ADMINISTRAÇÃO FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS
por
Ângela Marques 1
Funções Administrativas
Planejamento
Controle
Organização
Direção
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CONCEITOS DE ORGANIZAÇÃO SAMUEL C. CERTO: É o processo de estabelecer a utilização ordenada de todos os recursos de uma organização; JAMES A.F.STONER: É o processo de engajar duas ou mais pessoas para trabalhar juntas de uma maneira estruturada a fim de alcançar algum objetivo específico ou um conjunto de objetivos; RICHARD L. DAFT: É o desmembramento dos recursos organizacionais para atingir objetivos estratégicos; JOHN R. SCHERMERHORN JR: É o processo de assumir tarefas, alocar recursos e arranjar atividades coordenadas para implementar planos; é o processo de mobilizar pessoas e recursos para executar tarefas que sirvam a um propósito comum.
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Organização É o agrupamento das atividades necessárias para atingir os objetivos da empresa e a atribuição de cada agrupamento a um executivo com devida autoridade para atingir tais atividades.
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Organização 1. Como a organização departamento?
será
2. Como os esforços destes separados serão coordenados esforço unificado?
dividida
em
departamentos para alcançar
3. Como será dividido o trabalho dentro de cada departamento?
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FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS ORGANIZAÇÃO Balancear, sincronizar e integrar as ações das pessoas e as atividades das unidades organizacionais,de acordo com certa ordem e método, para assegurar o seu desenvolvimento harmônico e equilibrado. Tornar responsabilidades e graus de autonomia claros a todos os integrantes da empresa
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ORGANIZAÇÃO COMO UNIDADE OU ENTIDADE SOCIAL Organização Formal: possui estrutura, manuais, normas, pessoas, formalmente constituída, hierarquia, etc. Baseada na divisão racional do trabalho Empreendimento humano criado para atingir objetivos Ex. Empresas, Bancos, Igrejas, Clubes, etc. Organização Informal: formado pelas pessoas que fazem parte de uma organização e que se associam, se agrupam espontâneamente por afinidades ou interesses comuns, independente da organização formal. Emerge espontaneamente e naturalmente entre as pessoas que ocupam posições formais a partir de relacionamentos interpessoais 7
CICLO GERENCIAL ORGANIZAÇÃO Definir tarefas Distribuir tarefas Definir autoridade e responsabilidade Colocar a pessoa certa no lugar certo Definir regras e procedimentos Estabelecer fluxo de trabalho Definir linhas de comunicação A ORGANIZAÇÃO DEVE SER CLARA, COERENTE, BEM EQUILIBRADA, DINÂMICA E VOLTADA PARA RESULTADOS 8
Organização Mostra a importância de se saber como estabelecer um conjunto de etapas que conduzem à análises organizacionais como: •as de tecnologias de gestão organizacional; •as de análise de processos críticos; •as de análise da distribuição integrada do trabalho; análise de lay-out; •meios e modos de implantar, acompanhar, ajustar os movimentos de mudanças na organização; •elaboração e análise de manuais de funcionamento; •as relacionadas com a estrutura organizacional(desenho 9 organizacional) .
Desenho Organizacional • Falar de Desenho Organizacional equivale a falar num conjunto de técnicas utilizadas por uma determinada empresa para atingir um conjunto de objetivos. • É como que a base da Administração, na medida em que Opera, Decide e Coordena um conjunto de mecanismos essenciais ao eficaz funcionamento de uma empresa. 10
ORGANOGRAMA É a representação gráfica da organização. Representa a estrutura formal da empresa, ou seja, a sua estrutura organizacional.
AUTORIDADE E HIERARQUIA (CADEIA DE COMANDO)
LINHAS DE COMUNICAÇÃO
UNIDADE DE TRABALHO (CARGOS E DEPARTAMENTOS) 11
ORGANOGRAMAS VANTAGENS: Os organogramas facilitam: Identificação de deficiências na organização Coordenação e comunicação Definição de responsabilidades Integração e treinamento
DESVANTAGENS: Os facilitam:
organogramas
A formalização fixa situações que, com o tempo podem tornar-se inadequadas; Os organogramas não mostram toda a estrutura organizacional. 12
MODELO DE ORGANOGRAMA
DIRETORIA ALTA GERÊNCIA
MÉDIA GERÊNCIA CHEFES DPTO. SUPERVISORES 13
Desenho Organizacional • O Desenho compreende quatro técnicas principais:
A Diferenciação, Formalização, Centralização e Integração. 14
Desenho Organizacional • Diferenciação – Horizontal – Diferenciação Vertical – Diferenciação em Tarefas Especializadas
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Organização “Alta”
Organização “Achatada”
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Desenho Organizacional • Formalização – Por meio do cargo – Por meio do fluxo do trabalho – Por meio de regras e regulamentos
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Desenho Organizacional • Centralização – Distribuição da autoridade dentro da organização • Centralização • Descentralização
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Organização Centralizada
Organização Descentralizada
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Desenho Organizacional • Integração – Integração e coordenação das atividades entre as hierarquias • Hierarquia administrativa • Departamentalização • Assessoria • Comissões e Forças-tarefas • Regras e Procedimentos • Objectivos e Planos 20
ESTRUTURA VERTICAL Hierarquia Administrativa Número de níveis de administração que uma organização adota para assegurar a realização das tarefas e o alcance dos objetivos, relacionados à divisão do trabalho.
Amplitude de Controle Número de colaboradores que deve se reportar a um administrador.
Grau de Centralização Uma maior centralização promove a retenção do processo decisório, enquanto uma maior descentralização promove melhor difusão do processo decisorial em níveis inferiores. 21
AMPLITUDE DE CONTROLE
AMPLITUDE ESTREITA
AMPLITUDE LARGA
1 Trabalho criativo e inovador
1 Trabalho rotineiro e previsível
2. Tarefas diversificadas
2 Tarefas similares
3. Dipersão física
3 Concentração física das pessoas
4. Necessidade de orientação
4 Pessoas treinado e preparado
5. Ausência de regras
5 Regras e procedimentos
6. Custo Administrativo maior
6 Custo administrativo menor
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AMPLITUDE DE CONTROLE Alta Amplitude Muitos níveis, propiciando: Mais oportunidades de promoção Decisões mais demoradas Comunicação mais lenta com distorções
Baixa Amplitude Poucos níveis, propiciando: Menor oportunidade de promoção Decisões tomadas mais prontamente, maior rapidez A comunicação circula melhor com menos distorção 23
AMPLITUDE DE CONTROLE
ALTA AMPLITUDE
BAIXA AMPLITUDE
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Tipos de estrutura organizacional.
ORGANIZAÇÃO DE LINHA: não há interferência entre chefe e subordinados.
ORGANIZAÇÃO DE LINHA E ASSESSORIA: o chefe é auxiliado por uma função de apoio, ao lado da linha de comando.
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A Organização Funcional DIRETOR DIRETOR
Produção
Operário A
Manutenção
Operário B
Operário C
Qualidade
Operário D
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Diferenças entre Estrutura Linear,Funcional e Linha-Staff Estrutura Linear
Estrutura Funcional
Estrutura Linha-Staff
Diretor
Diretor
Diretor
Gerente
Gerente
Gerente
Gerente
Execução
Execução
Execução
Execução
Predomínio da Autoridade Linear
Predomínio da Autoridade Funcional
Staff
Assessoria
Gerente
Execução
Predomínio da Autoridade Linear e Autoridade Funcional 27
ALGUMAS CONSEQUÊNCIAS DA MÁ ORGANIZAÇÃO (1/4)
Desperdício de recursos
Matéria-prima Materiais de consumo Dinheiro Espaço físico Energia e combustível
Má utilização de pessoal Perda de tempo Boas idéias que se perdem Esforços em vão Baixa produtividade Baixa competitividade
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