TESIS MERMELADAS Unitolima

FUNCIONES PROPIAS Y ASOCIADAS DE LA L A GERENCIA DE PROYECTOS APLICADAS AL PROYECTO ESTABLECIMIENTO Y PUESTA EN MARCHA DE UNA EMPRESA PRODUCTORA Y COMERCIALIZADORA DE MERMELADAS ME RMELADAS AMAZONICAS PARA SU EJECUCION EXITOSA

AURA MATILDE MONCAYO GOMEZ BELKY DALILA PORTILLA CRUZ DEICY MARCELA GARCIA MORA LORENA RAQUEL ARCOS CADENA

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS CREAD MOCOA 2009



Tesis de Grado para Optar el título de Especialista en Gerencia de Proyectos

ASESOR: JOSE DIDIER VAQUIRO CAPERA Especialista

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS CREAD MOCOA 2009 2



Tesis de Grado para Optar el título de Especialista en Gerencia de Proyectos

ASESOR: JOSE DIDIER VAQUIRO CAPERA Especialista

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS CREAD MOCOA 2009 2

Nota de Aceptación

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____________________________________

_____________________________________

___________________________________ Jurado

San Miguel Agreda de Mocoa, Junio 14 2009

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Dedico este nuevo logro a Dios por brindarme la sabiduría para culminar este proyecto de vida, y a mi familia por su apoyo, amor y su constante colaboración. LORENA RAQUEL ARCOS CADENA 4

Al todo Poderoso por brindarme un espíritu de superación personal, Y a mi familia por contribuir en este mi gran cometido.

DEICY MARCELA GARCIA MORA 5

A Dios por permitirme crecer espiritualmente, A mis hijos Ever, Manuel y María de los Ángeles y A mi esposo Andrés por los desvelos y tiempo robado A mis padres por su apoyo moral, muchas gracias. AURA MATILDE MONCAYO GOMEZ 6

A Dios, y junto a El, a esa persona maravillosa que desde el cielo, siempre nos brindara una mano en las situaciones mas difíciles y a todas aquellas personas que me apoyaron en este importante proceso en mi vida. BELKY DALILA PORTILLA CRUZ 7

AGRADECIMIENTOS Las Autores expresan sus agradecimientos a: Doctor Didier Vaquiro, Asesor del trabajo, por sus oportunas orientaciones. Doctor Lisandro Bernal, jurado de tesis, por sus recomendaciones y orientaciones en la consolidación final del trabajo. Los Tutores que nos brindaron sus conocimientos en el lapso de la Especialización. La Universidad del Tolima, el Instituto de Educación a Distancia por permitirnos llevar a cabo este proceso educativo. A Diego Quiroz, Coordinador del CREAD Mocoa, por su apoyo durante el postgrado.

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Las autoras ___________________________, ___________________________; _________________________________; ________________________________ Autorizamos a la Universidad del Tolima la reproducción total o parcial de este documento, con la debida cita de reconocimiento de la autoría y cede a la misma universidad de los derechos patrimoniales con fines de investigación, docencia e institucionales, consagrados en el articulo 72 de la Ley 23 de 1982 y las normas que lo constituyan o modifiquen

ACUERDO 0066 DE 2003 DEL CONSEJO DE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

NOMBRES COMPLETOS


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RESUMEN El estudio denominado ¨funciones propias y asociadas de la gerencia de proyectos aplicadas al proyecto establecimiento y puesta en marcha de una empresa productora y comercializadora de mermeladas amazónicas para su ejecución exitosa¨, surge de la evidente necesidad de ofrecer herramientas que permitan lograr una adecuada organización, planeación y control de las actividades para la eficiente y eficaz ejecución del proyecto, debido al poco talento humano capacitado, a la baja oferta de este tipo de programas por instituciones educativas en la región, a la poca cultura organizacional y de planeación, entre otras. Este estudio se desarrolló en el municipio de Mocoa, departamento del Putumayo, en donde se analizó información secundaria relacionada con los procesos agroindustriales de la región, obteniendo como resultado el notable exceso de oferta de frutales como Cocona, Copoazú y Arazá, baja capacitación y tecnificación de los procesos agroindustriales, poco fomento y fortalecimiento de las empresas agroindustriales que demanden esta materia prima para su transformación en diversos productos. Por lo tanto y luego de aplicar una encuesta se logró establecer que el producto de mayor aceptación (82.7%) dentro de la comunidad es la mermelada de estas frutas. Se establecieron herramientas que permiten la ejecución exitosa del proyecto puesta en marcha de una empresa productora y comercializadora de mermeladas a base de frutales amazónicos, como: el estudio de mercado, técnico, legal y administrativo; estudio y análisis del entorno financiero, político y social del departamento; análisis del talento humano, establecimiento del sistema de información y comunicación dentro del proceso de desarrollo; la planeación, programación y control de las actividades, y el modelo y sistema de contratación. Para cada proyecto es necesario estudiar y analizar las diferentes herramientas de la gerencia de proyectos, escoger y aplicar las más adecuadas para la ejecución exitosa del mismo. En este caso, se identificó como modelo gerencial la “Administración por objetivos”, con un sistema “Democrático participativo” como estilo de dirección, los cuales permiten maximizar beneficios en la consecución de objetivos; así mismo se determinó que el proyecto presenta un valor actual neto (VAN) de $351.518.284,77 y un periodo de recuperación de dos años, dos meses y doce días, lo cual indica que el proyecto es financieramente viable, al comprobar que la relación VAN con la inversión inicial es mayor. De ahí radica la importancia de este estudio, en la capacidad de análisis y decisión del gerente del proyecto. 10

ABSTRAC The study called ¨ functions and associated project management applied to project development and implementation of a producer and marketer of jams Amazon for successful execution ¨ arises from the obvious need to provide tools to achieve an adequate organization , planning and control activities for the efficient and effective implementation of the project, due to the low skilled human talent, the low supply of such programs by educational institutions in the region, the low organizational culture and planning, among other . This study was conducted in the town of Mocoa, department of Putumayo, which analyzed information related to secondary processes of the agro-industrial region, which resulted in the significant oversupply of fruit as cocona, and Copoazú Araza, low training and technical of agro-industrial processes, little promotion and strengthening of agro-industrial enterprises that require this raw material for processing into various products. Thus, after applying a survey was able to establish that the product acceptability (82.7%) within the community is the fruit of the jam. Established tools that enable the successful execution of the project implementation of a producer and marketer of fruit-based jams Amazon, such as: market research, technical, legal and administrative review and analysis of the financial environment, political and social department's analysis of human talent, establish information and communication system within the development process, planning, scheduling and control activities, and the model and system. For each project it is necessary to study and analyze the different tools of project management, selecting and implementing the most appropriate for the successful execution of it. In this case management model was identified as the "Management by objectives" with a "Participatory Democracy" as a management style, which maximize benefits in achieving objectives, we also determined that the project has a current value net (NPV) of $ 351,518,284.77 and a payback period of two years, two months and twelve days, which indicates that the project is financially viable, to see that the NPV to the initial investment is higher. Hence lies the importance of this study, the ability of decision analysis and project manager

11

CONTENIDO Pág INTRODUCCION

22

1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

24

2. JUSTIFICACION

27

3 OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO GENERAL 3.2 OBJETIVOS ESPECIFICIOS

28 28 28

4. METODOLOGIA

29

5. DESCRIPCION GENERAL DEL PROYECTO 5.1 ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO 5.1.1 Titulo del proyecto 5.1.2 Definición del problema u oportunidad 5.1.2.1 Descripción del problema 5.1.2.2 Definición del problema. 5.1.3 Objetivos del proyecto 5.1.3.1 Objetivo General. 5.1.3.2 Objetivos Específicos 5.1.4 Justificación. 5.2 ESTUDIO DE MERCADO 5.2.1 Definición y caracterización del producto o servicio Análisis 5.2.2 Análisis de la Demanda 5.2.2.1 Localización del mercado 5.2.2.2 Identificación de la población objetivo 5.2.2.3 Cuantificación y proyección de la demanda 5.2.3 Análisis de la oferta 5.2.4 Proyección de la oferta 5.2.5 Análisis de precio 5.2.6 Publicidad y promoción 5.2.7 Políticas de comercialización y distribución 5.2.7.1 Canales de distribución 5.3 ESTUDIO TECNICO 5.3.1 Tamaño del proyecto 5.3.2 Localización de la planta 5.3.2.1 Lugar donde funcionara el proyecto 5.3.3 Ingeniería del proyecto 5.3.3.1 Descripción del proceso productivo

32 32 32 32 32 33 33 33 33 34 35 35

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38 38 38 38 40 41 41 42 43 43 43 43 44 44 47 47

5.3.3.2 Selección y descripción de maquinaria 5.3.3.3 Inversiones físicas 5.3.3.4 Distribución de la planta 5.3.3.5 Determinación de las materias primas 5.4 ESTUDIO LEGAL Y ADMINISTRATIVO 5.4.1 Tipo de organización legal. 5.4.2 Marco legal 5.4.3 Estructura organizacional. 5.4.4 Contratación para la operación del proyecto 5.5 ESTUDIO FINANCIERO 5.5.1 Inversiones previas a la operación 5.5.1.1 Inversiones Fijas. 5.5.1.2 Inversiones diferidas 5.5.1.3 Capital de trabajo 5.5.2 Estructura de capital. 5.5.3 Estructura financiera 5.5.3.1 Presupuesto de ingresos 5.5.3.2 Presupuesto de costos de producción 5.5.3.3 Presupuesto de gastos de administración 5.5.3.4 Presupuesto de gastos de ventas 5.5.3.5 Calculo del valor de desecho 5.5.4 Análisis flujo de caja. 5.5.4.1 Flujo de caja del proyecto puro 5.5.4.2 Determinación tasa mínima de aceptación 5.5.5 Evaluación financiera y económica del proyecto 5.5.5.1 Valor presente neto 5.5.5.2 Tasa interna de retorno 5.5.5.3 Relación beneficio-costo 5.5.5.4 Periodo de recuperación 5.5.5.5 Análisis de sensibilidad

49 54 56 56 58 58 58 59 60 61 61 61 63 64 64 64 64 65 66 67 68 68 68 69 69 69 69 69 70 70

6. ENTORNO ECONOMICO, FINANCIERO, POLITICO Y SOCIAL DEL DEPARTAMENTO 6.1 ENTORNO ECONOMICO Y FINANCIERO 6.2 ENTORNO POLITICO Y LEGAL 6.3 ENTORNO SOCIOCULTURAL. 6.4 ENTORNO TECNOLÓGICO Y AMBIENTAL

72

7. EL TALENTO HUMANO Y SU PAPEL EN LA GERENCIA DE PROYECTOS EN SU ETAPA DE EJECUCION 7.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN LA GERENCIA DE PROYECTOS 7.2 PROCESO DE SELECCIÓN DEL GERENTE DEL PROYECTO Y SU EQUIPO NUCLEAR EN LA ETAPA DE EJECUCION. 7.2.1 Selección del Gerente

77

13

72 74 75 76

77 80 80

7.2.1.1 Perfil y funciones del Gerente de proyecto 7.2.2 Selección del Equipo Nuclear 7.2.2.1 Perfiles y funciones del equipo nuclear 7.3 MODELO Y ESTILO GERENCIAL 7.4 DESARROLLO Y EFECTIVIDAD DEL EQUIPO DE PROYECTOS EN LA FASE DE EJECUCIÓN 7.5 ESTRATEGIA PARA GERENCIAR EL TALENTO HUMANO RESPONSABLE DE LA EJECUCION DEL PROYECTO

82 85 87 92 95

8. EL SISTEMA DE INFORMACION PARA LA EJECUCION DEL PROYECTO

101

9. PLANEACION, PROGRAMACION Y CONTROL PARA LA EJECUCION DEL PROYECTO 9.1 PLANEACION 9.1.1 Alcance 9.1.1.1 Objetivo General. 9.1.1.2 Acta de Constitución del Proyecto 9.1.2 Identificación de las actividades a realizar 9.1.2.1 Relación de actividades 9.1.2.2 Estructura de la división del trabajo 9.1.2.3 Diccionario de la EDT. 9.1.3 Matriz de responsabilidades 9.1.4 Desarrollo de la red del plan 9.1.4.1 Técnica de evaluación y revisión de programas PERT. 9.1.4.2 Método de la Ruta Crítica CPM 9.1.5 Diagrama de Gantt. 9.2 PROGRAMACION 9.2.1 Duración estimada de cada actividad 9.2.2 Tiempos de inicio y terminación del proyecto 9.2.3 Informe sobre flujo de caja y presupuesto 9.3 CONTROL 9.3.1 Periodo de presentación de informes 9.3.2 Seguimiento al desempeño 9.3.3 Indicadores Seleccionados 9.3.4 Gestión del riesgo 9.3.4.1 Identificación de riesgos. 9.3.4.2 Probabilidad e Impacto de los Riesgos 9.3.4.3 Estrategias para el tratamiento de los riesgos potenciales

105

10. PROCESO DE CONTRATACION PARA LA EJECUCION DEL PROYECTO 10.1 DEFINICIÓN DE LOS MODELOS DE CONTRATOS A UTILIZAR PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 10.1.1 Administración De Contratos

136

14

97

105 105 105 107 107 109 111 112 115 117 117 118 120 121 121 123 124 124 125 125 126 129 129 130 133

138 138

10.2 DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA ELABORACIÓN DE CONTRATOS 10.2.1 De prestación de servicios con persona natural 10.2.2 De Arrendamiento 10.2.3 De Compra Venta Bien Raíz 10.2.4 De Obras

140

11. CONCLUSIONES

142

12. RECOMENDACIONES

143

13. BIBLIOGRAFIA

144

ANEXOS

145

15

140 140 140 140

LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1. Propiedades Arazá

36

Tabla 2. Propiedades Cocona

36

Tabla 3. Copoazú

37

Tabla 4. Especies Utilizadas en el Sistema de Producción

37

Tabla 5. Población Consumidora De Mermeladas

39

Tabla 6. Demanda Año 2009

40

Tabla 7. Proyección Demanda

40

Tabla 8. Características de productos ofrecidos por la competencia

41

Tabla 9. Proyección de precio

42

Tabla 10. Análisis De Precios De La Competencia

42

Tabla 11. Canales De Distribución

43

Tabla 12. Proyecciones De Ventas Anuales

44

Tabla 13. Equipo

50

Tabla 14.Maquinaria

50

Tabla 15. Ficha técnica de la despulpadora

50

Tabla 16. Ficha técnica de la marmita

52

Tabla 17. Presupuesto Obras Civiles

54

Tabla 18. Cantidad y Costos de Producción

56

Tabla 19. Cantidad Requerida de Pulpa Anual

57

Tabla 20. Tipos De Contrato A Utilizar

60

Tabla 21. Equipos Y Muebles De Oficina

61

16

Tabla 22. Montaje De Maquinaria Y Equipo

61

Tabla 23. Resumen Inversiones Fijas

62

Tabla 24. Resumen De Depreciación Y Valor De Salvamento

63

Tabla 25. Inversiones Intangibles

63

Tabla 26. Amortización Activos Intangibles

63

Tabla 27. Proyección De Ingresos

64

Tabla 28. Costos Variables Unitarios

65

Tabla 29. Costos Variables Anuales

65

Tabla 30. Costo De Mano De Obra

65

Tabla 31. Proyección Mano De Obra

65

Tabla 32. Costos Indirectos De Fabricación

66

Tabla 33. Proyecciones Costos Indirectos De Fabricación

66

Tabla 34. Gastos De Administración Anuales

66

Tabla 35. Proyecciones Gastos De Administración

67

Tabla 36. Costos De Publicidad

67

Tabla 37. Periodo De Recuperación

70

Tabla 38. Inflación Y Pib

73

Tabla 39. Sistema De Información Y Comunicación

102

Tabla 40. Duración Y Actividades Predecesoras

109

Tabla 41. Matriz De Responsabilidades

115

Tabla 42. Programación De Actividades

121

Tabla 43. Identificación De Holgura

123 17

Tabla 44. Indicadores

127

Tabla 45. Identificación De Riesgos

129

Tabla 46. Matriz De Probabilidad E Impacto De Riesgos

130

Tabla 47. Cuantificación Riesgos Del Proyecto

131

Tabla 48. Cuantificación De Riesgos De Las Actividades

131

Tabla 49. Matriz De Selección De Actividades Riesgo

132

Tabla 50. Tabla De Gestión De Riesgos

132

Tabla 51. Matriz De Responsabilidades

134

Tabla 52. Matriz De Información Y Comunicación Del Riesgo

134

18

LISTA DE FIGURAS Figura 1. Árbol De Problemas

25

Figura 2. Árbol De Objetivos

26

Figura 3. Metodología

31

Figura 4. Localización Del Proyecto

47

Figura 5. Diagrama De Procesos De Producción

49

Figura 6. Despulpadora

51

Figura 7. Marmita

53

Figura 8. Logo Ci Talsa

53

Figura 9. Logo Machinery & Equipment

54

Figura 10. Organigrama Empresa

60

Figura 11. Organigrama Del Proyecto

80

Figura 12. Proceso De Selección Del Gerente

81

Figura 13. Funciones Y Competencias Del Gerente

84

Figura 14. Proceso De Selección Del Equipo Nuclear

85

Figura 15. Modelo Y Estilo Gerencial Aplicado A La Ejecución Del Proyecto

93

Figura 16. Etapas De Desarrollo Del Equipo

96

Figura 17. Elementos Del Sistema De Información Y Comunicación

101

Figura 18. Estructura De La División Del Trabajo

112

Figura 19. Identificación Actividades Predecesoras

118

Figura 20. Método De Ruta Critica

119

Figura 21. Diagrama De Gantt

120 19

Figura 22. Proceso De Control De Proyecto

125

Figura 23. Seguimiento Al Desempeño

126

20

LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo A. Árbol de Problemas

145

Anexo B. Árbol de Objetivos

146

Anexo C. Matriz de Marco Lógico

147

Anexo D. Informe de actividades

149

Anexo E. Acta de reunión

150

Anexo F. Circular

151

Anexo G. Memorando

152

Anexo H. Contrato de arrendamiento de vivienda urbana

153

Anexo I. Contrato de compra venta de bien raíz

155

Anexo J. Contrato de prestación de servicios

157

Anexo K. Contrato civil de obra

160

Anexo L. Contrato individual a término fijo

165

Anexo M. Acta de constitución del proyecto

168

Anexo N. Plan Marketing

170

21

INTRODUCCION El desarrollo del estudio que se presenta a continuación pretende establecer la definición de funciones propias y asociadas a la gerencia de proyectos aplicadas a la implementación y puesta en marcha de una empresa productora y comercializadora de mermeladas amazónicas para lograr su ejecución exitosa en términos de alcance definidos en tiempo, costo y calidad, que permita generar una alternativa empresarial de alta eficiencia para la región del Putumayo. La Gerencia de Proyectos, es una herramienta que permite la ejecución de un proyecto en los términos establecidos de tiempo, costo y calidad, logrando entregar como resultado el objeto del proyecto ya sea bienes o servicios. En la Gerencia se contemplan los diferentes aspectos que rodean la ejecución, permitiendo mitigar las posibles afectaciones negativas a él. De esta manera se minimizaran los costos en que se incrementaría la ejecución ante posibles circunstancias no previstas. La gerencia en la ejecución de un proyecto contempla como aspectos fundamentales los procesos de planeación, programación, dirección y control los cuales permiten que el proyecto se ejecute correctamente garantizando que la etapa de operación reúna las condiciones y requerimientos necesarios para su sostenimiento en el tiempo, cumpliendo a satisfacción los objetivos establecidos. Teniendo en cuenta lo anterior, se presenta el documento enmarcado en diez capítulos. Los primeros capítulos hacen referencia a los aspectos generales del proyecto donde se identifica la problemática que motivó el desarrollo del presente estudio, se determina la importancia y necesidad de su realización, se definen los objetivos referenciando las herramientas de la gerencia de proyectos y por último se establece la metodología utilizada en el desarrollo de los capítulos. En el capítulo quinto se mencionan los aspectos generales del proyecto a ejecutar, se revisó y actualizó los estudios que conforma el proyecto inicial como son el de mercado conceptualizando aspectos como la oferta, demanda, características del producto, proveedores y canales de distribución; el estudio técnico el cual contempla la determinación del tamaño, localización, proceso de producción y maquinaria y equipo a utilizar en el proyecto; el estudio legal y organizacional establece la estructura organizacional detallando el talento humano y sus funciones y aspectos legales para la constitución de la empresa; el estudio financiero que relaciona las inversiones, ingresos, análisis financiero, el análisis de riesgo y análisis de sensibilidad que permite determinar la rentabilidad del proyecto; y el estudio ambiental donde se identifican los posibles impactos que el proyecto puede ocasionar sobre el ambiente. 22

En el capitulo sexto se busca identificar los factores externos al proyecto que inciden en el desarrollo del mismo, específicamente el entorno político y legal, económico y financiero, sociocultural, y tecnológico y ambiental. En el capitulo séptimo se sustenta las diferentes características de la gerencia del talento humano, entre las que se encuentran el modelo gerencial, estilo de direccionamiento, las fases del desarrollo del equipo de nuclear y los criterios de consecución del personal, con el fin de potencializar las habilidades y destrezas individuales y colectivas de los integrantes de la empresa. En el capitulo octavo, se presenta el sistema de información y comunicación el cual permite identificar y organizar las necesidades de comunicación del avance de las actividades que desarrolla cada miembro del equipo, mostrando el tipo de información y las herramientas para hacerla efectiva. En el capítulo noveno, se relacionan las alternativas para una eficiente planeación, mediante el desarrollo de esquemas como la EDT, matriz de responsabilidades y diferentes diagramas; en la etapa de programación se establecen herramientas como la determinación de tiempos de inicio y fin de actividades y actividades predecesoras; finalmente en la etapa de control se realiza análisis de los diferentes riesgos que pueden presentarse en la ejecución del proyecto y se plantean las correspondientes estrategias para su mitigación. Finalmente el capítulo diez establece el tipo de contratación y define las características de los contratos a utilizar.

23

1

DEFINICION DEL PROBLEMA

Una de las principales debilidades para el desarrollo empresarial del Departamento es la ausencia de motivación y conocimientos en Gerencia de Proyectos que conlleven a implementar y ejecutar un proyecto exitoso en la Región. Se ha identificado (CAUSAS) que en el Departamento no se cuenta con el talento humano capaz de desarrollar procesos de planeación, lo que conlleva a desestimar los posibles riesgos que se puedan presentar en su ejecución; igualmente la programación no es desarrollada eficientemente por los Gerentes de Proyectos, induciendo al incumplimiento en la entrega oportuna de los proyectos ejecutados; finalmente la ausencia en el conocimiento de herramientas eficientes para ejercer control sobre las actividades dentro de la Gerencia hace que los inconvenientes presentados no sean mitigados a tiempo provocando falencias en el alcance del proyecto; sumado a esto, el desconocimiento de la existencia de herramientas para la gerencia de proyectos y las bajas iniciativas de desarrollo industrial. Estas diversas causas han generado (PROBLEMA) cantidades de proyectos inconclusos, lo que retrasa la operación de las pocas empresas que pueden establecerse y en consecuencia el desarrollo industrial, como se observa en la Figura 1, para ser más exactos se puede citar algunos ejemplos como la planta de embutidos del municipio de Villagarzón. De persistir, a mediano plazo (CONSECUENCIAS) se evidenciaría el retraso en el desarrollo de los sectores pilares en una región, como son la educación, la salud, la infraestructura, el agro, puesto que la ejecución de cada uno de ellos, estaría estigmatizado por una deficiente ejecución, aumentando paulatinamente el detrimento del erario público, también se tendría como consecuencias la perdida de oportunidades de negocio y el desaprovechamiento de las ventajas comparativas, sumiendo así a la región en el subdesarrollo.

24

Figura 1. 1. Árbol de problemas

Para evitar estas consecuencias, se ha planteado diferentes medios para la obtención del objetivo, el cual se observa en la figura a 2, donde se identifica el desarrollo de la agroindustria específicamente la ejecución del proyecto de la implementación de la planta procesadora de mermeladas amazónicas. Este objetivo es alcanzado mediante la utilización del talento humano calificado, demostrar la necesidad de gerentes de proyectos y principalmente el desarrollo de las herramientas necesarias para la ejecución de dichos proyectos, herramientas que contemplan la planeación, programación y control de todas las actividades vinculadas a él, señalando este ultimo como el medio a desarrollar en el presente estudio.

25

Figura 2. Árbol 2. Árbol de objetivos

26

2

JUSTIFICACION

Las características que requiere el mercado en el actual entorno social son mucho más exigentes para los seres humanos que las necesarias en años anteriores, específicamente en el año 2008, la cultura empresarial era cada vez menos requerida y así mismo los Gerentes de Proyectos debido al auge de las empresas captadoras ilegales de dinero. La capacidad del gerente para orientar, dirigir, tomar decisiones y lograr resultados, incide en su éxito personal, el éxito del proyecto y el éxito del grupo que está dirigiendo. dirigiendo. Esto depende fundamentalmente de su formación gerencial, donde adquiere criterios y una filosofía clara de la gerencia de proyectos, donde logra formarse como un gerente estratégico y deja de lado la costumbre táctica de la mayoría de los Gerentes, Gerentes que ven el árbol antes de ver el bosque. Es necesario el desarrollo del presente estudio porque en él se evidencia la importancia y necesidad de aplicar estilos y modelos gerenciales, como puede ser el modelo estratégico, modelo económico, outsorcing, producción por servicios, etc. los utilizados se definen mas adelante siendo la base fundamental para establecer los objetivos, dirigir al equipo nuclear e igualmente evaluar el desempeño de cada uno de ellos en el cumplimiento del alcance del proyecto, así mismo aplicar las diferentes teorías, métodos y herramientas de la gerencia de proyectos aprendidas en la academia y lograr evitar los problemas detectados en las organizaciones regionales, y que han obstruido el desarrollo económico. Este estudio contribuirá a que campesinos de la región logren cambiar el uso ilícito de sus tierra por cultivos lícitos permitiendo de esta manera iniciar un proceso de cultura legal en la región Putumayense, al igual que el desarrollo agroindustrial, al brindar las pautas necesarias para la ejecución del proyecto IMPLEMENTACION Y PUESTA EN MARCHA DE UNA EMPRESA PRODUCTORA Y COMERCIALIZADORA DE MERMELADAS AMAZONICAS, teniendo en cuenta que es el objetivo del estudio. Con ello se abren oportunidades, no solo para los campesinos, sino también para los intermediarios, proveedores y en fin familias que pueden hacer parte integral del proyecto.

27

3

OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL Definir, determinar y aplicar las funciones propias y asociadas de la gerencia de proyectos en la formulación de un plan de implementación y puesta en marcha de una empresa productora y comercializadora de mermeladas amazónicas para su ejecución exitosa. 3.2 OBJETIVOS ESPECIFICIOS Revisar y actualizar el proyecto “implementación y puesta en marcha de una empresa productora y comercializadora de mermeladas amazónicas” •

•

•

•

•

•

•

•

Determinar el entorno económico y financiero, político y legal, sociocultural, tecnológico y ambiental, para la ejecución del proyecto. Diseñar e implementar el proceso para la selección y nombramiento del gerente y su equipo de trabajo. Diseñar la estructura de la organización para la fase de ejecución del proyecto. Diseñar y formular un modelo gerencial que sirva de estrategia para lograr sinergia entre los participantes de la ejecución del proyecto, y así lograr alcanzar los objetivos planteados. Diseñar e implementar un sistema de información del proyecto, aplicable en cada una de sus fases. Definir de manera detallada el alcance del proyecto, los aspectos financieros, presupuesto, planes y programa para una óptima gestión de la calidad del proyecto. Estudiar e identificar la adecuada contratación, que cumpla con las exigencias de los cargos requeridos en la ejecución del proyecto.

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4

METODOLOGIA

La recolección de información gracias a las tutorías realizadas en los cuatro trimestres, dieron como resultado el desarrollo de talleres en clase, la creación de mapas conceptuales, ensayos, consultas y trabajos en CIPAS, lleva a utilizar el método inductivo – deductivo, donde se parte de datos generales obtenidos en el proceso de aprendizaje para llevarlos a una situación en particular como es la identificación y aplicación de herramientas gerenciales en la implementación del proyecto de implementación y puesta en marcha de una empresa productora y comercializadora de mermeladas amazónicas. Así mismo, y como se aplica durante la especialización, para desarrollar cada capítulo se aplica metodologías diferentes como son las tutorías recibidas en el postgrado, las comunicaciones a distancia por medios electrónicos, como el chat por Messenger, envío de correos electrónicos y las llamadas telefónicas. Para la identificación y descripción del problema, la definición de los objetivos del proyecto, la justificación y la metodología empleada se parte de los conocimientos adquiridos en el curso Las Bases Teóricas y Conceptuales de la Gerencia de Proyectos, para lo cual se utilizó la metodología del marco lógico. Para la realización del capítulo quinto que trata sobre la descripción general del proyecto se tuvo en cuenta el curso Elementos de Formulación y Evaluación de Proyectos en el cual se proporcionaron conceptos y herramientas técnicas existentes para la formulación y evaluación del proyecto de inversión, variables pertinentes para definir la conveniencia o no de participar en este proyecto. De igual forma para la descripción del proyecto seleccionado se tuvo en cuenta la metodología brindada en el curso de Fundamentos Matemáticos y Estadísticos para Proyectos, que permitió la apropiación de conocimientos y adquisición de destrezas en las herramientas de las matemáticas financieras y de la estadística, útiles en la Evaluación del proyecto. También se utilizó la metodología aportada por el curso Las Bases Teóricas y Conceptuales de la Gerencia de Proyectos adquiridas en la formación académica, con las cuales se desarrolló lo pertinente a la Gerencia de las Organizaciones y su dinámica en el nuevo entorno nacional e internacional, haciendo énfasis en la Gerencia de Proyectos como parte integral de la Gerencia de Empresas, estableciendo relación entre las dos, base fundamental para el desempeño profesional del Gerente de Proyectos. De igual forma el curso de Proyectos de inversión y fundamentación económica de proyectos, brinda conocimientos básicos para el planteamiento de un clima para la ejecución, teniendo en cuenta la tecnología e innovación, lo que aporta en la 29

construcción del capítulo sexto, teniendo en cuenta que en los cursos se amplió mas los conocimientos referentes a temas que rodean la ejecución del proyecto como la economía, ámbito social y la tecnología. La metodología empleada para la descripción del séptimo capítulo El Talento Humano y su Papel en la Gerencia del Proyecto, se basó en el curso Gerencia del Talento Humano, a través del cual se adquirieron conocimientos teórico conceptuales sobre aspectos relacionados con las personas; al igual que obtener una visión más humana y estratégica del área del talento humano en las organizaciones. Elementos que sirvieron para el diseño e implementación de la estructura organizacional, el proceso de selección del Gerente del proyecto y su equipo nuclear; el curso de seminario II, ayudo a desarrollar, un modelo y estilo gerencial apto para la ejecución del proyecto. De igual forma aporta a la concepción de este capítulo el curso Métodos y Técnicas de Trabajo en Equipo y Liderazgo, teniendo en cuenta que sus bases teórico conceptuales permitieron enfocarse en el estilo de liderazgo del gerente, no solamente como una estrategia laboral para promover el cambio en la organización encargada de la ejecución del proyecto, sino como un componente básico de las funciones de gerencia, y dirección. Para la descripción y análisis del Sistema de Información y Comunicación para la Ejecución del Proyecto, se retomaron los fundamentos teóricos de la comunicación oral y escrita, ilustrados en el curso de Fundamentos de Comunicación Escrita y Sistemas de Información, que permitieron el desarrollo de aptitudes, capacidades y habilidades para definir el sistema de información que se implementará en la ejecución del proyecto, el cual consiste en herramientas y técnicas usadas para recoger, integrar, y diseminar las salidas de los procesos de administración del proyecto y la forma de comunicación que se establecerá con los miembros del equipo nuclear y con el personal contratado, igualmente en el curso de seminario II, se integro las herramientas observadas en el curso de fundamentación de comunicación escrita, logrando así, identificar y establecer el sistema de información y comunicación a aplicar en la ejecución del proyecto. El desarrollo de una metodología para la planeación, programación y control del Proyecto se basó en el curso de Las Bases Teóricas y Conceptuales de la Gerencia de Proyectos, donde se orientó tanto en la teoría como en la práctica sobre las funciones de la gerencia de proyectos, fundamental en la definición e implementación de dichas funciones en el proyecto, en el establecimiento del objetivo del proyecto, en la elaboración de la EDT, la Matriz de Responsabilidades, la definición de Actividades, la Matriz de precedencia, el Diagrama de Gantt, el Desarrollo de la red del plan, la duración estimada de cada actividad, los tiempos de inicio y terminación de cada actividad, la programación del proyecto, la ruta crítica, y la determinación de presentación de informes y del control del proyecto. 30

Así mismo el curso Aplicaciones Especializadas para Proyectos, brindó los conocimientos y habilidades de la gestión de proyectos necesarias para llevar a cabo la planificación, programación y control de proyectos, como de apoyo en cálculos financieros, utilizando las herramientas tecnológicas Microsoft Project Profesional 2003. La aplicación de todos los conceptos, metodologías, instrumentos y herramientas adquiridas durante el postgrado, supremamente necesarias para la revisión, ajustes y evaluación del proyecto que fue previamente formulado, fueron orientadas al trabajo práctico para la ejecución del mismo, en el curso de Seminario de Prácticas I. Teniendo como base el trabajo realizado en el seminario de prácticas I, en el Seminario de Prácticas II se incorporaron las funciones propias y asociadas a la Gerencia de Proyectos. Para diseñar e implementar el Proceso de Contratación para la Ejecución del Proyecto se siguió la metodología aportada por el curso Gerencia del Talento Humano, con el fin de conocer ampliamente las estrategias para el manejo y aprovechamiento del talento humano, dentro de la organización; así mismo, se utilizo el curso de Contratación, donde se dio a conocer los principios y fundamentos legales, las condiciones y características de las clases de contratos que se implementarán en la ejecución del proyecto, acordes con las diferentes necesidades presentadas y que en este caso particular se rigen por el derecho privado. Figura 3. Metodología

31

5

DESCRIPCION GENERAL DEL PROYECTO

En este capítulo se procede a describir las variables más importantes de cada estudio del proyecto en su etapa de pre inversión. 5.1 ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO 5.1.1 Titulo del proyecto. Establecimiento y puesta en marcha de una empresa productora y comercializadora de mermeladas amazónicas 5.1.2 Definición del problema u oportunidad 5.1.2.1 Descripción del problema. En la actualidad en la Amazonia Colombiana, la transformación industrial de los frutales amazónicos, se caracteriza por ser un proceso de pequeña escala cuyo objetivo es la transformación de productos en mermeladas, jugos, néctares, dulces, licores, salsas, entre otros. El proceso se realiza con poca mecanización; en su mayoría plantas pequeñas o producción artesanal y con un alto componente de mano de obra. 1 Por otro lado existe gran oferta de frutales amazónicos en el departamento del Putumayo, mediante el establecimiento de los cultivos de frutales amazónicos en sistemas agroforestales, como materia prima para la transformación de mermelada y otros como almíbares, yogures, salsas y néctares, pero no existe articulación de la cadena de valor de frutales amazónicos donde permita a sus actores engranar la actividad productiva en los diferentes eslabones, producción, transformación, y comercialización. En el eslabón de la transformación, como se mencionaba en el primer párrafo es en pequeña escala y su capacidad instalada para la transformación no es suficiente para la oferta de materia prima de frutales amazónicos. Esta situación hace que la producción de los cultivos de especies de frutales amazónicos entre los cuales se encuentran como más representativos el Arazá, la Cocona y el Copoazú, pierdan su utilidad al no contar con empresas de permitan su transformación y de esta manera no se logra la continuación de la cadena de valor de los frutales amazónicos. Por tal motivo, es importante y necesario crear y poner en marcha una empresa productora y comercializadora de productos resultantes de la transformación de 1

ARCOS, Adriana Lucia; BECERRA, Maria Teresa; BENÍTEZ, Angélica Maria y DIAZ, Andrés. Diagnóstico y Caracterización de la Cadena de Valor de Frutales Amazónicos. Bogota: 2004.

32

los frutales amazónicos (cocona, copoazú, arazá), la cual permita articular y engranar la cadena de valor y genere mayores oportunidades a los campesinos y productores del Putumayo. Para este caso de estudio, el objetivo principal de la empresa será la transformación de los frutales amazónicos en mermeladas, debido a que es un producto bastante apetecido en la región, las propiedades de la fruta se mantienen en un gran porcentaje, es económico y su proceso es sencillo. Lo anterior se determinó aplicando la metodología de marco lógico, en donde en primera instancia se realizó el árbol de problema (ver anexo) identificando el problema, sus causas y consecuencias, para así dar paso al árbol de objetivos (ver anexo) e identificar los medios necesarios para la resolución del problema y lograr de este modo el fin último del objetivo del proyecto; por último se desarrolló la matriz de marco lógico (ver anexo) con el propósito de ofrecer una herramienta útil para el seguimiento y comprensión del problema específico a solucionar dentro del proyecto. La metodología de marco lógico fue complementada y aplicada además en todo el proceso de desarrollo del proyecto en los capítulos siguientes sirviendo como un importante instrumento por ejemplo para la formulación de los procesos de planeación, programación y control en la especificación de los objetivos, las actividades, asignación de tareas y los mecanismos de evaluación y seguimiento. 5.1.2.2 Definición del problema. Ausencia de estrategias que articulen los actores de la cadena de producción y fortalezca principalmente la etapa de transformación de frutales amazónicos, mejorando las practicas de manufactura agrícola utilizando así de manera eficiente la materia prima existente, generando oportunidad de reemplazo de cultivos ilícitos y fortaleciendo la agroindustria en la región. 5.1.3 Objetivos del proyecto Implementar un proceso de transformación y comercialización de materia prima proveniente de los frutales amazónicos que sirva como pilar para fortalecer el sector agroindustrial, mediante el aprovechamiento de la materia prima en la región 5.1.3.1 Objetivo General

5.1.3.2 Objetivos Específicos

Generar alternativas de empleo aprovechando la oferta de recursos naturales de la región  Innovar en el mercado de las mermeladas los productos obtenidos a través de las frutas amazónicas que permitan competir con otros productos. 

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Formular un estudio de mercado que permita identificar las características de la demanda y la oferta de productos derivados de los frutales amazónicos, especialmente mermelada, sus precios, canales y estrategias de comercialización y formular estrategias de publicidad que permitan una óptima penetración en el mercado.  Diseñar un estudio técnico que permita establecer el tamaño, la localización más ideal del proyecto, la ubicación y selección de proveedores de materias primas y la identificación de la tecnología más apropiada para el proceso productivo y comercial del proyecto, de tal forma que sirva como modelo para el fortalecimiento del sector agroindustrial del departamento del Putumayo.  Identificar los componentes organizacionales y jurídicos que permitan la correcta operación de la empresa y su articulación con el sector agroindustrial.  Definir los aspectos financieros que permita conocer la estructura presupuestal y estimar los costos y gastos totales de la empresa, proceso que mostrará la correcta aplicación de herramientas financieras a las empresas agroindustriales que practican este proceso productivo.  Conocer las bondades financieras del proyecto que permitan evaluar el impacto de los cambios de las variables analizadas, actividad que enseñará a las empresas del sector la forma de evaluar futuros proyectos de inversión. 

5.1.4 Justificación. En Colombia la industria de la transformación de frutas ha tomado impulso importante en los últimos 20 años, en manos de pioneros que visualizaron la posibilidad de producir a nivel semindustrial pulpas a partir de las frutas más comunes y apetecidas del país. Putumayo es una zona apta para el cultivo de frutales amazónicos, muchas entidades como Corpoamazonia y la secretaría de Desarrollo Agropecuario se han dedicado a promover el cultivo de frutos a través de diversos proyectos beneficiando a un gran número de familias, pero solo hasta el primer eslabón de la cadena, (la producción). Ante la gran oferta que actualmente se presenta en estos productos, se hace necesario completar la cadena productiva, idea que se hará realidad con la implementación y puesta en marcha de una empresa dedicada a la producción y comercialización de mermeladas a partir de frutales amazónicos, materias primas que se obtendrán de las familias de los municipios de Villagarzón, Puerto Caicedo, Orito y Mocoa. Estas comunidades con necesidades de progresar no han encontrado alternativas viables con las cuales desarrollarse. En consecuencia, este proyecto permitirá que muchas familias que han sido desplazadas, unas por la violencia, otras porque no han encontrado en el campo las oportunidades para mejorar su calidad de vida y sus ingresos familiares; vuelvan a creer en el campo pero desde una perspectiva real y comprobable que se evidenciará, a través del manejo integral de los componentes de las unidades productivas. 34

La producción de mermeladas se considera de gran impacto en el mercado local y regional del departamento debido a que existen promedios altos de consumo tanto de mermeladas como la preferencia por los frutales amazónicos y sus derivados (jugos, yogurt etc). Así mismo mediante la realización de este proyecto se proyecta un mejoramiento de la economía y el bienestar del departamento a través del apoyo de la explotación racional de los recursos naturales biodiversos que nos brinda el ecosistema amazónico y la generación de empresa, el producto a ser transformado impulsará una zona con graves problemas sociales y económicos que en los últimos años se encuentra en un proceso de reconversión de la economía ilícita, a una economía del aprovechamiento sostenible de los recursos, y por tanto se integra perfectamente en la cadena productiva de frutales amazónicos, agregando valor a la producción local de frutas Es por ello, que la ubicación de volúmenes, variedades, procedencia y caracterización de los productos frutícolas permitirá concretar la adquisición de materias primas acordes a las necesidades de los procesos productivos y /o demandas del consumidor final, durante los 12 meses del año a menores costos, en mayores volúmenes y con los estándares de calidad por proveedores que la planta requiera. La transformación de los frutales amazónicos ha sido propuesta a nivel nacional por diferentes entidades1, a estos frutales considerados como nuevas especies se les ha realizado diferentes estudios de laboratorio en donde se determina su alto valor nutricional y estudios de mercado que arrojan grandes posibilidades de incursión en los mercados internacionales de sus derivados2. 5.2 ESTUDIO DE MERCADO 5.2.1 Definición y caracterización del producto o servicio. El producto lleva como nombre: MERMELADAS AMAZÓNICAS por considerar que encierra las características de la misma. Es un producto de consumo directo teniendo en cuenta que los procesos realizados permiten garantizar la salubridad, se llevan a cabo operaciones de acondicionamiento para el procesamiento de las frutas tales como: Limpieza, Desinfección, Selección y clasificación, Pelado, Molido o triturado. El principal componente de las mermeladas es la pulpa que es la parte comestible de las frutas, se obtiene mediante procesos tecnológicos simples de separación de corteza, semillas y fibras. Descripción: las mermeladas productos obtenidos a partir de la concentración y posterior gelificación de la pulpa de frutales exóticos en especial de: arazá, Cocona, Copoazú. La presentación en envase de vidrio con peso neto de 250 gr. 35

Tienen un alto valor nutricional pues la materia prima es rica en vitaminas, minerales, fibra y proteínas. A continuación se describen sus principales componentes y características físico químicas de acuerdo al tipo de fruta: Tabla 1. Propiedades Arazá Composición Pulpa de Arazá 250 gr Proteínas gr 22.38 Carbohidratos gr 175.52 Fibra gr 15.16 Vitamina C gr 19.20 Vitamina A gr 1.92 Vitamina B1 gr 0.24 Nitrógeno gr 3.82 Fósforo gr 0.02 Potasio gr 5.36 Calcio gr 0.46 Magnesio gr 0.24 Sodio gr 0.04 Cobre ppm 12.50 zinc ppm 27.40 Fuente: Revista SENA Caquetá. Aguilar. 1998 Tabla 2. Propiedades Cocona Propiedades Acidez Ph Brix Nitrógeno Proteínas Fibra cruda Grasa

250 gr 2.72 6.80 10.00 0.01 0.08 0.24 0.03

Fuente Revista SENA Caquetá. 1998

36

Tabla 3. Copoazú Propiedades Cenizas gr Aceites gr Brix gr Proteínas mlgr Fibra cruda gr vitamina C gr zúcar dratos gr acidez gr Azucares gr

250 gr 16.40 7.80 22.00 25.60 22.40 0.0008 122.20 4.06 34.40

Fuente Revista CORPOICA Caquetá Putumayo. 2.001

Las especies utilizadas para la elaboración de los productos se describen en el siguiente cuadro. Tabla 4. Especies Utilizadas en el Sistema de Producción No.

Nombre Común

Nombre Científico

Parte Utilizada

Etapa de Producción en donde la utiliza

1

Arazá

Eugenia stipitata

Pulpa

Elaboración

2

Copoazú

Theobroma grandiflorum

Pulpa

Elaboración

37

Fruta

No.

3

Nombre Común

Cocona

Nombre Científico

Solanum seciliflorum

Parte Utilizada

Pulpa

Etapa de Producción en donde la utiliza

Fruta

Elaboración

Fuente: CORPOAMAZONIA 5.2.2 Análisis De La Demanda 5.2.2.1 Localización del mercado. Como objetivo a mediano plazo se proyecta la distribución en cadenas de abastecimiento nacional y en tiendas especializadas de productos naturales. Consideramos que este es un mercado que se encuentra en crecimiento y al cual podemos acceder cumpliendo con los requerimientos de registro INVIMA, además de mejorar la imagen y presentación del producto, con la implementación de una buena estrategia de marketing que permita dar a conocer las bondades y calidad de los productos. Esta última acción se realizara con la participación en ferias y eventos especiales a los cuales se asistirá, pues son lugares que presentan oportunidades para buscar nuevos clientes. La localización geográfica de estos clientes se describe a continuación. 5.2.2.2 Identificación de la población objetivo. Los clientes potenciales se encuentran en la ciudad de Mocoa, Villagarzón, Puerto Asís y Orito, aunque se inicie llegando a la población mocoense, entre las edades de 20 a 50 años, edad con poder de compra, dentro de estas edades se puede determinar jóvenes y adultos estudiantes y empleados personas que devengan un sueldo, igualmente se encuentran distribuidos en los estratos I, II, y III, lo anterior teniendo en cuenta que la estratificación en el municipio de Mocoa no cuenta con datos certeros (se vivencia en la recolección de la información). 5.2.2.3 Cuantificación y proyección de la demanda. De los resultados obtenidos en la encuesta a consumidores de los estrados I, II y III, se estableció que el 82.7% de la población objetivo consume mermelada, el 17.3% restante no consume por problemas de azúcar o porque no le gusta. De acuerdo a la encuesta realizada los distribuidores prefieren las presentaciones de tamaños medianos y grandes (250gr). 38

A la pregunta “1. Esta dentro de sus productos de consumo la mermelada?”, la respuesta afirmativa correspondió al 82.7% de los encuestados. Tabla 5. Población Consumidora De Mermeladas MUESTRA (familias Mocoa)

NUMERO DE RESPUESTAS AFIRMATIVAS

PORCENTAJE DE ACEPTACION DE MERMELADAS

TOTAL POBLACION (familias)

POBLACION CONSUMIDORA

404

334

82.7%

9.026

7.465

La muestra se obtuvo de acuerdo a la formula de muestreo probabilístico simple aplicada al total de la población objetivo.

Siendo: Sabiendo que: 2

σ

= Es la varianza de la población respecto a determinadas variables

s 2 = es la varianza de la muestra, la cual podrá determinarse en términos de s 2 = p (1- p) se = Es error estándar que está dado por la diferencia entre (µ - x) la media

poblacional y la media muestral.

(se)2 = es el error estándar al cuadrado, que nos servirá para determinar que σ2 = (se)2 es la varianza poblacional.

2

σ

, por lo

De acuerdo a estudios de mercado ya realizados las expectativas con los frutales amazónicos se mueven en dos situaciones 1) Es muy difícil posicionar productos nuevos, pues los consumidores no los conocen o no están acostumbrados a ellos, 2) Existe una tendencia creciente en el consumo de jugos y sabores diferentes a los tradicionales que podrían tener un buen nivel de aceptación. 39

Una vez conocida la población consumidora (7.465), y teniendo en cuenta que el consumo es una unidad mensual, se procede a calcular la oferta mensual con el objeto de estimar la proyección de las ventas anuales. Tabla 6. 6. Demanda Año 2009 (unidades de 250grs) Demanda

Oferta

Desabastecimiento Mes Año

7.464

2.634*

4.830

57.966

Según datos DANE 2005 el porcentaje de crecimiento poblacional es de 17.5% con lo cual se proyectó la demanda hasta el año 2014. De la demanda anual (57.966) se pretende conquistar un 70% teniendo en cuenta los riesgos a los que se enfrenta por ser productos que inician un posicionamiento en el mercado. Tabla 7. 7. Proyección Demanda (unidades de 250grs) AÑOS

DEMANDA

70%

Y 2009:

57.966,0240

40.576,2168

Y 2010:

68.110,0782

47.677,0547

Y 2011:

80.029,3419

56.020,5393

Y 2012:

94.034,4767

65.824,1337

Y 2013:

110.490,5101

77.343,3571

Y 2014:

129.826,3494

90.878,4446

Fuente: esta investigación.

Ahora, teniendo en cuenta las preferencias por sabor que arroja el estudio de mercado por medio de encuestas, se sabe que el 38% de las personas prefieren el sabor Arazá, el 35% sabor a Copoazú y el 27% Cocona, todos en la presentación de 250 gr. * Valor calculado con la información del documento “sondeo de mercado para productos elaborados a partir de frutales en la Amazonia de Colombiana, 2007. Pág. 36” 5.2.3 Análisis de la oferta Análisis de la oferta actual. actual. La competencia directa (Amazonia Lácteos) vende a sus distribuidores los cuales son autoservicios, supermercados, tiendas y al consumidor final, esta empresa lleva un tiempo considerable en el mercado.

•

40

Amazonia Lácteos no cuenta con registro sanitario deja por fuera de las posibilidades de comercializar a nivel nacional el 94% de totalidad de la oferta producida en la región. En el municipio de Mocoa se encuentran posicionadas en el mercado empresas que comercializan mermeladas con diferentes sabores (mora, piña, naranja, guayaba) de marcas reconocidas a nivel nacional como Fruco, La constancia y San Jorge, que aunque no son competencia directa si pueden influir de manera significativa en el mercado de las mermeladas amazónicas. Tabla 8. 8. Características de productos ofrecidos por la competencia PRODUCTO

Mermelada

EMPRESA

PRESENTACIÓN

PRECIO DE VENTA

Amazonía Lácteos

Frasco de vidrio 250 g

$ 3000

San Jorge


$ 2700

La constancia


$ 2670

Fruco


$ 4330

Fuente: esta investigación Actualmente, la mermelada de Amazonia Lácteos, se encuentra distribuido en el departamento, abasteciendo a un 35% del total de la demanda del municipio de Mocoa, quedando una demanda insatisfecha en Mocoa del 65%, la cual se convertirá en el mercado de nuestros productos inicialmente. 5.2.4 Proyección de la oferta oferta.. La oferta de la empresa Amazonica Lácteos, quien es el único competidor directo en el municipio donde se instalara la planta, no cuenta con capacidad ociosa para ampliar la producción, igualmente en la recolección de la información, el gerente de la empresa manifiesta no tener intenciones de ampliar la planta por no contar con los recursos disponibles dicha inversión, lo anterior justificado en la crisis por la que muchas empresas de la región atraviesan causadas por la empresas ilegales captadoras de dinero. Por esta razón las proyecciones de la oferta se mantienen. 5.2.5 Análisis de precio. precio. El establecimiento del precio de los productos, se realizo teniendo en cuenta el método de asignación de precios basados en el mercado, en donde se determina el precio ideal, en cuanto a que iguala la posición del producto con las percepciones del cliente; esta política fue reafirmada por la 41

política de asignación de precios competitivos, en donde los precios se determinan por referencia a los precios de productos competitivos, los cuales son los productos que actualmente adquieren por los clientes. No obstante se tomo como base para esta fijación, los costos unitarios de producción. El precio para el primer año será de dos mil novecientos pesos m/cte ($2.900) y su comportamiento futuro será como lo muestra la siguiente tabla: Tabla 9. 9. Proyección de precio AÑO PRECIO 2009 $ 2.900 2010 $ 3.045 2011 $ 3.197 2012 $ 3.357 2013 $ 3.525 2014 $ 3.701 La proyección de los precios se realizo teniendo en cuenta el comportamiento de la inflación, la cual se espera para los siguientes años sea del 5%. Tabla 10. Análisis 10. Análisis De Precios De La Competencia DESCRIPCI N EMPRESA DEL PRODUCTORA PRODUCTO Mermelada sabores a cocona, Amazonia Lácteos copoazú y arazá. Fuente: esta investigación

PRESENTACIÓN DEL PRODUCTO

Envase de vidrio

PESO (gr)

250 gr

VALOR UNITARIO

$3.000

De esta manera se puede observar como los precios del producto es competitivos con el de la competencia. 5.2.6 Publicidad y promoción. promoción. Para dar a conocer el productos a nivel local y regional se empleara los diferentes medios de comunicación existentes en la zona; radio, en dos emisoras principales (Putumayo Estéreo, Maguaré estéreo) y en prensa en Putumayo Hoy y Diario del Sur, en la web en www.miputumayo.com, elaboración de 2000 volantes por promoción, perifoneo por las principales calles de la ciudad de Mocoa. Los costos de la publicidad se pueden observar en la Tabla 38 del presente estudio.

42

5.2.7 Políticas de comercialización y distribución 5.2.7.1 Canales de distribución. El producto Mermeladas Amazónicas implementará dos sistemas de distribución: el primero es directo al consumidor a través de un punto de venta. El segundo sistema de distribución (indirecto) será a través de supermercados, autoservicios, graneros, tiendas de barrio al por mayor y al detal. A continuación se presenta un flujo que representa el canal de distribución teniendo como base que inicialmente el mercado sería local, es decir únicamente en el Municipio de Mocoa. Tabla 11. Canales De Distribución Tipo de Canales de distribución

Descripción

Tipo de clientes

Tienda propia

La empresa tendrá un punto donde distribuye directamente los productos

Mayoristas

La organización en cabeza del gerente se encargará de realizar contactos con supermercados, autoservicios, restaurantes, panaderías, entre otros con quienes se realizaran pedidos

Minoristas

El Producto es vendido por terceros a través de sus tiendas

Directos

Indirectos

Como estrategia de incursión en el mercado se dejará un plazo de treinta días para pedidos de 5 cajas de 24 unidades cada una, y quince días para pedidos menores de 5 cajas e iguales a una. 5.3 ESTUDIO TECNICO 5.3.1 Tamaño del proyecto. El tamaño del proyecto fue determinado por la demanda del producto, el cual será de 40.577 unidades de 250grs en el año 2009 y 90.879 unidades de 250grs en el año 2014.

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Tabla 12. Proyecciones De Ventas Anuales AÑO 2009 2010 2011 2012 2013 2014

CANTIDAD 40.576,22 47.677,05 56.020,54 65.824,13 77.343,36 90.878,44

El tamaño de la empresa en el año 2009 será de 10.14 toneladas anuales. 5.3.2 Localización de la planta. 5.3.2.1 Lugar donde funcionara el proyecto (Macro localización y Micro localización – Método de Brown y Gibson). Para lograr identificar la macro zona, se ha realizado el debido análisis del método Brown y Gibson o método de la medida de preferencia de localización – MPL. Para ello se inicia calculando el valor relativo de los factores objetivos FOi, lo que permitirá calcular el costo total anual de cada localización. Posteriormente se calcula el valor relativo de los factores subjetivos FSi, para obtener una medida de comparación de los factores cualitativos entre las opciones de localización, para lo que es necesario asignar una calificación (1-2) mediante una comparación pareada. El anterior análisis permite elaborar un índice de importancia de cada factor subjetivo y ordenarlos jerárquicamente para su posterior análisis con las opciones de localización. A continuación se determina la medida de los factores subjetivos de cada localización, multiplicado la calificación para un factor dado (R) por el índice de importancia relativa (W), y se suma todos los factores subjetivos: FS Mocoa:

(1.0)(0.2)+(0.5)(0.4)+(1.0)(0.4)= 0.8

FS Villagarzón:

(0.0)(0.2)+(0.5)(0.4)+(0.0)(0.4)= 0.2

Finalmente se calcula la medida de preferencia de localización MPL, reemplazando los valores de los factores objetivos y subjetivos en la siguiente fórmula: 44

MPLi= K(FOi)+(1-k)(FSi) Cabe aclarar que la ponderación asignada a los factores objetivos es de dos veces más importante que los valores subjetivos, de lo que se obtiene: K=2(1-K), es decir K=0.67 MPL Mocoa:

(0.67)( 0.48704766)+(0.33)(0.8)= 0.59032193

MPL Villagarzón:

(0.67)( 0.51295234)+(0.33)(0.2)= 0.40967807

De acuerdo con el método de Brown y Gibson, la alternativa elegida es la ciudad de Mocoa, puesto que recibe el mayor valor de medida de ubicación. Esto se puede evidenciar en la importancia que radica en tener medios de transporte, disponibilidad de materia prima, de mano de obra (factores objetivos), como factores fundamentales para el desarrollo de las operaciones de la empresa, factores que prevalecen en la ciudad elegida como macrozona. Para lograr identificar la microzona, se utilizó el mismo método de la medida de preferencia de localización – MPL. Para ello se calcula el valor relativo de los factores objetivos FOi, lo que permite calcular el costo total anual de cada localización. Posteriormente se calcula el valor relativo de los factores subjetivos FSi, para obtener una medida de comparación de los factores cualitativos entre las opciones de localización, para lo que es necesario asignar una calificación (0-1) mediante una comparación pareada. El anterior análisis permite elaborar un índice de importancia de cada factor subjetivo y ordenarlos jerárquicamente para su posterior análisis con las opciones de localización. A continuación se determina la medida de los factores subjetivos de cada localización, multiplicado la calificación para un factor dado (R) por el índice de importancia relativa (W), y se suman todos los factores subjetivos: FS Av Colombia:

(1.0)(0.0)+(0.0)(0.1)= 0.0

FS Centro:

(0.0)(0.0)+(0.1)(0.1)= 0.1 45

Finalmente se calcula la medida de preferencia de localización MPL, reemplazando los valores de los factores objetivos y subjetivos en la siguiente fórmula: MPLi= K(FOi)+(1-k)(FSi) Cabe aclarar que la ponderación asignada a los factores objetivos es de dos veces más importante, teniendo en cuenta que son los directamente relacionados con el precio de los productos, además de la importancia en la disposición de los recursos para inversión inicial: K=2(1-K), es decir K=0.67 MPL Av Colombia:

(0.67)( 0.64930556)+(0.33)(0.0)= 0.43503473

MPL Centro:

(0.67)( 0.35969444)+(0.33)(0.1)= 0.26796527

De acuerdo con el método de Brown y Gibson, la alternativa elegida de micro localización es el barrio de La Reserva, puesto que recibe el mayor valor de medida de ubicación. Según la revisión del PBOT del municipio de Mocoa, la empresa de elaboración y comercialización de mermeladas amazónicas corresponde al grupo de mediano impacto, que dentro de la zona industrial hace referencia a: Carpinterías, fábricas menores y de alimentos, pequeños talleres y afines. Y en donde hace referencia a que las actividades de mediano impacto pueden producir congestionamiento de tránsito, ruidos y olores fácilmente controlables y son susceptibles de hacer cambiar las características funcionales de las zonas urbanas por su tendencia a agruparse con base en su complementariedad, generando áreas comerciales. Por lo tanto la zona escogida cumple con los requisitos de uso de suelo establecidos en el PBOT teniendo en cuenta que la Av. Colombia es una zona comercial. La localización del proyecto se puede observar en la siguiente figura.

46

Figura 4. Localización Del Proyecto

5.3.3 Ingeniería del proyecto. 5.3.3.1 Descripción del proceso productivo. Teniendo como base la utilización de tecnología mecánica se desarrolla el siguiente proceso de producción. Primera fase: Compra de la fruta. El proceso de producción de mermeladas amazónicas consta de ocho fases, la primera es la compra de la fruta fresca en el punto óptimo de maduración, adquirida directamente a los productores seleccionados. 

Segunda fase: Lavado, desinfección y selección. En esta fase se realiza el lavado, desinfección y selección de la fruta, el lavado se realiza manualmente para 

47

garantizar la asepsia y salubridad del producto, eliminando todo tipo de material extraño que mezclado o adherido desmejore la presentación, volumen, propiedades organoléptica e higiénicas del producto. La desinfección, es realizada para disminuir el número de microorganismos patógenos que puedan estar presentes en un producto, equipo, persona, agua, instalaciones, se empleara el método de cloración que consiste en aplicar cloro para eliminar la carga microbiana que se desarrolla con facilidad en agua, su acción germicida depende de la concentración empleada, pH, temperatura, contenido de materia mineral y orgánica. En la Selección y clasificación, se separa por propiedades físicas diferentes, seleccionando los mejores productos y descartando el defectuoso, para dar cumplimiento a estándares de calidad, homogeneidad de presentación y hacer el producto más agradable al consumidor y más cómodo para realizar operaciones de transferencia de calor. Los productos pueden ser separados por: peso, tamaño, forma, grado de madurez, firmeza, sabor y aroma. Tercera fase: Pelado. El objetivo del pelado es retirar la cáscara de acuerdo a las exigencias del producto que se vaya a procesar, minimizar las pérdidas ocasionadas por la operación, minimizar el anillo caliente y el uso de energía y agentes químicos. Para el proyecto se pretende realizar el pelado a mano, partiendo las frutas por la mitad para aumentar la eficiencia en el funcionamiento de la maquina despulpadora. 

Cuarta fase: Despulpado. Este proceso se realiza con la despulpadora, cuya función es eliminar partículas como semillas, vástagos, cáscaras y otros productos no deseados en la obtención de la pulpa. La fruta se deposita en la tolva de alimentación, en la primera parte del eje se encuentran unos pines destinados a romper la cáscara y posteriormente aspas con raspadores regulables para presionar las frutas contra el tamiz y filtrar las partículas. Por el extremo opuesto a la alimentación salen las semillas, cáscaras y vástagos y por el lado sale la pulpa. 

Quinta fase: Cernido. Este procedimiento es posterior al despulpado para evitar que se infiltren partes de semilla o cáscara que puedan dañar el producto final, se almacena si no se trabaja el mismo día, se precocina y se guarda en garrafas plásticas de 20 litros, y se tapa muy bien para evitar la contaminación del producto. 

Sexta fase Cocción. Esta fase tiene a su vez tres etapas; primera cocción para hervir la pulpa por 20 minutos a una temperatura de 90°, se agrega una parte de azúcar. En la segunda cocción se hierve por otros 20 minutos y se coloca la segunda parte de azúcar a una temperatura de 90°y en la tercera cocción, se hierve por 20 minutos y se agrega ácido cítrico, benzoato, azúcar y se deja hervir por otros 20 minutos a una temperatura de 90° 

Para este proceso se empleara la marmita eléctrica con capacidad de 200 litros, La marmita u olla de presión se define como un recipiente metálico hermético, con 48

tapa atornillada, en el que la presión interna del vapor, contribuye eficientemente a la cocción de los alimentos con rapidez. Séptima fase: Empaque. El Empaque se realizará en los respectivos recipientes, se retiran los frascos y se colocan en agua bien fría, se retiran y se secan para rotular el producto, posteriormente se realiza el embalaje en cajas para el almacenamiento. 

Octava Fase: Almacenamiento. El almacenamiento del producto se realiza en un lugar fresco con temperatura adecuada para su posterior distribución. A continuación se presenta el diagrama de procesos de producción. Ver figura 1. 

Figura 5. Diagrama de procesos de producción DETALLES DEL MÉTODO

ACTIVIDAD

TIEMPO (MIN) OBSERVACIONES Selección de fruta con calidad

Compra de fruta

30

Lavado, desinfección y selección

60

Pelado

60

Despulpado

60

Cernido

60

Cocción 1

20

Temperatura de 90 °C

Cocción 2

20


Cocción 3

20


Empaque

60

Rotular el producto

Almacenamiento

30

Distribución

60

49

5.3.3.2 Selección y descripción de maquinaria. Para el desarrollo del proceso de producción se requiere los siguientes equipos y maquinaria: Tabla 13. Equipo DETALLE Paila grande en cobre diámetro 1,20 palanca plástica Refractómetro de mesa regulador de 100 libras mesa de acero inoxidable (150x70 de ancho) palanca en madera para revolver(1,50 largo) cuñetes plásticos 20 lt Tarros de tapa de enroscar de 50 litros ollas de 40x 60 aluminio Bascula gramos Bascula 200 kilos Congelador indufrial 4 tapas

UNIDAD CANT.

V/UNITARIO

UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

2 2 2 2 1 2 15 5 2 1 1 2

400.000 230.000 1.200.000 22.000 350.000 20.000 6.000 25.000 85.000 50.000 120.000 2.300.000 TOTAL

V/TOTAL $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

800.000 460.000 2.400.000 44.000 350.000 40.000 90.000 125.000 170.000 50.000 120.000 4.600.000 9.249.000

Tabla 14. Maquinaria DETALLE Marmita 250 litros Despulpadora capacidad 500kl/hora

MAQUINARIA UNIDAD CANTIDAD UNIDAD 1 UNIDAD 1

V/UNITARIO $ 16.000.000 $ 2.800.000

V/TOTAL $ 16.000.000 $ 2.800.000 $ 18.800.000

Fuente: Este trabajo 2009 Fichas técnicas de la maquinaria requerida. Se presenta las características, marca, referencia, procedencia, acabado, capacidad, función, descripción, ventajas, requerimientos, dimensiones y motores de las maquinas despulpadora y marmita empleadas en la producción de mermeladas amazónicas. Tabla 15. Ficha técnica de la despulpadora DESPULPADORA PARA FRUTAS CITALSA Ref: 500 CI TALSA MARCA D 500 REFERENCIA COLOMBIA PROCEDENCIA ACERO INOX. AISI 304 MATERIALES TIPO SANDBLASTING ACABADO 50

500 A 700 KL/HORA DEPENDIENDO DEL TIPO DE FRUTA Se utiliza para eliminar partículas como semillas, vástagos, FUNCIÓN cáscaras y otros productos no deseados en la obtención de la pulpa. La fruta se deposita en la tolva de alimentación. En la primera parte del eje se encuentran unos pines destinados a romper la cáscara y posteriormente aspas con raspadores regulables para DESCRIPCIÓN presionar las frutas contra el tamiz y filtrar las partículas. Por el extremo opuesto a la alimentación salen las semillas, cáscaras y vástagos y por el lado sale la pulpa. Tolva, guarda y tamiz desmontables para un rápido lavado entre diferentes. CARACTERÍSTICAS producto Equipo robusto con tamices calibre 16 (1.5mm) que garantiza su durabilidad. Interior soldado 100% para facilitar la limpieza y seguridad sanitaria. Mantenimiento reducido. Permite el procesamiento de baches más amplios de VENTAJAS producción. Posibilita la automatización de procesos y el establecimiento de líneas continuas de producción Reduce la manipulación del producto en la línea de producción. Energía eléctrica trifásica a 220V, 60Hz. REQUERIMIENTO Largo: 610mm. Ancho: 430mm. DIMENSIONES Altura: 1400mm. Altura de la descarga: 800mm. (otras alturas a solicitud del cliente) Motor eléctrico de 3.6 HP/ 1750 RPM MOTORES CAPACIDAD

Figura 6. Despulpadora

51

Tabla 16. Ficha técnica de la marmita

MARCA REFERENCIA PROCEDENCIA CAPACIDAD

MARMITA INDIRECTA A GLICERINA 200LT CITALSA Ref: 500 INGENIERÍA GASTRONÓMICA MG-200 LE COLOMBIA

FUNCIÓN

DESCRIPCIÓN GENERAL

VENTAJAS

DIMENSIONES PESO CONSUMO ENERGÍA RANGO DE TEMPERATURA

200 LITROS La marmita u olla de presión se define como un recipiente metálico hermético, con tapa atornillada, en el que la presión interna del vapor, contribuye eficientemente a la cocción de los alimentos con rapidez Se utiliza generalmente a nivel industrial para procesar alimentos nutritivos, mermeladas, jaleas, chocolate, dulces y confites, carnes, bocadillos, salsas, entre otras. Además sirven en la industria química farmacéutica. Resistencias blindadas en acero inoxidable. Termostato de trabajo y de seguridad. Fluido de transferencia térmica: glicerina Control de nivel max / min. de fluido Permite una cocción mejor y más rápida de los alimentos. * En bajas temperaturas se emplean estas ollas de presión es porque allí el punto de ebullición del agua es demasiado bajo para cocer alimentos en ollas abiertas. * Es más efectiva en bajas alturas porque ahorran tiempo y combustible. * El uso de grandes presiones y temperaturas hacen de la marmita un instrumento esterilizador de alimentos. * El cierre hermético de su tapa evita la pérdida de sabor, aroma y color en los alimentos, así como la pérdida de vitaminas. Los alimentos conservan todo su valor nutrimental. * Con la olla de presión, no sólo se ahorra tiempo y esfuerzo, sino que se consume la mitad de energía (gas o electricidad). 110 x 102 x 120 L- P- H (cm) Neto 197 Bruto227 volumen m3 1,34 15.3 kw/h DE 40C A 100C

52

Figura 7. 7. Marmita

Proveedores Nacionales Y Extranjeros. Proveedores Nacionales: CI TALSA, Con Sede Principal En Medellín Y Sucursales En Cali, Bogotá, Bucaramanga Y Barranquilla. Figura 8. 8. Logo Ci Talsa

Proveedores internacionales: MACHINERY & EQUIPMENT, Inc. ubicada en los Estados Unidos (San Francisco y Los Ángeles)

53

Figura 9. 9. Logo Machinery & Equipment

5.3.3.3 Inversiones físicas. Las inversiones en infraestructura que se realizan son la construcción de la obra civil y el montaje mon taje de la maquinaria y el equipo. Tabla 17. 17. Presupuesto Obras Civiles

DESCRIPCION

VALOR UNITARIO SIN IVA

VALOR TOTAL SIN IVA

VALOR UNITARIO CON IVA

VALOR TOTAL CON IVA

UNID.

CANT.

M2

111.18

$1,050.00

$ 116,739.00

1,218.00

$ 135,417

M2

111.18

$10,559.00

$ 1,173,949.62

12,248.44

$ 1,361,782

PRELIMINARES

LOCALIZACION Y REPLANTEO DESCAPOTE Y RETIRO DE ESCOMBROS EXCAVACIONES Y

-

RELLENOS

EXCAVACIONES EN MATERIAL COMUN RELLENO CON MATERIAL SELECCIONADO APISONADO

M3

10.50

$13,002.00

$ 136,521.00

15,082.32

$ 158,364

M3

23.16

$46,192.00

$ 1,069,806.72

53,582.72

$ 1,240,976

CONCRETOS

-

ESTRUCTURA

SOLADO DE LIMPIEZA E=0,05 M CONCRETO DE 3000 PSI PARA ZAPATAS E=0,25 CONCRETO DE 3000 PSI PARA COLUMNAS (0,40*0,20) CONCRETO DE 3000 PSI PARA COLUMNAS (0,20*0,15) CONCRETO DE 3000 PSI PARA VIGA CIMENTACION

M2

10.00

$11,288.00

$ 112,880.00

13,094.08

$ 130,941

M3

2.50

$303,616.00

$ 759,040.00

352,194.5 6

$ 880,486

ML

36.80

$49,830.00

$ 1,833,744.00

57,802.80

$ 2,127,143

ML

7.20

$38,439.00

$ 276,760.80

44,589.24

$ 321,043

ML

22.90

$40,893.00

$ 936,449.70

47,435.88

$ 1,086,282

54

DESCRIPCION


VALOR TOTAL SIN IVA


VALOR TOTAL CON IVA

UNID.

CANT.

ML

22.90

$31,442.00

$ 720,021.80

36,472.72

$ 835,225

ML

22.90

$31,539.00

$ 722,243.10

36,585.24

$ 837,802

ML

8.10

$13,530.00

$ 109,593.00

15,694.80 -

$ 127,128

KG

930.00

$ 2,550,990.00

3,181.88

$ 2,959,148

(0,25*0,25) CONCRETO DE 3000 PSI PARA PLACA CORONA (0,25*0,10) CONCRETO DE 3000 PSI PARA VIGA AEREA (0,25*0,15) ALFAGIA CONCRETO (0,20*0,10) ACERO DE REFUERZO

ACERO DE REFUERZO

$2,743.00

-

MAMPOSTERIA

MURO EN LADRILLO VISTO

M2

61.90

$53,378.00

$ 3,304,098.20

61,918.48 -

$ 3,832,754

M2

101.00

$26,796.00

$ 2,706,396.00

31,083.36

$ 3,139,419

M2

101.00

$9,586.00

$ 968,186.00

11,119.76

$ 1,123,096

M2

283.00

$41,155.00

$ 11,646,865.00

47,739.80 -

$ 13,510,363

M2

111.86

$18,933.00

$ 2,117,845.38

21,962.28

$ 2,456,701

M2

111.86

$31,183.00

$ 3,488,130.38

36,172.28

$ 4,046,231

ML

7.75

$54,517.00

$ 422,506.75

63,239.72 -

$ 490,108

M2

5.67

$115,109.00

$ 652,668.03

133,526.4 4

$ 757,095

M2

11.75

$62,462.00

$ 733,928.50

72,455.92

$ 851,357

PISOS

CONCRETO 2500 PISO PRIMARIO E=0,10 M ALISTADO DE PISOS MORTERO 1:3 E=0,03 M CERAMICA 30X30 TRAFICO 5 CUBIERTA

ESTRUCTURA EN MADERA TEJA TERMOACUSTIC CABALLETE TERMOACUSTIC CARPINTERIA METALICA

PUERTA METALICA GALVANIZADA GALVANIZADA CAL. 20 VENTANAS METALICA TUBO CUADRADO INSTALACIONES

-

ELECTRICAS

ACOMETIDA ELECTRICA 30 M PUNTO ELECTRICO TABLERO DE 4 CIRCUITOS

$ 35,979.00

166,942.5 6

$ 41,736

$45,546.00

$ 774,282.00

52,833.36

$ 898,167

$61,020.00

$ 61,020.00

70,783.20 -

$ 70,783

$388.00

$ 43,378.40

450.08

$ 50,319

UND

.25

$143,916.00

PTO

17.00

UND

1.00

M2

111.80

VARIOS

ASEO GENERAL

TOTAL COSTO DIRECTO

$ 37,474,022.38

55

$ 43,469,866

DESCRIPCION ADMINISTRACION IMPREVISTOS UTILIDAD IVA SOBRE UTILIDAD COSTO TOTAL

UNID.

CANT.


VALOR TOTAL SIN IVA $ 13,142,389.77 $ 4,380,796.59 $ 4,380,796.59


$ 59,378,005.33

VALOR TOTAL CON IVA $ 13,976,240 $ 4,658,747 $ 4,658,747 $ 66,763,599

5.3.3.4 Distribución de la planta. La distribución de espacios en la planta procesadora se divide en dos zonas, la zona de producción de 424 m2. que incluye una área de depósito de 16 m2 , un área de control de la misma dimensión, un área de almacenamiento y la procesamiento; la zona de administración conformada por cuatro aéreas y punto un de venta, esta tiene un área de 84 m 2 . Se detalla en el anexo Ñ. 5.3.3.5 Determinación de las materias primas. Las cantidades y costos de producción (teniendo en cuenta los costos variables de producción) al año 2014 es el siguiente: Tabla 18. Costos Unitarios de Producción (pesos) COSTOS DE PRODUCCION

COSTOS UNIT

Mano de Obra de Producción

220

Materia Prima e Insumos

794

Agua

4

Energía

30

elementos de protección

12

TOTAL COSTOS PRODUCCIÓN

1.061

Fuente: los autores con base en esta investigación Tabla 20. Costos totales de producción (pesos) AÑO 2009 2010 2011 2012 2013 2014

MERMELADA 250 GR CANTIDAD COSTO 40.576.22 43.042.255 47.677,05 50.574.649 56.020,54 59.425.213 65.824,13 69.824.625 77.343,36 82.043.935 90.878.44 96.401.624

56

Fuente: los autores con base en esta investigación Teniendo en cuenta las cantidades anteriores, se requiere procesar 2,083* gr de pulpa para obtener un gramo de mermelada, en consecuencia para la producción anual del producto se requiere la siguiente cantidad: Tabla 19. Cantidad Requerida de Pulpa Anual 2009

CANTIDAD REQUERIDA DE PULPA ANUAL (gr) 2010 2011 2012 2013 MERMELADAS AMAZONICAS

ARAZA (38%) COPOAZ (35%)

8.029.425

9.434.574

11.085.624

13.025.609

15.305.090

17.983.481

7.395.523

8.689.739

10.210.444

11.997.271

14.096.794

16.563.733

COCONA(27%)

5.705.118

6.703.513

7.876.628

9.255.038

10.874.669

12.777.737

40.276.553

47.324.950

PRODUCTO 250 gr

Total 250 gr

21.130.065 24.827.826 29.172.696 34.277.918 CANTIDAD REQUERIDA DE PULPA ANUAL (kgr) 2009 2010 2011 2012

2013

2014

2014

ARAZA (38%) COPOAZ (35%)

8.029

9.435

11.086

13.026

15.305

17.983

7.396

8.690

10.210

11.997

14.097

16.564

COCONA(27%)

5.705

6.704

7.877

9.255

10.875

12.778

Total

21.130

24.828

29.173

34.278

40.277

47.325

Fuente: Los autores con base en esta investigación La superficie en plantación de frutales amazónicos se encuentra en los municipios de Mocoa, Orito, Puerto Asís, Puerto Caicedo, Puerto Guzmán, San Miguel, Valle del Guamuez y Villagarzón del departamento de Putumayo. Inicialmente se realizó una recolección secundaria de Información con instituciones y empresas del orden regional vinculadas con el sector agropecuario que en el desarrollo de sus actividades hayan establecido y/o fomentado la siembra de estas especies: Secretaria de Agricultura departamental, Comités, Asociaciones, Empresas y/o industrias transformadoras y/o comercializadoras, Centros de investigación, Corporaciones autónomas, ONG’s, entre otras. De estas visitas se obtuvo un listado con los nombre de productores referenciados por municipio y vereda, que cubre los 8 municipios objeto del proyecto, en el cual se totaliza 453 productores distribuidos en aproximadamente 131 veredas. Posteriormente se eligieron al azar los productores identificados por municipio en los estudios iniciales, para verificar el estado de los cultivos de frutales amazónicos y a continuación se comparó con la información de los estudios 57

actuales; con base en esta verificación se determina que en el departamento del Putumayo hay 540 productores de frutales amazónicos, distribuidos en 138 veredas así: en los municipios de Puerto Asís (140 productores); Orito (109); Valle del Guamuez (77); San Miguel (74); Villagarzón (58), Puerto Caicedo (57), Mocoa (19) y Puerto Guzmán (6). Determinación de la mano de obra directa. Para la producción de la mermelada de frutales amazónicos, se requiere la participación de un técnico encargado del proceso de producción. •

5.4 ESTUDIO LEGAL Y ADMINISTRATIVO 5.4.1 Tipo de organización legal. La empresa se constituye como empresa unipersonal donde “… una persona que reúna la calidad de comerciante, podrá afectar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades específicas de carácter mercantil, respondiendo de las obligaciones en desarrollo de las actividades respectivas, solamente con el patrimonio especial resultante de la afectación, puesto que una vez inscrita en el registro mercantil forma una persona jurídica, distinta de su propietario”2. El tipo de organización se escogió teniendo en cuenta que existe una sola persona en calidad de inversionista. 5.4.2 Marco legal. El proyecto se encuentra inmerso dentro de las políticas públicas del departamento como es el plan de desarrollo departamental 2008 – 2011 “oportunidades para todos” en la dimensión denominada desarrollo económico y ambiental, sector desarrollo económico, Programa Putumayo agropecuario; agenda de productividad y competitividad 2005 en la Apuesta productiva 1 que tiene por objeto crear un Clúster de la agroindustria y la biodiversidad, con variedad de productos, originados en cadenas de pequeño y mediano tamaño, que corresponde al entorno amazónico y orientado a los mercados externos, dentro de esta apuesta se encuentra el proyecto 1.6 (del Plan de Desarrollo Departamental) denominado Creación y formalización de la cadena de frutales amazónicos en agrosistemas y frutales de tierra fría con agregación de valor, de esta manera se observa que la creación de la empresa productora de mermeladas Amazónicas esta dentro de la estrategia direccionadora del Departamento, facilitando apoyo por parte del gobierno departamental si esta decidiera vincularse en algunos de sus programas. Además se tiene en cuenta las normas encaminadas a orientar las buenas prácticas de manufactura (BPM) con el objetivo de que el Instituto de Vigilancia de 2

BARRERO BUITRAGO, Álvaro. “ Manual para el establecimiento de sociedades” Teórico práctico, concordado con el nuevo régimen general de sociedades, Ediciones Librería del Profesional. Bogotá, 1.996.

58

medicamentos y alimentos (INVIMA) genere el registro sanitario certificando que la empresa cumple con los requisitos sanitarios para su operación. El proyecto contemplara el decreto 3075 de 1997, por medio del cual dicta todas las disposiciones en el presente Decreto son de orden público, regulan todas las actividades que puedan generar factores de riesgo por el consumo de alimentos y por ende disminuir el impacto ambiental. 5.4.3 Estructura organizacional. La empresa está conformada por el gerente quien dirige y direcciona el cumplimiento exitoso de los objetivos; se apoyará en dos jefes de área que son: Jefe de producción y mercadeo encargado de la elaboración del producto con las características óptimas de calidad y de ejecutar la estrategia de comercialización y ventas. Estará apoyado en un operario quien realizará el proceso técnico de producción (selección, limpieza, lavado y desinfección, despulpado, cocción y embalaje), alista la materia prima e insumos para la producción, prepara la maquinaria y la alimenta constantemente durante el desarrollo del proceso, informa al jefe de la necesidad de materia prima e insumos, llena los registros de producción y actualiza constantemente el stock de materiales y productos terminados y realiza la limpieza de los equipos al culminar el proceso de elaboración; y un vendedor quien se encargará de la distribución del producto en tiendas, supermercados y además apoyará el proceso de producción. Jefe administrativo y financiero quien ejecutará los recursos presupuestados para la compra de materia prima, proceso de elaboración del producto y sistema de distribución del mismo. El equipo de trabajo se apoyará además en una persona quien cumplirá funciones de auxiliar administrativo para fortalecer el buen desarrollo de las diferentes áreas que conforman la empresa. La empresa desarrollara sus actividades mediante un sistema de organización lineal, donde se tiene una jerarquización de la autoridad, en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos, tiene líneas formales de comunicación, a través de las líneas presentes en el organigrama, es una estructura sencilla de fácil comprensión en donde define claramente las responsabilidades y la más indicada para pequeñas empresas, sin embargo puede volverse autoritaria, no responder de manera adecuada a los cambios rápidos de la sociedad moderna y supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.

59

Figura 10. Organigrama Empresa

5.4.4 Contratación para la operación del proyecto. La contratación a realizar para la fase de operación de la empresa se realizara así: Tabla 20. Tipos De Contrato A Utilizar Actor Gerente Operarios, secretaria, vendedor Jefe de producción y mercadeo y Jefe Administrativo y financiero.

Contrato Prestación de servicios a término fijo menor a tres años. Prestación de servicios a término fijo menor a tres años. Contrato a término indefinido

Prestación de servicios a término fijo menor a tres años: el cual no puede ser superior a tres años, pero puede ser renovable indefinidamente. •

Contrato a término indefinido: su duración no está determinado por la producción, y no es un trabajo ocasional o transitorio. El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen y la materia de trabajo. •

60

5.5 ESTUDIO FINANCIERO 5.5.1 Inversiones previas a la operación 5.5.1.1 Inversiones Fijas. Dentro De Las Inversiones Fijas Se Observan Las Siguientes: Infraestructura. Las inversiones en infraestructura que se realizan son la construcción de la obra civil y el montaje de la maquinaria y el equipo, valores que ascienden a sesenta y seis millones, setecientos sesenta y tres mil quinientos noventa y nueve pesos. ($66.763.599) y se detalla como se ve en el cuadro 16. La distribución de espacios en la planta procesadora se pude apreciar en el anexo Ñ. 

Maquinaria Y Equipo. Tanto la maquinaria como el equipo a utilizar en el proyecto de transformación de mermeladas son nacionales, el valor del equipo asciende a dieciocho millones ochocientos mil pesos ($18.800.000) como se detalla en la tabla 14, y la maquinaria asciende a nueve millones doscientos cuarenta y nueve mil pesos ($9.249.000) como se detalla en la tabla No 13. 

Muebles y Enseres. Las inversiones requeridas en muebles se observan en el siguiente cuadro: 

Tabla 21. Equipos Y Muebles De Oficina EQUIPOS Y MUEBLES DE OFICINA UNIDAD CANTIDAD VALOR UNIT. UNIDAD 1 $ 2.500.000 UNIDAD 3 $ 600.000

DESCRIPCIÓN Computador e impresora Escritorio y 2 sillas total 

VR.TOTAL $ 2.500.000 $ 1.800.000 $ 4.300.000

Montaje Maquinaria Y Equipo Tabla 22. Montaje De Maquinaria Y Equipo Costos Instalación

Cemento Arena Mano de obra Tornillos Cable n° 8 Toma para enchufe Subtotal adecuación Instalación marmita Toma para enchufe

unidad cantidad

Adecuación para despulpadora 1 bulto bulto 1 jornal 2 unidad 4 metro 5 unidad 1 unidad

1

61

vr unitario

vr total

$ $ $ $ $ $

18.000 10.000 18.000 5.000 6.000 10.000

$ $ $ $ $ $ $

18.000 10.000 36.000 20.000 30.000 10.000 124.000

$

10.000 $

10.000

Costos Instalación

unidad cantidad

Adecuación para despulpadora Cable n° 8 metro 5 Mano de obra jornal 2 Contador trifásico unidad 1 Instalación cable contador unidad 1 Matricula contador unidad 1 M.ocontador e instalación casa jornal 20 Subtotal instalación TOTAL COSTOS DE INSTALACION

vr unitario $ $ $ $ $ $

6.000 18.000 120.000 100.000 150.000 15.000

vr total $ $ $ $ $ $ $

30.000 36.000 120.000 100.000 150.000 300.000 746.000 870.000

Terreno. El valor del terreno a comprar es de $30.000.000 por un área de 1.5 ha. 

En el siguiente cuadro se puede observar el resumen de las inversiones fijas anteriormente detalladas. En la tabla 24 se observa la depreciación realizada por el método en línea recta recibe el nombre de método "lineal" o "constante", admite que la depreciación es una función constante del tiempo y que las causas que la provocan tienen efectos continuos y homogéneos. El cálculo a efectuarse es el siguiente: Valor a depreciar = Cuota de depreciación Vida útil estimada

Tabla 23. Resumen Inversiones Fijas DETALLE MAQUINARIA EQUIPO MUEBLES Y ENSERES MONTAJE M Y E TERRENO INFRAESTRUCTURA

VALOR $ 18.800.000 $ 9.249.000 $ 4.300.000 $ 870.000 $ 30.000.000 $ 66.763.599 $129.982.599

62

Tabla 24. Resumen De Depreciación Y Valor De Salvamento MAQUINARIA, EQUIPO, MUEBLES Y ENSERES VIDA CANT V/TOTAL UTIL

DETALLE

DEPRECIACION

VALOR DE SALVAME

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

MAQUINARIA

2

$18.800.000

10

1.880.000

1.880.000

1.880.000

1.880.000

1.880.000

1.880.000

1.880.000

1.880.000

1.880.000

1.880.000

EQUIPO MUEBLES Y ENSERES

39

$ 9.249.000

5

1.849.800

1.849.800

1.849.800

1.849.800

1.849.800

0

0

0

0

0

0

2

$ 4.300.000

5

860.000

860.000

860.000

860.000

860.000

0

0

0

0

0

0

4.589.800

4.589.800

4.589.800

4.589.800

4.589.800

TOTAL

$ 2.349.000

1.880.000

1.880.000

1.880.000

1.880.000

1.880.000

3.760.000

3.760.000

5.5.1.2 Inversiones diferidas. Las inversiones intangibles se detallan en la siguiente tabla. Tabla 25. Inversiones Intangibles OTRAS INVERSIONES Activos Intangibles Publicidad $ gastos legales $ etiquetas $ Ejecucion proyecto $ Registro sanitario $ total Activos Intangibles $

VALOR 3,720,000 500,000 2,560,000 49,950,000 2,600,443 59,330,443

El valor de los intangibles, “…al igual que los activos fijos pierden valor con el tiempo, mientras la pérdida de valor contable en los activos fijos se denomina depreciación, la pérdida de valor contable de los activos intangibles se 3 denomina amortización” . La amortización de los activos intangibles se observa en la siguiente tabla. Tabla 26. Amortización Activos Intangibles DETALLE ACTIVOS INTANGIBLES

VALOR 59.330.443

1 11.866.089

2 11.866.089

3 11.866.089

4 11.866.089

5 11.866.089

3

SAPAG CHAIN, Nassir y Reinaldo. PREPARACION Y EVALUACION DE PROYECTOS. CUARTA EDICION. 2005. PAG 235

5.5.1.3 Capital de trabajo. El costo de capital ha sido calculado por el método de periodo de desfase, el cual permite calcular la cuantía de la Inversión en Capital de Trabajo que debe financiarse desde el instante en que se adquiere los insumos hasta el momento en que se recupera el Capital invertido mediante la venta del producto, el monto recuperado se destinara a financiar el siguiente Ciclo Productivo. El ciclo productivo es de un mes, pues es el tiempo requerido para la producción y venta de los productos. K.T = (Costo total del año / 360 días) * Número de días del ciclo productivo K.T= 32.217.516/360 * 30

Para lo que se obtiene un valor requerido en capital de trabajo de $8.146.749. 5.5.2 Estructura de capital. La estructura del capital esta determinada en un 100% con recursos propios, es decir, la totalidad de la inversión inicial será

5.5.1.3 Capital de trabajo. El costo de capital ha sido calculado por el método de periodo de desfase, el cual permite calcular la cuantía de la Inversión en Capital de Trabajo que debe financiarse desde el instante en que se adquiere los insumos hasta el momento en que se recupera el Capital invertido mediante la venta del producto, el monto recuperado se destinara a financiar el siguiente Ciclo Productivo. El ciclo productivo es de un mes, pues es el tiempo requerido para la producción y venta de los productos. K.T = (Costo total del año / 360 días) * Número de días del ciclo productivo K.T= 32.217.516/360 * 30

Para lo que se obtiene un valor requerido en capital de trabajo de $8.146.749. 5.5.2 Estructura de capital. La estructura del capital esta determinada en un 100% con recursos propios, es decir, la totalidad de la inversión inicial será financiada por el inversionista ($197.459.791) 5.5.3 Estructura financiera 5.5.3.1 Presupuesto de ingresos. Si se consideran las cantidades proyectadas para venta y el precio de cada unidad, se determinará la proyección de ingresos por ventas anuales como lo indica la siguiente tabla: Tabla 27. Proyección De Ingresos PROYECCIÓN INGRESOS AÑO 2.009- 2.014

CANTIDAD VENDIDA ANUAL

PRODUCTO 250 gr PRODUCTO MERMELADAS AMAZONICAS 250 gr

INGRESOS venta de mermelada 250 gr

2009 40.576

2010 47.676

2011 56.020

2012 65.824

2013 77.343

2014 90.878

PROYECCIÓN PRECIOS 2009 $2.900

AÑO 1 $117.671.029

2010

2011

$3.045

$3.197

2012 $3.357

PROYECCION VENTAS ANUALES AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 $ 145.176.632

$ 179.111.669

64

$ 220.632.868

2013 $3.525

AÑO 5

2014 $3.701

AÑO 6

$ 272.632.868 $336.360.801

5.5.3.2 Presupuesto de costos de producción Materia prima. Los costos en materia prima para la elaboración de una mermelada de 250gr es: 

Tabla 28. Costos Variables Unitarios MERMELADA 250 PULPA DE FRUTA AZUCAR BICARBONATO EMPAQUE Total

$ 144 $ 156 $ 14 $ 480 $ 794

Tabla 29. Costos Variables Anuales AÑO 2008 2009 2010 2011 2012

MERMELADA 250GR CANTIDAD COSTO 40,576.22 43,042,255.14 47,677.05 50,574,649.79 56,020.54 59,425,213.50 65,824.13 69,824,625.86 77,343.36 82,043,935.39

Mano de obra. El costo de mano de obra anual corresponde a un operario y se detalla como en el siguiente cuadro. 

Tabla 30. Costo De Mano De Obra Costos Mano Obra Mano de obra directa Operario

Sueldo $ 496,700

1.Costos Mano de Obra Sueldo/año Prestaciones Aportes nomina dotación Total 22% 28% $ 5,960,400 $ 1,301,354 $ 1,678,985 $ 8,940,739

Igualmente se proyecta el costo de un operario en los siguientes cuatro anos, y el incremento se basa en la inflación promedio esperada. Tabla 31. Proyección Mano De Obra MANO DE OBRA ANO COSTO 2009 8,940,739 2010 9,387,776 2011 9,857,165

65

2012 2013 2014

10,350,023 10,867,524 11,410,900

Costos indirectos de fabricación. Los costos indirectos de fabricación requeridos en la producción de mermeladas amazónicas es la siguiente: 

Tabla 32. Costos Indirectos De Fabricación Gatos servicos publicos Agua Energia Gas TOTAL OTROS COSTOS

Vr Mes $ 15,000 $ 100,000 $ 180,000

$ $ $ $

Vr AÑO 180,000 1,200,000 540,000 4,596,000

Las proyecciones se realizan teniendo en cuenta el comportamiento de la inflación. Tabla 33. Proyecciones Costos Indirectos De Fabricación CIF Agua Energia elementos de proteccion

2009 180,000 1,200,000 504,000

2010 189,000

2011

2012

2013

2014

198,450

208,373

218,791

229,731

1,260,000 1,323,000

1,389,150

1,458,608

1,531,538

583,443

612,615

643,246

529,200

555,660

5.5.3.3 Presupuesto de gastos de administración. Los gastos de administración están conformados por el personal de administración, los gastos de energía, teléfono, útiles y papelería. Tabla 34. Gastos De Administración Anuales GASTOS DE ADMINISTRACION (primer año) Persona de Administración $ 53,882,038 Energia $ 120,000 Teléfono $ 360,000 Utiles y papelería $ 356,700 $ 54,718,738 Subtotal Administracion

66

De la misma manera que en las tablas anteriores, las proyecciones se realizaron teniendo en cuenta el comportamiento de la inflación.

Tabla 35. Proyecciones Gastos De Administración GASTOS DE ADMINISTRACION Mano de Obra de Administración Energia Teléfono Utiles y papelería Subtotal Administracion

2009

2010

2011

2012

2013

2014

$53,882,038 $ 120,000 $ 360,000 $ 356,700

$ 56,576,140 $59,404,947 $ 126,000 $ 132,300 $ 378,000 $ 396,900 $ 374,535 $ 393,262

$ 62,375,194 $ 138,915 $ 416,745 $ 412,925

$ 65,493,954 $ 145,861 $ 437,582 $ 433,571

$ 68,768,652 $ 153,154 $ 459,461 $ 455,250

$54,718,738

$ 57,454,675 $60,327,409

$ 63,343,779

$ 66,510,968

$ 69,836,517

5.5.3.4 Presupuesto de gastos de ventas Publicidad. Los gastos de publicidad se presupuestan en $3.720.000 correspondientes a la participación en ferias, afiches, cuñas radiales y publicidad en general. Tabla 36. Costos De Publicidad 

COSTOS DE PUBLICIDAD Costo de difusión Participación en ferias (ferias año) Cuñas radiales Perifoneo Total

CANTIDAD 3 100 8

Valor Unit. $ $ $

67

1.000.000 4.000 40.000

Valor Total $ $ $ $

3.000.000 400.000 320.000 3.720.000

5.5.3.5 Calculo del valor de desecho. El valor del desecho es la estimación del valor que podría tener un proyecto después de varios años de operación. De los tres métodos existentes, se utilizo el método económico, el cual plantea que el valor de desecho de la empresa corresponderá a lo que el proyecto valdrá lo que es capaz de generar desde el momento en que se evalúa hacia adelante, para ello se toma un flujo normal como promedio perpetuo y le resta la depreciación, como una forma de incorporar el efecto de las inversiones de reemplazo necesarias para mantener la capacidad productiva dividida entre la tasa de costo de capital. De esta manera se observa un valor de desecho para el proyecto en el año diez de mil ciento cuarenta y ocho millones ochocientos veinte un mil ochocientos treinta y cinco pesos m/cte ($1,148,821,835) 5.5.4 Análisis flujo de caja. En el análisis financiero, se utilizan precios constantes, donde se parte del supuesto de que todos los precios suben en la misma proporción, esto es, se supone que el precio de un bien al final de un ano es igual al precio registrado al principio del año, más el ajuste inflacionario. Así entonces, se observa como el flujo de caja de proyecto puro presenta un crecimiento promedio entre el 45% y el 80% durante los primeros tres anos, para posteriormente mantenerse en un promedio del 30%. 5.5.4.1 Flujo de caja del proyecto puro FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO PURO

0 INGRESOS AFECTOS A IMPUESTOS INGRESOS POR VENTAS VENTA DE ACTIVO EGRESOS AFECTOS A IMPUESTOS COSTOS VARIABLES COSTOS DE FABRICACION FIJOS

1 117.671. 029 117.671. 029

2 145.176. 632 145.176. 632

3 179.111. 669 179.111. 669

4 220.979. 022 220.979. 022

5 272.632. 868 272.632. 868

6 336.360. 801 336.360. 801

7 414.985. 139 414.985. 139

8 511.987. 915 511.987. 915

9 631.665. 090 631.665. 090

10 783.076.8 05 779.316.8 05

97.760.9 93 43.042.2 55 54.718.7 38

105.293. 388 50.574.6 50 54.718.7 38

114.143. 952 59.425.2 14 54.718.7 38

124.543. 364 69.824.6 26 54.718.7 38

136.762. 674 82.043.9 35 54.718.7 38

151.120. 362 96.401.6 24 54.718.7 38

167.990. 646 113.271. 908 54.718.7 38

187.813. 230 133.094. 492 54.718.7 38

211.104. 767 156.386. 028 54.718.7 38

3.760.000 211.104.7 67 156.386.0 28 54.718.73 8

4.589.80 0 4.589.80 0 11.866.0 89

4.589.80 0 4.589.80 0 11.866.0 89

4.589.80 0 4.589.80 0 11.866.0 89

4.589.80 0 4.589.80 0 11.866.0 89

4.589.80 0 4.589.80 0 11.866.0 89

1.880.00 0 1.880.00 0

1.880.00 0 1.880.00 0

1.880.00 0 1.880.00 0

1.880.00 0 1.880.00 0

15.320.2 35 5.132.27 9 10.187.9 57 6.219.15 0 4.589.80 0 11.866.0 89 1.629.35 0

35.293.4 44 11.823.3 04 23.470.1 40 6.219.15 0 4.589.80 0 11.866.0 89 1.629.35 0

60.377.9 18 20.226.6 02 40.151.3 15 6.219.15 0 4.589.80 0 11.866.0 89 1.629.35 0

91.845.8 58 30.768.3 62 61.077.4 96 6.219.15 0 4.589.80 0 11.866.0 89 1.629.35 0

131.280. 395 43.978.9 32 87.301.4 63 6.219.15 0 4.589.80 0 11.866.0 89 1.629.35 0

183.360. 439 61.425.7 47 121.934. 692 1.880.00 0 1.880.00 0

245.114. 492 82.113.3 55 163.001. 137 1.880.00 0 1.880.00 0

322.294. 685 107.968. 719 214.325. 965 1.880.00 0 1.880.00 0

418.680. 324 140.257. 908 278.422. 415 1.880.00 0 1.880.00 0

COMISIONES DE VENTA GASTOS ADMON, Y DE VENTA GASTOS NO DESEMBOLSABLES DEPRECIACION AMORTIZACION DE INTANGIBLES VALOR LIBRO UTILIDADES ANTES DE IMPUESTO IMPUESTO UTILIDAD DESPUES DE IMPUESTO AJUSTES POR GASTOS NO DESEMB. DEPRECIACION AMORTIZACION DE INTANGIBLES VALOR LIBRO

68

1.880.000 1.880.000

570.092.0 38 190.980.8 33 379.111.2 06 1.880.000 1.880.000

EGRESOS NO AFECTOS A IMPUESTOS INVERSION INICIAL INVERSION CAPITAL DE TRABAJO BENEFICIOS NO AFECTOS A IMPUESTOS

197.459. 792 189.313. 042 8.146.74 9

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

16.407.1 06

29.689.2 90

46.370.4 65

67.296.6 45

93.520.6 13

123.814. 692

164.881. 137

216.205. 965

280.302. 415

VALOR DE DESECHO FLUJO DE CAJA

197.459. 792

1.148.821 .835 1.148.821 .835 1.529.813 .040

5.5.4.2 Determinación tasa mínima de aceptación. La tasa de oportunidad esperada por el inversionista se estimo teniendo en cuenta que se espera una rentabilidad mayor que la ofrecida en los bancos y en otros inversiones de movimiento de dinero que se presenta en la región. La tasa de oportunidad para este proyecto es del 30%. 5.5.5 Evaluación financiera y económica del proyecto 5.5.5.1 Valor presente neto. El VAN es un procedimiento que permite calcular el valor presente de un determinado número de flujos de caja futuros originados por una inversión. En el proyecto se encuentra el siguiente resultado: $ 118, 419,944, lo que indica una gran rentabilidad del proyecto puesto que supera considerablemente la inversión inicial ($197.459.791), lo anterior teniendo en cuenta que si el VAN es mayor que cero, significa que la inversión producirá ganancias por encima de la rentabilidad exigida, si el VAN es igual a cero no producirá ganancias ni perdidas y si es menor este genera pérdidas. 5.5.5.2 Tasa interna de retorno. La TIR es la tasa que iguala el VAN a cero, para analizar los proyectos de inversión cuando se hace con la TIR, se toma como referencia la tasa de descuento, pues la TIR es mayor que la tasa de descuento significa que este presenta un rendimiento mayor que el esperado. En cuanto a la tasa interna de retorno del proyecto, se observa que es de 39.37% lo que indica que el proyecto no solo está en la capacidad de rendir el 30% exigido por el inversionista, si no el 9.37% por encima de esta tasa de descuento. 5.5.5.3 Relación beneficio-costo. Este valor señala la cantidad de dinero actualizado que se recibirá por cada unidad monetaria invertida, es así como los proyectos que muestren una relación costo-beneficio mayor a 1 son aceptados.

RELACION BENEFICIOCOSTO

VPN INGRESOS

$ 723,697,574.64

VPN EGRESOS

$ 398,636,027.38

69

: 1,81

Así se observa como los beneficios superan los sacrificios y, en consecuencia, el proyecto generara riqueza a la comunidad. 5.5.5.4 Periodo de recuperación. Teniendo en cuenta una inversión inicial de $197.459.791 (flujo de caja del inversionista), se observa que el periodo de recuperación del proyecto se estima en cuatro años, cuatro meses y veinticinco días. Tabla 37. Periodo De Recuperación FLUJO PERIODO FLUJO ACUM. ANUAL 1 16,407,106 16,407,106 2 29,689,290 46,096,396 3 46,370,465 92,466,862 4 67,296,645 159,763,507 5 93,520,613 253,284,120 Esto debido a que en el quinto año se sobrepasa la inversión inicial, para lo cual se toma este valor y se divide en doce (para saber que valor le corresponde al mes); una vez identificado que el valor mensual es de $7.793.384, se determina que es necesario tomar cuatro meses más del año 5 más veinticinco días del siguiente mes para recuperar la inversión inicial del proyecto. 5.5.5.5 Análisis de sensibilidad  Modelo unidimensional de la sensibilización del VAN. El análisis unidimensional de la sensibilización del VAN determina hasta donde puede modificarse el valor de una variable para que el proyecto siga siendo rentable en el tiempo establecido en su flujo de caja. Para el proyecto se analizara la variable precio, de tal manera que indique que porcentaje el precio puede disminuir para que el VAN sea cero, considerando este como el nivel mínimo de aprobación del proyecto. Precio: $ 3.200

VAN: $179.971.092

Escenario Optimista

Precio: $ 2.900

VAN: $118.419.944

Escenario moderado

Precio: $ 2.323

VAN: $ 0.0

Escenario pesimista

En el anterior ejercicio se observa como el precio puede bajar un 19.89%, para que dentro de 10 años, la inversión realizada inicialmente en la empresa de cero pesos, lo que señala financieramente que no existirían pérdida al cabo de este tiempo. 70

Realizando un análisis con relación al costo de la materia prima, se observa que en los diferentes escenarios dichos costos unitarios pueden oscilar así: Costo unit: 2.203

VAN: $0.0

Escenario pesimista

Costo unit: 1.061

VAN: $118.419.944

Escenario moderado

Costo unit: 900

VAN: $205.313.205

Escenario optimista

Igualmente el costo variable unitario, puede oscilar entre $1.061 y $2.203, sin obtener perdidas en la operación de la empresa, puesto que este ultimo señala un VAN igual a cero.

71

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ENTORNO ECONOMICO, FINANCIERO, POLITICO Y SOCIAL DEL DEPARTAMENTO.

Para la ejecución del proyecto IMPLEMENTACION Y PUESTA EN MARCHA DE UNA EMPRESA PRODUCTORA Y COMERCIALIZADORA DE MERMELADAS AMAZONICAS, es importante realizar un análisis del entorno en el cual se desarrolla el proyecto. 6.1 ENTORNO ECONOMICO Y FINANCIERO Actualmente el departamento atraviesa una nueva etapa de conflicto económico, quizá una de las más fuertes de los últimos tiempos, esto teniendo en cuenta la bonanza de las “Inversiones Inteligentes” que reemplazaron la economía ilícita de la región, y que de una u otra manera la caída de estas empresas ha hecho que los Putumayenses consideren la posibilidad de retornar a la economía ilícita. En este orden de ideas, las diferentes posibilidades de aprovechar las ventajas comparativas de la región y fortalecerlas hasta convertirlas en ventajas competitivas hace de ellas (de las ventajas) una gran ventana para potenciar la economía licita en el departamento, para ser mas especifico, observamos como el proyecto de IMPLEMENTACION Y PUESTA EN MARCHA DE UNA EMPRESA PRODUCTORA Y COMERCIALIZADORA DE MERMELADAS AMAZONICAS, oxigena la productividad y fortalece la economía de la región mediante el aprovechamiento de los cultivos de frutales amazónicos, lo que hace que el proyecto sea bien aceptado por las diferentes entidades que apoyan el desarrollo económico en la región. La inflación en el año 2008 al igual que en los últimos dos años, presento un incremento considerable (ver tabla 38), situándose por encima del techo del rango meta establecido por la Junta Directiva del Banco de la República, igualmente para el presente año, el Banco de la República proyecto el crecimiento de la inflación entre un 4.5% y 5.5%, lo que de una u otra manera desconcierta a los analistas, por ser el primer año en que no se intentara mantener o disminuir esta cifra. Este indicador genera incertidumbre en la ejecución del proyecto, teniendo en cuenta que el incremento de la inflación posiciona la posibilidad de incrementos en los costos del proyecto, por necesitar maquinaria, y construcciones principalmente. El PIB, otro factor influyente en la ejecución del proyecto, puesto que demuestra el crecimiento económico y por ende el comportamiento y clima para la inversión privada, tuvo una desaceleración en el año 2008 (ver tabla 38), después de cinco años consecutivos de mantener un PIB en incremento, este crecimiento representado en un 2.5% refleja una baja confianza para los inversionistas, 72

aunque no afectaría directamente la ejecución de proyecto, puesto que los recursos para la inversión se encuentran asegurados con el cliente, por otro lado, este bajo crecimiento en el año 2008, podría generar un descenso en la inflación contrario a las cifras que se han planteado para este año, lo que disminuiría la incertidumbre en costos del proyecto. De mantenerse este comportamiento en el PIB, y por ser la mermelada un producto suntuario podría afectar los ingresos por venta; para esto, en el presente estudio se definen recomendaciones entre las cuales se encuentra la apertura de mercado al exterior, lo que apoyarían las posibles deficiencias de demanda futuras. Para el año 2009, las proyecciones no son favorables puesto que se presume un crecimiento cero o negativo, pese a esto el impacto sobre la ejecución no será representativa, debido a que se los recursos para la ejecución provienen de inversionistas privados de la región. Tabla 38. Inflación Y Pib AÑO 2004 2005 2006 2007 2008

INFLACION 5.50 4.85 4.48 5.69 7.67

PIB 4.87 4.72 6.84 7.52 2.50

Fuente: Banco de la República La DTF, es una tasa de interés calculada como un promedio ponderado semanal por monto de las tasas promedios de captación diarias de los CDT`s a 90 días pagadas por los bancos, corporaciones financieras, de ahorro y vivienda y compañías de financiamiento comercial. La calcula el Banco de la República con la información provista por la superintendencia Bancaria hasta el día anterior, esta tiene vigencia de una semana. La DTF, en lo corrido del año ha presentado un descenso considerable, pues inició en 9.82% en la primera semana del año y en las semanas de Mayo presenta un valor de 6.29%, el Banco de la República ha considerado mantener las tasas de interés, lo que se calificaría como un aliciente si las circunstancias exigen mayores costos en el proyecto. El entorno económico y financiero, se considera favorable, siempre y cuando las variables económicas como el PIB y las tasas de interés mantengan un comportamiento estable, en cuanto a la decisión del Banco de la República de mantener las tasas de interés favorecerán futuras inyecciones de capital.

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6.2 ENTORNO POLITICO Y LEGAL La actual situación política por la que atraviesa el departamento relacionada con los conflictos gubernamentales en torno a las investigaciones por parte de los entes de control administrativo y fiscal al gobernador del Putumayo puede afectar de manera negativa la intención de inversión en proyectos productivos en el departamento a causa de la inestabilidad política; Así mismo la imagen proyectada del departamento en los diferentes programas de opinión no es garantía ni genera seguridad y confianza a proveedores de maquinaria, equipos y materiales de construcción en el momento de pactar acuerdos o promesas de compra necesarias para la ejecución del proyecto debido a que no se contaría con la certeza del cumplimiento de estos acuerdos por parte de la empresa ejecutora. Sin embargo, existen otros aspectos como el orden público del departamento puede retrasar la entrega de maquinaria y equipo necesarios para la adecuación de las instalaciones de la empresa, la diferencia de creencias religiosas en los trabajadores puede incidir negativamente en el horario de trabajo y tipo de contratación de proyectos por prestación de servicios puede generar la salida fácil de los integrantes del esquipo nuclear. Dentro de la reglamentación para la elaboración de conservas y mermeladas debe tener en cuenta los siguientes decretos y resoluciones, de obligatorio cumplimiento para el desarrollo de la actividad: Decreto 3075 de 1997: Regulación de las actividades relacionadas con la manipulación de alimentos. Decreto 977 de 1998: crea el Comité Nacional del Códex Alimentarius y se fijan sus funciones para intervenir en la fijación de normas y reglamentos sobre calidad de los productos con miras a defender el interés de los consumidores y de los productores de materias primas; Resolución 2652 de 2004: reglamento técnico sobre los requisitos de rotulado o etiquetado que deben cumplir los alimentos envasados y materias primas de alimentos para consumo humano. Resolución 7992 de 1991: Reglamentación de la elaboración, conservación y comercialización de Jugos. Concentrados, Néctares, Pulpas, Pulpas Azucaradas y Refrescos de Frutas. Resolución 14712 de 1984: normas técnicas relacionadas con los vegetales como frutas y hortalizas. Buenas Prácticas de Manufactura – BPM. Principios básicos y prácticas generales de higiene que se aplican desde el proceso de elaboración hasta la distribución 74

final de un alimento, para garantizar que los productos se fabriquen en condiciones sanitarias adecuadas, disminuyendo así los riesgos para la salud de los consumidores. Por otro lado, el proyecto se enmarca dentro de la agenda de competitividad del departamento del Putumayo 2005 y el plan de desarrollo departamental 2008 – 2011 el cual está dividido en seis dimensiones, el sector agropecuario está contemplado en la primera dimensión “Desarrollo Económico y ambiental”, primer sector “Desarrollo Económico” primer programa “putumayo agropecuario”, donde principalmente se plantea como opción la producción de alimentos orgánicos y de calidad, pues la apuesta productiva del departamento tiene como objetivo principal el posicionamiento del departamento como Territorio Orgánico. Al implementarse estas políticas de planeación departamental se afecta de manera positiva la ejecución del proyecto con su inclusión al encadenamiento de la agroindustria de los frutales amazónicos, contribuyendo de esta manera a un mejor posicionamiento del producto a futuro. Para una ejecución exitosa del proyecto, se deben mantener y desarrollar las condiciones establecidas en la planeación departamental. 6.3 ENTORNO SOCIOCULTURAL Existe facilidad para la adquisición de mano de obra no calificada debido a la alta tasa de desempleo en el departamento, igualmente se observa que en el primer trimestre de 2009 la tasa de desempleo a nivel nacional fue 12,9 por ciento, frente a 12,1 por ciento observada en el mismo trimestre de 2008, lo cual indica que a nivel departamental se puede contar con personal para la ejecución del proyecto. Se presenta oferta de personal calificado para la ejecución de la gerencia de proyectos debido a la presencia de la Universidad del Tolima, facilitando el ingreso a estudios de posgrado, mejorando el nivel de educación en pro del desarrollo de la región. De acuerdo al estudio realizado se evidencia que existe buena actitud de consumo de mermeladas amazónicas, lo cual indica desde el inicio que el proyecto tiene buena proyección para su ejecución, además se cuenta con diferentes medios de comunicación como radio y prensa que permiten el diseño del plan de marketing para la buena comercialización del producto amazónico. El entorno sociocultural favorece la ejecución del proyecto, teniendo en cuenta que existen las herramientas en el medio para desarrollar las diferentes etapas como lo son la vinculación de los servicios de apoyo, el desarrollo del plan de marketing, la adquisición de la materia prima.

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6.4 ENTORNO TECNOLÓGICO Y AMBIENTAL Los proveedores de la maquinaria (marmita y despulpadora) que se instalara en la empresa para la producción de mermeladas de frutales amazónicos se tienen identificados y corresponden a la empresa CITALSA S.A ubicada su sede principal en la ciudad de Medellín, las cuales ingresaran por las dos vías terrestres de comunicación que cuenta el departamento del Putumayo (Mocoa – Pitalito y Mocoa – Pasto); además para la etapa de ejecución son necesarios los materiales de construcción de la obra civil que también ingresaran por estas vías las cuales en periodos de invierno se deterioran considerablemente impidiendo en muchas ocasiones el normal flujo vehicular lo cual retrasaría la entrega de la maquinaria y materiales ocasionando inconvenientes y alteración al cronograma del proyecto. El clima del departamento del Putumayo ofrece garantías para asegurar que la producción de frutales amazónicos será la suficiente para satisfacer la demanda de materia prima para la prueba piloto en la ejecución y la posterior producción en la operación del proyecto. Las regulaciones ambientales legales necesarias para la ejecución del proyecto se relacionan con los permiso sanitario concedido por el INVIMA basado en la ley 1122 de 2007 el cual se solicita diligenciando un formulario de registro, por lo tanto obteniendo este permiso se tiene el aval para que la empresa inicie su operación sin contratiempos de tipo legal. Además los proveedores de materia prima (cultivos frutales) identificados están registrados ante el Instituto Colombiano Agropecuario ICA lo cual garantiza que los cultivos se encuentran dentro de condiciones de optima sanidad agroforestal disminuyendo contratiempos y perdidas de producto por mal estado .

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7

EL TALENTO HUMANO Y SU PAPEL EN LA GERENCIA DE PROYECTOS EN SU ETAPA DE EJECUCION

7.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN LA GERENCIA DE PROYECTOS. Para dividir, agrupar y coordinar las actividades de ejecución del proyecto de implementación de una planta procesadora de mermeladas amazónicas se recurre a utilizar el tipo de Organización por servicio de apoyo, en donde la responsabilidad de obtener resultados positivos durante el proceso de ejecución del proyecto está a cargo y depende del Gerente del Proyecto, quien estará apoyado por los diferentes departamentos en donde confluyen actividades o funciones que se relacionan entre si y encaminadas a que la empresa procesadora de mermelada quede debidamente dotada hasta que esté operando de acuerdo con las especificaciones establecidas, cumpliendo con las limitaciones y con la programación acordada; pero además apoyados o acompañados por unidades especializadas en brindar servicios adicionales que el equipo nuclear no puede desarrollar. Cada uno de los componentes del proyecto que pertenecen a la estructura por servicio de apoyo tienen sus responsabilidades de acuerdo a las secciones creadas y sus respectivas funciones, las cuales se les ha sido asignadas en la empresa consultora, y serán replanteadas sin perder su esencia en la ejecución del proyecto, el gerente del proyecto tiene la responsabilidad de llevar a cabo la ejecución y resultados del mismo. La estructura organizacional propuesta para la ejecución del proyecto es una estructura por servicio de apoyo, en la que se revelan las diferentes dependencias y se puede diferenciar las correspondientes actividades; además la estructura se adapta fácil a las necesidades del proyecto, sin contemplar la existencia de otras estructuras (como el caso de la organización funcional, por proyectos o la matricial). La estructura es liderada por el gerente de la empresa, quien esta a cargo de quienes conformaran el equipo nuclear, además junto con el inversionista, seleccionaran al Gerente de proyecto quien tiene toda la autoridad y responsabilidad de la ejecución del proyecto y además tiene la facultad y la responsabilidad de asignar recursos, distribuir tareas, delegar, programar actividades y contratar personal. El equipo nuclear está conformado por un grupo interdisciplinario de profesionales apoyados por un equipo de acompañamiento, quienes tienen bajo su 77

responsabilidad el desarrollo técnico del proyecto en la ejecución de las obras físicas y la asesoría jurídica para la constitución legal de la empresa, entre otras. Para el caso del Proyecto en mención se denotan (5) niveles a saber: Alta Gerencia. Corresponde al cliente como inversionista y propietario de los recursos, es la máxima autoridad dentro de la Estructura Organizacional. 

Nivel Asesor. Este nivel está compuesto por el Asesor Jurídico quien es el encargado de asistir al gerente en las decisiones de tipo legal que pueden afectar el desarrollo del proyecto. No tiene ningún tipo de autoridad sobre la estructura, su labor está definida básicamente en la asesoría especializada para la toma de decisiones por parte del gerente del proyecto. 

Nivel Directivo. Corresponde al Gerente de la empresa consultora quien apoya al cliente en la consecución del gerente del proyecto, y al gerente del proyecto, quien es el encargado de los procesos de ejecución: Dependen jerárquicamente del cliente quien es su único superior y del gerente del proyecto depende el equipo nuclear y los contratistas del proyecto. 

Nivel ejecutivo. Este nivel lo constituye el equipo nuclear que labora de tiempo completo en la ejecución del proyecto y lo componen: (1) director departamento administrativo, (1) director departamento Financiero y (1) director departamento de mercadeo. Su labor se enfoca a Planear, coordinar, organizar y controlar los planes operativos para la ejecución del proyecto. 

Nivel de apoyo. Hacen parte de este nivel los que participan en la ejecución del proyecto por la modalidad de contratación de precio fijo; este nivel responde solidariamente por el logro de los objetivos debido a que su relación contractual así lo exige, participa activamente en las reuniones que preside el gerente del proyecto. 

Las características más importantes de la estructura para la ejecución del proyecto se presentan a continuación. •

•

•

La toma de decisiones se ubica en el nivel superior; el gerente del proyecto es la máxima autoridad de la estructura y es quien tiene la responsabilidad del cumplimiento de los objetivos ante el Cliente. Todo el personal del equipo nuclear y el equipo de apoyo reportan sus actividades al Gerente del Proyecto, quien es al final quien toma las decisiones de trascendencia. Las órdenes y la información oficial se transmiten a través de canales de comunicación vertical: Del Gerente del Proyecto al nivel ejecutivo; sin embargo, 78

en esta estructura mejorada el Gerente del proyecto es retroalimentado permanentemente por el nivel ejecutivo para la toma decisiones. Otro aspecto importante a tener en cuenta es la continua interacción de los cargos a nivel transversal dado el carácter de equipo que tiene la estructura y presencia de un solo nivel organizacional (nivel ejecutivo) encargado de la planeación, organización, coordinación y control de las actividades del proyecto. •

•

•

•

El personal se encuentra agrupado por departamentos, para aprovechar la especialidad y eficiencia funcional de cada ejecutivo, dado que simplifica la capacitación y garantiza en cierta forma la calidad del trabajo en una estructura temporal con bastantes limitaciones de tiempo y presupuesto. La estructura organizacional responde a la autoridad del gerente y la relación entre niveles trata especialmente actividades de coordinación, la comunicación e interrelación se desarrollara de manera bilateral entre todos los miembros del equipo nuclear, el Gerente de proyecto y los servicios de apoyo, como se muestra en el capítulo 8. En cada cargo está definido pormenorizadamente la labor que desempeña una unidad específica de trabajo (Funciones y responsabilidades); incluye también la descripción de las características, los conocimientos y las aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña. Cada departamento de línea responde en forma directa por su trabajo, los miembros del equipo nuclear son expertos que aportan conocimientos especializados para que el personal de línea tome sus propias decisiones. En ningún caso este podrá tomar una decisión que afecte de alguna manera el proyecto. El gerente del proyecto delega en su equipo de trabajo las decisiones de tipo técnico y especializado, su trabajo de control se enfoca al monitoreo del logro de los objetivos como resultado, no él Como lograrlos.

En la figura siguiente, organigrama del proyecto, se muestra al gerente general, quien es el gerente de la empresa consultora con su equipo nuclear, quienes podrán participar en el proceso de ejecución del proyecto, y al gerente del proyecto elegido específicamente para la ejecución del proyecto de mermeladas. Además también se muestra a la empresa constructora encargada de las obras civiles necesarias, y al asesor jurídico.

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Figura 11. Organigrama Del Proyecto

7.2 PROCESO DE SELECCIÓN DEL GERENTE DEL PROYECTO Y SU EQUIPO NUCLEAR EN LA ETAPA DE EJECUCION. 7.2.1 Selección del Gerente. El cliente hace la selección del gerente a través de reclutamiento por convocatoria abierta, especificando los términos de referencia, en donde se solicitará requisitos como propuesta técnica, económica y hoja de vida. Posteriormente se realiza la preselección de candidatos verificando los requisitos, el perfil y la experiencia en gerencia de proyectos; a continuación se realiza la selección de aquellos candidatos preseleccionados de acuerdo a la revisión de hojas de vida y se les practica una entrevista directa. Finalmente el cliente, con asesoría del gerente de la empresa consultora realiza la evaluación de los candidatos preseleccionados aplicando los siguientes criterios. Propuesta técnica y económica: 40 puntos. La importancia de esta propuesta y el contenido técnico, evaluara diferentes aspectos como el conocimiento de las herramientas existentes para la ejecución de proyectos, el cual se reflejara en la elección del estilo y modelo de dirección del talento humano, la utilización de herramientas informáticas en la ejecución, el análisis de su entorno, y la manera de mitigar los riesgos que este produce. Perfil y experiencia: 40 puntos. Igualmente en la ejecución del proyecto, el perfil del Gerente, y el grado de experiencia en ejecución de proyectos afines, serán decisivos en el logro de los objetivos planteados. 80

Entrevista: 20 puntos. Si bien es cierto, la entrevista es fundamental en el reconocimiento del candidato, esta solo ratificara la información por el suministrada en la propuesta, información que ya ha sido evaluada en los criterios anteriores. Figura 12. Proceso De Selección Del Gerente

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Las etapas para la selección del gerente se representan en la figura 5, la cual se describe así: CONVOCATORIA ABIERTA: en esta etapa se procede a difundir los requerimientos del Gerente de Proyectos, y dan a conocer las fechas y lugares estipulados para la recepción de los documentos. HOJA DE VIDA: una vez difundida la información necesaria para la recepción de propuestas se procede a analizar la hoja de vida de los candidatos evaluando el perfil, la experiencia, y la propuesta. PRESELECCION: posteriormente se descarta los candidatos que no cumplan los requisitos y se los cita a la siguiente etapa de la selección. 81

ENTREVISTA: A los candidatos preseleccionados se les realizara una entrevista, en la que se confirmara los datos por ellos suministrados, y se evaluará la actitud del candidato como la seguridad, la organización, y su proactividad. SELECCIÓN: una vez se ponderen las calificación obtenidas por los aspirantes, se seleccionara el de mayor calificación, y se procederá a la siguiente etapa. CONTRATACION: la selección del Gerente de Proyecto finaliza en la etapa de contratación, donde se vincula legalmente al aspirante seleccionado, y se da inicio a la ejecución del proyecto. 7.2.1.1 Perfil y funciones del Gerente de proyecto. Propósito del cargo: en cabeza del gerente del proyecto se encuentra la planeación de las actividades que concretarán la ejecución del proyecto, de la misma manera la organización para obtener los recursos necesarios para las tareas y decidir las funciones de los miembros del equipo de trabajo, se programarán las actividades planeadas y se evaluará la ejecución de las mismas, el seguimiento y monitoreo de indicadores de desempeño, el cumplimiento de los productos, lineamientos y cronograma de la totalidad del proyecto serán los propósitos fundamentales del Gerente. El Gerente del Proyecto también será clave en la coordinación y coherencia de las actividades a ejecutarse con los subcontratistas. Así mismo, deberá asegurar que los planes de trabajo y los presupuestos asociados se ejecuten en relación con los parámetros señalados con el Cliente. Formación Académica: Título Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería industrial, Ingeniería Agroindustrial, Economía, Contaduría, Ingeniería Civil. Titulo de Especialización en Gerencia de Proyectos. Experiencia: Dos (2) años de experiencia relacionada con proyectos. Competencias Genéricas: Orientación de servicio al cliente, Trabajo en equipo, Orientación al logro, Capacidad de aprendizaje, Adaptación al cambio, Empoderamiento y Comunicación (ver figura 6). Competencias Específicas: Se refiere a las competencias de tipo actitudinal o valorativas que requiere el Gerente para el desempeño efectivo de sus funciones: 

Solución de Problemas: Se refiere a la habilidad de reconocer preferiblemente en forma anticipada una dificultad, para desarrollar una solución bien pensada.



Delegación: Es la habilidad que debe tener el gerente del proyecto para dar autoridad mediante la delegación de actividades tanto al equipo nuclear, como a cada uno de sus integrantes para el logro de los objetivos del proyecto. 82



Orientación al mejoramiento continuo: La capacidad de identificar en forma permanente las oportunidades para mejorar la eficiencia de los procesos.



Concertación: La capacidad de llegar a un acuerdo entre las partes, a pesar de la diferencia de los puntos de vista de los participante en la discusión.



Liderazgo: La capacidad de influir sobre los integrantes del equipo nuclear, de tal modo que se esfuercen en forma voluntaria hacia el logro de las metas del grupo.



Manejo del estrés: Se refiere a la capacidad del individuo de permanecer ecuánime y seguro en el logro de los objetivos, a pesar de las adversidades y cambios repentinos que se puedan presentar a lo largo del proyecto



Negociación: Habilidad para crear un ambiente propicio con el Cliente y proveedores en general, con el fin de llegar a acuerdos que favorezcan los intereses del Proyecto.



Manejo adecuado del tiempo: La capacidad para enfocar los esfuerzos del equipo al desarrollo de las tareas principales, sin permitir que las actividades y situaciones secundarias ocupen su tiempo.

El gerente es la persona que tiene la responsabilidad total de la planeación y la ejecución acertada del proyecto, debe poseer una combinación de habilidades incluyendo una gran capacidad inquisitiva, de detectar asunciones sin especificar y de resolver conflictos interpersonales. Una de sus tareas más importantes es el reconocimiento de los riesgos que afectan directamente las probabilidades de éxito del proyecto, y la constante medición, formal e informalmente de dicho riesgo a lo largo del ciclo de vida del proyecto, donde el riesgo se presenta mayormente como incertidumbre. La mayor parte de los problemas que afectan un proyecto se relacionan de un modo u otro a un riesgo. Un buen gerente de proyecto puede reducir los riesgos significativamente, a menudo adhiriéndose a una política de comunicación abierta, asegurándose de que cada participante significativo tenga una oportunidad de expresar sus opiniones y preocupaciones. Un gerente de proyecto es el responsable de tomar las decisiones necesarias de manera tal que el riesgo sea controlado y la incertidumbre reducida al mínimo. -Las funciones del gerente son Estructurar, la estrategia de calidad del proyecto en términos de indicadores medibles que conlleven verificar el avance y alcance del proyecto y la socializara con el cliente y el grupo nuclear. 

Planificar, el alcance del proyecto en términos de tiempo, costo y calidad, para lo cual deberá preparar y coordinar con el Cliente los aspectos operacionales para 

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la contratación y subcontratación de servicios profesionales (estudios, monitoreos, compra de equipos e insumos necesarios para la ejecución de las actividades). Asimismo, deberá considerar los mecanismos necesarios para monitorear el cumplimiento de los contratos y subcontratos externos. Dirigir, liderar, coordinar y supervisar la implementación del proyecto a nivel operacional, entregando los lineamientos y apoyo necesario para tal fin, asegurando la coherencia de las etapas con la estructura general del proyecto 

Controlar el sistema de información de la administración, para realizar seguimiento al avance con relación a lo presupuestado, mediante comités técnicos y financieros, mediante la evaluación periódica del progreso del proyecto y el gasto presupuestario basándose en la información proporcionada por el equipo nuclear, las visitas regulares a terreno y, especialmente por los indicadores de impacto del proyecto. 

Reportar el estado de avance del proyecto al cliente, para lo cual deberá preparar, desarrollar y cumplir los planes de trabajo en cuanto a los presupuestos y tiempos estipulados con el Cliente. 

Figura 13. Funciones Y Competencias Del Gerente

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7.2.2 Selección del Equipo Nuclear. Nuclear. El Gerente de Proyecto tiene la responsabilidad de diseñar e implementar el Proceso de Contratación para la ejecución del Proyecto, garantizando un sistema de contratación libre de vicios, ágil, efectivo, transparente y que además equilibre el componente económico con el nivel de calidad de los bienes y servicios adquiridos, por ello se han determinado varios aspectos como son: Se propenderá por buscar miembros del equipo que tengan tengan actitudes y comportamientos positivos. la  Se considerara la posibilidad de tener un equipo diverso, esto aumentara la probabilidad del éxito del proyecto.  La familiaridad permitirá permitirá que el equipo trabaje con rapidez, rapidez, por esta razón se propenderá por trabajar con personas que tengan experiencia de trabajo juntos. El desarrollo de habilidades a través de la Capacitación y la instrucción, la promoción del trabajo en equipo y la participación, la motivación y el reconocimiento de los empleados, y proveer una comunicación significativa son habilidades importantes de recursos humanos que deben tener todos los gerentes para que la calidad total tenga éxito. 

Figura 14. Proceso 14. Proceso De Selección Del Equipo Nuclear

GERENTE

DETERMINACIÓN DE PERFILES

PRUEBA DE INGRESO A LA EMPRESA

PRUEBAS DE DESEMPEÑO

RELACION CARGO ACTUAL CON NUEVO CARGO

SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

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RECLUTAMIENTO

RESULTADOS PROGRAMAS DESEMPEÑO Y PERFECCIONAMIENTO

INDUCCIÓN

Determinación de perfiles. Para este cometido es fundamental realizar con anterioridad el análisis de puestos de trabajo, con el propósito de evaluar los deberes y naturaleza de los cargos, que permita definir de manera efectiva los requerimientos de personal. Reclutamiento Interno. Interno. Se realiza el proceso de reclutamiento interno, a través de pruebas de selección dentro de la empresa consultora, que permitan contar con candidatos potenciales para cubrir las necesidades generadas por el proyecto acorde con el perfil del cargo. El reclutamiento interno se basa en los empleados actuales que pueden ser promovidos o transferidos. Por lo tanto se debe tener en cuenta para el reclutamiento del personal lo siguiente: o

o

o

o

Resultados obtenidos por el candidato interno en las pruebas de selección a los que se sometió para su ingreso en la empresa consultora. Resultados de las evaluaciones de desempeño del candidato interno. Resultados de los los programas de entrenamiento y de perfeccionamiento en que participó el candidato interno. Análisis y descripción del cargo que ocupa el candidato interno interno en la actualidad y del cargo que está considerándose, con el propósito de evaluar la diferencia entre los dos en cuanto a funciones y perfil profesional.

- Selección. Se realiza la selección del candidato, teniendo en cuenta los

resultados obtenidos por estos en las fases anteriores; pruebas de ingreso a la empresa, pruebas de desempeño, programas de entrenamiento y necesidades del cargo

Para evaluar el proceso de selección se calificará de la siguiente manera:    

Prueba de ingreso a la empresa. 10 puntos. Pruebas de desempeño. 50 puntos. Resultados de los programas programas de entrenamiento y perfeccionamiento. 20 20 puntos Relación de funciones del cargo actual con el nuevo cargo. 30 puntos

El resultado final del proceso de selección se traduce en el nuevo personal contratado. Si los elementos anteriores a la selección se consideraron cuidadosamente y los pasos de la selección se llevaron de forma adecuada, lo más probable es que el nuevo empleado sea idóneo para el trabajo y lo desempeñe productivamente. Un buen empleado constituye la mejor prueba de que el proceso de selección se llevó a cabo en forma adecuada.

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- Contratación. Se realizará la contratación del personal, solicitando la

documentación necesaria, afiliaciones al sistema de seguridad social (salud, pensión y ARP) y pólizas de cumplimiento.

En el contrato se estipulará objeto de la contratación, obligaciones de las partes, plazo, valor y sanciones por incumplimiento. - Inducción. Se dará a conocer al personal contratado los objetivos del proyecto

y las funciones y tareas que les corresponde realizar, la organización encargada de la ejecución del proyecto, preparando a la persona para su nuevo trabajo (ver figura 7).

7.2.2.1 Perfiles y funciones del equipo nuclear. nuclear. La dirección del equipo nuclear es una de las principales funciones de todo gerente de proyectos, de ahí la importancia por buscar los medios propicios para identificar los conocimientos y atributos de cada integrante de su equipo nuclear con el fin de que sus actividades y las de su equipo sean fuentes de valor. El equipo nuclear estará conformado por (1) director administrativo, administrativo, (1) director Financiero, (1) director de Mercadeo y (1) asesor jurídico, jurídico, quienes trabajan trabajan en forma permanente en la la ejecución del proyecto. Quienes desempeñarán las funciones en un horario de 8:00 a.m a 12:00 p.m y de 2:00 p.m a 6:00 p.m, de lunes a sábado. 

Competencias Genéricas y Específicas.

Competencias Genéricas: Orientación de servicio al cliente, Trabajo en equipo, Orientación al logro, Capacidad de aprendizaje, Adaptación al cambio, Empoderamiento y Comunicación. Competencias Específicas: 

 

Solución de Problemas: Se refiere a la habilidad de reconocer preferiblemente en forma anticipada una dificultad, para desarrollar una solución bien pensada. Orientación al mejoramiento continúo: La capacidad de identificar identificar en forma permanente las oportunidades para mejorar la eficiencia de los procesos. Liderazgo: La capacidad de influir sobre los integrantes del equipo nuclear, de tal modo que se esfuercen en forma voluntaria hacia el logro de las metas del grupo.

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Manejo adecuado del tiempo: La capacidad para enfocar los esfuerzos del equipo al desarrollo de las tareas principales, sin permitir que las actividades y situaciones secundarias ocupen su tiempo.  Aptitud Analítica: Habilidad para entender y resolver un caso, situación compleja o problema a partir de desagregar sistemáticamente sus partes, realizando comparaciones, estableciendo prioridades y relaciones causales entre los componentes.  Iniciativa: Habilidad para emprender acciones, crear oportunidades y mejorar resultados sin necesidad de un requerimiento del superior que lo empuje a hacerlo; rápida ejecución ante las pequeñas dificultades o problemas que surgen en el día a día laboral.  Investigación: Habilidad para indagar mas sobre los hechos, las cosas o las personas; implica buscar información más allá de lo rutinario o de lo requerido por el puesto.  Manejo del estrés: Habilidad para seguir actuando con eficiencia en situaciones de presión de tiempo, altas cargas de trabajo, desacuerdo y diversidad. Habilidad de responder y trabajar con alto desempeño en situaciones de mucha exigencia. 

- Director Administrativo. Propósito del cargo: Planificación y seguimiento de las actividades indicadas en los planes operacionales; preparación de reuniones, minutas y actas de reuniones; preparación, seguimiento y evaluación de contratos y subcontratos y en general asistir al gerente en el manejo administrativo del proyecto. Formación Académica: Título Profesional en Administración de Empresas, economía, Administración Financiera, Contaduría. Experiencia: Dos (2) años de experiencia relacionada en cargos administrativos y financieros de cualquier sector. Competencias Técnicas: Amplios Conocimientos en contabilidad, matemáticas financieras, legislación Comercial y Tributaria. 

Funciones básicas 



Asistir al Gerente en el diseño, planificación, implementación y control de los componentes administrativos del proyecto. Especial atención deberá prestar al diseño e implementación del sistema de monitoreo de los indicadores de impacto del proyecto, y a su difusión al equipo nuclear. Asesorar administrativamente al gerente en la elaboración los Términos de Referencia para los contratos de apoyo externo y en general para toda 88

prestación de servicios proporcionada por terceros para el desarrollo de las actividades del proyecto.  Aplicar y difundir al equipo nuclear los procedimientos utilizados por la gerencia para la adquisición de insumos y equipos necesarios para la obtención de los productos del proyecto.  Asistir al gerente en la elaboración de los Informes de Avance y Presupuestarios, Minutas Ejecutivas, presentaciones y otros requerimientos de información y difusión en el marco de las actividades del proyecto.  Apoyar al gerente en el desarrollo y facilitación de talleres, reuniones e instancias de discusión de resultados del proyecto, información y otros requerimientos del proyecto.  Apoyar al Gerente de proyecto en la producción piloto y posterior entrega del proyecto a satisfacción. 

Responsabilidades Organizar y garantizar los procesos administrativos en la ejecución del proyecto.



- Director Financiero.

Propósito del cargo: Obtención, planificación y Control de los recursos monetarios asignados al proyecto; apoyo en la generación de informes; y en general asistir al gerente en el manejo financiero del proyecto. Formación Académica: Título Profesional en Administración de Empresas, economía, Administración Financiera, Contaduría. Experiencia: Dos (2) años de experiencia relacionada en cargos administrativos y financieros de cualquier sector. Competencias Técnicas: Amplios Conocimientos en contabilidad, matemáticas financieras. 

Funciones básicas

Apoyar al gerente en el desarrollo y facilitación de talleres, reuniones e instancias de discusión de resultados del proyecto, información y otros requerimientos del proyecto.  Apoyar en la revisión y ajuste del proyecto inicial, igualmente determinar el alcance tiempo y costos de la ejecución.  Diseñar, instaurar y controlar las estrategias financieras a adoptar en la ejecución del proyecto.  Diseñar el plan financiero para la ejecución del proyecto. 

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Realizar seguimiento a las ejecuciones de los recursos financieros y replantear de ser necesario.  Socializar y evaluar el análisis realizado a la ejecución de los recursos financieros.  Apoyar al Gerente en la dotación de equipos, muebles y enseres.  Apoyar el proceso de la compra de terreno.  Gestionar y legalizar los permisos y licencias especiales para la ejecución del proyecto.  Apoyar la compra de insumos para producción piloto. 



Responsabilidades 

Organizar y garantizar la ejecución de los recursos financieros en el tiempo planeado.

- Director de Mercadeo Propósito del cargo: Diseño e implementación de la estrategia inicial de marketing para la introducción del producto en el mercado objetivo. Formación Académica: Título Profesional en Mercadeo. Experiencia: Dos (2) años de experiencia relacionada en mercadeo de productos perecederos Competencias Técnicas: Sólidos conocimientos y experiencia en mercadeo y ventas de productos, planes publicitarios, redes de distribución, elaboración de presupuesto de área, manejo de estrategias, estudios de comportamiento de mercado, establecimiento de relaciones comerciales, desarrollo de canales y de nuevos productos. 

Funciones básicas Diseñar e implementar un plan publicitario de impacto para el lanzamiento del producto.  Revisar y ajustar el proyecto incial.  Desarrollar la imagen corporativa y el posicionamiento inicial del producto.  Analizar el comportamiento de compras del consumidor final para plantear estrategias de mercadeo y ventas.  Desarrollar estrategias de comercialización y negociar la marca del producto de manera directa con las más importantes redes de distribución 

90

del ramo para generar alianzas comerciales que permitan la colocación efectiva del mismo.  Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas para el lanzamiento del producto.  Capacitar la fuerza de ventas en modernas técnicas de mercadeo y técnicas de ventas.  Asesorar el proceso de reclutamiento y Selección de la Planta de ventas para la operación de la Empresa.  Apoyar la compra de insumos para la operación de la empresa.  Apoyar la inauguración de la empresa. 

Responsabilidades Garantizar impacto del producto como consecuencia de una adecuada identificación del mercado, y efectivos resultados de su lanzamiento.



- Asesor Jurídico Propósito del cargo: La Asesoría Jurídica es un órgano asesor del Gerente del proyecto, encargado de estudiar y conceptuar por el aspecto jurídico, los asuntos que se sometan a su examen, relacionados con la contratación, requerimientos legales del proyecto y sobre los demás asuntos que sean objeto de su función asesora. Formación Académica: Título Profesional en Derecho. Experiencia: Tres (3) años de experiencia relacionada en derecho administrativo y laboral. Competencias Técnicas: Sólidos conocimientos y experiencia en Derecho laboral, administrativo y Tributario. 

Funciones básicas Conceptuar sobre los asuntos de orden jurídico y legal relacionados con el Proyecto.  Absolver las consultas que le formulen el Gerente del Proyecto y su equipo nuclear en asuntos de interés general o especial, o sobre interpretación de las leyes, que al respecto le formulen el equipo de trabajo.  Atender a solicitud del Gerente del Proyecto, las peticiones que le formulen terceros en uso del derecho.  Asesorar jurídicamente al gerente en la elaboración los Términos de Referencia para los contratos de apoyo externo y en general para toda 

91

  



prestación de servicios proporcionada por terceros para el desarrollo de las actividades del proyecto. Apoyar en la adquisición y compra de terreno. Gestionar y legalizar los permisos y licencias especiales para la ejecución. Dar contestación a los actos judiciales y administrativos y sustanciar los recursos legales que se presenten.

Responsabilidades 

Garantizar la legalidad en la ejecución de las actividades de la puesta en marcha de la empresa.

7.3 MODELO Y ESTILO GERENCIAL El modelo gerencial que se implementará para la ejecución del proyecto es la Administración por Objetivos (APO), por ser una técnica de dirección que funciona mediante la planeación y control administrativo, y esta cimentada en el establecimiento de objetivos comunes en la organización, permitiendo el alcance del proyecto “Establecimiento y Puesta en Marcha de una Empresa Productora y Comercializadora de Mermeladas Amazónicas para su Ejecución Exitosa” en términos de tiempo, costo y calidad. Como una herramienta estratégica para el alcance del proyecto, se empleará el Empoderamiento, con el objeto de integrar el talento humano de los diferentes departamentos, haciendo uso de la comunicación efectiva y eficiente por parte de la dirección, que propenda: la Participación; en la toma de decisiones, Motivación; mediante el reconocimiento, compensación e incentivos para mejorar el desempeño hacia los resultado esperados, Delegación; para asumir funciones que se convierten en retos para la organización y generen autoridad y responsabilidad y Confianza; para alcanzar el objetivo principal del proyecto. Ver figura 9. El estilo de liderazgo gerencial seleccionado para la ejecución del proyecto, acorde a las competencias del modelo Gerencial APO y a la herramienta estratégica Empoderamiento es el Democrático Activo, cuyo objetivo principal es lograr en la organización el desarrollo de un equipo Auto-dirigido, donde el gerente guía, orienta y capacita cuando es necesario a los colaboradores, mientras que el equipo logra el mejoramiento de conocimiento y alcanza el desarrollo de habilidades que son importantes en la toma de decisiones, logrando autonomía, eficiencia mayor productividad, en consecuencia satisfacción del cliente y mayor participación en el mercado. Ver Figura 9. Sin embargo, cuando se presenten inconvenientes en la organización referidos al bajo desempeño, sin tener en cuenta las medidas de contingencia y mejora, el 92

Gerente debe aplicar un estilo más coercitivo, como es el caso del Autocrático mediante cambios sustanciales. Figura 15. Modelo Y Estilo Gerencial Aplicado A La Ejecución Del Proyecto

COSTO

ALCANCE TIEMPO

EMPODERAMIENTO

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)

� � � � � � � � � � �

CALIDAD

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

� � � � � � � � �

ESTABLECER OBJETIVOS

F��: E�� 2009

Según Idalberto Chiavenato la “APO es un sistema dinámico que integra la necesidad de la Compañía de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, a la par de la necesidad del gerente de contribuir para su propio desarrollo. Es un estilo exigente y compensador de Administración de Empresas”. “En la APO, los gerentes superiores y subordinados de la organización definen en conjunto sus metas comunes y especifican las áreas principales de responsabilidad de cada posición en relación con los resultados esperados de cada uno, y utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del sector y verificación de la contribución de cada uno de sus miembros”. En la APO el gerente, el nivel superior y los colaboradores de una organización definen los objetivos comunes y responsabilidades de cada uno, se despejan dudas y con base en estas responsabilidades, el Gerente realiza la evaluación del desempeño en dirección al cumplimiento efectivo de los objetivos planteados y a 93

su vez los resultados alcanzados por la organización, permiten evaluar el desempeño del gerente a través de una evaluación objetiva que consiste en comparar los resultado esperados con los alcanzados. Para que la Administración por Objetivos (APO) funcione se debe implementar las siguientes estrategias. 

A partir de los objetivos globales de la empresa y de la planeación estratégica se establecen los objetivos por departamentos, en una reunión entre el ejecutivo y su superior. 

Lograr que todos los órganos y componentes de la empresa contribuyan con una parte del esfuerzo general en dirección al alcance del proyecto.



Buscar resultados en términos de eficiencia y calidad total.



Informar de manera continua acerca de los objetivos a toda la organización para que comprendan las metas comunes, las cuales serán periódicamente examinadas y reformuladas



Encadenar los todos los objetivos de la empresa, mediante el apoyo de principios básicos y comunes logrando automáticamente involucrar los objetivos comerciales con los de producción.



Cada Departamento conjuntamente con los colaboradores deben realizar su plan operativo o táctico semanal con el propósito de realizar la medición y control de los avances en relación con los objetivos planteados para cada departamento y de toda la organización



El Gerente deberá realizar evaluación permanente, revisión de los planes de cada departamento comparando continuamente con los objetivos fijados; en función de los resultados obtenidos, se procede a revisar y a reajustar los planes establecidos.



Participación y comunicación activa de la dirección, es fundamental para acercar a toda la organización y propender espacios de sinergia en la empresa que mejoran el ambiente laboral y por ende la productividad y satisfacción.

La Administración por Objetivos, es un estilo equilibrado y participativo con claridad organizacional, que permite la retroalimentación en doble vía, facilita la medición de estándares de calidad, comprende tres factores fundamentales,1). Establecimiento de objetivos, recopila y sintetiza información para planear, decidir, y promover innovaciones, 2) Dirigir la realización de objetivos, a partir de la organización, comunicación, motivación y dirección del talento humano de la organización 3) Medición de resultados; a través de la medición, evaluación y control. Váquiro 2009. 94

En la aplicación a la ejecución del proyecto el Gerente del proyecto implementara las fases de planeación, programación y control mediante las siguientes estrategias: 

Planeación; como base para la planeación se tomaran los objetivos del proyecto, y como herramienta, la Estructura de División del Trabajo (EDT), lo cual permite identificar todos los elementos esenciales para el alcance del proyecto, en el proceso de planeación también se definen actividades y se muestran la responsabilidades a los miembros del equipo nuclear mediante la matriz de responsabilidades. El Gerente define los requerimientos de la empresa en términos de recursos, personal, consultores, asigna responsabilidades y delega autoridad a personas o subcontratistas quienes apoyan la implementación del modelo gerencial en la empresa, para este caso los directores de cada dependencia y las empresas consultoras.



Programación, para lo cual se empleará el Diagrama de Gantt y Diagrama de Red calculados mediante el programa Project, esta herramienta combina dos funciones: la planeación y programación, mostrando las dos en forma simultaneas en el tiempo. Permite conocer la duración estimada de cada actividad, tiempo de inicio estimado y el tiempo de terminación requerido para el proyecto completo, los tiempos tempranos en que se puede iniciar o terminar una actividad, tiempos más tardíos, la holgura positiva o negativa entre el tiempo en que se puede y debe iniciar o terminar cada actividades y la ruta crica para realizar de efectiva el control y seguimiento del proyecto a tiempo.4



Control, el gerente implementa el sistema de información administrativo y financiero para realizar seguimiento al progreso del proyecto y compararlo con lo planeado, para este cometido el Gerente del proyecto verificara en el Diagrama de Gantt constantemente para monitorear el logro de las actividades en el tiempo y calidad apoyado del equipo nuclear y como herramienta de trabajo se realizaran reuniones o comités periódicos semanales para conocer el progreso del proyecto en términos de cumplimiento de indicadores de impacto establecidos para el seguimiento y control del proyecto.

7.4 DESARROLLO Y EFECTIVIDAD DEL EQUIPO DE PROYECTOS EN LA FASE DE EJECUCIÓN Esta es una fase fundamental en la ejecución del proyecto, teniendo en cuenta que se requiere de un talento humano sinérgico para el desarrollo de actividades programadas que permita el alcance del proyecto en términos de calidad, en esta 4

GIDO Jack, Clements James P. Administración Exitosa de proyectos. Segunda Edición. Página 144

95

medida es necesario que exista entre los miembros del equipo buena empatía y un buen clima laboral, por lo cual es necesario que el Gerente del proyecto comprenda y conozca que el equipo es un grupo de personas que trabaja en forma interdependiente para lograr una meta común, y que el trabajo en equipo es el esfuerzo cooperativo de los miembros de un grupo para esa meta común 5, en consecuencia para el desarrollo y la efectividad del equipo del proyecto en la fase de ejecución es necesario que el equipo de trabajo evolucione a través del desarrollo de diferentes etapas (Formación, tormentas, adaptación y desempeño) en las cuales el gerente debe imprimir su huella orientadora. Figura 16. Etapas De Desarrollo Del Equipo

Formación. En la formación, el gerente debe propiciar espacios para el conocimiento e integración de los miembros del equipo de trabajo, de igual forma debe proporcionarles dirección y estructura, comunicando a través de talleres, el objetivo y misión del proyecto y su vez dar a conocer los procesos y responsabilidades para la operación en la producción de mermeladas amazónicas y resolver lo canales de información.



En este proceso el Gerente debe desarrollar la herramienta del Empoderamiento que logre integrar el talento humano de los diferentes departamentos, haciendo uso de la comunicación efectiva y eficiente, de igual manera mejorar los conocimientos de los miembros del equipo mediante capacitaciones de actualización con el objeto de acrecentar sus competencias y mejorar los procesos en términos de calidad 

5

Tormenta. En la etapa de tormentas aparecen los conflictos al presentarse inconformidad por parte de los miembros del equipo, con los procesos, tareas

Ibid., p. 324.

96

asignadas o tiempos, aumenta la tensión y disminuye el desempeño. En esta instancia el gerente realizara reuniones que no interfieran con la productividad de la labores para escuchar al equipo acerca de la inconformidad, aclarar dudas y definir y mejorar responsabilidades individuales y colectivas, de igual forma se dará participación a los integrantes del grupo en la solución de problemas. Como herramienta didáctica se empleara la lluvia de ideas, matriz DOFA para determinar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas en la empresa con el objetivo de encontrar soluciones concertadas con todo el equipo de trabajo o si es necesario con el departamento o las personas que se haya presenta la tormenta o conflicto. 

Adaptación. En la etapa se inicia el proceso de aceptación como miembro del equipo de trabajo, aumentando la cooperación para cumplir con los objetivos propuestos, en este período el gerente proporcionara respaldo al equipo de trabajo, el desempeño de los trabajadores se acelera y por ende la productividad.

Como estrategia se realizarán eventos de integración deportiva o social para brindar espacios que permitan motivar a los miembros del equipo y de esta manera mantener el buen desempeño laboral. 

El desempeño. Corresponde a la última etapa del desarrollo del equipo, existe mayor compromiso por el logro de los objetivos, mayor satisfacción y el desempeño se evalúa como alto. En esta instancia el gerente ayuda al equipo a ejecutar el plan del proyecto, valora y reconoce los logros y progresos, y cuando el progreso no sea el esperado deberá facilitar alternativas y medidas correctivas, esta demora en el cumplimiento de los objetivos de cada miembro del equipo nuclear se evaluara semanalmente en la presentación de informes al Gerente del proyecto, estos informes se enmarcaran en la presentación del información en términos de alcance en tiempo, costos y calidad, las herramientas utilizadas se describen en el capítulo 8 del presente estudio.

Como estrategia de aplicación el Gerente realizara un reconocimiento social a los miembros con mejor desempeño y de ser necesario se entregara incentivos, o bonos para lograr emotividad por la mejoría en la productividad laboral

7.5 ESTRATEGIA PARA GERENCIAR EL TALENTO RESPONSABLE DE LA EJECUCION DEL PROYECTO

HUMANO

El gerente del proyecto debe estar dotado de actitudes y competencias para implementar estrategias de talento humano, como un factor misional de la 97

empresa que constituya factor determinante en la organización que permita alcanzar objetivos de calidad en términos de eficacia, eficiencia y efectividad planteados para la empresa, mediante un ambiente laboral armónico. La gestión del talento humano es un proceso transversal que se debe tener en cuenta desde el inicio del proyecto hasta el final, debido a que para el funcionamiento de las organizaciones se requiere del talento humano, por lo tanto es indispensable la inclusión de factores como planeación, contratación y consecución de personal, mantenimiento, desarrollo y perfeccionamiento y control encaminado hacia el bienestar laboral y productivo de la organización. En consecuencia, el gerente tendrá como estrategia de organización para la gestión del talento humano la inclusión e implementación de los siguientes subsistemas:



Planeación. Es fundamental que el gerente conozca la estructura organizacional de la empresa, efectuar el análisis de los puestos de trabajo y planeación del recurso humano. En la estructura organizacional, se define cómo se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización, en cuanto a: Jerarquización, departamentalización, coordinación, comunicación, con el fin de sincronizar los recursos de la organización para el logro de los objetivos de la misma. En el análisis del puesto de trabajo; se describe y registra el objeto del puesto de trabajo, las actividades primordiales, las condiciones bajo las que se lleva a cabo, de igual forma los conocimientos, habilidades y aptitudes necesarios requeridas para el desempeño del puesto de trabajo. La Planeación del talento humano se debe realizar de manera continua para conocer las necesidades de Recursos humanos de la organización, teniendo en cuenta que las situaciones pueden cambiar y es necesario prever la implementación de las actividades necesarias para satisfacerlas.



Contratación y consecución de personal. El gerente mediante la gestión de recursos humanos busca orientar de manera acertada la consecución de personal, para la selección del personal adecuado en el puesto indicado, esto se logra por medio de una buena selección, integración e inducción del personal, libre de vicios, en este proceso se tendrá en cuenta el perfil, la experiencia principalmente, las habilidades y aptitudes.



Mantenimiento. En este subsistema el gerente y el grupo nuclear deben aplicar unos cuidados especiales como retribución monetaria, beneficios sociales y salud ocupacional con el recurso humano, con el fin de mantenerlos satisfechos y motivados. Cuando existe la insatisfacción con el pago, el rendimiento es bajo, persisten las quejas y pueden existir huelgas, que conlleva a la menor atracción por el empleo que de igual forma conduce al 98

ausentismo y el descontento por el trabajo. Otro aspecto a tener en cuenta en el mantenimiento del recuso humano son los beneficios sociales de tipo asistencial (médica, educativa), recreativos (excusiones, encuentros deportivos) y suplementarios (restaurante en el trabajo, transporte y otros) para ofrecer facilidades, comodidades, ventajas y servicios para ahorrarles esfuerzos y preocupaciones a los trabajadores, de esta manera aumentando la satisfacción y por ende el rendimiento y motivación por el trabajo. 

Desarrollo y perfeccionamiento. Para su cometido, el gerente y los encargados de talento humano, tienen en cuenta procesos de educación, bienestar laboral, desarrollo y perfeccionamiento de carrera profesional y enriquecimiento del cargo, el proceso formativo se realiza con el objeto de propender por la formación y el desarrollo de los colaboradores que consiste en un conjunto de actividades para mejorar su rendimiento presente o futuro de esta manera aumentar su capacidad a través de la modificación y potenciación de sus conocimientos, habilidades y actitudes.

En bienestar laboral, conjugan diferentes características que los miembros de la organización perciben y que pueden influir en la conducta, desempeño, empatía, interacciones laborales. Para determinar el clima laboral es fundamental establecer e implementar variables de medición mediante encuestas, o valoración en grupos de trabajo y sirve para obtener información sobre las reacciones, disposiciones y valoraciones de los miembros en relación con las diversas variables que intervienen en una organización (supervisión, metodologías, estructura), poder disponer de información sobre las condiciones laborales, incentivar la participación en las diversas actividades del sistema, potenciar los mecanismos de comunicación y de relación y obtener una visión integradora de la organización, que posibilite la motivación desencadenando rendimiento y satisfacción laboral. Como estrategia de desarrollo y perfeccionamiento, se integraran las necesidades individuales con las de la organización, a partir del mejoramiento de las condiciones laborales. Para el enriquecimiento del cargo, el Gerente asignará tareas más complejas para perseguir el crecimiento individual encaminado a la satisfacción profesional, este proceso trae efectos deseables tales como aumento de motivación, reducción del ausentismo y rotación de personal encaminado al mejoramiento de la productividad 

Control. El gerente debe implementar en la empresa herramientas sistemáticas dirigidas a la obtención de acciones para detectar debilidades y fortalezas del empleado, comparar el rendimiento con los estándares o 99

indicadores establecidos y determinar si cumplen con las normas de la organización y mejorar las comunicaciones. También debe realizar la auditoria de control para examinar la productividad y el desempeño laboral en términos de calidad; eficiencia, eficacia que conduce a la efectividad. La auditoria permite aceptación por parte de la organización la política de recursos humanos, aplicación de procedimientos adecuados, clarificación de objetivos y expectativas, realizar acciones de mejora cuando se requieran para optimizar el desempeño frente a los indicadores propuestos. Se realizaran comités técnicos periódicos como herramienta de trabajo para evaluar la ejecución del proyecto. De igual forma debe realizar la evaluación de desempeño, para conocer el desenvolvimiento de todos los colaboradores en sus cargos asignados y determinar si existen inconvenientes en supervisión, integración y desaprovechamiento del personal, factores determinantes para realizar reestructuración del recurso humano encaminado al mejoramiento de la empresa. Los indicadores de gestión, tienen el objeto de medir el desempeño de una organización en cuanto a calidad y productividad, se debe disponer de indicadores que permitan interpretar en un momento dado las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas; para esto es importante establecer o construir aquellos realmente útiles para el mejoramiento de las organizaciones, que permita realmente la medición cuantitativa o cualitativa de lo deseado con respecto a las metas propuestas. El gerente, cualquiera que sea, deberá conseguir, hacer y mantener personas integrales, humanas y competentes, logrando el desarrollo a nivel individual y social a escala física, afectiva y sicológica para obtener el mayor desempeño, resultado y valor agregado de cada persona.

100

8

EL SISTEMA DE INFORMACION PARA LA EJECUCION DEL PROYECTO.

La Gestión de las Comunicaciones6 del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final oportuna y apropiada de la información del proyecto. Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto proporcionan los enlaces cruciales entre las personas y la información que son necesarios para que las comunicaciones sean exitosas. Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluyen: • Planificación de las Comunicaciones: determina las necesidades de información y comunicación de los interesados en el proyecto; por ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la necesitará, cómo le será suministrada y por quién. Figura 17. Elementos Del Sistema De Información Y Comunicación

Fuente: Este trabajo

6

Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ® ) Tercera Edición

222 2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 EE.UU.

101

Ejemplo del Sistema de Comunicación entre Gerente del proyecto y el Cliente en este caso el inversionista. En la tabla siguiente se muestra el tipo de información ofrecida en cuanto a satisfacción expresado como indicadores, en cuanto a costo y programación. Además la herramienta utilizada para su comunicación y difusión. Tabla 39. Sistema De Información Y Comunicación LINEA

INFORMACION ALCANCE:

HERRAMIENTA

Reportar el avance del proyecto en cuanto a tiempo y costo 1 SATISFACCION GERENTE A CLIENTE cronograma ejecutado/cronograma programado y presupuesto ejecutado/presupuesto programado

Formato A Informe Project, GANT, EDT, FLUJO DE CAJA

• Distribución de la Información: hace que la información necesaria esté disponible para las personas interesadas en el proyecto en el momento oportuno. Se contará como herramientas para la distribución de la información, la presentación de informes en reuniones; esto debido a que el cliente se reunirá una vez por semana con el gerente del proyecto, y este se reunirá una vez por semana con su equipo nuclear para recibir informes destinados a presentar, de manera clara y pormenorizada el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes, de hechos previsibles, sobre el estado del proyecto y con relación a los costos, cronogramas y calidad. El informe lo presentará el equipo nuclear al gerente del proyecto y el gerente presentará informe consolidado al cliente (ver formato A). De cada reunión se realizará un acta (formato B) en la cual se incluyan los compromisos y sugerencias sobre las actividades realizadas y las programadas aun no ejecutadas. Si se necesita dirigirse a diversas personas del equipo para ponerlo en conocimiento de algo, se hará uso de la circular (ver formato C); así mismo se hará uso del memorando (ver formato D) para la comunicación de hechos o 102

asuntos que merecen gran importancia y son esenciales para el desarrollo de alguna actividad y que deben tenerse presente. • Informar el Rendimiento: recopila y distribuye información sobre el rendimiento, incluido el informe de estado de la situación, la medición del avance y las proyecciones. En la ejecución del proyecto se informa el rendimiento de acuerdo a la realización de actividades según el cronograma, y al dinero ejecutado según lo presupuestado, de esta manera se determina el estado o rendimiento de cada actividad en la ejecución. Esto se indica en las diferentes herramientas establecidas en la matriz. • Gestionar a los Interesados: gestiona las comunicaciones a fin de satisfacer los requisitos de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos. Este proceso se realizará por medio de las reuniones cara a cara en donde se expondrán las dificultades presentadas mediante el sistema de sugerencias establecido y desarrollado en cada reunión, con el objeto de ser resueltas a la mayor brevedad posible y así no interferir en el desarrollo del proyecto. Para el proyecto de Mermeladas amazónicas se establecerá el siguiente sistema de gestión de la información y comunicación, En el cual se establece el tipo de información, a quien se dirige y las herramientas utilizadas para comunicarla. Las herramientas utilizadas fueron las siguientes: 1. ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT): El propósito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la planificación del proyecto. 2. DIAGRAMA DE GANNT: Es una herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. 3. MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES: Se utiliza generalmente para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo. 4. FLUJO DE CAJA: Corresponde a los flujos de entradas y salidas de caja o efectivo, en un período dado. El flujo de caja es la acumulación neta de activos líquidos en un periodo determinado y, por lo tanto, constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa. 103

5. PRESUPUESTO: Es la previsión de gastos e ingresos para un determinado lapso, por lo general un año. Permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. 6. CALENDARIO: Corresponde al programa de actividades o plan de trabajo

104

9

PLANEACION, PROGRAMACION Y CONTROL PARA LA EJECUCION DEL PROYECTO.

Las funciones de planeación, Programación y Control constituyen el proceso de la gerencia de proyectos, la gerencia ejecuta varias funciones y las principales son: Planeación, para determinar los objetivos y los cursos de acción que van a seguirse; La programación para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y conocer las relaciones necesarias y el Control de las actividades que conformen con los planes con el objeto de evaluar el cumplimiento de las actividades en tiempo y costo y poder realizar ajustes a tiempo de ser necesarios para el cumplimiento de la ejecución del proyecto. 9.1 PLANEACION

.

9.1.1 Alcance. 9.1.1.1 Objetivo General. El objetivo de la ejecución del proyecto es la construcción de una Planta procesadora de mermeladas de frutales amazónicos en un tiempo de 191 días y con un presupuesto de $ 197.459.791.oo con la calidad que permita conseguir las expectativas en alcance, tiempo y costo. •

OBJETIVOS ESPECIFICOS ACTIVIDAD

OBJETIVOS

PUESTA EN MARCHA DE PRODUCTORA DE MERMELADAS

CONTRATACIÓN GERENTE DEL PROYECTO

CONTRATACION DEL E.N

CONTRATACION CONSTRUCCION OBRAS CIVILES

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Garantizar el cumplimiento del alcance del proyecto en función de tiempo, costo y calidad, mediante la contratación de un profesional que ejerza las funciones de Gerente de Proyecto. Apoyar en la consecución del alcance del proyecto mediante la formulación y ejecución de estrategias acordes a las funciones asignadas, mediante la contratación del Equipo Nuclear. Contar con personal idóneo para la construcción de las obras civiles.

ACTIVIDAD

OBJETIVOS

ARRENDAMIENTO Y ADECUACION OFICINAS

REVISIÓN Y AJUSTE DEL PROYECTO INICIAL

DET. ALCANCE, TIEMPO Y COSTOS.

CONSTITUCION LEGAL DE LA EMPRESA

COMPRA DE TERRENO

PERMISOS Y LICENCIAS ESPECIALES.

PLAN DE MARKETING DE LANZAMIENTO

EJECUCIÓN OBRAS CIVILES

ADQUISICION, MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE LA MAQUINARIA Y EQUIPO

CONTRATACIÓN MANO DE OBRA DIRECTA

CAPACITACIÓN MANO DE OBRA DIRECTA

106

Contar con un espacio adecuado para desarrollar las actividades de planeación, programación y control, necesarias para la ejecución del proyecto. Actualizar y determinar la pertinencia de la ejecución del proyecto mediante la revisión y ajuste del proyecto inicial. Establecer el objetivo General de la ejecución del proyecto en términos de alcance, tiempo y costos. Cumplir con los requerimientos de tipo legal necesarios para la operación de la empresa. Adquirir el espacio físico adecuado para la construcción y operación de la empresa. Cumplir con los requerimientos de tipo legal necesarios para la construcción de las obras físicas de la empresa. Formular y diseñar la estrategia de mercadeo para posicionar la empresa en el mercado. Construir cumpliendo los requerimientos técnicos de calidad, costo y tiempo, las instalaciones físicas para el funcionamiento de la empresa productora de mermeladas amazónicas. Contar con la maquinaria y equipo necesario para la operación de la empresa. Vincular personal idóneo para el desarrollo de las actividades relacionadas con la operación de la empresa. Brindar los conocimientos necesarios para el desempeño de sus funciones dentro de la

ACTIVIDAD

OBJETIVOS empresa.

COMPRA DE INSUMOS PARA PRUEBAS DE PRODUCCIÓN

PRIMERA PRODUCCIÓN PILOTO COMPRA DE INSUMOS PARA LA OPERACION DE LA EMPRESA

Adquirir la materia prima necesaria para realizar la prueba piloto de la empresa. Demostrar el funcionamiento óptimo de la maquinaria y la calidad del proceso de producción. Adquirir la materia prima necesaria para la operación inicial de la empresa.

ENTREGA PROYECTO A SATISFACCIÓN

Cumplir con el objetivo de la ejecución del proyecto.

INAUGURACION

Dar a conocer la empresa e iniciar sus actividades de operación.

9.1.1.2 Acta de Constitución del Proyecto. Una vez identificado el alcance del proyecto, plasmado en los objetivos, se procede a constituir el acta de iniciación del proyecto, en la que se plantearan los objetivos, la descripción, plazos, presupuesto e información general. (VER ANEXO I). 9.1.2 Identificación de las actividades a realizar. ��

1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3 1.3.1 1.3.2

��

PUESTA EN MARCHA DE PRODUCTORA DE MERMELADAS CONTRATACIÓN GERENTE DEL PROYECTO Reclutamiento Selección Contratación CONTRATACION DEL E.N Reclutamiento Selección Contratación Inducción ARRENDAMIENTO Y ADECUACION OFICINAS Busqueda y selección del local Adecuación del local

107

1.3.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.5 1.6 1.6.1 1.7 1.7.1 1.7.2 1.7.3 1.8 1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.9 1.9.1 1.9.2 1.9.3 1.10 1.10.1 1.10.2 1.10.3 1.11 1.11.1 1.11.2 1.11.3 1.12 1.12.1 1.12.2 1.12.3 1.12.4 1.12.5 1.12.6 1.12.7 1.13 1.13.1 1.13.2 1.13.3 1.13.4 1.14

Dotación de Equipos, Muebles y Enseres REVISIÓN Y AJUSTE DEL PROYECTO INICIAL Revisión del Componente de Infraestructura Revisión del Componente de Mercado REVISION EJECUCION DEL PROYECTO DETERMINACION ALCANCE, TIEMPO, COSTOS Y PLAN DE DESEMBOLSOS Determinación del alcance, tiempo y costos CONTRATACION EMPRESA CONSTRUCCION Convocatoria Selección Contratación CONSTITUCION LEGAL DE LA EMPRESA Registro notarial Registro cámara de comercio Registro RUT COMPRA DE TERRENO Búsqueda del terreno Revisión propuestas Negociación y elaboración de escrituras PERMISOS Y LICENCIAS ESPECIALES. Licencias de Construcción Permisos Ambientales Permisos Sanitarios PLAN DE MARKETING DE LANZAMIENTO Determinación del slogan Elaboración de pautas publicitarias Elaboración de avisos y pasacalles EJECUCIÓN OBRAS CIVILES Preliminares Excavaciones y rellenos Concretos estructuras Mampostería Carpintería metálica Instalaciones eléctricas varios - aseo general ADQUISICION, MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE LA MAQUINARIA Y EQUIPO Adquisición de Maquinaria y Equipo Montaje de Maquinaria y Equipo Pruebas y Ajustes Técnicos Dotación Muebles y Enseres CONTRATACIÓN MANO DE OBRA DIRECTA

108

1.14.1 1.14.2 1.14.3 1.15 1.15.1 1.15.2 1.15.3 1.16 1.16.1 1.16.2 1.17 1.17.1 1.18 1.18.1 1.19 1.19.1 1.20 1.20.1

Reclutamiento Selección Contratación CAPACITACIÓN MANO DE OBRA DIRECTA Capacitación y Entrenamiento del Personal en el manejo de la M y E. Capacitación en Buenas Practicas de Manufactura (BPM) Capacitación en Liderazgo y trabajo ej equipo COMPRA DE INSUMOS PARA PRUEBAS DE PRODUCCIÓN estudio de posibles proveedores adquisición de insumos PRIMERA PRODUCCIÓN PILOTO Primera producción piloto COMPRA DE INSUMOS PARA OPERACIÓN DE LA EMPRESA Compra de insumos para la operación ENTREGA PROYECTO A SATISFACCIÓN Entrega proyecto a satisfacción INAUGURACION Inauguración

9.1.2.1 Relación de actividades. Duración y actividades predecesoras. La matriz de actividades predecesoras, nos muestra la relación que existe entre las actividades de la ejecución de proyecto, lo que permite dar inicio a cada una de ellas en el momento adecuado, y en las condiciones necesarias, situación que se garantiza, una vez se desarrollen ciertas actividades con antelación. Tabla 40. Duración Y Actividades Predecesoras ��

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

��

1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3 1.3.1

��

��E��A E� �A�C�A DE ��D�C��A DE �E��E�ADA� C��A�AC�� GE�E��E DE� ��EC�� C�� C��A�AC�� DE� E.� �� C�� A��E�DA��E�� ADEC�AC�� F�C��A� B��

109

��

191 �� 10 �� 4 �� 4 �� 2 �� 13 �� 4 �� 4 �� 2 �� 3 �� 10 �� 2 ��

��

3 4 2 7 8 9 6

13 14 15 16 17 18

1.3.2 1.3.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.5

19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48

1.6 1.6.1 1.7 1.7.1 1.7.2 1.7.3 1.8 1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.9 1.9.1 1.9.2 1.9.3 1.10 1.10.1 1.10.2 1.10.3 1.11 1.11.1 1.11.2 1.11.3 1.12 1.12.1 1.12.2 1.12.3 1.12.4 1.12.5 1.12.6 1.12.7

49 1.13 50 1.13.1

A�� D�� E��, �� E�� E�� A��E DE� ��EC�� C�A� �� C�� C�� E�� E�EC�C�� DE� ��EC�� DE�E��AC�� A�CA�CE, ��E��, C�� A� DE DE�E�B�� D�� , �� C��A�AC�� E��E�A C��CC�� C�� C�� C��C�� EGA� DE �A E��E�A �� C��A DE �E��E�� B�� E�� CE�C�A� E��EC�A�E�. �� C�� A�� A� DE �A��E��G DE �A��A��E�� D�� E�� E�� E�EC�C�� B�A� C��E� �� E�� C�� C�� AD��C��, ��A�E � ��E��A E� �A�C�A DE �A �A��A��A � E�� A�� E��

110

5 �� 3 �� 4 �� 2 �� 2 �� 0 ��

12 13 11

2 �� 2 �� 9 �� 5 �� 2 �� 2 �� 10 �� 6 �� 2 �� 2 �� 12 �� 5 �� 4 �� 3 �� 5 �� 1 �� 2 �� 2 �� 9 �� 2 �� 2 �� 5 �� 98 �� 8 �� 10 �� 45 �� 20 �� 5 �� 8 �� 2 ��

15

15 �� 2 ��

16 15

19 22 23 19 26 27 21 30 31 29 34 35 25 38 39 33 42 43 44 45 46 47 41

51 52 53 54 55 56 57 58

1.13.2 1.13.3 1.13.4 1.14 1.14.1 1.14.2 1.14.3 1.15

59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72

1.15.1 1.15.2 1.15.3 1.16 1.16.1 1.16.2 1.17 1.17.1 1.18 1.18.1 1.19 1.19.1 1.20 1.20.1

�� E�� A�� D�� E�� C��A�AC�� A�� DE �B�A D��EC�A �� C�� CA�AC��AC�� A�� DE �B�A D��EC�A C�� E�� E. C�� B�� (B��) C�� C��A DE �� A�A ��EBA� DE ��D�CC�� E�A ��D�CC�� C��A DE �� A�A ��E�AC�� DE �A E��E�A C�� E��EGA ��EC�� A �A��FACC�� E�� A�G��AC��

3 �� 5 �� 5 �� 7 �� 3 �� 2 �� 2 �� 9 �� 3 �� 3 �� 3 �� 2 �� 1 �� 1 �� 1 �� 1 �� 1 �� 1 �� 1 �� 1 �� 1 �� 1 ��

50 51 52 37 55 56 49

59 60 54 63 49,62,58 65 67 69

9.1.2.2 Estructura de la división del trabajo. “La estructura de la División del Trabajo, es un árbol jerárquico de elementos o partes del trabajo que el equipo de proyecto realizara o producirá durante el proyecto. La EDT por lo general identifica a la organización o persona responsable de cada paquete de trabajo”7 La importancia de la EDT dentro de la ejecución del proyecto, radica en organización y estructura de las actividades, con el ánimo de poder asignar recursos más convenientes en la ejecución.

Figura 18. Estructura de la división del trabajo

7

GIDO,Jack y CLEMENTS, James. Administración Exitosa De Proyectos, Tercera Edición. 12 p

111

9.1.2.3 Diccionario de la EDT. Contratación Gerente del Proyecto. La ejecución del proyecto inicia con la contratación del Gerente de Proyecto (GP), para lo cual se realiza la convocatoria abierta para su selección, una vez recibidas las propuestas se procede a seleccionar al Gerente del Proyecto teniendo en cuenta todas las características que éste debe tener tanto en experiencia, como en perfil, además debe ser capaz de dominar las competencias especificas exigentes con el objeto de que sea un profesional idóneo para el cumplimiento de sus funciones, una vez identificada la persona procede a realizar su contratación mediante un contrato de costo fijo. 

Contratación del Equipo Nuclear (En). En esta etapa el GP realiza convocatoria para contratación del Equipo Nuclear (EN). Igualmente el GP, debe identificar cada una de las capacidades de los aspirantes y asociarlas y relacionarlas con las funciones de cada miembro del E.N, una vez identificados los profesionales idóneos para realizar las funciones se procede a legalizar la contratación mediante contratos de Prestación de servicios. Finalmente se realizara la inducción y socialización del proyecto a ejecutar. 

Arrendamiento y Adecuación Oficinas. Una vez se encuentre organizado el equipo de trabajo, se procede a revisar las opciones para adecuar las oficinas del nuevo equipo para la ejecución del proyecto. Posteriormente se procede a analizar las conveniencias en espacio, cercanía y costo, para poder realizar las adecuaciones necesarias. Finalmente se dotara la oficina con los muebles, enceres y equipos. 

Revisión y Ajuste Del Proyecto Inicial. En esta etapa se procede a revisar el componente de infraestructura, se plantean y resuelven dudas o inconvenientes 

112

con el ánimo de evitar en un futuro las tormentas entre los miembros del equipo, con este objetivo se revisan también los componentes de mercadeo en la ejecución del proyecto. Determinación Alcance, Tiempo y Costos. Después de revisado el proyecto, se confirman los cálculos de presupuesto con las condiciones actuales, teniendo especial atención en las actividades que requiera mayor inversión, pues estas podrían generar incertidumbre en el cumplimiento de los objetivos presupuestales. De esta manera se determina y define el tiempo en que se ejecutara el proyecto, los costos totales y el alcance medido en calidad y representados en los objetivos específicos. 

Contratación de Obras Civiles. Nuevamente se realiza convocatoria con los debidos requisitos para contratar la empresa encargada de la construcción de las obras civiles. Una vez recibidas las propuestas se procede a seleccionar la más favorable en calidad, tiempo y costo. Finalmente se procede a legalizar la contratación mediante un contrato a precio fijo. 

Constitución Legal de La Empresa. En esta etapa se procede realizar todos los trámites de constitución de la empresa que permita su operación bajo los lineamientos legales. 

.  Compra de Terreno. Se realizara un reconocimiento de todos los posibles terrenos para la construcción de la planta que cumpla con las especificaciones necesarias para su construcción. Posteriormente se procede a revisar las propuestas recibidas en el reconocimiento realizado y se selecciona la mejor en costo y condiciones. Una vez se selecciona la propuesta que cumpla con las condiciones preestablecidas se procede a realizar la negociación, adquisición y escrituración del terreno. Permisos y Licencias Especiales. Con el ánimo de dar continuidad las obras civiles, se procede a tramitar los permisos correspondientes como son los de construcción y las licencias ambientales. 

Plan de Marketing de Lanzamiento. En esta etapa el Director de Mercadeo se encargara de la realización del slogan de la Empresa. Así mismo se elabora las pautas publicitarias para el Lanzamiento y operación de la empresa y se establecerá el diseño de la empresa para los avisos, pasacalles y demás publicidad que el Inversionista desee emplear en la operación de la empresa. 

113

Ejecución Obras Civiles. Etapa en la que la empresa constructora ejecuta las obras civiles de la Planta procesadora de mermeladas, bajo los estándares establecidos en calidad, costo y tiempo, la construcción se realizara teniendo en cuenta los diseños del anexo Ñ. 

Adquisición, Montaje y Puesta en Marcha de la Maquinaria y Equipo. En esta etapa se procede a adquirir la maquinaria necesaria para la operación de la empresa. Se instala y se realizan los ajustes técnicos necesarios. Finalmente se dotara de los muebles y enceres necesarios para las actividades administrativas en la etapa de operación de la empresa, la maquinaria y muebles se detallan en el capitulo quinto (estudio técnico). 

Contratación Mano de Obra Directa. Se procede a realizar la convocatoria de la mano de obra directa para la etapa de operación de la empresa, esto teniendo en cuenta aspectos como la experiencia y conocimientos en el tema de producción de productos alimenticios. Una vez recibidas las hojas de vida, se procede a seleccionar el personal idóneo teniendo en cuenta los anteriores requisitos. Finalmente se legaliza la vinculación de los mismos a la empresa. 

Capacitación Mano de Obra Directa. Una vez seleccionada la mano de obra para la operación de la empresa, se procede a realizar la inducción y capacitación en los diferentes temas de producción como son en el manejo de la maquinaria y equipo, las buenas prácticas de manufactura, seguridad industrial y capacitación en liderazgo y trabajo en equipo. 

Compra de Insumos para Pruebas de Producción. Se evalúa y analiza los posibles proveedores en calidad y costos de la materia prima. Posteriormente se procede a adquirir los insumos para iniciar la primera producción piloto. 

Primera Producción Piloto. Una vez terminadas las obras civiles, e instalada la maquinaria necesaria, se procede a realizar una prueba piloto, que arrojara como resultado el cumplimiento del alcance en calidad de la planta. 

Compra de Insumos Para Operación de La Empresa Posterior a la verificación del funcionamiento de la planta, se procede a adquirir la materia prima necesaria para la primera producción de la empresa. Esta se realizara en cantidades suficientes para la producción mensual. 

Entrega Proyecto a Satisfacción. Después de haber realizados las obras civiles, la compra e instalación de la maquinaria, , la capacitación del personal, y que en general, la planta este lista para la producción, se realizara la entrega de la misma al cliente, en ésta etapa el cliente podrá delegar un nuevo gerente, e iniciar la etapa de operación de la empresa. 

114

Inauguración. Finalmente se realizara la inauguración de la empresa, donde asistirán los distribuidores más representativos de la ciudad, y la comunidad en general, pues será de convocatoria abierta, cuyo propósito será dar a conocer la empresa a la sociedad. 

9.1.3 Matriz de responsabilidades. Se establece en un formato las personas que tienen la responsabilidad de realizar unas partidas de trabajo en una EDT, en este formato se muestra el papel de cada persona en respaldar el proyecto global. La matriz de responsabilidades es “una herramienta útil debido a que recalca quien es la persona responsable de cada elemento de trabajo y muestra el papel que tiene cada persona como apoyo en el proyecto en general”8 Por ejemplo, observamos como en la actividad 1.13.1. “adquisición de maquinaria y equipo”, encontramos que el responsable principal es el director administrativo, y se apoya como responsable secundario en el director financiero. Tabla 41. Matriz De Responsabilidades

EDT

1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.4 8

A T S I N O I S R E V N I

ACTIVIDAD

PUESTA EN MARCHA DE PRODUCTORA DE MERMELADAS CONTRATACIÓN GERENTE DEL PROYECTO Reclutamiento Selección Contratación CONTRATACION DEL E.N Reclutamiento Selección Contratación Inducción ARRENDAMIENTO Y ADECUACION OFICINAS Búsqueda y selección del local Adecuación del local Dotación de Equipos, Muebles y Enseres REVISIÓN Y AJUSTE DEL PROYECTO

IBID. PAG 110

115

E T N E R E G

O V I T A . R R I T S D I N I M D A

A R O A S T E C U R P R T M S E N O C

O R E I C N A N I F . R I D

O E D A C R E M . R I D

P P P P P P P P P P P S P

S S P

O C I D I R U J R O S E S A

EDT


ACTIVIDAD

E T N E R E G

O V I T A . R R T I S D I N I M D A





INICIAL 1.4.1 1.4.2 1.5 1.6 1.6.1 1.7 1.7.1 1.7.2 1.7.3 1.8 1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.9 1.9.1 1.9.2 1.9.3 1.10 1.10.1 1.10.2 1.10.3 1.11 1.11.1 1.11.2 1.11.3 1.12 1.12.1 1.13 1.13.1 1.13.2 1.13.3 1.13.4 1.14 1.14.1 1.14.2 1.14.3 1.15

Revisión del Componente de Infraestructura Revisión del Componente de Mercado REVISION EJECUCION DEL PROYECTO DETERMINACION ALCANCE, TIEMPO, COSTOS Y PLAN DE DESEMBOLSOS Determinacion del alcance, tiempo y costos CONTRATACION DE CONSTRUCCION Convocatoria Selección Contratación CONSTITUCION LEGAL DE LA EMPRESA Registro notarial Registro cámara de comercio Registro RUT COMPRA DE TERRENO Busqueda del terreno Revisión propuestas Negociación y elaboración de escrituras PERMISOS Y LICENCIAS ESPECIALES DE OPERACIÓN Licencias de Construcción Permisos Ambientales Permisos Sanitarios PLAN DE MARKETING DE LANZAMIENTO Determinación del slogan Elaboración de pautas publicitarias Elaboración de avisos y pasacalles EJECUCIÓN OBRAS CIVILES Ejecución de obras civiles ADQUISICION, MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE LA MAQUINARIA Y EQUIPO Adquisición de Maquinaria y Equipo Montaje de Maquinaria y Equipo Pruebas y Ajustes Técnicos Dotación Muebles y Enseres CONTRATACIÓN MANO DE OBRA DIRECTA Reclutamiento Selección Contratación CAPACITACIÓN MANO DE OBRA DIRECTA

116

P S

S P

P P S

P

P P P S

S S P

P P P

S S

P

P P P P P P

S P P

P S S

P P P

P P P P

S P P

P

S

P P P

S S P

P

EDT

1.15.1 1.15.2 1.15.3 1.16 1.16.1 1.16.2 1.17 1.17.1 1.18 1.18.1 1.19 1.19.1 1.20 1.20.1


ACTIVIDAD

Capacitación y Entrenamiento del Personal en el manejo de la M y E. Capacitación en Buenas Practicas de Manufactura (BPM) Capacitación en Liderazgo y trabajo ej equipo COMPRA DE INSUMOS PARA PRUEBAS DE PRODUCCIÓN estudio de posibles proveedores adquisición de insumos PRIMERA PRODUCCIÓN PILOTO PRIMERA PRODUCCIÓN PILOTO COMPRA DE INSUMOS PARA OPERACIÓN DE LA EMPRESA COMPRA DE INSUMOS PARA OPERACIÓN DE LA EMPRESA ENTREGA PROYECTO A SATISFACCIÓN ENTREGA PROYECTO A SATISFACCIÓN INAUGURACION INAUGURACION

E T N E R E G

O V I T A . R R T I S D I N I M D A





P P P P P P

S

P

S

S

S

P

P P

P P P P

9.1.4 Desarrollo de la red del plan. Técnica para la planeación, programación y control del proyecto, donde se observa gráficamente la secuencia o Estructura de la División del trabajo para su seguimiento y evaluación, de los diferentes tipos de red que existen (Técnicas de evaluación y revisión de programas PERT; método de la ruta critica CPM; método de diagrama de precedencia PDM; técnica de evaluación y revisión grafica GERT), en la ejecución del proyecto se utilizaran las que se desarrollan a continuación: 9.1.4.1 Técnica de evaluación y revisión de programas PERT. Se utiliza el programa Project para el desarrollo del diagrama, con formatos de actividad en el cuadro, cada actividad está representada por un cuadro al cual se le asigna un número de actividad único, las actividades están vinculadas en un orden de precedencia donde se muestra cuales se deben terminar antes de iniciar otras, se vinculan mediante flechas, en la ejecución del proyecto se observa como las siguientes actividades:

117

Figura 19. Identificación Actividades Predecesoras

9.1.4.2 Método de la Ruta Crítica CPM. Igualmente se utilizara las salidas de Project para el seguimiento de las actividades de la ruta crítica, pues estas son las actividades que implican un estricto cumplimiento en sus tiempos establecidos, teniendo en cuenta que son actividades con una holgura mínima, estas actividades se pueden observar posteriormente en la Tabla 44, e igualmente comparar con el anexo de Project al final del documento.

118

Figura 20. Método de ruta critica

119

9.1.5 Diagrama de Gantt. O gráfica de barras, donde se combina las funciones de planeación y programación, se utiliza el programa Project para graficarlas. El diagrama de Gantt es una forma grafica más sencilla de realizar seguimiento a la ejecución de un proyecto o de varias actividades si tomamos como referencias las fechas o calendarios, pues este inserta cada actividad dentro de un calendario que permite hacer este seguimiento, la principal diferencia con el diagrama de red, es que este ultimo muestra las actividades con su respectiva secuencias o actividades predecesoras, además de mostrar más información como su fecha de inicio, fin, su duración y sus recursos, el diagrama de red es mas practico al momento de hacer seguimiento con actividades predecesoras.

Figura 21. Diagrama De Gantt

120

9.2 PROGRAMACION 9.2.1 Duración estimada de cada actividad. Para establecer el programa del proyecto, se estimó la duración de cada actividad, desde el momento en que se inicie hasta que termine, lo que representa el tiempo total trascurrido. .

Tabla 42. Programación De Actividades ��

��

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.5

19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

1.6 1.6.1 1.7 1.7.1 1.7.2 1.7.3 1.8 1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.9 1.9.1 1.9.2

��

��

��E��A E� �A�C�A DE ��D�C��A DE �E��E�ADA� C��A�AC�� GE�E��E DE� ��EC�� C�� C��A�AC�� DE� E.� �� C�� A��E�DA��E�� ADEC�AC�� F�C��A� B�� A�� D�� E��, �� E�� E�� A��E DE� ��EC�� C�A� �� C�� C�� E�� E�EC�C�� DE� ��EC�� DE�E��AC�� A�CA�CE, ��E��, C�� A� DE DE�E�B�� D�� , �� C��A�AC�� E��E�A C��CC�� C�� C�� C��C�� EGA� DE �A E��E�A �� C��A DE �E��E�� B��

191 �� 10 �� 4 �� 4 �� 2 �� 13 �� 4 �� 4 �� 2 �� 3 �� 10 �� 2 �� 5 �� 3 �� 4 �� 2 �� 2 �� 0 ��

01/09/09 01/09/09 01/09/09 05/09/09 11/09/09 14/09/09 14/09/09 18/09/09 24/09/09 26/09/09 01/10/09 01/10/09 03/10/09 09/10/09 14/10/09 14/10/09 16/10/09 19/10/09

08/05/10 14/09/09 05/09/09 11/09/09 14/09/09 30/09/09 18/09/09 24/09/09 26/09/09 30/09/09 14/10/09 03/10/09 09/10/09 14/10/09 19/10/09 16/10/09 19/10/09 19/10/09

2 �� 2 �� 9 �� 5 �� 2 �� 2 �� 10 �� 6 �� 2 �� 2 �� 12 �� 5 �� 4 ��

19/10/09 19/10/09 22/10/09 22/10/09 28/10/09 30/10/09 22/10/09 22/10/09 29/10/09 02/11/09 03/11/09 03/11/09 09/11/09

21/10/09 21/10/09 03/11/09 28/10/09 30/10/09 03/11/09 04/11/09 29/10/09 31/10/09 04/11/09 18/11/09 09/11/09 14/11/09

121

��

��

32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48

1.9.3 1.10 1.10.1 1.10.2 1.10.3 1.11 1.11.1 1.11.2 1.11.3 1.12 1.12.1 1.12.2 1.12.3 1.12.4 1.12.5 1.12.6 1.12.7

49 50 51 52 53 54 55 56 57 58

1.13 1.13.1 1.13.2 1.13.3 1.13.4 1.14 1.14.1 1.14.2 1.14.3 1.15

59 60 61 62 63 64 65 66

1.15.1 1.15.2 1.15.3 1.16 1.16.1 1.16.2 1.17 1.17.1

67 1.18 68 1.18.1

�� 3 �� E�� CE�C�A� E��EC�A�E�. 5 �� C�� 1 �� A�� 2 �� 2 �� A� DE �A��E��G DE �A��A��E�� 9 �� D�� 2 �� E�� 2 �� E�� 5 �� E�EC�C�� B�A� C��E� 98 �� 8 �� E�� 10 �� C�� 45 �� 20 �� C�� 5 �� 8 �� 2 �� AD��C��, ��A�E � ��E��A E� �A�C�A DE �A �A��A��A � E�� 15 �� A�� E�� 2 �� E�� 3 �� A�� 5 �� D�� E�� 5 �� C��A�AC�� A�� DE �B�A D��EC�A 7 �� 3 �� 2 �� C�� 2 �� CA�AC��AC�� A�� DE �B�A D��EC�A 9 �� C�� E�� E. 3 �� C�� B�� (B��) 3 �� C�� 3 �� C��A DE �� A�A ��EBA� DE ��D�CC�� 2 �� 1 �� 1 �� E�A ��D�CC�� 1 �� 1 �� C��A DE �� A�A ��E�AC�� DE �A E��E�A 1 �� C�� 1 ��

122

14/11/09 18/11/09 18/11/09 19/11/09 23/11/09 04/11/09 04/11/09 06/11/09 09/11/09 25/11/09 25/11/09 05/12/09 18/12/09 16/02/10 13/03/10 20/03/10 31/03/10

18/11/09 25/11/09 19/11/09 21/11/09 25/11/09 16/11/09 06/11/09 09/11/09 16/11/09 02/04/10 05/12/09 18/12/09 16/02/10 13/03/10 20/03/10 31/03/10 02/04/10

02/04/10 02/04/10 05/04/10 09/04/10 15/04/10 16/11/09 16/11/09 19/11/09 23/11/09 22/04/10

22/04/10 05/04/10 09/04/10 15/04/10 22/04/10 25/11/09 19/11/09 21/11/09 25/11/09 04/05/10

22/04/10 26/04/10 30/04/10 25/11/09 25/11/09 26/11/09 04/05/10 04/05/10

26/04/10 30/04/10 04/05/10 27/11/09 26/11/09 27/11/09 05/05/10 05/05/10

05/05/10 05/05/10

06/05/10 06/05/10

69 70 71 72

1.19 1.19.1 1.20 1.20.1

E��EGA ��EC�� A �A��FACC�� E�� A�G��AC��

1 �� 1 �� 1 �� 1 ��

06/05/10 06/05/10 07/05/10 07/05/10

07/05/10 07/05/10 08/05/10 08/05/10

9.2.2 Tiempos de inicio y terminación del proyecto. Para establecer la base sobre la que se calcula el programa del proyecto usando la duración estimada para cada una de las actividades, se eligió un tiempo de inicio estimado y un tiempo de terminación propuesto para todo el proyecto, tiempo en el que se debe completar el proyecto. Su iniciación es el 1 de Septiembre de 2009 y su terminación el 08 de Mayo de 2010, lo anterior teniendo en cuenta la información de las tareas, las tareas críticas y los hitos. •

TIEMPOS DE INICIO Y TERMINACION MÁS TEMPRANOS.

TIEMPOS DE INICIO: Esta determinado por el tiempo de terminación de las actividades predecesoras. TIEMPOS DE TERMINACION: es igual al tiempo más temprano de inicio, más el tiempo esperado de la actividad. •

TIEMPOS DE INICIO Y TERMINACION MÁS TARDIOS.

TIEMPOS DE TERMINACION: se inicia calculando el tiempo más tardío de terminación de la última actividad, que es igual al tiempo más temprano de terminación de la última actividad. TIEMPOS DE INICIO: es igual al tiempo más tardío de terminación, menos el tiempo esperado de la actividad. Tabla 43. Identificación De Holgura EDT 1 2 3 4 5

DU R. (Dia s)

ACTIVIDADES CONTRATACIÓN GERENTE DEL PROYECTO CONTRATACION DEL E.N ARRENDAMIENTO Y ADECUACION OFICINAS REVISIÓN Y AJUSTE DEL PROYECTO INICIAL REVISION EJECUCION DEL PROYECTO

123

PRED.

10

FECHA MAS TEMPRANA FECHA FECH INICIO A FIN

FECHA MAS TEMPRANA FECHA FECH INICIO A FIN

HOL GUR A

0 10

10 1 23 11

11 24

1 1

23

33 24

34

1

13

1

10

2

4

3

33

37 34

38

1

0

4

37

37 38

38

1

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

DETERMINACION ALCANCE, TIEMPO, COSTOS CONTRATACION EMPRESA CONSTRUCTORA CONSTITUCION LEGAL DE LA EMPRESA COMPRA DE TERRENO PERMISOS Y LICENCIAS ESPECIALES DE OPERACIÓN PLAN DE MARKETING DE LANZAMIENTO EJECUCIÓN OBRAS CIVILES ADQUISICION, MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE LA MAQUINARIA Y EQUIPO CONTRATACI N MANO DE OBRA DIRECTA CAPACITACIÓN MANO DE OBRA DIRECTA COMPRA DE INSUMOS PARA PRUEBAS DE PRODUCCIÓN PRIMERA PRODUCCIÓN PILOTO COMPRA DE INSUMOS PARA OPERACIÓN DE LA EMPRESA ENTREGA PROYECTO A SATISFACCIÓN INAUGURACION

2

4

37

39 38

40

1

9

6

39

48 40

49

1

10

6

12

7

39 48

49 162 60 49

172 61

123 1

5

9

60

65 61

66

1

9

8

98

10

49 65

57 172 163 66

181 164

124 1

15

12

163

178 164

179

1

7

11

57

64 181

188

124

9

13

178

187 179

188

1

2

14

64

66 186

188

122

1

13,15, 16

187

188 188

189

1

1

17

188

189 189

190

1

1

18

1

19

189 190

190 190 191 191

191 192

1 1

9.2.3 Informe sobre flujo de caja y presupuesto. Muestra las actividades, con sus tiempos de ejecución y costos, cada costo de las actividades, están relacionadas con sus respectivos recursos, logrando identificar a que corresponde cada valor dentro de la actividad. Dentro el flujo de caja podemos observar como en el mes de Noviembre de 2008, se presentan los mayores desembolsos teniendo en cuenta que es el mes de la adquisición del terreno e iniciación de las obras civiles de construcción; igualmente en el mes de abril se presenta el otro desembolsos cuantioso teniendo en cuenta que en este mes se realizara la adquisición, montaje y puesta en marcha de la maquinaria y equipo. De igual forma en el resumen del presupuesto muestra cada actividad con su costo total. (Ver Anexo A) 9.3 CONTROL Para el control del proyecto, se hace necesario realizar revisiones periódicas, las cuales se reflejan en los hitos, con el objeto de evaluar el avance de las actividades y su desempeño en el cumplimiento del objetivo, lo que permite detectar los inconvenientes y plantear soluciones que eviten retrasos que afecten la terminación del proyecto en los términos establecidos inicialmente. 124

Figura 22. Proceso de Control de Proyecto

9.3.1 Periodo de presentación de informes. Los informes se presentaran semanalmente por los miembros del equipo nuclear al Gerente del Proyecto, así mismo el Gerente recopilara la información del avance del proyecto y se presentara al Cliente. La información a presentar al cliente se consolidará así: - Tiempo real de cada actividad, cuando inicia y cuando termina - Costos reales que se han gastado y están comprometidos. - Información sobre cambios que se han efectuado en el alcance, programa y

presupuesto.

9.3.2 Seguimiento al desempeño. Durante la ejecución del proyecto algunas actividades se terminarán en el tiempo planeado, otras antes y otras después, esto afectará el programa de las actividades que aún no se hayan terminado, para ello es necesario marcar sobre las actividades terminadas el porcentaje de cumplimiento.

125

Figura 23. Seguimiento Al Desempeño

Para analizar el desempeño del costo del proyecto se utilizan mediciones como el costo total presupuestado, costo gastado, mediante los informes presupuestales arrojados por Project. 9.3.3 Indicadores Seleccionados. Otra De Las Formas Que Se Utilizara Para Hacer Control Del Proyecto Será El Seguimiento De Los Indicadores Planteados, Dentro De Los Indicadores Se Plantean Tres Tipos: •

INDICADORES DE EFICACIA.

Se define como el grado en que se alcanzan los objetivos, programas o metas en términos de producto, en un proceso y periodo determinado. 126

•

INDICADORES DE EFICIENCIA.

El logro de un objetivo a un menor costo unitario posible, en este indicador se mide el uso óptimo de los recursos disponibles para lograr los objetivos propuestos. •

INDICADORES DE EFECTIVIDAD.

Este indicador involucra tanto la eficiencia como la eficacia, el logro de estos resultados de tiempo y costos supone no solo una medición de resultados, si no que además son los esperados. Tabla 44. Indicadores INDICADORES EFICACIA EFICIENCIA

ACTIVIDAD

PUESTA EN MARCHA DE PRODUCTORA DE MERMELADAS Valor de contratación CONTRATACIÓN GERENTE DEL Nº personas contratadas en la del gerente/valor PROYECTO fecha establecida/1 presupuestado CONTRATACION DEL E.N

Nº personas contratadas en la fecha establecida/3

CONTRATACION CONSTRUCCION OBRAS CIVILES

Nº empresas contratadas en la fecha establecida/1 Nº oficinas arrendados en la fecha establecida/ 1

ARRENDAMIENTO Y ADECUACION OFICINAS

Total actividades de adecuación realizadas en el tiempo establecido/ actividades de adecuación programadas.

REVISIÓN Y AJUSTE DEL PROYECTO INICIAL

Proyecto ajustado y revisado en la fecha establecida / 1

DET. ALCANCE, TIEMPO Y COSTOS

Producto, tiempo y costo del proyecto establecido /1

CONSTITUCION LEGAL DE LA EMPRESA

Total requerimiento legales cumplidos en la fecha determinada/requerimientos legales necesarios

COMPRA DE TERRENO

Nº de Terrenos comprados en la fecha establecida/1

127

Valor de contratación del EN/valor presupuestado Valor de contratación de la construcción/valor presupuestado Valor de contratación del arrendamiento/valor presupuestado

Valor de contratación de la constitución legal de la empresa/valor presupuestado Valor del terreno adquirido/valor presupuestado

INDICADORES EFICACIA EFICIENCIA

ACTIVIDAD PERMISOS Y LICENCIAS ESPECIALES

Total requerimiento legales cumplidos en la fecha determinada/requerimientos legales necesarios

PLAN DE MARKETING DE LANZAMIENTO

Plan de marketing aprobado en la fecha determinada/1


ADQUISICION, MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE LA MAQ. Y EQUIPO

CONTRATACIÓN MANO DE OBRA DIRECTA

Actividades de obra civil realizadas conforme a cronograma/ total actividades programadas Nº de maquinaria y equipo adquirida, montada y en operación en la fecha establecida/ maquinaria necesaria programada Nº de personas contratadas en la fecha establecida/total personas programadas a contratar

CAPACITACIÓN MANO DE OBRA DIRECTA

Nº de personas capacitadas en la fecha programada/ total personas a capacitar

COMPRA DE INSUMOS PARA PRUEBAS DE PRODUCCIÓN

Total insumos comprados en la fecha establecida/total insumos necesarios y programados

PRIMERA PRODUCCIÓN PILOTO

Prueba piloto ejecutada en la fecha establecida/ 1

COMPRA DE INSUMOS PARA LA OPERACION DE LA EMPRESA ENTREGA PROYECTO A SATISFACCIÓN INAUGURACION

Valor de permisos y licencias especiales/valor presupuestado Valor del plan de Marketing de lanzamiento/valor presupuestado Valor de ejecución de obras civiles/valor presupuestado Valor de adquisición de maquinaria/valor presupuestado Valor de contratación del mano de obra directa/valor presupuestado Valor de capacitación de mano de obra directa/valor presupuestado Valor de compra de insumos/valor presupuestado Valor de realización de primera producción piloto/valor presupuestado

Total insumos comprados en la fecha establecida / total insumos necesarios y programados Proyecto a satisfacción entregado en la fecha establecida/1

Valor de compra de insumos/valor presupuestado

Evento de inauguración realizado en la fecha establecida/1

costo de inauguración/valor presupuestado

9.3.4 Gestión del riesgo. Importante herramienta en el control de la ejecución de proyecto es la gestión de riesgo, la cual permite disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos al proyecto, y sobre los cuales no tenemos incidencia de manejo, además, una gestión de riesgos eficiente, se traduce en 128

efectos económicos favorables para la empresa. Para poder realizar una gestión de riesgos se debe seguir los siguientes pasos: Identificar el riesgo. Reconocimiento de actividades que pueden no ejecutarse como se planeo. Priorizar los riesgos en función de la probabilidad y de impacto. Desarrollar un plan de contingencia para gestionar aquellos riesgos con gran probabilidad de impacto. •

• •

9.3.4.1 Identificación de riesgos. En esta etapa se identifican los riesgos presentes en cada una de las actividades necesarias para la ejecución del proyecto. Tabla 45. Identificación De Riesgos ACTIVIDAD

RIESGO

PUESTA EN MARCHA DE PRODUCTORA DE MERMELADAS CONTRATACIÓN GERENTE DEL PROYECTO CONTRATACION DEL E.N CONTRATACION OUTSOURCIN DE CONSTRUCCION ARRENDAMIENTO Y ADECUACION OFICINAS REVISIÓN Y AJUSTE DEL PROYECTO INICIAL DET. ALCANCE, TIEMPO, COSTOS Y PLAN DE DESEMBOLSOS CONSTITUCION LEGAL DE LA EMPRESA COMPRA DE TERRENO PERMISOS Y LICENCIAS ESPECIALES DE OPERACIÓN PLAN DE MARKETING DE LANZAMIENTO EJECUCIÓN OBRAS CIVILES ADQUISICION, MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE LA MAQ. Y EQUIPO CONTRATACIÓN MANO DE OBRA DIRECTA CAPACITACIÓN MANO DE OBRA DIRECTA COMPRA DE INSUMOS PARA PRUEBAS DE PRODUCCIÓN PRIMERA PRODUCCIÓN PILOTO COMPRA DE INSUMOS PARA LA OPERACION DE LA EMPRESA ENTREGA PROYECTO A SATISFACCIÓN INAUGURACION

129

Incorrecta selección del GP Incorrecta selección del EN Incorrecta selección del tipo de contrato Fallas en la revisión y ajustes Falta de precisión en la estimación de costo, tiempo y calidad No aprobación por falta de doc. Completa Problemas legales en la adquisición. Desconocimiento de los tramites a efectuar Demora en la entrega de los insumos Incumplimiento del contratista Demora en la entrega de la maquinaria Deficit de mano de obra Plan de capacitacion no pertinente Adquisición de insumos de mala calidad Falla en la prueba piloto Incremento inesperado de los precios No cumplimiento con objetivos No asistencia de invitados

9.3.4.2 Probabilidad e Impacto de los Riesgos. Una vez identificada los diferentes riesgos que se podrían presentar en cada actividad dentro de la ejecución del proyecto, procedemos a elaborar el mapa de riesgos, definiendo cual será su probabilidad y su impacto, esta definición permitirá cuantificar el riesgo dentro de la ejecución del proyecto, así: Tabla 46. Matriz De Probabilidad E Impacto De Riesgos PROBABILID AD ACTIVIDAD

RIESGO

PUESTA EN MARCHA DE PRODUCTORA DE MERMELADAS CONTRATACI N GERENTE Incorrecta selección DEL PROYECTO del GP Incorrecta selección CONTRATACION DEL E.N del EN CONTRATACION CONSTRUCCION OBRAS Incorrecta selección CIVILES del tipo de contrato ARRENDAMIENTO Y ADECUACION OFICINAS REVISIÓN Y AJUSTE DEL Fallas en la revisión y PROYECTO INICIAL ajustes DET. ALCANCE, TIEMPO, Falta de precisión en la COSTOS Y PLAN DE estimación de costo, DESEMBOLSOS tiempo y calidad CONSTITUCION LEGAL DE No aprobación por falta LA EMPRESA de doc. Completa Problemas legales en COMPRA DE TERRENO la adquisición. PERMISOS Y LICENCIAS ESPECIALES DE Desconocimiento de OPERACIÓN los tramites a efectuar PLAN DE MARKETING DE Demora en la entrega LANZAMIENTO de los insumos EJECUCIÓN OBRAS CIVILES Incumplimiento del contratista ADQUISICION, MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE LA Demora en la entrega MAQ. Y EQUIPO de la maquinaria CONTRATACI N MANO DE Déficit de mano de OBRA DIRECTA obra CAPACITACI N MANO DE Plan de capacitación OBRA DIRECTA no pertinente

130

Mu y Pro bab le (0.3 )

Pro bab le (0.2 )

IMPACTO Se ve ro (3)

X

X

0.33

X

X

0.33

X

M ed io (2)

X

Tr ivi al (1)

EST ADO

Impr oba ble (0.1)

0.40

X

X

0.60

X

X

0.60

X X

X

0.20 0.60

X

X

0.20

X

X

0.20

X

X

X

X

0.60

X

X

0.20

X

X

0.20

X

0.40

PROBABILID AD ACTIVIDAD

COMPRA DE INSUMOS PARA PRUEBAS DE PRODUCCIÓN PRIMERA PRODUCCIÓN PILOTO COMPRA DE INSUMOS PARA LA OPERACION DE LA EMPRESA ENTREGA PROYECTO A SATISFACCIÓN INAUGURACION

RIESGO

Adquisición de insumos de mala calidad Falla en la prueba piloto Incremento inesperado de los precios No cumplimiento con objetivos No asistencia de invitados ANALISIS CUANTITATIVO

Mu y Pro bab le (0.3 )

Pro bab le (0.2 )

IMPACTO Se ve ro (3)

X

X

0.30

X

X

0.30

X X

M ed io (2)

Tr ivi al (1)

EST ADO

Impr oba ble (0.1)

X

0.20

X

X

0.30 X

0.10 6.06

Si consideramos una referencia en el análisis cualitativo como lo muestra la siguiente tabla, observamos como el rango de riesgo dentro del cual se encuentra la ejecución del proyecto es media.

Tabla 47. Cuantificación Riesgos Del Proyecto

Algunos de los riesgos pueden ser aceptados por el Gerente de Proyecto y su efecto puede ser contrarrestado teniendo en cuenta el Plan de Gestión de Riesgos formulado a los riesgos de mayor probabilidad, los cuales se han seleccionado así: Tabla 48. Cuantificación De Riesgos De Las Actividades

131

Los riesgos que se encuentren en el rango de 0.1 a 0.4, serán aceptados por el Gerente del proyecto, los riesgos que se encuentren entre el 0.5 y 0.9, serán analizados en el plan de gestión de riesgos. De esta manera se observa como los riesgos a analizar son los siguientes (actividades resaltadas): Tabla 49. Matriz De Selección De Actividades Riesgo PROBABILIDAD ACTIVIDAD

RIESGO

PUESTA EN MARCHA DE PRODUCTORA DE MERMELADAS No asistencia de INAUGURACION invitados CONSTITUCION No aprobación por LEGAL DE LA falta de doc. EMPRESA Completa PERMISOS Y LICENCIAS Desconocimiento de ESPECIALES DE los tramites a OPERACIÓN efectuar PLAN DE MARKETING DE Demora en la entrega LANZAMIENTO de los insumos ADQUISICION, MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE LA Demora en la entrega MAQ. Y EQUIPO de la maquinaria CONTRATACI N MANO DE OBRA Déficit de mano de DIRECTA obra COMPRA DE INSUMOS PARA LA OPERACION Incremento DE LA inesperado de los EMPRESA precios COMPRA DE INSUMOS PARA Adquisición de PRUEBAS DE insumos de mala PRODUCCIÓN calidad PRIMERA PRODUCCIÓN Falla en la prueba PILOTO piloto ENTREGA PROYECTO A No cumplimiento con SATISFACCIÓN objetivos CONTRATACI N GERENTE DEL Incorrecta selección PROYECTO del GP CONTRATACION Incorrecta selección DEL E.N del EN CONTRATACION OUTSOURCIN DE Incorrecta selección CONSTRUCCION del tipo de contrato CAPACITACI N MANO DE OBRA Plan de capacitación DIRECTA no pertinente REVISI N Y Fallas en la revisión y AJUSTE DEL ajustes

Muy Probable (0.3)

Probable (0.2)

IMPACTO

Improbable (0.1)

Severo (3)

Medio (2)

X

Trivial (1)

ESTADO

X

0.10

X

X

0.20

X

X

0.20

X

X

0.20

X

X

0.20

X

X

0.20

X

X

0.20

X

X

0.30

X

X

0.30

X

X

0.30

X

X

0.33

X

X

0.33

X

X

0.40

X

X

0.40

X

132

X

0.60

PROBABILIDAD ACTIVIDAD

RIESGO

PROYECTO INICIAL DET. ALCANCE, TIEMPO, COSTOS Y PLAN DE DESEMBOLSOS COMPRA DE TERRENO EJECUCI N OBRAS CIVILES

Falta de precisión en la estimacion de costo, tiempo y calidad Problemas legales en la adquisicion. Incumplimiento del contratista ANALISIS CUANTITATIVO

Muy Probable (0.3)

Probable (0.2)

IMPACTO

Improbable (0.1)

Severo (3)

Medio (2)

Trivial (1)

ESTADO

X

X

0.60

X

X

0.60

X

X

0.60 6.06

9.3.4.3 Estrategias para el tratamiento de los riesgos potenciales. Inicialmente se plantearan las estrategias a desarrollar en el plan de gestión de riesgos, lo que permitirá, evitar y mitigar los riesgos en la ejecución. Tabla 50. Tabla De Gestión De Riesgos

ACTIVIDAD

RIESGO

ESTRATEGIA

PUESTA EN MARCHA DE PRODUCTORA DE MERMELADAS REVISIÓN Y AJUSTE DEL PROYECTO INICIAL DET. ALCANCE, TIEMPO, COSTOS Y PLAN DE DESEMBOLSOS

Fallas en la revisión y ajustes Falta de precisión en la estimación de costo, tiempo y calidad

COMPRA DE TERRENO

Problemas legales en la adquisición del terreno.


Incumplimiento del contratista

Revisión detallada y a profundidad de la formulación del proyecto. formulación precisa del cronograma de actividades y sus costos Hacer estudio legal del terreno antes de la adquisición contratar las pólizas de cumplimiento respectivas

Posteriormente procedemos a asignar responsabilidades mediante la matriz de responsabilidades del plan de gestión de riesgos. Tabla 51. Matriz De Responsabilidades RIESGO

ESTRATEGIA

133

I E N

E N R

I N

S T N A E R J U N

Fallas en la revisión y ajustes Falta de precisión en la estimación de costo, tiempo y calidad Problemas legales en la adquisición del terreno. Incumplimiento del contratista

Revisión detallada y a profundidad de la formulación del proyecto. formulación precisa del cronograma de actividades y sus costos Hacer estudio legal del terreno antes de la adquisición contratar las pólizas de cumplimiento respectivas

P

S

P

S

S

P

S

P

S

Una vez identificados los responsables de la ejecución del plan de gestión de riesgos, se procede a formular el sistema de información y comunicación para la gestión de riesgos. Tabla 52. Matriz De Información Y Comunicación Del Riesgo TIPO DE INFORMACION

MEDIO DE TRANSMISION

DIRIGIDO A

FRECUENCIA

GERENTE

Informe de avance del plan de gestión de riesgos

Informe escrito, reunión.

CLIENTE

Mensual.

DIR. ADMINISTRATIVO

Informe sobre inconsistencias de carácter administrativo en la revisión del proyecto inicial.

Informe escrito

GERENTE

Al primer mes.

DIR. FINANCIERO

Informe sobre inconsistencias de carácter financiero en la determinación del alcance del proyecto.

Informe escrito

GERENTE

Al primer mes.

ASESOR

Informe de los estudios de los

Informe escrito

GERENTE

Al primer mes.

ACTOR

134

JURIDICO

tipos de contratos para la ejecución de las obras civiles Informe sobre contratación de pólizas para la ejecución del proyecto.

Informe escrito

135

GERENTE

Al primer mes.

10 PROCESO DE CONTRATACION PARA LA EJECUCION DEL PROYECTO La ejecución del proyecto ESTABLECIMIENTO Y PUESTA EN MARCHA DE UNA EMPRESA PRODUCTORA Y COMERCIALIZADORA DE MERMELADAS AMAZONICAS requiere aplicar varios modelos de contratación, referentes a: contratar personal calificado como es el caso del gerente del proyecto, equipo nuclear, también se contratara la mano de obra no calificada como el operario para la realización de la prueba piloto, una secretaria con funciones de auxiliar administrativo, y un vendedor (quienes pueden continuaran en la etapa de operación del proyecto); arrendamiento y adecuación de oficinas, compra de terreno, construcción de obras civiles, compra de maquinaria y equipo e instalación de la misma y compra de materia prima para realizar la prueba piloto con el propósito de dejar subsistencias para el primer mes de producción, contando con que previamente se tienen los documentos para concluir cada proceso y la aplicación de los sistemas de selección identificados para los modelos con sus respectivas minutas de contrato, permitiendo legalizar formalmente la contratación. En términos generales un contrato, es definido como un acuerdo privado, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser exigidas. Es un acuerdo de voluntades que genera derechos y obligaciones para las partes. Por ello se señala que habrá contrato cuando varias partes se ponen de acuerdo sobre una manifestación de voluntad destinada a reglar sus derechos9. Para contratar el personal requerido en la ejecución del proyecto, se utilizará el modelo de Contratación Directa, este acto administrativo contendrá la causal invocada, el objeto del contrato, el presupuesto destinado, las obligaciones del contratista, duración, el lugar donde desarrolle el contrato, las garantías, entre otros. (ver minuta anexa) en este caso se celebrará un contrato de precio fijo para el Gerente del Proyectos y de Término Fijo para los integrantes del equipo nuclear en la etapa de ejecución y un operario, una secretaria y un vendedor vinculados para la etapa de operación. En el inicio de las labores de ejecución del proyecto, se realizará un contrato de arrendamiento de oficinas el cual se enmarca dentro de la modalidad de Contrato Real tal como lo establece el Artículo 1500 del C.C. (ver minuta anexa) En lo referente a la compra de bien raíz requerido para la construcción de las obras de infraestructura, se tiene en cuenta lo establecido en el Título 4, Capitulo primero del C.C. artículo 1450, se recurre al modelo de Contrato Bilateral, por 9

http://es.wikipedia.org/wiki/Contrato

136

tanto se celebrará un contrato de compraventa de Bien Raíz ( ver anexo minuta de contrato). Entre las modalidades de contratación para la ejecución del proyecto se efectuarán contratos de precio fijo para la adecuación de las oficinas y para la construcción de infraestructura, la cual está dada en tiempos tales (menor de un año), que las variables como inflación no afectaran sus costos, además garantiza una planificación de la inversión a mediano plazo, el contrato contemplara montos fijos, que deberán ejecutarse a lo largo de la puesta en marcha de la obra sin sufrir modificaciones, los riesgos son mínimos en la ejecución no existiendo la posibilidad de adición en los montos de ejecución que pueda afectar el presupuesto planeado.

MODELO CONTRATACIÒN

PRINCIPALES CONTRATOS De Precio Fijo

PROYECTO EJECUTADO Gerente del Proyecto

CONTRATACIÒN DIRECTA Contrato a Término Fijo

CONTRATACIÒN REAL

CONTRATACIÒN BILATERAL

CONTRATACIÒN DE PRECIO FIJO

De arrendamiento

De Compra venta

Equipo Nuclear Mano de obra no calificada

Oficinas Terreno Maquinaria y Equipo e Instalación Materia prima

Adecuación de Oficinas Infraestructura

De Obras

Fuente este trabajo 2009 137

10.1 DEFINICIÓN DE LOS MODELOS DE CONTRATOS A UTILIZAR PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 10.1.1. Administración De Contratos. Este proceso involucra la administración de la información contractual en aspectos tales como: •

• •

•

• •

•

• • • • •

Información básica: Tipo de contrato, régimen de cesantías, seguridad social, tipo de salario. Fechas del contrato: Ingreso, retiro, vencimiento y prorroga Condiciones de pago: Salario ordinario, salario integral y compensación flexible Tipo de remuneración: Por horas, Parcial (comisiones, honorarios, servicios), por tiempo completo y medio tiempo Administración cuentas de empleados Información del cargo, centro de costos, centro de trabajo, área de riesgos y forma de pago (cheque, efectivo, consignación y desprendible) Asignación del turno de trabajo (Proceso automático de administración de turnos) Cambio de contratos de fijo a variable Reporte de contratos Control de prorrogas Administración de prorrogas Reporte de vencimientos contratos

Los proyectos serán administrados directamente por el gerente general quien será el supervisor de cada uno de los contratos, posteriormente podrá apoyarse en los directivos a su cargo, sobretodo para contratos como el de outsorcing y obras civiles, y contratos de proveedores como el caso de materia prima. Para administrar los contratos deberá llevarse un estricto orden, de ello dependerá en gran parte el éxito de la ejecución del proyecto, primero se debe partir por la elaboración de los términos de referencia para llevar a cabo una convocatoria que puede ser por licitación y escoger la alternativa que mas se ajuste al siguiente esquema para evaluar a los proponentes y de esta manera escoger al mejor y más calificado aplicando la ficha que se indica a continuación:

138

FICHA DE CALIFICACIÒN CRITERIOS PARA CONTRATACIÒN: OUTSORCING, OBRAS CIVILES Y PROVEEDORES FACTOR CALIFICACI N COMENTARIOS 1. Enfoque ** 2. Experiencia 3. Precio 4. Oportunidad 5. Reputación del oferente 6. Disponibilidad de fondos ** La calificación irá de 1 a 5, siendo 5 el más alto puntaje para ser elegido. De Contratación Directa: El proceso de selección de este tipo de contratación es excepcional, y se pregona respecto del proceso de selección, más no en cuanto a la observancia de los principios de transparencia, economía y responsabilidad y del deber de selección objetiva, por tratarse de principios del orden constitucional y legal que deben aplicarse con firmeza a la contratación directa. Ejemplo Contrato de Prestación de servicios personales. •

Real: queda concluido desde el momento en que una de las partes haya hecho a la otra la tradición o entrega de la cosa sobre la que versare el contrato. Ej. Contrato de Arrendamiento de oficinas. •

Bilateral: es el acuerdo de voluntades que da nacimiento a obligaciones para ambas partes. Ej. Compraventa de Bien Raíz •

De Precio Fijo: Es un contrato donde se establecen los precios de cada actividad. En cada uno de los precios se incluyen costos directos que comprenden mano de obra, materiales y equipos y el A.I.U que significa Administración, Imprevistos y Utilidades. Generalmente en este tipo de contratos el contratista exige un anticipo del 50% para poder congelar los precios y pagarle a los proveedores. Para este caso aplica para la adecuación de las oficinas y construcción de la obra de infraestructura. •

Ventajas • Certidumbre en los costes • Simple • Fácil comparación de ofertas

139

Desventajas • Requiere un conocimiento exacto del momento preciso para la contratación de un precio fijo. Contrato a Término Fijo De Uno a Tres Años Cualquiera de las partes puede dar por terminado el contrato dando aviso a la otra con una anticipación mayor a treinta (30) días de la fecha de vencimiento del periodo contratado, si este aviso no se da o se da con una anticipación menor a treinta (30) días el contrato se prorroga por un periodo igual al inicial. •

10.2 DOCUMENTOS CONTRATOS

REQUERIDOS

PARA

LA

ELABORACIÓN

DE

10.2.1 De prestación de servicios con persona natural. Los documentos exigidos serán: • • • • • • • • •

Hoja de vida debidamente diligenciada con los siguientes soportes Copia de la cédula Pasado Judicial Certificado de antecedentes de la contraloría Certificado de antecedentes de la procuraduría RUT de la DIAN Carnet de salud Certificado de aportes cuando el contrato no supere los tres meses Póliza de cumplimiento luego de firmar el contrato y Acta de Inicio

10.2.2 De Arrendamiento • • •

Copia de la cédula de ambas partes RUT de la DIAN Autenticación ante notaria

10.2.3 De Compra Venta Bien Raíz • • •

Copia de la cédula del comprador y vendedor Copia de la Escritura anterior Pago por servicios notariales

10.2.4 De Obras •

Propuesta de construcción o adecuación de obra 140

•

Original Cámara de Comercio y Registro Proponentes Copia de la cédula Pasado Judicial Certificado de antecedentes de la contraloría Certificado de antecedentes de la procuraduría

•

RUT de la DIAN

• • • •

• • •

Carné de salud Certificado de aportes cuando el contrato no supere los tres meses Pólizas de cumplimiento, calidad y estabilidad de la obra luego de firmar el contrato y Acta de Inicio

141

11. CONCLUSIONES Al realizar la revisión y actualización del proyecto inicial se determinó que éste presenta un VAN por un valor de $351.518.284,77 y un periodo de recuperación de dos años, dos meses y doce días, lo cual indica que el proyecto es financieramente viable, al comprobar que la relación VAN con la inversión inicial es mayor. Analizando los diferentes factores del entorno del proyecto, se evidencia una considerable incidencia negativa del entorno económico y financiero, por cuanto el clima para la inversión fue golpeado por los diferentes sucesos que provocaron una fuerte crisis económica y social finalizando el año 2008. Esto permite deducir que las condiciones económicas y financieras deben mantenerse como hasta ahora en lo corrido del año, o mejorar, puesto que el PIB, la Inflación y las tasas de interés son variables fundamentales en la ejecución de un proyecto. Una vez analizadas las diferentes estrategias de dirección, se identificaron la “Administración por objetivos” como modelo gerencial, puesto que permite establecer los objetivos a cumplir durante la ejecución del proyecto, mejorando la evaluación y seguimiento a las actividades y precisando los detalles del producto a entregar; igualmente se identifico el sistema “Democrático participativo” como estilo de dirección, teniendo en cuenta que engranando con el modelo gerencial, permite establecer los objetivos conjuntamente, de manera acordada, minimizando al máximo la etapa de tormentas en la ejecución. Se determinaron los diferentes canales de comunicación, cada uno con su respectivo contenido y su sistema de difusión entre los diferentes actores dentro de la ejecución del proyecto, la importancia de este sistema de comunicación (SIC) radica en la pertinencia del mismo al hacer seguimiento en términos de tiempo, costo y calidad al avance de las actividades realizadas. Se analizó la importancia de la planeación como base fundamental para identificar las diferentes actividades y la pertinencia en la asignación de recursos; la etapa de programación delimita en tiempo cada actividad y las relaciona entre ellas, permitiendo al gerente tomar decisiones de ajuste al cronograma cuando se presenten inconvenientes que impidan el desarrollo de las actividades posteriores; la etapa de control evidencia la necesidad de identificar los diferentes riesgos dentro de cada actividad, y el planteamiento de las estrategias de mitigación para lograr minimizar la incertidumbre en la ejecución del proyecto. Se identifico como modelos de contratación más idóneos la contratación directa, la real, bilateral y de precio fijo, por reunir las características necesarias para el desempeño de los actores en la ejecución del proyecto. 142

12. RECOMENDACIONES Se recomienda ejecutar el proyecto dentro de los tiempos programados, lo anterior teniendo en cuenta que para el presente año, la Junta directiva del Banco de la República estableció la inflación por encima de la presentada el año pasado, lo que demuestra que no se aplicaran medidas que permitan controlar su crecimiento, generando incertidumbre en los costos totales del proyecto. Se recomienda utilizar las herramientas de planeación, programación y control en el desarrollo de toda actividad dentro de la empresa, esto se llevar teniendo en cuenta las posteriores recomendaciones. Se recomienda considerar al Gerente de Proyecto como Gerente de la empresa, pues cuenta con los elementos necesarios para que el funcionamiento de la misma sea exitoso. Se recomienda adaptar la matriz SIC con los diferentes actores de la empresa en operación, pues esto permitirá mayor circulación de la información y conocimiento de los avances en los procesos y causas de estancamiento en los mismos. Acoger las minutas recomendadas en el capitulo diez y relacionadas en los anexos. La búsqueda de mercados internacionales debe iniciarse una vez el producto este posicionado en el mercado regional, puesto que en la revisión del proyecto inicial, específicamente en la recopilación de información secundaria se encontró la gran aceptación de productos amazónicos en el extranjero, para esto se recomienda iniciar esta búsqueda de mercados internacionales con un amplio y exhaustivo estudio de mercado.

143

13. BIBLIOGRAFIA. ARCOS, Adriana Lucia; BECERRA., Maria Teresa; BENÍTEZ, Angélica Maria y DIAZ, Andrés. Diagnóstico y Caracterización de la Cadena de Valor de Frutales Amazónicos, Bogota: 2004. BARRERO BUITRAGO, Álvaro. “Manual para el establecimiento de sociedades” Teórico práctico, concordado con el nuevo régimen general de sociedades, Ediciones Librería del Profesional. Bogotá: 1.996. GIDO, Jack y CLEMENTS, James P. Administración Exitosa de proyectos. Segunda Edición. 144 p Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Tercera Edición Internet: http://es.wikipedia.org/wiki/Contrato Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 EE.UU. 2004. 222 p

144

ANEXOS. Anexo A. Árbol de Problemas

145

Anexo B. Árbol de Objetivos

146

Anexo C. Matriz de Marco Lógico ENUNCIADO DEL OBJETIVO

FIN

PROPÒSITO

INDICADORES Dimensión/ Ambito de Formula de Cálculo Control Incrementar los (No. de hectáreas de cultivos lícitos cultivos de frutales amazónicos para amazónicos/No. De mejorar la calidad hectáreas de cultivos de vida de los de frutales del campesinos del Putumayo)* 100 Putumayo, apoyando el proceso de agroindustria en la región. Proporcionar a Porcentaje de gastos los campesinos administrativos del mercado seguro proyecto para la comercialización de las frutas amazónicas 1.Infraestructura Porcentaje de terminada, ejecución maquinaria y presupuestaria según equipos unidades producidas instalados y probados 2. Personal Porcentaje de capacitado personal comprometidos con el rendimiento de la empresa

COMPONENTES 3. Empresa de Mermeladas Amazónicas terminada

ACTIVIDADES

Porcentaje de campesinos se declaran satisfechos con el servicio de la empresa 4. Ejecución del Porcentaje plan de marketing consumidores participan activamente en la promoción del producto 1.1. Constitución Empresa legalmente de la Empresa constituida/1 Legalmente

147

MEDIOS DE VERIFICACIÓN SUPUESTOS Registros de cultivadores, inspección visual

Registros de información, reportes y planillas

Municipios interesados en producir frutales amazónicos

Informe, acta de liquidación de obra, registro fotográfico Listado de asistencia, Temas tratados, registro fotográfico, evaluaciones Inspección visual, registro fotográfico, informe final Publicación cuñas radiales, perifoneo, valla informativa Certificado de Cámara De Comercio, RUT,

Postulación de candidatos de otros municipios

ENUNCIADO DEL OBJETIVO

INDICADORES Dimensión/ Ambito de Formula de Cálculo Control 1.2. Contratación Nº de personas de personal para contratadas en la ejecución de fecha establecida/total obras personas programadas a contratar 1.3. Contacto con Nº de maquinaria y proveedores y equipo adquirida, adquisición de montada y en maquinaria y operación en la fecha equipos establecida/ maquinaria necesaria programada 2.1.Convocatoria, Nº de personas selección de contratadas en la personal y fecha establecida/total contratación personas programadas a contratar 2.2. Realización Nº de personas de jornadas de capacitadas en la inducción y fecha programada/ capacitación a total personas a personal capacitar 3.1. Adquisición de materia prima para prueba piloto 3.1. Inauguración Empresa de mermeladas 4.1. Publicitar en la radio, y hacer perifoneo

Total insumos comprados en la fecha establecida/total insumos necesarios y programados Evento de inauguración realizado en la fecha establecida/1 plan de marketing ejecutado/programado

148

MEDIOS DE VERIFICACIÓN SUPUESTOS Contratos, polizas

Registro proveedores, contrato, polizas

Relación hojas de vida, resultados entrevista, contratos Listado de asistencia, Temas tratados, registro fotográfico, evaluaciones Registro proveedores, Registro contable, Recibo de pago Listado de asistencia, registro fotográfico, degustación contratacion publicidad

Anexo D. Informe de actividades

INFORME DE ACTIVIDADES RESPONSABLE

ACTIVIDAD

OBJETIVO

FECHA RESULTADO ESPERADO

N°INFORME RESULTADO OBTENIDO

149

INDICADOR DE RESULTADO

OBSERVACIONES

Anexo E. Acta de reunión ACTA DE REUNION LUGAR:

FECHA:

HORA:

PROYECTO:

ACTA No OBJETIVO

ASISTENTES ASISTE CITADOS FIRMA SI NOMBRE

NO

CARGO

DESARROLLO DE LA REUNION ACUERDOS Y COMPROMISOS

.

COMPROMISOS ADQUIRIDOS: HORA DE FINALIZACIÓN.

150

Anexo F. Circular

CIRCULAR LUGAR:

FECHA:

PROYECTO:

HORA: CIRCULAR Nº

PARA: ASUNTO

DESARROLLO DE LA CIRCULAR

FIRMA DE QUIEN ENVÍA LA CIRCULAR

151

Anexo G. Memorando MEMORANDO LUGAR:

FECHA:

PROYECTO:

HORA: MEMORANDO Nº

PARA: ASUNTO

DESARROLLO DEL MEMORANDO

FIRMA DE QUIEN ENVÍA EL MEMORANDO

152

Anexo H. Contrato de arrendamiento de vivienda urbana

Entre: ................., mayor de edad, residente en ........(municipio), identificado como aparece al pie de mi firma, sin impedimento para contratar y obligarme conforme al Código Civil Colombiano, quien en adelante me denominare ARRENDADOR, por una parte y por otra .............., mayor y residente en ....... (municipio), identificado con C.C. No. ..........expedida en .........., quien para todos los efectos jurídicos en adelante se denominará ARRENDATARIO, celebramos el presente CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE VIVIENDA URBANA que se regirá por las normas aplicables a la materia y especialmente por las siguientes cláusulas: PRIMERA.- OBJETO DEL CONTRATO: El arrendador, propietario de la casa de habitación, ubicada en la ........(dirección), barrio ............ de ..............(municipio) y registrada bajo matricula inmobiliaria No. ..............de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de ............, concede al arrendatario el uso y goce de la misma. SEGUNDA.- CANON MENSUAL: el precio mensual que el arrendatario se obliga a pagar al arrendador por el uso y goce del inmueble es de ...........(letras) M/C ($ .........). TERCERA.- REAJUSTE DEL CANON DE ARRENDAMIENTO: El canon podrá ser incrementado cada doce (12) meses en una proporción que no sea superior a la meta de inflación, sin exceder del 1% del valor comercial del inmueble (o la parte dada en arriendo) CUARTA.- OPORTEMPRESA PARA EL PAGO: El arrendatario se obliga a pagar al arrendador el canon mensual dentro de los ........ (...) primeros días de cada mes. QUINTA.TERMINO: el termino de duración del presente contrato será de ........, a partir de ............(día, mes, año). SEXTA.- DESTINACION: El arrendatario se obliga a dar al inmueble uso para vivienda de el y de su familia y no podrá darle otro. SEPTIMA.SERVICIOS PUBLICOS Y PAGO: el inmueble consta de servicios de ...............(energía eléctrica, acueducto, alcantarillado y línea telefónica); el pago mensual y oportuno de dichos servicios corresponderá en su totalidad al arrendatario, quien declara que recibe al día este pago por parte del arrendador. OCTAVA.- ESTADO DEL INMUEBLE: El arrendatario declara haber recibido el inmueble objeto de este contrato, junto con los servicios antes descritos en buen estado; y se obliga a devolver el inmueble al arrendador a la terminación del contrato en el mismo estado en que lo recibió, excepto por deterioro debido al transcurso del tiempo y uso legitimo del bien. NOVENA.- REPARACIONES: El arrendatario tendrá a su cargo las reparaciones locativas a que se refiere la ley (C.C., arts. 2028, 2029 y 2030) y no podrá realizar otras sin el consentimiento escrito del arrendador DECIMA.- TERMINACIÓN DEL CONTRATO: son causales de terminación del contrato las de ley y especialmente: a) No cancelación oportuna por parte del arrendatario del canon mensual o servicios descritos en la cláusula séptima que ocasionen la suspensión de los mismos. b) Subarriendo, cesión y cambio de destinación del inmueble por parte del arrendatario. c) destrucción, mejoras, ampliaciones e instalaciones al inmueble por parte del arrendatario sin autorización del arrendador. d) Suspensión de los servicios descritos en la cláusula séptima por acción del arrendador. e) Actos del arrendador que afecten o perturben el goce del bien arrendado. f) El presente contrato podrá terminar en cualquier tiempo por acuerdo entre las partes. DECIMA PRIMERA.- PRORROGA Y PREAVISO: El presente contrato se entenderá prorrogado por un periodo igual al inicial, sí antes de que falten 153

TRES (3) meses para el vencimiento del periodo ninguna de las partes avisa por escrito a la otra su intención de darlo por terminado. DECIMA SEGUNDA.- COARRENDATARIO: Para garantizar al arrendador el cumplimiento de sus obligaciones, el arrendatario tiene como COARRENDATARIO a ..........(nombre del coarrendatario), identificado con C.C. No. ............de .........., quien se obliga solidariamente con el arrendatario durante el termino de duración del contrato y el de sus prorrogas. DECIMA TERCERA.- CLAUSULA PENAL: El incumplimiento por cualquiera de las partes de las obligaciones derivadas de este contrato, la constituirá en deudora de la otra por la suma de .......... (...) salarios mínimos mensuales vigentes a la fecha del incumplimiento, a título de pena, sin menoscabo del canon y de los perjuicios que pudieren ocasionarse como consecuencia del incumplimiento Para constancia se firma en ...............(municipio) a los ..... días del mes de ...............de ......... (año). ARRENDADOR (S) Firma C.C. ARRENDATARIO (S) Firma C.C. COARRENDATARIO Firma C.C.

154

Anexo I. Contrato de compra venta de bien raíz

En la ciudad de .......... departamento de ........... República de Colombia, a los..........días del mes de....... de.......... , ante mí.......... Notario.......... del Círculo de ........... compareció .......... quien se identificó con la cédula de ciudadanía número .......... expedida en ..........y libreta militar número ..........del Distrito Militar............ colombiano casado, con sociedad conyugal vigente, domiciliado en esta ciudad y quien en la presente escritura se llamará el vendedor; y.......... quien se identificó con la cédula de ciudadanía número .......... expedida en .......... y libreta militar número.......... del Distrito Militar...........colombiano casado, con sociedad conyugal vigente, domiciliado en esta ciudad, y quien en adelante se llamará en esta escritura el comprador y dijeron que celebran el contrato de compraventa que se rige por las estipulaciones siguientes: Primera. Objeto. El vendedor transfiere a título de compraventa al comprador el derecho de dominio y la posesión que tiene y ejerce sobre una casa de habitación junto con el terreno en que se levanta, con todas sus anexidades, dependencias, usos, costumbres y servidumbres, ubicada en el área urbana de la ciudad de .......... en la calle .......... con el número ..........de la actual nomenclatura urbana, con cédula catastral número .......... inscrita en el folio de matrícula inmobiliaria número .......... de la oficina de registro de instrumentos públicos de .......... inmueble comprendido dentro de los siguientes linderos: Por el norte, en extensión de .......... metros, con ..........; por el sur, en extensión de.......... metros, con ..........; por el oriente, en extensión de .......... metros, con ..........; y por el occidente, en extensión de .......... metros, con..........; con una cabida superficiaria de .......... metros cuadrados. Con un área construida de.......... metros cuadrados. Parágrafo.—No obstante la estipulación sobre su cabida, nomenclatura y linderos, la venta del inmueble anteriormente descrito se efectúa como cuerpo cierto. Segunda. Tradición.—El vendedor garantiza al comprador que el inmueble vendido es de su exclusiva propiedad por no haberlo enajenado antes a nadie y haberlo adquirido por compra efectuada a........... según consta en la escritura pública número........... de fecha........... autorizada en la Notaría.......... del Círculo de...........y registrada en el Folio de Matrícula Inmobiliaria número .......... de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, principal, (o seccional) del Círculo de..........Tercera. Precio. El precio de las ventas es la cantidad de .......... ($...) que el vendedor declara recibido a su entera satisfacción de manos del comprador. Cuarta. Situación del inmueble. El vendedor declara que el inmueble que vende está libre de demandas civiles, embargo judicial, de hipotecas, contratos de anticresis, arrendamientos por escritura pública, pleito pendiente; que su derecho de dominio no está sujeto a condiciones resolutorias, no tiene limitaciones ni ha sido desmembrado, ni constituido en patrimonio de familia, ni movilizado y que, en todo caso. se obliga al saneamiento de la venta conforme a la ley . Parágrafo Primero.—Declara además, el VENDEDOR que hace entrega del inmueble objeto del presente contrato paz y salvo por todo concepto de impuestos, tasas y contribuciones, incluso en lo relacionado con el impuesto predial y complementarios, el cual ha sido pagado por el VENDEDOR para efectos de la obtención del correspondiente paz y salvo notarial necesario para otorgar el presente instrumento. Es entendido que será a cargo del COMPRADOR cualquier suma que se cause liquide a partir de la fecha con relación al citado inmueble proveniente de cualquier entidad nacional, departamental y municipal por conceptos de impuestos, tasas, contribuciones, valorizaciones o gravámenes de cualquier clase. Parágrafo Segundo. El VENDEDOR igualmente, entrega a paz y salvo el inmueble objeto de la venta por conceptos

155

de servicios públicos de agua y alcantarillado, energía eléctrica, gas y teléfono (sólo los servicios públicos de que conste el inmueble). Quinta. Gastos notariales, de registro y retención en la fuente. Los gastos notariales que ocasione el otorgamiento del presente instrumento serán sufragados por ambas partes contratantes en igual proporción. Los gastos de beneficencia, tesorería y registro que demande el otorgamiento de esta escritura serán a cargo del COMPRADOR. Lo correspondiente a la retención en la fuente causada por la enajenación del presente inmueble será a cargo del VENDEDOR . Presente, el señor (o la señora)...........de las condiciones civiles y de identificación ya anotadas, mayor de edad, sin generales de ley para con el VENDEDOR y quien obra en su propio nombre, manifiesta: a) Que acepta la venta del inmueble descrito anteriormente que por medio de esta escritura le efectúa el señor (o la señora).........., con todas y cada una de las cláusulas y estipulaciones que contiene, b) Que tiene por recibido el inmueble objeto del presente contrato a su entera satisfacción con sus anexidades, usos y dependencias. Otorgamiento y autorización. Leída esta escritura por los comparecientes y habiéndosele hecho las advertencias sobre las formalidades legales y trámites de rigor, le imparten su aprobación y en constancia la firman ante mí, el notario que la autorizó. COMPROBANTES FISCALES El vendedor C.C. N o.......... de .......... El comprador C.C. No………de…….. El Notario

MINUTA DE CONTRATO –

156

Anexo J. Contrato de prestación de servicios CONTRATANTE:

MERMELADAS AMAZÒNICAS

CONTRATISTA:

XXXXXXXXXXXXXXXXXX

OBJETO:

Prestar sus servicios profesionales en la formulación y diseño técnico para la puesta en marcha de la empresa.

VALOR:

$XXXXXXXXXXXXX,oo INCLUIDO IVA SOBRE LA UTILIDAD

PLAZO:

XXXXXXXX (0X) MESES

Entre los suscritos, XXXXXXXXXX , mayor de Edad, vecino de XXXXXXX, identificado con la cédula de ciudadanía No. XXXXXXXXX expedida en XXXXXXX, en su calidad de Gerente de la Empresa MERMELADAS AMAZÒNICAS , empresa dedicada a la producción y comercializaciòn de mermeladas en el departamento, con personería jurídica, xxxxxxxxxxxxxxx, y registro de Camara de Comercio No. Xxxxxxx nombrado mediante Contrato No. Xxxxx del xxxxx de xxxxxxxx del xxxxxxxx, quien para los efectos de este contrato se denominará LA EMPRESA, por una parte; y XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, también mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadania No. XXXXXXXXXXXXXX expedida en XXXXXXXXXXX, quien actúa como persona natural y quien manifiesta expresamente bajo la gravedad del juramento no estar incurso dentro de alguna de las situaciones de inhabilidad e incompatibilidad a que se refiere el art. 8º de la Ley 80 de 1.993 y el artículo 18 de la ley 1150 de 2007 y quien para los efectos de este contrato se denominará EL CONTRATISTA por la otra parte, una vez agotado el procedimiento de Contratación establecido en el Decreto 066 de 2008, hemos convenido celebrar el presente contrato, el cual se regirá por las siguientes cláusulas, a.) El contratista se obliga para con la empresa a desarrollar la fase de ejecución del proyecto de Mermeladas Amazònicas. b) Elborar el respectivo Plan de Trabajo durante los primeros 15 dìas de legalizado el contrato. c.) Coordinar todo lo relacionado con la etapa tècnica del proyecto d.) El presente contrato se regirá por la Ley 80 de 1993, sus Decretos Reglamentarios y las siguientes cláusulas: PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO. El CONTRATISTA se obliga a Prestar sus servicios profesionales en la formulación y diseño técnico para la puesta en marcha de la empresa Mermeladas Amazónicas. con las especificaciones técnicas y normas suministradas por la EMPRESA, las cuales declara el CONTRATISTA haber conocido con anterioridad a la presentación de su propuesta, la cual hace parte integral del presente documento. SEGUNDA.: VALOR DEL CONTRATO. El valor del presente contrato incluido el IVA, es la suma de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX PESOS MCTE ($XXXXXXXXXXXX,oo),. TERCERA: FORMA DE PAGO. La EMPRESA pagará al CONTRATISTA el valor del contrato así: se pagará previa presentación del acta de recibo a

satisfacción, y certificación expedida por el revisor fiscal o representante legal del contratista donde se pueda acreditar el pago a los sistemas de Salud, ARP, pensiones y aportes parafiscales a las cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y servicio Nacional de Aprendizaje SENA.. PARAGRAFO UNICO: Por tratarse de un contrato de prestación de servicios, solo da lugar a pagos de los valores convenidos en la presente cláusula subordinados a las apropiaciones presupuestales. La forma de pago de esta cláusula no desvirtúa la naturaleza del contrato y en consecuencia no hay lugar al pago de prestaciones sociales.. CUARTA: OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA. El CONTRATISTA se obliga a responder a la EMPRESA por: a.-) El 157

cumplimiento general del contrato; b.-) cumplir con las posibles reclamaciones laborales que puedan originarse en el presente contrato; c.-) A responder por los perjuicios que por motivo de su negligencia o descuido se causen a sus bienes o al personal, a la Supervisoría, a la EMPRESA o a terceros; d.-) La constitución de la Garantía Unica del Contrato a nombre de la EMPRESA y como único beneficiario; e.-) El CONTRATISTA no podrá subcontratar el presente contrato con persona natural o jurídica alguna, sin el consentimiento previo, escrito y expreso de la EMPRESA, pudiendo ésta reservarse las razones que tenga para negarla. f.) Respetar las disposiciones que rigen el uso, manejo, conservación y aprovechamiento de los recursos naturales renovables y el medio ambiente. En el evento en que sea requerida o sancionada la EMPRESA, el CONTRATISTA deberá responder por el saneamiento respectivo (Ley 99 de 1993).g.) A dar cumplimiento a la totalidad de las especificaciones técnicas contenidas en los términos de referencia. En el evento en que sea requerida o sancionada la EMPRESA, el CONTRATISTA deberá responder por el saneamiento respectivo, de acuerdo con lo establecido en la Ley 400 de 1997. PARAGRAFO. CLAUSULA AMBIENTAL. El CONTRATISTA se obliga a cumplir las siguientes disposiciones: a) Cumplimiento de la Política Ambiental de la zona) Acatar las recomendaciones del supervisor para la gestión de los aspectos ambientales. QUINTA: APROPIACION PRESUPUESTAL. Para atender el valor de este contrato la EMPRESA cuenta con Disponibilidad Presupuestal No. XXXX con cargo a la vigencia xxxxxx, Rubro xxxxxxxxxx “XXXXXXXXXXXXXXX”, Recurso XX. SEXTA: VIGENCIA. La vigencia de éste contrato corre a partir de su perfeccionamiento, es decir con la firma del presente documento hasta su liquidación de conformidad con lo dispuesto en los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993. SEPTIMA: PLAZO DE EJECUCIÓN. El CONTRATISTA se obliga a ejecutar el presente contrato en un plazo de XXXX (0X) meses, contados a partir de la suscripción del Acta de iniciación, la cual deberá suscribirse por el CONTRATISTA y el SUPERVISOR del contrato designado por la Dirección Regional de Norte de Santander. OCTAVA: DE LA SUSPENSION TEMPORAL DEL PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO. El plazo de ejecución del contrato, solo podrá ser suspendido por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito comprobadas ante la EMPRESA. Vencido el término de la suspensión continuará corriendo el plazo de ejecución del contrato. La suspensión deberá constar en Acta suscrita por el CONTRATISTA y el SUPERVISOR del contrato. El Acta debe expresar en forma clara los hechos ocurridos, las circunstancias de tiempo, modo y lugar, los testigos si los hubo, las medidas adoptadas por el CONTRATISTA, la diligencia con que actuó y el término por lo menos tentativo de la suspensión. El Acta correspondiente deberá suscribirse dentro de los tres (3) días calendarios siguientes a la ocurrencia de los hechos que configuren la fuerza mayor o el caso fortuito y no habrá lugar a reconocimiento alguno por lucro cesante o daño emergente. PARAGRAFO PRIMERO. En caso de suspensión temporal del contrato el plazo de ejecución quedará interrumpido durante un lapso igual al de la suspensión. PARAGRAFO SEGUNDO. Los eventos de fuerza mayor o caso fortuito se estudiarán a la luz de lo previsto en las normas vigentes. NOVENA: PRIMERA: PERJUICIOS. El CONTRATISTA responderá directamente de cualquier daño o perjuicio que se cause a la EMPRESA, a terceros, o a las propiedades vecinas durante la ejecución del servicio. El CONTRATISTA tomará todas las medidas necesarias de seguridad, en coordinación con el SUPERVISOR. DECIMA: CESION. El CONTRATISTA no podrá ceder el presente contrato, ni los derechos u obligaciones emanadas del mismo, a persona alguna natural o jurídica, nacional o extranjera sin la previa autorización escrita de la EMPRESA, pudiendo ésta reservarse las razones que tenga para negar la autorización de la cesión. DECIMA PRIMERA: GARANTIA UNICA. Para garantizar el 158

cumplimiento general de las obligaciones derivadas de este contrato, el CONTRATISTA se compromete a constituir a su costa y a favor de la EMPRESA, Garantías Bancarias o por conducto de una Compañía Aseguradora legalmente establecida en Colombia, una póliza de Garantía Única del Contrato para garantizar el cumplimiento del contrato y de las obligaciones surgidas del mismo mediante la cual se ampare: a.-) CUMPLIMIENTO: En un monto equivalente al veinte ciento (20%) del valor total del contrato con una vigencia igual a la ejecución del contrato y cuatro (4) meses más;. DECIMA SEGUNDA: SUPERVISION Y VIGILANCIA. Conforme a lo dispuesto por la Ley 80 de 1993, La EMPRESA ejercerá la vigilancia del presente contrato por intermedio del funcionario designado por el Director Regional Norte de Santander, quien ejercerá como SUPERVISOR por el cumplimiento de las obligaciones; por parte de EL CONTRATISTA, a través del funcionario designado para tal efecto. Además de las funciones que le corresponden para esta clase de contratos, el supervisor tendrá ente otras las siguientes: a) Resolver por escrito las consultas que formule EL CONTRATISTA; b) Entenderse con las autoridades o personas cuando EL CONTRATISTA así lo solicite, para resolver los problemas que pueda afectar el contrato; DECIMA TERCERA: NORMATIVIDAD APLICABLE. El presente contrato por ser celebrado con una entidad estatal se regirá por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas por la Ley 80 de 1.993, ley 1150 de 2007 y demás Decretos Reglamentarios. DECIMA CUARTA: DOMICILIO Y NOTIFICACIONES. Para todos los efectos a que diere lugar el presente contrato las partes convienen como domicilio la ciudad de Cúcuta. Las notificaciones que cualquiera de las partes deseare hacer a la otra, deben formularse por escrito y cuando lo crean conveniente enviarse por correo a las siguientes direcciones: EMPRESA: EMPRESA Administrativa Especial de Aeronáutica Civil Aeropuerto Camilo Daza, Teléfono 5874909 Fax 5874907 Cúcuta, CONTRATISTA: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx de xxxxxxxxxxxxxxx. DECIMA QUINTA. PERFECCIONAMIENTO. El presente contrato se perfecciona con el acuerdo de voluntades entre las partes contratantes sobre el objeto y contraprestaciones que se manifiesta con la firma de este documento y para su ejecución se requiere el registro presupuestal y la aprobación de la garantía única. DECIMA SEXTA. PUBLICACION EN EL DIARIO UNICO DE CONTRATACION. Una vez perfeccionado el contrato el CONTRATISTA deberá pagar la publicación del contrato en el Diario Único de Contratación, obligación que se entiende cumplida con la presentación del recibo de pago de los derechos correspondientes. El presente contrato se firma en la ciudad de xxxxxxx, a los xxxxxx del mes xxxxxxx del año xxxxxxxx. LA EMPRESA.

EL CONTRATISTA

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

GERENTE XXXXXX.

.C.

No.

XXXXXXXXXXXXXX

Fuente: FUNDACIÒN HUAIRASACHAC 2009

159

de

Anexo K. Contrato civil de obra CONTRATO CIVIL DE OBRA CONTRATO No.: CONTRATANTE: CONTRATISTA: OBJETO: VALOR: PLAZO: VIGENCIA:

001-05-08 EMPRESA DE MERMELADAS AMAZÒNICAS XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX CONSTRUCCIÓN DE UNA PLANTA DE MERMELADAS $ 93.000.000 3 MESES Del XXXX AL XXXXX DE XXXXXXX

Entre los suscrito a saber XXXXXXXXXXXXXXXXXX, mayor de edad y vecina del Municipio de xxxxxxxxxxxx, identificada con la cédula de ciudadanía número XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX expedida en Mocoa (P/mayo), en su condición de Representante Legal de la EMPRESA MERMELADAS AMAZÒNICAS, persona jurídica de carácter privado, reconocida por la Cámara de Comercio del Putumayo, con NIT xxxxxxxxxxxxx. que en adelante se denominará EL CONTRATANTE, por una parte y, por la otra xxxxxxxxxxxxxxxx igualmente persona mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía número xxxxxxxxxxx de xxxxxxxxxxxx, quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos acordado por mutuo consentimiento suscribir el Presente contrato el cual se regirá por las siguientes cláusulas. CLÁUSULA PRIMERA – OBJETO: En el desarrollo del presente contrato EL CONTRATISTA se obliga para con EL CONTRATANTE a ejecutar las obras en LA CONSTRUCCIÓN DE UN APLANTA con las siguientes cantidades aproximadas, especificaciones y precios así: Producto a entregar: Infraestructura arquitectónica de UNA PLANTA en ladrillo a la vista de 176.70m2 y zonas de circulación. PRESUPUESTO

160

DESCRIPCION

UNIDAD CANTIDAD


VALOR TOTAL SIN IVA


VALOR TOTAL CON IVA

PRELIMINARES

LOCALIZACION Y REPLANTEO DESCAPOTE Y RETIRO DE ESCOMBROS

M2

111,18

$1.050,00

$ 116.739,00

M2

111,18

$10.559,00

$ 1.173.949,62

M3

10,50

$13.002,00

$ 136.521,00

M3

23,16

$46.192,00

$ 1.069.806,72

M2

10,00

$11.288,00

$ 112.880,00

$12.068,00

$ 120.680

M3

2,50

$303.616,00

$ 759.040,00

$322.726,00

$ 806.815

ML

36,80

$49.830,00

$ 1.833.744,00

ML

7,20

$38.439,00

$ 276.760,80

$38.985,00

$ 280.692

ML

22,90

$40.893,00

$ 936.449,70

$42.030,00

$ 962.487

ML

22,90

$31.442,00

$ 720.021,80

$31.897,00

$ 730.441

ML

22,90

$31.539,00

$ 722.243,10

$32.222,00

$ 737.884

ML

8,10

$13.530,00

$ 109.593,00

$13.894,00

$ 112.541

KG

930,00

$2.743,00

$ 2.550.990,00

$3.105,00 $ 2.887.650

M2

61,90

$53.378,00

$ 3.304.098,20

$53.846,00 $ 3.333.067

$1.076,00

$ 119.630

$10.559,00 $ 1.173.950

EXCAVACIONES Y RELLENOS

EXCAVACIONES EN MATERIAL COMUN RELLENO CON MATERIAL SELECCIONADO APISONADO

$13.002,00

$ 136.521

$46.192,00 $ 1.069.807

CONCRETOS ESTRUCTURA

SOLADO DE LIMPIEZA E=0,05 M CONCRETO DE 3000 PSI PARA ZAPATAS E=0,25 CONCRETO DE 3000 PSI PARA COLUMNAS (0,40*0,20) CONCRETO DE 3000 PSI PARA COLUMNAS (0,20*0,15) CONCRETO DE 3000 PSI PARA VIGA CIMENTACION (0,25*0,25) CONCRETO DE 3000 PSI PARA PLACA CORONA (0,25*0,10) CONCRETO DE 3000 PSI PARA VIGA AEREA (0,25*0,15) ALFAGIA CONCRETO (0,20*0,10)

$51.286,00 $ 1.887.325

ACERO DE REFUERZO

ACERO DE REFUERZO MAMPOSTERIA

MURO EN LADRILLO VISTO

161

PISOS

CONCRETO 2500 PISO PRIMARIO E=0,10 M ALISTADO DE PISOS MORTERO 1:3 E=0,03 M CERAMICA 30X30 TRAFICO 5

M2

101,00

$26.796,00

$ 2.706.396,00

$28.356,00 $ 2.863.956

M2

101,00

$9.586,00

$ 968.186,00

$10.148,00 $ 1.024.948

M2

283,00

$41.155,00

$ 11.646.865,00

$45.568,00 12.895.744

M2

111,86

$18.933,00

$19.191,00 $ 2.146.705

M2

111,86

$31.183,00

$ 2.117.845,38 $ 3.488.130,38

ML

7,75

$54.517,00

$ 422.506,75

$62.323,00

$ 483.003

M2

5,67

$115.109,00

$ 652.668,03

$124.212,00

$ 704.282

M2

11,75

$62.462,00

$ 733.928,50

$70.048,00

$ 823.064

UND

,25

$143.916,00

$162.096,00

PTO

17,00

$45.546,00

$ 35.979,00 $ 774.282,00

$50.348,00

$ 40.524 $ 855.916

UND

1,00

$61.020,00

$ 61.020,00

$67.172,00

$ 67.172

M2

111,80

$388,00

$ 43.378,40

$388,00

$ 43.378

$

CUBIERTA

ESTRUCTURA EN MADERA TEJA TERMOACUSTIC CABALLETE TERMOACUSTIC

$34.734,00 $ 3.885.345

CARPINTERIA METALICA

PUERTA METALICA GALVANIZADA CAL. 20 VENTANAS METALICA TUBO CUADRADO INSTALACIONES ELECTRICAS

ACOMETIDA ELECTRICA 30 M PUNTO ELECTRICO TABLERO DE 4 CIRCUITOS VARIOS

ASEO GENERAL

TOTAL COSTO DIRECTO

$ 37.474.022,38

IMPREVISTOS

$ 4.380.796,59

UTILIDAD IVA SOBRE UTILIDAD

$ 4.380.796,59

$ 40.193.528 $ 13.976.240 $ 4.658.747 $ 4.658.747

ADMINISTRACION

$ 13.142.389,77

$ 59.378.005,33

$ 63.487.261

COSTO TOTAL

162

CLÁUSULA SEGUNDA – DURACIÓN: La duración del presente contrato es de TRES (3), meses contados a partir de la firma de este contrato. CLÁUSULA TERCERA – VALOR: El valor del presente contrato es de XXXXXXXXXXXXX. CLÁUSULA CUARTA – FORMA DE PAGO: EL CONTRATANTE se obliga a pagar el valor del presente contrato en TRES (03) cuotas así: un anticipo del 50% del valor total del contrato por la suma de XXXXXXXXXXXXXXX; Un 25% como segundo pago por valor de XXXXXXXXXXXXXXXXX, previa certificación de avance del 70% de la obra por parte del interventor del proyecto y director y un 25% como pago final por valor de XXXXXXXXXXXXXXX una vez entregada la obra con el lleno de requisitos, previa certificación por parte de la interventoría y/o director del proyecto. CLÁUSULA TERCERA – DESEMBOLSOS PARA CUBRIR PAGOS.- la EMPRESA se obliga a realizar los pago mencionados en la cláusula segunda de este contrato, el contratista presente los reportes de avance de obra con el visto bueno del inteterventor. CLÁUSULA CUARTA – OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Pagar el valor del siguiente contrato de conformidad con lo pactado en las instalaciones de la EMPRESA, CLAUSULA QUINTA SUPERVISIÓN: la supervisión del cabal desarrollo, ejecución, calidad, continuidad, suficiencia, integridad, y racionalidad dentro de la vigencia del presente contrato está cargo de la representante Legal de la EMPRESA previa presentación de informes del CONTRATISTA. Y del interventor que sea designado. CLÁUSULA SEXTA - AUTONOMÍA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA: En el desarrollo de la labor contratada el contratista actuará con libertad y autonomía y por lo tanto asumirá todos los riesgos que se originen en razón del cumplimiento del mismo. CLÁUSULA SEPTIMA - INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES: El contratista manifiesta que no se encuentra en curso en ninguna de las inhabilidades o incompatibilidades para contratar señaladas en la ley que le impidan celebrar y ejecutar este contrato. CLÁUSULA OCTAVA – CESIÓN: El contratista tiene prohibido ceder total o parcial el presente contrato, la contravención a esta cláusula por parte del contratista dará derecho al contratante y sin requerimiento judicial alguno a hacer efectiva la garantía del cumplimiento y a exigir el pago de la cláusula penal pecuniaria CLÁUSULA NOVENA - SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO: EL CONTRATANTE podrá solicitar suspender temporalmente la ejecución del contrato por circunstancias de fuerza mayor o de caso fortuito, mediante la suscripción de un acta en la que conste tal evento. Para efectos del plazo extintivo no se computara el tiempo de la suspensión. CLÁUSULA DÉCIMA - TERMINACIÓN Y CADUCIDAD DEL CONTRATO: Las partes establecen de común acuerdo que cualquiera de ellas podrá dar por terminado el presente contrato sin contraprestación alguna, informando por escrito a la otra parte con una antelación de ocho días calendario, su voluntad de terminación del mismo entendiéndose con esta simple comunicación que el contrato ha terminado. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA CONTRATOS ADICIONALES: Cuando por circunstancias especiales haya necesidad de modificar el término o el valor de este contrato las partes de común acuerdo podrán suscribir un contrato adicional u otrosi, previo los requisitos a que hubiere lugar. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDAINEXISTENCIA DE LA RELACION LABORAL: La celebración de este contrato no genera ni supone la existencia de relación laboral, por lo tanto tampoco genera contraprestaciones sociales entre el contratante y el contratista, en consecuencia el contratista se somete a los pagos relacionados directamente con el contrato de la obra. PARÁGRAFO. Se deja expresa constancia de que el presente contrato no constituye contrato de trabajo entre las partes contratantes. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA - PÓLIZAS: Para garantizar la obligación que se adquiere en el presente contrato, el CONTRATISTA, constituirá a su costa y a favor de la EMPRESA, en una compañía de seguros legalmente establecida en el país, cuyas pólizas se encuentren aprobadas por la Súper Bancaria, las siguientes: 1). Cumplimiento: Riesgo asegurado: cumplimiento de las obligaciones contraídas, valor asegurado 10% del valor total del contrato, plazo por el plazo del contrato y seis (6) meses mas. 2). Estabilidad y Calidad de la obra: Riesgo Asegurado: estabilidad de la obra entregada, valor asegurado: 20% del valor del contrato. Plazo 5 años contados a partir del acta de entrega. 3). Buen manejo del anticipo: Riesgo Asegurado: buen manejo y correcta inversión del anticipo. Valor asegurado: 100% del valor total del anticipo, plazo por el plazo del contrato y seis (6) meses mas. 4). Responsabilidad Civil extracontractual: Riesgo asegurado:

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responsabilidad civil extracontractual. Valor asegurado: 10% del valor del contrato. Plazo: por el plazo del contrato y seis (6) meses mas. 5). Pago de salarios y prestaciones: Riesgo Asegurado: pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de orden laboral del personal empleado por el contratista para el desarrollo y la ejecución del contrato. Valor asegurado: 5% del valor total del contrato. Plazo: por el plazo del contrato y tres (3) años mas. 6). Recibos de pago de la primas de las pólizas de cumplimiento, estabilidad, y calidad de la obra, buen manejo de anticipo, responsabilidad civil extracontractual y pago de salarios y prestaciones. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA – MULTAS: En caso de incumplimiento de parte del CONTRATISTA de todas o algunas de las obligaciones adquiridas o demora en su cumplimiento EL CONTRATANTE, independiente de la declaratoria de terminación del contrato, podrá imponer multas diarias sucesivas por una suma equivalente a uno (1%) por ciento, del valor del contrato, las multas no podrán exceder del veinte (20%) por ciento, del valor del contrato. PARÁGRAFO: EL CONTRATANTE podrá de pleno derecho hacer efectivo el valor de las multas sobre las sumas que adeuda el contratista por razón de este contrato o sobre la garantía del cumplimiento de que trata la cláusula DÉCIMA CUARTA, de este CONTRATO. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA - LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: La liquidación del contrato procederá en los siguientes casos .a) cuando venza el plazo contractual o termina la ejecución del contrato. b) Cuando quede en firme la resolución que declara la terminación unilateral o la caducidad del contrato. c) Cuando el término de suspensión supere los dos meses sin que se haya reanudado el contrato. d) Cuando haya operado la condición resolutoria expresa. e) Cuando de común acuerdo lo deciden las partes. f) En los demás casos en los que no sea continuar con la ejecución del contrato. CLÁUSULA DÉCIMA SÉXTA TERMINACIÓN ANTICIPADA: El contrato se podrá terminar anticipadamente por mutuo acuerdo de las partes, o cuando se presente incumplimiento de las obras por parte del contratista sin que haya una justificación para ello. CLÁUSULA DÉCIMA SEPTIMA - PRESTACIÓN DEL SERVICIO SIN CONTRATO: El contratista no podrá en ningún caso prestar el servicio directamente sin haber suscrito el contrato y LA FUNDACIÓN HUIRASACHAC, ni solicitar sus servicios sin haber suscrito contrato. CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA - COMPROMISORIA: Las partes convienen que en el evento que surja alguna diferencia entre las mismas, por razón o con ocasión del presente contrato, será resuelto por el arbitramento de la Cámara de Comercio, cuyo domicilio será Mocoa de acuerdo a las leyes. CLÁUSULA NOVENA - REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Para que el presente contrato se considere perfeccionado se requiere de las firmas de las partes y la constitución de las garantías establecidas en la CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA, del CONTRATISTA: copia del Rut, copia de la cédula de ciudadanía, CLÁUSULA VIGÉCIMA – LEGALIDAD DEL CONTRATO: El presente contrato rige sobre arbitramento por lo dispuesto en el decreto 2279 de 1991 , la ley 23 de 1991 y demás normas concordantes que las rigen, se regula en forma general de acuerdo al Código Civil Artículo 23 y demás normas vigentes reglamentarias. Leído el presente CONTRATO las partes lo encontraron conforme en todo y para constancia de lo anterior se firma en LA GERENCIA DE LA EMPRESA de Mocoa Putumayo, hoy XXXXXX días del mes de XXXXXX de (200?).

EL CONTRATANTE

EL CONTRATISTA

164

Anexo L. Contrato individual a término fijo CONTRATO INDIVIDUAL A T RMINO FIJO DE UNO A TRES A OS Nombre del empleador ________ domicilio del empleador ________ nombre del trabajador ________ dirección del trabajador ________ lugar fecha de nacimiento y nacionalidad ________ oficio que desempeñará el trabajador ________ salario ________ pagadero por ________ fecha de iniciación de labores __________ lugar donde desempeñará las labores _______ ciudad donde ha sido contratado el trabajador ________ Entre el empleador y el trabajador, de las condiciones ya dichas, identificados como aparece al pie de sus firmas, se ha celebrado el presente contrato individual de trabajo, regido además por las siguientes cláusulas: PRIMERA. El empleador contrata los servicios personales del trabajador y éste se obliga: a) A poner al servicio del empleador toda su capacidad normal de trabajo, en forma exclusiva en el desempeño de las funciones propias del oficio mencionado y en las labores anexas y complementarias del mismo, de conformidad con las órdenes e instrucciones que le imparta el empleador o sus representantes, b) A no prestar directa ni indirectamente servicios laborales a otros empleadores, ni a trabajar por cuenta propia en el mismo oficio, durante la vigencia de este contrato. SEGUNDA. El empleador pagará al trabajador por la prestación de sus servicios el salario indicado, pagadero en las oportunidades también señaladas arriba. Dentro de este pago se encuentra incluida la remuneración de los descansos dominicales y festivos de que tratan los capítulos I y II del título VII del Código Sustantivo del Trabajo.Se aclara y se conviene que en los casos en los que el trabajador devengue comisiones o cualquiera otra modalidad de salario variable, el 82.5% de dichos ingresos, constituye remuneración ordinaria, y el 17.5% restante está destinado a remunerar el descanso en los días dominicales y festivos de que tratan los capítulos I y II del título VII del Código Sustantivo del Trabajo. TERCERA. Todo trabajo suplementario o en horas extras y todo trabajo en día domingo o festivo en los que legalmente debe concederse descanso, se remunerará conforme a la ley, así como los correspondientes recargos nocturnos. Para el reconocimiento y pago del trabajo suplementario, dominical o festivo el empleador o sus representantes deben autorizarlo previamente por escrito. Cuando la necesidad de este trabajo se presente de manera imprevista o inaplazable, deberá ejecutarse y darse cuenta de él por escrito, a la mayor brevedad, al empleador o a sus 165

representantes. El empleador, en consecuencia, no reconocerá ningún trabajo suplementario o en días de descanso legalmente obligatorio que no haya sido autorizado previamente o avisado inmediatamente, como queda dicho. CUARTA. El trabajador se obliga a laborar la jornada ordinaria en los turnos y dentro de las horas señaladas por el empleador, pudiendo hacer éste ajustes o cambios de horario cuando lo estime conveniente. Por el acuerdo expreso o tácito de las partes, podrán repartirse las horas de la jornada ordinaria en la forma prevista en el artículo 164 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 23 de la Ley 50 de 1990, teniendo en cuenta que los tiempos de descanso entre las secciones de la jornada no se computan dentro de la misma, según el artículo 167 ibídem. QUINTA. La duración del presente contrato será de __________. (meses) o (años). Los dos primeros meses del mismo se consideran como período de prueba, y por consiguiente, cualquiera de las partes podrá terminar el contrato unilateralmente, en cualquier momento durante dicho período. El trabajador podrá dar por terminado este contrato mediante aviso escrito al empleador con antelación no inferior a treinta (30) días. En caso de no dar el trabajador el aviso, o darlo tardíamente, deberá al empleador una indemnización equivalente a treinta (30) días de salario o proporcional al tiempo faltante, deducible de sus prestaciones sociales; este descuento se depositará a órdenes del juez, todo de conformidad con el numeral 5º del artículo 6º de la Ley 50 de 1990, que modificó el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo. SEXTA. Son justas causas para dar por terminado unilateralmente este contrato por cualquiera de las partes, las enumeradas en el artículo 7º del Decreto 2351 de 1965; y, además, por parte del empleador, las faltas que para el efecto se califiquen como graves en el espacio reservado para cláusulas adicionales en el presente contrato. SÉPTIMA. Las invensiones o descubrimientos realizados por el trabajador contratado para investigar pertenecen al empleador, de conformidad con el artículo 539 del Código de Comercio, así como el artículo 20 y concordantes de la Ley 23 de 1982 sobre derechos de autor. En cualquier otro caso el invento pertenece al trabajador, salvo cuando éste no haya sido contratado para investigar y realice la invención mediante datos o medios conocidos o utilizados en razón de la labor desempeñada, evento en el cual el trabajador, tendrá derecho a una compensación que se fijará de acuerdo al monto del salario, la importancia del invento o descubrimiento, el beneficio que reporte al empleador u otros factores similares. OCTAVA. Las partes podrán convenir que el trabajo se preste en lugar distinto del inicialmente contratado, siempre que tales traslados no desmejoren las condiciones laborales o de remuneración del trabajador, o impliquen perjuicios para él. Los gastos que se originen con el traslado serán cubiertos por el empleador de conformidad con el numeral 8º del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo. El trabajador se obliga a aceptar los cambios de oficio que decida el empleador dentro de su poder subordinante, siempre que se respeten las condiciones laborales del trabajador y no se le causen perjuicios. Todo ello sin que se afecte el honor, la dignidad y los derechos mínimos del trabajador, de conformidad con el artículo 23 del Código Sustantivo 166

del Trabajo, modificado por el artículo 1º de la Ley 50 de 1990. NOVENA. Este contrato ha sido redactado estrictamente de acuerdo con la ley y la jurisprudencia y será interpretado de buena fe y en consonancia con el Código Sustantivo del Trabajo cuyo objeto, definido en su artículo 1º, es lograr la justicia en las relaciones entre empleadores y trabajadores dentro de un espíritu de coordinación económica y equilibrio social. DÉCIMA. El presente contrato remplaza en su integridad y deja sin efecto alguno cualquiera otro contrato verbal o escrito celebrado entre las partes con anterioridad. Las modificaciones que se acuerden al presente contrato se anotarán a continuación de su texto. Para constancia se firma en dos o más ejemplares del mismo tenor y valor, ante testigos en la ciudad y fecha que se indican a continuación: CIUDAD

Y

___________________

FECHA

___________________________

FIRMA________________________________

167

Anexo M. Acta de constitución del proyecto Implementación y puesta en marcha de una empresa NOMBRE DEL PROYECTO: productora y comercializadora de mermeladas amazónicas. DIRECTOR DEL PROYECTO: LORENA ARCOS NIVEL DE AUTORIDAD: Gerente OBJETIVOS GENERAL

ESPECIFICOS

El objetivo de la ejecución del proyecto es la construcción de una Planta procesadora de mermeladas de frutales amazónicos en un tiempo de 191 días y con un presupuesto de $ 181.525.261.oo con la calidad que permita conseguir las expectativas en alcance, tiempo y costo. •

•

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•

Garantizar el cumplimiento del alcance del proyecto en función de tiempo, costo y calidad, mediante la contratación de un profesional que ejerza las funciones de Gerente de Proyecto. Apoyar en la consecución del alcance del proyecto mediante la formulación y ejecución de estrategias acordes a las funciones asignadas, mediante la contratación del Equipo Nuclear. Contar con personal idóneo para la construcción de las obras civiles. Contar con un espacio adecuado para desarrollar las actividades de planeación, programación y control, necesarias para la ejecución del proyecto. Actualizar y determinar la pertinencia de la ejecución del proyecto mediante la revisión y ajuste del proyecto inicial. Establecer el objetivo General de la ejecución del proyecto en términos de alcance, tiempo y costos. Cumplir con los requerimientos de tipo legal necesarios para la operación de la empresa. Adquirir el espacio físico adecuado para la construcción y operación de la empresa. Cumplir con los requerimientos de tipo legal necesarios para la construcción de las obras físicas de la empresa. Formular y diseñar la estrategia de mercadeo para posicionar la empresa en el mercado. Construir cumpliendo los requerimientos técnicos de calidad, costo y tiempo, las instalaciones físicas para el funcionamiento de la empresa productora de mermeladas amazónicas. Contar con la maquinaria y equipo necesario para la operación de la empresa. Vincular personal idóneo para el desarrollo de las actividades relacionadas con la operación de la empresa. Brindar los conocimientos necesarios para el desempeño de

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sus funciones dentro de la empresa. Adquirir la materia prima necesaria para realizar la prueba piloto de la empresa. Demostrar el funcionamiento óptimo de la maquinaria y la calidad del proceso de producción. Adquirir la materia prima necesaria para la operación inicial de la empresa. Cumplir con el objetivo de la ejecución del proyecto. Dar a conocer la empresa e iniciar sus actividades de operación. AMBITO DEL PROYECTO DEPARTAMENTO Putumayo MUNICIPIOS Mocoa DESCRIPCION DEL PROYECTO SITUACION ACTUAL PLAZOS PLAZO DE EJECUCION 191 días FECHA DE INICIO 01 de Sep. De 2009. FECHA DE TERMINACION 08 de Mayo de 2010. OPORTUNIDAD DE NEGOCIO RESUMEN DE PRESUPUESTO VAN $ 351.518.284,77 TIR 65.46% PERIODO DE RECUPERACION 2 años, 2 meses 12 días COSTOS TOTALES COSTOS $ 168.500.261,oo FICHA REALIZADA POR: FICHA REVISADA POR: Inversionista FECHA: 03 de Septiembre de 2009. TELEFONO Y DIRECCION DE Cel: 3109999999 – Barrio Huasipanga CONTACTO: •

•

•

• •

169

Anexo N. Plan Marketing

PLAN DE MARKETING

EMPRESA PRODUCTORA Y COMERCIALIZADORA DE MERMELADAS AMAZONICA MUNICIPIO DE MOCOA 2009

170

INTRODUCCIÓN

Lograr que una empresa se posicione en el mercado depende en gran medida de los factores relacionados con la calidad del producto, la demanda, el precio y otros aspectos, pero el factor determinante para llegarle al consumidor es contar e implementar un plan de marketing bien estructurado y sistemático que contribuya al logro de los objetivos de la empresa. En esta medida, el presente plan de marketing contempla elementos como; Análisis, Diagnóstico, Objetivos, Estrategia, Programas y Control, los cuales se describen a continuación de manera detallada. Estas herramientas permiten al empresario definir una serie de acciones relacionadas con la buena marcha de la empresa, desde el momento que se concibe la idea de lanzar un producto al mercado hasta su posicionamiento y aceptación completa de la población objetivo, de igual forma su implementación requiere seguimiento y control para conocer la evolución del plan, su grado de cumplimiento y la causa de los posibles errores que puedan presentarse para corregirlos oportunamente.

171

PLAN DE MARKETING

El Plan de Marketing para el Establecimiento y Puesta en Marcha de una empresa Productora y Comercializadora de Mermeladas Amazónicas en el Municipio de Mocoa, comprende los siguientes elementos a saber: • • • • • •

Análisis Diagnóstico Objetivos Estrategia Programas Control

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN Como punto de partida, se analiza de la situación desde la que se inicia la actividad. Para ello, se estudia el producto y sus atributos, el nivel de satisfacción de las necesidades del mercado, la competencia existente, los nuevos competidores y la capacidad propia de producción. La empresa de producción y comercialización de mermeladas amazónicas, pretende posicionar el producto mermelada amazónica en el mercado del municipio de Mocoa, como un producto obtenido a partir de la concentración y posterior gelificación de la pulpa de frutales exóticos en especial de arazá, Cocona, Copoazú, su presentación en envase de vidrio con un peso neto de 250 gr., cuya materia prima proviene de cultivos limpios libres de agroquímicos, con alto valor nutritivo en proteínas, vitaminas y minerales. Con base en el estudio de mercado realizado a partir de encuestas a consumidores de los estratos I, II y III del municipio de Mocoa, se estableció que el 82.7% de la población objetivo consume mermelada, el 17.3% restante no consume por problemas de azúcar o porque no le gusta. La muestra se aplico en 404 encuestas, en un total de 9026 familias, calculando 7.465 como la población consumidora. Conocida la población consumidora (7.465), y estimando como oferta 2.634 (Valor calculado con la información del documento “sondeo de mercado para productos elaborados a partir de frutales en la Amazonia de Colombiana, 2007), se calcula el desabastecimiento mensual equivalente a 4.830 personas y anual 57.966 personas a quienes se pretende llegar con el producto. 172

Teniendo en cuenta las preferencias por sabor que arroja el estudio de mercado por medio de encuestas, se determina que el 38% de las personas prefieren el sabor Arazá, el 35% sabor a Copoazú y el 27% Cocona, en presentación de 250 gr. Como competencia directa se encuentra la empresa (Amazonia Lácteos) ubicada en el casco urbano del municipio de Mocoa, la cual tiene como distribuidores algunos autoservicios, supermercados, tiendas y al consumidor final, aunque esta empresa lleva un tiempo considerable en el mercado, no cuenta con registro sanitario lo cual deja por fuera de las posibilidades de comercializar a nivel nacional, el 94% de totalidad de la oferta producida en la región. Por otro lado, se encuentran posicionadas en el mercado empresas que comercializan mermeladas con diferentes sabores (mora, piña, naranja, guayaba) de marcas reconocidas a nivel nacional como Fruco, La constancia y San Jorge. DIAGNÓSTICO Como herramienta objetiva de análisis situacional se emplea a la DOFA la cual presenta con rapidez los aspectos positivos y negativos de la idea empresarial a través de una serie de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. Posicionarse

FORTALEZAS 1.Talento humano

1. Baja tecnología

2. Innovación de producto

2. Altos costos de mantenimiento

3. Disponibilidad de recursos económicos. 4. Máxima aprovechamiento de la capacidad instalada. OPORTUNIDADES 1.Disponibilidad de materia prima 2. Políticas de desarrollo regional 3. Consumo regionalista 4. Disponibilidad de mano de obra 5. Abundantes canales de distribución 6. Alta capacidad de compra 7. Respaldo financiero.

DEBILIDADES

3. deficiencia en el conocimiento de la transformación del producto.

F2-O1: utilizar los diversos frutales amazónicos para la diferenciación del producto.

D1-O7: Acceder a créditos para la actualización constante de maquinaria.

F4-O3, O5,O6: utilización total de la capacidad instalada, para satisfacer la demanda.

D3-O9: aprovechar capacidad técnica regional.

F1-O9: aprovechamiento de la asistencia técnica de las instituciones competentes.

D2-O7: Utilización de recursos disponibles en el mercado financiero para mantenimiento de la maquinaria.

F2, F3-O11: Participación en las diferentes ferias y eventos regionales.

D3-O2: Vinculación de la empresa a los diferentes planes de desarrollo regional.

8. Abundantes canales de comunicación

173

la

9. Asesoría y asistencia técnica 10. Favorabilidad climática 11. Ferias agropecuarias AMENAZAS 1.Apertura de mercados 2. Inseguridad social

F2-A1: diferenciar el producto de la competencia.

D1,D2-A1,A4: Importación de tecnología.

F3-A5: Implementación de de tratamiento de agua.

A2-D2: aseguramiento de la empresa.

3. Infraestructura vial deficiente 4. Alta tecnología de la competencia 5. Deficiente abastecimiento de agua potable.

OBJETIVOS DEL MARKETING Con base en el diagnóstico se definieron los objetivos de marketing, como un reto ambicioso y alcanzable, estableciendo metas de mejora en rentabilidad, eficiencia, imagen, cuota de mercado y organización interna. Sin una formulación de objetivos coherente, la planificación del marketing sería únicamente un juego de cifras y deseos de realización sin conexión con la realidad de la empresa. El fin básico de la campaña publicitaria es lograr que los potenciales compradores de mermeladas respondan favorablemente a la oferta de la empresa, es decir, que los demandantes potenciales realmente lo sean. Los principales objetivos son los siguientes: •

• •

•

Lograr la venta de 40.576 unidades de mermeladas a razón de $ 3.000 representados en $ 121.728.000 para el primer año, para obtener rentabilidad y económica y financiera. Mantener las proyecciones de crecimiento de venta del producto. Incrementar el posicionamiento de la marca a través de pauta publicitaria incentivando al consumidor la aceptación del producto. Crear la imagen corporativa de la empresa que permita la identificación, diferenciación y memorización de las otras marcas.

Con ello se pretende que al final de año, el 100% de la población objetivo diferencie el sabor de las mermeladas amazónicas de las otras y que al menos un 60% de la población objetivo haya adquirido alguna vez este producto.

174

ESTRATEGIAS Para la consecución de los objetivos es necesario diseñar las estrategias adecuadas. La elaboración de la estrategia pasa por definir a qué segmento del mercado hay que dirigirse y el posicionamiento que se quiere lograr. Para cada uno de los objetivos fijados hay que tener en cuenta las características del producto de que se trata, el precio, la distribución del mismo y la forma en que se va a producir la comunicación con los potenciales clientes. Estrategia de producto Se tendrá en cuenta, las características técnicas y exóticas del producto, con relación a los que ya existen en el mercado o aquellos aspectos que influyen en la decisión de compra del cliente como es el caso del color, sabor, aroma, la presentación del producto que incite a la compra, el nombre o marca, las garantías y los servicios post-venta. Se ofrecerá un producto elaborado con las mejores frutas de la región, con óptimas condiciones de salubridad, con excelente calidad, pensando en el bienestar de los consumidores. Estrategia de precios Con el ánimo de abrir un espacio en medio de la competencia y aceptación en el mercado, se ofrece un precio al consumidor de $ 2.900, considerando como una ventaja que la materia prima proviene de cultivos limpios libres de agroquímicos, además las especies utilizadas contienen alto valor nutritivo en proteínas, vitaminas y minerales. Estrategia de distribución Para su desarrollo se implementarán dos sistemas, el primero de manera directa al consumidor a través de un punto de venta, el segundo a través de supermercados, autoservicios, abarrotes, tiendas de barrio al por mayor y al detal. El consumidor obtendrá el producto a través de pedidos, minimizando gastos en transporte y posible deterioro del producto a la empresa y como estrategia de incursión en el mercado se dejará un plazo de treinta días para pedidos de 5 cajas de 24 unidades cada una, y quince días para pedidos menores de 5 cajas e iguales a una. Estrategia de comunicación y Promoción Para el desarrollo de esta estrategia, se define la imagen de la empresa y del producto que se va a proyectar, cómo se va a dar a conocer el producto o servicio en el mercado y los medios de promoción que se van a utilizar. 175

En este sentido, la imagen corporativa de la empresa Productora y Comercializadora de Mermeladas Amazónicas ubicada en el Municipio de Mocoa, toma como atributos las frutas amazónicas de cocona, copoazú y arazá con las cuales se produce las mermeladas, en sus formas, colores y texturas, de allí su nombre de empresa Mermeladas Amazónicas y el slogan “Mermelada Amazónica de la selva al paladar”. Para dar a conocer el productos a nivel local y regional se empleara los diferentes medios de comunicación existentes en la zona; radio, en dos emisoras principales (Putumayo Estéreo, Maguaré estéreo) y en prensa en Putumayo Hoy y Diario del Sur, en la web en www.miputumayo.com, elaboración de 2000 volantes por promoción, perifoneo por las principales calles de la ciudad de Mocoa y un valla con la imagen corporativa de la empresa. Para el lanzamiento del producto se realizará una promoción de ventas que consistirá en ofrecer dos unidades de mermeladas a razón de $5000, además se brindará degustaciones del producto y al tiempo se alternará programas radiales cuyo objetivo es dar a conocer el lanzamiento del producto y la promoción de venta e incentivar a los oyentes a visitar la empresa. En el año se efectuaran dos promociones. PLANES DE ACCIÓN Y PRESUPUESTO El presupuesto para publicidad y lanzamiento es por valor de $1.500.000. VALOR TOTAL

RESPONSABLE

UNIDAD

1

Elaboración e impresión de la etiqueta con el logotipo y el slogan de la empresa.

Director de mercadeo

Unidad

3.000

50

150.000

2

Diseño e impresión de volantes para el lanzamiento de la campaña publicitaria.


Unidad

4.000

50

200.000

3

Elaboración de textos y grabación de cuñas radiales.


Unidad

50

7.000

350.000

4

Elaboración de textos y grabación de cuñas para emitir por perifoneo.


Hora

4

50.000

200.000

5

Elaboración de textos con la imagen corporativa de la empresa para ofrecer el producto en la página web.


Global

1

200.000

200.000

6

Elaboración de textos con la imagen corporativa de la empresa para ofrecer el producto en prensa.


Promoción

1

200.000

200.000

No.

176

CANTIDAD

VALOR UNITARIO

ACCIÓN

TESIS MERMELADAS Unitolima

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