salarios a los empleados (nivel del puesto de trabajo, período trabajado, horas extraordinarias desempeñadas, características incentivables, especificación de estado civil, etc.).

Tareas dentro del nivel táctico: □

Diseño de los distintos perfiles personales idóneos para cada puesto de trabajo, con el objeto de tener predefinidos estos perfiles antes de comenzar una contratación de empleados o una promoción profesional dentro de la organización.

□

Análisis de las necesidades de contratación de empleados a medio plazo para alcanzar los objetivos de la empresa establecidos para ese mismo período. Estos análisis se emplearán para generar los planes de previsión de reclutamiento de personal.

□

Análisis de las necesidades de formación de los empleados. Se utilizarán para la creación de planes para la mejora técnica y profesional de la plantilla.

□

Generación de métodos para establecer beneficios sociales e incentivos para los empleados.

Tareas dentro del nivel estratégico: □

2.2.

Creación de planes de contratación de empleados a largo plazo. Estos planes incluirán las cantidades necesarias de personal, los momentos más adecuados para la contratación, los cursos de formación que sería conveniente aplicar, etc.

TAREAS EN EL SUBSISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO


Control de activos fijos.

□

Control de inventario.






□

Gestión de cobros (verificación de saldos, control de facturas a clientes, registros de ventas e ingresos, etc.).

□

Gestión de pagos (control de suministro de proveedores).

□

Ejecución de la nómina haciendo uso de la información proporcionada por el departamento de Recursos Humanos.

□

Creación de informes solicitados por la dirección.

□

Creación de documentos oficiales exigidos por la administración pública.


Gestión y control de presupuestos.

□

Creación de informes sobre el flujo de caja. Estos informes se utilizarán para el control del efectivo disponible para hacer frente a los gastos diarios y a la adquisición de activos a medio plazo.

□

Control de la inversión en capital utilizando distintos métodos para decidir sobre la inversión más conveniente (VAN, ROI, etc.).


2.3.

Recogida de información financiera, económica y social para su posterior análisis encaminado a generar informes que presenten estimaciones sobre cuánto y cómo debe endeudarse la empresa para poder alcanzar sus metas a largo plazo de la mejor forma posible.

TAREAS EN EL SUBSISTEMA COMERCIAL


□

Apoyo a los vendedores: à

Control de relaciones con los clientes: historial de compras, línea de productos preferidos, etc.

à

Gestión de las carteras de clientes. Esto se encaminará a la determinación del sector de clientes potenciales.

à

Gestión de consultas sobre características y disponibilidad de productos en almacén.

à

Realización de informes sobre las posibilidades financieras para cada cliente.

à

Creación de documentos comerciales de todo tipo (hojas de pedidos, facturas, etc.), así como su envío a los departamentos pertinentes (almacén, contabilidad, etc.).

Gestión de la distribución de los productos: control de envíos, recepciones por parte de los clientes, devoluciones de productos, etc.


Recogida de información de ventas (por zonas, por clientes, por productos, etc.) para realizar un análisis encaminado a perfilar cada vez más el/los segmento/s de mercado hacia los que hay que dirigir los esfuerzos publicitarios. Esta información también proporcionará datos útiles para fijar los objetivos futuros de ventas.

□

Gestión de las campañas publicitarias y promocionales. Esta tarea tiene como objetivo que los productos a comercializar sean conocidos por los clientes potenciales.

□

Fijación de los precios de los productos utilizando métodos estadísticos apoyados sobre los datos de mercado previamente recogidos.






□

Toma de decisiones sobre el tipo de distribución de productos que más conviene a la empresa (tele venta, venta directa, venta mediante distribuidores oficiales, etc.) teniendo en cuenta los costes y plazos de distribución, las garantías de entrega, etc.

□

Análisis de la competencia para detectar la influencia que cada competidor puede tener sobre el mercado, y para determinar cómo contrarrestar dicha influencia.


División del mercado en segmentos de potenciales clientes con perfiles comunes.

□

Selección, de entre los segmentos establecidos, de aquel o aquellos a los que la empresa dirigirá sus esfuerzos de ventas.

□

Planificación de los productos y servicios que la organización debe generar para cubrir las necesidades de los potenciales clientes.

□

Predicción de las futuras ventas para los diferentes productos que ofrece la empresa, dentro de cada uno de los segmentos hacia los que van dirigidos.

2.4.

TAREAS EN EL SUBSISTEMA DE ALMACÉN


Realización de pedidos de las materias primas o productos para su transformación a los distintos proveedores. Estos pedidos se realizarán teniendo en cuenta el nivel de existencias.

□

Recepción de los productos de los proveedores y comprobación de su concordancia real con los productos pedidos. Si los productos son correctos, se almacenarán y contabilizarán como nuevas existencias.

□

Envío de los productos correspondientes a los clientes que hayan tramitado pedidos. Junto con este envío, se actualizará el inventario de productos para vender y se cumplimentarán los documentos de almacén implicados en la operación.


Gestión y control de materias primas, productos para transformar y productos para vender. El objetivo de esta tarea es minimizar los costes de almacenamiento, mediante técnicas que optimicen los reaprovisionamientos en tiempo y cantidad.

□

Planificación del ritmo de producción necesario para cubrir las necesidades de venta y no saturar el almacén.

Dentro del nivel estratégico, sería poco representativo de la realidad, incluir entre las tareas del subsistema de almacén, el establecimiento de políticas de control de existencias a largo plazo. Generalmente estas políticas son determinadas por la alta dirección general de las empresas.

3.

CONCLUSIÓN

Dentro de una empresa, los sistemas de información pueden definirse como conjuntos de procesos que manipulan información (interna y externa) relacionada con la empresa y la distribuyen entre los distintos departamentos con el objetivo de ayudar a la consecución de los objetivos fijados mediante la estrategia empresarial. Estos sistemas están compuestos por elementos tales como la información, los usuarios, los procedimientos y hábitos de trabajo y los recursos materiales para la manipulación de la información. En cuanto a su estructura, aún cuando ésta dependerá totalmente de cada empresa, podría definirse como una pirámide con cuatro niveles:






□

Operaciones y transacciones.

□

Nivel operativo de dirección.

□

Nivel táctico de dirección.

□

Nivel estratégico de dirección.

Generalmente, esta pirámide quedará implementada a través de subsistemas de información que se corresponderán con los distintos departamentos existentes en la empresa (Recursos Humanos, Contabilidad, Comercio, Almacén, etc.), cada uno de los cuales integrará los niveles de la pirámide necesarios para su funcionamiento. Dentro de cada subsistema tendrán lugar las distintas actividades de manipulación de la información correspondiente a su departamento, teniendo en cuenta si dichas tareas son rutinarias, operativas, tácticas o estratégicas.

4.

BIBLIOGRAFÍA □

Mario G. Piattini, José A. Calvo-Manzano, Joaquín Cervera, Luis Fernández: Análisis y diseño detallado de Aplicaciones Informáticas de Gestión.

□

Andreu R., Ricart J., Valor J.: Estrategia y sistemas de información.

□

Meroño, A.L.: Utilidad del sistema de información-comunicación-decisión en la administración de empresas.

□

Gil, M.A., Giner, F.: Cómo crear y hacer funcionar una empresa.

□

Scout, George M.: Principios de Sistemas de Información.






5.

ESQUEMA – RESUMEN

Sistema de información. Conjunto formal de procesos que, utilizando información de calidad y relevante para la empresa, la procesan y distribuyen entre los distintos departamentos para conseguir la máxima eficiencia en el desarrollo de las actividades encaminadas a alcanzar los objetivos fijados en la estrategia empresarial. Elementos de un sistema de información: □

Información.

□

Usuarios.

□

Procedimientos y hábitos de trabajo.

□

Recursos materiales para la acumulación, el procesamiento y el intercambio de información.

Estructura jerárquica de un sistema de información: □

Operaciones y transacciones (rutina diaria).

□

Nivel operativo de dirección (decisiones a corto plazo Æ afectan a operaciones y transacciones).

□

Nivel táctico de dirección (decisiones a medio plazo).

□

Nivel estratégico de dirección (decisiones a largo plazo).

Tipos de intercambios de información entre los niveles anteriores: □

Información vertical ascendente.- Informes sobre resultados de actividades y avisos de incidencias.

□

Información vertical descendente.- Órdenes y solicitudes de datos específicos para la toma de decisiones.

□

Información horizontal.- Para la coordinación entre personas en el mismo nivel de autoridad.

División típica de un sistema de información en subsistemas: Subsistema de Información de Recursos Humanos: □

□

Gestión de la información de la plantilla: à

Almacén de información sobre los empleados y sus cualidades y sobre los puestos de trabajo disponibles en la empresa (nivel operativo).

à

Valoración de los empleados (nivel operativo).

à

Creación de informes para la administración pública (nivel operativo).

à

Gestión de demandas de empleo (nivel operativo).

à

Diseño de los perfiles personales para cada puesto de trabajo (nivel táctico).

à

Análisis de las necesidades de contratación y de formación del personal (nivel táctico).

à

Planificación de beneficios sociales e incentivos para el personal (nivel táctico).

à

Planificación de contratación a largo plazo (nivel estratégico).

Ejecución de la nómina: à

Remisión al departamento de gestión económica de la información necesaria para que se ejecute el pago de sueldos y salarios a los empleados (nivel operativo).

Subsistema de Información Contable y Financiero: □

Control de activos fijos y de inventario (nivel operativo).






□

Gestión de cobros y de pagos (nivel operativo).

□

Ejecución efectiva de la nómina utilizando la información proporcionada por el Subsistema de RR.HH (nivel operativo).

□

Creación de informes para la dirección y de documentos para la administración pública (nivel operativo).

□

Gestión y control de presupuestos (nivel táctico).

□

Creación de informes sobre el flujo de caja (nivel táctico).

□

Control de las posibles inversiones en capital (nivel táctico).

□

Recopilación de información financiera, económica y social orientada a determinar las posibilidades de endeudamiento futuro óptimo (nivel estratégico).

Subsistema de Información Comercial: □

□

Gestión de ventas: à

Apoyo a los vendedores: relaciones con clientes, gestión de carteras de clientes, gestión de consultas sobre las existencias, creación de informes sobre las posibilidades de financiación de cada cliente, creación de documentos comerciales, etc. (nivel operativo).

à

Gestión de la distribución de los productos (nivel operativo).

Comercialización: à

Recogida de información de ventas para determinar el perfil de potenciales clientes (nivel táctico).

à

Gestión de las campañas publicitarias (nivel táctico).

à

Fijación de los precios de los productos (nivel táctico).

à

Decisión sobre la mejor forma de distribución de productos (nivel táctico).

à

Análisis de la competencia para implementar métodos para ‘combatirla’ (nivel táctico).

à

División del mercado en segmentos de potenciales clientes con perfiles comunes (nivel estratégico).

à

Selección del o los segmentos a los que la empresa se dedicará (nivel estratégico).

à

Planificación de los productos y servicios a ofrecer (nivel estratégico).

à

Predicción de las futuras ventas (nivel estratégico).

Subsistema de Información de Almacén: □

Realización de pedidos de las materias primas o productos para transformar a los distintos proveedores (nivel operativo).

□

Verificación de la concordancia entre los productos solicitados a los proveedores y los productos recibidos (nivel operativo).

□

Envío de productos a los clientes que hayan tramitado pedidos, actualización del inventario y creación de los documentos de almacén necesarios para llevar a cabo todas las acciones anteriores (nivel operativo).

□

Gestión de materias primas, materiales para transformación y productos terminados, para minimizar los costes de almacén (nivel táctico).

□

Planificación del ritmo de producción idóneo para, sin saturar el almacén, cubrir las necesidades de ventas (nivel táctico).

A este subsistema no se suelen asociar tareas a nivel estratégico porque, generalmente, las decisiones relacionadas con las políticas de gestión de almacén a largo plazo corresponden a la alta dirección general de las empresas.



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