UNIVERSIDAD VERACRUZANA VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración
Administración Financiera del Capital de Trabajo para Pequeñas Empresas del Sector Comercial Minorista en Xalapa, Ver.
TESIS para obtener el Título de:
Licenciado en Administración Presenta:
Claudio Rafael Hernández Rincón Asesor:
M.F. Elda Magdalena López Castro
Xalapa-Enríquez, Veracruz
Marzo 2010
UNIVERSIDAD VERACRUZANA VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración
Administración Financiera del Capital de Trabajo para Pequeñas Empresas del Sector Comercial Minorista en Xalapa, Ver.
TESIS para obtener el Título de:
Licenciado en Administración Presenta:
Claudio Rafael Hernández Rincón Asesor:
M.F. Elda Magdalena López Castro
Xalapa-Enríquez, Veracruz
Marzo 2010
DEDICATORIAS Debo y quiero hablar del principio. En ese inicio agradezco primeramente al motor de mi vida y mi existencia: A Dios: Gracias por darme una vida llena de muchas bendiciones: amor, comprensión, amistad y enseñanza. Eres tan perfecto en tus tiempos. En tus pruebas yo me perfecciono. Siempre me tomas de la mano. Tú eres mi refugio. Gracias por afinar mi vida, por permitirme ver la fortaleza de mí ser, por hacerme cambiar mi enfoque y por ser siempre arquitecto y constructor para realizar los deseos y sueños de mi vida y de mi corazón, soy quien soy por el toque de tu Gracia. Te dedico humildemente esta tesis y mis cinco sentidos para vivirla. Gracias por permitirme escribir una nueva historia, llenando mis días de fe y voluntad, cuídame y guíame en esta misión que me has encomendado. En tus manos siempre.
A mi Abuela: Guardo muchas cosas tuyas, recuerdos hermosos, siento tu amor, tu abrazo maternal y tu risa, te extraño. Quería compartir más contigo, pero te veo en cada palabra que escribo y recuerdo tu voz que ronda mi mente de niño. Sé que estás feliz de ver lo que estoy viviendo. Gracias porque siempre sigues en mi vida y desde el cielo me iluminas. Eterna y profundamente conectados. Te amo.
A mi Hermana: Por estar esperándome cuando yo llegué, por ser mi amiga y confidente en todo, por sentir tu hombro siempre; me has enseñado muchas cosas a lo largo de mi vida. Porque eres una extensión de mi alma, sinceramente te amo.
A Ti: Gracias por darme tu apoyo y tu amor incondicional, por vivirlo intensamente. Por echarme porras como siempre. Mis palabras intentan expresar la profunda gratitud que siento por ti; siempre en el idioma que sólo tú y yo conocemos. Todo es más disfrutable compartiéndolo contigo. Te doy gracias por estar siempre conmigo y ser parte importante de esta tesis, admiro tu paciencia y creatividad que está impregnada en la misma, gracias por apoyarme y ser un pilar en este viaje. Tienes una luz especial, alúmbrame siempre.
A mi Madre: Por traerme al mundo, por ser una persona extraordinaria, llena de amor para dar, crecí con tu ejemplo. Gracias por enseñarme la importancia del trabajo y del esfuerzo, por todo lo que soy, la seguridad con la que enfrento todo y la humildad con la que puedo sorprenderme, sobre todo de ti, por gozar de tu presencia, por ser fuerte y por tu amor de tantos años. Estamos tan unidos como cuando habité tu cuerpo. Que orgullo me da el ser tu hijo, gracias por dar todo de ti. Te amo con todo mi corazón.
A mi Tía: Gracias de todo corazón por tu amor, por siempre ver por mi madre y por mí, por tus sabios y valiosos consejos, por tu solidaridad, y por darnos tanto, sin pedir algo a cambio. Te amo.
A mi Hijo: Contigo me siento muy identificado, eres un niño con una luz especial en tu mirada. Gracias por tu amor y por tu apoyo siempre; cuando me ayudas dándome ánimos. Gracias por ser un niño tan bueno y tan noble. Tu cara me acompañó en todo este proyecto que queda plasmado en una de las páginas del gran libro de mi vida. Gracias por darme la oportunidad de ser tu papá y sentirme tan orgulloso de ti. Gracias por ser lo más real y puro. Aprendo mucho de ti. Continuaré entregándote lo mejor de mí. Eres mi hijo adorado y sabes que te amo con toda mi alma.
AGRADECIMIENTOS Quiero dar las gracias a todos aquellos que creen en mí y, me brindan su cariño y valioso apoyo; personas de verdad, amigos y seres queridos, elegidos y no dirigidos; especialmente: A mi Familia: Gracias por ser una familia tan unida y, por entregarme su inmenso amor y apoyo incondicional. Gracias por enseñarme que en la vida hay que tener los sueños en alto y los pies en la Tierra; y que la fe más grande es el amor. Gracias por su autenticidad y por creer en m í. Me hace muy feliz tenerlos en mi vida.
A mi Asesora: M.F. Elda Magdalena López Castro. Gracias por hacerme el honor de dirigir esta tesis, para mí es un lujo que Usted sea mi asesora. Gracias por escuchar con interés lo que quería plasmar en este proyecto, por ayudarme a diseñar y construir la tesis que hoy tengo, por todo su tiempo invertido para dirigir este proyecto, por guiarme y aconsejarme a cada paso, por su profesionalismo, por su experiencia, por su compromiso, su energía, su practicidad y su positivismo. Usted es una estratega imparable en ideas. Gracias por poner su virtuosismo en toda esta tesis, porque Usted sabe lo que significó para mí su asesoría en este proyecto tan esperado. Le estoy agradecido por su confianza. Muchísimas gracias por todo el apoyo incondicional que me ha brindado. Siento una profunda admiración y respeto por Usted, por su dedicación al trabajo, el esfuerzo ejemplar y la lucha para lograr lo que se quería. Es un ejemplo de perseverancia y autenticidad. Es una gran Maestra y un trabajo impecable como siempre. Espero le haya gustado el resultado. Fue un privilegio trabajar con Usted.
A mis Amigos: Diana, Gustavo, Herman & Rubí. Mi vida cambió desde que decidimos compartir la vida como amigos que juntos navegan en el mundo. Gracias por ser compañeros, por creer en mí, por apostar por mí, por abrir y compartir su hogar, su familia, su mundo, por todo su cariño, por su nobleza, por darme su tiempo, por hacerme parte de sus vidas y ser pilar de la mía, por ayudarme y permitirme crecer con Ustedes, por las aventuras, por ser cómplices, por ser siempre Ustedes, por todo lo que hemos vivido –y lo que nos falta -, por ser realmente mis mejores amigos, por su estupendo buen humor que siempre me provoca ver la vida desde una mejor perspectiva, gracias por la mancuerna, y por su impecable congruencia. Que divertida es la vida con Ustedes. Gracias por siempre animarme a cultivar la paciencia, por toda su ayuda que ha cambiado mi vida, por su generosidad y humildad, por darme tanto de Ustedes, por siempre tenerme presente. Gracias a mis amigos que me acompañan en este largo camino. Qué bueno es compartir este sueño con personas de su calidad humana. Siempre los tengo en mi corazón. Los quiero.
A mis Sinodales:
M.A. Carlos Arturo Bolio Yris. M.A. Isaías Sangabriel Rivera. Gracias a mis sinodales que intervinieron en la revisión de esta tesis. Descifraron perfectamente los temas que aquí se presentan. Gracias por su disposición para trabajar en mi proyecto, por su visión y gran experiencia para esta tesis, por ser justamente el apoyo que yo esperé para esta etapa de mi carrera y por su enseñanza. Son grandes Maestros. En Ustedes encontré personas muy perfeccionistas. Gracias titanes y visionarios, por empujarme a la orilla de mis limitaciones en este proyecto y así saber lo que tengo para ofrecer.
ÍNDICE
Pág .
RESUMEN…………………………………………………………………………………..1 INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………2 CAPÍTULO I: CAPITAL DE TRABAJO…………………………………………………...6 1.1. Capital de Trabajo…………………………………………………………………. 7 1.1.1. Concepto……………………………………………………………………..7 1.1.2. Características-Elementos…………………………………………………8 1.1.3. Estructura del Activo Circulante (AC)……………………………………..8 1.1.4. Pasivo a Corto Plazo (PCP)………………………………………………..9 1.1.5. Fórmula………………………………………………………………………9 1.1.6. Importancia del Capital de Trabajo……………………………………….. 10 1.1.7. Objetivos de su Administración…………………………………………… 11 1.1.8. Necesidad de Información del Capital de Trabajo……………………… 11 1.1.9. Ciclo Financiero u Operativo a Corto Plazo……………………………... 11 1.2. Efectivo……………………………………………………………………………... 14 1.2.1. Concepto…………………………………………………………………….. 14 1.2.2. Importancia dentro del Capital de Trabajo………………………………. 15 1.2.3. Objetivos de su Administración…………………………………………… 15 1.2.4. Necesidad de Información del Efectivo…………………………………... 16 1.3. Cuentas por Cobrar……………………………………………………………….. 17 1.3.1. Concepto…………………………………………………………………….. 17 1.3.2. Importancia dentro del Capital de Trabajo………………………………. 20 1.3.3. Objetivos de su Administración…………………………………………… 21 1.3.4. Políticas de la Administración de Cuentas por Cobrar…………………. 22 1.3.5. Grupo de Alto Riesgo………………………………………………………. 23 1.3.6. Necesidad de Información de las Cuentas por Cobrar…………………. 24 1.4. Inventarios………………………………………………………………………….. 24 1.4.1. Concepto…………………………………………………………………….. 24 III
26 1.4.2. Importancia dentro del Capital de Trabajo………………………………. 27 1.4.3. Objetivos de su Administración…………………………………………… 1.4.4. Necesidad de Información de los Inventarios…………………………… 28 1.5. Cuentas por Pagar………………………………………………………………… 28 28 1.5.1. Concepto…………………………………………………………………….. 29 1.5.2. Importancia dentro del Capital de Trabajo………………………………. 30 1.5.3. Objetivos de su Administración…………………………………………… 30 1.5.4. Necesidad de Información de las Cuentas por Pagar………………….. CAPÍTULO II: SITUACIÓN ACTUAL DE LAS PEQUEÑAS EMPRESAS DEL 31 SECTOR COMERCIAL MINORISTA EN XALAPA, VER……………………………… 32 2.1. La Empresa………………………………………………………………………… 32 2.1.1. Concepto de Empresa……………………………………………………... 33 2.1.2. Componentes Básicos de una Empresa…………………………………. 34 2.1.3. Importancia de la Empresa………………………………………………... 34 2.1.4. Características de la Empresa……………………………………………. 2.1.5. Clasificación de las Empresas…………………………………………….. 35 36 2.1.5.1. Por su Régimen Jurídico…………………………………………… 2.1.5.1.1.
36 La Empresa Individual………………………………………
2.1.5.1.2.
36 La Sociedad Mercantil………………………………………
37 2.1.5.2. Por su Actividad o Giro…………………………………………….. 39 2.1.5.3. Por su Magnitud o Tamaño, según la Actividad Económica…… 40 2.1.5.4. Otros Criterios………………………………………………………. 42 2.2. Datos Económicos de Xalapa……………………………………………………. 42 2.2.1. Semblanza Económica del Municipio…………………………………….. 44 2.3. La Pequeña Empresa……………………………………………………………... 44 2.3.1. Concepto de Pequeña Empresa………………………………………….. 2.3.2. Marco de Referencia p/la Caracterización de la Pequeña Empresa 44 45 2.3.3. Revaloración de la Pequeña Empresa…………………………………… 46 2.3.4. Importancia de la pequeña Empresa…………………………………….. 2.3.5. La Pequeña Empresa Comercial Xalapeña……………………………... 47 IV
2.3.5.1. Las Aportaciones de la la Pequeña Empresa Comercial al Medio Ambiente Xalapeño…………………………………………………… Xalapeño……………………………………………………... ... 47 2.3.5.1.1.
Importancia Económica………………………… Económica…………………………………….. ………….. 48
2.3.5.1.2.
Importancia Social………………………… Social………………………………………….. ……………….. 48
2.3.5.2. Situación Actual de la Pequeña Empres Comercial Xalapeña… 50 2.4. La Empresa Familiar………………………………………………………………. 50 2.4.1. Definición de Empresa Familiar…………………………………………… Familiar…………………………………………… 51 2.4.2. Importancia de la Empresa Familiar……………………… Familiar……………………………………… ……………… 51 CAPÍTULO III: METOLODOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ……………………………. 52 3.1. El Proceso de la Investigación…………………………………………………… Investigación…………………………………………………… 54 3.1.1. Planteamiento del Problema…………………… Problema………………………………………………. …………………………. 55 3.1.2. Pregunta de Investigación…………………………………………………. Investigación…………………………………………………. 55 3.1.3. Justificación de la Investigación…………………………………………... Investigación…………………………………………... 55 3.1.4. Impactos Esperados……………………………… Esperados……………………………………………………….. ……………………….. 56 3.1.5. Objetivos de la Investigación……………………………………………… Investigación……………………………………………… 56 3.2. Revisión de la Literatura y Constr ucción/Elaboración ucción/Elaboración del Marco Teórico…… 57 3.3. Definición del Alcance de la Investigación……………………………………… 57 3.4. Formulación de Hipótesis…………………… Hipótesis……………………………………………… …………………………………… ………… 58 3.4.1. Variable……………………………………………………………………… 58 3.4.2. Tipo de Hipótesis………………………… Hipótesis…………………………………………………… ………………………………… ……… 58 3.5. Selección de la Muestra…………………………………………………………... Muestra…………………………………………………………... 58 3.5.1. La Muestra……………………… Muestra………………………………………………… …………………………………………... ………………... 58 3.5.2. Determinación de la Muestra……………………………………………… Muestra……………………………………………… 59 3.5.2.1. Delimitación de la Población o Universo…………………………. 59 3.5.3. Procedimiento del Cálculo del Tamaño de la Muestra…………………. 60 3.5.4. Muestra en Poblaciones Finitas…………………………………………. Finitas…………………………………………... .. 60 3.6. Recolección de los Datos………………………………………………………… Datos………………………………………………………… 61 3.6.1. Tipo de Instrumento de Recolección de Datos………………………….. 61 3.6.2. Construcción del Instrumento……………………………………………... Instrumento……………………………………………62 ... 3.6.3. Tipo de Preguntas…………………………… Preguntas……………………………………………………… …………………………….. ….. 62 V
3.6.4. Tamaño del Cuestionario……………………… Cuestionario…………………………………………………. ………………………….. 62 . 62 3.7. Reporte de Resultados Res ultados del Proceso de Investigación………………………… 3.8. Análisis 3.8. Análisis de los Datos Cuantitativos……………………………………… Cuantitativos……………………………………………… ……… 70 3.8.1. La Hipótesis………………… Hipótesis……………………………………………… ………………………………………………. …………………. 70 3.8.2. Prueba de Hipótesis………………………… Hipótesis…………………………………………………… ……………………………... …... 71 3.8.2.1. Prueba de Hipótesis sobre p en una Distribución Binomial……. 71 3.8.2.2. Procedimiento Procedimiento para Probar la Hipótesis………………………….. Hipótesis…………………………. 72. CAPÍTULO IV: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL CAPITAL DE TRABAJO PARA PEQUEÑAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIAL MINORISTA EN XALAPA, VER………………………………………………… VER…………………………………………………………………………… ……………………………. …. 75 77 4.1. Administración 4.1. Administración Financiera del Efectivo………………………………………… Efectivo………………………………………….. .. 4.1.1. Técnicas a Emplear……………………… Emplear…………………………………………………… ………………………………… …… 77 78 4.1.1.1. Análisis con Razones Financieras………………………………... Financieras………………………………... 4.1.1.2. Ahorro de Tiempo Administrativo…………………………………. Administrativo…………………………………. 82 4.1.1.3. Flujo de Efectivo Presupuestado (Cash Flow )…………………... )…………………... 83 4.1.1.4. Inversión en Inventarios……………………………………………. 86 4.1.2. Principales Deficiencias……………………………………………………. Deficienc ias……………………………………………………. 87 4.1.3. Controles a Establecer…………………………… Establecer…………………………………………………….. ……………………….. 88 89 4.1.4. Estrategias de Efectivo…………………………………………………….. Efectivo…………………………………………………….. 4.2. Administración 4.2. Administración Financiera de Cuentas por Cobrar…………………………….. 90 90 4.2.1. Técnicas a Emplear……………………… Emplear…………………………………………………… ………………………………… …… 4.2.1.1. Modelo Propuesto…………………………… Propuesto…………………………………………………... ……………………... 90 94 4.2.1.2. Reducción del Periodo de Cobranza……………………………... 4.2.2. Principales Deficiencias…………………… Deficiencias……………………………………………… ………………………………. ……. 96 97 4.2.3. Controles a Establecer…………………………… Establecer…………………………………………………….. ……………………….. 4.3. Administración 4.3. Administración Financiera de Inventarios………………………………………. Inventarios………………………………………. 99 99 4.3.1. Técnicas a Emplear……………………… Emplear…………………………………………………… ………………………………… …… 4.3.1.1. Método ABC………………………… ABC……………………………………………………… ………………………………. 100 …. 4.3.1.2. Análisis con Razones Financieras………………………………... Financieras………………………………... 103 4.3.1.3. Modelos de Inventarios………………………… Inventarios…………………………………………….. ………………….. 105 VI
4.3.1.4. Reducción de la la Inversión en Inventarios o Incremento a la Rotación de los Inventarios…………………………………………….. Inventarios…………………………………………….. 109 4.3.2. Principales Deficiencias…………………… Deficiencias……………………………………………… ……………………………… ……. 110. 4.3.3. Controles a Establecer…………………………… Establecer…………………………………………………….. ……………………….. 111 4.3.4. Estrategias de Inventarios…………………………………………………. Inventarios………………………………………………… 114. 4.4. Administración 4.4. Administración Financiera de Cuentas por Pagar……………………………... Pagar…………………………… ... 114 4.4.1. Técnicas a Emplear……………………… Emplear…………………………………………………… ………………………………… …… 115 4.4.1.1. Análisis Propuesto………………………………………………….. Propuesto………………………………………………….. 115 4.4.1.2. Análisis con Razones Financieras………………………………... 116 4.4.2. Controles a Establecer…………………………… Establecer…………………………………………………….. ……………………….. 117 CONCLUSIONES…………………………………………… CONCLUSIONES……………… ……………………………………………………… …………………………….. ….. 118 FUENTES DE INFORMACIÓN………… INFORMACIÓN…………………………………… ………………………………………………… ……………………… 122 ANEXO I……………………………………………… I………………………………………………………………………… …………………………………….. ………….. 125 ÍNDICE DE FIGURAS………………… FIGURAS……………………………………………… …………………………………………………… ……………………… 128 ÍNDICE ÍNDICE DE TABLAS……………………… TABLAS………………………………………………… ……………………………………………….. …………………….. 129
VII
RESUMEN El presente trabajo tiene como finalidad coadyuvar en la administración financiera del capital de trabajo de las pequeñas empresas del sector comercial minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver.; esto mediante la lectura y aplicación que el pequeño empresario Xalapeño o cualquier otro interesado en el tema haga del contenido de este material, el cual se integra por cuatro capítulos para su comprensión y entendimiento; el primero se refiere al marco teórico del capital de trabajo (efectivo, cuentas por cobrar, inventarios y cuentas por pagar), para el cual se consultaron diversas fuentes de información; el segundo, es relativo al marco contextual de la pequeña empresa comercial Xalapeña; el tercero contiene la metodología de la investigación aplicada, es decir, la delimitación de la población objetivo, la determinación del tamaño de la muestra para estudio, el reporte de los resultados del proceso de la investigación realizada, la prueba de hipótesis para comprobar la validez de la información presentada y así determinar su nivel de significación estadística, misma que funge como sustento de la propuesta de administración financiera del capital de trabajo, planteada en el cuarto capítulo de este documento.
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INTRODUCCIÓN
En la actualidad, la población mundial atraviesa una época de cambios trascendentales derivados en cambios socioeconómicos principalmente. Estos cambios son impulsados potencialmente por las diversas condiciones y situaciones que existen en cada país. El ser humano debe responder con la mayor inteligencia posible a dichos cambios que, tomados de manera adecuada, pueden llegar a traer grandes beneficios para aquel audaz que sea capaz de sobrevivir y adecuarse a ellos. Aterrizando el planteamiento anterior al medio empresarial Xalapeño y conociendo la situación de crisis económica que vive y agobia a la gran mayoría de pequeños empresarios del sector comercial minorista, éstos deben responder con una lucha constante para sobrellevar esta situación y salir adelante, reflejada en hacer crecer sus negocios y evitar a toda costa su cierre. Mientras el Gobierno del Estado de Veracruz realiza las acciones que considera pertinentes para abatir la crisis económica, la iniciativa privada no debe quedarse de brazos cruzados en espera de que sean los representantes públicos quienes la lleven de la mano, muy al contrario, debe mostrar pro-actividad y valerse de los muy variados recursos que existen actualmente para ayudar a sus empresas a afrontar la situación. Aunque la situación es hasta cierto punto desfavorable y desalentadora al no dejar ver el fin del problema, se debe mantener, por difícil que esto sea, el optimismo que alguna vez caracterizó a aquellos “emprendedores”, hoy en día empresarios, para iniciar su proyecto, que coadyuva al bienestar de la población mediante la generación de nuevos empleos y contribuye al ingreso público.
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Por ello, considero de suma importancia afrontar los problemas como oportunidades de superación y crecimiento, sobre todo para aquellos sectores que se encuentran más desprotegidos, como es el caso de las pequeñas empresas del sector comercial minorista, que por su frágil estructura financiera y por la etapa de crecimiento en que se encuentran dentro de su ciclo de vida, es pertinente brindar un impulso mediante un estudio enfocado a lograr una mejora sustancial en la administración financiera de sus activos y pasivos a corto plazo, es decir, su capital de trabajo. Se entenderá por capital de traba jo “al conjunto integrado por los siguientes conceptos: efectivo, cuentas por cobrar, inventarios y cuentas por pagar”. El presente trabajo se integra de cuatro capítulos para facilitar su lectura, el detalle a continuación: El primer capítulo del texto, contiene información concerniente al marco teórico del capital de trabajo, es decir, su concepto, características-elementos, estructura, importancia, objetivos de la administración de cada uno de los rubros que lo integran y la necesidad de la información de los mismos. Cabe mencionar que para la elaboración de este apartado se consultaron diversas fuentes de información bibliográficas, en su gran mayoría de autores mexicanos, procurando siempre contar con las ediciones más completas y recientes, sin dejar de lado a grandes obras de autores extranjeros que ayudaron a la comprensión y entendimiento de los temas abordados, esto con el propósito de redactar el contenido de manera clara. Aquí el lector encontrará la información que le servirá como fundamento para analizar lo siguiente. El segundo capítulo del material muestra información referente al concepto de empresa, sus componentes básicos, importancia ( económica y social ), características (estructurales y funcionales), criterios de clasificación, además de una breve semblanza económica del Municipio de Xalapa, y un apartado sobre la 4
empresa familiar, lo anterior para contextualizar a la pequeña empresa comercial Xalapeña. El tercer capítulo corresponde a la metodología de la investigación aplicada, referenciando a la población objetivo, dato obtenido del Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM) al año 2009, el método para la determinación y el cálculo del tamaño de la muestra, el reporte de los resultados del proceso de la investigación realizada, la prueba de hipótesis correspondiente para comprobar la validez de la información y el nivel de significancia estadística que sirve como fundamento para sustentar lo subsecuente. Asimismo en el cuarto capítulo del documento se presenta una propuesta para administrar integralmente el capital de trabajo de las pequeñas empresas del sector comercial minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver., que plantea la adecuada y oportuna aplicación de una serie de técnicas, controles y estrategias financieras en la operación normal de dichas empresas, teniendo como objetivo lograr un incremento sustancial en las utilidades a través de la mejora en la administración de este concepto. Al haber descrito la estructura del presente trabajo, espero que su contenido sea de interés para el lector, con la finalidad de que adquiera los conocimientos que se pretenden transmitir mediante su consulta y, sobre todo que éste logre su objetivo principal.
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CAPÍTULO I: CAPITAL DE TRABAJO
1.1. Capital de Trabajo. El capital de trabajo tiene una participación fundamental en la estructura financiera de la empresa y de los resultados de la entidad en los periodos convencionales anuales, y es de vital importancia el mantener la actuación del ente económico en un grado tal de liquidez que permita el desarrollo continuo y armónico de las operaciones. A continuación, se citan algunas definiciones de diversos autores, con la finalidad de ayudar a la comprensión del término.
1.1.1. Concepto. “Cantidad de dinero que utiliza la empresa para su operación normal” (Fernández, 2000, p. 31). “Medida de liquidez que muestra, en un punto del tiempo, cuál es el excedente de recursos de fácil conversión en efectivo sobre los compromisos de pago a corto plazo” (Ochoa, 2009, p. 378). “Parte del capital o de la inversión de la empresa con la que ésta realiza sus operaciones” (Ortega, 2008, p. 223). “Diferencia que existe entre el Activo Circulante y el Pasivo a Corto Plazo de una empresa” (Perdomo, 2001, p. 19).
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Del análisis de las definiciones anteriores se puede concluir que, el capital de trabajo es un concepto referente a los recursos financieros con los que opera normalmente una empresa a corto plazo.
1.1.2. Características-Elementos. Con la finalidad de contextualizar aún más y diferenciar al capital de trabajo de otras acepciones se presentan las siguientes características ó elementos, de acuerdo a Perdomo (2001): a) Diferencia que resulta del Activo Circulante ( AC ) menos el Pasivo a Corto
Plazo (PCP ). Los grupos del Estado de Situación Financiera que contienen las cuentas de movimiento constante en la empresa.
b) Activo Circulante (AC), bienes y valores que normalmente se convierten en dinero en el plazo máximo de un año. c) Pasivo a Corto Plazo (PCP), Deudas, compromisos y obligaciones que deberán pagarse en el plazo máximo de un año. d) De una empresa u organismo social-económico con recursos humanos, tecnológicos, materiales y financieros con objetivos de vender, ganar y crecer (empresa privada).
1.1.3. Estructura del Activo Circulante (AC). Según el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), el Activo Circulante, es el conjunto o segmento importante cuantificable de los beneficios futuros fundamentalmente esperados y controlados por una entidad, representados por efectivo, derechos, bienes o servicios, como consecuencia de transacciones pasadas o de otros eventos ocurridos. Por lo tanto, son partidas que representan efectivo y que en forma razonable se espera que se conviertan en efectivo, bienes o recursos, o que brinden un beneficio económico futuro, ya sea por su venta, uso, consumo o servicios, normalmente dentro de un plazo de un año o del Ciclo Financiero a Corto Plazo. 8
a) Por su parte, el Activo Circulante Disponible, está representado por el Efectivo en caja.
b) En cambio, el Activo Circulante Realizable está integrado por aquellos recursos que representan derechos de cobro (Cuentas por Cobrar: Clientes) y que se pueden vender ( Inventarios), usar o consumir generando
beneficios futuros fundadamente esperados en el plazo de un año o durante el Ciclo Financiero a Corto Plazo.
1.1.4. Pasivo a Corto Plazo (PCP). De acuerdo con la definición del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), el Pasivo es el conjunto o segmento cuantificable de las obligaciones presentes de una entidad particular, que implica, en forma virtualmente ineludible, la futura transferencia de efectivo, bienes o servicios a otras entidades, como transacciones o eventos pasados. Por su parte, el Pasivo a Corto Plazo está integrado por aquellas deudas y obligaciones (Cuentas por Pagar: Proveedores ) a cargo de una entidad económica, cuyo plazo de vencimiento es inferior a un año o al del Ciclo Financiero a Corto Plazo.
1.1.5. Fórmula. En sus obras (Fernández, 2000; Ochoa, 2009; Perdomo, 2001) concluyeron que el Monto del Capital de Trabajo se obtiene como resultado de restarle al Activo Circulante el Pasivo a Corto Plazo y representa generalmente un exceso entre los
bienes y derechos que podrían estar disponibles en efectivo en el término de un año, menos los pasivos exigibles en el mismo periodo. Matemáticamente, se define como:
Capital de Trabajo (CT) = Activo Circulante (AC) – Pasivo a Corto Plazo (PCP) 9
Esto se ve reflejado en los renglones del Activo Circulante y el Pasivo a Corto Plazo del Estado de Situación Financiera. Empresa “La Magnolia”
Estado de Situación Financiera parcial al 31 de diciembre de 2009 Activo Circulante:
Pasivo a Corto Plazo:
Efectivo………………………. $ 1 000 Cuentas por Pagar (Proveedores ) $ 3 200 Cuentas por Cobrar (Clientes )
2 000
Inventarios……………………
3 000
Activo Circulante
$ 6 000
Pasivo a Corto Plazo
$ 3 200
Capital de Trabajo neto = 6 000 – 3 200 = 2 800 Figura 1.1. El Capital de Trabajo en el Estado de Situación Financiera. Fuente: (Ochoa, 2009, p. 378)
Esta cifra se puede interpretar como la cantidad de dinero que la empresa podría emplear para sus operaciones, a la fecha del Estado de Situación Financiera.
1.1.6. Importancia del Capital de Trabajo. Según Sánchez (2000), la importancia del capital de trabajo en las empresas, radica principalmente en que: a) Representa la inversión que el empresario tiene destinada para producir ingresos futuros a través de las ventas. b) Representa los recursos netos propiedad del empresario, destinados a las operaciones normales de la empresa. c) Requiere de 75% del tiempo de la Administración Financiera del empresario, que debe validar continuamente sus proyecciones, contra la realidad. 10
Derivado de los puntos anteriores se puede decir que, la importancia del capital de trabajo de una empresa radica principalmente en que es la parte de la inversión del empresario destinada a la obtención de utilidades a través de la operación normal de la empresa, es decir, mediante el logro de ventas.
1.1.7. Objetivos de su Administración. De acuerdo a Fernández (2000), en el área, se toman decisiones concernientes a los Activos Circulantes y Pasivos a Corto Plazo al plantear objetivos como: a) Manejar debidamente el Efectivo de la empresa. b) Otorgar Crédito a quien se le debe otorgar. c) Establecer el nivel de Inventarios que debe mantener la empresa. d) Determinar la estructura de la Deuda a proveedores de la empresa.
1.1.8. Necesidad de Información del Capital de Trabajo. La Norma de Información Financiera (NIF-A2 ) en su Postulado Básico “Asociación de Costos y Gastos con Ingresos” (antes Principio del Periodo Contable) establece que “Los costos y gastos de una entidad deben identificarse con el ingreso que generen (los resultados de operación y la situación financiera
de la entidad) en el mismo periodo (en periodos convencionales de un año) independientemente de la fecha en que se realicen ”.
1.1.9. Ciclo Financiero u Operativo a Corto Plazo. En seguida, se conceptualizará el término, con la ayuda de dos definiciones tomadas de obras diferentes. “Tiempo promedio que transcurre entre la adquisición de mercancía, su venta, y finalmente su recuperación convertida en efectivo” (Moreno y Rivas, 2003, p. 9). 11
“Tiempo que transcurre entre la recepción de la mercancía, su venta, y el cobro a los clientes por las ventas de mercancía” (Ochoa, 2002, p. 379). El Ciclo Financiero u Operativo a Corto Plazo se inicia con aportaciones en Efectivo, y puede también obtenerse Financiamiento a Corto Plazo ( Proveedores), para que estos recursos se empleen en la adquisición de Mercancía ( Inventario) para ser Vendida; en este momento se agrega la utilidad, que se transforma en Cuentas por Cobrar (Clientes), y que por último se convierten en Efectivo. Este ciclo representa el capital de trabajo:
Efectivo
Cuentas por Pagar
Cuentas por Cobrar
CICLO FINANCIERO A CORTO PLAZO
(Clientes)
(Proveedo res)
Capital de Trabajo
Ventas
Inventario
Figura 1.2. Ciclo Financiero u Operativo a Corto Plazo. Fuente: (Moreno & Rivas, 2003, p. 12)
Todos los elementos del Capital de Trabajo, se relacionan entre sí. A continuación, se hace referencia del concepto de ciclo operativo neto o ciclo de efectivo, con el objetivo de facilitar el entendimiento del mismo. 12
Ciclo Operativo Neto o Ciclo de Efectivo. “Periodo que transcurre entre la fecha del pago de la mercancía y el cobro a los clientes” (Ochoa, 2009, p. 379). Una administración eficaz deberá realizar esfuerzos para intentar reducir el Ciclo Operativo Neto o Ciclo de Efectivo al Mínimo. Según Ochoa (2009), el empresario debe tener mucho cuidado al distinguir entre Capital de Trabajo Temporal y Capital de Trabajo Permanente. a) Por Capital de Trabajo Permanente entendemos aquellos niveles de inversión en efectivo, cuentas por cobrar e inventarios que se requieren de manera constante.
b) El Capital de Trabajo Temporal se refiere a la inversión en efectivo, cuentas por cobrar e inventarios que surgen como consecuencia de las ventas estacionales o de temporada . Una vez que la temporada de
incremento en ventas ha concluido, todos los activos circulantes bajan a sus niveles permanentes. Cada empresa en particular definirá sus Políticas en cuanto a Inversión y Financiamiento a Corto Plazo y, por lo mismo, la situación del Capital de Trabajo. El Capital de Trabajo comprende varios conceptos siendo los principales los que se tratan en este trabajo; el Efectivo, las Cuentas por Cobrar ( Clientes), los Inventarios, y las Cuentas por Pagar ( Proveedores).
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1.2. Efectivo. Dentro de la Administración Financiera del Capital de Trabajo, un punto de vital importancia son los fondos con que se cuenta para cubrir sus obligaciones ante terceros. En sus inicios, toda empresa generalmente sólo cuenta con efectivo, el cual, es canjeado por bienes, que al ser realizados dentro del giro normal del negocio, se convertirán en inventarios y/o cuentas por cobrar que regresan a la empresa en forma de efectivo, dando como consecuencia el ciclo normal de la empresa.
1.2.1. Concepto. En seguida, se presenta la definición de efectivo, para su correcta concepción. “Moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponible para la operación” (Moreno & Rivas, 2003, p. 17). El efectivo le permitirá a la empresa adquirir nuevas mercancías o liquidar sus compromisos, dando como resultado que en algunas ocasiones existan excedentes o faltantes de efectivo. El efectivo debe estar sujeto a libre disposición y sin restricciones. De acuerdo a (Fernández, 2000; Madroño, 2008), el efectivo cumple cuatro funciones a saber:
a) Efectivo Operacional. Permite afrontar necesidades rutinarias, ya sea compras, pago de gastos o inversiones.
b) Efectivo Precautorio. Permite solucionar situaciones imprevistas donde se necesite dinero para solventarlas. 14
c) Efectivo Especulativo. Permite aprovechar situaciones fuera del curso normal de la empresa.
d) Efectivo Compensatorio (CB: Compensating Balance). Cuando la empresa se obliga con Instituciones de Crédito a mantener un saldo mínimo determinado, en sus cuentas normal o maestra de cheques, motivado por los servicios que proporciona la Institución Bancaria a la empresa. Según Fernández (2000), debe mostrarse como primer renglón del Estado de Situación Financiera dentro del Activo Circulante.
1.2.2. Importancia dentro del Capital de Trabajo. El efectivo es el concepto más importante del capital de trabajo. La empresa que no genera Flujo de Efectivo en su operación tenderá a desaparecer. Las empresas con alta generación de efectivo tienen éxito y penetran en el mercado con cierta facilidad. La alta generación de efectivo se realiza con productos con amplio margen de utilidad y cuyo Ciclo Financiero a Corto Plazo es reducido. Esto debe ir acompañado de un precio competitivo, con una calidad permanente y un buen servicio que le dan un valor agregado al producto.
1.2.3. Objetivos de su Administración. La Administración del Efectivo dentro de una empresa busca manejar de la manera más eficiente los Flujos de Efectivo que la empresa necesita para operar normalmente. La Administración del Efectivo planea, organiza, dirige y controla estos flujos desde que entran a la empresa vía Crédito o Cobranza, hasta su salida como pago a Proveedores. Esta administración debe enfocar su esfuerzo a recolectar, distribuir e invertir el efectivo para:
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a) Evitar Despilfarros . Lo cual se logra ejerciendo un estrecho control sobre las erogaciones a realizar, para que no se hagan gastos superfluos.
b) Reducción al Mínimo de Imprevistos. Debiendo evitarse que repercutan en forma substancial en la empresa; para ello hay que prever cuándo llegarán a la empresa y en qué forma la impactarán.
c) Control de Inversión. En cualquier fase del Ciclo Económico de la Empresa puede ser que se efectúen inversiones en exceso, que van a provocar una lenta recuperación del efectivo, razón por la cual es aconsejable ajustarse al Presupuesto de Caja, para evitar que la empresa se vea comprometida por falta de liquidez.
d) Aprovechamiento de Descuentos. Es aconsejable que se anticipe el pago de las obligaciones que causen intereses o que signifiquen obtener un beneficio, solo cuando se cuente con excedentes de efectivo.
e) Inversiones de Recuperación Inmediata. Tiene como fin efectuar inversiones con vencimientos escalonados, para evitar problemas de liquidez y obtener rendimientos adicionales, mientras no se utilicen los recursos para cumplir compromisos o inversiones proyectadas.
1.2.4. Necesidad de Información del Efectivo. De acuerdo a Montaño (1992), en Finanzas existen dos opciones con respecto al efectivo que deben mantenerse en equilibrio: LIQUIDEZ
RENTABILIDAD
Significa tener dinero disponible para pagar las deudas o invertirlo dentro de la empresa para general utilidades.
a) Liquidez es la capacidad para pagar oportunamente a los acreedores. b) Rentabilidad es la capacidad para producir utilidades.
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Dos situaciones inadecuadas financieramente son : el Exceso de Efectivo porque
crea dinero ocioso, y el Faltante afecta al tener que pagar obligaciones con sobreprecio por la mora o el no poder contar con recursos para el desempeño de las operaciones normales de la empresa. Es necesario que el empresario conozca de antemano cuáles son sus compromisos y con qué recursos financieros cuenta para poder cumplirlos oportunamente; además debe analizar en forma concreta las características y peculiaridades de su empresa, para poder determinar los requerimientos necesarios de la función del efectivo y del mercado en el que se desenvuelve, a fin de fijar los niveles adecuados de inversión.
1.3. Cuentas por Cobrar (Clientes). A continuación, se alude a una variedad de definiciones, para conceptualizar el término de manera apropiada.
1.3.1. Concepto. “Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas” (Fernández, 2000, p. 39). Dentro del concepto general anterior se incluyen los Documentos por Cobrar a Clientes que representan derechos exigibles, que han sido documentados. “Las cuentas por cobrar representan en toda empresa, el crédito que concede la empresa a sus clientes, sin más garantías que la promesa de pago a un plazo determinado” (Madroño, 2008, p.107). La palabra crédito proviene del latín ” creditum” de “credere” y significa tener fe o confianza en que el deudor pagará el importe de una operación.
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“Las cuentas por cobrar representan aplicaciones de recursos de la empresa que se transformar án en efectivo para terminar el Ciclo Financiero a Corto Plazo” (Moreno & Rivas, 2003, p. 51). “Cantidades de dinero que el cliente debe a la empresa por sus compras a crédito. Es decir, son créditos que se otorgan a los clientes concediéndoles un tiempo razonable para que paguen los artículos comprados después de haberlos recibido” (Ortega, 2008, p. 377). “Entrega de un valor actual ( mercancía), sobre la base de confianza, a cambio de un valor equivalente esperado en un futuro, pudiendo existir adicionalmente un interés pactado” (Villaseñor, 1989, p. 4). Los derechos exigibles por los conceptos anteriores que forman parte del Capital de Trabajo, son aquéllos que tienen vencimientos a Corto Plazo y que, por lo tanto, su cobro es en el término de un año o dentro del Ciclo Financiero a Corto Plazo de la Entidad. Según Madroño (2008), el Crédito puede variar de una empresa a otra aun cuando éstas se dediquen al mismo giro, pero contiene elementos que lo hace similar tales como: -
Son resultado de ventas a plazos.
-
Se estipula en ellas el plazo máximo de pago.
-
Son sin garantía específica.
-
Se convierten en efectivo a corto plazo .
Dentro del proceso de operación de la empresa, la Administración de Cuentas por Cobrar cumple con el cierre del ciclo; es decir, se necesita terminar la venta o recuperar el efectivo que se invirtió al principio del proceso operativo junto con su valor agregado para inyectarlo nuevamente al proceso y continuar la operación. 18
De acuerdo a Sánchez (2000), la Administración de Cuentas por Cobrar, en consecuencia, se divide en:
I.
Administración del Crédito.
II.
Administración de la Cobranza. La cobranza es la llave de ingreso del dinero. Si no fluye adecuadamente, tampoco podrán pagarse los compromisos al 100%.
Según Fernández (2000), desde un enfoque administrativo moderno, el proceso de cobro de una factura pertenece al término del proceso de la venta . Esto es, la venta termina cuando el cliente paga su deuda y, no es sino hasta ese momento cuando la venta se ha realizado. De ser negocio pequeño, la función de crédito y cobranza suele encomendársele a la vez al empresario, no siendo difícil que él mismo haga esta función.
a) Valuación. De acuerdo a Fernández (2000), las Cuentas por Cobrar se registran al valor del derecho exigible, es decir, al de aquellos documentos por cobrar a clientes
originados por ventas. Normalmente las empresas otorgan créditos en lugar de realizar operaciones de contado a fin de incrementar el volumen de ventas y, de esa manera, aumentar la utilidad . Sin embargo, las empresas conocen o asumen el riesgo de que una
pequeña parte de las Cuentas por Cobrar no se cobrará. Ello no se debe a que el empresario haya hecho mal su trabajo, sino a razones ajenas a la empresa. Este es un costo de operación, de crédito y la empresa que otorgue créditos debe reconocerlo y asumirlo, calcularlo y registrarlo durante el mismo periodo de las
ventas. Esto se conoce como Estimación de Cuentas Incobrables. 19
La estimación se calcula con base en la experiencia del empresario que otorga crédito y arroja un porcentaje de incobrabilidad :
Cuentas por cobrar x % (estimación) = Incobrables (x) La cartera vencida e incobrable , en tiempos de crisis, cuando baja el poder
adquisitivo de la población, aumenta considerablemente.
b) Reglas de Presentación. Según Fernández (2000), de acuerdo con su exigibilidad (menor a un año), las Cuentas por Cobrar a Corto Plazo se presentan en el Activo Circulante después de efectivo.
1.3.2. Importancia dentro del Capital de Trabajo. Desde el inicio de este siglo se han privilegiado las Ventas a Crédito, bajo tantas variantes que presenta, impulsando extraordinariamente el crecimiento de negocios, pero también representando un alto riesgo de no pago. Las Cuentas por Cobrar constituyen uno de los conceptos más importantes del Activo Circulante. La importancia está relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia. La Administración de Cuentas por Cobrar es parte de la Administración del Capital de Trabajo, refleja su impacto financiero en el Ciclo de Efectivo y permite la correcta asignación del dinero, por consiguiente, la continua operación de la empresa. Generalmente, en la empresa la inversión en Cuentas por Cobrar representa una inversión muy importante. 20
1.3.3. Objetivos de su Administración. De acuerdo a (Fernández, 2000; Madroño, 2008) sus objetivos son los siguientes: a) Fijar el límite máximo de inversión en Cuentas por Cobrar. b) Establecer límites máximos por clientes. c) Establecer condiciones del Crédito en forma clara. d) Evitar al máximo contar con cartera vencida. e) Abatir costos de Cobranza. f) Evitar que el otorgamiento de descuentos por pronto pago se convierta en una carga adicional, es decir, que el costo del descuento no sea mayor que el beneficio del aumento en ventas. Según Fernández (2000), para alcanzar el cumplimiento de los objetivos, el empresario debe tomar las siguientes normas o medidas:
a) Analizar la Información de Crédito. Este análisis se utiliza para conocer si el cliente es sujeto o no de crédito, efectuando un análisis de la situación financiera del cliente atendiendo a lo siguiente. I.
Capacidad de pago.
II.
Estabilidad.
III.
Análisis de la antigüedad promedio de las cuentas por pagar.
La Administración de Cuentas por Cobrar es responsabilidad de la función financiera del empresario que, además de cobrar y determinar a quién otorgarle crédito, establecerá de acuerdo a las conveniencias de la empresa y, principalmente, a las políticas que dicte el mercado, los plazos de crédito y los requisitos que necesita cubrir el cliente para poder acceder a una línea de crédito con la empresa.
b) Analizar los Términos de Crédito. Es importante, al fijar los términos del crédito, tomar en cuenta lo siguiente: I.
Periodo del crédito.
II.
Descuento en efectivo 21
Los plazos y criterios de crédito parten de la existencia del crédito comercial que otorga un financiamiento por costumbre de “X” días para que el cliente pague su adeudo sin intereses.
c) Evaluar las Políticas de Crédito y Cobranza.
1.3.4. Políticas de la Administración de Cuentas por Cobrar ( Clientes). De acuerdo a Montaño (1992), beben señalarse con claridad las Políticas de Crédito y Cobranza que irán desde muy flexibles hasta las muy rígidas, pudiendo existir las siguientes combinaciones:
Rígido
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22
Flexible
11
12
Flexible
Rígida
CR DITO
COBRANZA Figura 1.3. Políticas de la Administración de Cuentas por Cobrar Fuente: (Madroño, 1995, p. 111)
11
Crédito flexible y cobranza flexible. Se establecen pocos requisitos para otorgar el crédito y se permite al cliente
que pase a pagar a la empresa sin necesidad de un sistema de cobranza.
21
Crédito rígido y cobranza flexible. Desde un principio se fijan requisitos muy rigurosos para otorgar el crédito,
pero no se establece un sistema de cobranza propiamente dicho, por lo que el cliente puede pasar a pagar a la empresa. 22
12
Crédito flexible y cobranza rígida. Se señalan requisitos básicos para otorgar el crédito a los clientes, pero se
establece un sistema de cobranza con un control muy rígido, no permitiendo que se demoren en sus pagos.
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Crédito rígido y cobranza rígida. En ambos procedimientos se establecen mecanismos de control
extremadamente rígidos para minimizar los riesgos de pérdidas por falta de pago de los clientes. Lógicamente se traduce en una disminución de las ventas. Según Montaño (1992), el empresario debe: a) Establecer la combinación de estos dos sistemas, adecuada a las políticas de la empresa y tomando en cuenta la situación financiera interna y externa, la demanda del producto, la intensidad de la competencia y todos los factores económicos que se relacionen con las ventas. b) Seleccionar aquellas políticas que maximicen las utilidades, incrementando las ventas por encima de los aumentos en los costos ( descuentos, estimaciones); es decir, lograr que las ventas aumenten en mayor
proporción que los gastos. c) Establecer políticas que le permitan optimizar su cartera crediticia, es decir, cobrar sus derechos en el tiempo adecuado previamente designado.
1.3.5. Grupo de Alto Riesgo. De acuerdo a Montaño (1992), en relación al riesgo, conviene en algunos casos manejar un Grupo de Alto Riesgo debidamente controlado. En algunas empresas se aceptan, además de los clientes normales, a Grupos de Alto Riesgo como pueden ser los estudiantes, empleados con trabajo inestable, personas que presentan baja garantía, etc.
23
En estos casos, estos grupos se manejan por separado, con el fin de poder tener un mejor control de su rentabilidad. No se debe olvidar que este grupo produce una utilidad adicional a la normal de la empresa.
1.3.6. Necesidad de Información de las Cuentas por Cobrar ( Clientes). El empresario debe controlar el cobro de las facturas y por lo tanto determinará los clientes a quienes se les puede otorgar crédito nuevamente.
1.4. Inventarios. En seguida, se hace mención de los conceptos de inventarios de diferentes autores; lo anterior para ser capaz de llegar a una conclusión mediante su análisis.
1.4.1. Concepto. “Los inventarios representan en la empresa comercial, mercancía que se adquiere para su venta” (Madroño, 2008, p. 129). “Artículos de Compra-Venta también conocidos como Mercancías para Reventa que no fueron producidos por la empresa y están en condiciones para ser comprados por los clientes” (Moreno & Rivas, 2003, p.99). “Relación clara, ordenada y valorada de los bienes corpóreos adquiridos a través de proveedores de la empresa y que están destinados a la venta de la misma forma material en que se adquirieron” (Ortega, 2008, p. 342). 24
Los Inventarios están constituidos como: Artículos para ser Vendidos a los Clientes, produciéndose la utilidad en el Ciclo Operativo a Corto Plazo al convertirse las Ventas en Cuentas por Cobrar y en Efectivo al lograrse su cobro. Según Montaño (1992), el Costo de los Inventarios está formado por los siguientes conceptos:
a) Costo de Capital. Inventario.
Equipo para manejar y almacenar.
b) Costo del Espacio.
Renta, depreciación y mantenimiento.
Calefacción y otros servicios.
Limpieza.
c) Costos de Almacenamiento. Seguros.
Sueldos y prestaciones.
Registro y control de los inventarios.
Robos y mermas.
Deterioros y obsolescencias.
Disminución de precios.
De acuerdo a Madroño (2008), en la actualidad se mantienen fuertes inversiones en inventarios atendiendo a las siguientes razones: -
Disminución de Ventas. Lo cual se debe a la situación económica general del país.
-
Ganancia de Tiempo. La compra y entrega no pueden ser instantáneas, por lo que se busca evitar esto con la espera por parte del cliente.
-
Por Aspectos de Competencia. Al cliente no le gusta esperar, y si la empresa no satisface su necesidad en forma oportuna y total puede irse con la competencia.
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-
Por Especulación. Ya que se pretende salvaguardar a la empresa de los incrementos a los precios o simplemente de escasez de mercancía.
-
Abatimiento de Costos. El cambio en los planes de compras, implica un incremento a los costos, por la simple compra de un nuevo producto, resolviendo las empresas comprar un excedente que a la larga saldrá más beneficioso, que hacer descuentos y rebajas de un producto en la empresa.
1.4.2. Importancia dentro del Capital de Trabajo. Los Inventarios, junto con las Cuentas por Cobrar, constituyen la principal inversión dentro de los conceptos que dan origen al Capital de Trabajo. La Administración de los Inventarios es de significativa importancia, primero por el monto de la inversión que generalmente se requiere, así como por la complejidad y grado de dificultad que implica una Administración Financiera efectiva, la que tendrá como fin principal mantener y/o aumentar la productividad de la empresa, pues no habiendo inventarios no hay ventas y pérdida de mercado, y no habiendo ventas no hay utilidad y esto en cierto plazo llevará al cierre del negocio. La Administración de Inventarios merece especial atención por tres motivos: Primero, porque los Inventarios comprenden la parte principal del Activo Total de
un gran número de negocios, en especial de los Negocios Minoristas. En segundo lugar , debe considerar que, como los activos menos líquidos, los errores en su
Administración no se solucionan rápidamente. Finalmente, porque los cambios de nivel de inventario tienen efectos económicos importantes. Los Inventarios requieren para su correcta Administración de un amplio grado de planeación, necesaria para mantener inventarios razonables dentro de las necesidades de la empresa. Según Sánchez (2000), para lograr una Administración efectiva es necesario considerar que el Inventario: a) Ocupa un espacio que tiene un costo. b) Requiere de recepción y entrega, cuyo manejo también cuesta. 26
c) Supone un estudio previo de su posibilidad de ser vendido como producto terminado, lo que siempre cuestiona su posible sustitución, reducción y hasta su eliminación. d) Supone un estudio previo para eliminar al máximo el desperdicio. e) Supone un estudio previo de monto ideal a invertir y existencias individuales, conforme a la rotación de mercancías. f) Supone un enlace con las ventas esperadas, para no incurrir en insuficiencia ni sobreinversión. g) Supone una supervisión frecuente de mercancía obsoleta, dañada, o de venta lenta, para decidir qué hacer con la inversión que no produce. h) Implica la concientización de que comprar de más, representa tener dinero ocioso que no produce hasta que se venda.
1.4.3. Objetivos de su Administración. De acuerdo a (Fernández, 2000; Madroño, 2008), sus objetivos principales son: a) Determinar la inversión óptima de inventarios de acuerdo a las posibilidades financieras de la empresa. b) Hacer coincidir los intereses y posibilidades, de compras, ventas y finanzas; armonizando capacidad de compra, penetración en el mercado y capacidad financiera. c) Rotar adecuadamente las existencias de inventarios para evitar deterioros, obsolescencia, mermas o bien desperdicios. d) Contar con las existencias suficientes para hacer frente a las demandas de los clientes. e) Evitar al máximo posible el dejar de realizar ventas por falta de mercancía, con los siguientes costos al desaprovechar el mobiliario y equipo. El principal objetivo es ser el motor de la venta, lo que producirá la utilidad a través de un precio superior al costo de adquisición. Esta utilidad permitirá a la empresa su existencia a través del tiempo. 27
1.4.4. Necesidad de Información de los Inventarios. Una buena parte de la Administración General depende de la información que se obtenga y se tenga. La Administración Financiera de los Inventarios no es excepción a esta regla y requiere información oportuna y veraz. El empresario (encargado, financieramente, del manejo y monto de los inventarios ) requiere tener por lo menos un conocimiento continuo respecto a lo siguiente: a) Estado actual de los inventarios. b) Localización de los inventarios. c) Antigüedad o añejamiento de los inventarios. d) Existencias actuales de los inventarios. e) Consumo o venta anual. f) Lote óptimo económico de los principales inventarios. g) Comparación de las existencias con máximos y mínimos. h) Costos actuales y sus tendencias. i) Precios de los artículos principales. j) Problemas de abastecimiento.
1.5. Cuentas por Pagar (Proveedores). A continuación, se proporcionan dos conceptos de cuentas por pagar a proveedores, con el objeto de que sirvan como base para el desarrollo del tema.
1.5.1. Concepto. “Personas que proporcionan financiamiento a través de las mercancías que ofrecen mediante su crédito” (Montaño, 1992, p.137). “Empresas a las cuales se les debe por mercancía suministrada a la empresa” (Perdomo, 2001, p. 232). 28
Según Fernández (2000), las empresas generalmente hacen compras a crédito a otros negocios y registran la deuda como una Cuenta por Pagar. De acuerdo a Ochoa (2009), el Financiamiento de Proveedores es considerado como una fuente natural de financiamiento (se origina en el curso ordinario de los acontecimientos) para las inversiones en Capital de Trabajo. En ocasiones se argumenta que representan una opción de financiamiento sin costo para la empresa. El promedio del financiamiento de los Proveedores depende en parte de las condiciones económicas, de la oferta y demanda de la mercancía que se adquiere y de la oportunidad de la empresa de negociar descuentos de pronto pago o pago anticipado.
1.5.2. Importancia dentro del Capital de Trabajo. Según Fernández (2000), las Cuentas por Pagar o Crédito Comercial constituyen la categoría individual más grande de deudas a Corto Plazo debido a que representan aproximadamente entre un tercio y el 40% de los Pasivos a Corto Plazo de las empresas (este porcentaje es un poco más alto en las empresas pequeñas).
El rubro de Cuentas por Pagar dentro del Capital de Trabajo es el que permitirá financiar la operación de la empresa; mientras mayor sea el periodo de crédito, mejor será en términos financieros. Es importante recordar que siempre es más barato tomar hasta el último día del crédito obtenido, que pagarlo antes, siempre y cuando no valga la pena tomar un descuento por pronto pago.
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1.5.3. Objetivos de su Administración. Los objetivos que persigue la administración de cuentas por pagar son: a) Establecer el nivel de endeudamiento de la empresa. b) Obtener el financiamiento ( sin costo) adecuado para la empresa, que sin demeritar su estructura, le permita satisfacer los requerimientos de venta. c) Obtener toda la mercancía necesaria para mantener los inventarios y, al mismo tiempo, la rentabilidad de la empresa. d) Obtener descuentos por pronto pago o pago anticipado cuando se presenten condiciones para ser negociados.
1.5.4. Necesidad de Información de las Cuentas por Pagar (Proveedores ) De acuerdo a Fernández (2000), es muy importante tener un buen Control de las deudas porque en un futuro, si se requiriera de Financiamiento Adicional , se solicitarán referencias de pago y lo más conveniente será que se cuente con una buena reputación en este aspecto. Será entonces indispensable tener perfectamente depuradas e identificadas las distintas partidas y saldos que forman el saldo de las cuentas por pagar. Para lograr esto, tendrá que llevar un minucioso Control sobre los saldos con sus proveedores a fin de evitar diferencias que traigan problemas posteriores. Como parte de la Planeación y, posteriormente del Monitoreo y Control del Financiamiento Adquirido , el empresario tiene que monitorear constantemente las
distintas fuentes de crédito accesibles para su empresa debido a que suelen cambiar.
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CAPÍTULO II: SITUACIÓN ACTUAL DE LAS PEQUEÑAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIAL MINORISTA EN XALAPA, VER.
2.1. La Empresa. La empresa nació para atender las necesidades de la sociedad creando satisfactores a cambio de una retribución que compensara el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios. En la actualidad, las funciones de la empresa ya no se limitan a las mencionadas antes. Al estar formada por hombres, la empresa alcanza la categoría de un ente social con características y vida propias, que son el principal factor dinámico de la economía de una ciudad y a la vez constituyen un medio de distribución que influye directamente en la vida privada de sus habitantes, como finalidad principal. Esta influencia económico-social justifica la transformación actual, más o menos rápida, a que tienden las ciudades según el carácter y eficacia de sus organizaciones.
2.1.1. Concepto de Empresa. Empresa es un término nada fácil de definir, ya que a este concepto se le dan diversos enfoques. La palabra EMPRESA proviene del vocablo “ emprender ”, es decir, iniciar algo; en su más simple acepción significa la acción de empezar un conjunto de actividades encaminadas a un fin específico y predeterminado, con un riesgo implícito. Es necesario analizar algunas de las definiciones más trascendentes de empresa, con el propósito de emitir una definición con un enfoque administrativo:
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“La empresa se define como una organización económica que produce o distribuye bienes o servicios para el mercado, con el propósito de obtener beneficios para sus titulares o dueños” (Mercado, 2007, p. 3). “Grupo social en el que, a través de la administración del cap ital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad” (Munch & García, 2009, p. 44). “La empresa es una entidad económica destinada a producir bienes, venderlos y obtener por ellos un beneficio.” (Rodríguez, 2002, p. 64). Con base en al análisis de las definiciones anteriores, es posible definir a la empresa como una: Unidad integrada bajo la dirección de un empresario formada por los factores de producción: capital, trabajo y organización.
2.1.2. Componentes Básicos de una Empresa. En una empresa deben tomarse en consideración:
El titular, que puede ser un individuo – persona física- o una sociedad – persona moral -.
Los colaboradores, es decir, el conjunto de quienes prestan sus servicios, como funcionarios o trabajadores (empleados y obreros), para la realización de la actividad que constituye su objeto.
Los bienes o derechos destinados a su funcionamiento. Al conjunto de tales bienes se les da el nombre de empresa con referencia exclusiva a este elemento objetivo.
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2.1.3. Importancia de la Empresa. En la empresa se materializan la capacidad intelectual, la responsabilidad y la organización, condiciones o factores indispensables para el comercio, además promueve tanto el crecimiento como el desarrollo porque la inversión es oferta y demanda.
2.1.4. Características de la Empresa. Existen elementos que dan a una organización su carácter de empresa: a) Es una persona jurídica, ya que se trata de una entidad con derechos y obligaciones establecidos por la Ley. La ley la reconoce y autoriza para realizar determinada actividad comercial, que de algún modo satisface las necesidades del hombre en la sociedad de consumo de la actualidad. Las actividades de una empresa pueden desarrollarse en lugares distintos, pero persiguen la obtención de una utilidad única. Del mismo modo, los capitales que pertenecen a diferentes titulares, pero que están destinados a una misma actividad económica, también persiguen una ganancia única. En ambos casos se dice que la empresa tiene unidad económica. b) Es una unidad económica, porque tiene una finalidad lucrativa, es decir, su principal objetivo es económico: protección de los intereses económicos de ella misma, de sus acreedores, de su dueño o de sus accionistas, logrando la satisfacción de este último grupo mediante la obtención de utilidades. De la empresa como unidad económica de producción o distribución de bienes o servicios, puede distinguirse al establecimiento como sucursal, 34
agencia u otra forma semejante, es parte integrante, aunque ocupe un lugar diverso, de la propia empresa, a la realización de cuyos fines contribuye. c) Ejerce una acción mercantil, debido a que compra para vender. d) Asume la responsabilidad total del riesgo de pérdida. Ésta es una de las características más sobresalientes, pues a través de su administración es la única responsable de la buena o mala marcha de la Entidad, puede haber pérdidas, ganancias, éxitos, fracasos, desarrollo o estancamiento, todo ello es a cuenta y riesgo exclusivo de la empresa, la cual debe encarar estas contingencias, incluso hasta el riesgo de pérdida total de sus bienes. e) Es una entidad social, ya que su propósito es servir a la sociedad en la que está inmersa.
2.1.5. Clasificación de las Empresas. El avance tecnológico y económico ha originado la existencia de una gran diversidad de empresas. Para poder determinar los hechos y las operaciones de las empresas en materia de registro metódico, se necesitan clasificar dentro del grupo genérico con la finalidad de precisar en qué estriban sus semejanzas y sus diferencias ( sobre todo por su complejidad contable, que es un aspecto muy importante de planeación ).
Resulta pues imprescindible analizar las diferentes clases de empresas existentes en nuestro medio. A continuación se presentan algunos de los criterios de clasificación de la empresa más difundidos:
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2.1.5.1. Por su Régimen Jurídico. Las empresas se dividen por su forma de funcionamiento, en dos tipos: la empresa individual y la sociedad mercantil. 2.1.5.1.1. La Empresa Individual. “La empresa individual es aquélla creada por una sola persona, quien responde de las obligaciones de la empresa con la totalidad de su patrimonio” (Mercado, 2006, p. 4). En tal virtud, es dicha persona quién deberá solicitar las licencias de funcionamiento necesarias, obtener el local en el que instalará la institución, aportar el capital y tomar a su cargo la dirección de las operaciones de la misma. El empresario individual tiene que afrontar la competencia de quienes operan en el mismo ramo atenido a sus propios recursos, que pueden resultar insuficientes en cuanto no dispone sino de su propia fortuna, y está limitado a su preparación y experiencia personales para dirigir y manejar la empresa. A su vez, en la empresa pueden reunirse los recursos económicos y las habilidades administrativas y técnicas de varias personas, lo cual, con frecuencia ofrece mayores probabilidades de buen éxito: 2.1.5.1.2. La Sociedad Mercantil. En la actualidad, las empresas se constituyen en su mayoría como sociedades mercantiles, las cuales están dotadas de personalidad jurídica propia, es decir, la ley las considera personas, distintas de los individuos que las forman y las llama personas morales.
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Es importante tener presente esta característica propia de las sociedades mercantiles, para comprender la razón por la cual tienen atributos semejantes a los de las personas físicas, y que las obligaciones propias de la sociedad no sean exigibles, en muchos casos, a los socios en lo personal. Por ello, las sociedades tienen domicilio, patrimonio, término de duración ( vida), derechos y obligaciones distintos de los de sus componentes. El patrimonio está formado por las aportaciones de los socios, que pueden ser en dinero o en especie (maquinaria, inmuebles, patentes, derechos, etcétera ). Así mismo tienen un nombre; razón social, si se forma con el nombre de uno o varios socios, denominación, si es un nombre de fantasía. La duración de la sociedad es el término dentro del cual actuará la sociedad. El domicilio, que es independiente del de sus socios, la plaza ( población) en la cual la sociedad establece las oficinas principales para su administración y debe hacerse constar en el acto de su constitución. Debe entenderse que la empresa abarca cualquier actividad humana que satisfaga las necesidades del hombre. Son negocios que contribuyen a atender las necesidades materiales, en tanto que muchas otras actividades, constituyen algunos de los muchos tipos de empresas dedicadas a prestar servicios útiles: 2.1.5.2. Por su Actividad o Giro. De acuerdo a Munch & García (2009), las empresas se clasifican de manera tradicional, según la actividad que desarrollen, en tres grandes ramas: industriales, comerciales y de servicios.
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1. Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, son susceptibles de clasificarse en: a) Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos
naturales, ya sea renovables o no renovables entendiéndose por recursos naturales todas las cosas de la naturaleza que son indispensables para la subsistencia del hombre. b) Manufactureras. Son empresas que transforman las materias primas
en productos terminados, y pueden ser de dos tipos: Empresas que producen bienes de Consumo Final. Producen
bienes que satisfacen directamente la necesidad del consumidor; éstos pueden ser: duraderos o no duraderos, suntuarios o de primera necesidad.
Empresas que producen bienes de Producción. Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de consumo final.
2. Comerciales. Son intermediarias entre productor y consumidor: su función primordial es la compra de productos terminados. Pueden clasificarse en: a) Mayoristas. Cuando efectúan ventas en gran escala a otras
empresas (minoristas), que a su vez distribuyen el producto directamente al consumidor. b) Minoristas o Detallistas. Las que venden productos al “ menudeo”, o
en pequeñas cantidades, al consumidor. c) Comisionistas. Se dedican a vender mercancía que los productores
les dan a consignación, percibiendo por ésta función una ganancia o comisión.
3. De Servicios. Como su denominación lo indica, son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos. Las empresas de servicio pueden clasificarse en: a) Transporte. b) Turismo.
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c) Instituciones financieras. d) Servicios públicos varios:
Comunicaciones.
Energía.
Agua.
e) Servicios privados varios:
Asesoría.
Diversos servicios contables, jurídicos, administrativos.
Promoción y ventas.
Agencias de publicidad.
f) Educación. g) Salubridad (hospitales). h) Fianzas, seguros.
2.1.5.3 Por la Magnitud o el Tamaño de las Empresas, según la Actividad Económica. Uno de los criterios más utilizados para la clasificación de la empresa es éste, en el que, con base en los criterios y parámetros de estratificación de empresas establecidos en el artículo 3° de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa por la Secretaría de Economía (SE), de común acuerdo con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y publicados en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el día 30 de diciembre de 2002, parten de la siguiente manera:
39
Tamaño/Actividad
Industria
Comercio
Servicios
Personas
Micro
1-10
1-10
1-10
Pequeña
11-100
11-30
11-50
Mediana
101-250
31-100
51-100
Grande
Más de 250
Más de 100
Más de 100
Tabla 2.1. Estratificación de Empresas. Fuente: (Elaboración Propia, con datos de la SE, SHCP Y el DOF).
Estos criterios establecen diferentes tamaños de empresas en función del personal ocupado y las actividades que desarrollan, ya sean de industria, comercio o servicios. Se observa en el cuadro que para la industria, el comercio y los servicios, las microempresas son aquellas que tienen hasta 10 personas ocupadas; después de este rango, el tamaño de la empresa varía según el sector económico que se trata. 2.1.5.4. Otros Criterios. Según Munch & García (2009), aparte de los criterios mencionados para clasificar a la empresa, existen otros que atienden a distintas características ( Figura 2.1)
40
Industriales
Comerciales
Extractivas Manufactureras
Transporte
Turismo
Recursos no renovables
Bienes de producción
Bienes de consumo final
Minoristas o Detallistas Comisionistas
Recursos renovables
Mayoristas
Comunicación
Actividad o Giro
Servicios Públicos
Energía
Agua
Asesoría y administración
Promoción y ventas
Publicidad, etc.
Sociedad Anónima
Sociedad Cooperativa
Sociedad de Responsabilidad
Instituciones Financieras
Educación
Salud
De Servicios
Nuevas
Necesarias
Básicas
Económico
Consultoría
Semibásicas
Secundarias
Empresa Individual
Empresa Otros Criterios Régimen Jurídico o Forma de
Funcionamiento
Duración
Capital
Sociedad Civil
Asociación Civil
Temporales Permanentes Mercadotecnia
Producto
Nacionales
Extranjeras
Transnacionales
Globalizadas
Criterio de Nacional Financiera
Privadas
Sociedad de Capital Variable
Origen del
Otros
Limitada
Sociedad Mercantil
Públicas
Local
Nacional
Internacional
Ventas
Finanzas
Magnitud o Tamaño
Micro, Pequeña, Mediana y Grande
Artesanal
Mecanizada
Altamente mecanizada
Producción
Automatizada
Personal
Figura 2.1. Clasificación de la Empresa. Fuente: (Munch & García, 2009, p. 50).
41
2.2. Datos Económicos de Xalapa. 2.2.1. Semblanza Económica del Municipio. La dinámica económica de Xalapa está fundamentada en el desarrollo de sus actividades terciarias, primordialmente en la prestación de servicios y por su actividad comercial, constituyéndose en un centro de atracción al cual acude la población de diferentes municipios para conformar un importante espacio regional. También ha mostrado un alto crecimiento en sus actividades locales y regionales: servicios comunales, personales y de comercio. En años recientes se ha evidenciado también, que el sector empresarial está imprimiendo un nuevo carácter a la ciudad, se vienen realizando con mayor frecuencia reuniones, convenciones y una creciente actividad de formación y actualización de recursos humanos en materia de negocios y alta gerencia. Paradójicamente, parece ser que el desarrollo de la cultura empresarial podría tener asiento en un centro urbano que no está orientado a la industria. El aspecto más relevante de la nueva estructura de la economía xalapeña, consiste no tanto en la distribución de la población ocupada en los tres sectores, sino en la articulación a través de relaciones de insumo - producto; de esta manera la economía de Xalapa es más autosuficiente, pues se integran circuitos que comprenden la producción, la transformación y la distribución, coadyuvando de esta manera a que Xalapa diversifique su economía y amplíe la base productiva generadora de riqueza y de nuevos empleos, que se promueva una industria que maximice el aprovechamiento de sus ventajas comparativas en un marco de apertura industrial, comercial y financiera. Según cifras de la página electrónica del Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM), en Xalapa hay 4 mil 229 empresas, de las cuales 1 233 se
42
dedican a la industria; 2 226 al comercio y 770 ofrecen servicios. A continuación el desglose por sector:
SECTOR
Micro Pequeña Mediana Grande Total
INDUSTRIAL Agropecuario
2
0
0
0
2
Electricidad, Agua y Gas
4
1
0
0
5
1,151
58
3
1 1,213
13
0
0
0
1,170
59
3
1 1,233
1
Construcción Industria Manufacturera Total Industrial
13
COMERCIAL Mayoreo
307
19
5
332
Menudeo
1,814
58
20
2 1,894
Total Comercial
2,121
77
25
3 2,226
SERVICIOS Transporte, Correos y Almacenaje
27
4
0
0
31
Información en Medios Masivos
51
4
1
2
58
Financieros y de Seguros
61
0
0
1
62
Inmobiliarios
62
3
0
0
65
Profesionales, Científicos, Técnicos
91
0
0
0
91
Manejo de Desechos, Remediación
37
1
2
0
40
Educativos
33
4
1
0
38
Salud y Asistencia Social
45
1
0
0
46
6
1
0
0
7
153
40
2
1
196
Otros, excepto el Gobierno
134
2
0
0
136
Total Servicios
700
60
6
4
770
3,991
196
34
Esparcimiento, Culturales, Deportivos, Recreativos Alojamiento Temporal, Preparación de Alimentos y Bebidas
Total
8 4,229
Tabla 2.2. Empresas de Xalapa, Ver., por Sector Económico. Fuente: (Elaboración Propia con Datos del Sistema de Información Empresarial Mexicano).
43
Cabe señalar que del total de empresas xalapeñas existentes, el presente sólo se enfoca al estudio de las Pequeñas Empresas Comerciales del Sector Minorista, por ser éste el rubro del entorno empresarial xalapeño, que posee más necesidades de técnicas y controles financieros y por ende, el que más atención requiere en sentido de la administración financiera.
2.3. La Pequeña Empresa. 2.3.1. Concepto de Pequeña Empresa. La Asociación de Empresas Pequeñas (SBA, por sus siglas en inglés ) define a la empresa pequeña como: “Aquella que posee el dueño en plena libertad, manejada autónomamente y que no es dominante en la rama en que opera.”. Partiendo de lo anterior, se puede concluir que la pequeña empresa es un ente económico constituido por un número reducido de empleados, en relación con las grandes empresas, cuya operación es dirigida preponderantemente por la preparación
profesional,
experiencia
personal
y
habilidades
de
su(s)
propietarios(s).
2.3.2. Marco de Referencia para la Caracterización de la Pequeña Empresa. En el año 1990, Anzola Rojas realizó un estudio denominado “El Comportamiento de la Pequeña Empresa Mexicana” (Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey ), cuyos resultados fueron revisados detalladamente, encontrando
que más de 80% de ellos coinciden sustancialmente con los de esta investigación, destacando principalmente lo relativo a las características generales ( estructurales y funcionales) de la pequeña empresa.
44
Según Anzola (2002), existe una serie de características comunes a este tipo de empresas. Se pueden considerar como las más sobresalientes las siguientes: a) Sirven, a un mercado limitado o, dentro de un mercado más amplio a un número reducido de clientes. b) El tamaño de estas empresas corresponde al programa de comercialización de cada una de ellas y a la capacidad de los empresarios para administrarlas. c) Comercializan productos, con tendencias a cierta especialización, y usan procesos sencillos de comercialización d) Disponen de medios financieros limitados. e) Sus equipos de comercialización y su mobiliario son sencillos. f) Cuentan con personal reducido. g) Utilizan mercancías locales de fácil acceso, no siempre conservables, o bien semiterminados. h) Los empresarios cooperan personalmente en la comercialización, la supervisan directamente, o la dirigen mediante un número reducido de supervisores. i) Los empresarios tienen a su cargo las ventas de los productos, o las supervisan personalmente. j) Sus sistemas de contabilidad y control son sencillos. Por lo anterior, un establecimiento que reúna la mayoría de estas características puede considerarse como de tamaño pequeño.
2.3.3. Revaloración de la Pequeña Empresa. Al iniciar el siglo XXI, en México, existe un nuevo interés del gobierno, la sociedad civil y las instituciones de educación superior por el potencial de la empresa pequeña. Se ha dado una revaloración de la pequeña empresa por su impacto del 42% en el empleo, y una contribución del 23% al PIB. ( CONDUSEF: 2009) 45
Así mismo, el Estado de Veracruz se encuentra entre las siete entidades federativas con mayor participación de pequeñas empresas, las cuales contribuyen con un 6.1% al desarrollo regional.
2.3.4. Importancia de la Pequeña Empresa. En cada momento los administradores, los economistas y en general todas las personas que buscan obtener mejores resultados en la operación de las empresas, se preocupan por idear nuevas técnicas administrativas que conduzcan a la obtención de mayores rendimientos, eficacia, calidad, y por supuesto, mayores unidades, por lo general éstas técnicas se dirigen hacia empresas medianas y grandes, lo cual origina que no se preste la debida atención a las pequeñas empresas. Todo esto ocurre porque no se considera el hecho de que toda empresa alguna vez fue pequeña y también por subestimar o desconocer la ayuda que la pequeña empresa proporciona a la sociedad, señalada en muchas formas en las estadísticas. Desgraciadamente, cada instante inician en todo el país cientos de pequeños negocios que luchan en la difícil prueba de su iniciación y subsistencia; muchos de ellos sucumben debido a la multitud de problemas con que se encuentran, así como a la falta de capacitación técnica y administrativa para resolverlos. La pequeña empresa constituye, en la actualidad, el centro del sistema económico de nuestro país. Desde el punto de vista individual, un pequeño negocio puede parecer insignificante, pero en su tamaño de conjunto es realmente grande, no sólo en cifras sino por su contribución a la economía.
46
Otro aspecto que hay que considerar en el aspecto histórico es que la pequeña empresa ha proporcionado una de las mejores alternativas para la independencia económica, se puede decir que este tipo de empresas han sido una gran oportunidad, mediante la cual los grupos en desventaja económica han podido iniciarse y consolidarse por méritos propios. De igual manera debe anotarse que la pequeña empresa nos ofrece la opción básica para continuar con una expansión económica del país. La pequeña empresa ofrece el campo experimental para generar, con frecuencia, los nuevos productos, ideas, técnicas y formas de hacer las cosas. Por lo anterior la pequeña empresa representa un ámbito al que es necesario prestar ayuda y estimular, con el propósito de reducir los fracasos innecesarios, así como las consiguientes pérdidas financieras, las esperanzas truncadas y, a veces, perturbaciones graves en la personalidad de los fracasados inversionistas.
2.3.5. La Pequeña Empresa Comercial Xalapeña. En nuestra ciudad como en otras en vías de desarrollo y en las altamente industrializadas, existe una estructura comercial cuya integración puede ser deficiente o eficiente ante la demanda del mercado de consumo de cada Estado, incluso a la demanda nacional. Pero debe señalarse que, en cualquier estructura comercial existe la pequeña empresa. 2.3.5.1. Las Aportaciones de la Pequeña Empresa Comercial al Medio Ambiente Xalapeño. Se tiene conocimiento de que la constitución de una pequeña empresa trae consigo nuevas ideas que caracterizan a las personas con iniciativa. La pequeña empresa antecede a las grandes e importantes empresas ya sean industriales, comerciales o de servicios. 47
También ha sido, en múltiples ocasiones, la que abre el camino por el que muchas personas, incluyendo las de escasos recursos, llegan a alcanzar una fortuna. Sin embargo la riqueza que pueda generar la pequeña empresa, no sólo redunda en beneficio individual, sino que va mucho más lejos, al proporcionar ingresos a las demás personas que colaboran o son empleadas en la empresa, además de que aumentan el monto que recauda el Estado por impuestos, derechos, seguros, etc. De igual manera beneficia a otras empresas al comprarles mercancías, al mismo tiempo que aporta rendimiento de capital a instituciones financieras. 2.3.5.1.1. Importancia Económica. La pequeña empresa, tenía como fuente creadora las necesidades primarias del hombre, en ese sentido se formó no sólo como fuente de abastecimiento de bienes para el consumo, también fue activador del desarrollo de las fuerzas productivas. La importancia de la pequeña empresa no sólo puede medirse por el número de establecimientos, también por el capital invertido que representan, el valor de su inventario, el valor agregado, las mercancías que consumen, la formación de capital fijo, los empleos que generan y la capacidad de compra que dan a la población trabajadora mediante los sueldos y salarios. 2.3.5.1.2. Importancia Social. La importancia de la pequeña empresa en cualquier ciudad, no importa su grado de industrialización, no sólo es de carácter económico sino también de orden social. Ante los elevados índices de desempleo que existen en la actualidad, la pequeña empresa cumple la función de generar fuentes de trabajo en muy diversas formas, además de las ya conocidas, así tenemos que diversas personas que no son 48
empleables con arreglo a las normas de muchas empresas –ya sea por la falta de preparación o por otra circunstancia- encuentran oportunidad de trabajar en pequeñas empresas, ya sea como empleados o estableciendo un pequeño negocio por cuenta propia. Así mismo se puede citar el caso de personas mayores de 45 años, o las que tienen defectos físicos o aquellas cuyas necesidades no son completamente satisfechas con lo que obtienen en un empleo y de manera adicional se ocupan en una de estas empresas. Por lo general la pequeña empresa sirve como auxiliar de las grandes empresas brindando ayuda a otras de mayor magnitud en muchas formas, caso característico es el de las empresas pequeñas maquiladoras o como proveedoras de artículos que sólo en ellas se fabrican. La pequeña empresa es estimulante de la competencia, este aspecto es muy importante para determinar una depuración continua, por así decirlo, ya que por ella se van eliminando los elementos que están por debajo de los mejores, de manera que se obtienen más productos y de mejor calidad a precios más bajos con mayor eficacia en los servicios, etc. Considerando en particular a la pequeña empresa, ésta brinda la oportunidad a cualquier persona, de cualquier condición, para integrarse al ámbito empresarial, debido a esta facilidad, se inician al año muchos negocios, miles de pequeñas empresas que compiten entre sí en su afán de salir adelante. Muchas de ellas desaparecen pronto, pero las mejores subsisten. La pequeña empresa se conforma en la escuela empírica ( práctica). En ella se realiza la formación directiva que requiere forzosamente una ciudad para mejorar su sistema administrativo para obtener un sólido y pujante comercio. La pequeña empresa contribuye a elevar el nivel de ingresos de la población al crear un mecanismo redistributivo de la propiedad entre parientes y amigos que son quienes forjan una idea e inician una actividad comercial en pequeña escala. 49
De esta manera, estas empresas son un mecanismo de captación de pequeños ahorros para hacerlos productivos, mismos que de otra forma permanecerían ociosos. 2.3.5.2. Situación Actual de la Pequeña Empresa Comercial Xalapeña. En su mayoría, la situación que viven actualmente las pequeñas empresas dedicadas al comercio minorista establecidas en la Ciudad de Xalapa, es la siguiente:
Su éxito depende, en gran medida, del conocimiento que tienen los empresarios de las técnicas administrativas modernas y de su capacidad para ponerlas en práctica.
La falta de conocimientos técnicos sobre administración da lugar a consecuencias considerablemente graves.
Depende, esencialmente, de la calidad del empresario.
En gran porcentaje, su presente económico ha dependido de su crecimiento.
Su tamaño, en ocasiones, les permite realizar con eficacia y flexibilidad la venta de mercancía que, en buen número de casos, las grandes empresas efectúan con elevados costos.
2.4. La Empresa Familiar. Gran parte de las empresas xalapeñas, son familiares. Un gran porcentaje del total de pequeñas empresas están catalogadas como familiares o sociedades entre amigos o parientes.
50
2.4.1. Definición de Empresa Familiar. Es aquella en que los dueños y los que la operan toman decisiones estratégicas y operativas, son miembros de una o varias familias. Se entienden aquellas en las que un núcleo familiar controla la mayoría del capital. Las definiciones anteriores indican, por tanto, que la dinámica de operación de una empresa familiar está íntimamente relacionada con el grado de unión, apoyo y comunicación de sus miembros.
2.4.2. Importancia de la Empresa Familiar. Vale la pena destacar que la empresa familiar juega un papel muy importante para el desarrollo económico tanto municipal como estatal. De acuerdo a los sectores económicos, la empresa familiar se distribuye en su mayor parte dentro del sector comercial, le sigue el sector de servicios y por último el sector industrial. Muchas de estas compañías familiares son pequeñas empresas. Existen cientos de miles de pequeños comercios, dirigidos por el padre o la madre con la ayuda de sus hijos y otros parientes que apenas logran obtener recursos para vivir medianamente. El gran reto de las empresas familiares es apoyarlas en el aspecto técnico y administrativo para que se estructuren de manera correcta, crezcan sanamente y sirvan como base para las nuevas generaciones que las lleguen a heredar.
51
CAPÍTULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Para efectos del desarrollo de la investigación, es decir, para el logro de los objetivos previamente establecidos, dar respuesta a la pregunta de investigación planteada y llevar un orden en los procesos de investigación: documental y de campo, se estableció la presente metodología, la cual comprendió la realización de los siguientes pasos: a) Planteamiento de la pregunta de investigación. b) Revisión de la literatura. c) Construcción del marco teórico. d) Planteamiento de la hipótesis. e) Recolección, análisis estadístico e interpretación de los resultados. f) Prueba de hipótesis. 1. La hipótesis se generó antes de recolectar y analizar los datos. Por esto se explica que la hipótesis se estableció previamente. 2. La recolección de los datos se fundamentó en la medición de la proporción de pequeñas empresas del sector comercial minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver., que administraron integralmente su capital de trabajo durante el año 2009. Esta recolección se llevó a cabo utilizando un cuestionario. 3. Debido a que los datos son producto de mediciones, se representaron mediante números (cantidades) y se analizaron a través de un método estadístico. Dicho de otra manera, las mediciones se transformaron en valores
numéricos (datos cuantificables ) que se analizaron por medio de la estadística. 4. En el proceso se buscó el máximo control para lograr minimizar el error. 5. La interpretación constituyó una explicación de cómo los resultados encajan en el conocimiento existente. 6. La investigación fue lo más “ objetiva” posible. La proporción de empresas no fue afectada de ninguna forma. Esto evitó que se influyera en los resultados del 53
estudio o se interfiriera en el proceso y que tampoco fueran alterados por otras tendencias. En pocas palabras, se buscó minimizar las preferencias personales. 7. El estudio siguió un patrón predecible y estructurado, es decir, un proceso y se tomó en cuenta que las decisiones críticas fueron efectuadas antes de recolectar los datos. 8. En la investigación se pretendió generalizar los resultados encontrados en un grupo, es decir, una muestra, a una colectividad mayor, es decir, el universo o población. También se buscó que el estudio efectuado pueda replicarse. 9. Se siguió rigurosamente el proceso y, los datos generados poseen los estándares de validez y confiabilidad, las conclusiones derivadas contribuirán a la generación de conocimiento. 10. Se utilizó la lógica o razonamiento deductivo, que comenzó con la teoría y de ésta se derivó la hipótesis que se sometió a prueba.
3.1. El Proceso de la Investigación. El proceso fue secuencial y probatorio. Cada etapa precedió a la siguiente y no se “brincaron o eludieron” pasos, el orden fue riguroso, aunque desde luego se pudieron redefinir algunas fases. El proceso partió de una idea, que fue acotándose y, una vez delimitada, se derivó la pregunta de investigación, se revisó la literatura y se construyó un marco teórico. De la pregunta se estableció la hipótesis; se desarrolló una prueba de hipótesis; se midió la proporción en un determinado contexto; se analizaron las mediciones obtenidas, mediante la utilización de un método estadístico y se estableció una serie de conclusiones respecto de la hipótesis. El proceso fue empírico, pues se recolectaron datos de una realidad objetiva.
54
En el proceso de la investigación se aplicó la lógica deductiva, que fue de la teoría generada por investigaciones antecedentes, es decir, del marco teórico, a la recolección de los datos en las pequeñas empresas del sector comercial minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver.
3.1.1. Planteamiento del Problema. El problema al que se propondrán alternativas de solución es al manejo integral del efectivo, cuentas por cobrar, inventarios y cuentas por pagar, debido a la inaplicabilidad de técnicas y controles para la administración financiera del capital de trabajo en pequeñas empresas del sector comercial minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver.
3.1.2. Pregunta de Investigación. La pregunta derivada del planteamiento del problema de investigación, misma a la que se pretende dar respuesta, es la siguiente: ¿Qué proporción de Pequeñas Empresas del Sector Comercial Minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver., Administraron Integralmente su Capital de Trabajo durante el año 2009?
3.1.3. Justificación de la Investigación. En teoría, existe suficiente información, en la práctica, diariamente, pequeños empresarios, realizan grandes esfuerzos financieros por administrar sus negocios, para que éstos desarrollen sus operaciones; ofertando sistemas de crédito no sustentados y sin control alguno, adquiriendo cantidades “ innecesarias o insuficientes” de mercancía para abastecer sus almacenes, y se financian sin
planear adecuadamente sus necesidades de efectivo, entre otras situaciones que, sin saberlo, llevan a la empresa al estancamiento, rezago y decadencia económica y operativa; por consiguiente, es oportuno realizar un trabajo de investigación que 55
no sólo plasme técnicas y controles que culminen como esfuerzos inútiles debido a su inaplicabilidad en el actual medio empresarial Xalapeño.
3.1.4. Impactos Esperados. El proyecto de investigación a realizar se espera que cause impactos de tres órdenes:
Impacto Social , al beneficiar a las pequeñas empresas de sector comercial
minorista de la Ciudad de Xalapa, Ver., mediante el conocimiento para administrar integralmente su capital de trabajo.
Impacto Económico , en función de coadyuvar a la disminución del número de
intentos que acaban en simple “ prueba y error ” por administrar integralmente el capital de trabajo; además, se obtendrá un incremento sustancial en las probabilidades de concluir en términos exitosos gran parte de la aplicación de técnicas y controles financieros, lo que impactará directamente en el logro de un desarrollo económico más acelerado de la Ciudad de Xalapa, Ver.
Impacto Cultural , al fomentar la cultura de la aplicación de técnicas y
establecimiento de controles financieros para el capital de trabajo en las pequeñas empresas del sector comercial minorista en la Cd. de Xalapa, Ver.
3.1.5. Objetivos de la Investigación. Los objetivos que persigue la presente investigación son los que se puntualizan a continuación:
Elaborar un marco teórico referente al capital de trabajo.
Construir el marco contextual referente a la situación actual de las pequeñas empresas del sector comercial minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver.
Realizar una investigación de campo en la Ciudad de Xalapa, Ver., que permita recolectar datos de las pequeñas empresas del sector comercial minorista que administraron integralmente su capital de trabajo, durante el año 2009; esto mediante la aplicación de un cuestionario. 56
Analizar e interpretar los datos obtenidos, para la generación de resultados en forma de información.
Desarrollar la prueba de hipótesis correspondiente, para rechazar o no la misma, con evidencia estadística suficiente, y determinar el nivel de significancia con el cual se toma la decisión.
Redactar el reporte del proceso de investigación, coherente a los resultados arrojados por la investigación de campo, para que sea base de la propuesta de solución.
Diseñar una propuesta metodológica para la administración integral del capital de trabajo en las pequeñas empresas del sector comercial minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver.
3.2. Revisión de la Literatura y Elaboración del Marco Teórico. Las etapas que comprendió la elaboración del marco teórico fueron:
Detección de la literatura y otros documentos.
Inicio de la revisión de la literatura.
Obtención (recuperación) de la literatura.
Consulta de la literatura.
Extracción y recopilación de la información de interés en la literatura. (libros, artículos en los sitios web o internet, etc. ).
3.3. Definición del Alcance de la Investigación. El alcance de la investigación realizada fue: Investigación Descriptiva . Se buscó especificar la proporción de pequeñas
empresas del sector comercial minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver., que administraron integralmente su capital de trabajo du rante el año 2009.
57
3.4. Formulación de Hipótesis. Para formular la hipótesis fue necesario, primeramente, definir tanto la variable a medir, como el tipo de hipótesis a establecer, las cuales se presentan en los apartados siguientes:
3.4.1. Variable. La variable a medir en la investigación fue la: Proporción de pequeñas empresas del sector comercial minorista en la Ciudad de Xalapa Ver., que administraron integralmente su capital de trabajo durante el año 2009.
3.4.2. Tipo de Hipótesis. La hipótesis establecida en el estudio fue de tipo: Descriptiva, para intentar predecir un dato o valor en una variable que se midió.
3.5. Selección de la Muestra. A continuación, se presenta el concepto de muestra, emitido por Fisher & Navarro.
3.5.1. La Muestra. “Es una parte de la población que debe presentar los mismos fenómenos que ocurren en aquella, con el fin de estudiarlos y medirlos” (Fisher & Navarro, 1996, p.39). Para que la muestra alcanzara los objetivos preestablecidos reunió las siguientes características: 58
Fue representativa. Es decir, todos sus elementos presentaron las mismas
cualidades y características de la población.
Fue suficiente. La cantidad de elementos seleccionados, si bien fue
representativa de la población, estuvo libre de errores. Las ventajas de utilizar una muestra y no la población fueron:
Menor costo. Los gastos se hicieron sobre una parte de la población y no
sobre la totalidad.
Menor tiempo. Se obtuvo con mayor rapidez la información, ya que solo se
estudió una parte de la población.
Confiabilidad. Una vez comprobada la representatividad de la muestra, se
empleó con entera confianza el procedimiento de muestreo. La muestra ofreció hasta 90% de confiabilidad en los resultados.
Control. Fue fácil acudir a los resultados finales del estudio, con fines de
consulta, comparación y evaluación.
3.5.2. Determinación de la Muestra. Para determinar la muestra fue necesario considerar primero cuál era nuestra población. 3.5.2.1. Delimitación de la Población o Universo. Se entendió como población al total de pequeñas empresas del sector comercial minorista en la Ciudad de Xalapa, Veracruz, las cuales fueron objeto de la investigación. La población fue finita. Se le consideró finita porque el número de elementos que la constituyen es menor que 500 000.
59
3.5.3. Procedimiento del Cálculo del Tamaño de la Muestra. Determinar el tamaño de la muestra que se tomó de la población fue un problema complejo, pues aunque se utilizó la fórmula expuesta a continuación, hubo otros factores que se consideraron. El cálculo del tamaño de la muestra se realizó mediante una fórmula, por tratarse de una población finita. En este caso, los valores contenidos en ella se obtuvieron a través de los siguientes pasos. a) Se determinó el grado de confianza con el que se trabajó. Para un nivel de confianza de 90%, se obtuvo como valor de intervalo de confianza 1.645, que se conoce como z (ver tabla de la curva normal ). b) Se evaluó la situación que guarda en la población la hipótesis investigada. Como no se obtuvo una idea clara de esta situación, fue necesario dar los máximos valores tanto a la probabilidad a favor, como a la probabilidad en contra. Esto fue, 50% a ( p) y 50% a (q), que fueron las literales que se emplearon para designar la probabilidad a favor o en contra, respectivamente. c) Se determinó el error máximo que podía ser aceptado en los resultados. Se trabajó con el 10%, ya que las variaciones superiores a 10% reducirían demasiado la validez de la información. d) Por último, de la combinación de los elementos calculados en los puntos a, b y c, se obtuvo la fórmula para la determinación de la muestra de una población finita.
3.5.4. Muestra en Poblaciones Finitas. Para nuestra población finita ( de 58 elementos), se utilizó la siguiente fórmula:
n=
Z Npq e2 (N – 1) + Z 2 p q 60
En donde: Z = Nivel de confianza N = Universo o población p = Probabilidad a favor q = Probabilidad en contra e = Error de estimación ( precisión en los resultados ) n = Número de elementos (tamaño de la muestra ) Datos: Z = 90% = 1.645 N = 58 p = 50% = 0.50 q = 50% = 0.50 e = 10% = 0.10 n = ? Sustitución: n=
n=
(1.645) (58) (0.50) (0.50) (0.10)2 (58 – 1) + (1.645)2 (0.50) (0.50)
39.2373625 1.24650625
= 33 (número de entrevistas)
3.6. Recolección de los Datos. Para tal efecto se utilizó un instrumento, cuyas características se describen a continuación.
3.6.1. Tipo de Instrumento de Recolección de Datos. El instrumento de recolección de datos utilizado en la investigación fue el Cuestionario.
61
3.6.2. Construcción del Instrumento. El cuestionario se construyó en base a los marcos teórico y contextual de la investigación; a los objetivos que persigue el proceso de investigación y a la hipótesis misma.
3.6.3. Tipo de preguntas. Las preguntas contenidas en el cuestionario aplicado a la muestra de la población en estudio fueron:
Cerradas. Son aquellas que contienen opciones de respuesta previamente
delimitadas.
Abiertas. No delimitaron de antemano las alternativas de respuesta.
3.6.4. Tamaño del Cuestionario. El cuestionario está integrado por 2 hojas tamaño carta; constó de 17 preguntas, 15 de ellas cerradas, y las 2 restantes, abiertas ( Ver Anexo I ). A continuación, se presenta el reporte del proceso de la investigación realizada, del cual derivan los resultados que se obtuvieron con el desarrollo de la misma.
3.7. Reporte de Resultados del Proceso de Investigación. Al realizar el análisis de los datos recolectados mediante el cuestionario aplicado a la muestra conformada por 33 pequeñas empresas del sector comercial minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver., se obtuvieron resultados significativos, su interpretación a continuación:
62
Conocimiento del término "Capital de Trabajo" por los Pequeños Empresarios Comerciales Minoristas Xalapeños
42% 58%
Si No
Figura 3.1. Conocimiento del término “Capital de Trabajo”. Fuente: Elaboración Propia.
Poco más de la mitad de los empresarios encuestados afirma conocer el término “capital de trabajo ”, lo que hace inferir el grado de importancia que le brindan dentro de la estructura financiera de sus empresas
La Administración Financiera del Capital de Trabajo en las Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas Xalapeñas
33%
67%
Sí No
Figura 3.2. Administración Financiera del Capital de Trabajo. Fuente: Elaboración Propia.
Aunque más del 50% de los empresarios encuestados dijeron conocer el término, sólo un 33% de ellos aplica alguna técnica o ejecuta cierto control para intentar administrar integralmente el capital de trabajo de sus empresas. 63
Efectivo
Cuentas Por Cobrar 8%
0%
Si
Si
100%
92%
No
Inventarios
No
Cuentas Por Pagar
9%
19% Si
91%
Si
81%
No
No
Figura 3.3. Administración Financiera del Capital de Trabajo, por Estratos. Fuente: Elaboración Propia.
El desglose anterior muestra en qué proporción las empresas administran financieramente cada uno de los rubros que integran al capital de trabajo. Cabe mencionar que los porcentajes de cuentas por cobrar y por pagar están calculados con base en las empresas que manejan estos renglones y sólo aplican a ellas.
Técnicas Empleadas por las Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas Xalapeñas para Administrar Financieramente el Efectivo 3% 8%
8%
47% 34%
Análisis con Razones Financieras Modelos Matemáticos Flujo de Efectivo Presupuestado Control Interno Otra
Figura 3.4. Técnicas Empleadas para Administrar Financieramente el Efectivo. Fuente: Elaboración Propia.
De las empresas que emplean alguna técnica para hacer un intento por administrar financieramente su efectivo, se observa que predomina el control interno, seguido del flujo de efectivo presupuestado, elaborado de manera básica. 64
Ventas en las Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas Xalapeñas
39% 61%
De Contado A Crédito
Figura 3.5. Ventas en las Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas Xalapeñas. Fuente: Elaboración Propia.
Como se mencionó anteriormente, no todas las empresas hacen uso de las cuentas por cobrar como medio de venta, ya que sólo el 39% de ellas otorgan crédito a sus clientes, mientras que el otro 61% vende exclusivamente de contado.
Requisitos Principales para la Solicitud de un Crédito en las Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas Xalapeñas
13%
30%
35% 22%
Credencial de Elector Comprobante de Domicilio Comprobante de Ingresos Otros
Figura 3.6. Requisitos para la Solicitud de un Crédito. Fuente: Elaboración Propia.
Dentro de los requisitos que este tipo de empresas solicitan a sus clientes para poder otorgar crédito, encabezan la lista los comprobantes de ingresos, a los que les siguen las credenciales de elector y los comprobantes de domicilio, entre otros. 65
Bases para la Decisión de Otorgar Crédito en las Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas Xalapeñas 6% 28%
17% 11%
Análisis de Liquidez del Cliente Ingresos Comprobables Permanencia Laboral Respaldos Colaterales
33% 5%
Buró de Crédito Otros
Figura 3.7. Bases para la Decisión de Otorgar Crédito Fuente: Elaboración Propia
En éstas empresas las bases para la toma de decisiones en el otorgamiento de crédito a clientes son las siguientes: prioritariamente la comprobación de ingresos, casi a la par de la liquidez del cliente.
Técnicas Empleadas por las Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas Xalapeñas para Administrar Financieramente las Cuentas por Cobrar 7%
7% 36%
36% 14%
Análisis del Solicitante de Crédito Fijación de Políticas de Crédito Modelos Prácticos de Cobranza Reducción del Periodo de Cobranza Otras
Figura 3.8.Técnicas Empleadas para Administrar Financieramente las Cuentas por Cobrar. Fuente: Elaboración Propia.
De la proporción de empresas que conceden crédito a sus clientes, la mayoría de ellas coindice en tratar de administrar sus cuentas por cobrar analizando las solicitudes de crédito de los clientes y poniendo en marcha modelos de cobranza. 66
Las Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas Xalapeñas Realizan sus Compras en Función 5% 9% De la Cantidad
42%
13%
Del Precio Del Descuento 31%
De Las Rebajas Otra
Figura 3.9. Realización de las Compras. Fuente: Elaboración Propia.
Como se puede observar en el gráfico, la mayoría de las empresas realiza sus compras en función de la cantidad, pero gran parte de ellas compra por el precio; factores como descuentos y rebajas influyen minoritariamente en dicha decisión. Técnicas Empleadas por las Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas Xalapeñas para Administrar Financieramente los Inventarios Método ABC 7%
13%
23%
7%
Métodos de Razones Financieras Modelos de Inventarios
50%
Reducción de la Inversión en Inventarios o Incremento a la Rotación de los Inventarios Otras
Figura 3.10. Técnicas Empleadas para Administrar Financieramente los Inventarios, Fuente: Elaboración Propia.
El 50% de las empresas encuestadas indica utilizar diversos modelos para lograr una eficiente administración financiera de inventarios, en tanto que un 23% ha optado por la reducción de su inversión. 67
Fuentes de Financiamiento Utilizadas por las Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas Xalapeñas Pasivos Acumulados (Sueldos e Impuestos Por Pagar) Proveedores
11%
36%
51%
Préstamos Bancarios a Corto Plazo
2%
Línea de Crédito
Figura 3.11. Utilización de las Fuentes de Financiamiento Fuente: Elaboración Propia.
Más del 50% de las empresas se financian por medio de los descuentos obtenidos a través de sus proveedores, y como segunda fuente hacen uso de diversas líneas de crédito que les han sido extendidas.
Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas Xalapeñas que Reciben Crédito de sus Proveedores 18%
Si 82%
No
Figura 3.12. Oferta de Crédito de los Proveedores. Fuente: Elaboración Propia.
Una gran parte del total de empresas, representada por un 82% de la población, recibe crédito de sus proveedores, mientras que el 18% restante se ve obligado a efectuar sus compras de contado. 68
Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas Xalapeñas que Reciben Descuentos por Pronto Pago
11% Si No 89%
Figura 3.13. Oferta de Descuentos por Pronto Pago, por parte de los Proveedores. Fuente: Elaboración Propia.
De las empresas que reciben crédito de sus proveedores, al 89% le son ofrecidos descuentos por pronto pago, lo que supone que el resto tiene la necesidad de pagar en el plazo concedido, sin poder tener derecho a algún tipo de descuento.
Política para el Aprovechamiento de Descuentos por Pronto Pago en las Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas Xalapeñas
21%
79%
Aprovecharlos Sin Análisis Analizarlos antes de Decidir
Figura 3.14. Políticas para el Aprovechamiento de Descuentos por Pronto Pago.
El 79% de las empresas que señalaron recibir descuentos por pronto pago los aprovecha por el simple hecho de representar un aparente ahorro de dinero, y sólo el 21% de ellas los analiza antes de tomar una decisión entre aprovecharlos o no.
69
Los pequeños empresarios comerciales minoristas xalapeños consideran que una estrategia integral de administración financiera del capital de trabajo adaptada a sus empresas incrementaría sus utilidades: 3% Totalmente
24%
Parcialmente 73%
No habrá cambio
Figura 3.15. Perspectivas para el Incremento en Utilidades mediante una Estrategia de Administración del Capital de Trabajo.
Para concluir con el presente reporte de los resultados de la investigación, la gran mayoría de los empresarios encuestados considera que el establecer una estrategia integral para administrar financieramente el capital de trabajo de sus empresas, sí incrementaría sustancialmente sus utilidades.
3.8. Análisis de los Datos Cuantitativos. 3.8.1. La Hipótesis. Una hipótesis estadística es una aseveración sobre un parámetro de la población, que se desarrolla con el propósito de realizar pruebas. La hipótesis nula es aquella que el investigador está dispuesto a sostener como plausible, a menos que la evidencia experimental en su contra sea sustancial. Su negación es la llamada hipótesis alternativa.
70
3.8.2. Prueba de Hipótesis. Una prueba de hipótesis es un método que se basa en la evidencia de la muestra como guía de los parámetros de la población y en la teoría de probabilidad para dictaminar sobre la plausibilidad de esa aseveración; fue determinar si la hipótesis es congruente con los datos obtenidos en la muestra. 3.8.2.1. Prueba de Hipótesis sobre p en una Distribución Binomial. Una distribución Binomial, se origina cuando se tienen repeticiones independientes de un experimento Bernoulli ( experimento aleatorio en el que sólo se pueden obtener dos resultados: habitualmente etiquetados como “éxito” y “fracaso” ) con
probabilidad de éxito p. Si p es un número cualquiera entre cero y uno, el juego de hipótesis es: H0: p ≤ p 0 en oposición a H a: p > p 0 En este caso la estadística de prueba es X , o sea el número de éxitos en las n repeticiones del experimento Bernoulli. Para un nivel de significancia α (alfa), la regla de decisión correspondiente es: “Rechazar Ho si X ≥ c ”, donde c es tal que P ( X ≥ c \ p = p0 ) ≤ α El lector debe recordar que puesto que la Binomial es una distribución discreta, no siempre se encuentran valores c que den exactamente el nivel de significancia α preestablecido. De allí que se use la desigualdad en todas las probabilidades. En el presente caso ∑ X i = X , la variable aleatoria Binomial. La media y la varianza de cada X i , son p y p(1 – p), respectivamente. La estadística Z 0 es entonces:
71
Z0 =
X – n p0 np0 (1 p0 )
3.8.2.2. Procedimiento para Probar la Hipótesis.
a) Planteamiento de la Pregunta de Investigación: ¿Qué proporción de Pequeñas Empresas del Sector Comercial Minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver., Administraron Integralmente su Capital de Trabajo durante el año 2009?
b) Formulación de la Hipótesis Nula (H0) y la hipótesis alternativa (H a). H0: 50% ó menos de las Pequeñas Empresas del Sector Comercial Minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver., Administraron Integralmente su Capital de Trabajo durante el año 2009. La hipótesis que se desea probar es: Ho: p ≤ 0.5 en oposición a Ha: p > 0.5
Ha: Más del 50% de las Pequeñas Empresas del Sector Comercial Minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver., Administraron Integralmente su Capital de Trabajo durante el año 2009.
72
La Administración Financiera del Capital de Trabajo en las Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas Xalapeñas
33% Sí
67%
No
Figura 3.16. Administración Financiera del Capital de Trabajo. Fuente: Elaboración Propia.
c) Selección del Nivel de Significancia. El nivel de la probabilidad de equivocarse y rechazar la hipótesis nula cuando es verdadera: 5%. Se fijó se manera a priori.
d) Cálculo del Estadístico de Prueba. En esta muestra X = 11 y n = 33. Dada la hipótesis ( p – 0.5), el valor de la estadística de prueba es. 11 – (33) (0.5) Z0 =
33(0.5)(0.5)
11-16.5 =
- 5.5 =
8.25
2.872281323
= -1.914854216
e) Formular la Regla de Decisión. Y la regla de decisión es. “Rechazar H0 si Zo ≥ Zα”
f) Tomar una Decisión. Con α = 0.05, la tabla C proporciona el valor Z = 1. 65. La región de rechazo es R = {Z 0|Z0 ≥ 1.65 o Z0 > 1.65}.
73
Figura 3.17. Prueba 3.17. Prueba de Hipótesis. Fuente: Elaboración Propia.
El valor de Z 0 en la muestra es Z 0 = -1.91, por lo que Z 0 € R. La conclusión es que con α = 0.05 no se rechaza H 0 y se concluye que existe evidencia 0 y estadística para poder afirmar que la proporción de pequeñas empresas del sector comercial minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver., que administraron financieramente su capital de trabajo durante el año 2009 es menor ó cuando mucho igual al 50%.
74
CAPÍTULO IV: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL CAPITAL DE TRABAJO PARA PEQUEÑAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIAL MINORISTA EN XALAPA, X ALAPA, VER.
Los empresarios xalapeños atraviesan una época de condiciones adversas, debido a la situación de crisis económica que prevalece en todo el país, por lo que deben responder de la manera más adecuada para sobrevivir y más aún, salir adelante. Tomando en cuenta lo planteado y trasladando la situación actual a uno de los sectores menos privilegiados de la economía xalapeña, es decir, las pequeñas empresas que, por su frágil estructura financiera además de representar en su conjunto un sector potencial en pleno desarrollo, y en virtud de que el comercio minorista es una de las actividades preponderantes en la ciudad, considero pertinente plantear la presente propuesta. Esta propuesta tiene como objetivo principal coadyuvar a lograr una mejora sustancial en la administración financiera de los activos y pasivos a corto plazo, es decir, del capital de trabajo de las pequeñas empresas dedicadas al sector comercial minorista establecidas en la Ciudad de Xalapa, esto mediante la lectura y aplicación que el pequeño empresario xalapeño haga del contenido del presente capítulo. Así mismo, el lector podrá encontrar una estrategia integral y adaptada a las necesidades financieras, respecto al capital de trabajo de las pequeñas empresas del sector comercial minorista de la Ciudad de Xalapa, lo anterior en base a los resultados obtenidos del reporte de la investigación de campo realizada, mismos que son plasmados en el capítulo anterior de este material. La estrategia en mención, se integra por diversas técnicas y controles financieros encaminados al logro de los objetivos de todos y cada uno de los rubros comprendidos en la administración financiera del capital de trabajo, es decir, efectivo, cuentas por cobrar, inventarios y cuentas por pagar.
76
Se recomienda previamente tener fundamentos de contabilidad y llevar dicho registro contable para poder realizar la lectura de manera correcta y, por ende, la aplicación en su empresa de lo que a continuación se describe.
4.1. Administración Financiera del Efectivo. El efectivo es el rubro más importante dentro del capital de trabajo de una empresa, por ende, su administración financiera busca manejar de la manera más eficiente los flujos de efectivo que requiere para realizar sus operaciones normales; lo anterior con la finalidad de evitar tener excesos y faltantes, mediante el logro de un equilibrio entre su liquidez y rentabilidad.
4.1.1. Técnicas a Emplear. Existen distintas técnicas que emplean los administradores para planear y controlar el efectivo. Las técnicas son las herramientas que coadyuvan para alcanzar un objetivo. En la administración del efectivo, tienen como finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos y se dividen en:
a) Técnicas Usuales. Son las que se pueden aplicar en forma genérica ya que no requieren de información compleja.
b) Técnicas Matemáticas. Requieren de modelos matemáticos para su aplicación.
c) Técnicas Económicas. a) Técnicas Usuales. Dentro de las técnicas usuales tenemos:
Análisis con Razones Financieras. -
Ciclo de Efectivo.
-
Rotación de Caja. 77
-
Efectivo Mínimo de Operación ó Saldo Promedio para Actividades Normales.
Ahorro de Tiempo Administrativo.
4.1.1.1. Análisis con Razones Financieras. Son las relaciones existentes entre los diversos elementos que integran los Estados Financieros utilizados en forma lógica. Las razones son simples cuando se obtienen de la relación directa entre dos o más cifras , y serán estándar cuando se compare el resultado contra un parámetro . Es conveniente usarlas en forma integral. Es usual e importante el uso de razones financieras para la toma de decisiones. Esta herramienta permite estudiar numéricamente las distintas circunstancias que enfrenta la empresa para controlar su operación.
a) Razón de Liquidez o Razón Circulante ( C a s o I) . Esta razón indica la capacidad que tiene la empresa para cubrir sus deudas a corto plazo con sus activos circulantes. Razón de Liquidez o Razón Circulante
=
Activo Circulante Cuentas por Pagar
b) Prueba del Ácido o Razón de Liquidez Inmediata (C a s o
). Indica la
II
capacidad que tiene la empresa para cubrir sus obligaciones en el corto plazo, pero en esta ocasión, a los activos circulantes se les restan los inventarios, los cuales son los activos que con el fin de conocer la
capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones en el corto plazo en condiciones más estrictas.
78
Prueba del Ácido o Liquidez =
Activo Circulante – Inventarios Pasivo Circulante
Un ejemplo de lo anterior podríamos tomarlo de un Estado de Situación Financiera que presenta las siguientes cifras:
Activo Circulante: Efectivo
$ 310,000.00
Cuentas por Cobrar
840,000.00
Inventarios
200,000.00 $ 1’350,000.00
Pasivo a Corto Plazo: Cuentas por Pagar
$ 850,000.00 $
850,000.00
Caso (I) Activo Circulante
=
Cuentas por Pagar
$ 310,000.00 $ 850,000.00
= $ 1.58
El resultado de la relación anterior establece, que por cada peso de pasivo se tienen $ 1.58, disponibles para hacer frente a las obligaciones. Caso (II) Activo Circulante – Inventarios Pasivo Circulante
=
$ 1’ 350, 000.00 – $ 200,000.00 $ 850, 000.00
=1.35
La relación anterior nos indica que por cada peso de pasivo se tienen $1.35 para hacer frente a las obligaciones.
79
c) Ciclo de Efectivo. Esta razón permite conocer el periodo de tiempo que tarda el inventario en venderse, las ventas en cobrarse y las deudas en pagarse. Con base en lo anterior el ciclo de efectivo está conformado de la siguiente manera: Ciclo de Efectivo = Días de Cuentas por Cobrar + Días de Inventarios -
Días de Cuentas por Pagar
Los días de cuentas por cobrar representan el tiempo que tarda la empresa en cobrar una venta y recuperar el dinero que necesita la empresa para continuar con su operación. Los días de inventarios representan el tiempo que transcurre la mercancía en el almacén antes de ser vendida. Los días de cuentas por pagar representan el tiempo que la empresa se toma o utiliza para pagar sus deudas en el corto plazo. Por ejemplo la Cía. Leo, S.A. tiene crédito con sus proveedores con vencimiento a 30 días, concediendo a sus clientes el mismo plazo. Asimismo se observa que transcurren 40 días entre la compra de inventario, su venta y recuperación, por lo que debe contar con un promedio de inventarios de 10 días. Las entradas diarias ascienden a $ 100, 000.00 y las salidas a $ 40, 000.00. Lo anterior indica que para cubrir sus próximos pagos la empresa requiere de 10 días de caja ó sea $ 400, 000.00 ( saldo promedio de caja) para poder 80
cubrir sus necesidades. En el comercio el promedio podría variar dependiendo del tiempo en que tarde el proceso comercializador.
d) Rotación de Caja. Es el número de veces por año que se repite el ciclo de efectivo. Partiendo del ejemplo anterior y, tomando los 10 días, se tiene que la:
(1) Rotación de Caja (R.C.) =
R.C. =
360 días 10 días
R.C. =
$ 400, 000.00
Ciclo de Efectivo
= 36 veces al año
(2) Rotación de Caja (R.C.) =
($ 40, 000.00) 360 días
Año Comercial
=
Desembolsos Anuales Saldo Promedio de Caja $ 14’400,000.00 $ 400, 000.00
= 36 veces
Lo anterior indica que para poder cubrir las necesidades de la empresa, se requiere cambiar la caja durante 36 veces al año para sufragar las necesidades propias de la empresa. Mientras más alta sea la rotación, menor caja se requiere . Tanto la rotación
de los inventarios como la de caja debe ser maximizada por el empresario, pero debe haber una reserva mínima en ambos valores .
e) Efectivo Mínimo de Operación o Saldo Promedio para Actividades Normales. Los excedentes de efectivo en la empresa producen desperdicio de recursos (inversiones ociosas) y el faltante de efectivo produce una mala 81
imagen por no cubrir con las obligaciones a tiempo. Por ello, es importante conocer la cantidad de efectivo que debe mantenerse para que la empresa opere normalmente.
Para el cálculo del efectivo mínimo de operación o saldo promedio para actividades normales, se utiliza la siguiente fórmula: Efectivo Mínimo de Operación ó Saldo Promedio para Actividades Normales
=
Desembolsos Anuales Rotación de Caja
En la compañía Leo, S.A. el desembolso anual es de $ 14’ 400, 000.00 ($40, 000.00 x 360 días), para lo cual el saldo de caja sería:
EMO ó SPAM =
$ 14’ 400, 000.00 36 veces
= $ 400,000.00
La razón anterior indica que en cada periodo se requiere como mínimo la cantidad de $ 400, 000.00 para hacer frente a sus compromisos. 4.1.1.2. Ahorro de Tiempo Administrativo. Consiste en que la empresa reduzca sus tiempos y esfuerzos, mediante la mejora en los procedimientos destinados para recibir pagos, así como en el manejo sus operaciones de efectivo y consecuentemente optimizar la captación de recursos. Para tal efecto es recomendable el pago a través de Instituciones Bancarias, que agilicen el manejo de los fondos de la empresa para disponer de éstos rápidamente mediante aplicaciones electrónicas y no desperdiciar recursos, procedimiento que últimamente ha sido manejado en México con grandes beneficios, al permitir que los clientes puedan efectuar sus pagos en un banco, sin tener que acudir a la empresa. 82
Este procedimiento permite que los costos de cobranza disminuyan al no tener que utilizar continuamente recordatorios o en su defecto, reducir el manejo y administración de la cobranza. Además de contar con efectivo disponible ya que cada vez que el cliente deposite en el banco, permite a la empresa allegarse de recursos en forma inmediata para cumplir sus compromisos.
b) Técnicas Matemáticas. Existen varios modelos para encontrar un nivel óptimo de efectivo para la empresa, entre los que se encuentra el: 4.1.1.3. Flujo de Efectivo Presupuestado ( Cash Flow ). El flujo de efectivo presupuestado es un plan integrador y coordinador expresado en términos financieros, respecto de las operaciones y recursos que forman parte de una empresa por un periodo determinado, para lograr los objetivos fijados por el empresario. El flujo de efectivo presupuestado se define como el pronóstico de las entradas y salidas de efectivo, que diagnostica los faltantes o sobrantes futuros y, por lo tanto obliga a planear la inversión de los sobrantes y la recuperación u obtención de faltantes. Los objetivos que se logran al elaborar el flujo de efectivo presupuestado son:
Diagnosticar el comportamiento del flujo de efectivo a través del periodo o periodos de que se trate.
Detectar en qué periodos habrá faltantes (necesidad de financiamiento ) y sobrantes (necesidad de inversión) de efectivo y a cuánto ascenderán.
Determinar si es óptimo el monto de recursos invertidos en efectivo a fin de detectar si existe sobre o subinversión.
83
Esto implica elaborar un flujo de efectivo presupuestado, es decir, un presupuesto de entradas y salidas de efectivo, con todos los renglones que componen la operación y las políticas de cobro y pago ya establecidas. Por ejemplo, una empresa que tiene en promedio un periodo de cobro de 30 días ha determinado que debe mantener un saldo en efectivo mensual de $120,000.00 para hacer frente a sus pagos. Las ventas, todas a crédito, para los próximos cuatro meses serán de $170,000.00 $165,000.00, $190,000.00 7 $135,000.00, y se espera que los gastos en efectivo sean de $180,000.00 $170,000.00, $195,000.00 y $200,000.00, respectivamente. El saldo en cuentas por cobrar al inicio de enero es de $240,000.00 y el saldo en efectivo es de $65,000.00. ¿Qué pasará con la liquidez de la empresa en los próximos cuatro meses? Para responder a la pregunta anterior es necesario elaborar un flujo de efectivo presupuestado con la información disponible. Como el saldo en cuentas por cobrar equivale a 30 días de ventas, los $240,000.00 de cuentas por cobrar al inicio de enero corresponden a las ventas de diciembre del año anterior y serán cobradas en el transcurso del mes; lo mismo sucederá en febrero, marzo y abril. Los cálculos y el resultado de faltante o sobrante de efectivo, así como la forma de cubrir el primero y manejar el segundo, se presentan en la tabla 3.1 Concepto
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Saldo inicial en efectivo
$65,000.00
$120,000.00
$120,000.00
$120,000.00
+
Cobro de cta. por cobrar
240,000.00
170,000.00
165,000.00
190,000.00
=
Efectivo disp. en el mes
305,000.00
290,000.00
285,000.00
310,000.00
-
Pagos en efectivo
180,000.00
170,000.00
195,000.00
200,000.00
=
Saldo previo
125,000.00
120,000.00
90,000.00
110,000.00
-
Saldo deseado
120,000.00
120,000.00
120,000.00
120,000.00
=
Sobrante (faltante)
5,000.00
0.00
(30,000.00)
(10,000.00)
Incremento a inv. temporales
5,000.00
0.00
Retiro de inv. temporales
5,000.00
Disp. de préstamo
25,000.00
10,000.00
Préstamo acumulado
25,000.00
35,000.00
0.00
0.00
Inversión acumulado
5,000.00
5,000.00
Tabla 4.1. Flujo de Efectivo Presupuestado (Cash Flow ). Fuente: (Ochoa, 2009, p. 382).
84
Es importante mencionar que en el desarrollo del ejemplo anterior el nivel mínimo de efectivo es un dato dado, sin embargo su determinación debe ser el resultado de un análisis cuidadoso de los costos y beneficios de mantener ese saldo y requiere que las políticas de cobro y pago hayan sido revisadas y tomadas en consideración. Según se puede ver en el ejemplo anterior, los movimientos reales darán la necesidad de ajustar cada mes el saldo previo contra el saldo esperado, y así es posible determinar faltantes o sobrantes de efectivo para febrero, marzo y abril si se cuenta con el pronóstico de ventas, el periodo promedio de cobro, las condiciones de pago y la meta en cuanto al nivel de efectivo. Al determinar con anticipación tanto los sobrantes como los faltantes de efectivo, también se podrá decidir anticipadamente cómo resolver la situación, según el saldo final. Cuando se llega a una situación en la que se debe decidir entre pedir prestado o invertir, se entiende que también han sido evaluadas las diferentes alternativas y que se ha seleccionado la mejor opción. En el caso de tomar préstamos, es necesario cuidar su costo y las obligaciones de pago que imponen a la empresa, mismas que deben ser incorporadas de inmediato en la preparación del flujo de efectivo presupuestado de los meses siguientes. Para el caso de las inversiones, es importante tanto el rendimiento que ofrecen como la facilidad de disponer de los recursos invertidos, ya que la intención es invertirlos de manera temporal. Además, es importante hacer una revisión constante de lo que se ha cobrado y lo que realmente se ha convertido en efectivo, lo mismo que poner en práctica mecanismos para acelerar la cobranza, entre ellos los servicios bancarios de compensación o transferencia (ahorro de tiempo administrativo ). Existen otros modelos de aplicación a computadoras que tienden a crear una administración financiera del efectivo sofisticada, sin embargo en virtud del alto
85
costo de su implantación e implementación no son aplicables a la mayoría de las pequeñas empresas por lo cual no se mencionan en el presente trabajo. Por último, en el caso de contar temporalmente con excesos de efectivo, el empresario debe buscar las mejores opciones de inversión a corto plazo que, sin perjudicar la liquidez, ayuden a generar un beneficio.
c) Técnicas Económicas. El dinero es medida del valor de cambio de las cosas, pero con motivo de las frecuentes variaciones en la paridad de la moneda con respecto al dólar su valor nominal ha perdido significancia, ya que se ha mermado su poder adquisitivo, aún cuando intrínsecamente sigue valiendo lo mismo. Con lo anterior se encuentra que las empresas día a día pierden poder adquisitivo, pérdida que no se puede evitar del todo, aún cuando existen actualmente algunas opciones para atenuarla. 4.1.1.4. Inversión en Inventarios. Es una opción para evitar el deterioro del poder adquisitivo, ya que los inventarios tienden con el tiempo a subir de precio en mayor proporción que la inflación, pero a fin de evitar que esta inversión se convierta en un problema debe cuidarse que:
-
La adquisición sea planeada en forma eficiente.
-
Los inventarios no sean de fácil descomposición.
-
Los inventarios no tengan el riesgo de convertirse en obsoletos.
-
Se diversifiquen los inventarios y no se invierta en un solo tipo de producto.
-
Tiendan a la alza, analizando de que ésta sea real y no ficticia o provocada.
86
El uso de la técnica manifestada, deberá ser motivo de estudios completos, dependiendo de cada empresa.
4.1.2. Principales Deficiencias. A continuación se presenta un análisis de las causas más comunes por las que las empresas tienen excesos o faltantes en su inversión.
a) Causas de la Carencia. -
Deficiente administración de la empresa.
-
Ineficiente recuperación de la cartera, provocada por la falta de observancia de las políticas de cobranza.
-
Inadecuado otorgamiento del crédito.
-
Exceso en gastos de manejo y custodia de inventarios.
-
Difícil situación económica del país o en su defecto del área donde normalmente opera la empresa.
-
Exceso de inventarios.
b) Causas del Exceso: -
Inadecuado mantenimiento de saldos de efectivo.
-
Cobranza recuperada en forma anticipada provocada por una inadecuada promoción.
c) Efectos de la Carencia: -
Pago de intereses por créditos obtenidos.
- Altos gastos de manejo y control de inventarios. -
Pérdidas por cuentas por cobrar que no se convertirán en efectivo.
-
Gastos duplicados o inadecuados para el fin de la empresa.
- Altos gastos de cobranza. -
Pérdida por mercancía obsoleta.
87
d) Efectos del Exceso: -
Pérdidas de los rendimientos que generaría la inversión canalizada a un medio que les reditúe.
4.1.3. Controles a Establecer. Para una buena administración financiera del efectivo se re quiere establecer un procedimiento de control que permita al empresario manejar en forma clara y adecuada sus disponibilidades y para tal efecto debe ser consistente en:
1. Control de Efectivo. Se refiere a la administración del efectivo que se posee, y para tal efecto es necesario saber diariamente que entradas se han recibido, así como las salidas que se han efectuado. Se recomienda a los empresarios utilizar un reporte de efectivo diario, teniendo una finalidad muy amplia al ser de utilidad para conocer el flujo diario y necesidades del mismo, y como consecuencia evitar ante las Sociedades Nacionales de Crédito imágenes inadecuadas por sobregiros en la expedición de cheques sin fondos, con las consecuencias correspondientes.
2. Control de Pagos. Consiste en establecer los mecanismos que permitan conocer con la oportunidad debida las fechas en que deban realizarse los pagos, para manejarlos en forma adecuada, y determinar los montos a cubrir. Lo anterior mediante un reporte que permita controlar las obligaciones a cubrir al vencimiento del periodo establecido en el respectivo contra-recibo. La ventaja que nos proporciona este reporte es la de conocer el monto a cubrir en forma exacta a una fecha previamente fijada. Es aconsejable que los pagos sean manejados en forma semanal, lo que facilita el manejo del flujo de efectivo presupuestado. 88
3. Control de Cobros. Para un adecuado manejo del flujo de efectivo presupuestado, al igual que los pagos a realizar se deben conocer los cobros a efectuar, por lo que es necesario también establecer los mecanismos que permitan conocer en forma anticipada los montos que se recibirán, así como las fechas en que esto debe suceder. Esta información indicará las irregularidades que se presenten en la recuperación de la cartera, así como la adecuada gestión de cobro. Así mismo se podrá conocer los descuentos otorgados por pronto pago, por lo que es aconsejable que este reporte se elabore por los plazos de vencimiento, para conocer los importes que se recuperen en forma anticipada.
4. Reporte de Descuentos Obtenidos. Este reporte permitirá conocer los montos que se han ganado o dejado de ganar, por el adecuado o inadecuado aprovechamiento de las facilidades para liquidar los créditos. Con esta información, el empresario podrá prever en estas situaciones las estrategias a emplear para aprovechar al máximo las oportunidades que ofrezcan los proveedores de la empresa.
4.1.4. Estrategias de Efectivo. a) Para disminuir el costo de la caja mínima:
Usar cheques para la mayoría de los pagos y un fondo de caja chica para los pagos menores.
b) Para las entradas de dinero:
Prevenir las fugas mediante el control interno.
Anticipar el cobro de cuentas por cobrar, sin que ello perjudique a las ventas futuras, por la presión efectuada.
89
Cuando se amerite una buena recuperación de cartera, otorgar descuentos por cobranza, anticipando siempre y cuando se justifiquen financieramente.
c) Para las salidas de dinero:
Prevenir las fugas mediante el control interno.
Demorar los pagos en las cuentas por pagar dentro de los límites tolerables, mediante tarjetas de crédito, revisión de facturas y otros procedimientos; de tal forma que nos permita evitar que afecten la liquidez de la empresa, siempre y cuando no afecte al crédito mercantil.
Cuando sea posible, aprovechar los descuentos por pronto pago, lo cual redituará a la empresa ahorros en el pago de obligaciones.
d) Para el efectivo ocioso:
Canalizar los excedentes de efectivo a inversiones transitorias que permitan obtener rendimientos.
4.2. Administración Financiera de Cuentas por Cobrar. 4.2.1. Técnicas a Emplear. Comúnmente las cuentas por cobrar representan un rubro importante para la empresa ya que son una de las estrategias para incrementar considerablemente los niveles de ventas, además de que contabilizan una fuerte inversión en la empresa, es por ello que éstas deben ser administradas financieramente mediante un análisis que determine la mejor alternativa de políticas de crédito. 4.2.1.1. Modelo Propuesto. En virtud de que la mayoría de los modelos son poco aplicables a nuestro medio se plantea este modelo que tiene como característica principal la presentación de 90
las evaluaciones de distintas alternativas aplicables a la empresa pequeña, el cual contempla lo siguiente:
-
Determinación de la utilidad bruta en ventas de contado , por medio de
un Estado de Resultados.
-
Determinación del importe del descuento , el cual se determina sobre las
ventas sujetas a descuento, el importe del mismo.
-
Determinación del importe del costo de la cobranza , el cual se calcula
multiplicando el costo determinado por cobranza a la cartera sujeta a crédito.
-
Determinación de la utilidad bruta ajustada a ventas a crédito y con descuento, se obtiene el Estado de Resultados que generaría la nueva
opción, y se le disminuyen los costos de cobranza y por descuento antes calculados.
-
Determinación del costo de incobrabilidad , que se obtiene de aplicar a la
cartera estimada como incobrable el costo de la mercancía vendida, la cual no podrá recuperarse.
-
Análisis de la mejor opción. Consiste en determinar la mejor política comparando los resultados de las opciones analizadas.
Para ejemplificar este modelo se presenta el siguiente caso: La compañía de Artículos para el Hogar El Cóndor, S. A., desea conocer cuál será la mejor opción de venta, si actualmente vende 20,000 unidades a plazo de 30 días con un precio de $20.00 por unidad y cuyo costo es de $10.00. Está pensando en la posibilidad de aumentar el plazo de crédito a 45 y otorgar un descuento del 5% a aquellos clientes que paguen dentro de los 30 días siguientes al de la venta. Los antecedentes que se tienen, es que de las 20,000 unidades que se venden, el 50% es a crédito y el 50% de contado. 91
Si aumenta el plazo de crédito, las ventas se incrementarán en 15,000 unidades, y se estima que el costo de cobranza es del 4% sobre el monto de la cartera pendiente de cobro y una probabilidad de no cobrar el 1% de las ventas a crédito. Al mismo tiempo se estima que el 30% de las ventas totales se efectuarán con el descuento propuesto. a) Opción Contado.
Ventas
20,000 a $ 20.00 $ 400,000.00
Costo de Ventas 20,000 a $ 10.00 Utilidad Bruta
200,000.00 $ 200,000.00
b) Determinación del importe del descuento.
Ventas Totales Ventas con descuento Costo del descuento
35,000 a $
20.00 $ 700,000.00
30% x $ 700,000.00
210,000.00
5% de $ 210,000.00 $ 10,500.00
c) Determinación del importe del costo de la cobranza.
Ventas totales
35,000 a $ 20.00
$ 700,000.00
Ventas Contado
10,000 a $ 20.00
200,000.00
Ventas a Crédito Costo de la cobranza (-) Costo cobranza con descuento Costo neto de cobranza
$ 500,000.00 4% de $ 500,000.00
$ 20,000.00
$ 210,000.00 x 4%
8,400.00 $ 11,600.00
92
d) Determinación de la utilidad bruta en ventas a crédito.
Ventas
35,000 a $ 20.00
$ 700,000.00
Costo de Ventas 35,000 a $ 10.00
350,000.00
Utilidad Bruta
$ 350,000.00
Descuento por Pronto Pago
$ 10,500.00
Costo de Cobranza
11,600.00
Utilidad Bruta Ajustada
22,100.00 $327,000.00
e) Determinación del costo de Incobrabilidad.
Costo de cobranza 4%
sobre
venta
a
crédito
de
$500,000.00
4% x $ 500,000.00
$20,000.00
Costo de Incobrabilidad 1% sobre las ventas a crédito por la mercancía no recuperada
25, 000 x 1% = 250 250 x $ 10.00
$ 2, 500.00
f) Determinación de la utilidad bruta ajustada por costo de incobrabilidad.
Ventas
35,000 a $ 20.00
$700,000.00
Costo de ventas 35,000 a $ 10.00
350,000.00
Utilidad Bruta Costo de Cobranza Costo de Incobrabilidad Utilidad bruta ajustada (-)Utilidad no realizada por Cuentas Incobrables Utilidad Bruta Total
$350,000.00 $20,000.00 2,500.00
22,500.00 $327,500.00 2,500.00 $325,000.00
93
g) Determinación de la Utilidad Bruta ajustada de la situación actual.
Ventas
20,000 a $ 20.00 $ 400,000.00
Costo de Ventas
20,000 a $ 10.00
Utilidad Bruta
200,000.00 200,000.00
Costo de Cobranza
$ 200,000 x 4%
Utilidad Bruta Ajustada
8,000.00 $ 192,000.00
h) Análisis de la Mejor Opción.
Situación Actual Utilidad Bruta Costo de Cobranza
Crédito a 30 días con descuento
Neto a 45 días
$ 200,000.00
$ 350,000.00
$ 350,000.00
8,000.00
11,600.00
20,000.00
Descuento P. Pago
10,500.00
Costo de Incobrab.
2,500.00
Utilidad no real
2,500.00
Utilidad Bruta
$ 192,000.00
$ 327,900.00
$ 325,000.00
Con base a lo anterior la política que más le conviene a la empresa para maximizar su utilidad es vender a 30 días con descuento por pronto pago. 4.2.1.2. Reducción del Periodo de Cobranza. La cartera en nuestro medio se ve incrementada en épocas de temporada en la mayoría de las empresas que otorgan crédito durante todo el año. Con motivo de la inflación que afecta a nuestro país, cuando la empresa recupera la inversión en cuentas por cobrar, la moneda ha perdido poder adquisitivo, por lo que apenas cuenta con lo necesario para la reposición de la mercancía vendida,
94
siendo financieramente indispensable que si la empresa no gana en épocas inflacionarias, tampoco pierda por financiar a sus clientes. Ante ello ha sido de vital importancia definir cómo reducir el periodo de cobranza, o en su defecto evitar el financiamiento sin costo que normalmente se ha manejado, sin que a la fecha exista un regla general de aplicación válida, que permita lograrlo. Sin embargo, algunas empresas para recuperar la cartera lo más pronto posible han establecido ciertas condiciones al cliente, tendientes a lograr reducción, siendo las más frecuentes:
-
Promover la venta de contado. La mayoría de las empresas que venden a crédito otorgan 15 días de plazo, sin interés explícito y a partir de la fecha establecida cargan un interés, que normalmente es superior al costo promedio porcentual. En algunos casos se da a conocer al cliente que si la compra se hace de contado, tendrá una reducción al precio de lista original, aún más, algunas empresas señalan que si el pago se hace dentro de los tres días siguientes al de la fecha de operación, también puede existir una deducción atractiva.
-
Desalentar el uso del crédito. Esta política ha empezado a tomar grandes adeptos, consistiendo en que en cada corte se indiquen los movimientos del periodo, los intereses y el monto mínimo a pagar. La característica consiste, en que del adeudo a la fecha de corte, se separa una cantidad mínima de pago dependiendo del plazo pactado, a la cual se le adicionan los intereses generados en el periodo y el Impuesto al Valor Agregado (IVA) correspondiente, dando como 95
resultado el monto del pago, permitiendo a la empresa que otorga el crédito tener una recuperación más ágil de la cobranza y los intereses independientemente de los intereses moratorios por falta de pago oportuno. Por otro lado al comprador se le desaliente de tener adeudos a plazos largos, ya que los intereses serán superiores a mayor adeudo, desequilibrándolo en su economía, y lo obliga a liquidar lo más pronto posible, antes de hacer más crítica su situación.
-
Uso de Tarjetas Bancarias. Consiste en solicitar, la aceptación de tarjetas de crédito que permiten recuperar de inmediato la inversión. Por un lado al cliente se le da la oportunidad de contar con un crédito ágil, y a la empresa de recuperarlo a corto plazo, menos una comisión que es mínima si se compara con el costo del dinero.
4.2.2. Principales Deficiencias. Excesos en Cuentas por Cobrar: -
Crítica situación económica en general.
-
Crítica situación del mercado usual.
-
Otorgamiento de créditos sin análisis financiero adecuado al cliente.
-
Cobranza deficiente.
-
Competencia fuerte, ocasionando que el crédito se otorgue en forma benevolente.
Efectos: -
Elevación de los gastos de cobranza.
-
Pago de intereses sobre capital tomando en préstamo para sufragar compromisos.
-
Pérdidas generadas por cuentas incobrables. 96
4.2.3. Controles a Establecer. El empresario debe establecer procedimientos de cobro para tener un adecuado control de sus cuentas por cobrar de acuerdo a las costumbres y políticas establecidas por la empresa y el comercio:
a) Analizar e Investigar la Línea de Crédito. Para efectuar un estudio minucioso de crédito, es necesario hacer una investigación tendiente a conocer los antecedentes del cliente para determinar la conveniencia de otorgar el crédito. Para ello y en cualquier caso hay que contar con una solicitud de crédito y apoyarse en ella, en su información financiera con lo cual se procederá a efectuar el análisis cuantitativo de la información. Por otro lado es indispensable contactar referencias de crédito con la finalidad de investigar cual ha sido el comportamiento ante otros acreedores del posible cliente.
b) Vigilar las Políticas de Crédito. Como ya se mencionó anteriormente, para otorgar el crédito es necesario efectuar un análisis de crédito, pero no basta con eso, sino que es necesario efectuar actividades consistentes en revisar periódicamente los créditos personales y totales de los diferentes clientes, con el objetivo de controlar los flujos que entrarán a la empresa, así como detectar los flujos que no ingresaron con la finalidad de determinar si se cumplieron en forma eficiente o no las políticas de crédito actuales.
-
Vigilar el Crédito Total. Determinar si las cuentas por cobrar en general
se mantienen dentro de los límites autorizados y si éstos son aceptables.
-
Vigilar el Crédito Individual. Detectar el deterioro de la solvencia de un
cliente, para ello lo más aconsejable es conocer el saldo más antiguo, así como que el cliente no deje que sus antecedentes de pago oportuno rebasen el periodo fijado y que no exceda el límite del crédito autorizado. 97
En ambos casos deberá tenerse bastante cuidado en épocas de temporada, en donde normalmente se amplía el límite de crédito en forma automática, lo cual puede causar graves problemas a la empresa, al ampliar crédito a clientes que no sean solventes por un crédito mayor. Para conocer y llevar un adecuado control del calendario de cobranza es muy recomendable la utilización de reportes y para tal caso se tiene el de antigüedad de saldos, que en determinado momento nos indica conocer con cuánto efectivo se contará para el siguiente periodo. Con esta información y con el flujo de efectivo presupuestado ( entradas y salidas) se puede determinar si se requerirá financiamiento para operar
normalmente, en qué fase del adeudo están atrasados los pagos de clientes, tiempo de atraso, conociendo en qué casos debe hacerse presión de cobranza, el monto de cuentas incobrables ( mala administración de cuentas por cobrar ), el periodo de vencimiento, los descuentos, entre otros.
c) Procedimientos de Cobro. Este busca hacer gestiones de cobro, de tal forma que el cliente pague su deuda lo más pronto posible dentro de los límites establecidos, para recuperar la cartera se le otorgan facilidades de pago y así se evita que el cliente se pueda molestar, lo cual podría dar como resultado la pérdida de ventas futuras. Dentro de dichos procedimientos tenemos:
Cartas recordatorio. Consiste en enviar al cliente un estado de cuenta donde se le indique su saldo, monto de pago mínimo y la fecha máxima en que debe ser liquidado.
Envío de cobrador. Consiste en el envío de un empleado de la empresa para realizar el cobro directo y facilitar la recuperación del crédito.
Llamadas telefónicas. Es el tercer procedimiento que debe seguirse y consiste en solicitar por vía telefónica, a través del empresario, el pago de los créditos vencidos.
Carta gestión. Después de ciertos días posteriores a la gestión telefónica, se procederá a enviarle al cliente en buenos términos, sino
98
se recibe respuesta en ocho días, será prudente enviar nuevamente un recordatorio, más agresivo que el anterior.
Cobranza pre-legal. En los casos en que el cliente no atienda los requerimientos de cobro anteriores, ésta pasa a poder de un abogado, a efecto de que por su conducto se llegue a un arreglo previo antes de efectuar la demanda legal.
Proceso legal. Si el cliente no llega a un arreglo con el abogado, se procederá a hacer la demanda ante las autoridades competentes.
Otros procedimientos de cobro: o
Pago en Bancos. Como ya se indicó anteriormente, es aquel en que los clientes pagan a través de una Sociedad Nacional de Crédito, mediante depósitos hechos en nuestra cuenta de clientes.
4.3. Administración Financiera de Inventarios. Actualmente las organizaciones manejan grandes cantidades en inventarios, que conforman la inversión más importante dentro de los renglones del capital de trabajo; su principal objetivo es ser el motor de la venta; su administración financiera es de vital relevancia debido a que requieren de un alto grado de planeación, para mantener inventarios dentro de las necesidades de la empresa.
4.3.1. Técnicas a Emplear. Lo más importante en la administración de los inventarios es el control para mantener los niveles adecuados para proteger los retrasos del proveedor y los consumos mayores de lo normal.
99
Se recomienda al empresario controlar especialmente los siguientes puntos:
-
La existencia física de los artículos del almacén.
-
La reserva o nivel de protección adecuada.
-
La rotación de los inventarios.
-
El tamaño de los lotes de compra.
-
La frecuencia de los pedidos.
-
Los puntos de reposición.
-
Los costos de adquisición.
4.3.1.1. Método ABC. Existe un principio en administración que nos dice que cuando el costo del control es mayor que el costo de lo que se quiere controlar, lo mejor es no hacer la verificación. Este método tiene como finalidad, buscar la minimización del inventario en las empresas, ya que la mayoría de ellas tienen fuertes inversiones, presentándose que algunos tengan un alto movimiento contra otros que tengan un movimiento mínimo, por otro lado existen mercancías que tienen un valor alto, mientras que de otros su valor puede ser mínimo. No es conveniente establecer un sistema de control para vigilar la existencia de artículos de escaso valor, para tal efecto se requiere identificar y agrupar en tres clases la mercancía del inventario en el almacén, tanto en su volumen físico como en su valor monetario, surgiendo de ahí el nombre del método, teniendo: Artículos de valor elevado en los inventarios, con bajas existencias.
Clase Aquellos inventarios que físicamente ocupan una mínima parte en “A”
bodegas pero en valores representan una cantidad considerable, además de tener una menor rotación en relación al inventario total. 100
Artículos de valor secundario.
Clase Aquella inversión que tanto físicamente como en su importe se encuentra “B”
nivelado, representando una inversión media con una rotación continua. Materiales de valor bajo y que generalmente corresponden a existencias
Clase “C”
muy grandes.
Aquella que físicamente ocupa la mayor parte de la bodega, pero monetariamente vale una mínima parte.
Para el ejemplo siguiente se fijan como bases de clasificación los valores que a continuación se manifiestan: Clase “A” Valores mayores de $ 80,000.00 Clase “B” Valores entre $ 20,000.00 y $ 79,999.00 Clase “C” Valores menores de $ 20,000.00 Análisis del inventario que se detalla en seguida, de acuerdo con el método ABC.
Artículo AA
Cantidad
Costo
25 $ 1,500.00
BB
220
150.00
CC
100
1,000.00
DD
2,000
EE FF
Artículo GG HH
Cantidad 750 $
Costo 20.00
56
1,700.00
II
1,500
12.00
5.00
JJ
1,000
15.00
38
2,000.00
KK
150
35.00
150
90.00
Tabla 4.2. Detalle del Inventario, según ejemplo. Fuente: (Montaño, 1992, p.129).
101
Artículo Cantidad AA
Costo
Valor
“A”
25 $ 1,500 $ 37,500
BB
220
150
33,000
CC
100
1,000
100,000
DD
2,000
5
10,000
EE
38
2,000
76,000
FF
150
90
13,500
GG
750
20
15,000
HH
56
1,700
95,200
II
1,500
12
18,000
JJ
1,000
15
15,000
KK
740
35
25,900
Sumas % de Valor
“B”
“C”
$ 37,500 33,000
$ 100,000
76,000
$ 10,000 13,500 15,000
95,200
18,000 25,900
15,000
$ 439,100 $ 195,200 $ 172,400 $ 71,500 100.00
44.45
39.26
16.29
% de Valor Acumulado
44.45
83.71
100.00
Número de Artículos
2
4
5
% de Cantidad
18.18
36.36
45.46
% de Cantidad Acumulado
18.18
54.54
100.00
Tabla 4.3. Análisis del Inventario, de acuerdo con el Método ABC. Fuente: (Montaño, 1992, p. 130).
Se puede observar que solamente el 18.18% de los artículos en existencia están bajo control total, sin embargo representan el 44.45% del valor que se maneja en el almacén y que corresponde a la clase “A”. Todos los artículos que componen este grupo tienen un control de entradas y salidas, nivel de reserva, punto de pedido, nivel máximo, lote económico de compra y rotación Los materiales del grupo “B” únicamente tienen un control de entrada y salida y estudios de rotación. Los artículos del grupo “C” no reciben control alguno por su bajo valor. 102
Con este sistema ABC el costo del control de los inventarios se reduce considerablemente. 4.3.1.2. Análisis con Razones Financieras. Las razones financieras son la relación de dos cantidades, las cuales nos indican probabilidades y tendencias, señalando con ello puntos débiles y principales deficiencias para buscar un mejor control de la gestión de la empresa. La razón que permite al empresario obtener un mejor control del renglón de inventarios son:
Rotación de Inventario =
Costo de Ventas Promedio de Inventarios
La razón anterior permite identificar cada cuando se cambia el inventario, además de permitir a la empresa detectar mercancía de lento movimiento, que puede convertirse en obsoleta. Para la obtención del promedio de inventarios existen dos criterios a saber: a) Obtener el saldo mensual de los inventarios, obteniendo la media. b) Sumar el saldo inicial más el final del periodo y el resultado dividirlo entre dos. Por lo que se refiere a la creación de un parámetro ideal de rotación, no es posible, debido a que ninguna empresa es igual a otra, aún cuando se dediquen al mismo giro o actividad, cada empresa posee peculiaridades que la distinguen. Cabe hacer mención que la razón anterior indica las veces que se cambia el inventario, si lo que el empresario desea es conocer el número de días que tiene en su poder el inventario, bastaría con dividir 360 días entre la rotación de cada factor antes enunciado. 103
Ejemplo: La Compañía Atlántida S.A., al 31 de Diciembre de 2009 tiene la siguiente información: Costo de ventas del periodo
$ 38’000,000.00
Los últimos tres meses reportaron los siguientes inventarios Finales:
Artículos
Octubre
Noviembre
Diciembre
$ 7’000,000.00
$ 8’000,000.00
$ 7’500,000.00
Rotación de Inventarios =
$ 38’000,000.00 $ 7’500,000.00
Días de Inventarios =
360 días 5.07 veces
= 5.07 veces
= 71 días
Del ejemplo anterior se puede concluir que la empresa posee una fuerte inversión en inventarios, cabe aclarar que algunos autores, a la rotación de inventarios la desarrollan como: Ventas Promedio de Inventarios Lo anterior se puede interpretar como la rotación de inventarios en función de ventas, corriendo el riesgo de tener un margen de error bastante alto, ya que cada concepto se integra sobre una base diferente.
104
4.3.1.3. Modelos de Inventarios. Estos nacen de la aportación dada a las finanzas por William Baumol, y tiene como finalidad la de prever que pasaría bajo ciertas condiciones controlables, estos modelos permiten al empresario cuantificar las necesidades conforme a la demanda, empleando para ello entre otras herramientas principales el punto de reorden o pedido, lote óptimo de compra, y el margen de seguridad. Los modelos de inventarios incurren en los siguientes costos:
Costo de Adquisición
Es el valor que la empresa tiene que pagar por la compra de los bienes. Se refiere a aquellos costos fijos de oficina, necesarios para la
Costo de Pedir
colocación de un pedido, los cuales incluyen teléfono, renta, energía eléctrica, depreciación, papelería, sueldos, etc., los cuales se van a prorratear entre el número de pedidos a elaborar en el periodo, determinando el costo unitario por pedido. El costo de mantenimiento del inventario son normalmente costos variables por unidad, ocasionados para el resguardo adecuado de
Costo de Mantener
los inventarios, tales como beneficio de ocupar bodegas e inversiones en inventarios, sueldos para el personal encargado de la custodia y que lo mantiene en condiciones de uso, depreciaciones, etc., éste normalmente se expresa como un porcentaje adicional al precio de adquisición.
a) Lote Óptimo de Compra. La mayoría de los autores de finanzas, manejan normalmente un modelo basado en el supuesto que no hubiese faltante de materiales y el reemplazo fuere inmediato, al cual se le denomina punto de pedido o lote económico de compra el cual se calcula y obtiene como sigue:
105
Supongamos que la Cía. Comercial El Titanic, S.A. por cada pedido incurre en un costo de pedido de $100.00, y los costos de mantenimiento son de $3.00 por unidad anual en un artículo cualquiera, si se sabe que el costo unitario del artículo “X” es de $ 200.00 y se conoce la demanda anual de 2,000 unidades. Se desea se indique cuántos pedidos hacer durante el ejercicio, si se pueden adquirir en cada uno de ellos las siguientes cantidades: 2,000, 1,000, 500, 365, 250 ó 125. Nota: el proveedor tiene un plazo de entrega de 15 días en promedio. Solución Unitaria: Cantidad a
Núm. De
Costo por
Pedir
Pedidos
Pedido
2,000.00
1
100.00
1,000.00
2
500.00
Costo
Costo Anual
Inventario
Costo de
Promedio
Mantenimiento
100.00
1,000
3.00
3,000.00
3,100.00
100.00
200.00
500
3.00
1,500.00
1,700.00
4
100.00
400.00
250
3.00
750.00
1,150.00
365.00
5
100.00
500.00
182
3.00
546.00
1,046.00
250.00
8
100.00
800.00
125
3.00
375.00
1,175.00
125.00
16
100.00
1,600.00
62
3.00
186.00
1,786.00
Anual por Pedido
de Mantenimiento
Costo Total
Tabla 4.4. Procedimiento de Prueba y Error para determinar el Lote óptimo de Compra. Fuente: (Madroño, 2008, p.137).
Con base a lo anterior, se puede ver que el nivel donde se abaten los costos, es cuando la empresa compra 365 unidades por pedido, es decir, cuando realiza cinco pedidos al año. Ahora bien, sin necesidad de tener que hacer lo anterior, se puede determinar con base a fórmula teniendo las siguientes literales, en donde: D
= Consumo o Demanda Anual = 2,000
C1 = Costo de Adquisición
= $ 200.00
C2 = Costo de Pedir
= $ 100.00
C3 = Costo de Mantener
= $
3.00
Q
=
X
= Lote Óptimo de Compra
106
Con la siguiente fórmula se busca la cantidad que debe pedirse de un artículo para obtener el costo más bajo de compra: 2 DC 2
Q =
C 3
2(2,000)(100)
=
3
400,000
=
3
=
133,333
Q = 365 Unidades por pedido Ahora bien, si se desea conocer el número de pedidos a realizar se deberá proceder como a continuación se indica:
N = Número de pedidos a realizar =
D Q
=
2,000 365
= 5 pedidos
Para ajustar y dejar los pedidos uniformes se hará D N
=
2,000
= 400 unidades por pedido
5
Puede suceder que se requiera conocer el inventario medio, el cual se obtiene: Q 2
=
400 2
= 200 unidades (IM)
Finalmente se puede requerir conocer el costo total de todos los pedidos el cual se calcula:
2 CT = C1 D + C
D Q
+ C3
Q 2
107
CT = 200 (2,000) + 100
(2,000)
+ 3
400
400 2
CT = 400,000 + 500 + 600 CT = $ 401,100.00 por los cinco pedidos. Lo anterior significa que cada pedido costará:
Ct =
CT N
=
401,100 5
= $ 80,200.00
El cual también se puede obtener como a continuación se detalla donde:
t=
Q D
=
400
= 0.20 x 365 días = 73 días de duración
2,000
Q
C2
+
ct = 200 (400) +
100
+ (600) 0.20
ct =
100
+ (600) 0.20
ct = ct =
C1 Q
C3
+
ct =
80,000
+
80,100
+
2
t
120
80,200
b) Punto de Pedido o Reposición. Como se puede apreciar si el proveedor llegara a fallar, automáticamente el modelo no sería funcionable, coincidiendo la mayoría de los autores en recomendar mantener un inventario de seguridad, el cual se calcula multiplicando el tiempo de entrega del proveedor por las necesidades diarias, dando como resultado las unidades requeridas para que al llegar a dicho límite se haga la petición al proveedor, denominado punto de pedido a este momento.
108
Ejemplificando lo anterior tenemos que las 400 unidades se consumen en 73 días, y el promedio es de 5.48 unidades. 15 días x 5.48 unidades = 82 unidades. Lo anterior indica que cuando se llegue al mínimo de 82 unidades, es cuando se debe efectuar una nueva compra. La ventaja de este modelo es la de poder establecer un control de inventarios por máximos y mínimos , siendo para este caso el de 400 y 82 respectivamente. Como desventaja encontramos que para cada producto, es necesario llevar el procedimiento antes descrito, lo cual se puede subsanar en empresas que no tienen sistema de cómputo, aplicándolo al 100% en los artículos A y de los B a aquellos que lo ameriten. 4.3.1.4. Reducción de la Inversión en Inventarios o Incremento a la Rotación de los Inventarios. Normalmente en nuestro país este problema no es previsible, ya que la mayoría de las empresas no determinan máximos y mínimos de inventarios, sucediendo que por la inflación se compren grandes lotes, pretendiendo especular con los productos, ya que no existe planeación para realizar adquisiciones masivas. Con el transcurso del tiempo, estas compras se convierten en un verdadero problema ya que los costos se incrementan en forma notable, originando fuertes inversiones en su mantenimiento y por otro lado la disminución en la capacidad de pago por haberse distraído recursos en estas operaciones, ya que al no planearse adecuadamente, se presentará la necesidad de recurrir a financiamientos costosos y que pocas veces resuelven el problema original. 109
Ahora bien, dependiendo del tipo de inventario puede haber distintas alternativas de solución pudiendo ser la más común en México que el problema se debe a que no existe la demanda esperada, será necesario analizar la conveniencia de recurrir a otros canales de distribución, pudiendo para ello acudir a estudios de mercado potenciales. Otra alternativa la representan las mejoras o innovaciones a los productos, ya que mejorará la penetración en el mercado y consecuentemente puede disminuir la inversión en inventarios. Así mismo debe crearse sistemas promocionales que ofrezcan una mayor penetración en el mercado y consecuentemente coadyuven a reducir inventarios, y a devolver liquidez a la empresa. Lo anterior no es fácil de detectar a simple vista, debiendo el empresario solicitar una Auditoría Operacional, que permita identificar la causa probable del problema, para finalmente optar por la alternativa que permita reducir la inversión en inventarios. Es importante distinguir las estrategias económicas a seguir por cada recurso para evitar incurrir en erogaciones innecesarias que incrementan los costos de los productos y evitar caer en una situación en la que el valor de la empresa no se maximice.
4.3.2. Principales Deficiencias. Causas del exceso: -
El deseo de no perder reputación mercantil, por la falta de mercancía.
- Aprovechamiento de ventajas ofrecidas por los proveedores. -
Falta de coordinación entre compras y ventas.
-
Falta de entrenamiento en el arte de invertir dinero. 110
-
Por aspectos de especulación, por compra anticipada y en cantidades superiores a las necesidades reales.
Causas del Faltante: -
Por la crisis nacional o mundial para proveer de recursos suficientes a la empresa para la adquisición de mercancía.
Efectos: -
Incremento a los costos de control de inventarios.
-
Mercancía deteriorada.
-
Mercancía obsoleta o fuera de uso.
-
Realizar ventas a precios inferiores a los planeados.
-
Incremento a los desperdicios.
-
Pérdida del beneficio de invertir en otros renglones.
-
Incremento al costo de capital.
-
Incremento a fugas de mercancía.
-
Pérdida de clientes por no tener mercancía que vender.
4.3.3. Controles a Establecer. a) Control de Inventarios. Como se comentó anteriormente, es indispensable establecer un control de la mercancía, siendo los más comunes el método ABC y el establecimiento de máximos y mínimos . Lo anterior está enfocado al control en existencias teóricas, ya que por medio de papeles se identifican existencias y se tramitan las verificaciones. Físicamente se refiere a mantener ordenada la mercancía tanto para
facilitar su distribución como su recuento, buscando que toda la mercancía del mismo género o clasificación se encuentre ubicada en el área exprofeso para facilitar su localización.
111
Es recomendable que la mercancía más antigua sea la primera en salir (UEPS), evitando con ello pérdidas por mermas u obsolescencia.
b) Control de Calidad. Cada vez que se compre mercancía, es necesario verificar que reúne las características requeridas, para evitar demoras por cambios al no estar en buen estado.
c) Administración de Riesgos. Consiste en contratar con una compañía aseguradora la cobertura de los bienes, existiendo para tal efecto varios tipos de seguros que cubren los diferentes riesgos a que están sometidos los inventarios, como pueden ser incendios, robos o bien por fenómenos naturales. El propósito de identificar los riesgos anteriores, es con la finalidad de determinar el tipo de cobertura, según el área o actividad que tiene la empresa y establecer con ello el contrato respectivo, teniendo especial cuidado al fijar los montos asegurados, para establecer una adecuada correspondencia entre los costos de los inventarios y las sumas en que estén amparadas. Por otro lado existe la cobertura fija y variable. La fija consiste en contratar un monto “X”, corriendo el riesgo de que si en un siniestro la empresa tuviere más de lo contratado, la parte no asegurada no será cubierta por la aseguradora.
d) Toma Física de Inventarios. Tiene como finalidad verificar que lo que aparece en libros sea congruente con lo que aparece físicamente. Para ello debe tenerse bastante cuidado en establecer calendarios para la toma física, empleando personal que esté familiarizado con los mismos, pero que sea independiente de su manejo y control. 112
Durante la toma física debe tenerse cuidado de dejar marcas, evitando duplicar el conteo al dejar marbetes en los lotes contados. Es recomendable efectuar doble conteo dejando con ello mayor veracidad al físico, ya que de existir duda se procederá a efectuar otro recuento. Cada grupo anotará los resultados en su forma de toma de inventarios donde una vez cotejados los resultados, se procederá a la valuación y determinación de diferencias contra libros. Antes de efectuar los ajustes respectivos por la toma física es necesario investigar las causas, culminando el trabajo con dicho registro.
e) Vales de Entrada y Salida. Este tipo de controles tiene como finalidad identificar qué mercancías se han adquirido, cuándo se recibieron o salieron, consumo diario, tiempo de espera y sobre todo para qué se utilizarán. El no contar con ellos impide al empresario identificar necesidades reales, conocer tiempo de espera hacia el proveedor y sobre todo no establece adecuadamente el lote óptimo de compra.
f) Cotización a Proveedores. Es necesario antes de solicitar la mercancía efectuar cotizaciones, con la idea de obtener la que reúna las condiciones requeridas bajo los mejores costos, sin que ello signifique baja en la calidad del producto. Es recomendable no hacer la compra, sin que antes se hayan hecho las cotizaciones suficientes que permitan conocer las condiciones más provechosas a la empresa. Además de lo anterior es recomendable efectuar una rotación de los proveedores, cuando las condiciones lo permitan, tendiente a evitar quedar cautivo en uno de ellos, y tener varias alternativas en el caso de fallas tanto por falta de mercancía, como por situaciones económicas generales. 113
g) Reporte Diario de Existencias. Este tiene como finalidad dar una idea de los saldos diarios de mercancía, permitiendo al empresario efectuar revisiones físicas y determinar en qué momento debe solicitarse el reemplazo. Es necesario mencionar que cada empresa deberá utilizar los sistemas de control de inventarios de acuerdo a sus necesidades y consideraciones.
4.3.4. Estrategias de Inventarios. a) Establecer una rotación de inventarios que permita evitar la caída de ventas por falta de mercancía. b) Evitar excesos de mercancía para evitar sobreinversión. c) Establecer un sistema de control de inventarios congruente a las necesidades de la empresa. d) Adquirir grandes lotes que permitan reducir los costos de adquisición y mantenimiento. e) Contar con una almacén para las necesidades de la empresa, evitando mermas o pérdidas, por no tener instalaciones adecuadas. f) Promover ofertas de mercancía obsoleta, de tal forma que permita recuperar la inversión original. g) Establecimiento de recuentos físicos rotativos, durante el ciclo económico de la empresa. h) Desarrollo de nuevos proveedores, que permitan a la empresa contar con adquisiciones
programadas,
de
acuerdo
a
sus
necesidades
y
características de su mercado y productos.
4.4. Administración Financiera de Cuentas por Pagar. Las cuentas por pagar a proveedores constituyen la categoría más grande de deudas a corto plazo, debido a que representan aproximadamente un poco más 114
del 40% de los pasivos a corto plazo, ya que es este rubro el que permitirá financiar las operaciones que constituyen el giro de la empresa. Para lograrlo, se tendrá que analizar los descuentos por pronto pago, los periodos de pago y de descuento, a fin de cubrir en tiempo y forma las obligaciones sin comprometer el crédito y la liquidez de la empresa.
4.4.1. Técnicas a Emplear. 4.4.1.1. Análisis Propuesto. La mayoría de las operaciones realizadas con los proveedores contienen una condición de pago en la que se señala un plazo para tener derecho a un descuento. Este plazo puede ser de “X” días y se cuenta desde el momento en que el proveedor entrega la factura correspondiente. 2/10, n/30 significa que la empresa dispone del 2% de descuento si paga la factura dentro de los 10 días siguientes o debe pagar el importe total de la factura hasta un máximo de 30 días. Si paga después de este plazo máximo, deberá cubrir intereses moratorios. Para determinar si el descuento que ofrece el proveedor es conveniente o no, se comprara con un costo de oportunidad. El cálculo del costo correspondiente al descuento se determina con la siguiente fórmula:
I =
360d N (1 d )
En la fórmula anterior: I
= Costo del financiamiento
D = Descuento por pronto pago N = Número de días que puede demorarse el paso si se renuncia al descuento. 115
Ejemplo. Tenemos cuatro proveedores que nos ofrecen los siguientes descuentos. ¿A quién debemos seleccionar? La factura es por $ 1,000.00
Proveedor
“A”
Descuento ofrecido:
“B”
“C”
“D”
2/10, n/30 1/10, n/70 3/20, n/60 4/10, n/60
Costo de capital
36.76
6.00
27.84
30.00
Cantidad pagada
980
990
970
960
Con descuento
10
10
20
10
Sin descuento
20
60
40
50
Total
30
70
60
60
Días crédito:
Tabla 4.5. Cálculo del Costo de Capital según Descuentos por Pronto Pago a Proveedores. Fuente: (Montaño, 1992, p.138)
a) Si tenemos dinero:
Y queremos ahorrar el mayor costo, se selecciona al proveedor “A” que ofrece 36.73%.
Y queremos pagar la menor cantidad, debemos escoger al proveedor “D”, al que le pagamos 960.
b) Si no tenemos dinero:
Debemos seleccionar al proveedor que nos ofrece la mayor cantidad de tiempo: “B” con 70 días crédito en t otal.
4.4.1.2. Análisis con Razones Financieras. Con la ayuda de los días de cuentas por pagar el empresario podrá conocer el periodo promedio de pago de las cuentas por pagar y detectar alguna anomalía. Compras netas Cuentas por cobrar (Proveedores)
Costo de ventas ó
Cuentas por pagar (Proveedores)
360/días = veces =
Veces
Días de =
cuentas por pagar
116
4.4.2. Controles a Establecer. a) Establecer un sistema que considere recepción de facturas de proveedores, canjeándolas por un contra-recibo, para con el número de control, proceder a su revisión y programar su pago. b) La fecha de recepción, la de pago y los datos de la factura, son básicos para su revisión. c) Una de las muchas estrategias en cuentas por pagar, consiste en dar contra-recibos y pagar cheques, los viernes por la tarde, cubriendo su importe hasta el lunes siguiente, temprano por la mañana. d) Sin embargo, nada substituye a la eficiencia al pedir el almacén la mercancía, conforme mínimos y máximos establecidos, al cotizar antes de comprar, seleccionar el mejor precio, proveedor, tiempo de entrega, condiciones, servicio, garantía, etc. e) No debe abusarse del crédito a proveedores, ya que en ocasiones cuesta más que los préstamos bancarios, por el sobreprecio, tan alto como la tolerancia del proveedor a esperar el pago. f) Es sano tener varios proveedores para cada producto. La dependencia de cualquier proveedor afecta el capital de trabajo, si falla en sus entregas y debe comprarse más caro a alguien más. g) Es recomendable también, no ser dependiente de ningún producto a comprar. El desarrollo tecnológico, se detiene si el producto no mejora en nuevas aplicaciones, nuevas especificaciones de diseño, etc. Como se puede observar después de realizar la lectura completa del presente capítulo, la estrategia se integra de técnicas y controles financieros que si se establecen de manera adecuada y oportuna en la operación normal de las pequeñas empresas del sector comercial minorista en la Ciudad de Xalapa, Ver., se logrará una mejora sustancial en su administración financiera del capital de trabajo, inherente a un incremento considerable en las futuras utilidades de dichas empresas. 117
CONCLUSIONES
Una vez analizadas las fuentes documentales, elementos que me permiten concluir, en lo referente al marco teórico, que el capital de trabajo es un concepto integrado por los rubros de efectivo, cuentas por cobrar, inventarios y cuentas por pagar, todos ellos corresponden al ciclo operativo a corto plazo de las empresas. El capital de trabajo es de vital importancia para la empresa, debido a que está representado por los recursos que ésta necesita para operar normalmente y debe ponerse especial atención a su administración respecto de la de los demás componentes de la estructura financiera de las empresas, ya que éste concepto es el que debe ser el motor generador de las utilidades de las mismas. Considerando que el fin principal de las empresas privadas es generar y aumentar conforme el paso del tiempo los flujos de efectivo con que cuenta y así, incrementar su liquidez y rentabilidad, conceptos sumamente importantes en este renglón del estado de situación financiera, y que permiten que el efectivo sea destinado a diversas funciones, por lo que no debe descuidarse bajo ninguna razón, asimismo se debe vigilar que no existan ni sobrantes ni faltantes, ya que como en todo, los excesos son dañinos, y las empresas no son la excepción a esta regla. Las cuentas por cobrar representan un medio masivo de ventas para una empresa, pero al igual que ofrecen magníficos beneficios, conllevan implícito un alto riesgo por invertir recursos de este apartado. Se debe ser muy ágil y cauteloso en la administración del crédito y la cobranza si se quieren conseguir buenos resultados para la empresa, es decir, se debe brindar la importancia necesaria para no confiarse en que las cuentas se cobran solas, aunque en la realidad debiera ser así. Por ello es necesario realizar los análisis correspondientes a los clientes solicitantes de crédito, para otorgarlo a quien realmente puede responder ante un compromiso de tal magnitud y evitar problemas futuros; así como fijar las 119
políticas que guiarán las operaciones crediticias de la empresa, además de considerar a los grupos de alto riesgo, que aportan una utilidad extra a la empresa. Los inventarios son los artículos y la mercancía destinada a la venta en una empresa comercial, implícitos en su costo se encuentran otros que deben ser tomados en consideración para su minimización. Es sumamente importante el resguardo y mantenimiento de los inventarios, así como contar con estadísticas que permitan la mejora de su administración en un futuro. Las Cuentas por Cobrar representan financiamiento barato o sin costo para la empresa, en relación con otras fuentes generadoras de recursos. Siempre se debe cuidar la imagen de la empresa ante sus proveedores, para mantener abiertas las posibilidades de obtención de descuentos por pronto pago y conservación de un buen historial crediticio. Es necesario ejercer control sobre este apartado para realizar los pagos en tiempo y forma. Respecto al marco contextual, se puede decir que la empresa es un ente económico de vital importancia para el desarrollo socioeconómico de una región, debido a los diversos aspectos en los que está inmersa. En Xalapa, la pequeña empresa comercial minorista ocupa un lugar muy importante debido a su función de distribución de diversos productos que satisfacen las necesidades de la población, además de encontrar como característica general que la mayoría de éstas son empresas familiares. El interactuar directamente con el medio empresarial Xalapeño me abrió el panorama a muchísimas inquietudes sobre su funcionamiento y operación. Es increíble cómo se modifica la perspectiva al estar en contacto con los empresarios, la realidad económica, el tener hallazgos importantes, saber que las personas realmente tienen la necesidad de conocer estrategias administrativas que mejoren la situación actual de sus empresas y que confían en que el trabajo de los administradores puede ayudar significativamente al logro de sus objetivos. 120
En relación a los resultados de la investigación, se determina que los empresarios xalapeños conocen el término “ capital de trabajo ”, sin embargo requieren urgentemente de una estrategia de administración financiera integral para poder subsanar las deficiencias detectadas. La mayoría de los empresarios hacen énfasis en la administración del efectivo, sin saber que al descuidar los demás rubros, no están optimizado el punto que a ellos más parece interesarles. Los procedimientos que aplican son básicos, con el objetivo de ejercer algún tipo de planeación y control. Actualmente, aun es mayor el porcentaje de empresas que no otorgan crédito, sobre las que si lo hacen. A su vez, los proveedores son la principal fuente de financiamiento para estas empresas; quienes deben conocer sobre los beneficios de trabajar con dinero ajeno, pero siempre es conveniente analizar los diversos descuentos ofrecidos para tomar decisiones con una justificación financiera válida. Aparentemente la investigación despertó mucho interés en los empresarios encuestados, de conformidad a los comentarios y resultados de la pregunta del cuestionario aplicado que midió este factor. Realizar la prueba de hipótesis para la investigación representó un gran reto y una experiencia muy satisfactoria, debido a la generación de conocimiento, además de un nuevo parámetro útil para un determinado sector de la población local. Por último, la propuesta es una adecuación y conjunto de técnicas, controles y estrategias financieras que pretenden subsanar las deficiencias en la administración actual de este tipo de empresas, tiene como objetivo lograr una mejora sustancial que impacte positivamente a aquellas que tomen la decisión de establecer y aplicar lo en ella descrito a fin de incrementar sus utilidades, y que a su vez sean reinvertidas para su desarrollo e importante contribución a la Ciudad de Xalapa, Veracruz. Cabe señalar que la incorrecta aplicación de la administración financiera del capital de trabajo mediante todas y cada una de las técnicas propuestas, derivaría en debilitar la estructura financiera de las empresas, generando un gran número de problemas que con el paso del tiempo, sólo conseguirán el cierre de la misma. 121
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ANEXO I
Universidad Veracruzana ¡Buen día! Soy alumno de la sección “801” de la Licenciatura en Administración, y estoy realizando
mi Trabajo Recepcional; deseo Investigar si las Pequeñas Empresas del Sector Comercial Minorista que operan en esta Ciudad emplean y establecen Técnicas y Controles para Administrar Financieramente su Capital de Trabajo; por tal motivo, solicito su valiosa colaboración para responder la presente encuesta: Instrucciones: Por favor , Subraye la respuesta que considere adecuada: 1. ¿Conoce el término “Capital de Trabajo”? a) Sí. b) No. 2. ¿Emplea alguna técnica y/o tiene controles establecidos para administrar financieramente el capital de trabajo de su empresa? a) Sí. b) No. 3. ¿Aplica algún control especial o tipo de administración a alguno de los siguientes rubros? a) Efectivo. b) Cuentas por Cobrar ( Crédito y Cobranza) a Clientes. c) Inventarios. d) Cuentas por Pagar a Proveedores. 4. Para administrar efectivo, ¿Aplica alguna de las siguientes técnicas? a) Análisis con Razones Financieras. b) Modelos Matemáticos. c) Flujo de Efectivo (Cash Flow ) Presupuestado. d) Control Interno. e) Otra, especifique:____________________________________ 5. Sus ventas las realiza: a) De contado. b) A crédito. Si su respuesta es de contado, por favor, pase a la pregunta 9. 6. ¿Qué requisitos solicita para otorgar un crédito? a) Credencial de Elector. b) Comprobante de Domicilio. c) Comprobante de Ingresos. d) Facturas o Escrituras. e) Otros, especifique:___________________ 7. ¿En qué basa la decisión de otorgar el crédito? a) Análisis de Liquidez del Cliente. b) Ingresos Comprobables. c) Permanencia Laboral. d) Respaldos Colaterales. e) Buró de Crédito. f) Otros, especifique:__________________ 8. Para administrar cuentas por cobrar, ¿Aplica alguna de las siguientes técnicas? a) Análisis del Solicitante de Crédito. b) Fijación de Políticas de Crédito. c) Modelos Prácticos de Cobranza. d) Reducción del Periodo de Cobranza.
126
e) Otra, especifique:_______________ 9. Sus compras las realiza en función: a) De la Cantidad. b) Del Precio. c) Del Descuento. d) De las Rebajas. e) Otro, especifique:_______________ 10. Para reabastecer sus inventarios, ¿Cuál es su punto de re-orden o reposición? ____________________________________________________________ 11. Para administrar inventarios, ¿Aplica alguna de las siguientes técnicas? a) Método ABC. b) Métodos de Razones Financieras. c) Modelos de Inventarios. d) Reducción de la Inversión en Inventarios o Incremento a la Rotación de los Inventarios. e) Otra, especifique:_____________ 12. ¿Cuál(es) fuente(s) de financiamiento utiliza? a) Pasivos Acumulados (Sueldos e Impuestos por Pagar ). b) Descuento de Proveedores. c) Préstamos Bancarios a Corto Plazo. d) Línea de Crédito. e) Otra, especifique:_______________ 13. ¿Recibe crédito de sus proveedores? a) Sí. b) No. 14. Sus proveedores, ¿Le ofrecen descuentos por pronto pago? a) Sí. b) No. Si su respuesta es negativa, por favor, pase a la pregunta 16. 15. Su política es: a) Aprovecharlos. b) Desaprovecharlos. ¿Por qué?___________________________ 16. ¿Cuáles son los problemas que limitan su liquidez? ______________________________________________________________________ 17. ¿Considera que el establecer una estrategia integral y adaptada a su empresa para mejorar su administración de efectivo, cuentas por cobrar, inventarios y cuentas por pagar, incrementaría sustancialmente sus utilidades? a) Totalmente. b) Parcialmente. c) No Habrá Cambio. ¿Por qué?________________________________________________________ Por su tiempo y atención… ¡MUCHAS GRACIAS! Su participación me será de gran utilidad.
¡QUE TENGA UN EXCELENTE DÍA! NOTA: La información recopilada mediante este instrumento será utilizada única y exclusivamente con fines de investigación en términos estadísticos.
127
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág.
10 Figura 1.1. El Capital de Trabajo en el Estado de Situación Financiera ……………... 12 Figura 1.2. Ciclo Financiero u Operativo a Corto Plazo ……………………………….. 22 Figura 1.3. Políticas de la Administración de Cuentas por Cobrar …………………… 41 Figura 2.1. Clasificación de la Empresa…………………………………………………. 63 Figura 3.1. Conocimiento del Término “Capital de Traba jo”…………………………... 63 Figura 3.2. Administración Financiera del Capital de Trabajo ………………………… 64 Figura 3.3. Administración Financiera del Capital de Trabajo, por Estratos ………… 64 Figura 3.4. Técnicas Empleadas para Administrar Financieramente el Efectivo …… Figura 3.5. Ventas en las Pequeñas Empresas Comerciales Minoristas 65 Xalapeñas…………………………………………………………………………………… 65 Figura 3.6. Requisitos para la Solicitud de un Crédito …………………………………. 66 Figura 3.7. Bases para la Decisión de Otorgar un Crédito …………………………….. Figura 3.8. Técnicas Empleadas para Administrar Financieramente las Cuentas 66 por Cobrar …………………………………………………………………………………… Figura 3.9. Realización de las Compras………………………………………………..67 Figura 3.10. Técnicas Empleadas para Administrar Financieramente los 67 Inventarios…………………………………………………………………………………... 68 Figura 3.11. Utilización de las Fuentes de Financiamiento ……………………………. 68 Figura 3.12. Oferta de Crédito de los Proveedores…………………………………….. Figura 3.13. Oferta de Descuentos por Pronto Pago, por parte de los 69 Proveedores………………………………………………………………………………… 69 Figura 3.14. Políticas para el Aprovechamiento de Descuentos por Pronto Pago …. Figura 3.15. Perspectivas para el Incremento en Utilidades mediante una 70 Estrategia de Administración del Capital de Trabajo …………………………………… 73 Figura 3.16. Administración Financiera del Capital de Trabajo ……………………….. 74 Figura 3.17. Prueba de Hipótesis…………………………………………………………
128
